Manual del expositor

Manual del expositor
1 Lugar y fecha de celebración de Expogrow
Expogrow 2013 tendrá lugar los días 13, 14 y 15 de septiembre en
Ficoba (recinto ferial de Gipuzkoa), Avda. de Iparralde 43, 20302 Irún. www.ficoba.org
La organización de la Feria corre a cargo de Expogrow S.L., http://goo.gl/maps/l2ENA
2 Horario de apertura
El horario de apertura para visitantes es de 11:00 h. a 20:00 h.
El horario de apertura para expositores es partir de las 10:00 h.
3 Distribución de la feria, mapa de stands
El Recinto Ferial dispone de 3 Pabellones comunicados entre sí y una zona exterior a la que se
accede desde el Pabellón C. El número de stands que se os ha facilitado va acompañado de una letra
que es identificativa del pabellón que os corresponde y están divididos en Pabellón A, B y C y Zona
exterior.
4 Entradas y restricciones de admisión
Venta de entradas:
•Entrada Feria Cannábica 1 día, 10 €/12 €
•Entrada Feria Cannábica 2 días, 18 €/22 €
•Bono Feria Cannábica 3 días, 25 €/30 €
•Entrada Festival de Música, 20 €/25 €
•Abono, Entrada Feria Cannábica 1 día + Festival de Música, 25 €/30 €
•Abono entrada Feria 3 días + Festival de Música 40€/ 45€
•II Foro Social e Internacional de Cannabis, Invitación II Foro Social e Internacional de Cannabis. Gratuito* *Necesario solicitar invitación en http://forocannabis.com/reserva-aqui-tus-entradas/
Está totalmente prohibida la entrada de menores a la feria así como su participación en las actividades Zona Exterior.
5 Acreditaciones
El Organizador facilitará a las empresas expositoras pases de expositor o montador que dan derecho a acceder al recinto a partir del martes 10 de septiembre si el stand es de diseño propio y del
miércoles 11 si es modular, según la lista de acreditados proporcionada por cada expositor antes de
la feria y que podéis solicitar desde este formulario http://expogrow.net/feria-cannabica/acreditaciones/
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
No se expedirán pases de expositor a ninguna empresa que tenga pagos pendientes con el Organizador o con la empresa que gestiona el recinto donde se celebra la feria, Ficoba. Todos los pagos
pendientes deberán abonarse previamente o una vez en Ficoba antes de la retirada de los pases de
expositor en el Mostrador de Registro de Expositores (ubicado en el mostrador recepción a partir
del martes 10 de septiembre).
Los Expositores que necesiten plaza/s de aparcamiento deberán solicitarla/s a través del catalogo
de servicios (ver punto 7 de este manual). Estas plazas serán de pago durante los 3 días de feria. Se
podrá acceder de forma gratuita durante los días previos para el montaje y los días posteriores para
el desmontaje.
6 Stands y espacio contratado
Existen dos modalidades de contratación de espacio para asistir como expositor a Expogrow 2013:
•Modalidad 1, suelo + construcción modular estándar. En esta modalidad el expositor contrata
el espacio que ocupara para exponer sus productos y una estructura a base de paneles que en
forma de paredes delimitaran su stand de los que tenga al lado. Este contrato incluye un cuadro
eléctrico con una admisión de hasta 1100 Vatios de potencia, un cuadro de enchufes, la iluminación y la moqueta que cubrirá el suelo de su stand.
•Modalidad 2, solo suelo. En esta otra modalidad el expositor contrata solamente el espacio que
ocupará para exponer sus productos. Esta contrato incluye un cuadro eléctrico con una admisión de hasta 1100 Vatios de potencia y un cuadro de enchufes.
En ninguno de los dos casos está incluido el consumo eléctrico.
Así mismo existen 4 tipos de stand según sea su ubicación:
•Stand Isla: abierto por los cuatro lados.
•Stand Cabeza: abierto por tres lados.
•Stand Esquina: abierto por dos lados.
•Stand Terraza: abierto por un lado.
La construcción del sistema modular contratado se realizará de forma que tres de las 4 paredes del
espacio contratado estén cubiertas (2 en el caso del stand en esquina o 1 en el caso de stand en
Cabeza). El expositor que desee un montaje distinto del estándar (con un almacén por ejemplo)
deberá enviar un plano de planta indicando las variaciones deseadas antes del 19 de agosto. En el
caso de que esta variación conlleve un coste extra sebera ser abonado previamente al montaje del
stand.
Los expositores que contraten la modalidad solo suelo podrán montar un stand con el tipo de
diseño que deseen respetando en todo momento unos mínimos de calidad estética y de seguridad
en sus acabados. Los expositores con stand de diseño de deberán presentar al menos un plano a
escala de planta y alzado de su stand antes del 20 agosto de 2013. Los planos deberán ser enviados
al Organizador mediante correo electrónico [email protected]
Los planos presentados deberán indicar también el lugar deseado para el cuadro eléctrico (y el
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
punto de agua si se requiere). De lo contrario, el cuadro eléctrico se colocará donde decida el equipo de instaladores de Ficoba.
El Organizador revisará si todos los planos y dibujos presentados cumplen las normativas locales.
No se permitirá la construcción de ningún stand en la feria si no dispone de aprobación previa.
Los stands con planta superior (altillo) están obligados a cumplir con la normativa correspondiente
por lo que el proyecto a presentar al Organizador deberá estar redactado por un técnico competente, visado por su correspondiente Colegio Profesional. El proyecto deberá entregarse acompañado
del impreso de Declaración de Capacidad Técnica Suficiente y Conformidad en la Ejecución firmado por un arquitecto en posesión de un título académico técnico expedido/certificado por países
de UE. A la vez se presentarán el Documento Nacional de Identidad o Pasaporte del técnico que firma el impreso y su póliza de seguro de Responsabilidad Civil con el comprobante de haber pagado
el último recibo.
En caso de que el expositor, por cualquier motivo, no pueda aportar la documentación técnica solicitada, puede encargar a Ficoba la realización de los trabajos de certificación e idoneidad en la ejecución por un técnico competente, para lo cual aportará toda la documentación técnica relevante
que posee y permitirá en su stand los trabajos de inspección. El expositor seguirá las indicaciones
y medidas correctoras que el técnico designado por Ficoba afirme que sean necesarias para abrir el
stand al público.
Bajo ningún concepto un stand con planta superior que no cuente con visado/certificación por
parte de un técnico cualificado será abierto al público.
Para aclarar cualquier duda referente a certificación/montaje de altillos, póngase en contacto con
el Organizador.
El espacio usado por el expositor no puede exceder del espacio de suelo que ha sido contratado. No
se permitirá la colocación de ningún objeto fuera del perímetro del stand, es decir, hacia el pasillo.
Está prohibido pintar o pegar cualquier tipo de material en las paredes del recinto ferial o del stand
salvo los autorizados expresamente por Ficoba, así como atornillar, clavar o deteriorar paredes o
suelos. El expositor será el responsable de cualquier desperfecto ocasionado.
Para la fijación de moquetas u otros elementos se utilizará cinta biadhesiva o de doble cara con
soporte de tejido de algodón de color blanco, adhesivo de caucho natural y protectivo de papel siliconado de color blanco, idónea para la fijación de moquetas en recintos feriales (no deja residuos al
desmontar).
7 Prestación de servicios
Todos los servicios para los expositores serán prestados directamente por Expogrow S.L. por lo que
todas las facturas relacionadas con los pedidos de servicios las emitirá directamente Expogrow S.L.
Expogrow pone a disposición de todos los expositores un catalogo de mobiliario, parking, azafatas
y otros servicios disponibles para los días de feria que se podrá descargar desde este link:
http://www.expogrow.net/feria-cannabica/profesional/Expogrow-Form-Mobiliario2013.pdf
Todos los formularios de servicios deberán ser debidamente cumplimentados y presentados antes
del día 19 de agosto de 2013.
Se aplicará un recargo del 30 % a todos los servicios que no hayan sido solicitados dentro del plazo
establecido, incluidos los contratados in situ, que deberán abonarse al contado (en metálico o mediante tarjeta de crédito) o presentando justificante de transferencia.
Todos los servicios deberán abonarse antes del acceso del expositor al pabellón de la feria. No se
prestará ningún servicio que no se haya abonado antes.
Los expositores que deseen montar algún tipo de elemento decorativo, tipo pancarta o banderola,
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
que deba ser colgado del techo del pabellón deberán avisar y suministrar dicho material con la suficiente antelación para que pueda ser instalado. Si no se avisa con el tiempo suficiente se puede dar
el caso de que la maquinaria que sea necesario utilizar para dicha instalación no pueda maniobrar
entre los stand montados. El coste de estos montajes correrá por cuenta del expositor.
8 Montaje y desmontaje de stand
El montaje de los stands empezará a las 8:00 de la mañana del martes 10 de septiembre de 2013
para los stand de diseño y el miércoles 11 de septiembre para los stand que no sean de diseño o
modulares. En cualquiera de los casos el montaje deberá finalizar antes de jueves 12 de septiembre
de 2013 a las 19:00 h.
El viernes de 8:00 h. a 10:00 h. se permitirá la entrada de elementos del stand que se transporten a
mano a toda aquella persona que tenga su acreditación de expositor.
Está totalmente prohibido el desmontaje de stands antes de que finalice la feria.
Los stands se podrán empezar a desmontar desde el lunes 16 de septiembre de 2013 hasta el martes 17 de septiembre de 2013 en horario de 8:00 h. a 20:00 h. Únicamente los elementos que se
transporten a mano (accesorios, ordenadores, documentos publicitarios, etc.) podrán retirarse el
día 15 de septiembre a partir de las 20:00 h.
Una vez finalizado el plazo de desmontaje, se procederá a la retirada y limpieza de los pabellones,
dando por hecho que el material, tableros, catálogos, tarimas, folletos, etc., dejado en los mismos es
inservible y carece de valor para su propietario.
El Organizador retirará y se deshará de cualquier objeto dejado en el stand a partir del miércoles
18 de septiembre, el expositor será responsable de cualquier daño a las estructuras e instalaciones
puestas a su disposición.
El suministro de electricidad finalizará el día 15/09/2013 inmediatamente después del cierre de la
feria. En el caso de que el expositor necesite estos suministros para el desmontaje del stand tendrán que notificarlo a la empresa organizadora.
Los expositores y el personal de montaje se comprometen a regirse y a asegurarse de que sus
contratistas y subcontratistas también se rigen por la legislación actual relativa a la prevención de
riesgos laborales que pueda ser de aplicación al trabajo que tanto ellos como sus contratistas o subcontratistas llevarán a cabo.
9 Recepción y retirada de mercancías
El expositor que necesite enviar mercancía deberá hacerlo a la siguiente dirección:
Ficoba (Expogrow 2013)
Avda. de Iparralde 43
20302 Irún (Guipuzkoa) España
Tlf.: +34 943 66 77 88
y siguiendo las siguientes instrucciones de etiquetado en todos los bultos: El nombre de la feria,
nombre de la empresa, nº stand, pabellón y nº de bultos.
Se podrá recepcionar mercancía desde el 26 de Agosto hasta el 11 de septiembre en horario de 9h
a 14h. En el caso de necesitar algún tipo de maquinaria para descargar la mercancía (fenwick o torillo por ejemplo) se cobrará en tramos de media hora.
Para la retirada de mercancía todos los bultos deben estar perfectamente identificados, el transportista deberá saber el nombre de la empresa que solicita la retirada, el numero de bultos y el
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
pabellón en el que se encuentran que debe ser el pabellón donde estaba ubicada dicha empresa.
Se podrá retirar mercancía desde el 16 de septiembre hasta el 23 de septiembre, en horario de 9h
a 14h. A partir del 24 de septiembre Ficoba podrá cobrar gastos de almacenaje que deberán ser
abonados antes de la retirada definitiva de la misma. Pasados 30 días mas Ficoba podrá deshacerse
da la mercancía.
10 El recinto dispone de acceso wi-fi libre y gratuito para todos los días que
dura la feria
Si alguno de los expositores desea tener acceso privado y exclusivo a Internet deberá comunicarlo
al organizador al menos 10 días antes del inicio de la feria. El coste de dicha línea será abonado por
el expositor que la solicite previa aprobación del presupuesto y antes de la instalación de la misma.
11 Seguro
El organizador suscribirá una póliza de responsabilidad civil para cubrir cualquier contingencia que
pudiese ocurrir durante la feria y que sea responsabilidad del organizador.
12 Fuerza mayor
El Organizador se reserva el derecho a aplazar la feria, siempre y cuando lo aconsejen circunstancias especiales u obliguen a ello casos de fuerza mayor. Dichos supuestos no serán motivo suficiente para que los expositores rescindan sus contratos ni para que exijan indemnización alguna por
daños y perjuicios.
13 Seguridad
El Organizador ofrecerá vigilancia general en la feria las 24 horas del día. No obstante, el Organizador no asumirá responsabilidad alguna por daños o sustracciones sufridos por las instalaciones y
los objetos expuestos. Los expositores serán responsables de la vigilancia de sus stands y los productos expuestos mientras dure la feria, así como durante el montaje y el desmontaje. Los expositores serán responsables de la seguridad de los artículos de valor y de aquellos que pueden sustraerse
fácilmente. Estos objetos deberán guardarse bajo llave durante la noche.
14 Venta de productos y productos prohibidos
Los expositores que deseen hacer venta directa durante los días de la feria deberán presentar, tal y
como indica la Delegación de Guipuzkoa del Departamento de Desarrollo Económico y Competitividad, la siguiente documentación para obtener la preceptiva licencia:
•Copia del CIF/NIF. Si es extranjero algún documento oficial similar expedido en su país de
origen.
•Último recibo del IAE o en su caso certificado de alta en el IAE. Expedidos en los últimos 6
meses.
•Breve descripción de los productos que van a vender.
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
Esta documentación será enviada antes del 4 de septiembre de 2013 a [email protected] para
su tramitación.
Los stand de comida y restauración no necesitan presentar esta documentación.
Están absolutamente prohibido exponer productos que contengan alguna de las sustancias tóxicas
o ilegales enumeradas en la orden ministerial ORDEN SCO/190/2004, de 28 de enero de 2004, así
como plantas vivas, clones, setas u otros productos que contengan THC.
El organizador se reserva el derecho de realizar las acciones pertinentes en caso de que se produzca una infracción (cómo solicitar la retirada de dicho producto, etc.). El organizador no asumirá
ningún tipo de responsabilidad en el caso de que las fuerzas de seguridad del estado intervengan
debido a dicha infracción.
15 Moneda Expogrow
Expogrow 2013 contara para esta edición con una moneda propia para su utilización obligatoria en
los puestos de comida y bebida así como para la compra de merchandising oficial de la feria. Para
facilitar la adquisición de dicha moneda se habilitarán puntos de información en cada uno de los
pabellones y en la zona exterior donde también se venderá el merchandising oficial de Expogrow
2013.
16 Limpieza
El Organizador se hará cargo de la limpieza general de la feria, así como de la limpieza básica (áreas
comunes, vaciado de papeleras). Durante el periodo de exhibición, se retirarán sin cargo alguno las
bolsas de basura que se depositen en los bordes del stand después del cierre diario de la feria al
público visitante. Es responsabilidad de los expositores limpiar su stand cada día, salvo si desean
contratar este servicio a través de los Formularios de Servicio.
17 Uso de artículos promocionales
No está permitido el uso de adhesivos que dejen restos, siendo las empresas expositoras/anunciadoras las responsables de los costes de eliminar los posibles restos. La entrada, las áreas comunes y
los pasillos deberán estar libres de cualquier publicidad.
Queda estrictamente prohibido invadir los pasillos con artículos expuestos o elementos promocionales. Todos los objetos propiedad de los expositores deberán guardarse dentro del perímetro del
stand.
18 Catering
El recinto ferial cuenta con una zona de comidas y bebidas para todos los servicios de restauración.
Todos los expositores que deseen contratar restauradores externos, instalar y poner en funcionamiento un sistema dispensador de bebidas en sus stands, o distribuir muestras alimentarias para su
consumo inmediato deberán asegurarse de que se respeta la legislación vigente, y de que los restauradores cumplen con la normativa vigente.
19 Música en los stands
No está permitido reproducir música en los stands. Queda prohibido en el interior del recinto cualquier tipo de proyección o reproducción que pudiera vulnerar el derecho al honor, a la intimidad
personal y familiar y a la propia imagen de una persona física o jurídica.
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306
20 Fumar en el recinto
Queda expresamente prohibido fumar en el recinto durante la feria según lo establecido en la Ley
28/2005 del 26 de diciembre. La prohibición se extiende a los periodos de montaje, exposición y
desmontaje, y afecta por igual a los visitantes y a los expositores. Se puede fumar en la Zona
Exterior.
En última instancia, el incumplimiento de esta prohibición de fumar en el interior del Recinto podrá llevar a la retirada del pase de expositor y a la sanción económica que establezca la legislación
española.
21 Alojamiento
Con el objetivo de facilitar su participación en Expogrow 2013, la Organización tiene un acuerdo
con el Hotel Ibis que ofrece a los expositores tarifas especiales de alojamiento. Este hotel se encuentra a 3,7 km del recinto ferial y tiene parking privado exterior.
Para reservas contactar con Thania
+34 943 636 232
[email protected]
Referencia Expogrow.
www.expogrow.net [email protected]
(+34) 629 509 306