MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CIERRE DE CAJA POR SISTEMA

CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACIÓN DE RENTAS.
OBJETIVO
Cotejar el total ingresado en recibos oficiales con el efectivo y cheques recaudados y contabilizados
en el arqueo de caja diario.
NORMAS DE OPERACIÓN

Los pagos que se reciben son todos los catalogados en la Ley de Ingresos del Estado Libre y
Soberano de Nayarit vigente en su artículo primero.

La Ley de Ingresos del Estado Libre y Soberano de Nayarit vigente, establece los montos que
deberán cubrir por estos conceptos.

Los formatos de informes son proporcionados por el mismo sistema informático.

En caso de incidencia (ejemplo: falla en el sistema, gran afluencia de contribuyentes, suspensión
de energía eléctrica, entre otros), se deberá solicitar vía telefónica y por escrito a la Coordinación o
Departamento de Recaudación de Ingresos Estatales, la autorización para realizar cobros de
manera manual (los recibos oficiales se requisitan a mano), de acuerdo a la circular que giro la
Dirección General de Ingresos. Una vez que se reestablezca el sistema se procederá a la captura
normal.

El escrito de la solicitud para el cobro manual deberá contener, los motivos de la incidencia, hora y
día, firmado por el Recaudador de Rentas.

En caso de cancelación de recibos, deberá previamente llevar la firma del cajero (a), siendo el
Recaudador la única persona autorizada para realizar cancelación de recibos, debiendo firmar
cada uno de ellos, así como anotar en el mismo, la causa por la que se cancelaron, en apego a la
circular antes mencionada.

El Recaudador archiva original y tres copias de recibos cancelados enviando a través de
memorándum, una copia al área de glosa.

El Recaudador es el responsable de salvaguardar los valores hasta su tiempo de depósito en
bancos o en su caso, en la tómbola del Servicio Panamericano.

Se levantara un acta administrativa en el momento de ser extraviado algún recibo oficial.

El cajero(a) será responsable de utilizar los equipos para la detección de billetes falsos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
02
ENE
2011
1
3
PROCEDIMIENTO: CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACIÓN DE RENTAS.
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO: RECAUDACIÓN DE INGRESOS
ESTATALES
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA
RESPONSABLE
RECAUDADOR
CAJERO
CONTRIBUYENTE
ACT.
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Entrega al cajero Fondo Revolvente (Moneda
fraccionaria y billete en efectivo) para el inicio de sus
operaciones.
2
Recibe Fondo Revolvente (Moneda fraccionaria y - Hoja tabular para
billete en efectivo), firma hoja tabular para control de Control de Fondo
fondo al Recaudador y procede a realizar el cobro.
Revolvente
3
FORMATO O
DOCTO.
Informa al cajero el tipo de impuesto que desea
pagar.
Nota: Ver normas de operación.
Cobra el impuesto, imprime recibo oficial y lo sella
(O/3C).
4
Distribuye recibo oficial de la siguiente manera:



5
Contribuyente:
Recaudación de Rentas
Glosa
- Recibo Oficial
- Original.
- 1ª y 2ª copia
- 3ª copia
Imprime los reportes del sistema de cobranza de
todo lo recaudado.
CAJERO
Nota: Se cuenta con una caja de atención al público
para pagos extraordinarios.
1).- Reporte de Corte de
Caja por Cajeros (321).
2).- Reporte de Resúmen
de Corte de Caja (322).
3).- Control de Recibos por
Recaudaciones (323).
4).- Control de Recibos
Cancelados (324).
5).- Recibo Póliza por
Cajero (325)
6
Cuenta el efectivo y los cheques recaudados los
coteja con el reporte de resumen de corte de caja
(322), para elaborar el arqueo correspondiente.
7
Realiza arqueo de caja, entrega formato con su
nombre y firma, y dinero en efectivo al Recaudador - Formato de Arqueo
de Caja
de Rentas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
02
ENE
2011
2
3
PROCEDIMIENTO: CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACIÓN DE RENTAS.
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO: RECAUDACIÓN DE INGRESOS
ESTATALES
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA
RESPONSABLE
ACT.
NÚMERO
FORMATO O
DOCTO.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Recibe y verifica que los reportes entregados por las
cajeras, estén completos.
8
Nota: Hace un desglose de las cuentas que se van
a los diferentes bancos junto con el reporte de
depósito bancario 316 (SANTANDER SERFIN,
HSBC, BANCOMER, BANORTE, SCOTIABANK y
BANAMEX).
HAY
INSTITUCIÓN
LOCALIDAD:
9
BANCARIA
EN
LA
- Fichas de depósito, Elabora fichas de depósito, pólizas de bancos, para - Pólizas de Bancos.
el depósito de los ingresos recaudados diarios y
hace el depósito correspondiente.
Nota: Realiza el depósito bancario el mismo día.
NO HAY INSTITUCIÓN
LOCALIDAD:
RECAUDADOR
10
BANCARIA
EN
LA
Elabora fichas de depósito, se suman todos los
ingresos anexando la tira, se deposita el efectivo en
la
bolsa
proporcionada
por
el
Servicio
Panamericano, junto con las fichas de depósito, se
cierra la bolsa con el sello correspondiente y se
deposita en la tómbola.
Nota: El Servicio Panamericano acude a
Recaudación de Rentas una vez a la semana.
la
Elabora y firma el comprobante de traslado de valor
y lo entrega al Servicio Panamericano.
11
El comprobante de traslado de valor se distribuye de - Comprobante de
la siguiente manera:
Traslado de Valor
 Servicio Panamericano
- Original
 Recaudación de Rentas
- 1ª copia.
 Glosa
- 2ª copia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
HOJA
DE
02
ENE
2011
3
3
PROCEDIMIENTO: CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACIÓN DE RENTAS.
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO: RECAUDACIÓN DE INGRESOS
ESTATALES
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA
RESPONSABLE
RECAUDADOR
ACT.
NÚMERO
12
13
OFICINA DE GLOSA
14
FORMATO O
DOCTO.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Elabora póliza de ingresos y la envía a la Oficina de - Oficio ó
Glosa, junto con copia de los recibos oficiales, fichas Memorándum
de depósito y los reportes de caja para que - Recibos Oficiales
procedan a su verificación y revisión.
- Fichas de Depósito
- Reportes de Caja
Nota: El envío de la documentación se realiza en
forma diaria, semanal y mensual.
Recibe y coteja las fichas de depósito y los recibos
oficiales contra la póliza de ingresos y reportes de
caja entregados por las Recaudaciones de Rentas.
Elabora oficio para enviar a la Dirección de
Contabilidad de la Secretaría de Administración,
reportes de caja, póliza manual y copia de fichas de
depósito y recaba firma del Jefe de Departamento de
Recaudación de Ingresos Estatales.
- Oficio
- Reportes de caja
- Póliza manual
- Fichas de Depósito
diarios
FIN DE PROCEDIMIENTO
ELABORÓ
AREA RESPONSABLE
AUTORIZÓ
Coordinación General Administrativa
Depto. De Recaudación de Ingresos
Estatales
Dirección General de Ingresos
M.A. Raúl Ernesto Polanco Plazola
L.C. Erika Carranza Ledesma
Lic. Rocío del Cármen Lozano Cárdenas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
02
ENE
2011
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
1
DE
5
CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACION DE RENTAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
RECAUDADOR
DEPARTAMENTO : RECAUDACIÓN DE INGRESOS ESTATALES
CAJERO
CONTRIBUYENTE
INICIO
1
Entrega al cajero Fondo Revolvente
(Moneda fraccionaria y billete en
efectivo) para el inicio de sus
operaciones.
2
Recibe Fondo Revolvente (Moneda
fraccionaria y billete en efectivo), firma
hoja tabular para control de fondo al
recaudador y procede a realizar el
cobro.
Hoja tabular para
el control de fondo
revolvente
3
Informa al cajero el tipo de impuesto
que desea pagar.
Ver normas de operación
4
Cobra el impuesto, imprime recibo
oficial y lo sella (O/3C).
Recibo oficial
0
1y2
Contribuyente
3
Glosa
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
02
ENE
2011
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
2
DE
5
CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACION DE RENTAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
RECAUDADOR
DEPARTAMENTO : RECAUDACIÓN DE INGRESOS ESTATALES
CAJERO
CONTRIBUYENTE
A
5
Imprime los reportes del sistema de
cobranza, de todo lo recaudado.
REPORTES DE
CAJA
Se cuenta con una caja de
atención al público para pagos
extraordinarios.
6
Cuenta el efectivo y los cheques
recaudados los coteja con el reporte
de resumen de corte de caja (322),
para
elaborar
el
arqueo
correspondiente.
7
Realiza arqueo de caja, entrega
formato con su nombre y firma, y
dinero en efectivo al Recaudador de
Rentas.
Formato arqueo
de caja
B
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
02
ENE
2011
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
3
DE
5
CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACION DE RENTAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
RECAUDADOR
DEPARTAMENTO : RECAUDACIÓN DE INGRESOS ESTATALES
CAJERO
CONTRIBUYENTE
B
8
Recibe y verifica que los reportes
entregados por las cajeras, estén
completos.
Hace un desglose de las cuentas que
se van a los diferentes bancos junto con
el reporte de depósito bancario 316
(SANTANDER SERFIN, HSBC,
BANCOMER, BANORTE,
SCOTIABANK y BANAMEX).
9
¿ES LA
DOCUMENTACIÓN
SOLICITADA?
SI
Elabora fichas de depósito, pólizas de
bancos, para el depósito de los
ingresos recaudados diarios y hace el
depósito correspondiente
-Fichas del Deposito
NO
-Pólizas de Bancos
10
Elabora fichas de depósito, se suman
todos los ingresos anexando la tira, se
deposita el efectivo en la bolsa
proporcionada
por
el
Servicio
Panamericano, junto con las fichas de
depósito, se cierra la bolsa con el
sello correspondiente y se deposita en
la tómbola.
Realiza el depósito bancario al día
siguiente.
El Servicio Panamericano acude a
la Recaudación de Rentas una vez
a la semana
C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE AUTORIZACIÓN
02
ENE
2011
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
HOJA
4
DE
5
CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACION DE RENTAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO : RECAUDACIÓN DE INGRESOS ESTATALES
RECAUDADOR
CAJERO
C
11
Elabora y firma el comprobante de
traslado de valor y lo entrega al
Servicio Panamericano.
Servicio
Panamericano
Formato de Traslado
de Valor
O
Comprobante
de Traslado de
Valor.
0
1
2
Glosa
12
Elabora póliza de ingresos y la envía
a la Oficina de Glosa, junto con copia
de los recibos oficiales, fichas de
depósito y los reportes de caja para
que procedan a su verificación y
revisión.
Oficio o
Memorándum 0O
Recibos
Oficiales O
Fichas de
Depósito O
Reportes de
Caja
O
El envío de la documentación se
realiza en forma diaria, semanal y
mensual.
D
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTRIBUYENTE
FECHA DE AUTORIZACIÓN
02
ENE
2011
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO:
ÁREA:
DE
5
CIERRE DE CAJA POR SISTEMA DE LA RECAUDACION DE RENTAS.
DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO : RECAUDACIÓN DE INGRESOS ESTATALES
RECAUDADOR
CAJERO
D
OFICINA DE GLOSA
13
Recibe y coteja las fichas de depósito
y los recibos oficiales contra la póliza
de ingresos
y reportes de caja
entregados por las Recaudaciones de
Rentas.
14
Elabora oficio para enviar a la
Dirección de Contabilidad de la
Secretaría de Administración, reportes
de caja, póliza manual y copia de
fichas de depósito y recaba firma del
Jefe
de
Departamento
de
Recaudación de Ingresos Estatales
Oficio
HOJA
5
O
0
0
Oficio
1
Póliza Manual
O
Fichas de
Depósito
Póliza Manual
1
O
Reportes de
O
Caja
1 Fichas de
Depósito
1
Reportes de
1
Caja
1
Dirección de
Contabilidad
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTRIBUYENTE