Manual de financiación
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Manual de Operación “Financiación” Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación masiva y por empleado La financiación es el proceso de comprometer el recurso de la nomina de cada trabajador por Partida Presupuestal, Fondo, Área Funcional, Centro de costo, Unidad Organizativa y División Las partidas presupuestales que se deben de comprometer al inicio del año son todas aquellas que vayan relacionadas con la plaza y estas son 1130 SUELDOS BASE AL PERSONAL 1310 PRIMAS POR AÑOS DE S ERVICIO 1320 PRIMAS DE VACACIONES 1340 COMPENSACIONES 1410 APORTACIONES DE SEGUROS 1540 PRESTACIONES CONTRACTUALES 1590 OTRAS PRESTACIONES 1710 ESTIMULOS 1810 IMPUESTOS SOBRE NOMINAS Existen otras partidas presupuestales que se dan durante el año y al momento de ser ingresados el movimiento a la nomina deberá de financiarse ya sea de forma individual o en forma masiva y las partidas presupuestales mas comunes son 1210 HONORARIOS 1340 COMPENSACIONES 1440 APORTACION PARA REGUROS 1550 APOYOS A LA CAPACITACION 1590 BECAS PARA HIJOS DE LOS TRABAJADORES 1710 ESTIMULOS Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Para dar inicio a la financiación quincenal es recomendable primero hacerlo en forma masiva y como primer paso será poner en el campo de transacciones la Transacción ZHR_PBC04 y dar ENTER Una vez que hayamos entrado desplegara la siguiente pantalla y al ser llenada mostrara los empleados pendientes de financiar, solo necesitamos llenar los siguientes campos. AREA DE NOMINA que le pondremos asterisco para que muestre tanto al personal de Base como a los Honorarios. SOCIEDAD en este campo pondremos la ENTIDAD que queremos visualizar es decir si queremos ver las dependencias centralizadas pondremos GEG, si queremos ver el Instituto de la Mujer Guanajuatense pondremos IMUG y poniendo las siglas de cada organismo nos despegara los empleados pendientes de financiar de los mismo, si desconocemos la Sociedad de los Organismos podemos desplegar el MACHCODE y mostrara una lista con cada una de las sociedades y solo daremos doble clic en la sociedad que deseamos desplegar para que sea seleccionada STAT. GLOBAL DE OBJETO DURANT (Status global del objeto durante ejecución del recurso comprometido) aquí siempre será “E” (erróneo) para que despliegue únicamente los empleados que están pendientes de financiar Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Una vez que hayamos llenado estos campos daremos F8 o bien clic en el icono ejecutar la siguiente pantalla y desplegara En esta pantalla seleccionaremos la columna “nº pers” y se pondrá en color naranja y después “CONTROL C” esto nos permite copiar el número de los empleados a financiar y poder pegarlo en otra pantalla que veremos mas adelante, una vez que lo hayamos seleccionado nos regresamos al menú principal con F3 o bien con el icono BACK una vez que hayamos llegado al menú principal entraremos a la transacción HRPB C_ENGINE_PNP como se muestra en el recuadro rojo de la siguiente pantalla y haremos clic en el icono CONTINUAR Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Una vez que hayamos ingresado a esta transacción nos abrirá la siguiente ventana donde llenaremos los campos En el campo NUMERO DE PERSONAL haremos clic en el icono SELECCIÓN MULTIPLE siguiente ventana y abrirá la Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación En esta pantalla pegaremos el número de los empleados que fueron copiados en la transacción ZHR_PBC04 como vemos en la pantalla de arriba solo hay lugar para 8 números de empleados sin embargo si le damos clic al icono UPLUAD DE PORTAPAPELES podemos pegar cualquier cantidad de “ID” Previamente copiados hasta 999, como lo muestra en la pantalla inferior donde como ejemplo pegamos 97 números de empleado. Una vez que hayamos pegado los ID de los empleados daremos clic en el icono TOMAR devolverá a la caratula inicial. o bien F8 y nos Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación En la caratula inicial una vez que ya pegamos el ID PARALELIZACION como lo muestra en el recuadro rojo de los empleados seleccionaremos el campo Una vez que hayamos hecho clic en PARALELIZACION se despliega una pequeña ventana llamada PARAMETRIZACION PARA EL TRATAMIENTO PARALELO debajo de estos campos como se muestra en la siguiente pantalla. Y en el campo CTD OBJETOS POR JOB cambiaremos el 100 que nos da por default por el numero 5 esto nos permite lanzar 5 Job`s con 5 empelados cada Job. Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Una vez llenos estos campos mandaremos en forma de “FONDO” la financiación masiva es recomendable lanzarlo en esta forma porque si se llega apagar la maquina o en su defecto salirnos del sistema la financiación seguirá trabajando. Para mandarlo en forma de fondo nos iremos al menú principal en la parte de arriba y haremos clic en PROGRAMA y EJECUTAR PROCESO DE FONDO como se muestra en la siguiente pantalla. Una vez seleccionado nos desplegara la siguiente Ventana. En esta pantalla daremos clic en el icono CONTINUAR y nos pasara a la siguiente pantalla Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación En esta pantalla daremos 3 clics el primero en el icono INMEDIATO el segundo en el icono VERIFICAR y el tercero en el icono GRABAR en este orden deberán hacerse los clic porque si se hacen de manera distinta no funcionara, una vez hecho esto nos vamos al menú principal y entraremos a la transacción SM37 Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Una vez que hayamos entrado a la transacción SM37 nos desplegara la siguiente pantalla En esta pantalla solo hacemos clic en el icono EJECUTAR y nos pasa a la siguiente pantalla En esta pantalla podemos ver los Job`s que están trabajando aun en azul y ya cuando hayan terminado se ponen en verde como los que están arriba del recuadro rojo que incluso tienen la leyenda de TERMINADO para saber cuando ya se terminaron de correr todos los Job`s hay que estar haciendo clic en el icono REFRESCAR Hasta que todos los renglones estén en verde con el status TERMINADO, este procedimiento de f financiación masiva hay que hacerlas las veces que sean necesarias hasta que ya no queden empleados por financiar, se recomienda que cuando ya queden pocos empleados por financiar se hagan en forma individual. Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación FINANCIACION INDIVIDUAL POR EMPLEADO La financiación individual aplica cuando hacemos un movimiento a la nomina (ALTAS, PROMOCIONES, PERMUTAS, BAJAS, LICENCIAS, BECAS, RETRIBUCIONES, QUINQUENIOS O CUALQUIER PERCEPCION ADICIONAL) y deseamos financiar en el momento después que hemos terminado el movimiento a la nomina, para dar comienzo necesitamos tener el ID del empleado e ingresar a la transacción PA20 y dar ejecutar en el icono CONTINUAR Una vez que ingresamos a la transacción desplegara la siguiente pantalla donde llenaremos los campos Nº PERSONAL e INFOTIPO (que será el 724 siempre) como se muestra en la pantalla inferior Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Una vez llenos los campos de la pantalla anterior hacemos clic en el icono VISUALIZAR siguiente pantalla. y nos mandara a la En la pantalla de arriba debemos saber identificar cuando hay error de financiación ya que el icono de STATUS MODIFICADO aparece con dos flechas azules y en el recuadro la leyenda marcado para refinanciación como se puede observar en la siguiente imagen (si el empleado ya fue financiado correctamente este icono aparecerá en verde y si no debemos de hacer el proceso de financiación) Para que el empleado sea financiado daremos clic en el icono CREAR COMPROMETIDO y nos pasara la siguiente pantalla. NOTA en el recuadro rojo grande aparecen las cuentas de mayor con algunos importes esto quiere decir que ya ha comprometido algún recurso en cualquier otro momento si aparece en gris es porque no ha comprometido recurso nunca para el ejercicio en curso, cabe hacer mención que si lo refinancias “N” veces solo comprometerá el recurso necesario para el ejercicio actual y nunca duplicara el recurso. Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Si el empleado cuenta con el recurso presupuestal en el sistema no debe de tener ningún problema al ser financiado y dará como resultado una pantalla con los resultados en verde como se muestra en la pantalla anterior, si es este el caso con esto se concluye el proceso de financiación individual y debemos de regresarnos a la pantalla principal para seguir financiando a los empleados aun pendientes por financiar. Existen 3 errores de financiación que son los más comunes y daremos un ejemplo de cada uno El principal error de financiación es por falta de recurso ya que se mete el movimiento a la nomina sin contar con el recurso presupuestal en el SISTEMA R3, veamos un ejemplo de falta de recurso presupuestal Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación Como primer paso entraremos a la transacción PA20 y llenaremos los campos Nº PERSONAL con el ID o numero de empleado y el campo INFOTIPO con el 724 como se muestra en la siguiente pantalla. Una vez llenos estos campos daremos clic en el icono VISUALIZACION y pasara a la siguiente pantalla. En esta pantalla marca error de financiación puesto que el icono de STATUS DE FINANCIACION las flechas en azul entonces debemos de dar clic en el icono CREAR COMPROMETIDO pasara a la siguiente pantalla. está con y Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación A diferencia de los empleados que son correctamente financiados los que marcan error aparecen con el generador de documento en ROJO como lo muestra el recuadro, cuando esto sucede es señal de que el empleado no está correctamente financiado por lo que debemos de determinar el error y se hace de la siguiente manera, daremos doble clic en el renglón de generador de documento y desplegara la siguiente ventana. Para saber identificar en este caso el recurso faltante daremos doble clic en cualquier renglón donde aparezca alguna cantidad monetaria como se muestra en el recuadro rojo y abrirá el siguiente recuadro Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación En este recuadro nos dará una descripción del erro y los datos presupuestales que requerimos para determinar la necesidad de la financiación se obtienen de la siguiente manera, en el ultimo renglón hay una serie de números divididos por una diagonal estos son los datos que debemos de extraer para obtener los datos presupuestales y su descripción es la siguiente 9H es la categoría del presupuesto y no es necesario este dato por lo que no lo tomaremos en cuenta. El segundo numero 2011 corresponde al ejercicio fiscal en curso y tampoco es necesario. 2101 corresponde al fondo presupuestal 1713 es la unidad responsable del empleado 1310 es la partida presupuestal donde hace falta el recurso financiero E089 es el área funcional de la unidad responsable Y finalmente en el segundo renglón aparece la cantidad de 8.36 que es el importe que necesita para que sea correctamente financiado este MES solamente y por esta partida, para que sea financiado correctamente todo el ejercicio fiscal debemos de repetir este paso por cada cantidad monetaria que nos presento la pantalla anterior (no el recuadro) y una vez que hayamos determinado la necesidad debemos de tramitar un traspaso presupuestal y una vez hecho esto refinanciaremos a la persona y pasara sin ningún problema Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación El origen de este error es el siguiente El empleado es promovido de una plaza de la unidad 1702 a otra plaza de la unidad 1713 y tiene QUINQUENIO (partida presupuestal 1310) Al hacer la promoción no se lleva las prestaciones de un código programático a otro por lo que es necesario hacer traspasos presupuestales. Solución del error Este error se resolverá al hacer la transferencia presupuestal del recurso que libero en la unidad 1702 de la partida 1310 y transferirlo a la unidad organizativa 1713 El importe a transferir será el que determinemos mediante la necesidad de financiación como lo vimos en la pantalla anterior Una vez hecho el traspaso presupuestal se volverá a refinanciar y la financiación debe de concluir con éxito NOTA: Los casos más comunes de falta de recurso es porque no existe recurso presupuestal al momento de ser capturados los movimientos a la nomina y los más comunes son 1210 HONORARIOS 1340 COMPENSACIONES 1440 APORTACION PARA REGUROS 1550 APOYOS A LA CAPACITACION 1590 BECAS PARA HIJOS DE LOS TRABAJADORES 1710 ESTIMULOS 1810 IMPUESTOS SOBRE NOMINAS Dirección General de Recursos Humanos Control Presupuestal Financiación
