Criterios para la determinación de las observaciones de glosa Introducción El complejo marco normativo asociado al ejercicio del gasto, determinado por un gran número de disposiciones legales, exige contar con instrumentos que faciliten y apoyen a los servidores públicos para su cumplimiento. La exigencia de la sociedad, de los partidos políticos y por lo tanto de los órganos fiscalizadores para que exista austeridad, transparencia y rendición de cuentas, sobre la aplicación de los recursos públicos, se ha incrementado significativamente. Con el propósito de apoyar a los titulares de las representaciones de México en el exterior en su responsabilidad de ejercer el presupuesto que les ha sido asignado, con apego a las disposiciones legales aplicables y a los procedimientos establecidos, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) supervisa la aplicación del gasto que realizan las representaciones de México en el exterior. Mecanismo de revisión La supervisión que realice la DGPOP a la aplicación del gasto que realizan las representaciones, considerará exclusivamente los siguientes aspectos, mismos que garantizan la evidencia documental suficiente y competente para soportar los gastos realizados de conformidad con los principales aspectos normativos: a) Revisión general del reporte de gastos, para verificar que contenga la documentación mínima requerida para iniciar la supervisión correspondiente: o o o o o cédula resumen de saldos debidamente requisitada. estado(s) de cuenta bancario(s). conciliación(es) bancaria(s) emitida por el Sistema para la Gestión ProgramáticoPresupuestaria de las representaciones (SIGEPP). reporte(s) de saldos del SIGEPP. reporte(s) de movimientos del SIGEPP. En caso de que el reporte no contenga como mínimo dichos documentos, la situación se hará del conocimiento de la representación a fin de que se remita lo necesario a la DGPOP en un plazo no mayor a 15 días, para poder iniciar su revisión. b) Revisión de la documentación que integra el reporte de gastos remitido por la representación, considerando los siguientes criterios: Tipo de observación La observación se determinará cuando Criterios para la determinación de las observaciones de glosa Tipo de observación La observación se determinará cuando La erogación no se encuentra comprobada - - El gasto de inversión y obra pública no cuenta con la autorización de la unidad normativa responsable y/o carece de la traducción correspondiente. - - Los datos del comprobante de la erogación son incompletos o incorrectos. - La póliza no se integró en el reporte o es incorrecta No existe factura, recibo o documento comprobatorio original o en copia certificada que sustente la erogación. Los apoyos otorgados en el marco de los programas de protección consular y consulados móviles, no se comprueban con los recibos debidamente firmados por el beneficiario o con huella digital. Los pagos de sueldos y prestaciones de personal local y del Servicio Exterior Mexicano, no están comprobados con los documentos establecidos en el MPNPRME. Existen pagos realizados vía transferencia bancaria o correspondencia, que son comprobados con estados de cuenta, en donde no es posible identificar el beneficiario y monto otorgado. La comprobación es mediante un voucher y no existe justificación al respecto. La erogación no cuenta con la autorización de la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales o Dirección General de Tecnologías de la Información e Innovación para: o Adquisición de bienes de inversión por cualquier monto. o Obras públicas. o Adquisición de bienes inmuebles. La erogación no está debidamente clasificada en los capítulos de gasto 5000 “Bienes muebles, inmuebles e intangibles” y 6000 “Inversión pública”. La erogación no cuenta con la traducción al español correspondiente. La factura, recibo o documento comprobatorio presenta tachaduras y/o enmendaduras o no contiene la descripción del bien o servicio adquirido. Lo anterior, no aplicará en los casos en que la representación incluya en la comprobación la firma del titular. Los comprobantes de las erogaciones realizadas en México no cumplen los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. No se presenta la traducción básica al español del comprobante de la erogación, en aquellos comprobantes que fueron expedidos en un idioma diferente al inglés o al español. No se integró al reporte de gastos la póliza. La póliza no está debidamente firmada en sus apartados de “elaboró” y “revisó”. Criterios para la determinación de las observaciones de glosa Tipo de observación La observación se determinará cuando Las erogaciones por concepto de gastos de orden social no cuentan con el formato de justificación correspondiente La erogación por concepto de gastos de orden social no cuenta con el formato de justificación. El formato no está debidamente requisitado en todos sus apartados. La erogación se encuentra comprobada parcialmente No existe factura o recibo que sustenta por lo menos el 95% de la erogación. c) La DGPOP considerando las cargas de trabajo que se presenten en las áreas responsables de la glosa de los reportes de gasto y las limitaciones de la plantilla de personal disponible, procurará revisar mensualmente al menos 10 reportes, considerando adicionalmente los siguientes criterios de glosa: Criterio de glosa La erogación no se encuentra justificada con el contrato, convenio o documento que demuestre la obligación de efectuar el pago La observación se determinará cuando Las erogaciones por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios que exceden los montos establecidos en las POBALINES para la celebración de contratos, y o En la primera erogación del ejercicio no se integró la copia certificada del contrato, o o En los pagos subsecuentes la póliza no indica el número del contrato referenciado o no contiene copia simple de la primera página del contrato o convenio. El gasto no cuenta con la autorización de la unidad normativa responsable. Las erogaciones por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios exceden los montos establecidos en las POBALINES y no cuentan con la autorización de la DGBIRM, DGTI u Oficialía Mayor - Las erogaciones por concepto de sueldos, prestaciones, aguinaldo y seguridad social no están previstas en el presupuesto autorizado y no cuenten con la autorización de DGSERH. Los pagos de comisiones oficiales no cuentan con la autorización de la subsecretaría o área central correspondiente. La comisión oficial requiere la autorización de la subsecretaría o área central competente. La subpartida o concepto en el que se registró el movimiento no corresponde a la naturaleza del mismo. No se presenta la traducción al español del comprobante de la La documentación soporte indica que la naturaleza del movimiento es diferente al concepto o subpartida en la que se registró. No se presenta la traducción básica al español del comprobante de la erogación en aquellos comprobantes que fueron expedidos Criterios para la determinación de las observaciones de glosa Criterio de glosa erogación. El comprobante se encuentra en una divisa diferente a la de registro y no se especificó el tipo de cambio utilizado. La observación se determinará cuando en un idioma diferente al inglés. El importe del comprobante de la erogación se encuentra en una divisa diferente a la que la representación utilizó para registrar la erogación en el SIGEPP y omitió especificar el tipo de cambio que aplicó para dicha operación.