Definición del modelo funcional transversal integrado para las

Análisis, homologación y rediseño para la
automatización de los procesos de las Oficialías
Mayores: Un objetivo compartido
Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios
Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores
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Definición del modelo funcional
transversal integrado para las
Secretarías
Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel
Macroproceso
Proceso
Subproceso
Recursos Materiales
MABS – Adquirir bienes y servicios
MABS - 070 Administrar proveedores
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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Mayores: Un objetivo compartido
Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios
Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores
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Índice
1
2
3
4
5
Introducción............................................................................................................................. 3
1.1
Objetivo del documento. ............................................................................................. 3
1.2
Arquitectura del Proceso ............................................................................................ 3
Descripción del Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores ..................................... 4
2.1
Descripción general del subproceso .......................................................................... 4
2.2
Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MABS – 070
Administrar proveedores......................................................................................................... 4
2.2.1 Solicitar a proveedores enlistarse en catálogo (A) ................................................ 4
2.2.2 Recibir formato de alta, modificación o baja de la base de proveedores y
documentación de soporte (A) ............................................................................................ 6
2.2.3 Revisar información del proveedor (A) ................................................................... 8
2.2.4 Notificar la no procedencia del alta, modificación o baja al catálogo de
proveedores (A) ................................................................................................................... 9
2.2.5 Solicitar documentación complementaria ............................................................ 10
2.2.6 Recibir información complementaria .................................................................... 11
2.2.7 Realizar altas, modificaciones o bajas a la base de proveedores (A) ................ 12
2.2.8 Monitorear base de datos de proveedores (A)..................................................... 13
2.2.9 Planear evaluaciones de proveedores (A) ........................................................... 14
2.2.10
Actualizar información de la evaluación de proveedores en el sistema (A) .... 15
2.2.11
Analizar el desempeño del proveedor .............................................................. 16
2.2.12
Bloquear al proveedor en el catálogo (A) ......................................................... 17
2.2.13
Dar retroalimentación sobre sus evaluaciones a los proveedores (A) ............ 18
Diagrama del subproceso ..................................................................................................... 19
Anexo de formatos ................................................................................................................ 21
4.1
Formato de alta, modificación o baja de proveedor en el sistema .......................... 21
4.2
Formatos de evaluación de proveedores ................................................................. 22
Documentos anexos ............................................................................................................. 24
5.1
Documentación Soporte para alta en el catálogo de proveedores.......................... 24
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios
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1 Introducción
1.1 Objetivo del documento.
El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y
reglas de negocio comunes para las Secretarías para el subproceso MABS-070 Administrar
proveedores.
1.2 Arquitectura del Proceso
El subproceso MABS-070 Administrar proveedores forma parte del proceso MABS – Adquirir
bienes y servicios dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de
Recursos Materiales.
Recursos Materiales
Adquirir bienes y servicios
MABS
Administrar bienes
MAB
Administrar
mantenimiento
MAPM
Desarrollar la estrategia
y plan anual de
adquisiciones
MABS-010
Administrar Legalidad de
Contratos
MABS-050
Administrar Inventarios
MAB-010
Actualizar Pólizas y
Administrar Siniestros
MAB-030
Planear y Calendarizar
el Mantenimiento
MAPM-010
Atender solicitudes de
adquisición
MABS-020
Recibir, Revisar y
Aceptar Bienes y
Servicios
MABS-060
Administrar la Flota
Vehicular
MAB-020
Disponer y Dar de Baja
Bienes
MAB-040
Atender Solicitudes de
Mantenimiento
MAPM-020
Desarrollar
especificaciones y
adjudicar contratos
MABS-030
Administrar Proveedores
MABS-070
Administrar y Controlar
las Actividades de
Mantenimiento
MAPM-030
Comprar bienes y
servicios
MABS-040
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores
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2 Descripción del Subproceso MABS - 070 Administrar
proveedores
2.1 Descripción general del subproceso
Consiste en la gestión de los proveedores pasados, actuales y potenciales de la Secretaría,
mediante la administración de una base electrónica única que puede ser consultada en el
sistema por distintos usuarios predefinidos. De igual forma, como parte fundamental de la
gestión de proveedores, se considera un proceso formal de evaluación de los mismos.
2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MABS –
070 Administrar proveedores
2.2.1 Solicitar a proveedores enlistarse en catálogo (A)
ID (1)
Evento(s) de inicio:
Solicitud de alta de proveedores
Descripción:
Enviar invitación de sistema al proveedor para que éste requisite el formato
correspondiente para la actualización del catálogo (alta o modificación de
información)
Dicha invitación se envía a través de un correo electrónico que contiene una
liga al formato correspondiente. (ver formato 4.1)
Una vez llenado el formato de actualización la información queda pendiente de
validación por parte de área administradora de la base de datos.
Descripción específica para escenarios:
1.- Solicitud expresa del proveedor:
En caso que un proveedor solicite de manera proactiva enlistarse en el
catálogo se debe de enviar la invitación correspondiente.
2.- Alta por adjudicación (vía proveedor):
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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En caso que un proveedor que no se encuentre en el catálogo sea adjudicado
con un contrato, se le enviara la invitación para que requisite el formato
correspondiente.
3.- Alta por adjudicación (vía personal de la secretaría):
Si un proveedor adjudicado decide no requisitar el formato, personal interno
de la secretaría debe de llenar el formato con la documentación entregada.
4.- Baja de proveedores:
Las bajas de proveedores son a petición de los administradores de contrato,
documentando las causas especificas por las cuales se solicita dicha
actualización
Evento(s) de salida:
Solicitud de enlistamiento enviada
Documento físico o información generada:
Solicitud electrónica de enlistamiento
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.2 Recibir formato de alta, modificación o baja de la base de proveedores y
documentación de soporte (A)
ID (2)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Recibir el formato de actualización de información del catálogo vía electrónica,
así mismo, recibir la documentación soporte que el proveedor proporciona
para validar la información requisitada.
La documentación puede ser enviada por el proveedor directamente, o a
través del área de licitaciones o compras directas, en caso de que se
adjudique un contrato y no se encuentre dado de alta en el catálogo.
Documentación soporte:(Documentación Soporte para alta en el catálogo de
proveedores, documentos anexos 5.1)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Actas constitutivas y sus reformas
Poder notarial del representante legal
Copia de identificación oficial del representante legal
Relación de accionistas o asociados
Cédulas de RFC
Comprobante de domicilio
Copia de estados de cuenta bancarios o carta del banco
Formato R2 (en caso de cambio de domicilio)
Curriculum
Para el caso de personas físicas se tienen las siguientes diferencias:
•
•
•
No aplica el acta constitutiva
No aplica relación de accionistas asociados
CURP en adición al RFC
Descripción específica para escenarios:
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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No aplica
Evento(s) de salida:
Formato de alta, modificación o baja y documentación soporte recibidos
Documento físico o información generada:
Formato de alta, modificación o baja
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
7
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2.2.3 Revisar información del proveedor (A)
ID (3)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Validar que la documentación soporte del proveedor cumpla con los requisitos
establecidos y revisar que el estatus de los proveedores en la propia base de
datos o en la base de datos de sancionados de la secretaría de la Función
Pública (SFP), no sea un impedimento para realizar alguna modificación.
Definir si la solicitud de actualización procede o no, y verificar que la
información se encuentre completa.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Actualización procedente con documentación completa identificada,
continua con actividad # 7
Actualización procedente con documentación incompleta identificada,
continua con actividad # 5
Actualización no procedente identificada
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
8
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2.2.4 Notificar la no procedencia del alta, modificación o baja al catálogo de
proveedores (A)
ID (4)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Notificar por medio de un correo electrónico la no procedencia de la
actualización de la información del proveedor en el catálogo. Dicha notificación
debe de incluir las razones específicas por las cuales se rechazó la
actualización.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
No procedencia notificada, termina
Documento físico o información generada:
Notificación de no procedencia de actualización
Rol:
Supervisor de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.5 Solicitar documentación complementaria
ID (5)
Evento(s) de inicio:
Actualización procedente con documentación incompleta identificada,
viene de actividad # 3
Descripción:
Solicitar de manera electrónica que se envíe la documentación faltante para
poder realizar la actualización.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Documentación complementaria solicitada
Documento físico o información generada:
Solicitud de documentación complementaria
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.6 Recibir información complementaria
ID (6)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Recibir y verificar la información complementaria enviada por el proveedor.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Información complementaria recibida, regresa a actividad # 3
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.7 Realizar altas, modificaciones o bajas a la base de proveedores (A)
ID (7)
Evento(s) de inicio:
Actualización procedente con documentación completa identificada,
viene de actividad # 3
Descripción:
Autorizar la actualización correspondiente y realizar el alta, las modificaciones
o la baja requeridas a la base de proveedores.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Altas, modificaciones o bajas realizadas
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Autorizador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.8 Monitorear base de datos de proveedores (A)
ID (8)
Evento(s) de inicio:
Retroalimentación al proveedor proporcionada, viene de actividad # 13
Descripción:
Monitorear y realizar revisiones periódicas a la base de datos de proveedores,
para asegurar la consistencia de la información, y dar seguimiento a los
correos electrónicos que el SIPAR envía anualmente solicitando la
actualización de los datos.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Información de proveedores actualizada:
MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones
Información de proveedores actualizada:
MABS-040 Comprar bienes y servicios
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Supervisor de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.9 Planear evaluaciones de proveedores (A)
ID (9)
Evento(s) de inicio:
Políticas de administración y evaluación de proveedores definidas
Descripción:
Planear anualmente las evaluaciones a los proveedores tomando en cuenta
las políticas de administración y evaluación de proveedores definidas en el
subproceso MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de
adquisiciones.
Dentro de la planeación existen diferentes aspectos que se deben considerar.
Entre ellos se encuentran:
• Periodicidad de evaluación
• Definición del formato y aspectos a evaluar
• Mecánica de evaluación
• Tiempos de evaluación
• Consecuencias y parámetros
• Encargados y responsabilidades
Enviar formatos de evaluación a las áreas encargadas de realizar dichas
evaluaciones. (ver formato 4.2)
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Evaluaciones planeadas:
MABS-030 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos
Evaluaciones planeadas:
MABS-040 Comprar bienes y servicios
Evaluaciones planeadas:
MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios
Documento físico o información generada:
Formatos de evaluación
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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Rol:
Planeador de adquisiciones
2.2.10 Actualizar información de la evaluación de proveedores en el sistema (A)
ID (10)
Evento(s) de inicio:
MABS-030 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos:
Proveedores participantes evaluados
MABS-040 Comprar bienes y servicios:
Evaluación de proveedores cotizados enviada
MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios:
Proveedor evaluado
Descripción:
Verificar que la información relacionada a las evaluaciones de desempeño de
los proveedores se encuentre actualizada y completa en el sistema. En caso
de que la información no se encuentre actualizada, solicitar el alta de las
evaluaciones en el sistema a las áreas encargadas de este proceso.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Evaluación de proveedor actualizada
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Operador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.11 Analizar el desempeño del proveedor
ID (11)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Analizar el desempeño de los proveedores y evaluar sí éste ha sido
satisfactorio. El análisis y evaluación se realizan de acuerdo a los parámetros
previamente definidos con relación a las evaluaciones históricas.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Desempeño de proveedor satisfactorio, continuar con actividad # 13
Desempeño de proveedor insatisfactorio
Documento físico o información generada:
Resultados de análisis de evaluación(es) de proveedor
Rol:
Supervisor de adquisiciones.
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.12 Bloquear al proveedor en el catálogo (A)
ID (12)
Evento(s) de inicio:
No aplica
Descripción:
Proceder con el bloqueo del proveedor en el catálogo, registrando las razones
específicas de dicho bloqueo.
El bloqueo se puede realizar de forma temporal o permanente y solo afecta
para los procesos de compra directa e I3P.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Proveedor bloqueado, termina
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Supervisor de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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2.2.13 Dar retroalimentación sobre sus evaluaciones a los proveedores (A)
ID (13)
Evento(s) de inicio:
Desempeño de proveedor satisfactorio, viene de actividad # 11
Descripción:
Llevar a cabo la retroalimentación con los proveedores sobre el resultado de
sus evaluaciones, en caso de así considerarlo o por solicitud expresa del
propio proveedor.
Descripción específica para escenarios:
No aplica
Evento(s) de salida:
Retroalimentación al proveedor proporcionada, regresa a actividad # 8
Documento físico o información generada:
No aplica
Rol:
Autorizador de adquisiciones
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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3 Diagrama del subproceso
Solicitud
electrónica de
enlistamiento
Formato de alta,
modificación o baja
Solicitudes de
alta de
proveedores
Solicitar a
proveedores
enlistarse en
catálogo
Solicitud de
enlistamiento
enviada
Recibir formato
de alta,
modificación o
baja de la base ...
Formato de
alta, modificación
o baja y
documentación...
Operador de
adquisiciones
Operador de
adquisiciones
Formatos de
evalauación de
proveedores
Políticas de
administración
y evaluación de
proveedores...
Planear
evaluaciones de
proveedores
Evaluaciones
planeadas
Recibir,
revisar y
aceptar bienes
y servicios
Proveedores
participantes
evaluados
Desarrollar
especificaciones
y adjudicar
contratos
Desarrollar
especificaciones
y adjudicar
contratos
Comprar bienes
y servicios
Evaluación de
proveedores
cotizados
enviada
Planeador de
adquisiciones
Comprar bienes y
servicios
Recibir,
revisar y
aceptar bienes
y servicios
Proveedor
evaluado
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Solicitud de
documentación
complementaria
Actualización
procedente con
doc. incompleta
identificada
Solicitar
documentación
complementaria
Documentación
complementaria
solicitada
Recibir
información
complementaria
Información
complementaria
recibida
Actualización
procedente con
doc. completa
identificada
Altas,
modificaciones
o bajas
realizadas
Realizar altas
,modificaciones
o bajas a la
base de...
Supervisor de
adquisiciones
Operador de
adquisiciones
No procedencia
notificada
Notificar la no
procedencia del
alta,modificación
o baja al...
Actualización no
procedente
identificada
Revisar
información del
proveedor
Notificación de no
procedencia de
actualización
Operador de
adquisiciones
Operador de
adquisiciones
Desarrollar la
estrategia y
plan anual de
adquisiciones
Supervisor de
adquisiciones
Retroalimentación
al
proveedor
proporcionada
Dar
retroalimentación
sobre sus
evaluaciones a...
Desempeño de
proveedor
satisfactorio
Resultados de
análisis de
evaluación(es) de
proveedor
Autorizador de
adquisiciones
Monitorear base
de datos de
proveedores
Información de
proveedores
actualizada
Comprar bienes
y servicios
Actualizar
información de
la evaluación de
proveedores...
Evaluación de
proveedor
actualizada
Analizar el
desempeño del
proveedor
Autorizador de
adquisiciones
Operador de
adquisiciones
Supervisor de
adquisiciones
Desempeño de
proveedor
insatisfactorio
Bloquear al
proveedor en el
catálogo
Proveedor
bloqueado
Supervisor de
adquisiciones
20
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4 Anexo de formatos
4.1 Formato de alta, modificación o baja de proveedor en el sistema
Objetivo del formato
Formato (Electrónico (SIPAR),
Papel o correo electrónico)
Principal contenido del
formato
Proveer toda la información necesaria para controlar y mantener
actualizada la base de datos y así gestionar a los proveedores
pasados, actuales y potenciales, con el fin de incrementar la
eficiencia en los procesos de adquisición y contratación
Electrónico (SIPAR)
El formato contiene los siguientes datos: (persona física)
Razón Social
RFC
Domicilio
Domicilio fiscal
Antigüedad
Giro, de acuerdo al catálogo definido por la Secretaría
Teléfonos
Fax
Correo electrónico
Pagina web (si aplica)
Principales clientes
Representante legal (si aplica)
Datos bancarios, incluyendo CLABE
Objeto social (Actividad preponderante)
Clasificación de MIPYMES
Para el caso de personas físicas se tienen las siguientes
diferencias:
Nombre en lugar de razón social
CURP en adición al RFC
Actividad preponderante en lugar de objeto social
La antigüedad no aplica
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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4.2 Formatos de evaluación de proveedores
Objetivo del formato
Formato (Electrónico (SIPAR),
Papel o correo electrónico)
Principal contenido del
formato
Realizar evaluaciones de desempeño de los proveedores en
distintos momentos de los procesos de adquisición y contratación
Electrónico (SIPAR)
Se propone un esquema de evaluación como sigue, y deberá
de validarse en la planeación de la evaluación de
proveedores:
Las evaluaciones se realizarán con dos tipos de métrica según
aplique:
Rango - con un rango de 0-5 siendo cero “totalmente deficiente” y
cinco “excelente”.
Binario - con una evaluación binaria (0: no cumplió, 5: cumplió)
-
Pre-evaluación (Al registro del proveedor)
o Llenado de formato (rango)
o Verificación de instalaciones (rango)
o Verificación telefónica (rango)
o Verificación de clientes (rango)
o Verificación de infraestructura tecnológica de
comunicación (correo electrónico, página web,
teléfono(s)) (rango)
o Experiencia (rango)
-
Contrataciones
o Cotizaciones (semestral)
ƒ Atención a la solicitud propuesta de
cotización (rango)
ƒ Oportunidad en la entrega de propuesta o
cotización (rango)
ƒ Calidad de las cotizaciones respecto a los
solicitado (rango)
ƒ Atención en general (rango)
o
Post-contratación
ƒ Atención en tiempo para formalización
(rango)
ƒ Entrega de fianza (binario)
ƒ Nivel de actualización de los datos (rango)
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ƒ
ƒ
ƒ
Rescisiones (binario)
Sanciones (binario)
Tiempos de entrega (binario)
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5 Documentos anexos
5.1 Documentación Soporte para alta en el catálogo de proveedores
(A) = Automatizable a través de SIPAR
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