instructivo: anular cheques y constituirlos en acreedores

Código: U-IN-12.004.032
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN
ACREEDORES
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN
ACREEDORES
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INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES Y CONSTITUIRLOS EN
ACREEDORES
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Identificar los cheques que llevan: a) más de sesenta (60) días en caja; o b) más de ciento
ochenta (180) días de girados, verificando si se encuentran en poder del beneficiario. Efectuar la anulación de
los mismos, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para ello, y posteriormente constituir el
acreedor.
1. ALCANCE: Inicia gestionando los trámites previos a la anulación del cheque y finaliza informando al
beneficiario que se constituyó como acreedor y/o continuando con las gestiones para contactarlo. Aplica para
las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o
cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.
2. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que
quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la
CGN).
3. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e
identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en
la Tesorería.
4. Prescripción: Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber
agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de
la CGN).
5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
6. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Un cheque debe ser anulado para constituirlo como acreedor si se presenta cualquiera de las siguientes
situaciones:
a) Si no ha sido retirado de la caja de la Tesorería respectiva, transcurridos sesenta (60) días después
de la fecha de giro.
b) Si el cheque ya ha sido entregado al beneficiario y no ha sido cobrado en el banco, transcurridos
ciento ochenta (180) días después de la fecha de expedición del cheque, el título pierde su calidad
de título valor, no siendo exigible, por lo tanto se debe proceder a su anulación. (Art. 730 Código de
Comercio).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
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1. Revisar que se hayan efectuado las gestiones previas a la constitución del
acreedor
El tesorero debe revisar que se haya efectuado y registrado en el formato seguimiento para entrega de
cheques en caja, las gestiones previas a la constitución del acreedor a que hace referencia el instructivo
de girar y entregar cheques, numeral 16 “Informar al beneficiario sobre la existencia del cheque”, del
instructivo girar y entregar cheques - procedimiento Efectuar Giros.
Ver formato seguimiento para entrega de cheques en caja
¿El cheque reposa en caja y han pasado más de sesenta (60) días después del giro?
Sí: Anular el cheque físicamente, ir al numeral 2.
No: ¿El cheque lleva más de 180 días de girado, está en poder del beneficiario y no ha
sido cobrado en la entidad bancaria?
Se debe verificar si han pasado 180 días y el cheque aún no ha sido cobrado en el banco.
Sí: Anular cheque en el SGF – QUIPU y constituir acreedor, ir al numeral 3.
No: Fin del instructivo.
2. Anular el cheque físicamente
El auxiliar de Tesorería, para anular el cheque, debe destruirlo conservando la parte correspondiente al
número de cheque el cual se debe pegar en cada comprobante de anulación. Esta tarea se efectúa
cuando el cheque no ha sido entregado al beneficiario y reposa en caja (sesenta (60) días después del
giro).
3. Anular el cheque en el SGF – QUIPU y constituir acreedor
El auxiliar de Tesorería debe anular el cheque en el SGF – QUIPU, constituyendo el acreedor
automáticamente.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para anular el cheque y constituir acreedor:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de Tesorería.
En la pantalla de anulaciones de Tesorería en el campo tipo de anulación presionar la tecla F9 y en la
lista desplegada escoger la opción "anulación egresos - constitución acreedores"
¿Posteriormente a la anulación del cheque y constitución del acreedor, se solicita el
giro nuevamente del cheque por parte del beneficiario?
Si el beneficiario del pago, una vez constituido el acreedor, solicita nuevamente el giro, se deberá
realizar el procedimiento para verificar que el acreedor esté constituidos en la información de los
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ACREEDORES
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
estados financieros, así mismo se debe solicitar entrega de los documentos como soporte del nuevo
comprobante de egreso, según corresponda.
Sí: Ir al instructivo Girar y entregar cheques (Procedimiento Efectuar Giros). Numeral 2- Verificar
información para efectuar giro de cheques anulados constituidos como acreedores
No: ¿El cheque corresponde a una obligación que ya prescribió?
Se debe establecer el tiempo de giro para determinar si la obligación ha prescrito.
Sí: Ir al instructivo Anular cheques definitivamente (Procedimiento anular cheques).
No: Fin del instructivo.
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora
Judith
Rojas
Rojas, María Fernanda
Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente
administrativo
División
Nacional
de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Marzo 30 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias que hagan
sus
veces
de
la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso,
Aura
María
Cárdenas Paulsen
Tesorero,
auxiliar
de
Tesorería
o
quienes
ejercen este rol, asesoras
y
contratista
de
la
Gerencia
Nacional
Financiera
y
Administrativa.
Abril 08 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángela
María
González Lozada
Gerente
Nacional
Financiera
y
Administrativa
Octubre 28 de 2010