Contabilidad Electrónica

TALLER DE CONTABILIDAD
ELECTRONICA
Presentado por:
Alfonso Pérez Reguera M. de E.
Febrero , 2015
Disposiciones Nuevo Reglamento Código fiscal (vigentes
desde abril de 2014)
Artículo 33 Inciso B, fracciones III y IV
“III. Permitir la identificación de cada operación, acto o
actividad y sus características, relacionándolas con los
folios asignados a los comprobantes fiscales o con la
documentación comprobatoria, de tal forma que pueda
identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones,
tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o
actividades por las que no se deban pagar contribuciones,
de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se
trate.”
2
Nota: La fracción IV solicita lo mismo, más: “La fecha
adquisición del bien o de efectuada la inversión,
descripción, el monto original de la inversión,
porcentaje e importe de su deducción anual, en
caso, así como la fecha de inicio de su deducción.”
de
su
el
su
Concepto APR:
Antes de 2014: Póliza contable con un comprobante
“engrapado” a la misma.
Desde 2014:
Póliza contable con CFDI “engrapado
electrónicamente.”
3
Reglas generales publicadas en la Resolución Miscelánea
2015.
Regla 2.8.4
Regla 2.8.5
Regla 2.8.9
Regla 2.8.17
Regla 2.8.18
Contabilidad
en medios
electrónicos
e
información contable que debe generarse en
formato XML.
Cumplimiento entrega información contable al SAT
de forma mensual.
Cumplimiento de la disposición de entregar la
contabilidad
en
medios
electrónicos
a
requerimiento de la autoridad.
Papeles de trabajo y registro asientos contables
Opción envío información Prestador de Servicios
autorizado
4
Regla 2.8.4 Contabilidad en medios electrónicos e
información contable que debe generarse en formato
XML.
 Contabilidad en medios electrónicos.
 Catálogo de cuentas con “el código agrupador del SAT” en
XML
 Balanza comprobación en XML
 Pólizas contables en XML
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Contabilidad Electrónica
CATÁLOGO DE CUENTAS
Se requiere asociar en el catálogo valores de la subcuenta de
primer nivel:
a) Los contribuyentes deberán asociar en su catálogo de
cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel del
Código Agrupador del SAT.
b) Se considerará el código que sea el más apropiado según
la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta
del catálogo del contribuyente.
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Contabilidad Electrónica
Ejemplo:
Según Compañía
Número
de cuenta
Descripción
Moneda
Según SAT
Código
Agrupador Nivel
Naturaleza
120-100-000
Bancos
MXN
102
1
D
120-101-000
Bancos Nacionales
MXN
102.01
2
D
120-101-001
Banamex 4584600
MXN
No se le asigna código ya que es una
sub-subcuenta
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Contabilidad Electrónica
Ejemplo de asociación al código agrupador
del SAT
RFC
XAXX010101000
Cuenta
Razón Social
Cuentas
Compañía S.A.
Nombre
170
Mes
Julio
Código SAT
Estatus
Año
2014
Naturaleza
Borrador
Nivel
1100-000-00-00-00
BANCOS
2. Bancos
Deudora
1
1100-001-00-00-00
BANCOMER
2.1. Bancos nacio…
Deudora
2
1100-002-00-00-00
SANTANDER SERFIN
2.1. Bancos nacio…
Deudora
2
1120-000-00-00-00
CAJA CHICA
1. Caja
Deudora
1
1120-001-00-00-00
JUAN PEREZ
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1120-002-00-00-00
CAJA CHICA DF
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1120-003-00-00-00
CAJA NAUCALPAN
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1125-000-00-00-00
INVERSION EN VAL…
3. Inversiones
Deudora
1
Contabilidad Electrónica
Preparación del catálogo de cuentas que se enviará al SAT.
Cada contribuyente elabora su catálogo de cuentas según sus necesidades
informativas y operativas.
Se requiere o estandarizar la clasificación de las cuentas a través de los “códigos
agrupadores”, según el catálogo de cuentas del Anexo 24 Apartados “A” y “B”.
Antes de la agrupación, sugerimos tener presente lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
Considerar el código más apropiado según la naturaleza y preponderancia
de la cuenta o subcuenta del catálogo.
Asociar las cuentas a nivel mayor y subcuentas a primer nivel.
Es importante depurar el catálogo del contribuyente y dejar únicamente las
cuentas que estén activas eliminando las que han dejado de utilizarse.
Las cuentas que agrupen varios conceptos, no podrán considerarse cuentas
de mayores ni subcuentas de primer nivel, por lo que tendrían que
depurarse.
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REGLAS SOBRE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN
La balanza debe identificar:
Todos los impuestos.
Las distintas tasas y cuotas y las actividades por las
que no deba pagar el impuesto.
Los
impuestos
trasladados
efectivamente
cobrados y
Los impuestos acreditables efectivamente
pagados.
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REGLAS SOBRE LAS PÓLIZAS CONTABLES.
Sólo se obliga a generar las pólizas, no existe la obligación de
enviarlas al SAT, salvo cuando éste las requiera.
Las pólizas deben incorporar:
1. El detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus
auxiliares.
2. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la
operación.
3. Debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas
cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto.
4. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el
RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D.
Nota APR: Piden “engrapar” electrónicamente el CFDI
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Contabilidad Electrónica
Opciones Cumplir con folio fiscal:
a) Dentro de la póliza contable
b) Reporte por separado a contabilidad
El reporte podrá incluir la información que se tiene
que dar por cada comprobante, o sea,
 El folio fiscal (la clave UUID) del CFDI soporte de la
transacción.
 El monto del CFDI que soporte la transacción.
 El RFC relacionado con la transacción.
Nota APR: Se recomienda el reporte, evita modificar estructura
del sistema contable
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Regla 2.8.5 Cumplimiento entrega información contable al
SAT de forma mensual.
Ejemplo de las disposiciones descritas, referentes al envío del catálogo de cuentas por
primera vez y balanza de comprobación:
Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Concepto
Catálogo de cuentas
Balanza de Comprobación
Balanza de Comprobación
Balanza de Comprobación
Balanza de Comprobación
Balanza de Comprobación
Ene.
Fecha de presentación
Feb. Mar. Abr. May. Jun.
Jul.
3
3
3
3
3
3
Nota: Las personas Físicas lo podrán enviar hasta el día 5, en lugar del día 3.
Notas:
 La regla no aplica a contribuyentes que utilicen sistema “mis cuentas “ del
SAT.
Se dan fechas distintas par sector financiero y sector primario
Se obliga a enviar un archivo por el cierre del ejercicio
Se dan reglas para zonas donde no existen servicios de internet.
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Regla 2.8.9 Cumplimiento de la disposición de entregar la contabilidad
en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad.
 Se aclara que la información que se guarde de las pólizas en formatos XML,
sólo deberá enviarse cuando así lo solicite el SAT ejerciendo sus facultades
de comprobación.
 Los casos en que ocurre lo anterior son:
Artículo CFF
Concepto
22, noveno párrafo
42, fracción II
42, fracción III
Facultades de revisión para verificar solicitudes de devolución.
Requerir la contabilidad para su revisión.
Practicar visitas a los contribuyentes, responsables solidarios terceros
relacionados con ellos.
Revisión dictámenes de contadores públicos.
Revisiones electrónicas.
Solicitudes de compensaciones.
Compensaciones ejercicios anteriores. En estos casos se entregará por única
vez, el que corresponda al período que haya originado y declarado el saldo a
favor (siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses
subsecuentes).
Requerimientos de información en solicitudes de devolución.
42, fracción IV
42, fracción IX
23
23
22 sexto párrafo
 No olvidar necesidad de contar con el acuse o acuses de
entrega de la información que se ha enviado al SAT.
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Contabilidad Electrónica
Regla 2, 8,1.17 Papeles de trabajo y registros contables
 Papeles de trabajo deducción de inversiones
o Se solicita que ésos se relacionen con la documentación comprobatoria
 Fecha registro asientos contables.
o Se permite efectuar el registro de los asientos contables, a más tardar el
último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la
actividad u operación.
 Identificación del medio de pago
o La regla permite, cuando no se cuente con la información que permita
identificar el medio de pago, incorporar en los registros la expresión “NA”.
 Fecha de emisión de los CFDI
o Se permite que existan diferencias entre la fecha de emisión de los CFDI y
la realización de la póliza contable.
o La diferencia entre ambas fechas, no debe ser mayor al plazo previsto en la
fracción II de la regla, el cual es el último día natural del mes siguiente, a
la fecha en que se realizó la actividad u operación.
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Contabilidad Electrónica
Regla 2.8.1.18 Opción para enviar documentos
digitales a través del prestador de servicios de
recepción de documentos digitales.
 Se establece la figura de “prestadores de servicios de
recepción de documentos digitales”
 A través de ellos cuales se podrá hacer el envío de la
información contable a que se refiere el anexo 24 de la
RMF.
 Los requisitos que deberá reunir el proveedor se pueden
consultar en la sección 2.8.10 de la RMF 2015.
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Sugerencias Modificaciones a los sistemas de cómputo.
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Modificaciones a los sistemas de cómputo.
1. Nuevas características sistemas cómputo
 La capacidad de generar archivos en formatos XML para:
El catálogo de cuentas.
Las balanzas de comprobación.
Las pólizas contables.
 Posibilidad de vincularse al Buzón Tributario del SAT para poder
enviar los archivos.
 Identificar las modificaciones al catálogo de cuentas,
 La balanza de comprobación debe identificar la información de
impuestos, así como las distintas tasas y cuotas y las actividades
por las que no se deba pagar el impuesto.
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2. Pólizas contables
 Las pólizas requieren incluir la información que se solicita para la
expedición de cheques, y el envío de transferencias electrónicas.
 Las pólizas contables requieren incluir la información del
Comprobante Fiscal Digital (?).
 Verificar la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas
bancarias abiertas a nombre del contribuyente.
 Verificar existencia centros de costos distintos a la matriz, cuando
se requiera.
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3. Se requiere Definir política con respecto a la nueva obligación
Posibles opciones:
a. El dato del folio se graba en la póliza contable y el XML.
Requiere modificar los módulos actuales (caro y difícil).
b. El dato se graba sólo en la póliza XML.
No requiere modificar los módulos actuales. Sólo se genera la
rutina para efectos de la póliza en XML (póliza para efectos del
SAT).
c. El dato no se graba, se genera sólo en un reporte.
No requiere modificar los módulos actuales, requiere análisis de
los campos comunes en los módulos y programar el reporte
respectivo (parece ser la más práctica).
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4. Sugerencias empresas ya que cuentan con “bóvedas fiscales” para recibir
CFDI´s
A) Posibles modificaciones en la parte del archivo de “bóveda fiscal.”
 Hacer obligatorio el archivo “bóveda fiscal”.
 Distinguir en la información de la “bóveda fiscal” el origen de la
información: Cuentas por pagar, reposiciones de gastos, estados de
cuenta digitales, recibos de nóminas digitales, etc.
 Buscar automatizar la lectura del campo del folio fiscal y su captura en
cuentas por pagar.
 a. Hacerlo convirtiendo la información a Excel o XML (de ambos sistemas:
“bóveda fiscal y CXPAGAR) y dejar la rutina automática de validación en
este módulo.
 b. Hacerlo en el lenguaje del módulo de CXP, buscando que se lea la
información de la Bóveda fiscal “a través de un convertidor de lenguajes
que haga compatibles los sistema.
 c. Cualquier otro que sugiera sistemas.
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4. Sugerencias empresas que ya cuentan con “bóvedas
fiscales” para recibir CFDI´s
B) Posibles modificaciones en la parte de los módulos del
sistema informático.
 Definir en cuales pólizas se van a grabar el folio fiscal.
 Se Sugiere manejar un Reporte, con lo que se evita
modificar el sistema contable
Nota: puede ayudar mucho en esta decisión el conocer las
“reglas de negocio” que se le dieron a sistemas.
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4. Sugerencias empresas que ya cuentan con
“bóvedas fiscales” para recibir CFDI´s
C) Ver que los distintos módulos se puedan vincular.
Ejemplos:
Cuentas por pagar con bancos
Gastos con Bancos (reposiciones de gastos)
Contabilidad con bancos
Reposiciones de gastos con contabilidad
Contabilidad con cuentas por pagar, etc.
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TALLER DE
CONTABILIDAD
ELECTRONICA
Comentarios anexo 24
Sistemas Administrativos
Enlace Con Bóveda Fiscal
Contabilidad en medios electrónicos
Análisis Campos Comunes (vinculación)
 Sistemas
Bóveda Fiscal
Administrativos
 Folio Fiscal
 RFC
Número control interno
 Folio interno control factura
(ejemplo: 4 últimos dígitos)
 IDU Cliente /proveedor
 Fecha operación
 Póliza contable
Datos Cliente/proveedor
 IDU Cliente /proveedor
 RFC
 Nombre
 Contabilidad
 Póliza contable
 Fecha operación
más
Tabla intermedia
 Módulo origen
 Folio Fiscal
 Fecha operación
 Folio interno control factura
(p.e.: 4 últimos dígitos)
Lector Electrónico y
programas Conversión
tablas
¿Qué es XML?
eXtensible Markup Language
•
Es un lenguaje que permite organizar datos o información
mediante etiquetas.
• Crea archivos de texto, organizados con etiquetas que contienen
información de manera estructurada.
• Permite la definición de un estándar para el manejo de
información.
Juan
Mayo
22
1975
Pérez
35
Biólogo
Nombre
Nombre Juan
Apellido Pérez
Fecha de nacimiento
Año
1975
Mes
Mayo
Día
22
Edad
35
<?xml version="1.0"?>
<cliente>
<nombre>Juan</nombre>
<apellido>Pérez</apellido>
<año>1975</año>
<mes>Mayo</mes>
<dia>22</dia>
<edad>35</edad>
</cliente>
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¿Qué es el anexo 20 y como se refleja en la
Factura Electrónica?
Publicación en Internet
Publicación en DOF
Comprobante Base
Regulado en el CFF, RCFF,
LIVA y LISR
Estructura Factura
Electrónica Base
1.
Estados de Cuenta
•
Instituciones financieras (Bancos)
•
Monederos Electrónicos
•
Catálogo AMECE-ANTAD.
2.
Comprobantes emitidos por:
•
Orden y Cuenta de Terceros
•
Casas de Cambio
•
IAP Donatarias
•
Controles Volumétricos
Impuestos Locales
Prestador de Servicio de Generación y Envío
Uso Comercial
“Información comercial que
no es de interés fiscal para
incluir información
adicional propia de la
operación de las empresas”
3.
4.
Información Protegida con el Sello
Digital
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Contabilidad Electrónica
Estructura XML Balanza de comprobación
<Balanza Version=“1.0” RFC=“XAXX010101000” TotalCtas=“170”
Mes=“07” Ano=“2014”>
<Ctas NumCta=“1100-000-00-00-00” SaldoIni=“55971887.88”
Debe=“8596291.30” Haber=“5632735.62” SaldoFin=“58935443.56”>
<Ctas NumCta=“1100-001-00-00-00” SaldoIni=“55969710.74”
Debe=“8596280.48” Haber=“5632106.77” SaldoFin=“58933884.45”>
<Ctas NumCta=“1100-002-00-00-00” SaldoIni=“2177.14”
Debe=“10.82” Haber=“628.85” SaldoFin=“1559.11”>
<Ctas NumCta=“1120-000-00-00-00” SaldoIni=“46021.65”
Debe=“43567.95” Haber=“35311.08” SaldoFin=“54278.52”>
<Ctas NumCta=“1120-001-00-00-00” SaldoIni=“15000.00”
Debe=“0.00” Haber=“0.00” SaldoFin=“15000.00”>
…
</Balanza>
Contabilidad Electrónica
Estructura XML Pólizas
<Polizas Version=“1.0” RFC=“XAXX010101000” Mes=“07” Ano=“2014”>
<Poliza Tipo=“1” Num=“123456” Fecha=“2014-07-01” Concepto=“Concepto”>
<Transaccion NumCta=“2270-007-02-00-00” Concepto=“ConceptoTra”
Debe=“0.00” Haber=“2595449.66” Moneda=“MXP”>
<Transferencia CtaOri=“419999999” BancoOri=“012”
Monto=“2595449.66” CtaDest=“10000002134” BancoDest=“002”
Fecha=“2014-07-01” Benef=“Cia Beneficiaria” RFC=“XAXX020101000”/>
<Comprobantes UUID_CFDI=“4A1B43E2-1183-4AD4-A3DE-C2DA7…”
Monto=“2595449.66” RFC=“XAXX020101000”/>
</Transaccion>
</Poliza>
</Polizas>
Contabilidad Electrónica
Beneficios (Versión SAT)
 Reducción de plazos para concluir las auditorías.
 Papeles de trabajo semi-automatizados.
 Rubros específicos al revisar la contabilidad electrónica al momento
de ejercer las facultades de comprobación.
 Automatización de validación de saldo a favor confiables,
disminuyendo la carga de trabajo manual y el plazo para la resolución
de trámites.
Resumen y Conclusiones.
¿ Sueño o Pesadilla?
Puntos relevantes nuevas reglas fiscales :
a)
La contabilidad de los contribuyentes deberá llevarse en forma
obligatoria, en medios electrónicos.
b) El sistema contable debe tener capacidad de generar archivos
en formato XML:
 Catálogo de cuentas utilizado en el período.
 Balanza de comprobación.
 Información de pólizas generadas en el período.
La obligación de generar estos archivos es vigente a partir del mes
de enero de 2015.
33
Resumen y Conclusiones.
c) El catálogo de cuentas deberá enviarse al SAT, por
primera ocasión, a más tardar en el primer envío de la
balanza de comprobación.
d) Debe enviarse cada vez que se hagan modificaciones al
mismo.
e) La balanza de comprobación deberá enviarse en forma
mensual al SAT
f) La balanza del mes de enero (primer envío) se deberá
enviar, a más tardar, el 3 de marzo de 2015.
g) Las pólizas en formato XML sólo deberán enviarse
cuando la autoridad ejerza sus facultades de
comprobación y así se lo solicite al contribuyente.
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Contabilidad en medios electrónicos
Contenido anexo 24
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
Catálogo de cuentas utilizado en el período.
Código agrupador de cuentas del SAT.
Balanza de comprobación.
Información de las pólizas del período.
Información de los auxiliares de folios fiscales
asignados
a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas.
Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor
y/o de la subcuenta de primer nivel.
Sello digital de la contabilidad electrónica.
Catálogo de monedas.
Catálogo de bancos.
Catálogo de métodos de pago.