I Registro de Costos - Actualidad Empresarial

I
Registro de Costos – Formatos
10.1; 10.2 y 10.3 (Parte I)
Área Tributaria
Ficha Técnica
Autora: C.P.C. Luz Hirache Flores
Título:Registro de Costos – Formatos 10.1; 10.2
y 10.3 (Parte I)
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 282 - Primera
Quincena de Julio 2013
1.Introducción
La finalidad del presente informe es el
desarrollo del llevado y llenado del registro
de costos para cumplimiento tributario, el
mismo que está supeditado a la actividad
económica que desarrolle el contribuyente;
así como a alcanzar un nivel de ingresos
brutos anuales señalado en el reglamento
de la Ley del Impuesto a la Renta1.
Es necesario precisar que, para fines
gerenciales, el control de los inventarios
y la determinación del costo de los inventarios resulta una labor prioritaria, ya que
dicha información es vital para la toma
de decisiones vinculadas al crecimiento
empresarial y estrategias competitivas.
Para la administración tributaria, el registro de costos provee información referida
al costo computable de los inventarios
producidos; en otras palabras, muestra la
determinación del desembolso incurrido
en la producción de bienes o servicios,
disponibles para la venta, denominado
contablemente como “costo”, el mismo
que una vez producida su venta se muestra como un gasto denominado “costo de
venta” en el estado de resultados; este
dato es obtenido también del registro de
inventarios permanente valorizado.
Siendo el costo de venta un concepto
deducible en la determinación de la renta
bruta anual, bajo la figura de costo computable; actualmente viene siendo fiscalizada
por parte de la administración tributaria.
2. Doctrina de costos
Los primeros fundamentos y doctrinas
publicadas de “costos” surgen con el
desarrollo de las empresas industriales
a fines del siglo XIX2, dentro de estas
publicaciones tenemos a:
• JOHN COLLINS publicó una obra en
que preconizaba la diferencia entre
el costo de fabricación y los costos
comerciales, 1697.
• WARDHAUGH THOMPSON publicó
una obra en que preconizaba una
completa descripción de los costos
por proceso en una fábrica de medias,
estableciendo la forma para determinar el costo de los productos, 1777.
1 En adelante denominado LIR
2Fuente: Manual de Contabilidad de Costos – Juan Valenzuela Barros
N° 282
Primera Quincena - Julio 2013
• M. GORDARD.: Tratado de Contabilidad
Industrial – 1827
• FLORENCE EDLER ROOVER, Cost
Accounting in the 16th. Century, Accounting Review, 1935.
• GARNER, S. P.: Historical Development
of Cost Accounty, The Accounting Review, New York, 1947.
• DODSON, JAMES: In the Accountant or
The Method of Book-Keeping, Deduced
from clear Principles and Illustrated by
a Variety of Examples, London, 1750.
• ULAEMMINCH, J.: Historia y Doctrinas
de la Contabilidad, Madrid, 1961.
• VÁZQUEZ, J. C.: Tratado de Costes,
Aguilar, Buenos Aires, 1978.
Debido a que una entidad, tiene la necesidad de identificar los costos incurridos
a fin de medir los beneficios que estos
costos hubieren generado (margen de
contribución o valor agregado); se concluye que los costos representan un factor
importante en la gestión empresarial y
toma de decisiones.
La representación de los costos incurridos
en un proceso productivo, en la contabilidad de las entidades, es denominada
“contabilidad de costos”, la misma que
es aplicada por aquellas entidades que se
dedican a la transformación de materias
primas en productos terminados mediante un proceso de fabricación, así como
aquellas que prestan servicios.
En ese sentido, las entidades que compran
mercaderías manufacturadas para su posterior venta, denominadas comerciales,
controlan el costo de la adquisición de
sus mercaderías mediante su Kardex3
(control de inventarios), aplicando uniformemente una fórmula de costeo (PEPS,
promedio, etc.).
2.1.Definición de costo
Los costos son definidos por Ralph Polimeni como «el valor sacrificado para
obtener bienes y servicios. El sacrificio es
medido en unidades monetarias mediante la reducción de activos o el aumento
de los pasivos en el momento en que se
obtienen beneficios».
2.2.Costo de los inventarios
La NIC 2 Inventarios señala que los costos
de los inventarios comprenderá todos
los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en
los que se haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales.
3 Tributariamente denominado Registro de inventario permanente (en
unidades físicas y/o valorizadas).
2.2.1. Costo de adquisición
Comprende el valor de compra, aranceles de importación, impuestos que
no sean recuperables posteriormente
de las autoridades fiscales, transporte,
almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición4 de las
mercaderías, los materiales o los servicios.
Los descuentos comerciales, las rebajas y
otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición.
2.2.2. Costo de producción o transformación
Comprende la suma de todos los desembolsos relacionados con las unidades
producidas, los cuales se clasifican en
tres elementos materiales (materia prima
directa), mano de obra directa y carga
fabril (gastos indirectos de fabricación).
• Materiales: Comprende los materiales directos que se emplean para
la elaboración o producción de un
producto. Estos materiales pueden
encontrarse en su estado natural o
procesados por el hombre.
• Mano de obra directa: Comprende
el esfuerzo humano (físico o mental)
empleado en el proceso productivo
de un producto, mediante la transformación de los materiales.
• Carga fabril: Comprende los gastos
indirectos de fabricación, aquellos
costos que no pueden identificarse
directamente con el producto, tales
como alquileres, servicios públicos
(agua, luz, teléfono), seguros, depreciación de activos fijos, incluyendo
los materiales indirectos y la mano de
obra indirecta, dependiendo del sistema de costos que se esté empleando.
2.2.3. Otros costos
Se incluirán otros costos en el costo de
los inventarios, siempre que se hubiera
incurrido en ellos para dar a los mismos
su condición y ubicación actuales. Tal es
el caso de los costos financieros, siempre
que se trate de activos aptos, se podrán
incluir en el costo de los inventarios (NIC
23 Costos por préstamos).
2.3. Conceptos que no son considerados “costo”
Estos conceptos no podrán incluirse como
costo de los inventarios, por tanto, se
reconocerán como gastos en el periodo
en que se incurre en ellos:
a. Cantidades anormales de desperdicio
de materiales, mano de obra u otros
costos de producción (merma anormal);
4 Son aquellos costos incurridos para dar a los inventarios las condiciones y ubicaciones actuales,
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Actualidad y Aplicación Práctica
b. Costos de almacenamiento, a menos
que sean necesarios en el proceso
productivo, previos a un proceso de
elaboración ulterior;
c. Costos indirectos de administración
que no hayan contribuido a dar a los
inventarios su condición y ubicación
actuales; y
d. Los gastos de venta.
2.4.Clasificación de los costos de
producción
Los costos de producción o transformación se clasifican como costos directos y
costos indirectos.
• Costos directos: Son aquellos identificables directamente en el proceso
productivo, ejemplo: los materiales
directos y la mano de obra directa.
• Costos indirectos: Son aquellos
costos difíciles de identificar en relación con las unidades producidas, y
pueden ser fijos o variables.
- Costos indirectos fijos, son los
que permanecen relativamente
constantes, con independencia
del volumen de producción, tales
como la depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos
de la fábrica, así como el costo
de gestión y administración de la
planta.
De acuerdo a la NIC 2, el proceso de distribución de los costos
indirectos fijos a los costos de
transformación se basará en la
capacidad normal5 de trabajo
de los medios de producción. Es
posible usarse el nivel real de producción siempre que se aproxime
a la capacidad normal.
Se debe considerar además que
los costos indirectos fijos distribuido a cada unidad de producción no se incrementará como
consecuencia de un nivel bajo de
producción, ni por la existencia
de capacidad ociosa.
- Costos indirectos variables, son
los que varían directamente, o casi
directamente, con el volumen de
producción obtenida, tales como
los materiales y la mano de obra
indirecta.
Los costos indirectos variables se
distribuirán, a cada unidad de
producción, sobre la base del
nivel real de uso de los medios
de producción (su distribución
puede realizarse sobre parámetros
tales como horas hombre, horas
máquina, metros cuadrados, etc.).
Los costos indirectos no distribuidos se
reconocerán como gastos del periodo en
que han sido incurridos.
5 Capacidad normal es la producción que se espera conseguir en circunstancias normales, considerando el promedio de varios periodos
o temporadas, y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad que
resulta de las operaciones previstas de mantenimiento.
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Instituto Pacífico
3. Marco tributario
La LIR señala en su artículo 62° que las
entidades en razón a la actividad económica que desarrollen, deberán de practicar la toma de sus inventarios, además
de valuar sus existencias aplicando un
método de valuación uniforme.
«Artículo 62º. Los contribuyentes, empresas o sociedades que, en razón de la actividad que desarrollen, deban practicar
inventario, valuarán sus existencias por
su costo de adquisición o producción adoptando cualquiera de los siguientes métodos,
siempre que se apliquen uniformemente de
ejercicio en ejercicio:
a)Primeras entradas, primeras salidas
(PEPS).
b)Promedio diario, mensual o anual (PONDERADO O MÓVIL).
c)Identificación específica.
d)Inventario al detalle o por menor.
e)Existencias básicas.
El reglamento podrá establecer, para
los contribuyentes, empresas o sociedades, en función a sus ingresos anuales
o por la naturaleza de sus actividades,
obligaciones especiales relativas a la
forma en que deben llevar sus inventarios y contabilizar sus costos».
Como podemos observar las entidades
(contribuyentes) en razón a la actividad que
desarrolle, deberán valuar sus existencias
por su costo de adquisición o producción.
Sobre este primer párrafo debemos de
recordar el artículo 33º del Reglamento de
la LIR, norma que señala que la contabilización de las operaciones se realizadas bajo
la aplicación de principios de contabilidad
generalmente aceptados, puede determinar diferencias temporales o permanentes,
por cuanto a menos que el reglamento
condicione el registro contable, la forma
de contabilización de las operaciones no
originará la pérdida de una deducción,
para fines de determinar la renta neta.
«Artículo 33º. Diferencias en la determinación de la renta neta por la
aplicación de principios de contabilidad
generalmente aceptados
La contabilización de operaciones bajo principios de contabilidad generalmente aceptados, puede determinar, por la aplicación de
las normas contenidas en la Ley, diferencias
temporales y permanentes en la determinación de la renta neta. En consecuencia,
salvo que la Ley o el Reglamento condicione
la deducción al registro contable, la forma
de contabilización de Las operaciones no
originará la pérdida de una deducción.
Las diferencias temporales y permanentes
obligarán al ajuste del resultado según los
registros contables, en la declaración jurada».
Ahora bien, el artículo 223º de la Ley
Genera de Sociedades señala que los
principios de contabilidad generalmente
aceptados son las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIC, SIC, NIIF,
CINIIF). En mérito a ello es que el reconocimiento, medición y presentación en
los estados financieros, se realizarán bajo
los lineamientos de la NIC 2 Inventarios.
Retomando las condiciones que la administración tributaria toma en consideración, a
efectos de la revisión del registro de costos
y el registro de inventario permanente, los
contribuyentes deberán tener en consideración lo establecido en el artículo 35º del
Reglamento de la LIR, norma que desarrolla las condiciones sobre el llevado de
los inventarios y la contabilidad de costos:
«Artículo 35º. Inventarios y contabilidad de costos
Los deudores tributarios deberán llevar
sus inventarios y contabilizar sus costos de
acuerdo a las siguientes normas:
a.Cuando sus ingresos brutos anuales
durante el ejercicio precedente hayan
sido mayores a mil quinientas (1,500)
Unidades Impositivas Tributarias del
ejercicio en curso, deberán llevar un
sistema de contabilidad de costos, cuya
información deberá ser registrada en los
siguientes registros: Registro de Costos,
Registro de Inventario Permanente en
Unidades Físicas y Registro de Inventario
Permanente Valorizado.
b.Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores o iguales a quinientas (500) Unidades
Impositivas Tributarias y menores o iguales
a mil quinientas (1,500) Unidades Impositivas Tributarias del ejercicio en curso, sólo
deberán llevar un Registro de Inventario
Permanente en Unidades Físicas.
c.Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido
inferiores a quinientas (500) Unidades
Impositivas Tributarias del ejercicio en curso, solo deberán realizar inventarios físicos
de sus existencias al final del ejercicio.
d.Tratándose de los deudores tributarios
comprendidos en los incisos precedentes
a) y b), adicionalmente deberán realizar,
por lo menos, un inventario físico de sus
existencias en cada ejercicio.
e.Deberán contabilizar en un Registro
de Costos, en cuentas separadas, los
elementos constitutivos del costo de
producción por cada etapa del proceso
productivo. Dichos elementos son los
comprendidos en la Norma Internacional
de Contabilidad correspondiente, tales
como: materiales directos, mano de obra
directa y gastos de producción indirectos.
f. Aquellos que deben llevar un sistema
de contabilidad de costos basado en
registros de inventario permanente en
unidades físicas o valorizados o los que
sin estar obligados opten por llevarlo
regularmente, podrán deducir pérdidas
por faltantes de inventario, en cualquier
fecha dentro del ejercicio, siempre que los
inventarios físicos y su valorización hayan
sido aprobados por los responsables de
su ejecución y además cumplan con lo
dispuesto en el segundo párrafo del inciso
c) del Artículo 21º del Reglamento.
g.No podrán variar el método de valuación
de existencias sin autorización de la SUNAT y surtirá efectos a partir del ejercicio
siguiente a aquél en que se otorgue la
aprobación, previa realización de los
ajustes que dicha entidad determine.
h.La SUNAT mediante Resolución de Superintendencia podrá:
i. Establecer los requisitos, características,
contenido, forma y condiciones en que
deberá llevarse los registros establecidos
en el presente Artículo.
ii.Eximir a los deudores tributarios comprendidos en el inciso a) del presente
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Área Tributaria
artículo, de llevar el Registro de Inventario
Permanente en Unidades Físicas.
iii.Establecer los procedimientos a seguir
para la ejecución de la toma de inventarios
físicos en armonía con las normas de contabilidad referidas a tales procedimientos.
En todos los casos en que los deudores
tributarios practiquen inventarios físicos
de sus existencias, los resultados de dichos
inventarios deberán ser refrendados por el
contador o persona responsable de su ejecución y aprobados por el representante legal.
A fin de mostrar el costo real, los deudores
tributarios deberán acreditar, mediante los
registros establecidos en el presente artículo,
las unidades producidas durante el ejercicio,
así como el costo unitario de los artículos que
aparezcan en los inventarios finales.
En el transcurso del ejercicio gravable, los deudores tributarios podrán llevar un Sistema de
Costo Estándar que se adapte a su giro, pero
al formular cualquier balance para efectos del
impuesto, deberán necesariamente valorar
sus existencias al costo real. Los deudores
tributarios deberán proporcionar el informe y
los estudios técnicos necesarios que sustenten
la aplicación del sistema antes referido, cuando sea requerido por la SUNAT».
El inciso e) de este artículo señala que
el contribuyente deberá de contabilizar
en un registro de costos, los elementos
constitutivos del costo de producción. Por
cuanto, aquellos contribuyentes cuya actividad económica se encuentre vinculada a
la comercialización, solo podrían encontrarse obligados al llevado del registro de
inventario permanente, sea en unidades
físicas y/o valorizadas.
Mientras las entidades que se dediquen
a la fabricación, manufactura o transformación de bienes, sea de manera directa
o indirectamente (fabricación encargada
a terceros), así como aquellas entidades
que presten servicios, se encontrarán
obligadas al llevado del registro de costos.
4. Registro de costos
Mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, se establecen los
formatos e información mínima de los libros
y registros contables vinculados a asuntos
tributarios, dentro de los cuales se encuentra
el registro de costos y señala lo siguiente:
El registro de costos debe contener la
información mensual de los diferentes
elementos del costo, según las normas
tributarias, relacionados con el proceso
productivo del periodo y que determinan
el costo de producción respectivo.
Como observamos, los formatos que integran este registro deberán ser llevados
de manera mensual, y la información
requerida en ellos corresponde a aquella
relacionada al proceso productivo.
4.1.Información mínima
Formato 10.1: “Registro de costos Estado de costo de ventas anual”
La información mínima a ser consignada
en este formato será la siguiente:
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i. El costo del inventario inicial de productos terminados contable.
ii. El costo de producción de productos
terminados contable.
iii. El costo de los productos terminados
disponibles para la venta contable.
iv. El costo de inventario final de productos terminados contable.
v. Ajustes diversos contables.
vi. Determinación del costo de ventas
contable.
Formato 10.2: “Registro de Costos Elementos del costo mensual”
La información mínima a ser consignada
en este formato será la siguiente:
i. Costo de materiales y suministros
directos.
ii. Costo de la mano de obra directa.
iii. Otros costos directos.
iv. Gastos de producción indirectos:
(iv.1) Materiales y suministros indirectos.
(iv.2) Mano de obra indirecta.
(iv.3) Otros gastos de producción indirectos.
v. Total consumo en la producción.
vi. Costo total por cada elemento del
costo.
I
Formato 10.3: “Registro de costos
- Estado de costo de producción valorizado anual”
La información mínima a ser consignada
en este formato será la siguiente:
i. Costo de materiales y suministros
directos.
ii. Costo de la mano de obra directa.
iii. Otros costos directos.
iv. Gastos de producción indirectos:
(iv.1) Materiales y suministros indirectos.
(iv.2) Mano de obra indirecta.
(iv.3) Otros gastos de producción indirectos.
v. Total consumo en la producción.
vi. Inventario inicial de productos en
proceso.
vii. Inventario final de productos en proceso.
viii.Costo de producción.
ix. Costo total anual por cada elemento
del costo.
La información del presente formato podrá agruparse optativamente por proceso
productivo, línea de producción, producto
o proyecto.
4.2.Formatos del registro de costos
Formato 10.1: “Registro de costos - Estado de costo de ventas anual”
Periodo:
RUC:
Denominación o razón social:
Determinación del costo de venta:
Costo del inventario inicial de productos terminados
Costo de producción de productos terminados
Costo de productos terminados disponibles para la venta
Costo del inventario final de productos terminados
Ajustes diversos
Costo de ventas
S/
Formato 10.2: “Registro de costos - Elementos del costo mensual”
Periodo:
RUC:
Denominación o razón social:
Consumo en la producción
Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. Total
1. Materiales y suministros directos
2. Mano de obra directa
3. Otros costos directos
4. Gastos de producción indirectos
4.1. Materiales y suministros indirectos
4.2. Mano de obra indirecta
4.3. Otros gastos de producción indirectos
Total consumo en la producción
Formato 10.3: “Registro de costos - Estado de costo de producción valorizado anual”
Periodo:
RUC:
Denominación o razón social:
Consumo en la producción
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3
......
Proceso n
Total
anual
1 Materiales y suministros directos
2 Mano de obra directa
3 Otros costos directos
4 Gastos de producción indirectos
4.1. Materiales y suministros indirectos
4.2. Mano de obra indirecta
4.3. Otros gastos de producción indirectos
Total consumo en la producción
Inventario inicial de productos en proceso
Inventario final de productos en proceso
Costo de producción
Continuará en la siguiente edición...
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