TRÁMITE DOCUMENTARIO: - Universidad Inca Garcilaso de la Vega

UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA
FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS
TRÁMITE DOCUMENTARIO:
PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMAS
(Régimen de Estudios: Distancia)
DECANO Dr. JESÚS ANTONIO RIVERA ORÉ
SAN ISIDRO, ABRIL 2015
INTRODUCCIÓN
El presente documento, que se pone a disposición de las autoridades y comunidad universitaria de la
Universidad Inca Garcilaso de la Vega, se enmarca dentro del proceso de acreditación en curso de la
Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y constituye una revisión y actualización a abril de 2015, de
los trámites documentarios que tiene que seguir el usuario, en cuanto a requisitos y procedimientos y
su expresión en flujogramas.
2
SEGUNDA PARTE
TRÁMITE DOCUMENTARIO DEL RÉGIMEN DE ESTUDIOS A DISTANCIA
A continuación se presenta la relación de los trámites documentarios que con frecuencia realiza el estudiante de la
Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega en el régimen de estudios a
distancia y que se van a especificar a través de requisitos, ruta de trámite a seguir y su expresión en flujogramas.
1. ACTA APERTURA DE CUADERNO PRATICAS PREPROFESIONALES
2. ACTUALIZACION DE MATRICULA
3. AMPLIACION DE CREDITOS
4. CAMBIO DE OPE
5. CARNET UNIVERSITARIO – DUPLICADO
6. CARTA DE PRESENTACION PRACTICAS PRE PROFESIONALES (A PARTIR DE OCTAVO CICLO)
7. CARTA DE PRESENTACION (I al VII)
8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
9. CONSTANCIA DE EGRESO
10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS
11. CONSTANCIA DE INGRESO
12. CONSTANCIA DEL TERCIO O QUINTO SUPERIOR
95
13. CONSTANCIA PRACTICAS PRE-PROFESIONALES
14. DEVOLUCIÓN DE DINERO
15. DIPLOMA DE INGLES
16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE)
17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA)
18. EXAMEN SUSTITUTORIO
19. EXAMEN DE APLAZADOS
20. GRADO DE BACHILLER
21. MATRICULA DE CURSOS POR CRÉDITOS
22. RECORD DE NOTAS
23. RECTIFICACIÓN DE MATRICULA
24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE
25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL)
26. RESERVA DE MATRÍCULA (sólo para ingresantes)
27. TITULO PROFESIONAL
28. TITULO PROFESIONAL (PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD)
29. TRANSFERENCIA DE PAGO (SE MATRICULA Y DECIDE RETIRARSE)
30. TRASLADO DE EXAMEN
96
1. ACTA APERTURA DE CUADERNO PRATICAS
PREPROFESIONALES
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al decano
2
Carta de presentación
3
Carta de aceptación
4
Cuaderno A-4 color verde con carátula
5
Recibo por derecho de tramite documentario S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
Oficina
MESA DE PARTES
SECRETARIA
ACADEMICA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos.
Análisis del documento (alumno debe acreditar haber aprobado del I al VII ciclo)
Entrega el cuaderno verde A4 con el acta de apertura del interesado a las
OPE quien entrega a interesados
97
1. ACTA DE APERTURA DEL CUADERNO DE
PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
MESA DE
PARTES
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Análisis de
documentos y
elaboración de
acta de apertura
Registro
MESA DE
PARTES
Recepción del
cuaderno verde
A4 con el acta de
apertura
Visación por Jefe
de Prácticas PreProfesionales y
Secigra
Registro
Fin
Entrega del
cuaderno verde
A4 con el acta de
apertura
Sólo para
entidad privada
se envía a OPE
Revisión y reformulación: GAAC
98
2. ACTUALIZACION DE MATRICULA
Es el documento que emite la Facultad, donde se autoriza la activación del pago de matrícula, para aquellos alumnos que dejaron de estudiar
uno ó más semestres académicos. El alumno deberá adecuarse al currículo
REQUISITOS
1 Solicitud dirigida al Decano
2 Recibo por derecho de actualización de matrícula S/ 95.00
3 Recibo de trámite documentario S/. 5.00
4 Constancia de no adeudar a la Universidad
RUTA DEL TRAMITE
N
Oficina
º
Tramite que realiza
1
OFICINA
Recepción y Verificación de requisitos.
DISTANCIA
2
OFICINA
Análisis y elaboración de la resolución de actualización de matrícula.
DISTANCIA
3
DECANAT
O
Recepción, revisión y firma de Carta y Resolución de Actualización de matricula
OFICINA
4 DE
Se remite Resolución a:-Economía (activa Pago de matrícula) -Oficina de Informática y Telecomunicaciones
ECONOMÍA
5
OFICINA
DISTANCIA Recepción de Resolución firmada para entrega al alumno o lo
remite a las OPES
99
2. ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración
resolución y carta
a oficina externa
DECANATO
OFICINAS
EXTERNAS
Recepción y firma
de resolución y
carta
Oficina de
Economía
recepción de
resolución
Activación pago
matrícula
Recepción de
resolución
Registro
Fin
Oficina
Informática y
Telecomunicac.
recepción de
resolución
Entrega de
resolución
Activación
matrícula
Revisión y reformulación: GAAC
100
3. AMPLIACION DE CREDITOS
Es el derecho que adquieren los estudiantes, como resultado de un rendimiento académico excelente.
Permite al alumno llevar más créditos de los autorizados por su matrícula regular.
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Ficha de matrícula del ciclo vigente
3
Boleta de Notas (semestre anterior NO TENER CURSOS DESAPROBADOS o NSP)
4
Recibo por Tramite S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
1
OPE
2
OPE
3
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos.
Verifica información, autoriza y se coordina con cuentas corrientes para que se
cargue el monto a pagar.
TESORERIA DE LA Realiza el cobro de acuerdo a la cantidad de créditos autorizados y según
UNIVERSIDAD
categoría
4
ALUMNO
Paga y presenta el voucher original a su OPE
5
OPE
Realiza la matrícula.
101
3. AMPLIACIÓN DE CRÉDITOS
USUARIO
OPE
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
OPE
Verificación,
Autorización y
entrega al alumno
TESORERÍA DE LA
UNIVERSIDAD
Realiza cobro
Registra cobro de
ampliación de
créditos
Interesado realiza
pago en Tesorería
Entrega recibo de
ampliación de
créditos a alumno
Interesado adjunta
pago a OPE
Procesa
ampliación e
informa al alumno
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
102
4. CAMBIO DE OPE
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por derecho de trámite documentario S/. 5.00
3
Recibo por derecho de cambio S/. 20.00
4
Reporte de matrícula del ciclo anterior (si dejó de estudiar copia de Resolución de actualización y de
matrícula)
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OFICINA DISTANCIA
Recepción, verificación de requisitos y elaboración de resolución
2
SECRETARIA
ACADEMICA
V° B°. Secretario Académico
3
DECANATO
Recepción y firma de resolución y envía a Oficina de Economía
4
OFICINA ECONOMÍA
Recepción de Resolución y actualización de pagos
5
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
Recepción de Resolución y Actualiza cambio
TELECOMUNICACIONES
6
SECRETARIA
ACADEMICA
Recepción de Resolución firmada
7
OFICINA DISTANCIA
Recepción de Resolución firmada para entrega al alumno
103
4. CAMBIO DE OPE
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración
resolución y carta
a oficina externa
SECRETARÍA
ACADÉMICA
VoBo Secretario
Académico
DECANATO
OFICINAS
EXTERNAS
Recepción y firma
de resolución y
carta
Oficina de
Economía
recepción de
resolución
Registro
Recepción de
resolución
Recepción de
resolución
Registro
Fin
Actualización de
pago
Oficina
Informática y
Telecomunicac.
recepción de
resolución
Entrega de
resolución
Actualización
cambio OPE
Revisión y reformulación: GAAC
104
5. CARNET UNIVERSITARIO - DUPLICADO
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Denuncia de perdida - PNP
3
Reporte de Matricula
4
Recibo por Duplicado de carnet S/. 60.00
5
Recibo de trámite S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
MESA DE PARTES
Recepción y verificación de requisitos
2
OFICINA
DISTANCIA
Elabora carta para Vicerrectorado (para atención por Oficina de Servicios
Académicos del Vicerrectorado)
3
DECANATO
Firma de carta por Decano y envío a Vicerrectorado
4
VICERRECTORADO Tramitan carnet
5
OFICINA
DISTANCIA
Recepción de carnet y entrega a la OPE, para que a su vez, entregue al
interesado
105
5. CARNET UNIVERSITARIO (DUPLICADO)
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elabora carta para
Vicerrectorado
DECANATO
VICERRECTORADO
ANR
Firma y envío de
carta a
Vicerrectorado
Recepción de
carta
Recepción de
solicitud
Tramita carnet
duplicado ante
ANR
Registro
Recoge carnet
duplicado y
entrega a alumno
Emite duplicado
de carnet y envía
a Vicerrectorado
Recepciona carnet
duplicado
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
106
6. CARTA DE PRESENTACION PRACTICAS PRE
PROFESIONALES (A PARTIR DE OCTAVO CICLO)
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por Carta de Presentación S/. 35.00
3
Record de notas (copia)
4
Recibo S/. 5.00 por trámite documentario
NOTA
NO DEBE TENER NINGÚN CURSO PENDIENTE DE PRIMERO AL SÉPTIMO CICLO
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
MESA DE PARTES
Recepción de requisitos
2
SECRETAARÍA
ACADÉMICA
Revisión y elaboración de carta y VºBº del Jefe de Prácticas
3
DECANATO
Recepción y firma de carta
4
OFICINA
DISTANCIA
Recepción de carta y lo remite a la OPE
107
6. CARTA DE PRESENTACIÓN DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
(A PARTIR DE OCTAVO CICLO)
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración de
carta
DECANATO
Recepción y firma
de carta
Registro
Recepción de
carta firmada
Registro
Fin
Remite carta a
OPE
Revisión y reformulación: GAAC
108
7. CARTA DE PRESENTACION (II al VII)
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por carta de presentación S/. 35.00
3
Reporte de matrícula (copia)
4
Recibo por derecho de trámite S/. 5.00
NOTA
NO VÁLIDO PARA PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
MESA DE
PARTES
Recepción y Verificación de requisitos
2
DECANATO
Recepción y verificación y derivación a Secretaría Académica para el informe del alumno
3
4
5
SECRETARIA
Elabora informe de situación académica del alumno y lo deriva a Decanato
ACADEMICA
Recepción informe para elaboración de carta con su respectiva visación y firma por el
DECANATO
Señor decano
OFICINA
Recepción de carta firmada para entrega a interesado o remitir a la OPE
DISTANCIA
109
7. CARTA DE PRESENTACIÓN (II AL VII CICLO)
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
MESA DE
PARTES
Registro
MESA DE
PARTES
Recepción de
carta firmada
DECANATO
Recepción,
verificación y
derivación a
Secretaría
Académica
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Elabora el informe
de la situación
académica del
alumno y
derivación al
Decano
Recepción,de
Informe y
elaboración de
carta con
respectiva
visación y firma
Registro
Fin
Entrega de carta a
alumno O remite a
OPE
Revisión y reformulación: GAAC
110
8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
Es el documento que emite la Facultad a través de la Oficina de Informática y Telecomunicaciones de la
Universidad firmado por el Decano de la Facultad, en el que se consigna las notas por asignaturas obtenidas
por los alumnos, según las actas oficiales
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por derecho de certificado de estudios S/.35 por ciclo
3
Copia de constancia de no adeudar a la Universidad (copia)
4
01 Fotografía tamaño carné actual
5
Recibo por tramite documentario S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OFICINA DISTANCIA
Recepción y Verificación de requisitos.
2
OFICINA DISTANCIA
Se elabora carta al Jefe de OIT solicitando certificados de estudios
3
DECANATO
Firma de carta de autorización y envío a OIT
4
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
Elabora y emite certificados de estudio
TELECOMUNICACIONES
5
DECANATO
Recepción certificado de estudios y firma el Decano
6
OFICINA DISTANCIA
Recepción certificado de estudios para entregar al alumno o remite a OPE
111
8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración de
carta a Jefe OIT
DECANATO
OFICINA
INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES
Recepción, y
firma de carta
Elaboración y
emisión de
certificado de
estudio
Registro
Recepción de
certificado
Recepción de
Certificado de
estudios y firma
Registro
Fin
Entrega de
certificado
Revisión y reformulación: GAAC
112
9. CONSTANCIA DE EGRESO
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Certificados de Estudios originales (sin cursos desaprobados)
3
Recibo de pago por derecho de constancia de egreso S/. 20.00
4
Si es bachiller solo copia del recibo
5
Recibo por derecho de tramite documentario S/. 5.00
6
01 Fotografía tamaño Carné
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
MESA DE PARTES
Recepción, Verificación de requisitos y elaboración de constancia
2
SECRETARIA
ACADEMICA
Elaboración de constancia
3
MESA DE PARTES
Recepción de constancia de egreso para entregar al alumno
113
9. CONSTANCIA DE EGRESO
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
Verificación de
constancia
Registro
Firma de
constancia por
Secretario
Académico
Elaboración de
constancia
Recepción de
constancia
Registro
Fin
Entrega de
constancia
Revisión y reformulación: GAAC
114
10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS
Es el documento que emite la Facultad a través de la Secretaría Académica, haciendo constancia expresa
de la situación académica de los estudiantes.
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al decano, indicando código, ciclo y/o año de estudios respectivos
2
Recibo por derecho de constancia de estudios S/. 20.00
3
Recibo por derecho de tramite documentario S/ 5.00
4
Ficha de matricula del semestre o ciclo solicitado (copia)
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
SECRETARIA
ACADEMICA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción, Verificación de requisitos y elaboración de constancia
Verificación de constancia de estudio. Secretario Académico firma constancia
Recepción de Constancia de estudios para entregar al alumno
115
10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
Registro (día 1)
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Verificación de
constancia
Firma de
constancia por
Secretario
Académico
Elaboración de
constancia
Recepción de
constancia
Registro
Fin
Entrega de
constancia
Revisión y reformulación: GAAC
116
11. CONSTANCIA DE INGRESO
Es un documento que otorga la Oficina de Informática y Telecomunicaciones, donde acredita el ingreso la
Facultad de Derecho y Ciencias Políticas
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al decano
2
Recibo por derecho de Constancia de ingreso S/. 20.00
3
01 Fotografía tamaño carné
4
Recibo por derecho de tramite documentario S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OFICINA DISTANCIA
Recepción y Verificación de requisitos.
2
OFICINA DISTANCIA
3
DECANATO
4
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
Elabora y emite constancia de ingreso
TELECOMUNICACIONES
5
DECANATO
Recepción de constancia de ingreso
6
OFICINA DISTANCIA
Recepción de constancia para entregar a alumno o remite a OPE
Se elabora la carta solicitando constancia de ingreso a Oficina de Informática y
Telecomunicaciones
Recepción y firma de la carta y remite a Oficina de Informática y
Telecomunicaciones
117
11. CONSTANCIA DE INGRESO
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración de
carta a
Jefe OIT
DECANATO
OFICINA
INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES
Recepción, y
firma de carta
Elaboración y
emisión de
constancia de
ingreso
Registro (día 1)
Recepción de
constancia
Recepción de
constancia emitida
Registro
Fin
Entrega de
constancia
O remite a OPE
Revisión y reformulación: GAAC
118
12. CONSTANCIA DEL TERCIO ó QUINTO
SUPERIOR
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al decano. (Indicando ciclo o semestre)
2
Recibo de pago por derecho de constancia S/. 20.00
3
Recibo por derecho de tramite documentario S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OFICINA DISTANCIA
Recepción y Verificación de requisitos.
2
OFICINA DISTANCIA
Se elabora carta solicitando información del tercio o quinto superior
3
DECANATO
Firma y envía carta a Oficina de Informática y Telecomunicaciones solicitando
información.
4
5
6
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
Elabora y emite la información solicitada.
TELECOMUNICACIONES
SECRETARIA
Elabora y firma constancia del tercio o quinto superior según información de
ACADEMICA
Oficina de Informática y Telecomunicaciones
OFICINA DISTANCIA
La constancia es entregada al interesado o es remitida a OPE
119
12. CONSTANCIA DE TERCIO O QUINTO SUPERIOR
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
SECRETARÍA
ACADÉMICA
DECANATO
OFICINA
INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES
Recepción y firma
de carta
Elaboración y
emisión de
información
Registro
Elaboración de
carta a
Jefe OIT
Recepción de
constancia
Elaboración y
firma de
constancia
Recepción de
información
Registro
Fin
Entrega de
constancia O
remite a OPE
Revisión y reformulación: GAAC
120
13. CONSTANCIA PRACTICAS PRE
PROFESIONALES
REQUISITOS .........................................Duración 4 dias aprox.)
1
Solicitud dirigida al decano
2
Presentación de cuaderno donde están registradas las practicas pre profesional desde el inicio hasta
el final (1 año) Para institución pública constancia de prácticas y se tramita la resolución de
convalidación de prácticas pre profesionales
3
Recibo por trámite S/. 5.00
4
Recibo por constancia S/. 20.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
MESA DE PARTES
Recepción y verificación de requisitos.
2
SECRETARIA
ACADEMICA
3
OFICINA
DISTANCIA
Análisis del documento y elaboración de constancia de prácticas preprofesionales y firma por Jefe de Prácticas Pre profesionales y SECIGRA
Entrega la constancia y el cuaderno verde A4 visado en caso de instituciones
privadas. En caso de instituciones pública se entrega constancia
Recibe la constancia con el cuaderno verde o solamente constancia si es de
institución pública, para entregar al alumno o remitir a OPE
121
13. CONSTANCIA DE PRÁCTICAS PREPROFESIONALES
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
MESA DE
PARTES
Registro
MESA DE
PARTES
SECRETARÍA
ACADÉMICA
Análisis de
documentos Y
elaboración de
constancia
Firma de
constancia por
Jefe de Prácticas
Pre-profesionales
y SECIGRA
Recepción de
constancia
Registro
Fin
Entrega de
constancia o
remite a OPE.
Revisión y reformulación: GAAC
122
14. DEVOLUCIÓN DE DINERO
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo original que solicita la Devolución
3
Recibo por Tramite S/. 5.00
4
Acreditación de motivo por que dejó de estudiar
5
Informe Académico
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos
Elabora carta para la Oficina de Economía UIGV
3
DECANATO
Decano firma carta y envío a Oficina de Economía
4
OFICINA DE
ECONOMIA
Evalúa y procesa y determina si procede o no
123
14. DEVOLUCIÓN DE DINERO
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elabora carta para
la Oficina de
Economía
DECANATO
OFICINA DE
ECONOMÍA
Firma y envía
carta a Oficina de
Economía
Recepción de
solicitud
Registro
Evalúa y procesa
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
124
15. DIPLOMA DE INGLES
REQUISITOS
1
2
3
Solicitud dirigida al Decano
Record de Notas Original donde figura el curso de inglés aprobado del I al VI ciclo
Recibo x Tramite S/. 5.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
DECANATO
INSTITUTO DE
IDIOMAS
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos
Elabora carta al Instituto de Idiomas
Firma por Decano y envío a Instituto de Idiomas
Entrega interesado av. Brasil nº 1007- Jesús María, si es de provincia le remite a
la Oficina de Distancia, para enviar a OPE
125
15. DIPLOMA DE INGLÉS
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
OFICINA
DISTANCIA
Elabora carta para
Instituto de
Idiomas
DECANATO
Firma y envía
carta a Instituto de
Idiomas
INSTITUTO DE
IDIOMAS
Recepción de
solicitud
Entrega a
interesado o envía
a Oficina de
Distancia para
remisión a OPE
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
126
16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR
(ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE)
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por eliminación de deuda pendiente
3
Recibos pagados por matrícula y pensión
4
Documentación de sustentación que justifique la solicitud
5
Informe Académico del semestre
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos
Elabora informe a académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV
3
DECANATO
Decano firma carta y envío a Oficina de Economía
4
OFICINA DE
ECONOMIA
Evalúa y procesa
127
16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE)
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elabora informe
académico y
elabora carta para
la Oficina de
Economía
DECANATO
OFICINA DE
ECONOMÍA
Firma y envía
carta a Oficina de
Economía
Recepción de
solicitud
Registro
Evalúa y procesa
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
128
17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR
(HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA)
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por eliminación de deuda pendiente
3
Haber pagado el 50% del total de la pensión por enseñanza (02 armadas)
4
Documentación de sustentación que justifique la solicitud
5
Informe Académico del semestre
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos
Elabora informe a académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV
3
DECANATO
Decano firma carta y envío a Oficina de Economía
4
OFICINA DE
ECONOMIA
Evalúa y procesa
129
17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA)
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elabora informe
académico y
elabora carta para
la Oficina de
Economía
DECANATO
OFICINA DE
ECONOMÍA
Firma y envía
carta a Oficina de
Economía
Recepción de
solicitud
Registro
Evalúa y procesa
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
130
18. EXAMEN SUSTITUTORIO
REQUISITOS
1
2
Derecho de Tramite S/. 5.00 y solicitud
Recibo por examen S/. 65.00 por asignatura
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
Oficina
MESA DE PARTES
OFICINA DE
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción de solicitud
Publica programa del examen a través de la sección de evaluación
131
18. EXAMEN SUSTITUTORIO
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción de
solicitud
MESA DE
PARTES
OPE
Evalúa a alumnos
que rendirán
examen
sustitutorio
Registro
MESA DE
PARTES
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
132
19. EXAMEN DE APLAZADOS
Es el trámite que hace el alumno cuando sale desaprobado en un máximo de 3 asignaturas
REQUISITOS
1
2
Derecho de tramite S/. 5 y solicitud
Recibo por examen aplazado S/. 20 por crédito
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OPE
Verificación y recepción de formato lleno de examen de aplazados
2
OPE
Autoriza al alumno realizar el pago (máximo 3 asignaturas)
3
ÁREA DE
EVALUACIONES
Recepción de formato lleno y voucher de pago enviado por correo por OPE
4
NUEVAS
TECNOLOGÍAS
Recepción de copia
133
19. EXAMEN DE APLAZADOS
USUARIO
Inicio
OPE
ÁREA
EVALUACIONES
Recepción y
verificación de
documento
NUEVAS
TECNOLOGÍAS
Recepciona copia
Autoriza a alumno
a realizar pago
(máximo 3
asignaturas)
Envía vía correo
formato lleno y
voucher de pago
Recepciona envío
de formato lleno y
voucher
Fin
Formulación: GAAC
134
20. GRADO DE BACHILLER
REQUISITOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Solicitud dirigida al Decano
Recibo de pago por derechos académicos-administrativo para el grado de Bachiller
Constancia de no adeudar a la universidad y a la biblioteca
Constancia de egreso.
Certificado de estudios original del I al XII ciclo
Ingresantes por traslado externo, interno o exoneración por grado o titulo deben acompañar certificados de
estudios originales de la institución de procedencia.
Resoluciones de convalidación de asignaturas de subsanación y/o adecuación curricular si requiere el caso.
05 fotos de tamaño pasaporte fondo blanco a color (varones terno oscuro y damas traje sastre oscuro)
Partida de nacimiento original
Copia simple de DNI vigente
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
Oficina
OFICINA DE
DISTANCIA
GRADOS Y TITULOS
FACULTAD
DECANATO
GRADOS Y TITULOS
FACULTAD
DECANATO
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos de documentos.
Revisión y elaboración de resoluciones
Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes
Recepción de los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su orden
y compaginación
Envía a Oficina Central de Grados y Títulos
OFICINA CENTRAL DE Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del grado
GRADOS Y TITULOS de Bachiller
GRADOS Y TITULOS
Recibe resolución de aprobación. Firma del bachiller en el Libro de Registro
FACULTAD
Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de
GRADUANDO
autenticación y legalización y una foto tamaño carnet sellado de los vouchers para
recojo de diploma en la Oficina Central de Grados y Títulos
135
20. GRADO DE BACHILLER
USUARIO
OFICINA DE
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
Entrega recibo
cancelado de
autenticación y
legalización, foto y
vouchers sellados
OFICINA DE
GRADOS Y
TÍTULOS
Revisión y
elaboración de
resoluciones
Recepción de
expediente con
resoluciones y
cartas firmadas.
Puesta en orden y
compaginación
DECANATO
OFICINA CENTRAL
DE GRADOS Y
TÍTULOS
CONSEJO
UNIVERSITARIO
Firma resolución
de expedito,
aprobación y
cartas
correspondientes
Revisión de
expediente y
elaboración de
Resolución
Aprobación de
Resolución
Elaboración del
Diploma de
Bachiller y envío
de Resolución a
OGYT de Facultad
Envío a Oficina
Central de Grados
y Títulos
Recepción de
Resolución y firma
del bachiller en el
Libro de Registro
de Bachilleres
Autentica ,
legaliza y entrega
a bachiller
Diploma
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
136
21. MATRICULA DE CURSOS POR CREDITOS
REQUISITOS
1
2
3
4
5
Solicitud dirigida al Decano
Informe académico del último semestre
Recibo x Tramite S/. 5.00
Formato de matrícula por créditos
Copia de resolución de actualización si dejo de estudiar un semestre o más
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
5
Oficina
OPE
OFICINA
DISTANCIA
DECANATO
OFICINA DE
ECONOMIA
INTERESADO
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos
Verifica que no exceda los 11 créditos y coordina con cuentas corrientes.
Autoriza la matricula por créditos (en caso de provincia no siempre)
Realiza el cobro de acuerdo a la cantidad de créditos autorizados y según
categoría
Se matricula por internet
137
21. MATRÍCULA DE CURSOS POR CRÉDITOS
USUARIO
Inicio
OPE
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
OFICINA
DISTANCIA
Verificación que
no exceda 11
créditos
DECANATO
Autoriza matrícula
por crédito
TESORERÍA DE LA
UNIVERSIDAD
Realiza cobro
Registra cobro de
matrícula por
créditos
Entrega
autorización al
alumno
Interesado realiza
pago en Tesorería
Entrega recibo de
matrícula por
créditos a alumno
Interesado
procede a
matricularse por
INTERNET
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
138
22. RECORD DE NOTAS
Es el documento que refleja la evaluación general del estudiante, emitida por la Oficina de Informática y
Telecomunicaciones de la Universidad
REQUISITOS
1
2
Solicitud dirigida al Decano
Recibo por Tramite S/. 5.00
3
Recibo por record de notas S/. 20.00
NOTA
PARA ENTREGA INMEDIATA HACER TRÁMITE DIRECTAMENTE
EN OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES (AV. BOLÍVAR Nº 165- PUEBLO LIBRE)
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
1
2
OFICINA DISTANCIA
DECANATO
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES
DECANATO
OFICINA DISTANCIA
3
4
5
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos y elaboración de carta a OIT
Firma carta y envía a OIT
Emite record de notas
Recepción de record de notas
Entrega interesado o remite a OPE
139
22. RECORD DE NOTAS
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos Y
elaboración de
carta a OIT
DECANATO
Firma carta y
envía a OIT
Recepciona Carta
y emite record de
notas
Emite record de
notas
Registro
Recepción de
record de notas
OIT
Recepción de
record de notas
Registro
Fin
Entrega a alumno
Record de notas
Revisión y reformulación: GAAC
140
23. RECTIFICACIÓN DE MATRICULA
REQUISITOS
1
2
3
4
5
Solicitud dirigida al Decano
Reporte de matrícula (copia)
Recibo x Tramite S/. 5.00
Recibo x Rectificación S/. 20
Formato de rectificación
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OFICINA
DISTANCIA U OPE
Recepción y verificación de requisitos
2
DECANATO
Evalúa solicitud:
1. Si se autoriza se procesa su pedido.
2. Si se declara improcedente se genera un decreto para el interesado
3
OFICINA
DISTANCIA U OPE
Remite a Oficina de Informática y Telecomunicaciones para procesamiento
141
23. RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA U OPE
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
DECANATO
Evaluación de
solicitud
Registro
Recepción de
decreto para
entrega a
interesado
NO
Elaboración de
decreto
¿Cumple
requisitos?
SI
Registro
Entrega de
decreto a
interesado
Fin
Ejecución de
rectificación por
medio de OIT
Revisión y reformulación: GAAC
142
24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE
Es el derecho que asiste al estudiante a enmendar su nombre y/o apellidos al advertir un equívoco en un
documento emitido por la Universidad.
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Partida de Nacimiento - original actual (no exceder los 3 meses de emisión)
3
Fotocopia de DNI
4
Doc. de la UIGV donde se visualice el error
5
Recibo por tramite S/. 5.00
6
Recibo por rectificación S/. 75.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
5
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
DECANATO
SECRETARIA
GENERAL
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos
Elabora carta para Secretaría General UIGV
Firma de carta por Decano y envío a Secretaria General
Emite resolución
Recepción de resolución para entrega del interesado o remite a OPE.
143
24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elaboración de
carta para
Secretaría
General
DECANATO
Recepción, firma
de carta y envío a
Secretaría
General
SECRETARÍA
GENERAL
Recepción y
emisión de
Resolución
Registro
Recepción de
Resolución para
entrega a
interesado
Registro
Fin
Entrega de
Resolución o
remite a OPE
Revisión y reformulación: GAAC
144
25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL
DENTRO DEL SEMESTRE)
REQUISITOS
1
2
3
4
NOTA
Solicitud dirigida al Decano
Formato de rectificación
Ficha de matricula
Recibo x Tramite S/.5.00
SOLO PROCEDE ANTES DE QUE FINALICE EL SEMETRE
POSTERIOR A LA FECHA DEBEN REALIZARSE LOS PAGOS DE RECTIFICACIÓN
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
Oficina
Tramite que realiza
OFICINA DISTANCIA
Recepción y verificación de requisitos
AREA EVALUACIONES
Verificación y autorización
(DISTANCIA)
OFICINA DE
INFORMÁTICA Y
Recepción y procesamiento
TELECOMUNICACIONES
145
25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL DENTRO DEL
SEMESTRE)
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
ÁREA
EVALUACIONES
OIT
Verificación y
autorización
Recepción y
procesamiento
Registro
Elaboración de
documento
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
146
26. RESERVA DE MATRÍCULA (sólo para
ingresantes)
Los alumnos ingresantes podrán postergar sus estudios uno ó dos semestres académicos, para cuyo
efecto solicitarán al señor Decano de la Facultad, la reserva de matrícula. Se hace dentro de los 30 días de
iniciado el ciclo.
REQUISITOS
1
2
3
4
Solicitud dirigida al Decano
Indicar el semestre que va reservar
Recibo x Tramite S/. 5.00
Recibo x Reserva de Matricula
5
Recibo x Derecho de Matricula del semestre
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
5
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
SECRETARIA
ACADEMICA
DECANATO
SECRETARIA
ACADEMICA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y Verificación de requisitos. Elabora resolución
V°B° de Secretario Académico
Firma por Decano y envío a Oficina de Economía
Recepción de resolución firmada
Recepción y entrega a alumno
147
26. RESERVA DE MATRÍCULA (SÓLO PARA INGRESANTES)
USUARIO
Inicio
OFICINA
DISTANCIA
Recepción y
verificación de
documentos
SECRETARÍA
ACADÉMICA
V°B° Secretario
Académico
DECANATO
OFICINA EXTERNA
Recepción, y
firma de
resolución y carta
Registro
Elaboración de
resolución y carta
a oficinas externas
Recepción de
resolución firmada
Recepción de
resolución
Registro
Fin
Recepción de
resolución por
Oficina de
Economía y
Oficina de
Informática y
Telecomu
nicaciones
Entrega de
resolución
Revisión y reformulación: GAAC
148
27. TITULO PROFESIONAL
REQUISITOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Solicitud dirigida al Decano.
Copia legalizada del diploma de bachiller por la secretaria general de la universidad.
Recibo por concepto: Título profesional.
Recibo por título profesional
Certificado de notas del curso de actualización profesional y dos recibos de pago de curso (de ser el caso)
Constancia de prácticas profesionales expedida por la Universidad
Constancia de no adeudar a la universidad y libros a la biblioteca
Copia de solicitud de devolución de expediente de bachiller.
Cinco (5) fotografías a color en fondo blanco, tamaño pasaporte
Copia simple de D.N.I.
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
Oficina
MESA DE PARTES
GRADOS Y TITULOS
FACULTAD
DECANATO
GRADOS Y TITULOS
FACULTAD
DECANATO
OFICINA CENTRAL DE
GRADOS Y TITULOS
GRADOS Y TITULOS
FACULTAD
TITULADO
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos de documentos.
Revisión y elaboración de resoluciones
Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes
Recepción de los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su
orden y compaginación
Envía a Oficina Central de Grados y Títulos
Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del
título profesional
Recibe resolución de aprobación. Firma del titulado en el Libro de Registro
Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de
autenticación y legalización y una foto tamaño carnet
149
27. TÍTULO PROFESIONAL
USUARIO
MESA DE PARTES
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
Entrega recibo
cancelado de
autenticación y
legalización y foto
OFICINA DE
GRADOS Y
TÍTULOS
Revisión y
elaboración de
resoluciones
Recepción de
expediente con
resoluciones y
cartas firmadas.
Puesta en orden y
compaginación
DECANATO
OFICINA CENTRAL
DE GRADOS Y
TÍTULOS
CONSEJO
UNIVERSITARIO
Firma resolución
de expedito,
aprobación y
cartas
correspondientes
Revisión de
expediente y
elaboración de
Resolución
Aprobación de
Resolución
Elaboración del
Diploma de Título
Profesional y
envío de
Resolución a
OGYT de Facultad
Envío a Oficina
Central de Grados
y Títulos
Recepción de
Resolución y firma
del titulado en el
Libro de Registro
de Titulados
Autentica ,
legaliza y entrega
a titulado Diploma
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
150
28. TITULO PROFESIONAL (INTERESADO
PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD)
REQUISITOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Solicitud dirigida al Decano (Indicar Modalidad)
Partida de Nacimiento
Certificado de Estudios de la Univ. de procedencia
Constancia de Ingreso (donde procede)
Constancia de Egreso (donde procede)
Constancias de medidas disciplinarias
Copia de DNI (legible)
5 fotos a color en fondo blanco, carnet
Constancia de SECIGRA o constancia de Prácticas Pre-Profesionales
Copia autentificada del Diploma de Bachiller por el Secretario General de la Universidad de origen
Recibo x Convalidación (pago en Tesorería de la Facultad S/. 135.00
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
1
GRADOS Y
TITULOS
2
MESA DE PARTES
3
4
5
6
7
9
10
GRADOS Y
TITULOS
DECANATO
GRADOS Y
TITULOS
FACULTAD
DECANATO
GRADOS Y
TITULOS CENTRAL
GRADOS Y
TITULOS
FACULTAD
TITULADO
Tramite que realiza
Revisión y elaboración de aprobación para llevar el Curso de actualización
profesional, previa verificación con su universidad de origen o con la ANR
Recepción de certificado de notas del Curso de actualización profesional y los
recibos del curso para expediente de título profesional
Revisión y elaboración de resoluciones
Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes
Recepción de los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su
orden y compaginación
Envía a Oficina Central de Grados y Títulos
Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del
título profesional
Recibe resolución de aprobación. Firma del titulado en el Libro de Registro
Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de
autenticación y legalización y una foto tamaño carnet
151
28. TÍTULO PROFESIONAL (INTERESADO PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD)
USUARIO
MESA DE PARTES
DECANATO
Revisión y
aprobación para
llevar curso de
actualización
profesional, previa
verificación con
universidad de
origen o ANR
Inicio
Presentación del
certificado de
notas del curso de
actualización
profesional (UIGV)
y recibos de curso
Recepción y
verificación de
documentos
Registro
Entrega recibo
cancelado de
autenticación y
legalización y foto
OFICINA DE
GRADOS Y
TÍTULOS
Revisión y
elaboración de
resoluciones
Recepción de
expediente con
resoluciones y
cartas firmadas.
Puesta en orden y
compaginación
Firma resolución
de expedito,
aprobación y
cartas
correspondientes
OFICINA CENTRAL
DE GRADOS Y
TÍTULOS
CONSEJO
UNIVERSITARIO
Revisión de
expediente y
elaboración de
Resolución
Aprobación de
Resolución
Elaboración del
Diploma de Título
Profesional y
envío de
Resolución a
OGYT de Facultad
Envío a Oficina
Central de Grados
y Títulos
Recepción de
Resolución y firma
del titulado en el
Libro de Registro
de Titulados
Autentica ,
legaliza y entrega
a titulado Diploma
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
152
29. TRANSFERENCIA DE PAGO
(A 30 DÍAS DE INICIADO EL SEMESTRE
ACADÉMICO)
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por transferencia S/. 30.00
3
Recibos pagados por matrícula y pensión
4
Documentación de sustentación que justifique la solicitud
5
Informe Académico que acredite no tener matrícula ni calificativos
RUTA DEL TRAMITE
Nº
1
2
Oficina
OFICINA
DISTANCIA
OFICINA
DISTANCIA
Tramite que realiza
Recepción y verificación de requisitos
Elabora el informe académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV
3
DECANATO
Decano firma carta y se envía a Oficina de Economía
4
OFICINA DE
ECONOMIA
Evalúa y procesa
153
29. TRANSFERENCIA DE PAGO (A 30 DÍAS DE INICIADO EL SEMESTRE ACADÉMICO)
USUARIO
OFICINA
DISTANCIA
Inicio
Recepción y
verificación de
documentos
OFICINA
DISTANCIA
Elabora el informe
académico y
elabora carta para
la Oficina de
Economía
DECANATO
OFICINA DE
ECONOMÍA
Firma y envía
carta a Oficina de
Economía
Recepción de
solicitud
Registro
Evalúa y procesa
Fin
Revisión y reformulación: GAAC
154
30. TRASLADO DE EXAMEN
Es cuando el alumno que va a rendir examen presencial pide rendirlo en otra OPE
REQUISITOS
1
Solicitud dirigida al Decano
2
Recibo por derecho de trámite S/. 5.00
NOTA
Presentar solicitud 15 días antes de la fecha establecida para el examen
RUTA DEL TRAMITE
Nº
Oficina
Tramite que realiza
1
OPE
Recepción y verificación de requisitos
2
OPE
Remite al Área de Evaluaciones del PPAD
3
ÁREA
EVALUACIONES
Recepción, verificación y publicación 2 días antes del examen
155
30. TRASLADO DE EXAMEN
USUARIO
Inicio
OPE
ÁREA
EVALUACIONES
Recepción y
verificación de
documento
Envía vía correo a
Área de
Evaluaciones del
PPAD
Verifica y publica
2 días antes del
examen
Fin
Formulación: GAAC
156