integración de expedientes - Procuraduría Federal del Consumidor

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Procuraduría Federal del Consumidor
INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
ÍNDICE
1. Introducción
2. Objetivo
3. Marco Legal
4. Autoridades responsables
5. Reglas generales para la integración de expedientes
6. Procedimiento
7. Glosario
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1.
INTRODUCCIÓN
Un adecuado desahogo del procedimiento conciliatorio depende de la correcta integración
de su expediente, por ello es indispensable contar con las directrices que permitan
establecer la forma en que se debe ordenar, integrar foliar y glosar todos y cada uno de los
documentos que conformen las constancias procesales.
De vital importancia resulta que el expediente se encuentre perfectamente ordenado e
integrado desde su inicio con la recepción y admisión de la queja, hasta su conclusión por
cualquiera de las formas previstas en la guía de la conciliación inmediata o personal. Esta
adecuada integración del expediente otorga seguridad jurídica a las partes, mejora el
manejo y estudio de las constancias al personal responsable de su desahogo, permite
cumplir con la cronología que debe imperar en todo procedimiento, mejora la interacción con
otras áreas de la Procuraduría a las que se deban remitir los autos, tales como el área de
procedimientos, arbitraje o jurídico.
Se suma a lo dicho, que durante el desahogo del procedimiento conciliatorio puede ocurrir la
presentación de diversas promociones de las partes, o terceros que coadyuvan a esta
autoridad, así también, requerimientos de autoridades distintas a esta Procuraduría que
requieren información relativa al expediente a fin de ejercer sus atribuciones, en este
sentido es doblemente importante contar con una integración correcta de los autos.
Se suman las obligaciones que en materia de transparencia y acceso a la información
pública gubernamental debe cumplir esta autoridad, ya que éstas representan una razón
más para controlar la integración del expediente.
En el contenido de esta guía se hablara de la forma en que se glosaran los documentos al
expediente, su cronología, foliado, constancias de notificación, oficios, separadores,
recursos, juicios de nulidad, amparos o quejas ante la CNDH. Se establecerá la forma en
que el jefe de departamento de servicios supervisará y dejará constancia de ello, a fin de
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contar con evidencia objetiva que permita demostrar esta acción tendiente a asegurar el
apego a la ley y a la normatividad vigente.
2.
OBJETIVO
Establecer los lineamientos mínimos de integración de los expedientes a los que se
deben apegar los receptores, conciliadores, jefes de departamento y demás personas
que de una u otra manera intervengan en la tramitación e integración de constancias en
el expediente, tales como encargados de notificaciones, exhortos, archivistas o de
control de promociones, a fin de dar orden, cronología y coherencia en el expediente, en
consecuencia seguridad jurídica a las partes.
Fijar el procedimiento mínimo de integración y desahogo del procedimiento conciliatorio
a cargo del jefe del departamento de servicios, convirtiéndolo en parte importante de los
mecanismos de control que reduzcan las inconsistencias, errores y conductas irregulares
en el desahogo de los procedimientos conciliatorios.
Estandarizar la integración de los expedientes en las unidades administrativas en busca
de un fácil acceso a la información y por tanto una adecuada rendición de cuentas y
transparencia en la gestión.
3.
MARCO LEGAL
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (art. 28, párrafos 2º, 3º y 5º)
2. Ley Federal de Protección al Consumidor. (art. 1º párrafos 1o, 2o y último, f. II, III, V,
VI, VII; VIII y IX, 2º, 5º, 6º, 7º, 13, 14, 20, 24 f. I, II, VIII, XVI y XXII, 82, 91, 92, 92 bis,
92 ter, 93, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 109, 111 y 113). Reformas publicadas en
el Diario Oficial de la Federación el 04 de febrero de 2004.
3. Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor (art. 10 f. II, 11 f. I, II, y VI, 17
f. I, IV, VI, XI, XIV, XVIII y XXIII, 19 f. I, III, IV, X, XII, XIX, XXX, XXXIX y XL, 20 f. I y
21). Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de 2004.
4. Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor (artículos 5 fracciones
I, II, VII, y 14 fracción según corresponda a cada Delegación). Publicado en el Diario
Oficial de la Federación el 23 de noviembre de 2004.
5. Acuerdo por el cual se delegan facultades a favor de los servidores públicos de la
Procuraduría Federal del Consumidor que se indican (artículo séptimo). Publicado en
el Diario Oficial de al Federación el 23 de diciembre de 2004.
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6. Acuerdo que establece la circunscripción territorial de las delegaciones y
subdelegaciones de la Procuraduría Federal del Consumidor, publicado en el Diario
Oficial de la Federación el 23 de diciembre de 2004. (artículo único, la fracción será
según corresponda a cada delegación).
7. Código Federal de Procedimientos Civiles.
4.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPONSABLES QUE INTERVIENEN
1 La Dirección General de Quejas y Conciliación.
2. Las Delegaciones y Subdelegaciones.
La integración de los expedientes ocurre conforme van transcurriendo cada una de
sus etapas procesales, es decir, desde que se radica la queja, se desahogo la
conciliación sea inmediata o personal, se cerciora el cumplimiento de los convenios
celebrados entre las partes, se desahogan constataciones, requerimientos, peritos,
citaciones a terceros o se concluyen por cualquiera de los medios establecidos en las
guías de conciliación inmediata o personal. Por lo anterior resulta la intervención de
diversas personas que de una u otra forma intervienen en la integración del expediente.
En este sentido, la persona que intervenga en cualquiera de las etapas, será
responsable de acatar los presentes lineamientos de integración y el jefe de
departamento de servicios será el responsable de supervisar su cumplimiento.
5. REGLAS GENERALES PARA LA INTEGRACION DE EXPEDIENTES
•
•
•
•
•
Todos los documentos que se integren al expediente debe tener relación entre sí,
ya sea porque pertenecen al mismo asunto y han sido producidos por la unidad
administrativa, las partes o terceros relacionados con la queja
Los documentos se integraran secuencialmente, conforme se generen o se
reciban
Los documentos deberán contar con la información mínima para identificar el
expediente al cual se deben integrar, tal como numero de expediente, partes o
unidad administrativa.
En el caso de que se integren al expediente correos electrónicos impresos, estos
contengan la información del remitente, destinatario, fecha de elaboración y envío,
asunto, numero de expediente.
Solo se archivará un ejemplar de los documentos, en caso de que se hayan
exhibido copias y no son necesarias se destruirán y solo obrará en el expediente
el original. Excepción. Lo anterior no se aplica cuando se necesitan copias para
correr traslado a las contrapartes u otras autoridades, en este caso, se integraran
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•
•
•
•
al final del expediente con un separador que indique COPIAS DE TRASALADO y
no se foliaran.
Cuando se exhiban disquetes, cd-rom u otros, se integraran al expediente en el
lugar que les corresponda con un sobre que identifique su contenido y a su vez el
contenido de tales dispositivos.
En el caso de exhibición de fotografías, se pegaran en hojas para ser integradas
al expediente y foliar las mismas.
Tratándose de revistas o publicaciones se integraran al expediente evitando
perforar en partes importantes o trascendentes para el asunto.
No deberán tener los expedientes para su archivo clips, ya que esto evitará su
maltrato.
Se perforaran los documentos tomando como base el centro de la hoja,
colocándoles un broche que permita la integración continua de documentos. 1
6. PROCEDIMIENTO
6.1
QUEJAS O ASESORIAS NO PROCEDENTES O DESECHADAS
Solo se crearan expedientes cuando las quejas que han sido consideradas como
procedentes han sido radicadas.
En caso de que el planteamiento del consumidor haya sido presentado por escrito,
fax o correo electrónico y se formule alguna prevención para completar o aclarar la
queja y esta no hubiere sido atendida, no se formará expediente alguno, se registrará
como asesoría y se integrara en una carpeta en la cual se pueda identificar la
atención y seguimiento a dicho escrito. En esa carpeta de manera cronológica se
integraran los siguientes documentos:
a.
b.
c.
d.
6.2
Escrito, fax o correo del consumidor
Acuerdo recaído, prevención o desechamiento por improcedencia
notificaciones en su caso de la prevención o del acuerdo de desecamiento
Se integraran en la carpeta otorgándole un número de folio que servirá para
controlar la cronología y atención.
PREVENCION CUMPLIDA O QUEJA RADICADA:
BARRAN AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control del expediente de archivo, Archivo
General de la Nación, primera edición, México, noviembre 2002, pág. 26.
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Cuando la queja es radicada o la prevención es atendida deberá registrarse la misma
en el SIIP o SISEQ (remitirse a las guías respectivas).
Los documentos y orden en que se integraran en esta etapa los documentos al
expediente será el siguiente:
a. Carátula
b. Formato RQ (Cuando se presenta verbalmente o vía telefónica).
c. En caso de que la queja sea escrita, fax o correo electrónico se anexará en
seguida del RQ.
d. Si se formuló prevención, se notificó y atendió por el consumidor se deberá
integrar al expediente y no a la carpeta de asesorías
e. Agregar los documentos de identidad y acreditación de personalidad
f. Documentos base de acción
6.3
CONSTATACION DE HECHOS
a. En caso de requerirse constatación de hechos a nivel de queja, se deberá integrar
el oficio de comisión respectivo.
b. Posteriormente se debe integrar el resultado de la constatación (informe o acta).
6.4
CONCILIACION INMEDIATA (TELEFONICA O DOMICILIARIA).
a. En caso de existir convenio inmediato, no mayor a 10 días o mayor a este plazo,
deberá anexarse después de los documentos base de acción el resultado.
b. Si no ocurre lo anterior, se integrara la constancia con el resultado respectivo
c. Tratándose de convenios mayores a 10 días por vía telefónica es menester
agregar la ratificación de las partes.
d. Si el convenio no es mayor a 10 días y el consumidor debe notificar su
cumplimiento, deberá integrarse la actuación en la que conste la notificación u
omisión de esta por parte del consumidor y la determinación relativa al trámite del
expediente.
e. Si se trata de conciliación domiciliaria se integrará el convenio inmediato, en caso
de ser futuro, deberá obrar el convenio signado por las partes y que las cita para
cumplimiento de convenio.
f. En caso de no obtener ningún acuerdo, entonces se glosara el resultado
respectivo.
6.5
NOTIFICACIONES
Previo al desahogo de la audiencia de conciliación deberán obrar en el expediente:
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a. Cedula personal o en su defecto citatorio e instructivo o Informe
b. En caso de proveedores domiciliados fuera de la circunscripción de la unidad
administrativa, copia del oficio remitido a la delegación exhortada.
c. Las subsecuentes notificaciones que se produzcan en el desahogo del expediente
deberán integrarse posteriormente al acuerdo que las originó y previamente al
desahogo de la audiencia señalada, integrándose según la fecha de su
realización en el lugar cronológico que le corresponde en el expediente.
d. Cuando la delegación exhortada remita las constancias de notificación deberá
acordarse su integración al expediente, por lo que estas se integraran al
expediente conforme a la fecha en que hubieren sido recibidas por la delegación
que solicitó la notificación, basándose para ello en la fecha que obre en el sello de
oficialía de partes.
6.6
AUDIENCIAS DE CONCILIACION Y DE CUMPLIMIENTO DE CONVENIO
a. Las Audiencias de conciliación se integraran conforme las fechas en que se
hubieren celebrado, partiendo de la más antigua a la más reciente.
b. Las Audiencias para constatar el cumplimiento de los convenios celebrados entre
las partes de igual forma se integraran conforme a la fecha en que se hubieren
celebrado.
c. Las Audiencias referidas en el punto próximo que antecede en la que se conceda
alguna prorroga deberán ir posteriormente a las audiencias en las que se
hubieren celebrado los convenios.
6.7 ESCRITOS, PROMOCIONES Y OFICIOS
a. Los escritos y promociones provenientes de las partes, terceros u oficios de
autoridades internas o externas a esta Procuraduría, deberán integrarse al
expediente conforme la fecha de presentación que obre en el sello plasmado por
la oficialía de partes.
b. Deberá emitirse el acuerdo respectivo el cual se integrará enseguida del escrito o
promoción.
c. En caso de que se trate de más de un escrito, podrá emitirse un solo acuerdo
para ambos, en este caso seguirá a los escritos el acuerdo respectivo, salvo que
se opte por emitir un acuerdo por cada escrito, en cuyo caso se deberá atender a
los puntos que anteceden.
6.8 RECURSOS, QUEJAS DE LA CNDH, ORGANO INTERNO DE CONTROL,
JUICIOS DE NULIDAD O AMPAROS
a. Tratándose de notificaciones, emplazamientos, comunicados u oficios derivados
de cualquiera de estos medios, relacionados con los expedientes que se tramiten,
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se integraran al expediente conforme la fecha en que hubieren sido recibidos por
la delegación, acorde a la fecha plasmada por la oficialía de partes.
b. Para distinguir estos asuntos, se deberá agregar un separador en el que se
anotará en su pestaña el asunto del que se trata y su número de expediente
según la autoridad de la que proviene. Esto permitirá un fácil manejo y rápida
consulta del expediente.
c. Invariablemente se deberán acordar los oficios, notificaciones o emplazamientos
respectivos, glosándose enseguida el acuerdo respectivo y la notificación en la
fecha en que se realice.
Lo anterior permite tener integrado en un solo expediente todos los acontecimientos
relacionados a este, dando la posibilidad de conocer todos sus trámites y en su caso
percibir duplicidad de medios de impugnación, litispendencias o cosas juzgadas,
entre otros.
6.9. CUADERNOS POR RECURSOS DE REVISION.
Conforme a la guía para la recepción y trámite del recurso de revisión, existe la
posibilidad de que se deba integrar un cuaderno que se remitirá al superior jerárquico
para conocer y resolver el recurso interpuesto. El referido cuaderno se integra con las
constancias necesarias o señaladas por el interesado.
El oficio de remisión se integrará al expediente en copia, en la cual conste el acuse
de su recepción por la oficina del superior jerárquico.
Una vez resuelto el recurso de revisión se integrará al expediente todo el cuaderno
de impugnación con la resolución emitida por la superioridad, imperando para su
integración la fecha de su recepción por el área.
6.10 COMPARECENCIAS FORANEAS.
a. Las comparecencias foráneas se integraran al expediente conforme la fecha en
que hubieren sido recibidas por la unidad administrativa, según sello fechador de
oficialía de partes.
b. Se glosarán en conjunto de lo anterior, los informes, documentos de acreditación
y pruebas ofrecidas por los proveedores.
c. La unidad administrativa deberá emitir el acuerdo que glosa e integra a los autos
los documentos recibidos, sin perjuicio de acordar su contenido.
6.11 FOLIO DE LAS CONSTANCIAS
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a. Las constancias se foliaran por hoja y no por página.
b. El folio deberá iniciar con el numero 1 y terminará según el número de fojas que lo
integren.
c. El foliado representa el orden en el que las constancias se integran al expediente
y permiten identificar alteraciones, faltantes o si se han agregado documentos.
d. El folio se realiza en orden progresivo y cronológico.
e. El folio es único, y no deben existir folios bis, o señalados con letras, a, b, etc. O
con puntos, tales como 1.1., 2.1., etc. El folio se realiza con números individuales
y seguidos: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, etc.
f. En caso de reposición de actuaciones, por determinación de una resolución de la
superioridad u órgano jurisdiccional, el folio seguirá de manera continua y no se
alterara. En este caso las actuaciones anuladas se les colocara un separador al
inicio y al final de las actuaciones anuladas a fin de identificar la parte repuesta.
g. Si la unidad administrativa se equivoca en el foliado no deberá tachar, raspar,
enmendar o colocar corrector al folio incorrecto. En este caso, encerrará en un
círculo los folios incorrectos y debajo de estos colocará el folio correcto, a fin de
que obren ambos en las fojas que permitan identificar que se trató de un error de
folio y no de alteración de actuaciones. En todo caso se entenderá como folio
correcto y corregido el que se es continuo y cronológico y se encuentra por debajo
del folio equivocado, debiendo usar un color distinto para identificarlos.
7
GLOSARIO2.
Carátula
Copia
Documento
Documento
archivo
Documento
electrónico
archivo
Frente del expediente en el que se establecerán los elementos
mínimos para describir su contenido.
Reproducción simultánea o no del texto de un documento
Unidad de información registrada en un soporte.
de 1.
Documento que sin importar su forma o medio ha sido
creado, recibido, manejado y usado por un individuo u
organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el
ejercicio de su actividad o función
2.
Aquél que tiene carácter seriado, se genera en el proceso
natural de una actividad o función, es exclusivo, tiene autoridad,
es estático y se interrelaciona con otros.
Pieza específica de información producida o recibida en el inicio,
de desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional
que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para
proporcionar evidencia de la actividad
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Expediente
Facsímil
Foliación
Tramitación
Valor histórico
Valor jurídico
Vigencia
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1.- Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados o recibidos por una oficina o persona física o moral
con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite.
2.- Pieza documental constituida por un conjunto de unidades que
se interrelacionan y acumulan en forma natural a lo largo del
desarrollo de un asunto.
Reproducción fidedigna de un original (firma, escrito o dibujo)
elaborada por medios mecánicos y, en la actualidad, electrónicos.
Numeración que se da a los folios de una unidad documental o
expediente.
Paso de un asunto oficial por los trámites que requiere su
resolución.
Es el que posee un documento como fuente primaria para la
historia
Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos
u obligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de
testimonio ante la ley.
Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene
con sus valores primarios (el valor primaros es el que adquiere
desde su creación o recepción y puedes ser legal, jurídico,
administrativo y contable, cuando lo pierde, tiene utilidad histórica
y social).
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