PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCEDIMIENTO-02
1.
Versión: 1
ISO 9001:2008
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OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros del Sistema de
Gestión de Calidad, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y conservación de la
información en la Fundación Academia de Dibujo Profesional.
2.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se deben controlar como lo indica éste
procedimiento:
Este Procedimiento es de aplicación a los siguientes tipos de Documentos del Sistema de Gestión
de Calidad:
•
Manual de Calidad
•
Descripción de Procesos
•
Procedimientos documentados
•
Documentos específicos (instructivos, planes de calidad, normas, reglamentos, Videos,
fotografías).
Paro los siguientes documentos internos no Aplica el PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL PARA
LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTO-01)
•
Citaciones y actas.
•
Acuerdos de Consejos, circulares, y resoluciones.
•
Respuestas de carácter legal.
•
Certificaciones, constancias.
•
Convenios.
•
Informes de gestión, estadístico trimestral y entes gubernamentales.
•
Evaluaciones de proveedores, evaluaciones de desempeño, plan de desarrollo institucional,
proyecto educativo institucional.
•
Las investigaciones disciplinarias y las administrativo-laborales.
•
Los documentos que tienen que ver con la gestión financiera como autorizaciones, cheques,
comprobantes de egreso e ingreso, compromisos contractuales, conciliaciones bancarias,
consignaciones, estados financieros, extractos bancarios, facturas, ordenes de pago, recibos de
caja y vales.
•
Planes de acción, mapa de riesgos.
•
Proyectos de inversión.
•
Respuestas a derechos de petición.
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3.
DEFINICIONES
3.1
FADP: Abreviatura de Fundación Academia de Dibujo Profesional.
3.2
APROBACIÓN: Confirmación de que lo consignado en los documentos corresponde con los
procesos de Gestión que se realizan dentro de la organización y que se encuentran en vigencia a
partir de ese momento.
3.3
COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un proceso, por
lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser
actualizada.
3.4
COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de información,
motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión.
3.5
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos,
Fotografías, etc.)
3.6
DOCUMENTO ANULADO: Documento que sale de circulación sin ser remplazado.
3.7
DOCUMENTO EXTERNO: Información y su medio de soporte generada por cualquier función,
entidad o persona ajena a la institución.
3.8
DOCUMENTO OBSOLETO: Información y su medio de soporte que se encuentra remplazada por
una versión actualizada.
3.9
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación ordenada de los documentos que forman
parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la última versión aprobada de los documentos.
4.
DESARROLLO
4.1
ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS
El proceso de controlar un documento, incluye actividades definidas para garantizar la adecuación,
revisión, aprobación, actualización, legibilidad y prevención de obsolescencia en la documentación
del SGC de la Fundación Academia de Dibujo Profesional.
4.1.1
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, son identificados y
descritos por los dueños de los procesos detallando acciones y actividades reales y no ideales de
acuerdo con los requisitos establecidos en el PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL PARA LA
ELABORACIÓN
DE
DOCUMENTOS
(PROCEDIMIENTO-01).
En
la
elaboración
de
la
documentación debe participar el personal involucrado, con el fin de obtener consenso y
aplicabilidad en las disposiciones incluidas en dicha documentación.
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4.1.2
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APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
Todo documento correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad, debe ser revisado y aprobado
por el comité de gestión de calidad y la vicepresidencia de planeación, luego de ser aprobado es
enviado a Secretaria General, para ser formalizado por acto administrativo antes de su distribución.
Una vez aprobado el documento debe ser incluido en el “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS”
(LISTADO-03)
4.1.3
DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas implicadas en el proceso para
su divulgación y cumplimiento a través del registro CONTROL DEL VERSION Y DISTRIBUCCION
(FORMATO-12). Los documentos originales del Sistema de Gestión de Calidad reposan en la
Secretaria General de la Institución a disposición y consulta de todo el personal de la Fundación
Academia de Dibujo Profesional. La Secretaria General y El Representante del Sistema de Gestión
de Calidad mantendrá actualizados dichos documentos.
Los tipos de documentos tales como procedimientos e instructivos, manuales, procedimientos de
calidad, perfiles de cargos y manuales de funciones tienen condición de “Copia Controlada”.
No se deben tomar fotocopias ni duplicar los documentos del SGC sin la autorización del secretario
general.
Los documentos deben estar disponibles para la consulta, conocimiento y aplicación de las
personas responsables del proceso y de procesos relacionados.
La distribución de un documento modificado se realiza a los responsables del proceso o
procedimiento correspondiente, se recogen las copias de la versión anterior dejando una copia con
el sello de documento obsoleto y destruyendo las demás copias.
4.1.4
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando se requiera efectuar cambios en algún documento del SGC se deberán tener en cuenta las
siguientes condiciones:
Cualquier empleado que considere necesario un nuevo documento o modificación de uno ya
existente elabora un borrador de acuerdo con el PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTO-01) y luego diligencia y presenta el
formato de SOLICITUD CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O
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FORMATOS (FORMATO-08), el cual evalúa con su jefe inmediato, quien con su firma aprueba
dicho requerimiento. Luego es enviado al Comité de Gestión de Calidad.
El Comité de Gestión de Calidad nuevamente evalúa y valida la solicitud recibida. En caso de tener
alguna sugerencia al borrador, lo entregara nuevamente al jefe inmediato del solicitante para que
este realice la re-evaluación teniendo en cuenta los criterios que le han sido dados por el comité y
lo presente nuevamente. Si el borrador y la solicitud son aceptadas por el comité de gestión de
calidad, se procede a realizar su edición, inclusión y divulgación como documento oficial del Sistema
de Gestión de Calidad; Dejando por fuera de circulación el documento anterior (original y copias) y
se remplaza por el documento modificado.
4.1.5
REVISIONES PERIÓDICAS
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados periódicamente y actualizados
cada vez que sea necesario con el fin de asegurar su continua efectividad según la Norma ISO 9001
y comprobar si los procedimientos continúan siendo aplicables o deberían ser modificados.
4.1.6
DOCUMENTOS ANULADOS
Cuando deje de existir la necesidad que originó la elaboración de un documento, éste podrá ser
anulado del Sistema de Gestión de Calidad y puede ser solicitado por cualquier persona. Estas
solicitudes deben ser dirigidas al responsable del respectivo proceso. El manejo de los documentos
“anulados” es igual al de los “obsoletos” tal como se describe en el numeral
4.1.7 de este
documento.
4.1.7
DOCUMENTOS OBSOLETOS
El Representante del Sistema de Gestión de Calidad en el momento de distribuir una nueva versión,
se encargará de retirar el documento obsoleto que reposa en Secretaria General, identificándolo
como tal para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado. El Representante del
Sistema de Gestión de Calidad guardará a modo de historial el original del documento obsoleto
identificándolo con el sello “OBSOLETO”.
4.1.8
DOCUMENTACIÓN EXTERNA DEL SGC
Aquella documentación que es emitida y/o recibida por la Fundación Academia de Dibujo
Profesional, tal como:
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 Organismos no gubernamentales de competencia local, nacional o internacional
 Entidades del Gobierno
 Otros organismos del Estado
 Proveedores
 Otras personas naturales o jurídicas
En cada proceso se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar la calidad de
los procesos y servicios de la institución. Igualmente, identifica el(los) responsable(s) del(los)
proceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evalúa el impacto potencial del documento en la
prestación de los servicios, comunicando su percepción, para que se tomen las acciones o medidas
correspondientes. Del seguimiento de los documentos externos claves para el SGC se llevan
registros en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS (LISTADO-04). Los
documentos incluidos en este listado no se identificaran con sello de COPIA CONTROLADA.
4.2
ACTIVIDADES DE CONTROL DE REGISTROS
Las siguientes actividades se definen para garantizar la conservación de los registros del SGC de la
Fundación Academia de Dibujo Profesional.
4.2.1
ELABORACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS
Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican, elaboran,
aprueban, modifican y anulan de acuerdo con lo previsto por el PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL
PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTO-01) y en el presente
procedimiento.
Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Fundación
Academia de Dibujo Profesional cuenta con:
 Título del Registro
 Código del Registro
 Fecha de diligenciamiento o registro del formato
 Firma de quien lo elabora
 Firma de quien lo revisa
 Firma de quien lo aprueba, para darle carácter oficial o formal.
Los registros han de ser perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentación
cuando sea requerido.
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Todos los registros que hacen parte de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la
Fundación Academia de Dibujo Profesional se encuentran relacionados en el LISTADO MAESTRO
DE DOCUMENTOS (LISTADO-03).
4.2.2
ARCHIVO DE REGISTROS
Los distintos registros resultantes de las actividades son mantenidos en archivo por los
responsables designados, de acuerdo con lo indicado en el CONTROL DE VERSIÓN Y
DISTRIBUCIÓN (FORMATO-12).
La responsabilidad de archivar los registros conlleva al mantenimiento y cuidado de los archivos, por
lo tanto, cada proceso tiene registros asociados los cuales son almacenados en un fólder asignado
para ello, debidamente marcado. Solo debe estar dentro de cada fólder, lo registros del año
cursante y del año anterior para evitar la saturación de los mismos.
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE
CÓDIGO
Procedimiento fundamental para la elaboración de
documentos
ISO 9001:2008
6.
PROCEDIMIENTO-01
N/A
REGISTROS RELACIONADOS
NOMBRE
CÓDIGO
Solicitud creación, modificación o eliminación de
documentos y/o formatos
Control de versión y distribución
Listado maestro de documentos
Listado maestro de documentos externos
ELABORO:
FIRMA:
FORMATO-08
FORMATO-12
LISTADO-03
LISTADO-04
REVISO:
Vo.Bo.
APROBÓ:
Tatiana Moreno
Adalberto Ríos
Alejandro Larrahondo
Adalberto Ríos
CARGO:
Representante por la dirección
para el SGC
Vicepresidente de Planeación y
Desarrollo Institucional
Asesor de Calidad
Vicepresidente de Planeación y
Desarrollo Institucional
FECHA:
Marzo 18 de 2013
Marzo 20 de 2013
Marzo 20 de 2013
Abril 2 de 2013