solicitud de préstamo de auditorio y sala de conferencias de eeggll

ESTUDIOS
GENERALES
LETRAS
OFICINA DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS
SOLICITUD DE PRÉSTAMO
AUDITORIO Y SALA DE CONFERENCIAS DE EEGGLL
Para solicitar el préstamo del Auditorio y/o Sala de Conferencias de Estudios Generales
Letras debe enviarse la presente solicitud al correo electrónico: [email protected]
EL ENVÍO DE LA SOLICITUD NO GARANTIZA LA RESERVA DEL ESPACIO AUTOMÁTICAMENTE.
Una vez evaluada la solicitud y verificada la disponibilidad de los espacios según las fechas y
horas indicadas por el solicitante, la OAC emitirá la respuesta y la confirmación de la reserva
del espacio solicitado.
POR FAVOR, LEA CUIDADOSAMENTE LAS CONDICIONES
PARA EL PRÉSTAMO.
CONDICIONES PARA EL PRÉSTAMO
-
El préstamo de los espacios solo se brinda a las unidades, facultades u organizaciones que forman
parte de la Comunidad PUCP.
La actividad para la cual se solicita el espacio bajo ninguna circunstancia podrá tener fines
lucrativos (cobro por participación o asistencia) ni podrá realizar actividades comerciales dentro
del Auditorio y/o la Sala de Conferencias ni en sus alrededores.
El Auditorio y la Sala de Conferencias solo podrán ser solicitados en los siguientes horarios: lunes
a viernes de 8:00 a 20:00 horas, y sábados de 8:00 a 13:00 horas.
Para otorgar el préstamo se tomará en consideración, que la actividad sea de interés de los
alumnos y docentes de EEGGLL.
Los organizadores de la actividad para la cual se solicita el espacio se comprometen a cumplir y
garantizar el cumplimiento de las normas de uso establecidas por EEGGLL y los reglamentos y
normas establecidas por la PUCP.
De otorgarse el préstamo del espacio, debe figurar públicamente el apoyo de EEGGLL o la
participación como coorganizador, de ser el caso, en todos los materiales de difusión del evento
(logotipo de EEGGLL)
Antes de ser impresos, los materiales de difusión en los que figure el logotipo de EEGGLL deberán
ser aprobados por la OAC.
En caso de que requiera la difusión de la actividad a través de la Web y del Facebook de EEGGLL,
debe enviar la información necesaria (afiche, brochure y texto informativo APROBADOS) a la
siguiente dirección electrónica: [email protected], con un mínimo de siete (7) días de anticipación.
La noticia será publicada una vez en los medios mencionados. EEGGLL difundirá la actividad en
redes sociales en la medida en que esta resulte pertinente para los alumnos de EEGGLL.
En caso se requiera la publicación de afiches de la actividad, estos deberán ser entregados en la
Recepción de EEGGLL con siete (7) días de anticipación.
En el caso de cancelación de la actividad, los organizadores deberán informar de la misma con un
mínimo de siete (7) días de anticipación.
-
-
-
-
-
∗
En el caso de actividades que convoquen público externo a la comunidad PUCP, los organizadores
deben gestionar directamente los permisos de ingreso con las áreas correspondientes.
∗
De otorgarse el préstamo, los organizadores del evento deberán acercarse a EEGGLL 30 min
antes del evento para recibir los elementos y/o equipos requeridos en la solicitud.
LA SOLICITUD DEBE SER ENVIADA CON LA INFORMACIÓN COMPLETA EN
TODOS LOS CAMPOS.
ESTUDIOS
GENERALES
LETRAS
OFICINA DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS
SOLICITUD DE PRÉSTAMO
AUDITORIO Y SALA DE CONFERENCIAS DE EEGGLL
Espacio solicitado
(marque con un X)
Auditorio (aforo: 160 personas)
Sala de Conferencias (aforo: 90 personas)
Tipo de actividad
(Conferencia,
Seminario, Cine
Fórum,
Conversatorio, etc.)
Título – Nombre
de la actividad
Fecha de la
actividad
Horas en las que
se llevará a cabo
Inicio:
Fin:
Inicio:
Fin:
Sumilla de la
actividad (breve
descripción de la
actividad, los
objetivos, etc.)
Público objetivo al
cual va dirigido la
actividad
Expectativa de público (en cantidades numéricas):
Nombre –
Institución de los
ponentes,
expositores o
panelistas.
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
Nombre completo
Unidad/Facultad/Organización
Cargo
Correo electrónico
Teléfono fijo / Teléfono móvil
Otra persona de contacto
ESTUDIOS
GENERALES
LETRAS
OFICINA DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS
SOLICITUD DE PRÉSTAMO
AUDITORIO Y SALA DE CONFERENCIAS DE EEGGLL
Nombre de la
actividad
Responsable
Fecha y hora
Marque con una X lo que necesitará:
El Auditorio y la Sala de Conferencias cuentan solo con los siguientes equipos:
Auditorio
3 micrófonos de pie (mesa principal) _____
1 micrófono de pie (podio)______
1 micrófono inalámbrico de mano_____
1microfono inalámbrico de solapa____
1 Proyector y écran
Sala de Conferencias
2 micrófonos de pie (mesa principal) _____
1 Proyector y écran
1 PC
Si se requieren más u otros equipos, los organizadores de la actividad deberán conseguirlos. Asimismo, se sugiere
que para la instalación de equipo adicional se coordine con el personal técnico de EEGGLL con anterioridad a la
actividad.
X
Tarecos acrílicos. Especifique cantidad: ________ (máx. 5)
X
Vasos de vidrio. Especifique cantidad: _________(máx. 5)
X
Difusión en medios (web y Facebook de EEGGLL)
X
Colocación de afiche de la actividad en vitrina de EEGGLL
Otros (especifique):
Fecha de
envío de la
solicitud
NO SE ATENDERÁN SOLICITUDES DE EQUIPOS Y OTROS QUE NO HAYAN SIDO
INDICADAS EN ESTA FICHA.