Tesis - Dirección General de Servicios Telemáticos

Universidad de Colima
Facultad de Contabilidad y Administración
EL IMPACTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN
LOS PROCESOS LICITATORIOS DE ADQUISICIONES EN
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL SECTOR
PÚBLICO FEDERAL DEL ESTADO DE COLIMA.
TESIS
Que para obtener el grado de
Maestro en Administración
Presenta:
J. JESÚS GARCÍA MARTÍNEZ
Asesor
M. C. FRANCISCO JAVIER PRECIADO RINCÓN
Colima, Col., julio de 2005.
ÍNDICE
AGRADECIMIENTO…………………………………………………………………
DEDICATORIA……………………………………………………………………….
RESUMEN……………………………………………………………………………..
ABSTRACT…………………………………………………………………………….
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..
9
11
12
13
14
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN………………………………………
1.1 Definición del problema……………………………………………………….......
1.2 Figuras jurídicas del Sector público………………………………………….........
1.3 Preguntas de investigación………………………………………………………...
1.4 Objetivo de la investigación………………………………………………………
1.5 Justificación……………………………………………………………………….
1.6 Tipo de estudio…………………………………………………………………….
1.7 Población………………………………………………………………………….
1.8 Determinación de la muestra………………………………………………………
1.9 Hipótesis…………………………………………………………………………..
1.10 Instrumento de medición………………………………………………………...
17
17
19
19
20
20
22
22
26
27
27
CAPITULO 2 ANTECEDENTES…………………………………………………….
2.1 Antecedentes de la auditoría administrativa………………………………………
2.2 Conceptos de auditoría administrativa…………………………………………….
2.3 Objetivos de auditoría……………...……………………………………………..
2.4 Proceso administrativo…………………………………………………………….
2.4.1 Definición de control……………………………………………………………
2.4.2 Importancia del control………………………………………………………….
2.5 Procedimiento de adquisiciones…………………………………………………...
28
28
36
38
39
40
40
41
CAPITULO 3 MARCO LEGAL……………………………………………………...
62
CAPITULO 4 ETAPAS DE AUDITORÍA…………………………………………...
4.1 Planeación general de auditoría…………………………………………………...
4.2 Planeación detallada de auditoría………………………………………………….
4.3 Ejecución de auditoría…………………………………………………………..
4.4 Informe de auditoría……………………………………………………………….
106
106
110
122
126
CAPITULO 5 RESULTADOS………………………………………………………..
5.1 Recopilación de información……………………………………………………...
5.2 Presentación de resultados………………………………………………………...
5.3 Análisis de resultados……………………………………………………………...
128
128
129
141
7
CONCLUSIONES……………………………………………………………………...
142
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………….
143
ANEXOS………………………………………………………………………………..
1. Guía de adquisiciones………………………………………………………………
2. Diagrama de flujo…………………………………………………………………..
3. Cuestionario. (Diseño del instrumento de medición)………………………………
146
146
155
158
8
AGRADECIMIENTOS
Normalmente cuando uno como lector de alguna obra, libro o proyecto de
investigación aborda una lectura, de forma inmediata se remite a dos aspectos
importantes como lo son la introducción y los agradecimientos. Uno con la finalidad
de tener un panorama o visión de lo que espera obtener al momento de degustar la
lectura o inclusive poder determinar la elección de leerlo o no leerlo, es decir la
introducción nos da la pauta, para saber sobre que aspecto versa la obra y la otra
parte los agradecimientos.
Que en muchas ocasiones el lector lo hace por morbo o la curiosidad de saber parte
de los sentimientos de la persona que desarrolla el proyecto en cuestión.
Elaborar un trabajo de investigación, No solo es sentarse frente a una computadora y
abordar el tema a desarrollar todo lo contrario, es realizar una serie de actividades
previas en donde, hay que hacer una planeación de bastantes meses e inclusive
años de indagación, observación y reflexión. Lo que trae como consecuencia el
involucrar a bastantes personas, a las cuales quiero agradecer y tratar de no omitir a
ninguna ya que todas ellas han sido un aliciente o motor al impulsarme en el
desarrollo de este trabajo de investigación.
De una manera muy especial, quiero agradecerle a Rosalva, por todo su amor,
apoyo y comprensión, así como el cuidado, cariño y desvelo. Motivo en mi persona el
equilibrio y la fuerza para alcanzar nuestra meta el terminar en principio la maestría y
en consecuencia mi tesis.
También quiero agradecer a todos mis alumnos, los cuales han participado de
manera interactiva en estos años que tengo de ejercer la difícil pero bonita profesión
de catedrático. Ya que gracias a ellos y por ellos uno como catedrático, busca la
superación sistemáticamente, siendo sus cuestionamientos la base del aprendizaje
todos los días.
9
Ya que en estos ocho años que tengo de trabajar como catedrático, tengo la fortuna
de haber aprendido más, que los años en que fui estudiante, porque hay quien
argumenta que en un salón de clases, el que más aprende es el maestro y coincido
totalmente, por haberlo experimentado en carne propia, estando consiente que ellos,
también son parte importante.
Asimismo deseo agradecer a todos mis compañeros maestros de las facultades de
contabilidad y telemática de la universidad de colima, muy en especial, a los
maestros: Juan Flores Preciado, Francisco Javier Preciado Rincón, Emetereo Franco
Pérez, Miguel Ángel Vega Campos, así como mi hermano José Luís por todos sus
sabios consejos, experiencias y apoyos incondicionales, en el desarrollo de mi
trabajo inculcando en mi el interés y el deseo por la investigación así como la
superación tanto personal como profesional.
A la Universidad de Colima, como mi fuente principal de ingresos, ya que estos han
sido fundamentales para poder lograr el objetivo, de este proyecto.
.
10
DEDICATORIA
A dos seres que amo intensamente y por los cuales busco mi superación:
Mis hijos:
Edwin y Alejandra.
11
RESUMEN
La realización de una auditoría, requiere que previamente se conozcan ciertas
normas que regulan su desarrollo; es entonces, donde tiene sentido nuestro
proyecto, sobre como determinar el impacto o efecto de una Auditoría Administrativa
en los procesos de licitaciones públicas de adquisiciones en el sector paraestatal
federal, aplicada en este caso específicamente en el Estado de Colima durante 2004.
En este trabajo se analiza si el funcionario público conoce la normatividad y en que
medida le da seguimiento estricto a las observaciones determinadas durante la
auditoria en los procesos licitatorios en materia de adquisiciones, ya que esto
redunda en la eficiencia y en la eficacia de la organización.
El cumplimiento a la normatividad aplicable de estos procesos nos permite reducir los
costos, fallas, omisiones y vicios que resulten por falta de conocimiento en esta
materia, así como juicios administrativos y penales por los participantes en las
adquisiciones del sector público.
12
ABSTRACT
To perform an audit to a government branch requires for the auditor to know the laws
that govern the functions of such branch. In the present work it is analyzed the effects
of and audit to the processes of public acquisition bids in the federally owned
enterprises located in the State of Colima in Mexico.
We look first if public officials at the audited government branches do know the
affecting laws and, as they follow the observations of the audit, there may be a
positive impact in the bid processes and help to improve the efficiency of the branch
audited.
We prove that when the law requirements in the bid processes are fulfilled, the costs,
failures and omission are reduced significantly.
13
INTRODUCCIÓN
En las organizaciones públicas como en cualquier otro tipo de organización, los
procesos bajo los cuales se llevan a cabo las adquisiciones, resultan de suma
importancia, porque de ellos depende que se logren beneficios que repercutan
directamente en el desempeño de las funciones propias de las mismas.
Es decir, en la medida que se logre perfeccionar dichos procesos, esto traerá como
consecuencia, que la administración pública obtenga mejor calidad en los productos
que le son vendidos, mejores precios, otorgamiento de garantías, mejoramiento en
los tiempos de entrega, disponibilidad de la prestación de servicios de mantenimiento
cuando se requiera, entre otros.
Se considera que en la actualidad, los procesos licitatorios llevados a cabo por el
gobierno presentan una serie de deficiencias que pueden ser evitadas si se conocen
las causas que las generan.
La Auditoría Administrativa es una técnica o procedimiento que puede ayudar a evitar
anticipadamente los vicios o errores que se cometen en los diversos procesos que se
realizan en la administración pública, como lo son los procesos licitatorios a que
hemos hecho referencia en renglones anteriores.
Por tal razón, se ha tomado la determinación de realizar esta investigación para
conocer efectivamente cual es el impacto que una Auditoría Administrativa tendría
sobre los procesos licitatorios de adquisiciones.
Para tal efecto, la investigación ha sido estructurada en varios capítulos, los cuales
se describen a continuación:
14
El capítulo primero nos habla de la metodología de la investigación y en el
planteamiento se estable entre otros aspectos de; la definición del problema y la
figura jurídica del sector público, para en seguida definir, las preguntas y objetivos de
la investigación, justificación del problema, tipo de estudio, determinación de la
población, muestra, hipótesis concluyendo con el instrumento de medición o
cuestionario.
En el capítulo segundo, se hace una reseña de los antecedentes históricos, en donde
se presenta una cronología de las contribuciones más importantes sobre los
conceptos y los objetivos de la auditoría administrativa. Se maneja además el
proceso administrativo, así como la definición e importancia del control, para concluir
este capitulo con el procedimiento a seguir en un proceso de adquisiciones.
El tercer capítulo maneja el marco legal; es decir, cual es el fundamento que da
origen a las licitaciones del sector público en materia de adquisiciones.
En el capítulo cuarto, continúo con otros aspectos de las etapas de la auditoría, como
son: la planeación general de auditoría, la cual engloba los objetivos y sección de la
planeación entre otros aspectos importantes; planeación detallada de auditoría, la
cuál maneja entre otras cosas el estudio preeliminar, la formulación de programas y
la comunicación de las auditorías a las áreas auditadas; ejecución de auditoría, trata
entre otro aspectos como la recopilación y evaluación de resultados; concluyendo
con el informe de auditoría, que es donde se dan ha conocer los aspectos mas
importantes y relevantes de las observaciones determinadas, durante la gestión.
Por lo que respecta al capítulo sexto, denominado “Capitulo de Resultados”, en
donde se plasman aspectos como; recopilación de la información así como la
presentación y análisis de los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto.
Con el objeto de hacer aportaciones del trabajo de investigación, se maneja un
apartado de conclusiones resultado del mismo, para posteriormente manejar el
apartado de anexos que contiene información relativa a:
15
1. Guías de adquisiciones,
2. Diagramas de flujo donde se muestra cada uno de los tres procesos de
licitaciones, en materia de adquisiciones; como: Licitaciones Públicas,
adjudicaciones directas e invitación a cuando menos tres personas,
3. Cuestionario (instrumentos de medición)
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METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Definición del problema
El Sector público requiere para el cumplimiento de sus actividades, desde la
adquisición de importantes volúmenes de materias primas, refacciones, productos
terminados, contratación de servicios, hasta la ejecución de grandes proyectos de
infraestructura.
A partir de la información de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal, se estima
que las compras gubernamentales en 2003 fueron equivalentes a 242,122 millones
de pesos, de los cuales el 48% correspondieron a bienes, 29% a servicios y 23% a
obra pública, como se muestra en la gráfica 1.
COM PRAS GUBERNAM ENTALES
2003
BIEN ES
48%
SER VIC IO S
29%
O BR AS
PÚ BLIC AS
Gráfica 1.
23%
17
El sector público demanda bienes de consumo, como: combustibles, medicamentos,
alimentos, tubería, artículos de oficina, material de curación, químicos, libros y bienes
de capital; como equipos de perforación petrolera terrestre, plataformas marinas,
equipos eléctricos de potencia y torres para líneas de transmisión.
Del mismo modo, dicho sector también demanda servicios; de los cuales los más
demandados son: mantenimiento preventivo y arrendamiento de equipo de oficina,
limpieza y mantenimiento de instalaciones y de equipo de oficina, asistencia técnica,
vigilancia, servicios de análisis, diseño y mantenimiento de sistemas.
Las dependencias que destacan por el monto ejercido y el volumen de compras
adquirido son las siguientes: Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT);
Secretaría de Salud (SS); Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural,
Pesca y Alimentación (SAGARPA) y Secretaría de Educación Pública (SEP).
Por lo que respecta a la administración pública paraestatal de la federación, destacan
por el monto ejercido y el volumen de compras adquirido las siguientes entidades:
Petróleos Mexicanos (PEMEX); Comisión Federal de Electricidad (CFE); Instituto
Mexicano del Seguro Social (IMSS); e Instituto de Seguridad y Servicios Sociales
para los Trabajadores del Estado (ISSSTE).
La Auditoría Administrativa se ha considerado como el examen metódico y ordenado
de los objetivos de una empresa, de su estructura orgánica y de la utilización y
participación del elemento humano, a fin de informar sobre el objeto mismo de su
examen1.
1
Martínez, V.F. (2000). El contador público y la auditoría administrativa (1ª ed.) México: Editorial pac, p.48
18
1.2 Figuras jurídicas del sector público
Con base en la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad,
relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia; las
instituciones de la administración pública se clasifican de la siguiente manera:
1. Dependencias del Ejecutivo Federal (Secretarías de Estado);
2. Entidades Paraestatales;
3. Organismos Autónomos;
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas);
5. Comisiones Intersecretariales; y
6. Mecanismos Especiales.
1.3 Preguntas de investigación
Los cuestionamientos que este trabajo trató de responder, fueron los siguientes:
¿Qué tanto conocen los responsables de área la normatividad aplicable en los
procesos licitatorios de adquisiciones?
¿Se lleva seguimiento a las observaciones emitidas por la auditoría administrativa tal
y como se plasmó en la recomendación?
En caso de conocerse las observaciones que arrojan las auditorías administrativas
sobre los procesos licitatorios, ¿se les da seguimiento?
¿Qué tanto conocimiento se tiene de la normatividad aplicable a los procesos
licitatorios de adquisiciones, por parte de los encargados de estas funciones?
19
1.4 Objetivos de la investigación
General:
Verificar la aplicación que tiene la auditoría administrativa en los procesos de
licitación por parte de las dependencias y entidades del sector público federal en el
Estado de Colima, a fin de conocer como se está aplicando dicha normatividad por
parte de los responsables de las áreas
Específicos:
Determinar el grado de conocimiento de la normatividad aplicable en los procesos
licitatorios de adquisiciones, por parte de los responsables del área.
Conocer si el seguimiento a las observaciones emitidas por la auditoría
administrativa se están llevando a cabo, tal como se plasmó en la recomendación.
1.5 Justificación
La importancia de las adquisiciones resulta evidente al considerar que es la
encargada de cubrir, en cantidad, calidad y oportunidad, los requerimientos
necesarios para la operación de la dependencia, por lo que, necesariamente, deberá
ser incorporada entre los aspectos por revisar.
La Auditoría Administrativa se ha considerado como el examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento
gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control,
medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin
embargo, el interés es tener un panorama más amplio de lo que debemos entender
por determinar las causas y efectos de una Auditoría Administrativa a un proceso de
20
licitación pública del sector paraestatal en la Administración Pública Federal en el
Estado de Colima.
Derivado de una revisión bibliografía y de las bases de datos a que se tuvo acceso,
se detectó que no existen estudios sobre el tema que nos ocupa; por lo cual resultó
interesante realizar este estudio.
Los resultados obtenidos de esta investigación pueden ayudar a que las áreas
involucradas en los procesos licitatorios de adquisiciones los mejoren, teniendo como
base elementos importantes para su reestructuración o fortalecimiento.
Este trabajo puede servir de apoyo y orientación para que otras personas
interesadas en el tema: estudiantes, servidores públicos o proveedores, puedan
realizar consultas e investigaciones que permitan fortalecer los conocimientos en el
área de la administración pública.
Del mismo modo, la investigación servirá como instrumento de consulta para apoyar
la impartición de materias que se relacionen con el objeto de estudio de este trabajo.
Otras razones por las que consideré necesario realizar esta investigación, es por ser
un tema poco común en la actualidad por lo complejo que resulta, pero no por esto
menos importante que los demás de la administración pública federal.
Además trato de demostrar técnicamente la forma que tienen las causas sobre los
efectos de una auditoría administrativa, en el área de adquisiciones en un proceso de
licitación pública.
Al hacer una interpretación de lo anteriormente expuesto, se desprende que las
adquisiciones en el sector público, juegan un papel importante dentro de los aspectos
de la administración pública federal, tanto para el gobierno como para la iniciativa
privada y la autoridad que se encarga de regular esta actividad.
21
1.6 Tipo de estudio
El presente trabajo se trata de un estudio exploratorio, ya que según lo señala
Hernández, Fernández y Baptista2, “los estudios exploratorios se efectúan,
normalmente, cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación
poco estudiado del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado antes”.
Esta investigación comprende solamente la obtención y análisis de la información en
un momento determinado. Es decir, los datos que se capten al momento de aplicar
los instrumentos para la recolección de los mismos. Mario Tamayo y Tamayo3, la
describe en su obra como “Investigación descriptiva”
1.7 Población
Debido a la naturaleza de la investigación, la población que se analiza está
constituida por los servidores públicos responsables de ejecutar los procesos
licitatorios de adquisiciones llevados a cabo en cualquiera de las siguientes
delegaciones de las entidades paraestatales del Gobierno Federal, localizadas en el
Estado de Colima, y son las siguientes:
a).- Comisión Federal de Electricidad (CFE);
b).- Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS);
c).- Petróleos Mexicanos (PEMEX); e
2
Hernández, S.R., Fernández, C.C., y Baptista, L.P. (2003) metodología de la investigación ed. McGraw Hill:
México. P-115.
3
Tamayo, T.M. (2004) el proceso de la investigación científica ed. Limusa: México. P- 46.
22
d).- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Servicio del
Estado (ISSSTE).
Los criterios utilizados para seleccionar estas cuatro entidades se apoyaron en el
hecho de que son los principales organismos que ejecutan procesos licitatorios a
nivel nacional, tomando en cuenta el monto económico ejercido y el volumen de
compra; el cual sólo es comparable al que ejecutan dependencias del nivel central
como son: la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT); la Secretaría de
Salud (SS); la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación (SAGARPA) y la Secretaría de Educación Pública (SEP).
Es importante precisar que este trabajo únicamente abordará lo referente a procesos
licitatorios que se traten de adquisiciones; por lo que no se tomaran en cuenta los
procesos relativos a obra pública.
1.7.1 Descripción de unidad de análisis
Como se ha señalado en los párrafos inmediatos anteriores, nuestra unidad de
análisis serán los servidores públicos responsables de los procesos licitatorios de las
entidades ya citadas
1.7.2 Composición de la población
La población considerada para el presente estudio será seleccionada conforme a las
características señaladas en el punto anterior de entre las cuatro entidades
mencionadas.
23
La proporción en función del tamaño se muestra en cuadro Nº 1, de tal manera que
las dependencias en el Estado de Colima que participan de una manera semejante
con el entorno nacional, en promedio son 30 los servidores públicos por
dependencia, o que participan en forma directa e indirecta dentro de los procesos de
licitaciones públicas en el área de adquisiciones, como se muestra en el cuadro No 1.
Cuadro No. 1
ORGANISMOS
PROMEDIO
PEMEX
6
CFE
8
IMSS
8
ISSSTE
8
Total
30
Como dato interesante para este trabajo, es pertinente señalar que según datos del
año 1999, el sector público estaba conformado por 2,301 entidades.
24
Universo de organismos integrados y omisos a la cuenta general 1999.
1999
Secciones
Universo Integradas
Omisas
Gobierno Central
31
31
Gobierno Regional
24
24
1.826
1.658
Org. Descentralizados Autónomos
35
35
Instituciones Públicas Descentralizadas
63
63
Sociedades de Benef. Pública
101
90
11
Empresas Públicas
221
220
1
2.301
2.121
180
Gobierno Local
Total
168
Fuente: Cuenta General de la República 1999
Elaboración: Comisión Revisora de la Cuenta General de la República.
1.7.3 Ubicación del Estado de Colima
El Estado de Colima4 se encuentra ubicado en la región centro-occidente de México.
Limita al norte, este y oeste con el Estado de Jalisco; al sureste con el Estado
Michoacán y al sur con el Océano Pacífico. Su superficie continental es de 5 mil 455
kilómetros cuadrados con un litoral de 157 kilómetros y un mar territorial de 2 mil 133
4
Gobierno del Estado de Colima, (2002), Guía colima negocios , p. 09
25
kilómetros cuadrados. El archipiélago de Revillagigedo, formado por las Islas Benito
Juárez, Clarión, San Benedicto y Roca Partida, pertenecientes al Estado de Colima.
El Estado de Colima tiene una población de 542,627 habitantes distribuidos en diez
municipios:
•
Armería
•
Colima
•
Comala
•
Coquimatlán
•
Cuauhtémoc
•
Ixtlahuacán
•
Manzanillo
•
Minatitlán
•
Tecomán
•
Villa de Álvarez
1.8 Determinación de la muestra
El tipo de muestra aplicado es en censo, en virtud de que la población no es
representativa. Una vez identificados los organismos se tomó esta decisión, en virtud
de que se cuenta en el Estado de Colima con las direcciones y facilidades de todas
las dependencias en este sector, el cual es el marco y servirá como base para
seleccionar la muestra de las entrevistas que se van a realizar, considerando el
número de organismos que existen en el Estado de Colima.
26
La proporción del tamaño del censo, se determinó con base en el universo, el cual es
de 30 personas involucradas o que participan en forma directa en los procesos de
licitaciones públicas en el área de adquisiciones.
1.9 Hipótesis
La hipótesis de esta investigación es:
“El desconocimiento de la normatividad y la falta de seguimiento a las observaciones
emitidas por la Auditoría Administrativa provocan vicios y errores en la ejecución de
procesos licitatorios de adquisiciones en las dependencias del sector público federal
del Estado de Colima”
1.10 Instrumento de medición
Un instrumento de medición es, en principio, cualquier recurso de que se vale el
investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información5. Ya en
concreto pueden distinguirse dos aspectos diferentes: forma y contenido. La forma
del instrumento se refiere al tipo de aproximación que establecemos con lo empírico,
a las técnicas que utilizamos para esta tarea.
De este modo, el instrumento sintetiza en sí toda la labor previa de investigación,
resume los aportes al seleccionar los datos que corresponden a los indicadores y,
por lo tanto, a las variables o conceptos utilizados; pero también expresa todo lo que
tiene de específicamente empírico nuestro objeto de estudio pues sintetiza, a través
de las técnicas de recolección que emplea.
Por lo anterior el instrumento de medición seleccionado para este trabajo de
investigación fue el cuestionario y este se elaboro en base, a lo que establecen como
sugerencia. Hernández Sampieri Roberto6 “la elección del tipo de preguntas que
5
http://www.monografías.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtml#COMOCLECT
6
Hernández, S.R., Fernández, C.C., y Baptista, L.P. (2003) metodología de la investigación ed. McGraw Hill:
México. P-397.
27
contenga el cuestionario depende del grado en que se puedan anticipar las posibles
respuestas, los tiempos de que se disponga para codificar y si se quiere una
respuesta más precisa o profundizar en alguna cuestión”.
CAPITULO 2 ANTECEDENTES
2.1 Antecedentes de la Auditoría Administrativa
Con el propósito de ubicar cómo se han dado los antecedentes de la Auditoría
Administrativa, se consideró la bibliografía de: Enrique Benjamín Franklin
Fincowsky7, la cual nos pareció realmente interesante y completa; en virtud de que
detalla de una forma clara y contundente, en su obra “Auditoría Administrativa”, la
evolución que ha tenido esta disciplina a través del tiempo. A continuación
señalamos algunos puntos al respecto:
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic
Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa" la cual, en
sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a
la luz de su ambiente presente y futuro probable."
Más adelante, en 1953, George R. Terry en Principios de Administración, insiste
sobre este punto y lo denomina “controles generales y auditorías administrativas",
pues señala que “la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución
y control administrativos de una compañía, con lo que se podría llamar el prototipo de
una operación de éxito, es el significado de la auditoría administrativa”
Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus
Principios de Administración, proponen a la auto-Auditoría, como una técnica de
control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la
empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas
7
Franklin, F.B. (2001) Auditoría Administrativa, ed. McGraw Hill: México. p-2
28
presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para
alcanzar estos objetivos."
El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a
preparar El Análisis Factorial, obra en la cual abordan el estudio de "las causas de
una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un
método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la
operación de una organización.
Un año después en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la
evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Systems
and Procedures: A Handbook for Business and Indusrtry, en el cual recopila el
material de respetados estudiosos de la administración como William P. Leonard,
quien presenta su contribución con el nombre de auditoría administrativa y desarrolla
los elementos básicos para la comprensión y aplicación de esta técnica, y 2) The
American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements
propone un método para auditar empresas con y sin fines de lucro; este método toma
en cuenta la función, la estructura, el crecimiento, las políticas financieras, la
eficiencia operativa y la evaluación administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía
Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad
Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional “La Auditoría de las Funciones
de la Gerencia de las Empresas”, realiza un recuento de los aspectos estructurales y
funcionales que el nivel gerencial de las empresas deben contemplar para aplicar
una auditoría administrativa.
Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y
Administración del Instituto Politécnico Nacional, dentro del programa de doctorado
en ciencias administrativas, en la asignatura Teoría de la Administración, destina un
espacio para presentar un trabajo de auditoría administrativa.
29
Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S. de la Escuela Nacional de Comercio y
Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis
profesional “La Revisión del Proceso Administrativo”, considera la necesidad de que
las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de
dirección, financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como
registro contable y estadístico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoría Administrativa,
en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría.
Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría
financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus
diferentes modalidades.
En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto “La
Auditoría Administrativa”, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su
propia visión de la técnica.
Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes
Ponce, en Administración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema,
ofreciendo una visión general de la auditoría administrativa, en tanto que William P.
Leonard publica Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia
Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para
la ejecución de la auditoría administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de
Bonilla, en su Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone
aplicaciones viables de llevar a la práctica y Jorge Álvarez Anguiano, en “Apuntes de
Auditoría Administrativa” incluye un marco metodológico que permite entender la
auditoría administrativa de manera por demás accesible.
30
En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración (ANLA), difunde el
documento
Auditoría
Administrativa,
el
cual
reúne
las
normas
para
su
implementación en organizaciones públicas y privadas.
Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf, presenta Auditoría Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, mismo que introduce a la Auditoría administrativa y a la
forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales,
ambiente de trabajo y sistemas de información.
En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica
prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la
Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de
Auditorías en las oficinas públicas.
En al año de 1995, Víctor Manuel Rubio Ragazzoni y Jorge Hernández Fuentes
presentan en forma de una Guía práctica a la Auditoría Administrativa, la cual sirve
para normar el criterio de actuación, demostrando ambos que dicho trabajo ha sido
probado en el terreno práctico, estando conscientes de su carácter práctico y no
obstante, con el tiempo estos autores consideran que su obra podrá ser enriquecida
con los requerimientos y avances en función a las épocas actuales.
Siguiendo con estos antecedentes, en el año de 2000, Fabián Martínez Villegas
publica la obra titulada El Contador Público y La Auditoría Administrativa, donde le
da el enfoque, que la administración ha cambiado en estos últimos 20 años y por lo
tanto también la técnicas, mencionando que algunas son obsoletas y lo que el
pretende buscar es la evolución de técnicas; es decir, que no deben quedarse
estáticas y que la administración ha cambiado y con ello la auditoría y sus técnicas
también, por lo que su opinión la centra en dos grandes logros: uno en el alcance del
análisis y el otro en la actitud que deben asumir quien o quienes la aplican.
Concibiendo por alcance de la Auditoría Administrativa que su aplicación ya no debe
limitarse sólo a la operación interna de una organización si no que es fundamental
31
considerar, que una empresa es una unidad económica y social operando dentro de
un macrosistema compuesto por todas las empresas, instituciones y público en
general. O sea toda la organización está dependiente de su medio ambiente y con el
cual mantiene una serie de interrelaciones, cuyo manejo condiciona a la operación,
desarrollo y éxito en el logro de sus objetivos. Estas interrelaciones son
fundamentalmente comunicaciones, simplificadas como intercambio de significados;
sin ellas nada es, con ellas, todo puede ser.
En al año del 2001, Enrique Benjamín Franklin Fincowsky publica el libro “Auditoría
Administrativa”, Este libro proporciona a estudiantes y profesionales de la
administración la información indispensable para utilizar la auditoría administrativa en
forma congruente con las necesidades y recursos de toda organización. En ella se
consideran todas las variantes de estructura, base metodológica, unidades de
medida, elementos de diseño y criterios de aplicación por sector específico.
Con una visión que transforma los resultados en oportunidades de mejora en
mecanismos de aprendizaje abiertos al cambio. Entre las características más
importantes destacan: La descripción del contexto histórico en que se ha
desarrollado la auditoría administrativa Exposición del perfil del auditor, las
características y estructura de su servicio, sus funciones, así como los parámetros
éticos y los aspectos normativos que el auditor debe observar en su actividad.
Metodología novedosa que precisa el contenido y alcance de la auditoría
administrativa, los términos que la caracterizan y sus técnicas de análisis. Más de
500 indicadores cuantitativos y cualitativos de ejecución y proceso administrativo,
107 escalas de medición, 56 cuestionarios con más de 2,200 preguntas, 11 cédulas
(herramientas de diagnóstico y evaluación) y una variedad de 20 gráficos para
presentar los resultados.
Explica la composición de la norma ISO9004-2 (administración de la calidad y
elementos del sistema de calidad). Descripción de los escenarios para realizar una
Auditoría Administrativa. Una visión de los componentes y área de influencia de la
auditoría pública, integrando la infraestructura normativa que la acredita como
32
instrumento de evaluación y seguimiento del quehacer de las instituciones públicas.
Un caso práctico de una empresa líder, en el cual se pone en práctica la teoría
expuesta en el libro. Maneja un capítulo exprofeso donde plasma todo lo relacionado
de la Auditoría en el sector público.
En al año 2004, Montaño Sánchez Francisco Arturo, concibe a la Auditoría
Administrativa. Como una parte de la teoría de la administración que surgió hace
más de medio siglo y, menciona que poco se ha escrito sobre el tema.
Mediante la investigación que realiza, con sus diversos enfoques, menciona que la
Auditoría Administrativa busca evaluar objetivamente los resultados, la calidad de la
administración y la de los administradores de la empresa, para mejorar o corregir el
modo de hacer las cosas. Los resultados de una Auditoría Administrativa se
constituyen en una herramienta estratégica para la planeación y control de la
empresa.
La revisión por medio de la Auditoría se convierte en una retroalimentación para la
planeación de los futuros ciclos y para el establecimiento de controles adecuados en
los puntos importantes y necesarios.
Los temas se desarrollan con la intención de reducir al mínimo necesario la
exposición de la teoría que pertenece a otras áreas del conocimiento administrativo,
para dar paso al terreno práctico de la planeación de la Auditoría Administrativa.
Por lo que esta obra trata de simplificar la labor de la Auditoría Administrativa
partiendo del conocimiento teórico del tema o área a auditar y del conocimiento
general de la empresa. Con este enfoque se coadyuva a la creatividad de la
estructura de la Auditoría, basado en el conocimiento del tema, ya que no es posible
que el Auditor Administrativo, sea un experto en todos los temas de la
administración.
En México desde el siglo antepasado hay referencias que durante el porfiriato se
utilizó el esquema de subasta pública. Y con el paso de los años, se han ido
33
perfeccionando. Siendo hasta el año de 1982, cuando deja de llamarse subasta
pública para denominársele Licitación y Adquisición pública. (Oseguera, 2004).
Al iniciarse la década de los noventa, (la Secretaría de la Contraloría General de la
Federación)[SECOGEF],(2002)
se dio a la tarea de preparar y difundir normas,
lineamientos, programas y marcos de actuación para las instituciones, trabajo que,
en su situación actual, como Secretaría de la Función Pública, continúa ampliando y
enriqueciendo.
La Auditoría tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades o
deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar a la vez posibles
soluciones para mejorar sus operaciones.
Con el objeto de equilibrar el examen integral de las empresas, es necesaria la
aplicación de la técnica de la Auditoría Administrativa, en el área de la adquisición de
bienes o servicios que realiza el sector público, porque tiene gran trascendencia para
la actividad económica del país, debido a la gran diversidad y volumen de los bienes
requeridos para la operación de la administración pública federal y a la importante
cantidad de recursos financieros que se destinan a la función de adquisiciones,
además porque las áreas de llevarlas a cabo son consideradas como de alto riesgo
potencial.
Con base en lo antes expuesto y tomando en cuenta que la Auditoría Administrativa
es una función de apoyo a la función ejecutiva para el logro de los objetivos de las
dependencias y entidades. Es determinante el saber cuáles son las causas y efectos
de una Auditoría Administrativa al proceso de licitación publica con base a la Ley de
Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Por lo que las
Auditorías de adquisiciones revisten una particular importancia.
En alguno de los casos en este campo se aplica la Auditoría llevando implícito el
carácter administrativo. El auditor moderno ha querido separarlos, dándole así a la
Auditoría Administrativa su propia esencia y naturaleza de la actividad que se realiza
en las empresas, y así completar el examen integral en cada área funcional.
34
La administración general en los últimos tiempos ha crecido, y han aparecido nuevos
retos, nuevas formas, en su aplicación. El aparecimiento tecnológico les exige
nuevas respuestas a las interrogantes que antes contestaba fácilmente. La
administración ha crecido y cada día se hace más complicado su manejo por lo que
es necesario, darle importancia a los aspectos más específicos para su mejor
desarrollo. La circunstancia anterior permite una observación cuidadosa, un estudio
analítico que esté al alcance de los que dirigen las empresas.
El examen de la organización se limitaba principalmente a la situación financiera
como se mencionó anteriormente, al manejo de las finanzas al manejo de los
números, es decir, cuantitativamente, lo cual consiste en una investigación minuciosa
para averiguar la situación financiera y descubrir fraudes y errores, sin embargo hace
falta la revisión, el estudio y la evolución de la compañía en su conjunto, en su
composición y estructura, organizada en cada una de las funciones que la integran
desde la cúpula hasta el ultimo nivel de la organización.
La Auditoría como disciplina es importante tanto en la empresa pública como en la
privada, agrícola, industrial y comercial, así como en la pequeña, mediana y grande,
o en cualquier unidad organizativa de la empresa de, gerencia, división,
departamento, sección, unidad, etc.
La Auditoría Administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en todas
las sociedades y su estructura, otros la ubican sólo en el examen de los controles en
general de las actividades que generan problemas, por lo que el análisis y evaluación
del comportamiento de los objetivos, políticas, estrategias, tienen una singular
importancia en los diferentes elementos que componen el quehacer de la
agrupación.
En conclusión, la Auditoría Administrativa es un accionar eminentemente dinámico, la
cual debe de aplicarse en cada nivel de la organización, independientemente de su
magnitud, de sus productos y de sus objetivos, aun en las pequeñas empresas en
donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria.
35
Su aplicación debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de
lograr la eficiencia en toda su dimensión. Por lo que, con base a lo antes expuesto; y
tomando en cuenta que la Auditoría Pública y en este caso la Administrativa, son una
función de apoyo para la tarea ejecutiva en el logro de los objetivos de las
dependencias,
entidades
y
concretamente
en
el
área
de
adquisiciones,
arrendamientos y servicios del Sector Público.
2.2 Conceptos de Auditoría Administrativa
“Auditoría Administrativa es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una
empresa, de su estructura orgánica y de la utilización y participación del elemento
humano, a fin de informar sobre el objeto mismo de su examen”8
“Auditoría Administrativa es la investigación y análisis, de la administración y sus
administradores, sobre el proceso administrativo de las operaciones, sea integral o
parcial, de una empresa, mediante el uso de procedimientos científicos para
evaluación de: la planeación, los métodos, procedimientos y sistemas, los resultados,
el uso de los recursos y el control, para prevenir o solucionar problemas y cumplir
con la misión, visión, estrategias y objetivos establecidos”9
“La Auditoría Administrativa está diseñada para evaluar la efectividad de la
administración en el cumplimiento de sus tareas asignadas”10
“Auditoría Administrativa es un examen integral o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora”11
8
Martínez, V.F. (2000).El contador público y la Auditoría Administrativa (1ª ed.). México: Editorial pac, p. 48
Montaño, S. F. (2004). Auditoría Administrativa herramienta estratégica de planeación y control (1ª ed).
México: Gasca sicco, p. 8
10
Thierauf, R. J. (2000). Auditoría Administrativa con cuestionarios de trabajo (12ª ed). México: Limusa, p. 22
11
Franklin, F. E. (2001). Auditoría Administrativa (1ª ed). México: Mc Graw Hill, p. 12
9
36
“Auditoría Administrativa consiste en realizar el análisis y dictamen de las actividades
que lleva acabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los
objetivos y políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de
los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en
el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguren los
resultados esperados”12
“Auditoría Gubernamental, es una disciplina que es parte de la contabilidad de la que
se extraen sus principios y preceptos, a veces adaptándolos, para prescribir una
serie de técnicas destinándolas a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e
interpretar
la
actividad
económica,
financiera,
administrativa,
patrimonial
y
presupuestaria del estado, implementando un sistema de información de las
Organizaciones Públicas y enmarcándose en una estructura legal predefinida”13
“Auditoría Gubernamental, es un conjunto homogéneo de normas, sistemas, criterios,
procedimientos, métodos y conceptos destinados a captar, clasificar, registrar,
regular,
interpretar
e
informar
sobre
la
actividad
económica,
financiera,
administrativa, patrimonial y presupuestaria del sector público federal”14
“La Auditoría Pública es una actividad independiente, de apoyo a la función directiva,
enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones
financieras
y
administrativas
realizadas;
a
los
sistemas
y
procedimientos
implantados; a la estructura orgánica en operación; ya los objetivos y metas logrados
por las instituciones, de acuerdo con sus planes y programas, con el propósito de
determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad,
honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos
públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan
sus servicios a la ciudadanía”15
12
Rubio, R.V., y Hernández, F. J. (1996) Guía práctica de Auditoría Administrativa (3ª ed). México: Editorial
pac, p. 1-2
13
Santillana, G. J. (2002) Contabilidad y Auditoría Gubernamental (2ª ed). México: Thomson, p. 6
14
Comisión de Auditoría y Contabilidad Gubernamental del Colegio de Contadores Públicos, (1995)
Normatividad Contable en el Sector Público (Curso). México: CCPM, p. 24
15
Franklin, F. E. (2001). Auditoría Administrativa (1ª ed). México: Mc Graw Hill, p. 445
37
“Auditoria Gubernamental, comprende el examen de las operaciones, cualquiera que
sea su naturaleza, de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, con el objeto de opinar si los estados financieros presentan razonablemente
la situación financiera, si los objetivos y metas efectivamente han sido alcanzados, si
los recursos han sido administrados de manera eficiente y si se ha cumplido con las
disposiciones legales aplicables”16
2.3 Objetivos de Auditoria.
Administrativa.- Por sus características, Auditoría Administrativa constituye una
herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda
vez que permite que se revele en que áreas se requiere de un estudio más profundo,
que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos,
cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un
análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.17
Gubernamental.- Establecer lineamientos generales que normen la realización de
auditorías considerando desde las actividades previas, hasta la elaboración y
presentación del programa de las instituciones que conforman la administración
pública federal.18
Administrativa.- Consiste en evaluar el funcionamiento de la administración, mediante
la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles
alternativas de solución.7
16
Rubio, R.V., y Hernández, F. J. (1996) Guía práctica de Auditoría Administrativa (3ª ed). México: Editorial
pac, p. 124
17
18
Franklin, F. E. (2001). Auditoría Administrativa (1ª ed). México: Mc Graw Hill, p. 12
Franklin, F. E. (2001). Auditoría Administrativa (1ª ed). México: Mc Graw Hill, p. 432
38
Gubernamental.- El Gobierno Federal se caracteriza por su dimensión social y su
compromiso para con la sociedad a la que se debe, por lo que ha de desempeñarse
con transparencia, efectividad, y eficiencia; dentro de un ambiente de control, orden,
disciplina, honestidad y legalidad; así como con manejo y aplicación racionales y
económicos de los recursos que se le han encomendado.19
2.4 Proceso Administrativo
Para Müch Galindo y García Martínez20, “el proceso administrativo, es el conjunto de
pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad”, por lo que dichos
autores lo conciben, en función a dos fases la primera; como la fase mecánica y la
segunda; como la fase dinámica:
Planeación: ¿Qué se quiere hacer?
Mecánica
Organización: ¿Cómo se va a hacer?
Administración
Dirección: ¿Ver que se haga?
Dinámica
Control: ¿Cómo se ha realizado?
19
Dávila, G. M. (1991). Auditoría comprehensiva un moderno concepto en la Auditoría Gubernamental (1ª ed).
México: imcp, p. 33
20
Müch, G.L., y García, M. J. (2003). Fundamentos de administración (13ª ed.). México: Trillas p-31
39
Por lo que es en la fase dinámica, donde opera el control y es donde la auditoría
busca a través del control vigilar y verificar que los procesos cumplan con sus
objetivos: en este caso el apego a la legalidad de los procesos licitatorios en materia
de adquisiciones.
2.4.1 definición de control
Para Robbins21 el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviación significativa”.
Stoner22 lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas”
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff23 (1990), el control "Consiste en
verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas
y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores
a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición"
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
21
Robbins, S., y Cenzo, D. (1996) Fundamentos de administración, concepto y aplicaciones. México.
Stoner J., Freeman, R. y Gilbert, D. (1996) Administración. Sexta Edición. México.
23
Melinkoff, R. (1990) Los procesos administrativos ed. Panapo: Caracas.
22
40
2.4.2 Importancia del control
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se estén
llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado
y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos
errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir sólo el control a posteriori,
sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha
ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede
adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta
cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones
significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información
pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.
2.5 Procedimiento de adquisiciones
La Auditoría se genera por múltiples causas dentro de la Administración de una
agrupación; su género, su especie pertenece al área del control, que ubicado
mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos
41
mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administración general. Lo
anterior se evita en lo posible con exámenes periódicos que se hagan de Auditoría
administrativa. La importancia de estos exámenes que se realizan en el transcurso
del tiempo, proporcionan confianza de la buena marcha de la organización, La
extensión de la labor de Auditoría es con el objeto de amarrar y de maximizar la
eficacia del control interno de la entidad.
Es en este proceso donde la técnica de Auditoría administrativa aplicada a la
organización de cierta magnitud se constituye en auxiliar fundamental de la dirección
empresarial, ya que la constitución de los objetivos implica la existencia de un
sistema de control dirigido a corregir las desviaciones e identificar causas y efectos,
con relación a las metas preestablecidas.
Esto significa que hay que llevar a cabo un análisis exhaustivo de la organización por
el auditor administrativo en las dependencias y entidades del sector público; por lo
que debe de poner en juego toda su imaginación y técnicas competentes.
Desde ningún concepto podrá considerarse completo el sistema de control superior,
sin incluir la Auditoría Administrativa, el control interno en su sentido amplio requerirá
la intervención de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y mantenerla
en eficientes condiciones de operación.
Por consiguiente, la dirección superior, auditores internos o externos, accionistas y
otros interesados, deben de confiar en la Auditoría Administrativa como una
prevención de inconvenientes para garantizar la adecuada marcha del sistema.
Por lo tanto la Auditoría Administrativa se considera como una técnica e instrumento
que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas,
procedimientos y métodos de la administración lo cual constituye su ubicación en la
fase del control dentro del proceso de la administración. Las dependencias del sector
gubernamental, encargadas de llevar a cabo el “proceso de contratación”; son:
a).- Licitación Pública
42
b).- Invitación restringida a cuando menos tres proveedores y
c).- Adjudicación Directa
Asimismo, la dependencia responsable de llevar a cabo dicho procedimiento maneja
tres etapas durante el proceso, las cuales son;
I.- Etapa de inicio.
1.1 Planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones
1.2 Requisición de compra
1.3 Disponibilidad presupuestal
1.4 Autorizaciones previas
1.5 Selección del procedimiento de adquisición
II.- Etapa de desarrollo y/o realización.
2.1 Convocatoria
2.2 Bases de licitación
2.3 Acto de presentación y apertura de proposiciones
2.4 Evaluación técnica
2.5 Evaluación económica
2.6 Dictamen
2.7 Fallo
2.8 Firma de los pedidos o contratos
43
III.- Etapa de conclusión.
3.1 Recepción y control de calidad
3.2 Rescisión, nulidad y terminación de pedidos y contratos
3.3 Modificaciones a los pedidos y contratos
3.4 Pago de los bienes adquiridos
3.5 Conservación de la documentación.
Describiéndose a continuación brevemente cada una de las etapas del proceso de
adquisiciones, mediante la explicación de los diferentes aspectos que la conforman:
1 Proceso de adquisiciones- etapa de inicio
En esta etapa se incluyen aspectos que deben ser considerados antes de realizar
una compra y que permiten programar las necesidades de los bienes muebles
durante un ejercicio, disponer de ellos cuando se requieran y seleccionar la forma de
adquirirlos.
1.1 Planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones
Para que las adquisiciones se realicen con apego a los criterios de eficiencia, eficacia
y economía, es necesario que se lleve a cabo un proceso de planeación,
programación y presupuestación que promueva el logro de las mejores condiciones
en cuanto a precio, oportunidad, calidad y financiamiento y que a su vez coadyuve a
evitar dispendios y desviaciones.
Las adquisiciones deben sujetarse a:
1.1.1 Los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo y de los programas
sectoriales, institucionales, regionales y especiales, que correspondan, así como a
las previsiones contenidas en sus programas anuales, y
44
1.1.2 “Los objetivos, Metas y previsiones de recursos establecidos en los
Presupuestos de egresos de la Federación y del Gobierno del Distrito Federal o
entidades respectivas” (art. 18 de la LAASSP).
Ahora bien, las dependencias y entidades formularán sus programas anuales de
adquisiciones, Arrendamientos y servicios, en sus respectivos presupuestos,
considerando las siguientes fracciones correspondientes al (Artículo 20 de la
LAASSP).
I.
“Las acciones previas, durante y posteriores a la realización de dichas
operaciones; los objetivos y metas a corto y mediano plazo”.
Como acciones previas
podrán identificarse, entre otras, las acciones de
programación-presupuestación,
autorizaciones
previas
correspondientes
y
elaboración de bases de licitación. Como actividades durante la operación de
adquisiciones pueden mencionarse aspectos tales como el acto de apertura de
ofertas; la evaluación de la capacidad técnica, económica y administrativa; el
dictamen y el acto de fallo.
II.
“Los objetivos y metas a corto y mediano plazo”.
III.
“La calendarización física y financiera de los recursos necesarios.”
IV.
“Las unidades responsables de su instrumentación”.
V.
“sus programas sustantivos, de apoyo administrativo y de inversiones, así
como en su caso, aquéllos relativos a la adquisición de bienes, para
posterior comercialización, incluyendo los que habrán de sujetarse a
procesos productivos”.
Como ejemplo de programas sustantivos, para los cuales deberán programarse
adecuadamente las adquisiciones, puede mencionarse el de prestación de
servicios médicos por parte de las instituciones del sector salud, en las que
resulta fundamental contar con los medicamentos requeridos. En cuanto a las que
adquieren bienes para su posterior comercialización, puede mencionarse el caso
de las empresas distribuidoras de productos básicos.
45
VI.
“la existencia en cantidad suficiente de los bienes; los plazos estimados de
suministro; los avances tecnológicos incorporados en los bienes, y en su
caso los planos, proyectos y especificaciones
VII.
las normas aplicables conforme a la ley federal sobre metrología y
normalización o, a falta de éstas, las normas internacionales
VIII.
los requerimientos de mantenimiento de los bienes muebles a su cargo
IX.
las demás previsiones que deban tomarse en cuenta según la naturaleza y
características de las adquisiciones, arrendamientos o servicios
1.2 Requisición de compra- etapa de inicio.
La requisición de compra es el documento con el que específicamente se inicia
toda adquisición. Mediante ésta, el área de adquisiciones de la dependencia o
entidad recibe la solicitud de compra de las áreas que requieren los bienes. En la
requisición se asientan todos los datos referentes al bien o bienes que sean
necesarios, el uso que se les dará, la fecha en que se requerirán y la autorización
correspondiente.
1.3 Disponibilidad presupuestal- etapa de inicio.
El área responsable de las adquisiciones verificará que para cada adquisición
exista
constancia
de
disponibilidad
presupuestal,
la
cual
deberá
ser
proporcionada por la unidad de programación y presupuestación de la
dependencia o entidad.
1.4 Autorizaciones previas- etapa de inicio.
Para cualquier erogación en los conceptos previstos en las disposiciones de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestales relativas ha adquisiciones de
bienes muebles, se tendrá que consultar el Presupuesto de Egresos de la
Federación vigente y los lineamientos y normatividad emitidos por la Secretaria
de la Función Pública, para identificar las Autorizaciones requeridas.
1.5 Selección del procedimiento de adquisición- etapa de inicio.
46
De acuerdo con la LAASSP, en su Artículo 26 menciona: “Las dependencias y
entidades, bajo su responsabilidad, podrán contratar adquisiciones, arrendamientos y
servicios, mediante los procedimientos de contratación que a continuación se
señalan:
I.
Licitación pública;
II.
Invitación a cuando menos tres personas, o
III.
Adjudicación directa.
En los procedimientos de contratación deberán establecerse los mismos requisitos y
condiciones para todos los participantes, especialmente por lo que se refiere a
tiempo y lugar de entrega, forma y tiempo de pago, penas convencionales, anticipos
y garantías; debiendo las dependencias y entidades proporcionar a todos los
interesados igual acceso a la información relacionada con dichos procedimientos, a
fin de evitar favorecer a algún participante.
La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, tomando en cuenta la opinión de la
Contraloría, (hoy Secretaria de la Función pública) determinará de acuerdo con lo
establecido en el artículo 28 de esta Ley el carácter nacional o internacional de los
procedimientos de contratación y los criterios para determinar el contenido nacional
de los bienes a ofertar, en razón de las reservas, medidas de transición u otros
supuestos establecidos en los tratados.
La Secretaria de la Función Pública, pondrá a disposición pública, a través de los
medios de difusión electrónica que establezca, la información que obre en su base
de datos correspondiente a las convocatorias y bases de las licitaciones y, en su
caso, sus modificaciones; las actas de las juntas de aclaraciones y de visita a
instalaciones, los fallos de dichas licitaciones o las cancelaciones de éstas, y los
datos relevantes de los contratos adjudicados; ya sea por licitación, invitación a
cuando menos tres personas o adjudicación directa”.
2 Proceso de adquisiciones- etapa de realización.
47
En esta etapa se incluyen aspectos mediante los cuales la dependencia o entidad,
pacta con los proveedores las condiciones de compra.
Los aspectos de esta etapa son esencialmente los mismos para cada uno de los
procedimientos de adquisición. Las variaciones obedecen a los requisitos que deben
cumplirse en cada procedimiento.
2.1 Convocatoria- etapa de realización
Tratándose de licitación pública, se elabora y pública una convocatoria donde se
invita a que libremente las personas físicas o morales interesadas presenten sus
proposiciones.
La publicación de esta convocatoria, que puede referirse a uno o más bienes, deberá
hacerse exclusivamente en la sección especializada del Diario Oficial de la
Federación y en un diario de la Entidad Federativa donde haya de ser utilizado el
bien, o prestado el servicio. Articulo 29 LAASSP, textualmente dice: “Las
convocatorias podrán referirse a uno o más bienes o servicios, y contendrán”.
I.
El nombre, denominación o razón social de la dependencia o
entidad convocante;
II.
La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los
interesados podrán obtener las bases de la licitación y, en su
caso, el costo y forma de pago de las mismas. Cuando las bases
impliquen un costo, éste será fijado sólo en razón de la
recuperación
de
las
erogaciones
por
publicación
de
la
convocatoria y de la reproducción de los documentos que se
entreguen; los interesados podrán revisarlas previamente a su
pago, el cual será requisito para participar en la licitación.
Igualmente, los interesados podrán consultar y adquirir las bases
48
de las licitaciones por los medios de difusión electrónica que
establezca la Secretaria de la Función Pública;
III.
La fecha, hora y lugar de celebración de las dos etapas del acto
de presentación y apertura de proposiciones;
IV.
La indicación de si la licitación es nacional o internacional; y en
caso de ser internacional, si se realizará o no bajo la cobertura
del capítulo de compras del sector público de algún tratado, y el
idioma o idiomas, además del español, en que podrán
presentarse las proposiciones;
V.
La indicación que ninguna de las condiciones contenidas en las
bases
de
la
licitación,
así
como en
las
proposiciones
presentadas por los licitantes, podrán ser negociadas;
VI.
La descripción general, cantidad y unidad de medida de los
bienes o servicios que sean objeto de la licitación, así como la
correspondiente, por lo menos, a cinco de las partidas o
conceptos de mayor monto;
VII.
Lugar y plazo de entrega;
VIII.
Condiciones de pago, señalando el momento en que se haga
exigible el mismo;
IX.
Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarían;
X.
La indicación de que no podrán participar las personas que se
encuentren en los supuestos del artículo 50 de esta Ley, y
XI.
En el caso de arrendamiento, la indicación de si éste es con o sin
opción a compra”
2.2 Bases para la realización- etapa de realización.
A la información que la dependencia o entidad proporciona al proveedor para que
este conozca las especificaciones del bien solicitado, las condiciones de la operación
y este en posibilidad de preparar una proposición, se le conoce como bases para
49
licitación Articulo 31 LAASSP, el cual menciona lo siguiente: “Las bases que emitan
las dependencias y entidades para las licitaciones públicas se pondrán a disposición
de los interesados, tanto en el domicilio señalado por la convocante como en los
medios de difusión electrónica que establezca la Contraloría, a partir del día en que
se publique la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día natural previo al acto de
presentación y apertura de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva de los
interesados adquirirlas oportunamente durante este periodo. Las bases contendrán
en lo aplicable como mínimo lo siguiente”.
I.
Nombre, denominación o razón social de la dependencia o
entidad convocante;
II.
Forma en que deberá acreditar la existencia y personalidad
jurídica el licitante;
III.
Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones a las bases de la
licitación, siendo optativa la asistencia a las reuniones que, en su
caso, se realicen; fecha, hora y lugar de celebración de las dos
etapas del acto de presentación y apertura de proposiciones;
comunicación del fallo y firma del contrato;
IV.
Señalamiento
de
que
será
causa
de
descalificación
el
incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las
bases de la licitación, así como la comprobación de que algún
licitante ha acordado con otro u otros elevar los precios de los
bienes o servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga como fin
obtener una ventaja sobre los demás licitantes;
V.
Idioma o idiomas, además del español, en que podrán
presentarse las proposiciones. Los anexos técnicos y folletos
podrán presentarse en el idioma del país de origen de los bienes
o servicios, acompañados de una traducción simple al español;
VI.
Moneda en que se cotizará y efectuará el pago respectivo. En los
casos de licitación internacional, en que la convocante determine
efectuar los pagos a proveedores extranjeros en moneda
extranjera, los licitantes nacionales podrán presentar sus
50
proposiciones en la misma moneda extranjera que determine la
convocante. No obstante, el pago que se realice en el territorio
nacional deberá hacerse en moneda nacional y al tipo de cambio
vigente en la fecha en que se haga dicho pago;
VII.
La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en
las bases de la licitación, así como en las proposiciones
presentadas por los licitantes podrán ser negociadas;
VIII.
Criterios claros y detallados para la adjudicación de los contratos
de conformidad a lo establecido por el artículo 36 de la Ley de
Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público;
IX.
Descripción completa de los bienes o servicios, o indicación de
los sistemas empleados para identificación de los mismos;
información específica que requieran respecto a mantenimiento,
asistencia técnica y capacitación; relación de refacciones que
deberán cotizarse cuando sean parte integrante del contrato;
aplicación de normas a que se refiere la fracción VII del artículo
20 de la Ley Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del
Sector Público; dibujos; cantidades; muestras, y pruebas que se
realizarán, así como método para ejecutarlas;
X.
Plazo y condiciones de entrega; así como la indicación del lugar,
dentro del territorio nacional, donde deberán efectuarse las
entregas;
XI.
Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar, los
cuales no deberán limitar la libre participación de los interesados;
XII.
Condiciones de precio y pago, señalando el momento en que se
haga exigible el mismo. Tratándose de adquisiciones de bienes
muebles, podrá establecerse que el pago se cubra parte en
dinero y parte en especie, siempre y cuando el numerario sea
mayor, sin perjuicio de las disposiciones relativas de la Ley
General de Bienes Nacionales;
51
XIII.
Datos sobre las garantías; así como la indicación de si se
otorgará anticipo, en cuyo caso deberá señalarse el porcentaje
respectivo y el momento en que se entregará, el que no podrá
exceder del cincuenta por ciento del monto total del contrato;
XIV.
La indicación de si la totalidad de los bienes o servicios objeto de
la licitación, o bien, de cada partida o concepto de los mismos,
serán adjudicados a un solo proveedor, o si la adjudicación se
hará mediante el procedimiento de abastecimiento simultáneo a
que se refiere el artículo 39 de la Ley Adquisiciones
Arrendamientos y Servicios del Sector Público, en cuyo caso
deberá precisarse el número de fuentes de abastecimiento
requeridas, los porcentajes que se asignarán a cada una y el
porcentaje diferencial en precio que se considerará;
XV.
En el caso de contratos abiertos, la información a que alude del
artículo 47 de este ordenamiento;
XVI.
Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o
en la prestación de los servicios;
XVII.
La indicación de que el licitante que no firme el contrato por
causas imputables al mismo será sancionado en los términos del
artículo 60 de la Ley Adquisiciones Arrendamientos y Servicios
del Sector Público, y
XVIII.
En su caso, términos y condiciones a que deberá ajustarse la
participación de los licitantes cuando las proposiciones sean
enviadas a través del servicio postal o de mensajería, o por
medios remotos de comunicación electrónica. El que los
licitantes opten por utilizar alguno de estos medios para enviar
sus proposiciones no limita, en ningún caso, que asistan a los
diferentes actos derivados de una licitación.
Para la participación, contratación o adjudicación en adquisiciones, arrendamientos o
servicios no se le podrá exigir al particular requisitos distintos a los señalados por
esta Ley.
52
2.3 Acto de proposición y apertura de proposiciones- etapa de realización.
El plazo para la presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones
internacionales no podrá ser inferior a veinte días naturales, contados a partir de la
fecha de publicación de la convocatoria.
En licitaciones nacionales, el plazo para la presentación y apertura de proposiciones
será, cuando menos, de quince días naturales contados a partir de la fecha de
publicación de la convocatoria.
Cuando no puedan observarse los plazos indicados en este artículo porque existan
razones justificadas del área solicitante de los bienes o servicios, siempre que ello no
tenga por objeto limitar el número de participantes, el titular del área responsable de
la contratación podrá reducir los plazos a no menos de diez días naturales, contados
a partir de la fecha de publicación de la convocatoria. (Art. 32 Ley de Adquisiciones
Arrendamientos y Servicios del Sector Público).
El acto de presentación y apertura de proposiciones será presidido por, el servidor
público designado por la convocante, quien será la única autoridad facultada para
aceptar o desechar cualquier proposición de las que se hubieren presentado durante
dicho acto, el cual se efectuará en la fecha, lugar,
y hora señalados por la
convocante. Cabe mencionar que dicho acto podrán participar los licitantes que
hayan cubierto el costo de las bases de licitación y se llevara a cabo en 2 etapas.
2.4 EVALUACIÓN TECNICA- ETAPA DE REALIZACIÓN.
En la primera etapa, los licitantes entregaran sus proposiciones en sobres cerrados
en forma inviolable; se procederá a la apertura de la propuesta técnica
exclusivamente y se desecharan las que hubieren emitido algunos de los requisitos
exigidos, las que serán devueltas por la dependencia o entidad, transcurridos quince
días naturales contados a partir de la fecha en que se dé a conocer el fallo de la
licitación;
53
Los participantes rubricarán todas las propuestas técnicas presentadas. En caso de
que la apertura de proposiciones económicas no se realice en la misma fecha, los
sobres que las contengan serán firmados por los clientes y los servidores públicos de
la dependencia o entidad presentes, y quedarán en custodia de ésta, quien informará
la fecha, lugar y hora en que se llevará a cabo la segunda etapa. En su caso, durante
este periodo, la dependencia o entidad hará el análisis detallado de las propuestas
técnicas aceptadas.
2.5 EVALUACIÓN ECONOMICA- ETAPA DE REALIZACIÓN.
En la segunda etapa, se procederá a la apertura de las propuestas económicas de
los licitantes cuyas propuestas técnicas no hubieran sido desechadas en la primera
etapa o en análisis detallado de las mismas, y se dará lectura en voz alta al importe
de las propuestas que contengan los documentos y cubran los requisitos exigidos.
En caso de que el fallo de la licitación se realice en la misma fecha, dos proveedores,
por lo menos y los servidores públicos de la convocante presentes, firmarán las
proposiciones económicas aceptadas. La dependencia o entidad señalará fecha,
lugar y hora en que se dará a conocer el fallo de la licitación.
La dependencia o entidad levantará acta de las dos etapas del acto de presentación
y apertura de proposiciones, en las que se hará constar las propuestas aceptadas y
sus importes,
así como las que hubieran sido desechadas y las causas que lo
motivaron; el acta se firmara por los participantes, y se les entregará copia de la
misma.
2.6 DICTAMEN- ETAPA DE REALIZACIÓN
Una vez que la dependencia o entidad lleva a cabo un análisis comparativo de las
proposiciones admitidas emite un dictamen, mismo que servirá como fundamento
para el fallo de la licitación. Mediante el dictamen se determina la adjudicación del
pedido o contrato a la persona que de entre los proponentes reúna las condiciones
54
legales,
técnicas
y
económicas
requeridas,
así
como
que
garantice
satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas.
Por lo anterior, si resultare que dos o más proposiciones son solventes y satisfacen
todos los requisitos de la convocante, el contrato se adjudicará a quien presente la
proposición cuyo precio sea el más bajo.
2.7 FALLO- ETAPA DE REALIZACIÓN.
El fallo constituye el acto a través del cual la dependencia o entidad da ha conocer la
resolución de la adjudicación.
Este acto podrá llevarse acabo en la segunda etapa del acto de apertura de ofertas
y, si esto no fuere factible, dentro de los cuarenta días naturales contados a partir de
la fecha de inicio de la primera etapa, y podrá diferirse por una sola vez, siempre que
el nuevo plazo fijado no exceda de veinte días naturales contados a partir del plazo
establecido originalmente.
En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación, a la que libremente podrán
asistir los licitantes que hubieren participado en las etapas de presentación y
apertura de proposiciones, donde se levantará el acta del fallo de la licitación, que
firmarán los participantes, a quienes se entregará copia de la misma.
En sustitución de esta junta, las dependencias o entidades podrán optar por
comunicar por escrito el fallo de la licitación a cada uno de los participantes.
En el mismo acto del fallo o adjunta a la comunicación referida en el párrafo anterior,
las dependencias o entidades proporcionarán por escrito a los licitantes, la
información acerca de las razones por las cuales su propuesta, en su caso, no fue
elegida. Tal y como lo establece el Articulo 37 de la LAASSP; “En junta pública se
dará a conocer el fallo de la licitación, a la que libremente podrán asistir los licitantes
que hubieren participado en el acto de presentación y apertura de proposiciones,
levantándose el acta respectiva que firmarán los asistentes, a quienes se entregará
copia de la misma. La falta de firma de algún licitante no invalidará su contenido y
55
efectos, poniéndose a partir de esa fecha a disposición de los que no hayan asistido,
para efectos de su notificación. En sustitución de esa junta, las dependencias y
entidades podrán optar por notificar el fallo de la licitación por escrito a cada uno de
los licitantes, dentro de los cinco días naturales siguientes a su emisión.
En el mismo acto de fallo o adjunta a la comunicación referida, las dependencias y
entidades proporcionarán por escrito a los licitantes la información acerca de las
razones por las cuales su propuesta no resultó ganadora”.
2.8 Firma de los pedidos y contratos- etapa de realización.
Este aspecto se presenta en todos los procedimientos aquí tratados, con las
formalidades que cada caso amerite, según lo establece el Artículo 46 de la
LAASSP. El cual menciona: “La adjudicación del contrato obligará a la dependencia o
entidad y a la persona en quien hubiere recaído, a formalizar el documento relativo
dentro de los veinte días naturales siguientes al de la notificación del fallo.
Si el interesado no firmare el contrato por causas imputables al mismo, dentro del
plazo a que se refiere el párrafo anterior, la dependencia o entidad podrá, sin
necesidad de un nuevo procedimiento, adjudicar el contrato al participante que haya
presentado la siguiente proposición solvente más baja, de conformidad con lo
asentado en el dictamen a que se refiere el artículo 36 de esta Ley, y así
sucesivamente en caso de que este último no acepte la adjudicación, siempre que la
diferencia en precio con respecto a la propuesta que inicialmente hubiere resultado
ganadora, no sea superior al diez por ciento.
El licitante a quien se hubiere adjudicado el contrato no estará obligado a suministrar
los bienes o prestar el servicio, si la dependencia o entidad, por causas imputables a
la misma, no firmare el contrato. En este supuesto, la dependencia o entidad, a
solicitud escrita del licitante, cubrirá los gastos no recuperables en que hubiere
incurrido para preparar y elaborar su propuesta, siempre que éstos sean razonables,
estén debidamente comprobados y se relacionen directamente con la licitación de
que se trate.
56
El atraso de la dependencia o entidad en la formalización de los contratos
respectivos, o en la entrega de anticipos, prorrogará en igual plazo la fecha de
cumplimiento de las obligaciones asumidas por ambas partes.
Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos no podrán cederse en
forma parcial ni total en favor de cualquier otra persona, con excepción de los
derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con el consentimiento de la
dependencia o entidad de que se trate”.
Se recomienda fincar pedidos en todos los casos de adquisiciones que sea posible.
Se celebrarán contratos solamente en aquellos casos de adquisiciones para los que
sea necesario agregar muchas cláusulas o condiciones adicionales; podrán también
firmarse cuando el proveedor prefiera su celebración y la dependencia o entidad esté
de acuerdo en ello. Asimismo, en este acto el proveedor seleccionado deberá
garantizar el cumplimiento de los pedidos y contratos, así como la correcta aplicación
de los anticipos que reciba, cuando éstos procedan.
Todos los procedimientos de adquisiciones deberán observar la constitución tanto de
estas garantías como de las de seriedad de las proposiciones, en los términos que
señala el Artículo 49 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del
Sector Público. Que dice textualmente:
“Las garantías que deban otorgarse conforme a esta Ley se constituirán en favor de:
I.
La Tesorería de la Federación, por actos o contratos que se
celebren con las dependencias;
II.
Las Entidades, cuando los actos o contratos se celebren con
ellas, y
III.
Las Tesorerías de los Estados y Municipios, en los casos de los
contratos celebrados al amparo de la fracción VI del artículo 1 de
esta Ley.
57
Para la determinación del porcentaje de garantías, las convocantes podrán
considerar la conveniencia de establecer un 5% máximo del monto total de la
propuesta para garantizar la seriedad de las ofertas y un 10 % máximo del monto
total del contrato (Diario Oficial de la Federación, de fecha.15-03-1996).
Tratándose de la garantía para asegurar la aplicación correcta de los anticipos (solo
podrán otorgarse hasta un 50% del monto total del pedido o contrato asignado), los
proveedores constituirán previamente a su entrega, la garantía por la totalidad del
monto del anticipo, la que subsistirá hasta su total amortización.
3 Etapa de conclusión.
En esta etapa se incluyen aspectos mediante los cuales se da por concluida una
adquisición y que constituye el cumplimiento de las condiciones de los pedidos y
contratos, y las cancelaciones o rescisiones que en su caso se hagan necesarias.
Así mismo, se incluye lo referente a la conservación de la documentación y a las
modificaciones a los pedidos y contratos.
3.1 Recepción y control de calidad- etapa de conclusión.
Dependiendo de lo que se haya estipulado en el pedido o contrato, el área que reciba
los bienes debe comunicar este hecho al área de adquisiciones especificando la
oportunidad de la entrega y, si es el caso, la conformidad respecto de las
especificaciones de los bienes.
3.2 Rescisión, nulidad y terminación de pedidos y contratos- etapa de conclusión.
Cuando se incumplan las obligaciones derivadas de lo estipulado en los pedidos y
contratos, o de las disposiciones legales que sean aplicables, o bien, por causas de
interés general, la dependencia o entidad procederá a la rescisión, nulidad y
terminación de pedidos y contratos.
En estos casos, el área de adquisiciones notificará a las áreas correspondientes con
el fin de que no se afecte el desarrollo de sus operaciones y que se emprendan
58
oportunamente las acciones para obtener de otro proveedor los bienes. Además, se
deberá iniciar los trámites para hacer efectivas las garantías que procedan, según lo
estable el Artículo 54 de la LAASSP, “Las dependencias y entidades podrán rescindir
administrativamente los contratos en caso de incumplimiento de las obligaciones a
cargo del proveedor, en cuyo caso el procedimiento deberá iniciarse dentro de los
quince días naturales siguientes a aquél en que se hubiere agotado el monto límite
de aplicación de las penas convencionales. Si previamente a la determinación de dar
por rescindido el contrato, se hiciere entrega de los bienes o se prestaren los
servicios, el procedimiento iniciado quedará sin efecto.
El procedimiento de rescisión se llevará a cabo conforme a lo siguiente:
I.
Se iniciará a partir de que al proveedor le sea comunicado por
escrito el incumplimiento en que haya incurrido, para que en un
término de diez días hábiles exponga lo que a su derecho
convenga y aporte, en su caso, las pruebas que estime
pertinentes;
II.
Transcurrido el término a que se refiere la fracción anterior, se
resolverá considerando los argumentos y pruebas que hubiere
hecho valer, y
III.
La determinación de dar o no por rescindido el contrato deberá
ser debidamente fundada, motivada y comunicada al proveedor
dentro de los quince días hábiles siguientes a lo señalado en la
fracción I de este artículo.
Asimismo, podrán dar por terminados anticipadamente los contratos cuando
concurran razones de interés general, o bien, cuando por causas justificadas se
extinga la necesidad de requerir los bienes o servicios originalmente contratados, y
se demuestre que de continuar con el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se
ocasionaría algún daño o perjuicio al Estado. En estos supuestos la dependencia o
entidad reembolsará al proveedor los gastos no recuperables en que haya incurrido,
59
siempre que éstos sean razonables, estén debidamente comprobados y se
relacionen directamente con el contrato correspondiente”.
3.3 Modificaciones a los pedidos y contratos- etapa de conclusión.
Dentro de su presupuesto aprobado y disponible las dependencias y entidades bajo
su responsabilidad y por razones fundadas podrán acordar el incremento en las
cantidades de bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes.
Tal y como lo establece el Artículo 52 LAASSP. “Las dependencias y entidades
podrán, dentro de su presupuesto aprobado y disponible, bajo su responsabilidad y
por razones fundadas y explícitas, acordar el incremento en la cantidad de bienes
solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de los doce
meses posteriores a su firma, siempre que el monto total de las modificaciones no
rebase, en conjunto, el veinte por ciento del monto o cantidad de los conceptos y
volúmenes establecidos originalmente en los mismos y el precio de los bienes sea
igual al pactado originalmente.
Igual porcentaje se aplicará a las modificaciones que por ampliación de la vigencia se
hagan de los contratos de arrendamientos o de servicios, cuya prestación se realice
de manera continua y reiterada.
Tratándose de contratos en los que se incluyan bienes o servicios de diferentes
características, el porcentaje se aplicará para cada partida o concepto de los bienes
o servicios de que se trate.
Cuando los proveedores demuestren la existencia de causas justificadas que les
impidan cumplir con la entrega total de los bienes conforme a las cantidades
pactadas en los contratos, las dependencias y entidades podrán modificarlos
mediante la cancelación de partidas o parte de las cantidades originalmente
estipuladas, siempre y cuando no rebase el cinco por ciento del importe total del
contrato respectivo.
60
Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito por parte de
las dependencias y entidades, los instrumentos legales respectivos serán suscritos
por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o quien lo sustituya o esté
facultado para ello.
Las dependencias y entidades se abstendrán de hacer modificaciones que se
refieran a precios, anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en general,
cualquier cambio que implique otorgar condiciones más ventajosas a un proveedor
comparadas con las establecidas originalmente”.
3.4 Pago de los bienes adquiridos- etapa de conclusión.
En cuanto la dependencia o entidad haya recibido los bienes convenidos y esté
conforme conillos, el área de adquisiciones procederá a gestionar ante el área que
corresponda el pago o liquidación respectiva y la cancelación, si así procede, de las
garantías que el proveedor hubiere constituido.
3.5 Conservación de la documentación- etapa de conclusión.
La dependencia o entidad deberá conservar en forma ordenada y sistemática la
documentación que justifique y compruebe la realización de las operaciones
reguladas por la ley en esta materia, por un término de 5 años contados a partir de la
fecha de su recepción.
61
CAPITULO 3 MARCO LEGAL
Dentro del proceso de licitación que llevan a cabo las entidades del sector público
paraestatal, el marco legal se fundamenta en la LAASSP, no obstante que cada uno
de los Estados tiene su propia ley para este proceso. Todas son emanadas de la ley
federal.
A continuación, se presenta una relación con los principales artículos que rigen el
tema abordado por la presente investigación. Cabe destacar, que después de la cita
textual de cada artículo, el autor emite una serie de comentarios aplicables al caso.
“Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y tiene por objeto regular las
acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación,
gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y la
prestación de servicios de cualquier naturaleza, que realicen:
I.
Las unidades administrativas de la Presidencia de la República;
II.
Las Secretarías de Estado, Departamentos Administrativos y la
Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal;
III.
La Procuraduría General de la República;
IV.
Los organismos descentralizados;
V.
Las empresas de participación estatal mayoritaria y los
fideicomisos en los que el fideicomitente sea el gobierno federal
o una entidad paraestatal, y
VI.
Las entidades federativas, con cargo total o parcial a fondos
federales, conforme a los convenios que celebren con el
Ejecutivo Federal, con la participación que, en su caso,
corresponda
a
los
municipios
interesados.
No
quedan
comprendidos los fondos previstos en el Capítulo V de la Ley de
Coordinación Fiscal.
62
Las personas de derecho público de carácter federal con autonomía derivada de la
Constitución, aplicarán los criterios y procedimientos previstos en esta Ley, en lo que
no se contraponga a los ordenamientos legales que los rigen, sujetándose a sus
propios órganos de control.
Los contratos que celebren las dependencias con las entidades, o entre entidades, y
los actos jurídicos que se celebren entre dependencias, o bien los que se lleven a
cabo entre alguna dependencia o entidad de la Administración Pública Federal con
alguna perteneciente a la administración pública de una entidad federativa, no
estarán dentro del ámbito de aplicación de esta Ley; no obstante, dichos actos
quedarán sujetos a este ordenamiento, cuando la dependencia o entidad obligada a
entregar el bien o prestar el servicio, no tenga capacidad para hacerlo por sí misma y
contrate un tercero para su realización.
Los titulares de las dependencias y los órganos de gobierno de las entidades
emitirán, bajo su responsabilidad y de conformidad con este mismo ordenamiento,
las políticas, bases y lineamientos para las materias a que se refiere este artículo.
Las dependencias y entidades se abstendrán de crear fideicomisos, otorgar
mandatos o celebrar actos o cualquier tipo de contratos, que evadan lo previsto en
este ordenamiento”.
Este artículo se refiere a que todas las dependencias que formen parte del gobierno,
y que manejen presupuesto federal, deberán sujetarse a la planeación y asignación
de los recursos que el gobierno les otorgue, y que bajo ninguna circunstancia, se
crearan fideicomisos o compras a terceras personas.
Por lo que los titulares de cada organismo emitirán bajo su responsabilidad
apegándose a lo que marca la ley, todas las políticas, lineamiento y bases en esta
materia.
“Artículo 2.- Para los efectos de la presente Ley, se entenderá por:
I.
Secretaría: la Secretaría de Hacienda y Crédito Público;
63
II.
Contraloría:
la
Secretaría
de
Contraloría
y
Desarrollo
Administrativo; (hoy Secretaria de la Función Pública)
III.
Dependencias: las señaladas en las fracciones I a III del artículo
1;
IV.
Entidades: las mencionadas en las fracciones IV y V del artículo
1;
V.
Tratados: los convenios regidos por el derecho internacional
público, celebrados por escrito entre el gobierno de los Estados
Unidos Mexicanos y uno o varios sujetos de Derecho
Internacional Público, ya sea que para su aplicación requiera o
no la celebración de acuerdos en materias específicas,
cualquiera que sea su denominación, mediante los cuales los
Estados Unidos Mexicanos asumen compromisos;
VI.
Proveedor: la persona que celebre contratos de adquisiciones,
arrendamientos o servicios, y
VII.
Licitante: la persona que participe en cualquier procedimiento de
licitación pública o bien de invitación a cuando menos tres
personas”.
En este artículo se manifiesta, cual es el orden jerárquico y descripción del nombre
técnico de cada una de las dependencias que participan en este proceso, con el
objetivo de que sea indubitable para los participantes el manejo técnico que se de en
función de la actividad.
Artículo 3.- Para los efectos de esta Ley, entre las adquisiciones, arrendamientos y
servicios, quedan comprendidos:
I.
Las adquisiciones y los arrendamientos de bienes muebles;
II.
Las adquisiciones de bienes muebles que deban incorporarse,
adherirse o destinarse a un inmueble, que sean necesarios para
la realización de las obras públicas por administración directa, o
64
los que suministren las dependencias y entidades de acuerdo
con lo pactado en los contratos de obras;
III.
Las adquisiciones de bienes muebles que incluyan la instalación,
por parte del proveedor, en inmuebles de las dependencias y
entidades, cuando su precio sea superior al de su instalación;
IV.
La contratación de los servicios relativos a bienes muebles que
se encuentren incorporados o adheridos a inmuebles, cuyo
mantenimiento no implique modificación alguna al propio
inmueble, y sea prestado por persona cuya actividad comercial
corresponda al servicio requerido;
V.
La reconstrucción y mantenimiento de bienes muebles; maquila;
seguros; transportación de bienes muebles o personas, y
contratación de servicios de limpieza y vigilancia;
VI.
La contratación de arrendamiento financiero de bienes muebles;
VII.
La
prestación
contratación
de
de
servicios
profesionales,
consultorías,
asesorías,
así
como
la
estudios
e
investigaciones, excepto la contratación de servicios personales
bajo el régimen de honorarios, y
VIII.
En general, los servicios de cualquier naturaleza cuya prestación
genere una obligación de pago para las dependencias y
entidades, cuyo procedimiento de contratación no se encuentre
regulado en forma específica por otras disposiciones legales.
En lo referente a este artículo se establece cuales son, o como quedan clasificados
cada uno de los rubros, para el adecuado manejo e interpretación de las
adquisiciones, y no generar vacíos que nos lleven a procesos viciados o ambiguos y
nos generen una serie de inconsistencias y/o inconformidades, en la forma en como
cada uno de los actores interpretan la ley.
65
“Artículo 4.- La aplicación de esta Ley será sin perjuicio de lo dispuesto en los
tratados”
Es decir los tratados tienen sus marcos legales en la constitución y esta Ley también
los tiene, motivo por el cual, deben efectuarse adquisiciones respetando el marco
legal de ambos y si por alguna circunstancia, el caso lo amerita se debe valor la
compra e inclusive evitarse, para no contravenir lo dispuesto en los tratados.
“Artículo 5.- Será responsabilidad de las dependencias y entidades contratar los
servicios correspondientes para mantener adecuada y satisfactoriamente asegurados
los bienes con que cuenten.
Lo dispuesto en el párrafo anterior no será aplicable cuando por razón de la
naturaleza de los bienes o el tipo de riesgos a los que están expuestos, el costo de
aseguramiento represente una erogación que no guarde relación directa con el
beneficio que pudiera obtenerse. La Secretaría autorizará previamente la aplicación
de esta excepción”.
En este caso, la dependencia deberá tomar muy en cuenta tanto los espacios físicos
para el resguardo de las adquisiciones como de la compra a gran escala de artículos
perecederos, o de fácil deterioro. Ya que será bajo su responsabilidad no prever este
aspecto.
“Artículo 6.- El gasto para las adquisiciones, arrendamientos y servicios se sujetará,
en su caso, a las disposiciones específicas del Presupuesto de Egresos de la
Federación, así como a lo previsto en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto
Público Federal y demás disposiciones aplicables”.
Por ninguna circunstancia, se podrán adquirir bienes. Si no se esta sujeto a las
autorizaciones de los presupuestos que para este caso otorgue el gobierno federal,
previa autorización del Congreso de la Unión. En materia de gastos.
66
“Artículo 7.- La Secretaría de Economía y Función Pública, en el ámbito de sus
respectivas competencias, estarán facultadas para interpretar esta Ley para efectos
administrativos.
La Secretaria de la Función Pública, dictará las disposiciones administrativas que
sean estrictamente necesarias para el adecuado cumplimiento de esta Ley, tomando
en cuenta la opinión de la Secretaría y, cuando corresponda, la de la Secretaría de
Economía. Tales disposiciones se publicarán en el Diario Oficial de la Federación”.
En virtud de que en ocasiones existen inconformidades tanto de los proveedores
como de los encargados de llevar a cabo el procedimiento de licitaciones, serán
estas dependencias las facultadas para emitir y juzgar actos de irregularidades e
interpretar los criterios que conforme a la ley se presenten. Y si existiese alguna
controversia al respecto, serán los Tribunales Fiscales Federales los que determinen
si ambas dependencias no cumplen con tal responsabilidad. Siendo este tribunal la
ultima instancia o juez que juzgue a los actores.
“Artículo 11.- En lo no previsto por esta Ley y demás disposiciones que de ella se
deriven, será aplicable supletoriamente el Código Civil para el Distrito Federal en
materia común y para toda la República en materia federal, la Ley Federal de
Procedimiento Administrativo y el Código Federal de Procedimientos Civiles”.
Cuando por diferentes circunstancias, la Ley en esta materia no prevea aspectos de
legalidad en los procesos; será, el Código Civil para el Distrito Federal y Ley Federal
de Procedimiento Administrativo y el Código Federal de Procedimientos Civiles. Para
toda la republica, la que se aplique en toda controversia
“Artículo 15.- Las controversias que se susciten con motivo de la interpretación o
aplicación de esta Ley o de los contratos celebrados con base en ella, serán
resueltas por los tribunales federales.
Sólo podrá convenirse compromiso arbitral respecto de aquéllas controversias que
determine la Secretaria de la Función Pública, mediante reglas de carácter general,
67
previa opinión de la Secretaría y de la Secretaría de Economía; ya sea en cláusula
compromisoria incluida en el contrato o en convenio independiente.
Lo previsto en los dos párrafos anteriores es sin perjuicio de lo establecido en los
tratados de que México sea parte, o de que en el ámbito administrativo la Contraloría
conozca de las inconformidades que presenten los particulares en relación con los
procedimientos de contratación, o bien, de las quejas que en audiencia de
conciliación conozca sobre el incumplimiento de lo pactado en los contratos.
Los actos, contratos y convenios que las dependencias y entidades realicen o
celebren en contravención a lo dispuesto por esta Ley, serán nulos previa
determinación de la autoridad competente.
Lo dispuesto por este artículo se aplicará a los organismos descentralizados sólo
cuando sus leyes no regulen de manera expresa la forma en que podrán resolver sus
controversias”.
Serán ambas dependencias (Secretaría de la Función Pública y de Economía) las
facultadas para emitir y juzgar actos de irregularidades e interpretar los criterios que
conforme a la ley se presenten. Y si existiese alguna controversia al respecto, será
los Tribunales Federales, los que determinen la controversia presentada; es decir,
serán los tribunales. El árbitro entre las dependencias y los convocantes, así como
los proveedores.
“Artículo 16.- Los contratos celebrados en el extranjero respecto de bienes o
servicios que deban ser utilizados o prestados fuera del territorio nacional, se regirán
por la legislación del lugar donde se formalice el acto, aplicando en lo procedente lo
dispuesto por esta Ley.
Cuando los bienes o servicios hubieren de ser utilizados o prestados en el país,
tratándose exclusivamente de licitaciones públicas, su procedimiento y los contratos
que deriven de ellas deberán realizarse dentro del territorio nacional”.
68
En este caso es importante dejar bien claro, donde se está formalizando el acto o la
acción y si en un momento dado la operación se lleva cabo, en un país ajeno al
nuestro, hacer valer las leyes en esta materia, y si existe algún tratado con el país
con el que se efectúa el procedimiento de compra hacer mención en el clausulado,
del numero de acuerdo o tratado así como su fecha y lugar donde se rubrico, para
que esta transacción sea indubitable.
“Artículo 17.- La Secretaría de Economía, mediante disposiciones de carácter
general, oyendo la opinión de la Secretaría de la Función Pública, determinará, en su
caso, los bienes y servicios de uso generalizado que, en forma consolidada, podrán
adquirir, arrendar o contratar las dependencias y entidades con objeto de obtener las
mejores condiciones en cuanto a calidad, precio y oportunidad, y apoyar en
condiciones de competencia a las áreas prioritarias del desarrollo.
En este caso dicha Secretaria maneja un catalogo de bienes y proveedores, los
cuales en un momento dado ya han efectuado operaciones con algunas
dependencias y esto puede ser una garantía para que el proceso cumpla con la
objetividad y transparencia que amerita el caso. Ya que facilita el trámite y los
procesos licitatorios.
“Artículo 18.- En la planeación de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, las
dependencias y entidades deberán ajustarse a:
I.
Los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo y de
los
programas
sectoriales,
institucionales,
regionales
y
especiales que correspondan, así como a las previsiones
contenidas en sus programas anuales, y
II.
Los objetivos, metas y previsiones de recursos establecidos en
los presupuestos de egresos de la Federación o de las entidades
respectivas”.
Para que las adquisiciones se realicen con apego a los criterios de eficiencia, eficacia
y economía, es necesario que se lleve a cabo un proceso de planeación,
69
programación y presupuestación, que promueva el logro de las mejores condiciones
en cuanto a precio, oportunidad, calidad y financiamiento y que a su vez coadyuve a
evitar dispendios y desviaciones.
“Artículo 19.- Las dependencias o entidades que requieran contratar servicios de
consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, previamente verificarán si en sus
archivos o, en su caso, en los de la coordinadora del sector correspondiente, existen
trabajos sobre la materia de que se trate. En el supuesto de que se advierta su
existencia y se compruebe que los mismos satisfacen los requerimientos de la
entidad o dependencia, no procederá la contratación, con excepción de aquellos
trabajos que sean necesarios para su adecuación, actualización o complemento.
A fin de cumplimentar lo anterior, las entidades deberán remitir a su coordinadora de
sector una descripción sucinta del objeto de los contratos que en estas materias
celebren, así como de sus productos.
La erogación para la contratación de servicios de consultorías, asesorías, estudios e
investigaciones, requerirá de la autorización escrita del titular de la dependencia o
entidad, así como del dictamen del área respectiva, de que no se cuenta con
personal capacitado o disponible para su realización”.
En este caso, otra forma de proceder y dar cabal cumplimiento, en lo referente a este
articulo. Seria someterlo al comité de adquisiciones en sesión ordinaria para que
emita un juicio al respecto, en virtud de que el comité esta conformado por todos los
involucrados en el procedimiento de adquisiciones.
“Artículo 20.- Las dependencias y entidades formularán sus programas anuales de
adquisiciones, arrendamientos y servicios, y los que abarquen más de un ejercicio
presupuestal, así como sus respectivos presupuestos, considerando:
I.
Las acciones previas, durante y posteriores a la realización de
dichas operaciones;
II.
Los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo;
70
III.
La calendarización física y financiera de los recursos necesarios;
IV.
Las unidades responsables de su instrumentación;
V.
Sus programas sustantivos, de apoyo administrativo y de
inversiones, así como, en su caso, aquéllos relativos a la
adquisición de bienes para su posterior comercialización,
incluyendo los que habrán de sujetarse a procesos productivos;
VI.
La existencia en cantidad suficiente de los bienes; los plazos
estimados de suministro; los avances tecnológicos incorporados
en los bienes, y en su caso los planos, proyectos y
especificaciones;
VII.
Las normas aplicables conforme a la Ley Federal sobre
Metrología y Normalización o, a falta de éstas, las normas
internacionales;
VIII.
Los requerimientos de mantenimiento de los bienes muebles a su
cargo, y
IX.
Las demás previsiones que deban tomarse en cuenta según la
naturaleza y características de las adquisiciones, arrendamientos
o servicios”.
Como acciones previas
podrán identificarse, entre otras, las acciones de
programación-presupuestación,
autorizaciones
previas
correspondientes
y
elaboración de bases de licitación. Como actividades durante la operación de
adquisiciones pueden mencionarse aspectos tales como el acto de apertura de
ofertas; la evaluación de la capacidad técnica, económica y administrativa; el
dictamen y el acto de fallo.
Como ejemplo de programas sustantivos, para los cuales deberán programarse
adecuadamente las adquisiciones, puede mencionarse el de prestación de servicios
médicos por parte de las instituciones del sector salud, en las que resulta
fundamental contar con los medicamentos requeridos. En cuanto a las que adquieren
bienes para su posterior comercialización, puede mencionarse el caso de las
empresas distribuidoras de productos básicos.
71
La existencia esta en función a la cantidad que puede estar referida a los inventarios
que se tengan, al punto de reorden o movimiento de mercancía.
Por normas aplicables se podrían identificar las especificaciones de cada artículo y
de acuerdo a cada ley mencionada, tales como formulas de compuestos, empaques,
presentaciones, etc.
Sobre plazos estimados de suministro se estaría considerando el tiempo necesario
para que los proveedores pudieran surtir las mercancías; y por avances tecnológicos,
se estaría estudiando la posibilidad de obtener nuevas presentaciones y nuevos
empaques.
“Artículo 21.- Las dependencias y entidades pondrán a disposición de los interesados
y remitirán a la Secretaria de Economía, a más tardar el 31 de marzo de cada año,
su programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios, con excepción de
aquella información que, de conformidad con las disposiciones aplicables, sea de
naturaleza confidencial.
El citado programa será de carácter informativo, no implicará compromiso alguno de
contratación y podrá ser adicionado, modificado, suspendido o cancelado, sin
responsabilidad alguna para la dependencia o entidad de que se trate.
Para efectos informativos, la Secretaria de Economía, integrará y difundirá los
programas anuales de adquisiciones, arrendamientos y servicios, para lo cual podrá
requerir a las dependencias y entidades la información que sea necesaria respecto
de las modificaciones a dichos programas”.
El programa anual de adquisiciones que las dependencias o entidades remiten a la
coordinadora de sector o a la Secretaria de Economía, es formulado en términos
globales considerando grupos de bienes homogéneos; es decir, considerando el
catálogo de adquisiciones.
72
No obstante lo anterior, las propias dependencias y entidades podrán incluir en el
programa de adquisiciones para su uso interno el detalle necesario que juzguen
conveniente para lograr su cumplimiento.
“Artículo 22.- Las dependencias y entidades deberán establecer comités de
adquisiciones, arrendamientos y servicios que tendrán las siguientes funciones:
I.
Revisar los programas y presupuestos de adquisiciones,
arrendamientos y servicios, así como formular las observaciones
y recomendaciones convenientes;
II.
Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre
la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por
encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos
en el artículo 41 de esta Ley, salvo en los casos de las
fracciones II, V y XII del propio precepto, en cuyo caso se deberá
informar al propio comité una vez concluida la contratación
respectiva.
Dicha
función
también
podrá
ser
ejercida
directamente por el titular de la dependencia o entidad;
III.
Proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de
adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como autorizar los
supuestos no previstos en éstos, sometiéndolas a consideración
del titular de la dependencia o al órgano de gobierno en el caso
de las entidades;
IV.
Analizar trimestralmente el informe de la conclusión de los casos
dictaminados conforme a la fracción II anterior, así como de las
licitaciones públicas que se realicen y, los resultados generales
de las adquisiciones, arrendamientos y servicios y, en su caso,
recomendar las medidas necesarias para evitar el probable
incumplimiento de alguna disposición jurídica o administrativa;
V.
Analizar exclusivamente para su opinión, cuando se le solicite,
los dictámenes y fallos emitidos por los servidores públicos
responsables de ello;
73
VI.
Autorizar, cuando se justifique, la creación de subcomités de
adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como aprobar la
integración y funcionamiento de los mismos;
VII.
Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del
comité, conforme a las bases que expida la Contraloría;
VIII.
Autorizar los casos de reducción del plazo para la presentación y
apertura de proposiciones en licitaciones públicas, y
IX.
Coadyuvar al cumplimiento de esta Ley y demás disposiciones
aplicables.
La Secretaria de la Función Pública, podrá autorizar la creación de comités en
órganos desconcentrados, cuando la cantidad y monto de sus operaciones o las
características de sus funciones así lo justifiquen.
En los casos en que, por la naturaleza de sus funciones o por la magnitud de sus
operaciones, no se justifique la instalación de un comité, la Secretaría de la Función
Pública, podrá autorizar la excepción correspondiente”.
Las dependencias establecerán comités que tendrán por objeto determinar las
acciones tendientes a la optimización de recursos que se destinen a las
adquisiciones. Coadyuvando a la observancia de la Ley en esta materia y, de las
demás disposiciones aplicables, así como para que se cumplan las metas
establecidas.
En este caso los órganos de gobierno de las entidades deberán establecer dichos
comités salvo que, por la naturaleza de sus funciones o por la magnitud de sus
operaciones, no se justifique su instalación a juicio de la Secretaria de la Función
Pública.
Los comités se integraran en las entidades por el subdirector administrativo o sus
equivalentes quien lo presidirá; el responsable directo de las adquisiciones, el cual
fungirá como secretario ejecutivo; un representante del órgano interno de control, del
74
área jurídica y el que en su caso designe la Secretaria de la Función Pública, quienes
tendrán el carácter de asesores; participaran además los representantes de las áreas
financieras, técnicas, de producción y de otras áreas que se considere necesario, los
que se desempeñarán como vocales.
En las dependencias, los comités se integrarán en forma similar a las entidades, pero
en este caso el Oficial Mayor será el que lo presidirá y además se incluirá a un
representante de cada subsecretaría como vocal.
Las reuniones ordinarias del comité se efectuarán quincenalmente, salvo que no
exista asunto por tratar; así mismo, los casos que se dictaminen en éstas serán
firmados por los miembros asistentes que tengan derecho a voz y voto.
Levantándose acta de cada reunión que será firmada por todos los que hubieren
asistido a ella.
“Artículo 23.- El Ejecutivo Federal, por conducto de la Secretaria de la Función
Pública, determinará las dependencias y entidades que deberán instalar comisiones
consultivas mixtas de abastecimiento, en función del volumen, características e
importancia de las adquisiciones, arrendamientos y servicios que contraten. Dichas
comisiones tendrán por objeto:
I.
Propiciar
y
fortalecer
la
comunicación
de
las
propias
dependencias y entidades con los proveedores, a fin de lograr
una mejor planeación de las adquisiciones, arrendamientos y
servicios;
II.
Colaborar en la instrumentación de programas de desarrollo de
proveedores nacionales;
III.
Promover y acordar programas de sustitución eficiente de
importaciones, así como de simplificación interna de trámites
administrativos que realicen las dependencias o entidades
relacionados con las adquisiciones, arrendamientos y servicios;
75
IV.
Emitir recomendaciones sobre metas de utilización de las
reservas de compras pactadas con otros países;
V.
Promover acciones que propicien la proveeduría con micro,
pequeñas y medianas empresas, así como el consumo por parte
de otras empresas de los bienes o servicios que produzcan o
presten aquéllas;
VI.
Difundir y fomentar la utilización de los diversos estímulos del
gobierno federal y de los programas de financiamiento para
apoyar la fabricación de bienes;
VII.
Informar a los comités de adquisiciones, arrendamientos y
servicios las recomendaciones planteadas en el seno de las
comisiones;
VIII.
Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento de
la comisión, conforme a las bases que expida la Contraloría, y
IX.
Conocer
y
opinar
sobre
los
programas
de
licitaciones
internacionales de la dependencia o entidad de que se trate”.
El Ejecutivo Federal, por conducto del Secretario de la Función Pública en turno,
determinará aquellas dependencias y entidades que deberán instalar estas
comisiones, en función del volumen, características e importancia de las
adquisiciones, arrendamientos y servicios que contraten, dichas comisiones tendrán
por objeto propiciar y fortalecer la comunicación de las propias dependencias y
entidades con la industria, a fin de lograr una mejor planeación de las adquisiciones.
“Artículo 24.- En los contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, cuya
vigencia rebase un ejercicio presupuestal, las dependencias o entidades deberán
determinar tanto el presupuesto total como el relativo a los ejercicios de que se trate;
en la formulación de los presupuestos de los ejercicios subsecuentes se
considerarán los costos que, en su momento, se encuentren vigentes, y se dará
prioridad a las previsiones para el cumplimiento de las obligaciones contraídas en
ejercicios anteriores.
76
Para los efectos de este artículo, las dependencias y entidades observarán lo
dispuesto en el artículo 30 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público
Federal”.
En este caso es importante determinar los presupuestos en función al ejercicio que le
corresponda; es decir, cuidar los tiempos para ejercer solo lo que corresponda a
cada año ejercicio. Y no adquirir bienes en un periodo con presupuesto de ejercicios
anteriores, como suele suceder.
“Artículo 25.- Las dependencias y entidades podrán convocar, adjudicar o contratar
adquisiciones, arrendamientos y servicios, solamente cuando se cuente con la
autorización global o específica, por parte de la Secretaría, del presupuesto de
inversión y de gasto corriente, conforme a los cuales deberán programarse los pagos
respectivos.
En casos excepcionales y previa aprobación de la Secretaría, las dependencias y
entidades podrán convocar sin contar con dicha autorización”.
En este caso es importante hacer notar. Que para cualquier erogación en los
conceptos previstos en las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestales relativas ha adquisiciones de bienes muebles, se tendrá que
consultar el Presupuesto de Egresos de la Federación vigente y los lineamientos y
normatividad emitidos por la Secretaria de la Función Pública, para identificar las
Autorizaciones requeridas y publicadas en el Diario Oficial de la Federación.
“Artículo 26.- Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán
contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, mediante los procedimientos de
contratación que a continuación se señalan:
IV.
Licitación pública;
V.
Invitación a cuando menos tres personas, o
VI.
Adjudicación directa.
77
En los procedimientos de contratación deberán establecerse los mismos requisitos y
condiciones para todos los participantes, especialmente por lo que se refiere a
tiempo y lugar de entrega, forma y tiempo de pago, penas convencionales, anticipos
y garantías; debiendo las dependencias y entidades proporcionar a todos los
interesados igual acceso a la información relacionada con dichos procedimientos, a
fin de evitar favorecer a algún participante.
La Secretaría Economía, tomando en cuenta la opinión de la Secretaria de la
Función Pública, determinará de acuerdo con lo establecido en el artículo 28 de esta
Ley el carácter nacional o internacional de los procedimientos de contratación y los
criterios para determinar el contenido nacional de los bienes a ofertar, en razón de
las reservas, medidas de transición u otros supuestos establecidos en los tratados.
La Secretaria de la Función Pública, pondrá a disposición del público, a través de los
medios de difusión electrónica que establezca, la información que obre en su base
de datos correspondiente a las convocatorias y bases de las licitaciones y, en su
caso, sus modificaciones; las actas de las juntas de aclaraciones y de visita a
instalaciones, los fallos de dichas licitaciones o las cancelaciones de éstas, y los
datos relevantes de los contratos adjudicados; ya sea por licitación, invitación a
cuando menos tres personas o adjudicación directa”.
Un requisito fundamental o criterio que establecen los organismos del sector público,
es en función a que los montos de las adquisiciones determinaran la forma y el
procedimiento. Ya que la ley establece solo la responsabilidad de contratar tal o cual
forma, pero la dependencia tiene como norma o política de selección del
procedimiento. Un porcentaje de los recursos a ejercer por año. Y es el porcentaje el
que determina el criterio para tomar la decisión.
“Artículo 27.- Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán, por regla
general, a través de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública, para que
libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto
públicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en
cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad, eficiencia energética, el uso
78
responsable del agua y demás circunstancias pertinentes, de acuerdo con lo que
establece la presente Ley.
El sobre a que hace referencia este artículo podrá entregarse, a elección del licitante,
en el lugar de celebración del acto de presentación y apertura de proposiciones; o
bien, si así lo establece la convocante, enviarlo a través del servicio postal o de
mensajería, o por medios remotos de comunicación electrónica, conforme a las
disposiciones administrativas que establezca. La Secretaria de la Función pública.
En el caso de las proposiciones presentadas por medios remotos de comunicación
electrónica el sobre será generado mediante el uso de tecnologías que resguarden la
confidencialidad de la información de tal forma que sea inviolable, conforme a las
disposiciones técnicas que al efecto establezca la Secretaria de la Función pública.
Las proposiciones presentadas deberán ser firmadas autógrafamente por los
licitantes o sus apoderados; en el caso de que éstas sean enviadas a través de
medios remotos de comunicación electrónica, se emplearán medios de identificación
electrónica, los cuales producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los
documentos correspondientes y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio.
La Contraloría operará y se encargará del sistema de certificación de los medios de
identificación electrónica que utilicen los licitantes y será responsable de ejercer el
control de estos medios, salvaguardando la confidencialidad de la información que se
remita por esta vía”.
De acuerdo con lo que establece la Ley en esta materia, las adquisiciones, por regla
general y de forma sistemática, se adjudicaran a través de Licitaciones Públicas. Sin
embargo, en algunos casos el monto de las adquisiciones hace inconveniente, llevar
a cabo una Licitación Pública, por el costo que esta representa. Es por eso que el
Artículo 26 de esta Ley, establece, además de este procedimiento, el de invitación
restringida. Siendo los montos de la compra los que servirán de base para la
aplicación e interpretación de este artículo.
79
“Artículo 28.- Las licitaciones públicas podrán ser:
I.
Nacionales, cuando únicamente puedan participar personas de
nacionalidad mexicana y los bienes a adquirir sean producidos
en el país y cuenten por lo menos con un cincuenta por ciento de
contenido nacional, el que será determinado tomando en cuenta
el costo de producción del bien, que significa todos los costos
menos la promoción de ventas, comercialización, regalías y
embarque, así como los costos financieros. La Secretaría de
Economía, mediante reglas de carácter general, establecerá los
casos de excepción correspondientes a dichos requisitos, así
como un procedimiento expedito para determinar el grado de
contenido nacional de los bienes que se oferten, para lo cual
tomará en cuenta la opinión de la Secretaría de Economía y de
la Función pública.
La Secretaría de Economía, de oficio o a solicitud de la
Secretaria de la Función Pública, podrá realizar visitas para
verificar que los bienes cumplen con los requisitos señalados en
el párrafo anterior, o
II.
Internacionales, cuando puedan participar tanto personas de
nacionalidad mexicana como extranjera y los bienes a adquirir
sean de origen nacional o extranjero.
Solamente se deberán llevar a cabo licitaciones internacionales,
en los siguientes casos:
a.
Cuando resulte obligatorio conforme a lo establecido en
los tratados;
b.
Cuando, previa investigación de mercado que realice la
dependencia o entidad convocante, no exista oferta de
proveedores nacionales respecto a bienes o servicios en
80
cantidad o calidad requeridas, o sea conveniente en
términos de precio;
c.
Cuando habiéndose realizado una de carácter nacional, no
se presente alguna propuesta o ninguna cumpla con los
requisitos a que se refiere la fracción I de este artículo, y
d.
Cuando así se estipule para las contrataciones financiadas
con créditos externos otorgados al gobierno federal o con
su aval.
En este tipo de licitaciones la Secretaría de Economía, mediante
publicación en el Diario Oficial de la Federación, determinará los
casos en que los participantes deban manifestar ante la
convocante que los precios que presentan en su propuesta
económica no se cotizan en condiciones de prácticas desleales
de comercio internacional en su modalidad de discriminación de
precios o subsidios.
Podrá negarse la participación a extranjeros en licitaciones
internacionales, cuando con el país del cual sean nacionales no
se tenga celebrado un tratado y ese país no conceda un trato
recíproco a los licitantes, proveedores, bienes o servicios
mexicanos.
En este caso el artículo se refiere o comenta, de que invariablemente en cada
proceso al momento de emitir la convocatoria deberá dejarse bien en claro el tipo de
la Licitación; es decir, si es nacional o internacional, la participación de los
accionistas, los tipos y bienes a adquirir, restringiendo aquellos casos a las de
carácter internacional: cuando existan tratados entre el país que participa y México,
cuando previo análisis del mercado no exista el bien en el país, cuando sea
conveniente el precio, entre los aspectos mas relevantes.
“Artículo 29.- Las convocatorias podrán referirse a uno o más bienes o servicios, y
contendrán:
81
XII.
El nombre, denominación o razón social de la dependencia o
entidad convocante;
XIII.
La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los
interesados podrán obtener las bases de la licitación y, en su
caso, el costo y forma de pago de las mismas. Cuando las bases
impliquen un costo, éste será fijado sólo en razón de la
recuperación
de
las
erogaciones
por
publicación
de
la
convocatoria y de la reproducción de los documentos que se
entreguen; los interesados podrán revisarlas previamente a su
pago, el cual será requisito para participar en la licitación.
Igualmente, los interesados podrán consultar y adquirir las bases
de las licitaciones por los medios de difusión electrónica que
establezca la Contraloría;
XIV.
La fecha, hora y lugar de celebración de las dos etapas del acto
de presentación y apertura de proposiciones;
XV.
La indicación de si la licitación es nacional o internacional; y en
caso de ser internacional, si se realizará o no bajo la cobertura
del capítulo de compras del sector público de algún tratado, y el
idioma o idiomas, además del español, en que podrán
presentarse las proposiciones;
XVI.
La indicación que ninguna de las condiciones contenidas en las
bases
de
la
licitación,
así
como en
las
proposiciones
presentadas por los licitantes, podrán ser negociadas;
XVII.
La descripción general, cantidad y unidad de medida de los
bienes o servicios que sean objeto de la licitación, así como la
correspondiente, por lo menos, a cinco de las partidas o
conceptos de mayor monto;
XVIII.
XIX.
Lugar y plazo de entrega;
Condiciones de pago, señalando el momento en que se haga
exigible el mismo;
XX.
Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgarían;
82
XXI.
La indicación de que no podrán participar las personas que se
encuentren en los supuestos del artículo 50 de esta Ley, y
XXII.
En el caso de arrendamiento, la indicación de si éste es con o sin
opción a compra”.
Este artículo hace mención de cuales serán los requisitos mínimos indispensables
que deben contener las convocatorias en los procesos de Licitaciones Públicas, así
como el referirse en su publicación a uno o más bienes.
“Artículo 30.- Las convocatorias se publicarán en el Diario Oficial de la Federación”.
Será motivo de incurrir en responsabilidad de los servidores públicos, el hecho de no
publicar las convocatorias de los procesos de licitación, en el Diario Oficial de la
Federación.
“Artículo 31.- Las bases que emitan las dependencias y entidades para las
licitaciones públicas se pondrán a disposición de los interesados, tanto en el domicilio
señalado por la convocante como en los medios de difusión electrónica que
establezca la Secretaria de la Función Pública, a partir del día en que se publique la
convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día natural previo al acto de presentación y
apertura de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva de los interesados
adquirirlas oportunamente durante este periodo. Las bases contendrán en lo
aplicable como mínimo lo siguiente:
XIX.
Nombre, denominación o razón social de la dependencia o
entidad convocante;
XX.
Forma en que deberá acreditar la existencia y personalidad
jurídica el licitante;
XXI.
Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones a las bases de la
licitación, siendo optativa la asistencia a las reuniones que, en su
caso, se realicen; fecha, hora y lugar de celebración de las dos
etapas del acto de presentación y apertura de proposiciones;
comunicación del fallo y firma del contrato;
83
XXII.
Señalamiento
de
que
será
causa
de
descalificación
el
incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las
bases de la licitación, así como la comprobación de que algún
licitante ha acordado con otro u otros elevar los precios de los
bienes o servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga como fin
obtener una ventaja sobre los demás licitantes;
XXIII.
Idioma o idiomas, además del español, en que podrán
presentarse las proposiciones. Los anexos técnicos y folletos
podrán presentarse en el idioma del país de origen de los bienes
o servicios, acompañados de una traducción simple al español;
XXIV.
Moneda en que se cotizará y efectuará el pago respectivo. En los
casos de licitación internacional, en que la convocante determine
efectuar los pagos a proveedores extranjeros en moneda
extranjera, los licitantes nacionales podrán presentar sus
proposiciones en la misma moneda extranjera que determine la
convocante. No obstante, el pago que se realice en el territorio
nacional deberá hacerse en moneda nacional y al tipo de cambio
vigente en la fecha en que se haga dicho pago;
XXV.
La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en
las bases de la licitación, así como en las proposiciones
presentadas por los licitantes podrán ser negociadas;
XXVI.
Criterios claros y detallados para la adjudicación de los contratos
de conformidad a lo establecido por el artículo 36 de esta Ley;
XXVII.
Descripción completa de los bienes o servicios, o indicación de
los sistemas empleados para identificación de los mismos;
información específica que requieran respecto a mantenimiento,
asistencia técnica y capacitación; relación de refacciones que
deberán cotizarse cuando sean parte integrante del contrato;
aplicación de normas a que se refiere la fracción VII del artículo
20 de esta Ley; dibujos; cantidades; muestras, y pruebas que se
realizarán, así como método para ejecutarlas;
84
XXVIII.
Plazo y condiciones de entrega; así como la indicación del lugar,
dentro del territorio nacional, donde deberán efectuarse las
entregas;
XXIX.
Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar, los
cuales no deberán limitar la libre participación de los interesados;
XXX.
Condiciones de precio y pago, señalando el momento en que se
haga exigible el mismo. Tratándose de adquisiciones de bienes
muebles, podrá establecerse que el pago se cubra parte en
dinero y parte en especie, siempre y cuando el numerario sea
mayor, sin perjuicio de las disposiciones relativas de la Ley
General de Bienes Nacionales;
XXXI.
Datos sobre las garantías; así como la indicación de si se
otorgará anticipo, en cuyo caso deberá señalarse el porcentaje
respectivo y el momento en que se entregará, el que no podrá
exceder del cincuenta por ciento del monto total del contrato;
XXXII.
La indicación de si la totalidad de los bienes o servicios objeto de
la licitación, o bien, de cada partida o concepto de los mismos,
serán adjudicados a un solo proveedor, o si la adjudicación se
hará mediante el procedimiento de abastecimiento simultáneo a
que se refiere el artículo 39 de esta Ley, en cuyo caso deberá
precisarse el número de fuentes de abastecimiento requeridas,
los porcentajes que se asignarán a cada una y el porcentaje
diferencial en precio que se considerará;
XXXIII.
En el caso de contratos abiertos, la información a que alude del
artículo 47 de este ordenamiento;
XXXIV.
Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o
en la prestación de los servicios;
XXXV.
La indicación de que el licitante que no firme el contrato por
causas imputables al mismo será sancionado en los términos del
artículo 60 de esta Ley, y
85
XXXVI.
En su caso, términos y condiciones a que deberá ajustarse la
participación de los licitantes cuando las proposiciones sean
enviadas a través del servicio postal o de mensajería, o por
medios remotos de comunicación electrónica. El que los
licitantes opten por utilizar alguno de estos medios para enviar
sus proposiciones no limita, en ningún caso, que asistan a los
diferentes actos derivados de una licitación.
Para la participación, contratación o adjudicación en adquisiciones, arrendamientos o
servicios no se le podrá exigir al particular requisitos distintos a los señalados por
esta Ley”.
La información que la dependencia o entidad proporciona al proveedor para que este
conozca las especificaciones del bien solicitado, las condiciones de la operación y
este en posibilidad de preparar una proposición, se le conoce como bases para
licitación; explicándose en este articulo cuales son los requisitos mínimos
indispensables que dichas bases deban contener para que los participantes hagan
sus propuestas o estén en las mismas posibilidades de proponer.
“Artículo 32.- El plazo para la presentación y apertura de proposiciones de las
licitaciones internacionales no podrá ser inferior a veinte días naturales, contados a
partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
En licitaciones nacionales, el plazo para la presentación y apertura de proposiciones
será, cuando menos, de quince días naturales contados a partir de la fecha de
publicación de la convocatoria.
Cuando no puedan observarse los plazos indicados en este artículo porque existan
razones justificadas del área solicitante de los bienes o servicios, siempre que ello no
tenga por objeto limitar el número de participantes, el titular del área responsable de
la contratación podrá reducir los plazos a no menos de diez días naturales, contados
a partir de la fecha de publicación de la convocatoria”.
86
En este artículo nos habla o establece de los plazos perentorios que deben manejar
las dependencias, entre la presentación y la apertura de proposiciones, en función al
tipo de licitación; es decir, si es nacional o internacional. Cabe mencionar que en este
acto podrán participar los licitantes que hayan cubierto el costo de las bases de
licitación y esta se llevara a cabo en dos etapas: Técnica y Económica.
“Artículo 33.- Las dependencias y entidades, siempre que ello no tenga por objeto
limitar el número de licitantes, podrán modificar los plazos u otros aspectos
establecidos en la convocatoria o en las bases de licitación, a partir de la fecha en
que sea publicada la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día natural previo al
acto de presentación y apertura de proposiciones, siempre que:
I.
Tratándose de la convocatoria, las modificaciones se hagan del
conocimiento de los interesados a través de los mismos medios
utilizados para su publicación, y
II.
En el caso de las bases de la licitación, se publique un aviso en
el Diario Oficial de la Federación, a fin de que los interesados
concurran ante la propia dependencia o entidad para conocer, de
manera específica, las modificaciones respectivas.
No será necesario hacer la publicación del aviso a que se refiere
esta fracción, cuando las modificaciones deriven de las juntas de
aclaraciones, siempre que, a más tardar dentro del plazo
señalado en este artículo, se entregue copia del acta respectiva
a cada uno de los licitantes que hayan adquirido las bases de la
correspondiente licitación.
No será necesario hacer la publicación del aviso a que se refiere esta fracción,
cuando las modificaciones deriven de las juntas de aclaraciones, siempre que, a más
tardar dentro del plazo señalado en este artículo, se entregue copia del acta
respectiva a cada uno de los licitantes que hayan adquirido las bases de la
correspondiente licitación.
87
Las modificaciones de que trata este artículo en ningún caso podrán consistir en la
sustitución de los bienes o servicios convocados originalmente, adición de otros de
distintos rubros o en variación significativa de sus características.
Cualquier modificación a las bases de la licitación, derivada del resultado de la o las
juntas de aclaraciones, será considerada como parte integrante de las propias bases
de licitación”.
En este caso el artículo se refiere o hace mención, a la facultad que tienen las
dependencias de mover los plazos, siempre y cuando no afecte los procesos y el
numero de licitantes, estando de acuerdo los participantes, dejando plasmado en el
documento la modificación a los mismo, no siendo requisito necesario, publicar esta
actividad en el Diario Oficial de la Federación
“Artículo 34.- La entrega de proposiciones se hará en dos sobres cerrados que
contendrán, por separado, la propuesta técnica y la propuesta económica. La
documentación distinta a las propuestas podrá entregarse, a elección del licitante,
dentro o fuera del sobre que contenga la propuesta técnica.
Dos o más personas podrán presentar conjuntamente proposiciones en las
licitaciones sin necesidad de constituir una sociedad, o nueva sociedad en caso de
personas morales, siempre que, para tales efectos, en la propuesta y en el contrato
se establezcan con precisión y a satisfacción de la dependencia o entidad, las partes
a que cada persona se obligará, así como la manera en que se exigiría el
cumplimiento de las obligaciones. En este supuesto la propuesta deberá ser firmada
por el representante común que para ese acto haya sido designado por el grupo de
personas.
Previo al acto de presentación y apertura de proposiciones, las convocantes podrán
efectuar el registro de participantes, así como realizar revisiones preliminares a la
documentación distinta a la propuesta técnica y económica. Lo anterior será optativo
para los licitantes, por lo que no se podrá impedir el acceso a quienes hayan cubierto
88
el costo de las bases y decidan presentar su documentación y proposiciones durante
el propio acto”.
En la primera etapa, los licitantes entregaran sus proposiciones en sobres cerrados
en forma inviolable; se procederá a la apertura de la propuesta técnica
exclusivamente y se desecharan las que hubieren emitido algunos de los requisitos
exigidos, las que serán devueltas por la dependencia o entidad.
Los participantes rubricarán todas las propuestas técnicas presentadas. En caso de
que la apertura de proposiciones económicas no se realice en la misma fecha, los
sobres que las contengan serán firmados por los clientes y los servidores públicos de
la dependencia o entidad presentes, y quedarán en custodia de ésta, quien informará
la fecha, lugar y hora en que se llevará a cabo la segunda etapa. En su caso, durante
este periodo, la dependencia o entidad hará el análisis detallado de las propuestas
técnicas aceptadas.
“Artículo 35.- El acto de presentación y apertura de proposiciones se llevará a cabo
en dos etapas, conforme a lo siguiente:
I.
En la primera etapa, una vez recibidas las proposiciones en
sobres cerrados, se procederá a la apertura de la propuesta
técnica exclusivamente y se desecharán las que hubieren
omitido alguno de los requisitos exigidos;
II.
Por lo menos un licitante, si asistiere alguno, y dos servidores
públicos de la dependencia o entidad presentes, rubricarán las
partes de las propuestas técnicas presentadas que previamente
haya determinado la convocante en las bases de licitación, las
que para estos efectos constarán documentalmente, así como
los correspondientes sobres cerrados que contengan las
propuestas económicas de los licitantes, incluidos los de
aquéllos cuyas propuestas técnicas hubieren sido desechadas,
quedando en custodia de la propia convocante, quien de
89
estimarlo necesario podrá señalar nuevo lugar, fecha y hora en
que se dará apertura a las propuestas económicas;
III.
Se levantará acta de la primera etapa, en la que se harán constar
las propuestas técnicas aceptadas para su análisis, así como las
que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron; el
acta será firmada por los asistentes y se pondrá a su disposición
o se les entregará copia de la misma, la falta de firma de algún
licitante no invalidará su contenido y efectos, poniéndose a partir
de esa fecha a disposición de los que no hayan asistido, para
efectos de su notificación;
IV.
La convocante procederá a realizar el análisis de las propuestas
técnicas aceptadas, debiendo dar a conocer el resultado a los
licitantes en la segunda etapa, previo a la apertura de las
propuestas económicas;
V.
En la segunda etapa, una vez conocido el resultado técnico, se
procederá a la apertura de las propuestas económicas de los
licitantes
cuyas
propuestas
técnicas
no
hubieren
sido
desechadas, y se dará lectura al importe de las propuestas que
cubran los requisitos exigidos. Por lo menos un licitante, si
asistiere alguno, y dos servidores públicos presentes rubricarán
las propuestas económicas.
Se señalarán lugar, fecha y hora en que se dará a conocer el
fallo de la licitación; esta fecha deberá quedar comprendida
dentro de los veinte días naturales siguientes a la fecha de inicio
de la primera etapa, y podrá diferirse, siempre que el nuevo
plazo fijado no exceda de veinte días naturales contados a partir
del plazo establecido originalmente para el fallo, y
VI.
Se levantará acta de la segunda etapa en la que se hará constar
el resultado técnico, las propuestas económicas aceptadas para
su análisis, sus importes, así como las que hubieren sido
90
desechadas y las causas que lo motivaron; el acta será firmada
por los asistentes y se pondrá a su disposición o se les entregará
copia de la misma, la falta de firma de algún licitante no
invalidará su contenido y efectos, poniéndose a partir de esa
fecha a disposición de los que no hayan asistido, para efecto de
su notificación”.
En la segunda etapa, se procederá a la apertura de las propuestas económicas de
los licitantes cuyas propuestas técnicas no hubieran sido desechadas en la primera
etapa o en análisis detallado de las mismas, y se dará lectura en voz alta al importe
de las propuestas que contengan los documentos y cubran los requisitos exigidos.
En caso de que el fallo de la licitación se realice en la misma fecha, dos proveedores,
por lo menos y los servidores públicos de la convocante presentes, firmarán las
proposiciones económicas aceptadas. La dependencia o entidad señalará fecha,
lugar y hora en que se dará a conocer el fallo de la licitación.
La dependencia o entidad levantará acta de las dos etapas del acto de presentación
y apertura de proposiciones, en las que se hará constar las propuestas aceptadas y
sus importes,
así como las que hubieran sido desechadas y las causas que lo
motivaron; el acta se firmara por los participantes, y se les entregará copia de la
misma.
“Artículo 36.- Las dependencias y entidades para hacer la evaluación de las
proposiciones deberán verificar que las mismas cumplan con los requisitos
solicitados en las bases de licitación.
No serán objeto de evaluación, las condiciones establecidas por las convocantes que
tengan como propósito facilitar la presentación de las proposiciones y agilizar la
conducción de los actos de la licitación; así como cualquier otro requisito cuyo
incumplimiento, por sí mismo, no afecte la solvencia de las propuestas. La
inobservancia por parte de los licitantes respecto a dichas condiciones o requisitos
no será motivo para desechar sus propuestas.
91
En la evaluación de las proposiciones en ningún caso podrán utilizarse mecanismos
de puntos o porcentajes, excepto cuando se trate de servicios, en los que se
demuestre la conveniencia de aplicar dichos mecanismos para evaluar objetivamente
la solvencia de las propuestas, de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto
emita la Secretaria de la Función Pública.
Dentro de los criterios de adjudicación, podrá establecerse el relativo a costo
beneficio, siempre y cuando sea definido, medible y aplicable a todas las propuestas.
Una vez hecha la evaluación de las proposiciones, el contrato se adjudicará de entre
los licitantes, a aquel cuya propuesta resulte solvente porque reúne, conforme a los
criterios de adjudicación establecidos en las bases de licitación, las condiciones
legales, técnicas y económicas requeridas por la convocante, y garantice
satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas.
Si resultare que dos o más proposiciones son solventes porque satisfacen la
totalidad de los requerimientos solicitados por la convocante, el contrato se
adjudicará a quien presente la proposición cuyo precio sea el más bajo, incluyendo,
en su caso, el porcentaje previsto por el artículo 14 de este ordenamiento.
La convocante emitirá un dictamen que servirá como base para el fallo, en el que se
hará constar una reseña cronológica de los actos del procedimiento, el análisis de las
proposiciones y las razones para admitirlas o desecharlas.
Una vez que la dependencia o entidad lleva a cabo un análisis comparativo de las
proposiciones admitidas emite un dictamen, mismo que servirá como fundamento
para el fallo de la licitación. Mediante el dictamen se determina la adjudicación del
pedido o contrato a la persona que de entre los proponentes reúna las condiciones
legales,
técnicas
y
económicas
requeridas,
así
como
que
garantice
satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas.
92
Por lo anterior, si resultare que dos o más proposiciones son solventes y satisfacen
todos los requisitos de la convocante, el contrato se adjudicará a quien presente la
proposición cuyo precio sea el más bajo.
“Artículo 37.- En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación, a la que
libremente podrán asistir los licitantes que hubieren participado en el acto de
presentación y apertura de proposiciones, levantándose el acta respectiva que
firmarán los asistentes, a quienes se entregará copia de la misma. La falta de firma
de algún licitante no invalidará su contenido y efectos, poniéndose a partir de esa
fecha a disposición de los que no hayan asistido, para efectos de su notificación. En
sustitución de esa junta, las dependencias y entidades podrán optar por notificar el
fallo de la licitación por escrito a cada uno de los licitantes, dentro de los cinco días
naturales siguientes a su emisión.
En el mismo acto de fallo o adjunta a la comunicación referida, las dependencias y
entidades proporcionarán por escrito a los licitantes la información acerca de las
razones por las cuales su propuesta no resultó ganadora.
Contra la resolución que contenga el fallo no procederá recurso alguno; sin embargo,
procederá la inconformidad que se interponga por los licitantes en los términos del
artículo 65 de esta Ley”.
El fallo constituye el acto a través del cual la dependencia o entidad da ha conocer la
resolución de la adjudicación, este acto podrá llevarse acabo en la segunda etapa del
acto de apertura de ofertas y, si esto no fuere factible, dentro de los cuarenta días
naturales contados a partir de la fecha de inicio de la primera etapa, y podrá diferirse
por una sola vez, siempre que el nuevo plazo fijado no exceda de veinte días
naturales contados a partir del plazo establecido originalmente.
En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación, a la que libremente podrán
asistir los licitantes que hubieren participado en las etapas de presentación y
apertura de proposiciones, donde se levantará el acta del fallo de la licitación, que
firmarán los participantes, a quienes se entregará copia de la misma.
93
En sustitución de esta junta, las dependencias o entidades podrán optar por
comunicar por escrito el fallo de la licitación a cada uno de los participantes, en el
mismo acto del fallo o adjunta a la comunicación referida en el párrafo anterior, las
dependencias o entidades proporcionarán por escrito a los licitantes, la información
acerca de las razones por las cuales su propuesta, en su caso, no fue elegida.
“Artículo 38.- Las dependencias y entidades procederán a declarar desierta una
licitación cuando las propuestas presentadas no reúnan los requisitos de las bases
de la licitación o sus precios no fueren aceptables, y expedirán una segunda
convocatoria.
Tratándose de licitaciones en las que una o varias partidas se declaren desiertas, la
convocante podrá proceder, sólo respecto a esas partidas, a celebrar una nueva
licitación, o bien un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas o de
adjudicación directa, según corresponda.
Las dependencias y entidades podrán cancelar una licitación por caso fortuito o
fuerza mayor. De igual manera, podrán cancelar cuando existan circunstancias,
debidamente justificadas, que provoquen la extinción de la necesidad para adquirir o
arrendar los bienes o contratar la prestación de los servicios, y que de continuarse
con el procedimiento de contratación se pudiera ocasionar un daño o perjuicio a la
propia dependencia o entidad”.
Se declara desierta un licitación cundo no existan propuestas o los proveedores, no
reúnan los requisitos de las bases de la licitación y sus precios no fueron aceptados,
en ese caso se expedirá una nueva licitación o procedimiento. De acuerdo, a cuando
menos a tres personas (proveedores) o de adjudicación directa.
“Artículo 40.- En los supuestos que prevé el artículo 41 de esta Ley, las
dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán optar por no llevar a cabo
el procedimiento de licitación pública y celebrar contratos a través de los
procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación
directa.
94
La selección del procedimiento que realicen las dependencias y entidades deberá
fundarse y motivarse, según las circunstancias que concurran en cada caso, en
criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las
mejores condiciones para el Estado. El acreditamiento de los criterios mencionados y
la justificación de las razones para el ejercicio de la opción, deberá constar por
escrito y ser firmado por el titular del área usuaria o requirente de los bienes o
servicios.
En cualquier supuesto se invitará a personas que cuenten con capacidad de
respuesta inmediata, así como con los recursos técnicos, financieros y demás que
sean necesarios, y cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas
con los bienes o servicios objeto del contrato a celebrarse.
En estos casos, el titular del área responsable de la contratación, a más tardar el
último día hábil de cada mes, enviará al órgano interno de control en la dependencia
o entidad de que se trate, un informe relativo a los contratos formalizados durante el
mes calendario inmediato anterior, acompañando copia del escrito aludido en este
artículo y de un dictamen en el que se hará constar el análisis de la o las propuestas
y las razones para la adjudicación del contrato. No será necesario rendir este informe
en las operaciones que se realicen al amparo del artículo 41, fracciones IV y XII, de
este ordenamiento”.
Las dependencias del sector gubernamental, encargadas de llevar a cabo el
“proceso de selección” lo divide en tres tipos de licitación:
a).- Licitación Pública
b).- Invitación restringida a cuando menos tres proveedores y
c).- Adjudicación Directa
Bajo su responsabilidad, podrán optar por no llevar a cabo el procedimiento de
licitación pública y celebrar contratos a través de los procedimientos de invitación a
cuando menos tres personas o de adjudicación directa.
Siempre y cuando este
95
fundado y motivado. Elaborando informe por escrito del análisis al responsable del
órgano interno de control sobre la decisión.
“Artículo 41.- Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrán
contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, sin sujetarse al procedimiento de
licitación pública, a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres
personas o de adjudicación directa, cuando:
I.
El contrato sólo pueda celebrarse con una determinada persona
por tratarse de obras de arte, titularidad de patentes, derechos
de autor u otros derechos exclusivos;
II.
Peligre o se altere el orden social, la economía, los servicios
públicos, la salubridad, la seguridad o el ambiente de alguna
zona o región del país como consecuencia de desastres
producidos por fenómenos naturales;
III.
Existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos
adicionales importantes, debidamente justificados;
IV.
Se realicen con fines exclusivamente militares o para la armada,
o sean necesarias para garantizar la seguridad interior de la
Nación;
V.
Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener
bienes o servicios mediante el procedimiento de licitación pública
en el tiempo requerido para atender la eventualidad de que se
trate, en este supuesto las cantidades o conceptos deberán
limitarse a lo estrictamente necesario para afrontarla;
VI.
Se hubiere rescindido el contrato respectivo por causas
imputables al proveedor que hubiere resultado ganador en una
licitación. En estos casos la dependencia o entidad podrá
adjudicar el contrato al licitante que haya presentado la siguiente
proposición solvente más baja, siempre que la diferencia en
precio con respecto a la propuesta que inicialmente hubiere
resultado ganadora no sea superior al diez por ciento;
96
VII.
Se realicen dos licitaciones públicas que hayan sido declaradas
desiertas;
VIII.
Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento
de bienes de marca determinada;
IX.
Se trate de adquisiciones de bienes perecederos, granos y
productos alimenticios básicos o semiprocesados, semovientes y
bienes usados. Tratándose de estos últimos, el precio de
adquisición no podrá ser mayor al que se determine mediante
avalúo que practicarán las instituciones de crédito o terceros
habilitados para ello conforme a las disposiciones aplicables;
X.
Se trate de servicios de consultorías, asesorías, estudios e
investigaciones cuya difusión pudiera afectar al interés público o
comprometer información de naturaleza confidencial para el
Gobierno Federal;
XI.
Se trate de adquisiciones, arrendamientos o servicios cuya
contratación se realice con campesinos o grupos urbanos
marginados
y
que
la
dependencia
o
entidad
contrate
directamente con los mismos, como personas físicas o morales;
XII.
Se
trate
de
adquisiciones
de
bienes
que
realicen
las
dependencias y entidades para su comercialización o para
someterlos a procesos productivos en cumplimiento de su objeto
o fines propios expresamente establecidos en el acto jurídico de
su constitución;
XIII.
Se trate de adquisiciones de bienes provenientes de personas
que, sin ser proveedores habituales, ofrezcan bienes en
condiciones favorables, en razón de encontrarse en estado de
liquidación o disolución, o bien, bajo intervención judicial;
XIV.
Se trate de servicios profesionales prestados por una persona
física, siempre que éstos sean realizados por ella misma sin
requerir de la utilización de más de un especialista o técnico;
97
XV.
Se trate de servicios de mantenimiento de bienes en los que no
sea posible precisar su alcance, establecer las cantidades de
trabajo o determinar las especificaciones correspondientes;
XVI.
El objeto del contrato sea el diseño y fabricación de un bien que
sirva como prototipo para producir otros en la cantidad necesaria
para efectuar las pruebas que demuestren su funcionamiento.
En estos casos la dependencia o entidad deberá pactar que los
derechos sobre el diseño, uso o cualquier otro derecho
exclusivo, se constituyan a favor de la Federación o de las
entidades según corresponda;
XVII.
Se trate de equipos especializados, sustancias y materiales de
origen químico, físico químico o bioquímico para ser utilizadas en
actividades
experimentales
requeridas
en
proyectos
de
investigación científica y desarrollo tecnológico, siempre que
dichos proyectos se encuentren autorizados por quien determine
el titular de la dependencia o el órgano de gobierno de la
entidad, o
XVIII.
Se acepte la adquisición de bienes o la prestación de servicios a
título de dación en pago, en los términos de la Ley del Servicio
de Tesorería de la Federación”.
Este articulo se basa principalmente en el sentido de que la dependencia podrá
decidir la adjudicación del contrato con el proveedor que considere necesario en
función principal a dos cuestiones básicas: la primera es por casos fortuitos; es decir,
temblor, huracán, siniestros o un estado de contingencia. Y segundo, por ser obras
de arte o en su caso por ser el único proveedor que preste este bien o servicio según
sea el caso.
“Artículo 45.- Los contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios contendrán,
como mínimo, lo siguiente:
98
I.
La autorización del presupuesto para cubrir el compromiso
derivado del contrato;
II.
La indicación del procedimiento conforme al cual se llevó a cabo
la adjudicación del contrato;
III.
El precio unitario y el importe total a pagar por los bienes o
servicios;
IV.
La fecha, lugar y condiciones de entrega;
V.
Porcentaje, número y fechas de las exhibiciones y amortización
de los anticipos que se otorguen;
VI.
Forma y términos para garantizar los anticipos y el cumplimiento
del contrato;
VII.
Plazo y condiciones de pago del precio de los bienes o servicios;
VIII.
Precisión de si el precio es fijo o sujeto a ajustes y, en este último
caso, la fórmula o condición en que se hará y calculará el ajuste;
IX.
Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o
servicios, por causas imputables a los proveedores;
X.
La descripción pormenorizada de los bienes o servicios objeto
del contrato, incluyendo en su caso la marca y modelo de los
bienes, y
XI.
Salvo que exista impedimento, la estipulación de que los
derechos de autor u otros derechos exclusivos, que se deriven
de
los
servicios
de
consultorías,
asesorías,
estudios
e
investigaciones contratados, invariablemente se constituirán a
favor de la Federación o de la entidad, según corresponda”.
Este artículo nos establece básicamente de cuales son los requisitos mínimos
indispensables, que deben contener los contratos de adquisiciones.
“Artículo 46.- La adjudicación del contrato obligará a la dependencia o entidad y a la
persona en quien hubiere recaído, a formalizar el documento relativo dentro de los
veinte días naturales siguientes al de la notificación del fallo.
99
Si el interesado no firmare el contrato por causas imputables al mismo, dentro del
plazo a que se refiere el párrafo anterior, la dependencia o entidad podrá, sin
necesidad de un nuevo procedimiento, adjudicar el contrato al participante que haya
presentado la siguiente proposición solvente más baja, de conformidad con lo
asentado en el dictamen a que se refiere el artículo 36 de esta Ley, y así
sucesivamente en caso de que este último no acepte la adjudicación, siempre que la
diferencia en precio con respecto a la propuesta que inicialmente hubiere resultado
ganadora, no sea superior al diez por ciento.
El licitante a quien se hubiere adjudicado el contrato no estará obligado a suministrar
los bienes o prestar el servicio, si la dependencia o entidad, por causas imputables a
la misma, no firmare el contrato. En este supuesto, la dependencia o entidad, a
solicitud escrita del licitante, cubrirá los gastos no recuperables en que hubiere
incurrido para preparar y elaborar su propuesta, siempre que éstos sean razonables,
estén debidamente comprobados y se relacionen directamente con la licitación de
que se trate.
El atraso de la dependencia o entidad en la formalización de los contratos
respectivos, o en la entrega de anticipos, prorrogará en igual plazo la fecha de
cumplimiento de las obligaciones asumidas por ambas partes.
Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos no podrán cederse en
forma parcial ni total en favor de cualquier otra persona, con excepción de los
derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con el consentimiento de la
dependencia o entidad de que se trate”.
Se recomienda fincar (firmar) pedidos en todos los casos de adquisiciones que sean
posibles. Se celebrarán contratos solamente en aquellos casos de adquisiciones
para los que sea necesario agregar muchas cláusulas o condiciones adicionales;
podrán también firmarse cuando el proveedor prefiera su celebración y la
dependencia o entidad esté de acuerdo en ello. Asimismo, en este acto el proveedor
seleccionado deberá garantizar el cumplimiento de los pedidos y contratos, así como
la correcta aplicación de los anticipos que reciba, cuando éstos procedan.
100
“Artículo 49.- Las garantías que deban otorgarse conforme a esta Ley se constituirán
en favor de:
IV.
La Tesorería de la Federación, por actos o contratos que se
celebren con las dependencias;
V.
Las Entidades, cuando los actos o contratos se celebren con
ellas, y
VI.
Las Tesorerías de los Estados y Municipios, en los casos de los
contratos celebrados al amparo de la fracción VI del artículo 1 de
esta Ley”.
Invariablemente en todo proceso de licitación las garantías se deben de otorgar
conforme lo estipulado este artículo y la no aplicación del mismo es motivo de
sanción y por lo tanto se incurre en una responsabilidad administrativa, por parte del
servidor público.
“Artículo 51.- La fecha de pago al proveedor que las dependencias y entidades
estipulen en los contratos quedará sujeta a las condiciones que establezcan las
mismas; sin embargo, no podrá exceder de cuarenta y cinco días naturales
posteriores a la presentación de la factura respectiva, previa entrega de los bienes o
prestación de los servicios en los términos del contrato.
En caso de incumplimiento en los pagos a que se refiere el párrafo anterior, la
dependencia o entidad, a solicitud del proveedor, deberá pagar gastos financieros
conforme al procedimiento establecido en el Código Fiscal de la Federación como si
se tratara del supuesto de prórroga para el pago de créditos fiscales. Dichos gastos
se calcularán sobre las cantidades no pagadas y se computarán por días naturales
desde que se venció el plazo pactado, hasta la fecha en que se pongan
efectivamente las cantidades a disposición del proveedor.
Tratándose de pagos en exceso que haya recibido el proveedor, éste deberá
reintegrar las cantidades pagadas en exceso, más los intereses correspondientes,
conforme a lo señalado en el párrafo anterior. Los cargos se calcularán sobre las
101
cantidades pagadas en exceso en cada caso y se computarán por días naturales
desde la fecha del pago, hasta la fecha en que se pongan efectivamente las
cantidades a disposición de la dependencia o entidad.
En caso de incumplimiento en la entrega de los bienes o la prestación de los
servicios, el proveedor deberá reintegrar los anticipos que haya recibido más los
intereses correspondientes, conforme a lo indicado en este artículo. Los cargos se
calcularán sobre el monto del anticipo no amortizado y se computarán por días
naturales desde la fecha de su entrega hasta la fecha en que se pongan
efectivamente las cantidades a disposición de la dependencia o entidad”.
La forma y el tiempo del pago que las dependencias hagan a sus proveedores
deberán estipularse y hacerse conforme lo establece la ley en este caso. Motivo por
el cual el articulo que nos ocupa menciona el plazo limite para elaborar los pagos a
los proveedores y la ley establece que el no aplicar este procedimiento es motivo de
sanciones económicas conocidas como gastos financieros tanto para el proveedor
por no entregar los bienes, como para convocante por no elaborar los pagos
correspondientes, en las fechas señaladas.
“Artículo 52.- Las dependencias y entidades podrán, dentro de su presupuesto
aprobado y disponible, bajo su responsabilidad y por razones fundadas y explícitas,
acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados mediante modificaciones a
sus contratos vigentes, dentro de los doce meses posteriores a su firma, siempre que
el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto, el veinte por ciento del
monto o cantidad de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente en los
mismos y el precio de los bienes sea igual al pactado originalmente.
Igual porcentaje se aplicará a las modificaciones que por ampliación de la vigencia se
hagan de los contratos de arrendamientos o de servicios, cuya prestación se realice
de manera continua y reiterada.
102
Tratándose de contratos en los que se incluyan bienes o servicios de diferentes
características, el porcentaje se aplicará para cada partida o concepto de los bienes
o servicios de que se trate.
Cuando los proveedores demuestren la existencia de causas justificadas que les
impidan cumplir con la entrega total de los bienes conforme a las cantidades
pactadas en los contratos, las dependencias y entidades podrán modificarlos
mediante la cancelación de partidas o parte de las cantidades originalmente
estipuladas, siempre y cuando no rebase el cinco por ciento del importe total del
contrato respectivo.
Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito por parte de
las dependencias y entidades, los instrumentos legales respectivos serán suscritos
por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o quien lo sustituya o esté
facultado para ello.
Las dependencias y entidades se abstendrán de hacer modificaciones que se
refieran a precios, anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en general,
cualquier cambio que implique otorgar condiciones más ventajosas a un proveedor
comparadas con las establecidas originalmente”.
Dentro de su presupuesto aprobado y disponible las dependencias y entidades bajo
su responsabilidad y por razones fundadas podrán acordar el incremento en las
cantidades de bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes.
Tal y como lo establece este articulo.
“Artículo 53.- Las dependencias y entidades deberán pactar penas convencionales a
cargo del proveedor por atraso en el cumplimiento de las fechas pactadas de entrega
o de la prestación del servicio, las que no excederán del monto de la garantía de
cumplimiento del contrato, y serán determinadas en función de los bienes o servicios
no entregados o prestados oportunamente. En las operaciones en que se pactare
ajuste de precios, la penalización se calculará sobre el precio ajustado.
103
Los proveedores quedarán obligados ante la dependencia o entidad a responder de
los defectos y vicios ocultos de los bienes y de la calidad de los servicios, así como
de cualquier otra responsabilidad en que hubieren incurrido, en los términos
señalados en el contrato respectivo y en la legislación aplicable.
Los proveedores cubrirán las cuotas compensatorias a que, conforme a la ley de la
materia, pudiere estar sujeta la importación de bienes objeto de un contrato, y en
estos casos no procederán incrementos a los precios pactados, ni cualquier otra
modificación al contrato”.
El incumplimiento en el atraso con la entrega de fechas programadas será motivo
para que la dependencia o unidad convocante de la licitación, aplique sanciones
conocidas como penas convencionales, las cuales son determinadas en base a los
tipos de bienes o servicios proporcionados por los proveedores.
“Artículo 54.- Las dependencias y entidades podrán rescindir administrativamente los
contratos en caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del proveedor, en
cuyo caso el procedimiento deberá iniciarse dentro de los quince días naturales
siguientes a aquél en que se hubiere agotado el monto límite de aplicación de las
penas convencionales. Si previamente a la determinación de dar por rescindido el
contrato, se hiciere entrega de los bienes o se prestaren los servicios, el
procedimiento iniciado quedará sin efecto.
El procedimiento de rescisión se llevará a cabo conforme a lo siguiente:
IV.
Se iniciará a partir de que al proveedor le sea comunicado por
escrito el incumplimiento en que haya incurrido, para que en un
término de diez días hábiles exponga lo que a su derecho
convenga y aporte, en su caso, las pruebas que estime
pertinentes;
V.
Transcurrido el término a que se refiere la fracción anterior, se
resolverá considerando los argumentos y pruebas que hubiere
hecho valer, y
104
VI.
La determinación de dar o no por rescindido el contrato deberá
ser debidamente fundada, motivada y comunicada al proveedor
dentro de los quince días hábiles siguientes a lo señalado en la
fracción I de este artículo.
Asimismo, podrán dar por terminados anticipadamente los contratos cuando
concurran razones de interés general, o bien, cuando por causas justificadas se
extinga la necesidad de requerir los bienes o servicios originalmente contratados, y
se demuestre que de continuar con el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se
ocasionaría algún daño o perjuicio al Estado. En estos supuestos la dependencia o
entidad reembolsará al proveedor los gastos no recuperables en que haya incurrido,
siempre que éstos sean razonables, estén debidamente comprobados y se
relacionen directamente con el contrato correspondiente”.
Como consecuencia de la rescisión o nulidad del pedido o contrato y si en el
momento de la adjudicación hubieren existido varias proposiciones se podrá fincar el
pedido o celebrar el contrato con el proveedor que hubiera presentado la siguiente
proposición solvente mas baja.
Cuando se incumplan las obligaciones derivadas de lo estipulado en los pedidos y
contratos, o de las disposiciones legales que sean aplicables, o bien, por causas de
interés general, la dependencia o entidad procederá a la rescisión, nulidad y
terminación de pedidos y contratos.
En estos casos, el área de adquisiciones notificará a las áreas correspondientes con
el fin de que no se afecte el desarrollo de sus operaciones y que se emprendan
oportunamente las acciones para obtener de otro proveedor los bienes. Además, se
deberá iniciar los trámites para hacer efectivas las garantías que procedan.
105
CAPITULO 4 ETAPAS DE AUDITORÍA
4.1 Planeación general de auditoría
Tiene como objetivo asegurar que las revisiones cubran los aspectos prioritarios de
las dependencias y entidades.
La selección de las áreas por auditar deberá hacerse en función de una investigación
que permita contar con una amplia visión de los asuntos que constituyen las
variables esenciales de la dependencia o entidad.
La importancia del área de adquisiciones resulta evidente al considerar que dicha
área es la encargada de cubrir, en cantidad, calidad y oportunidad, los
requerimientos de los bienes muebles necesarios para la operación de la
dependencia o entidad, por lo que necesariamente deberá ser incorporada entre las
áreas por revisar.
La Secretaría de la Función Pública, en el ejercicio de sus atribuciones, ha emitido el
Boletín "D", Bases Generales del Programa Anual de Control y Auditoría,
Lineamientos Generales para la Planeación y Ejecución, cuyo propósito es
establecer los criterios generales que norman las funciones de planeación y
ejecución del control y auditoría, en los órganos internos de control de la
Administración Pública Federal.
Asimismo, la Secretaría de la Función Pública, ha expedido los boletines específicos
de la serie "D" para cada tipo de revisión, cuyos objetivos y lineamientos generales
constituyen la base para la formulación de los programas anuales de control y
auditoria.
Entre dichos boletines se encuentra el D-210, "Adquisiciones", que establece los
lineamientos que orientan la verificación, examen y evaluación de la función de
compras y de los procedimientos que aplican las dependencias y entidades en las
106
adquisiciones de materiales, suministros, materias primas y bienes muebles, lo cual
permitirá al órgano interno de control realizar una previsión de los recursos
(humanos, técnicos, financieros y materiales) que requerirá para la revisión, del
tiempo que se le destinará, de los rubros que se tratarán y del enfoque que se le
dará, entre otros aspectos.
4.1.1 Objetivos Generales de la Planeación
Considerando que el enfoque de Auditoría, es de aplicación general, éste plantea en
primera instancia la consecución de objetivos generales, los cuales se enuncian a
continuación:
1. Verificar que la planeación de las adquisiciones se efectúe con criterios de
economía, atendiendo a los aspectos prioritarios que demanda el país, de
manera congruente con los objetivos internos y programas sectoriales.
2. Comprobar que la organización del área responsable, de la administración y
control de adquisiciones, propicie el óptimo aprovechamiento de los
recursos.
3. Revisar que los sistemas de control interno operativo y contable aseguren la
eficiencia y eficacia del manejo de las adquisiciones, la salvaguarda y su
registro en apego a los programas, políticas, leyes, reglamentos, normas y
procedimientos a que se encuentren sujetos.
4. Comprobar que existan mecanismos e instrumentos adecuados que
promuevan el mejoramiento de la función y la oportuna detección y
corrección de posibles anomalías.
5. Verificar que la función asegure el efectivo cumplimiento de metas y
objetivos.
107
4.1.2 Secciones de la planeación
Para el logro de los objetivos anteriores y atendiendo ala complejidad de la función
de adquisiciones, el boletín señalado anteriormente se divide en cinco rubros, que a
continuación se enuncian:
-Revisión de la planeación de las adquisiciones
-Revisión de la organización del área que lleva a cabo la función
-Examen del control interno operativo
-Examen del control interno contable
-Evaluación de la productividad de la función
A su vez, cada uno de los rubros señalados se subdivide en lineamientos generales
de revisión, que son de carácter enunciativo y no limitativo. Conforme a esta premisa,
a continuación se citan los aspectos particulares de cada uno de los apartados
señalados.
4.1.2.1 Revisión de la planeación de las adquisiciones
En este apartado, el auditor deberá verificar la existencia de un programa anual de
adquisiciones, apoyado en los presupuestos autorizados, que permita a la
dependencia o entidad cumplir oportunamente con sus objetivos, considerando para
la formulación y ejercicio de dicho programa los criterios que al respecto establece la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
4.1.2.2 Revisión de la organización del área que lleva a cabo la función
En este apartado, la actividad del auditor debe encaminarse primordialmente a la
revisión de la estructura orgánica, objetivos. Programas de adiestramiento y
capacitación, plantilla autorizada, el establecimiento y correcto funcionamiento de los
comités y comisiones contemplados en la normatividad vigente, desconcentración de
108
la función, descripción defunciones y perfiles de puestos, delegación de funciones,
división de actividades y asignación de responsabilidades y cargas de trabajo.
4.1.2.3 Examen del control interno operativo
Cuando la revisión contemple este apartado, el auditor deberá revisar los siguientes
puntos: flujo de la operación a través de los departamentos que intervienen;
comprobando procedimientos, documentos y registros; información proporcionada
por el sistema de cómputo, cerciorándose de los controles de entrada, de salida y de
procesamiento establecidos para la autorización de licitación y adjudicación de
adquisiciones.
4.1.2.4 Examen del control interno contable
Este examen implica verificar la forma en que se realizan los procesos contables de
la función, cuyo grado de complejidad está en relación directa con el tamaño de la
dependencia o entidad. Los elementos que debe considerar el auditor cuando su
revisión tenga este fin son; entre otros, los siguientes: verificar que los
procedimientos para el fincamiento de pedidos y recepción de bienes aseguren su
correcto y oportuno registro en los sistemas de costos, presupuestal y contable;
revisar que existan controles para captar y registrar todos los movimientos de
adquisiciones; comprobar que para todas ellas se cuente con documentación soporte
completa; verificar que todas las adquisiciones sean ingresadas al almacén;
examinar facturas, notas de crédito, comprobantes y, en general, los documentos
elaborados para determinar pagos, ajustes, bonificaciones y bases de impuestos, a
fin de comprobar que la información respectiva sea correcta y oportuna.
4.1.2.5 Evaluación de la productividad de la función
Finalmente, en la evaluación de la productividad el auditor deberá orientar su
examen a los siguientes aspectos: selección de las alternativas de adquisiciones, así
como los productos o materiales sustitutos o equivalentes; la comunicación con
109
diversas áreas que intervienen en el ciclo de transacciones; la posibilidad de adquirir
lotes mínimos de mercancías; la estandarización de equipos y tecnología; la
existencia de indicadores operativos; así como el conocimiento actual y potencial de
mercado.
4.1.3 Subprogramas de estudio
En las Bases Generales del Programa Anual de Control y Auditoría, la Secretaría de
la Función Pública determina que las revisiones también deberán agruparse en los
siguientes programas:
-Auditoría integral
-Auditoría específica
-Evaluación de programas
-Auditorias de seguimiento
En cualquiera de estos subprogramas se puede ubicar una revisión que corresponda
al rubro de adquisiciones.
4.2 Planeación detallada de auditoria
En esta planeación se precisan los objetivos específicos, alcance, procedimientos y
oportunidad de la revisión que se va a desarrollar, con lo que el auditor contará con
elementos orientados a su trabajo, ejercerá un adecuado control sobre el avance de
la auditoría y mejorará el aprovechamiento de los recursos asignados.
Para cumplir con los aspectos antes mencionados, en la planeación detallada de una
auditoria el auditor debe considerar las siguientes actividades:
110
-Estudio preliminar
-Examen y evaluación de los sistemas de control
-Determinación de los objetivos específicos de la auditoría
-Formulación del programa específico de revisión
-Comunicación con los auditados
4.2.1 Estudio preliminar
Para poder planear adecuadamente una auditoría de las adquisiciones, es necesario
que el auditor lleve a cabo un estudio preliminar respecto de la naturaleza y
características del área, operaciones, programas o recursos sujetos a revisión.
Este estudio comprende los puntos siguientes:
-Disposiciones legales aplicables
-Información relativa al área
-Antecedentes de auditorías practicadas
-Visita al área de instalaciones
-Control interno
4.2.1.1 Disposiciones legales aplicables
El auditor debe tener un conocimiento general de las disposiciones internas y
externas que reglamentan las adquisiciones. Este conocimiento le permitirá normar
su criterio, de tal manera que al ejecutar la auditoría esté en posibilidades de
111
comprobar que el área realiza sus funciones en concordancia con las disposiciones
emitidas.
4.2.1.2 Información relativa al área
Con la finalidad de que el auditor obtenga un conocimiento general de la forma en
que se efectúan las adquisiciones, es necesario que se allegue de información sobre
los siguientes aspectos:
-Objetivos del área
-Políticas administrativas
-Estructura organizacional
-Funciones y procedimientos
-Información presupuestal
-Información, estadísticas y controles que se tienen establecidos
-Formatos que se utilizan en el área de adquisiciones.
4.2.1.2.1 Objetivos del área
La comprensión de los objetivos le permitirá al auditor saber cuál es la orientación
que deben tener las operaciones del área de adquisiciones, con lo cual, en la etapa
de ejecución de auditoría, estará en posibilidades de efectuar un adecuado examen y
evaluación respecto de las actividades que se realizan y del logro de dichos
objetivos.
De manera general se pueden citar algunos ejemplos de objetivos aplicables a áreas
de adquisiciones, sin olvidar que éstos se deben adecuar a los requerimientos de la
dependencia o entidad.
112
-Realizar las compras obteniendo las mejores condiciones para la dependencia o
entidad en cuanto a cantidad, calidad, precio, oportunidad y proveedor.
-Efectuar las compras conforme a lo previsto en la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Publico y en otras disposiciones legales y
administrativas aplicables.
4.2.1.2.2 Políticas administrativas
Es importante que el auditor tenga un conocimiento amplio de las políticas que
regulan el funcionamiento del área; esto le permitirá saber, entre otras cosas, qué
compras puede efectuar el área, cuáles restricciones tiene, qué procedimientos debe
seguir, cuándo, cuáles autorizaciones son necesarias, en qué condiciones deben
pactarse las operaciones, etc.
Este conocimiento resultará de gran utilidad al evaluar la suficiencia y efectividad de
los controles con que cuenta el área y al determinar la correcta observancia de estas
disposiciones.
Como ejemplo se podría citar el siguiente:
-Para las adquisiciones mediante adjudicación directa se requieren cuando menos
tres cotizaciones.
4.2.1.2.3 Estructura organizacional
Mediante el conocimiento de la estructura organizacional, el auditor obtiene una
visión del área de adquisiciones y de sus relaciones de trabajo, conoce la magnitud y
complejidad de la organización, el grado de centralización o descentralización de la
función, las unidades que la constituyen y sus niveles de autoridad.
113
4.2.1.2.4 Funciones y procedimientos
El auditor deberá allegarse de información que le permita conocer cuáles son las
funciones
y
procedimientos
específicos
que
tiene
asignados
el
área
de
adquisiciones, como pueden ser:
-Compras generales
-Compras para procesos productivos (en entidades manufactureras)
-Compras por licitación
-Compras para proyectos
-Expeditación de solicitudes de cotización y de pedidos y contratos
-Aspectos de importación (trámites gubernamentales)
-Aspectos administrativos varios (controles, archivos, estadísticas, informes,
manejo de correspondencia).
Este conocimiento le auxiliará a centrar la revisión, al poder establecer cuál es la
circunscripción del área auditada y cuáles son las actividades que debe realizar el
personal que la integra.
4.2.1.2.5 Información presupuestal
Especial significación tiene para el auditor la obtención y estudio de la información
presupuestal referente a las adquisiciones, pues esta actividad le permitirá conocer el
panorama financiero en el qué se ha venido desarrollando la función.
La información presupuestal puede encontrarse a dos niveles, uno particular donde
se observe el presupuesto del área de adquisiciones y otro más amplio o general que
comprenda el presupuesto de toda la dependencia o entidad en los capítulos y
conceptos correspondientes a la función.
114
4.2.1.2.6 Información, estadísticas y controles que se tienen establecidos
En lo referente a información, el auditor deberá investigarlos registros que se lleven
en el área, su contenido y utilización, y los informes que se elaboran, a quién están
dirigidos y con qué periodicidad. Especial atención se deberá dedicar al informe
sobre el avance de la operación con relación a las metas fijadas en los programas de
adquisiciones.
En cuanto a estadísticas, el auditor investigará si existen datos sobre: los bienes
adquiridos (cantidad, monto, fuentes de suministro), los proveedores (cantidad de
pedidos y contratos adjudicados, monto de los pedidos y contratos, actuación de los
proveedores), los requisitos (cantidad de solicitudes de cotización y de requisiciones,
cantidad de requisiciones urgentes, monto de lo comprado), los compradores (casos
recibidos, casos atendidos, tiempo de atención), los tipos de compras (procedencia
nacional, procedencia extranjera ya sea de importación directa o indirecta), y las
modificaciones a los pedidos o contratos.
El auditor deberá allegarse de información sobre los controles existentes en el área
de adquisiciones, los cuales estarán relacionados, entre otros puntos con: la
documentación
que
llega
al
área
(solicitud
de
cotización,
requisiciones,
correspondencia, informes, respuestas de proveedores), el ejercicio del presupuesto,
el cumplimiento de las metas fijadas en los programas implantados, la forma de
adjudicar los pedidos, las licitaciones públicas, el surtimiento de pedidos y contratos,
los trámites gubernamentales, las variaciones de precios y los asuntos aduanales.
El análisis de los datos contenidos en informes y estadísticas de distintos períodos
constituye una forma de detectar variaciones importantes de la operación; así mismo,
el conocimiento de los controles existentes en el área es de utilidad para llevar a
cabo el examen y evaluación de los sistemas de control.
115
4.2.1.2.7 Formatos que se utilizan en el área de adquisiciones
El auditor investigará qué formatos se utilizan en el área de adquisiciones, entre los
que se pueden encontrar los siguientes: requisición de compra, solicitud de
cotización, tabla comparativa de capacidades, tabla comparativa de cotizaciones,
carta compromiso de adquisición, pedido, control para expedición de las entregas
correspondientes a los pedidos y contratos y modificación al pedido.
4.2.1.3 Antecedentes de auditorías practicadas
Constituyen elementos que incrementan los conocimientos del auditor sobre las
situaciones que han prevalecido en el área de adquisiciones durante varios períodos.
Esta información normalmente se encuentra custodiada y clasificada dentro del
órgano interno de control en lo que se conoce como archivo permanente, de donde
se pueden extraer datos relacionados con:
- Informes de auditorías anteriores
Al constituirse los informes en los documentos donde se plasman los resultados del
trabajo de auditoría, se encontrará en éstos la problemática que en su momento fue
detectada, por lo que las observaciones, causas y efectos correspondientes indicarán
cómo se ha comportado la operación del área de adquisiciones:
- Dictámenes de los auditores externos
Al examinar la información financiera de las entidades, el auditor externo opina sobre
la razonabilidad de la misma en diversos informes, que contienen el alcance dado a
la revisión, las salvedades y la opinión del auditor externo:
-Seguimiento de recomendaciones sobre observaciones detectadas
116
La consulta de los documentos en los que se consignen estos seguimientos indicará
al auditor el grado y la forma en que se implantaron las acciones concertadas para
solucionarla problemática detectada.
4.2.1.4 Visita al área e instalaciones
Mediante esta visita el auditor puede observar las situaciones y condiciones reales
en las que se desarrollan las operaciones y tener un contacto más estrecho con el
personal que integra el área de adquisiciones. En esta visita es posible efectuar
entrevistas al titular del área y a su personal para obtener un conocimiento general
de los programas y actividades que realizan.
Entre los aspectos que se pueden observar se encuentran:
-La distribución física de las unidades que conforman el área
-La organización de los archivos y expedientes de las adquisiciones
-El ambiente de trabajo (actitudes del personal)
-Las condiciones físicas de trabajo y seguridad (iluminación, teléfonos etc.)
-Las comunicaciones escritas con las demás áreas de dependencia o entidad.
-La forma de llevar a cabo las principales operaciones de unidades del área.
4.2.2. Examen y evaluación de los sistemas de control
Para el examen y evaluación del sistema de control interno del área de
adquisiciones, es indispensable tener un pleno conocimiento del marco jurídico y de
los diferentes lineamientos que regulan funcionamiento del área; así mismo, se
requiere una visión clara sobre su estructura orgánico-funcional (en relación a los
objetivos y programas prioritarios del área) y sobre la calidad y distribución de sus
117
recursos humanos. Estos aspectos fueron tratados anteriormente.
Atendiendo a lo señalado en las Normas Generales de Auditoría Pública, el auditor
debe efectuar un adecuado examen y evaluación de la existencia y suficiencia de los
procedimientos, políticas y registros que conforman los sistemas de control interno
establecidos en la dependencia o entidad.
Para tal efecto, se indican los pasos por considerar en el examen evaluación de los
sistemas de control:
-
Estudio preliminar
-
Examen y evaluación preliminar
-
Aplicación de pruebas de cumplimiento
-
Resultado de la evaluación.
El auditor considerará los siguientes aspectos del área de adquisiciones:
-Los objetivos del control interno del área
-Los controles establecidos
-Los riesgos derivados de las operaciones
Relacionando entre sí estos aspectos, se podrá determinaren forma preliminar, si se
confía o no en el sistema de control interno.
4.2.1.5 Control interno
Para alcanzar sus objetivos de control, el área de adquisiciones establece una serie
de controles que el auditor debe identificar en el transcurso de la investigación
previa; como ejemplos de dichos controles se pueden citar los siguientes:
A) Para el objetivo "Las especificaciones, calidad, cantidad, precio lugar y tiempo de
entrega, forma de pago, financiamiento garantías y servicio de los bienes, deben ser
autorizados de acuerdo con políticas internas adecuadas".
118
B) Para el objetivo "La adjudicación de los pedidos y contratos debe observar lo
previsto en la legislación y normatividad vigentes".
C) Para el objetivo "Las modificaciones a los pedidos o contratos deben observar lo
previsto en la legislación y normatividad vigentes".
D) Para el objetivo "El acceso a los registros, formas importantes y procedimientos
de adquisiciones sólo se permitirá de acuerdo con políticas internas adecuadas".
E) Para el objetivo "El área de adquisiciones debe mantener una comunicación
exacta y oportuna con las áreas solicitantes, almacén, finanzas, control de calidad y
contabilidad para solución de problemas y activación de las operaciones".
Ahora bien, en lo que se refiere a los riesgos derivados de las operaciones, el auditor
deberá considerar lo siguiente:
- Realizar pagos por mercancías no recibidas.
- Afectar negativamente el proceso productivo o alguna otra actividad sustantiva
debido a retrasos o incumplimiento en el programa de adquisiciones.
- Recibir mercancías o bienes fuera de las especificaciones pactadas, o efectuar
pagos de mercancías a precios superiores a los autorizados.
- Celebrar operaciones que favorezcan a un proveedor en lo particular, por inducción
de las áreas técnicas solicitantes o por preferencia o conveniencia del área de
abastecimientos.
- Abastecerse de mercancías que no son necesarias.
Cuando se ha efectuado la evaluación preliminar determinado que los controles
aparentemente contribuyen a que los objetivos de control se cumplan y a que los
riesgos sean administrables, se tiene que probar si dichos controles funcionan en la
práctica y operan según lo planeado. A esto se le conoce como la aplicación de
pruebas de cumplimiento.
Primeramente el auditor debe decidir cuáles y cuántos controles probar y cómo
hacerlo, para lo cual, además de usar sus conocimientos y experiencia, tomará en
119
cuenta la dificultad de mantener los controles, la importancia de los riesgos que se
están administrando, así como del objetivo especifico de control dentro del
procedimiento, y el peso que un control tiene en particular para el logro del objetivo
específico de control.
Después, el auditor decidirá qué información de los controles se debe verificar, para
lo cual utilizará el muestreo y sus conocimientos y experiencia.
Con base en la aplicación de las pruebas de cumplimiento el auditor puede
determinar que los controles: se aplican de acuerdo a lo planeado, se aplican en
algunas ocasiones de acuerdo a lo planeado o no se aplican de acuerdo a lo
planeado. Esta evaluación permitirá al auditor definir el grado de confianza que le
merece el sistema examinado y precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que va
dar a las pruebas sustantivas de auditoria.
No se aplicarán pruebas sustantivas profundas donde el sistema de control funcione
según lo planeado, pero sí se requerirán dónde no opere satisfactoriamente. Cabe
mencionar que para definir cuántas transacciones verificar mediante pruebas
sustantivas, el auditor utilizará el muestreo y sus conocimientos y experiencia. Por
otro lado, mencionar que para definir cuántas transacciones verificar mediante
pruebas sustantivas, el auditor utilizará el muestreo y sus conocimientos y
experiencia.
Para efectuar el examen y evaluación preliminar, en primer lugar el auditor deberá
identificar los objetivos de control del área de adquisiciones de la dependencia o
entidad, entre los cuales pueden encontrarse los siguientes:
1. -Las especificaciones, calidad, cantidad, precio, lugar y tiempo de entrega,
forma de pago, financiamiento, garantías y servicio de los bienes, deben ser
autorizados de acuerdo con políticas internas adecuadas.
120
2. -La adjudicación de los pedidos y contratos debe observar lo previsto en la
legislación y normatividad vigentes.
3. -Las modificaciones a los pedidos o contratos deben observar lo previsto en la
legislación y normatividad vigentes.
4. -El acceso a los registros, formas importantes y procedimientos de
adquisiciones sólo se permitirá de acuerdo con políticas internas adecuadas.
4.2.3 Determinación de los objetivos específicos
Una vez concluidos la investigación previa y el examen y evaluación de los sistemas
de control del área de adquisiciones, el auditor cuenta con elementos suficientes
para precisar los objetivos específicos de la revisión por efectuar, los cuales deben
estar en plena concordancia con el objetivo general de la revisión que se señala en el
Programa Anual de Control y Auditoría.
4.2.4 Formulación del programa específico de revisión
Se puede conceptualizar al programa de trabajo como el esquema detallado de la
revisión por realizar. Dicho esquema señala:
- Una descripción de los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que se
sugiere aplicar para cumplir los objetivos de la auditoría.
- Una base para asignar sistemáticamente el trabajo de los auditores y a sus
supervisores.
- El fundamento para llevar un registro sumario del trabajo realizado.
Existen muchos criterios sobre la forma en que pueden estructurarse estos
programas, por lo que en este apartado sólo se destacarán los aspectos mínimos
que deben incluirse en ellos.
a) Introducción y antecedentes
b) Objetivos de la auditoría
c) Alcance de la auditoría
121
d) Métodos de auditoria
e) Instrucciones especiales
f) Informe
g) Referencia a los papeles de trabajo.
4.2.5 Comunicación con los auditados
Finalmente, se debe enfatizar el criterio de flexibilidad de caracterizar al programa de
trabajo, ya que éste se elabora de la información obtenida en la investigación previa
y en la evaluación de los sistemas de control, comunicándose dicha información a los
involucrados en la auditoría o revisión
4.3 Ejecución de auditoría
Es la etapa donde se materializa propiamente la planeación por lo que constituye el
punto central de cualquier revisión.
El objetivo de esta etapa es que el auditor llegue aun grado razonable de
convencimiento acerca de la realidad de los hechos y situaciones objeto de la
auditoría, obteniendo la evidencia necesaria para ello.
Para poder obtener esta evidencia, el auditor deberá aplicar los procedimientos de
auditoria considerados en el programa de trabajo que para tal efecto preparó. Para
su aplicación es necesario observar un proceso lógico que consta de las siguientes
actividades:
-
Recopilación de información
-
Registro de datos
-
Análisis de datos
-
Evaluación de resultados.
122
4.3.1 Recopilación de información
Esta actividad tiene por objeto que el auditor se allegue de la información y
documentación necesarias para fundamentar razonablemente sus conclusiones y
recomendaciones.
Es necesario resaltar que si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las
que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas deberán ser ampliadas
hasta que se consiga la evidencia suficiente.
4.3.1.1 Técnicas y procedimientos de auditoría
La forma de obtener la evidencia está basada en las técnicas de auditoría, que son
métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la
información, comprobar los hechos y poder así emitir su opinión profesional.
Las principales técnicas utilizadas en la ejecución de la auditoria son las mismas que
establece el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en sus “Normas y
Procedimientos de Auditoría” y se relacionan en seguida:
-
Observación
-
Inspección
-
Confirmación
-
Cálculo
-
Estudio general
-
Análisis
-
Certificación
-
Declaración
-
Investigación.
123
4.3.2 Registro de datos
Conforme el auditor recopila información debe asentarla por escrito en cédulas y
documentos denominados “papeles de trabajo”, en los que se deben consignar los
datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos,
transacciones o situaciones específicas examinadas y sobre las desviaciones que
presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones
presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar de manera
indudable la suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia de la evidencia en que
se basen las observaciones, causas, efectos y recomendaciones contenidas en el
informe.
4.3.3 Análisis de datos
A medida que el auditor efectúa la recopilación y el registro de datos, procede a
realizar el análisis y la evaluación de los resultados.
El análisis consiste en separarlos elementos básicos de la información y examinarlos,
con el propósito de responder a las distintas cuestiones planteadas en la auditoria.
La evaluación de resultados es el proceso mediante el cual el auditor trata de
encontrar un significado más amplio de la información recabada, para conformar su
opinión profesional sobre los hechos y situaciones examinadas.
La realización de estas actividades le permitirá al auditor asegurar el cumplimiento de
los objetivos específicos de la revisión y llegar a conclusiones sobre la propiedad y
debido funcionamiento de los sistemas de operación, registro, control e información
de las adquisiciones, así como del cumplimiento de las condiciones previstas en el
presupuesto de adquisiciones, el análisis y evaluación de resultados se lleva a cabo
en dos niveles: específico y global.
124
4.3.3.1 Análisis y evaluaciones específicos
Cuando se emplean varios procedimientos para recopilarlos datos es conveniente,
en primer término, analizar y evaluar por separado la información que proporciona
cada uno de los procedimientos utilizados; está le permitirá al auditor visualizar
problemas, que pueden pasar inadvertidas si sólo se consideran los resultados en
forma global.
4.3.3.2 Análisis y evaluación global
La integración de todos los resultados de la revisión hará posible encontrar las
conexiones
entre los hechos
y situaciones
y
explicar
las
observaciones
determinadas.
4.3.4 Evaluación de resultados
Las actividades de análisis y evaluación deberán estar orientadas hacia:
-
La observancia de la normatividad
-
La posibilidad de incremento de la productividad
-
La oportunidad de simplificación o eliminación de operaciones.
Es necesario poner especial cuidado en la manera de analizar la información, ya que
puede suceder que, aun cuando se disponga de suficientes datos, la realización de
un análisis deficiente impida alcanzar total o parcialmente los objetivos particulares
de la auditoria
Para realizar el análisis y evaluación global se deberán integrar todos los resultados
de la revisión con el propósito de obtenerla evidencia suficiente, competente,
relevante y pertinente y llegar a dar una opinión sobre la situación del área.
125
4.4 Informe de auditoría
La auditoria pública no es un fin en sí misma; es un medio a través del cual se
verifican, examinan y evalúan las operaciones y sistemas de control de las
dependencias y entidades, para determinar el grado de eficiencia, eficacia, economía
y efectividad con que se están alcanzando las metas y objetivos organizacionales.
Resulta lógico pensar que los informes deben atender primordialmente al objetivo y
resultados de la auditoría practicada. Existen, sin embargo, dos aspectos específicos
sobre los que el auditor debe manifestar expresamente su opinión y son los
siguientes:
-
La propiedad y debido funcionamiento de los sistemas de operación, registro,
control e información de las operaciones
-
El cumplimiento de las condiciones previstas en el presupuesto.
Adicionalmente, el informe deberá contener:
-
Sujeción a las Normas Generales de Auditoría Pública y a los procedimientos
de auditoría de aplicación general
-
Conclusión u opinión general del trabajo desarrollado
-
Firma del directivo de mayor jerarquía del grupo de auditores
-
Otros que haya solicitado la instancia competente.
Las observaciones del auditor que como resultado del trabajo de auditoría se
incluyan en el informe deberán caracterizarse por su relevancia, claridad, concisión y
objetividad, y cuantificarse cuando sea posible. Por su parte, las conclusiones
deberán ser objetivas hasta donde lo permita la evidencia que las apoye. Las
recomendaciones deberán ser precisas, prácticas y orientadas a la eliminación de las
126
irregularidades y deficiencias y a evitar su recurrencia, con el fin de mejorar el
desempeño del área de adquisiciones.
Cabe destacar la importancia de que el auditor discuta con el titular del área de
adquisiciones los resultados obtenidos antes de su presentación formal, salvo casos
de excepción debido a la naturaleza de la investigación o a la índole de las
observaciones encontradas.
Con esta discusión el auditor podrá:
1. Conseguir pruebas adicionales y elementos de juicio que lo lleven a atemperar
o modificar su opinión.
2. Asegurar en lo posible la solidez de la evidencia obtenida, la validez de sus
conclusiones, la pertinencia de las recomendaciones y la objetividad e
imparcialidad de su informe.
3. Concertar las acciones que se deben emprender para solucionar la
problemática y/o las oportunidades de mejora detectadas.
Por último, es necesario señalar que el auditor es responsable de las conclusiones,
juicios y recomendaciones vertidos en sus informes.
127
CAPITULO 5
RESULTADO
5.1 Recopilación de información.
Esta actividad tiene por objetivo
necesarias
allegarse de la información y documentación
para fundamentar razonablemente el trabajo de la investigación,
resultando necesario resaltar que durante el curso de la investigación y
concretamente en el levantamiento de las encuestas, éstas se realizarón conforme a
lo programado.
Es necesario resaltar que si en el curso de la investigación se advierten situaciones
no previstas y que modifiquen el curso de acción del trabajo, habrá que inferir o
ampliar ésta para lograr el objetivo de la investigación.
En la recopilación se deben cuidar entre otros aspectos, los siguientes:
-
Ser imparcial respecto a los datos que se están recabando
-
Cumplir con el programa de trabajo
-
En caso necesario, adecuar las actividades y procedimientos previstos en el
programa de trabajo para mantener el curso de acción
-
Cuidar que la información corresponda al objetivo del trabajo de investigación
para no distraer tiempo y recursos en actividades innecesarios.
128
5.2 Presentación de resultados
Gráfica No.
2
1¿Qué conocimientos tienes sobre la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, en lo relativo a disposiciones generales?
La desconozco,
7%
Muy poco, 30%
La conozco
ampliamente, 53%
Si, tengo
conocimiento, 10%
La conozco ampliamente Si, tengo conocimiento Muy poco La desconozco
Los resultados de la gráfica muestran que el 30% conoce muy poco la Ley, el 7%
la desconoce totalmente, por lo que le 53% si la conoce ampliamente y el 10% sí
tiene conocimiento de la misma.
129
Gráfica No 3
2¿Qué conocimientos tienes de la normatividad de
esta dependencia, en lo relativo a la planeación,
programación y presupuestación de las
adquisiciones?
La desconozco,
10%
La conozco
ampliamente,
40%
Muy poco, 33%
Si, tengo
conocimiento,
17%
La conozco ampliamente
Si, tengo conocimiento
Muy poco
La desconozco
Por lo que respecta a esta gráfica número 3, con relación al conocimiento de la
normatividad el 40%, la conoce ampliamente el 33% muy poco y un 10% manifestó
desconocerla, por lo que el 17% restante manifestó que si tenía conocimiento.
130
Gráfica No. 4
3 ¿Qué conocimientos tienes de los
procedimientos de contratación, mediante
licitación pública?
13%
37%
23%
27%
La conozco ampliamente
Si tengo conocimiento
Muy poco
La desconozco
Por lo que respecta a los conocimientos en los procedimientos de contratación
mediante licitación pública un 27% manifestó que sí tenía conocimiento mientras que
el 23% la conocía ampliamente quedando un 37% que conoce muy poco y un 13% la
desconoce totalmente.
131
Gráfica No. 5
4¿Qué conocimientos tienes de los
procedimientos de contratación,
mediante invitación a cunado menos 3
personas?
7%
23%
33%
37%
La conozco ampliamente
Si, tengo conocimiento
Muy poco
La desconozco
Con la finalidad de determinar si existe el conocimiento en el procedimiento de
contratación mediante invitación a cuando menos tres personas los cuestionados
contestaron que el 23% la conoce ampliamente, el 37% si tenía conocimiento el 33%
muy poco y un 7% la desconocía totalmente.
132
Gráfica No. 6
5¿Qué conocimientos tienes de los
procedimientos de contratación,
mediante adjudicación directa?
10%
7%
50%
33%
La conozco ampliamente
Muy poco
Si, tengo conocimiento
La desconozco
Con relación a la pregunta sobre el conocimiento que se tiene de los procedimientos
de contratación mediante adjudicación directa el 50% manifestó que el procedimiento
lo conocía ampliamente, el 33% si tenía conocimiento, el 10% muy poco y el 7% lo
desconocía totalmente
133
Gráfica No.
7
6¿Qué proveedores participan en
una licitación pública?
Solamente
locales
Solamente
nacionales
Solamente
internacionales
Nacionales e
internacionales
7%
20%
50%
23%
En esta gráfica número 6, a pregunta expresa sobre que proveedores participan en
una licitación pública el 50% de los encuestados contestó correctamente, el 23%
mencionó que solamente eran proveedores internacionales, el 20% lo hizo diciendo
que eran nacionales y el 7% restante manifestó que solamente locales.
134
Gráfica No.
8
7¿En que casos la Ley te otorga facultades
para efectuar licitaciones públicas?
13%
10%
17%
60%
Por que no es necesario p/la operación de las áreas
Por que urge el artículo
En caso fortuito o de fuerza mayor
Por que autoriza el director
Sobre la pregunta de en que casos la Ley otorga facultades a los participantes a los
procesos de licitación el 10% manifestó porque era necesario para la operación de la
áreas, el 17% porque urge comprar el artículo, el 60% contestó correctamente y el
13% contestó que por autorización del director.
135
Gráfica No.
9
8¿Se cumple con la implantación de
medidas correctivas derivadas de
auditoría?
10%
7%
50%
33%
Siempre se cumple
No se cumple
En ocasiones se cumple
Solo cuando me lo ordenan
Por lo que respecta a la pregunta para determinar si se cumple con la implantación
de medidas correctivas derivadas de auditoría el 50% contestó afirmativamente que
siempre se cumple, el 33% que en ocasiones se cumple, el 10% que no se cumple y
el 7% sólo cuando lo ordenan.
136
Gráfica No.10
9¿Cual es la finalidad de la
implantación de medidas correctivas?
33%
7%
0%
60%
Cumplir con la auditoría
Mantenerme ocupado
Implantar las obs. Determinadas
Evitar sanciones
En la pregunta correspondiente a esta gráfica en el sentido de investigar cuál es la
finalidad de la implantación de medidas correctivas, el 60% contestó cumplir con la
auditoría, el 0% mantenerse ocupado, un 7% implementar las observaciones
determinadas y un 33% evitar sanciones.
137
Gráfica No. 11
10¿Se le da seguimiento a las Observaciones
determinadas por el órgano interno de control?
Nunca
10%
Ocasional.
37%
Si
53%
Si
Ocasionalmente
Nunca
Por lo que respecta a la pregunta número 10 referente a si se le da seguimiento a las
observaciones determinadas por el órgano interno de control, el 53% de los
servidores públicos cuestionados contestó que sí, un 37% ocasionalmente y el 10%
restante mencionó que nunca.
138
Gráfica No. 12
11¿Mejoran los procedimientos cuando
es realizada una auditoría administrativa
al área de adquisiciones?
Muy poco
10%
No mejora
33%
Si mejora
Si mejora
57%
No mejora
Muy poco
Con relación a la pregunta de que si mejoran los procedimientos cuando es realizada
una auditoría administrativa al área de adquisiciones, el 57% mencionó que sí
mejora, el 33% que no mejora y el 10% muy poco.
139
Gráfica No. 13
12¿Considera usted como un área de
apoyo el organo interno de control?
Ocasionalm
7%
Si
33%
No
60%
Si
No
Ocasionalmente
Por lo que respecta a la última pregunta que tiene relación en cómo considera el
servidor público al órgano interno de control, el 33% consideró que sí es un apoyo, el
60% manifestó que no y solamente el 7% argumentó que ocasionalmente era
considerado como un apoyo.
140
5.3 Análisis de los resultados
Como resultado de los cuestionarios aplicados a los servidores públicos que
participan en los procesos licitatorios en el área de adquisiciones del sector público
en el Estado de Colima, y con el objetivo de validar nuestra hipótesis, el presente
trabajo de investigación arrojo el siguiente resultado:
Con relación a la pregunta 2, correspondiente a la gráfica No.3; el 10% desconoce la
normatividad y el 33% la conoce muy poco, observándose un 43% de
desconocimiento en forma global.
Por lo que respecta a la pregunta 10 de la gráfica No. 11; sobre si se le da
seguimiento a las observaciones establecidas por el órgano interno de control, el
37% contestó que ocasionalmente y 10% que nunca, lo que en su conjunto da como
resultado un porcentaje del 47%, lo que denota que existe una falta de seguimiento a
dichas observaciones.
Conclusión, los resultados que arrojan la encuesta corrobora nuestra hipótesis en el
sentido de que existe un desconocimiento de la normatividad y falta de seguimiento
a las observaciones determinadas por el órgano interno de control, ocasionando
vicios y errores reincidentes en los procesos licitatorios de adquisiciones.
141
CONCLUSIONES
En la administración pública federal, los resultados en materia de adquisiciones son
muy cuestionados, por no llevarse a cabo los procesos licitatorios apegados a
derecho y en muchas ocasiones no lo hacen, por el desconocimiento a la
normatividad y la falta de aplicación al seguimiento de las observaciones
determinadas en las auditorías, ya que quien realiza procesos licitatorios, no cuenta
con aspectos básicos como: perfil académico y desconocimiento de criterios, para
manejar aspectos jurídicos.
Esto en virtud de que la gran mayoría de los servidores públicos entrevistados, que
participan de manera directa en los procesos de licitaciones, son contadores y
administradores de empresas.
Asimismo resulta importante cambiar el enfoque que se tiene de las auditorías, ya
que como parte integral en el proceso administrativo y concretamente en la etapa de
control, las auditorías deben ser una herramienta de apoyo que orienten y busquen,
cuales son las causas de los vicios o errores que se presentan con mayor frecuencia
en los procesos y de que forma impactan o tienen un efecto a las área auditadas.
En este caso, la auditoría administrativa, tiene que cambiar su enfoque más positivo,
ya que su objetivo busca una “mirada hacia el futuro”, y no hacia el pasado, así como
realizar auditorías con carácter administrativo, pero con enfoque de tipo preventivo
para lograr la prevención de las desviaciones de carácter normativo en el área.
Por otra parte, evaluar la forma en que la gerencia cumple con los objetivos trazados
con la organización y con su efectividad en la planeación, organización, dirección y
control de las actividades de la organización.
142
BIBLIOGRAFÍA
Leyes
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(http://www.cddhcu.gob.mx/leyinfo/doc/14.doc)
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caso Gobierno Federal Mexicano en el periodo 1988-1998 Instituto Politécnico
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American Psychological Associatión: México.
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Ediciones Lucíana: México.
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investigación ed. McGraw Hill: México.
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http://www.funcionpublica.gob.mx/unaopspf/unaop1.htm (10-02-2005)
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http://www.economia.gob.mx (23-02-2005)
http://www.benjaminfranklin.8k.com/artic06.htm (20-04-2005)
http://www.bibliojuridica.org/libros/2/543/6.pdf (03-05-2005)
http://www.monografias.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtml(20-062005)
145
ANEXOS:
1.- Guía de adquisiciones
I.- OBJETIVOS
II.- PLANEACION
III.- ORGANIZACIÓN
IV.- CONTROL INTERNO OPERATIVO
VI.- NORMATIVIDAD
Vo. Bo.
AUTORIZO
FECHA: ENERO DEL 2004.
146
No. DE
PROCED
IMIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
REFERENCI
A
I.- OBJETIVOS
1.1
1.2
VERIFICAR QUE LA FUNCION DE ADQUISICIONES Y
ARRENDAMIENTO DE BIENES Y PRESTACIONES DE
SERVICIOS, SE REALICE BAJO LAS MEJORES
CONDICIONES DE CALIDAD, OPORTUNIDAD Y
PRECIO, CON ESTRICTO APEGO A LA LEGISLACIÓN
VIGENTE Y A LAS NORMAS Y POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
EVALUAR QUE LOS SISTEMAS DE CONTROL
INTERNO OPERATIVO Y CONTABLE, ASEGUREN LA
EFICIENCIA Y EFICACIA DEL MANEJO DE LAS
ADQUISICIONES
Y
CONTRATACIÓN
DE
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, LA SALVAGUARDA
Y SUREGISTRO EN APEGO A LOS PROGRAMAS,
POLÍTICAS, LEYES, REGLAMENTOS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
A
QUE
SE
ENCUENTRAN
SUJETOS.
147
No. DE
PROCE
DIMIENT
O
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
REFERENCI
A
II.- PLANEACION
2.1
CONSTATAR
QUE
EL
PRESUPUESTO
DE
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES Y
SERVICIOS SE HAYA ELABORADO CON BASE EN UN
PROGRAMA ANUAL CALENDARIZADO.
2.2
REVISAR SI PREVIO A LA ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO
DE
ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, SE ELABORO EL
PROGRAMA ANUAL RESPECTIVO Y SI SE TOMO
COMO REFERENCIA EL INVENTARIO FISICO PARA
CONOCER EL VOLUMEN DE EXISTENCIAS Y DE
ESTA FORMA DETERMINAR LAS NECESIDADES
REALES Y LOS PLAZOS DE SUMINISTRO.
2.3
EN
EL
CASO
DE
ARRENDAMIENTOS
Y
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, VERIFICAR SI SE
REALIZARON
ESTUDIOS
TÉCNICOS
QUE
JUSTIFIQUEN LA DECISIÓN DE ARRENDAR BIENES
MUEBLES
O
INMUEBLES
Y/O
CONTRATAR
SERVICIOS.
148
No. DE
PROCEDI
MIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO POR
Y FECHA
III.- ORGANIZACIÓN
3.1
VERIFICAR QUE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LAS
AREAS
DE
ADQUISICIONES
ARRENDAMIENTOS
Y
SERVICIOS, ESTEN DEBIDAMENTE AUTORIZADAS, SEAN
VIGENTES, ATIENDAN A LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD Y
RACIONALIDAD Y CUENTEN CON EL NIVEL JERARQUICO
APROPIADO
QUE
LES
PERMITA
DESARROLLAR
ADECUADAMENTE LAS FUNCIONES CORRESPONDIENTES.
3.2
REVISAR QUE EXISTAN OBJETIVOS DEFINIDOS PARA LAS
AREAS
DE
ADQUISICIONES
ARRENDAMIENTOS
Y
SERVICIOS Y ESTOS SEAN CLAROS, PRECISOS Y
CONGRUENTES.
3.3
VERIFICAR QUE EXISTAN MANUALES DE ORGANIZACIÓN,
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS, DE
CONFORMIDAD CON LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y QUE
SEAN DEL CONOCIMIENTO DEL PERSONAL DE LAS AREAS
Y ESTOS SE APLIQUEN.
3.4
EVALUAR EL FLUJO DE LA OPERACIÓN PARA DETERMINAR
LOS PUNTOS DEBILES Y FUERTES DEL CONTROL.
3.5
COMPROBAR LA EXISTENCIA Y VIGENCIA DE ADECUADAS
DESCRIPCIONES DE FUNCIONES Y PERFILES REQUERIDOS
PARA CADA PUESTO DE LAS AREAS A AUDITAR.
3.6
CONFIRMAR QUE SE HAYAN ADOPTADO UNA ADECUADA
DE
ACTIVIDADES,
ASIGNACIÓN
DE
DIVISIÓN
RESPONSABILIDADES Y MECANISMOS DE AUTOCONTROL,
AUTOCORRECCION Y AUTOEVALUACION DE ACUERDO
CON LAS FUNCIONES.
3.7
CERCIÓRESE QUE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, ASI COMO LA COMISION
CONSULTIVA MIXTA DE ABASTECIMIENTOS, SE INTEGRE
DE ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN VIGENTE, FUNCIONEN
CONFORME A LAS BASES Y NORMAS ESTABLECIDAS Y SE
COORDINEN EN LO CONDUCENTE PARA EL DESARROLLO
DE SUS FUNCIONES.
149
REF
No. DE
PROCEDI
MIENTO
3.8
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
REVISAR QUE SE CUENTE CON LOS RECURSOS
HUMANOS, TÉCNICOS, INFORMATICOS, FINANCIEROS Y
MATERIALES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO TALES
TAREAS.
3.9
ASEGÚRESE
QUE
EXISTAN
PROGRAMAS
DE
ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION QUE PERMITAN
CONTAR CON PERSONAL CALIFICADO PARA EL
ADECUADO DESARROLLO DE ESTA FUNCION, ASI COMO
SU MODERNIZACION ADMINISTRATIVA.
150
REF
No. DE
PROCEDI
MIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
IV.- CONTROL INTERNO OPERATIVO
4.1
DETERMINAR EL UNIVERSO DE LAS OPERACIONES
EFECTUADAS POR LAS AREAS AUDITADAS DURANTE EL
PERIODO SUJETO A REVISIÓN POR LOS DIFERENTES TIPOS
DE ADQUISICIONES Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS,
OBTENIENDO POR TIPO DE ADJUDICACIÓN EL IMPORTE Y
EL TOTAL DE LOS PEDIDOS Y CONTRATOS CELEBRADOS.
4.2
SELECCIONAR UNA MUESTRA DE LAS OPERACIONES
REALIZADAS, POR TIPO DE ADJUDICACIÓN EN CASOS E
IMPORTE, A FIN DE VERIFICAR LO SIGUIENTE:
4.3
COMPROBAR QUE PREVIO A LA ASIGNACIÓN DE LO
PEDIDOS O CONTRATOS, SE HAYA VERIFICADO EL
DICTAMEN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
4.4
COMPROBAR QUE SE CUENTE CON DOCUMENTACIÓN QUE
AVALE LAS NECESIDADES.
4.5
VERIFICAR QUE LAS ADQUISICIONES O CONTRATACION DE
SERVICIOS SE SOMETA A APROBACIÓN DEL COMITÉ
INSTITUCIONAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y
SERVICIOS, PARA DICTAMINAR SOBRE LA PROCEDENCIA
DE NO CELEBRAR LICITACIONES PUBLICAS.
4.6
COMPROBAR QUE LOS PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICION
Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, SE REALICEDE ACUERDO
A LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y BAJO LAS MEJORES
CONDICIONES PARA EL INSTITUTO, EN CUANTO A CALIDAD,
PRECIO Y OPORTUNIDAD.
4.7
VERIFICAR LAS ACTAS CONSTITUTIVAS DE LAS EMPRESAS
QUE PARTICIPARON EN LOS EVENTOS LICITATORIOS, CON
EL FIN DE COMPROBAR QUE NO EXISTAN SOCIOS
COMUNES.
4.8
COMPROBAR QUE LOS PROVEEDORES Y PRODUCTOS
ESTEN APROBADOS EN EL CUPPAR.
151
REF
No. DE
PROCEDI
MIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
4.9
COMPROBAR QUE LOS PROVEEDORES NO ESTEN
INHABILITADOS POR LAS SHCP POR INCUMPLIMIENTO AL
CFF ARTICULO 32 D.
4.10
DETERMINAR LOS PROVEEDORES A LOS CUALES SE ESTA
REALIZANDO EL MAYOR NUMERO Y MONTO DE LAS
COMPRAS, ASI COMO CUANTOS SON FABRICANTES Y
CUANTOS
SON
DISTRIBUIDORES
Y
SI
DICHAS
ADQUISICIONES FUERON PROCEDENTES.
4.11
EFECTUAR UNA INSPECCION FISCA DE LOS DOMICILIOS
FISCALES DE LOS PROVEEDORES Y/O PRESTADORES DE
SERVICIOS, A FIN DE COMPROBAR SU EXISTENCIA.
4.12
REALIZAR UN ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LOS PRECIOS DE
MERCADO, ASI COMO LOS DE REFERENCIA, PARA EVALUAR
LA RAZONABILIDAD DE LOS PRECIOS DE ADQUISICIÓN.
4.13
VERIFICAR QUE LAS ADQUISICIONES CUMPLAN CON LAS
ESPECIFICACIONES DEL CUADRO BASICO INSTITUCIONAL.
4.14
VERIFICAR LA PROCEDENCIA DE LAS COMPRAS URGENTES
PARA NECESIDADES INMEDIATAS.
4.15
VERIFICAR QUE POR LOS INCUMPLIMIENTOS EN LOS
PLAZOS DE ENTREGA DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS SE
HAYA
APLICADO
OPORTUNAMENTE
LAS
PENAS
CONVENCIONALES CORRESPONDIENTES.
4.16
CONSTATAR QUE LA RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
ASEGURE QUE ESTOS CORRESPONDAN A LO SOLICITADO
EN CUANTO A TIPO, CANTIDAD, PRECIO CALIDAD, PLAZO DE
ENTREGA Y DEMAS CONDICIONES PACTADAS.
4.17
CORROBORAR EN FORMA SELECTIVA QUE LAS AREAS DE
ADQUISICIONES ARRENDAMIENTO Y CONTRATACIÓN DE
SERVICIOS, CUENTEN CON MECANISMOS DE CONTROL
ADECUADOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS O
REPOSICIONES Y CONTRATOS QUE SE CELEBRE, ASI
COMO LA ADECUADA INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES.
4.18
VERIFICAR QUE EL PAGO EFECTUADO CORRESPONDA AL
HECHO
POR Y
FECHA
152
REF
PRECIO PACTADO EN LOS PEDIDOS O CONTRATOS.
No. DE
PROCEDI
MIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
V.- CONTROL INTERNO CONTABLE
5.1
VERIFICAR QUE EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO SE
SUJETE A LOS AUTORIZADO Y DE EXISTIR VARIACIONES
SE HAYAN JUSTIFICADO Y EVALUADO LA RAZONABILIDAD
DE LAS MISMAS.
153
REF
No. DE
PROCEDI
MIENTO
PROCEDIMIENTO A REVISAR
HECHO
POR Y
FECHA
REF
VI.- NORMATIVIDAD.
6.1
CONSTITUCIÓN DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.
6.2
LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO
FEDERAL.
6.3
REGLAMENTO
DE
LA
LEY
DE
PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO FEDERAL.
6.4
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
DEL SECTOR PÚBLICO.
6.5
REGALMENTO
DE
LA
LEY
DE
ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO.
6.6
ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LAS COMISIONES
CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
PUBLICA FEDERAL (5 DE AGOSTO DE 1999)
6.7
LINEAMIENTOS PARA LA PARTICIPACIÓN DE LAS
CONTRALORÍAS
INTERNAS
EN
EL
CONTROL
Y
SEGUIMIENTO DEL GASTO PUBLICO FEDERAL PARA EL
EJERCICIO 2001.
6.8
BASES, POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIONES DE
SERVICIOS DE CUALQUIER NATURALEZA, EXCEPTO LOS DE
OBRA PUBLICA (JULIO 1997)
6.9
MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS
COMITES
INSTITUCIONALES,
REGIONALES
Y
DELEGACIONALES DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS
Y SERVICIOS DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO
SOCIAL (ENERO 1998)
6.10
GUIA GENERAL DE AUDITORIA PÚBLICA PARA LOS
ORGANOS INTERNOS DE CONTROL Y DE CONTROL
INTERNO.
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION
6.11
154
2.- Diagrama de flujo del proceso
155
156
157
Cuestionario. (Diseño del instrumento de medición)
1.- ¿Qué conocimientos tienes sobre Ley de Adquisiciones Arrendamientos y
Servicios del Sector Público, en lo relativo a disposiciones generales?
( ) La conozco ampliamente
( ) Sí tengo conocimiento
( ) Muy poco
( ) La desconozco
2.- ¿Qué conocimientos tienes de la normatividad de esta dependencia, en lo
relativo a la planeación programación y presupuestación de las adquisiciones?
( ) La conozco ampliamente
( ) Sí tengo conocimiento
( ) Muy poco
( ) La desconozco
3.- ¿Qué conocimientos tienes de los procedimientos de contratación,
mediante licitación pública?
( ) La conozco ampliamente
( ) Sí tengo conocimiento
( ) Muy poco
( ) La desconozco
4.- ¿Qué conocimientos tienes de los procedimientos de contratación,
mediante invitación a cuando menos tres personas?
( ) La conozco ampliamente
( ) Sí tengo conocimiento
( ) Muy poco
( ) La desconozco
5.- ¿Qué conocimientos tienes de los procedimientos de contratación,
mediante adjudicación directa?
( ) La conozco ampliamente
( ) Sí tengo conocimiento
( ) Muy poco
( ) La desconozco
6.- ¿Qué proveedores participan en una licitación pública?
( ) Solamente locales
( ) Solamente nacionales
( ) Solamente internacionales
( ) Nacionales e internacionales
158
7.- ¿En que casos la ley te otorga facultades para no efectuar licitaciones
públicas?
( ) Por que es necesario para la operación de las áreas
( ) Porque urge el artículo
( ) En caso fortuito o de fuerza mayor
( ) Por que autoriza el director
8.- ¿Se cumple con la implantación de medidas correctivas derivadas de
auditoría?
( ) Siempre se cumple
( ) En ocasiones se cumple
( ) No se cumple
( ) Solo cuando me lo ordenan
9.- ¿Cual es la finalidad de la implantación de medidas correctivas?
( ) Cumplir con la auditoria
( ) Mantenerme ocupado
( ) Implantar las observaciones determinadas
( ) Evitar sanciones
10.- ¿Se le da seguimiento a las observaciones determinadas por el órgano
interno de control?
( ) Sí
( ) Ocasionalmente
( ) Nunca
11.- ¿Mejoran los procedimientos cuando
administrativa al área de adquisiciones?
( ) Sí mejora
( ) No mejora
( ) Muy poco
es
realizada
una
auditoría
12.- ¿Considera usted como un área de apoyo el órgano interno de control?
( ) Sí
( ) No
( ) Ocasionalmente
159