TABLA DE CONTENIDO 1 QUIENES SOMOS

INSTRUCTIVO PARA PROVEEDORES
REQUISITOS DE VINCULACIÓN DE
PROVEEDORES
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TABLA DE CONTENIDO
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QUIENES SOMOS ................................................................. 2
2
PROCESOS INTERNOS BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA ... 2
3
REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR APROBADO ................. 4
4
POLITICAS GENERALES DE CONTRATACIÓN ........................ 5
5
EJECUCION DE LOS PROCESOS DE MERCANCIAS Y
SERVICIOS ................................................................................. 6
6
POLÍTICAS Y REQUISITOS PARA EL TRÁMITE Y PAGO DE
FACTURAS .................................................................................. 7
7
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE NUESTROS PROVEEDORES. 8
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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Señor proveedor,
Para la Bolsa de Valores de Colombia S.A. es muy importante sostener una relación
transparente y respetuosa con usted.
Este documento tiene el objeto de dar a conocer los parámetros importantes que Usted
como proveedor debe tener en cuenta como nuestro socio de negocios.
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QUIENES SOMOS
La Bolsa de Valores de Colombia S.A., BVC, con oficinas en Bogotá, Medellín y Cali, es
una institución privada que impulsa el desarrollo y crecimiento del mercado de activos
financieros en el país.
Desde su nacimiento, el 3 de julio de 2001, ha venido contribuyendo al crecimiento y
desarrollo de la economía colombiana, facilitando el financiamiento de empresas
industriales, comerciales y de servicios, que demandan de manera continua, recursos
económicos para adelantar su tarea productiva.
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PROCESOS INTERNOS BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA
La Bolsa de valores de Colombia trabaja con el sistema SAP; sistema que permite
tener control y trazabilidad de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
El proceso de este instructivo inicia con el envío de los requisitos por parte de la Bolsa
de Valores de Colombia y termina con la correspondiente prestación del servicio o
entrada de mercancía y la radicación de las facturas de los proveedores. Las presentes
son las actividades del proceso de adquisición de bienes y servicios en la Bolsa de
Valores de Colombia:
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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Enviar requisitos de vinculación: Actividad que consiste en el envío
de los requisitos de vinculación que se encuentran en el capítulo 3 de
este documento.
Dichos requisitos serán validados de acuerdo a las
políticas y estándares de la Bolsa de Valores de Colombia.
Creación del proveedor en SAP: Actividad
que realizan los
colaboradores de la Bolsa en la creación del código del proveedor en
SAP.
Enviar requisitos de contratación: En los casos en que se gestione
una contratación se deben cumplir con lo estipulado en el numeral 4 de
este documento.
Pedidos de Compra: Los pedidos de compra son generados desde SAP
y llegan al correo electrónico de los proveedores.
Este documento de
pedido de compra es la orden donde se formaliza una necesidad de un
bien o servicio entre un proveedor y la Bolsa. Esta actividad es
prerrequisito para generar la entrada de mercancías y servicios.
Entrada de Mercancías y Servicios: Esta actividad la debe realizar el
proveedor después de recibir el pedido de compra.
En esta etapa se realiza las entradas de mercancías y se prestan los
servicios que se generan en el pedido de compra.
Esta actividad es prerrequisito para que el proveedor pueda radicar sus
facturas.
Radicación de las facturas: Esta etapa consiste en el envío del
documento de cobro a la Bolsa de Valores de Colombia por parte de los
proveedores; que la factura tenga el número de pedido y la entrada de
mercancías y servicios en SAP.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
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Pagos: Esta actividad se gestiona de acuerdo a las políticas dadas en el
capítulo 6 del presente instructivo.
Para la emisión de certificaciones comerciales a los proveedores; la Bolsa de Valores de
Colombia cuenta con tres (3) días para su emisión después de realizada la solicitud.
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REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR APROBADO
Todos los proveedores deben cumplir con los requisitos que se presentan a
continuación:
Los siguientes documentos deben ser diligenciados y presentados en original por las
personas jurídicas o naturales nacionales o con representación legal en Colombia:
•
•
Formato de vinculación/actualización de clientes, proveedores, accionistas y
emisores (FO_ GRI_ 7001).
Formato de autorización de abono en cuenta proveedores (FO_FYA_1054).
3.1Personas Jurídicas
Además de los documentos del numeral 3., deben adjuntar los siguientes:
•
Certificado existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio respectiva, cuya fecha de expedición no sea superior a 30 días.
•
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o apoderado.
•
Lista con nombre e identificación de los socios titulares del 5% o más del capital
social, si esta información no consta en el certificado de existencia y
representación legal, indicando el respectivo número de reconocimiento legal.
•
Fotocopia del RUT.
•
Estados financieros comparados al último año de cierre fiscal.
•
Certificación bancaria no mayor a 30 días.
3.2Personas Naturales
Además de los documentos del numeral 3., deben adjuntar los siguientes:
•
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
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•
Fotocopia del Rut.
•
Certificado de ingresos y retenciones del último año de cierre fiscal y/o
fotocopia de la declaración de renta por el ultimo año gravable.
3.3Los siguientes documentos deben ser diligenciados y presentados
en original o medio electrónico por las personas jurídicas o
naturales extranjeras que no tienen representación legal en
Colombia:
•
Formato de vinculación/actualización de clientes, proveedores, accionistas y
emisores (FO_ GRI_ 7001).
3.3.1 Personas Jurídicas
Deben adjuntar los siguientes documentos:
• Certificado de constitución de la sociedad.
• Fotocopia del pasaporte o documento de identificación equivalente
representante de la sociedad.
• Estados financieros comparados al último año de cierre fiscal.
del
3.3.2 Personas Naturales
Deben adjuntar los siguientes documentos:
•
•
Fotocopia del pasaporte o documento de identificación equivalente del
representante legal.
Adicionalmente deben adjuntar los documentos, permisos y/o autorizaciones
particulares que legalmente resulten exigibles para poder ejecutar o suministrar
los bienes y/o servicios que se le requieran como nuestro proveedor.
Una vez estudiada la información por usted suministrada, la Bolsa le
informará a través de correo electrónico su inscripción como proveedor.
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POLITICAS GENERALES DE CONTRATACIÓN
Las invitaciones a cotizar serán enviadas a través de correo electrónico a los
proveedores.
Los proveedores generan las ofertas o cotizaciones que deben ser enviados a la
Bolsa de Valores de Colombia dentro de los plazos de entrega de ofertas.
Todas las contrataciones de bienes o servicios deben constar por escrito a
través de pedidos de compra o contratos.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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No se permiten prorrogas automáticas a los contratos celebrados.
Para las contrataciones de bienes o servicios que superen los 30SMLMV se
deben constituir las siguientes pólizas:
Póliza de cumplimiento: Valor asegurado 20% del valor del
contrato, orden de servicio, orden de compra u aceptación de
oferta.
Póliza de responsabilidad civil extracontractual:
El monto de ésta póliza lo designará la Bolsa una vez evalué los
riesgos inherentes a la prestación del servicio que se contrate.
Póliza de salarios y prestaciones sociales: Valor asegurado 20%
del valor del contrato, orden de compra o aceptación de oferta.
Póliza de buen manejo del anticipo: Valor asegurado 100% del
valor del anticipo. (cuando aplica).
Póliza de calidad y estabilidad: Valor asegurado 20% del valor del
contrato o pedido de compra.
No se debe iniciar la prestación del servicio o suministro del bien sin su debida
formalización a través del contrato y el pedido de compra.
La remisión y aprobación por parte de la Bolsa de las garantías originales es requisito
indispensable para dar inicio a la prestación del servicio.
Con el ánimo de asegurar la calidad y el cumplimiento del servicio recibido, la Bolsa de
Valores de Colombia S.A. cuenta con un procedimiento periódico de reevaluación de
proveedores el cual es de estricto cumplimiento.
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EJECUCION DE LOS PROCESOS DE MERCANCIAS Y SERVICIOS
En esta actividad en el proceso de adquisiciones para la Bolsa de Valores de Colombia
es donde se desarrolla la prestación de un servicio o el suministro de un bien según el
acuerdo contractual establecido.
Estas actividades se ven reflejadas cuando los proveedores entregan las mercancías o
prestan los servicios.
A excepción de los pagos anticipados o anticipos que se hayan acordado previamente y
estipulado en el pedido de compra o contrato; el proveedor debe haber cumplido con
las entregas totales o parciales según lo contratado previo a la radicación de la factura
e internamente en la Bolsa de Valores de Colombia S.A. el respectivo ejecutor de
compra o administrador de contrato deberá haber diligenciado en SAP la
correspondiente entrada de mercancía u hoja de entrada de servicio.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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FLUJO DE PROCESOS - ADQUISICIONES
EJECUCIÓN
ENTRADA DE MERCANCIA
INICIO
2.Verificar
pedido
de
compra en SAP
COMPRADOR
BVC
1. Coordinar la
entrega con el
proveedor
3. Ingresar el
pedido
en
SAP
COMPRADOR
BVC
¿Se desea
continuar con la
entrega?
SI
Aplica
para
entregas
parciales
2.Entregar
mercancía
NO
4.
Fijar
el
indicador de
entrega final
COMPRADOR
BVC
DOCUMENTO DE
MATERIAL
HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO
INICIO
1. Coordinar la
entrega con el
proveedor
del
servicio
2. Crear hoja de
entrada
de
servicio
COMPRADOR
BVC
3. Aceptar el
servicio
COMPRADOR
BVC
¿Se desea
continuar con la
entrega?
NO
4.
Fijar
el
indicador de
entrega final
COMPRADOR
BVC
SI
Aplica
para
entregas
parciales
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DOCUMENTO DE
MATERIAL
POLÍTICAS Y REQUISITOS PARA EL TRÁMITE Y PAGO DE FACTURAS
Para la presentación de facturas, por favor tener en cuenta que éstas se
deben presentar a más tardar el día 20 de cada mes o día hábil anterior.
Las facturas se deben radicar en la oficina de correspondencia de la BVC, ubicada en la
carrera 7ª. No. 71-21, Torre B, Oficina 1201.
Es indispensable que dentro de la factura se referencie el número de pedido de
compra.
La radicación de las facturas se va a realizar en línea directamente en el sistema tan
pronto el proveedor se acerque a la ventanilla de radicación.
6.1 Condiciones de Pago
La Bolsa de Valores de Colombia S.A., realiza los pagos dentro de los treinta y cinco
(35) días siguientes a la respectiva radicación de la factura, previa aprobación del
servicio o suministro del bien a satisfacción de la Bolsa de Valores de Colombia S.A.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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Todos los pagos son aplicados el día viernes a través de transferencia electrónica al
banco autorizado por ustedes.
Las facturas deben cumplir con los siguientes requisitos:
Factura original con datos completos de la sociedad o persona natural
Emitida a nombre de la Bolsa de Valores de Colombia S.A., Nit. 830.085.426-1
Dirección: Carrera 7ª. No. 71-21, Torre B, Oficina 1201 Teléfono: 571 3139800.
Para todos los efectos la Bolsa de Valores de Colombia S.A., es gran
contribuyente y autoretenedor según resolución No. 11076 del 14/12/2001 y
26/04/2002 respectivamente.
Hacer referencia al número de pedido de compra o contrato SAP.
Nombre, identificación y teléfono del impresor de la factura.
Calidad tributaria de la sociedad o persona natural.
Detallar concepto.
Valores unitarios.
Valores totales.
6.2 Documentos que se deben adjuntar a la factura:
Además del cumplimiento de los requisitos anteriores se debe adjuntar a la factura los
siguientes documentos:
Proveedores de contratos Insourcing y consultorías prestados en las
instalaciones de la Bolsa de Valores de Colombia S.A
• Fotocopia del pago del último mes correspondiente al sistema de seguridad
social en salud, pensión y aportes parafiscales de los funcionarios asignados a
la realización del servicio contratado por la Bolsa.
• Fotocopia del pedido de compra. Para casos de contratos, relacionar el número
del mismo en la factura.
En ningún caso se recibirán facturas sin el cumplimiento estricto de los
requisitos anteriores
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CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE NUESTROS PROVEEDORES
Es Política de la Bolsa de Valores de Colombia, mantener negociaciones con los
mejores proveedores del mercado, para obtener una mutua ventaja en términos de
precio, calidad y costos. La Bolsa de Valores de Colombia desarrollará una relación
estratégica con aquellos proveedores que ofrezcan beneficios de cooperación técnica,
garantía de suministro y procesos de innovación.
La evaluación de proveedores se realiza de manera trimestral donde se tienen
establecidos los siguientes criterios: precio, calidad, oportunidad y servicio al cliente.
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324
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Estos criterios tienen definido su correspondiente peso dentro de una calificación global
que será emitida al final de cada periodo.
Los criterios para la evaluación de nuestros proveedores presentan el siguiente peso:
Información de pagos: TEL. 3139800 Ext. 1249, 1258 y 1295
Comentarios y sugerencias: [email protected], Teléfono 3139800
Ext:1249, Fax 3139800 Ext 1324