Presentación Administración Electrónica

eUPVgestión
administración electrónica en la UPV
Conceptos básicos sobre
Administración electrónica
Febrero/2011
Objetivos

Obtener una visión general de la administración electrónica





¿Qué es?
¿Por qué surge?
¿Cuáles son sus objetivos?
¿Cómo cumplirlos?
Conocer los conceptos y nomenclatura básica utilizada en
administración electrónica




firma digital, certificado digital
servicios electrónicos, expedientes electrónicos
plataforma de administración electrónica
sede electrónica, portal del tramitador, portafirmas
Objetivos

Entender la estructura básica del proyecto eUPVgestión como una
herramienta básica para la mejora de la prestación de servicios en la
UPV

Conocer la filosofía de uso de la plataforma de tramitación en
relación con el servicio electrónico básico (“Presentación de
solicitudes genéricas”)
Érase una vez un mundo donde (1)…

Las gasolineras…




Tenían un solo surtidor, un
solo operador y su dueño era
una persona física
Se pagaba al contado: “¡Aquí
no se fía a nadie!”
Tenían horario: “A las 7 de la
tarde cerramos”
A veces no les quedaba
combustible
Hoy…

Las gasolineras…






Sus dueños son grandes
empresas petroleras
multinacionales
No cierran (24x7x365)
No tienen operarios, se sirve
uno mismo el combustible
No sólo venden combustible
(patatas fritas, revistas,
repuestos, etc…)
Admiten pago con tarjeta de
crédito
Fidelizan a los clientes
(puntos, regalos, descuentos,
etc.)
Érase una vez un mundo donde (2)…

Los bancos…




No nos daban ni un céntimo
de nuestro dinero a partir de
la una de la tarde
Horario limitado: de L a V (ni
hablar de ir al banco en fines
de semana)
Llevaba su tiempo: “Espere
que cuente los billetes…”
Banco = edificio: “Sólo puede
usted sacar dinero en su
banco (no en otros)”
Hoy…

Los bancos…




Puedo sacar dinero a
cualquier hora (hasta
“prestado”) y desde el
extranjero incluso
Y no tiene por qué ser “mi”
banco o en “mi” sucursal
Puedo realizar movimientos
bancarios y consultas desde
casa
Al banco sólo voy físicamente
para lo realmente importante
Érase una vez un mundo donde (3)…

Los mensajes…



Se enviaban por carta (en
papel) o si era urgente, un
telegrama
Había que ir a una oficina de
Correos para enviarlos
Tardaban mucho tiempo en
llegar (si es que llegaban)
Hoy…

Los mensajes…

Puedo enviar y recibir
mensajes con cualquier
contenido, en cualquier lugar,
en cualquier momento…





Texto / Voz
Fotos
Videos
Noticias
A Correos, sólo voy a enviar
o recoger cosas que no son
mensajes (a veces ni eso –
mensajeros-)
Érase una vez un mundo donde (4)…

La Administración
Pública…






Horarios y laaargas colas:
“¡Venga usted mañana!”
Inconexa: “¡Esto no es mío!”
Burocracia con mucho papel:
“Rellene 20 formularios,
traiga fotocopia del DNI, etc.”
Lenta e ineficiente: “¡Estará el
verano que viene!”
Poca transparencia: “¡Mírelo
en el tablón que está allí!”
Estaba desorganizada:
“¡Vaya a la ventanilla de
enfrente!”
Hoy…

La Administración
Pública…
SIGUE IGUAL
QUE ENTONCES !!!
Adaptarse a los nuevos tiempos,
aprovechar la evolución de
las nuevas tecnologías y
pensar en nuestros usuarios
(ciudadanos)
Administración Pública…
ELECTRÓNICA
¿Qué es?

Administración Electrónica (AAEE)
Formas de relación entre los ciudadanos y las
AAPP (y entre éstas últimas), haciendo uso
intensivo de las TIC
Ejemplos



La declaración de la renta a través de Internet
Servicios de información y tramitación a través de los
sitios Web
Solicitud de datos fiscales a la AEAT por parte de otra
administración
¿Por qué surge?

Tecnología al alcance de “casi”
todos



Ciudadanos: Web, email, móvil, ecomerce, banca online, etc.
AAPP: en sus procesos internos de
gestión (intranet, automatrícula,
poliformat, aplicaciones corporativas)
Legalidad vigente


La Ley 11/2007 (LAECSP) reconoce el
derecho de los ciudadanos a comunicarse
con las AAPP por medios electrónicos
Por tanto, la UPV está obligada por ley a
proporcionar un sistema electrónico que
permita dicha forma de relacionarse
¿Cuáles son sus objetivos?

Conseguir una
Administración eficaz,
eficiente, transparente y
cercana, donde los
ciudadanos pasen de ser
administrados a usuarios,
al ser ellos los que
establezcan la relación
que desean mantener
con nosotros y no al
contrario
MEJORA CONTINUA
CALIDAD SERVICIOS
¿Cómo conseguir los objetivos?

Eliminar…



Proporcionar…




Información pública
Transparencia
Seguimiento
TODO ELLO DENTRO DE UN
MARCO DE REFERENCIA EN
CONSTANTE EVOLUCION

Cumplimiento de la
legislación vigente

Haciendo uso de las
TIC disponibles
Garantizar…




Colas, desplazamientos
Documentos-papel
Igualdad de oportunidades
Confianza
Seguridad
Tramitar…


Normalizar y automatizar
Más rápido y mejor
¿Qué es eUPVgestión?
La “marca” del proyecto de AAEE de la UPV
Incluye las herramientas necesarias para establecer
la relación no presencial entre los usuarios y la
UPV en relación con los procesos administrativos


Es un entorno Web integrado para la realización de trámites
administrativos de forma no presencial
Establece el canal de comunicación entre ciudadanos y
tramitadores a través de Internet
Gestión cambio
TIC
Rediseño procesos
Legislación
Estructura del proyecto eUPVgestión
Estructura del proyecto eUPVgestión

Legislación vigente







LOPD
Ley 59/2003 firma electrónica
Real decreto 209/2003 regulación registro telemático
Ley 11/2007 Administración electrónica (objetivo:1/1/2010)
Desarrollo autonómico de la ley 11/2007…
Ley de contratos AAPP
Rediseño de procesos de gestión (Pegasus)





Identificación
Racionalización
Simplificación
Automatización
Homogenización
Estructura del proyecto eUPVgestión

Gestión del cambio (cultural)




Alineamiento
Formación
Participación
TIC (infraestructura tecnológica)



Registro telemático, firma electrónica, portafirmas
Gestor de formularios, gestor documental
Integrador aplicaciones corporativas, etc…
El protagonista es…
EL USUARIO
(Comunidad universitaria y Sociedad en general –ciudadanos-)
La visión del usuario

Oficina electrónica (ventanilla única)


Acceso a un portal desde el que poder hacer
electrónicamente exactamente lo mismo que hace
presencialmente (…y más)
Lo que espera: 0-colas, disponibilidad 24x7, mayor
rapidez en las gestiones, atención multicanal,
transparencia, confidencialidad, seguridad, calidad,
etc.
SERVICIOS ORIENTADOS AL USUARIO
(CRM - Customer Relationship Management)
La visión de la administración

Otra manera de hacer las mismas cosas


Acceso a herramientas TIC que le permitan gestionar
más y mejor
Lo que puede obtener: 0-colas, disponibilidad 24x7,
mayor rapidez al gestionar, atención multicanal,
transparencia, confidencialidad, seguridad, calidad,
etc…
IMPORTANTE!!
AMBOS TIPOS DE GESTIÓN DEBEN COEXISTIR
LA LEY NO OBLIGA A UTILIZAR AAEE ÚNICAMENTE
La visión “tradicional”

El ciudadano…




Rellena a mano una solicitud en papel y la firma con
bolígrafo
Se desplaza físicamente a una oficina de registro para
presentar la solicitud (recibe un justificante en papel)
Una vez tramitada su solicitud recibe una respuesta
por correo tradicional
La administración…


Mueve los papeles de oficina en oficina
Requiere al ciudadano que venga a aportar más
documentación o subsanar errores
La “nueva” visión

El ciudadano…




Rellena un formulario Web y lo firma digitalmente
utilizando un certificado digital
No se desplaza, registra su solicitud desde internet
(recibe un justificante digital)
Una vez tramitada su solicitud recibe una respuesta
por correo electrónico, sms o sistema similar
La administración…



No existe el papel, solo documentos digitales
La tramitación está dirigida por un programa
Todos los “actores” trabajan desde su ordenador
Tecnológicamente…


Necesitamos integrar muchos
sistemas informáticos y de
comunicaciones (TIC) que
trabajen conjuntamente para
ofrecer los servicios al
ciudadano PLATAFORMA DE AAEE
Firma electrónica, certificados
digitales, servicios de
validación, sellos de tiempo,
registro telemático, repositorio
documentos digitales,
notificación electrónica,
generador de formularios web,
modelar procedimientos,
tramitación electrónica,
facturación electrónica, portal
del ciudadano, compulsa digital,
portafirmas, seguimiento de
expedientes, buzón electrónico,
alertas/avisos, publicación
fehaciente, SPT, ESB,
interoperabilidad, 24x7,
seguridad, etc.
Arquitectura lógica
Certificados
Autenticación
Firma electrónica
CRL
Sellos de tiempo
Notificación fehaciente
SMTP
LDAP
SMS
RRHH
G.Económica
Alumnado
Registro
Etc…
Sede electrónica
Portal tramitador
Motor workflow (Trew@)
Model@
Generador formularios
Registro telemático
Repositorio documental
Portafirmas
Arquitectura lógica
Proceso de presentación de una solicitud




Sede electrónica: La persona interesada se conecta a una página
Web, selecciona el trámite a realizar y rellena un formulario.
Puede incluir documentos anexos.
Firma electrónica: Se firma el formulario anterior con un
certificado digital de la persona interesada.
Registro telemático: Toda la información anterior se registra
electrónicamente. Se genera un justificante digital firmado.
Repositorio documental: Toda la información se almacena en un
repositorio documental de documentos para su custodia legal.
Repositorio documental
Ciudadano
+
Registro telemático (entrada)
Proceso de tramitación electrónica




Portal del tramitador: El tramitador se conecta a una página Web,
selecciona el expediente a tramitar en su bandeja de entrada. Es
guiado por un motor de workflow.
Actores (roles): El expediente fluye por las distintas bandejas de
las personas relacionadas con la tramitación del expediente.
Repositorio documental: Todos los documentos generados se
almacenan en el repositorio documental.
Notificación fehaciente: Como resultado de la tramitación, se
notifica a la persona interesada una resolución de su expediente
Repositorio documental
Tramitador
Registro telemático (salida)
Ciudadano
Conceptos de firma electrónica

Firma “tradicional” (según RAE)


“Nombre y apellido, o título, que una
persona escribe de su propia mano en un
documento, para darle autenticidad o para
expresar que aprueba su contenido”
Tres ideas muy importantes:



La firma manuscrita se realiza en un
documento (papel)
El objeto de la firma es dar autenticidad, es
decir, identificar a quién lo firma
Al “aprobar su contenido” se le da validez
legal a todos sus efectos
Conceptos de firma electrónica

Firma electrónica (o digital)


Conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite
garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje
Herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e
integridad de los documentos digitales, posibilitando que éstos
gocen de una característica que únicamente era propia de los
documentos en papel
Conceptos de firma electrónica

¿Qué necesito para firmar?


Tradicional: documento (papel) y boli
Electrónica: documento (digital -ordenador-) y
certificado electrónico
Certificado
electrónico de
XXX
+
=
Firmado
por XXX
Certificado electrónico

¿Qué es?



Identidad digital de “algo” (persona, empresa,
aplicación, máquina,…)
Conjunto de datos que permiten la identificación del titular del
Certificado, intercambiar información con otras personas y
entidades, de manera segura, y firmar o encriptar
electrónicamente los datos que se envían de tal forma que se
pueda comprobar su integridad y procedencia.
Los usos más comunes:



Firma electrónica
Encriptación de información confidencial
Autenticación (identificación) electrónica
Plataforma de administración electrónica

¿Qué es?


Conjunto de herramientas que permite la solicitud y la
tramitación de servicios por medios electrónicos.
Principales elementos (visibles)




Sede electrónica (Portal del usuario)
Portal del tramitador
Portafirmas
Portal del administrador
Sede electrónica
http://sede.upv.es

Portal de acceso público y único a los servicios
electrónicos de la UPV



Parte pública, navegación sin necesidad de
identificarse
Parte restringida, accesible con certificado digital
Accesible desde la página principal de la UPV
Sede electrónica

Parte pública




Catálogo de servicios electrónicos: descripción
general, normativa vigente, buscador, faqs, etc…
eVerificador: comprobación de documentos firmados
digitalmente almacenados en el repositorio de la UPV
Tablón de anuncios electrónico, categorizado, con
sistema de suscripción público
Documentación pública, faqs, normativa y
documentación sobre administración electrónica
Sede electrónica
Sede electrónica

Parte restringida

Iniciar trámites administrativos (presentación de
solicitudes, firma electrónica y registro telemático)

Incorporación de documentación complementaria

Recepción de mensajes, ejecución de tareas

Comunicaciones y notificaciones (fehacientes)

Consulta del estado de los expedientes presentados y
trazabilidad de su tramitación

Buscador de expedientes y sus documentos
Sede electrónica

Parte restringida
Portal del tramitador

El personal de la UPV puede realizar la tramitación
electrónica de los expedientes que le correspondan
 Equivalente virtual a la mesa de trabajo actual de los
tramitadores
 Sistema basado en un motor de workflow que dirige
las fases/tareas/roles de la tramitación
 Acceso: certificado digital o usuario/contraseña
 Sólo tramitadores autorizados
Portal del tramitador

Este portal posibilita (entre otras operaciones) a
realizar por medios electrónicos…
 Iniciar expedientes «de oficio» en nombre de
ciudadanos sin certificado digital.
 Tramitación de los expedientes, incluyendo su archivo
y cierre.
 Acceso a los documentos relacionados con el
expediente

Principales elementos



Bandeja de Tareas
Buscador
Mensajes
Portal del tramitador
Portal del tramitador
Portal del tramitador
Portafirmas

Portafirmas



Permite gestionar de forma asíncrona los
documentos se que tienen que firmar con certificado
digital, rechazarlos si se considera necesario,
enviarlos a otros usuarios, etc…
Gestiona las solicitudes de firma realizadas desde la
propia bandeja y las realizadas desde cualquier otra
aplicación (portal del tramitador).
Orientado a personas con responsabilidad de firma
que no son tramitadores
Portafirmas
Herramientas del administrador

Administrar Tramita (sede y tramitador)



Similar a un CMS
Incluye herramientas de monitorización, trazabilidad
y cuadro de mando como apoyo a la toma de
decisiones.
Administrar Trewa (motor de workflow)


Mantenimiento y versionado de procedimientos
Definición de usuarios, unidades, firmantes
eUPVgestión HOY




Sede electrónica publicada en abril/2010
3 servicios electrónicos + otros servicios (intranet
externos) publicados
Implantación de infraestructura limitada
Adquisición del conocimiento para desarrollo
propio
eUPVgestión PREVISIÓN DE EVOLUCIÓN




Ampliación del catálogo de servicios de la sede
Extensión de la cultura aaee a la comunidad
universitaria y ciudadanía
Mejoras funcionales y de rendimiento en la
plataforma
Implantación de la infraestructura necesaria
(certificados, lectores,…)
Conclusión

eUPVgestión no es un proyecto más: La
implantación de un proyecto de estas
características produce un gran impacto en la
organización


Involucra a toda la organización (técnicos, gestores,
directivos)
Involucra a nuestros “clientes”, redefine una nueva
forma de realizar las cosas
Fin de la presentación
Información adicional en la wiki del ASIC
 Overview del proyecto



https://matar.upv.es/wiki/doku.php?id=aplicaciones:aaee
Info y enlaces a entornos de la plataforma

https://matar.upv.es/wiki/doku.php?id=aaee:inicio
GRACIAS por tu atención