ANEXO 2 FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

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AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO AL CONTROL INTERNO
CONTABLE – VIGENCIA 2007
C.P. ALBA DEL CARMEN ORJUELA MURCIA
C.P. JOSÉ ORLANDO RAMÍREZ ZULUAGA
BOGOTÁ, D.C., 27 DE FEBRERO DE 2008
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INDICE
1. RESUMEN EJECUTIVO
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
1.3 Criterios
2. RESUMEN DE HALLAZGOS RELEVANTES
3. ACCIONES MEJORADAS DURANTE EL PROCESO AUDITOR
4. CONCLUSIONES
5. RECOMENDACIONES
ANEXOS
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1. RESUMEN EJECUTIVO
En cumplimiento a los dispuesto en el numeral 1 y 6 de la Circular No. 1 de 2007 del Consejo
Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y
Territorial, el Grupo Interno de Trabajo – GIT de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial
Contaduría General de la Nación, entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
elaboró el presente informe de Control Interno Contable, correspondiente al período del 01 de enero
al 31 de diciembre de 2007, siguiendo a su vez el orden establecido en el numeral 5 de la
Resolución 119 de 2006, en concordancia con lo descrito en la Resolución 34 del 31 de Enero de
2008, normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. usuario Seguridad políticas
contraseñas
1.1 Objetivos.
General.
Determinar la efectividad de los mecanismos de Control Interno Contable, adoptados por la CGN, y
el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas.
Específicos.
•
Verificar la implementación a las recomendaciones sugeridas en el informe de auditoría al 31 de
diciembre de 2006, con el fin de establecer la calidad, el nivel de confianza y eficacia que se le
puede otorgar a los controles adoptados y, seguimiento a los Planes de Mejoramiento acordados
con la CGR e Internos de la CGN, en las particularidades inherentes al tema contable.
•
Verificar de acuerdo a la muestra que se seleccione, que los estados contables reflejen el
razonable registro de las operaciones realizadas en la CGN.
•
Verificar la funcionalidad y desempeño de los aplicativos SIIF y SOA, para determinar la
suficiencia de los reportes y evaluar los tiempos de respuesta de éstos e identificar las
debilidades de control y vulnerabilidad de los riesgos presentes en ellos.
1.2 Alcance.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoria de general
aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo de manera que
proporcionara una base razonable para fundamentar los conceptos expresados en este informe.
Inicialmente la auditoria se programó para desarrollarla entre el 26 de diciembre de 2007 y el 27 de
febrero de 2008.
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Es necesario advertir que además de las fortalezas y debilidades evidenciadas, pueden existir otras
deficiencias no detectadas, porque se tomaron muestras aleatorias.
De manera particular, se efectuaron entrevistas a los siguientes servidores públicos: Jaime Aguilar
Rodríguez, Elkin Hernando Monsalve Gil, María del Rosario Gorrón Saavedra, Ana Josefina Pinto
Torres, Amparo Vargas Gómez, Marco Antonio Rodríguez Ruiz, Shirley Sierra Barbosa, y Amanda
Pulecio Ramos, quienes mostraron disposición colaborando en el suministro de la información
requerida.
1.3 Criterios.
•
Resoluciones 119 del 27 de abril de 2006 y, 034 del 31 de enero de 2008 - CGN.
•
Manual de procesos y procedimientos - Resolución No. 278 del 28 de julio de 2006.
•
Régimen de Contabilidad Pública.
2. RESUMEN DE HALLAZGOS RELEVANTES
La metodología utilizada para evaluar el Control Interno Contable de la Contaduría General
de la Nación – CGN está basada en el esquema establecido en el numeral 5 de la
Resoluciones 119 de 2006 y 34 de 2008, verificándose los siguientes aspectos:
1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
1. 1. IDENTIFICACIÓN:
1.1.1. Existencia de una política mediante la cual todos los hechos económicos,
financieros y sociales realizados en cualquier dependencia de la CGN, sean
debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o
soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.
Debilidades. No se tienen publicados en la intranet, los flujogramas de documentos que
precisen sus movimientos en cada uno de los procesos. El GIT de Control Interno, tuvo
acceso a un esfuerzo que hizo la entidad en este sentido, el cual está pendiente de entregar
al GIT de Planeación.
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No se tiene un manual de documentos, que clarifique de cada uno de ellos, como mínimo
lo siguiente:
•
•
•
•
Objetivo del documento.
Instrucciones para su diligenciamiento.
Forma de archivo.
Firmas autorizadas.
Fortalezas. La CGN cumple con la normatividad emitida por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público para el uso del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, el cual
permite una adecuada gestión de los registros presupuestales y contables.
La entidad dentro del Proceso de “Administración de Recursos Financieros “, Subproceso
“Contabilidad”, definió los siguientes procedimientos:
•
•
•
•
Elaboración de Estados Financieros
Elaboración, Presentación y Transmisión de las Declaraciones de Renta, IVA, ICA
e impuesto de Timbre.
Elaboración de Conciliaciones
Evaluación Financiera de las propuestas presentadas a la entidad para la
adquisición de Bienes y Servicios.
1.1.2. Existencia y efectividad de los planes de trabajo e implementación de
procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información
desde los procesos proveedores hacia el Proceso contable, en forma oportuna.
Debilidades: Por la operatividad del aplicativo SIIF – Nación, (razones ajenas a la CGN),
en la actualidad los procesos que confluyen en la contabilidad, no se encuentran
completamente integrados, por cuanto se deben llevar a la contabilidad
por
comprobantes manuales, las contabilizaciones de la ejecución, reservas presupuestales y
cuentas por pagar (Cuentas cero -0), el registro contable de los movimientos de almacén y
módulo de nómina; lo cual causa demoras en la incorporación de los movimientos
contables.
El almacén de la entidad tiene un aplicativo; SOA, con el cual se administran los inventarios de
bienes de consumo y devolutivos, pero en razón a que no se manejan en interfase con
contabilidad, implica una duplicación de esfuerzos por cuanto las imputaciones que tiene
parametrizadas almacén que genera los comprobantes contables, deben ser vueltos a imputar
en el SIIF – Nación. Es de tener en cuenta, que el módulo de almacén está programado,
incluirlo dentro de la producción del SIIF II.
Fortalezas: El sistema contable y presupuestal se maneja de manera automatizada y
según las políticas definidas por el Ministerio de Hacienda a través del SIIF.
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1.1.3. Existencia y efectividad de los procedimientos administrativos para establecer
la responsabilidad de registrar las operaciones generadas, la autorización de los
soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos
rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos.
Debilidades:
Dentro del Manual de Procesos y procedimientos, no se han definido
actividades para el manejo de las cajas menores.
De otra parte, dentro de la Resolución de constitución de la caja menor de Servicios
Generales del año 2007, no se identificó al responsable de la administración y ordenación
de los gastos.
Fortaleza: En el Manual de Procesos y Procedimientos la CGN, adoptó los procedimientos
reglamentados en el Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-, referentes a la
responsabilidad y registro de las operaciones financieras generadas en los diferentes
procesos de la entidad.
Adicionalmente, se incorporó un importante número de
procedimientos en el área financiera
1.1.4. Cumplimiento de las políticas contables relacionadas con la incorporación de
los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al Patrimonio de la entidad,
incluyéndose su legalización y valoración actualizada.
Fortalezas: La CGN en observancia de los lineamientos establecidos en el Régimen de
Contabilidad Pública, reconoce, clasifica e incorpora en las cuentas de Patrimonio
correspondientes, los vehículos automotores y demás bienes, debidamente legalizados,
valorizados y actualizados.
1.1.5. Incorporación de las obligaciones de la CGN, principalmente las relacionadas
con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y
cuotas partes pensionales.
Fortalezas: Los pasivos laborales se causan de manera real, es decir basados en el
momento en que cada servidor público adquiere el derecho. No obstante, en cuanto a
pensiones de jubilación y cuotas partes pensionales, no aplican para la CGN, puesto que
los aportes patronales y los efectuados por los funcionarios son trasladados a los
respectivos Fondos Pensionales. En cuanto al cálculo de cesantías, los montos son
causados y consignados mensualmente en el Fondo Nacional de Ahorro.
De acuerdo a los plazos establecidos por la DIAN, se constató la presentación y pago
oportuno de las declaraciones mensuales de Retención en la Fuente, por el año 2007.
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1.1.6. Existencia de un sistema de capacitación que posibilite el conocimiento
suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificación de los
hechos económicos, financieros y sociales realizados.
Fortalezas: Los integrantes del área contable, son servidores públicos capacitados sobre
todo en los temas inherentes a la Contabilidad Pública.
1.2
CLASIFICACIÓN:
1.2.1. Existencia de conciliaciones de saldos del Disponible, entre las áreas de
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y demás áreas de la entidad, examinando
simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la
información.
Fortalezas: La entidad tiene una adecuada conciliación de sus cuentas bancarias, que
maneja Tesorería. No obstante, por cuanto un alto porcentaje de sus pagos, se hacen por
el sistema SIIF, todo el proceso en cuanto al manejo del disponible esta debidamente
articulado desde el momento del compromiso presupuestal hasta su pago. Sinembargo, la
existencia de conciliaciones de los saldos del Disponible, entre las áreas de Presupuesto,
Tesorería y Contabilidad, no son procedentes ni para la CGN ni las demás entidades que
estén utilizando el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación,
1.2.2. Existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma
física de inventarios y conciliación de saldos con los registros contables.
Fortalezas: La toma física de inventarios de la vigencia 2007, fue practicada entre los
meses de noviembre y diciembre. Además, con la Resolución No. 049 de 1999, se tiene
normado el procedimiento para el manejo administrativo de los bienes en servicio de la
CGN. Además, se evidenció y se confrontó la respectiva conciliación entre los saldos del
almacén y contabilidad, a diciembre 31 de 2007.
Para la seguridad de la CGN, se cuenta con circuito cerrado de televisión y, se han
celebrado contratos de vigilancia de manera permanente.
1.2.3. Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y
depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la
apertura y funcionamiento de cuentas bancarias.
Fortalezas: La CGN ha venido cumpliendo con las instrucciones establecidas para la
apertura y funcionamiento de las cuentas bancarias, conforme a las normas y disposiciones
impartidas por la Tesorería General de la Nación y el Ministerio de Hacienda. Cuenta
además, con procedimientos contables establecidos y reglamentados en el Manual de
Procedimientos para la elaboración, depuración y revisión mensual de las conciliaciones
bancarias.
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Se revisaron las conciliaciones bancarias del mes de diciembre de 2007, de las tres (3)
cuentas corrientes (diferentes a las cajas menores) existentes en la entidad, manejadas
bajo convenio con el Banco Davivienda, por los conceptos de servicios personales, gastos
generales, e inversión, de las cuales no quedaros cifras conciliatorias.
1.2.4. Existencia de políticas permanentes relacionadas con el proceso de Rentas,
Cuentas por cobrar y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos
reales y una adecuada clasificación contable.
En relación con los rubros de Rentas, no aplica, por cuanto la CGN no posee la titularidad
de tributos.
1.2.5. Existencia de políticas para realizar conciliación asociadas a las Pensiones de
Jubilación (cálculos actuariales), cesantías consolidadas y sus intereses,
operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás
pasivos significativos, logrando una adecuada clasificación contable.
Fortalezas: Las Operaciones de crédito público y manejo de la deuda en la CGN, no
aplican; tampoco los cálculos actuariales para pensiones de jubilación, cesantías
consolidadas y sus intereses, por la explicación dada en el primer párrafo del numeral 1.1.5.
Acerca de la conciliación de Retenciones Tributarias, se evidenció la existencia a diciembre
de 2007, de las inherentes a las subcuentas que conforman la cuenta 2436 – Retenciones
en la Fuente e Impuesto de Timbre.
De las subcuentas 240101 – Cuentas por Pagar de Bienes y Servicios Nacionales y 240102
– Cuentas por Pagar Bienes y Servicios Proyectos de Inversión, de la 242504 – Servicios
Públicos y 242507 – Arrendamientos; todas basadas en el Libro Auxiliar de Movimientos por
Terceros, se constato su respectiva conciliación a diciembre de 2007.
1.2.6. Evaluación de acuerdo con los requerimientos establecidos por la CGN, de la
existencia de un proceso para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las
entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones
periódicas entre las entidades objeto de conciliación.
Fortalezas: Se comprobó que la CGN para la vigencia 2007, en cumplimiento de la Carta
Circular 031 de diciembre 5 de 2001 expedida por la CGN, realizó conciliación trimestral,
por concepto de los saldos de operaciones reciprocas con corte al 31 de marzo de 2007 y,
al 30 de septiembre de 2007, donde necesariamente la mayoría de diferencias se
consideran normales, porque se originan ya sea con ocasión del momento del
reconocimiento o por el cumplimiento al principio de causación; caso típico para el primer
evento, los saldos por concepto de retefuente, cotizaciones a seguridad social, aportes
parafiscales y cesantías, son conocidos por las entidades beneficiarias en el momento del
pago, cuyos plazos vencen en el mes siguiente.
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1.2.7. Revisión periódica sobre la consistencia de los saldos que revelan las
diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable.
Debilidad: En los procedimientos propios del GIT de Nóminas y Prestaciones, existen
actividades de autocontrol que garantizan el cumplimiento de las normas y políticas
aplicables al tema de Carrera Administrativa. No obstante, el GIT de Control Interno
considera como crítico, el hecho de que no se cuente con un aplicativo automático para la
liquidación de la nómina, lo cual puede generar márgenes de error y, continuar con la
demanda de mayor cantidad de tiempo para la obtención de datos históricos, los cuales son
la base para elaborar:
-
Las conciliaciones de los acumulados registrados en la contabilidad, para las cuentas de
gastos
por concepto de sueldos y salarios; dichas conciliaciones no se están
efectuando.
Todas las liquidaciones de prestaciones sociales, parciales y/o definitivas.
Obtener con la misma información los Certificados de Ingresos y Retenciones.
Atender de manera ágil posibles derechos de petición y/o requerimientos de información
sobre conceptos de devengados y deducciones ya sean de la presente vigencia o de
años anteriores, del personal que se encuentre laborando actualmente o del retirado.
Fortaleza: Se aclara, que la evaluación se efectuó sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportaron las cifras financieras utilizadas para la elaboración y
presentación de los Estados Financieros, determinando el cumplimiento de las disposiciones
legales; así, como la adecuada implementación y funcionamiento del Control Interno contable y
consistencia de las cifras.
1.3. REGISTRO Y AJUSTES:
1.3.1. Existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
Fortalezas: Los libros principales de contabilidad (Mayor y Diario) se encontraron
debidamente foliados y registrados a diciembre de 2007. Respecto a los libros auxiliares,
a partir de enero de 2006, se adoptó la política de mantenerlos en medio magnético, los
cuales se encuentran en el SIIF.
1.3.2. Comprobación de la idoneidad, existencia, organización y archivo de los
soportes documentales.
Fortalezas: Los documentos soporte fueron debidamente ordenados y legajados de
manera completa hasta el mes diciembre de 2007.
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También se evidenció que en el área contable el empaste de los diferentes comprobantes,
se encuentra de manera completa hasta el año 2004 y parte del 2005. La CGN tiene
contratada una asesoría externa para el manejo y organización del archivo de la entidad
en la cual incluye lo relativo a la parte contable.
1.3.3. Comprobación de la causación oportuna y el correcto registro de todas las
operaciones llevadas a cabo por la CGN.
Fortalezas: De la revisión aleatoria hecha, se evidenció que la causación de gastos se hizo
con base en documentos fuente. De igual forma, para el reconocimiento patrimonial de los
hechos financieros, económicos y sociales se aplicó la base de causación, utilizando
criterios y normas de valuación de activos y pasivos, en especial lo relacionado con la
constitución de provisiones, depreciaciones y amortizaciones de activos.
Es necesario advertir, que con motivo del cumplimiento de la Circular 02 del 29 de marzo de
2004, suscrita conjuntamente por el Alto Consejero Presidencial y el Director del
Departamento Administrativo de la Función Pública, donde se solicita a los Jefes de Control
Interno, rendir informe trimestral, acerca del seguimiento efectuado al gasto de
funcionamiento en el marco del fortalecimiento de la lucha contra la corrupción, en cada uno
de los trimestres analizados de la vigencia de 2007, frente a los mismo períodos de tiempo
del 2006, en algunas subcuentas del gasto, se evidenciaron debilidades en la correcta
aplicación del principio de causación. Aunque las inconsistencias se corrigieron dentro del
año 2007, en su momento se informaron en los respectivos informes, ya que fueron las
causas de las variaciones entre los trimestres (las cuales se debían explicar), como fueron
los rubros de Salarios, Vigilancia, Mantenimiento maquinaria y equipo, y Teléfonos.
Es de tenerse en cuenta, que la situación comentada en el párrafo anterior, tuvo una
significativa mejora en el 2007, con respecto a los años anteriores, y aunque las
explicaciones dentro de los informes hayan sido por más subcuentas, se debió a las
implicaciones que tuvieron los ajustes hechos dentro de la vigencia 2006.
1.3.4. Existencia de un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y
cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la
información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones,
provisiones y amortizaciones entre otros.
Fortalezas: Se efectuó prueba selectiva a algunos rubros y, se observaron adecuados sus
cálculos y registros.
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1.3.5. Existencia de mecanismo que permita verificar que los datos registrados en
los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los
comprobantes y demás documentos soporte.
Fortalezas: El hecho de estar la CGN en línea con el SIIF, todo lo que tiene efecto
presupuestal, da seguridad del registro en la Contabilidad de la entidad.
Por parte de este GIT se seleccionaron muestras de auxiliares, donde a la vez se evidenció
la existencia de los respectivos documentos soporte que alimentaron la contabilidad durante
el período objeto de esta auditoría.
1.4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS
INFORMES:
1.4.1 Comprobación que la información revelada en los estados contables
corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el
PGCP.
Debilidad: En razón a que la información generada en almacén, GIT de nómina y
prestaciones, y pagaduría, no están en línea con la contabilidad, son muy susceptibles a
errores en la respectiva incorporación al SIIF.
Fortalezas: Se realizó revisión aleatoria de los saldos a diciembre de 2007 del Libro Mayor
y algunas subcuentas del libro auxiliar, y la información generada por las distintas áreas de
la entidad, con respecto a los saldos mostrados en los estados contables, evidenciándose
su adecuada correspondencia.
1.4.2 Existencia de políticas para que la información contable se suministre
oportunamente a la administración de la entidad, a la CGN y a los organismos de
inspección, vigilancia y control.
Fortalezas: La CGN en el transcurso de la vigencia 2007, dió cumplimiento a las políticas y
planes sobre las necesidades de información financiera mediante la aplicación de la
normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y Secretaria de Hacienda
Distrital. Dichas políticas, están contenidas en el manual de procesos y procedimientos, el
cual fue adoptado mediante la Resolución No. 278 del 28 de julio de 2006.
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1.4.3. Establecimiento de procedimientos que garanticen un adecuado flujo de
documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la
generación oportuna de libros de contabilidad e información contable.
Fortalezas: La Secretaría General, ha definido, la periodicidad para el flujo de información
desde las diferentes áreas de la entidad, hacia Contabilidad.
Se hacen copias de seguridad que respalda la información financiera y contable de la
entidad, para lo cual el área de contabilidad, mensualmente, realiza una copia de la
información, que es colocada en el servidor Enterprice, para que el GIT de Apoyo
Informático realice el respectivo backup, el cual es enviado posteriormente para su custodia
a la firma Manejo Técnico de Información S.A., esto con el fin de contar con respaldos de
información fuera de la Entidad.
1.4.4. Exposición en lugar visible, de la información contable preparada para que sea
fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.
Debilidad: El medio que tiene más radio de acción establecido por la CGN para dar a
conocer a la ciudadanía en general su información, es la página web, pero allí no se tienen
publicados los estados contables, están en la intranet.
Fortaleza: Atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 021 de 1998, se publican en lugar
visible a la comunidad (carteleras) e intranet los estados contables obtenidos de manera
trimestral.
1.4.5. Comprobación que la información contable ha sido suministrada a los usuarios
en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos
requerimientos.
Debilidades: Las notas a los estados contables, no están referenciadas, originando
incumplimiento al Capitulo II (Procedimientos para la estructuración y presentación de los
estados contables básicos) del Titulo III del Manual de Procedimientos, del Régimen de
Contabilidad Pública.
Fortaleza: La información contable antes de ser presentada y/o transmitida cumple con el
proceso de validación a través del SCHIP, lo cual garantiza que la información esté
debidamente diligenciada y de acuerdo a los parámetros del Régimen de Contabilidad
Pública.
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1.5. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
1.5.1. Verificación que la información contable suministrada a la administración esté
acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de
indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera,
económica y social de la entidad pública.
Fortalezas: Se reitera lo observado en el numeral 1.4.2.
1.5.2. Establecimiento de indicadores y demás razones financieras pertinentes, a
efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente
sobre la situación, resultados y tendencias.
Fortalezas: Se reitera lo observado en el numeral 1.4.2.
1.5.3.
Adopción como política institucional la presentación oportuna de la
información contable debidamente analizada.
Fortalezas: Se reitera lo informado en el numeral 1.4.2.
2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO A LA EVALUACIÒN Y RECOMENDACIONES
REALIZADAS
Se destacan las acciones que la Administración viene desarrollando para fortalecer el
Sistema de control interno contable, en especial por los siguientes aspectos:
•
A partir de la vigencia 2006, en la CGN se empezaron a implementar las políticas del
Sistema de Gestión de Calidad, como desarrollo de la Ley 872 de 2003, su Decreto
reglamentario 4110 de 2004 y la norma NTCGP 1000:2004, constituyéndose en
herramientas de gestión, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
servicios.
•
Dentro del Manual de Procesos y Procedimientos, la CGN cuenta con mecanismos
de control y verificación para las actividades propias del proceso contable, garantizando
que la información financiera, económica y social cumple con las normas conceptuales,
técnicas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
•
Ejecuta los planes de mejoramiento acordados con la Contraloría General de la
República, y el GIT de Control Interno.
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•
Es de anotar que la Administración continúa en el proceso de mejoramiento de los
procedimientos contables, con las limitaciones propias que conlleva a su vez la
implementación del Sistema MECI.
3. CALIFICACIÒN DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
( 4 )
4. EVIDENCIAS
Los soportes aplicados para efectos de asignar la calificación, del numeral 3, fueron:
•
•
•
•
•
•
•
•
Programa de auditoría.
Cuestionario.
Entrevistas.
Estados financieros.
Régimen de Contabilidad Pública.
Manual de Procesos y Procedimientos.
Libros de contabilidad, documentos fuente y copias de declaraciones.
Planes de mejoramiento.
3. ACCIONES MEJORADAS DURANTE EL PROCESO AUDITOR
En la revisión hecha el 29 de enero de 2008, a las relaciones de inventarios individuales,
se obtuvo el de la contratista Sonia Luz Campo Hoyos, que a esa fecha no tenía renovado
su contrato. Esta situación obedeció, a que por encontrarse de vacaciones el responsable
del almacén, faltaba su autorización en el sistema para que se actualizaran los documentos
que se habían incorporado (durante su ausencia), entre los cuales estaban los bienes de la
contratista mencionada.
Al 4 de enero de 2008, el libro de contabilidad Mayor se encontraba debidamente foliado y
registrado a septiembre de 2007. El libro Diario presentaba sus registros al mes de junio
de 2007. El 4 de febrero de 2008, este GIT evidenció que ambos, se encontraban
debidamente foliados y registrados a noviembre de 2007.
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4. CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta la autoevaluación de las actividades realizadas dentro del proceso de
Administración de Recursos Financieros y a la verificación realizada por el GIT de Control
Interno; El Sistema de Control Interno Contable implementado en la CGN, ha alcanzado un
buen grado de desarrollo, garantizando que la información financiera, económica y social,
reúne los postulados de confiabilidad y oportunidad..
Además, la Administración continua en el proceso de mejoramiento de los procedimientos
contables, ajustándose a los objetivos trazados por la entidad.
5. RECOMENDACIONES
En atención a las debilidades observadas, se sugieren las siguientes medidas que pretenden
subsanarlas:
•
Se sugiere que dentro de la actualización que se está adelantando al Manual de
Procesos y procedimientos, contemplar los flujogramas que establece la Resolución
No 119 del 27 de abril de 2006, emitida por el Contador General de la Nación.
•
Se recomienda, elaborar un manual de documentos que defina para cada uno de
ellos lo siguiente:
-
Objetivo del documento.
Instrucciones para su diligenciamiento.
Forma de archivo.
Firmas autorizadas.
•
Se recomienda, dentro del Manual de Procesos y Procedimientos, definir actividades
para el manejo de las cajas menores, contemplando aspectos para el manejo y posterior
consulta de la respectiva documentación.
•
Se recomienda evaluar la viabilidad de implementar un software que permita obtener
de manera automática las diferentes liquidaciones de nómina, para que de una parte,
la CGN cuente con datos históricos de manera precisa e inmediata, y de otra, se
tengan acumulados de manera particular por conceptos de devengados y
deducciones, para ser conciliados con los datos contables de manera individual (por
auxiliar) y por cada servidor público en tiempo real.
•
Se sugiere publicar los estados contables en la página web de la entidad.
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•
Se reitera la sugerencia de solicitar desde la alta dirección de la CGN al MHCP, el
que informen y ojala con suficiente antelación, las actualizaciones y/o cambios que
efectúen al SIIF, con el debido seguimiento a las fallas que se puedan presentar.
•
Se recomienda que para efectos de publicación de los estados financieros en la web,
ampliar y referenciar las notas a los estados financieros, conforme a lo establecido
en el Capitulo II (Procedimientos para la estructuración y presentación de los estados
contables básicos) del Titulo III del Manual de Procedimientos, del Régimen de
Contabilidad Pública.
•
Finalmente, se sugiere obtener el respectivo Plan de Mejoramiento, de los temas que
ameriten adoptar acciones correctivas, dentro de los siguientes diez (10) días
hábiles, al conocimiento del presente informe.
Auditor:
Responsable del Proceso Auditoría
José Orlando Ramírez Zuluaga
Contratista
Alba del Carmen Orjuela Murcia
Coordinadora (E) GIT de Control Interno
FECHA: 27 de febrero de 2008
ANEXO 2
FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
VERSIÓN: 3.0
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ANEXOS
Para este informe no se consideraron anexos.