La evaluación como instrumento para mejorar los servicios públicos

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La evaluación como instrumento para mejorar los servicios públicos
La experiencia de la Dirección General
de Impuestos Internos
Seminario internación “Experiencias sobre monitoreo en el Sector
Publico de la Republica Dominicana”
16 y 17 de Julio 2014
Índice de contenido

El sistema de planificación de la DGII: pensar, actuar,
medir, corregir.
–
–

Indicadores y metas
Monitoreo y evaluación
Dos casos particulares de monitoreo:
1.
2.
Métricas de Servicio
Indicadores Institucionales
El Sistema de Planificación de la DGII
1.
2.
3.
El plan estratégico
El plan operativo anual
Balance Score Card
La planificación estratégica

Plan estratégico 2004 – 2012 (con dos actualizaciones)
–

Elementos: misión, visión y valores. Directriz estratégica y
objetivos
Plan estratégico 2014-2017
–
–
–
Se renueva misión y visión
Se definen 4 ejes estratégicos con sus objetivos
generarles y específicos
Se introducen indicadores
Ejemplos de indicadores del PE
Una Administración Tributaria al alcance del Contribuyente
Objetivo General
Ser la principal instancia de
asesoría tributaria para el
contribuyente.
Indicadores de Resultados
Nuevos contribuyentes registrados en la OFV (Tendencia +)
Número de programas de formación a personas físicas (Tendencia +)
Oficinas Físicas: Atención del 95% en 15 Minutos, 90% (en días pico)
Facilidad para entrar en contacto con la administración tributaria:
a) Tasa de abandono en Oficinas físicas(Tendencia -)
b) Tasa de abandono Centro de atención telefónica (Tendencia -)
Garantizar condiciones de
excelencia en el servicio ofrecido. Centro de atención telefónica: 80% de las llamadas atendidas en 20 segundos
Correspondencia atendida: hasta el 80% en 21 días laborables
Cumplimientos de los plazos de respuesta de solicitudes: hasta el 95%
resueltas en 21 días laborables o menos
La Información como base de una administración tributaria moderna
Objetivo General
Mejorar la cantidad y la calidad de la
información que dispone la
administración tributaria
Indicadores de Resultados
Mejorar el registro
a. % de contribuyentes no localizados (Tendencia - )
b. % de contribuyentes con errores de captura o registro (Tendencia - )
c. % de contribuyentes con obligaciones incorrectas (Tendencia - )
Nuevos contribuyentes con RNC (Tendencia +)
Ofrecer información al contribuyente en
el lugar y momento oportuno
Número de Publicaciones de contenido informativo (Tendencia +)
Respuesta a consultas de información: 95% dentro del establecido
La planificación anual

El proceso:
–
–
–

Los componentes:
–
–
–

Bottom-up
Plan-presupuesto
Evaluación de resultados del año anterior.
Metas
Proyectos
Iniciativas departamentales
Seguimiento y evaluación: quién y cómo
Metas anuales
Algunos ejemplos
La
Administración
Tributaria
contrarresta el
incumplimiento

III - Cobranza Coactiva (CC)
3.2. Cumplimiento Acuerdos de Pago (AP)
CC
3.2.1. Recuperación de Deuda por AP con
Cuotas Vencidas
La Administración
Tributaria contrarresta el
incumplimiento
IV - Control de Contribuyentes
Responsable
Registro y
Cobranza
Responsable
4.1. % Recuperación Deuda Morosa
4.2. Cumplimiento Voluntario
4.2.1. Renta Personas Físicas (IR1)
(presentadas a tiempo)
4.2.2. Renta Personas Jurídicas (IR2)
(presentadas a tiempo)
4.2.3. ITBIS (presentadas a tiempo)
Meta 2014
85%
Meta 2014
4,539.2
GGC/ Adm.
Locales
GGC/ Adm.
Locales
GGC/ Adm.
Locales
45%
60%
60%
La Administración
Tributaria contrarresta el
incumplimiento
La Información como base
de una Administración Tributaria
moderna
Metas anuales
V - Registro de Contribuyentes
Responsable
Total 2014
5.1. % de Contribuyentes no localizados
(Tendencia -)
Registro y Cobranza
-5%
5.2. % de Contribuyentes con errores de
captura o registro(Tendencia -)
Registro y Cobranza
5.3. % de Contribuyentes con obligaciones
incorrectas (Tendencia -)
Registro y Cobranza
5.4. Nuevos Contribuyentes con RNC
(Tendencia +)
Administraciones
Locales
VI - Otras Actuaciones de Control
6.1. Verificación de Deberes Formales
Responsable
Gerencia Legal
6.2. Visitas Contribuyentes con Soluciones
Fiscales (GGC)
GGC
6.3. Altas de Comprobantes Fiscales
Registro y Cobranza
6.4. Nuevos Obligados del Impuesto al
Patrimonio Inmobiliario
Valoración de Bienes
-5%
-5%
+20% (año
base 2013)
Meta 2014
1,000
50 Grandes/
800 Resto
12,000
900
Metas anuales

Seguimiento: tipo monitoreo.
–
Actualización mensual
–
Informes trimestrales: análisis de resultados
–
Responsable: planificación
Proyectos

Seguimiento: tipo monitoreo
–
–
Modelo tripartito: oficina de proyecto, jefe de proyecto y gestor.
Actualización semanal (email) , quincenal (reunión) y mensual
(ficha)
Iniciativas departamentales
Actividades que cada área realiza, además de sus funciones habituales, para
implementar mejoras e innovaciones que maximicen su desempeño y permitan
alcanzar las metas y objetivos de la institución.
Iniciativas Contempladas por Eje Estratégico
Iniciativas Departamentales
por Área & Eje Estratégico
Una Administración Tributaria al
alcance del Contribuyente
La Información como base de una
administración tributaria moderna
La Administración Tributaria
contrarresta el Incumplimiento
La DGII cumpliendo con las
mejores prácticas
institucionales de la OCDE
Total
% Participación
Despacho Dirección General
2
20
6
23
51
29%
Subdirección de Planificación y
Desarrollo
9
18
18
28
73
Subdirección Fiscalización
0
1
10
2
13
7%
Subdirección Jurídica
2
2
4
4
12
7%
Subdirección Recaudación
5
9
11
4
29
16%
Total
18
50
49
61
178
100%
10%
28%
28%
34%
100%
% Participación

Seguimiento:
–
–
–
Responsabilidad de las áreas
Frecuencia trimestral
Se refleja en el Balance Score Card
41%
Iniciativas departamentales

Un ejemplo: GPE
Dueño Priori
Iniciativa dad
Gerencia de
Planificación
Estratégica
1
Gerencia de
Planificación
Estratégica
4
Gerencia de
Planificación
Estratégica
5
Gerencia de
Planificación
Estratégica
6
Gerencia de
Planificación
Estratégica
7
Gerencia de
Planificación
Estratégica
8
Nombre
Iniciativa
Descripción
Eje
Estratégico
Objetivo
General
Objetivo
Específico
Orientar los
Definir los macro procesos de la
La DGII
procesos
DGII (core, estratégicos y de
cumpliendo con
misionales de la
Fortalecer la
Elaboración del mapa apoyo), clasificar los diferentes
las mejores
AT en función del
eficiencia y
de procesos
subprocesos y definir indicadores y
prácticas
ciclo de vida del
eficacia de la DGII
controles de riesgo para cada
institucionales de
contribuyente
proceso.
la OCDE
(Gestión por
procesos)
Eficientizar los
procesos
Propuesta para
Identificar para los principales
tributarios de
disminuir los
La Administración
procesos que realiza el
Facilitar el
forma que
requerimientos de
Tributaria
contribuyente, cuales son los
cumplimiento
permitan reducir
presentación de
contrarresta el
requerimientos documentales y
voluntario
los costos de
documentos de los
Incumplimiento
proponer mejoras
cumplimiento de
contribuyentes
los y las
contribuyentes.
Mejorar la
Potenciar la
La Información
cantidad y la
Proyecto piloto para analizar el
realización de
como base de
calidad de la
Seguimiento ciclo de
comportamiento de l@s
análisis y estudios
una
información que
vida del contribuyente contribuyentes según avanzan a lo
prospectivos,
administración
dispone la
largo de su ciclo de vida
económicos y
tributaria moderna administración
tributarios
tributaria
Mejorar la
Potenciar la
La Información
cantidad y la
Realizar análisis que apoyen la
realización de
como base de
calidad de la
Análisis de
toma de decisiones con respecto a
análisis y estudios
una
información que
cumplimiento
los principales indicadores de
prospectivos,
administración
dispone la
cumplimiento
económicos y
tributaria moderna administración
tributarios
tributaria
Eficientizar los
procesos
tributarios de
Realizar análisis que apoyen la La Administración
Facilitar el
forma que
WG costos de
toma de decisiones con respecto a
Tributaria
cumplimiento
permitan reducir
cumplimiento tributario los principales indicadores de
contrarresta el
voluntario
los costos de
cumplimiento
Incumplimiento
cumplimiento de
los y las
contribuyentes.
Proyecto Business
Intelligence
La DGII
(Automatizar la
Realizar y remitir a la alta gerencia cumpliendo con
Fortalecer la
Definir
consulta y
informes periódicos de los
las mejores
eficiencia y
indicadores
visualización de los
resultados de los indicadores de
prácticas
eficacia de la DGII macro de gestión
resultados de los
gestión institucional de la DGII institucionales de
indicadores de gestión
la OCDE
institucional)
Área de
Soporte
Resultado Esperado
Líder
Macro procesos y subprocesos
(con indicadores) definidos,
validados y aprobados
Genaro
Corporan/
Enrique Terc
Informe presentado a la alta
dirección
Enrique Terc
Subdirección de
Recaudación
Luis Castillo
Inicio
Fin (MM/AA) Tecnología Procesos Presupuesto
(MM/AA)
Secciones de
control de gestión y enero/2014
planificación
N/A
N/A
N/A
N/A
abril/2014 septiembre/2014
N/A
N/A
N/A
N/A
Gerencia de
Registro y
Cobranzas
GGC
enero/2014 diciembre/2014
Gerencia de
Planificación
Control Tributario
N/A
N/A
N/A
N/A
Gerencia de
Planificación
Control tributario
abril/2013 diciembre/2014
N/A
N/A
N/A
N/A
Departamento de
Gestión de
Servicios
Carmen Sancho
Tener una línea base definida
Gerencia de
enero/2014 diciembre/2014
/ Marvin Cardoza
Registro y
Cobranzas
GGC
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Informe de cumplimiento de los
contribuyentes que se registren
durante el 2014
Informes periódicos sobre los
Carolina Perez
niveles de Omisión y morosidad.
Informes periódicos
Carolina Perez
N/A
junio/2014
RRHH
enero/2014 diciembre/2014
Balance Score Card (BSC)




Inicio 2008. En 2010 se desarrolla el Sistema SED:
Estandarización, mayor control, reducción de errores en manejo
de data y base de datos común
Indicadores de gestión: cumplimiento, eficiencia y eficacia.
Sede Central y ADML
Evaluación trimestral:
2014
Calendario de Control de Gestión
Dirección General de Impuestos Internos
BSC
Gerencia de Planificación Estratégica
enero
l
m
6
7
13
febrero
m
j
v
s
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11
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15
16
17
20
21
22
23
24
27
28
29
30
31
marzo
l
m
m
j
v
s
d
12
3
4
5
6
7
18
19
10
11
12
13
25
26
17
18
19
24
25
26
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m
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11
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13
14
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16
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19
20
21
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25
26
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31
abril
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26
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octubre
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Leyenda
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28
28
29
29
30
31
Balance Score Card (BSC)
Balance Score Card (BSC)
Balance Score Card (BSC)
Balance Score Card (BSC)

Otros ejemplos:
Dpto. Registro
Contribuyentes
Inmuebles y
Vehículos
Sección Incorporación
Responder el 90% de las solicitudes de Incorporaciones al RNC recibidas en
Correspondencia y entregadas a la Gerencia de Registro desde el 26 de marzo al 25 de
junio 2014 en un plazo no mayor a 3 días laborables.
Responder el 90% de las solicitudes de Certificaciones del RNC recibidas en
Correspondencia y entregadas a la Gerencia de Registro desde el 26 de marzo al 23 de
junio 2014 en un plazo de 5 días laborables.
Responder el 100% de las solicitudes recibidas desde el 28 de marzo al 27 de junio
2014 por la Mesa de Colaboración y que corresponden a la Unidad de Incorporaciones.
Sección Modificación y Disolución
Revisar el 90% de solicitudes de disoluciones al RNC ingresadas a la Gerencia en 4
días laborables.
Validación y firma del 100% de modificaciones al RNC pendientes del periodo T1 2014.
Departamento de
Libre Acceso a la
Información
Canalizar en 15 días hábiles las solicitudes de informaciones para que sean
respondidas en el tiempo establecido en Ley 200-04 y su Reglamento.
Ejemplos especiales de monitoreo (1)
METRICAS DE SERVICIO
Centro de contacto
Centro de atención al contribuyente
Métricas de servicio
Centro de contacto:
1.
–
–
–


Central telefónica
Cuentas de correo: información y OFV
Redes sociales: twitter y FB
Norma COPC (Customer Operations Performance Center)
Monitoreo y auditoria
–
–
–
–
Supervisores
Aleatoria (llamadas y transacciones)
Muestra mensual, feedback quincenal
Formularios
Métricas de servicio
1.
Centro de contacto:
Indicador
Área de Medición
Tiempo promedio de espera
Objetivo
20 segundo
Definición
Tiempo máximo en que el contribuyente debe
esperar para ser atendido.
En proceso
Es el tiempo que dura el técnico con la llamada
de
definición
Llamadas Entrantes
Porcentaje de llamadas atendidas en el tiempo
Nivel de servicio
80/20
objetivo.
Tasa de abandono
20%
Porcentaje de llamadas abandonadas
Toptwobox
92%
Encuestas de
Encuesta al contribuyente luego de ser atendido.
Satisfacción
Satisfacción Clientes Bottombox
5%
Es la auditoria de la llamada telefónica donde se
Error no Crítico
95%
Monitoreo Telefónicos
revisan los aspectos de la calidad de la llamada y la
Error Crítico
98%
precisión de la información suministrada.
Porcentaje de correos atendidos en el tiempo
Puntualidad: Nivel de servicio
95%/24H
objetivo.
Auditorías E-mails
Porcentaje de la auditoria de la precisión de la
Precisión de la Transacción
98%
información.
Porcentaje de la auditoria de la precisión de las
95%
Auditorías a Cambios Error no Crítico
solicitudes de cambio de correo solicitada por el
de correo
Error Crítico
95%
contribuyente.
Porcentaje de casos atendidos en el tiempo
Puntualidad: Nivel de servicio
85%/1H
objetivo.
Monitoreo redes
Es la auditoria de las consultas donde se revisan los
Error no Crítico
95%
sociales
aspectos de la calidad de la llamada y la precisión
Error Crítico
95%
de la información suministrada.
Tiempo promedio de manejo
Métricas de servicio
1.
Centro de contacto:
DIRECCION GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS
DEPARTAMENTO DE GESTION DE SERVICIOS
MONITOREOS REPRESENTANTES ATENCION TELEFONICA
Ana Gómez
Fecha:
Hora:
No.
1
2
3
4
5
6
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9
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11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
PROCEDIMIENTO
Tomó inmediatamente la llamada
Saludó al contribuyente, se presentó y se puso a la orden
Escuchó atentamente la consulta del contribuyente
Realizó preguntas que le ayudaran a entender mejor el caso
Se dirigió al Contribuyente por Sr., Sra. o Uds.
Mostró cortesía en el trato
Indicó al contribuyentes que lo pondrá en espera
Pidió excusa al contribuyente por ponerlo en espera
Administró adecuadamente el tiempo
Consultó o creó la pregunta en el sistema P&R
Ofreció una respuesta correcta
Mostró Confianza en las respuestas
Realizó las recomendaciones de lugar
Se aseguró que no había algo más en que ayudar
Usó un tono de voz agradable
No permitió desvío de las conversación
Utilizó el sistema correcto
Agradeció al contribuyente la llamada
Indicó su nombre al finalizar la llamada
Codificó correctamente la llamada
Monit oreo
Tot al error crít ico
Tot al Monit oreo con error crít ico
% error crít ico
Tot al error no crít ico
Oport unidad error no crít ico
% error no crít ico
27/05/14
27/05/14
04/06/14
04/06/14
04/06/14
12:07 PM
12:46 PM
11:10 AM
11:13 AM
11:47 AM
TE
SI
NC
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NC
NC
NC
NC
NC
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C
C
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NC
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Métricas de servicio
1.
Centro de contacto:
DIRECCION GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS
DEPARTAMENTO DE GESTION DE SERVICIOS
MONITOREOS OFICIALES CENTRO DE CONTACTO DGII
Jatnna
Fecha:
Hora:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
PROCEDIMIENTO
Identificó si el comentario es provocación o información.
Categorizó comentario como pregunta, queja, halago o denuncia dentro del proceso de flujo.
Identificó influenciadores por su puntuación de Klout para asignar pregunta a RRPP si es necesario.
Realizó un levantamiento de información inicial para determinar si se puede atender caso inmediatamente.
Administro el tiempo adecuadamente.
Respondió al contribuyente según protocolo de respuesta.
Ofreció un enlace a la Comunidad de Ayuda si era necesario y uso los hashtags adecuados.
Ofreció una respuesta correcta.
Mantuvo un tono positivo y servicial en todo momento.
No permitió desvío de la conversación.
Agradeció al contribuyente su interacción. (aplica para FB)
Monitoreo
Total error crítico
Total Monitoreo con error crítico
% error crítico
Total error no crítico
Oportunidad error no crítico
% error no crítico
Para cada proceso auditado existe un formulario con parámetros
de calidad y precisión definidos.
14/05/14
19/05/14
21/05/14
23/05/14
28/05/14
9:54 AM
8:58 AM
10:05 AM
8:14 AM
5:02 PM
TE
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C
C
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100%
1
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100%
0
9
100%
Métricas de servicio
1.
Centro de asistencia la contribuyente (CAC):
–
–
–
–
–
–



Atención presencial
Asistencia e información a los contribuyentes y público en general.
Recepción de solicitudes y correspondencias.
Entrega a los contribuyentes de las respuestas a sus solicitudes.
Orientación a los contribuyentes de la Sede Principal, y ejecutar las
políticas de acceso
Realizar transacciones de servicio expreso.
Norma COPC (Customer Operations Performance Center)
Monitoreo aleatorio de las transacciones para cada proceso
También: encuestas de satisfacción y control de calidad
documental.
Métricas de servicio

Información y Entrega de Turnos, Recepción y Entrega de documentos.
•
•

entregar el turno correcto de acuerdo a la transacción, que el personal
suministre una información correcta,
correcto manejo de la Información, digitar correctamente los datos del
depositante, enviar la solicitud al destino correcto, seleccionar el asunto correcto,
identificar los requisitos que lleva la solicitud y/o digitar los anexos o
completivos,
Area de caja
•
validar el turno correspondiente, verificar el tipo de solicitud tiene y si esta
conlleva la venta del recibo, realizar pruebas de falsificación del dinero, procesar
correctamente el cobro, imprimir, sellar y entregar el recibo al contribuyente
Métricas de servicio

Estaciones de servicio
•

solicitar y validar la identificación del contribuyente, solicitar la autorización de acceso en
las áreas que lo requieran, registrar en el sistema, tomar la fotografía de registro, orientar
sobre la ubicación del departamento a visitar, entregar el carnet de acceso al área, y
guardar el registro. Al término de la visita el representante debe solicitar el carnet, y
cerciorarse de que está entregando la identificación correcta, dale salida en el sistema de
registro, prestar la debida atención
Control de documentos
•
•
•
•
•
•
Verificar en el sistema de turnos E-flow el ticket correspondiente en su pantalla, luego de
validar procede a trabajar el turno.
Abre el turno, verifica que la cantidad de vouchers corresponde con el turno asignado.
Codifica la transacción de acuerdo al turno y la cantidad correspondiente e inicia el tiempo
de atención.
Procede a verificar el/los números de recepción el sistema de Manejo de Correspondencia.
Valida si el / los números de recepción están en el área, pendientes para archivar o
archivados (de estar pendientes a archivar este debe estar en bandeja y al momento de
trabajarlos debe proceder a darle los controles de archivo. De estar en archivo estos deben
estar en su gaveta y folder correspondientes).
Luego el supervisor valida que los números de solicitud corresponden tanto al del
contribuyente como al expediente que tenemos en el área y que fue buscado por el
Métricas de servicio
Métricas de servicio
Métricas de servicio
CENTRO DE ASISTENCIA AL CONTRIBUYENTE
Monitoreos área Control de Documentos
Abril - Junio, 2014
No. Recepción
No. Turno
Fecha:
E
E25
Fecha
Representante:
Supervisor:
Sí
No N/A
Sí
No N/A
1- Codificó correctamente (Error Crítico)
2- Identificó tipo de documento/ Verificó el voucher (Error Crítico)
3- Digitó y Colocó en archivo, gaveta y folder correspondiente (Error Crítico)
4- Mantuvo área organizada (Error No Crítico)
5- Mostró delizadeza y no maltrató los documentos (Error No Crítico)
1- Identificó tipo de documento/ Verificó el voucher (Error Crítico)
2- Consultó en el sistema el control de archivo de la comunicación (Error No Crítico)
3- Buscó en archivo, gaveta y folder correspondiente (Error Crítico)
4- Mostró delicadeza y no maltrató los documentos (Error No Crítico)
5- Mantuvo área organizada (Error No Crítico)
a) Entrega Normal
1- Identificó tipo de turno (Error Crítico)
b) Entrega Especial
c) Entrega 2do. Turno
d) Entrega Expreso
2- Guardó en el sistema / Transfirió al representante de turno disponible (Error Crítico)
___________________
Firma
Calidad del Servicio – Oficinas Presenciales
•
Sistema de turnos (e-Flow).


•
Primera fase: 6 oficinas
Segunda fase: 4
A través de este sistema se gestionan las siguientes
métricas:
Métrica
Objetivo
Descripción
Tiempo Promedio de Espera
(min)
20 min
Tiempo promedio que esperan las y los ciudadanos antes de
ser atendidos por una o un representante de servicio.
Nivel de Servicio
80% / 20 min
Porcentaje de contribuyentes que fueron atendidos en las
oficinas presenciales en un tiempo inferior o igual a 20 min.
Tasa de Abandono
10%
Porcentaje de ciudadanos y ciudadanas que se fueron de
una de las oficinas presenciales de la institución sin ser
atendidos o haber recibido un servicio.
Ejemplos especiales de monitoreo (2)
INDICADORES INSTITUCIONALES
Indicadores institucionales
•
•
•
•
Proveen información sobre el estado real de cada
procesos de la DGII
Se actualizan mensualmente
Se compara con el comportamiento anual e interanual.
Informes trimestrales
Indicadores Institucionales
Cobranzas
Morosidad y
Omisión
Fiscalización
Declaraciones y
Pagos
Registro
VHM
Recaudación Cobro
Coactivo
Deuda Pendiente de
Cobro Morosidad
Corriente
Recaudación
Fiscalización Externa
Declaraciones de ITB y
Renta en “0” con
reportes de terceros
Contribuyentes
Activos con
Obligaciones
Emisiones de
Primera Placa
Recaudación
Acuerdos de Pago
(CC y Normal)
Morosidad
Contribuyentes
Estatales y Sin Fines
de Lucro
Monto Determinado
Fiscalización Externa
Valores de
Declaraciones de ITB ,
Renta, Activos, ITM,
Retenciones,
Contribuyentes
Inscritos por Año
Transacciones de
Endosos
Antigüedad de la
Deuda
Antigüedad de la
Morosidad
Recaudación
Fiscalización Plan
Masivo (Centros y Fisc.
Interna)
Declaraciones por
Medio de
Presentación
Deuda Pendiente
de Cobro
Índice de
Recuperación de la
Deuda Morosa
Monto Determinado
Plan Masivo
Pagos por Medio de
Presentación
Recaudación
Efectiva Call Center
Recaudación Morosos
y Omisos en las
Administraciones
Casos Cerrados
Fiscalización Interna
% Usuarios en OFV
Cumplimiento de
Acuerdos de Pago
(CC + AP)
Casos Cerrados
Inconsistencias
Cerradas Fiscalización
Interna
Deudas Nuevas
Cargadas a CC
Inconsistencias
Cerradas Control de
Contribuyentes
(CC,AP, AP CC)
Inscripciones de
VHM
Muchas gracias!!
Seminario internación “Experiencias sobre monitoreo en el Sector
Publico de la Republica Dominicana”
16 y 17 de Julio 2014
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