Portafolio Activos Fijos

Activos Fijos
Estructura
Características Básicas
Este Portafolio ha sido Desarrollado con la finalidad de Registrar y Controlar la información de los
diferentes activos fijos que posea la empresa. Dentro de las operaciones que pueden llevarse a
cabo en este portafolio se encuentran la depreciación y ajustes por inflación de los activos
depreciables, los ajustes por inflación de los activos no depreciables, la asignación de activos fijos
a una sucursal, centro, actividad y responsable, el traslado de activos a nivel de sucursal, centro,
actividad y responsable, la eliminación de activos, la venta de activos y la aplicación de
mejoras
y
adiciones
entre
otras
operaciones.
A partir de la información registrada para los activos el sistema generará automáticamente el
documento contable afectando las cuentas que se hayan establecido según la configuración.
Las características básicas de este Portafolio son:
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Definición de clases de activos de acuerdo con la configuración del plan de cuentas.
Definición de grupos y subgrupos de activos para la clasificación y organización de la
información
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Activos Fijos
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Manejo de descriptores por cada clase de activo fijo permitiendo mayor capacidad en
cuanto al registro de información y características de los activos.
Posibilidad de manejar más de un método de depreciación
Configuración contable de los métodos de depreciación
Asignación de métodos de depreciación por clase de activo
Configuración de otras transacciones diferentes a depreciación y ajustes por inflación. En
esta configuración se relacionan cuentas para generación de los documentos para el
portafolio contable y financiero
Configuración de estados válidos para tipo de transacciones
Manejo de Clasificación de Activos: Propios o en Arrendamiento
Manejo de Componente, depreciación y ajustes por inflación por componente
Generación automática de documentos contables con la información de los movimientos
registrados en el portafolio
Consultas de saldos y transacciones por activo, componente.
Descripción de Procesos
Parámetros Generales
Al igual que en los otros portafolios de servicios de Nova Plus, los parámetros generales de
activos fijos permiten la definición de la información con la cual se configurará el sistema
para que se realicen algunos procedimientos de manera automática y para que en otros, el
sistema pueda comportarse de una forma determinada.
En estos parámetros se definen las características y atributos que pueden poseer los activos
y las especificaciones de cada una de las posibles transacciones y novedades disponibles en
Nova Plus.
Todo activo posee una serie de atributos tales como clase, clasificación (propio,leasing,etc.)
y grupo; adicionalmente según la clase se tienen asociadas las correspondientes cuentas de
costo, depreciación, ajustes por inflación, valorización y provisiones así como una serie de
datos adicionales (características) definidos por la empresa. Cada activo está conformado
por uno o mas componentes, cada uno de los cuales tienen atributos específicos que lo
caracterizan.
En este punto es importante resaltar que todas y cada una de las transacciones disponibles
en este portafolio se ejecutan por componente del activo.
Dentro de los parámetros a definir para el portafolio de activos fijos se encuentran los
siguientes:
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Clases de Activos
Grupos de activos
Subgrupos de Activos
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Activos Fijos
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Descriptores Líneas
Clasificación de Activos
Situación de Activos
Métodos de Depreciación
Métodos de Depreciación por Clase de Activo
Unidades de Depreciación
Transacciones Datos especiales por Transacción
Novedades
Las novedades son procesos no contables que permiten realizar tanto la apertura del activo
como su modificación.
En este punto es importante destacar que la apertura además de definir el activo y sus
componentes, permite seleccionar el activo a abrir según las entradas a bodega realizadas
por la compra de los mismos.
Transacciones
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Las transacciones a diferencia de las novedades son procesos que tienen implicaciones
contables, es decir que su ejecución genera los asientos contables respectivos de manera
automática. Dentro de este conjunto se encuentran disponibles las siguientes
funcionalidades:
Asignación del Activo, permite la asignación del mismo a una sucursal, centro, actividad y
responsable específico. Esta asignación genera un documento contable que afecta las
cuentas de la clase a la cual pertenece el activo.
Traslado de activos, permite cambiar de Centro de Actividad, Actividad y responsable a un
activo fijo.
Venta de activos, permite registrar la venta de un activo y generar la factura
correspondiente.
Depreciación y ajustes por inflación de activos depreciables, tiene como valor agregado el
presentar el resultado del proceso antes de su contabilización permitiendo su revisión.
Adicionalmente brinda la posibilidad de reversar el último proceso ejecutado de ser
necesario.
Ajustes por inflación de activos no depreciables: proceso similar a la Depreciación y ajustes
por inflación de activos depreciables.
Procesos especiales permite realizar las transacciones de mejoras y/o adiciones,
eliminación y traslado a cuentas de orden de activos totalmente depreciados.
Además de los elementos mencionados anteriormente, el portafolio de activos fijos cuenta
con una serie de consultas a través de las cuales se muestra la información de los activos,
transacciones y movimientos generados.
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Activos Fijos
Descripción del Proceso
Este portafolio ha sido creado para controlar los movimientos de los activos tangibles
adquiridos, construidos o en proceso de construcción, los cuales pueden ser empleados en
forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos, o para usuarios en la administración del ente económico, que no están
destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un
año.
Para hacer uso de este portafolio, es necesario definir la información que se solicita en los
Parámetros Generales con el fin de permitirle al sistema realizar ciertos procesos de manera
automática. Dentro de los parámetros generales se definen las clases de activo, la
información contable y las diferentes transacciones que pueden aplicarse sobre los activos,
entre otros datos. La configuración de los parámetros es determinante tanto para la creación
o registro del activo en el portafolio como para la aplicación de las diferentes transacciones
o movimientos a los que haya lugar.
Después de tener la información de los parámetros, se realiza la apertura de los activos y la
asignación a la sucursal, centro de actividad, actividad y responsable. Esta asignación
permite que se registre la información tanto en el portafolio, como en la situación financiera
de la empresa, de acuerdo con los asientos contables que se generan a partir de la
transacción.
Una vez se ha asignado el activo, es posible depreciar y realizar los ajustes por inflación de
los componentes de los activos cuya clase se ha definido como depreciable, así como,
ejecutar otra serie de transacciones como la venta, eliminación, adiciones, mejoras, etc.
Para los activos no depreciables, existe la opción que permite realizar los ajustes por
inflación de acuerdo con el valor del PAAG que se encuentre vigente para el período. El
proceso de depreciación y ajustes por inflación actualmente puede ejecutarse para todos los
activos disponibles que cumplan las condiciones establecidas en la transacción o para los
activos que pertenezcan a una misma clase de activo que cumplan con las condiciones o
parámetros establecidos.
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