CLAD ES/PR OY . RE G ./D 1A/5 INFORMACION Y

CLAD ES/PR OY . RE G ./D 1A/5
INFORMACION Y DOCUMENTACION PARA EL DESARROLLO
EN
COLOMBIA
Volumen I
"S1NTESIS Y RESULTADOS PRINCIPALES DE UN INVENTARIO"
(Pre-lnforme)
Documento preparado por CEPAL/Clades
para el Proyecto realized° en colaboraciOn con el
Fondo Colombian° de Investigactories Cientrficas y Proyectos
Especiales "Francisco Jose de CaIdas" (COLCIENCIAS)
Santiago de Chile, 1978
,.
•
711.FL DE CONTENIDO
INTPODUCCION Y SINTESIS
1
Capltulc I INF07:MACION Y DDCMIENT:,CIOA PAPP. EL DESARPOLLO EN
COLOMBIA: TIA4TEAMIENTOS
9
1.1 Inforna_cin part ci Desarrc11-.). Algunas ideas
hsicas
9
1.2 El Proyect CLADES: Objetivos y Alcanccs Metodnlicos
11
1.3 Instituciones Participantes y Representa,tividad
del InventariT
12
1.4 El Inventario coma Instrumentc, dc Cam'rdo
12
CapTtulc) II DIACITOSTICO DT LOS SERVICI07, DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION PARA EL DESARROLLO EN COLOFDIA.
PRINCIPLES PESULTADCr
23
2.1 Essuema cenctu;711 ear el Diagnstico
23
2.2 Evnluciln, L-)caliaacin y Orientacin de las
UnidTtdcs de InfrmaciIn y Dncucntaci,In
29
2.3 Servici,-,s, Recurss, Cestiln y Status de las
y Documcntaci77>n
Unidades dc Infer
41
ALCUNAS REFLEXIOrES FINALES
ANEXO
CALENDARIO DE ACTIVIDADES
59
69
-1-
•
INTRODUCCION Y SINTFSIS
principics de 1076, cl CLOP, Centr Latineamerican-) de
Docu,,,ontacit'n Fcrnmica ; S ,cial de la CEPAL, establci contacts con palses latin-,american,s y cari2)efis para invitarls a DarticiD7 on un pr - yect, de "Invent -, ri, de unidade; y rcdes do infarmacit'm s^cio-eConmicas' cuyo
pripi..,sit central rn renlizar un diagn^stici-) naci=n1 c - n ol fin d- estimular ncci)n?s do f rtnlecimii,ntn de estos servicios, vitolos on ol manci
de inf ,rm7ciPm
d.::sarr-11).
Linicitivo, ocho nsflole gracins al patrccinic Cal Centre
Internacional d. Invostincin Darn el D cnrr llc (CIID del Cnnadi), obtuvo
r_rgontin- , D7rbad -)s, Boiln.coc7ida en 1, s
una
Fl oivodor, Guatemala,
vii, Brasil, Ccironlii, C-sta Rica, Chile,
el EsJOcNicaragua,
P-nom%
Parauny,
Haiti, lindurns,
)OiCi, PXiCO,
Drminicana,
Trinidad
v
Taba7r,
tad -) Lilre 'sc,ciad( do Puerto -ico,
Uru-uay y Venezuela.
n C 1, mhia, sobr. cuy,,s rJsult7d -s v-rs- ,1 7,resnto
rl ryct
inici- sus -ctividad,s on "av, d 107C. En csn r , rtunid-d, un funci norir d- CL'DFS. hizm los -rime--s c-nt7ct s y s. nstuv , c nv-nsncinn7s orliminarcs ccn 1- s cs-cci7list-s y -ut(rid-d,s nocinls on el fin d discuins res-,) nsabilidad:s y tnryas au , 1 catir el nlcance dc
tn -inici7tivn
bran al rais y al CLADF9 C.., is CEP.'L.
Lu47-- Sc; hici.cr-la gestiono.s ento G1 Frido Cclnhion do InvastiCaldas" (COL77cines Cientific-s y Pr votes EsTrcial7s "Franciscr J's,
CUNCIAS), cuien Sc m7str dispuest,7 a 7-yar lc or -m,- ciTh del pryeetc y in
str -'
recleccin de inf ,,rmacin on :1 771s. Este arrazlo institucinal
sir muy 2ficaz si so pions7 on ci bucn resuitado ,- bt(:nieL) al :_nctistarse 67
to cue ro2recl camp
unidodes de infflrmacin
scntaria un 7,Tancontale do 39.3% d21 univers:- dc unidad,s c:Dnsid -,r7clas on el
inv,ntari.--. (75 uniclad,s on t-t7a).
jetn Pr-, rorcionar un marco d rctienc 17v-r,
1y,nt,7
Fl 7,
f - renci7 T-:71".'" 17. discus in do 1-s7)r-j1mas dr incrrmcin v Jc,cumentacir,n
oars el desarrrllfl on Cralamlia, 7 fin do 7)n)mowir la f,7, rmulacin do pelticas
y accimes en rota imT-rtante Ca=. ruisieram,-s destacar cue cl traajo
tione un caracter ,)roliminar y7 quo en1 solo so indicn
y tcndr_ncias d crtamicnt de los uni_dades de infrmacin, 1-)as7das on el
estadistic.: d is dotes rcogide- s a troves do una :nacusta. •
La intcr-r,--AncLn do est ,s nnt2ccdent:,s --r quienes iosrn un
dc 1- r rold c anmliana - ,rmitir"4 1- clai_)nacin do
fintivr.
Con cot c'jc,t,-, est- -)re-inf , rmc, s7- s- mete
un liaFnsticr
7:
usuari
s
de
la
4 nf ,rmrsci'n - -lanificajrcr, jnv,sti7aclores,
consulta
etc. - scociolistos dcl r c,saninto de is inadministr7d-res,
cum, ntalistas, nrcMvists, etc.- y tombin
f=pcin -'ors acu -,11as outcridoos au, ti-n_n en sus mons -1 -cdc,-r do d
rclacin con -lan s v - litic7s noel 1171-s do inf-rm.nci:'n.
78-8-1773-160
- 2 Yo ol stante in naturaleza -rovsoria de este informe, el anlisis
-les o desfavncrmiti identificar un ccnjunto de situaciones ya sea favrral
rabies sue cexIF tenor 2.11 cucnta on acci ,nes futures relacionadas cnn -r )-, do inf-)rmci'7- n
qramos naci,nales de frrtalccirinnto do la infr- structur
y dccumontacirm en ci r- a d:1 desarrMo.
studio so -, nticipan on 1 - 7 CuaLos rncipo1.S r sultad-s
un lanr,rama -renor;11 del c)njunto
dr-s I y II adjunt-s. El -rimorn
rocc una
do unidades d infornecin cr,nsidorrd ,; rl s, -undr , en cneio, n a dichr)
-s
quo
caract:_riza]
ntvisin de los rasps csr: cific, s rnd-min,
conjunto durento lcs ees 1q76-1°77, -_rlodc (L1 r:1 vam 4entn.
d del invcntario Tar,id_nLaul eu.da lo manifir, sto in ca, acid,
,
erir
1mlicitomcflt c ome irplctific-Ir donde so hace n_c_sario octuar y suc-en est-ts
-,r
soluciones, y a cuiyns invnlucr
r una de las conclusi7n2s
P-1 mr,s es do viatl imortancin d ,stac,
inferir del culdrr, cual .s CUC, CnlDm 10 r - sinta
-rinci-,alcs cue snacion-,1 da,Tram-■
lemontos fav-raLles care iniciar o c -nt5nuar cualcui -r prc,
da in infrakstructura do inf-A-macin
Cm of fin de f2eilitar in loctura y bSscueda de los -natecedc.ntes
iDresontados ,n este estudi, se descril.a a crmtinuacin, su estructura y nrganizacin.
El infflrme so ha divididn an dos vc,1517-:nes: ol rinor, nuc:conlos rcsultadns y el sgundo, dastinad,- a in 7r,::scntatiennna sittesis
cin detallada do in informaci'n, incluyand,T; los ta1das v el anl,lisis do los
dotes recol:iladns en el invontarin. Ams volitmenos del astudi Crmtionen
tar as7ctcs muy esocifics sue so
anA;ns qua sc hen iacluldn a fn de tr,
estima de inters rarercruy dc i : ct<rje mT-7s reducidos.
En 1-articulr, el 7rimor v7lumcn com7rnde, adbm; de in 7.resnt
intrducci'm, dfls caT.Itul()s centrales y una soccirm do raflexion,:s finales.
PisS, el caltulo I est destinado a ex-cnr Tagun-,s 1dcs 1.sicas scl,re el
7rblema "infcrmacin cam l dsarr(11()" y in influncia quo ..11 -1,(yectu TAIl.in SO incluve una dscPi-;pciTh
liora toner desdo ese 7,unto de vista; tar,
:Ituio II,
de sus n1,jetiv,s y algunos ,lcances do tie: matodalic. El c
ric) on Colcvd in
on cambi, cntroa una sintesis de ins n:sultados del invent,
referncil 01
0,uo crATI-Pcmdszi) un esquome conctual cue cirve do more:
ncral dcl c,-;mluntp de unidas J inf,-rmacin;
1i7gnsticc); ii) una viSn
y iii) una d scrimcin de los as,-;ectos do carl_cter tcnic-)
r,77id -,
ms :!s7,eclificos de las unidads segiln in situacir'n rLservcdncn -1
mrtante
rocalcar
cue
en qUe se recnlct in 51afrmedin (i'76-1,777). Es in
nsidecr,
:structura,d
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este ca7ltulo II - ncic central dol inf re - so ha
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randc., su c'Tmunicaci'n a las difen- mtes "audicncias" o iz
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Centro izaci6n en a capital 60%) de un idades •e apoyo a a
funcion "Educ. y Cultura ". ( I)
Predom inio de unidades con colecciones especializadas en "disciplinas" ("Derecho, ... "), en desmedro de las especializadas
en "areas pro
blemos de l desarrollo ". ( IV)
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I nters del sector "organ ismos pOblicos " por establecer unidades de
information en e l campo socio-econ6m ico en la &coda
actual. (VII)
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Tendencia a la centra lization en la capital (100%) de las
unidades de information de los organismos pOblicos. (VII)
Centra lizaci6n en la cap ital(80%) de las unidades de apoyo
a la funciOn "Investigaci6n". (VI)
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Las Instituc iones del
Desarrollo y su apoyo
de Informaci On y Docu•me ntacion
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apoyo a la funciOn Gobierno. (IV)
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Tendencia a t o centra izacion geogra Ica •e sistema: e
de las un idades se ubican en to capital. (V) *
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Las Funciones del Desanano y su apoyo de
y Documentaci6n
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Orientaci6n de l
Sistema
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Loca lizaci6n Geogr6fica del Sistema
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Leve aceleracion delritmo de crecimiento de un idades en los
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se dirige este estueio (1). Adema's se intercalan en el, algunos cuadros de
sintesis de los resultados principales obtenidos a fin de facilitar su comprensi6n.
Tal vez uno de los aspectos m5s distintivos de este proyecto haya sido
in importante participaci6n de las instituciones locales que hicieron posible llevar a cabo esta empresa. Entre ellos cabe destacar, por cierto, al
Dr. Fernando Chamarro O., Sub-gerente de Asuntos Cientificos y TecnolOgices
del Fondo Colombiano de Investigaciones Cientificas y Proyectos Especiales
Francisco Jose de Caldas' (COLCIENCIAS), quien patrocin6 este iniciativa en
el pais, asumiendo in responsabilidad de coordinar el proyecto en el medio
national;in participacion decisiva del Sr. Germin Escorcia, Coordinador
del Sistema Nacional de InformaciOn de in misma institution, de in Sra. Lla
Esther Restrepo, Asistente dal Coordinador y de in Sra. Alcira Pres tambi6n de COLCIENCIAS. Ademis, fu6 fundamental in decidida cooperaci6n del
personal clue labora en Bibliotecas y centres de documentacin del pais, quienes acogicron in empresa y destinaron parte de su valioso tiempo para responder con exectitud, seriedad y consistencia a los cuestionarios. Es evidente que este apoyo explica en gran medida in excelente respuesta obtenida.
Al hacer entrega del presente inform°, CLADES espera que 61 contribuiri
al fortalecimiento de in infraestructura de informaciOn °era el desarrollo
en el pais, a fin de retribuir, aunque sea en parte, a sus auteridades y especialistas per in valiosa calab-,raci6n prestada y al CIID de CanadA per in
confianza depositada en el Centro.
CLADES, Junio 9 1978.
(1) Por audiencias deber5 entenderse aquellos grupos de personas o instituciones a quienes esti dirigido este informe. Dichas audiencias se
caracterizan por poseer intereses diferentes con respecto a los problemas de informacidn y contar con diversas capacidades do decisiOn: autoridades de goblerno, ejecutivos de instituciones, especialistas del desarrollo, especialistas de informaciOn.
•
•
•
CAPITULO I
INFORNACION Y DOCUMENTACION PARA EL DESARROLLO
OLOMEI
1.1
PLANTE=TTOS BASICOS
Informaci5n para el Desarrollo: AlFunas Ideas Brisicas
infermacinn as de aceleracinn creEl proceso de :eneracinn
ciente en el concierto internacional. Este veltimen de informaci6n, ya sea escrita, oral o F,rifica, de naturaleza cuantitativa (dotos estadisticos) a cualitativa (ideas, concertos), debe ser, sin embargo, controlado y manej-lr'o para
ser utilizado en los innumeral-lcs prr'ceses do tomes de decisiones destinados a
pr,
)mover, evaluar y correEir acciones do -Iesarroll_. ec)n-,miec y soci 1.
Muchas naciones, de lore:,Terencia del mundo industrializado, han
establecido mecanismos e instituciones caLaces do manejar y canalizar esta infermacinn constituyenlo verdaderos sistemas nerviasos en el Gohierno, las em)refesionales y en los mecanismos
presas, las universidades, las aseciaciones ,
de informacinn 1:ara la opininn pilLlica en general. :',dem is, esta preocupacin
ha Ida normalmente acompaflada de la formulacinn de rolltticas nacionales de informacinn y la asi7naci5n de cuantlosos recursos cora este :lacer instituciones
es:ecializadas y I.esarrol)ammoerncs sistemas caoaces de hacer frente a. este
desafic. En estas acciones han estado involucrados, on Jistinta proTrcin,
uno a mis de los siFuientes grt;os de instituciones: los servicios estadisticos,
los medics de comunicacinn, las bibliotecas, los archives, los centres de documentacinn, los centres de anlisis de infermacirn, etc.
En los 2alses del Tercer Mundo, y en 'articular en los de Am:5rica Latina y el Caribe,• se esti temando conciencia acerco do la ma:rrnitud y soriedad del problema, aunquc tcdavlo se arxecie una falta de coordinacinn en
las acciones y polIticas de informaci6n. Es evidente cue una buena rarte del
esfuerze deberi dedicarse a fertalecer estas instituciones especializadas en
informacinn, a racionalizar sus intercambios y a crear paulatinamente arLuellos
servicios que se necesiten. Sin orrJ-,arg, uare definir estas acciones SC cuenexperiencias
ta con I:oco mis que recursos oscases y un conocimiento oarcial
un desaflo a la creatividad
similares de palses desarrollados, lo cud
de los palses de la regin on la conce7cin de soluciones propias.
De las ex;2eriencias hahidas en is coordinacinn de acciones y
la rormulacion de politicas de informacin eche destacar la do la cooperacinn
interinstituclonal en les pianos nacional, regional e internacional coma una
de las acciones mis relevontcs y valiosas para .los palses del Tercer Nundo.
Su 15gica se funda en is observacinn de un hecho acurrido en los illtimos deconics, cual as la impflsibilidad de una institucinn e incluso de una nacinn de controlar y obtener el acervo infermativo munc7.ial en cualcuier cur° del conocimiento. De alli cue resulte imperativo establecer mecanismos que cormitan
compartir recursos y servicios y 1-:or ende parti4,ar ectivamonte en el proceso
de transferencis de la informacinn. Entre estos destacan todos aquellos acuerdes cocperativos relativos a is seleccin, adquisicin, procesamient7), almacenamiento y difusinn de is infrmacinn y que alcanzan su complelidad miNima en
- 10 las redes de informaclOn,
Otra idea igualmente im:ortante es que las politicas nacionales
o internacionales de inf)rmaciE:n n: scrin efectivas en la mcdida que se las siga 7-)esando en una vision partial del concepte "informaci6n" restringilndela a
algunas de sus posiLles acepciones: informacirm = documentaci5n; infermaci5n =
cemunicaciOn social; informaci'en = dates estalisticos.
El hccho de aue los distintos actcres del ereceso de dasarr:llo
ya scan olanificadores, administradores o empresaries, acadmicos o pUllicc en
general, utiliCen diversas combinaciones de informaci'n tiara adeuirir cenocimiontos acerca de la realidad del desarrollo, resalta la necesidad de adopter
una vision integral en la formulacin do las nclificas de infermaciln.
En este amalio espectro de T-roblemas de la "informaci6n pare
el desarrollo", el Centro Latinoamcricano do Decumentacin Econ'Ymica y Social
(CLADES) do la CEPAL, ha formulado una estrate7ia y programa de trabajo centredo en una de las facetas de la informaci7-n, la documentacirin, 7ero menteniende,
sin embargo, una total aperture pares establecer una estrecha caordinaci5n can
las otras componentes de la informaci5n que son igualmente importantes. Es asi
come CLADES considera muy positive las tendencies recientes en torn° a la creaci5n de instituciones de ccordinaci5n de exchivcs, Liblioteces y centres de documontaci5n y el surgimionto de .7ru )(Ds interdisciplinarios y de nuevas -C6cnicas
rue se aiarupan a/redcdcr del concept( moderno de las Ciencies de Informaci5n.
La documentacin puede ser entendida, por una parte, come funci5n-conjunto de actividades destinodasel maneje de documentos (1) y al tratamiento de in informaci5n reFistrada en ellcs y, par otro, come discinlina integradora de un conjunto de mctodoloelas y tecnicas cue fundamentan las actividades arri: a mencionadas.
El Centre ha focalizado su inters, en particular, on entidades
cue dencmina "servicios de intormaci5n y documentacieDn", los quo se cenciben
come instituciones estecializadas cuya misi6n E; seleccionar, recolectar, procesar, controlar y diseminar tanto documentos cue versan sobre el desarrollo
eccni5mico-social come infermacin relative al contenidc y u7., icacirm fisica de
dich.os documentos (informacin Tiblioar5fica) con el objeto de der apoyo a los
tral-ajos substantives de una comunidad de usuarios.
Este concerto amnlio de "servicie de informaciitn y documentaa. It
elm. se circunscrie a unidades en cue la jocumentaci5n tanto come funci5n y
come disciTAina, es de importancia capital, entre las quo destacan las biLlietecas, centres de documentaci5n, centres de an5lisis de infermacii!n, archives
institucionales ( de prensa, do correspondencia, de contectos), etc. Dichas
unidades se consideran como una de las components centralcs de cualcuier politica de infarmaci5n dada cue constituyen ealzls el Calico mecanisme viable
pare controlar la documentacin cue PflO a a:-10 se genera en cualouicr campo
dcl conocimientc. Ms arm, en el cameo (1-A. desarrollo, su imeertancia
clave al tenor per misii'm el control y diseminacin de documentos tales comb indc so-Derte flaicc do infer(1) S'@ use el t*Camina documento en el sentido
macin registrada e incluye una vista name de posiLilidades entre las que
destacan: lihros, publicacienes perir;dicas, informes, cartas, material audic
visual, recortes de prcnsa, tables estadisticas, archives de c,mputaciTh, -T
_
formes y °studios acerca de las realidades econnmicl-snciales de los palses
que normalmente se publican con tirades reducidos y contienen aquella informacinn Unica y de costosa o'- tencinn, utilizada Iredominantemente por las autoridades nollticas, los Tlanificadores, ejecutores de proyectos y =)dministradores de instituciones de desarroilo. El dificil acceso a esta documentacinn
ohliFa a estos funcionarios y profess vales a destinar gran _;a-rte da su tiempo a su deteccir,n, lecalizacirm, o'tencinn y almacenamiento.
Es asi come el :neficie seeial LE-2 estos servicios de informacinn y documentacirn an los parses es considerable si se piensa cue su ausencia impide la plena utilizacinn de la valiosa informacinn contenida en es-Les documentos, conduce a la duv,licacir,n de estudios e investigaciones y no
permite en definitiva evaluar los troslaeos, vacios e inconsistencias de la
informacinn exists nte acerca de la realidad socioeconnmica. Adem5s, y lo que
as mis grave, refuerza la paradodal situacirm existent ressiecto de ,lue la o!7- si se recurre a servicios
tencinn de este material resulta, a veces, mls
del extrandere, lo cual no hace si no nue ilustrar una de las facatas de les
costa de In cacumentacion original a los
- parses der.ifgricos:la•entrega
parses centr•les, 7-)ara luego comararla elaborada an la. forma de rndices, rest).manes y microfermas.
Par otra earte, cafe precisar que se tan excluido lel conceeAo
"servicio do informacinn y documentacinn" los L,ancos de dates estalisticos y
los servicios de T.rensa, per reouerir de. etras tncnicas y disciplinas y oricnterse a comunidades muy especiales de usuari)s. As r, por ejemTlc, los servicios de informacinn estadistica se distinguen r.er centrar su interns en el microdato num5rico al cual haca oIjeto de transformaciones matemriticas, a veces
muy elaboradas,a fin de organizer o crear nueva informacirn en la forma de
indicadores especificos de la realidad. econnmlcc-secial. Los servicios de
prensa, por otra parte, tiendsn, a su vez, a mann jar una informaci•n le•tipo
miscel5nico y puntual y se orientan hncia una comuni•ad de usuorios amplia y
heterognea, lo quo exige el use de tr=enicas especializadas de comunicacinn.
Evidentemente, se reconoce nue la exclusi,nn de amos tipos de
servicios restrine las IDosibilidades de satisfacer el amaiio abanico de Informacinn requerida per los responsales de in toma de decisiones v la investigacinn acerca de los pro'islemas del desarrollo, los cuales adorns de inferrequerlr5,n an muchas ecasiones del. microdot() o do la nomacinn
ticia coyuntural ofrecida per la TJrensa. Sin embarp:o, tampoco -euede descone)cerse clue un acoyo documental adecuado les permitir'cl a elks o a. sus ayudantes
y asesores, toner acceso a los fundamentes teoricos y metodollgicos do los datos, a evaluaciones de la literatura y a los articulos de prensa relevantes.
Es asi, entcnces, que esta verdadera memoria auxiliar de la investigacinn y la
toma de decisiones constiturda.T, or los servicios de informacinn y documentacinn sea, en definitiva, is que permitirl una adecuoda ponderacinn y seleccin
de la informacir,n conducente estudios y acciones eficaces y ralevantes.
1.2
El Preyecte. °LADES: 07-jetivos y Alcances Meodel glees
La eremecinn e inteFracinn da los "servicios. de informacinn y
documentacinn" acre el desarrollo reouiere de un conocimiento previe de su existencia, uYicacin, capacidad y actual funcionamiento. El presentc .studio
busca obtenar estos antecedent ;s a travns de un inventari o relevamiente do
-12-
servicios, recursos y Aiversos asrectos carecteristices de las unidades de informacicn y documentaci5n.
El disefio do in investigaci5n precis5, en primer luger, concelir una metudoloule apropiada -are recoloctar infarmaci5n de muy variada naturaleza respect() de numeresas unidades da la rer;i5n. A fin de asegurar respuestas compatiles se opt5 nor un-t encuesta cuya aplicaci'n se efactu5 a tray5s
de un cuestionario exhaustivo distrinudD a las unidades Terticipe,ntes.
En In mayorla de los casoc la distri'uci5n se llev5 a ca]Jo durante una reunion oraanizala for la cnntrnaarte nacional a fin de rue CLADES
pudiera exponer los o'jativos del 1,rayecto v reviser cuidadosamente eJ contenido del cuestinnario.
El mecanismo utilizado pare recnwer la infcrmaci5n correspondi5
a una soluci5n intermedia entre un sistema direct() de recolecci5n Ac dates a
trav5s de entrevistas al persnnal do la unilad y un sistema indirecto censistente en el cnvio del cuestionario par correo. En el primer caso se hu:iera
obtenido, prolsal:lemento, on alto nilmero v excelente calidad do resruestas eunquo a on ccsto administrative olevado. Per 01 crntrario, el sistema indirecto
hulnieso re j uerido un gasto administrative mener pore a riesgo do (*tenor una
resTuesta insuficiente en cantided y calidad.
Un segundo 7roTaema de diseho consisti( en delimiter el campo
y alcance del inventario a din do perfilar un conjunto Ac dates manejable nor
las contranartes nacionales y el reducide
de investinaciTh de CLADES.
Fn efecto, no deLe-elvidarse que el pros me estudie, air correspon•er a un
proyecto de car51cter regional, implicaa la aplicaci5n de una encuesta a cerca
de 25 palses dd.strihn5_dos a in largo del extenso territorie de America Latina
y el .CarP)e. Adem5s, dentro de cede nalc, especielmento en acuellcs de tamaTio
grande y mediano, los servicios do informaci5n y documentaci5n se uLican en
distintas ciudados entre las cuales median distancias anreciabies. For
ci 'lumen) de instituciones vinculadas a accienes de desarrollo es considerable,
incluso en los palses de mennr tenet° relative, teniendo cada una de ellas una
o m<s unidades de informaci5n y documontaci5n con algun grade de organizaci5n.
Asi, nrevio a la •iniciaci5n del prcyecto "Inventario de Unidades de Informaci5n en el Campo Feon6mice y Social" fu5 necesaric adootar definiciones Ic-tIsicas de tratajo pare delimitar los conceptos de "unidades de informaci5n" y "campo econ5mico y social".
a.
Unidad de infcrmaci5n: nara los fines de este estudie el concepto do "sorvicios de informaci5n y documentaci5n" se ha restrineido a: i) solamente 1-iblictecas y centres de documentaci5n con colecciones orgenizadas, capaces de ofrecer un servicio
inf•rnaci5m y documentaci5n; ii) excluye a los
archives inctitucionales; iii) excluva a la cnmp-nenoto de informaci5n y decomentaci5n de las lases y nancos de dates estasticos, y iv) dentro do las libliotecas, excluye a las escolares, las ':rivedas v a las 1-4]-1iotaces nianlices,
salvo las bibliotecas nacirnales, -;nuellas quo ofician de tales a a las
tacas pilhlicas cue ooseen colecciones importantcs en el campo socio-ccon5mico.
- 13 -
Campo econ6mico y social: se refiere al contenido temgtico de
b.
las colecciones de las unidades de informaciOn que: i) incluye a disciplinas
ii) incluye a
socio-economicas- tales como economia, sociologia, derecho,
'temas interdisciplinarios del desarrollo c tales como salud publica, medic)
ambiente, planificaci5n,... iii) excluye a unidades de informaci5n cuyas colecciones sean especializadas en ciencias exactas y naturales (astronnmia, matemiticas) y ciencias humanas generales (teologia, filosofia), pero iv) incluye unidades especializadas en tecnologia (agronomia, ingenieria, medicina) cuyas colecciones normalmente contienen informaciOn acerca de disciplinas socioecon5micas y temas interdisciplinarios del desarrollo.
Un ultimo aspecto necesario de definir, fug el alcance temporal del inventario, esto es, el periodo dentro del cual se estudiaria el funcionamiento de las unidades de infornaciAn. En el caso de Colombia, la racelecci6'n de dates tuvo lugar en los anos 1976 y 1977.
1.3
Instituciones Participantes y Representatividad del Inventario
Una de las labores preparatorias realizadas per COLCIENCIAS
fug la de definir las unidades que participarian en el inventario a lo largo
del tervitorio nacional. De esta se abtuvo una respuesta rigs que aceptable,
pues se logro recoger cuestionarios respondidos de 67 unidades, lo que corres
nonde a un 89.3% del total enviado.
A fin de estudiar la estructura y representatividad de to
muestra (total de unidades que respondieron) se prepar5 el Cuadro III que las
clasifica conforme la indole juridico-ad -linistrativa de las instituciones a
que pertenecen las unidades y a la funcidn predominante que desarrollan estas
instituciones. El cuadro permite visualizar que la muestra es balanccada 11
estar a:lecuadamente representadas las distintas instituciones existentes en
las areas del desarrollo.
1.4
El inventario como instrumento le cambio
Al iniciar 11 formulaciOn del proyecto, fug intention de
CLADES concebir el inventario como un instrumento catalizador y promoter de
cambio.
Para alconzar este objetivo, CLADES adopt' una gran flexibililad en la forma en que el proyecto oneraria en cada pais, ajustando un esque
ma previamente establecido a las necesidFeles de cada uno de ellos.(1) Asi, el
proyecto se transform' en una"action conjunta del Centro, con una n mis ins
tituciones de un pais determinado, lo que rodund;') en una mayor motivation y
(1) CLADES: Inventario Nacional de Unidades de Informaci,5n Socin-Econ5mica:
Posible esquema de distribuci5n de responsabilidad entre la o las instituciones patrocinantes nacionales y CLADES', CLADES/PROY.REG./HIN/2,
Abril, 1976.
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Unidade la Entidad a la
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Inst.de Investigaciones TecnolOgicas.
Serv icio de Inform.
T6cnica pare la Industrie de Alimentos
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lOgicas
teca.
Corp.Nac.de Inv est.y
Foment()Forestal
(CONIF), Servicio de
Inform.y Document.
Forestal.
Centro Internac.de
Agri cult. Tropical
(CIAT), Biblioteca
y Serv. de Documen
taci6n.
Inst.Interameric.
de Cienolas Agric.
(IICA ),Biblioteca
"Rodrigo Pena ".
O.E.A. Centro In
teramericano de
PromociOn de Exportations (CIPE)
Biblioteca.
- Pund.para la Educe- Inst.Colombiano de
ciOn Sup.y el DesaProductores de Cerrollo (FEDESARRCLL3), mento, Biblioteca.
Biblioteca.
_
-
-
PlanificaciOn y Poli- Agriculture e Industrie Infraestructura Educaci6n Bienestar
Social
y Energia
tica Econ6mica y So(salud,
cial
trabajo )
-
-
-
-
1111
Generales Generales Ciencias
Derecho H istoria
PoblaciOn
Culturales
en
Econ6miy Antro
Ciencias cas y -■
polo is
- J._
Sociales ministrdt.
.
.
•
•
- 21 -
una amplia participaciPm en las actividades propias del proyecto. Ademgs,
esta participacin se visualizt coma uno de los posibles caminos para obtener
que fueron
un compromiso con los problemas de informacin par'
detectados en el pals y in posterir blisqueda de solucioncs. La plena aplicacirm de estos principios queda en evidencia en el Calendario de Actividades
del proyecto prosentae.o en el Anexo 2 en donde se describe una cronologia de
sus principales fases y eventos.
Como segundo aspect() dcstinado a maximizar el impact() nacional del proyecto, se puso especial atenciOn al contenido do los productcs finales del invertario (Informes de DiagnOstico y Directorlos de Unidades de
InformaciOn para el Desarrollo) de modo quo ellos facilitaran in promoci6n
del cambio. Asi, se concibi5 una estrategia de comunicaci5n de los resultados que permitiera a las institucLmes involucraC:'s sentirse identificadas y
comprometidas con los prr,b1:mas en discusi5n. De esta :forma se adopt',, donde
in nartida, un enfoque que, yenda mss ally de una mere doscripci5n a int,xpretaci5n de in realidarl, sugiriera accionos y politicos concretas on el compa
de in informaci'on y in documentacin (1).
La comunicacin de los resultados del iaventario se abord5
1) concebir un escuema de diagsobre in base de dos criterios
y simrle en trmin, s do cantidad y calidad do elementos consn"stLco
tituyentes; v ii) agrizar esters elsmentos en conjuntos de relacicnes afines
que, siemlo relovantes ;are un diagnstico, fueran de inter n s ,ara las distintas instituciones d< l desarrollo y estuvaeran asociadas a una cierta posibilidad de provocar un cambio :n os Ce un mcjoramiento de In situacie.m. En el
ca, fitulo siguiente se discute en forma dotallada este enfoque considerado de
gran trasccyldencin en este inventario de unidades do inf:rnaci6n pare el 7.,sarr,,110.
(1) CLANS: El Invcntario como Instrumento ode Cambio: El caso de las Infraestructuras Nracionalcs do Informaci5n y Documentaci*Sn Ecort,mica y Social
.,rica Latina, CIADES/PROY.FEG./YTT./1, Santiago de Castle, Mayo 1977.
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en Am,
•
•
.
•
•
-21 CAPITULO IT
DIAGNOSTIC° DE LOS SERVICIOS DE INFORMACION Y DOCUMENTACION PARA EL
DESARROTJ,0 EN COLCIRIA. PRINCIPALES RESULTALOS
2.1
Esquema Conceptual para el Diagn5stico
La decision do realizer un ,Invnntaric de servicios de informacinn y dncumentaciOn an un pa-ls n sector, surge normalmente del convencimiento
la adopde que as imnrnscindible conocer el ,,stado do la situacinn nrevio
cinn de acciones de mejoramiento de todos y cada uno de dichns scrvicies. Estes estudios so han planteado tradicionalmente come catastros de racursos destinedos a detect= sus carencias, tai vez sunoniondo cue medics adicionales
y una major ccordinacjjnn interinstitucional fortalecnr'la al conjunto de unidades de informacinn.
hiScain an los recursos, cuya incidencia se estima esen• ,
efectiva, ha
cial aunque no suficiente pare una accinn ae mejcramiento
conducido naturalmente a que las accionns sugeridas par los inventarios seas
exclusiVamente aouellas destinadas a sunerar las debilidades internas do las
unidades, con marcedo nnfasis on incrementar la dotacinn je nerscnal, equipoS
y recursos hibliogrIficos con qua alias cuestas. Sin embargo, nada asegura
quo esters medidas tangos un efecto real sabre la capacidad y calided de los
servicios, y manes an si alias se implementam en f,nrma narcial y esnordice
a travns de donaciones de lihrns, el otorgamientc de una base., etc., le cual,
en el major de los cases, rasnlver un prolems nuntual pare no tendr:i una
accinn directs sabre los nroblemas de f-ndo.
En efecto, lo nue estl, en juego an us dia7nnstico profundo as
la identificacin)n de tabus aquellos factores qua pc)sibilitan el desarrollo
nermanente de los servicios be informacin. Las medidas de fortalecimienta
de recursos snlo serer n fructifnras si s3 les acomnsfia de acciones cnmplementerias cuya individualizaci5n as soli; nosihle mercod a una visinn Tris amnlia
do los prahiemas be infermacinn. For ejemplo, coca leneficio rencrtarn dichas medidas si le. gestinn interne_ be la unidab no alcanza una capacidad que
permita optimizar el uso de nnevos recursos o no bone una vision clara de su
misi5n de servicio que facilite su proyecci5n din4.mica hacia los usuarios.
Inciuso, un rrijnramiento en la gestinn interne puede no ser
suficiente pare lograr un desarrolln adecuado y permanente de los servicios
de informaci5n. En efecto, as nroblable cue temhinn sea noceserie actuar sabre
factures qua inciden en la relevancia y viabilided do la unid-.71d do informacinn,
entre otros, la valnracinn atorgada a la "funcinn infcrmacinn" 'pr:T las autoridades y funcionarios de la institution a qua pertenece la unido d. fiche yeloraci5n se manifiesta, princialmente, a trav7:s de un apoye financiero y administrativ constants y una nermasente retrr)alimantecinn con los usuarios internos.
Estos considerandos justificaq-lan entonces la necesided de un
enfoque integral pars un diajnlstico de los servicios de infnrmacinn. En lc
que rests be la presente seccicnn so niantea un esquema muy simple do
quo eventualmente conducir a ideotificar los conjuntos de medidas y mecanismos que require el desarr•llo armnnice de estos servicios.
•
_ 24 _
Una unidad de informaci6n, ya se trate de una biblioteca o
centro de documentacirm, Tuede concebirse esquemticamente comp un organisms
cuya misi5n fundamental es .,cncr a dis,-)-sici5n pie los usuarics servicios de
informacin. Para ello Jobe combinar y -,rcesar recursos tales come: informaci5n, equipamiento, recursos financier-s y las caacidades de personal especializado.
Cabe destacar cue en este piano interne son componentes importantes los procesos mediante les cuales divers,ls combinaciones de recursos son
transforma,las en servicios. Dichos :rocesc,s son de car5cter tZ7-?cnicc (operaclones de documentacin coma las de: selecci5n, catalo7acin, indizaci:on, condensaci5n, etc.) y administrative (actividndos de planificaci('-n, control y eveluaciCm cl funcionamiento global d- las uni-iades). (1)
La olecci5n del conjunte de servicios, a ser ofrecidos per una
unidad, la determinaci5n del volumen y calidad de coda uno do ellos y la utilizaci5n le los recursos involucr7dos reouleren una instancia coordinadora superior QUe aseguro una armonizaci5n del conjunto y optimice su eficiencia global. Dicha instancia se concibe sorra un rnocanismo de gestiCn interna.
or servicios, recursos, ,roceses y el
El ccniunto
puede
conciderarse
come, 21 medlo amiJiente intern° de una
mecanismo de cesti6n ;
unidad de informacin.
For otr2 parte, caLe concebir un medic ambiente oxterno A ann
calla unidad. Este estaria constituldo fundamentalmette For in entidad - contexto institucional inmediato le la unidad. - come asimismo per algunos aspectos del medic) nacional o internacional rue trascienden in esfera de acci5n de
su instituci5n. TOdos•ellos, nor situarse en la 7.erif,?riA de has unuicoies
se pueden denominar ”rasos perif('ricos" o "fncetas" distintivas. do ca-ja una
de ellas.
Es importante destacar cue lab "facetas" conuicionan en buena
mediia el funcionamiento de un s•rvicio de informaci5n y documentaci5n Las
facetas o rasgos periDnricos considerados en este estudio son 6 en total y se
les puede dividir en dos grupos: i) aquellos quo dicen relacicln con antecedentes hist5ricos de in unidsd y entre los quo figuran in antiguedad de la unidad
(1Doca de creaciln) y su localizaci5n geogrtifica (centre poblacional en que
se uhica); y ii) aquellos que dicen relaci5n con el panel social de la instituci5n en In cual estaminsertas las unidodos tales come: la activivad que ccracteriza a in instituci6n (!funci5n Jel desarrollc"); el carl.cter jurldicoadministrative de in entidad (tipo de "instituci5n del desarrollo" a que pertenece); in comunidad de usuarios de in unidad.de informaciTh ("acentes del
desarrollo" que atienden) y el contenido tem5tico de la informsein que in
unidad controla y disemina ("area del desarrollo" cue a7oya).
fueron ccnsiderados
(1) Estes as rectos, princi-)alm,,nte los do indole
en forma rarcial en el escuema de an5.1isis exclusivemente a fin de facilitar su comIrensi5n.
- 95 -
GrAfico 1
ESQUEMA CONCEPTUAL PARA EL DIAGNOSTIC° DE LAS UNIDADES
DE INFORMACION Y DOCUMENTACION
Rasgos Centrales
Medio Ambiente Interno
Interfasel
Rasgos Perifericos
Medio Ambiente Extern
"sdInstituci6p1
\
del
;Desarrollo
l'pEntidad)_4
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,%/\
/Antiguedtt7
(entidad/
Unidad)
t '7-7777,/
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1 \g/
><-
Recursos
(Unida0
"\\
•
, X/1
,
_4iServiciosit
(Unidad)1!
Agentes
5.
del I
liDesarrolla5
\ \
LocalizaCi7.
GeogrAfica
-1,ntidad/Uni&d)
,„ A \
•.
"
„
Status Institucional
(Helaciones Unidad/
Entidad)
—
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..• - •
1: Aroas
dol.
r,
-:/
- 26For Ultimo, este esquema conceptual eostula que entre los
medio. ambientes intern° y externo, existirla un plane intermedio o interfase
configurado ;or las relaciones unidad-entidad. No est-1 demgs recalcar quo
la existencia y viabilidad de un servicin de infermaci5n y documentacirm
dec.enderg de su interaction con el resto de in organizaci5n en nue se inserta.
Ass, y planteado en trminos muy simples, la entidad esTera recibir un eficaz
apoyo infDrmativo do parte de in unidad, y *E..‘sta, -or otra parte, cenfSa °htoner el respaldo financiers, e institucional de la direcci6n de la organizaelm y el aporte substantivo do sus funcionarios ,ue le permita adecuar sus
servicios de informaci5n. La naturaleza de estos intercamtdes de:enderg de
la efectividad con que la unidad sea capaz de proycctarse come un servielo
imnortante, especialmente dantro de in oreanizacinn y del lapel estrat6gico
o n6 eue le asignen al "recurso inform-laic-5n", los funcienarios y autoridades
de la institution. Arches asnectos son determinantes del "status institucinal" le in unidad, quo se manifiesta a travZ:is del mayor e manor aeoyn administrativ ,, financier° y substantivo quo c"7:Ista recite do parte de su institurigen su evolucirm y del grado de acceso de la unidad a las decisicnes
cien.
A ohjeto de sintetizar e ilustrar las ideas haste ae.ni Fresentadas en esta secci5n, se ha T- rerarado el gr5,fico adjunto. El centre del diagrama corres 'onde a la unidad de infermaciCn cuyo nticleo consists on una "caja
pris" que represonta a los procesos tL'cnicos y administrativos y su inclusion
;arciel en el anglisis. El cIrculo Blanco simboliza al medio am!-Iente interno caractorizado per servicios, r ocursos y la acciOn cocrdinadora del mecanisme le 7estiCm. El circule oscuro nue rodea a la un'.dad correspond_ a la interfase entre entidad y unidad (status), y, For ultimo, el c!"1.rculo externo
contiene a los rasgos perif6ricos c "facet as".
Se estima que el esquema Fresentado poses los siguientes atributes:
En efectc, los
Presenta una visi n inte -ral de las unidades:
diferentes planes del esquema dejan de manifiesto que el f)rtalecimiento de los servicios do information, tiara stir efectivo, requiere toner deida cuenta no solo no los esnectes
internos de las unidades, sine tamhia del contexto institucional en que ellas se insertan y de las relaciones existentes entre am' os. Asl, a:arecen cvidentes las limitacienes
de algunos diagn5sticos i,erciales centrados exclusvamence
en el media aml,iente intern° de las un5dades.
2)
Permite se:arer pianos de diapnnstice: La realizaci5n do un
diagn5stico y su adecuada comunicac ion re,quiere del -- arcelamiento del anglisis seetin pianos de distinto centenido 711t:
contemole el interCs p-,tencial do las "audiencias" a -luienes
se eres,nten los resultados.
- 27-
Tres son los puntos de vista que el escuema permite distinguir
pars realizar este diegnnstico:
1) Diagnnsticc del sistema total de unidades desde la perspective de su medic, am7 lento externo: se plantea prec-untas
sicas tales come 60eInde se u:,ican ger- Frficemente las unidedes? La que tip de institucioncs del desarrollo pert,_necen? Zcuand fueron cr-adas.?, etc.
ii)Dia!7n5stica del. sistema total de unidedes desde la perspectiva:.de su medic ambiemte interno y su "interfase" 'do status institucional: es fitil en la lescripcin de aspectos
que caracterizan la arganizacin interna de los servicios
de informacinn:y documentacirm. En "c.1 se pretende .-uscar
respueste a las pre:Tuntas sicuientes: fade cue tamaflo son
las unidades? Zque" especializacinn tienen sus coloccienes?
intercamitics do informacinn sostienen las unidedes con
otras dependencies de las instituciones do quo de7enden y
con otras unidadcs de informacinn extern's? ZquE5 volumen de
servicios 7restan? Lcue tipo de am..yo financier, y substantive, reciLen de la entidad?, etc.
iii)DiaFnnstico de grup,as de unidades (subsistemas) cue, delinidos porn cads una de las "facetas" o rasgs 7.arif6rices,
analiza en detalle su medio ambiente interno e "interfase"
institucional. Este enfocue efectuar un anlisis de los servicios; recursos, cestinn y status de Frupos
de unidades afincs, per ejemolo: unidades con cede en "oren grupes especificos
F7anisms j'ALlicos centrelizedos"
ministerics, institucioncs de docencia y centales
tres de inVestic7acin universitarics, 1,ancos e instituciones financieras, emprosas TAIblicas y privadas, etc.; unidades situadas en la caital; unidades cue a,1,oyan a la funcinn "investi7acinn"; unidades do creacinn reciente on com.-- JaracD7,n con unidades antkuas, etc.
Per otra parte, la distincinn entre los pianos de diapnnstice
mencionados contempla los diferentes 7.rados de inters cue los prollemas prosentados tendrl_an :taro. las "audiencias" que recihan este informe y las diversas posiT'dlidade's de accinn sore Jichos 7roblemas.
Asi, el. primer piano de dia7nnsticc, ofrecide on la seccinn
2.2 del presente capitule, es. de Indol2 dlebal y sui- Alestamente tendria un interes general {mare todas las Tersonas C instituciones nacionales vinculadas
al problema de la informacinn, n1 propercionar un mare° ff.e referencia muy aminstitucional del ),ale.
T)lio y Tropio de la historia del des=olla econmico
)oco
susceptMe
a
modificaciones
en el car,
Par la misma raznn, dicho marce es
te y median° plazo. Asi, desde el mint() de vista de las unidades es mu poor)
pro:lel:1c cue ellas puedan influir, par ojemplo, en las funcionos cue, par ley,
ejerce la instituci5n madre dontro del concierto do un pais y cue fijan, ear
lo tent°, los servicios (Tue (f)e afrecer la unidad, sus reas do ,specializa-
•
—98 —
cinn, el tipo de usuarics a rue dc be atender, etc. Ademis, desde el punto
de vista de una coordinacirr necional le prsibilidad do cambio aparece dificil dado que implica in formulccinn, im-lementaci'n y coordinaciOn de conjuntos de roliticas de desarrollo al mss alto nivel. (1)
Por otra Tarte, al segund ) Ilene de diegnnstico 71 relacionerse principalmente con in stone ial.idci , status y eficiencin de los servicios,
interesar4 fundamentalmente a los encarFedos de la diroccinn de las unidades,
a Las esr,ecialistas rlue en ellas laboran y a los funcionerios de la entidad
directamente liredos con la unidad, ya sea en calidad do usuarios e supervisores. Es evidente cue la gesti'n de in unidad tiene .osfilidales - ya seen
mayores o menores segun al autonomie y los recursos (--)n rue cuenta de intrflducir modificaciones en su
emliente interne, y de alt suer paulatinamente la "interfase" de status instituci( nal. Desde un ;:unto de vista
las instituciones
"
nacional este 5rtice, ;Thor otra parte, sera de interns :Nara
de Ambit() glo1 al e sectorial resoonsablos le la c ,ordinacinn y promoci"n de
deciones cooperatives en el cam--; de le informecinn y d_cumentacinn. Las pasibililades de estas instituci:inos de cambiar la -)ra.anizacinn ee los servicics
cciones en
pudieran sem mris inmediatas, dado cue parece fectible implementer ,
el mediano relazo --)are mejorar in dotaciln de recursos y el range y calidad
de los servicios disponil,les. No obstente, se visualize que muchas cle estas
acciones recuerirlin de csfuerzos cooperativos entre instituciones de distinta
naturaleza y de una armonizacinn no siempre frIcil de sur intereses institucionales. Se 7A_ense, sin ember;o, :cue este tipo d2 ennlisis es esenciel coma
mere° de referencia pare ciaharar politicos do f:,rtalccimisnte horizontal, este
s de informacinn y docues, souellas rue afectan in totaliad 'le los servici,
mentacinn en un pais. La infornacinn
corresoonde a este Segundo enfo•ue
se expone en la seccinn 2.3 del resente capitule.
seginIn
Finalmente, el anrlisis de gru-cos de unidades
"facetas", constituye un tercer plane de diagn5stion, mn.s complejo en conceptos, rains rico on descripcinn y potencialmente r-,s"s 5ti1 en la accinn cue analiza is situacinn de los servicios de informacinn semln sruTos homo-Tnneos
institucionas o sactores de usuarios ,erfretaments identific;- dos. Este -tipo
de estudio se visualize coma,.fundamental on cuolguier intent-) de fortalocimiento vertical de in infraestructura inf,rmativa y en sarticular in orTanizacinm de redes sectorialas de inf-xmaci"n, dado quo: i) permi.tc a egentes
del desarrollo (planificadores, investirTaderes, e-i-resarios...), visualizer
is posibilidad de referir sus necesidades do informecinn a un conjunto de unidades releventes que tresnciendcn el servicic cue utilizan hahitualmente;
ii)T,osibilite a los resFonsahles do las unidades visu7lizar su tn-rel en una
perspective erNilia que sobro .-ese sus 7ropias cepaci.:Iales y trescienda las
necesidades esrec:',_ficas de intormacirn de la instituci•n rue atienden, y,
iii)motive a las autoridades de las instituciones )articipantes a incorporar
sus ort-renismos a modes de informecira al permitirles asreciar, on forma cercane y directa, los beneficios institucionales de estas iniciativas.
El desarrollo de esta tercer tips de diegnOstico no se ha incoroorado en el present° informs hasta no disponer de una idontificacinn de
(1) Par ejemplo, la alteraci•)n de in distribucinn de las unidades a lo largo
del pals reruerirla una coordinacinn estrecha can medides de tips legal y
econnmice (inversinn, distribucirn de in7reso, empico) propias de un plan
de rep-ionalizacinn.
•
- 29 sectores prioritarios en donde se estime imprescindible aplicar este enfoque
de mayor Iirofunidad y riqueza explicativa. For otra parte, elle habria implicado un increment° considerable de in extension del presente documentp. (1)
2.2
Evoluci5n, Lncalizaci5n y Orientaci5n do las Unidades
de Informaci5n y Documentaci6n
En esta secci'm se presenta una sintesis de las caracteristicas
mis generales del conjunto de unidades de informaci5n y J -)cumentaci 5n para el
desarrollo en Colombia.
Se ha designao con in palabra ''sistema al conjunto de unidades de informaci5n, ya que el funcionamiento del tod -, y de cada una de sus
partes requiere de una estrecha coordinaciOn. Sin embargo, so quisiera aclarar
que el concepto de sistema' es compatible con un funcionamiento aut6nomo de
las unidades compnnentes y no implica par lo tanto In necesidad de fusions
unas con otras o centralizar en un organismo Unico las decisiones que rilan
su desenvolvimiente.
La presente secci5n expone una vision de conjunto del sistema
de unidades de informaci5n y documentaci5n y se dirige a una cnmunidad amplia
de actores del desarrollo tales como: autoridades do instituciones nacionales,
planificadores, er'.ucaJores, lirectores de las unidades de infDrmaci5n, cspecialistas de informaci5n quo trabajan en estos servicios, funci-narios administrativos o substantives de las diversas instituciones educativas, etc.
La sintesis que se presenta a continuation corresponds a un extracto del an5lisis detallado realizao en el Volilmon II (Cap. 1) del oresente informe. Los
nilmeros que se sefialan entre 'ar6ntesis refieren a in pigina de dicho voltimen
en donde se puede encontrar informaci5n m5s completa.
El anilisis aqui prosenta:_Tio se ha separado en cuatro grandes
.reas de problem-is: i) el de la 'evoluci5n hist5rica'' del sistema: ii) el de
su localizaci5n geDgrifica' iii) el :o su orientation hacia diversas funclones del desarrollo y iv) el de su sede institutional en las diversas eninstituciones d.el desarrollo`.
tide-des
Para ell° se estudia cada uno e los asnectos nerifricos que
caracterizan las unidades de informaci6n y se analizan sus interrelaciones.
Estos asoectos son, en breve, los siguientes:
i)
La antip:ueda" - las unid—'es estimada a trays de su afio c1/2.
cr3aci5n v definida acorde las siguientes epocls: anteriores
a 1961 , 1961-1970 y '1971 en -lelante (2)*;
(1) Un ejemplo de este enfoque se encuentra desarrnllado en: CLADES, El Apoyo
de Information y Documentaciln a is Funciones del Desarrollo. El Caso de
un Pais Latinoamericano (en preparaci5n).
CO El numero entre par6ntesis se refiere a las piginas del Vol. II del inform°
en que se presentan, ern cada aspecto, su definicin conceptual, conceptos de medici5n y datos estadisticos ccsrrespondiettes.
- 30 ii)
in localizacitin geogrifica de las unidades que descrimina entre
aquellas ubicadas en in regiOn metropolitans" (capital), con
respect° a las establecidas fuera de ella (provincia) (16):
iii)
las funciones del desarrollo que corresponden al area de activiAal principal de las entidades que cobijan a las unidades
de informaciOn: Funciones Gobierno', Educaci5n y Cultura',
InvestigaciOn", ProducciOn'', Servicios' (7)
iv)
las instituciones del desarrollo que corresponden a distintas
categories juridico-administrativas en que pueden clasificarse
las entidades an las cuales se insertan las unidades: 'organismos pUblicos centralizados', organismos publicos descentralizados , organismos universitarios' (8)-
v)
los agentes del desarrollo e.ucativo que lesignan a grunos de
usuarios de las unidades: 'planificadores, administradnres,
empresarios- , investigadores
dpcentes y estudiantes y
otros (10): y,
vi)
las areas de especializaci5n que se refieren a grupos de materias o cam-os tem5ticos afines que predominan en in colecciones
de las unidaAes: Educaci5n, Ciencias de in Educaci5n...
Politica y Planificaci5n Econ5Estadistica, Psicologia...
mica... , etc. (12).
2.2.1
Evoluci5n del Sistema
El patr5n evolutivo del conjunto de unidades de informaciOn y
locumentaci5n se puede apreciar mediante el Cuadro IV adjunto. En el se hace
corresponder coda una de las gpocas de surgimiento de las unidades con los aspectos perifgricos arriba mencionados.
Los rengiones del cuadro corresponden a la Boca de creaci5n de
los servicios; las columnas, a los aspectos globales representando, la primera
de ellas, una visi5n panorimica de in variable determinante en este anilisis,
cual es la 6poca de creation de las unidaies.
Asi, el Cuadro IV nos muestra que, en todes las 5pocas consideradas, surgen unidades en las que predominan las siguientes caracteristicas:
dos tercios de ellas fueron creadas con posterioridad a 1961; sobre el 70i est5n ubicadas on in capital - las unidades creadas antes de 1961 y en in d6cada
del 61 al 70 apoyan mayoritariamente a in funci;cn EducaciAn y Cultura,... y
solo a partir de 1971 surgen unidades de apoyo a in funci5n Gobierno : las
unidades creadas antes de 1961 pertenecen mayoritariamente al sector 'organismos universitarios privados' y las crealas en el periodo '1971-1976' al sector '.organismos publicos descentralizados : en el periodo anterior a 1971, las
unidades estlin mayoritariamente orientadas a servir a Docentes y Estudiantes',
apreciindose solo en in decada del 70 un leve pre2ominio e unidades destinalas
a dar servicios a los -Investigadores ; en cuanto a in especializaci5n temgtica, un porcentaje important° de las unidades dreadas en el period(' anterior a 1960 contienen informaci6n sohre "Derecho,....
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- 35 2.2.2
LocalizaciOn del Sistema
Con relaciOn al desarrollo del sistema desde el punto de vista de su
localizaciOn esylcial, se ha construido el Cuadro de Sintesis V, donde se muesTra que en in 'regi5n metropolitans' estin ubicadas el 75% de las unidades. Estas apoyan mayoritariamente a in funci5n Gobierno , corresponden en su gran
mayoria a organismos ptiblicos descentralizaelos y estarian orien-tadas a servir
a Dncentes y Estudiantes' y con una fuerte es-ecializaci5n en Historia,... .
For otra darte, fuera de in zona metropolitana se ubicaria aproximaJamente
un cuarta lel sistema total con las siguientes caracteristicas predeminie de
unidades a in funci5n 'EducaciOn y Cultura' y orientadas a servir a Dncentes
y Estudiantes .
2.2.3
OrientaciOn del Sistema hacia las 'Funciones del Desarrollo
A objeto de resumir los rasgos principales de los componentes del
sistema corresnondientes a cadia funciOn del lesarrollo°: se ha construido el
Cuadro de Sintesis VI. Alli se aprecia que las unidades que.apoyan in funci5n
EducaciOn y Cultura" son el grupo -redominante dentro del sistemn, 5stas fueron creadas preferentemente antes de 1960 aunque un porcentaje importante se
tree en el neri)do de 1961-1970 y se encuentran concentrodas en in canital.
Las unidades que apoyan In funci5n "Gobierno' fueron creadas en el -period° 19711977 y tambi5n se encuentran en in capital. El anilisis anterior deja en evi•
dencia, per lo tante, el d5bil apoyo de informaciOn a las funciones 'investigaciOn', TroducciOn" y servicios , factor que deberi ser debidamente estudiado si, en un futurn, se deseara establecer medics de informaci5n al servicio
de alguna 2e estas funciones.
2.2.4
listintas Instituciones del Desarrollo
Sede del Sistema en ,
Per 'ultimo, las componentes del sistema que correspenden a los distintos tilos do Instituciones del Desarrollo ', se analizan meliante el Cuadro
le Sintesis VII. Alli se letecta in ausencia de un grupo iredominante; las
unidades pertenecientes a Orcanismos Publicos' fueron creadas, en su gran mayoria, en el periodo 1971-1977, las unidades de los organismos universitarios
surgen mayoritariamente, en cambio, en el fer -l o anterior a 1960' y finalmente
se aprecia en todos los grupos un predominio de unidades localizadas en in capital. En t6rminos generales puede entonces afirmarse que la infraestructura
de informaci5n y documenteciOn parece haber respondido en una minima medida
las tendencias generales del proceso de desarrollo normalmente caracterizado
por un aumento en in complejidad de las funciones e instituciones que comnonen
el sistema economic° y social y en in paulatina difusi5n de los friltos eel eesarrollo hacia el resto de las reiones del eals.
Cabe destacar que esta adaptaci5n del sector informaci5n y documentacion se puede apreciar solo en terminos de tendencias partir de 1,s Indicadores globales que se han utilizado en este anilisis. En la nr5xima section
se tratari de averiellar se esta resnuesta del sistema corresponde cualitativamente a las necesidades le informaci5n planteadas Dor el proceso de desarrollo.
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2.3
Servicios, Recursos, Gestirm y Status de las Unidades
de Informaci5n y Documentaci6n
En esta section se .flresenta un anilisis de las caracteristicas
T)rcdominantes del funcionamiento intorno do las unidades de informaci6n ,Thara
ol desarrollo en Colombia. Asi, adoptando una visi5n amplie Sc describen las
unidades desde el unto 06 vista de los servicios que alias ofrecen a los
usuarios, de los recursas con que cuentan pare satisfacer las demand -as (1,3 infnrmaci5n, de la naturaleza de la gesti5n mediante la cual ranejan los recurs-)s y, de su status dentro del contexto institutional en qua se insertan.
El contanido aqui doscrito se estima relevente pare aquallas personas D instituciones que consideran la inf)rnaci:n coma un recurs() naci,
nal de ceractcristicas astrat4i;icas dentro del eroceso de desarrollo
y social. Estas instituciones, p)r lo:general, pertenecen a distintas
areas del quehacer national entre las qua clestacan los mecanismos de c-,ordinaci5n y planificacP-Sn del -obierno central, los or,7- anismos 7ubernamentales
descentralizados, las universidades, las instituciones culturales ancabczadas por la Biblietoca rational, las asocieciones de bibliotecas y de biblintecarios, etc. Ademis, esta sintasis seri de inter6s direct' pare el mac-, nismc institucional coordinador da las p-,liticas nacionales de informacin
qua an un future puedan estahlecerse en el pais.
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Los Servicios
Aqui se analizan todas nauellas actividados meliento las cueles las unidades transfieren sistam,ticamente informaci5n hacia los e:,entes
e instituciones del lesarrollo.
En el present° endlisis se hen considered-) los si.:-uientes 4 servicios bisicos > el servicio de circulaci;Sn (23)'c, el servicio de referencia
(24), el servicio de disaminacin selective de informaci6n (25), y el servicio de publicaciones le la unidad (27). Cada servicio se analiza en forma
individual a serr-dn f,ru,_:,- s de servicios a fin de apreciar sus caracteristicas
de conjuntc.
(") El nfimero entre parcntesis se refiare a la pia-ina del volumen II 'el
inforrae an que se presentan Para cala aspect°, su definiciln conceptual., los criterios de maHci.("'m y los 0-,t-is estacl isticos carrespondientes.
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En esta section se ha extractado la informacion mis importante de
las tablas del Capitulo 2, Vol. II, de este informe y se las ha vertido en el
cuadro de sintesis VIII. En dicho cuadro se distingue entre rasgos predominantes y rasgos secundarios del sistema de unidades de informaci6n sobre la base
de los porcentajes is significativos obtenidos en el anglisis detallado.
Respecto de la situaci6n individual de cada uno de los servicios considerados se advierte, en general, un predominio de unidades que ofrecerian un
apoyo limitado a las necesidades potenciales de informacion de los usuarios,
dado que predominan las unidades con un volumen mensual de atenci6n de consultas de referencia MEDIANO-BAJO; que ma's de un 50% no ofrece DSI y aunque el
volumen de publicaciones de las unidades aparece mayoritariamente como ALTO,
la variedad de las mismas se ubica en un rango MEDIO.
La situacion colectiva del conjunto de los servicios considerados se
ha estudiado, por otra parte, desde los siguientes 5ngulos: la amplitud del ran
go de servicios disponibles (29), el alcance geogr5fico de estos (30), y su gre
do de orientation hacia grupos de usuarios afines (31). A este respecto el diag
n6stico muestra una situaciOn m5s favorable que la situaci6n apreciada a trav6s
del an5lisis individual, dada que el rango de servicios es, por lo general, de
disponibilidad MEDIA-ALTA y el alcance geografico de dichos servicios es AMPLIO
dada que la mayoria de las unidades cubren la totalidad del ambito nacional.
Adem5s, como otro aspecto positivo destaca el hecho de que las unidades aparecen orientando sus servicios hacia grupos de usuarios afines, lo que indicaria
un esfuerzo de focalizaci6n hacia una comunidad homogenea a fin de incrementar,
a traves de un mejor conocimiento de sus necesidades, la eficiencia de los servicios de informaci6n. Lamentablemente, de los datos se podria inferir que este esfuerzo de focalizaci6n, alcance y variedad de los servicios ofrecidos no
corresponde, en igual medida, a un volumen significativo de los mismos. Cabe
destacar, sin embargo, que este resultado es, en cierta medida, reflejo de un
equilibrio entre oferta y demanda de informacion, lo cual es a su vez producto
de una continua interaction entre las unidades y los usuarios. Por lo tanto,
la situaci6n actual no puede explicarse ni coma un comportamiento inadecuado
de los usuarios, coma tampoco por una actitud pasiva de las unidades de informaci6n. En esta etapa parece importante plantear este problema a fin de que
las instituciones y especialistas nacionales identifiquen las posibles razones
que ban conducido a esta situaci6n. Asi, serd posihle formular con fundamento
las medidas conducentes a una utilizaci6n intense y eficiente de la informaci6n
coma ingrediente basic() en la preparation de estudios y en la tome de decisiones requeridas por el proceso de desarrollo.
Los Recursos
En este acipite se han considerado los 4 tipos b5sicos de recursos
que son necesarios para el funcionamiento de cualquier unidad de informacion
y documentaci6n. Ellos son: i) las fuentes de informaci6n, entendidas coma
el conjunto de acervos bibliogr5ficos a que tienen acceso las unidades entre
otras: su propia colecciOn, el sistema de informacion institucional que compren
-46 -
de los archivos y las fuentes de informaciOn existentes en las dependencias
substantivas y administrativas de la entidad y, las colecciones de otras unidades nacionales o extranjeras accesibles d traves (le catilopos colectivos;
ii) el personal a cargo de las actividades de procesamiento y transferencia
de information; iii) la-infraestructura fisica constituida c.e:r el conjunto
de elementos materiales necesarios para el desempeho de las distintas actividades tales como el local, los elementos de comunicaciOn y el equipamiento
de informaci5n y, iv) los-recursos financieros que permiten solventar al personal y a los medios fisicos y bibliogrificos que sean necesarios. La sintesis de los recursos se muestra en los cuadros IX y X adjuntos.
b.1
Las fuentes de informaci5n: En este rubro se consideraron, como ya
se ha mencionado, los siguientes 3 aspectos: la colecciOn de la unidad, el
sistema de informaciOn institucional y las colecciones de otras unidades.
La colecciOn se examin6 a su vez desde los siguientes puntos de vista: el tamaho de la colecci5n, apreciado tanto a traves de su componente de
libros y documentos no convencionales (32) como del correspondiente a publicaclones peri5dicas (33); su especializaciOn en terminos de areas o disciplinas
del desarrollo (34) y su actualizaciOn o relevancia potential apreciada a
traves del volumen y ritmo de adquislciOnes bibliograficas anuales (35). En
este campo el inventario arroja un diagn6stico claro, destacando como rasgos
predominantes la existencia de unidades con colecciones de libros y documentos
no convencionales entre 10.001 2,150.000 volumenes y colecciones de publicaclones peri6dicas dotadas con 500 titulos o m5s, estratos de tamato que para
los fines de este anilisis se consider5 como colecciOn MEDIANAS-ALTAS y GRANDES y la presencia de una cierta dispersiOn temltica de las coleccioned al
detectarse que alrededor del 40% de las unidades aparecen-eettrn0 ESPECIALIZADAS". Como rasgo secundario del sistema destaca un ligero predominio de
unidades con colecciones de libros y documentos no convencionales ubicadas
en el estrato MEDIANO-BAJAS con 25.000 vollimenes o menos y un volumen de
adquisiciones MEDIANO-ALTO, (entre 1001 a 3.000) y un incremento de la coleccion MEDIANO-BAJO (2% anual o menos).
En relaciOn con la integraci6n de las unidades al sistema de infermaciOn institucional (37) - medido en forma aproximada a traves del acceso
que ellas disponen a la documentaci5n generada por la institution - se observa un predominio de unidades con un grado de integration MEDIANO-BAJO.
Por ultimo, respecto a la participaciOn de las unidades en catilogos
colectivos, el inventario muestra un predominio de unidades que participan en
catglogos colectivos de alcance national (38.8%), aunque el porcentaje de los
que no participan es igualmente alto (35.8%).
Como rasgo secundario del sistema destaca un porcentaje significative de unidades con un grado de integraci5n ALTA al sistema de informacion institucional (28.4%).
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-49-
El Personal. Este aspecto se examinO tanto desde un punto de vista
b.2.
cuantitativo (dotaciOn del personal (40)) como cualitativo (nivel de formaciOn del personal (40)). Al respecto el inventario detecta un predominio de
unidades que poseen personal con formaciOn universitaria y que alcanzan en
conjunto un porcentaje de un 53.7% y un porcentaje igualmente significativo
(42%) de unidades con dotaciOn de personal de nivel de formaciOn ALTO; en
cuanto a la clasificaciOn de las unidades de acuerdo a los recursos humanos
con que cuentan, in:is del 40% tiene 'm5s de 10 personas laborando en ellas,
rango que pare los efectos de este estudio corresponde a la categoric de
GRANDES.
La Infraestructura Fisica: Con referencia a este rubro se analizaron
b.3
tres componentes principales: el local de las unidades, los elementos de comunicacion y el equipamiento especializado que ellas utilizan.
El local fu6 estudiad,o desde dos puntos de vista: cuantitativo (superficie total (42))y cualitativo (funcionalidad de las areas que se destinan
a las distintas actividades de la unidad (43)). A este respecto se aprecia
coma rasgo predominante la existencia de un numero apreciable de unidades (casi
un 37%) que poseen locales con una extension superior a 500m2, extension a la
que se le asigno un valor de GRANDES, y dotadas de areas INDEPENDIENTES (44.6%),
lo que permite afirmar que, en este aspecto, una parte importante de las unidades de informaciOn en Colombia es Optima. Por otra parte, los elementos de
comunicaciOn resultan ser un aspecto desfavorable del sistema de unidades de
informaciOn dada que alrededor del 75% de ellas solo cuentan con terefone. La
falta de medios modernos de telecomunicaciones tales coma el telex o cable,
las limitaria para participar en reties internacionales de informaciOn.
Con referencia a la accesibilidad y utilizaciOn de un conjunto de
equipamiento b5sicos (la miquina fotocopiadora, el equip° de reprografia y la
microlectora (45), se observe, en general, que alias presentan una disponibilidad BAJA (40.0%), en las unidades, lo que oermitiria inferir que la gran mayoria de ellas operan casi exclusivamente con t6cnicas convencionales de procesamiento de informaciOn. For otra parte, los equipos que aparecen utilizados
con mayor frecuencia resultaron ser la miquina fotocopiadora la cqal
es empleada par casi el 87% de les unidades, y la duplicadora de fiches (41.8%).
Los Recursos Financieros: La disponibilidad de estos recursos defib.4
nen la viabilidad y eficiencia de un servicio de informaciOn. Este aspecto fues
analizado desde tres puntos de vista: el monto del gasto anual de operaciOn (47'
el aporte financiero de la entidad a que pertenecen las unidades (49) y la evoluciOn del presupuesto destinado a solventar los gastos bibliogrificos, que
fu6 analizado tanto desde el punto de vista de su estabilidad (grado de fluetuaciOn (50)) y de su ritmo de crecimiento promedio (52). Con referencia a estos
aspectos destacan como rasgos predominantes la existencia apreciable de
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CUADROX:
SISTEMADEUNIDADES DE INFORMACION YDOCUMENTACION PARA EL DESARROLLO EN COLOMBIA:
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- 53 -
uniealcs con un nivel de ,-astn BAJO y MEDIANO-BAJO (m5s del 55%) y el hecho de
nue casi el 50% le las unidades son totalmente derendientcs del financiamiento
relominio de uniaportado per in entidad. Com:, rasp- o ',ositivo se aprecia un ,
dades cuya estabililad presupuestaria earn adquirir material biblinorificn cs
TOTAL (39 )).
c.
La Gesti(lin y Status le las Unidades
En este aciTitc se presenten aspectos relatives n in calidad de in
cresti5n con -lue se matejan las unidades y al status asi-nad ) a su funci5n
, )n. Sc estima quo ambos aspectos inciden fuertemente
dentro de in instituci'
en in eficiencie y eficacia de los servicios le informaci5n y 1Dcumentacir)n.
La aestin de las unidades se he estudiado a traves de 3 indicadores:
. (53), el -rado de concimiento estalistico de
el oralo de nr-anizaci'm intern,
servicios y recursos utilizados en in unidad (56) y el conocimiento intern()
de ins variables financieras, en especial lel monto y estructura lel -asto (57).
Una sintesis Oe los indicadores utilizados Para una lcscrincinn de estos aspectos se muestra en el cuadro XI adjunto.
En lichn cuadro se al,recia c)mo raseos oreeominantes in existencie
(5n interne
do_ un p-ruPo sic-nificativo de unidades, con un rra:n le nrFanizaci'
con rant-o MEDIANO-BAJO y ALTO, un 2:rade le conocimiento estalistico de recursos y servicios calificacio come ALTO y le un nramern apreciable de ellos -;ue
aperecen presentando un conocimiento ALTO y BAJO do los aspectos financieros.
toner una vision clara del medio dc 11 7estir)n interEsta polarizaci5n
y, por lo tento, el resultad-) estaria setans de las unidades de
lando 11 necesidad de complemcntar el diarnstico con un estudia mis detenido
de estos aspectos.
El status o valoraci6n de in 'funci'm informaci5n" en el contexts
de in entidad se ha aprecinlo a traves de los si7uientes indicadores: in su,)orvisi5n de in unidad ejercida por 11 entidad (60), in autonomia de in unidad en el manejo dc su presupuesto (61) y los incentives ofrecidos al personal quo incluyen: el nivel promedio de salaries asipnados alpersonal de in
unidad (64), las perspectives salariales de este personal en el contexto de
una carrera funcionaria (65) y las ocortunid.ed de perfeccinnamiento y capecitaci5n (66).
Una situation similar a in de in r-csti6n se eprecia en el resultadn
due arroja el examen del status. El inventarin setala un predominio de unidades con status administrative dc nivel MEDIANO-ALTO, con autononla eresupuestario con un nivel BAJO y MEDIANO-ALTO y eue cuenta con una nferta deficiente
de incentives al nerspnal al rredominar unidades con Persoectivas salariales
MODERADA-BAJAS. Como ras7ns secundarios aoarece in presencia lc un ryunn de
servicios de informaci5n con perspectives salariales ESCASAS y -)nortunidndes
de capacitaci5n RAJAS.
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RASGOSSECUNDARIOS
ORGANIZACION
ADMINISTRATIVO
DELAUNIDAD
AUTONOMIA
FINANCIERADE
LASUNIDADES
ELSISTEMA DE UNIDADES DEINFO RMACION YDOCUMENTACIONPARAELDESARRROLLOEN COLOMBIA:
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RASGOSPRIMARIOS
CUADROXI:
INCENTIVO
GESTION YSTATUS
PERSONAL
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•
- 57 -
A modo de sintesis, cabe recalcar -ue el anAlisis descrito se plantea como esencialmente descriptivo de la situaci5n del sistema de unidades
de informaci6n para el desarrollo en Colombia. En terminos yenerales, el
sistema aparece caracterizado por el predominio de yrupos de unidades con un
patron de servicios limitados, con una gesticln insuficiente en relaciim con
los recursos humanos y fisicos con eue cuentan (dotaci5n adecuada de personal,
locales yrandes y con Areas independientes, ricos fondos bibliogrificos, etc.).
Este panorama coexiste con un apoyo institucional no todo lo fuerte due seria
deseahle en cuanto a los incentivos proporcionados par sus entidades.
Cabe destacar, sin embargo, que se ester plenamente conciente jue
estos resultados reoueririan de un anlisis mAs profundo a fin de explicar la
existencia do un aparente circulo vicioso que podria exoresarse en los siguientes t6rminos: las entidades no respaidan a la funci5n de infprmaci5n -Dor es-timar que su aporte informativo as deficiente y este aporte de las unidades es
inadecuado precisamante poreue no recihen el apoyo financier: y administrativo
de las entidades de que dependen.
Un mecanismo que seria de gran utilidad para esclarecer estos problemas seria efectuar un anilisis explicativo mis profundo, a partir de la misma
base de datos, clue interrelacionen estos variables entre si y permita distinguir entre servicios muy Bien dotados de recursos caracterizados )or un funcianamiento orientado a satisfacer las necesidades do informacion de los usuari-)s
y lue cuenten con el apoyo institucional reraierido, y aquellos en oue su nivel
de operacion es bajo, su detaci5n de recursos minima o insuficiente y auc cuentan con un apoyo institucional practicamente inexistente. Esto, indudablemente,
permitiri- identificar arupos le unidades nue re-iueririan distinto tipa de
acciones de apoyo y fortalecimiento -or parte de las institucional locales a
de los organismos internacionales. Sin cmbarga, este anAlisis our si solo no
-)or'rA nunca ser suficiente, par sofisticado cnie sea, para identificar las razones o factures especificos ,ue dan cuenta de la situaci5n de un servicio de
infprmaci5n en particular. Ella solo podrA lograrse recogiendo las vivencias
y experiencias de sus usuarios y especialistas de informaci5n.
•
•
-59ALOUNAS REFLEXInNES FINALES
En este secci5n se nresentan algunas reflexiones cue CLADES estima
pueden ser valiosas, per una parte, en in fase de discusi5n y de diglogo que
halrg de iniciarse con el Seminario Nacional de Diagn6stico y tambien come
una breve descrieci5n de in situation de informaciOn a partir de in cual se
pueden sugerir e impulsar cambios en'Celombia. .Con este oLjeto se anticipan
algunas interrogantes y se eroponen, a titulo tentative, posibles respuestas.
6En cue medida es vglido el diagn5stico eresentado?
CLADES desea enfatizar, en erimer lugar, la esencial validez del
inventario, el cual, per sobre las limitaciones metodol5gicas inherentes a
este tips de estudio, ha resultado util For su enfoeue y la capacidad de identificar linens de acciln en el cameo de la informaci5n.
Ademgs, valdrla la pena seialer cue las limitantes de este trabajo
fueron todas producto de decisionesnecesarlas adoptadas en vistas de los
recursos disponiLles par:: recolectar la informaci5n y. la voluntad do CLADES
de aumentar al m5ximo in comunical-ilidad del informe.
Ass, ca>ria mencionar come primera limitaciOn la proveniente de in
defifticifIn de in unidad de an5lisis: los "servicios de informaci5n y documentaci5n" en el "cameo socioccon5mico". En efectc, el inventario, por una parte, se orients en forma exclusive hacia las bibliotecas y centres de documentaciOn, lo que implic5 dejar fuera los servicios de informaci5n estad5stica,
los medics de comunicaci5n social y los archives institucionales u otras dependencies de las instituciones del desarrollo que normalmente manejan inf rmaciOn relevante pare investigaciones o tome de decisiones.
For etre parte, las areas del desarrolle contompladas en in selocciOn de dichas 1 ihliotecas y centres excluyeron materias y temas cientlficos
y algunas materias generales en el 'area tecnolOpica y humanlstica.
Una segunda consideraci5n, aunque de menor importancia cue la anterior, la constituye in representatividad sectorial de la muestra y cue se expresa en que algunos sectores no aparecen representados adecuadamente .
Un Ultimo factor -le naturaleza diferente a los anteriores, lo constituye el hectic) nue el nrimere de aspectos seleccionados reprosenta una properciOn del total de antececentes recoeidos en in 'ease de dates del inventario
(aproximadamente un 60%). La decisi6n do reducir in ricueza del an5lisis
ohedeciS a razones emin.entemente prgcticas. Asl, se pens5, per una parte,
iue el tratamiento simult5nee de todos los as-ectos podria dificultar in
comunicaci5n del diagn5stico a los palses, y nor otra, in inclusi5n del rest;;
de factores huliera requeride un tiempo adicional apreciahle de e,laboraci5n
atrasado sienificativamente la entrega de este
del pre-informe, lo cue
documento. En consecuencia, se opt5 por dejar in preparaci5n de estudios mgs
detallados Tara futures etapas del proyecto.
•
-60 -Las limitaciones del presente informe, siendo las usuales, no parecen ser suficientes, nor lo tanto, para rester validez a las conclusiones generales cue han emergido de este fase preliminar ni dehieran impedir la iniciaciOn de acciones en este campo.
*
*
*
1.Como se visualiza la formulaci5n de programas concretos de acciOn?
La formulaciOn de la estrategia y tictica pare abordar los prrblemas identificados poi, el inventario y la ejecuci6n de las acciones correspondientes, es evidentemente de la responsahilidad de los participantes nacionales. En efecto, solo a ellos cabe identificar: i) problemas prioritarios de
informaciOn conforme los objetivos y carrIcteristicas propias de Colombia.
ii) politicas y programas concretos de acciOn en relation con los problemas
prioritarios; y iii) fuentes de financiamiento y asistencia tecnica, tanto
internas comp externas, pare implemental.
' estas medidas.
Se. piensa, ademis, :Luse estas definiciones previas serian product°
de un proceso convercente de discusiOn y dMogo donde estarlan representadas
las diferentes instituciones nacionales y puntos de vista existentes respect°
de lanfunciOn irformaci5n" en el pals.
En este contexto se estima esencial la participaci6n conjunta de
autoridades, especialistas y administradores del desarrollo y los especialistas de informacinn. CLADES desea enfatizar los inconvenientes que puede acarrear al lele,~-r exclusivamente en loS especialistas de informaci6n (hibliotecarios, documentalistas, archivistas, analistas de sistemas, etc.) la formulaciOn de programas de acciOn en este camp() sor estimarse tal vez que dichos problemas son solo de su incumlencia. Si hien se reconoce que muy poco
podr4 hacerse en ausencia de estos profesionales, el designarlos coma Calicos
responsables puede traer el riesgo de que sus decisiones, por hien inspiradas
cue est6n, no contemplen la evoluciOn total del oats or desconocerla, desarrollando sistemas de informaciOn inadecuados a los planes nacionales de desarrollo.
CLADES desea recalcar la importancia que tiene la DarticipaciOn de
las autoridades institucionales y politicas. y de los especialistas sustantivos en la identificaciOn de problemas prioritarios de informaciOn y la formulaci6n de acciones, pues estima esencial sue ellos refuercen a los especialistas de informaciOn ofreciendo las diversas capacidades cue los caracterizan,
entre otras:
Su capacidad Tara expresar sus necesidades especIficas de informaci5n y de evaluar, comp usuarios, la disponiLilidad de servicios en
el pais;
2.
su capacidad de implementer las politicas de informaciOn y armonizarlas con otras politicas del desarrolle tales comp: la de educeciOn, la de investigaci5n cientifica y tecnolOgica, la de inversion
agrlcola e industrial, etc;
•
-61 -
3.
su capacidad politica Para negociar la particinacign nacional en
redes o sistemas internacionales de informacign y de asesoramiento
en la cleccign y disene de sistemas y en la formulaciOn de politicas de fortalecimiento e integracign de las unidades de informacign;
4.
su capacidad de compatiIiiizar is asistencia tgcnica y financiera
internacional con la politica nacional de informaciOn.
For ultimo, se estima conveniente detenerse en el anglisis de un aspecto fundamental en el proceso de formulacign de acciones en el campe de la
informaci'm: Is brisqueda de s-luciones alternativas para los prohlemas pria)ritarias. La preocu:eacign por este aspect() surge al constatar las deficiencies conque se les maneja frecuentemente entre las que destaca la considerscign de un niimero reducido de alternativas y la ausencia do anglisis que expliciten las interrelaciones entre ellas.
A eljeto ce ilustrar estas ideas se exoone, a continuacign, un ajem
plo !lipetgtico simple. Asi, caLe imoginar una situacign en la cual el sector
prihlice considers de primers prioridad resolver el problema de nroliferacign
de unidades "uriperaonales" dada ^ue visualiza este aspecto come limitantc de
la eficacia de Its servicics ale 5nformacign. Aqui la respuesta o via seria
conla de dotar a las unidades con personal adicional. Sin emlarsr,o,
tam'aign merecerian ser evaluadas, tales come:
cehir ctras alternativas
i)
capacitar al encargado de is unidad en tgcnicas cue nermitan mc 4aasu servicio;
rar la eficiencia
ii)
revisar las politicas do servicios a fin de reducir is cargo de trabajo de las unidades unipersonales;
iii)
canalizar parte de la carga administrativa y sustantiva del servicio
de informacign hacia etras dependencias de is institucign;
iv)
encarreados Ce estas unidades no sean id5neos
en case de que
pars sus funciones, modificar los estatutos cue risen is contratacign y promocign del personal a fin de captar profesicnales capacitados mediante el ofrecimiento de incentivos salariales y una carrera funcionaria interesante.
En este ejemplo Tueden concehirse, aderigs, varias cemlainociones posihies de alternativas no excluyentes, cuya factihilidad do:enderg, a la postre,
conde la situacij'n re471amentaria y financiera de las institucienes
sideradas.
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•
- 62 -
LCuales serian algunas de las posilles acciones sugeridas por el
diagn5sticn
El inventario ha detectado una serie de tendencias positivas en el
pais que constituyen una situaci5n propicia para promover el camhio. Entre
ellas cahria destacar: una haze de recursos humanos adecuada come punto de
apoyo inicial; la tradiciOn, experiencia y calidad de algunos de los servicies de informaciOn y documentaci5n existentes; el inicie de una tome de
conciencia por parte de las autoridades de algunos sectores institucionales
manifestado en la creaci'n de unidades de inf)rmaci5n, etc.
For otra rarte, el diagnsticn ha permitido identificar diversas
areas en cue se requeririan accienes le mejoramiento de la situacin.
Estos resultados han llevadn a CLADES a sugerir, sin pretensicnes
de exhaustividad y sole a mode de ojemplo, algunos prchlemas cuya snluci5n
podria tenor un efecto multiplicador significative en el fortalecimiento del
sistema de unidades de infcrmaci&I y documentaci6n en Guatemala.
Para ello se han distinguide, a fin de ordenar los prohlemas, tres
planes posibles de accirm: i) dentro de las instituciones; ii) a traves de
los convenios interinstitucionales; y iii) en la coordinaci5n nacinnal.
Asl, dentro de las instituciones cabria mencionar, entre otras,
las siguiantes actividades:
1)
Programas de Promoci7n do la "Funci5n InformaciOn": complementaria
acciones internas destinadas a meiorar la calidad y a ampliar los
servicios que actualmante ofrecen a los usuarios las unidades de
informaci5n cue apoyan las labores sustantivas de entidades guhernamentales, universitarias, empresas privadas, etc. Una activa
prnmoci5n de los servicios de InformaciOn existentes, a fin de
lograr su efectiva utilizaci5n por parte de los usuarios, contrihuirlra a un acercamiento entre estos y la unidad lo cue, a su vez,
estimularla la demanda de infermacion y mejoraria la relevancia de
las respuestas entregadas Tor los servicios. Ademgs, las acciones
mencionadas prevocarlan un mayor apoyo a los servicios per parte
de las autoridades, especialistas sustantivos y funcionarios administrativos de la instituci5n, creando las condici
prnpicias
pare el mejoramiento gradual del status de la unidad.
2)
Estudios tendientas a incrementar la autonomia financiera y administrative de las unidades: consistiria en el disefie de normas y
procedimiento cue permitan una mayor responsalilidad financiera y
administrative a las unidades, a fin de aprovechar la conciencia
cue han demnstrado tenor respecto de sus costos e incrementar su
eficiencia. Pare ello se recueriria, coma pas() previa, fortalecer
la capacidad de gesti5n de las unidades a traves de progremas de
entrenamiento del personal de informacii'm nue les nosiLilite asumir
estas nuevas funciones. En estas actividades se visualiza, come un
factor esencial, la participacin de aquellos funcionarios adminis-
•
•
- 63 -
trativos claves dentro de la institucinn a fin de conseguir que los
procedimientos establecidos se armnnicen con el esquema organizativo total.
3)
Estudio de mecanismos de financiamiento estables: implicaria la concepci6n y adoption de medidas internas tendientes a asegurar un financiamiento estable y sabre todo ordenado pare las unidades. Elle
permjtiria, entre otras cosas, ilevar a cabo una politica de largo
plaz, de adruisicicnes biLliogrificas establecida de comtin acuerdo
entre las autoridades y especialistas sustantivos de cada instituciOn y el personal de informaci5n, politica cue incidiria en una
racinnalizaciOn de los costos, otorgaria continuidad y coherencia
del acervn billinFrafice y sentaria las bases pare pnsibles convenios de adcuisiciones cooperatives.
En el piano de convenios interinstitucionales
por otra iarte, los siguientes proyectos concretes:
podrian considerarse,
4)
Froyectcs de creacinn de reties de informaciOn: contemplaria el inicio de actividades cooperatives a fin de compartir los costes erecientes de eFtenciOn de material rublicado y su prncesamientn. Entre estas actividades nodrian incluirse: escuemas de ad-uisiciones
cooperatives, el estaLlecimiento de uno o mess catglogos colectivos
cue permitan tener acceso a un amplio acervo de informacinn, la firma de convenios pare compartir el use de ecuipos, etc.
5)
Propramas de capacItaciem conjuntos: consistiria en la organizacinn
de cursos para. el personal en tcnicas modernas do procesamiento de
informacinn con el anorte financier° y sustantivo de las unidades
participantes, a fin de reducir los costes de dichos programas y
maximizer sus leneficios.
En el plane de una coordination nacional, por Ultimo, podrian considerarse medidas tales corm:
6)
Proyectos do nivelacinn de la infraestructura de informacinn y documentaci•n: consistirian en el establecimiento en todas las instituclones del desarrrilo - ya se trate de organismos n6blicos a privados - de los mecanismos juridicos y financieros cue regulen y radioinfnrmacinn y documentation.
nalicen la creation de servicios
Dichos servicios deberian ester dotados de una capacidad tal ou, satisfaga los requerimientos internas y que, a la vez, les nermita
asumir un rol de enlace con el resto de las unidades y representar
a sus instituciones en los posibles convenios cooperatives cue se
establezcan.
7)
Programas de cocrdinacinn de la. asistencia tZ'icnica internacional:
se centrarian en la conception de un mecanismo nue nermita la identificaciein y canalizacinn:de la esistencia tecnica y financiera internacional disponi!le pare el cameo de la informaci5n hacia sectores
cue, siendn prioritarios en la estrategia de desarrollo del nals,
deban fortalecer sus servicios de documentation.
•
•
r -
Epilogo
•
Parece necesario precisar, finalmente, algunos alcances en torn()
a lo realized() hasta chore, por GLADES en CAlombia. Las metes iniciales del
Centro, al comprometerse a imPulsar este aroyecto eran, entre etras: informer
y crear conciencia del prolema de la informaciOn pare el desarrollo; eLtener
un conocimiento lo m5s real y fidedigno posible de la situaci6n de las unidades de informacin a e!jeto, posteriormente, de comunicarlo y ponerlo a disposici5n del 711s; promover una amplia participeci5n de las instituciones
nacionales pare lle-rar a conciusiones atingentes a la realidad del pals; estimular y orientar acciones concretes en este campe.
En le fase presence consideramos rue el exoyecto ha significade
avances en el logre de la mayor parte de dachas metes. Asi, a la fecha se
podrian setalar dentre de los avances:
i)
el adcuirir un conocimiento de la situaci5n de los servicios de inf< rmaci5n y documentaci5n en Colomia m5s actualized° y tal vez
m5s exhaustivo ue el disecni7ele en estudios anteriores;
ii)
el haler incorIerado a los es-ecialistas de informaci5n en las etapas de formulac ion del inventario y la recolecci5n de dates, lo nue
ha permitit'o un dilloeo respect° a is funci5n de la infermaciOn y
la documentaci5n comb recurs() del proceso de desarrollo.
For otra parte, es reoeciso mencionar importantes as:ectos quo, a
juicio de CLADES, aur. faltarla per im:ulsar en las fases eesteriores e cue
puede der orieen este inventario, entre etros: promover un camLio gradual en
las actitudes y concepciones de lo eue as el Pre'lema de infermaci5n en los
raises de Am6rica Latina; is intensificaci5n de un diilogo fructifero entre
autoridades, usuarics y especialistas y, por sohre todo, la materielizacin
de acciones tendientes 7 fortalecer y edecuar los servicios de informaci5n
y documentaci5n a las necesidades econ5mico-socieles.
Sin re star impertancia al posiLle aporte cue aqui corresponda a los
erganismos internacionales se riensa, sin emhargo, cue una respuesta eficaz
a estos desaflos dependeri casi exclusivamente de la active garticifaci5n y
aeorte creative del grupe human() national c-mstituldo por autoridades, usuarios y especialistas de informaci5n, cuienes deleriAn ejercer el liderazpo
en futures etapas aseFurand° asi una continuidad y relevancia de los esfuerzos pare permitir cue la "funcien infermaci5n" desempefie el pepel protagOnico
ue is cabe en el proceso de desarrollo.
*
4
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•
ANEX 0
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•
•
- 69 ANEXO
CALENDARIO Dr ACTIVIDADES
Visita de contacto: 7 a 12 de mayo de 1176
Primer viale al naffs de Luisa Johnson, Coordinadora c:,, Proyectos
de CLADES. Se realizaron los nrimero,, contactos con el rondo Colombian° de
Investigaciones Cientlficas y Proyectos Especiales "Francisco Jose de Caldas"
(COLCIENCIAS) y la Oficina de CE" AL en Dogot5.
La Coordinadora d- Proyectos sostuvo c,ntrevistas con personal adsinformaciein con el fin do exponcr los olHetivos d-1 proyeccrito a tareas
to "Invontario de Unidades dL. InformaciOn Socio-cconomica cn Amrrica Latina
y 01 Caribe" y dc ncontrar una contrapartt, naclonal; la ( lccciOn r =cayo
COLCIENCIAS.
Actividados do S. guimi.nto: Julio-agoE,to de 1976
Se hacen ilegar a COLCIENCIAS ejomplarks dcl pre-cu,:stionario prparados on CLADES para ser som -rtido a comontario do los esncialistas nacionales.
Primera visita do ser-uim5,,nto: 2 al 5 dc ac,osto do 1976
Visita a CqLCITYCIAS para rocogor las sugorencias al nr,-custionario, las cmo post,riormonte fuoron nroc,.:sadas ,Tqa CLADES c inclu5das
cucotionario docinitivo.
F,,,gunda visita
sagu:miento: 15 a.10. (1,. noviembrf do 197E
m5siOn
Lcty Ga-te, Documentalistq do CLADES, vliala a Bogotl
y lleva consigo 80 cuestionarios d(cinitivos pare; scr r nartidos nor COLCIENCIAS on el Pals. Tam-k-i6L ,:ntregei un orrador do una carta nor-, motivar las
respuestas 61 cuestionari,-; y otros documentos informativos sobre el proyecto.
T?rccra visita do seguimiento: 22 al 25 do fehroro de 1977
Viaje do Luisa Johnson, Coordinadorldc Proyectos, tiara - rtudiar,
comnietar y corr?gir aigunos de los cuestionarios ya remit dos a la contraf -lc.!litarian
part , nacional con cl fin dr ol- tener rcspuestas mas procisas
nroc samiLnto posterior de los datos cn CLADES.
Sc estudia el univrso de unidades de informacin icl:rntificado y
importantec a ser incorporadas
aquellas unidads
hac una selocciCn
tiempo.
n el invontario, debido a limitacionos do recursos humanos y
travrs do entrvistas c:ftcLa recolocci5n do los datos s, hizo
tuadas nor dos funcionarios d, COLCIENCIAS. La misma mtodoloaja sc sigui6
-70 -
con las unidades de informacirm de la provincia a dond concurriC personal
de COLCIENCIAS a realizar las ontrevistas.
Recolecci5n y Proccsaiento de la InformaciAn: Marzo octuhre de 1977
COLCIENCIAS recolecta toda la informaci5n que serpvioda. a
75
Santiago. 67 unidades do informacin respondieren al cuestinnaric
despachados- Obtenindos, por lo tanto, una respuesta del 89.3%.
La informacinn so procesa en Santiago nara: a) preparar un preinforme nacionci aue seri sore tide a discusinn de los expertos nacionales
de ipfr:rmaciF'n, plani-gicdcres y usuarios; h) confcccinnar un directorin
con las unidadc=t de*infornacinn que p.,rticiparon •on el proy. ctr.
Preparacinn del Pre-Inforne do Diagnnstico y del Directorin Nacional:Novienhre 1977 a-Junit, 178
Sc -nvia al p_ ais un h ,rr-,dor dactilografiodo de directrri,.) part
corregir y completer las inf-rmac-I,,nes entregadas en lns cu-otionari- c; se
cerregida por el punt- ', cal y se antra csta inforrecipe en CLADES
ncin al c(nPutadnr para sex pr,,ces,-‘da nor oT sistema ISIS cr• el fin de -,h‘.
d Unidades de Inforracinn Socio-Lc-)n-nicas oar,' Colembi,
tener un
Sc envia ci Dir,ctorio definitive al pais, so inicia 11 r ,daccin del pr,-inf ,rmo nacirnal s-,hr, la situacin dc 11 infraestructur-, do
(h ,- red- r)
inf-rmacirm s'ci- -cc-nmica on el p,-.1s. Envie, de dicho
p r
al punt fecal naci-nal papa ser distribuld- y s
part° d, los eTnecialis+as colontir,nos.
Orgaiizadiem de.azl Seminapi.o de Dianostico on el pais: Julio-Agosto 1978
Se fijan las fechas I'ard dicho seninario en el cual CLADES
actuary como moderador de las discusiones del documento de base preparado en
en el Centro.