9.2.2. – funciones

COLEGIO DE POSTGRADUADOS
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION Y COMPUTO
ADMINISTRATIVO
MANUAL DE ORGANIZACION DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
TERCERA EDICION
MONTECILLO, EDO. DE MEXICO,
FEBRERO DEL 2002.
OFICIO DE AUTORIZACION
CON FUNDAMENTO EN EL ARTICULO 59 FRACCION IX DE LA LEY DE ENTIDADES
PARAESTATALES Y EL PROPIO ARTICULO 34 FRACCION XIII DEL REGLAMENTO
GENERAL DEL COLEGIO DE POSGRADUADOS, SE AUTORIZA EL PRESENTE
MANUAL, DENOMINADO “MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACEN GENERAL”.
EL PRESENTE MANUAL TIENE LA FINALIDAD DE LOGRAR LA CONGRUENCIA DE
SU ORGANIZACION INTERNA, PARA MANTENER LA EFICIENCIA Y EFICACIA EN
EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS.
MONTECILLO, MPIO. DE TEXCOCO, MEXICO A 15 DE FEBRERO DEL 2002.
ATENTAMENTE
___________________________________
DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL
DIRECTOR GENERAL
Vo. Bo.
Vo. Bo.
_______________________________
DR. FELIX V. GONZALEZ COSSIO
SECRETARIO GENERAL
____________________________________
DR. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ
SECRETARIO ADMINISTRATIVO
INDICE
PAG.
CONTENIDO
2
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
1. 2. –
3. –
4. –
5. –
6. –
7. –
8. –
9. –
INTRODUCCION............................................................................................
ANTECEDENTES HISTORICOS.................................................................
MARCO NORMATIVO...................................................................................
ESTRUCTURA ORGANICA..........................................................................
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL...............................................................
OBJETIVO.......................................................................................................
POLITICAS .....................................................................................................
FUNCIONES...................................................................................................
DESCRIPCION DE PUESTOS......................................................................
9.1. – JEFATURA DEL DEPARTAMENTO.................................................
9.1.1. – JEFE DE DEPARTAMENTO..................................................
9.1.2. – SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO....................
05
06
07
10
11
12
13
16
18
19
19
22
9.2. – AREA DE CONSUMO..........................................................................
9.2.1. – POLITICAS..............................................................................
9.2.2. – FUNCIONES............................................................................
9.2.3. – JEFE DE ANALISTAS ............................................................
9.2.4. – PROGRAMADOR....................................................................
9.2.5. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS....................
25
26
28
29
32
35
37
38
40
9.4. – SECCION DE REFACCIONES........................................................... 42
9.4.1. – JEFE DE SECCION................................................................ 43
9.5. – SECCION DE MATERIALES PARA TALLER.................................. 46
9.5.1. – JEFE DE OFICINA................................................................ 47
9.5.2. – JEFE DE ALMACEN............................................................... 51
9.6. – SECCION DE CAMPO......................................................................... 54
9.6.1. – JEFE DE SECCION................................................................. 55
9.3. – SECCION DE MATERIAL DE OFICINA..........................................
9.3.1. – JEFE DE SECCION................................................................
9.3.2. – AUXILIAR ADMINISTRATIVO...............................................
9.7. – AREA DE ACTIVO FIJO.....................................................................
9.7.1. – POLITICAS..............................................................................
9.7.2. – FUNCIONES............................................................................
3
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
58
59
63
64
65
68
70
9.9. – SECCION DE RECEPCION Y REGISTRO........................................ 72
9.9.1. – JEFE DE SECCION................................................................ 73
9.9.2.- SUBJEFE DE ALMACEN......................................................... 76
9.10. – SECCION DE BAJA Y DESTINO FINAL........................................ 78
9.10.1. – JEFE DE SECCION............................................................... 79
9.10.2. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO................................. 81
9.11. – CONTROL DE BIENES..................................................................... 83
9.11.1. – JEFE DE OFICINA............................................................... 84
9.11.2. – TAQUIMECANOGRAFA....................................................... 86
9.11.3. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO................................. 88
9.8. – RECEPCION Y BAJA...........................................................................
9.8.1. – JEFE DE OFICINA.................................................................
9.8.2. – SUPERVISOR DE CAPTURA.................................................
9.8.3. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS....................
10. –
11. –
UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPARON EN LA
ELABORACION Y/O AUTORIZACION DEL MANUAL............................
GLOSARIO DE TERMINOS..........................................................................
4
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
91
92
1. - I N T R O D U C C I O N
El presente manual establece las bases de organización y funcionamiento del
Departamento de Almacén General en sus dos áreas básicas: Consumo y Activo Fijo.
Este manual expone con detalle la estructura orgánica del Departamento de Almacén
General, señala los puestos y las relaciones que existen entre ellos.
Contiene por lo tanto, políticas, funciones, estructura orgánica y organigrama, señalando
puestos, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como las funciones
de los puestos que integran el Departamento.
Este documento ha sido elaborado por el Departamento de Organización y Cómputo
Administrativo, con la participación del Departamento de Almacén General y su
actualización es responsabilidad exclusiva del Departamento de Organización y Cómputo
Administrativo, por lo que cualquier cambio que, por la dinámica organizacional sea
necesario incorporar, debe ser sugerido a dicho Departamento, quién previo análisis
determinará su inclusión.
5
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
2. - ANTECEDENTES HISTORICOS
El Departamento de Almacén General es una Unidad Administrativa del Colegio de
Postgraduados, adscrito a la Coordinación de Operación, que nace con motivo de la
creación del Colegio de Postgraduados en el año de 1959.
Anteriormente y durante 20 años, todo lo concerniente al control de activo fijo, lo
efectuaba la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicas, por conducto de la Escuela
Nacional de Agricultura, el Departamento de Almacén General prácticamente hacia
funciones de control de bienes de consumo.
Es a partir del año de 1979, fecha en que el Colegio de Postgraduados pasa a ser
organismo público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios,
cuando surge la necesidad de registrar y controlar los bienes de activo fijo en su propio
nombre y de adquirir derechos y obligaciones.
En el año de 1980 la Institución por primera vez intentó integrar a la contabilidad el valor
total de los bienes, mediante levantamiento de inventario. Esta acción fue realizada bajo el
asesoramiento y supervisión del Despacho Freyssinier y Morín, sin llegar a los objetivos
deseados.
En 1982 se planteó y se planeó un segundo intento de integrar los bienes, supervisado por
el mismo despacho, el cual no se concluyó.
En junio de 1984 la institución llevó a cabo el levantamiento de inventario de los bienes
instrumentales, mediante la depuración y el desarrollo de un sistema informático de
control de los bienes.
En la actualidad se lleva a cabo el control de los bienes instrumentales, apoyándose en la
correcta operación del sistema informático de inventarios.
6
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
3. - M A R C O
NORMATIVO
CONSTITUCION POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
Documento solemne del cual emanan las demás leyes que rigen en nuestro país.
La Constitución en su artículo 134, da los lineamientos principales para la utilización de
los recursos de origen fiscal al referir que:
“Los recursos económicos de que disponga el Gobierno Federal y el Gobierno del Distrito
Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, se
administrarán con eficiencia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén
destinados”.
Añadiendo en el segundo párrafo que:
“Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación de
servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen, se adjudicarán o
llevarán a cabo a través de licitaciones públicas...”
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
Tiene por objeto establecer las bases de organización de la Administración Pública
Federal, tanto centralizada como paraestatal; determinar las dependencias de la
administración pública centralizada que ejercerán las atribuciones y despacharán los
negocios de orden administrativo encomendados al Poder Ejecutivo de la Unión,
distribuyéndose los asuntos que han de estar a cargo de cada una; así como las entidades
de la Administración Pública Paraestatal que se auxiliaran en la prestación de los
servicios públicos.
LEY FEDERAL DE LAS ENTIDADES PARAESTATALES
Tiene por objeto regular la organización, funcionamiento y control de las entidades
paraestatales de la Administración Pública Federal.
Las relaciones del Ejecutivo Federal o de sus dependencias, con las entidades
paraestatales, en cuanto a unidades de la Administración Pública Federal, se sujetarán en
primer término, a lo establecido en la ley y sus disposiciones según la materia que
corresponda.
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES
7
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Tiene por objeto establecer los lineamientos aplicables a los bienes muebles e inmuebles
del dominio público y privado de la federación, la adquisición por parte de ésta, de
cualquier derecho real sobre bienes inmuebles; la venta, donación, gravamen o afectación
de bienes muebles o inmuebles; así mismo regula las concesiones, permisos o
autorizaciones para el uso, aprovechamiento y explotación de los bienes de dominio
público, la posesión, conservación y administración de los bienes federales.
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL
SECTOR PUBLICO, publicada el día 4 de enero de 2000.
Este ordenamiento menciona en el artículo primero su objetivo, expresando que regula
“las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, gasto, ejecución,
conservación, mantenimiento y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes
muebles; la prestación de servicios de cualquier naturaleza; así como de la obra pública y
los servicios relacionados con la misma...”
La propia Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, en el artículo tercero transitorio hace
referencia a que en tanto se expide el reglamento de dicha ley, se seguirán aplicando los
reglamentos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
relacionados con Bienes Muebles, así como el correspondiente a la Ley de Obras Públicas.
REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO
LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PUBLICO
FEDERAL Y SU REGLAMENTO
Tiene por objeto normar y regular el presupuesto, la contabilidad y el gasto público
federal, esta ley será aplicada por el Ejecutivo Federal a través de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION Y SU REGLAMENTO
8
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Contiene las disposiciones de aplicación general en materia de impuestos, derechos,
aprovechamiento y productos, mismos que se establecen por las diversas leyes fiscales o
por los contratos o concesiones respectivas.
PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACION
El cual es publicado anualmente en el Diario Oficial del la Federación, para el ejercicio y
control del gasto público federal, durante el periodo para el cual es emitido.
OTRAS DISPOSICIONES APLICABLES
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS
DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, DECLARADAS
COMO PROPIAS DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS, EN LA ULTIMA SESION
ORDINARIA DE LA H. JUNTA DIRECTIVA DEL EJERCICIO 2001.
Estas normas son de aplicación general para la afectación, destino final y baja de bienes
muebles.
REGLAMENTACION INTERNA
CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO:
Documento de carácter interno que enmarca las relaciones laborales entre el Colegio de
Postgraduados y sus trabajadores de planta y temporales contratados por obra o por
tiempo determinado.
REGLAMENTO GENERAL DEL COLEGIO DE POSTGRADUADOS
REGLAMENTO DE SEGURIDAD E HIGIENE
9
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
4. – ESTRUCTURA ORGANICA
JEFE DE DEPARTAMENTO
SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO (2)
AREA DE CONSUMO
JEFE DE ANALISTAS DE SISTEMAS (1)
JEFE DE OFICINA (1)
JEFE DE SECCION (3)
PROGRAMADOR (1)
ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (1)
JEFE DE ALMACEN (1)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO (VACANTE)
AREA DE ACTIVO FIJO
JEFE DE OFICINA (3)
JEFE DE SECCION (2)
SUPERVISOR DE CAPTURA (1)
ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (1)
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO (9)
TAQUIMECANOGRAFA (1)
SUBJEFE DE ALMACEN (1)
10
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
5.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JEFE
DE
DEPARTAMENTO
SECRETARIA
DE JEFE DE
DEPTO.
2
AREA DE CONSUMO
AREA DE ACTIVO FIJO
JEFE DE
ANALISTAS
JEFE DE OFICINA
JEFE DE OFICINA
JEFE DE OFICINA
MAT. P/ TALLER
RECEP. Y BAJA
CONTROL DE
BIENES
2
TAQUIMECANOGRAFA
PROGRAMADOR
JEFE DE
SECCION
JEFE DE
SECCION
JEFE DE
SECCION
JEFE DE
SECCION
JEFE DE
SECCION
MAT. DE OFNA.
REFACCIONES
CAMPO
RECEP. Y REG.
BAJA Y DESTINO FINAL
SUPERVISOR
DE
CAPTURA
ANALISTA
DE
SIST. ADMVOS.
ANALISTA
DE
SIST. ADMVOS.
ADMINISTRATIVO
ESPECIALIZADO
ADMINISTRATIVO
ESPECIALIZADO
1
8
JEFE
DE ALMACEN
SUBJEFE
DE ALMACEN
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(V)
(V) VACANTE
11
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL
6.- O B J E T I V O
Apoyar en el funcionamiento de la administración del Colegio de Postgraduados, mediante
la correcta organización, registro y control de los bienes instrumentales e insumos
propiedad del Colegio, observando lineamientos que le son aplicables, para su óptimo
aprovechamiento.
12
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7. - P O L I T I C A S
−
El Almacén General, efectuará las consultas necesarias para efectos de
administración de almacenes, con la Dirección General de Normatividad,
Adquisiciones, Arrendamientos y obras Públicas de SECODAM.
−
El registro y supervisión de los bienes instrumentales, los bienes de consumo,
materiales de consumo y específicos se ejercerá en este Departamento.
−
La persona que firme de recibido en un resguardo, será responsable del buen uso y
conservación del bien que dicho documento ampare, cesando su responsabilidad
hasta que hayan devuelto satisfactoriamente los bienes de referencia ó, en el caso de
extravío, la reposición en especie o, el pago a valor actual, según dictamine la
autoridad competente.
−
Los Jefes de los Subalmacenes serán responsables directos ante su Jefe Inmediato,
del orden, registro, control, recepción, suministro y exactitud de la existencia de los
bienes de consumo, materiales de consumo y específicos, de acuerdo a la actividad y
funciones que les sean encomendadas, considerando el Subalmacén de que se trate
y/o la actividad (tratándose del área de consumo).
−
Los bienes instrumentales, bienes de consumo, materiales de consumo y específicos,
que se reciban por adquisiciones a proveedores, deberán reunir las características
descriptivas de calidad, contenido, precio y demás especificadas en el pedido que fue
formulado considerando la requisición compra.
−
La salida de los bienes instrumentales, bienes de consumo, materiales de consumo y
específicos deberá estar amparada con el documento debidamente requisitado,
tratándose de resguardo, requisición vale y firma de recibido de conformidad del
usuario, respectivamente.
−
Las faltas que cometa el personal del Almacén General, en desempeño de sus
funciones, se pondrán en conocimiento del titular, quien promoverá lo conducente
para la intervención de las autoridades internas o externas competentes, según sea la
falta.
−
El Jefe de Almacén General, se abstendrá de firmar las cartas de no adeudo a favor
del personal que cause baja, si no se efectúa la devolución satisfactoria de los bienes
que tengan resguardados.
13
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
−
A los bienes instrumentales se les asignará un número de inventario a cada uno,
compuesto con el número de la clave correspondiente del bien, según el catálogo de
los bienes muebles y el número progresivo de identificación.
−
Para el control de bienes de consumo se establecerá registro global.
−
Para facilitar el control de materiales de consumo cuando fuere necesario utilizar
unidades de medida como paquete, rollo, bote, frasco, etc., su contenido o capacidad
se indicará en su descripción.
−
A los usuarios sólo se les podrán proporcionar materiales de consumo, mediante la
presentación de la requisición vale al almacén, debidamente autorizada por el titular
de la UBPP solicitante.
−
Será exclusiva responsabilidad del Jefe del Depto. Cualquier suministro de
materiales de consumo y específicos que se haga sin el documento correspondiente
requisitado, aprobado y autorizado por el titular de la UBPP solicitante.
−
Cuando para el desarrollo de las actividades fuere necesario transferir bienes
instrumentales de una UBPP a otra, se hará previa autorización del titular de la
UBPP de asignación y del resguardatario, con el documento CI-05.
−
Para efectos de cambio de usuario de los bienes instrumentales, que hayan sido
transferidos, se llevará a cabo tan pronto como se haya recibido el resguardo
correspondiente, debidamente firmado de conformidad por el nuevo usuario.
−
El Jefe de Almacén General, en su carácter de responsable directo del buen
funcionamiento en general de este Depto. tiene el deber de mantener una eficaz
supervisión sobre el manejo de los materiales en los subalmacenes.
−
Cuando un empleado cause baja de la Institución, por cualquier motivo, el Depto. de
Recursos Humanos, deberá dar aviso oportuno al Depto. de Almacén General, a fin
de verificar que la persona separada haga entrega de los bienes propiedad del
Colegio que tenga en su poder, sin restricción de tiempo debido a que es
responsabilidad del empleado la devolución del Bien.
−
La alta de inventarios de los bienes instrumentales, se realizará a valor de
adquisición, respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignará de
acuerdo al costo de los materiales utilizados; tratándose de semovientes capturados,
a los que se cotice a la fecha de la captura.
−
En caso de extravío de cualquier bien mueble, el responsable se apegara a lo que
dictaminen las autoridades competentes y a la normatividad correspondiente.
14
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
−
Para las UBPP’s, en los Campus y en la sede, que controlen semovientes, será de su
responsabilidad la de notificar mensualmente al almacén general sobre la alta,
captura, nacencias y/o defunciones que ocurran.
−
Cuando se trate de bienes instrumentales, bienes de consumo y/o específicos que por
su naturaleza requieran ser entregados directamente en la UBPP solicitante, será de
su responsabilidad firmar de recibido y conformidad del Bien y notificar al
Departamento de Almacén General, para el registro de entrada y/o salida del
almacén general y la verificación física.
−
Los Campus obtendrán directamente bienes instrumentales, bienes de consumo,
materiales de consumo y específicos únicamente cuando el Depto. de Adquisiciones
realice el pedido a proveedores locales, o cuando sea preciso hacer la entrega
directamente en el Campus, siendo de su responsabilidad notificar al Depto. de
Almacén General, para su registro, así como el marcaje de los Bienes, en su caso.
−
Será responsabilidad del titular del Depto., solicitar a las áreas correspondientes
elaborar el dictamen técnico de las condiciones físicas de los bienes instrumentales,
que por su estado físico ya no resulten útiles en el desempeño de las actividades que
desarrolla la Institución.
−
La rehabilitación, reaprovechamiento y/o destino final de los bienes instrumentales
y de los bienes de consumo, se determinará basándose en las Normas para la
Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la
Administración Pública Federal, declaradas propias del Colegio de Postgraduados.
−
El Depto. de Almacén General, publicará periódicamente una relación de los bienes
instrumentales disponibles en condiciones de uso.
−
El Almacén General enviará a las UBPP’s el avance presupuestal de los materiales
de consumo en los primeros diez días de cada mes, por las partidas presupuéstales
en éste canalizadas.
−
Anualmente se efectuarán verificaciones al Activo Fijo en las UBPP’s, y en su caso a
los Campus.
15
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
8. - F U N C I O N E S
−
Vigilar el cumplimiento de las políticas que se tienen en materia de almacenes.
−
Participar el titular del Almacén General como vocal en el Comité de Adquisiciones
y en el Comité de Bienes Muebles del Colegio, cumpliendo las acciones que
promuevan su buen funcionamiento, así como proporcionar la información que le
sea solicitada para la integración del programa anual de adquisiciones.
−
Supervisar la asignación, alta, y baja de los bienes instrumentales de la Institución.
−
Custodiar la documentación comprobatoria de resguardo de los bienes
instrumentales.
−
Determinar el destino final de los bienes instrumentales y de consumo, de acuerdo a
las Normas para la Administración y Baja de los Bienes Muebles de las
Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como propias del
Colegio de Postgraduados.
−
Mantener actualizados los sistemas informáticos del Depto.
−
Atender las peticiones y asuntos del personal interno y externo, cuando se presenten
en el Almacén.
−
Elaborar las requisiciones de compra de los materiales de consumo ó stock.
−
Programar y llevar a cabo revisiones físicas de bienes inventariables y/o materiales
de consumo, en su totalidad o selectivamente, en los subalmacenes y a las UBPP’s en
la sede y en su caso en los Campus, estableciendo la metodología, el periodo en el
que se desarrollara y por ultimo a fecha en que se llevara a cabo.
−
Llevar a cabo el registro del consumo de materiales por partida, artículo y UBPP.
−
Proporcionar veraz y oportunamente la información referente a salida,
existencias, a los subalmacenes, de los movimientos realizados.
−
Proporcionar el titular del Almacén General, veraz y oportunamente la información
que le sea solicitada, por autoridades internas o externas autorizadas.
16
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
y
−
Organizar, registrar y controlar los recursos materiales del Colegio, para el
cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas (bienes instrumentales y de
consumo, materiales de consumo y específico).
−
Preparar y presentar la información que le sea solicitada por las autoridades del
Colegio, así como por las dependencias normativas.
17
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9. - DESCRIPCION DE PUESTOS
18
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.1. – JEFATURA DEL DEPARTAMENTO
9.1.1. – JEFE DE DEPARTAMENTO
1. -
Jefe inmediato superior.
Coordinador de Operación.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Jefe de Analistas de Sistemas.
Jefe de Oficina.
Jefe de Sección.
Y resto del personal.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
De coordinación con:
Los proveedores
Las dependencias y oficinas de control que fijan las normas a que se sujetará la
administración de los almacenes
5. -
Actividad genérica.
Planeación, organización y control de las actividades del Depto., asimismo
coordinar y supervisar los movimientos de los bienes instrumentales en las UBPP’s
que lo requieran.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
De coordinación con las áreas de administración de los Campus y con las
UBPP’s.
Verificar que el registro de los bienes instrumentales y de consumo en el
sistema informático de control se lleve a cabo correcta y oportunamente.
19
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Firmar la entrada de las facturas que amparan los bienes instrumentales y
de consumo recibidos en el almacén, o delegar esta actividad.
Tomar las decisiones relevantes del Depto.
De cumplimiento y apego a las normas para la Administración y Baja de
Bienes Muebles.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Programar en el caso de bienes de consumo la verificación física para los
sub-almacenes y las UBPP’s en la sede y los Campus para bienes
instrumentales.
Proporcionar sobre las actividades del Depto. ante el Coordinador de
Operación.
Firmar la información del avance presupuestal de las UBPP’s
Autorizar las requisiciones de compra al Depto. de Adquisiciones, de los
materiales stock y bienes requeridos en el Almacén.
Participar en las reuniones del Comité de Adquisiciones.
Participar en las reuniones del Comité de Bienes Muebles.
Promover la depuración de la información de los sistemas informáticos del
Departamento.
Dar solución a los posibles problemas que se presenten.
Proporcionar información veraz y oportuna solicitada por autoridades
internas y externas.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
20
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proporcionar la información requerida en la práctica de auditoría interna
o externa o por otra instancia fiscalizadora.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Lic. en Administración o en Contaduría Publica.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las
Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como
propias para el Colegio de Postgraduados.
Conocimientos sobre almacenes, inventarios y todo lo relacionado con
adquisiciones, arrendamiento y prestación de servicios relacionados con
bienes muebles.
7.3.
Experiencia.
Como Jefe de Depto. de Almacén General, tres años fuera del Colegio, y se
considera que el puesto será conocido por el empleado en dos meses en
forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 16:00 Hrs.
21
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.1.2. – SECRETARIA DE JEFE DE DEPARTAMENTO
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior.
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
De información y atención a los proveedores.
5. -
Actividad genérica.
Efectuar actividades de taquimecanografía, control y archivo de correspondencia, y
atención al público.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Atender y mantener actualizada la agenda del Jefe de Departamento.
Recibir y turnar documentación y correspondencia.
Archivar documentación y correspondencia.
Tomar dictados de su jefe inmediato y mecanografiarlos o digitarlos en
computadora.
Atender y efectuar llamadas telefónicas.
Controlar la distribución de la documentación del departamento.
22
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Atender al público que solicite información.
Turnar documentos al Jefe de Departamento para su atención
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Proporcionar información que le sea solicitada por el Jefe del Depto.
Solicitar el mantenimiento preventivo de las máquinas de escribir y
calculadoras.
Solicitar papelería que requiera el Departamento para su operación.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Carrera comercial secretarial.
7.2. Conocimientos requeridos.
Taquigrafía
Mecanografía
Manejo de PC, Windows y Msoffice (Word, Excel y Power Point).
Manejo de archivo.
7.3.
Experiencia.
Como Secretaria o Taquimecanógrafa tres años fuera del Colegio, y se
considera que el puesto será conocido por el empleado en un tres meses en
forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
23
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Dos.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
24
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2. – AREA DE CONSUMO
25
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.1. – P O L I T I C A S
− El suministro a las UBPP de los materiales de consumo se hará contra entrega de la
requisición vale al almacén y se entregarán en el subalmacén correspondiente.
− No se dará trámite a requisiciones vale al almacén postfechadas, soló a las que se
hagan contra entrega y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de cada UBPP.
− La entrada de los materiales específicos al Almacén General, se hará con factura o
remisión.
− Todas las entradas y/o salidas de materiales de consumo, así como de materiales
específicos deberán ser registrados en el sistema informático del Almacén.
− Todo material específico que ingrese al Almacén deberá ser entregado inmediatamente
a la UBPP que lo solicitó.
− Toda salida de material de consumo de los subalmacenes deberá estar soportada por
una requisición vale al almacén debidamente requisitada y autorizada por el titular de
la UBPP solicitante.
− El Almacén General, sólo recibirá materiales amparados con factura y/o remisión, las
cuales deberán presentarse requisitadas.
− Para el caso de devolución de material al almacén, se deberá llenar el formato de
devolución y entregarlo junto con el bien en el subalmacén correspondiente
debidamente autorizado por el Jefe del Departamento de Almacén General.
− Sólo se dará trámite a la entrada de materiales al Almacén, si al cotejar la
documentación correspondiente está correcta.
− Si al recibir un material específico se tiene dudas en cuanto a calidad, medida,
cantidad, etc. solicitará la presencia del usuario.
− El Almacén no elaborará requisición de compra por materiales específicos, el usuario
lo hará directamente.
− Almacén General, devolverá a los proveedores, el material solicitado por las UBPP’s
que no cumplan con los requerimientos específicos estipulados en la requisición y
pedido.
26
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− Toda persona designada por cada UBPP para retirar, del Almacén General, material
de consumo o específico, deberá anotar en la requisición vale al almacén o factura, su
nombre, firma, número de empleado y fecha de retiro del material.
− Almacén General, turnará cada mes un reporte de avance presupuestal a los
subalmacenes para consultar la disponibilidad de material de consumo de las UBPP’s.
− Almacén General, es responsable de programar y llevar a cabo inventarios físicos, de
los subalmacenes, en su totalidad o selectivos.
− Almacén General, será responsable de definir los mínimos y máximos basándose en la
demanda de los materiales de consumo y las normas para la administración de los
bienes muebles y el manejo de almacenes.
− Almacén General, proporcionará información a cada UBPP del avance presupuestal
de los materiales de consumo, los primeros 10 días del mes siguiente a aquél en que se
utilizaron.
− Toda requisición vale al almacén deberá apegarse a los requisitos mínimos
establecidos por las normas para la administración de los almacenes de los bienes
muebles y el manejo de almacenes.
− Cuando la entrega de materiales se realice en áreas distintas al Almacén, se enviará la
documentación al Jefe del Departamento de Almacén General, a efecto de que se lleven
a cabo los registros correspondientes, siendo responsabilidad del Departamento de
Adquisiciones y del usuario, notificar al Almacén General la recepción de los
materiales conforme a lo solicitado al proveedor.
− El Almacén General previo análisis de la alta frecuencia de adquisición de un mismo
material, realizara la gestión necesaria a fin de incorporarlo a los materiales que se
manejan en existencia.
27
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.2. – FUNCIONES
− Registrar el consumo de materiales por partida, artículo y UBPP.
− Programar y llevar a cabo inventarios físicos de materiales de consumo en su totalidad
o selectivamente, a los subalmacenes y a las UBPP’s en la Sede y Campus,
estableciendo la metodología, el periodo en el que se desarrollara y la fecha.
− Surtir las “requisiciones vale al almacén” presentadas por las UBPP’s al almacén
para su operación.
− Solicitar la compra de material de consumo que haya llegado al mínimo de existencia.
− Recibir de los proveedores los materiales de consumo solicitados para la operación del
Colegio.
− Clasificar y acomodar los materiales de consumo en sus respectivos estantes.
− Registrar en el Sistema Informático del Almacén las entradas y salidas de material de
consumo.
− Definir los mínimos y máximos basándose en la demanda de los materiales de consumo
y las normas para la administración de los bienes muebles y el manejo de almacenes
− Proporcionar información a cada UBPP del avance presupuestal de los materiales de
consumo, los primeros 10 días del mes siguiente a aquél en que se utilizaron.
− Preparar y presentar información que le sea solicitada por el Jefe de Departamento.
− Las demás que le asignen el Jefe de Departamento, el Coordinador de Operación y la
reglamentación específica.
28
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.3. – JEFE DE ANALISTAS
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Jefe de Oficina.
Jefe de Sección.
Programador.
Analista de Sistemas Administrativos.
Jefe de Almacén.
Auxiliar Administrativo.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
Los Jefes de Sección.
4. -
Relaciones externas.
De coordinación con:
Los proveedores
Las dependencias que fijan las normas a que se sujetará la administración de los
almacenes.
5. -
Actividad genérica.
Auxiliar al Jefe Inmediato Superior en la organización, planeación y control de las
actividades del Departamento, así como en la coordinación y supervisión de la
operación de los subalmacenes.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Tener comunicación y coordinación con las UBPP’s en la sede y Campus.
Supervisar que se lleve a cabo la actualización oportuna de los registros de
bienes de consumo en el sistema informático y tarjetas de estante.
29
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Firmar de recibido las facturas que amparan la adquisición de los bienes
instrumentales y de consumo, en ausencia del Jefe del Departamento.
Participar en la toma de decisiones del Departamento.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Participar en la programación de la toma de inventarios físicos de los subalmacenes pertenecientes al Almacén General.
Coordinar la toma de inventarios físicos, reportando los resultados al Jefe
del Departamento.
Proporcionar información sobre sus actividades ante su Jefe inmediato
superior.
Supervisar el envío oportuno de la información a cada UBPP del avance
presupuestal de salida de materiales de consumo.
Supervisar la depuración de la información del sistema informático del
Departamento.
Proporcionar información veraz y oportuna solicitada por autoridades
internas y externas.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Participar en la programación, coordinación y dirección de la toma de
inventarios físicos en los sub-almacenes pertenecientes al Almacén General.
Dar cumplimiento a las normas para la Administración y Baja de Bienes
Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal,
declaradas propias para el Colegio de Postgraduados.
Proporcionar la información requerida en la práctica de auditoría interna
o externa, o de cualquier otra instancia.
30
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en el control de los bienes instrumentales donados por otras
instituciones al Colegio.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Lic. en Administración o Contaduría Pública.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Conocimientos sobre almacenes, inventarios y todo lo relacionado sobre
adquisiciones, arrendamiento y prestación de servicios relacionados con
bienes muebles.
Ley de Bienes Nacionales
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su
reglamento.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su reglamento.
Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las
Dependencias de la Administración Pública Federal, declaradas como
propias para el Colegio de Postgraduados.
Y demás normatividad que le sea aplicable a su función.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares tres años fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9-
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
31
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.4. – PROGRAMADOR
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
El personal de su área de trabajo.
4. -
Relaciones externas.
No requiere.
5. -
Actividad genérica.
Diseñar y desarrollar programas para el control del Almacén General así como
obtener de los documentos fuente la información que le sea solicitada, mediante la
digitación en medios magnéticos, para el proceso del sistema informático.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Desarrollar la lógica del programa y realizar las pruebas de escritorio.
Verificar y corregir errores detectados en la captura de la información.
Procesar la información para la actualización de archivos y respaldos.
Transcribir la información de documentos fuente a medios magnéticos.
Conservar el orden de los documentos fuente.
Revisar la documentación para la captura y validación de la información.
Verificar el correcto funcionamiento del equipo de captura.
32
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Actualizar las entradas, salidas y/o cambios en el sistema informático.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades Periódicas.
Efectuar el mantenimiento de programas en operación
Reportar fallas o desperfectos en el equipo de trabajo.
Elaborar reporte de actividades realizadas.
Emisión de reportes que le sean solicitados.
Proporcionar la información que le sea solicitada.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Reportar fallas o desperfectos del equipo a su cargo.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Requerimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad
Carrera técnica en computación.
7.2.
Conocimientos requeridos.
7.3.
Sobre captura de datos.
Manejo de PC, Windows y Msoffice (Word, Excel y PowerPoint).
Y demás conocimientos que le sean requeridos.
Experiencia.
Como programador dos años fuera del Colegio, y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
33
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Uno
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
34
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.2.5. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior.
Sus compañeros de trabajo.
Con personal de la Institución.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica.
Registro y control de los materiales de consumo.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Atender a proveedores
Recibir documentación para verificación de datos, contra pedido y
requisición.
Asignar número de folio consecutivo en documento.
Registrar en libro de entradas anual.
Canalizar al proveedor al sub-almacén correspondiente para entrega de
Bienes de Consumo.
Archivar documentación correspondiente.
35
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Turnar información para la elaboración de informe de entradas al Depto. de
Contabilidad, al Jefe de Analistas para su revisión e integración de reporte.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Recibir facturas de materiales de stock y específico para los tramites
correspondientes.
Proporcionar información a los Organos Fiscalizadores tanto internos
como externos.
Informar al Jefe Inmediato de las anomalías detectadas.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Proporcionar la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo y control de documentación de almacenes.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
36
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3. – SECCION DE MATERIALES DE OFICINA
37
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3.1. – JEFE DE SECCION
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Auxiliar Administrativo.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
Las áreas del Almacén General.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores
5. -
Actividad genérica.
Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la
documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su
cargo así como almacenar, recibir y suministrar los diferentes bienes y/o
materiales propiedad de la institución.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Supervisar y coordinar las actividades del personal a su cargo.
Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota remisión.
Preparar los artículos, materiales y/o bienes solicitados por las UBPP’s.
Auxiliar en la recepción de materiales.
Actualizar las tarjetas de control de materiales.
38
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Informar a su Jefe Inmediato las anomalías detectadas.
Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de
materiales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
actividades periódicas.
Apoyar en el levantamiento físico de inventarios de materiales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de tarjetas de control, kárdex
7.3.
Experiencia.
En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
39
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.3.2.1. -
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Jefe inmediato superior.
Administrativo Especializado
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior.
Sus compañeros de trabajo.
4. -
Relaciones externas.
Ninguno.
5. -
Actividad genérica.
Auxiliar en labores administrativas relacionadas a su área de trabajo (suministro,
registro y control de los materiales de consumo y específicos).
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Auxiliar en las requisiciones vale al almacén de las UBPP´s solicitantes.
Auxiliar en la actualización de tarjetas de control de materiales.
Apoyar en actividades de archivo, correspondencia y mensajería.
Apoyar en todas las actividades de su área de trabajo.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
40
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Apoyar en la elaboración de la información relativa a mínimos y máximos
de los materiales stock.
Auxiliar en el acomodo de los materiales stock en sus respectivos estantes.
Auxiliar en la clasificación de los estantes, anaqueles y casilleros.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales
Apoyar en la información que le sea solicitada por su Jefe Inmediato.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Prevocacional o Secundaria.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de tarjetas kárdex.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno (Vacante).
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
41
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.4. – SECCION DE REFACCIONES
42
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.4.1. – JEFE DE SECCION
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con su Jefe Inmediato Superior, con el Almacén General y con las
UBPP’s solicitantes.
4. -
Relaciones internas.
Con los proveedores del Colegio.
5. -
Actividad genérica.
Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la
documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su
cargo.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota de
remisión.
Verificar que el contenido de la factura contra el pedido sea el mismo, así
como los materiales a recibir.
Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los
materiales.
Verificar los reportes de existencias de los materiales del subalmacén a su
cargo.
Recibir de los solicitantes las requisiciones vale al Almacén.
43
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proveer los materiales solicitados por las UBPP’s previa verificación de los
datos en la requisición y la firma de autorización del responsable de la
misma.
Anotar en las requisiciones vale al Almacén los materiales que hayan sido
surtidos.
Mantener actualizados los registros de los movimientos que se llevan a cabo
en el subalmacén.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Turnar oportunamente al Jefe Inmediato las requisiciones vale al Almacén
de los materiales entregados a las UBPP’s.
Llevar a cabo levantamiento de inventarios físicos de los materiales del
subalmacén a su cargo.
Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas.
Proporcionar veraz y oportunamente la información que le sea solicitada
por su Jefe Inmediato.
Verificar mínimos y máximos de materiales stock.
Elaborar reporte de sus actividades.
Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
44
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de tarjetas de control.
7.3.
Experiencia.
Dos años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 7:00 a 15:00 Hrs.
45
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5. – SECCION DE MATERIALES PARA TALLER
46
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5.1.1. -
JEFE DE OFICINA
Jefe inmediato superior.
Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Jefe de Almacén
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
Ninguna.
5. -
Actividad genérica.
Planear, organizar y supervisar las actividades de registro, control área de
subalmacén de materiales para taller.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando.
Supervisar las actividades del personal bajo su mando.
Firmar de visto bueno la documentación de su área.
Revisar y surtir Requisiciones Vale del Almacén, a los usuarios de las
diferentes U.B.P.P.
Checar facturas, remisiones y material que en ellas se surte de proveedores
y valorar la calidad y cantidad que se solicita.
47
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Autorizar y checar requisición de compra de material stock que se solicita
para surtir el Almacén.
Revisar y firmar los Informes, en los cuales fueron surtidos los diversos
materiales que se manejan.
Atender a Jefes de Taller, Control de Vehículos y los diferentes
departamentos, así como algunos Administradores de los Institutos que
integran esta Institución.
Dar folio a Las Requisiciones Vale al Almacén.
Supervisar la información que se le solicite a su área y se turne a las UBPP.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Elaborar y coordinar programas de trabajo para su área.
Participar en el levantamiento físico de inventario en los subalmacenes que
integran este departamento los cuales son: Subalmacén de Materiales para
Taller, Subalmacén de Refacciones, Subalmacén de Campo y Subalmacén de
Consumo.
Hacer chequeos físicos de todos los materiales.
Elaborar informe de sus actividades.
Acatar los nuevos métodos de trabajo que se establezcan.
Proporcionar información oportunamente.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Proporcionar sugerencias a su Jefe Inmediato superior para la toma de
decisiones en las actividades de su área.
Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes.
Proponer nuevos métodos de trabajo.
48
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en la formulación de nuevos proyectos.
Proporcionar la información que le sea solicitada en la práctica de
auditoría.
Acomodar el material que se recibe de los diferentes proveedores.
Proponer la baja de materiales que están obsoletos.
Revisar y firmar los informes que envían a todas las U.B.P.P’s del Colegio.
Remitir las copias de requisiciones de los materiales surtidos.
Elaborar requisiciones de compra por los materiales que no hay en
existencia o que ya han llegado a su mínimo; estas se remiten al
Departamento de Adquisiciones.
Revisar el reporte de materiales en existencia, así como el reporte de
materiales de máximos y mínimos.
Manejar el archivo de las tarjetas de estante de los materiales en existencia.
Coordinarse con los usuarios de las diferentes U.B.P.P. para analizar los
materiales nuevos que se requieran y poder dar mejor atención de las
diversas ordenes de trabajo.
Proponer la adquisición de material de stock que no hay en existencia.
Llevar materiales que ya no son de utilidad en el subalmacén a las bodegas
ubicadas en Tecamac.
Auxiliar en las pruebas de inventario físico que los integrantes de la
Contraloría Interna o cualquier instancia externa lo solicite.
Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
49
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7.1.
Escolaridad.
Pasante en Licenciatura en Administración o Contador Público
7.2.
Conocimientos requeridos.
Sobre levantamiento de inventarios.
Sobre materiales para taller.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares u otros con actividades parecidas tres años fuera del
Colegio, y se considera que el puesto será conocido por empleado en seis
meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleado en el puesto.
Uno
9. -
Horario normal de trabajo.
De 7:00 a 15:00 Hrs.
50
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.5.2.1. -
JEFE DE ALMACEN
Jefe inmediato superior.
Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica.
Coordinar, dirigir y supervisar al personal en la recepción control y despacho de
materiales.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Recibir los materiales en el subalmacén.
Verificar que los materiales que se reciban sean los solicitados, de acuerdo
al pedido.
Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos, en
los estantes correspondientes.
Clasificar los materiales de entrada al subalmacén.
Entregar los materiales solicitados al subalmacén mediante la requisición
vale al almacén requisitada y autorizada por el responsable de la UBPP
Actualizar los registros de movimientos y existencias de su área de trabajo.
51
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Observar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los
materiales.
Controlar los materiales por estante.
Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas en el subalmacén.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Revisar máximos y mínimos de los materiales stock.
Apoyar en el levantamiento de los inventarios físicos en los sub-almacenes.
Apoyar en otras áreas del Almacén General.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria, Vocacional, Carrera Comercial.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de tarjetas de control, kárdex.
7.3.
Experiencia
Tres años fuera del Colegio en puestos similares y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
52
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Uno.
9. -
Horario normal.
De 7:00 a 15:00 Hrs.
53
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.6. – SECCION DE CAMPO
54
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.6.1. – JEFE DE SECCION
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Analistas.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior.
Con el Almacén General y con las UBPP’s solicitantes.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores del Colegio.
5. -
Actividad genérica.
Organizar, registrar y controlar los materiales de consumo, así como la
documentación que genere entrada o salida de materiales en el subalmacén a su
cargo.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Recibir los materiales de los proveedores mediante factura o nota de
remisión.
Verificar que el contenido de la factura contra el pedido sea el mismo, así
como los materiales a recibir.
Acatar las medidas de seguridad para la guarda y conservación de los
materiales.
Verificar los reportes de existencias de los materiales del subalmacén a su
cargo.
55
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Recibir de los solicitantes las requisiciones vale al Almacén.
Proveer los materiales solicitados por las UBPP’s, previa verificación de
los datos en la requisición y la firma de autorización de su responsable.
Anotar en las requisiciones vale al Almacén los materiales que hayan sido
surtidos.
Mantener actualizados los registros de los movimientos que se lleven a
cabo en el subalmacén.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Turnar oportunamente al Jefe Inmediato las requisiciones vale al Almacén
de los materiales entregados a las UBPP’s.
Llevar a cabo levantamiento de inventarios físicos de los materiales del
subalmacén a su cargo.
Reportar al Jefe Inmediato las anomalías detectadas.
Proporcionar veraz y oportunamente la información que le sea solicitada
por su Jefe Inmediato.
Verificar mínimos y máximos de materiales stock.
Elaborar reporte de sus actividades.
Participar en el almacenamiento y acomodo de los materiales recibidos.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
56
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Preparatoria.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de tarjetas de control.
7.3.
Experiencia
Dos años en puestos similares fuera del Colegio y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 7:00 a 15:00 Hrs.
57
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7. – AREA DE ACTIVO FIJO
58
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7.1. – P O L I T I C A S
− Verificar físicamente los Bienes inventariables en todas las UBPP’s del Colegio por lo
menos una vez al año, o cuando así se requiera.
− Invariablemente todos los bienes instrumentales deberán estar resguardados.
− Se preverá la aplicación de los siguientes registros de control de los bienes
instrumentales.
a) De identificación cualitativa y cuantitativa, la cual consistirá en la asignación de
un número consecutivo de inventario.
b) De resguardo, el cual tiene por objeto controlar la asignación de los bienes
instrumentales a los servidores públicos.
− Para dar entrada a un bien inventariable, éste deberá estar amparado por la siguiente
documentación:
Requisición.
Pedido.
Factura original y copias.
Orden de trabajo con el costo de los materiales utilizados, cuando el bien es elaborado
en los talleres del C.P.
Acta de donación o transferencia, en su caso.
Contrato de Arrendamiento con opción a compra.
4.1. Los Campus deberán cumplir los requisitos estipulados.
− La alta, en el Activo Fijo de bienes instrumentales, se realizará a costo de adquisición;
tratándose de semovientes capturados el que se cotice a la fecha de la captura.
− La recepción física de los bienes instrumentales, incluyendo los producidos en el
Colegio, deberá hacerse en el Almacén General. Excepto cuando se trate de bienes
pecuarios, maquinaria pesada, equipo de cómputo, equipo de alta precisión y manejo
delicado que requieran entregarse directamente en la UBPP se hará mediante la
supervisión del área de Activo Fijo, siendo responsabilidad del Depto. de
Adquisiciones y del usuario, notificar al Almacén General.
59
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− En el caso en que se haya comprado un bien instrumental y éste por alguna causa se
devuelva al proveedor, se hará mediante modificación al pedido y/o cancelación de
factura, previa solicitud del departamento de adquisiciones.
− Los Campus que adquieran Bienes Instrumentales, obligatoriamente deberán informar
invariablemente de las mismas a los departamentos de Adquisiciones y Almacén
General, siendo todos los tramites subsecuentes responsabilidad de los propios
Campus.
− El Almacén General, informará a la UBPP interesada cuando el bien solicitado se
haya recibido, indicándole al mismo tiempo pase a recogerlo a la brevedad posible.
− La persona que tenga a su cargo un bien y firme el resguardo será responsable del
buen uso y conservación del mismo.
− Después de la jornada laboral, la responsabilidad de los bienes estará en los guardias
y/o veladores, quienes se encargarán de no dejar retirar ningún bien de la Institución,
a excepción de la autorización por escrito del titular de la UBPP.
− Para el caso de los vehículos de transporte, la responsabilidad del usuario persiste
hasta que la unidad sea depositada en la Institución.
− Será responsabilidad del tenedor de los bienes que el uso de los mismos no se desvíe
para fines personales distintos de las actividades del Colegio.
− Cada UBPP designará un responsable de los bienes de activo fijo que tengan
asignados.
− La responsabilidad del control y manejo de los bienes será tanto del usuario como del
responsable de la UBPP
− Es responsabilidad del usuario y el titular de la UBPP la buena conservación,
manteniendo y seguridad de los bienes que estén bajo su custodia, debiendo gestionar
su reparación inmediata cuando se observe que un bien se encuentre descompuesto o
requiera de mantenimiento.
− Cuando por motivos de trabajo algún bien deba ser transferido o prestado, el
responsable del bien deberá informar por escrito al Almacén General con Vo.Bo. de la
persona que se hará responsable del Bien, para que el Almacén Gral. le envié el nuevo
resguardo.
60
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− En todos los casos de separación de un empleado, ya sea por renuncia, permiso,
estudios, otros, etc., la UBPP informará con anticipación al Depto. de Almacén
General, de no ser así la responsabilidad de los bienes resguardados por el empleado
que se retira quedará en el titular de la UBPP de adscripción del empleado.
− Las UBPP’s, podrán realizar permuta de bienes dentro de la misma, debiendo notificar
al Almacén General por escrito con el Vo.Bo. del nuevo resguardante para la
sustitución del formato CI-05 (resguardo).
− Cuando por algún motivo el responsable de los bienes solicite su separación del
Colegio, éste podrá mediante solicitud por escrito al Almacén General, transferir los
Bienes a su cargo al nuevo usuario o al titular de la UBPP.
− Al momento que por alguna causa haya cambio de titular de UBPP, el área de Activo
Fijo del Depto. de Almacén General, levantará inventario físico de dicha UBPP, para
los trámites correspondientes, previa solicitud por escrito.
− Las UBPP’s deberán proporcionar todo tipo de información sobre los bienes
instrumentales, según requerimientos del área de Activo Fijo.
− Para efectuar cambios de adscripción o asignación de vehículos deberá ser autorizado
expresamente por el Secretario Administrativo, y/o autoridad competente.
− En los casos que por alguna razón se retire un empleado del Colegio, el Depto. de
Recursos Humanos solicitará antes de finiquitar la baja, la carta de no adeudo al
Depto. de Almacén General, misma que deberá estar firmada por el Jefe del Depto. de
Almacén General, previa localización de los bienes y firma de los nuevos resguardos,
acción que es responsabilidad del empleado que se retire por cualquier causa.
− Todos los bienes instrumentales asignados a la UBPP, que no estén siendo utilizados,
así como también aquellos que por su estado físico o cualidades técnicas no resulten
útiles para el servicio al cual se encuentren destinados, deberá solicitarse la baja al
Almacén General, mediante oficio firmado por el responsable o en su caso con el
formato correspondiente.
− Almacén general, publicará en forma periódica la relación de los bienes que tiene a
disposición en condiciones de uso, mismos que podrán ser solicitados por la UBPP
indicando el nombre de la persona responsable que firmará el resguardo.
61
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
− Se exigirá la responsabilidad de pago al valor actual o reposición de un Bien por otro
de las mismas características, cuando por causas imputables al usuario se haya
extraviado o deteriorado, previa resolución de la representación legal de la Institución.
− Cuando un bien mueble propiedad de la Institución, se hubiese extraviado o hubiere
sido robado, previa búsqueda exhaustiva, el responsable del bien deberá presentarse
ante la autoridad competente para levantar el acta circunstanciada, firmada por el
responsable del bien, dos testigos de asistencia y el titular de la UBPP de adscripción.
− Las UBPP’s que manejen semovientes deberán informar mensualmente al Almacén
General sobre los nacimientos y defunciones que ocurran, de no hacerlo será
responsabilidad de la UBPP que maneje los semovientes.
− Almacén General, promoverá el reaprovechamiento o rehabilitación de los Bienes
Instrumentales a disposición y/o determinar su destino final de acuerdo a la
Normatividad vigente.
− Se incluirán como sujetos a registro todos los bienes instrumentales y los actos
relacionados con su administración.
− Los casos no previstos en el presente manual deberán consultarse con las autoridades
competentes.
62
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.7.2. – FUNCIONES
− Realizar inventarios físicos totales o selectivos en todas las UBPP’s del Colegio.
− Llevar el control de los Bienes por número de inventario, ubicación y asignatario.
− Marcación de los Bienes de acuerdo a las reglas establecidas.
− Control y asignación de número consecutivo de los resguardos.
− Custodiar la documentación comprobatoria de resguardo de los bienes instrumentales.
− Recabar información de la entrega de Bienes directamente del proveedor a las UBPP’s
solicitantes.
− Publicar en forma periódica la relación de los bienes que tiene a disposición en
condiciones de uso, mismos que podrán ser solicitados por la UBPP indicando el
nombre de la persona responsable que firmará el resguardo.
− Recibir los Bienes Instrumentales, incluyendo los producidos en el Colegio, excepto
cuando se trate de bienes pecuarios, maquinaria pesada, equipo de cómputo, equipo de
alta precisión y manejo delicado que requieran entregarse directamente en la UBPP.
− Informar a la UBPP interesada cuando el Bien solicitado se haya recibido, indicándole
al mismo tiempo pase a recogerlo a la brevedad posible.
63
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8. – RECEPCION Y BAJA
64
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.1. – JEFE DE OFICINA
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Departamento
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Supervisor de Captura.
Analista de Sistemas Administrativos.
Jefe de sección (Recepción y registro).
Jefe de sección (Baja y destino final).
Subjefe de Almacén.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
De coordinación con:
Los proveedores del Colegio
5. -
Actividad genérica.
Planear, organizar y supervisar las actividades de registro, control y levantamiento
de inventarios.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando.
Supervisar las actividades del personal bajo su mando.
Firmar de visto bueno la documentación de su área.
65
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Verificar que el sistema de computo registre oportuna y verazmente las altas
y bajas del activo fijo propiedad del Colegio.
Supervisar la información que se le solicite a su área y se turne a las UBPP.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Elaborar y coordinar programas de trabajo para su área.
Elaborar informe de sus actividades.
Supervisar la actualización de altas, bajas y cambios de resguardo en el
sistema informático.
De acatar los nuevos métodos de trabajo que se establezcan.
De la coordinación de actividades en el levantamiento de inventarios físicos.
De proporcionar información veraz y oportuna.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Proporcionar sugerencias a su Jefe Inmediato superior para la toma de
decisiones en las actividades de su área cuando se le solicite.
Sugerir mejoras a los métodos de trabajo existentes.
Proponer nuevos métodos de trabajo.
Participar en la formulación de nuevos proyectos.
Cumplir con las disposiciones que marca la SECODAM, así como otros
organismos gubernamentales para el control de los bienes del dominio
privado de la Federación.
Proporcionar la información que le sea solicitada en la práctica de
auditorias.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
66
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Pasante de Licenciatura en Administración o Contador Público.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de las normatividad que sea aplicable a las funciones
encomendadas.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares u otros con actividades parecidas tres años fuera del
Colegio, y se considera que el puesto será conocido por empleado en seis
meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleado en el puesto.
Uno
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
67
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.2. – SUPERVISOR DE CAPTURA
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Oficina
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior
El personal de su área de trabajo.
4. -
Relaciones externas.
Ninguna.
5. -
Actividad genérica.
Registrar las altas, bajas o cambios de activo fijo en el sistema de cómputo.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Registrar en el sistema de cómputo las altas, bajas o cambios de activo fijo
que se generen.
Registrar en el sistema de cómputo el nombre del usuario que tenga a su
resguardo bienes muebles.
Conservar el orden de los documentos fuente en digitación.
Verificar y corregir errores detectados al momento de la captura.
Efectuar el respaldo de la información capturada.
Reportar fallas o desperfectos en el equipo de trabajo.
68
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Generar los listados que le sean solicitados.
Proporcionar información veraz y oportuna.
Elaborar reporte de actividades realizadas.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Carrera Comercial en Computación.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Conocimientos en computación.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares dos años fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
69
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.8.3. – ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Sección.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato Superior
Sus compañeros de trabajo
Las UBPP.
4. -
Relaciones externas.
No requiere.
5. -
Actividad genérica.
Actualización, registro y control administrativo de los bienes instrumentales.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Recopilar resguardos firmados sobre los bienes instrumentales propiedad
del Colegio, para su actualización en tarjeta y sistema informatico.
Analizar la información recopilada y verificarla.
Participar en la depuración de los archivos de las UBPP en las que se haya
realizado el levantamiento de los inventarios físicos.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
70
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Participar en el levantamiento de los inventarios físicos.
Proporcionar oportunamente la información que le sea solicitada por su
Jefe Inmediato.
Participar en la preparación de información para organismos internos y
externos.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad
Carrera técnica en Administración o Contabilidad
7.2.
Conocimientos requeridos
Los conocimientos propios de la carrera.
7.3.
Experiencia
En puestos similares y otros con actividades parecidas, un año fuera del
Colegio y se considera que el puesto será conocido por el empleado en un
mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
71
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9. – SECCION DE RECEPCION Y REGISTRO
72
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9.1. – JEFE DE SECCION
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Subjefe de Almacén
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores
5. -
Actividad genérica.
Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades que a la sección correspondan.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Asignar el número de inventario
Instrumentales de nuevo ingreso.
correspondiente
a
los
Bienes
Mantener actualizados los registros que a la sección correspondan.
Verificar la actualización de las tarjetas de control de Bienes.
Supervisar que los Bienes que ingresen al Almacén se encuentren en buen
estado y que la factura coincida con el pedido.
Proporcionar oportunamente la información para la actualización de
registros en el sistema informático.
73
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Supervisar la marcación oportuna de los Bienes Instrumentales de nuevo
ingreso.
Acatar las políticas internas de trabajo.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
Programar sus actividades
Verificar que los resguardos se entreguen oportunamente a los usuarios.
Dar seguimiento a los trámites de registro de los Bienes de nuevo ingreso.
Verificar físicamente los Bienes inventariados.
Supervisar la marcación de los Bienes adquiridos.
Elaborar reporte de sus actividades.
Colaborar en el mejoramiento de procedimientos administrativos.
Participar en el levantamiento de inventarios físicos.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Técnico Administrativo o Contabilidad.
7.2.
Conocimientos requeridos.
74
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Propios de la carrera técnica.
Métodos de registro y control de bienes muebles.
Levantamiento de inventarios.
7.3. Experiencia.
En puestos similares u otros con actividades parecidas dos años fuera del
Colegio, y se considera que el puesto será conocido por el empleado en dos
meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
75
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.9.2.1. -
SUBJEFE DE ALMACEN
Jefe inmediato superior.
Jefe de Sección.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
Jefe de Oficina
4. -
Relaciones externas.
Ninguna.
5. -
Actividad genérica.
Identificar Bienes de Activo Fijo no marcados con número de inventario; envió y
recuperación de resguardos (tramitar hasta dar de alta en el sistema informático)
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Localizar e identificar el equipo de activo fijo en las diferentes U.B.P.P.
Marcar con número de inventario
Tramitar resguardos con el Jefe de Sección.
Llevar a firma los resguardos con la persona que se hará cargo del equipo.
Recoger resguardos en original y copia, nuevamente entregar al Jefe de
Sección.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
76
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
6.2.
Actividades periódicas.
Entregar copia de los resguardos a la persona responsable del equipo.
Apoyar en otras áreas del Almacén General.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria o carrera técnica avanzada.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Administrativos.
7.3.
Experiencia
Dos años fuera del Colegio en puestos similares y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
77
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10. – SECCION DE BAJA Y DESTINO FINAL
78
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10.1. – JEFE DE SECCION
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Administrativo Especializado.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
Con el Órgano Interno de Control en el Colegio.
Y demás instancias.
4. -
Relaciones externas.
No requiere.
5. -
Actividad genérica.
Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades correspondientes a bajas y destino
final de Bienes de activo fijo.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Mantener actualizados los registros que a la sección correspondan.
Supervisar y coordinar las actividades del personal a su cargo.
Realizar los trámites correspondientes para la baja de bienes muebles.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
79
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Cancelar resguardos y tarjetas de Bienes de activo fijo dados de baja.
Proporcionar la información para la actualización de registros en el
sistema informático.
Colaborar en el mejoramiento de procedimientos administrativos.
Elaborar reporte de sus actividades.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Técnico Administrativo o Contable.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Propios de la carrera técnica.
Métodos de registro y control de bienes muebles.
7.3.
Experiencia.
Dos años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
80
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.10.2. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
Con los proveedores.
5. -
Actividad genérica.
Registro y control de los Bienes Instrumentales que ingresen al Almacén para su
baja.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias
Registrar y controlar los Bienes Instrumentales propiedad del Colegio que
se canalicen al Almacén para su baja.
Registrar en tarjetas de control la devolución del Bien.
Verificar que los resguardos se devuelvan al ultimo usuario , por la baja del
Bien.
Proporcionar oportunamente al operador del sistema informático las
devoluciones de Bienes.
Mantener el control de los Bienes devueltos al Almacén, debiendo informar
de cualquier anomalía a su Jefe inmediato.
6.2.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
Actividades periódicas.
81
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Conciliar información y documentación.
Recibir los Bienes instrumentales para su baja.
Orientar al personal sobre trámites administrativos para su baja.
Proporcionar oportunamente los reportes o informes que le sean solicitados
por sus superiores.
Trasladar cuando así se requiera, Bienes canalizados al Almacén Gral. para
su baja a las Bodegas en el Rancho Tecamac.
Efectuar actividades propias del puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias del puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Conocimientos sobre manejo de archivo, tarjetas kárdex.
7.3.
Experiencia.
En puestos similares, un año fuera del Colegio y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
82
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11. – CONTROL DE BIENES
83
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.1. – JEFE DE OFICINA
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Departamento.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Taquimecanógrafa.
Administrativo especializado.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
Ninguna.
5. -
Actividad genérica.
Organizar y supervisar las actividades de control de bienes propiedad del Colegio.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Distribuir cargas de trabajo al personal bajo su mando.
Firma de Vo.Bo. la documentación de su área.
Verificar que los resguardos se encuentren actualizados, así como las
tarjetas de control.
Verificar que el sistema de cómputo registre oportunamente las altas, bajas
y cambios de bienes instrumentales propiedad del Colegio.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
84
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Programar conjuntamente con los titulares de las UBPP’s la fecha y hora
de levantamiento de inventarios.
Firmar cartas de no adeudo.
Verificar que los inventarios se lleven a cabo en la fecha establecida.
Informar a su Jefe Inmediato y autoridades del Colegio, de los faltantes o
sobrantes de activo fijo.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Licenciatura en Administración o Contaduría.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Proceso administrativo.
Manejo de inventarios.
Normas para la administración de bienes muebles y manejo de almacenes.
7.3.
Experiencia.
Tres años en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en 15 días en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Dos.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
85
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.2.- TAQUIMECANOGRAFA
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
No requiere.
5. -
Actividad genérica.
Efectuar actividades de taquimecanografía, reportes diarios de salida de
materiales.
6. -
actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Elaborar informe diario de actividades.
Recibir y turnar documentación.
Atender llamadas telefónicas.
Organización y control del archivo de su área de trabajo.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.2.
Actividades periódicas.
86
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Proporcionar información que le sea solicitada por el Jefe de Oficina y/o
Departamento.
Solicitar el mantenimiento preventivo de la máquina de escribir.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Carrera comercial secretarial.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Conocimientos propios de la carrera comercial.
7.3.
Experiencia.
Como Taquimecanógrafa dos años fuera del Colegio, y se considera que el
puesto será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Uno.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
87
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
9.11.3. – ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO
1. -
Jefe inmediato superior.
Jefe de Oficina.
2. -
Puesto(s) bajo su mando.
Ninguno.
3. -
Relaciones internas.
De coordinación con:
Su Jefe Inmediato.
Las áreas de recepción y registro, baja y destino final.
Los Departamentos de la Administración Central, Institutos y Campus.
4. -
Relaciones externas.
Ninguna.
5. -
Actividad genérica.
Control de bienes instrumentales propiedad del Colegio.
6. -
Actividades específicas.
6.1.
Actividades diarias.
Actualizar las tarjetas de control.
Controlar el archivo de resguardos por UBPP.
Proporcionar al operador del sistema los cambios que se lleven a cabo.
Dar seguimiento a las solicitudes de las cartas de no adeudo.
Realizar la depuración de los archivos de las UBPP’s en las que se haya
realizado el levantamiento de los inventarios físicos.
6.2.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
Actividades periódicas.
88
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
Levantar inventarios en las fechas programadas con los responsables de las
UBPP’s.
Verificar los bienes inventariados físicamente contra los registros
correspondientes, para determinar posibles faltantes o sobrantes.
Identificar los Bienes que no se encuentren marcados con el número de
inventario correspondiente, para que ellos mismos procedan al marcaje
respectivo.
Informar al Jefe Inmediato de las anomalías detectadas en el levantamiento
de inventarios físicos.
Verificar que los números de inventario coincidan con el resguardo del
bien.
Verificar físicamente el activo fijo que entreguen los usuarios cuando haya
un cambio.
Proporcionar oportunamente los reportes o informes que le sean
solicitados.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
6.3.
Actividades eventuales.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
7. -
Conocimientos teórico-prácticos.
7.1.
Escolaridad.
Preparatoria y/o equivalente.
7.2.
Conocimientos requeridos.
Manejo de inventarios.
Manejo de archivos.
89
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
7.3.
Experiencia.
Un año en puestos similares fuera del Colegio, y se considera que el puesto
será conocido por el empleado en un mes en forma satisfactoria.
8. -
Número de empleados en el puesto.
Ocho.
9. -
Horario normal de trabajo.
De 8:00 a 15:30 Hrs.
90
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
10. – UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE
PARTICIPARON EN LA ELABORACION Y/O
AUTORIZACION DEL MANUAL
SUBDIRECCION DE ORGANIZACION Y COMPUTO
ELABORO:
ROSA MARIA CORNEJO CRUZ
SUPERVISO:
ING. ENRIQUE ORTEGA VARGAS
APROBO:
ING. ENRIQUE ORTEGA VARGAS
DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
APROBO:
LIC. ALFONSO CARRILLO JARA
COORDINACION DE OPERACION
APROBO:
ING. RAMON G. BARRAZA MADRID
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
APROBO:
DR.. ALEJANDRO VELAZQUEZ MARTINEZ
DIRECCION GENERAL
AUTORIZO:
DR. BENJAMIN FIGUEROA SANDOVAL
Con fundamento en el Artículo No. 59 Fracción IX de la Ley de Entidades Paraestatales y
el propio Artículo No. 34 Fracción XIII del Reglamento General del Colegio de
Postgraduados, aprobado por el Consejo Técnico el 18 de marzo de 1998.
11. – GLOSARIO DE TERMINOS
91
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
PARA LOS FINES DEL PRESENTE MANUAL SE ENTENDERA POR:
COLEGIO:
El Colegio de Postgraduados.
INSTITUTOS:
A los Organismos que integran el Colegio ubicados en el
Campus Estado de México y son los siguientes:
Instituto de Recursos Genéticos y Productividad.
Instituto de Recursos Naturales.
Instituto de Fitosanidad.
Instituto de Socioeconomía, Estadística e Informática.
CAMPUS:
A las UBPP’s del Colegio de Postgraduados ubicados
fuera del Campus Estado de México y son los siguientes:
Campus TABASCO (Antes CEICADES).
Campus PUEBLA (Antes CEICADAR).
Campus VERACRUZ (Antes CRECIDATH).
Campus SAN LUIS POTOSI (Antes CREZAS).
Campus CORDOBA.
ADMINISTRACION
CENTRAL:
A los Departamentos que están ubicados en el edificio
administrativo “FRANCISCO MERINO RABAGO”,
incluyendo a Almacén General, Campos Experimentales y
los Departamentos que integran las Coordinaciones de
Estudios de Postgrado e Investigación y Desarrollo.
UBPP:
Unidad Básica de Programación y Presupuesto.
SECODAM:
Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo.
SISTEMA:
Al sistema integrado usuario-máquina para procesar y
proveer información que apoye las operaciones, la
administración y la toma de decisiones en la Institución.
Utiliza equipo de computación y programas;
procedimientos manuales; modelos para el análisis, la
planeación y el control.
DOCA
Departamento de Organización y Cómputo Administrativo.
STOCK:
Cantidad de mercancías disponible, existencia, provisión.
ISR:
A la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
92
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
IVA:
A la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
93
MANUAL DE ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL