Anexo 9 Manual Procedimiento Archivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
Servicio Gobierno Regional
Magallanes y Antártica Chilena
Diciembre 2009
Servicio Gobierno Regional
Magallanes y Antártica Chilena
Ley 20.285
Promulgada el 11 de agosto de 2008
por la Presidenta de la República
Michelle Bachelet Jeria.
A partir de 01.01.2010
Servicio Gobierno Regional
Magallanes y Antártica Chilena
INDICE DE CONTENIDOS
1.
DIRECTRICES GENERALES……………………4
2.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL……………..6
3.
CATALOGACIÓN E INSTALACIÓN…………. 10
4.
TRASPASO DE DOCUMENTOS……………….12
5.
SITUACIONES ESPECIALES………………….14
6.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS……………….15
7.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS……………17
8.
TRANSFERENCIA AL ARCHIVO NACIONAL.19
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Magallanes y Antártica Chilena
1.- DIRECTRICES GENERALES
1.1 Los documentos generados por mandato del Servicio de
Gobierno Regional de Magallanes y Antártica Chilena a
personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte
integrante del patrimonio.
1.2 Los documentos son únicos, en tanto cada trámite es
producto de una acción administrativa. El hecho de ser únicos
y constituir una fuente primaria de información y prueba
jurídica de ello, demanda cuidados especiales de
conservación.
1.3 Para hablar efectivamente de archivos, los documentos
deben estar organizados y la información accesible para su
uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un
funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente
para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como
“encargado de archivos”. Esta persona tendrá un equipo de
apoyo, que en este caso son los responsables de cada
División, Departamento o Unidad.
1.4 Es imprescindible que a partir del 01 de enero de 2010,
todos los documentos oficiales ORIGINALES, generados
por el Servicio, deben ser archivados en la Oficina de
Partes.
No obstante en conocimiento que la División de Análisis y
Control de Gestión confecciona sus propios Oficios,
denominados Oficios DAC, éstos (originales) deben
quedar en manos de dicha División.
Así mismo las Actas de Sesiones Ordinarias, Actas de
Sesiones Extraordinarias y Oficios Despachados
confeccionados por el Consejo Regional, todos originales,
deben quedar en manos de dicho Consejo Regional.
1.5 Se debe tener presente que los documentos de carácter
personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto
con los institucionales.
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2. Organización documental
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
2.1 Se deben clasificar
las unidades documentales
estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que
queden integrados formando parte de la estructura de un
todo. Esta clasificación documental debe responder en
primera instancia al organigrama institucional y en segunda,
a la serie documental, trátese de oficios, memorandos,
cartas, ingresos, egresos, resoluciones exentas, resoluciones
DAM, resoluciones DAF, resoluciones TR, resoluciones
GR, resoluciones DAC, actas, proyectos, balances,
bienestar, convenios, contratos, comunicaciones, estados de
pago, recibos, solicitud de materiales, personal gore, etc.
ORDENAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS:
2.2 Definidas las series documentales y ordenadas
internamente, es fundamental proceder a identificarlas
externamente. Para ello establézcase un rotulado que
permita acceder a los documentos en forma rápida y ágil,
aplicándose a todo tipo de almacenamiento, entiéndase
como empaste, archivador y cajas multiuso¹ con legajo.
--------------------------------------------------------------------------------------------(1) En las cajas multiuso se recibirá solamente documentación legajada.
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ROTULADO
FONDO
SUB-FONDO
SUB-SUB FONDO
SERIE DOCUMENTAL
CRONOLOGÍA
Ejemplo:
FONDO
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SUB-FONDO
DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SUB-SUB FONDO
OFICINA DE PARTES
SERIE DOCUMENTAL
RESOLUCIONES EXENTAS
CRONOLOGÍA
01/01/2003-31/12/2003
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FONDO
SUB – FONDO
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
División Administración y
Finanzas
División Administración y
Finanzas
División Administración y
Finanzas
División Administración y
Finanzas
División Administración y
Finanzas
División de Análisis y
Control de Gestión
División de Análisis y
Control de Gestión
División
Desarrollo
Regional
División
Desarrollo
Regional
Gabinete Regional
Depto. Administrativo
Gabinete Regional
Unidad de Protocolo
Gabinete Regional
Unidad de Seguimiento de
Políticas Públicas
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Gabinete Regional
Unidad de Comunicaciones
Gabinete Regional
Depto. Jurídico
Gabinete Regional
Unidad de Tecnología,
Información
y
Telecomunicaciones
Servicio Gobierno
Regional
Servicio Gobierno
Regional
Consejo Regional
Unidad Auditoría Interna
SUB – SUB FONDO
Unidad Recursos Humanos
Unidad de Abastecimiento
Oficina de Partes
Depto. Gestión Financiera
Depto. de Inversión
Control
Depto. Seguimiento
Control de Proyectos
y
y
Unidad Gestión Territorial
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2.3 En el caso de los empastes, se deberá utilizar de ahora en
adelante el color que se señala a continuación:
Oficina de Partes : color gris
División Análisis y Control de Gestión : Gama de color verde
División Administración y Finanzas
: Gama de color rojo
Gabinete y dependientes como es el caso de Unidad de
Protocolo, Unidad Políticas Públicas, Comunicaciones, Dpto.
Jurídico : Gama de color amarillo.
División Desarrollo Regional : Gama color Café
Consejo Regional : color damasco
Unidad Auditoría Interna : celeste
2.4 La escritura
del rotulado que no sea empaste se
confeccionará en letra arial negrita, Nº 20, mayúscula.
2.5 La escritura del rotulado que sea empaste se confeccionará
en letra arial negrita, Nº 14, mayúscula.
2.6 El Archivo Administrativo
documentación suelta.
Central
no
recibirá
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3.-Catalogación e Instalación
3.1
En cada Archivo de oficina habrá un encargado, el cual
se hará cargo de reunir toda la documentación para
archivarla en su dependencia.
Los Archivos de Oficina se encuentran en:
3.2
-DAC
-Gabinete
-DAF
-Protocolo
-Oficina de Partes
-Políticas Públicas
-Gabinete
-Dpto. Jurídico
-Comunicaciones
-Consejo Regional
-DDR
-Unidad Auditoría Interna
-RR.HH.
–Abastecimiento
Al traspasar la documentación desde los archivos de
Oficina al Archivo Administrativo Central del
Servicio, cada responsable de Archivo debe considerar
las siguientes acciones:
• Limpieza de las unidades documentales.
• Retiro de notas y materiales que no formen parte de la
documentación.
• Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores
metálicos y otros.
• La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté
el original).
• Verificar que la documentación se encuentre completa,
incluyendo los antecedentes.
• Descripción del contenido de los documentos en una base
de datos digitalizada.
• Instalación de la documentación
archivadores, o cajas multiuso.
en
empastes,
• El empaste de los documentos oficiales que serán
enviados al Archivo Nacional, deberán estar
respectivamente cosidos y adaptados al rotulado oficial de
la DIBAM.
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4. Traspaso de Documentos al
Archivo Central
4.1 La documentación señalada, se remitirá a comienzos del
segundo año calendario de haber sido generada, por
ejemplo, la correspondencia del año 2006 se traspasa a
comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos del año
2009.
4.2 La documentación técnica¹, se remite a partir del
segundo año calendario de haber finalizado la ejecución
de los proyectos. En estos casos, la documentación que
forma parte del expediente de un proyecto debe ser
mantenida en el archivo de oficina² bajo el resguardo y
control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto esté
finalizado. Sólo entonces, es traspasable al Archivo
administrativo Central del Servicio. Una vez traspasado el
documento al Archivo Administrativo Central es de
responsabilidad de este último la conservación y la
disponibilidad para su consulta.
4.3 El Encargado del Archivo Administrativo Central entregará
a cada responsable de archivo un formulario de Fichas de
Traspaso, donde se especificará la División, Departamento,
Unidad y el funcionario que está realizando dicha tarea, el
catastro de los documentos en papel y en formato digital³ la
fecha del traspaso y nombre del funcionario responsable del
Archivo Administrativo Central que recibe la
documentación.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------(1) Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.
(2) Se entiende como archivo de oficina, el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó
el documento y al interior de la misma repartición.
(3) No serán recibidas fichas de traspaso sin el correspondiente formato digital, además de papel.
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FICHA DE TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
División, Departamento, Unidad
Nombre responsable Archivo
Local
Fecha de Transferencia
Tipo Documental
Rango de numeración de los
documentos
Catastro de los documentos
Número total de archivadores,
empastes o cajas multiuso
Calidad de conservación de los
documentos
Observaciones
Funcionario Responsable de
Archivo
Administrativo Central que recibe
la documentación
Indicar la cantidad de hojas
anexadas.
Buena
Regular
Mala
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5. Situaciones Especiales
Traslado de Oficinas
5.1 Ante la eventualidad del traslado de las dependencias
del Servicio a otras instalaciones, o ante procesos de
remodelación y acondicionamiento de oficinas, es
necesario proceder al traslado y/o almacenamiento
provisorio de la documentación, de manera secuencial
a la numeración de las unidades documentales, con el
propósito de mantener la organización de la
documentación y evitar pérdidas. En el caso de la
documentación instalada en cajas multiuso, éstas se
deben mantener almacenadas, en orden secuencial.
Cese de funciones del personal
5.2 Ante el cese de funciones de un funcionario del
Servicio, se debe confeccionar un acta de entrega o de
traspaso de la documentación asociada a la gestión del
funcionario que se retira.
5.3
En los casos de documentación correspondiente a
procesos cerrados y que cumpla con las condiciones
para su incorporación al Archivo Central, se debe
proceder a su procesamiento para su traspaso
correspondiente.
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6. Solicitud de Documentos
6.1 La solicitud de documentos directa al Archivo
Administrativo Central, la puede realizar cualquier
funcionario del Servicio.
6.2 Se entregará una fotocopia por cada documento
solicitado, hasta un máximo de 15.
6.3 Cuando se trate un legajo completo de documentos,
planos, empastes, este Archivo Administrativo
Central no entregará fotocopias, sino que hará
entrega de la documentación única.
6.4 El funcionario deberá firmar la correspondiente
Ficha de Entrega Documental numerada.
6.5 La devolución de la documentación única al
Archivo Administrativo Central, por parte del
funcionario, tendrá un plazo máximo de tres días
hábiles. En caso que el funcionario no entregara la
documentación dentro del plazo, al cuarto día se
informará a su jefe directo mediante Memo.
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FICHA DE ENTREGA DOCUMENTAL Nº 01
División, Departamento, Unidad
Nombre Funcionario que solicita
la documentación
Fecha de solicitud
Descripción del documento
solicitado
Fecha de entrega del documento
de parte del Archivo
Administrativo Central
Fecha de devolución
Observaciones
Funcionario Responsable de
Archivo
Administrativo Central que
recibe la documentación
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7. Eliminación de Documentos
7.1 Las principales disposiciones legales e indicaciones
asociadas al proceso de eliminación de documentos están
contenidas en el Oficio Circular N° 28.704 (1981)6 de la
Contraloría General de la República. Dicha norma señala
que la autorización para eliminar documentos de los órganos
de la Administración del Estado, en el caso de los órganos
que gozan de autonomía administrativa, procede que dicha
autorización la confiera el Intendente Regional que se
encuentre en funciones, dictándose para ello la
correspondiente resolución.
7.2 El encargado del Archivo Administrativo Central, notificará a
la respectiva División, Departamento o Unidad de la
documentación no oficial que pudiera ser eliminada y se
encuentre en el Archivo Central.
7.3 La eliminación de documentos¹ es el procedimiento mediante
el cual se determina y ejecuta la destrucción física, proceso
que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis
de las características históricas, administrativas, jurídicas,
fiscales e informativas, comunicando cuál es el motivo de la
destrucción. El Archivo Administrativo Central, se encargará
de confeccionar la respectiva Resolución.
7.4 Entregada ésta al Archivo Administrativo Central, se
procederá a destruir el material enviado para dicho efecto en
una trituradora.
--------------------------------------------------------------------------------------------(1) Material que se puede destruir es la documentación no oficial que ha perdido las condiciones que
la hacían útil.
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7.5 Para la eliminación de documentos, deben considerarse los
siguientes aspectos por parte del Archivo Administrativo
Central:
7.5.1
Coordinar un cronograma de eliminación
anual con cada una de las unidades que
forman parte del Servicio.
7.5.2
Según el cronograma, realizar un proceso de
consulta y valoración de los documentos con
las áreas involucradas en su generación,
teniendo en cuenta la normativa legal y
criterios institucionales, dependiendo del
tema y la importancia que la documentación
puede haber adquirido con el transcurso del
tiempo.
7.5.3
Realizar un catastro de los documentos que
serán eliminados.
75.4
Hacer un Acta de Eliminación, donde se
expongan los procedimientos llevados a
cabo. El Acta debe ser firmada por todos
quienes participaron en el proceso de
valoración y selección.
7.5.5
Confeccionar Resolución de eliminación de
los documentos, la cual será firmada por la
máxima autoridad regional.
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8.- Transferencia al Archivo Nacional
8.1
De acuerdo a lo establecido en el Art. Nº 14, Decreto con
Fuerza de Ley Nº 5.200, los organismos de Gobierno,
deben remitir anualmente al Archivo Nacional, los
documentos que hayan cumplido 5 años de antigüedad en
sus archivos de origen.
8.2
Estos documentos deberán ser originales y estar
debidamente empastados y cosidos.
8.3
Los empastes deben ordenarse correlativamente por años,
es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente y de
acuerdo a su disposición numérica interna y disponerlos
en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje.
8.4
El funcionario responsable del traslado debe remitir un
oficio dirigido al Conservador del Archivo Nacional,
documento en el cual se indicarán los años extremos y
volumen de la documentación.
8.5
Para acordar la definición del día y hora en que se
efectuará el traslado de los documentos, el Servicio debe
contactarse con la Oficina de Archivo Regional
respectivo.
8.6
El traslado y la descarga de los documentos en el área de
depósito reservada por el Archivo Nacional serán de
responsabilidad de este Servicio.