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CAPITULO V
ESTADOS FINANCIEROS
26. CIERRE CONTABLE INFERIOR A UN AÑO.
Sobre el particular se hacen las siguientes precisiones:
1. El artículo 34 de la Ley 222 de 1995 establece que al finalizar cada ejercicio y por lo
menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas,
preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados.
2. El artículo 9° del Decreto 2649 de 1993 prevé que el ente económico debe preparar
y difundir periódicamente estados financieros, cuyo corte debe definirse previamente
de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
3. El artículo 46 de la Ley 222 referida anteriormente, consagra que terminado cada
ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los
administradores deberán presentar a la asamblea para su consideración, los estados
financieros de propósito general junto con su notas e informes con corte al respectivo
ejercicio, así como el correspondiente proyecto de distribución de utilidades.
Así las cosas, si una compañía adoptó estatutariamente períodos contables inferiores a
un año, vale decir cuatro meses, y además la asamblea aprobó los estados financieros
con corte en los meses anteriores (Ej.: de abril y agosto), junto con sus respectivas
notas e informes y distribuyó utilidades por dichos períodos, es evidente que
únicamente queda pendiente lo relacionado con el período septiembre diciembre para
completar el año, por lo cual no es viable elaborar estados financieros por el año, como
si se tratara de un período contable anual, pues se estaría ante un claro
desconocimiento de las decisiones adoptadas con anterioridad por el Máximo Organo
Social.
Lo anterior, pese a que se hubieran reformado los estatutos antes del 31 de diciembre
adoptando nuevamente cierres anuales y sin perjuicio de que se deban preparar
estados financieros por todo el año de 1996, bien para efectos fiscales por la
presentación de la Declaración de Renta o bien para remitir a las respectivas entidades
que ejercen la inspección, vigilancia y control en caso de requerirse por todo el año.
En consecuencia, la administración de la compañía debe preparar los estados
financieros, sus respectivas notas, informes y el proyecto de distribución de utilidades
por el período septiembre - diciembre y someterlos a consideración de la asamblea
general de accionistas. Sin embargo, si el máximo órgano de dirección adopta
nuevamente el cierre anual, éste deberá operar hacia adelante, es decir, a partir del
12. de enero del año siguiente.
Ref. : Oficio 340-12460 del 7-03-97