lectura nº1 primera parte

LECTURA DE APOYO Nº 1 PRIMERA PARTE
(PUBLICADA EL 29-09-15 A LAS 07:45 PM)
LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
CONCEPTO
El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes
defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los
cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar
mayor eficiencia a su administración.
Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales
de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor
general de la racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de
consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como
agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo
de eficacia en los resultados".
La Organización y Métodos constituye una especialidad dentro de la ciencia de la
Administración, cuyo objetivo es establecer una infraestructura compatible con los
propósitos de la empresa, y en consecuencia, definir los métodos y procesos de trabajo
indispensables para la efectividad gerencial.
FUNCIONES
En esencia, la función de organización y métodos tiene la responsabilidad básica de,
efectuar, permanentemente diagnósticos organizacionales, manteniendo una
estructura compatible con las necesidades de la empresa, promoviendo sistemática y
continuamente análisis, revisiones y/o racionalizaciones en los métodos y procesos de
trabajo que deben estar ajustados a las características estructurales-funcionales del
ámbito organizacional.
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados
en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La
finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de
eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación
adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de
la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a
Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en
administración.
CARACTERÍSTICAS
La Organización y Métodos se caracteriza por:
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Contar con tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin
ninguna presión.
Posee independencia de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado
para hacer apreciaciones objetivas.
Cuenta
con
adiestramiento
en técnicas especializadas
que
son
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
Es autónomo en la jerarquización interdepartamentales lo que le permite
enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de
la empresa.
Cuenta con capacidad para la viabilización en la aplicación de soluciones, a
través de medios de comunicación idóneos y cónsonos con sus funciones.
CAMPO DE TRABAJO
La Organización y métodos se practica en toda organización susceptible de
perfeccionamiento en sus procesos productivos y gerenciales. Los Estudios que realiza
son útiles para cualquier empresa, ya sea esta Industrial, comercial ó de servicios.
Ahora bien, la Asistencia y asesoría de organización y métodos a la dirección de la
empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta
forma:
EXTERNAMENTE: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es
realizar estudios de organización y métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:
Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de
empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales.
Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden
plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes.
Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas
ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el
sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y
sinceridad puede ser limitada.
INTERNAMENTE: El departamento de organización y métodos, realiza
permanentemente Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes
características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la
Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos
internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas
elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a
los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en
general.
Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a
limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de
estudio, puesto que no existen puntos de comparación.
En la medida que la función de Organización y Métodos constituye un instrumento de
cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier
entidad o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe
diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el más alto nivel de las Empresas.
- Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas
a sus recomendaciones y sugerencias.
- Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en
términos de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para
fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.