procedimiento mantenimiento de edificios y dependencias

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
CÓDIGO:
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P-MA-BSI-AL-04
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PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
1. OBJETIVO
Mantener los edificios y dependencias Institucionales con una imagen de aseo,
salubridad y respeto a los usuarios y funcionarios públicos.
2. ALCANCE
El mantenimiento es un trabajo diario del personal de limpieza y cuando se suscita
reportes de daños, falta de limpieza u otros factores por parte del cliente interno se
atiende de forma inmediata a la solución de aquellos problemas reportando al Director
Administrativo de todas las actividades realizadas.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
 Supervisa servicios generales orientados al mantenimiento
de edificios e infraestructura municipal
 Presenta informes de cumplimiento objetivos y metas
Supervisor de Servicios
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas
Generales
 Las demás funciones asignadas por Ley, el Director
Administrativo y el Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios
 Brinda el servicio de limpieza a las instalaciones del
municipio
Auxiliares de Varios
 Informa de las actividades realizadas al inmediato
Servicios
superior.
 Las demás asignadas por la ley y su superior directo
 Brinda servicios de mantenimiento eléctrico, plomería o
carpintería a equipos e instalaciones Municipales.
Técnico en
 Informa de las actividades realizadas al inmediato
Mantenimiento
superior.
 Las demás funciones asignadas por Ley y su Responsable
inmediato.
Rol
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PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
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4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1
GAD-I
2
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San Miguel
de Ibarra
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización
DEFINICIÓN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
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EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
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5. DIAGRAMA DE FLUJO:
Diagrama de Flujo: Mantenimiento de edificios y dependencias institucionales
UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
CLIENTE INTERNO
Fase
Responsable
Desarrollo Institucional
Inicio
Cliente Interno
1. Reportar daño o
requerimiento de
mantenimiento del
área a Supervisor de
servicios Generales
Auxiliares de
Servicios Varios
2. Ejecutar servicio
de limpieza diario de
acuerdo a las áreas
asignadas
17. Revisar informe y
emitir informe general
D5
Director
Administrativo
18. Revisar y
Archivar informes
Fin
7. ¿Existe
disponibilidad
de materiales
en Bodega?
Auxiliares de
Servicios Varios
3. Reportar daños de
las áreas asignadas a
Supervisor de
Servicios Generales
Supervisor de
Servicios Generales
Supervisor de
Servicios Generales
4. Inspeccionar
edificios y
dependencias
5. Programar
mantenimiento
Supervisor de
Servicios Generales
Si 8. Solicitar materiales
para el
mantenimiento D2
9. P-MA-BSI-AB-02
Egreso de bienes de
Larga Duración y
Sujetos a Control y
de Consumo corriente
Si
A
No
Supervisor de
Servicios Generales
10. Comprar
materiales para el
mantenimiento D3
6. ¿Requiere la
adquisición de
materiales para el
mantenimiento?
D1
Supervisor de
Servicios Generales
No
A
13. Asignar personal
para el mantenimiento
o reparación de daños
Supervisor de
Servicios Generales
11. Solicitar la
reposición del dinero
gastado por la compra
de materiales D3, D4
Auxiliares / Técnicos
en mantenimiento
14. Realizar
mantenimiento o
reparación de daños
12. P-MA-BSI-ACP-04
Adquisición de
bienes y servicios a
través de caja
chica
Supervisor de
Servicios Generales
15. Revisar el
mantenimiento o
reparación de daños
realizado
Supervisor de
Servicios Generales
16. Realizar informe
del mantenimiento
o reparación de
daños realizado D5
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EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
Documentos:
D1: Programación de mantenimiento
D2: Solicitud de materiales para mantenimiento o
reparación de daños (egreso de bodega o pedido de
materiales)
D3: Factura o comprobante de venta a crédito
D4: Memorando de solicitud de reposición del
dinero gastado
D5: Informe de mantenimiento, daños y adquisición
de materiales utilizados.
CÓDIGO:
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Sistemas:
Sistema de Gestión Documental Quipux.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Reporta daños o requerimiento de
mantenimiento del área a Supervisor de
servicios Generales de forma verbal
Cliente Interno
Ejecuta el servicio de limpieza diario de
acuerdo a las áreas asignadas por el
Supervisor de Servicios Generales.
Auxiliares de
Servicios Varios
Reportar daños de las áreas asignadas a
Supervisor de Servicios Generales
Auxiliares de
Servicios Varios
4
INSPECCIONAR
EDIFICIOS Y
DEPENDENCIAS
Inspección de edificios y dependencias
de forma periódica para detectar
cualquier
daño
o
falta
de
mantenimiento.
Supervisor de
Servicios
Generales
5
PROGRAMAR
MANTENIMIENTO
Programar mantenimiento de acuerdo a
la inspección realizada (D1)
Supervisor de
Servicios
Generales
1
2
3
ACTIVIDAD
REPORTAR DAÑO
O
REQUERIMIENTO
DE
MANTENIMIENTO
DEL ÁREA A
SUPERVISOR DE
SERVICIOS
GENERALES
EJECUTAR
SERVICIO DE
LIMPIEZA DIARIO
DE ACUERDO A
LAS ÁREAS
ASIGNADAS
REPORTAR DAÑOS
DE LAS ÁREAS
ASIGNADAS A
SUPERVISOR DE
SERVICIOS
GENERALES
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Verifica si se requiere la adquisición de
materiales para el mantenimiento
¿REQUIERE LA
 Mantenimiento
requiere
la
ADQUISICIÓN DE
adquisición de materiales
6
MATERIALES
Continuar con la actividad No 7
PARA EL
MANTENIMIENTO?  Mantenimiento no requiere la
adquisición de materiales
Continuar con la actividad No 13
Verifica si existe disponibilidad de
materiales en Bodega.
¿EXISTE
 Existe
disponibilidad
de
DISPONIBILIDAD
materiales en Bodega
7
Continuar con la actividad No 8
DE MATERIALES
EN BODEGA?
 No existe disponibilidad de
materiales en Bodega
Continuar con la actividad No 10
SOLICITAR
Solicita materiales a través de un
MATERIALES
memorando (D2) a la Unidad de
8
PARA EL
Administración de Bienes.
MANTENIMIENTO
PROCEDIMIENTO
P-MA-BSI-AB-02
Llamado al procedimiento EGRESO DE
EGRESO DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
BIENES DE LARGA
SUJETOS
A CONTROL Y DE
9
DURACIÓN Y
CONSUMO CORRIENTE para adquirir
SUJETOS A
los materiales necesarios de acuerdo al
CONTROL Y DE
trámite pertinente.
CONSUMO
CORRIENTE
COMPRAR
Comprar
materiales
para
el
MATERIALES
mantenimiento solicitando a la entidad
10
PARA EL
externa la respectiva factura (D2)
MANTENIMIENTO
SOLICITAR LA
Solicita la reposición del dinero gastado
REPOSICIÓN DEL
por la compra de materiales a través del
11 DINERO GASTADO
memorando (D4) adjuntando la factura
POR LA COMPRA
(D3)
DE MATERIALES
al
procedimiento
PROCEDIMIENTO Llamado
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
P-MA-BSI-ACP-04
12 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CAJA
CHICA para continuar con el trámite
BIENES Y
respectivo de desembolso del dinero
SERVICIOS A
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
Supervisor de
Servicios
Generales
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SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
EDIFICIOS Y DEPENDENCIAS
INSTITUCIONALES
TRAVÉS DE CAJA
CHICA
13
14
15
16
17
18
ASIGNAR
PERSONAL PARA
EL
MANTENIMIENTO
O REPARACIÓN DE
DAÑOS
REALIZAR
MANTENIMIENTO
O REPARACIÓN DE
DAÑOS
REVISAR EL
MANTENIMIENTO
O REPARACIÓN DE
DAÑOS
REALIZADO
REALIZAR
INFORME DEL
MANTENIMIENTO
O REPARACIÓN DE
DAÑOS
REALIZADO
REVISAR
INFORME Y
EMITIR INFORME
GENERAL
REVISAR Y
ARCHIVAR
INFORMES
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
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gastado.
Asigna
el
personal
para
el
mantenimiento o reparación de daños de
acuerdo a la necesidad.
Supervisor de
Servicios
Generales
Realiza el mantenimiento o reparación
de daños de acuerdo a la necesidad.
Auxiliares de
Servicios Varios /
Técnicos en
mantenimiento
Revisa el mantenimiento o reparación de
daños realizado por el personal de
Auxiliares de servicios varios o por los
técnicos de mantenimiento.
Supervisor de
Servicios
Generales
Realiza informe del mantenimiento o
reparación de daños realizados por los
Auxiliares de Servicios Varios o por los
técnicos de mantenimiento.
Supervisor de
Servicios
Generales
Revisa informe detallado por el
supervisor de Servicios Generales y
emite un informe general de los mismos.
Responsable de
Desarrollo
Institucional
Revisa y Archiva informes. Además
toma las medidas necesarias o
recomendaciones
Director
Administrativo
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra
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DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
L
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Programación de mantenimiento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Fecha:14/12/2012
Revisó: Ing. Edmundo Paredes – Responsable de
Desarrollo Institucional, Patricio Acosta –
Supervisor de Servicios Generales
Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
Elaboró:Nataly Culqui, Nataly Molina