iva - Universidad del Atlántico

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CÓDIGO: INS-GF-009
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INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y DEVOLUCION DEL IMPUESTO
SOBRE LAS VENTAS - IVA
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para recuperar el impuesto del IVA pagado por la Universidad por la
adquisición de bienes, suministros y servicios gravados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN), de acuerdo a la normatividad vigente.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para todos los pagos realizados por la Universidad del Atlántico por servicios
prestados y/o compras de bienes y suministros gravados e inicia desde la generación del reporte
de los pagos que afectaron el IVA, para su debida revisión, este con el fin de solicitar la devolución
de IVA, hasta la consignación de la devolución de IVA por parte de la DIAN.
3. RESPONSABLES
3.1.
RECTOR(A): Es el funcionario encargado de delegar mediante la firma del Poder al
profesional designado como apoderado de la Universidad para presentación de la solicitud
de devolución del IVA.
3.2.
CONTADOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O JEFE DE CONTABILIDAD: Es la
persona encargada de la revisión y firma del Formato Solicitud de Devolución del Impuesto
a las Ventas exigidos por la DIAN que deben presentar aquellas entidades autorizadas
para solicitar la devolución del IVA.
3.3.
PROFESIONAL Y/O TÉCNICO ADMINISTRATIVO: Son los responsables de preparar los
documentos soportes y el formato de solicitud exigidos por la DIAN.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

IVA: (Impuesto al Valor Agregado) Valor generado por compra de bienes o prestación de
servicio.

ORDENADOR DEL GASTO: Persona que autoriza el gasto, en la Universidad quien tiene
esta facultad es Representante Legal o Rector.

EGRESOS: Es el documento soporte del pago efectivo de la operación.

COMPROBANTE DE CAUSACION: Comprobante donde se registra contablemente una
operación.

CARTA DE INSTRUCCIÓN: Documento que ordena efectuar el pago en donde se
especifica el beneficiario, la cuenta a consignar, la cuenta de donde saldrán los recursos y
la fecha.

APLICADO: Es la confirmación por parte de la Fiducia el aplicado del abono en cuenta de
un determinado pago.
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
FIDUCIA: Es la empresa en el cual una persona natural o jurídica llamada Fiduciante
contrata con una empresa llamada fiducia, que se obliga a administra los recursos para
cumplir una finalidad al constituyente.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este instructivo, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

Este procedimiento se debe iniciar cuando se verifique el aplicado o pago de las facturas.

Se debe tener en cuenta que todas las facturas cumplan con los requerimientos exigidos
por la ley.

La Solicitud de Devolución del Impuesto sobre las Ventas debe hacer a más tardar el
último día hábil del mes siguiente al vencimiento del bimestre respectivo.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción
1
Solicitar cita telefónica para presentación de la
devolución del IVA del respectivo bimestre.
2
3
Generar el reporte donde se afecta la cuenta contable
del IVA y solicitar en Tesorería el reporte de lo pagado
por las Fiducias.
Revisar y hacer la debida conciliación de los reportes
de lo pagado por Fiducia y el generado por la
dependencia de Gestión Financiera.
4
Recopilar y organizar los documentos necesarios para
la verificación de la conciliación física.
5
Diligenciar el Formato Solicitud de Devolución del
Impuesto a las Ventas expedido por la DIAN con la
información conciliada para el envío del mismo a las
oficinas de este organismo.
6
Verificar y firmar los reportes por el Contador Publico
con la Tarjeta Profesional. (Contabilidad se queda con
una copia de todos los reportes).
7
8
Autorizar con firma el Poder que designa el profesional
que actuará como apoderado para la representación
de la Universidad ante DIAN. O si no solo podría
hacerlo el Representante Legal de la institución.
Presentar personalmente los reportes con sus
respectivos soportes en las oficinas de la Dirección de
Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN).
Responsable
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
Documento/
Registros
Reportes
Facturas, Egresos,
Orden de pago,
Causación.
Formatos
Diligenciados
(Jefe de
Contabilidad o
profesional
Administrativo)
Reportes (original
y copia)
Rector(a)
Poder
Representante
Legal o
Apoderado
Reportes y
respectivos
soportes
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No.
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Descripción
Responsable
Recibir la visita del funcionario de la DIAN a la
Universidad que tiene por misión la verificación de los
reportes presentados por la Universidad a través de la
oficina de Gestión Financiera.
Recibir la notificación de la Resolución emitida por la
DIAN aprobando o rechazando la solicitud de
devolución del IVA presentada por la Universidad.
En caso que la solicitud presentada sea rechazada por
parte de la DIAN:
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
Se asignará a la dependencia competente para
presentar el correspondiente Recurso de Reposición.
11
12
13
14
Si la solicitud de devolución sobre el impuesto del IVA
es aprobada por parte de la DIAN:
Documento/
Registros
Facturas, carta de
instrucción y
Egresos
verificados
Representante
legal o
apoderado
Resolución
Representante
Legal o
Apoderado
Recurso de
Reposición
(Profesional o
Técnico
Administrativo)
Se inspeccionan en los reportes o extractos bancarios
los ingresos por concepto de abonos en la cuenta
corriente indicada por la Universidad.
Se revisa esta información con la solicitud de (Profesional o
devolución del IVA inicial y si hay diferencias ir a
Técnico
actividad 13 si no a la actividad 14
Administrativo)
Se determina la razón de las diferencias y se informa a
(Contador y Jefe
al Contador y al Jefe de la División Financiera para que
de la división)
se tome una decisión.
(Profesional o
Se procede a realizar el ingreso de la devolución y
Técnico
realizar el registro concerniente al IVA.
Administrativo)
Abonos en cuenta
de la Universidad
Resolución
Resolución
Causación
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 2627 del 28 de diciembre del 1993.
Por el cual se establece el procedimiento para la devolución del impuesto a las ventas a las
instituciones estatales u oficiales de educación superior.

Ley 30 de 1992, Articulo 92.
En el cual establece que no son responsables del IVA las instituciones estatales u oficiales de
Educación Superior tendrán derecho a la devolución del IVA que paguen por los bienes,
insumos y servicios que adquieran, mediante liquidaciones periódicas que se realicen en los
términos que señale el reglamento.

Estatutos tributarios.
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8. REGISTROS






Facturas.
Egresos.
Causaciones.
Reportes de Auxiliar de la Cuenta de IVA.
Carta de Instrucción
Formato “Solicitud de Devolución del Impuesto Sobre las Ventas” (DIAN).
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 del
2009
Roberto Esquiaqui
González
VERSIÓN ORIGINAL
1
Septiembre 14 de
2012
Se crea en la actividad 6 la acción Verificar
Roberto Enrique
Esquiaqui González Se crean las actividades 12, 13 y 14
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