SENASA-PG-002-IN-001 V01 Guia para Ejecutar la Auditoria
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SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL Rige a partir de: 03/08/15 Código: SENASA-PG-002-IN-001 Guía para ejecutar la auditoría Versión 01 Página 1 de 3 Contenido Introducción ............................................................................................................................................................... 1 Reunión de apertura................................................................................................................................................... 1 Presentación de auditores ...................................................................................................................................... 1 Presentación de auditados ...................................................................................................................................... 1 Compromiso del personal ....................................................................................................................................... 2 Registro de asistencia ............................................................................................................................................ 2 Resumen de la auditoría ......................................................................................................................................... 2 Reunión de cierre ....................................................................................................................................................... 2 Introducción A continuación se presenta una breve guía que le permite al auditado y al auditor conocer los requerimientos básicos para ejecutar y recibir la auditoría. Para efectos de este instructivo, se entienden como sinónimos auditoría y evaluación. Reunión de apertura En las auditorías de primera y tercera parte la reunión de apertura se refiere a un proceso más formal. Sin embargo, dada la naturaleza de las auditorías de segunda parte, la reunión de apertura se simplifica o adecúa a la realidad de cada Dirección Regional. De preferencia se debe hacer alusión a los siguientes temas que se describen a continuación: Presentación de auditores El auditor líder debe presentar al resto del equipo auditor, indicando el nombre completo, su cargo en la institución y el puesto que desempeña en el equipo auditor. Para las auditorías de tercera parte este proceso puede variar dependiendo del acto protocolario del país auditado. Presentación de auditados Posteriormente el auditor líder debe solicitar al responsable de la dependencia o autoridad competente a auditar, la presentación de las personas que están participando en la reunión de apertura, solicitando adicionalmente el puesto o función que desempeña. © Documento Normativo propiedad de SENASA, la versión vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL Rige a partir de: 03/08/15 Código: SENASA-PG-002-IN-001 Guía para ejecutar la auditoría Versión 01 Página 2 de 3 Compromiso del personal El auditor líder debe recordarle al personal auditado que los funcionarios mantienen un compromiso de confidencialidad debidamente firmado, por lo que la información únicamente llegará a quienes corresponde. En auditorías de tercera parte se debe recordar que el personal oficial no está autorizado a recibir dádivas, se exceptúa de esta definición aquellas que están relacionadas con la logística de la auditoría. Registro de asistencia El auditor líder debe recordarle al auditado la necesidad de firmar el registro de asistencia, ya que esto permite evidenciar las personas que estuvieron presentes tanto en la reunión de apertura como en la reunión de cierre. Resumen de la auditoría Lo que se pretende con este tema, es que se le recuerde al auditado la información previamente enviada en el Plan de Auditorías, enfatizando en el objetivo, alcance, fecha y distribución del equipo auditor en las dependencias a ser auditadas, si se requiere algún insumo o logística, el idioma u otro. Reunión de cierre Se aprovecha para hacer la lectura del informe de auditoría, indicando los hallazgos encontrados que evidenciaron el incumplimiento del requisito de norma evaluada. En las auditorías de tercera parte internacionales, es importante hacer la salvedad de que la información reflejada en el informe no se considera decisiva hasta que sea avalada por la Dirección General, previo análisis de la Comisión de Gestión Sanitaria del Comercio. El auditor líder debe velar por el llenado del registro de firmas en la reunión de cierre, así como la entrega de la copia del informe al auditado. Recomendaciones Los miembros del equipo auditor deben utilizar un lenguaje formal, ameno y respetuoso. El cumplimiento de los horarios establecidos en las agendas es importante para demostrar respeto al tiempo del auditado. © Documento Normativo propiedad de SENASA, la versión vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada. SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL Rige a partir de: 03/08/15 Código: SENASA-PG-002-IN-001 Guía para ejecutar la auditoría Versión 01 Página 3 de 3 En aquellas auditorías de primera y segunda parte, donde el equipo auditor se sienta irrespetado por parte del auditado, puede considerar suspender la auditoria en el acto. La comunicación con oficinas centrales en auditorías de tercera parte de tipo internacional es crítica en casos de opiniones divergentes, malos entendidos o irrespetos hacia el equipo auditor. La vestimenta por parte del equipo auditor debe ser adecuada al objeto de auditoría de modo que se realicen las previsiones que se requieran. El auditor líder tiene la autoridad para adecuar las agendas de la auditoría conforme con los imprevistos que sucedan durante la ejecución de la misma siempre que el auditado esté de acuerdo y así debe evidenciarse en el informe. El equipo auditor busca en las auditorías demostrar la conformidad del sistema, por lo que no debe ser objeto de interpretaciones personales. En caso de tomar las notas de manera digital se recomienda proteger la versión final del registro en formato PDF pero siempre mantener una copia del documento en Word, que permita hacer uso de la información plasmada en los documentos en caso de que se requiera. © Documento Normativo propiedad de SENASA, la versión vigente se encuentra en INTERNET, cualquier versión impresa es una copia no controlada.
