control de documentos

GC-pr-01
CONTROL DE DOCUMENTOS
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Marzo de 2012
3era. Actualización
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las actividades y controles para los documentos internos y externos del sistema
de gestión de calidad y control interno en sus etapas de generación, distribución, uso,
actualización y anulación, con el fin de lograr su legitimidad, entendimiento, aplicación y
renovación permanentes.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
N.A
N.A
N.A
N.A
3. DEFINICIONES
3.1 ACTUALIZACIÓN
Reemplazo de un documento por obsolescencia de su contenido.
3.2 ANULACIÓN
Eliminación de un documento por obsolescencia de su contenido y que no se reemplaza por
una nueva versión.
3.3 APROBACIÓN
Verificación que se hace del documento elaborado para confirmar si su contenido cumple
con los requerimientos de la entidad, con el sistema de calidad y con el sistema de control
interno.
3.4 COPIA CONTROLADA
Aquella que se ha suministrado y que debe ser actualizada en caso de presentarse cambios
en el contenido del documento original.
3.5 DISTRIBUCIÓN
Permitir el acceso a través de la red interna o entregar copia de un documento impreso en
papel, a los funcionarios que lo requieran para la realización de sus actividades de trabajo.
3.6 DOCUMENTO
Información y su medio de soporte
3.7 DOCUMENTO OBSOLETO
Documento que no está vigente por ser inadecuado en su contenido a las circunstancias
actuales.
3.8 ELABORACIÓN
Redacción, digitación y diseño del documento
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3.9 FORMATO
Forma que al ser utilizada suministra evidencia objetiva de la actividad efectuada o del
resultado alcanzado.
3.10 GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
3.11 LISTADO MAESTRO
Relación que indica el código, título, versión y fecha vigencia de los documentos de origen
interno o externo que afectan el sistema de calidad y control interno de la entidad.
3.12 MANUAL DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO
Documento que especifica objetivos, estructura y funciones de la entidad así como la
manera en que ha sido concebido el sistema de control interno y el sistema de calidad de la
entidad.
3.13 NORMOGRAMA
Listado de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que
son aplicables a la entidad.
3.14 PLAN DE CALIDAD
Documento que especifica las actividades de inspección a realizar, responsables,
frecuencias, registros generados y documentación de apoyo.
3.15 REGISTRO
Tipo especial de documento que evidencia si el proceso fue ejecutado de acuerdo con los
lineamientos del sistema de calidad y control interno del COPNIA.
3.16 PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.17 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de
desarrollo de tales entidades (Tomada de la NTC GP 1000)
3.18 VERSIÓN
Término utilizado para indicar el estado de evolución de los documentos con base en el
número de actualizaciones que ha tenido anteriormente.
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4. CONDICIONES GENERALES
4.1 La documentación perteneciente al sistema de calidad y control interno, está clasificada
de la siguiente manera:
NIVEL
1
DOCUMENTACIÓN
REVISA
Misión, visión, estructura orgánica, planta Director General
de personal, manual de funciones y planes
estratégicos.
APRUEBA
Junta Nacional de
Consejeros
Nota: El manual de funciones se actualizará de
acuerdo a lo establecido en el numeral 4.23
2
3
4
Manual de calidad y control interno.
Subdirector
de
Planeación
y
Comunicaciones
Manuales, procedimientos, planes de Subdirector
calidad, documentos externos, formatos, responsable
del
otros
proceso.
Registros
Director General
Subdirector
responsable
proceso.
del
4.2 La Subdirección Jurídica es la responsable de elaborar y actualizar el normograma de la
entidad (Ver anexo 6.2) e informar al Subdirector de Planeación y Comunicaciones la
afectación a la documentación interna ocasionada por los cambios en las leyes, para
que se realicen e implementen los cambios a que haya lugar.
4.3 El funcionario encargado de la creación o actualización de los documentos será el
responsable de que este cumpla con los lineamientos establecidos en este
procedimiento y de remitir el mismo a las diferentes dependencias para su revisión y
aprobación hasta completar las firmas que lo avalan en todas sus etapas. El documento
original debe ser entregado al Profesional de Gestión de Calidad para su respectiva
publicación y comunicaciones.
4.4 Criterios básicos y de presentación de los documentos
4.4.1 El texto se redacta en tiempo presente generalmente de manera impersonal, o en
tercera persona señalando el responsable de la actividad.
4.4.2 El texto debe ser claro, preciso y coherente.
4.4.3 El documento debe ser comprensible para las personas que lo requieran, si se trata de
palabras muy especializadas‚ estas deben definirse junto con su expresión comprensible
en el capítulo correspondiente.
4.4.4 Debe hacerse referencias cruzadas para evitar repetir información.
4.4.5 Requisitos de edición:
Todos los procedimientos, manuales y planes de calidad que se realicen deben llevar
la siguiente estructura:
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TÍTULO DEL DOCUMENTO
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CÓDIGO
Vigente a partir de
<Mes> de <Año>
<#> Actualización
Pág. n / N
En la parte superior: Logotipo del COPNIA, título del documento en letra Arial N°.13
con mayúscula sostenida y en negrilla, código del documento en letra Arial N°10 con
mayúscula sostenida y en negrilla, según codificación establecida:
XX-yy-ZZ
XX: Primer campo:
yy: Segundo campo:
ZZ: Tercer campo:
Indica el proceso del documento (según tabla de
procesos)
Indica el tipo de documento (según tabla de
documentos)
Indica el consecutivo del documento
Tabla de procesos:
•
•
•
•
•
•
PROCESO
Administración y conservación de bienes
Atención al ciudadano
Contrataciones
Divulgación, inspección y vigilancia
Expedición de permisos temporales
Gestión Financiera y presupuestal
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestión de calidad
Gestión del talento humano
Gestión documental
Planificación estratégica
Procesos disciplinarios
Revisión de la gestión y Mejoramiento
Sistematización de información
Trámite matrículas y certificados
Tabla de documentos:
TIPO DE DOCUMENTO
• Caracterización de procesos
• Manual de calidad y control interno
• Manual de funciones
• Manuales
•
Plan de calidad
1er CAMPO
AB
AC
CT
DI
PT
CB Si es de Contabilidad
GP Si es de presupuesto
PG Si es de pagos
GC
GH
GD
PE
PD
RM
SI
MC
2do CAMPO
cp
mc
mn
yy ( iniciales del nombre
del manual)
pc
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CONTROL DE DOCUMENTOS
•
•
•
Procedimiento
Diagrama de flujo
Formato
pr
df
fr
Mes-Año a partir del cual es vigente el documento (mes escrito en letras y año en
números), número de última actualización seguida por la palabra actualización
(iniciando con primera actualización con la creación del documento) y numeración de
las hojas (indicando número de página / número total de páginas)
En la parte central: Cuerpo del documento según la clase de documentación
(procedimiento, plan de calidad, manual…)
En la parte final: Control de cambios (fecha y descripción del cambio), nombre y cargo
de las personas que elaboran o actualizan, revisan y aprueban.
4.4.6 El tipo de letra utilizado en el procesador de palabras oficial de la Entidad para la
presentación de los documentos es ARIAL
4.4.7 Los capítulos van separados entre sí por doble espacio. El título del capítulo va escrito
en negrilla con mayúscula sostenida y separado por un espacio del texto.
4.4.8 Los títulos de los capítulos y subcapítulos van en negrilla al lado izquierdo de la hoja
4.4.9 Los anexos deben contener en la parte superior central el número del anexo (Ej.
ANEXO 6.1), después código del documento (procedimiento o instructivo) que lo genera
en letra Arial y negrilla.
Para formatos en la parte inferior derecha indicar el código y la versión y fecha (Ej. v.1
Feb. 07: Es decir primera versión de Febrero de 2007).
4.5 Los procedimientos cumplen con el siguiente contenido:
• OBJETIVO Y ALCANCE: Tiene como propósito complementar las indicaciones dadas
en el título y establecer claramente qué pretende el procedimiento, su ámbito y
alcance. Si se considera necesario, debe establecer que no incluye o no cubre.
• NORMATIVIDAD (Leyes o normas aplicables al procedimiento)
• DEFINICIONES (Términos y sus definiciones) Cita el significado de las palabras y
expresiones utilizadas en el procedimiento, que por ser muy especializadas o por
pertenecer al argot propio de un área requieren de una explicación aclaratoria.
• CONDICIONES GENERALES Establece los requisitos cualitativos y cuantitativos (no
medibles y medibles respectivamente) que se deben dar con el propósito de operar,
mantener, y/o controlar en forma adecuada el proceso realizado.
• DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Detalle paso a paso de las etapas para la
realización del procedimiento indicando responsables (s) de la actividad. En lo posible
los nombres de las actividades se deben indicar con el verbo en infinitivo y la
descripción de la actividad en tercera persona en presente.
• ANEXOS Lista aquellos elementos que complementan el procedimiento. Entre estos
se tienen: modelos, formatos, plantillas…
4.6 El contenido del manual de calidad y control interno es:
• TABLA DE CONTENIDO
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•
•
•
•
•
•
•
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INTRODUCCIÓN
o Objeto
o Alcance
o Exclusiones
CONTENIDO DEL MANUAL
MARCO INSTITUCIONAL
o Naturaleza del COPNIA
o Principios
o Misión
o Visión
o Política de Calidad
o Objetivos institucionales
o Funciones del COPNIA
o Marco legal (Leyes que nos aplican o constituyen)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
o Roles y responsabilidades (Planta de personal, organigramas y manual de
funciones)
o Equipos de trabajo
CONTROL DEL MANUAL
o Elaboración y revisión del manual
o Aprobación
o Control de distribución
o Uso y actualización
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO
ANEXOS
o Mapa de procesos
o Caracterizaciones de procesos
o Mapa de administración de riesgos
o Normograma
o Acta de compromiso implementación del sistema de calidad y control Interno
o Resolución de adopción del Sistema de calidad y control interno
o Resolución de adopción de manual de calidad y control interno
4.7 El contenido del manual específico de funciones es:
• INTRODUCCIÓN
o Objetivo
o Alcance
• MARCO INSTITUCIONAL
o La Naturaleza del COPNIA
o Principios
o La Misión del COPNIA
o Visión
o Objetivos institucionales
o Funciones del COPNIA
• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL COPNIA
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•
•
•
•
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o Organigrama
o Aspectos organizacionales
o Estructura de la descripción de funciones y perfiles
o Identificación del empleo
o Propósito principal
o Funciones
o Requisitos
FUNCIONES Y PERFILES
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
o Modificaciones al Manual de Funciones
o Consulta y aplicación
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
4.8 Otros manuales que se requieran definir en la entidad deben contener por lo menos,
según la aplicabilidad:
• TABLA DE CONTENIDO
• INTRODUCCIÓN
o Objetivo
o Alcance
• MARCO LEGAL
• CONTENIDO DEL MANUAL
• ANEXOS
4.9 Los planes de calidad se definen únicamente para procesos misionales y deben
contener:
• Nombre de las etapas que conforman el proceso de manera secuencial.
• Objetivo de cada etapa del proceso.
• Variable a controlar.
• Resultado esperado.
• Frecuencia de inspección.
• Responsable por la actividad
• Tiempo asignado para la actividad
• Registros y documentación de apoyo.
• Observaciones (solo de ser necesario)
• Anexos (solo de ser necesario)
• Diagrama de flujo e interacción con otros procesos (El control de cambios de este
documento está dado en el Plan de Calidad)
4.10 Las caracterizaciones de procesos contienen como mínimo:
• Nombre del proceso
• Objetivo y alcance
• Responsable
• Relación de quienes intervienen en el proceso
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•
•
•
•
•
•
•
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Entradas al proceso y sus proveedores (identificando procesos o proveedores
externos)
Salidas y clientes del proceso (identificando procesos o clientes externos)
Actividades del proceso (Ciclo PHVA: Planear, hacer, Verificar y Actuar)
Relación de documentación y legislación aplicable
Lista de recursos
Definición de indicadores de seguimiento del proceso
Condiciones generales para la realización del proceso (Solo si es necesario)
4.11 Los documentos correspondientes al nivel 4 se controlan de acuerdo a lo establecido en
el procedimiento GD-pr-02: Control de registros y archivo.
4.12 La correspondencia enviada y recibida se maneja según procedimiento GD-pr-01:
Trámite de correspondencia.
4.13 El responsable del control de la documentación interna del sistema de gestión de
calidad y control interno es el Profesional de Gestión de Calidad.
4.14 Los documentos obsoletos y anulados que son conservados para propósitos legales, de
preservación, de conocimiento o por cualquier otro motivo, se identifican mediante el
texto de "obsoleto” y " anulado” respectivamente.
4.15 Si algún documento es ilegible por deficiencias de impresión se consigue el documento
con mejor impresión para garantizar su entendimiento.
4.16 La disponibilidad de versión y actualización de los documentos internos se maneja
mediante el listado maestro de documentos de origen interno (ver anexo 6.3) el cual es
actualizado por el Profesional de Gestión de Calidad y está disponible en la intranet.
4.17 El Profesional de Gestión de Calidad junto con el encargado del proceso determinan los
cargos que deben conocer la documentación y sus modificaciones para informarles a
través de memorando la disponibilidad de los mismos en la intranet.
4.18. Las solicitudes presentadas por los funcionarios son realizadas a través del formato
GC-fr-01: Solicitud de creación, modificación o anulación de documentación (ver anexo
6.1), registro que es conservado por el Profesional de Gestión de Calidad en su
archivador en folder AZ titulado: Solicitud modificaciones a documentación; por un
período de un año, su archivo es cronológico de acuerdo a la fecha de revisión de la
solicitud.
4.19 Los cambios o ajustes en la normatividad legal vigente o cambios sustanciales en los
procesos, son situaciones que conllevan a actualizaciones de los documentos que se
puedan ver afectados casos en los cuales no se requiere del diligenciamiento del
formato de solicitud de creación de elaboración, modificación o anulación de
documentos.
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4.20 La documentación de origen externo como normas, manuales, etc, es responsabilidad
del encargado del área de aplicación, quien la controla a través del registro y
actualización en el listado maestro de documentos de origen externo específico para
cada área (ver anexo 6.4), en el cual se indica el nombre del documento, la fecha de
vigencia o recibo, el responsable y la ubicación.
4.21 La documentación actualizada está disponible a través de la intranet en archivos PDF
para evitar alteraciones y no hay responsabilidad sobre impresiones. En el caso en que
sean requeridas copias impresas estas deben ser solicitadas al Profesional de Gestión
de Calidad quien debe registrarlas para su control en el listado maestro de documentos,
en la casilla de observaciones, adicionalmente estas deben ser identificadas con el texto
de “COPIA CONTROLADA”
4.22 La adopción y anulación de la documentación se realiza por Resolución (ver anexo 6.5,
modelo de adopción de documentación)
4.23 Para la actualización del Manual de Funciones el Director General y los Subdirectores
con el apoyo del Profesional de Gestión de Talento Humano, realizarán un análisis
ocupacional, con el objeto de obtener la información necesaria que soporte las
modificaciones o actualizaciones del Manual.
Si la actualización del Manual de Funciones corresponde a una reasignación de funciones
por cargas de trabajo dentro de la misma área, el Profesional de Gestión de Talento Humano
la proyectará, para revisión de los Subdirectores y posterior firma, de la versión actualizada
del Manual.
Si la actualización del Manual de Funciones corresponde a la creación de un nuevo cargo o
reestructuración total o parcial de planta de personal el Subdirector Administrativo y
Financiero presentará a la dirección el proyecto soportado de las modificaciones para
aprobación de la Junta nacional de Consejeros.
4.24 Los formatos por ser un tipo especial de documentación, los cuales se constituyen en
una herramienta que permite evidenciar el cumplimiento de lo establecido en los
documentos (procedimientos, manuales, planes de calidad, entre otros), su adopción y
control de cambios se realiza en la medida en la que se actualizan los procedimientos en
los que se vincula dicho formato. El Profesional de Gestión de Calidad llevará una
relación de formatos con los procedimientos con los cuales se encuentra relacionado
para garantizar que cuando se realiza un cambio en uno de ellos se actualizan todos los
procedimientos correspondientes. (ver anexo 6.6)
4.25 El Profesional de Gestión Calidad es el responsable de mantener la documentación
original de origen interno con las firmas de revisión y aprobación correspondientes.
4.26 El Profesional de Gestión de Calidad mantiene la documentación protegida con el fin de
evitar modificaciones no autorizadas
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CONTROL DE DOCUMENTOS
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
1
2
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Inicio del
Procedimiento
Detectar necesidad
de documentación
3
Solicitar creación
modificación o
anulación
4
Determinar
factibilidad
Observa necesidad de
documentación existente.
crear,
modificar
o
anular
Cualquier
funcionario del
COPNIA
Solicita al Subdirector del área respectiva la creación,
modificación o anulación detectada mediante el formato GCFuncionario que
fr-01 (ver anexo 6.1) justificando las razones por las cuales
detecta la
considera que se debe crear, modificar o anular la
necesidad.
documentación en cuestión.
Analiza junto con los funcionarios que considere (según el Subdirector del
tema) si es justificable o no realizar la solicitud presentada. área respectiva
Informa al funcionario que presentó la solicitud la
determinación tomada.
5
Informar la
determinación
Nota: En los casos de ajuste de documentos existentes y
modificaciones, la solitud debe ser revisada por los
funcionarios que utilizan el documento dentro de la
aplicación del proceso para lograr un consenso sobre la
modificación.
Con el fin de dar aplicación al cambio este debe ser
revisado y aprobado por los funcionarios designados para
tal fin como lo establece el numeral 4.1 de este
procedimiento.
El ajuste o modificación se informa a través de memorando
a los funcionarios que tengan injerencia con el mismo. El Subdirector del
memorando es emitido por la Subdirección respectiva con área respectiva
copia al profesional de Gestión de Calidad para su
/ Profesional de
respectiva publicación en la intranet.
Gestión de Calidad
Los memorandos instructivos deben referenciar en el
asunto la palabra instructivo y el documento que se está
modificando o ajustando y en su contenido además de
relacionar el cambio o ajuste debe indicar que este ajuste
fue revisado y aprobado por los funcionarios designados
para este fin.
Los formatos de solicitud de creación, modificación o
anulación deben ser entregados al Profesional de Gestión
de Calidad para su respectivo archivo y como soporte de
los memorandos instructivos.
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CONTROL DE DOCUMENTOS
No.
6
7
Nombre de la
actividad
Elaborar o ajustar
documentación
Revisar documento
8
Aprobar documento
9
Actualizar listado
maestro
10
Difundir cambios de
documentación
Descripción
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Responsable
Elabora o modifica documento según los criterios de
presentación y contenido definidos en el capítulo 4 de este
procedimiento. Para una fácil identificación de los textos
que se adicionan o ajustan tanto en los documentos físicos
como en internet, se marcarán con letra cursiva, subrayada
y en color verde.
En los casos de actualizaciones se deben incluir los
instructivos a los que se hace referencia en la actividad N°5
y considerar si es del caso realizar más ajustes previa
revisión y aprobación por parte de los funcionarios Responsable del
área o funcionario
responsables.
designado por la
Nota: Los ajustes que surjan a los documentos y que sean Subdirección
autorizados se realizarán preferiblemente entre los meses responsable del
de enero y febrero y entre los meses de julio y agosto de proceso.
cada año, de tal forma que se evite el desgaste
administrativo que conlleva la actualización permanente de
los mismos.
Funcionario
Revisa contenido del documento y si está de acuerdo firma responsable según
numeral 4.1
de lo contrario vuelve a la actividad anterior.
Revisa adecuación de la documentación, si es correcta
firma el documento en señal de aprobación de lo contrario Funcionario
solicita los ajustes pertinentes.
responsable según
numeral 4.1
El documento debidamente firmado es entregado al
Profesional de Gestión de Calidad para su difusión y
custodia.
Actualiza listado maestro de documentos (ver anexo 6.3.),
incluyendo nueva documentación, actualizando según
modificaciones en documentos o retirando en el caso de
anulación de documentos.
Si se realizó una modificación recoge documentos
originales anteriores así como copias controladas, si Profesional de
existen, y las destruye a no ser que se deban conservar por Gestión de Calidad
alguna razón como documentos obsoletos.
Los documentos obsoletos son eliminados de la intranet.
Define junto con el responsable del área en el listado
maestro de documentos los cargos que deben conocer el
documento
La documentación nueva o actualizada es puesta a
disposición de los funcionarios a través de la Intranet. En Profesional de
los casos de haberse incluido los memorandos instructivos Gestión de Calidad
en el documento estos se eliminarán de la intranet.
GC-pr-01
CONTROL DE DOCUMENTOS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
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Responsable
Informa mediante memorando a los funcionarios
involucrados con la aplicación del ajuste o modificación de
la documentación.
Para anulaciones informa por memorando, retira los
documentos de la intranet y destruye las copias físicas que
existan a no ser que se deba conservar por alguna razón
como documento obsoleto.
La responsabilidad de la nueva versión del documento es
de los funcionarios que tienen injerencia en la aplicación del
documento.
Los funcionarios que tienen personal a cargo deben velar
por la aplicación del documento.
6. ANEXOS
6.1 Solicitud de creación, modificación o anulación de documentación (GC-fr-01)
6.2 Normograma (GC-fr-04)
6.3 Listado maestro de documentos de origen interno (GC-fr-05)
6.4 Listado maestro de documentos de origen externo (GC-fr-06)
6.5 Modelo, Resolución de adopción de documentación.
6.6 Control de cambios a formatos (GC-fr-03)
7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
1
2
Fecha
Mayo / 08
Agosto /11
Descripción del cambio o modificación
Emisión
De acuerdo con lo sugerido por el Comité de Calidad y Control Interno mediante acta 032011 se determinó actualizar los documentos que lo requieran preferiblemente entre los
meses de enero y febrero y entre los meses de julio y agosto de cada año. En la medida
que se determinen ajustes de documentos los cuales sean avalados por los funcionarios
responsables de revisar y aprobar el documento se informará a los funcionarios mediante
memorando el cual debe ser publicado en la intranet ya que debe hacer parte constitutiva
del mismo.
Los textos dentro de los documentos que sean ajustados se identificarán en la consulta a
través de la intranet por estar en color verde y en letra cursiva.
GC-pr-01
Vigente a partir de
Marzo de 2012
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CONTROL DE DOCUMENTOS
No.
Fecha
Descripción del cambio o modificación
Se realizó cambio del formato “Control de cambios a formatos”.
3
4
Enero /12
Marzo/12
Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la
adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento de control de
documentos: cambio de responsables. Se especificó el procedimiento para actualización
del Manual de Funciones.
Se actualizan los responsables de acuerdo a las Resoluciones Nacionales 75, 76 y 77 de
2011 de modificación de la estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la
adopción del manual de Funciones respectivamente.
ÁNGELA PATRICIA ÁLVAREZ LEDESMA
LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ
LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ
Profesional de Gestión de Calidad
ELABORÓ Y ACTUALIZÓ
Directora General ( E )
REVISÓ
Directora General ( E )
APROBÓ
ANEXO 6.1
GC-pr-01
SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN
CREACIÓN
CÓDIGO DOCUMENTO
MODIFICACIÓN
ANULACIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO
JUSTIFICACIÓN
DATOS DEL SOLICITANTE
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA DE SOLICITUD
GC-fr-01
v. 1 May. 08
ANEXO 6.2
GC-pr-01
Vigente a partir de
<Mes de Año>
<N. Actualización>a. Actualización
Pág.X/X
NORMOGRAMA
JERARQUÍA DE
LA NORMA
NÚMERO / FECHA
TÍTULO
ARTÍCULO
APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
CÓDIGO
NOMBRE
GC-fr-04
v.1 May.08
ANEXO 6.3
GC-pr-01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
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-
-
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-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
FECHA
ULTIMA
VERSIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO
VERSIÓN
CARGOS QUE DEBEN CONOCER EL DOCUMENTO
Número
Tipo
Proceso
CÓDIGO
OBSERVACIONES
GC-fr-05
v.1 May. 08
ANEXO 6.4
GC-pr-01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
ÁREA
TIPO
RESPONSABLE
NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA DE VIGENCIA O RECIBO
UBICACIÓN
GC-fr-06
v.1 May. 08
ANEXO 6.5
GC-pr-01
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA
RESOLUCIÓN Nº XXXX
<Día> de <Mes> de <Año>
Por medio de la cual se adopta una documentación del Sistema de Gestión de Calidad y de
Control Interno del COPNIA.
El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las
facultades que le otorga el literal a) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el Manual
Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante Resolución
Nacional N° 0077 del 2012 y
CONSIDERANDO:
1. Que de acuerdo con la Resolución 76 del 15 de febrero de 2007, el COPNIA ha adoptado el Sistema
de Gestión de Calidad según la norma técnica de calidad en la gestión pública NTC GP 1000.
2. Que de acuerdo con la Resolución 76 del 15 de febrero de 2007, el COPNIA ha tomado como
referencia el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
3. Que la adopción de tales sistemas con enfoque basado en procesos, requiere la identificación y
gestión de manera eficaz de numerosas actividades relacionadas entre sí, permitiendo un control
continuo sobre cada proceso así como entre sus combinaciones e interrelaciones.
4. Que el COPNIA requiere establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de calidad y de
control interno, y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad.
5. Que es necesario contar con métodos de control y seguimiento que permitan cumplir las metas y
estrategias del COPNIA.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adóptase para el CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA el
manual relacionado a continuación, incluyendo los formatos aplicables en cada caso:
CT-ms-01 Manual de supervisión e interventoría de contratos (primera actualización)
ARTÍCULO SEGUNDO: Las actualizaciones que partir de la vigencia de la presente Resolución se
hagan al documento aquí adoptado para que sean válidas se harán constar en el mismo y deberán ser
comunicadas por correspondencia interna.
ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá D.C., a los <Día> días del mes de <mes> del año <año>.
<NOMBRE DEL DIRECTOR GENERAL>
Director General
Álvarez
ANEXO 6.6
GC-pr-01
CONTROL DE CAMBIOS A FORMATOS
CODIGO
NOMBRE
VERSIÓN
FECHA
NOVEDAD
Página:
REVISIÓN
APROBACIÓN
GC-fr-03
v.2 Ago.11