solicitud de información referente a la firma digital

Ref. 1-2014-5500 - 137/2015/SGC - 430
Asunto: Respuesta a la solicitud de información referente a la firma digital
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12014-5500, en la cual solicita información referente a la firma digital. Al respecto nos permitimos
atender su solicitud en los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
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En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de
la Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la
República.
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Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Acorde con su solicitud, nos permitimos informarle que:
La Ley 527 de 1999, de acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, en los artículos del 5º al 13º, establece el marco jurídico que deben cumplir
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todo tipo de información en forma de mensaje de datos, para que la información allí contenida,
produzca efectos jurídicos.
El mensaje de datos, lo define la referida Ley, de la siguiente manera: !"#$ %&'()*#+%,&$
generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o
similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el
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Su régimen probatorio se encuentra reglamentado, en los artículos 10°, así. ADMISIBILIDAD Y
FUERZA PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. &Los mensajes de datos serán
admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones
del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento
Civil; !"#$%
En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y
probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que
se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original$'
De los artículos citados, dos de ellos, el 9ºy 11°, son los que permiten tener certeza del valor
probatorio de los mensajes de datos y documentos electrónicos, son su núcleo esencial.
ARTÍCULO 9º. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior,
se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha
permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que
sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad
requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de
todas las circunstancias relevantes del caso.
El criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos se encuentra reglamentado en
el ARTÍCULO 11º, de la citada Ley, el cual establece que:
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se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para
la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en
la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la
forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se
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El artículo en su texto, resalta la seguridad respecto a la confiabilidad de la información para
tener certeza del origen y la forma como se va a preservar y la garantía de su integridad durante
el periodo de tiempo, desde su creación hasta su disposición final.
En conclusión, no se podrá negar el soporte legal y la fuerza probatoria en el sistema jurídico
colombiano, siempre y cuando se pueda identificar al iniciador del mensaje de datos e indicar
que el contenido cuenta con su aprobación; de igual forma que el método utilizado es tanto
confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado;
manteniendo su integridad como característica fundamental, de tal forma, que sí en algún
momento los soportes son cotejados, la información es la misma, es veraz.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ON ALEXANDER GON
JHON
GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyectó: Erika Lucia Rangel Palencia - Coordinadora Grupo de Innovación y Apropiación de tecnologías de la Información
Archivística - STIADE - AGN
Revisó: Jhon G. Flórez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en la Serie: Conceptos técnicos