objetivos del evento - ExpoGastronomía Venezuela

OBJETIVOS DEL EVENTO
MOBILIARIO Y DECORACIÓN
ExpoGastronomía
es
un
evento
publicitario/gastronómico
dirigido
a
aquellas
empresas/personas que deseen promocionar su
propuesta gastronómica, logrando así un contacto
directo con potenciales clientes, divulgar y explicar su
propuesta y atender las oportunidades de negocios que
la exposición conlleva.
Los stands incluyen un espacio en mesa de apróx.
0,90x1,80mts (mesón) con mantelería y dos sillas.
El expositor entiende y acepta que el costo de inversión
para participar en los eventos ExpoGastronomía
corresponde a servicios de Publicidad.
El costo del stand no incluye panelería blanca, por lo
que no se dispone de paredes fijas para colocar o fijar
artículos publicitarios.
El Comité Organizador garantizará la adecuada
producción de la VI Edición ExpoGastronomía.
La decoración de cada stand está a cargo del expositor.
Todos los stands estarán identificados con el nombre del
expositor.
La entrada a la VI Edición ExpoGastronomía es
LIBRE.
No está permitido la venta y consumo de bebidas
alcohólicas durante el evento, tanto por los visitantes
como por los expositores. SIN EXCEPCIÓN.
El expositor hará uso única y exclusivamente del
espacio contratado, sin invadir el espacio del expositor
vecino. Solo será permitido albergar dos (2) personas
por cada stand.
Recomendamos una decoración idónea y atractiva que
permita captar la atención de los visitantes y aumentar
así las probabilidades de venta.
INSTALACIÓN DE STANDS
LUGAR, FECHA Y HORA
La VI Edición ExpoGastronomía se realizará desde el
jueves 12 hasta el domingo 15 de diciembre de 2013
en los espacios de la Plaza Francia de Altamira,
ubicado en la Urbanización Altamira, Municipio
Chacao, Caracas.
El horario al público será desde las 11:00am hasta las
9:00pm para los cuatro (4) días.
Tal como se indica en la propuesta de ventas, los stands
contratados son abiertos, por lo que no presentan
paredes laterales que cierren el stand en su totalidad. El
stand no incluye sobrepiso, por lo que recomendamos
utilizar cajas de plástico para almacenar los productos y
proteger los mismos por eventuales lluvias.
El horario de instalación de los expositores será desde
las 8:00am hasta las 11:00am para los cuatro (4) días.
El expositor será ubicado por el Comité Organizador
al llegar a las instalaciones del evento, de acuerdo al
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Representaciones CGYM 2010, C.A. RIF: J-29938905-6.
Copyright © 2010-2013 ExpoGastronomía
stand asignado. El Comité Organizador asignará los
stands a cada expositor, de acuerdo al tipo de producto a
promocionar.
A las 11:00am el Comité Organizador validará la
correcta instalación de los expositores. El
incumplimiento de esta normativa generará la
suspensión del expositor durante todo el día y los
espacios disponibles serán ocupados por los expositores
vecinos. El dinero del día perdido no será
reembolsado.
El expositor puede hacer uso de los puestos de
estacionamiento ubicado en el sótano de la Plaza
Altamira para cargar y descargar la mercancía. El
Comité Organizador no está autorizado para utilizar
a discreción estos espacios. En caso de requerir el uso
de los mismos, SE RECOMIENDA LLEGAR
TEMPRANO.
El Comité Organizador no dispone de recursos
humanos para asistir al expositor durante la instalación
del stand, así como en el traslado de materiales y
equipos.
El expositor debe hacer uso única y exclusivamente del
espacio contratado, ya que de lo contrario generará
malestar entre los expositores vecinos.
PUBLICIDAD
Los impuestos publicitarios para entregar volantes y/o
tarjetas de presentación, así como para exhibir un (1)
pendón publicitario están incluidos en el costo del stand.
El expositor debe acordar con el Comité Organizador
todo el material publicitario a ser exhibido durante el
evento, cancelando así los impuestos municipales que
dicha publicidad genera.
Está prohibido exhibir materiales publicitarios
distintos a los acordados previamente con el Comité
Organizador.
En caso de que el expositor desee exhibir material
publicitario distinto a los indicados en el párrafo
anterior, el mismo será facturado por separado según lo
establecido por la Dirección de Administración
Tributaria (D.A.T.) de la Alcaldía de Chacao.
El Comité Organizador tramitará todos y cada uno de
los impuestos publicitarios generados durante el evento
por cuenta del expositor. Cada expositor tendrá derecho
a exhibir el material publicitario en base a los impuestos
publicitarios cancelados.
En el caso de exhibir un pendón publicitario, el
expositor deberá contar con un Porta Pendón para ello,
el cual será ubicado en la parte trasera del stand.
VENTAS Y PRODUCTOS
Las ventas de productos y servicios serán permitidas
durante el evento, esto con el objeto de recuperar los
costos de inversión en publicidad para participar en la
VI Edición ExpoGastronomía.
Las ventas son responsabilidad única y exclusivamente
del expositor y serán realizadas por el mismo. El
Comité Organizador no garantiza, ni garantizará un
mínimo de ventas durante el evento. El expositor
entiende y acepta que debe aplicar las técnicas de ventas
más efectivas para formalizar las mismas.
El uso de este documento implica la aceptación de los Términos y Condiciones y de las Políticas de Privacidad de
Representaciones CGYM 2010, C.A. RIF: J-29938905-6.
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Los productos a ofrecer durante el evento deben ser
acordados previamente con el Comité Organizador,
por lo que está totalmente prohibida la inclusión de
nuevos productos durante el evento.
Los visitantes no están obligados a comprar los
productos que el expositor promocione. Se recomienda
ofrecer en degustación los productos ofrecidos, se
explique los ingredientes y la proveniencia de los
mismos, se informe sobre los precios y presentaciones
disponibles y, por último, se entregue los contactos para
futuras ventas.
Es práctica común que el visitante primero deguste
todos y cada uno de los productos ofrecidos en el evento
y luego comprar, de acuerdo a la disponibilidad
económica, los artículos de su preferencia.
No todos los visitantes disponen de recursos
económicos para adquirir todos y cada uno de los
productos ofrecidos en el evento, por lo que siempre
será viable efectuar ventas posterior al mismo.
Se recomienda estar atento y mantener una postura
presentable ante los potenciales clientes, manifestar
interés y disposición de atención y orientación ante las
dudas y/o inquietudes presentadas por los visitantes.
Se recomienda elaborar un mínimo de producción de
mercancía que permita recuperar los costos de
inversión para participar en el evento.
El Comité Organizador cobrará un 5% de comisión
por ventas de tarjetas de débito, y 12% por ventas de
tarjetas de crédito. Dichos cargos corresponden a
servicios administrativos y comisiones bancarias.
El Comité Organizador deducirá el porcentaje
correspondiente a las gestioness por servicios
administrativos y comisiones bancarias, y el saldo
resultante será cancelado al expositor mediante cheque
conformable a los 5 días continuos posterior al
evento. SIN EXCEPCIÓN.
El expositor debe contar con un talonario de ventas
para efectuar estas transacciones (Talonario
estándar tipo LEC y/o block de hojas blancas). Cada
expositor deberá entregar dos recibos al cliente para
efectuar el pago correspondiente. Un recibo será del
expositor y la copia será retenida por el Comité
Organizador. Se recomienda el uso de papel carbón
para agilizar el llenado de los recibos de venta.
Se deberá indicar en el recibo el Correlativo de Venta
y el Nombre del Expositor (en letra clara y legible)
para poder efectuar el cobro. Una vez efectuado el
mismo, el Comité Organizador sellará el ticket con el
sello de la empresa “REPRESENTACIONES CGYM
2010, C.A. RIF: J-29938905-6” en señal de pagado, de
no ser así, el cobro no ha sido efectuado y por ende la
venta corre por cuenta del expositor.
Posterior al evento, el Comité Organizador enviará una
El uso
este documento
implica laúnicamente
aceptación de
y Condiciones
y dedelastarjetas
Políticasde
de débito
Privacidad
de
Las ventas
endeefectivo
serán realizadas
porlos Términos
relación
de ventas
y crédito
al
Representaciones
C.A. RIF: J-29938905-6.
el expositor. El Comité Organizador
dispondráCGYM
de 2010, expositor
para luego ser cotejado y así aprobar la
Copyright
© 2010-2013 ExpoGastronomía
puntos de venta para efectuar ventas a través
de tarjetas
relación de ventas correspondiente.
de débito y crédito, y ofrecerá asistencia a los
expositores para realizar este tipo de transacciones.
El Comité Organizador no establecerá precios de venta
sobre los productos a vender, ni controlará las ventas en
efectivo por los mismos. Los precios ofrecidos en
ExpoGastronomía son establecidos únicamente por el
expositor.
En caso de alguna devolución efectuada por los clientes
debido a una inconformidad con los productos
adquiridos en los stands, los reembolsos correrán por
cuenta del expositor.
Se recomienda ofrecer a la venta paquetes o combos de
diferentes productos y/o presentaciones, considerando la
temporada en la cual se realizará el evento (Navidad).
Adicionalmente se recomienda realizar una decoración
adecuada y atractiva que capte la atención de los
visitantes.
Sólo serán entregados dos (2) carnets para dos (2)
personas por cada stand. Dichos carnets son de uso
obligatorio en las instalaciones del evento.
De requerir una mayor asistencia, cada expositor podrá
contar con un acompañante quién podrá ubicarse en la
parte delantera del stand, dependiendo del espacio
contratado.
ASISTENCIA Y MEDIOS DE CONVOCATORIA
Tal como se indica en el Plan de Ventas, la asistencia
estimada para la VI Edición ExpoGastronomía - Plaza
Altamira es entre 20.000 y 30.000 visitantes.
Las principales vías de convocatoria para la VI Edición
ExpoGastronomía son:
La venta de bebidas no alcohólicas (Agua, refrescos,
a) Acuerdos con Aliados Estratégicos quienes
jugos envasados y bebidas energéticas) estará a
difundirán la convocatoria a través de sus medios de
cargo del Comité Organizador, por lo que los
comunicación, entre los cuales se encuentran:
expositores no están autorizados en vender estos
BartenderOn, El Gourmet Urbano, El Menú Gourmet,
productos durante el evento, salvo excepciones
Esnobismo Gourmet, Eventos Venezuela, Expo Bazares,
acordadas previamente con un expositor en
ExpoDato, ExpoNoticia, Guía-Gourmet, Hoy Que Hay,
particular.
Para la VI Edición ExpoGastronomía, se estableció un
La Guía de Caracas, La Guía del Día, Que Hay 2 Night,
límite de
cuatro
(4)
expositores
con
un
mismo
producto
Recomendao,
Revista
A Políticas
y B, TedeLo
Recomiendo,
Tu
El uso de este documento implica la aceptación de los Términos
y Condiciones
y de las
Privacidad
de
y un límite de cuatro (4) productos
por expositor, CGYM
esto 2010,Red
y Vinos Para Todos.
Representaciones
C.A. Gourmet
RIF: J-29938905-6.
con el objeto de permitir la participaciónCopyright
de expositores
© 2010-2013 ExpoGastronomía
con similares propuestas gastronómicas.
b) Invitación y distribución de Notas de Prensa a los
principales medios de comunicación locales, regionales
El expositor puede consultar, una semana antes del
y nacionales.
evento, la disponibilidad de productos a vender, y podrá
agregar nuevos productos siempre y cuando no supere el
c) Publicación de Nota de Prensa en la página web
límite establecido en el párrafo anterior
www.expogastronomia.com.ve
CARNETS Y PERSONAL
d) Uso de las redes sociales pertenecientes a
ExpoGastronomía
Venezuela,
como
lo
son
@ExpoGastronomia (Twitter) y ExpoGastronomía
Venezuela (Facebook).
e) Participación en programas de radio a los que el
Comité Organizador sea invitado.
Invite con anticipación a sus clientes y relacionados al
evento demostrando cuan importantes son para su
empresa. (Mensaje Cortesía de ExpoDato Eventos
@ExpoDato).
El personal que atiende siempre debe estar atento al
público que pasa frente a su stand y no mirar pantallas
de computadoras. (Mensaje Cortesía de ExpoDato
Eventos @ExpoDato).
Use las redes sociales y correo electrónico para invitar a
visitar su Stand, hágalo con anticipación. (Mensaje
Cortesía de ExpoDato Eventos @ExpoDato)
.
CONTROLES SANITARIOS, LIMPIEZA E HIGIENE
condiciones sanitarias y temperatura adecuadas para
ello.
En los casos que aplique, el expositor deberá cumplir las
medidas de conservación de alimentos adecuadas en los
espacios de cada stand, entiéndase disponer de cavas
refrigeradas con hielo para alimentos conservados en
frío o chafing dishes para alimentos conservados en
caliente.
Serán colocados diversos depósitos de basura alrededor
del evento para insertar los desechos que pudieran
generarse durante el mismo. Agradecemos el adecuado
uso de estos materiales para mantener la limpieza de los
espacios de la Plaza.
Será contratado personal de limpieza que garantice y
mantenga una adecuada limpieza en las áreas comunes
del evento.
EL EXPOSITOR ES RESPONSABLE DE LA
LIMPIEZA DE SU STAND. Al finalizar la jornada
diaria, el expositor deberá recoger los desperdicios que
se encuentren en su stand y colocarlo en los depósitos de
basura disponibles para ello.
El uso deque
este documento
implica la aceptación
de los Términos y Condiciones y de las Políticas de Privacidad de
El Expositor
manipule directamente
alimentos
Representaciones
CGYM
C.A. RIF: J-29938905-6.
deberá hacer uso de los siguientes elementos: Guantes, 2010,Aquellos
expositores cuyos productos a vender generen
Copyright
©
2010-2013
ExpoGastronomía
Bata o delantal y Gorro de cocina (Según lo establecido
desperdicios líquidos, tales como grasas, salsas, etc., los
por la Dirección de Contraloría Sanitaria, adscrito al
mismos deben disponer de un material protector (lona
MPPS).
de plástico, cartón, etc.) a ser colocado en la mesa o el
suelo a fin de evitar la suciedad del piso de la Plaza
El Expositor deberá hacer uso continuo de un jabón
durante el evento. EL EXPOSITOR QUE NO
antibacterial.
CUMPLA CON ESTA NORMATIVA, LE SERÁ
SOLICITADO
MUY
CORDIALMENTE
Los alimentos a ser vendidos durante el evento deberán
REALIZAR LA LIMPIEZA DEL ESPACIO.
ser trasladados en vehículos que cumplan con las
Para la VI Edición ExpoGastronomía será contratado
personal de limpieza UNICA Y EXCLUSIVAMENTE
para mantener una adecuada higiene en las áreas
comunes del evento. El personal de limpieza no está
autorizado para recibir ni acatar órdenes de los
expositores. Tal como se indica en el párrafo anterior,
EL EXPOSITOR ES RESPONSABLE DE LA
LIMPIEZA DE SU STAND.
Para la VI Edición ExpoGastronomía será contratado
un servicio especial con la empresa de recolección de
desperdicio SATECA. Para ello fueron programados
recolecciones especiales de basura y desperdicios. El
horario establecido para ello será a las 4:00pm y
10:00pm
SEGURIDAD Y CUSTODIA DE EQUIPOS
Será contratado personal de protección y custodia para
el evento, tanto de día como de noche. Sin embargo el
Comité Organizador no se hace responsable ni
garantiza económicamente la perdida y/o daño de algún
material y/o equipo. Se recomienda dejar la menor
cantidad de materiales posible para evitar riesgos de
pérdida y/o robo de los mismos.
Aquellos expositores que deseen abandonar las
instalaciones del evento antes del horario permitido, ya
sea por compromisos laborales para con el evento o por
alguna otra razón, y además deje materiales en el stand
durante la noche sin un acta de inventario, asumirá
financieramente la pérdida y/o robo de dichos materiales
(si aplica).
El personal de seguridad no forma parte del Comité
Organizador, por lo que éste no está autorizado para
asistir y/o ayudar a los expositores en caso de que
requerir algún tipo de ayuda o realizar una alguna
sugerencia y/o reclamo.
La VI Edición ExpoGastronomía será realizada al aire
libre, en un espacio público con libre tránsito de
personas, por lo que recomendamos a los expositores a
estar atentos a identificar a las personas
malintencionadas que pudieran circular en el evento, si
el expositor sospecha de alguna persona con intenciones
de robo, el mismo debe comunicarle al Comité
Organizador dicha inquietud.
El uso de este documento implica la aceptación de los Términos
y Condiciones y deY
lasRESPONSABILIDAD
Políticas de PrivacidadSOCIAL
de
PATROCINANTES
En cada acceso estará ubicado un personal
de seguridad
Representaciones
CGYM 2010, C.A. RIF: J-29938905-6.
y en el interior del evento circulará elCopyright
supervisor
de
La VI Edición ExpoGastronomía será realizada
© 2010-2013
ExpoGastronomía
guardia.
Todos
tendrán
su
identificación
gracias al apoyo de Coca Cola, Magefesa, G2000
correspondiente.
Eventos, Only Baños y Grupo CGYM en beneficio a
los programas sociales impulsados por la Alcaldía de
La Empresa de Seguridad contratada realizará el conteo
Chacao como lo son “Proyecto Techo” y “Asociación
de inventario para aquellos stands cuyos expositores
Civil Juventud Prolongada”.
aprueben la pernocta de productos y materiales en las
instalaciones del evento. Este conteo se hará a partir de
SUGERENCIAS Y RECLAMOS
las 9:00pm.
El expositor tiene derecho a expresar sus inquietudes,
sugerencias y reclamos por alguna inconformidad
presentada durante el evento. Considerando este
punto, se ha diseñado un espacio exclusivo para ello.
En caso de que el expositor suspenda la participación
dos (2) semanas antes del evento, ExpoGastronomía
Venezuela no reembolsará ni dará crédito del dinero
depositado para reservar el stand.
El expositor que desee hacer alguna sugerencia y/o
reclamo en específico, deberá contactar a un miembro
del Comité Organizador (plenamente identificado), y
comunicar su situación. El Comité Organizador, en
base a su disponibilidad de tiempo en ese momento,
atenderá al expositor en el área indicada previamente.
En caso de cancelarse el evento por causas de fuerza
mayor, sugerido exclusivamente por funcionarios de la
Alcaldía de Chacao, ExpoGastronomía reprogramará
el evento a una fecha establecida por la Alcaldía de
Chacao.
El Comité Organizador sólo podrá atender las
inquietudes de un expositor a la vez.
Está expresamente prohibido gritar y alterar el
orden público debido a inconformidades durante el
evento. Como personas con un alto nivel de
profesionalismo, es obligatorio hacer uso de los
medios diseñados para manifestar las inquietudes
presentadas.
El expositor que incurra en este tipo de actitudes, será
desalojado de las instalaciones del evento y será
penalizado para participar en futuras ediciones
ExpoGastronomía.
El uso de este documento implica la aceptación de los Términos y Condiciones y de las Políticas de Privacidad de
Representaciones
El Comité Organizador se reserva
el derechoCGYM
de 2010, C.A. RIF: J-29938905-6.
admisión a las instalaciones del evento. Copyright © 2010-2013 ExpoGastronomía
SUSPENCIÓN DEL EVENTO
En caso de que el expositor suspenda la participación un
(1)
mes antes del evento, ExpoGastronomía
Venezuela descontará el 50% del dinero abonado por
gastos operativos.