pde.sg-03 grados - Universidad de Pamplona

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Grados
1. Objetivo y Alcance
Establecer los pasos para la ejecución de las actividades correspondientes a los grados
en la Universidad de Pamplona y al trámite de las solicitudes pertinentes.
Inicia con el Envío del Listado de Candidatos a Grado y termina con el Archivo de la
Documentación.
2. Responsable
El responsable de la ejecución adecuada del presente procedimiento es la Secretaria
General de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Candidato
Aspiración a cualquier honor (diploma)
3.2. Registro
Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener los datos del graduado
3.3. Graduado
Tendrá la calidad de graduado aquel estudiante que habiendo cursado la totalidad de las
materias que conforman su plan de estudios, haya cumplido con todos los requisitos de
grado exigidos por su respectivo programa y haya recibido, en ceremonia de grado, el
título académico respectivo
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000/2000. Sistemas de Gestión de La Calidad
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Envío del Listado de Candidatos a
Responsable: Técnico Administrativo
Grado
Registro y Control mínimo con un mes de anticipación a la fecha establecida en el
Calendario Académico, recibe y verifica la documentación de los aspirantes a grado
dentro de las fechas estipuladas en el mísmo para tal fin.
El listado de candidatos a grado es remitido a Secretaria General para los actos
administrativos correspondientes, elaboración de diplomas y actas según el FGA-78
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Gladys Amparo Duque Prieto
Firma
Rosalba Omaña de Restrepo
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
28 de Julio de 2010
Fecha
11 de Agosto de 2010
Fecha
17 de Agosto de 2010
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“Listado de Candidatos a Grado”. La entrega de listados debe ser quince (15) días
hábiles antes de la fecha de grado, según Calendario Académico.
Elaboración de carné de egresado y remisión a facultades, coordinaciones de programa,
extensiones, centros regionales o unidades operativas, según sea el caso.
La Oficina cuenta con quince (15) días hábiles para el trámite de verificación de requisitos
y entrega de listados de candidatos de grado a Secretaría General, luego del cierre de
recepción de documentos, para cada fecha programada, según Calendario Académico.
4.2 Recepción Listado Candidatos a
Responsable: Técnico Administrativo de
Grado
Secretaria General
Recibe el listado de Registro y Control Académico el FGA-78 “Listado de Candidatos
a Grado”, procede a relacionarlos en el Formato Externo Libro de Registros con el fin
de asignarle el número de registro
Asignado el número de registro procede a elaborar el listado de los candidatos
diligenciando el FDE.SG-05 “Elaboración de Diplomas” para su trámite
correspondiente, lo entrega al proceso de Comunicación y Prensa y deja evidencia de
recibido en la copia del FDE.SG-05 “Elaboración de Diplomas”.
Responsable: Técnico Administrativo
Comunicación y Prensa
Recibe el FDE.SG-05 “Elaboración de Diplomas”, junto con los diplomas originales.
Ingresa a la plantilla e inicia el trámite ingresando los siguientes datos:
4.3 Elaboración de Diplomas
Programa al que pertenece
Nombres y Apellidos
Cédula y lugar de expedición
Fecha de Grado
Número de Registro del Diploma
Número del Libro
Número del Folio
Digitados los datos, elabora en la plantilla establecida el listado de todos los diplomas
enviados por Secretaría General, verifica la información ingresada e inicia la impresión de
cada uno de los Diplomas. Impresos los Diplomas hace entrega a la Secretaría General.
4.4 Elaboración de Acta Individual de
Responsable: Técnico Administrativo
Grado
Con base en el FDE.SG-05 “Elaboración de Diplomas”, ingresa la información de cada
candidato a la base de datos para generar el Acta Individual de Grado.
Una vez recibe los diplomas elaborados en el proceso de Comunicación y Prensa verifica
los datos del Diploma con el Acta de Grado Individual respectiva, procede a la impresión
de las Actas Individuales de Grado en el Formato Externo Acta de Grado, por
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programa y en orden alfabético teniendo en cuenta en primera instancia mujeres y luego
los hombres.
Entrega los diplomas a la rectoría para la firma respectiva.
4.5 Distribución de Diplomas
Responsable: Técnico Administrativo
Recibidos los diplomas de rectoría debidamente firmados, adjunta el Acta de Grado
Individual.
Si la graduación es por ceremonia se comunica a cada Facultad para que se presenten
en la Secretaria General a reclamar los diplomas y Actas de Grado Individual, verificando
la entrega mediante el recibido en el FGA-78 “Listado de Candidatos a Grado”.
Si los grados son por la modalidad a Distancia con base en el FGA-78 “Listado de
Candidatos a Grado”, organiza los diplomas y Actas de Grado Individual por CREAD y a
su vez por programas académicos y los remite a cada Director mediante correo
certificado, deja evidencia mediante el FDE.SG-06 “Relación de Diplomas Enviados a
los CREAD”.
Para el caso de los estudiantes que no se presenten al acto de graduación, la facultad
mantiene los diplomas por el término de dos semanas a partir de las cuales regresa los
diplomas a la Secretaría General con la relación adjunta.
Cuando el graduado solicita el diploma, debe presentar el documento de identidad para
verificar su validez; si es otra persona debe presentar el poder autenticado en notario
para hacer la entrega del diploma y acta de grado, firmando el recibido en el FGT-12
“Memorando” enviado por la Facultad.
4.6 Elaboración del Acta General de
Responsable: Técnico Administrativo
Grados
La información descrita en el FDE.SG-07 “Acta General de Grados” se divide en dos
partes:
La primera con base en el Formato Externo Libro de Registros transfiere la
información: El título a otorgar, apellidos, nombre y documento de identificación al
FDE.SG-07 “Acta General de Grados”.
La información del encabezado del FDE.SG-07 “Acta General de Grados” se mantiene,
se modifica la fecha.
La segunda con base en la información del FDE.SG-05 “Elaboración de Diplomas”,
toma apellidos, nombres, número de diploma asignado y titulo otorgado y complementa el
Acta General de Grados, la entrega a la Rectoría para la firma correspondiente y luego a
la Secretaria General y a los Decanos cuyos programas otorgaron títulos para las firmas.
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Se modifican los códigos de los programas que se mencionan en el FDE.SG-07 “Acta
General de Grados”.
Al final se relacionan las facultades que participaron con sus programas respectivos.
4.7 Reporte General de Grados
Responsable: Técnico Administrativo
4.7.1 Información SNIES
Diligencia el formato establecido para el ingreso de la información requerida y la envía
mediante correo electrónico al proceso de planeación para su consolidación.
4.7.2 Información Consejos Profesionales
Organiza la información de acuerdo a los requerimientos de cada Consejo en el FDE.SG08 “Información de Egresados”, y la envía por correo electrónico con copia a la
dirección electrónica de cada Programa Académico.
La información para la Junta Central de Contadores la solicitan en medio físico por lo que
envía la información al CREAD Bogotá por correo electrónico para que sea impresa y la
entreguen en la oficina central, quedando como evidencia el recibido.
4.8 Verificación de Títulos
Responsable: Técnico Administrativo
Cuando las entidades interesadas en vincular personal egresado de la Institución solicita
verificación del título otorgado, se remite al Formato Externo Libro de Registros o al
FDE.SG-07 “Acta General de Grados”, verifica la información solicitada y emita la
respuesta mediante el FDE.SG-09 “Verificación de Títulos” a través del correo
electrónico o medio físico.
4.9 Solicitud de Corrección de Diploma
y/o Acta de Grado Individual
Responsable: Técnico Administrativo
Cuando el graduado solicita corrección del Diploma y/o Acta de Grado por identificar
inconsistencias debe presentar copia del documento de identidad.
El Técnico
Administrativo solicita mediante correo electrónico a Registro y Control Académico la
revisión de los documentos entregándole la información del solicitante.
Recibida la respuesta de Registro y Control Académico, tramite el cambio Si es del
Diploma solicita la corrección en el proceso de Comunicación y Prensa y a su vez corrige
la novedad en la información de la Secretaría General; si es Acta de Grado elabora la
corrección correspondiente.
Entrega al solicitante cuando se presente en la Secretaría General, quien debe colocar la
firma de recibido en la fotocopia del documento de identidad.
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Grados
Si la solicitud es de los CREAD, los envía por correo certificado, dejando el soporte en el
FDE.SG-06 “Relación de Diplomas Enviados a los CREAD”.
Las correcciones tanto de Diplomas como de Acta de Grado Individual se elaboran
gratuitamente dentro del término de los cuatro meses siguientes a la obtención del título,
al término de los cuales el solicitante debe cancelar los valores correspondientes según lo
establecido en la Resolución No. 026 de Marzo de 2005.
4.10 Solicitudes de Duplicados de
Responsable: Técnico Administrativo
Diplomas
El interesado debe solicitar el duplicado al Consejo Académico mediante comunicación
escrita, explicando el motivo del duplicado, por deterioro, pérdida o cambio de nombre y
relacionando los siguientes datos:
Nombre completo
Documento de identidad
Programa en el que se graduó
Fecha de grado
Original del recibo de consignación por el valor de la solicitud.
Para el caso de deterioro debe presentar el Diploma en el estado en que se encuentre, si
es por pérdida presenta el denuncio ante la Inspección de Policía.
Cuando es por cambio de nombre debe adjuntar el nuevo registro civil y fotocopia del
documento de identidad.
La comunicación escrita la entrega en la Secretaría General.
El Consejo Académico en su sesión aprueba la expedición del duplicado mediante
Acuerdo.
El Técnico Administrativo verifica la información en el FDE.SG-07 “Acta General de
Grados” y procede a relacionarlo en el Formato Externo Libro de Registros con el fin
de asignarle el número de registro y continúa con la ejecución de las actividades 4.3 y
4.4 del presente procedimiento.
Entrega al solicitante cuando se presente en la Secretaría General, quien debe colocar la
firma de recibido en la copia de la solicitud.
Si la solicitud es de los CREAD, los envía por correo certificado, dejando el soporte en el
FDE.SG-06 “Relación de Diplomas Enviados a los CREAD”.
4.11 Anulación de Diplomas
Responsable: Técnico Administrativo
De la solicitud de corrección o duplicados, realizado el trámite se procede a anular los
diplomas al igual que los que presenten errores de acuerdo a la actividad 4.3.
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Grados
Anualmente, mediante Acuerdo expedido por el Consejo Académico se oficializa la
anulación de los diplomas. Los Diplomas defectuosos se conservan en la Secretaría
General por el término de un año, al cabo de cual se incineran dejando constancia en el
FAC-08 “Acta de Reunión”.
4.12 Solicitud de Actas de Grado
Responsable: Técnico Administrativo
El solicitante se presenta en la Secretaria General con el recibo de pago al valor
correspondiente al Acta de Grado. Al respaldo de la consignación debe relacionar la
siguiente información:
Nombre completo
Documento de identidad
Programa en el que se graduó
Fecha de grado
Verifica la información en el FDE.SG-07 “Acta General de Grados”, la elabora, la
presenta a la Secretaria General para la firma pertinente y hace su entrega en el término
de tres hábiles a partir de la solicitud. La evidencia queda en el FDE.SG-10
“Solicitudes de Graduados”.
4.13 Constancias de Egresado
Responsable: Técnico Administrativo
Cuando la requieren, el interesado debe presentar el recibo de consignación,
relacionando al respaldo de la misma la siguiente información:
Nombre completo
Documento de identidad
Programa en el que se graduó
Fecha de grado
Verifica la información en el FDE.SG-07 “Acta General de Grados”, la elabora la
presenta a la Secretaria General para la firma pertinente y hace su entrega en el término
de tres hábiles a partir de la solicitud. La evidencia queda en el FDE.SG-10
“Solicitudes de Graduados”.
4.14 Autenticación de Diplomas y
Responsable: Técnico Administrativo
Fondos Negros
El interesado solicita la autenticación del diploma y/o fondo negro, deber presentar la
consignación por el valor correspondiente. El diploma y/o Fondo Negro lo entrega a la
Secretaria General para la Firma de autenticación.
En el caso de Fondo Negro se verifica la información en el FDE.SG-07 “Acta General de
Grados”.
El documento se entrega en un término de tres (3) días hábiles a partir de la presentación
de la solicitud y del recibo de consignación.
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4.15 Archivo de la Documentación
Responsable: Técnico Administrativo
Mensualmente diligencia el FPT-27 “Relación de Pagos” y lo envía al proceso de
Pagaduría y Tesorería adjuntando los recibos de consignación
La Documentación se archiva en el proceso de Secretaría General.
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTC ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
Ley 962 de 2005 Antitrámites
Resolución No. 026 de Marzo de 2005
6. Historia de Modificaciones
Versión
Naturaleza del Cambio
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
7. Administración de Formatos
Código
Nombre
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
FDE.SG-05
Elaboración
de
Diplomas
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
Archivo Central
Universidad de
Pamplona
FDE.SG-06
Relación de
Diplomas
Enviados a
los CREAD
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
FDE.SG-07
Acta
General de
Grados
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
Archivo Central
Universidad de
Pamplona
FDE.SG-08
Información
de
Egresados
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
FDE.SG-09
Verificación
de Títulos
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
Código
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Grados
FDE.SG-10
Solicitudes
de
Graduados
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
FAC-08
Acta de
Reunión
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
FGA-78
Listado de
Candidatos
a Grado
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
Según las TRD
Según las TRD
Según las TRD
FGT-12
Memorand
o
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
FPT-27
Relación de
Pagos
Técnico
Administrativo
Secretaria
General
Personal
Autorizado en
Secretaría
General
8. Anexos.
“No Aplica”
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
Archivo Central
Universidad de
Pamplona
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano
Rectoría,
Asesoría
Jurídica,
Talento
Humano