UTEQ Firmado digitalmente por UTEQ Nombre de reconocimiento (DN): cn=UTEQ, o=UTEQ, ou=UTEQ, [email protected], c=MX Fecha: 2015.05.26 14:52:21 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: “DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DEL ÁREA CONTABLE” Empresa: INMOBILIARIA FUENGIROLA S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta: MIGUEL ÁNGEL PLANCARTE BARRERA Asesor de la UTEQ: MISC. Juan Carlos Terrazas Díaz Asesor de la Organización: Lic. Alberto Alejandro Romero Silva. Santiago de Querétaro., Qro. Abril 2015. Resumen En un mundo tan cambiante como en el que ahora vivimos de muchos conocimientos y prácticas, de pronto presentan la necesidad de ser modificados para responder a las expectativas de la sociedad actual. Es por ello que el objetivo de este proyecto es hacer mejor lo que ya se está haciendo en Fuengirola, trabajando de manera más inteligente para que gire en un nuevo concepto de cambio y desarrollo con una capacidad innovadora, en base a información precisa, objetiva y oportuna de su Proceso Contable. Por lo cual se realiza un Diagnostico en el Área Contable que determina la metodología correcta y oportuna que permite conocer y tener evidencia de los movimientos que se dan en las cifras de la empresa para mantener un control sobre todas y cada una de las operaciones que se llevan a cabo; realizando ajustes internos para lograr sus objetivos a través de la retroalimentación. La implementación de este proyecto trae como resultado que la empresa este bien estructurada y que cuente con un Sistema de Información actual y eficaz que acelera el tiempo de respuesta y permite la transformación de datos en información para la toma de decisiones de acuerdo a las diversas actividades que se llevan a cabo en Fuengirola que la estimulan a que desarrolle sus procesos de mejor manera, obteniendo así una eficiente labor en el Área Contable sin retraso alguno. (Palabras clave: empresa, diagnóstico, implementación). 2 sistema, proceso, control, Summary 3 Dedicatorias Dedico este trabajo y agradezco en primer lugar a Dios, que me dio la oportunidad de vivir y llegar hasta este punto de mi vida. Mi más grande agradecimiento a mis padres que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento, por darme una carrera para mi futuro. A mi padre, por ser el pilar más importante y fundamental en todo lo que soy, por los ejemplos de esfuerzo y constancia que lo caracterizan y que me ha inculcado. A mi madre, por haberme apoyado en todo momento, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien. A Erika Guadalupe, mi novia y amiga que con su apoyo constante y amor incondicional se convirtió en un ejemplo a seguir y hoy hemos logrado un objetivo más en nuestras vidas. A mis hermanos Jesús y Guadalupe que siempre han estado a mi lado e impulsándome a ser mejor persona y a toda mi familia gracias por estar conmigo y apoyarme siempre. A mi asesor de estadía Juan Carlos Terrazas que con sus consejos me oriento a lo largo de mi estancia universitaria. A todos ustedes les debo lo que soy ya que juntos compartimos momentos de alegrías y tristezas que hoy en día dan un fruto más en mi vida. 4 Índice Página Resumen ............................................................................................................. 2 Summary ............................................................................................................. 3 Dedicatorias ........................................................................................................ 4 Índice .................................................................................................................. 5 I. Introducción .................................................................................................. 6 II. Antecedentes................................................................................................ 7 III. Justificación ................................................................................................ 13 IV. Objetivos..................................................................................................... 14 V. Alcance....................................................................................................... 15 VI. Análisis de Riesgos .................................................................................... 16 VII. Fundamentación Teórica ............................................................................ 17 VIII. Plan de Actividades .................................................................................... 38 IX. Recursos Materiales y Humanos ................................................................ 39 X. Desarrollo del Proyecto .............................................................................. 40 XI. Resultados Obtenidos ................................................................................ 48 XII. Conclusiones y Recomendaciones............................................................. 49 XIII. Anexos XIV. Bibliografía 5 I. Introducción La Universidad Tecnológica de Querétaro tiene como requisito para titularse cursar una estadía la cual consiste en realizar prácticas profesionales de un cuatrimestre dentro de una empresa, en donde se debe desarrollar un proyecto basado en el modelo de competencias y practicidad que brinda la universidad. Dentro de este proyecto se abordara como punto principal el Diagnóstico del Sistema de Control Administrativo del Área Contable donde se maneja el modelo homeostático dentro de la Inmobiliaria Fuengirola S.A. de C.V. empresa cuyo giro comercial es la compra, venta y arrendamiento de inmuebles en general. El modelo homeostático define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto, es decir el nivel de adaptación permanente de su tendencia a la supervivencia dinámica en el mercado. Con este proyecto se implementarán mejoras al sistema de control contable con el que actualmente labora la organización, con la finalidad de desarrollar los errores y desviaciones que éste muestra para tener un control más acorde a los requerimientos del cliente hoy en día que permita a ambas partes la realización de transacciones comerciales acciones de manera eficaz optimizando los recursos utilizados evitando retrasos y complicaciones. 6 II. Antecedentes 2.1 Antecedentes del Proyecto El capital humano ha cobrado la importancia necesaria para hacer frente a las exigencias del macro entorno en que se desenvuelven las empresas. La tarea administrativa se está viendo incierta y desafiante, pues se está viendo afectada por un sin número de variables, cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre. El administrador se enfrenta con problemas multifacéticos cada vez más complejos que los anteriores, y debe dedicar su atención a eventos y grupos ubicados dentro y fuera de la empresa, los cuales les suministrarán información contradictoria que complicará su diagnóstico perspectivo y su visión de los problemas por resolver las situaciones a enfrentar, como las exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores, de las agencias reguladoras, los desafíos de los competidores, las expectativas de la alta dirección, de los subordinados, de los accionistas, etc. Dada esta situación, 2 alumnos de la Universidad Tecnológica de Querétaro que actualmente se encuentran en periodo de estadía proponen la realización de este proyecto en la Inmobiliaria Fuengirola S.A. de C.V. con la finalidad de desarrollar sus conocimientos y habilidades adquiridos en su trayecto por la Universidad. 7 Se propone el Diagnóstico del Sistema de Control Administrativo del Área Contable ya que hasta el mejor de los planes se puede desviar, sin embargo, este sirve para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la organización, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están estrechamente interrelacionados debido a que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos para corregir cualquier desviación significativa que es una función de todas y cada una de las personas de la organización, eso sí, cada una según el cargo y las responsabilidades que ahí tenga. 8 2.2 Antecedentes Históricos de la Empresa Inmobiliaria Fuengirola S.A. de C.V. En la Ciudad de México a los 24 días del mes de Junio del 1970 surgió Inmobiliaria Fuengirola S.A. de C.V. es en el D.F. por la Sra. Luz Ma. Salcido de Alcoser y el Sr. Rodolfo Alcocer Wolff, cuyo objeto social es: a) La compra, venta y arrendamiento de inmuebles en general, b) La administración y construcción por cuenta propia o ajena de toda clase de obras civiles o con el Gobierno, ya sea para habitación o para usos comerciales, c) La obtención y aprovechamiento por cualquier título legal de toda clase de concesiones, permisos, marcas, licencias, autorizaciones, asignaciones, patentes, nombres y avisos comerciales que contribuyan a la realización del objeto y fines sociales, d) formar parte en cualquier forma legal de otras sociedades de objetos 9 similares, e) la contratación de servicios de Dirección Técnica para adiestrar al personal en toda clase de establecimientos de la sociedad, f) La imposición de capitales, g) el general, la celebración de toda clase de actos o indirectamente con los fines de la sociedad, entre los que se cuentan la compra, venta y arrendamiento de toda clase de bienes inmuebles y h) el comercio en general. Con un capital de $250,000.00 Desde hace aproximadamente 10 años Inmobiliaria Fuengirola está ubicada en la Cd. de Querétaro a cargo del C.P. Santiago Guarneros Flores. En septiembre del 2014 fallece el C.P. Guarneros quedando Fuengirola en manos del Lic. Alberto Alejandro Romero Silva quien es el Representante Legal actualmente. 2.3 Ubicación Av. Tecnológica No. 100 4 ° piso, Despacho 407, Col. San Ángel C.P. 76030 Santiago de Querétaro, Qro 10 2.4 Misión “Ofrecer espacios con los más altos estándares de calidad y excelente ubicación en la cuidad, buscando la generación de valor para nuestros accionistas, clientes, colaboradores y proveedores, logrando así superar sus expectativas y cubrir sus necesidades desarrollando espacios de vida.” (Elaboró: Erika Martínez y Miguel Plancarte.- Tesistas) 2.5 Visión “Distinguirnos por la calidad, prestigio y garantía de nuestras ofertas inmobiliarias a nivel nacional. Mantener nuestro compromiso de buen servicio y obtener los mejores resultados para nuestros inversionistas, clientes, proveedores y colaboradores” (Elaboró: Erika Martínez y Miguel Plancarte.- Tesistas) 2.6 Valores Trabajo en equipo: Para lograr los objetivos comunes. Honestidad: Hablar con la verdad con cliente y compañeros, para lograr una congruencia entre el pensar, decir y el actuar. Responsabilidad: La idea de respuesta, ofreciendo una actitud adecuada a los compromisos que se hacen con el cliente. Lealtad: Comprometidos con la empresa y el cliente, en los buenos y en los malos momentos. 11 Profesionalismo: Logrado a través de la disciplina, confianza y deseos de aprender y progresar. Confianza: Reconocer y creer en el buen actuar por parte de los clientes y equipo de trabajo. Transparencia: Actuando coherentemente con información abierta y oportuna. Respeto: Mostrando aprecio y cuidado por el valor que tienen las personas Innovación: Utilizando la tecnología que permita el desarrollo de la empresa. (Elaboró: Erika Martínez y Miguel Plancarte.- Tesistas) 2.7 Objetivo Organizacional Brindar servicios inmobiliarios dentro de las zonas en pleno desarrollo de la ciudad de Querétaro, ampliando la cartera de clientes y con esto aumentar 5% las utilidades para el final del año en curso al 31 de diciembre. (Elaboró: Erika Martínez y Miguel Plancarte.- Tesistas) 12 III. Justificación El presente proyecto fue propuesto a Fuengirola debido a la problemática que actualmente presenta dentro de los procesos administrativos ya que no son tan eficientes y restan competitividad en el mercado laboral teniendo en cuenta el fallecimiento del Gerente General hace algunos meses. Conscientes de la importancia que implica la innovación en la competitividad y como estrategia para afrontar los nuevos retos en el ambiente de los negocios después del fallecimiento del Gerente, se propone elaborar un Diagnóstico del Sistema de Control Administrativo en el Área Contable para implementar estrategias de dirección, esto con la intención de que se puedan llevar a cabo los objetivos que se persiguen de una manera clara y eficaz ya que hasta el mejor de los planes se puede desviar, sin embargo, este sirve para vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la organización, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. 13 IV. Objetivos 4.1 Objetivo General Hacer lo que ya estamos haciendo, pero hacerlo mejor y trabajar más inteligentemente para que la Inmobiliaria pueda girar en un nuevo concepto de cambio y de desarrollo en el cual tenga una capacidad innovadora que sea representada por las siguientes características: 1. Sentido de identidad. 2. Integración entre los participantes. 3. Adaptabilidad. 4. Mejor servicio al cliente. 5. Perspectiva exacta del medio ambiente. 4.2 Objetivos Específicos Dentro de la empresa los principales objetivos que se busca poder alcanzar con este proyecto en un periodo de aproximadamente 3 meses son: 1. A corto plazo: Mantener una mejor comunicación entre los niveles jerárquicos de la empresa. 2. A mediano plazo: Implementar y documentar los procesos procedimientos para la realización de cada una de sus actividades. 3. A largo plazo: Retroalimentación del desempeño de cada integrante. 14 y V. Alcance Este proyecto tiene una cobertura de aproximadamente un cuatrimestre que es el periodo de estadía dentro de la empresa. Para llevarlo a cabo primero se tuvo que conocer y visualizar la documentación de Fuengirola que incluye información que permite identificar con mayor precisión el comienzo y el final de sus sistemas para conocer el completo funcionamiento de la empresa y así poder detectar errores y/o desviaciones para darles una pronta solución con la retroalimentación del sistema, identificando cada una de las etapas de control que es una herramienta indispensable para la implementación o validación de sistemas correctivos y preventivos de acuerdo a la toma de decisiones de la Alta Dirección. 15 VI. Análisis de Riesgos A continuación se explica cada uno de los riesgos al realizar este análisis: Contenido de los sistemas: Es decir, que no sea lo bastante claros y precisos por lo cual creen confusión. Mobiliario, equipo y recursos: Que tanto la información como el mobiliario y equipo proporcionado sea erróneo u obsoleto. Constantes cambios: Debido al constante crecimiento que se ha generado en los últimos años. Tiempo para poder realizar las modificaciones: Que se requiera de una temporalidad mayor a un cuatrimestre por la importancia que éste tiene para la empresa. Falta de trabajo en equipo: Es uno de los riesgos más difíciles encontrados, aunque el personal sea muy capaz para realizar su trabajo y sepan mucho no podrán lograr los objetivos establecidos de la empresa si no saben trabajar en equipo. 16 VII. Fundamentación Teórica 7.1 La Organización. Según Schvarstein (2004) en la actualidad se vive un ambiente industrializado en las organizaciones donde los recursos humanos van muy orientados al rendimiento. Por lo tanto, las organizaciones son un medio necesario de orden y cooperación constante de los recursos humanos que necesitan ser organizados para lograr sus objetivos en común. Sin embargo hay que tomar en cuenta que la organización es un elemento de dinámica social. La organización se puede definir como el conjunto de personas, empleos, sistemas, funciones, oficinas, instalaciones y dependencias que constituyen un cuerpo o institución social que se rige por usos, normas, políticas y costumbres propios y tienen un objetivo específico. (Brand, 2009) De acuerdo con Evans y Lindsay (2001), el sistema es definido como “el conjunto de funciones o actividades dentro de una organización, que funcionan juntas para buscar el objetivo de la organización”. La organización es un sistema y todas las personas que trabajan dentro de un sistema pueden contribuir a su mejora, lo que acrecentara su gusto de trabajar. Muchos factores dentro del sistema afectan el rendimiento individual de un empleado, por ejemplo: 17 La capacitación recibida La información y los recursos proporcionados El liderazgo de supervisores y gerentes Las interrupciones en el trabajo Las políticas y prácticas administrativas Pocas evaluaciones de desempeño reconocen estos factores y a menudo culpan a individuos con poca capacidad es controlar su entorno. Los individuos o departamentos se desempeñaran a fin de maximizar sus propias ganancias esperadas y no las ganancias de toda la empresa; por lo tanto, la optimización del sistema requiere de cooperación interna. (Evans y Lindsay, 2001). 7.2 Proceso Administrativo. El proceso administrativo está integrado por los siguientes elementos: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. Todo proceso administrativo, por referirse a la actuación de la vida social, es de suyo único, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unidos con los demás, y que, además, se dan suyos simultáneamente. (Reyes, 2000). 18 7.2.1 Planeación. La planeación es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planeación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden. (Chiavenato, 2000). 7.2.2 Organización. Según Chiavenato (2000), la organización es una entidad social porque está constituida por personas y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultados. Está estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de organización. En este sentido, la palabra organización significa cualquier empresa humana conformada intencionalmente para conseguir determinadas metas y objetivos. 7.2.3 Integración. Robbins (2004) nos dice que los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente. 19 En otros términos: debe procurarse adaptar a los hombres a las funciones y no a los hombres. 7.2.4 Dirección. Esta etapa del proceso administrativo, llamada también “ejecución, comando o liderazgo”, es una función de tal trascendencia que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. (Reyes, 2000). Según Chiavenato (2000), la Dirección es: “Aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones”. 7.2.5 Control. El control es un proceso que consiste en vigilia el proceso basándose en los objetivos y normas obtenidos de la planeación. El control cierra el ciclo de los procesos gerenciales pues relaciona el progreso o avance real con el que se previó al momento de la planeación. La realización de informes, comparaciones o evaluación del avance constituyen el fundamento para intervenir, hacer ajustes, replanear y aplicar otras medidas correctivas. (Rodríguez, 2002). 20 7.3 Control Administrativo. Para Lourdes Münch (1999). El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso. Para George R. Terry (2003). El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. Para Henry Fayol (1916). Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. 7.4 Sistema. En el diccionario Brand (2009) define sistema como un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se encuentran interrelacionados. Se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dados en una organización. 21 7.5 Sistema de Control Administrativo. 7.5.1 Control preliminar. Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas en forma adecuada. Una modalidad del control preliminar son los presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de forma numérica y que comprende un periodo con el que se puede comparar la actuación real. (Brownell, 1985). 7.5.2 Control concurrente. Este tipo de control tiene lugar durante la fase de acción o aplicación de los planes en la cual se necesita vigilar las correctas aplicaciones directivas y la sincronización precisa de actividades según se van sucediendo. Una manera muy eficaz de establecer un control concurrente es a través de un sistema de información administrativa. El objetivo de éste es el de proporcionar información rápida y permanente del desempeño de las actividades relevantes; esto es generar informes diarios o en tiempo real para conocer la situación sobre lo que es necesario tomar decisiones. (Brownell, 1985). 22 7.5.3 Control de retroalimentación. Este control hace uso de la información de los resultados anteriores para corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable. Uno de los procedimientos más utilizados por el control de retroalimentación son las auditorias ya sea interna o externa. (Brownell, 1985). 7.6 Etapas de un Sistema Administrativo. 7.6.1 Establecimiento de estándares e indicadores. El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado, para lo cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados. (Schvarstein, 2004). 7.6.2 Medición y detección de desviaciones. Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de detectar desviaciones. Para llevar a cabo esta función se utilizan primordialmente los sistemas de información, por tanto, la efectividad de la medición dependerá directamente de la fiabilidad y exactitud de la información, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta, válida, que mida 23 realmente el fenómeno que intenta medir con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se analice por los canales de comunicación adecuados). Así pues, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo. En términos generales el control es útil para evitar incumplimientos, desperdicios, improductividad, pérdidas, errores humanos o fallas técnicas. (Schvarstein, 2004). 7.6.3 Medición de resultados. Un tercer aspecto en el proceso básico de control administrativo es la medición de resultados; para ello, es necesario establecer indicadores que permitan medir las actividades y, en particular, los resultados de las acciones realizadas, considerando aspectos como: que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide y cuál es la fuente que proveerá la información a medir. Por ejemplo para una organización cuyo objetivo es la innovación de productos, la empresa puede medir cada semestre cuantos productos nuevos ha creado, información que solicitara a la división de productos. (Schvarstein, 2004). 24 7.6.4 Comparación de los resultados con los estándares. Este aspecto del control administrativo consiste en comparar los resultados de la medición con los estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlos. Cuando los resultados son diferentes de los estándares, especialmente cuando se identifica que se obtienen resultados en cantidades no previstas, se requieren ajustes a las acciones que conducen a los resultados para lograr mejorías. (Schvarstein, 2004). 7.6.5 Evaluación de resultados y toma de acciones. Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los resultados de la actividad de las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el logro de los objetivos; según la correspondencia o coherencia entre los resultados obtenidos y los previstos se toman decisiones para que las acciones siguientes se ajusten a dicho logro. (Schvarstein, 2004). 7.6.6 Retroalimentación y reinicio del proceso de control. Realizadas las evaluaciones de resultados y la toma de decisiones a implementar, se comunica la evaluación a las personas involucradas, se les 25 comentan las decisiones que igualmente se ajustan ante las observaciones de dichas personas y se reinicia el proceso de control, lo cual se hará de forma reiterativa y permanente. (Schvarstein, 2004). 7.7 Contabilidad La Contabilidad es un proceso de información acumulativo de la empresa cuyas funciones son: recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. (Romero, 2005) 7.7.1 Objetivo Según Romero (2005), el objetivo principal es conocer la situación económicofinanciera de una empresa en un periodo determinado, que generalmente es de un año; así como también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa. 26 7.7.2 Importancia Permite conocer la real situación económico-financiera de una empresa, en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con exactitud: cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cual es el volumen de compras, ventas, gastos: en definitiva solo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa, es decir, en forma empírica. (Romero, 2005) 7.8 Sistema Contable Guajardo (2002) nos dice: La noción del Sistema Contable, en su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia. Romero (2005) nos dice que los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la participación de especialistas (contadores) que se encargan del registro preciso y del análisis de la información. Los contadores suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la empresa. Ahora bien, en la actualidad, el concepto de Sistema Contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos 27 para que una empresa pueda llevar sus estados financieros de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos. 7.9 Proceso Contable Romero (2005) nos dice que es un conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la Información Financiera, por lo que la Contabilidad y la Auditoria también observan las mismas fases del Proceso Contable; la Contabilidad para obtener información y la Auditoria para comprobarla. Este Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades elaboradas entre sí, que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad. Ayuda al Gerente ya que es un fundamento en la Información Financiera para la Toma de Decisiones. Gráfico N° 1 Proceso Contable ENTRADAS Actos de comercio, compra, venta, etc. PROCESO Proceso Contable SALIDA Estados Financieros y otros reportes FUENTE: Libro de Romero, Principios de Contabilidad 28 7.10 Normatividad Contable. Toda empresa requiere del control de las operaciones económicas que realiza, a fin de poder evaluar su desempeño y presentar la información generada por estas. La Comisión de Principios de Contabilidad en el boletín A-1, define a la Contabilidad como “técnica utilizada para producir información cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma”. Toda empresa debe tener un control sobre las operaciones que realiza, a fin de poder evaluar sus resultados y presentar la información a quienes les interesa, a saber: gobierno federal, dueños o accionistas, proveedores, etc. Esto se logra a través de la Técnica Contable. (Párrafo 13) También las empresas deben contar con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), que es una clave alfanumérica que se compone de 13 caracteres. Los dos primeros, generalmente corresponden al apellido paterno, el tercero a la inicial del apellido materno y el cuarto al primer nombre. Le sigue el año de nacimiento, mes y día; los tres últimos dígitos son la homoclave que es asignada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Éste sirve para evitar claves duplicadas y homónimas, que permite cumplir con las obligaciones que la ley establece para el pago de impuestos de acuerdo al régimen fiscal que pertenezca; Sueldos y Salarios, Prestación de Servicios Profesionales y Régimen de Incorporación Fiscal. 29 7.11 Principios Contables Aplicables. Los principios de contabilidad generalmente aceptados son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación y la presentación de la información financiera cuantitativa mediante los estados financieros. (Párrafo 29) Los principios contables son los siguientes: 7.11.1 Principio de entidad. Aclara que la personalidad de un negocio es distinta e independiente de la de sus propietarios o socios. El objetivo que persigue es evitar mezclar las operaciones, para que las cifras sólo presenten valores, bienes, derechos y obligaciones de la entidad. 7.11.2 Realización. La contabilidad debe cuantificar las operaciones que realiza la empresa, y la forma en que la afecta. Se considera realizada una operación cuando se provoquen modificaciones a las cifras de los recursos y que estas puedan cuantificarse monetariamente. 30 7.11.3 Periodo contable. Puesto que las utilidades de una empresa tan sólo se podrán determinar al concluir su vida, y ésta es ilimitada, se habrá de dividir la vida de la empresa en periodos contables con el fin de informar acerca de los resultados de operación de dicha empresa, además de la posibilidad de que se permita y de su Permita conectar esta información y seguir la huella de sus cifras en los estados financieros. Estos periodos pueden ser anuales, mensuales, etc. según lo decida la administración de la entidad. 7.11.4 Periodo contable. Este principio establece que el valor o las cifras que se presenten en un registro contable debe ser el precio de costo de adquisición o valor real. De ser necesario, estas cifras deberán ser modificadas o ajustadas razonablemente, a fin de preservar su objetividad. 7.11.5 Negocio en marcha. La vida de un negocio es limitada, según lo establezca el acta constitutiva que de ella se elaboró. 31 7.11.6 Dualidad económica. Este principio manifiesta que los recursos que posee la empresa provienen de operaciones con terceros, las operaciones deben registrarse con igualdad. A esta condición se le conoce como la ley del cargo y abono. 7.11.7 Revelación suficiente. El contador público está obligado a proporcionar información fidedigna que permita al usuario de esta técnica, tomar decisiones acertadas. 7.11.8 Importancia relativa. Los estados financieros deben presentar toda la información importante de la empresa, expresando los detalles que le dieron origen. 7.11.9 Consistencia. La empresa debe presentar la Contabilidad sobre reglas de cuantificación que sean constantes, utilizando las mismas reglas y principios a través del tiempo. 32 7.12 Registro Contable. Se entiende por registro contable a la acción en donde se anota el impacto que producen las transacciones económicas en las cifras de una entidad. Debiéndose hacer en los libros y auxiliares correspondientes (libro diario, mayor y auxiliares respectivos). (Dávila & Foster, 2005) El propósito de este registro obedece al hecho de tener evidencia de los movimientos que se dan en las cifras de la empresa, así como mantener un control sobre todas y cada una de las operaciones que se llevan a cabo, todas las operaciones deben ser justificadas mediante el documento que avala a esa operación, pueden ser: recibos, facturas, cheques, pagares, etc. Gráfico N° 2 Proceso del Registro Contable de una Operación Transacción Documento Diario Mayor Auxiliares FUENTE: Libro de Dávila & Foster, Management Accounting Systems Adoption Decisions. 33 7.13 Registro de la Operación. El registro de la operación requiere del conocimiento exacto de las cuentas o partidas que ésta afecte, para tal efecto cada empresa tiene establecido un catálogo de cuentas, considerado una guía de las partidas o cuentas afectadas por una transacción económica, así como lo que debe registrarse como cargo y abono de cada una de ellas y lo que el saldo representa. (Hopper & Powell, 1985) Para Franco Díaz, el catálogo de cuentas es la relación detallada y pormenorizada que contiene el código ó nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa. El catálogo de cuentas se establece de acuerdo con el tipo de operaciones que realice la empresa, así como a las necesidades de información que requiera. El código de cuentas o catálogo, por lo general es numérico, estableciendo un orden que generalmente es el siguiente: 1. Activo. 2. Pasivo. 3. Capital. 34 4. Ingresos. 5. Gastos. 7.14 Estados Financieros. Romero (2005) nos dice que son informes para elaborar un periodo contable al finalizar, su propósito es conocer la situación económico-financiera de la empresa. 7.14.1 Característica. Su principal característica es la información de los Estados Financieros, siempre y cuando sean comprensibles y confiables, que refleje con veracidad dicha información ya que servirá a los socios de la empresa para la toma de decisiones. 7.14.2 Clase de Estados Financieros. Estado de Resultados: Determina la utilidad o pérdida de un ejercicio económico, como resultado de los ingresos y gastos. (Ingresos – Gastos = Resultados). Estado General o Estado de Situación Financiera: Es el que demuestra la situación económico-financiera de una empresa al inicio o al final de un ejercicio económico, se ve reflejado en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. 35 Estado de Flujos de Efectivo o Flujo de Caja: Es obligación presentar este estado así como también es necesario anotar ciertos elementos: - Efectivo.- Comprende el efectivo de caja y bancos. - Equivalentes de Efectivo.- inversiones a corto plazo de alta liquidez que son convertibles a efectivo (30-90 días) y las que no están sujetas (cambian su valor). Estado Superávit o Ganancias Retenidas: Demuestra los cambios o variaciones (ganancia o pérdida neta de ejercicios anteriores, ganancia o pérdida neta del presente ejercicio, dividendos pagados y donaciones al capital), ocurridos en ciertas cuentas patrimoniales, las utilidades o perdidas que no han sido distribuidas a los socios o accionistas. Se elabora para conocimiento de los accionistas de la empresa para analizar sobre el comportamiento de su capital. 7.15 Toma de Decisiones. El propósito de la Contabilidad es proveer información para la adopción de decisiones acerca del proceso de transformación de una empresa. Siempre se requieren sistemas especializados de contabilidad para satisfacer las diversas necesidades de información de los administradores, para informar a los 36 inversionistas, para declarar y pagar impuestos, para informar a las diversas autoridades gubernamentales. La Información Contable es un mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuentan. Lo que permite tomar decisiones sobre puntos tan determinantes como son: Los precios a los cuales se debe vender. Los precios a los cuales les conviene comprar. La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento. La situación financiera de la empresa. El costo del dinero que tomamos prestado, etc. Además de que esta información representa una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran la salud financiera de la organización. (Romero, 2005) 37 VIII. Plan de Actividades A continuación se presenta la Gráfica de Gantt con el cronograma de actividades para el desarrollo del Diagnóstico del Sistema de Administración del Área Contable, donde se señala la duración y el orden en el que se realizó cada actividad. GRÁFICA DE GANTT N° Actividad Responsable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Recabar y revisar información de Fuengirola. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Elaborar la filosofía organizacional. Revisar y poner en practica la filosofía organizacional. Identificar el modelo de sistema que utiliza Fuengirola. Revisar los procesos y procedimientos dentro de la org. Detección de posibles problemas dentro del sistema. Elaborar formatos de trabajo. Llenar formatos de acuerdo a información obtenida. Revisar y corregir formatos de trabajo. Documentar toda la información obtenida. Revisión y corrección de acuerdo a observaciones de Alta Direc. Implementación de procesos y procedimientos en la organización. Retroalimentación del desempeño. Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Tesistas Ene-15 Feb-15 Mar-15 Abr-15 5_9 12_1619_2326_30 2_6 9_13 16_2023_27 2_6 9_13 16_2023_27 30_3 6_10 13_1720_24 38 IX. Recursos Materiales y Humanos A. Recursos Materiales: Para la elaboración del proyecto fue necesario contar con: un despacho (oficina), escritorios de trabajo con sus correspondientes sillas, archiveros, papelería, libros, una computadora por persona con Internet, extensiones y conectores además de insumos. B. Recursos Humanos: NOMBRE PUESTO FUNCIÓN Mantener Lic. Alberto Alejandro Romero Silva Representante Legal el control sobre los grandes aspectos de la compañía. Llevar registro y control de los Arq. Juan Jaime Saldaña Márquez Asist. del Rep. Legal recursos financieros. Procesar, codificar y contabilizar los C.P. Cesar Cerón Velázquez Contador diferentes concepto comprobantes de activos, por pasivos, ingresos y egresos de la empresa. Recabar y procesar Erika Gpe. Martínez Bautista la información obtenida para la implementación del Tesistas Miguel Ángel Plancarte Barrera proyecto como colaboradores dentro de la empresa. 39 X. 10.1 Desarrollo del Proyecto Proceso Administrativo Contable El Área Contable de Fuengirola se integra y sincroniza de la siguiente manera: (Ver Anexo 3) Gráfico N° 3 Proceso Administrativo Contable Fase Mecánica • Trabajar inteligentemente (Filosofia empresarial ). • Tener un nuevo concepto de cambio y desarrollo con capacidad innovadora (Adaptabilidad). • Lograr mejor comunicación jerárquica (Integración). • Implementar y documentar los Procesos Contables (Respaldo de información). • Retroalimentación del desempeño del personal en base a los resultados. Planeación Organización ¿Qué hacer? ¿Cómo hacer? Control Dirección ¿Cómo se hizo? ¡Qué se haga! • Elaboración de Estados Financieros. • Comparar y verificar los resultados obtenidos con los objetivos establecidos. • Conservación y análisis de la información obtenida. • Toma de decisiones. • Darle continuidad y seguimiento. • Establecer funciones específicas al personal. • Dividir las actividades de acuerdo a las necesidades del Ärea Contable. • Elaborar un Sistema de Informacion Contable. • Recolectar documentacion de las operaciones contables de la empresa. • Procesamiento e integración de las operaciones contables (Qué, cómo y dónde registarlas). • Supervición del trabajo. • Revisión de los registroscontables. • Modificar, corregir, eliminar o ajustar las operaciones contables. Fase Dinámica FUENTE: Libro de Dávila & Foster, Management Accounting Systems Adoption Decisions. 40 10.2 Sistema de Información Contable En la actualidad Fuengirola funciona a través de un “Sistema Homeostático”, debido a su nivel de respuesta y adaptación ya que cuenta con la capacidad de detectar y comparar errores y/o desviaciones internas y externas para su corrección, realizando ajustes internos para lograr sus objetivos. 10.3 Vulnerabilidad del Sistema de Información Contable La seguridad del Sistema Informático Contable de Fuengirola es vulnerable, ya que se toman medidas como las salvas de seguridad que permiten recuperar información pérdida, es decir, contar con respaldo de la información. Ahora la Información Contable facilita el trabajo y mejora la toma de decisiones de la empresa en el ámbito Directivo y Gerencial, haciéndola más rápida y oportuna. Ahora bien dentro de Inmobiliaria Fuengirola; El Software Contable que se utiliza es ContPAQ 2003 Versión 10.1.0 que ahora está por actualizar el programa ya que es un trámite obligado de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Tienen acceso el Contador y la Asistente de la Gerencia por lo cual lo hace confiable al únicamente tener acceso dos personas. 41 10.4 Dirección del Área Contable Inmobiliaria Fuengirola en el Área Contable cuenta con un líder reconocido como “resolvedor de problemas”, es decir, que el contador no busca problemas pero tampoco los niega y en caso de presentarse alguno simplemente lo resuelve. 42 10.5 Etapas del Sistema (Mapeo del Sistema Contable) Inicio o Apertura ENTRADAS SALIDAS Mensual Estados Financieros (reportes) (Recursos) Recurso Humano Información Recopilación de Documentos Terrenos, Predios, Casas en Venta y/o Renta Escritorio Computadora Impresora Papelería (hojas blancas, broches baco, pastas, perforadora, engrapadora, clips, pos tic, lápiz, calculadora, etc.) Movimientos Registro de Operaciones Contables (Ingreso, egresos, diario, conciliaciones bancarias) Ajustes Depreciación, causación de intereses, amortizaciones, provisiones Traslado de Saldos a Cuentas Reales Pasar comprobantes físicos a cuentas electrónicas Información Financiera Catálogo de Cuentas Balance General Estado de Resultados Balanza de Comprobación Auxiliares Listado de Pólizas Estado de Flujo de Efectivo Libro de Diario Libro de Mayor Cierre Mensual y Anual RETROALIMENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE INMOBILIARIA FUENGIROLA (Entorno Interno y Externo) 43 10.6 Proceso Contable A continuación se muestran las fases de la Contabilidad de Fuengirola en los siguientes diagramas a traves de las cuales obtiene y comprueba la Informacion Financiera. Este Proceso Contable surge como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades elaboradas entre si, que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad para evitar y/o corregir errores y desviaciones de la empresa. Diagrama 1. Registro de Operaciones Contables Registro de Operaciones Inventarios Perpetuos Analítico o Pormenorizado Implica Abrir una cuenta para cada operación realizada Registra actividades de ventas: Costo y Venta. Sus cuentas Utiliza Ventas, Compras, Inventarios Costo de Ventas y Compras Estados Financieros Estado de Pérdidas y Ganancias Estado de Posición Financiera 44 Diagrama 2. Método de Registro de Operaciones Contables Métodos de Registro de Operaciones Métodos Manuales Métodos Electrónicos Pólizas Operaciones Documentos Fuente Póliza de diario Póliza de entrada de efectivo (Ingreso) Registro de Pólizas Libro de Diario Auxiliares Libro Mayor Estado Preparatorio Libro de Inventarios Estados Financieros 45 Póliza de salida de efectivo (Egreso) Diagrama 3. Proceso Contable Proceso Contable Normativa Contable Leyes y Principios Aplicables Técnica Contable Secuencia de Registro Diario Mayor Estados Financieros Toma de Decisiones 46 Métodos de Registro Manuales Electrónicos 10.7 Etapas del Control Contable Las siguientes etapas son destinadas a lograr el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la Inmobiliaria. Información útil para la Toma de Decisiones Principios de Contabilidad (Registro de Información Financiera Cuantitativa) 2. Procedimiento de Contabilidad (Postulados Básicos) 3. Emisión de Estados Financieros (Información Contable) - Ingresos - Costos - Gastos - Rentabilidad - Utilidades -Pérdidas - Impuestos 4. Correcciones y Ajustes Contables (Detectar y analizar desviaciones ) 1. Documentación e Informacion Contable (Recursos internos y externos) - Pólizas (I, E, D) - Facturas - Comprobantes - Edos. de Cta. - Conciliación Bancaria Control de: 5. Captación de Resultados (Comparar con lo planeado) Conservación de Información para darle continuidad y seguimiento a través de retroalimentación 47 Verificar y revisar los datos contables XI. Resultados Obtenidos De acuerdo a la aplicación de diversas técnicas como observación, entrevista e investigación se logro recopilar la información necesaria para el Diagnóstico del Sistema de Control Administrativo del Área Contable donde se encontró lo siguiente: Desviaciones durante el Diagnóstico del Sistema Existen tiempos muertos (no existe administración del tiempo). En ocasiones saturación de funciones (ej. cierre de mes). Poco personal por falta de trabajo. Falta de comunicación (no hay trabajo en equipo) Falta de dirección dentro de la Empresa (liderazgo). Se cuentan con poca información de la Inmobiliaria. Falta de información documentada (Filosofía Organizacional). Existen atrasos en el registro de la Información Contable. Atraso en los resultados. El Contador es independiente de la Inmobiliaria. Existe mobiliario y equipo que es obsoleto para laborar. Como resultado del trabajo realizado en base a los conocimientos y competencias del equipo de trabajo se logro: Mejorías después del Diagnóstico del Sistema Trabajar con un nuevo concepto de cambio y sentido de identidad con la Inmobiliaria. Mantener una mejor comunicación entre los niveles jerárquicos de la Inmobiliaria. (Ver Anexo 1) Tener un concentrado clasificado y en orden de la Información Contable de la Empresa (Ver Anexo 2) Implementar medidas correctivas y preventivas en Sistema Contable en base a la Toma de Decisiones de la Alta Dirección. Actualizar el Software Contable ya que es un trámite obligado de la SHCP. Documentar la Filosofía Organizacional de Fuengirola. Darle continuidad a los asuntos de la Inmobiliaria que estaban pendientes. 48 XII. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones: Una de las grandes ventajas al realizar este proyecto fue que a pesar de la poca información con la que se contaba, el Gerente fue accesible en cuanto a proporcionar cualquier información y documento necesario. Otras de las facilidades fue que nos otorgaron el permiso de utilizar los archivos de la Inmobiliaria además de tener comunicación directa con nosotros para la elaboración del diagnóstico. Con los resultados obtenidos de la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Administrativo del Área Contable se permitió conocer algunos errores y desviaciones para darles una pronta solución con la retroalimentación del Sistema, identificando cada una de las etapas de control para la implementación o validación de medidas correctivas y preventivas de acuerdo a la Toma de Decisiones de la Alta Dirección; además de mejorar el desempeño y las actividades del personal que laboran en Fuengirola, también permitió actualizar el Sistema Contable que ahora se lleva a cabo de manera eficaz optimizando los recursos utilizados, evitando retrasos o complicaciones y que se pretende que sirva como apoyo al personal para que facilite el conocimiento y funcionamiento de la Empresa. 49 Recomendaciones: A raíz de los resultados obtenidos por parte del diagnóstico se recomienda a la empresa: Mantener una comunicación directa e indirecta (cero chismes y conflictos) entre los niveles jerárquicos de la empresa. Evitar los tiempos muertos a través de la administración del tiempo. Mejorar y evitar errores o desviaciones en sus procesos y procedimientos para la realización de cada una de sus actividades. Retroalimentación del desempeño de cada integrante por lo menos 2 veces al año. Mantener concentrada, clasificada y ordenada su Información Contable. Cuando sea necesario, actualizar su Software Contable con todas las especificaciones que se necesitan con las Nuevas Reformas Contables. 50 ANEXOS 51 Anexo 1 Organigrama General (Propuesta) Representante Legal Nivel Estratégico Nivel Funcional Asistente Tesista Contador Tesista Nivel Operacional Intendente 52 Auxiliar Contable Anexo 2 Fotografías de los archiveros de Contabilidad Antes Ahora 53 Anexo 3 Estados Financieros de Inmobiliaria Fuengirola 1. Movimientos Auxiliares del Catálogo 54 55 56 57 58 2. Impreso de Pólizas 59 60 61 3. Balanza de Comprobación 62 63 4. Estado de Posición Financiera, Balance General 64 5. Estado de Resultados 65 Bibliografía Libros: - Brownell, (1985). Budgetary Systems and the Control of Functionally Differentiated Organizational Activities. Journal of Accounting Research. México: Trillas. - Chiavenato, I. (2000) Administración de Recursos Humanos. (5ª.Ed.) Colombia: McGraw Hil. - Davila, A., & Foster, G. (2005). Management Accounting Systems Adoption Decisions: Evidence and Performance Implications from EarlyStage/Startup Companies. P. 1039-1068. - Evans, James R. y Lindsay, William M. (2001) Administración y control de la calidad. (9ª. Ed.) México: Cengage Learnig. - Fayol, Henri. (1916) Administración industrial y general. (1ª. Ed.) Barcelona: Barsa Planeta - Guajardo Cantú, Gerardo (2002). Contabilidad financiera. México: McGraw Hill. - Hopper, T., & Powell, A. (1985). Making sense of research into the organizational and social aspects of management accounting: a review of its underlying assumptions. P. 429-465. - Münch Galindo, Lourdes. (1999) Fundamentos de Administración. (5ª. Ed.) México: Trillas. 66 - Reyes, Agustín. (2000) Administración de Empresas: teoría y práctica. México: Limusa, Noriega editores. - Robbins, Stephen P. (2004) Comportamiento organizacional. (10ª.Ed.) México: Pearson. - Rodríguez, J. (2002) Administración de pequeñas y medianas empresas. (5ª. Ed.) México: Thompson. - Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill. - Schvarstein, Leonardo. (2004) La inteligencia social de las organizaciones: desarrollando las competencias necesarias para el ejercicio efectivo de la responsabilidad social. (1ª. Ed.) Buenos Aires: Paidós. - Terry, George R. y Franklin Stephen G., (2003) Principios de Administración. 1a. Ed. México: Continental. Diccionarios: - Brand, Salvador Oswaldo. (2009) Diccionario Administrativo. Ed. McGraw Hil. - Franco Díaz, Eduardo. Diccionario de contabilidad. P. 38. 67 Económico y Otras fuentes de información: - Instituto Mexicano de Contadores Públicos. (1997) Comisión de Principios de Contabilidad. Boletín A-1 .Párrafo 13. 68