Lista de control para la planificación de la Semana Mundial del

Lista de control para la planificación de la Semana
Mundial del Personal Sanitario
Sin importar si este es el primer evento al que asiste o si ya ha asistido a varios, es
probable que necesite algunas ideas para comenzar. A continuación encontrará un
manual detallado, que comienza seis semanas antes del evento y que le guiará a
través de los pasos necesarios para conseguir que su evento sea un éxito.
6 semanas antes

Seleccione a los miembros del comité de planificación y celebre sus primeras reuniones.

Elabore una lista con posibles socios que compartan sus intereses y puedan ayudarle a
apoyar sus esfuerzos. Entre estos se podrían encontrar grupos comunitarios,
organizaciones sin ánimo de lucro, negocios, líderes locales, entidades religiosas,
organizaciones sanitarias y/o medios de comunicación. Los socios, a menudo, pueden
ser de gran ayuda para proporcionar financiación, ubicaciones y/o contribuciones en
especie, y pueden desempeñar un papel importante a la hora de publicitar el evento.

Decida el formato de su evento. ¿Se trata de un evento cerrado o de uno abierto al
público? ¿Consta de un panel de ponentes o de una variedad de actuaciones? Esta
información es importante a la hora de determinar qué tipo de lugar precisa y al elaborar
la lista de invitados. Si pretende invitar a ponentes, debería hacerlo con al menos seis
semanas de antelación.

Comience con la búsqueda de los posibles lugares para el evento. Visite estos lugares y
hable con los representantes acerca de las distintas opciones para el evento. Asegúrese
de considerar la distancia para llegar a las distintas posibles ubicaciones y calcule el
número de personas que deberá albergar durante el evento. Determine los elementos
de audio y/o vídeo (conexiones para ordenadores, internet, altavoces) que pueda
necesitar. Asimismo, aclare los posibles costes del lugar elegido ya que algunas
opciones podrían resultar en costes adicionales (asientos, montaje y desmontaje,
limpieza, elementos audiovisuales, tentempiés, etc.). Además, en el supuesto de que
alguno de los lugares para el evento sea en el exterior, asegúrese de considerar
opciones alternativas en caso de que las condiciones meteorológicas no acompañen.

Decida quién será el portavoz para que hable sobre sus esfuerzos a los medios de
comunicación. Es más fácil cuando hay una única persona de contacto para los medios
de comunicación y es de ayuda si ya cuenta con relaciones existentes. Asegúrese de
que dicha persona cuente con la información necesaria para responder a las preguntas
frecuentes que surjan sobre su esfuerzo. Además, elegir al portavoz con la suficiente
antelación será útil para una temprana divulgación a través de los medios de
comunicación y para la planificación.

Elabore una lista de contactos para mantenerse en contacto con los socios y las demás
partes interesadas. Es posible que desee invitar a toda su comunidad, sin embargo, es
importante que redacte una lista con los nombres de aquellas personas clave de la
comunidad a las que le gustaría enviar una invitación especial para asegurar su
asistencia al evento.
5 semanas antes

Programe las distintas reuniones y conferencias telefónicas. Es vital que todos los
socios y contactos estén al tanto de la planificación, de los siguientes pasos y de sus
labores y responsabilidades.

Decida la fecha, el lugar, la hora y el tema de su evento. Fijar estos detalles y
comunicarlos a los socios le ayudará a seguir por el buen camino, además de asegurar
la participación de los demás.

Establezca subcomisiones que se hagan cargo de partes de la planificación:

o
Logística del lugar del evento: Supervisión del montaje y de la limpieza, de la
gestión de los voluntarios, distribución del lugar y del alquiler del equipo.
o
Divulgación para la obtención de socios/fondos: Solicite ayuda tanto de otros
grupos y organizaciones como de personas individuales.
o
Medios de comunicación: Hacer publicidad a través de los medios, crear listas
de los medios de comunicación, redactar material para los medios y formar a los
portavoces en materia de medios de comunicación.
o
Creación de interés y promoción: Divulgue el evento entre la comunidad, las
organizaciones locales, los negocios y los medios de comunicación, a fin de
incrementar el número de asistentes y encontrar a voluntarios para el día del
evento.
Elabore un presupuesto que refleje los costes estimados, incluidos el alquiler del equipo
(mesas, sillas, montaje, micrófonos, altavoces, etc.), la comida/bebida y el alquiler del
lugar elegido para el evento. En base a dicho presupuesto podrá calcular los fondos que
necesita recaudar y escoger las tácticas que aplicará.
4 semanas antes

Póngase en contacto con los grupos de interés. Hágales comprender la importancia de
la Semana Mundial del Personal Sanitario y del propio evento. Pregúnteles si estarían
interesados en participar o ayudar.

Invite a los ponentes, asistentes importantes, famosos, artistas o a cualquier otra
persona clave que desee que asista a su evento.

Comience a diseñar el material para el evento, incluidos los carteles, letreros y folletos.

Envíe el calendario del evento a periódicos, emisoras de radio, telediarios y sitios web
relevantes que publiquen eventos comunitarios.

Comience a enviar información de última hora a todos los interesados de forma regular.
Envíe correos electrónicos semanales con las últimas noticias para generar interés y
entusiasmo.
3 semanas antes

Continúe con las actividades de divulgación entre las organizaciones asociadas, los
voluntarios, los medios de comunicación y los ponentes.

Promocione el evento entre los grupos comunitarios y demás contactos, a través de
correos electrónicos, folletos, carteles y anuncios.

Encuentre a voluntarios para que ayuden con la planificación con tiempo de antelación,
con el montaje antes del evento y el desmontaje una vez acabado.

Comience a crear los materiales para los medios de comunicación y no olvide incluir la
razón por la que el evento es importante y el motivo por el que se involucran las
organizaciones locales.
2 semanas antes

Envíe información sobre las confirmaciones oficiales y la logística a todos los
participantes (organizaciones asociadas, voluntarios, medios y ponentes) con el horario
de llegada aconsejado, instrucciones de instalación e información de contacto.
Recuerde que los ponentes y voluntarios deberían llegar antes que los medios de
comunicación e invitados, a fin de asegurar que el evento comience a la hora prevista.

Póngase en contacto con los voluntarios para agradecerles su ayuda y confirmar sus
tareas y horarios de llegada. Asigne las tareas específicas que llevarán a cabo los
miembros de los grupos y voluntarios antes, durante y tras finalizar el evento. Estas
tareas podrían incluir:
o
Montaje/Desmontaje
o
Coordinación de los voluntarios
o
Supervisión del aparcamiento/de la seguridad
o
Registro de los participantes y asistencia
o
Registro de los asistentes
o
Formar parte del puesto de información
o
Recopilación de información de seguimiento
o
Fotografiar el evento y a los participantes

Continúe con las actividades de promoción para atraer a las personas y pida a cada una
de las organizaciones asociadas que haga lo mismo. Una buena manera de hacer esto
es compartir con ellos una plantilla de invitación que puedan enviar fácilmente a sus
miembros.

Realice una visita por el lugar elegido con el representante del mismo. Confirme el
montaje, los elementos que va a alquilar y los horarios; en concreto cuándo podrá
acceder al espacio y cuándo deberá abandonarlo.

Finalice e imprima el material para los medios de comunicación y los asistentes.

Elabore una lista de control para el "día del evento” con un horario detallado.

Elabore una hoja de registro para guardar los nombres, las organizaciones y la
información de contacto de los participantes para el evento.

Coloque una cámara o contrate a un fotógrafo para que documente el evento.
Cuatro días antes del evento

Continúe con las actividades de divulgación entre los medios de comunicación y ofrezca
entrevistas con los ponentes antes del evento. Considere pedir a los miembros del
comité de planificación que realicen entrevistas con las emisoras de radio.

Envíe a los miembros del comité y a los voluntarios a que se introduzcan en la
comunidad, con el fin de promocionar el evento y fomentar la asistencia.

Organice reuniones en persona o por vía telefónica para asegurar que todos estén listos
para el evento.

Asegúrese de que todos los voluntarios hayan confirmado y que hayan recibido la
formación adecuada para su posición. Si fuera necesario, escoja una tarde para
organizar una sesión de orientación para los voluntarios, a fin de repasar sus tareas y
los temas de logística del evento.
El día previo al evento

Realice llamadas de recordatorio a todos los medios de comunicación.

Organice una reunión de planificación con el comité para hacer un repaso de los
detalles de última hora.

Asegúrese de que todos los ponentes, socios y demás asistentes clave dispongan de
números de teléfono móvil a los que puedan contactar en caso de que tengan
dificultades para encontrar el lugar del evento.
La mañana del evento

Contacte con los medios de comunicación para confirmar su asistencia.

Reúnase con los voluntarios para realizar las últimas tareas y aclarar cualquier duda o
pregunta que les pueda surgir.

Instale los equipos y los carteles direccionales, y asegúrese de que haya personal para
dar la bienvenida a los ponentes, a los medios de comunicación, socios y demás
asistentes clave.

Coloque hojas de registro cerca de la entrada. Indique a los voluntarios que se
aseguren de que todos los asistentes se registran.

Distribuya el material a los asistentes, entregándolo directamente o colocándolo sobre
las sillas.

Reúna a todos los ponentes antes del evento para responder a sus preguntas y para
que se conozcan entre ellos.

¡Tome fotografías!
Tras el evento

Envíe notas de agradecimiento a todos aquellos que hayan asistido al evento,
participado en él o que hayan proporcionado apoyo. Quizá podría incluir un resumen de
una página sobre el evento, incluyendo los puntos más destacables. Esto le puede ser
de ayuda si tiene en mente compartir su información con los medios de comunicación o
con los planificadores del evento del siguiente año.

Preste atención a la cobertura informativa y conserve recortes de prensa y copias
impresas.

Conserve la información de contacto para futuros eventos.