Instrumentos Públicos Notariales

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Instrumentos Públicos Notariales
Élvito RODRÍGUEZ DOMÍNGUEZ
I. CONCEPTO DE DOCUMENTO
E INSTRUMENTO
La doctrina es uniforme en cuanto al
concepto de documento e instrumento,
considerando al primero como el género
y al segundo como la especie. Dentro de
esta uniformidad conceptual, tomamos las
definiciones que sobre ambos da quien file.
ra distinguido maestro sanmarquino Dr.
Mario Alzamora Valdez, para quien:
"DOCUMENTO
es todo objeto fisico
que representa y sirve para demostrar J.l
realidad de otro objeto, de un hecho o
de un acontecimiento cualquiera".
"INSTRUMENTO
es todo objeto material representativo del pensamiento
mediante la escritura"!
A esta definición habría que agregar
que el instrumento no solamente representa el pensamiento sino también la \'0Jumad, y en el ámbito del Derecho, básicamente es representación de la voluntad,
porque el acto jurídico es la manifestación
de voluntad destinada a crcar, regular o
extinguir relaciones jurídicas (Art. 1400
del Código Civi]).
1
Matio AlZJII10rJ VJld~z. DERECHO
176-177.
Bien es cierto que la manifestación de
voluntad que genera e! acto jurídico puede ser expresa o tácita; y, que la expresa,
puede ser formulada oralmente, por escrito o por otro medio directo; lo común en
las relaciones jurídicas, es que Ja manifestación de voluntad se formule por escrito
(Art. 1410 del Código Civil).
El instrumento no solamente es reprcsent<1ciónde /<1voluntad r de! pensamiento, sino también descripción de objetos o
hechos.
El Código de Procedimientos Civiles
de 1912, utilizaba indistintamente "documemo" e "instrumcilto", pero refiriéndose al concepto de in~trumento, es decir al
documento escrito; así el artículo 4000
enumeraba los instrumentos pÚblicos; el
;1rtículo 4080 se refería a los documentos
pÚblicos o privados redactados en idionu
extranjero, e! artículo 4100 a instrumen-
tos privaJos, el artículo 411 o a contradocumentos privados re! artículo412°
trumemos privados.
a ins+
El Código Procesal Civil vigente usa la
PROCESAL CIVIL. TEORlA DEL JUICIO ORDIN
RlO, Edkión 1966. Pip.
58
DERECHO
NOTARIAL.
denominación de "documento", en el concepto que la doctrina asigna a tal vocablo.
En efecto, entre los medios probatorios
considera a los documentos (Art. 192°,
inciso 3°); y, define al documento, como
"rodo escrito 1Iobjeto que sirve parJ. acre"
ditar un hecho" (Art. 233°),YJ los documentos escritos los clasifica en pÚblicos y
privados, refiriéndose luego a otr,IS clases
de documentos, como Jos impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cimas cinematOgráficas y
otras reproducciones de audio o video, la
telemática en general y demás objetos que
recojan, contengan o representen algÚn
hecho, o una actividad humana o su resultado (Are 234°)2
Se aprecia claramente que el Código,
sin mencionado, distingue el instrumento del documento, prefiriendo usar la denominación genérica del documento, cuando se rdiere a instrumemo, como se apre.
cia en los artículos 2350 y 236°, que legislan sobre los documentos pÚblicos y los
docl1memos privados, respeni,'amente.
II. CLASIFICACIÓN DE LOS
INSTRUMENTOS
Los instrumentos se clasifican en pÚblicos y privados:
l. Instrumentos PÚblicos." Son aquellos
en los que ha imervenido un funcionario público en ejercicio de sus funciones.
El funcionario pÚblico en ejercicio de
sus funciones deja constancia de:
a. Hechos re,¡lizados en su presencia;
b. Declaraciones de las panes;
c. Hechos propios del funcionario; y,
d. Expide copias certificadas de los do-
2
ELVITO RODRíGUEZ
DOMÍNGUEZ
cumentos originales que existen en
su poder.
2.lnstrumentosPrivados..Sonaquel!os
otorgados por las partes, sin intervención de funcionario pÚblico. Estos instrumentos pueden ser escritos y firmados por sus autores; escritos por un tercero, pero firmados por el autor; escritos y firmados por un tercero a ruego
del autor; escritos por el autor, pero sin
firma; y, ni escritos ni firmados por el
autor.
Para el Código Procesal Civil:
Es documento público:
A) El otorgado por funcionario público en
ejercicio de sus atribuciones; y,
B}La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia. La copia
del documento pÚblico tiene el mismo
valor que el original, si está certificada
por Auxiliar Jurisdiccional respectivo,
notario pÚblico o fedatario, según corresponda (Art. 235°).
Es documento privado, el que no tiene las características del documento pÚblíco.La legislación o certificación del documento privado no lo convierte en pÚblico
(Art. 236°).
III. INSTRUMENTOS
PÚBLICOS
NOTARIALES
1. Concepto.- Los instrumentos pÚblicos
notariales, son aquellos que el notario,
por mandato de la Jey o a solicitud de
parte, extienda o autorice en ejercicio
de Sll función, dentro de los límites de
su competencia y con las formalidades
Sc~ún el dittion~rio: telcmátlCl es I«nica que: pc:rmite: tombinar las posibiHdadc:s de: la inform;\ti", y I;OSde 100di,'e:r¡.o¡
si¡\~fT1;\Sde:com\ll1icKiÓn,
n";STRUMENTOS
PÚBLICOS :\'OTARfALES
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de ley (Art. 23° del Decreto Ley N0
26002 - Ley del Notariado).
Esta definición o concepto de inst'umento público notarial guarda COncor.
dancia con las funciones que la misma
ley le asigna al notario, como profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y Contratos que ante él se celebran.
Para ello formaliza la voluntad de los
otorgantes, redactando los instrumentos, a los q ue confiere autenticidad, conserva los originales y expide los tr.lslados correspondientes.
Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de
asUlltos no contenciosos previstos en la
ley de la materia (Art. 2° de la Ley del
NOtariado y Primera Disposición Fina!de
la Ley N° 26662).
2. Clases de Instrumentos Públicos Notariales.- La Ley del Notariado clasificJ
a los instrumentos pÚblicos not,\riales,
en PROTOCOLARES y EXTRAPROTOCOLARES.
Son instrumentos públicos protocolares las escrituras pÚblicas
r demás actas que el notario incorporJ al prOtocolo notarial; bs cuales debe conserv,lr }'
expedir los tr.lslados, es decir, las copias
que la ley determina (An. 25° de la Ley
del notariado).
Son instrumentos públicos extraprotoeolares las act.lS y demás cenificacio.
nes notariales que se refieren a actos,
hechos o circunstancias que presencie
o le conste al notario por razón de su
función, las cuales no incorpora al protocolo notarial (Art. 26° de J;¡uy del
Notariado).
3. Protocolo Notarial.- El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que
el notario extiende los insrrumentos públicos protocolares con arreglo a Ley
(An. 36° de la Ley del Notariado).
Con cada diez (10) registros se forma
un (01) tomo, que debe encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utiliución, los que serán
numerados en orden correlati\.o, respondiendo el notario del buen estado
de consen.ación de los tomos (An. 41
°
Y42° de la Ley del Notariado).
Forman el protocolo notarial los siguientesregisrros:
a. De escritur.lS pÚblicas;
b. De testamentos;
c. De actas de protesto;
d. De actas de transferencia de bienes
muebles registrables; y,
e. Otros que la Leydetermine (an. 370
de la Ley del Not;¡riado). Conforme
a este inciso, se ha creado el Registro de Asuntos No Contenciosos (Primera Disposición Complementaria
de la Ley N° 26662).
4. Registro Notarial.- El registrase como
pone de cincuenta (50) tejas ordenad~\s
corre!ati\.amente, segÚn su numeración.
Puede ser llevado de dos maneras:
a. En veinticinco (25) pliegos de P;\pel
emitidos por el Colegio de Notarios,
los mismos que se colocarán unos
dentro de otros, de modo que las fajas del primer pliego se;\ 1;1primera y
b (¡ltiHu, que las del segundo sean b
segllnd~\ y penÚltim~¡ )' así stlcesiv,\mente; y,
b. En cincuenta (50) hojas emitidas por
el Colegio de Notarios, que se (010cadn en orden de su numeración seriad,t, par.l permitir el liSOde sistemas de impresióncomputarizado (Arr.
38° de la Le)' del Notariado).
Cada registro debe ser autorizado antes de su utilización, medianre un sello
y firma puesIOs en la primera foja por
un miembro de la Juma Directiva del
Colegio de Notarios, designado por el
Decano, con conocimienro de la JlInta
60
DERECHO
NOTARIAL.
Directiva (An. 39° de la Ley del Notariado).
El registro se cierra el treimiul10 de Diciembre de cada bienio, sentándose a
continuación del Último instrumento
una canstancÜ suscrita por el notario,
de la que remitirá copia al Colegio de
Notarios.
Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada p;í.gina con la indicación que no corren (Art. 44° de ]a Ley del Notariado).
5. Registro de Escrituras Públicas.- El registro de escrituras pÚblicas es aquel en
el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que ]a Ley determina (Art. 50 de la Ley del Notariado).
Escritura Pública.- Es tododocumcntO matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que
contiene llllOOmás actos juódicos(Art.
51 ° de la Ley del NOtariado).
Protocolización.Por la protocoJización se incorporan al registro de escrituras pÚblicas los documentos que la
ley, resolución judicial o administr,ttiva
ordenen. Esta incorpor,lción se re;\liza
sentando un acta en el registro de escrituras pÚblicas y agregando los docu.
menros materi;\de protocolización ,11final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización, los que no po.
drán separarse del registro por ningÚn
motivo (Arts. 64°, 65° y66° de la Ley
del Notariado).
Actas.- Las actas consignan los actos,
hechos o circunstancias que el notario
presencie o le conste y que no sean de
competencia de Otra función. Las actas
pueden ser suscritas por los interesados
y necesariameme por quienformule observación (Art. 98° de la Ley del Notariado).
Las actas pueden ser protocalares a ex-
ELVITO RODIÚGUEZ
DOJ\IÍ:>:GUEZ
traprotocolares, según se incorporen o
no al protocolo. Solamente se incorporan aquellas que la ley determina. Generalmente las actas son documentos
extraprotocolares.
6. Registro de Testamentos.En el registro de testamentos se otorga el testamento en escritura pública y el cerrado. Se ¡¡eva en forma directa por el notario para garantizar la reserva que la !ey
establece; y, en el otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las
de la Ley del Notariado.
7. Registro de Actas de Protesto.- En el
registro de actas de protesto se extienden las actas de protestO de los títUlosvalores. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible su uso en formatas impresos (Arts. 75° y 77° de la uy del
Notariado).
El protesta se hace en el lugar de presentación para el pago, según la naturaleza del título, p.¡ra dejar constancia
de que éste no ha sido acept;¡do o no
h,t sido pagado, .¡Úncuando la persona
designad.¡ para aceptar o pagar cstl\viere ausente o hubiere fallecido. El protesto se entiende con la persona que se
t:11..:uentreen el lugar donde debe practicarse ]a diligenci,1 (Art. 50° de la uy
N° 16587 "De Títulos-V;tlores").
8. Registro de Actas de Transferencia
de bienes muebles registrables.. En
este registro se extienden las actas de
bienes muebles registrables, que podrán
ser:
a. De vehículos usados; y,
b. De Otros bienes muebles identificab1es que la ley determine.
Las actas podrán constaren registros espedaliz.ados en raz.ón de los bienes muebles materia de la transferencia y en tormularios
impresos
para tal fin (Arts, 78
o
y 80° de la Le}"del Notariado).
9. Regisrro Norarial de Asuntos No Con-
INSTRUMENTOS
PÚBLICOS NOTARJALES
tenciosos.- En este registro constan las
escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley de Competencia Notaria] en Asllntc~ No Contenciosos N° 26662_
10. El Archivo Notarial y Los Traslados.a. El Archivo Notarial: Está imegrado por:
1) Los regiStros que lleva el notario
conforme a la Ley del Notariado;
2) Los romos de minutas extendidas en el registro;
3) Los documentos protocolizados
conforme a ley; y,
4) Los índices que seña!a la Ley del
Notari~ldo(Art. 81 °delaLeydel
Notariado).
b. Traslados: Son traslados las copias
certificadas o certificaciones que expide el notario de los instrumentos
públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.
Los traslados de los instrumentos
públicos prorocolares pueden ser:
testimonio, boleta y panes.
1) Testimonio: El testimonio contiene la transcripción íntegra del
documento público notarial con
la fe que da el norariode Sllidentid.Id con la matriz,]a indicación
de su tech;¡ y foja donde Corre,
la const;¡ncia de encontrarse sus.
crito por los comparecientes yautorizado por él, rubricado en cada lIna de sus fOj.lSy expedido
con un sello, signo y firma, con
la mención de la fecha en que lo
expide (An. 83° de la Ley del
Notariado).
2} Boleta: Lt boleta expresa un resumen de!. instrumento público
notarial o transcripción de las
cláusu]as o términos que el inte-
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resado solicite y que da el nOtario, con designación del nombre
de los otorgames, naturaleza del
acto jurídico, fecha y foja donde
corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fajas,
expedida con su seJlo y firma, con
mención de la fecha en que la expide. El notario cuando lo considere necesario, agregará cua]quier referencia que dé sentido
o complete la transcripción litera] solicitada (Art. 84° de la Ley
del Notariado).
3)Parte: El parte es la transcripción del instrumento público notarial al Registro Público correspondiente para su inscripción.
Contiene la t.anscripción integra
de! instrumento público notarial
con la fe del notario de su identidad con la matriz, la indicación
de su fecha y Ja constancia de encontrarse suscrita por los comparecientes yautorizado por él, ru.
bricado en cada una de SllSfajas
expedido con su sello}' firma, con
]a mención de ]¡¡fecha en que lo
expide (Art. 85° de la Ley del
Notariado).
El tesrimonio,la bolct.a y e! parte pueden expedirse a elección del notario, a
manuscrito, mecanog..afiado, en copia
fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción (Art. 86° de ]a
Ley del Notariado).
No se puede expedir testimonio, boleta ni parte del instrumento público
notarial que noha sido suscrito por alguno o todos los comparecientes. En
tales casos, podrá expedir constancia
que el instrumento ha sido extendido
y no ha sido suscrito por aJgurio o to-
62
DERECHO
NOTARIAL.
dos los comparecientes (Art. 90° de
la Ley del Notariado).
11. Inst['umentos Públicos Extraprotücolares.. Son instrumentos pÚblicos
extraprotocolares aquellos que no se
incorporan en el protocolo notarial; y,
pueden ser actas y certificaciones.
En las actas, el notario consigna los
actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de
competenciadeotrafuoción
(An. 98°
de la L=y del Notariado). Son actas:
a. De autorización para viaje de menores;
b. De autorización para matrimonio
de menores;
c. De destrucción de bienes;
d. De entrega;
e. De jumas, directorios, asambleas,
comités y demás actuaciones corporativas;
f. De licitaciones y concursos;
g. De remates, subastas e inventarios;
h. De sorteos y de entrega de premios;
y,
i. Otros que la ley seii<\le(Art. 94° de
la Ley del Notariado).
Certificaciones: En la certificación dej.\ constancia de aquello que hace o le
consta. Son certificaciones:
a. La entrega de cartas notariales;
b. La expedición de copias certificadas;
c. La.legalización de firmas;
d. La legalización de reproducciones;
e. La legalización de apertura de libros; y,
f. Otrasquelaleydetermine(Art.95°
de la ley del Notariado).
12. Poderes.- Los poderes ante notario
pueden ser de las siguientes modalidades:
a. Poder por escritura pública, que
es aquél que se incorpora en el registro de escrituras públicas.
ELVITO RODRÍGUEZ
DOMÍNGUEZ
b. Poder fuera de registro, reúne los
requisitos del poder por escritura,
pero que no se incorpora en el registro; y,
c. Poder por c.arta con firma legali.
zada, es aquél que se otOrga en do.
cumento privado y en el que el notario legaliza la firma del otorgante (Art. ll7°, llSo, 119° Y 120°
de la Ley del Notariado).
En cuanto a poderes, el 14 de febre.
ro de 1978, se dictó el Decreto Ley
N° 22086, cuyo artículo 1 ° modifica
el artículo 74° de la Ley del Notariado vigente en aquella fecha, que legislaba sobre los poderes fuera de registro para procesos penales y civiles; y, a
la vez, en su artículo segundo dispone que en la vía administrativa, para
gestiones, por montos que no sobrepasen los 5/.80,000.00 así como para la devolución de documentos de carácter personal, títulos profesionales tl
otros simiLlres, bastará la presentación
de poder fuera de registro, Asimismo,
en el artículo tercero establece las clases de poder que se necesita para cobro de pensiones, remuneraciones y
otros beneficios derivados de ellas, incluyendo reintegros y devengados.
Los momos señalados en este artícu.
lo, han sido actualiz.~dos por DecretO
Supremo N°033-83-JU5 de 22 de julio de 1983, de la siguiente m.mera:
a. De 111.í.s
de una Unidad Impositiva
TributMia por escritura pÚblica;
b. De medi.1 Unidad lmpositiva Tríbutaria mediante poder fucrade registro;y,
c. Decamidadesmenoresamedia Unid.td Impositiva Tributaría por carta poder con firma legalizada por
notario y a falta de éste por Juez de
Paz.
La actUal Ley del Notari;tdo - Decreto Ley N°26002, vigente desde el 28
n,STRUMENTOS
PÚBLICOS NOTARIALES
de diciembre de 1992, derogó la anterior Ley del Notariado N° 1510 Y
sus modificatorias, yvarios dispositivos
legales, entre los cuales no consta el
Decreto Ley N°22086, por lo que éste está vigente, a excepción de su artículo primero que al ser modificatorio
dd artículo 74° de la anterior Ley del
~otariado, ha quedado derogado, por
haberse derogado dicha ler.
La Unidad Imposiriva Tributaria vigente es de S/ .2,400.00 (Dos mil cuatrocicntos y 00/100 Nuevos Soles),
según Decreto Supremo N° 134-96EF publicado el 31 de diciembre de
1996.
13 Valor Probatorio de los Instrumentos Públicos Notariales.- El Código
de Procedimientos Civiles establecía
que los instrumentos públicos otorgados con las formalidades legales, producen fe respecto de]a re.llidad del acto verificado ante el notario o funcionario que los extendió o autorizó (Art.
401°): que igualmente merecen fe las
copias de instrumemos pÚblicos autorizados por el notario o funcionario
público en usade sus arribuciones (Art.
402°); que se tiene por verdadero el
comenido del docLLmemo privado reconocido (Are 430°); y, que los documentos privados no reconocidos,
tendrán el valor que les asigne el prudente arbitrio del juez (Art. 433).
El Código Procesal Civil vigente, pese a que distingue el documento privado de] documento pÚblico, no contiene normas específicas sobre el valor
probatorio de cada uno de esos docu-
63
mentos, solamente tiene una norma
genérica sobre la valoración de los me.
dios probatorios, según el cual todos
los medios probatorios son valorados
por el Juez en forma conjunta, utili.
zando su apreciación razonada (Art.
197°);)' en cuanto al documento privado reconocido, establece que tiene
para las partes y en relación a tercero,
si éste es el otorgante, el valor que el
Juez]e asigne (Art. 246°).
La \igente Le)' del Notariado, dispo.
ne que los instrumentos pÚblicos notaria]es morgados con arreglo a lo dispuesto en la le}', producen fe respecto
a la realización del acto jurídico y de
los hechos y circunstancias que el notario presencie (Art. 24° de la Ley del
Notariado); y, que la autorización del
notario de un instrumentopúb]icoex[raprotoco]ar, realizada con arreglo a
las prescripciones de la Ley del NOt<l.
riada, da fe de la realización del acto,
hecho o circunstancia, de la idenrid;ld
de las personas u objetOs, de la sus.
cripción de documentos, confiriéndole fecha cierta (An. 97° de la Ley del
Notariado). Estas Normas no han sido derogadas por e] Código Proces.tI
Civil, por loque considero que el Juez
debe ap]icarlas al valorar los instrumentos notariales.
El artículo 12° de ]a Ley N° 26662
"Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos" dispone que el
documentO notarial es auténtico)' pro.
duce todos SllSefectOs, mientras no se
rectifique o se declare judicialmente SlI
invalidez.