Manual de Contratación

INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
M:01.PO.GJC
RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA
EDUCACIÓN FÍSICA DE BARRANCABERMEJA - INDERBA
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TABLA DE CONTENIDO.
1.
2.
3.
4.
OBJETIVO
ALCANCE
DEFINICIONES
DESARROLLO DEL MANUAL DE CONTRATACION DE
INDERBA
8
9
10
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CAPITULO I.
1. ASPECTOS GENERALES DE INDERBA
1.1 NATURALEZA JURÍDICA DE INDERBA
1.2 OBJETO DE INDERBA
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23
23
CAPITULO II.
REGIMEN JURÍDICO APLICABLE
2. GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL O
ADMINISTRATIVA
2.1 PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
2.2 DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS Y DESCONCENTRACIÓN
DE FUNCIONES
2.2.1 DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
2.2.2 DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES
2.3 MECANISMOS DE VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN
ESTATAL
2.3.1 COMITÉ DE REVISIÓN CONTRACTUAL
2.3.2 DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR
2.3.3 COMITÉ DE SUPERVISIÓN.
2.4 PLAN DE ADQUISICIONES
2.5 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES,
PROHIBICIONES Y
CONFLICTO DE INTERESES.
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26
27
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34
35
36
36
39
44
46
48
CAPITULO III.
3. ETAPAS CONTRACTUALES
3.1 ETAPA PRECONTRACTUAL
3.1.1 DE LA PLANEACIÓN
3.1.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
3.1.3 INICIO DEL PROCESO
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3.1.4 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
3.1.5 PLIEGOS DE CONDICIONES O INVITACIÓN PÚBLICA
3.1.6 CONVOCATORIA LIMITADA AMYPES O MIPYMES
3.1.7 ADENDAS
3.1.8 OBSERVACIONES Y RESPUESTA DE LAS MISMAS
3.1.9 INFORME DE EVALUACIÓN
3.1.9.1 COMITÉ EVALUADOR
3.1.10 AUDIENCIAS
3.1.10.1 AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS
3.1.10.2 AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN
3.1.10.3 AUDIENCIA DE PRECALIFICACIÓN
3.2 ETAPA CONTRACTUAL
3.2.1 EL CONTRATO
3.2.1.1 REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN
3.2.1.2REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO
3.2.2.3 REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN
3.2.1.4 REQUISITOS DE EJECUCIÓN
3.2.1.4.1 GARANTÍAS EN LOS CONTRATOS
3.2.2 NOMBRAMIENTO DEL SUPERVISOR
3.2.3 ACTA DE INICIO
3.2.4 PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS
3.2.5 EL PAGO
3.2.6 OTROSÍ O MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS
3.2.7 ADICIÓN
3.2.8 CESIÓN DEL CONTRATO
3.2.9 SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO
3.2.10 TERMINACIÓN ANTICIPADA
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68
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80
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83
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3.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL
3.3.1 DE LA LIQUIDACION DEL CONTRATO
94
94
CAPITULO IV
4. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
4.1 DE LA LICITACION PÚBLICA
4.2 DE LA SELECIÓN ABREVIADA
4.2.1 LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y
SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN
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4.2.2 DE LA MENOR CUANTIA
4.2.3 CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
DE SALUD
4.2.4 POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA
LICITACIÓN
4.2.5 ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO
112
117
4.3 DEL CONCURSO DE MERITOS
4.4 DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
4.4.1 PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE
APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE
TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDAN
ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS
NATURALES
4.4.2 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
4.4.3 URGENCIA MANIFIESTA
4.4.4 CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES
EN EL MERCADO
4.4.5 DE LAS DEMAS CAUSALES DE CONTRATACIÓN
DIRECTA
4.5 DE LA MÍNIMA CUANTÍA
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132
118
118
135
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138
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CAPITULO V
5. REGIMENES DE CONTRATACIÓN ESPECIAL
5.1 CONVENIO INTERADMINISTRATIVOS
5.2 CONTRATOS DE APOYO A UN PROGRAMA DE INTERES
PÚBLICO
5.3 CONVENIOS INTERINTITUCIONALES
5.4 COMODATO
5.5 OTROS CONTRATOS
147
148
150
153
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CAPITULO VI.
6. REGIMEN APLICABLE Y NORMATIVIDAD VIGENTE EN
MATERIA DE CONTRATACIÓN ESTATAL
CAPITULO VII
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7. FORMATOS
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LISTA DE CHEQUEO CONTRATACIÓN DIRECTA
LISTA DE CHEQUEO CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTIA
LISTA DE CHEQUEO OTROS PROCESOS CONTRACTUALES
LISTA DE CHEQUEO DE CONVENIOS Y/O CONTRATOS DE
APOYO
SOLICITUD DE INICIO PROCESO CONTRACTUAL
CERTIFICACIÓN PLAN DE ADQUISICIONES
SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
ESTUDIOS PREVIOS MINIMA CUANTIA
CERTIFICADO DE IDONEIDAD
AVISO DE CONVOCATORIA
INVITACIÓN PÚBLICA
ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O
DE APOYO A LA GESTIÓN
OTROS CONTRATOS (OBRA, SUMINISTRO, COMPRAVENTA,
SERVICIOS)
CERTIFICADO DE APROBACIÓN DE GARANTIAS
ACTA DE INICIO
ACTA FINAL
ACTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL DE CONTRATO
ESTUDIOS PREVIOS OTROS PROCESOS
PLIEGO DE CONDICIONES (OBRAS)
PLIEGO DE CONDICIONES (OTRO TIPO DE CONTRATOS)
DEL PROCESO CONTRACTUAL
En los procesos contractuales adelantados por el INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL
DEPORTE, LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA
EDUCACIÓN FÍSICA DE BARRANCABERMEJA-INDERBA, se seguirán los trámites y
procedimientos establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas
vigentes de contratación estatal.
Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trámites que el
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BARRANCABERMEJA-INDERBA, debe realizar para la adquisición de los bienes,
servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
OFICINA GESTORA: La dependencia o funcionario que requiere la contratación del
servicio, es la encargada de elaborar los estudios previos, con el apoyo delLíder Proceso de
Gestión Jurídica, para el inicio del proceso contractual y tiene la obligación de entregar
completos todos los documentos, en medio físico y magnético, para la elaboración del
contrato por la Oficina Asesora Jurídica. Los estudios previos deberán ser cuidadosamente
elaborados por el área que requiere la contratación, de manera que no existan errores en la
forma y el fondo que puedan prestarse a equívocos en la selección objetiva del contratista.
En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por la
Oficina Asesora Jurídica, la documentación será devuelta al área respectiva, para la
correspondiente modificación o adecuación, en un plazo que no supere, por regla general, los
cinco (05) días hábiles.
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1. OBJETIVO
El Manual de Contratación del INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE,
LA RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y LA
EDUCACIÓN FÍSICA DE BARRANCABERMEJA-INDERBA, integra elementos que
permiten la estandarización de los procesos, bajo el marco normativo de la Ley 80 de
1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013, Decreto 777 de 1992, Ley 181 de
1995, Ley 1474 de 2001, Decreto 019 de 2012, Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo, normas civiles y comerciales y demás normas que
rigen para la materia y aplicables la naturaleza jurídica de la entidad. A su vez el capítulo
que corresponde a lo relacionado con la supervisión e interventoría contiene los aspectos
legales y procedimentales a tener en cuenta en desarrollo de la ejecución del contrato.
Este documento integra los pasos para adelantar el proceso de contratación de acuerdo
con la normatividad vigente, así como los actores que intervienen en el desarrollo del
mismo.
El objetivo de esta herramienta de gestión, es integrar la normatividad aplicable, haciendo
alusión a las principales normas que regulan el proceso contractual, la competencia para
la celebración de contratos en esta entidad y la planeación de la contratación; contiene el
proceso con sus tres (03) subprocesos: El Precontractual, el Contractual y el Post
Contractual; incluyendo el procedimiento para cada una de las modalidades de selección
del contratista y los pasos a seguir en cada caso.
Este manual se constituye en una herramienta para que la selección de los contratistas y
la celebración de los respectivos contratos por parte INDERBA, sean el resultado de un
diligente y coordinado proceso de planeación y de ejecución de todas las actividades,
estudios, proyecciones y análisis necesarios para tal efecto, enmarcado en los principios
constitucionales de la función administrativa y de los principios que informan la actividad
contractual del estado.
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2. ALCANCE
Este Manual aplica para todos los funcionarios del INSTITUTO PARA EL
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DEL TIEMPO LIBRE Y LA EDUCACIÓN FÍSICA DE BARRANCABERMEJAINDERBA y contratistas que presten sus servicios, y que participan en el proceso de
Adquisición de bienes y servicios.
Para el desarrollo de las actividades descritas anteriormente se debe tener en cuenta
los siguientes aspectos:
MISION: Garantizar a los niños, niñas y adolescentes, jóvenes y adultos, el
aprovechamiento del tiempo libre, mediante prácticas deportivas, recreativas y
formativas y de educación física, en escenarios seguros y adecuados, para el
mejoramiento de la calidad de vida de todos los habitantes especialmente de los
sectores sociales más vulnerables.
VISION: En el 2020, INDERBA será reconocido como organismo rector en la
implementación y aplicación de la política pública del deporte, la recreación, el
aprovechamiento del tiempo libre y la actividad física saludable y por la ejecución de
programas fundamentado en la participación ciudadana, la inclusión social y la
promoción de valores para la convivencia en los diferentes ámbitos de vida,
orientando sus procesos de gestión hacia la cooperación internacional y l
coordinación interinstitucional para la organización de eventos que conduzcan a la
construcción, adecuación y mantenimiento.
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3. DEFINICIONES
Consecuente con el compromiso de promover la cultura de la legalidad,
INDERBAadopta un nuevo Manual de Contratación para la entidad, propendiendo
porque las actuaciones de los servidores públicos y contratistas que intervienen en la
contratación estatal se desarrollen con arreglo a los principios de transparencia, economía
y responsabilidad, y de acuerdo con los postulados que rigen la función administrativa.
Con el fin de tener un mejor manejo del vocabulario utilizado en el ejercicio de la
actividad contractual se integran a este Manual de Contratación los siguientes conceptos
o términos:
a) Acta de entrega y recibo a satisfacción: Es el documento que contiene los datos
referentes a la forma como el contratista entrega a la entidad los bienes, las obras
o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos
a satisfacción o con observaciones.
b) Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la
ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de
actividades.
c) Acta de suspensión: es el documento expedido por quienes suscribieron el
contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando
se presenta una circunstancia especial y ajena a las partes que lo amerite, previo
visto bueno del interventor o supervisor del contrato, según sea el caso. En la
misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así
como la fecha exacta de la reanudación del mismo.
d) Acta de reiniciación: es el documento mediante el cual se levanta la suspensión
y se ordena la reiniciación de las actividades, debidamente firmada por las partes.
El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.
e) Acta de liquidación: es el documento suscrito por el representante legal de
INDERBA, el supervisor del contrato y el contratista, en el que se refleja el
balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes,
con sujeción a lo previsto en este manual.
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f) Acuerdo Marco de Precios: es el contrato celebrado entre uno o más
proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la
provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características
Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste
g) Adenda: son los documentos mediante los cuales la entidad con posterioridad a
la apertura de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la contratación del
pliego de condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de
condiciones. De acuerdo con el artículo 220 del decreto 019 de 2012, dentro del
plazo de la licitación cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales
que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual
remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.
h) Adjudicar: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación
o de culminación de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través
de un Acto Administrativo Motivado que el contrato producto del proceso de
selección, se suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación
o haya presentado el menor precio.
i) Adjudicación: es la decisión que pone término a un proceso de selección, por
medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida,
por ser la propuesta más favorable para INDERBA. El Acto Administrativo de
Adjudicación se constituye en un acto definitivo y no admite recursos, de manera
que solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa.
Cuando se trate de una licitación pública, la adjudicación se hará en audiencia
pública.
j) Adición: modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución
con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, la cual no podrá ser
superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV. Debe
constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos
de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Supone la modificación de la
Póliza, si hubo lugar a ella.
k) Anticipo: valor pactado en los contratos, y que INDERBA entrega al contratista
en calidad de préstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá
exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
l) Audiencia pública: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos,
aclaración de pliegos y adjudicación de un proceso licitatorio.
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m) Autonomía de la voluntad contractual: Es la capacidad o facultad que tiene una
Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir obligaciones y esa
autonomía es derivada de la ley.
n) Bienes Nacionales: son los bienes definidos como nacionales en el Registro de
Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009
o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
o) Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización: Bienes y Servicios de características homogéneas que pueden
utilizarse por las diferentes dependencias, independiente de la misión de cada una
de ellas. Son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten
patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
p) Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: son los adquiridos
para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de
Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios
Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la
Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en
las categorías previstas en el artículo 65 del Decreto 1510 de 2013.
q) Capacidad Residual o K de Contratación es la aptitud de un oferente para
cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus
otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato
que está en proceso de selección.
r) Catálogo para Acuerdos Marco de Precios es la ficha que contiene: (a) la lista
de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están
amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que
son parte del Acuerdo Marco de Precios.
s) Certificado de disponibilidad presupuestal: Es el documento expedido por
INDERBA mediante el cual se afecta de manera preliminar un rubro presupuestal
y que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de
afectación y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con
la contratación.
t) Clasificador de Bienes y Servicios: es el sistema de codificación de las Naciones
Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
u) Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractuales que
tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas particulares,
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diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares.
Artículos 14 y siguientes de la ley 80 de 1993, y se pueden clasificar en caducidad,
multas, incumplimiento.
v) Cláusula penal: Es una estipulación propia del derecho común que se puede
pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan
ocasionar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena,
con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del
contrato.
w) Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de
un contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita del
ordenador del gasto.
x) Colombia Compra Eficiente: es la Agencia Nacional de Contratación Pública
creada por medio del Decreto Ley 4170 de 2011.
y) Contratista: persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una
determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a
cambio de una contraprestación.
z) Concurso de méritos: Corresponde a la modalidad de selección de consultores o
proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de
precalificación.
aa) Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales
referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión,
estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la
interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación
y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
bb) Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre INDERBA y una persona
natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones.
cc) Cronograma: es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas,
horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar
en el que éstas deben llevarse a cabo.
dd) Días corrientes o calendario: es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta
si se trata o no de un día hábil.
ee) Días hábiles: son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada
semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados
en la Ley.
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ff) Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso
de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas;
(e) la oferta; (1) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro
documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
gg) Ejecución: es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez se suscribe
el acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y de la acreditación por
parte del contratista de encontrase al día en el pago de las obligaciones relativas
al Sistema de Seguridad Social Integral.
hh) Entidad Estatal: es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo
2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los articulas 10, 14 Y 24 de la
Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban
aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen,
aclaren, adicionen o sustituyan.
ii) Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para
la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los
proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la
entidad, así como la asignación de los riesgos que la entidad propone.
jj) Etapas del Contrato:son las fases en las que se divide la ejecución del contrato,
teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden
ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
kk) Grandes Superficies:son los establecimientos de comercio que venden bienes de
consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
ll) Lance: es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una
subasta.
mm) Licitación: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad
estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la
más favorable.
nn) Margen Mínimo: es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa
debe reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar
el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del
precio de inicio de la subasta.
oo) Mipyme: es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley
vigente aplicable.
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pp) Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual INDERBA
procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada,
concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía).
qq) Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los
interesados en la decisión.
rr) Otro si:Es aquel en cual se pretende introducir variaciones al contrato sin que por
esto se afecte su esencia, tales como obligaciones específicas, condiciones
técnicas, designaciones de supervisión y/o interventoría, etc. Lo anterior
únicamente es posible previa justificación por parte de la entidad y valoración de
la viabilidad de la misma, teniendo en cuenta que con ella no se cause algún
agravio a la entidad ó desequilibrio económico al contratista.
ss) Pago anticipado: el pago anticipado regularmente se presenta en los contratos de
ejecución instantánea y, como su nombre lo dice, dicho pago implica abonar parte
del valor total del contrato, que en todo casono podrá exceder del cincuenta por
ciento delvalor contratado. Como quiera que constituye pago parcial del valor
contratado, ello implica que su monto pasa aser exclusivo del contratista; como
tal, los dineros públicos pasarán aserprivados, locual permite, en consecuencia,
que el contratista disponga libremente de esos dineros sin importar la destinación,
pues ésta es propia de la facultad de dominio institucionalizada por los romanos
con el término de «abusus» o derecho de disposición.
tt) Plan Anual de Adquisiciones: es el plan general de compras al que se refiere el
artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley
Anual de Presupuesto, es un instrumento de planeación contractual que las
Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del
decreto 1510 de 2013.
uu) Plazo: Periodo de tiempo dentro del proceso contractual o estipulado para la
ejecución del contrato.
vv) Proponente: es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo
cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta
para participar en un proceso de selección de contratistas.
ww) Propuesta: Se entiende por tal la presentada por el proponente donde se
encuentren sus documentos habilitantes o la estimación económica de su oferta.
xx) Prórroga: consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto
en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir
los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
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yy) Registro presupuestal: es la operación presupuestal mediante la cual se
perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación,
garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.
zz) Selección Abreviada: Es la modalidad de selección objetiva, prevista para
aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las
circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o
servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia
de la gestión contractual.
aaa) Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinámica mediante
la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de
aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el
ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor relación
costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de
condiciones.
bbb) Supervisión: Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable
y jurídico de la ejecución del contrato, que es ejercido por la misma Entidad
cuando no requiere conocimientos especializados.
4. DESARROLLO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
libre y la educación física de Barrancabermeja-INDERBA, es un establecimiento público del
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orden municipal, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio
independiente integrante del sistema nacional del deporte y ejecutor del plan nacional del
deporte, la recreación y la educación física en los términos de la Ley 181 de 1995 y demás
normas que la modifiquen.
A través de este manual se pretende establecer directrices y parámetros claros y coherentes
que sirvan de guía para el desarrollo de la gestión contractual y de cada una de las etapas de
los procesos de selección adelantados por la entidad, dentro del marco normativo consagrado
en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la Ley 1474
de 2011y demás normas que regulan la materia, focalizando la transparencia como valor
esencial en la contratación estatal y en el uso de los recursos públicos.
Este Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitirá conocer los aspectos
más relevantes en materia de contratación pública, y al mismo tiempo, se espera que
contribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines estatales.
En las páginas del Manual de Contratación, hallarán las orientaciones básicas, las reglas
esenciales y las pautas que ilustrarán a todos los funcionarios y contratistas que intervienen
en la contratación del Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo libre y la educación física de Barrancabermeja - INDERBA,
con el propósito de facilitar el conocimiento y comprensión de los aspectos teóricos y
prácticos, la descripción de los procedimientos, los requisitos de carácter legal inherentes a
cada una de las modalidades de selección, así como el quehacer de la entidad en materia
contractual.
Propugnando la cultura de la legalidad y la transparencia, siempre dentro del marco de la
ética pública, se adopta este Manual de Contratación, como uno de los mecanismos que
pueden contribuir a materializar el mandato constitucional de someter al ordenamiento
jurídico, toda la actividad de carácter contractual, por tal razón, a través del mismo también
se pretende facilitar el análisis y la comprensión de las normas que regulan la contratación
estatal, que han sido objeto de importantes, vertiginosas y complejas modificaciones, siendo
la ultima la establecida por decreto 1510 de 2013que recoge la totalidad de la normatividad
sobre el tema, haciendo necesario ajustar los procedimientos internos que el Instituto para el
Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo libre y la educación
física de Barrancabermeja - INDERBA desarrolla en materia de contratación, a efectos de
cumplir con dicha normatividad.
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El presente manual es un documento dinámico que evoluciona de acuerdo a los principios de
mejoramiento continuo, es por esta razón que este documento será revisado y actualizado
permanentemente de acuerdo con la normativa vigente, razón por la cual se invita a todos los
servidores y servidoras deINDERBA a contribuir en la construcción permanente y mejora de
este documento.
Este Manual de Contratación se convertirá en la carta de navegación de la Entidad en materia
de contratación estatal, razón por la cual, se entenderá como una herramienta creada y
elaborada con el fin de servir de guía facilitadora en el ejercicio de la función administrativa
de los servidores públicos que intervengan en el desarrollo de esta actividad; además
contendrá toda la interpretación y comprensión de los aspectos teóricos y prácticos, la
descripción de los procedimientos, los requerimientos de carácter legal relevantes en cada
una de las modalidades de selección establecidas, así como las tareas habituales de la entidad
en materia contractual.
Las líneas de este documento, en concordancia con las normas de carácter general serán uno
de los mecanismos dirigidos a materializar el orden constitucional establecido en relación a
desplegar con apego a la legislación nacional toda actividad contractual adelantada por esta
entidad, razón por la cual, este Manual de Contratación será fuente de consulta y observancia
permanente para todos los actores que integran los procesos de contratación de la entidad,
siempre fundado en el principio de la transparencia y de cara a la comunidad, con el fin de
hacer más participativa las actuaciones que involucran el manejo de recursos públicos y de
esta manera garantizar las funciones de vigilancia y control sobre la gestión pública
contractual, además de mantener las actuaciones dentro del marco de la moralidad
administrativa.
Así entonces, el presente Manual de Contratación se adopta con el fin de optimizar el
desarrollo de la función administrativa en materia contractual, en aras de una aplicabilidad
jurídica e interna que evite cualquier tipo de incongruencia practica y teórica en los diferentes
aspectos que se generen dentro de esta actividad, especificando detalladamente los
procedimientos necesarios para cada modalidad de selección o contrato requerido.
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE INDERBA.
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En la búsqueda de ser un abanderado en el cumplimiento de los principios de la función
administrativa dentro de sus diferentes ámbitos y con el objeto de aplicar constantemente los
principios legales y constitucionales que enmarcan el ejercicio de las actuaciones
contractuales de las entidades públicas, fundadas en la transparencia y legalidad de los actos,
el Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo libre
y la educación física de Barrancabermeja - INDERBA, tiene la obligación y la
responsabilidad de modificar y adoptar un nuevo modelo contractual, estructurado a través
de su conformación organizacional, articulando en cada una de sus competencias a los
funcionarios que intervengan en las etapas contractuales, teniendo siempre presente que el
trabajo exitoso solo se logra a través de un equipo interdisciplinario comprometido, que
ejerza control propio de sus actuaciones e implemente acciones, políticas y directrices que
finalmente minimizaran las posibles fallas y agilizarán el procedimiento para que los
funcionarios realicen sus actividades de forma diligente en cada uno de los procesos que
establecen esta materia; además de ser conscientes de que el resultado satisfactorio de esta
labor está ligado a una previa planeación juiciosa y seria de los servicios y bienes requeridos
por la entidad.Así entonces, todas las actuaciones desarrolladas con observancia de los
principios y directrices antes señalados, permitirán e incrementaran la optimización del
recurso humano y técnico disponible para la materialización de los procesos contractuales
dentro de un marco jurídico determinado, y potencializara los mecanismos de control de la
actividad contractual a través de cada servidor público responsable de su actuar dentro del
procedimiento.
1.1.
NATURALEZA JURIDICA DE INDERBA
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, es un establecimiento público,
de orden municipal, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio
independiente, integrante del Sistema Nacional del Deporte y ejecutor del Plan Nacional del
Deporte, la Recreación y la educación física en los términos de la Ley 181 de enero de
1995.Para todos los efectos legales, incluyendo el desarrollo del presente manual de
contratación, la denominación de la entidad esInstituto para el Fomento del Deporte, la
Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja, y se distingue con la sigla INDERBA.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA a través de su carácter público
está encargado del cumplimiento de funciones catalogadas de interés público, es decir que
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van dirigidas al bienestar de la comunidad, toda vez que es una entidad que está al servicio
de los intereses de la sociedad donde ejerce sus competencias; además es importante señalar
que la Ley ha definido que estas instituciones tiene su propia personería jurídica, toda vez
que son autónomas e independientes de la administración territorial, de tal forma que son sus
órganos internos quienes toman las decisiones administrativas y presupuestales, además de
no depender administrativamente ni financieramente de entidades diferentes a ella.
1.2.
OBJETO DEL INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
RECREACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE Y
LA EDUCACIÓN FÍSICA DE BARRANCABERMEJA INDERBA.
El objeto delInstituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del
Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, es propender y brindar
a la comunidad oportunidades de participación en procesos de patrocinio, fomento,
masificación, divulgación, planificación, coordinación, ejecución y asesoramiento de la
práctica del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la promoción de la
educación extraescolar de la niñez y la juventud.
Así mismo, contribuir al desarrollo integral del individuo para el mejoramiento de la calidad
de vida de los habitantes del municipio de Barrancabermeja, así como el manejo e inversión
de los recursos destinados a la financiación de las actividades que constituyan su objeto
social, provenientes de los gravámenes establecidos para tal efecto, así mismo coordinar el
desarrollo de proyectos y programas con los diferentes organismos deportivos y garantizar la
adecuada administración y conservación de los escenarios deportivos y recreativos a su
cargo.
CAPITULO II
1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
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El contenido de este presente Manual se soporta en los parámetros establecidos por el
Estatuto de contratación estatal, esto es, la ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios, la
ley 1150 del 16 de julio de 2007, y la Ley 1474 de 2011(Estatuto Anticorrupción).
Está regulado por el Decreto 1510 de 2013, y las demás normas que lo modifican,
complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de este documento como anexo.
Así mismo servirán de fundamento jurídico de algunas actuaciones contractuales de
INDERBAlas siguientes normas: Inciso 2° del artículo 355 de la Constitución Política,
Decreto 777 y 1403 de 1992, Ley 489 de 1998, entre otras.
Según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993 a la contratación estatal le son
aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no
reguladas por la misma y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los
recursos atendiendo la austeridad en el gasto.
2. GENERALIDADES DE LA CONTRATACION ESTATAL O
ADMINISTRATIVA.
La Contratación Estatal o Administrativa se ha convertido en el instrumento ordinario de la
Administración Pública, para lograr la adquisición de bienes y servicios, en aras de obtener
la satisfacción del interés general de la comunidad; inicialmente la Ley 80 de 1993 se encargó
de regular este importante tema, sin embargo, el legislador consciente de la evolución de las
necesidades y perspectivas de la actividad de la Administración Pública, ha expedido otra
serie de normas como la Ley 1150 de 2007 y finalmente el Decreto 1510 del 17 de julio de
2013, por medio del cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública de las
distintas entidades públicas del Estado Colombiano.
Así entonces, los servidores públicos que tengan bajo su cargo y competencia la celebración
de contratos y la ejecución de los mismos, desde el inicio de sus actuaciones relacionadas
con la selección de contratistas, deberán fundar sus alcances funcionales en el marco de una
eficaz y juiciosa planificación de los requerimientos de cada entidad, además de tener
presentes principios como la transparencia,economía, responsabilidad, igualdad, moralidad,
economía e imparcialidad, los cuales serán guía obligatoria de la actuación administrativa.
En el anterior orden de ideas, el presente Manual de contratación tiene como objetivo y
alcance primordial; regular los procedimiento y actuaciones administrativas que se deriven
de la actividad contractual que deba diligenciar El Instituto para el Fomento del Deporte, la
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Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja
INDERBA, pretendiendo ser una herramienta que garantice la efectividad y eficacia de las
competencias de los servidores públicos que tengan a cargo esta función administrativa y de
esta manera lograr los fines del Estado representados en tan digna institución con observancia
del interés general, a través de actos y contratos ajustados a derecho, con unidad de criterio
y donde se protejan legalmente los recursos públicos.
2.1
PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACION ESTATAL
Toda la contratación deEl Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
se debe tener en consideración los fines y principios previstos en la Constitución Política de
Colombia, en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011, Decreto
Ley 019 de 2012 y Decreto 1510 de 2013, así como las demás normas que las adicionen,
modifique o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre
prestaciones y derechos, entre otros.
Así mismo se desarrollan de conformidad con los postulados que rigen la función
administrativa, la gestión fiscal y la contratación pública, al tenor de los cuales son aplicables
igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, régimen de
inhabilidades e incompatibilidades, conflicto de intereses, los principios generales del
derecho y los de derecho administrativo.
En los procesos de contratación que se adelanten por INDERBA, deberán seguir los
lineamientos establecidos para esta materia, toda vez que son estos la base jurídica y
contienen el espíritu de la función administrativa, se tendrán en cuenta los principios
consagrados en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, y las modificaciones que sobre estas normas se realicen por parte del
legislador, especialmente los siguientes:
a) Principio de prevalencia del interés general
El principio de prevalencia del interés general se vincula directamente con las finalidades
Estatales, por cuanto es a la Administración Pública a quien le corresponde la materialización
del INTERGES GENERAL, por lo menos desde el cumplimiento del PRINCIPIO DE
LEGALIDAD en la contratación administrativa.
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b) Principio de transparencia
Se refiere a la etapa de formación del contrato y busca la imparcialidad, la igualdad de
oportunidades, la publicidad, el debido proceso y la selección objetiva de los contratistas,
aún en la adjudicación directa. Bajo este principio, la ley establece que la escogencia del
contratista deberá efectuarse a través de la licitación pública, salvo las excepciones legales.
El proceso contractual deberá dar la oportunidad de conocer, formular observaciones y
controvertir las actuaciones.
Las actuaciones de los funcionarios del Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación,
el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
en los procesos contractuales serán públicas lo mismo que los expedientes.
A las personas que demuestren interés legítimo se les suministrará, a su costa, copia de las
actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de patentes, procedimientos y
privilegios, según lo establecido por la ley al respecto.
Los pliegos de condiciones deberán contener requisitos necesarios, reglas objetivas, justas,
claras y completas; condiciones sobre costos y calidad de los bienes, obras y servicios.
Los actos administrativos que se expidan en el proceso contractual, incluidos el acto de
adjudicación y la declaratoria de desierto, se motivarán en forma detallada y precisa.
Con este propósito, el funcionario o contratista competente dispondrá lo necesario para que
en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones
que ocurran dentro de la respectiva actuación, los cuales quedaran a disposición del
interventor o supervisor del contrato para su correspondiente revisión.
c) Principio de Economía
Persigue, que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al
menor costo.
Las normas de selección y los pliegos de condiciones se fijarán procedimientos estrictamente
necesarios para asegurar la selección objetiva, señalarán términos precisos y se dará impulso
oficioso a las actuaciones.
Los trámites de adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las
demoras en la ejecución del contrato.
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Se adoptaran procedimientos que garanticen la pronta solución de diferencias y
controversias.
La iniciación de los procesos contractuales y la suscripción de contratos sólo procederán
cuando existan las partidas y la disponibilidad presupuestal.
La conveniencia del objeto y las aprobaciones para proceder se analizarán e impartirán antes
del inicio del proceso contractual.
Con la debida anticipación a la iniciación del proceso de selección o a la firma del contrato,
deberán elaborarse estudios, diseños y proyectos requeridos y el pliego de condiciones.
d) Principio de Responsabilidad
Las personas naturales que actúan en representación de las dos partes (contratante y
contratista), lo mismo que los interventores, consultores, asesores, entre otros que
intervengan en la contratación realizada por INDERBA, responden de diversas maneras en
el proceso contractual, por las acusaciones, hechos, omisiones o abstenciones que les sean
imputables y que causen perjuicio a los contratistas.
Responderán civilmente, tanto por la disminución patrimonial que causen como la ganancia
o beneficio dejado de recibir por ellos. En el evento en que la administración sea condenada
a reparar daños económicos como consecuencia de actuaciones de servidores públicos o
agentes suyos en la actividad contractual, procede la acción de repetición contra ellos, en los
términos y circunstancias del Artículo 90 de la Constitución Política.
La entidad y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto licitaciones sin
haber elaborado los diseños, estudios o evaluaciones, indispensables, o cuando los pliegos de
condiciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzca
a interpretaciones subjetivas.
Los servidores públicos son responsables civil, penal, fiscal y disciplinariamente, por sus
acciones u omisiones en la actuación contractual. A su vez, están obligados a buscar el
cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto
contratado, a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan
verse afectados con motivo de la adjudicación y ejecución del contrato. Las actuaciones de
los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos
y los postulados acordes con la ética y la justicia.
e) Principio de Selección Objetiva
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Es la elección imparcial del contratista que más convenga a los intereses de INDERBA,
considerando los criterios que han sido previamente establecidos por la entidad para calificar
y escoger en igualdad de condiciones la mejor de las propuestas, en concordancia con el
artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y decreto 1510 de 2013.
f) Principio de Igualdad de los Proponentes
Los procesos de contratación de INDERBA, deben propender por la participación de los
proponentes en igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades, derechos,
obligaciones, oportunidades y facultades, sin que exista discriminación o favorecimiento en
contra o a favor de alguno de ellos.
g) Principio de Libertad de Concurrencia
Es una garantía dentro de los procesos de selección del contratista que permite que todas las
personas que reúnan los requisitos establecidos, puedan ofrecer los bienes, servicios y obras
que la Administración Pública requiera para el cumplimiento de sus fines (artículo 3 ley 80
de 1993). Se busca por lo tanto que se presente el mayor número de oferentes e impedir que
haya colusión entre los mismos.
Este principio es el desarrollo del derecho a la igualdad, en donde todos los ciudadanos tienen
derecho al libre acceso de oportunidades y beneficios que ofrece el estado, por lo tanto, se
impone a las entidades Estatales la prohibición de establecer reglas restrictivas que no estén
plenamente justificadas por el INTERÉS GENERAL.
h) Principio de Supremacía de lo sustancial sobre lo formal
En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal.
En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta
de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la
oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por INDERBA en el
pliego de condiciones.
En ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no
subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados
con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas
con posterioridad al cierre del proceso.
i) Principio de Celeridad
Se concreta en el impulso oficioso de los procedimientos; suprimiendo los trámites
innecesarios y utilizando formatos para actuaciones en seria, de acuerdo con su naturaleza.
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j) Principio de Publicidad
Este principio se encuentra asociado al de Libertad de concurrencia, pues la administración,
tiene la obligación de poner en conocimiento el contenido del proceso de selección a los
futuros proponentes, ya que de no hacerlo no se puede garantizar su asistencia. La publicidad
se garantiza cuando la entidad utiliza los menos de comunicación idóneos para conocer la
apertura y demás etapas del proceso de selección.
k) Principio de Planeación
Es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una
contratación. Todo tramite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para
contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos de la Administración, estableciéndose
previamente las necesidades para el cumplimiento del servicio público que será
encomendado; la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las
condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema implementado para establecer el
seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados.
l) Principio del Mantenimiento de la ecuación contractual
En los contratos estatales se deberá mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y
obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha
igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las
partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento;
para efectos adoptar las medidas que permitan establecer en el menor tiempo la ecuación
contractual, las partes suscribirán los acuerdos y patos necesarios sobre cuantía, condiciones
y forma de pago de gastos adicionales, reconocimientos de costos financieros e intereses, si
a ello hubiere lugar, ajustando dichas circunstancias a las disponibilidades presupuestales.
m) Debido proceso
Así mismo es de señalar que con la expedición de la Ley 1150 de 2007, se consagró el
derecho al debido proceso, como un principio rector en materia sancionatoria de las
acusaciones contractuales, el cual señala que para efectos de imponer al contratista las multas
y la cláusula penal pecuniaria pactadas en el contrato, se deberá adelantar un procedimiento
mínimo que garantice al afectado ejercer su derecho de defensa y presentar las pruebas que
estime convenientes.
n) Principio de eficiencia
En los procedimientos administrativos contractuales de INDERBA, los ejecutores de los
procesos contractuales, tendrán en cuenta que los procedimientos que se utilicen deben
adelantarse en el menor tiempo y con la mayor optimización de recursos posibles. Los
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recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios,
tiempo y gastos.
o) Principio de eficacia
Debe tenerse en cuenta que los procesos contractuales deben lograr su finalidad, evitando
exigencias formales que obstaculicen los procedimientos.
p) Principio de contradicción
Los interesados en los procedimientos administrativos de contratación tendrán oportunidad
de conocer y de controvertir las decisiones administrativas por los medios legales que
determine la ley.
q) Principio de la buena fe
Las actuaciones en los procedimientos contractuales en todas sus etapas deberán orientarse
por los postulados de buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los
servicios públicos y contratistas de INDERBA, y quienes participen y contraten con la
entidad.
2.2.
DELEGACION DE COMPETENCIAS Y DESCONCENTRACION DE
FUNCIONES.
La delegación de competencias y desconcentración de funciones son dos figuras jurídicas y
administrativas diferentes que se fundamentan en los artículos 209 y 211 de la Constitución
Política; artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículo 92 de la Ley 136 de
1994; artículo 110 del Decreto 111 de 1996, artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998;
artículo 21 de Ley 1150 de 2007; y las demás normas vigentes que las reglamentan,
modifican o adicionan; así entonces tenemos que:
2.2.1.
DELEGACION DE COMPETENCIAS:
Específicamente, en el Artículo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por el Articulo 21 de la
Ley 1150 de 2007 se establece que los representantes legales de las entidades públicas podrán
delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, es decir que el ordenador
del gasto estará facultado para radicar en cabeza de otro servidor público de nivel directivo
o asesor la suscripción de los actos administrativos de contratación; sin embargo señala la
norma que en virtud de esta delegación no se entenderá exonerado de sus deberes de control
y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
Así entonces, el Director de INDEBA como representante legal y ordenador del gasto de la
entidad se reserva la competencia para la celebración y suscripción de los contratos y por
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tanto para hacer uso de su facultad de delegación deberá emitir acto administrativo donde así
lo estipule y designe expresamente a funcionario público sobre el cual recaerá dicha
competencia.
2.2.2.
DESCONCENTRACION DE FUNCIONES:
Esta institución jurídica se desarrolla los Artículos 12 de la Ley 80 de 1993 y 21 de la Ley
1150 de 2007, expresando que se entiende por desconcentración, la distribución adecuada
del trabajo a cargo del representante legal, sin que ello implique autonomía administrativa en
su ejercicio; es decir que esta facultad le permite al ordenador del gasto distribuir las
actuaciones relacionadas con la contratación y ordenar de manera más apropiada dichas
actividades y de esta manera hacer más ágil la ejecución de los actos contractuales, sin que
esto conlleve la titularidad de las competencias del representante en cabeza de los
funcionarios a su cargo.
En este sentido, INDERBA con el fin de adoptar medidas que permitan una ordenada y más
adecuada ejecución de las funciones que se deriven de las actuaciones requeridas dentro de
los procesos contractuales que deba direccionar la Entidad, podrá desconcentrar sus
funciones el funcionario del nivel directivo que este considere, quien estará facultado para
suscribir los actos precontractuales y contractuales que de conformidad con sus funciones
específicas se relacionen con la actividad contractual que requiere la Entidad, con el
acompañamiento y apoyo del líder del proceso de gestión jurídica, y en el Jefe de Presupuesto
(o quien haga sus veces) de la entidad en los actos contractuales relacionados con la funciones
del mismo (Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal).
2.3.
MECANISMOS DE VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL.
De conformidad los Artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 se faculta a los representantes
legales y ordenadores del gasto de las entidades públicas para crear y organizar Comités
Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia
y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad, razón por la cual y como
herramienta de apoyo, control y asesoría en búsqueda del permanente mejoramiento continuo
de las actuaciones contractuales, el representante legal de INDERBA podrá conformar
diferentes comités que le permitan desarrollar en debida forma y en cumplimiento de los
principios de la función pública la actividad contractual adelantada por el Instituto.
1.4.
PLAN DE ADQUISICIONES.
El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente del
rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse
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de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de 2013 y
según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente. (Ver Circular N. 399 del
21 de octubre de 2013).
De conformidad con lo establecido en el Articulo 4 del Decreto 1510 de 2013, en el cual
expresa que Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual
debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En
el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce
el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el
Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos
con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de
selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará al
Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el
formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones de INDERBA, debe ser una herramienta de gestión
administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así
desarrollar habilidades y competencias para su programación,elaboración, ejecución, control
y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada
a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan
de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de
planeación y control.
Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado
para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. De igual forma y de acuerdo al artículo 6 y 7
del decreto 1510 de 2013 deben publicarlo y actualizarlo al menos por una vez durante su
vigencia en la forma y oportunidad que señale la AGENCIA COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE.
El Director de INDERBA en compañía del Jefe de Presupuesto (o quien haga sus veces) se
deberán reunir la primera semana del mes de Diciembre de cada vigencia fiscal con el fin de
materializar el Plan anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la entidad, para luego
ser adoptado, a través de Acto Administrativo dentro de los veinte (20) primeros días del mes
de Enero de cada anualidad y finalmente cumplir con la normatividad al ser publicado en la
página web de la AGENCIA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
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El plan de adquisiciones podrá ser adicionado o modificado de conformidad con los aumentos
presupuestales que puedan presentarse dentro de la entidad, sin embargo para esto, se deberá
reunir nuevamente los funcionarios anteriormente señalados quienes identificaran las
necesidades que podrán cubrirse a través de la adición presupuestal y una vez acordada se
encargaran de publicar la modificación realizada.
El Jefe de Presupuesto de INDERBA(o quien haga sus veces), será el encargado de certificar
la existencia de la necesidad en el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública,
es decir, que este será el servidor público que deberá suscribir el certificado para cada proceso
contractual.
De conformidad con lo anterior, queda derogada todo acto administrativo relacionado con el
comité de compras o adquisiciones y se establece a través del presente Manual de
Contratación que serán los servidores nombrados quienes actuaran en relación con esta
obligación.
1.5.
RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES,
PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERESES.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, en estricto apego a los principios
que promulga la contratación estatal, en especial el principio de transparencia, ha considerado
hacer una mención especial al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de
intereses.
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para
contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como jurídicas, y obedecen
a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, la cual lo
incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones
vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por
la existencia de intereses contrapuestos que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios
de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.
Consciente de la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es decir,
las que se producen durante el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del
contrato, el contratista deberá ceder el contrato previa autorización de la entidad, y en el
evento de que dicha situación no pueda presentarse procederá la terminación anticipada del
contrato.
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Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato cuyo
contratista es un consorcio o unión temporal, debe haber cesión de la participación del
miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorización del
Director de INDERBA o el delegado por éste.
Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artículo 44
de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato lo vician de
nulidad absoluta, además de generar en el contratista una inhabilidad de 5 años a partir de la
celebración del contrato.
En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un "interés”, que puede
generar conflicto entre el servidor público, la entidad y el proponente que acude alproceso de
selección, este “interés” debe poseer la potencialidad de afectar el efecto de la decisión, de
forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de selección, de su
cónyuge, de un pariente suyo en los grados señalados por la ley o de sus socios de derecho o
de hecho; generándose el conflicto de intereses por no manifestar el impedimento por esa
situación personal o familiar en el trámite del asunto. Lo anterior dado que esta figura jurídica
atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y a los aspectos éticos que
impiden que una determinada persona se relacione con la administración pública.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA como entidad pública sometida
al estatuto de contratación pública, le son aplicables, a sus procesos de Contratación, el
régimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y demás prohibiciones
establecidas en la Constitución, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007,
la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan. No
podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con INDERBA, las
personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad
o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley y especialmente, las
contempladas en los artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y
modificado por los artículos 1 y 2 de la ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el artículo
4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo
8° de la Ley 80 de 1993.
En general todo servidor público del Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,y
quienes presten servicios a la entidad, se deberán abstener de participar por sí o por
interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que
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puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido éste como toda situación de
contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses de la Entidad y el de los
servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés
cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente,
o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
CAPITULO III.
2. ETAPAS CONTRACTUALES.
Con el fin de hacer más comprensible y permitir una mejor aplicación de los principios y
procedimientos establecidos en la normatividad en materia de contratación estatal, la doctrina
y jurisprudencia han conceptuado sobre las etapas contractuales y han definido qué tipo actos
son los que las integran; de esta forma tenemos que estas se pueden entender como las que
se exponen a continuación.
1.1.
ETAPA PRECONTRACTUAL.
En este evento del proceso contractual señalado por la legislación vigente, se enmarcan o
engloban, todos los actos y actuaciones administrativas necesarias para el desarrollo de esta
actividad, es decir que dentro de esta etapa los funcionarios públicos que intervienen deberán
suscribir los Documentos Previos, Pliego de condiciones o Invitación Publica, se emitirán
los documentos necesarios para adelantar el proceso, entendiéndose como tales, el
Certificado de Disponibilidad, Licencias, Permisos y toda justificación que permita iniciar y
ejecutar el contrato sin ningún tipo de alteración jurídica, Además de realizarse las
correspondientes evaluaciones de proponentes con el fin de adjudicar en derecho la ejecución
del contrato al oferente que cumpla con los requisitos exigidos.
1.1.1. DE LA PLANEACION
El artículo 339 de la Constitución Política señala que habrá un Plan Nacional de Desarrollo
conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden
nacional. En la parte general se señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo,
las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones
generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno.
El plan de inversiones públicas contendrá los presupuestos plurianuales de los principales
programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos
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financieros requeridos para su ejecución. A su vez, en los artículos 30 de la ley 80 de 1993 y
en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, obliga a que previa a la apertura de un proceso
de selección o de la suscripción del contrato, según la modalidad utilizada, cuando El
Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre
y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA requiera un bien, servicio u obra,
elaborará el estudio previo, diseño, o proyecto requerido. Toda la gestión contractual de
INDERBA se fundamenta en una planeación previa que pretende el cumplimiento de los
propósitos, objetivos, metas y prioridades de la entidad. Este principio tiende a evitar que la
selección de un contratista, la suscripción de un contrato, su ejecución y liquidación, sea
producto de la improvisación.
El proceso de planeación contractual se concibe desde la lectura de las normas base, las cuales
están contenidas en el estatuto General de la Contratación (Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013), constituyendo así, el período en el que se ejecutan las actividades
necesarias para dar inicio y tramite a los procesos de selección de contratistas, en ese preciso
momento del procedimiento se elevaran los actos preliminares a la celebración del contrato,
con el fin de identificar la propuesta más calificada y acorde a las necesidades de la entidad.
Es importante señalar que los principales fallas en materia de contratación tienen íntima
relación con la falta de planeación contractual, razón que se evidencia a través de
materialización de situaciones anormales en la ejecución del contrato, ya sea desde la
declaración de desierta de la licitación o invitación publica, pasado por la declaratoria de
nulidad absoluta, necesidad de ajustar el bien o servicio, reconocimiento de mayores gastos,
rompimiento del equilibrio económico, hasta llegar a la declaratoria de incumplimiento o
caducidad del contrato.
Así entonces, las actuaciones que deberá tener en cuenta INDERBA como preliminares y de
planeación serán las que a continuación se expresan:
1. Que los contratos a celebrar se ajusten a las necesidades y requerimientos de la
entidad para el cumplimiento de las competencias que tiene a su cargo. (Plan de
Adquisiciones).
2. Que la entidad dispone de los recursos necesarios para el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato (Certificado de Disponibilidad).
3. Que se cuenta con los estudios que soportan y estructuran los alcances técnicos y
jurídicos del contrato. (Estudios Previos).
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4. Que se genere el documento a través del cual la entidad exprese los requerimientos
que deberán cumplir los proponentes que tengan intención de participar en la
selección. (Pliego o Invitación Pública).
5. Realizar cuando sea necesario, la evaluación financiera, jurídica y técnica de las
propuestas presentadas para la selección en relación con los requerimientos exigidos
por la entidad. (Informe de Evaluación).
6. Que la entidad conozca los riesgos que implica para las partes la ejecución del
contrato que se suscribe. (Revisión de Garantías).
7. Cuando sea necesario, la entidad deberá haber obtenido los bienes, permisos y
licencias requeridas para adelantar la adquisición o servicio solicitado.
8. Tener definidos los mecanismos de control que utilizara para hacer el seguimiento de
la actividad contractual. (Supervisión).
3.1.2.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
Para el Inicio de todo proceso contractual de la entidad se deberá verificar que en el
presupuesto existan los dineros necesarios para cubrir las obligaciones derivadas de la
potencial suscripción del contrato estatal, de tal forma que el representante legal de
INDERBA, solicitará al Jefe de Presupuesto de la entidad (o quien haga sus veces), que emita
el correspondiente Certificado de Disponibilidad, sin el cual no se podrá dar inicio a las
demás actuaciones.
3.1.3.
INICIO DEL PROCESO
El Director General de INDERBA, después de obtener la verificación de la existencia de
recursos para la contratación, de conformidad con el certificado disponibilidad emitido,
deberá dar la orden de inicio del proceso al Funcionario Abogado o contratista, líder del
proceso de Gestión Jurídica encargado de la etapa precontractual, la cual se entenderá como
el documento a través del cual el ordenador del gasto internamente solicita realizar los
trámites necesarios para llevar a cabo la suscripción del contrato. Esta solicitud de inicio no
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obliga a la entidad a realizar la contratación, toda vez que el representante legal podrá
abstenerse de continuar con el proceso por ser un documento interno.
En el plan anual de adquisiciones de INDERBA se debe revisar si el bien o servicio a
contratar está incluido e identificado mediante el clasificador de bienes y servicios de
conformidad con los manuales de la agencia Colombia Compra Eficiente.
Cualquier ajuste al mismo se debe realizar con antelación al inicio de la etapa precontractual,
a efectos que se cuente con el respectivo certificado en donde conste que dicho bien o servicio
está incluido e identificado.
3.1.4. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS.
Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los
procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis queEl
Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre
y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA ha realizado sobre la necesidad del
bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el
Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la
contratación.
Este documento se encuentra reglamentado en los Artículos 25 de la Ley 80 de 1993 y 20 del
Decreto 1510 de 2013, estando conformados por todo documento final que haya servido de
soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o
Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la
información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los
proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por INDERBA, así
como la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por elOrdenador
del Gasto conforme a las normas internas. Dichos estudios deberán contener los siguientes
elementos mínimos, además de los indicados para cada modalidad de selección:
Artículo 20 Decreto 1510/13. Estudios y documentos previos. Los estudios y
documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos
de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante
el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos,
además de los indicados para cada modalidad de selección:
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1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con
el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos
y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño
y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación. incluyendo los
fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor
del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe
incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en
la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables
utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad
de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de
concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado
en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo
Comercial.
a) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratación.
Es necesario que la entidad indique de forma escrita y detallada las razones que justifican la
oportunidad de la contratación. Para ello es importante tener en cuenta que toda la actividad
de INDERBA es reglada legalmente y de conformidad con este Manual de Contratación, es
decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y
competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento
jurídico.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:

Las especificaciones técnicas y jurídicas específicas de la necesidad que se pretende
satisfacer con la contratación.

Los argumentos que permitan verificar el imperativo funcional y misional de la
contratación que se requiere.
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
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

Verificación de que la necesidad se encuentra debidamente prevista en los
mecanismos de planificación establecidos o la correspondiente inclusión de ésta a
través del ajuste respectivo.

Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se
derivan sus recursos.

Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y
porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un
proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un
servicio).
b) El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y
licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
Es importante que dentro de los Estudios Previos del contrato se señalen los elementos
esenciales del mismo, toda vez que estas serán fundamentales para los proponentes al
momento de presentar sus ofertas y prestaran las base jurídica en la ejecución, razón por la
cual deben definirse los siguientes:

Objeto.
Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que
pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta,
clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar.
En el documento se deberá establecer la definición técnica de la necesidad y su
correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, además, deberán
analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes
aspectos:
Sera importante sugerir y tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los
bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las
calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten
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la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación; Además de los servicios conexos
de la ejecución contractual, entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del
objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes
técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.

Partes.
Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de
ellos es una entidad estatal y El otro lo constituye el contratista, que puede ser una persona
natural o jurídica – de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión
temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley.

Plazo.
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato
en el que se espera se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer
a un estudio técnico serio por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de
la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto
de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que
se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, siempre que
las obligaciones ya se encuentren determinadas y suscritas por las partes que integran el
acuerdo contractual.

Lugar de ejecución el contrato.
Es importante señalar dentro de os documentos previos y con el fin de ser preciso con los
futuros proponentes cual será el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de
desarrollar las obligaciones propias del contrato.

Obligaciones de las Partes.
Son apreciaciones de vital importancia para la ejecución del contrato, toda vez que en ellas
se encuentra contenido el desarrollo especifico del objeto contratado, es allí donde se
estipulan los aspectos que de no ser cumplidos podrían generar una terminación anormal del
contrato con sus respectivas consecuencias jurídicas y disciplinarias para cada una de las
partes de la relación; Corresponde entonces, a los compromisos que recaen sobre las partes,
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los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán
esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución contractual.
c) La modalidad de selección del contratista y su justificación. incluyendo los
fundamentos jurídicos.
Identificado el tipo de contrato que se requiere celebrar, cada entidad deberá realizar un
estudio de las modalidades de selección establecidas en el Artículo 2 de la Ley 1150,
complementado con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013. En el anterior orden de ideas,
en todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y
reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y permitan precisar cuál será el
procedimiento aplicable para la escogencia del contratista que finalmente ejecutara las
obligaciones contenidas en el contrato, teniendo en cuenta que cada modalidad de selección
específica y diferencia sus términos y formas de evaluación.

Identificación del contrato que se pretende celebrar.
El deber de realizar los estudios sobre la tipología contractual se encuentra en el numeral 3°
del Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. La tipología contractual es fundamental para
establecer cuál es la modalidad de selección que la entidad estatal deberá utilizar para el
desarrollo del proceso contractual, es decir que al momento de realizar los estudios técnicos
y jurídicos, es fundamental establecer qué tipo de contrato será el que se va a ejecutar que
podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de
1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el
artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la
voluntad.
d) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del
contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir
la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación
de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del
contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad
Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar,
para lo cual es imperativo contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo
soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el
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cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y
los estudios y deducciones de la entidad.
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar,
para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo
soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el
cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y
los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse, mediante la solicitud de
cotizaciones, verificación de precios o condiciones de mercado en Internet o
telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del técnico encargado del
proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las
experiencias anteriores efectuadas por la administración, los históricos contenidos en
el los archivos contractuales de la entidad y en general cualquier mecanismo que
permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.

Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario
para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de
riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de
contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la
Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la
Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al
establecimiento de los requisitos habilitantes.

Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la
validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse
y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben
especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada
requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado,
definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos
parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
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Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando se cuente con los recursos
líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre El Instituto para el Fomento
del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA, se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados
y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con
lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán
también la forma como éste deberá amortizarse.
e) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que
serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa
que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para
la entidad y los fines que ella busca.
Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino
acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150
de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.
Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la
Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar
y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación. Para ello, INDERBA
deberá indicar los requisitos habilitantes que se exigirán a los proponentes y su forma de
acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación;b) el valor del
contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo;
y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los
siguientes interrogantes:


¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del
contrato?
¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las
condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el
Proceso de Contratación?
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

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¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores del
mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de
Contratación?
¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el
objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de
Contratación?
Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de
acuerdo con la modalidad de selección que aplique.Si el precio del bien o servicio es
regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las
ofertas.Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a
los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión
de la existencia de trato nacional.
f) El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación,
valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley
1150 de 2007). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos
aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de
los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato.
El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en
condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación
(sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando
su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el
Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de
acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso
de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará,
total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la
forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia
del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades
estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la
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distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades
estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer
un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el
pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la
ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos
previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
g) Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de
Contratación.
Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo
con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto
1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
No serán obligatorias en: a) Los contratos de empréstito b) Los contratos interadministrativos
c) Los contratos de seguro d) Los contratos que se celebren con grandes superficies e) Los
contratos celebrados por contratación directa f) Los contratos celebrados por el
procedimiento de mínima cuantía.
h) La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo
Comercial
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades
públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un
Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las
obligaciones en ellos contenidas. De conformidad con el Manual para el manejo de los
Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, determinado por Colombia Compra
Eficiente, se debe verificar:


Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras
públicas.

Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura
del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional
de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página
web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia
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de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para
realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de
selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio
de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación.
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de
contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las
obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están
o no cubiertos por los mismos.
NOTA: Finalmente, se deberá tener en cuenta en la elaboración de la etapa pre contractual
lo establecido en el Artículo 148 del Decreto 1510 de 2013 en relación con la indicación
de si la contratación respectiva está cobijada por unAcuerdo Internacional o un Tratado
de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano,para lo cual se deberá verificar el
Manual Explicativo expedido por el Departamento Nacionalde Planeación y el Ministerio
de Comercio sobre TLC.
3.1.5.
PLIEGO DE CONDICIONES O INVITACIÓN PÚBLICA
Es el documento estructural del proceso de selección que contiene el conjunto de
requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros; que define las reglas objetivas,
justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole,
así como las condiciones, plazos y procedimientos, que redundan en la selección objetiva del
ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de Licitación
Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos o Mínima Cuantía, este último con sus
singulares reglas.
Este acto administrativo, al igual que los Estudios Previos, también contiene las condiciones
del contrato a celebrar.
Es importante tener en cuenta que los Pliegos de Condiciones o la Invitación Publica son
actos administrativos reglados y por esta razón no pueden contener ni establecer condiciones
o requerimientos que limiten la pluralidad de participantes dentro de las invitaciones
públicas, sin embargo este documento, de acuerdo con la naturaleza del contrato, la cuantía
del mismo y las diferentes situaciones que se presenten, puede requerir condiciones que
ameriten cierta especialidad de quienes desean participar.
El proyecto de pliego, contendrá las especificaciones antes señaladas, pero sobre este, los
proponentes podrán realizar todo tipo de observaciones que justifiquen jurídica o
técnicamente con el fin de hacer más clara, justa, objetiva y completa la solicitud de requisitos
para participar en el proceso de selección; del estudio de estas observaciones se resolverá y
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el producto de ellas se encontrara contenido en el pliego definitivo, si así lo estimare
conveniente la entidad, toda vez que el proyecto no obligará a la entidad a continuar el trámite
del proceso contractual, salvo se ordene la apertura del mismo.
3.1.6.
CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos
la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos
152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos
la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:
1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los
Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para
el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales
para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir
estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de
Contratación.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,determinará dentro del pliego
de condiciones si la convocatoria estará limitada a Mipymey señalará la forma en que serán
recibidas las solicitudes de limitación de la convocatoria, lo cual se podrá realizar a través
de correo electrónico o en medio físico.
3.1.7.
ADENDAS
Con posterioridad a la apertura de un proceso contractual, la entidad está facultada
legalmente para realizar aclaraciones o modificaciones a las condiciones establecidas en el
pliego de condiciones o invitación publica, razón por la cual podrá emitir documentos que se
denominara adendas y que serán de obligatoria observancia para los proponentes que estén
interesados en participar. Las adendas una vez publicadas hacen parte del pliego de
condiciones.
El término con el cual cuenta INDERBA para la expedición de adendas, es el que se
encuentra señalado en el articulo 25 del Decreto 1510 de 2013 o en su defecto el que estime
conveniente dentro del pliego de condiciones o invitación publica, no sin esto cuando se
presenten adendas se deberá expresar en el acto administrativo la extensión del termino de
cierre que le permita a los proponentes allegar los nuevos requerimientos.
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De conformidad con el Artículo 220 del decreto 019 del 2012, dentro del plazo de la licitación
cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante
responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el
SECOP para conocimiento público.
3.1.8.
OBSERVACIONES Y RESPUESTAS A LAS MISMAS
Dentro de los procesos de selección de contratistas, la Ley y Reglamentos han previsto la
posibilidad de que los proponentes realicen y radiquen solicitudes o requerimientos sobre las
condiciones que cada entidad solicita para la potencial participación en el proceso
contractual, además de poder presentar observaciones sobre los resultados de cada una de los
informes de evaluación que se realicen en el señalado procedimiento.
A su vez, la entidad estará en la obligación de dar respuesta clara y concreta sobre las
observaciones o requerimientos realizados por los proponentes, las cuales se deberán publicar
para el conocimiento de todos los oferentes y de esta manera puedan conocer los argumentos
o la modificación de las condiciones, si así lo estimare la entidad.
Respecto a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se deberán tener en cuenta
los términos establecidos en elArtículo 23 del Decreto 1510 de 2013. Durante este proceso
deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las
respuestas a las mismas conforme a los términos que se establezcan en el pliego de
condiciones.
De igual manera se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones
hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección
durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración.
Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 y el artículo 40 del
Decreto 1510 de 2013.
Así entonces, los términos que los proponentes tendrán para la radicación de observaciones
y el plazo de la entidad para dar respuesta a las mismas será el que se encuentre establecido
en las normas sobre contratación estatal, específicamente en la Ley 80 de 1993, 1150 de
2007, 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013.
Respecto de la aplicación de las REGLAS DE SUBSANABILIDAD dentro de los procesos
contractuales, el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 establece lo siguiente:
“Parágrafo 1°. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la
futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las
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propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos
hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la
asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier
momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de
selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta
el momento previo a su realización.”
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA fijará el término de
subsanabilidad en la solicitud o en el pliego, el cual debe ser razonable y adecuado al caso,
sin perjuicio que el proponente solicite su ampliación. En todo caso dicho término incluida
la ampliación será perentorio (Art. 25 Ley 80) so pena de producir el rechazo del proponente
en el proceso contractual. La norma es clara en establecer que la entidad puede requerir a los
oferentes para que cumplan con los mencionados requisitos, así en los pliegos de condiciones
no se fije un plazo para el saneamiento; y que ellos a su vez, deberán cumplir con lo exigido
dentro del término señalado, so pena de que la oferta sea rechazada.
A este respecto no puede olvidarse que el proceso de selección de contratistas es un conjunto
de reglas estrictas y detalladas tendientes a adoptar una decisión reglada por parte de la
administración, según se ha expuesto, la cual no puede quedar supeditada a la voluntad del
proponente de responder cuando a bien tenga el requerimiento para subsanar, argumento
adicional que fundamenta, en caso de que se omita el plazo otorgado o la respuesta no
satisfaga el preciso y concreto requerimiento efectuado, la potestad de rechazar la oferta.
De conformidad con lo establecido en el Parágrafo 1º del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,
INDERBA procede a establecer algunas reglas relacionadas con la aplicación del principio
de subsanabilidad así:
a) En los diferentes procesos de selección primará lo sustancial sobre lo formal.
b) La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación
o al proponente, no necesarios para la comparación objetiva de las Propuestas no
servirán de título suficiente para efectos de que INDERBA rechace los ofrecimientos
hechos.
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c) En consecuencia, todos aquellos requisitos de la Propuesta que no afecten la
asignación de puntaje, podrán ser solicitados por INDERBA en cualquier momento
hasta la adjudicación.
d) INDERBA no rechazará una Propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de
documentos que verifiquen las condiciones del Proponente o soporten el contenido
de la Propuesta, y que no constituyan los factores de escogencia señalados en este
Pliego de Condiciones, de acuerdo con lo dispuesto en los Numerales 2º, 3º y 4º del
Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
e) Los referidos requisitos podrán ser requeridos por INDERBA en igualdad de
condiciones para todos los Proponentes hasta la adjudicación.
f) Serechazará la Propuesta del Proponente que dentro del término previsto en la
solicitud, no responda el requerimiento que le haga INDERBApara subsanarla.
g) INDERBA no permite que se subsane la falta de capacidad legal y financiera para
presentar la Propuesta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad
al cierre del presente proceso de selección.
3.1.9.
INFORME DE EVALUACIÓN
De conformidad con lo establecido en las normas de contratación estatal, podemos encontrar
dos tipos de informes que se presentan en la etapa precontractual de los procesos de selección
de contratistas que se deriven de un pliego de condiciones o invitación publica, los cuales le
permiten a la entidad pública la verificación de los requisitos establecidos, i) para la
habilitación de las proponentes y ii) para la calificación u otorgamiento de puntaje a los
oferentes; razón por la que estos actos administrativos de análisis, debe ser realizados con
mucha responsabilidad y competencia por parte de los funcionarios que para esta labor
designe el representante legal de la Entidad.
a)
Informe de Evaluación de requisitos habilitantes:
Este primer informe contendrá el análisis de los requisitos y documentos de índole jurídica
que permitan y determinen la capacidad del contratista para suscribir el contrato, la no
ocurrencia de causales de inhabilidad, incompatibilidad, prohibiciones o conflicto de interés;
el estudio y verificación de las capacidades técnicas requeridas a los contratistas, las cuales
permiten establecer la competencia y experiencia del proponente en la ejecución del tipo de
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contrato determinado y de esta manera evitar posibles incumplimientos por incapacidad
técnica; y contendrá además, el análisis de la capacidad financiera de los proponentes de
conformidad con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones o invitación
publica, con el fin de evitar que una posible situación financiera del contratista pueda afectar
la ejecución del contrato y sus obligaciones.
El informe de requisitos habilitantes siempre deberá ser realizado por un equipo
interdisciplinario a excepción de los procesos de selección de contratistas que se deriven de
la modalidad de selección de Mínima Cuantía, evento en el cual este análisis podrá ser
realizado por un funcionario que designe el representante legal de la Entidad de conformidad
con lo establecido en el Articulo 27 del decreto 1510 de 2013.
b)
Informe de calificación o ponderación de factores:
A través de este informe, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
le otorgara puntaje a la capacidad jurídica, técnica y financiera que presenten los proponentes
de conformidad con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones o invitación
publica que reglamente el proceso de selección; lo anterior con el fin de determinar cuál es
el oferente que se encuentra más capacitado para la ejecución del contrato y que genere
finalmente un menor riesgo de incumplimiento contractual.
En este informe, después de evaluado el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
pliego de condiciones o invitación publica se definirá y recomendara por parte del equipo
interdisciplinario cual debe ser el contratista que ejecute el contrato.
Dentro de los procesos de selección de contratista bajo la modalidad de Mínima Cuantía no
se realizara este informe, toda vez que la calificación del proponente que cumpla los
requisitos habilitantes solo se realizara de quien presente el precio más bajo en su oferta, de
conformidad con losArtículos27, 84 y 85 del decreto 1510 de 2013.
3.1.9.1.
COMITÉ EVALUADOR
El Comité Evaluador será el equipo interdisciplinario designado por el representante legal de
INDERBA, con el fin de realizar el análisis jurídico, técnico y financiero de los documentos
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que contengan las propuestas presentadas por los oferentes dentro de los procesos de
contratación que se fundamenten en pliego de condiciones o invitación pública.
Para el análisis antes señalado, los funcionarios designados tendrán en cuenta los requisitos
exigidos en el pliego de condiciones definitivo o invitación publica, además de observar los
actos administrativos que a lo largo de la etapa contractual (adendas) hayan podido llegar a
modificar alguno de los requisitos del proceso, con el objeto de estudiar todos los factores
que pueden llegar a intervenir en la decisión que se tome dentro del análisis.
La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos
o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de
interés para cada Proceso de Contratación, motivos por el cual deberán tener conocimientos
en las áreas a evaluar dentro de cada proceso, razón por la cual, el representante legal de
INDERBA será el encargado de decidir quiénes integraran el mismo, siempre asegurando la
pluralidad de integrantes.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por
quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
Las funciones del Comité Evaluador serán las siguientes:
a) Realizar la evaluación jurídica, técnica y financiera de los requisitos exigidos a los
proponentes en el pliego de condiciones o invitación publica de los procesos
contractuales.
b) Señalar dentro de los informes de evaluación cuales son los documentos que deben
ser subsanados por los proponentes y determinar la fecha en la que debe ser
subsanados.
c) Recibir y estudiar las observaciones presentadas por los proponentes al informe de
evaluación realizado de las propuestas y requisitos.
d) Proyectar la respuesta a las observaciones de conformidad con el análisis y estudio
realizado.
e) Determinar la existencia de inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés
de los proponentes.
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f) Aplicar permanentemente los principios rectores de la contratación estatal y
garantizar la igualdad en el proceso de selección que evalúan.
g) Recomendar al representante legal de la Entidad el contratista que debe ser
seleccionado de conformidad con el análisis de los requisitos solicitados.
h) Asesorar al representante legal de la Entidad en cualquier evento del proceso
contractual y cuando así lo requiera el Director General, respecto de las condiciones
jurídicas, técnicas y financieras de los proponentes.
i) Acompañar las diligencias y audiencias que se realicen dentro del proceso
contractual, con el fin de prestar el apoyo técnico y profesional necesario que
permitan cumplir acertadamente los fines de la selección.
El líder del proceso de Gestión Jurídica con apoyo del Comité Asesor y Evaluadorde ser
requerido,será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
La falta de publicación en el SECOP constituye la vulneración de los deberes funcionales de
los responsables.
3.1.10.
AUDIENCIAS
Un requisito indispensable en los procesos de selección que adelanten las entidades públicas
y en este caso El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento
del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, tiene relación con
la publicidad de los actos, razón por la cual, la legislación ha previsto que se realicen una
serie de audiencias que le permitan a los proponentes conocer de manera directa las
exigencias de las entidades con el fin de poder debatirlas, además, estas audiencias también
le permiten a la entidad tomar medidas que estén dirigidas a evitar y corregir cualquier tipo
de actuación que este en contravía de los principios y normas en materia de contratación.
En este orden ideas, para los procesos de selección de contratistas se prevén las siguientes
audiencias.
3.1.10.1.
AUDIENCIA DE ASIGNACION DE RIESGOS.
De conformidad con lo dispuesto en el Articulo 39 del Decreto 1510 de 2013, dentro de los
procesos de licitación pública, se deberá practicar obligatoriamente una audiencia de
asignación de riesgo en donde la Entidad Estatal debe presentar el análisis de Riesgos
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efectuado y hacer la asignación de Riesgos definitivacon el fin de especificar cuáles son los
riesgos posibles de la ejecución, quienes deben soportarlos y su estimación en relación con
su cuantía y vigencia y de esta manera dar cumplimiento al Artículo 4 de la Ley 1150 de
2007; en esta audiencia, los proponentes y la entidad también están facultados para debatir
las exigencias relacionadas con las garantías que se exigen dentro del proceso de selección.
3.1.10.2.
AUDIENCIA DE ADJUDICACION.
De igual manera se deberá celebrar una audiencia de adjudicación en la fecha y hora
establecida en el Cronograma, con el fin de que en esta los proponentes puedan debatir los
argumentos y el análisis presentado por el comité evaluador en la selección del contratista,
la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos y las
siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la
Entidad Estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación,
lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay
pronunciamientos que a juicio de la Entidad Estatal requiere análisis adicional y su
solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede
suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y
la comprobación de lo alegado.
2. La Entidad Estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente
que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de
su oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Entidad
Estatal haya señalado con anterioridad.
4. La Entidad Estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo
de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar
la decisión que corresponda.
De la conclusión a la que se llegue después de practicada la audiencia de adjudicación se
tomara la determinación de adjudicar el contrato y se leerá el texto del acto administrativo
que determina cual es el contratista seleccionado y las condiciones finales del proceso
contractual, siempre que no se haya dado a conocer el acto con anterioridad a la audiencia.
Los participantes de la audiencia deberán observar y mantener una conducta respetuosa
durante toda la audiencia, respecto de los demás integrantes de la diligencia, y podrán realizar
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las observaciones que crean convenientes y presentar los argumentos de conformidad con las
reglas establecidas en el Decreto 1510 de 2013.
Esta audiencia se practicara con presencia del Representante legal o del funcionario de la
entidad o contratista encargado de la contratación y podrán asistir a ella como apoyo
profesional los miembros del Comité Evaluador.
3.1.10.3. AUDIENCIA DE PRECALIFICACIÓN.
La Entidad Estatal conforme a lo establecido en el artículo 71 del Decreto 1510 de 2013,
deberá efectuar dentro de los procesos de concursos de méritos, una audiencia pública en la
cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el Proceso de
Contratación respectivo. El informe de precalificación elaborado por INDERBA será
publicado para conocimiento de los interesados en el SECOP por el término establecido en
el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios
al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del
mismo.
En la audiencia se contestarán las observaciones al informe de precalificación y notificará la
lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. Si la Entidad Estatal establece
un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de
interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo
establecido, en la audiencia de precalificación la Entidad Estatal debe hacer el sorteo para
conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.
Si la Entidad Estatal no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el
Proceso de Contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.
3.2.
ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa del proceso de contratación, está comprendida entre la iniciación, ejecución y
liquidación del contrato, y es por ello que es aquí donde pueden ocurrir una gran cantidad de
vicisitudes que suponen variedad de retos administrativos que deben ser diligentemente
atendidos por los funcionarios encargados de la vigilancia contractual y por aquellos que
deban intervenir en cualquier momento de la ejecución.
3.2.1. EL CONTRATO.
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Es el acto jurídico generador de obligaciones, suscrito por El Instituto para el Fomento del
Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA con los proponentes que hayan sido seleccionados después del
estudio jurídico, técnico y financiero de los documentos contenidos en cada una de las ofertas
presentadas dentro de los procesos de contratación dirigidos por la entidad.Los contratos que
celebre INDERBA deberán constar por escrito.
En las estipulaciones de los contratos que celebre El Instituto para el Fomento del Deporte,
la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las
cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que
no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades
de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración y que correspondan a la
esencia y naturaleza del determinado contrato.
El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el mismo se
debe elevar a escrito en medio físico o a través del uso de medios electrónicos acordes con
la ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, reglamente, adicionen o complemente y debe
ser firmado por parte del Ordenador del Gasto y por el Representante legal del contratista, o
su apoderado si setrata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona
natural que demuestra la capacidad para obligarse. Para los contratos de mínima cuantía los
elementos establecidos en este acápite deberán incorporarse en la carta de aceptación de la
oferta.
Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse unos requisitos de suscripción, de
perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:
3.2.1.1.
REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN:
Corresponde a todos aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos
indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados,
revisados y corroborados por Abogado Líder del Proceso de gestión jurídica. Estos
documentos tienen relación con la capacidad jurídica de los contratistas al momento de
suscribir el contrato, razón por la cual podría tomar como ejemplo de los mismos los
siguientes:
1. Certificado de existencia y representación legal.
2. Registro mercantil.
3. Fotocopia de la cédula del representante legal o Contratista.
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4. Documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o
incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado.
5. Reglamentos internos o estatutos delos contratistas.
6. Actos Administrativos de constitución.
7. Actos de nombramiento y posesión de representantes legales cuando sea necesario.
8. Actos de delegación de competencias en las entidades contratistas.
3.2.1.2.
REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO.
Los contratos que suscribe El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
se entenderán perfeccionados cuando se logre el acuerdo de voluntades sobre el objeto y la
contraprestación por el desarrollo de las obligaciones y éste se eleve a escrito.Con toda la
minuta o documento del contrato que contiene el acuerdo de voluntades, deberá contener por
lo menos la siguiente información:
1.
2.
3.
4.
Tipo de contrato.
Identificación completa de las partes del contrato.
El bien, obra o servicio a contratar.
Los elementos esenciales del contrato Valor, plazo de ejecución, forma de pago
(apropiaciones presupuestales).
5. El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la
obra.
6. Las obligaciones de las partes.
7. Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.
8. Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato.
9. Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes.
10. Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique).
11. Garantías (Cuando aplique).
12. Pacto de las clausulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de la ley 80
de 1993).
13. Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el
personal del que éste disponga.
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14. La indicación del régimen jurídico aplicable.
15. Indicación sobre la solución de controversias.
16. Domicilio del contrato
Si bien, de conformidad con lo previsto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el
artículo 85 numerales 6 y 7 del Decreto 1510 de 2013, la comunicación de aceptación de la
oferta que realice INDERBA, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado,
dentro de la modalidad de Mínima Cuantía, constituirán para todos los efectos el contrato
celebrado por las partes, sin embargo, el funcionario o contratista encargado de las funciones
jurídicas de la entidad, deberá proyectar la minuta contractual, de conformidad con la
información señalada anteriormente.
3.2.1.3.
REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN.
Para la legalización de los contratos que suscriba El Instituto para el Fomento del Deporte,
la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA, se requiere de la expedición del correspondiente Registro
Presupuestal, a través del cual la entidad compromete definitivamente los dineros que
soportaran las obligaciones de pago derivadas de la ejecución del contrato. Este documento
será expedido por el funcionario encargado del área de Presupuesto de la entidad.
El Registro Presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se
afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún
otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones
a las que haya lugar.
Nota: este requisito de legalización es posterior a la minuta contractual.
3.2.1.4.
REQUISITOS DE EJECUCIÓN.
Establece el Artículo 41 de la Ley 80 de 1993, que para la ejecución de los contratos que
celebre INDERBA se requiere de la aprobación de garantías requerida en el contrato
conforme al análisis de riesgos realizado por la entidad, además de la existencia del
respectivo registro presupuestal, entendiéndose ésta última como el compromiso
presupuestal final señalado con antelación.
El encargado de revisar las garantías exigidas dentro de INDERBA, será el funcionario que
detente las competencias jurídicas de la entidad.
3.2.1.4.1.
GARANTÍAS EN LOS CONTRATOS.
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En el Artículo 27 de la Ley 80 de 1993, se establecen los parámetros que debe mantener la
relación contractual respecto de las cargas que deben soportar las parte en la ejecución de las
obligaciones derivadas del contrato, es así como se indica que para mantener la ecuación
contractual, es decir la igualdad o equivalencia entre las partes, será necesario la
implementación de medidas que permitan la estabilización de la relación, para lo cual se han
determinado la existencia de las garantías contractuales, las cuales están dirigidas a
garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de INDERBA y que en
general quieren evitar situaciones anómalas en la presentación de los ofrecimientos, en la
etapa de ejecución del contrato y su liquidación, de conformidad con lo estipulado en los
Artículos 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
Derivado de la celebración contractual y de conformidad con lo establecido en el Articulo
111 del Decreto 1510 de 2013, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,
podrá exigir las siguientes clases de garantías:
1. Contrato de seguro contenido en una póliza.
2. Patrimonio autónomo.
3. Garantía Bancaria.
Con todo y lo anterior, los perjuicios que se deriven de la responsabilidad extracontractual
de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o
subcontratistas sólo pueden ser amparados mediante póliza de seguro.

Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:
Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada
contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en los
Artículos112 al 126 del Decreto 1510 de 2013.
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán
ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la
respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario con rol
jurídico dentro del comité asesor evaluador.

No obligatoriedad de garantías:
No serán obligatorias en:

Los contratos de empréstito
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




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Los contratos interadministrativos
Los contratos de seguro
Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía
prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la
mínima cuantía.
Los contratos que se celebren con grandes superficies.
Los contratos celebrados por contratación directa.
La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos
anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de
exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.
La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en
procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los demás modalidades deberá exigirse.

Preservación de las garantías:
Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o
interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto de todas aquellas
situaciones que puedan afectar la(s) garantías. El Supervisor informará al garante de aquellas
circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia
de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las
actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con
miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer la
garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.
3.2.2.
NOMBRAMIENTO DEL SUPERVISOR
Una vez reunidos los requisitos de suscripción, legalización y ejecución establecidos en la
norma y en el presente Manual de Contratación, el Representante Legal, comunicará en forma
escrita al funcionario designado para ejercer la supervisión de cada contrato, remitiendo copia
del acto administrativo de designación y copia del contrato.
El supervisor designado, una vez recibida la comunicación de su nombramiento deberá
requerir copia del contrato y demás documentos anexos a expediente con el fin de dar inicio
a sus labores, teniendo en cuenta que sus funciones y obligaciones serán las establecidas en
la Ley y en el numeral 2.3.2. del presente Manual de Contratación.
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3.2.3. ACTA DE INICIO.
Nombrado el supervisor del contrato, este tendrá la obligación de suscribir el Acta de Inicio,
acto a través del cual las partes acuerda comenzar el termino de ejecución de las obligaciones
contractuales; para esto el supervisor deberá elaborar o proyectar las condiciones y texto del
documento, para luego citar al contratista a través de cualquier medio eficaz y acordar la
fecha en la cual se dará inicio efectivo del contenido contractual.
El Acta de Inicio es un documento que deberá constar en el expediente contractual, toda vez
que este servirá de base para muchas de las actuaciones que se realizaran en el término de
ejecución del contrato.
Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse
en contacto para suscribir el Acta de Inicio, la cual deberá formar parte del expediente del
proceso.
3.2.4.
PUBLICACION DE LOS CONTRATOS.
Los contratos suscritos por El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- conforme lo
dispuesto en las normas vigentes aplicables.El líder del proceso de Gestión Jurídicaserá
responsable de garantizar la publicidad de los contratos suscritos por la entidad.
3.2.5.
EL PAGO
Para la realización de cada pago, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
en primera instancia deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución
del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que
el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de
Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar, cuando corresponda.
Revisado lo anteriormente señalado, cuando el contratista remita su correspondiente cuenta
de cobro, el supervisor del contrato certificaráel cumplimiento y la correcta ejecución de las
obligaciones del contratista. Hecha la anterior verificación se solicitará el desembolso de los
valores a cancelar.
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Cuando el pago que se vaya a realizar, corresponda al último que se deba al contratista, se
requerirá que además de los documentos antes señalados, se allegue el acta final del contrato
y el acta de liquidación del mismo, siempre y cuando estos documentos puedan ser anexados
de conformidad con la ejecución del contrato, estos serán suscritos por el supervisor,
contratista y representante legal.
3.2.6.
OTROSÍ O MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS.
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente
en el clausulado del contrato, bien sea porque El Instituto para el Fomento del Deporte, la
Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja
INDERBA lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que
comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación o aclaración hecha
por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su
esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto
contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación o aclaración contractual el
clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Así entonces, la Modificación de un contrato a través de Otrosí, puede estar dirigida a dar
claridad sobre un aspecto que integra la minuta del mismo y que no altere su naturaleza;
igualmente, puede corresponder a la aclaración derivada de un error involuntario al momento
de proyectar la minuta o finalmente a modificaciones que permitan un mejor desempeño de
las funciones administrativas que se deriven de la ejecución contractual.
Para modificar un contrato en el que es parte INDERBA, se debe tener en cuenta, que cuando
la modificación contractual requiera de conocimientos específicos para la interpretación de
la misma se deberá contar con un informe previo del supervisor, en el cual se establezcan de
forma clara y precisa las razones que hacen necesaria dicha cambio contractual, además de
contener las recomendaciones específicas a través de las cuales se podrían mejorar las
condiciones que se requieren modificar.
3.2.7.
ADICIÓN.
Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la ampliación de algunos factores
determinados en el contrato inicial, dentro de los cuales podemos encontrar termino y valor,
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los cuales a su vez derivan la modificación de bienes servicios y cantidades dirigidos a
garantizar la existencia de tiempo y recursos suficientes para continuar con la satisfacción
de la necesidad que evidencia la Administración.
Con todo lo anterior y teniendo en cuenta lo señalado por el Articulo 40 de la Ley 80 de 1993
la adición que se realice al contrato inicial no podrá exceder el cincuenta por ciento (50%)
del valor inicialmente pactado y para esto, el supervisor del contrato deber presentar, antes
del vencimiento del termino pactado, o antes del agotamiento de los recursos públicos
comprometidos, el correspondiente informe técnico de supervisión a través del cual justifique
la necesidad de ampliación, en el cual se deberá establecer el plazo necesario y el valor
requerido para la adición, con el fin de que el ordenador del gasto estudie las posibilidades y
decida sobre actuación solicitada.
Una vez autorizada la adición, se solicitará el certificado de disponibilidad y se procederá
por parte de la Oficina Gestora con apoyo del Líder del proceso de gestión jurídica, a elaborar
los correspondientes estudios previos del adicional, para lo cual podrá fundarse en la solicitud
del contratista, en el informe entregado por el supervisor y también podrá solicitar la asesoría
del mismo, cuando así lo estime conveniente. Posteriormente se realizará la minuta del
contrato adicional y se solicitará el correspondiente Registro Presupuestal.
Cuando se haga necesario, después de suscrita la adición, el contratista deberá ampliar las
pólizas que cubran los riesgos derivados del contrato y estas deberán ser certificadas por la
entidad.
Entonces, en el trámite de adición se deberán consignar en el expediente contractual los
siguientes documentos:
a) Informe del supervisor, donde manifieste la necesidad de realizar la adición.
b) Certificado de disponibilidad.
c) Estudio previos.
d) Minuta de la adición.
e) Ampliación de garantías.
f) Certificado de aprobación de garantías.
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g) Registro presupuestal.
La ampliación del plazo o prórroga hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo
que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.
3.2.8.
CESIÓN DEL CONTRATO.
Dentro de las características que acompañan la naturaleza de los contratos estatales, una muy
importante es la necesidad de que este sea ejecutado por la persona que obtuvo la mejor
calificación dentro del proceso de selección o que sea escogido por la entidad, es decir, que
los contratos celebrados por INDERBA serán intuito persona, por lo tanto, no podrán cederse
sin previa autorización escrita de la entidad.
De conformidad con el Articulo 9 de la Ley 80 de 1993, establece dos (02) causales legales
para que se pueda disponer de la cesión del contrato, y estas se relacionan con las
inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista; sin embargo, a estas se
suman las demás que se dispongan en las normas y las realizada por mutuo acuerdo entre las
partes y que deben quedar expresas en el texto del contrato.
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del
mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con la obligación de
ejecutar a favor del Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento
del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA.
Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, aquella en la cual se requiera previa
autorización de INDERBA, el procedimiento es el siguiente:
a) El contratista deberá solicitar al ordenador del gasto por intermedio del supervisor del
contrato la autorización para realizar la cesión del mismo, indicando justificación y
las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato.
b) El supervisor del contrato deberá emitir concepto técnico sobre la viabilidad de la
cesión solicitada, donde determinara si el nuevo contratista puede cumplir técnica,
jurídica y financieramente.
c) El ordenador del gasto, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a
autorizar o rechazar la cesión.
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d) Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de
cesión del contrato, donde quedara expresamente plasmado el estado del contrato y
será suscrito por el Representante Legal de la entidad y el supervisor.
e) El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición de la garantía
única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos
del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
f) Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la
cesión.
3.2.9.
SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO.
Una vez celebrado el contrato, los términos y plazos establecidos en el, deben ser respetados
por las partes, de tal forma que exista seguridad de la época en las cuales deben ser entregadas
a satisfacción las obligaciones del mismo, sin embargo, en desarrollo del principio de la
autonomía de la voluntad, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
podrá por mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se
presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecución del mismo, la ocurrencia de
situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución
temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser
indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una
condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La
finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una
medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y
proporcionalidad.
Para que El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del
Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA permita la suspensión
del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:
a) Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o informe técnico del
supervisor en el cual se requiera al representante legal de la entidad la suspensión,
para lo cual, en una u otra solicitud se deberán manifestar las razones por las cuales
se considera necesario acudir a esta figura.
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b) El Informe del supervisor, deberá evidenciar el seguimiento técnico, administrativo,
jurídico, contable, etc. del contrato, con la indicación expresa del término durante el
cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la
justificación y concepto sobre dicha suspensión.
c) El acta por medio de la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las partes
del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor.
d) Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para
que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación
corresponde al supervisor del contrato.
e) Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán
suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia a la
Compañía Aseguradora, solicitando a la compañía de seguro la modificación y
extensión de las pólizas correspondientes a la garantía única que ampara del Contrato.
3.2.10.
TERMINACIÓN ANTICIPADA.
Los contratos celebrados por El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,
se podrán disolver, es decir, se terminaran de común acuerdo, a través del consentimiento
expreso de todos los que intervinieron en su celebración, y operará solamente para los
contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus
efectos jurídicos.
Para dar por terminado anticipadamente un contrato celebrado por INDERBA deberá tenerse
en cuenta como mínimo lo siguiente:
a) Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada por parte del
contratista, o requerimiento por parte del supervisor, en donde se manifiestan las
razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b) El informe del supervisor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo,
jurídico, contable, etc. del contrato, con la indicación expresa de las razones de la
disolución y el concepto sobre la procedencia de la misma.
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c) El ordenador del gasto contratante, determinará la conveniencia para la entidad y
procederá a decidir sobre la terminación.
d) Una vez recomendada la terminación, se procederá a suscribir la correspondiente acta,
la cual deberá ir acompañada de la liquidación del contrato, firmada por las partes, la
cual será proyectada por el funcionario o contratista con competencias jurídicas de la
entidad.
3.3.
ETAPA POSTCONTRACTUAL.
En este evento, se entiende que el plazo de ejecución del contrato ya ha fenecido, de tal forma
que el único acto posible es la correspondiente liquidación del contrato, razón por la cual,
esta etapa del procedimiento contractual de INDERBA tendrá como finalidad la suscripción
de los documentos necesarios para finalizar toda forma de vínculo jurídico derivado del
contrato.
3.3.1. DE LA LIQUIDACION DEL CONTRATO.
Entendido como el período en el cual las partes, realizan una revisión a las obligaciones
contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para
declararse a paz y salvo de las obligaciones contraídas de conformidad con lo establecido en
el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y lo estipulado en el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
En este período, una de las actuaciones más importantes, corresponde a la desplegada por el
supervisor del contrato, quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre
el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento de
liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador del gasto y el
contratista.
No todos los contratos deben ser liquidados, así lo expresa el Artículo 217 del Decreto - Ley
019 de 2012, donde se dispone que los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la
gestión puedan obviar dicha actuación; de tal forma que los demás contratos de la entidad
tendrán que ser liquidados. Como se mencionó con antelación la liquidación no será
obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,
sin embargo la entidad podrá pactarlo en el contrato y proceder a la misma.
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El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, en uso de sus facultades legales
y a través de su representante legal podrá llevar a cabo la liquidación de los contratos de las
siguientes formas:
a)
Por mutuo acuerdo de las partes.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, INDERBA liquidará de
mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de
condiciones, o dentro del que acuerden las partes en la minuta contractual para el efecto; para
esto, la entidad citara al contratista y dejara constancia de la comunicación.
Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición
del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la
revisión y análisis efectuados, el supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en
la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder
declararse a paz y salvo.
b)
Unilateralmente por INDERBA.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o
convocatoria que le haga El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,
o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad quedara facultada para
liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento
del término para liquidar el contrato en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que
dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período, antes del
vencimiento, es responsabilidad del supervisor exigir al contratista la ampliación de la
garantía.
c)
Liquidación Judicial
El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya
logrado de mutuo acuerdo y El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
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no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento
del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido
por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de
Procedimiento Administrativo.
d)
Extensión del plazo para la liquidación de los contratos
Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del
contrato, la misma podrá ser efectuada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años
siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo
acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de
Procedimiento Administrativo.
e)
Contenido mínimo del documento de liquidación
Conforme a lo establecido anteriormente, se fijan los parámetros a tener en cuenta en el
trámite de liquidación de los contratos celebrado por INDERBA, siendo importante para la
liquidación tener presente lo siguiente:













Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
Número del contrato objeto de liquidación.
Objeto del contrato.
Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
Supervisor.
Valor inicial del contrato.
Duración inicial del contrato.
Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Registro Presupuestal
de Compromiso, ambos con sus fechas de expedición.
Fecha del certificado de aprobación de las pólizas.
Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente finalización.
Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones al
contrato.
Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del
objeto contractual.
Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación del
contrato (acreditación de encontrarse a paz y salvo por concepto del pago de aportes
a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el
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


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contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 23 de la
Ley 1150 de 2007.
Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos
realizados o pendientes por realizar.
Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías.
Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en
relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y
poder declararse a paz y salvo.
Con todo, el acto de liquidación o el término que se requiera para la suscripción y
materialización de la misma, no puede utilizarse como excusa para el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del objeto contractual, es decir, que esta oportunidad contractual solo
tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de mediante el reconocimiento de
saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, según el caso.
CAPITULO IV
4.
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, de conformidad con lo
establecido en el estatuto de Contratación Ley 80de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decret0 1510
de 2013 seleccionará los contratistas mediante las modalidades de licitación pública,
concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa; de igual
forma podrá suscribir contratos en los que se apliquen regímenes especiales, teniendo en
cuenta los mismos, además de las normas civiles y comerciales que sean aplicables, razón
por la cual se estará en facultad de celebrar Convenios, Comodatos, servicio de telefonía,
radiodifusión, bancarios y todos aquellos necesarios para el cumplimiento de sus funciones
siempre que no le esté prohibido expresamente.
Es importante señalar que todas las modalidades de selección de contratista que sean
utilizadas por INDERBA y que finalmente lleven a la celebración de un contrato estatal de
la entidad, deberán tener en cuenta las normas establecidas en el Estatuto de la contratación
y en las generalidades de este Manual de contratación, particularmente la establecidas en el
Capítulo Tercero del mismo.
4.1.
DE LA LICITACION PÚBLICA.
Esta modalidad de selección de contratistas se entiende como la regla general para la
escogencia de las personas que ejecutaran los contratos que celebre El Instituto para el
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Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación
Física de Barrancabermeja INDERBA, salvo que el contrato a suscribir se encuentre entre
las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades como la
selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía o contratación directa; por otra
parte si la cuantía del contrato supera los mil salarios mínimos mensuales legales vigentes
(1000 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la
Licitación pública.
Así entonces, el procedimiento interno y ajustado a la norma que deberá aplicar INDERBA
dentro del procedimiento de selección de contratistas a través de licitación pública debe ser
el que a continuación se establece:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de
adquisiciones
Estudio de
mercado,
técnicos ,
diseños y del
sector
respectivamente
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Elaboración
Estudios
Previos
Nombramiento
comité
evaluador
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Plan de
adquisiciones.
Inicio
Oficina Gestora
Formato
estudio de
mercado
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Solicitud y
CDP
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio
Dirección
Resolución.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Elaboración del
proyecto de
pliego de
condiciones
Aviso de
Convocatoria.
Publicación
proyecto de
pliego de
condiciones, de
los estudios
previos y el
aviso de
convocatoria.
Observaciones
al proyecto de
pliego de
condiciones
Respuesta a las
observaciones
del proyecto de
pliego de
condiciones
Elaboración
pliego de
condiciones
definitivo
Acto
administrativo
de apertura
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Inicio
Oficina Gestora
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Proyecto de
pliego de
condiciones
Formato libre
Inicio.
Se elaborará un aviso de
convocatoria pública,
conforme lo señala el artículo
21 del decreto 1510 de 2013 el
cual se deberá publicar en el
SECOP
Dirección
Aviso de
Convocatoria.
Convocatoria.
Se realizara 10 días hábiles
antes del acto de apertura.
Líder Proceso
Gestión Jurídica
Página Secop
Convocatoria.
Durante la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Proponentes
Página Secop
Convocatoria.
De conformidad con los plazos
establecidos por la entidad.
Dirección
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Página Secop
Dirección
Resolución.
Convocatoria.
Debe incluir lo decidido sobre
las observaciones o
modificaciones que se
requieran.
Convocatoria.
De conformidad con el artículo
24 del Decreto 1510 de 2013.
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Publicación
pliego de
condiciones
definitivo
Visita técnica.
Audiencia de
asignación
riesgos.
Adendas
Cierre
Evaluación de
Requisitos
habilitantes
Convocatoria.
De conformidad con el
Articulo 22 del Decreto 1510
de 2013 y numeral 3.1.5. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
Desplazamiento al lugar donde
se ejecutaran las labores objeto
del contrato.
Convocatoria.
Dentro de los 3 días hábiles
siguientes al inicio del plazo
para la presentación de
propuestas. (Art. 39 del
Decreto 1510 de 2013, Art.
220 del Decreto 019 de 2011 y
Art. 4 de la Ley 1150 de 2007)
Convocatoria.
De conformidad con lo
estipulado en los Arts. 3 y 25
del Decreto 1510 de 2013 en
concordancia con lo señalado
por el Art. 89 de la Ley 1474
de 2011 y el numeral 3.1.7. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
Corresponde a la fecha final de
presentación de propuestasel
día que se indique en los
pliegos de condiciones.
Evaluación.
La entidad evaluara los
documentos habilitantes de los
proponentes ciñéndose a las
exigencias del pliego de
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Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
Dirección o su
Delegado con
asesoría del comité
evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Formato libre.
Página Secop.
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Resolución.
Página Secop.
Líder Proceso de
Gestión Juridica
Formato libre.
Página Secop.
Comité evaluador.
Formato libre.
Página Secop
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Publicación
informe de
evaluación de
requisitos
habilitantes y
oportunidad
para subsanar
Observaciones
al informe de
requisitos
habilitantes
Aceptación de
los documentos
subsanables
condiciones dentro del plazo
establecido en el mismo y de
conformidad con lo señalado
en laLey 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013.
Evaluación.
Quedaran a disposición por el
término de 5 días hábiles
posteriores a su fecha de
publicación, como oportunidad
de realizar observaciones al
mismo. (Art. 30 numeral 8 de
la Ley 80 de 1993). Teniendo
en cuenta los plazos señalados
en el pliego o en el
requerimiento de la entidad se
establecerán los documentos a
subsanar.
Evaluación.
Durante el término de
publicación del informe. (Art.
30 numeral 8 de la Ley 80 de
1993).
Evaluación.
Dentro del término establecido
en el requerimiento o hasta
antes de la adjudicación.
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Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
Proponentes.
Página Secop
Comité evaluador
líder Proceso
Gestión Jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Evaluación
definitiva de
factores de
ponderación o
calificación
Evaluación.
En la fecha establecida por la
entidad en el pliego de
condiciones.
Comité evaluador
Formato libre.
Página Secop.
Audiencia de
adjudicación
Adjudicación.
En la fecha establecida por la
entidad. De acuerdo con el Art.
30 numeral 10 de la Ley 80 de
1993 y Art. 9 de la Ley 1150
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
Página Secop
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Suscripción del
contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. del
presente manual
Acata de inicio.
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de 2007. En esta audiencia
Los interesados pueden
pronunciarse sobre la respuesta
dada por la entidad contratante
a las observaciones presentadas
respecto de los informes de
evaluación. (Art. 9 de la Ley
1150 de 2007 y 39 del Decreto
1510 de 2013)
jurídica si se
requiere.
Celebración.
Dirección
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aprobación de
garantías
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
Ejecución.
Dirección
Acto
administrativo
de
nombramiento
del supervisor.
Ejecución.
Supervisor.
Formato libre
Suscripción.
(Si es necesario y así lo
determino la entidad). El
contratista tomara las garantías
solicitadas en el contrato y la
entidad aprobará las mismas.
Legalización.
La entidad solicitará el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
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Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
4.2
DE LA SELECCIÓN ABREVIADA.
De conformidad con los previsto por el Artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y el
Capítulo II Art.40 y siguientes, corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista
para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de
la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse
procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Dentro de las causales establecidas legalmente para el ejercicio de selección abreviada de
contratistas encontramos las siguientes:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales
y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas
Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección
de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Exclusión.
i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
En las normas señaladas anteriormente, se reglamentan cada una de las causales de selección
abreviada de contratistas, sin embargo, es importante señalar que INDERBA, por ser una
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entidad con un presupuesto de funcionamiento especifico, no hace uso de algunas de los
procedimientos señalados en la ley para este tipo de selección, razón por la cual para efectos
de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas al interior de la entidad, con el fin
de definir internamente su trámite y procedimiento.
4.2.1.
LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN
UTILIZACIÓN.
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo
2° de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se predican
de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de
desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio
que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la
misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio
ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las
características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio
que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la
misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio
ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las
características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
a) Subasta inversa. En la modalidad de presencial o electrónica.
b) Compra por acuerdo marco de precios.
c) Adquisición a través de bolsa de productos.
En concordancia con lo anteriormente establecido en el presente Manual de Contratación,
respecto de reglamentar solo las modalidades más aplicadas por INDERBA, se entrara a
determinar únicamente el procedimiento interno ajustado a la norma de la subasta inversa
presencial, como se indica a continuación:
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de
adquisiciones
Ficha técnica de
los bienes o
servicios
Estudio de
mercado,
técnicos y
diseños
respectivamente
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Nombramiento
comité
evaluador
Elaboración
Estudios
Previos
Aviso de
convocatoria
Elaboración del
proyecto de
pliego de
condiciones
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OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Inicio
Oficina Gestora
Inicio
Oficina Gestora
Formato Libre
Inicio
Dirección
Jefe de
presupuesto
Solicitud y
CDP
Inicio
Dirección
Resolución
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
Se elaborará un aviso de
convocatoria pública, conforme
lo señala el artículo 21 del
decreto 1510 de 2013 el cual se
deberá publicar en el SECOP
Dirección
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aviso de
convocatoria
Oficina Gestora
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Proyecto de
pliego de
condiciones
(Formato
libre)
Inicio
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Plan de
adquisiciones.
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Publicación
proyecto de
pliego de
condiciones
Observaciones
al proyecto de
pliego de
condiciones
Respuesta a las
observaciones
del proyecto de
pliego de
condiciones
Elaboración
pliego de
condiciones
definitivo
Acto
administrativo
de apertura
Publicación
pliego de
condiciones
definitivo
Visita técnica.
Adendas
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Convocatoria.
Se realizara 5 días hábiles antes
del acto de apertura.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
Convocatoria.
Durante la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Proponentes
Página Secop
Convocatoria.
De conformidad con los plazos
establecidos por la entidad.
Dirección
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección.
Página Secop
Dirección
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Resolución.
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Página Secop
Dirección o su
Delegado con
asesoría del comité
evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
Resolución.
Página Secop.
Convocatoria.
Debe incluir lo decidido sobre
las observaciones o
modificaciones que se
requieran.
Convocatoria.
De conformidad con el artículo
24 del Decreto 1510 de 2013.
Convocatoria.
De conformidad con el Articulo
22 del Decreto 1510 de 2013 y
numeral 3.1.5. del presente
Manual de Contratación
Convocatoria.
Desplazamiento al lugar donde
se ejecutaran las labores objeto
del contrato. ( si se requiere y
ajusta)
Convocatoria.
De conformidad con lo
estipulado en los Arts. 3 y 25
del Decreto 1510 de 2013 en
concordancia con lo señalado
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Cierre
Evaluación de
Requisitos
habilitantes
Publicación
informe de
evaluación de
requisitos
habilitantes y
oportunidad
para subsanar
Observaciones
al informe de
requisitos
habilitantes
Aceptación de
los documentos
subsanables
Respuesta a las
observaciones
del informe de
por el Art. 89 de la Ley 1474 de
2011 y el numeral 3.1.7. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
Corresponde a la fecha final de
presentación de propuestas.
Evaluación.
La entidad evaluara los
documentos habilitantes de los
proponentes dentro del plazo
establecido en el pliego de
condiciones
Evaluación.
Quedaran a disposición por el
término de 3 días hábiles
posteriores a su fecha de
publicación, como oportunidad
de realizar observaciones al
mismo. De conformidad con
los plazos señalados en el
pliego o en el requerimiento de
la entidad se establecerán los
documentos a subsanar.
Evaluación.
Durante el término de
publicación del informe. (Art.
30 de la Ley 30 numeral 8 de la
Ley 80 de 1993).
Evaluación.
Dentro del término establecido
en el requerimiento o hasta
antes de la adjudicación.
Evaluación.
Dentro del término establecido
en el requerimiento o hasta
Página 77 de 132
jurídica si se
requiere.
Líder proceso de
Gestión jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Comité evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
Líder proceso de
Gestión jurídica.
Página Secop.
Proponentes.
Página Secop
Comité evaluador
líder Proceso
Gestión Jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Comité evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
verificación de
requisitos
habilitantes.
Un solo
habilitado
Audiencia de
subasta inversa
Adjudicación
antes de la adjudicación. En
este evento se determinaran los
proponentes calificados.
De quedar solamente habilitado
un oferente, la entidad
adjudicará el contrato al
proponente habilitado, siempre
que su propuesta sea igual o
inferior al presupuesto oficial
para el contrato, caso en el cual
no hay lugar a la subasta.
Si no se presentare ningún
proponente para participar en la
subasta, el proceso se declarará
desierto y podrá iniciarse un
nuevo proceso de contratación.
Art. 41 Numeral 5 Decreto
1510 de 2013.
Evaluación.
En el evento de resultar 2 o más
proponentes habilitados, la
subasta podrá hacerse en forma
presencial o electrónica para lo
cual
se
observará
el
procedimiento señalado entre
los artículos 40 al 45 del
Decreto 1510 de 2013 y lo
establecido en el Pliego de
Condiciones.
Se dará apertura de las
propuestas económicas. Puede
ser presencial o electrónica para
lo cual se observará el
procedimiento señalado en el
Art. 41 del Decreto 1510 de
2013 y lo establecido en el
Pliego de Condiciones.
Adjudicación.
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Dirección
Página Secop.
Dirección
con asesoría del
comité evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
Dirección.
Resolución
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Después de la audiencia de
subasta inversa.
Suscripción del
contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Celebración.
Suscripción.
(si es necesario y así lo
determino la entidad). El
contratista tomara las garantías
solicitadas en el contrato y la
entidad aprobara las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aprobación
de garantías
Dirección
Solicitud de
R.P.
Jefe de
presupuesto o
quien haga sus
veces
R.P.
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Ejecución.
Dirección
Acto
administrativo
de
nombramiento
del
supervisor.
Acata de inicio.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre

Compra por acuerdo marco de precios
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46
al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las
entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea
obligatoria su aplicación para INDERBA.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBApodrá adquirir los bienes y
servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que
suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, previo
análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros
procedimientos de selección.

Adquisición a través de bolsas de productos
Para El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, por su procedimiento garantista
y en aras de brindar mayor participación a quienes quieran concurrir a participar de los
procesos de selección que permitan celebrar contratos con el estado en desarrollo del
principio de libre concurrencia, es más propicia la utilización del mecanismo de Subasta
Inversa. No obstante establecerá algunos pasos en caso de realizar la adquisición de bienes
a través de bolsas de productos que le permitan llevar a cabo la contratación a través de este
novedoso mecanismo. Se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) Se deberá proferir dentro de la adquisición a través de bolsas de productos un acto
administrativo de conformación del comité Asesor y Evaluador conforme a lo
establecido en el Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones
establecidas dentro del presente manual.
b) Los Estudios y documentos previos en adición al contenido de los elementos mínimos
contendrán los siguientes: a. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal
pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a
través de bolsa. b. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir
a través de la bolsa. C. Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. d.
Certificado de disponibilidad presupuestal conforme al Artículo 54 del Decreto 1510
de 2013.
c) Además del contrato de comisión, se deberá tener en cuenta el de la operación que
celebrará el comisionista a través de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa
o con ocasión de aquella, las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento
de la bolsa correspondiente.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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d) Seleccionar objetivamente un comisionista debidamente acreditado, conforme al
artículo 53 del Decreto 1510 de 2013; esta selección se realiza, mediante un
procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos
de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los
comisionistas serán los contenidos en los artículos 52 y siguientes del Decreto 1510
de 2013 y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo.
e) La entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a
su condición, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto a
contratar y a su valor.
f) La Entidad Estatal debe publicar el contrato suscrito con el comisionista seleccionado
y sus modificaciones en el SECOP.
Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe
constituir a favor de la Entidad Estatal comitente la garantía única de cumplimiento, en
relación con el valor de la comisión que la Entidad Estatal pagará al comisionista por sus
servicios.
Las Entidades Estatales pueden exigir al comitente vendedor garantías adicionales a las
señaladas en el artículo 57 del Decreto 1510 de 2013, siempre y cuando resulten adecuadas
y proporcionales al objeto a contratar ya su valor.
4.2.2.
DE LA MENOR CUANTIA
Cuando el contrato que se requiere celebrar no se encuentra entre las demás causales de
selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los
mil salarios mínimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), el contratista será seleccionado a
través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b
numeral 2° del Artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del
Decreto 1510 de 2013.
Así entonces, la modalidad de selección de contratista por selección abreviada de menor
cuantía, es una de los procedimientos que pueden ser requeridos por INDERBA, se entrara a
determinar su trámite interno ajustado a la norma, de conformidad con lo siguiente.
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
Inicio.
Dirección
FORMATO
Solicitud de
inicio.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Revisión plan
de
adquisiciones
Estudio de
mercado,
técnicos y
diseños
necesarios
respectivamente
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Nombramiento
comité
evaluador
Elaboración
Estudios
Previos
Aviso de
convocatoria
Página 82 de 132
Inicio
Almacén
Plan de
adquisiciones.
Inicio
Oficina Gestora
Formato Libre
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Solicitud y
CDP
Inicio
Dirección
Resolución
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
Se elaborará un aviso de
convocatoria pública, conforme
lo señala el artículo 21 del
decreto 1510 de 2013 el cual se
deberá publicar en el SECOP
Dirección
Líder Proceso
Gestión Jurídica
Aviso de
convocatoria
Proyecto de
pliego de
condiciones
(Formato
libre)
Página Secop
Elaboración del
proyecto de
pliego de
condiciones
Inicio
Oficina Gestora
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Publicación
proyecto de
pliego de
condiciones, de
los estudios
Convocatoria.
Se realizara 5 días hábiles antes
del acto de apertura.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
previos y el
aviso de
convocatoria.
Observaciones
al proyecto de
pliego de
condiciones
Respuesta a las
observaciones
del proyecto de
pliego de
condiciones
Elaboración
pliego de
condiciones
definitivo
Acto
administrativo
de apertura
Publicación
pliego de
condiciones
definitivo
Conformación
lista de
oferentes.
Página 83 de 132
Convocatoria.
Durante la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Proponentes
Página Secop
Convocatoria.
De conformidad con los plazos
establecidos por la entidad.
DirecciónLíder
Proceso Gestión
Jurídica
Página Secop
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Página Secop
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución.
Gestión jurídica
Dirección
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Formato libre
Convocatoria.
Debe incluir lo decidido sobre
las observaciones o
modificaciones que se
requieran.
Convocatoria.
De conformidad con el artículo
24 del Decreto 1510 de 2013..
Convocatoria.
De conformidad con el Articulo
22 del Decreto 1510 de 2013 y
numeral 3.1.5. del presente
Manual de Contratación
Convocatoria.
Dentro de los 3 días hábiles
siguientes al acto de apertura
los proponentes manifestaran
su interés en participar. Si se
obtienen más de 10
manifestaciones se deberá
realizar un sorteo para escoger
un mínimo de 10 proponentes.
Estos trámites se realizarán de
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Sorteo
Visita técnica.
Adendas
Cierre.
Evaluación de
Requisitos
habilitantes y
factores de
ponderación.
conformidad con el Artículo 59
del Decreto 1510 de 2013.
Convocatoria.
El sorteo se realizara de
conformidad con las reglas
establecidas en el pliego de
condiciones.
Convocatoria.
Desplazamiento al lugar donde
se ejecutaran las labores objeto
del contrato. Esto si es
necesario lo establece la
entidad.
Convocatoria.
De conformidad con lo
estipulado en los Arts. 3 y 25
del Decreto 1510 de 2013 en
concordancia con lo señalado
por Art. 89 de la Ley 1474 de
2011 y el numeral 3.1.7. del
presente manual de
contratación
Convocatoria.
Corresponde a la fecha final de
presentación de propuestas. En
esta diligencia se dará apertura
de los sobres que contengan los
documentos habilitantes de las
propuestas.
Evaluación.
La entidad evaluara los
documentos habilitantes y los
factores de ponderación de los
proponentes dentro del plazo
establecido en el pliego de
condiciones.
Página 84 de 132
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Formato libre
Dirección o su
Delegado con
asesoría del comité
evaluador.
Formato libre.
Página Secop.
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Resolución.
Página Secop.
Líder proceso de
Gestión jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Comité evaluador.
Formato libre.
Página Secop
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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Publicación
informe de
evaluación de
requisitos
habilitantes,
factores de
ponderación y
oportunidad
para subsanar
Evaluación.
Quedaran a disposición por el
término de 3 días hábiles
incluyendo el día de
publicación, como oportunidad
de realizar observaciones al
mismo. De conformidad con
los los plazos señalados en el
pliego o en el requerimiento de
la entidad acá se establecerán
los documentos a subsanar.
Líder proceso de
Gestión jurídica
Página Secop
Observaciones
al informe de
requisitos
habilitantes y
factores de
ponderación
Evaluación.
Durante el término de
publicación del informe. (Art.
30 numeral 8 Ley 80 de 1993)
Proponentes.
Página Secop
Comité evaluador
líder Proceso
Gestión Jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Dirección
Resolución.
Celebración.
Dirección
Contrato
Suscripción.
El contratista tomará las
garantías solicitadas en el
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aprobación de
garantías
Aceptación de
los documentos
subsanables
Acto de
adjudicación.
Suscripción del
contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Evaluación.
Dentro del término establecido
en el requerimiento o hasta
antes de la adjudicación.
Adjudicación.
En la fecha establecida por la
entidad., en este acto la entidad
de forma motivada adjudicara
al proponente de oferta más
favorable. La declaratoria de
desierta: deberá hacerse
mediante acto motivado por
motivos o causas que impidan
la selección objetiva.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Acta de inicio.
4.2.3.
contrato y la entidad aprobara
las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
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Dirección
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
Ejecución.
Dirección
Acto
administrativo
de
nombramiento
del supervisor
o contrato.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013, cuando se
requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del
procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía. Así entonces, en el
evento de realizar procesos de contratación relacionados con esta modalidad se tendrá en
cuenta lo estipulado en el numeral 4.2.2. del presente Manual de Contratación, además de lo
señalado en el Estatuto de contratación Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510
de 2013.
Cabe anotar, que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar
inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces.
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Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley
1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.
4.2.4.
POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN
Por disposición del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no adelantar
nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo
de oferentes.
4.2.5.
ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Teniendo en cuenta que dentro de las competencias misionales y funcionales del Instituto
para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la
Educación Física de Barrancabermeja INDERBAno está muy relacionada con la
comercialización por enajenación de bienes que utilice para su uso y consumo, no
especificará un procedimiento interno para este tipo de modalidad de selección, razón por lo
cual se tomara como referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150
de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y donde
se indica que: “En los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar
instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el
derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la
transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1510 de 2013, la entidad podrá
realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de
inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro
intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.
4.3.
DEL CONCURSO DE MERITOS
El concurso de méritos, como su nombre lo indica está relacionado con la capacidad
intelectual, técnica, jurídica, financiera y de experiencia que le permita a la entidad pública
obtener un mejor resultado de sus requerimientos, teniendo en cuenta solo las características
antes anunciadas.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los
términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de
consultoría:
“(...) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a
los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de
diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así
como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de
diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio
para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben
enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o
con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el
Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de
contratación de acuerdo con la obligación principal.
En el artículo 67 del Decreto 1510 de 2013, se establece que para determinar el procedimiento
de selección, la contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante dos
tipos de concurso, en los cuales se tendrá en cuenta el objeto contractual:


Concurso abierto.
Concurso con precalificación.
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se
desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes
del Decreto 1510 de 2013.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes
y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado
en el presente capítulo.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como
por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de
conformidad con lo señalado en la Ley.
Veamos ahora el procedimiento interno establecido por El Instituto para el Fomento del
Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBAajustado a la norma y de conformidad con lo puntos que a
continuación se establecen para el concurso de méritos abiertos:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de
adquisiciones
Estudio de
mercado para
obtener
presupuesto
oficial.
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Nombramiento
comité
evaluador
Elaboración
Estudios
Previos
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Plan de
adquisiciones.
Inicio
Oficina Gestora
Formato Libre
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Solicitud y
CDP
Inicio
Dirección
Resolución
Inicio
Secretario General
Estudios
Previos
Elaboración del
proyecto de
pliego de
condiciones
Inicio
Oficina Gestora
Proyecto de
pliego de
condiciones
(Formato
libre)
Publicación
proyecto de
Convocatoria.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
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pliego de
condiciones, de
los estudios
previos y el
aviso de
convocatoria.
Observaciones
al proyecto de
pliego de
condiciones
Respuesta a las
observaciones
del proyecto de
pliego de
condiciones
Elaboración
pliego de
condiciones
definitivo
Acto
administrativo
de apertura
Publicación
pliego de
condiciones
definitivo
Adendas
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Se realizara 5 días hábiles
antes del acto de apertura.
Convocatoria.
Durante la publicación del
proyecto de pliego de
condiciones.
Proponentes
Página Secop
Convocatoria.
De conformidad con los plazos
establecidos por la entidad.
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Página Secop
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Página Secop
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Resolución.
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Página Secop
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Resolución.
Página Secop.
Convocatoria.
Debe incluir lo decidido sobre
las observaciones o
modificaciones que se
requieran.
Convocatoria.
De conformidad con el artículo
24 del Decreto 1510 de 2013
Convocatoria.
De conformidad con el
Articulo 22 del Decreto 1510
de 2013 y numeral 3.1.5. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
De conformidad con lo
estipulado en los Arts. 3 y 25
del Decreto 1510 de 2013 en
concordancia con lo señalado
por el Art. 89 de la Ley 1474
de 2011 y el numeral 3.1.7. del
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Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
Corresponde a la fecha final de
presentación de propuestas. En
esta diligencia se dará apertura
Cierre
de los sobres que contengan los
documentos habilitantes de las
propuestas. Dentro del plazo
establecido en el pliego de
condiciones.
Evaluación.
Evaluación de
La entidad evaluara los
propuesta
documentos de la propuesta
técnica.
técnica habilitantes.
Evaluación.
Publicación
Quedaran a disposición por el
informe de
término de 3 días hábiles
evaluación de la
incluyendo el día de
propuesta
publicación, como oportunidad
técnica
de realizar observaciones al
mismo.
Observaciones
al informe de
Evaluación.
evaluación de la
Durante el término de
propuesta
publicación del informe.
técnica.
Audiencia de
Evaluación.
apertura de
Teniendo en cuenta el orden de
propuesta
calificación del informe de
económica
evaluación.
Adjudicación.
Si el consultor cumple con los
Acto de
requisitos habilitantes y su
adjudicación.
propuesta económica es
correcta. La Entidad Estatal
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Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Formato libre.
Página Secop.
Comité Evaluador
Formato libre.
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
Proponentes.
Página Secop
comité Evaluador
Formato libre.
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución.
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Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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debe adjudicar al oferente que
presentó la oferta con la mejor
relación costo-beneficio y
suscribir el contrato por el
precio total ofrecido.
Suscripción del
contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Acata de inicio.
Celebración.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aprobación de
garantías
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
Ejecución.
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Acto
administrativo
de
nombramiento
del supervisor
o contrato.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
Suscripción.
El contratista tomará las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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Determinado el procedimiento para el concurso de méritos abierto pasaremos a especificar
los trámites a realizar para los procedimientos de concurso de méritos con precalificación de
conformidad con lo que se establece a continuación:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de adquisiciones
Estudio de
mercado para
obtener
presupuesto
oficial.
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Nombramiento
comité
evaluador
Elaboración
Estudios Previos
Elaboración del
aviso de
convocatoria
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Plan de
adquisiciones.
Inicio.
Dirección
Inicio
almacén
Inicio
Oficina Gestora
Formato Libre
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Solicitud de
CD
Inicio
Dirección
Resolución
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
De conformidad con el Art. 69
del Decreto 1510 de 2013.
Deberá contener: 1.La mención
del Proceso de Contratación
para el cual se adelanta la
precalificación. 2.
La forma
en la cual los interesados deben
presentar su manifestación de
interés y acreditar los requisitos
habilitantes de experiencia,
formación, publicaciones y la
capacidad de organización del
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Formato libre
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Publicación
aviso de
convocatoria.
Observaciones
al Aviso de
convocatoria
Respuesta a las
observaciones.
Recepción de
manifestación
de interés
Evaluación de
las
interesado y su equipo de
trabajo. 3. Los criterios que la
Entidad Estatal tendrá en
cuenta para conformar la lista
de precalificados, incluyendo la
mención de si hay un número
máximo de precalificados. 4.El
tipo de sorteo que la Entidad
Estatal debe adelantar para
conformar
la
lista
de
precalificados,
cuando
el
número de interesados que
cumple con las condiciones de
la precalificación es superior al
número máximo establecido
para conformar la lista. El
cronograma
de
la
precalificación.
Convocatoria.
De conformidad con la
naturaleza y complejidad de
los requisitos solicitados por la
entidad.
Convocatoria.
Durante la publicación del
aviso.
Convocatoria.
De conformidad con los plazos
establecidos por la entidad.
Convocatoria.
Dentro de los términos
establecidos por la entidad
conforme a lo establecido en el
Art. 69 Nral 2 del Decreto
1510 de 2013.
Convocatoria.
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Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
Proponentes
Página Secop
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Página Secop
Proponentes
Página Secop
Comité Evaluador.
Formato libre
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
De conformidad con los
términos establecidos por la
entidad de conformidad con lo
establecido en el Art. 70 del
Decreto 1510 de 2013. La
calificación dará como
resultado la lista de consultores
que la integraran, se publicara
en el Secop y se notificara en
audiencia.
Observaciones
Convocatoria.
al informe de
Dentro del término establecido
evaluación de
por la entidad para este fin. (2
las
dias hábiles desde la
manifestaciones.
publicación del informe)
Convocatoria.
De conformidad con el Art. 71
del Decreto 1510 de 2013. Si el
número de interesadosque
cumplen con lascondiciones de
precalificación
supera
el
Audiencia de
máximo establecidoen el aviso,
precalificación
en esta audienciase hace el
o conformación
sorteo para conformar la
de la lista
lista.En el caso de no conformar
la lista podrá continuarse el
concurso de méritos abierto o
sin precalificación u optar
nuevamente por realizar la
precalificación.
Convocatoria.
Acto
De conformidad con el Art.
administrativo
2.2.2. y 4.3.4.1del Decreto 734
de apertura
de 2012.
Convocatoria.
Publicación
De conformidad con el
pliego de
Articulo 22 del Decreto 1510
Página 95 de 132
manifestaciones
de interés e
informe de
precalificación
Proponente.
Formato libre
Dirección o su
Delegado con
asesoría del comité
evaluador.
Formato libre
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Página Secop
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
condiciones
definitivo
Adendas
Invitación a
presentar
propuestas.
(Cierre)
Evaluación de
las propuestas
técnicas.
Publicación
informe de
evaluación
Observaciones
al informe
evaluación de
propuesta
técnica.
Audiencia de
apertura de
de 2013 y numeral 3.1.5. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
De conformidad con lo
estipulado en los Arts. 3 y 25
del Decreto 1510 de 2013 en
concordancia con lo señalado
por el Art. 89 de la Ley 1474
de 2011 y el numeral 3.1.7. del
presente Manual de
Contratación
Convocatoria.
Corresponde a la fecha final de
presentación de propuestas de
los consultores que conforman
la lista.
Evaluación.
La entidad evaluara los
documentos que contenga la
propuesta técnica.
Evaluación.
Quedaran a disposición por el
término de 3 días hábiles
incluyendo el día de
publicación, como oportunidad
de realizar observaciones al
mismo.
Página 96 de 132
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Resolución.
Página Secop.
Dirección
Líder Proceso de
Gestión Juridica
Formato libre.
Página Secop.
Comité Evaluador
Formato libre.
Página Secop
Líder Proceso de
Gestión Juridica
Página Secop
Evaluación.
Durante el término de
publicación del informe.
Proponentes.
Página Secop
Evaluación.
Dirección con
apoyo del Comité
evaluador y Líder
Formato libre
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
propuesta
económica
Acto de
adjudicación.
Suscripción del
contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
Página 97 de 132
Teniendo en cuenta el orden
de calificación del informe de
evaluación.
Adjudicación.
Si el consultor cumple con los
requisitos habilitantes y su
propuesta económica es
correcta. La Entidad Estatal
debe adjudicar al oferente que
presentó la oferta con la mejor
relación costo-beneficio y
suscribir el contrato por el
precio total ofrecido.
proceso de Gestión
jurídica si se
requiere.
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución.
Celebración.
Dirección
Contrato
Líder proceso de
Gestión jurídica
Aprobación de
garantías
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Acto
administrativo
de
nombramiento
del supervisor
o contrato.
Suscripción.
El contratista tomara las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
Ejecución.
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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2.3.2. de este
manual
Acata de inicio.
4.4.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
Es aquella modalidad de selección de contratistas donde las entidades estatales, atendiendo a
situaciones especiales, conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de
realizar una convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del
contrato. Bajo esta modalidad de contratación no es necesaria la expedición y publicación
del aviso de convocatoria en el SECOP conforme a lo establecido en el Art. 21 in fine del
Decreto 1510 de 2013.
Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4° del Artículo 2 de la Ley
1150 de 2007 las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Urgencia manifiesta.
Contratación de empréstitos.
Contratos interadministrativos.
La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento
Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración
de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las
modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del
sector público.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales.
i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula
la Ley 996 de 2005.
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
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De acuerdo con lo previsto en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, El Instituto para el
Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación
Física de Barrancabermeja INDERBA, a través del representante legal, justificará mediante
un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa. Este acto
administrativo contendrá:
a)
b)
c)
d)
La causal que invoca para contratar directamente.
El objeto del contrato.
El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos
previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales
a, b y c del artículo 75 del decreto 1510 de 2013.
Este acto administrativo no será obligatorio en los siguientes casos:
a) En los eventos previstos en los literales b) Contratación de empréstitos, d)
Contratación bienes y servicios sector defensa y h) Prestación de servicios
profesionales o de apoyo a la gestión o ejecución de trabajos artísticos, tipos
contractuales señalados en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
b) Contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público con el Banco de la República.
c) En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces
del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.
Si la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la
declare hará las veces del acto administrativo de justificación y en este caso la Entidad Estatal
no está obligada a elaborar estudios y documentos previos.
Otras salvedades de la modalidad de contratación directa están relacionadas con la no
exigencia de garantías cuando así lo estime conveniente la entidad como lo estipula el Art.
77 del Decreto 1510 de 2013; además de no ser necesario la solicitud de Registro único de
Proponentes.
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
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Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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Teniendo en cuenta las generalidades señaladas anteriormente para esta modalidad, se entrara
a reglamentar cada una de las causales de selección de contratistas a través de la contratación
directa, no sin antes advertir, que para efectos de este Manual de Contratación, se analizaran
detalladamente solo las causales que sean utilizadas con mayor frecuencia por INDERBA,
teniendo en cuenta que esta es una entidad con un presupuesto de funcionamiento especifico
y no interviene en ciertos actos contractuales.
4.4.1.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A
LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS
ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDAN ENCOMENDARSE A
DETERMINADAS PERSONAS NATURALES.
El Departamento de Planeación Nacional, expresa que los contratos de prestación de
servicios son aquellos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades
relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad; los cuales sólo podrán
celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con
personal de planta o requieran conocimientos especializado, razón por la cual, los servicios
a que hace referencia esta naturaleza contractual son los que derivan de un particular
conocimiento intelectual de la materia objeto del contrato, que se realizan en función de la
formación académica y experiencia del contratista. En ningún caso estos contratos generan
relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente
necesario y deberán constar por escrito.
En este sentido, para el Estatuto General de Contratación ley 80 de 193, Ley 1150 de 2007 y
Decreto 1510 de 2013, los títulos otorgados por alguna institución de Educación Superior,
brinda la profesionalidad necesaria para el desarrollo de actividades a las que su título de
formación académica se refiere. Con lo dicho, se encenderá que los Técnicos Profesionales,
los Tecnólogos y los Profesionales para efectos de este tipo de contratación, serán
considerados como profesionales a la luz de la normatividad vigente que rige la materia.
Por su parte, el Departamento de Planeación Nacional conceptuó sobre los contratos de
prestación de Servicios de apoyo a la gestión, y definió lo siguiente:
“(…) En lo que refiere a las actividades asistenciales, conforme se señaló en los
antecedentes del decreto que alimentan el espíritu del Reglamento, en la Memoria
Justificativa, acápite “Antecedentes, razones de oportunidad y conveniencia que
justifican su expedición”, el Departamento Nacional de Planeación lo delimitó a
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
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Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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aquellas referidas a las actividades de apoyo y complementarias a las tareas propias
de la entidad o a las labores que se caracterizan por el predominio de actividades
manuales o tareas de simple ejecución realizadas por personas no profesionales ni
comerciantes.
En cuanto a las actividades operativas, debe entenderse por éstas las que con carácter
ocasional, deban contratarse para el desarrollo de actividades propias de la entidad
por personal no profesional.
En lo que respecta a las actividades logísticas son aquellas que emplean un conjunto
de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de un servicio o
evento específico.”
Con respeto a la ejecución de trabajos artísticos, su misma naturaleza expresa los
argumentos jurídicos que permiten la aplicación de esta modalidad de selección de
contratación directa, pues es en cabeza de esta única persona natural que se puede lograr el
cumplimiento de las necesidades que requiere la entidad, toda vez que la ejecución de esta
actividad solo puede materializarse a través de la imaginación y capacidad intelectual y
cultural de la persona que ejecuta la contratación.
Veamos el trámite interno y ajustado a la norma que INDERBA utilizará para este tipo de
modalidad de selección.
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de adquisiciones
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Elaboración
Estudios
Previos
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Plan de
adquisiciones.
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Solicitud de
CD
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
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Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
Elaboración de
Certificación de
Inexistencia de
Personal
Solicitud de
propuesta y hoja
de vida.
Entrega de
propuesta y hoja
de vida.
Estudio de la
hoja de vida y
de idoneidad.
Suscripción del
contrato.
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
Página 102 de 132
Líder Proceso de
Gestión Talento
Humano
Certificado de
inexistencia o
insuficiencia
de personal
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Solicitud de
Propuesta
Convocatoria.
En el término indicado por la
entidad.
Proponente
Formato libre
Convocatoria
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Certificado de
idoneidad
Suscripción.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión Jurídica.
Aprobación de
garantías
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica.
Acto
administrativo
de
nombramiento
del supervisor
o contrato.
Inicio
Inicio.
Suscripción.
El contratista tomara las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
Ejecución.
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
Página 103 de 132
2.3.2. de este
manual
Acata de inicio.
4.4.2.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
De conformidad con el Articulo 209 de la Constitución Política, reglamentado a su vez por
el literal c, numeral 4 del Artículo 2 de la ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 92
de la ley 1474 de 2011 y el Artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, El Instituto para el Fomento
del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA podrá celebrar directamente contratos interadministrativos con
cualquiera de las entidades señaladas en el Artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las
obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad
ejecutora.
Para el procedimiento de celebración de este tipo de contratos bajo esta modalidad de
contratación, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento
del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA deberá tener en
cuenta las normas del Estatuto de Contratación y las reglas internas que a continuación se
exponen:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de adquisiciones
Acto
Administrativo
que justifica la
contratación
directa.
Solicitud y
Expedición de
certificado de
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Plan de
adquisiciones.
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Inicio.
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Resolución.
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
CDP
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
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RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
disponibilidad
presupuestal
Elaboración
Estudios
Previos
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Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Solicitud de
propuesta y
documentos del
representante
legal y de orden
jurídico.
Inicio.
Si así lo requiere la entidad. En
este evento se le debe comunicar
al posible contratista cuales son
las actividades a realizar y los
productos a entregar con la
ejecución del objeto
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Formato libre
Entrega de
propuesta y
documentos de
legalización.
Inicio.
En el término indicado por la
entidad.
Oferente
Formato libre
Estudio de la
propuesta y
documentos de
legalización.
Estudio.
Se deberá revisar la propuesta y
los documentos de legalización
para evitar cualquier tipo de
inconveniente jurídico o falta de
capacidad.
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Formato libre
Suscripción del
contrato.
Suscripción.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Aprobación de
garantías
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Solicitud de
R.P.
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Suscripción.
(si es necesario y así lo
determino la entidad). El
contratista tomara las garantías
solicitadas en el contrato y la
entidad aprobara las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
M:01.PO.GJC
RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
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Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces.
R.P.
Ejecución.
Se nombra y comunica
nombramiento
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica.
Resolución.
Supervisor.
Formato libre
Ejecución.
Acta de inicio.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
4.4.3.
URGENCIA MANIFIESTA
Esta corresponde a una situación en la cual no cabe duda que estamos en presencia de un
evento que amerita la agilidad del trámite de contratación. Se aplica en circunstancias bajo
las cuales no puede darse espera a la decisión de contratar, ni a la escogencia del contratista
bajo los parámetros establecidos en el proceso licitatorio. Un ejemplo en donde podemos
visualizar la urgencia manifiesta es cuando se presenten situaciones relacionadas con los
estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones relacionadas con hechos de
calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas
y en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procesos
de selección.
En los eventos de urgencia manifiesta, por lo general no da siquiera oportunidad a realizar
una negociación con el contratista en la cual se pongan de acuerdo con el precio a la
prestación a cargo de éste, pues la solución requiere atención sin dilaciones.
Así entonces, el proceso de contratación por urgencia manifiesta que utilizara El Instituto
para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la
Educación Física de Barrancabermeja INDERBA será el establecido para los Contratos
Interadministrativos expuestos en el numeral 4.4.2. del presente Manual de Contratación;
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dejando nota expresa que para este tipo de contratación, por su abultada urgencia no se
requerirá del acto administrativo de justificación, toda vez que este será remplazado por el
que declara la urgencia manifiesta y tampoco serán necesarios los estudios previos, sin
embargo en la solicitud de propuesta se deberá hacer mención de los alcancen, obligaciones
y productos que deben ser cumplidos por el contratista.
4.4.4.
CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL
MERCADO
Este tipo de modalidad de selección surge cuando del estudio realizado por la entidad se
pueda verificar el cumplimiento de lo establecido en el Art. 80 del Decreto 1510 de 2013, es
decir cuando se pueda establecer la no existencia de un numero plural de personas que puedan
suministrar el bien os servicio requerido, razón por la cual se podrá acceder a realizar una
selección como la detallada en el numeral 4.4.2. del presente Manual de Contratación, es
decir la aplicable para el contrato interadministrativo.
4.4.5.
DE LAS DEMÁS CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA
Teniendo en cuenta que las demás causales de contratación directa previstas en la legislación,
no son de uso común para El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA,
toda vez que dentro de sus competencias y capacidades legales de contratación este tipo de
modalidades no tienen relación directa con sus funciones, se nombraran para efectos de su
conocimiento en el presente Manual de Contratación, con el fin de señalar las normas
jurídicas a las cuales deberá acudir la entidad en el evento excepcional que deba acudir a una
de estas formas de selección.
En el anterior orden de ideas, se indica lo siguiente:

Contratación de empréstitos.
Se entenderá por contratos de empréstitos los que se relacionan con el endeudamiento de
INDERBA, es decir, aquellos que este dirigidos a obtener por parte de la entidad un crédito
a través de una entidad bancaria.

Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
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Para determinar cuándo se está frente a una actividad científica o tecnológica será necesario
tener en cuenta la clasificación expuesta por el Articulo 2 del Decreto ley 591 de 1991, donde
se establecen este tipo de actividades, para posteriormente y en concordancia con el Articulo
79 del Decreto 1510 de 2013.

EL ARRENDAMIENTO Y/O ADQUISICIÓN DE INMUEBLES.
Esta es una causal que obedece a la modalidad de selección por contratación directa, toda vez
que se realiza con una persona determinada, pues es la única propietaria del bien requerido
por la entidad, sin embargo el trámite que debe respetar El Instituto para el Fomento del
Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBAal momento de realizar este tipo de procedimientos es el que se
encuentra previsto en losArtículos82 y 83 del Decreto 1510 de 2013.
4.5.
DE LA MÍNIMA CUANTÍA
En cumplimiento de las funciones públicas las entidades del estado, en ocasiones, requieren
la adquisición de bienes, servicios y obras que por su cuantía no ameritan un despliegue
administrativo complejo, sino que por el contrario se hace necesario un procedimiento que le
permita imprimir agilidad a la selección, siempre teniendo presente el principio de
objetividad, en el cual se permita que el contrato sea celebrado con respeto a la pluralidad de
oferentes, reglas que finalmente le generan a la entidad la escogencia de una mejor propuesta.
En el anterior orden de ideas, la contratación a través de la selección de Mínima Cuantía,
inicialmente fue determinada por el Articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupción) y reglamentado por los Artículos 84 y siguientes del Decreto 1510 de
2013,normatividad en la que se establece el procedimiento a realizar para la adquisición de
bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad,
independiente de su objeto.
Es importante tener en cuenta que para la selección de contratistas a través de la modalidad
de mínima cuantía, si la entidad no lo estima necesario, estará en la facultad de no exigir
garantías.La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria
o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos
de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan
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presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el
artículo 23 del decreto 1510 de 2013.
El proceso de selección de mínima cuantía deberá contar con los respectivos documentos de
inicio como son: ¡) Plan de Adquisiciones, ¡¡) Certificado de Disponibilidad y ¡¡¡) Estudios
Previos, sin embargo, con el objeto de especificar de manera comprensible y ordenada los
actos y actuaciones que INDERBA deberá ejecutar dentro de este procedimiento, es
importante señalar otros documentos y actos que se deben ejecutar dentro de este proceso y
que a continuación se indican:
•
Invitación Pública.
Esta corresponde al documento mediante el cual El Instituto para el Fomento del Deporte, la
Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja
INDERBA, establece las condiciones que deberán tener en cuenta los proponentes que
quieran participar en el proceso, y para esto, definirá el objeto, el plazo, valor, forma de pago,
cronograma, causales de rechazo, lugar y la fecha en la cual se recibirán las propuestas,
además de los requisitos habilitantes de los participantes y su propuesta económica sobre el
bien, servicio u obra a contratar. (Artículo 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013). La publicación
de la invitación constituirá el acto de apertura del proceso y deberá estar publicado por lo
menos un día hábil.
•
Cierre.
Es el acto que corresponde a la entrega y recibo de las propuestas que contienen los requisitos
habilitantes y la propuesta económica de los interesados en el proceso de selección, este se
realizara en la fecha estipulada por El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación,
el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA.
•
Evaluación del menor precio y requisitos habilitantes.
De conformidad con lo señalado por el Parágrafo del Articulo 85 Nral. 4 del Decreto 1510
de 2013, la entidad revisara el menor precio presentado y solo respecto de este será que
entrara a revisar los requisitos habilitantes del proponente. En este sentido, la norma también
señala que la evaluación puede ser realizada por un funcionario y no exige que este
conformada por una pluralidad de estos conforme lo establece el Art. 27 in fine del Decreto
1510 de 2013.
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•
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Observaciones.
Cuando el informe de evaluación sea conocido por los proponentes, estos podrán realizar las
observaciones que consideren pertinentes, con el fin de debatir los argumentos expuestos por
la entidad para la escogencia y habilitación de los proponentes seleccionado. Esta
oportunidad se otorgara solo por un día hábil de conformidad con el Artículo 85 Nral. 3º del
Decreto 1510 de 2013.
•
Comunicación de aceptación de la oferta.
Este documento consignara la voluntad de la entidad para ejecutar el contrato, razón por la
cual se deberá indicar el valor del contrato, la persona seleccionada para la ejecución, el plazo
y obligaciones del mismo, de tal forma que esta se convierta, junto con la propuesta, en el
contrato celebrado. En este mismo momento se publicaran las respuestas a las observaciones
presentadas por los proponentes.
De conformidad con lo anteriormente señalado, todos y cada uno de los documentos
indicados en el presente aparte deberán ser publicados en página de contratación estatal
SECOP.
A continuación se establece el procedimiento interno del Instituto para el Fomento del
Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBA, y ajustado a la normatividad, para la selección de contratistas
a través de mínima cuantía:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Revisión plan
de adquisiciones
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
Inicio.
Dirección
Inicio
Almacén
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Plan de
adquisiciones.
Certificado de
Disponibilida
d
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Aviso de
Convocatoria
Pública.
Elaboración
Estudios
Previos
Elaboración de
la invitación
publica
Publicación de
los estudios
previos, aviso e
invitación
pública.
Entrega de
propuesta y
documentos de
legalización.
Cierre
Evaluación de
la propuesta con
precio más bajo.
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Inicio
Dirección
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
En esta la entidad deberá incluir
las cantidades y especificaciones
de los bienes, servicios y obra
requeridos, además de los
requisitos técnicos, financieros y
jurídicos que deben cumplir los
proponentes, además de lo
establecido en el Art 85 del De.
1510 de 2013.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Invitación
publica
Convocatoria.
Estos serán publicados por el
término de un día hábil en la
página del Secop.
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Secop
Convocatoria.
En el término indicado por la
entidad.
Contratista
Formato libre
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Formato libre
Comité Evaluador
Formato libre
Convocatoria.
Es la oportunidad que tienen los
proponentes para la entrega de
sus propuestas y deberá ser de
un día hábil.
Evaluación.
El evaluador determinara cual es
la propuesta con menor precio y
evaluara los requisitos
habilitantes exigidos.
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Publicación del
informe de
evaluación
Observaciones
al informe de
evaluación.
Respuesta a las
Observaciones
Aceptación de
la oferta
Suscripción del
contrato.
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
Evaluación.
Se mantendrá por un día hábil.
Evaluación.
Los proponentes contaran con
un di hábil para realizar las
observaciones que consideren de
conformidad con el Art. 85 del
Dec. 1510 de 2013.
Evaluación.
En el término que la entidad lo
disponga.
Adjudicación.
En el término que la entidad lo
disponga.
Suscripción.
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Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Secop
Proponentes
Formato libre
Comité Evaluador
Formato libre
Dirección
Aceptación
oferta
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión Jurídica
Aprobación de
garantías
Suscripción.
(si es necesario y así lo
determino la entidad). El
contratista tomara las garantías
solicitadas en el contrato y la
entidad aprobara las mismas.
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces
R.P.
Ejecución.
Se nombra y comunica
nombramiento
DirecciónLíder
Proceso de Gestión
jurídica
Resolución.
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de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Acta de inicio.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
CAPITULO V
5.
REGIMES DE CONTRATACION ESPECIALES.
Las modalidades de contratación estudiadas en el capítulo anterior corresponden a aquellas
señaladas taxativamente en el Estatuto de contratación compuesto por la Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013, sin embargo las entidades del estado también
pueden realizar otro tipo de contratación que no se encuentra regulada en las normas antes
señaladas, pero que de conformidad con reglamentaciones vigentes hacen parte de las
facultades que las entidades públicas pueden acoger para el cumplimento de sus funciones
administrativas.
Este tipo de contratación, sin perjuicio de estar reglamentada en otras disposiciones legales,
no podrá alejarse de los principios establecidos para el ejercicio de la función pública y
además deberá respetar íntegramente, todos los principios de la contratación administrativa,
de tal forma que las actuaciones derivadas de estas figuras contractuales estará fundadas en
la prevalencia del interés general, transparencia de las actuaciones, responsabilidad,
publicidad de los actos, eficiencia y eficacia de la contratación.
En conclusión, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento
del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBApodrá hacer uso de
sus facultades legales y comprometer su voluntad a través de acuerdos que están dirigidos a
la satisfacción del interés general, que no están regulados en las normas generales de
contratación, pero que si se encuentran reguladas en el desarrollo de la función administrativa
que se cumple, es decir, que la entidad podrá celebrar contratos o convenios que estén
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dirigidos a obtener un beneficio de la comunidad derivado del servicio que tiene bajo su
competencia.
Son muchas las formas de contratación, establecidas en regímenes especiales, sin embargo,
para efectos de este Manual de Contratación solo estudiaremos detalladamente aquellas que
puedan llegar a tener mayor uso por parte de INDERBA de conformidad con sus actos
misionales y funcionales.
5.1.
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Este tipo de contratación está relacionado con la capacidad y obligación que tienen las
entidades del estado para coordinar sus actuaciones dirigidas al cumplimiento de los fines
del estado de conformidad con lo señalado por el Articulo 209 de la Constitución Política de
Colombia, además de la facultad que le asiste a las entidades públicas de realizar acuerdo de
voluntades que tengan como objeto el bienestar general a través del desarrollo de sus
funciones.
A su vez, el desarrollo de esta facultad se encuentra reglamentada en el Artículo 95 de la Ley
489 de 1998, donde expresamente se indica que las entidades públicas podrán suscribir
convenios interadministrativos con el fin de asociarse para el cumplimiento de las funciones
administrativas a su cargo, a través de acuerdos de cooperación que le permitan a una o a otra
el desarrollo de actividades dirigidas a satisfacer el interés común.
Es importante señalar en este punto, de conformidad con lo antes establecido, que El Instituto
para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la
Educación Física de Barrancabermeja INDERBAserá autónoma para determinar con cual
otra entidad pública celebrar acuerdos de voluntades contenidos en Convenios
Administrativos, siempre teniendo en cuenta que la otra parte de la relación jurídica, tenga la
idoneidad experiencia necesaria para el desarrollo de las actividades que se quieren ejecutar.
Con relación al concepto de lo que se conoce en el mundo jurídico como Convenio y Contrato
interadministrativo, se puede manifestar que el convenio interadministrativo es el negocio
jurídico en el cual están presentes dos entidades públicas en desarrollo de relaciones
interadministrativas cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias
en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negóciales.
El contrato interadministrativo, por su parte, es también celebrado entre dos entidades
públicas con capacidad de tener relaciones interadministrativas, con la particularidad de que
el contrato es negocio jurídico generador de obligaciones al cual acuden las partes con
diversidad de intereses. En el contrato se pueden identificar contratante y contratista, y el
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segundo, aunque persona pública, tiene intereses y está en un mercado de forma similar a
como lo hace el particular.
En el anterior orden de ideas y teniendo en cuenta que para este tipo de contratación no existe
un procedimiento detallado, El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja
INDERBAdeberá cumplir el siguiente tramite interno y de esta manera imprimir orden y
control a lo señalados Convenios Interadministrativos, de conformidad con lo siguiente:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Acto
administrativo
justificando la
contratación
directa.
Revisión plan
de adquisiciones
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Elaboración
Estudios
Previos
Solicitud de
propuesta y
documentos de
legalización del
representante
legal.
Entrega de
propuesta y
OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Inicio.
Dirección
Inicio
Dirección
Resolución.
Inicio
Almacén
Plan de
adquisiciones.
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Certificado de
Disponibilida
d
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
Si así lo requiere la entidad. En
esta deberá estar consignada las
actividades, obligaciones y
productos que deberán cumplir
las partes
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Gestión jurídica
Dirección
Formato libre
Estudio.
Proponente
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documentos de
legalización
representante
legal.
Suscripción del
contrato.
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Acta de inicio.
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En el término indicado por la
entidad.
Suscripción.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Aprobación de
garantías
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces.
R.P.
Ejecución.
Se nombra y comunica
nombramiento
Dirección
Resolución.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
Suscripción.
El contratista tomara las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas. Si así lo determina
la entidad
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
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5.2 CONTRATOS DE CONFORMIDAD CON EL DECRETO 777 DE 1992
Mediante el Decreto 777 del 16 de mayo de 1992 el Gobierno Nacional reglamentó la
celebración de contratos a los que se hace referencia en el inciso segundo del artículo 355 de
nuestra Carta Política, el cual es del siguiente tenor: “El gobierno, en los niveles nacional,
departamental, distrital y municipal, podrá con recursos de los respectivos presupuestos,
celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con
el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional
y los planes seccionales de desarrollo. El gobierno nacional reglamentará la materia”
De la lectura del artículo 355 Superior; se desprende que el objeto de los contratos es impulsar
programas y actividades de interés público acordes con los Planes de Desarrollo, es decir,
que el Estado entrega recursos a un ente sin ánimo de lucro para que pueda adelantar sus
programas.
En desarrollo del anterior precepto superior, el Decreto 777/1992 contempla en su artículo
1º: “Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del artículo 355 de
la Constitución Política celebren la Nación, los departamentos, distritos y municipios con
entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de
impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se
sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los
particulares, salvo lo previsto en el presente decreto y sin perjuicio de que puedan incluirse
las cláusulas exorbitantes previstas en el Decreto 222 de 1983.”
El punto central que define la esencia de estos contratos es su contenido benéfico o de auxilio,
pues con ello se permite a las entidades públicas, con el respeto previo de las disposiciones
del Decreto 777, que se socorra o auxilie a entidades privadas sin ánimo de lucro que
desarrollan actividades de interés general acordes a los planes de desarrollo.
Estamos pues en presencia de contratos que se celebran para que el Estado le dé la mano o
apoye a este tipo de entidades, el punto central es que la relación contractual que se establece,
teniendo como fundamento este Decreto autónomo, no exige contraprestación o aporte por
parte de la entidad contratista, pues estos elementos desnaturalizarían la acción benéfica del
Estado, además que una exigencia tal podría prestarse para ocultar contrataciones de obras,
bienes o servicios que requieren las entidades públicas y pueden contratar con otras personas
alejándose así del fin de la norma, por esto fue que el artículo 2º del citado decreto dispone:
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“ART: 2º - Están excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto: 1. Los contratos
que las entidades públicas celebren con personas privadas sin ánimo de lucro, cuando los
mismos impliquen una contraprestación directa a favor de la entidad pública, y que por lo
tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro,
de acuerdo con las normas de contratación vigentes.” Negrillas fuera de texto
Es importante señalar que los programas y actividades de interés público a los que se refiere
el segundo inciso del artículo 355 de nuestra Constitución Política, no son los programas y
actividades del Estado sino los del ente privado, ya que si fueran los propios del Estado no
se estaría entonces impulsando un programa, sino ejecutándolo.
Implica pues la contratación a la luz del Decreto 777 de 1992, que el Estado puede continuar
con la función benéfica que le corresponde; por lo que algunos doctrinantes lo denominan
como un contrato de apoyo, el cual se enmarca dentro de las siguientes pautas:
Entidad Pública no reciba una contraprestación directa, (Recibir un bien o liberarse
de una obligación).
selección.
tidad descentralizada, se requiere de la
autorización del Representante Legal de la respectiva entidad territorial a la que pertenece la
entidad descentralizada, art. 4° ibídem
Se deberá dar cumplimiento con lo establecido en el Decreto No.1403 de 1992, por el cual
modifica el Decreto 777 de 1992
5.3 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
Estos encuentran su fundamento funcional en similares razones a las establecidas en el
numeral anterior del presente Manual de Contratación, es decir, en la facultad que tienen las
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entidades públicas de comprometerse a través del acuerdo de voluntades para el
cumplimiento de la funciona administrativa y los fines del estado.
Sin embargo, este tipo de acuerdo de voluntades está dirigida a celebrarse con entidades
privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad de conformidad con lo expresado por
el Articulo 355 de la Constitución Política de Colombia, el cual es reglamentado por el
Articulo 96 de la Ley 489 de 1998, el que a su vez es desarrollado a través del decreto 777
de 1992 norma en la que se estipulan los requisitos que deberán cumplir las entidades sin
ánimo de lucro y las características que deben tener en cuenta las entidades públicas al
momento de realizar este tipo de contratación.
En este sentido el Articulo 1 del Decreto 777 de 1992 señala enfáticamente que las personas
de derecho privado con las que se quiere celebrar un Convenio Interinstitucional deberán
tener reconocida idoneidad y experiencia en el desarrollo de las funciones o actividades que
se quieren desarrollar a través del acuerdo de voluntades, es decir que debe contar con una
calificación satisfactoria que permita determinar su capacidad técnica, financiera y jurídica
que le permita cumplir con el objeto contratado.
Las entidades sin ánimo de lucro deben estar constituidas con seis meses de antelación a la
celebración del contrato y tener vigente el reconocimiento de su personería jurídica.
Aquéllas que estén obligadas por disposición legal a presentar declaración de ingresos y
patrimonio o declaración de renta suministrarán además, copia de las correspondientes a los
tres últimos años gravables y la duración de la entidad deberá constar por un año más a la
celebración del Convenio de conformidad con los Articulo 12 y 13 del decreto 777 de 1992.
Expresan las normas que regulan esta materia la obligación de la entidad sin ánimo de lucro
de constituir a favor de la entidad pública garantías que permitan establecer el cumplimiento
del objeto y el cubrimiento de cualquier daño o perjuicio que se pueda ocasionar de la
ejecución contractual.
Al igual que los Convenios interadministrativos, este tipo de acuerdo de voluntades tampoco
tiene un procedimiento definido en la normatividad vigente, razón por la cual se establecerá
internamente para El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA
el que se indica a continuación:
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
Acto
administrativo
justificando la
contratación
directa.
Revisión plan
de adquisiciones
Solicitud y
Expedición de
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Elaboración
Estudios
Previos
Solicitud de
propuesta y
documentos de
legalización del
representante
legal entidad sin
ánimo de lucro.
Entrega de
propuesta y
documentos de
legalización
representante
legal entidad sin
ánimo de lucro.
Certificado de
idoneidad y
experiencia.
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OPORTUNIDAD O ETAPA
RESPONSABLE
FORMATO
Solicitud de
inicio.
Inicio.
Dirección
Inicio
Dirección
Resolución.
Inicio
Almacén
Plan de
adquisiciones.
Inicio
Dirección
Jefe de presupuesto
Certificado de
Disponibilida
d
Inicio
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Inicio.
Si así lo requiere la entidad. En
esta deberá estar consignada las
actividades, obligaciones y
productos que deberán cumplir
las partes
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Formato libre
Estudio.
En el término indicado por la
entidad.
Contratista
Formato libre
Estudio.
Acá la entidad estudia y analiza
la idoneidad y experiencia de la
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Certificado de
idoneidad y
experiencia.
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entidad, capacidad técnica,
jurídica y financiera.
Suscripción del
contrato.
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Solicitud de
Registro
Presupuestal.
Emisión del
Registro
Presupuestal
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Acta de inicio.
Suscripción.
Dirección
Contrato
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Aprobación de
garantías
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Solicitud de
R.P.
Jefe de presupuesto
o quien haga sus
veces.
R.P.
Ejecución.
Se nombra y comunica
nombramiento
Dirección
Acto
administrativo
de
nombramiento
o contrato.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
Suscripción.
El contratista tomara las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas. Si así lo determina
la entidad
Legalización.
La entidad solicitara el
correspondiente RP para
comprometer los recursos.
Legalización.
Con esto se entenderán
comprometidos los recursos.
LOS CONVENIOS DE ASOCIACIÓN O COOPERACIÓN, se celebran entre una
entidad pública con una persona jurídica particular con o sin ánimo de lucro; pueden ser de
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carácter nacional o internacional, dependiendo del origen de las partes y fueron regulador por
el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 de la siguiente manera:
"Artículo 96. Constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las
actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares. Las
entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la
observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con
personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la
creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con
los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley.
Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se
determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes,
coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes…".
Adicionalmente, se pueden celebrar Convenios de Cooperación, en desarrollo de lo dispuesto
en el artículo 6º del Decreto 393 de 1991, por medio del cual se dictan normas sobre
asociación para actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación
de tecnologías.
En este tipo de convenios, no existe régimen de solidaridad entre las personas que lo celebren,
pues cada una responderá por las obligaciones que específicamente asume en virtud del
convenio; se debe precisar la propiedad de todos los resultados que se obtengan y los
derechos de las partes sobre los mismos; se deben definir las obligaciones contractuales,
especialmente de orden laboral que asume cada una de las partes; el manejo de recursos puede
efectuarse mediante encargo fiduciario o cualquier otro sistema de administración.
5.4 COMODATO
El contrato de comodato, o también llamado préstamo de uso se encuentra regulado en el
Articulo 2200 del Código Civil y expresa que este es un acuerdo de voluntad en el que una
de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de
ella, con la obligación de restituir la misma especie después de terminar el uso, es una figura
jurídica que no se perfecciona sino por la tradición del bien.
Es importante señalar que el contrato de comodato se ha convertido en una figura jurídica
mayormente utilizada en el Derecho Administrativo que en las relaciones de los particulares,
toda vez que le ha permitido a las diferentes entidades públicas la cooperación dirigida a
cumplir los fines del estado y las funciones administrativas a cargo de estas.
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Así entonces La ley 9 de 1989, en su artículo 38, señala claramente la viabilidad jurídica de
este tipo de contrato y los límites que se deben tener en cuenta al momento de su celebración,
razón por la cual es importante tener en cuenta que las entidades públicas no podrán dar en
comodato sus inmuebles sino a otras entidades públicas y a entidades privadas sin ánimo de
lucro cuando se requieran ejecutar proyectos de bienestar social o interés común, por un
término máximo de cinco (5) años, renovables.
Este tipo de contrato no presenta un procedimiento legal definido, razón por la cual se
establecerá internamente para El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el
Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBAel
siguiente:
ACTUACION
Solicitud inicio
del proceso.
OPORTUNIDAD O ETAPA
Inicio.
En este acto se obtendrá por las
partes la intención de realizar el
comodato y una breve
identificación del bien.
RESPONSABLE
FORMATO
Dirección
Solicitud de
inicio.
Acto
administrativo
justificando la
contratación
directa.
Inicio
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución.
Elaboración
Estudios
Previos
Inicio.
Acá se definen e identifican
cuáles serán los bienes
entregados o tomados en
comodato.
Oficina Gestora
Estudios
Previos
Estudio de los
documentos de
identificación y
valoración del
bien objeto de
comodato.
Estudio.
La entidad deberá realizar un
análisis del estado jurídico del
bien y de su historia.
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Dirección
Formato libre
Entrega de
documentos de
Estudio.
En el término indicado por la
entidad.
Las partes
Formato libre
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legalización d
las partes.
Suscripción del
contrato.
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Suscripción.
Dirección
Contrato
Garantía y
aprobación de
las mismas.
Suscripción.
El contratista tomara las
garantías solicitadas en el
contrato y la entidad aprobara
las mismas. Si así lo determina
la entidad
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Aprobación de
garantías
Nombramiento
de Supervisor
en minuta o su
correspondiente
Acto
administrativo
de
nombramiento
de conformidad
con el numeral
2.3.2. de este
manual
Ejecución.
Se nombra y comunica
nombramiento
Dirección
Líder Proceso de
Gestión jurídica
Resolución o
contrato.
Acta de inicio.
Ejecución.
Le corresponde al supervisor
determinar fecha de inicio.
Supervisor.
Formato libre
5.5 OTROS CONTRATOS
Revisados los tipos de contratos con régimen especial que pueden llegar a tener mayor uso
por parte de INDERBA, se señalaran de manera enunciativa otra serie de contratos que no
son de común utilización pero que para efectos de este manual se identifican a continuación.

Servicios de televisión (Leyes 182 de 1995, 335 de 1996 y 680 de 2001).
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
Servicios de telefonía (Ley 37 de 1993 – celulares; Ley 142 de 1994 - telefonía básica
conmutada; Ley 555 de 2000).

Contratos y licencias para la concesión de los servicios y de las actividades de
telecomunicaciones (inciso cuarto y parágrafo del artículo 33 y artículos 34 y 35 de
la Ley 80 de 1993).

Servicios de radiodifusión sonora (Decreto 1447 de 1995).

Contratos y licencias para la concesión de servicios postales (correo y mensajería
especializada) (artículo 37 de la Ley 80 de 1993 y Ley 1369 de 2009).

Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al
cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia
o ayudas internacionales (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007).

Contratos celebrados por universidades estatales u oficiales. Los contratos de estas
entidades se rigen por las normas civiles y comerciales, según su naturaleza y las
especiales contenidas en la (Ley 30 de 1192, artículo 93).
CAPITULO VI.
6 REGIME LEGAL APLICABLE Y NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA
DE CONTRATACIÓN ESTATAL.
Para efectos del presente Manual de Contratación de El Instituto para el Fomento del Deporte,
la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educación Física de
Barrancabermeja INDERBAy con el fin de tener un compendio normativo que permita
determinación clara y concreta de las normas que pueden ser utilizadas por la entidad al
momento de realizar cada uno de los actos contractuales necesario para la celebración de los
contratos, se hace énfasis en las siguientes:
REGIMEN LEGAL APLICABLE Y NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA
DE CONTRATACIÓN ESTATAL.
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del
Tiempo Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, en aras de tener
un compendio normativo que permita determinación clara y concreta de las normas
que pueden ser utilizadas por la entidad al momento de realizar cada uno de los actos
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contractuales necesario para la celebración de los contratos y/o convenios, realiza la
siguiente enunciación de la normatividad vigente y aplicable en materia de
Contratación Estatal:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 1991








Artículo 2. fines del Estado.
Artículo 29. Debido proceso, favorabilidad y derecho de defensa.
Artículo 90. Responsabilidad extracontractual del Estado.
Artículo 209. Principios de la Función Pública.
Artículo 267. Ejercicio del control fiscal.
Artículo 270. Participación ciudadana en el control fiscal.
Artículo 273. Adjudicación de licitaciones en audiencia pública.
Artículo 355. Prohibición de auxilios estatales.
LEYES







LEY 80 DE 1993, Por lo cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública.
LEY 100 DE 1993, Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones.
LEY 181 DE 1995, por la cual se dictan disposiciones para el fomento del
deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la Educación Física
y se crea el Sistema Nacional del Deporte.
LEY 190 DE 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa.
LEY 226 DE 1995, Por la cual se desarrolla el artículo 60 de la Constitución Política
en cuanto a la enajenación de la propiedad accionaria estatal, se toman medidas para
su democratización y se dictan otras disposiciones.
LEY 418 DE 1997, Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda
de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones.
LEY 489 DE 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones.
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












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LEY 527 DE 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
LEY 590 DE 2000, Por la cual se dictan disposiciones para promover el
desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa.
LEY 599 DE 2000, Por la cual se expide el Código Penal- (Delitos relacionados con
la contratación estatal).
LEY 734 DE 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
LEY 789 DE 2002, Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar
la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de
Trabajo.
LEY 816 DE 2003, Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través
de la contratación pública.
LEY 850 DE 2003, Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.
LEY 797 DE 2003, Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general
de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los
Regímenes Pensionales exceptuados y especiales.
LEY 962 DE 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de
trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos.
LEY 996 DE 2005, por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución
Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02
de 2004, y se dictan otras disposiciones.
LEY 1122 DE 2007, por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
LEY 1143 DE 2007, Por medio de la cual se aprueba el "Acuerdo de promoción
comercial entre la República de Colombia y los Estados Unidos de América", sus
"Cartas Adjuntas" y sus "Entendimientos", suscritos en Washington el 22 de
noviembre de 2006.
LEY 1150 DE 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre
la contratación con Recursos Públicos”.
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
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





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LEY 1430 DE 2010, Por medio de la cual se dictan normas tributarias de control
y para la competitividad.
LEY 1437 DE 2011, Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
LEY 1450 DE 2011, Por la cual se expide el plan de desarrollo 2010 -2014.
LEY 1474 DE 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
LEY 1508 DE 2012, por medio de la cual se establece el régimen jurídico de las
Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan
otras disposiciones.
LEY 1562 DE 2012, Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan
otras disposiciones en materia de salud ocupacional.
LEY 1564 DE 2012, Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso
y se dictan otras disposiciones.
LEY 1682 DE 2013, Por la cual se adoptan medidas y disposiciones para los
proyectos de infraestructura de transporte y se conceden facultades extraordinarias.
LEY 1712 DE 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
DECRETOS

DECRETO 585 DE 1991, Por el cual se crea el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología, se reorganiza el Instituto Colombiano para el desarrollo de la Ciencia y
la Tecnología - Colciencias - y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 591 DE 1991, por el cual se regulan las modalidades específicas de
contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas.
DECRETO 777 DE 1992, Por el cual se reglamenta la celebración de los
contratos a que refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución
Política.
DECRETO 1403 DE 1992, por el cual se modifica el Decreto 0777 de 1992.



DECRETO 2269 DE 1993, por el cual se organiza el Sistema Nacional de
Normalización, Certificación y Metrología.
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








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

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DECRETO 2681 DE 1993, por el cual se reglamentan parcialmente las
operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas
y conexas y la contratación directa de las mismas.
DECRETO 2459 DE 1993, por el cual se adoptan disposiciones en relación con los
contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución
Política.
DECRETO 95 DE 1994, por el cual se modifica parcialmente el artículo 2 del
Decreto 2681 de diciembre 29 de 1993.
DECRETO 1121 DE 1994, por el cual se aclara el artículo 44 del Decreto 2681 de
1993.
DECRETO 1550 DE 1995, Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo
presupuestal de los recursos públicos a través de los negocios fiduciarios.
DECRETO 1721 DE 1995, Por el cual se modifica el artículo 34 del Decreto 2681
de 1993.
DECRETO 2150 DE 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
DECRETO 2326 DE 1995, Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en cuanto a
los Concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y
proyectos arquitectónicos, se hace una adición al Decreto 1584 de 1994 y se dictan
otras disposiciones.
DECRETO 26 DE 1998, Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto
público.
DECRETO 1737 DE 1998, Por el cual se expiden medidas de austeridad y
eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por
parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.
DECRETO 1818 DE 1998, Por medio del cual se expide el Estatuto de los
mecanismos alternativos de solución de conflictos.
DECRETO 1094 DE 2001, Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1737 del
21 de agosto de 1998.
DECRETO 1703 DE 2002, Por el cual se adoptan medidas para promover y
controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad
Social en Salud.
DECRETO 3629 DE 2004, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de
1993.
DECRETO 4170 DE 2011, Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.
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DECRETO-LEY 19 DE 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
DECRETO 993 DE 2012, Por medio del cual se promulga el "Acuerdo de promoción
comercial entre la República de Colombia y los Estados Unidos de América", sus
"Cartas Adjuntas" y sus "Entendimientos", suscritos en Washington D.C., el 22 de
noviembre de 2006, y el "Protocolo modificatorio al Acuerdo de promoción
comercial Colombia-Estados Unidos", suscrito en Washington D. C., el 28 de junio
de 2007, y su "Carta Adjunta" de la misma fecha.
DECRETO 0723 DE 2013, Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General
de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de
prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los
trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras
disposiciones.
DECRETO 1510 DE 2013, Por el cual se reglamenta el sistema de compras y
contratación pública.
DECRETO 3054 DE 2013, Por el cual se modifica el artículo 89 del Decreto número
1510 de 2013.
DOCUMENTOS Y CIRCULARES


DOCUMENTO CONPES 3714, Del riesgo previsible en el marco de la política de
contratación pública.
Manuales, guías y circulares expedidos por la Agencia Nacional para la Contratación
Pública en Colombia-Colombia Compra Eficiente.
NORMAS DEROGADAS
Decreto 2474 de 2008, (derogado por el decreto 734 de 2012) reglamentario de las leyes 80
de 1993y 1150 de 2007.
Auto del 27 de mayo de 2009 del Consejo de Estado mediante la cual se suspenden
provisionalmente algunos apartes de los artículos 10, 11, 54, 65 y 89, el artículo 46, el inciso
3 del artículo 73, el artículo 75 del decreto 2474 de 2008 (magistrado ponente Enrique Gil
Botero).
Auto del 27 de mayo de 2009 del Consejo de Estado mediante la cual se suspende
provisionalmente el numeral 3°, letra b), del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, y los
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incisos 1°, 2°, 3° y final del artículo 14 del Decreto 2474 de 2008 (magistrado ponente
Mauricio Fajardo Gómez).
Decreto 2025 de 2009, (derogado por el decreto 734 de 2012) por medio del cual se
reforma el decreto 2474 de 2008 para solucionar los vacíos generados por la suspensión
provisional de algunas partes del decreto 2474 de 2008.
Decreto 4828 de 2008 (derogado por el decreto 734 de 2012), por medio del cual se
reglamenta el régimen de garantías en la contratación estatal, reformado por el decreto 931
de 2009 y por el decreto 2493 de 2009.
Decreto 4444 de 2008 (derogado por el decreto 734 de 2012), por medio del cual se regula
la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, en desarrollo de lo previsto en el
literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la ley 1150 de 2007.
Decreto 4533 de 2008 (derogado por el decreto 734 de 2012) por medio del cual se
reglamenta el mecanismo de iniciativa privada de que trata el parágrafo 2° del artículo 32 de
la Ley 80 de 1993.
Decreto 734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
7


RESPONSABLES
Director General
Funcionario o Contratista encargado de la contratación.
8
FORMATOS
El Instituto para el Fomento del Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del Tiempo
Libre y la Educación Física de Barrancabermeja INDERBA, con el fin de ordenar y
estandarizar sus procedimientos contractuales y poder ejercer un mejor control y vigilancia
de las actuaciones derivadas de esta actividad, deberá en lo posible hacer uso de los formatos
y modelos que se presentan a continuación.
El contenido de estos formatos puede variar de acuerdo a las necesidades, naturaleza y
complejidad de los procedimientos de la modalidad de selección o contratos que se vayan a
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
M:01.PO.GJC
RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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celebrar, razón por la cual INDERBA podrá alejarse de los mismos, sin que esto conlleve
alejarse de los procedimientos establecidos, siempre que así lo determine y se requiera.
Para lo anterior véase el listado maestro de documentos del sistema de gestión de calidad
adoptado por la entidad.
Elaborado por: Abogado WALTER MUJICA INFANTE
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INSTITUTO PARA EL FOMENTO DEL DEPORTE, LA
M:01.PO.GJC
RECRACIÓN, EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
Fecha: 12.04.16
Y LA EDUCACIÓN FISICA DE BARRANCABERMEJA
Versión: 0.4
MANUAL DE CONTRATACIÓN
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre
Autor
Revisó
Aprobó
Cargo
Dependencia
Fecha
Walter Mujica Infante
Contratista
Dirección
04 – 08 – 2014
Mónica Andrea Flórez Meza Coordinador Jurídico
Edelmira Valencia Mendoza
Asesora Jurídica
Gestión Jurídica y 18 – 08 – 2014
Laura Cristina Jiménez
Asesora Jurídica
Contractual
Orlando de Jesús Russo Díaz
Director
Dirección
25 – 07 – 2014
CONTROL DE LOS CAMBIOS
IDENTIFICACION DEL
CAMBIO
DETALLES DEL CAMBIO
FECHA DEL
CAMBIO
VERSION
Actualización
Actualización del documento a los
requisitos de la NTCGP 1000:2009
18-04-2010
1
Mejora
Ajuste a los contenidos del documento
27-12-2011
2
Mejora
Ajuste a los contenidos del documento
Ajuste al Logo del Instituto,
Eliminación de Slogan Institucional
25-07-2014
3
12-04-2016
4
Mejora
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