III Plan de Gestión (2010-2015) - Biblioteca de la Universidad de La

III Plan de Gestión (2010-2015)
Biblioteca de la Universidad
Aprobado por la Comisión de Biblioteca (sesión de 5 de marzo de 2010)
I. MISIÓN
La Biblioteca de la Universidad es un sistema de gestión de información científica,
técnica y cultural. Facilita a los miembros de la Comunidad Universitaria y al
conjunto de la sociedad, acceso a recursos y servicios de la máxima calidad, para
apoyar los procesos de creación y preservación del conocimiento, investigación,
aprendizaje, docencia y formación continua. Difunde el conocimiento que genera la
Universidad, contribuyendo de forma activa al progreso social.
II. VISIÓN
1. La biblioteca responde a los retos derivados del Espacio Europeo de Educación
Superior 1 y ha puesto en marcha servicios orientados a las necesidades de los
estudiantes y profesores en el ámbito del apoyo al aprendizaje.
2. La biblioteca responde a los retos derivados del marco europeo de investigación.
Ofrece a los investigadores servicios de valor añadido, a la medida y de calidad y
se ha convertido en un proveedor indiscutible de información especializada.
3. La biblioteca dispone de una colección de recursos de información en los
diferentes soportes adaptada a las necesidades de aprendizaje e investigación.
Gestiona y difunde la información científica de una manera eficiente, utilizando las
herramientas tecnológicas más avanzadas.
4. La biblioteca participa en redes y proyectos de cooperación bibliotecaria.
5. La biblioteca constituye un servicio clave de la universidad. Se le reconoce un
papel activo contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de la UR.
III. CLIENTES Y USUARIOS
Los miembros y de la Comunidad Universitaria: investigadores, profesores, alumnos
de grado y posgrado y gestores y administradores de la Universidad
La sociedad a la que sirve la Universidad: profesionales, empresas e instituciones y
ciudadanos en general
IV. METODOLOGÍA DE REDACCIÓN
Para la elaboración de este plan de gestión se ha tenido en cuenta la información
obtenida en la encuesta de clima laboral que se realizó en el primer trimestre del
año. Dicha encuesta incluyó una serie de preguntas 2 en las que se solicitaba al
personal de la biblioteca su opinión sobre la orientación de la biblioteca en los
próximos años y que han servido para obtener información relevante para la
elaboración del plan.
Posteriormente el Equipo de Dirección de la Biblioteca, constituido por la Dirección,
Subdirección y los Jefes de Sección, ha realizado un análisis DAFO (debilidades,
amenazas, fortalezas, oportunidades).
1
En adelante EEES
La encuesta de clima laboral incluyó cuatro preguntas: 1: fortalezas; 2; debilidades; 3. temas clave o retos de cara a
los próximos cinco años; 4: acciones concretas de mejora a desarrollar en función de los retos anteriores.
2
1
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Teniendo en cuenta la información recabada en estos procesos el equipo de
dirección definió los ejes y las acciones estratégicas que deben orientar la actividad
de la biblioteca para el periodo 2010-2015.
Por otra parte se han consultado y tenido en cuenta diversos planes estratégicos y
de gestión de bibliotecas universitarias españolas así como el II Plan Estratégico de
REBIUN.
Finalmente se ha aprobado en la Comisión de Biblioteca celebrada el día 5 de marzo
de 2010.
V. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
El plan de gestión podrá adaptarse a las circunstancias de un entorno muy
cambiante que evoluciona rápidamente.
Cada año la biblioteca, de acuerdo con el Vicerrector correspondiente, elaborará
una propuesta de objetivos adaptadas a las acciones del plan de gestión que
aprobará la Comisión de Biblioteca.
Al final de cada año se redactará un informe de seguimiento y consecución de los
objetivos propuestos para esa anualidad. Para cada objetivo se detallarán las
actuaciones realizadas, se aportarán los indicadores cuantitativos o cualitativos que
se hubieran definido y se realizará una estimación del grado de cumplimiento
alcanzado expresado en un porcentaje.
Dicho informe se presentará a la Comisión de Biblioteca para su aprobación y
posteriormente, se publicará en la web de la biblioteca para conocimiento de la
comunidad universitaria.
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VI. ANÁLISIS DAFO
a. Fortalezas, debilidades, amenazas, oportunidades
F1
F2
F3
F4
FORTALEZAS
El personal de la biblioteca O1
dispone de una buena formación
y experiencia con las TIC.
Mantiene una actitud positiva al
cambio, adecuada disponibilidad,
orientación al usuario y capacidad
de adaptación.
Se dispone de determinadas
herramientas de gestión de la
calidad (base de datos de plan de
gestión,
de
objetivos,
de
reuniones,
procesos
documentados, indicadores, etc.)
Buen
posicionamiento,
en
determinados indicadores clave,
dentro del conjunto de bibliotecas
universitarias
españolas
de
características similares (UPF,
UC3M, UNICAN. UPNA, UJI...):
inversión
en
adquisición
de
información por usuario, uso de
recursos
electrónicos,
fondos
bibliográficos, etc.
Las colecciones y los servicios
están
bien valorados por los
usuarios en las encuestas de
satisfacción. Se prestan servicios
flexibles
adaptados
a
las
necesidades de los usuarios,
como por ejemplo servicios no
presenciales.
O2
O3
O4
OPORTUNIDADES
El Espacio Europeo de Educación
Superior como reto para abordar
una reflexión seria que permita
poner
en
marcha
nuevos
servicios
de
apoyo
al
aprendizaje, a la docencia y
reforzar
la
imagen
de
la
biblioteca en la Institución.
El
Espacio
Europeo
de
Investigación
como reto que
acelere la puesta en marcha un
marco de servicios adaptados a
las líneas de investigación de la
Universidad.
La nueva RPT y la necesidad de
redefinir
la
estructura
organizativa de la biblioteca
como reto de cara a dinamizar la
biblioteca, propiciar mejoras en
los procesos de trabajo, asignar
nuevas
responsabilidades
y
elevar
la
motivación
del
personal.
Los
continuos
avances
tecnológicos en la gestión de la
información que obligan a una
actualización
permanente
y
hacen posible el desarrollo y
mejora
de
los
procesos
documentales y la prestación de
nuevos servicios a los usuarios.
3
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D1
D2
D3
D4
DEBILIDADES
El edificio de biblioteca es A1
insuficiente
para albergar los
fondos
bibliográficos.
El
porcentaje de fondos en libre
acceso respecto al total de la
colección es cada vez menor y la
gestión de la colección resulta
cada vez más compleja.
AMENAZAS
La actual coyuntura de crisis
económica
representa una
amenaza
de
cara
a
las
necesidades de ampliación de los
espacios, principal debilidad de la
biblioteca, y al mantenimiento
de las colecciones.
La concepción de biblioteca como
espacio de trabajo y centro de
recursos para el aprendizaje, la
incorporación de las nuevas
tecnologías
al
proceso
de
aprendizaje propician la demanda
de nuevos espacios de estudio en
grupo, zonas de trabajo con ruido
moderado, etc. La adaptación al
EEES, intensificará la demanda de
nuevos espacios polivalentes en
un edificio que, desde hace
tiempo, resulta insuficiente para
estos usos.
No existe una política definida de
servicios de la biblioteca que
proporcione un soporte amplio a
las líneas de investigación de la
UR.
A2
Inexistencia de un proyecto real
de ampliación de espacios en el
corto y medio plazo.
A3
La estructura organizativa no se
adecua a las nuevas necesidades
y está condicionada, de forma
importante, por
la distribución
del espacio.
A4
Incertidumbre ante la creación,
en
un
entorno
geográfico
próximo,
de
nuevas
universidades
y
centros
de
enseñanza
superior,
con
la
posible reducción del número de
estudiantes.
Entorno de cambio acelerado
desde
el
punto
de
vista
tecnológico y desde el punto de
vista de la producción y acceso a
la información, que obliga a
gestionar
el
cambio
continuamente.
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b. Cuadro de correlación entre fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas
Las preguntas que se han formulado para establecer correlaciones entre fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas y determinar las estrategias a seguir han
sido las siguientes:
1. ¿Si potenciamos nuestras fortalezas podemos aprovechar mejor
oportunidades?
2. ¿Si potenciamos nuestras fortalezas podremos protegernos mejor de
amenazas?
3. ¿Si superamos nuestras debilidades podremos aprovechar mejor
oportunidades?
4. ¿Si superamos nuestras debilidades podremos protegernos mejor de
amenazas?
O1
O2
O3
O4
A1
A2
A3
las
las
las
las
A4
F1
10
10
6
10
36
6
0
2
10
18
54
F2
6
6
2
10
24
0
0
0
6
6
30
F3
10
10
6
10
36
6
0
6
10
22
58
F4
10
10
6
10
36
6
2
6
6
20
56
36
36
20
40
132
18
2
14
32
66
198
D1
10
10
10
6
36
2
0
2
6
10
46
D2
10
10
6
10
36
10
10
2
6
28
64
D3
2
10
6
10
28
2
6
2
6
16
44
D4
6
6
10
10
32
6
2
2
6
16
48
28
36
32
36
132
20
18
8
24
70
202
64
72
52
76
264
38
20
22
56
136
400
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c. Conclusiones:
El cruce de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas revela que las
debilidades y las fortalezas se encuentran en situación de equilibrio, coincidiendo la
puntuación (132 puntos en ambos casos)
En el balance entre oportunidades y amenazas las primeras superan con un amplio
margen a las segundas con 264 puntos (oportunidades) frente a 136 puntos
(amenazas).
Las oportunidades más valoradas son:
 Oportunidad 4 (con 76 puntos): los continuos avances tecnológicos en la
gestión de la información para la mejora de los procesos documentales y la
prestación de nuevos servicios a los usuarios.
 Oportunidad 2 (con 72 puntos): el Espacio Europeo de Investigación como reto
que acelere la puesta en marcha de un marco de servicios adaptados a las
líneas de investigación de la UR.
Las amenazas más críticas son:
 Amenaza 4: (con 56 puntos): entorno de cambio acelerado desde el punto de
vista tecnológico y de la producción y de la producción y acceso a la
información.
 Amenaza 1 (con 38 puntos): la crisis como amenaza de cara a la ampliación de
espacios.
Las fortalezas más valoradas son:
- Fortalezas 1,3 y 4 (con 36 puntos): el personal de la biblioteca (buena
formación, orientación al usuario, capacidad de adaptación...); buen
posicionamiento en indicadores clave en comparación con otras bibliotecas
universitarias; colecciones y servicios. Se trata de fortalezas clave que una
buena estrategia debe aprovechar.
Las debilidades más críticas son:
- Debilidad 2 (con 64 puntos): insuficiencia del edificio para fondos bibliográficos
68
- Debilidad 4 (con 48 puntos): inadecuada estructura organizativa condicionada,
de forma negativa, por el espacio físico.
Los cuadrantes más valorados son los que establecen la relación entre fortalezas y
oportunidades y debilidades y oportunidades con 132 puntos cada uno.
El análisis DAFO pone de manifiesto una percepción de escasa capacidad de
defensa frente a las amenazas potenciando fortalezas ya que el cuadrante 2,
resultante del cruce de ambas, recibe la puntuación más baja con 66 puntos.
De mismo modo existe una percepción de escasa capacidad de defensa a las
amenazas superando debilidades ya que el cuadrante 4, resultante de la correlación
entre estos elementos, obtiene una valoración de 70 puntos. No obstante, en este
caso, el cruce de la debilidad 2 (la necesidad de espacios polivalentes como
consecuencia de la nueva concepción de biblioteca) con las amenazas 1 (crisis
económica de cara a la ampliación de espacios) y 2 (inexistencia de un proyecto
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real de ampliación de espacios), pone de manifiesto la importancia de este aspecto
que debería estar presentes en la estrategia.
Por el contrario, la percepción de que aprovechar oportunidades pueda resultar
muy beneficioso y nos pueda permitir superar las debilidades y potenciar fortalezas
es bastante alta.
También en el cuadrante 3 (como en el 4) las puntuaciones obtenidas por el cruce
de las debilidades 1 y 2 (relativas nuevamente a espacios) con las diferentes
oportunidades revelan que, en especial, la solución a la problemática de espacios
para servicios y para fondos debería situarse en el epicentro de la estrategia de la
biblioteca, si bien, constituye un tema sobre el que las estrategias deben ser
institucionales y, por tanto, desde el servicio solo pueden adoptarse soluciones
concretas y de alcance limitado.
De todo lo anterior se puede concluir que la estrategia global de la Biblioteca debe
orientarse, en primer lugar, hacia estrategias adaptativas
que permitan
aprovechar las oportunidades para superar las debilidades más críticas y, en
segundo lugar, hacia estrategias ofensivas que permitan potenciar las fortalezas
para aprovechar las oportunidades.
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d. Estrategias a desarrollar
1. Estrategias adaptativas: dirigidas a superar las debilidades para aprovechar
las oportunidades.
D1
D2
1.2.
1.3.
Adecuar la estructura organizativa a las nuevas necesidades y demandas.
Promover vías de interacción con los usuarios y mejorar la comunicación en
el ámbito interno y externo.
Mejorar y adaptar las infraestructuras y las instalaciones de la biblioteca a
nuevos usos y necesidades.
Mejorar la comunicación y la difusión de las actividades y servicios de la
biblioteca.
2.1.
4.3.
D4
O1
O3
O4
2. Estrategias ofensivas: dirigidas a potenciar las fortalezas para aprovechar las
oportunidades.
F1
F2
1.1.
1.4.
2.2.
Consolidar y mejorar el sistema de gestión de calidad de la biblioteca.
Potenciar nuevas competencias y habilidades del personal.
Mejorar y renovar de manera sostenible el equipamiento TIC de la
biblioteca, tanto el destinado a la gestión interna como el de uso público.
Desarrollar acciones orientadas a consolidar el presupuesto de adquisiciones
bibliográficas, gestionar de forma eficiente los recursos disponibles,
participar en convocatorias públicas y grupos de compra, etc.
Revisar y mejorar los diferentes procesos relacionados con la gestión de la
colección.
Adecuar el crecimiento y desarrollo de la colección al nuevo contexto
educativo y de investigación.
Desarrollar acciones orientadas a fomentar el uso y difusión de la colección.
Consolidar y mejorar los servicios necesarios para dar soporte a las
actividades de docencia / aprendizaje de la universidad.
Consolidar y mejorar los servicios necesarios para dar soporte a la
investigación que se desarrolla en la Universidad.
2.3.
3.1.
3.2.
3.3.
4.1.
4.2.
F3
F4
O1
O2
O4
8
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VII. PLAN DE ACCIÓN
A. Estructura del plan de gestión
El plan se estructura en una serie de líneas estratégicas que constituyen ámbitos de
actuación importantes para la biblioteca. Cada línea estratégica se estructura, a su
vez, en varias acciones estratégicas. Cada año se definirán, alineados con dichas
acciones los objetivos operativos para dicha anualidad.
Por otra parte, se han definido una serie de líneas transversales de actuación,
complementarias de las líneas estratégicas que están alineadas con la visión que se
ha definido para la biblioteca en este plan.
Los objetivos operativos anuales podrán estar vinculados a una o varias líneas
transversales de modo que el plan de gestión admitirá una lectura bidimensional,
tanto desde el punto de las líneas estratégicas como desde el punto de vista de las
líneas transversales.
B. LINEAS ESTRATÉGICAS
1. Organización, calidad y personas.
2. Financiación e infraestructuras
3. Colecciones
4. Servicios
C. LINEAS TRANSVERSALES
A. Apoyo al aprendizaje
B. Apoyo a la investigación
C. Proyección, visibilidad y cooperación
D. Tecnologías aplicadas a la información
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PLAN ESTRATÉGICO
BUR 2010-2015
Los objetivos operativos de las
4 líneas estratégicas pueden
vincularse a alguno/s de los 4
objetivos transversales
SE ARTICULA EN
CUATRO
LÍNEAS ESTRATÉGICAS
OBJETIVO TRANSVERSAL 1. Apoyo al aprendizaje
OBJETIVO TRANSVERSAL 2. Apoyo a la investigación
OBJETIVO TRANSVERSAL 3. Proyección, visibilidad y
cooperación
OBJETIVO TRANSVERSAL 4. Tecnologías aplicadas a
la
información
LÍNEA 1.
Personas, organización y calidad
LÍNEA 2.
Financiación e infraestructuras
LÍNEA 3.
Colecciones
LÍNEA 4.
Servicios
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VIII. LÍNEAS ESTRATÉGICAS DE ACTUACIÓN
Línea 1: Organización, calidad y personas
A lo largo de los últimos años la biblioteca ha venido trabajado en la implantación
de una serie de herramientas de calidad que han sido fundamentales para apoyar la
gestión. Para los próximos años, se hace necesario consolidar y mejorar el sistema
de gestión de la calidad, en especial, aquellas herramientas orientadas a la
recogida y tratamiento de datos para la toma de decisiones, a la mejora y
normalización de los procesos de trabajo y a la detección de necesidades de los
usuarios, tanto a través de encuestas como a través de los sistemas de quejas y
sugerencias.
Asimismo será necesario mejorar los sistemas de comunicación en todas las
direcciones, tanto los presenciales como los virtuales, con el objetivo de mejorar la
interacción con los usuarios y, en el ámbito interno, establecer fórmulas de trabajo
colaborativo. Por otra parte, se hace cada vez más importante la convergencia y la
búsqueda de sinergias con otros servicios universitarios de cara a trabajar en
proyectos conjuntos interdisciplinares que den respuesta a las necesidades del
colectivo de usuarios.
Otro reto muy importante es la adaptación de la estructura organizativa de la
biblioteca a las necesidades existentes, aprovechando la nueva RPT, recientemente
aprobada, y los procesos de promoción profesional como una oportunidad para la
mejora de la calidad de los servicios
El logro de estos objetivos exige apoyar el desarrollo profesional del personal,
potenciando nuevas competencias y habilidades
Acciones
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Consolidar y mejorar el sistema de gestión de calidad de la biblioteca.
Adecuar la estructura organizativa a las nuevas necesidades y demandas.
Promover vías de interacción con los usuarios y mejorar la comunicación en
el ámbito interno y externo.
Potenciar nuevas competencias y habilidades del personal.
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Línea 2: Financiación e infraestructuras
El curso académico 2009-2010 va a ser una fecha clave para la implantación del
EEES en la UR, con la puesta en marcha de los nuevos grados. La biblioteca deberá
adaptar sus instalaciones, espacios y mobiliario para poder ofrecer a estudiantes y
profesores lugares polivalentes que permitan realizar trabajos, estudiar y aprender
en grupo y espacios para el estudio tradicional.
Por otra parte será necesario disponer de espacios adicionales para albergar los
fondos bibliográficos ya que el depósito externo (Vives) no podrá almacenar
nuevos fondos puesto que los espacios disponibles estarán saturados en 20102011. Dichos espacios deberán tener unas condiciones óptimas de conservación de
los fondos y permitir una adecuada gestión de la colección.
En el ámbito del presupuesto se propone desarrollar acciones tendentes a mantener
una inversión en fondos bibliográficos que permitan sostener la actual ratio de
gasto en adquisiciones por usuario y garantizar el mantenimiento de las colecciones
de recursos electrónicos.
Se buscará una gestión eficiente del presupuesto
estableciendo acuerdos y negociando con los proveedores para mantener una
política sostenible de precios, participando en las convocatorias públicas que
representen una oportunidad, llegando a acuerdos con otras posibles entidades, u
otras medidas que se pudieran adoptar en el futuro.
Acciones
2.1.
2.2
2.3.
Mejorar y adaptar las infraestructuras y las instalaciones de la biblioteca a
nuevos usos y necesidades.
Mejorar y renovar de manera sostenible el equipamiento TIC de la
biblioteca, tanto el destinado a la gestión interna como el de uso público.
Desarrollar acciones orientadas a consolidar el presupuesto de adquisiciones
bibliográficas, gestionar de forma eficiente los recursos disponibles,
participar en convocatorias públicas y grupos de compra, etc.
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Línea 3: Colecciones
Las colecciones para la investigación, la docencia y el aprendizaje constituyen la
base del trabajo de la biblioteca. La mejora de los diferentes procesos
relacionados con la gestión de los contenidos, desde cualquier punto de vista,
debe ser un eje de actuación prioritario.
En un contexto de crisis económica, como es el momento de la redacción de
este plan, y de cambios importantes en el sistema de aprendizaje e
investigación, resulta imprescindible trabajar en el desarrollo de políticas
orientadas a adecuar los contenidos a las necesidades reales de los usuarios.
También se hace necesario reformular la política de adquisiciones de cara a
afrontar posibles restricciones presupuestarias y al mejor aprovechamiento de
los recursos disponibles.
La inversión en información debe rentabilizarse al máximo. Por tanto se
trabajará en el desarrollo de acciones dirigidas a incrementar el uso de la
colección y a mejorar el acceso a la información científica. No solo se trata de
ampliar colecciones sino de facilitar información a medida y de mejorar la
recuperación de la información disponible.
Acciones
3.1.
3.2.
3.3.
Revisar y mejorar los diferentes procesos relacionados con la gestión de
la colección.
Adecuar el crecimiento y desarrollo de la colección al nuevo contexto
educativo y de investigación.
Desarrollar acciones orientadas a fomentar el uso y difusión de la
colección.
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Línea 4: Servicios
Un importante reto en el futuro inmediato va a ser la adaptación al EEES y al
EEI. La Biblioteca desarrollará estrategias para adaptar los servicios a las
necesidades de los usuarios, tanto en el nivel de la docencia y aprendizaje,
como en el ámbito de servicios personalizados para investigadores.
Se trabajará en mejorar y acrecentar la oferta servicios accesibles desde la
web consolidando su función como herramienta básica de acceso a
información, contenidos y servicios.
Se fomentará la difusión del conocimiento generado en la Universidad de La
Rioja en acceso abierto, aumentando su visibilidad.
Además se desarrollarán acciones dirigidas a mejorar la formación de usuarios
en competencias en información.
Acciones
4.1.
4.2.
4.3.
Consolidar y mejorar los servicios necesarios para dar soporte a las
actividades de docencia / aprendizaje de la universidad.
Consolidar y mejorar los servicios necesarios para dar soporte a la
investigación que se desarrolla en la Universidad.
Mejorar la comunicación y la difusión de las actividades y servicios de la
biblioteca.
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