Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Operaciones
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL PROPUESTA DE MANUALES Y MARCO INSTITUCIONAL PARA LA LIGA PROFESIONAL DE BALONCESTO DE VENEZUELA (LPB) Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial Autor: Gomes A, Andrés J. Carnet: 07-2175 C.I.: V-18.837.871 Tutora Académico: Macringer Omaña Tutor Empresarial: Carlos Silva Sartenejas, Mayo 2011 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL PROPUESTA DE MANUALES Y MARCO INSTITUCIONAL PARA LA LIGA PROFESIONAL DE BALONCESTO DE VENEZUELA (LPB) Autor: Gomes A, Andrés J. Carnet: 07-2175 C.I.: V-18.837.871 Tutora Académico: Macringer Omaña Tutor Empresarial: Carlos Silva Sartenejas, Mayo 2011 ii APROBACIÓN DEL TUTOR ACÁDEMICO En mi carácter como Tutora Académico del informe de pasantías presentado por el bachiller Andrés José Gomes Agrela, para optar por el Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial; considero que dicho informe reúne los requisitos y meritos suficientes para ser sometidos a la presentación pública por parte del jurado examinador que se designe. En el Valle de Sartenejas a los _______ días del mes de ___________________________ Prof. Macringer Omaña iii de 2011 APROBACIÓN DEL JURADO Informe de Pasantías presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la aprobación de la asignatura PD- 3608 Cursos en Cooperación con la Empresa. Obtuvo la calificación de__________________ puntos por el Jurado conformado por: _______________________ _____________________ Tutor Académico Jurado Prof. Macringer Omaña Prof. ________________________ Tutor Profesional Carlos Silva iv DEDICATORIA Este informe está dedicado A DIOS que es mi padre que regalándome el don de la vida permitió que lograra este objetivo de crecimiento personal, por amarme incondicionalmente así tal cual como soy sin pedir nada a cambio, por regalarme una familia maravillosa a unos amigos de verdad, por estar presente en cada acontecimiento de mi vida. A Él que entrego a su único hijo JESUCRISTO para morir por mí en la cruz y así regalarme la vida eterna y el perdón de mis pecados. A ÉL que me regalo a su madre la VIRGEN MARÍA para que me protegiera de todo mal. Gracias infinitas. v RECONOCIMIENTO A DIOS por regalarme el don de la vida, por amarme como soy sin pedir nada a cambio, por estar presente en cada acontecimiento de mi vida. A mis Padres ANTONIO GOMES e INÉS DE GOMES, por regalarme mucho amor por enseñarme muchas cosas de la vida por transmitirme la fe. A mis hermanos, MIGUEL, ANGÉLICA, SAMUEL Y VALERIA por regalarme muchas alegrías estando juntos. A toda mi familia por estar pendiente de mí de regalarme el poder luchar por un futuro mejor. A mi COMUNIDAD que reza por mí en mis momentos difíciles. A todos mis amigos especialmente a los de la Universidad JAIRO, GABY ADA por todo el apoyo que me dan, ADRIANA PINEDA por ayudarme, por estar siempre que te necesito incluso en la pasantía. A todos mis profesores especialmente a MACRINGER OMAÑA por ser mi tutora por enseñarme muchas cosas. A la Liga profesional de Baloncesto (LPB) por permitirme ser parte de ustedes. Gracias a todos y esto va por ustedes y que DIOS siempre este en medio de nosotros. vi ÍNDICE GENERAL Índice de Figuras …………………………………………………………………….….. ix Resumen ……………………………………………………………………………..…... x Introducción ………………………………………………………………………...….....1 Capítulo I ……………………………………………………………………….….....3 Marco Referencial ………………………………………………………………...3 1.1.-Marco Institucional…………………………………………………………....3 1.1.1.-Reseña Histórica de la Institución ……………………………….…...3 1.1.2-Misión…………………………………………………...……………..4 1.1.3-Visión……………………………………………………...…………..4 1.1.4-Valores……………………………………………………….………..4 1.1.5.-Objetivos Estratégicos……………………………………….………..5 1.1.6-Estructura Organizativa de la Institución……………………………...5 1.1.7-Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación…………….....6 1.2.-Marco Legal…………………………………………………………………...7 1.3.-Diagnóstico…………………………………………………….……………...7 1.3.1.-Descripción y Análisis de la Situación Actual …………………….....8 1.3.2.-Análisis del Diagnóstico del Problema…………………………….....8 Capítulo II ..……………………………………………………………………….….10 El Problema ..……………………………………………………………………...10 2.1.-Planteamiento del Problema………………………………………………..….10 2.2.-Formulación del Problema ……………………………………………………10 2.3.-Objetivos de la Investigación………………………………………………….10 2.3.1.-Objetivo General…………………………………………………….10 2.3.2.-Objetivos Específicos……………………………………..………....10 2.4.-Justificación e Importancia …………………………………………..……….11 2.5.-Alcance………………………………………………………………….……..11 2.6.-Limitaciones………………………………………………………..………….11 vii Capítulo III .……………………………………………………………...…………..12 Marco Teórico ..……..…………………………………………………………….12 3.1.-Manuales…..………………………………………………………………......12 3.2.-Procedimientos…….…………………………………………………………..12 3.3.-Ventaja de los procedimientos………….………..……………………………12 3.4.-Manual de normas y procedimientos….…………………………….…...……14 3.5.-Objetivos del manual de normas y procedimientos…...………………………14 3.6.-Ventajas………………………………………………………………….……15 3.7.-Limitaciones…………………….…………………………………………..…15 3.8.-Contenido de los manuales de procedimientos….……………………….……16 3.9.-Normas….………………………………………………………….………….16 3.10.-Método de la entrevista directa...……………………………………...……..16 3.11.-División del trabajo...…………………………………………….…………..16 3.12.-Flujogramas..………………………………………………..……………….17 Capítulo IV...…………………………………………………………………………18 Marco Metodológico...………………………………………………….…………18 4.1.-Tipo y Diseño de la Investigación……………………………………………..18 4.2.-Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ………………………...…18 4.3.-Análisis y Tratamiento de la Información……………………………….….…19 4.3.1.-Elaboración de Cronograma de Actividades………………………...20 Capítulo V...………………………………………………………………………..…21 Presentación y Análisis de Resultados…………………………….…………..…21 Conclusiones ……...…………………………………………………………….…24 Recomendaciones…………………………………………………………..…..….26 Fuentes de Información …………………………………………………...……..27 Anexos………………………………………………………………………….….28 viii ÍNDICE DE FIGURAS Número Descripción Página Figura1. Organigrama de la LPB…...………………………………………….…………..6 Figura 2. Organigrama del Departamento de Comunicaciones…..………………………..6 Figura3. Organigrama del Departamento de Operaciones…………..……………………..7 Cuadro1. Cronograma de Actividades………………………………...…………………..20 ix UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL PROPUESTA DE MANUALES Y MARCO INSTITUCIONAL PARA LA LIGA PROFESIONAL DE BALONCESTO DE VENEZUELA (LPB) Autor: Gomes A, Andrés J. Tutora Académico: Omaña, Macringer Fecha: 2011 RESUMEN El trabajo se fundamentó en la elaboración de un manual de normas y procedimientos para los Departamentos de Comunicaciones y Operaciones de la Liga Profesional de Baloncesto (LPB), dada la problemática existente específicamente en la falta de estandarización de los procedimientos y mejora de la eficiencia de los empleados. El tipo de investigación usada fue de campo mientras que el diseño de investigación fue no experimental, las técnicas de recolección de datos usadas fueron la entrevista, la observación directa y la revisión documental, las cuales se enfocaron en cumplir con el objetivo de documentar los procesos de dichos departamentos mediante los diagramas de flujo, que permitieron el entendimiento de una manera clara y rápida de los procedimientos. Como resultado se logró la documentación de los procesos de sus respectivos departamentos dejando así el Manual de Normas y Procedimientos de la LPB. Descriptores: Manual de Normas y Procedimientos, Diagramas de Flujo, Documentación y Procesos. x INTRODUCCIÓN Hoy en día las empresas exitosas son aquellas que poseen un buen control interno, por lo que logran ser más competitivas en el mercado laboral, la clave para alcanzar este objetivo es la implementación de manuales de normas y procedimientos, los cuales permiten a todo el personal de la organización, conocer la realización de sus procedimientos de la mejor manera posible; es por esto que las empresas deben velar por su continua actualización. Por otra parte, el uso de los manuales facilita el conocimiento de los objetivos de la organización, su reseña histórica, misión y visión de la empresa, de este modo todo el personal puede conocer lo que espera la organización de ellos y así poder alcanzar los objetivos propuestos. La Liga Profesional de Baloncesto de Venezuela (LPB) consciente de la necesidad de mejoramiento continuo de la organización, considera pertinente implementar la ejecución de un manual de Normas y Procedimientos para la institución. Esto debido a que la utilidad del manual es copilar de forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo, aumentar la eficiencia de los empleados y evitar las discusiones y malos entendidos. A continuación se presentarán las diferentes etapas del informe de Pasantías. Para una mejor lectura y comprensión del mismo, se dividirá por capítulos donde se explicarán todos los elementos básicos, los cuales son: Capítulo I, contiene el marco referencial el cual está conformado por una breve historia de la LPB su misión, visión y objetivos, también sus valores y la estructura organizativa. Capítulo II, cuenta con el problema su respectivo planteamiento, justificación e importancia y las limitaciones presentes para la elaboración del trabajo. Capítulo III, presenta las bases teóricas para la elaboración del proyecto. Capítulo IV, describe el marco metodológico para la realización del trabajo. Capítulo V, contiene las propuestas y los trabajos realizados efectuados en la LPB. 2 CAPÍTULO I MARCO REFERENCIAL 1.1.-Marco Institucional Las pasantías descritas en el presente informe fueron realizadas en los Departamentos de Comunicaciones y Operaciones de la LPB. A continuación se presenta un recorrido histórico desde su fundación de la organización, hasta su actual constitución, manifestando también sus objetivos y principales valores que identifican a la LPB. 1.1.1.-Reseña Histórica de la Liga Profesional de Baloncesto de Venezuela LPB. El baloncesto profesional en Venezuela funciona con la denominación de Liga Profesional de Baloncesto de Venezuela (LPB) desde 1993. Proviene de la llamada Liga Especial de Baloncesto, fundada en 1974 del sueño de Leonardo Rodríguez y Delio Amado León. Desde entonces se ha convertido en el espectáculo de Venezuela por su calidad en cancha, emoción a granel, diversión y una gran difusión comunicacional. Todos los canales de televisión nacional han transmitido por lo menos una temporada, amén del gran centimetraje en la prensa nacional y regional, sin dejar de mencionar los circuitos radiales de cada equipo. El baloncesto profesional ha sido la punta de lanza para grandes logros internacionales, siendo el propulsor del fenómeno. Venezuela, ha obtenido el campeonato Boliviano en Bolivia año 1977, participó en el Mundial Argentina en 1990, fue Campeón Suramericano en Venezuela en el año 1991, en 1992 fue Subcampeón de América en Portland y participó en los Juegos Olímpico de España en su edición en el año 1992. En estas décadas del deporte de las mallas y los balones vieron nacer a sus primeros jugadores dentro de la Asociación Nacional de Baloncesto NBA (National Basketball Association): Carl Herrera, Oscar Torres y Greivis Vasquez. El Licenciado. Tulio Capriles tuvo la responsabilidad de presidir la primera temporada de LPB en 1.993. Le han seguido en el cargo: Germán Blanco Romero (primero en repetir), Carlos Gómez Urquiloa, Rodolfo Tovar, Domingo Cirigliano, Tulio Capriles 3 Mendoza y nuevamente Rodolfo Tovar. Además de los triunfos descritos que han instalado a Venezuela -con luz propia- en el firmamento mundial, la Liga Profesional de Baloncesto ha cumplido un papel importante en el entretenimiento sano del venezolano siendo con el Béisbol Profesional y el fútbol de primera división, las únicas entidades sembradas en el calendario deportivo anual de Venezuela. La sede actual de la LPB se encuentra ubicada en la Avenida Venezuela, edificio. Venezuela, piso 2. Oficina. 21, El Rosal, Caracas. 1060. Dentro de las instalaciones de la LPB cuenta con diferentes módulos divididos por departamentos (Administración, Comunicaciones y Operaciones) y una sala de juntas donde realizan diversas funciones por falta de espacio y por su mala distribución, esto ocasiona problemas cuando hay juntas ya que no hay espacio para las otras actividades poseen excelentes equipos y gran cantidad de suministros. 1.1.2.-Misión de la Liga Profesional de Baloncesto Ser reconocidos como una Institución autónoma al servicio del Deporte, confiable, eficiente, con calidad y profesionalismo, que contribuya a la formación integral de la población y al óptimo rendimiento de los jugadores de baloncesto venezolanos. 1.1.3.-Visión de la Liga Profesional de Baloncesto Conformar una institución al servicio del deporte asociado al baloncesto, responsable de complementar la formación integral de los jugadores, procurando su óptimo rendimiento, con calidad y profesionalismo del recurso humano, incrementando la cantidad de afiliados a través de una mayor cobertura e infraestructura. 1.1.4.-Valores de la Liga Profesional de Baloncesto • Pasión. Todas nuestras acciones las hacemos con amor y cariño. Damos el 100% de nuestro esfuerzo • Responsabilidad. Nos sentimos comprometidos en asumir y reconocer las consecuencias de nuestras acciones y a su vez contribuir al mejoramiento social y moral del país. • Integridad. Pensamos que la LPB debe ser un modelo de tolerancia, nobleza, trabajo en equipo y transparencia 4 • Desempeño. La LPB se esfuerza por ofrecer un baloncesto de calidad y una experiencia incomparable al jugador y al espectador, convirtiendo este deporte en vehículo de responsabilidad social y cultural. • Autenticidad. Consideramos que el baloncesto es un juego sencillo que divierte y entretiene a los espectadores. 1.1.5.-Objetivos Estratégicos de la Liga Profesional de Baloncesto • Organizar y efectuar el evento deportivo de baloncesto a nivel nacional • Estimular a los jugadores para que alcancen el nivel profesional más alto dentro de sus posibilidades • Propiciar la autodisciplina, la constancia y el sentido de la responsabilidad. • Promover el espíritu del trabajo en equipo y la cooperación con los demás • Incitar y alentar la sana competencia 1.1.6.-Estructura Organizativa de la Liga Profesional de Baloncesto La liga profesional de baloncesto tiene una estructura organizativa por departamentos, puede decirse que es una estructura piramidal más que jerárquica; la autoridad máxima reside en la punta, de manera organizativa sería el Presidente Ejecutivo, mientras que estructuralmente consta de una junta directiva que son los accionistas dueños de los equipos, pero que no intervienen en las tomas de decisiones dentro de la organización. Los departamentos poseen una autonomía propia en conjunto con el Presidente Ejecutivo, hay una integración de todos los departamentos entre cada uno de ellos y a su vez con el Presidente Ejecutivo. Se puede observar de una manera grafica en la (figura 1.) cómo se divide jerárquicamente la organización y cada uno de los departamentos incluyendo al consultor jurídico y asesor operativo. 5 Figura1. Organigrama de la LPB 1.1.7.-Estructura Estructura Organizativa del Departamento de Comunicaciones y Operaciones Departamento de Comunicaciones: Es donde se diseña y se planifica la estrategia de difusión de la información referente a la LPB por los medios indicados para su transmisión incentivando a las redes sociales sociales. A continuación se muestra el departamento en la figura 2 Figura 2. Organigrama del Departamento de Comunicac Comunicaciones. iones. Departamento de Operaciones: Es donde se diseña y se planifica los aspectos técnicos para llevar a cabo el campeonato oficial de la LPB bien sea el calendario oficial y 6 coordinar la logística de los oficiales y técnicos que participan en cada juego. A continuación se muestra el departamento en la figura 3 Figura3. Organigrama del Departamento de Operaciones. 1.2.-Marco Marco Legal de la Liga Profesional de Baloncesto • Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) • Ley del Deporte(1995 1995) • Reglamento de la Federación Internacional de Baloncesto (FIBA: International Basketball Federation Federation) (2010) • Reglamento General de la LPB 201 2011 1.3.-Diagnóstico El Departamento de Comunicaciones está encargado de captar aptar el mayor espacio posible en los diferentes medios de comunicación con infor información mación relativa a la LPB y su torneo oficial, diseñar iseñar y coordinar las actividades comunicacionales y la agenda informativa de la LPB. Dirigir y velar por el contenido de los diferentes medios informativos y de difusión fusión propios de la LPB, ya sea impresos, radiales, televisivos, electrónicos o cualquier otro medio existente. En cada temporada contratan a un comunicador social para la asistencia de medios, por este motivo, all pasante de Organización Empresarial de laa USB le fue asignado estructurar el manual de normas y procedimientos, para que al profesional de la comunicación contratado, le resultara más fácil su tarea tarea. Quedando, de esta manera, mejor documentados y estructurados las funciones y el trabajo que dicho o profesional debe realizar. 7 El Departamento de Operaciones está encargado de construir y proponer el calendario oficial del torneo de la LPB y de la Liga Especial. Coordinar la logística, preparación y conformación de los oficiales y técnicos que participan en cada juego. Coordinar la logística de cada Equipo antes y durante las respectivas giras. Atender todas las decisiones de la Comisión Técnica, incluso aquellas que afecten su planificación previa. Todo este trabajo se realizaba sin estar debidamente registrado o sistematizado en documentos oficiales de la organización. Fue tarea del pasante recoger y registrar los procesos del Departamento de Operaciones con la finalidad de estructurar los procesos para evitar inconvenientes y no atrasar el trabajo que repercute al torneo oficial. 1.3.1.-Descripción y Análisis de la Situación Actual La LPB está conformada por tres departamentos el de administración, comunicaciones y Operaciones. En el departamento de Comunicaciones se presenta mucho trabajo y cuenta con muy poco personal. En esta área se realizan los procedimientos que le corresponden a otros departamentos. Los procedimientos que el pasante levantó fueron los siguientes: el proceso de convocatoria a los medios (rueda de presa) para la asamblea, redacción de material corporativo que consta de dos procedimientos: la nota de prensa y guía informativa. En el departamento de Operaciones, los procedimientos se retrasan y generan un estancamiento por parte de los departamentos ya que no hay documentación escrita donde se especifican los procedimientos y tareas de los departamentos; la tarea que al pasante se le asignó consistió en ordenar y sistematizar los siguientes procedimientos: el proceso de elaboración de calendario, la modificación del calendario, la elaboración del reglamento anual, la compra de boletos aéreos, organizar la estructura del congresillo técnico y el anticipo de viáticos. 1.3.2.-Análisis del Diagnóstico del Problema Como puede evidenciarse, en los dos departamentos en los que trabajó el pasante de Organización Empresarial de la USB, se constata por un lado, la falta de organización interna, es decir, un control donde se visualice para todos los participantes las funciones y procedimientos que estos realizan; y, por el otro, la falta de un manual de normas y 8 procedimientos que guíen y rijan las actividades del personal. Estos dos elementos han ocasionado pérdida de tiempo, de dinero y, en muchas ocasiones el que realicen funciones erradas y fuera de su área. 9 CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1.-Planteamiento del Problema En la mayoría de las organizaciones se presentan desajustes en el control interno; la razón es que no cuentan con una documentación escrita que pueda garantizar dicho control. La falta de dicho documento repercute de manera directa en la organización, afectando no sólo a su entorno interno sino que en muchas ocasiones, afecta también a toda la sociedad. Un manual de normas y procedimientos de los diferentes departamentos demostrará que es un medio eficaz para mejorar el control interno de la organización y generar un crecimiento potencial en los mismos. Y a su vez será el mejor camino para la construcción de un Manual General de la organización. De este modo, el personal adscrito a la organización podrá comprometerse mejor con la misma, identificándose con los objetivos institucionales y, en muchas ocasiones logrando que sus objetivos personales coincidan con los de la organización. La LPB, es una organización encargada de eventos deportivos de baloncesto con una proyección nacional; su tarea es buscar la satisfacción de un público muy exigente y su misión es lograr un crecimiento continuo por lo que acceden a implementar un manual de normas y procedimientos dentro de la organización. 2.2.-Formulación del Problema ¿Un manual de normas y procedimientos dentro de los departamentos de comunicaciones y operaciones, permitirá mejorar internamente la empresa? 2.3.-Objetivos de la Investigación 2.3.1.-Objetivo General Elaborar un manual de normas y procedimientos de los departamentos de comunicaciones y operaciones de la Liga Profesional de Baloncesto con el fin de lograr el mejoramiento interno de la misma. 2.3.2.-Objetivos Específicos 1) Levantar la información de los procesos en los departamentos de comunicaciones y operaciones. 10 2) Definir la estructuración de los diferentes departamentos con sus diferentes cargos. 3) Documentar los procesos con sus respectivos procedimientos. 4) Analizar los procedimientos para mejorarlos y aplicar su respectivo diagrama de flujo. 5) Estructurar el manual de normas y procedimientos de los diferentes departamentos. 2.4.-Justificación e Importancia Las empresas necesitan una mejora continua ya que esto es parte de la gestión de la calidad, que permite el desarrollo integral dentro de la misma organización. Por tal motivo, es necesario un manual de normas y procedimientos el cual permitirá el perfeccionamiento continuo, garantizando un mejor control interno para los diferentes departamentos. A su vez, especifica cada uno de los diferentes procedimientos que se realizan, y se estandarizan para lograr la mejora de cada uno de ellos. 2.5.-Alcance Con la implementación de un manual de normas y procedimientos se alcanzará un control interno para lograr la mejora continua de la LPB y evitar la pérdida de tiempo por falta de designar funciones a los distintos departamentos 2.6.-Limitaciones • Falta de un espacio idoneo que dificultó el proceso de pasantías ya que en muchas ocasiones se interrumpió el trabajo por esperar que se desocupara dicho espacio (Sala de Juntas) • Falta de tiempo para abarcar toda la temporada, ya que esto provocó que se omitiera mucha información importante para la realización del manual de la LPB. • Falta de apoyo por parte del tutor empresarial ya que no va regularmente a la oficina y por este motivo no pudo prestarnos la ayuda en su debido momento. • La falta de equipos (laptop) necesarios para apoyar el trabajo de otros pasantes, dificulto más el trabajo debido a que éstos se tuvieron que compartir. 11 CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO El presente capitulo contiene las bases teóricas necesarias, para el cumplimiento del objetivo del mismo que es la comprensión de los términos en el proyecto, para todos los interesados en el mismo. 3.1.- Manuales Según (ALVARADO.2001) “Manuales” son instrumentos informativos de carácter dinámico, que sirven para instruir a los miembros de la organización acerca de los aspectos que dan vida a la misma, tales como: funciones autoridad, normas, procedimientos, políticas, objetivos, cargos. Los manuales, por su parte, deben reunir información actual y autorizada sobre determinados procesos o normas. Su existencia contribuye a democratizar la información técnica y operacional horizontal, disminuir el error y favorecer la confianza y la eficiencia. Su ausencia induce a lo contrario. (HERNANDEZ. 2007) 3.2.- Procedimientos Modos de ejecutar o llevar a efecto los programas. Los procedimientos son planes que establecen la secuencia cronológica de las tareas específicas necesarias para realizar determinados trabajos o tareas (CHIAVENATO, 2006) 3.3.- Ventaja de los procedimientos Según (RODRIGUEZ. 2006) Los procedimientos, en común con otras formas de planeación, buscan evitar el caos y la incongruencia propia de la actividad fortuita o improvisada de la dirección, el control y la coordinación de las actividades de una empresa. Ayudan a dirigir todas las actividades de la empresa hacia unos objetivos organizacionales 12 comunes, que ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organización y a través del tiempo, buscan la economía permitiendo a la dirección evitar gastos en estudios periódicos y delegar autoridad a los subordinados para adoptar decisiones en el marco de una serie de políticas y procedimientos desarrollados por la dirección superior. Los sistemas y procedimientos administrativos deben ser diseñados para asegurar que la información pertinente fluya a las personas que necesitan esos datos y que cada uno de los involucrados en el proceso entienda qué es lo que va hacer con ellos. La transferencia y manejo de la información escrita puede coordinarse y simplificarse por medio del uso de formas, políticas y procedimientos estandarizados. Las formas, a su vez, conducen a la estandarización de los medios de almacenamiento o archivo de la información. Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto (bien o servicio) turno de trabajo, disponibilidad del equipo o material, incentivos y otros factores. El procedimiento determina el orden en que deben realizarse un conjunto de actividades, pero no indica la manera que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, que van implícitos en el procedimiento. Tanto los métodos como los procedimientos están íntimamente relacionados, ya que los procedimientos determinan la secuencia lógica que se debe seguir en una serie de actividades, y los métodos son parte de procedimientos. Dadas las características de los procedimientos, en lo que se refiere a que son muy específicos y detallados, su establecimiento básicamente debe iniciarse al nivel operativo de las organizaciones. Cada unidad orgánica de las que lo conforman una empresa tendrá diversos procedimientos específicos. Los procedimientos correctamente diseñados e implantados generan provecho diversos. En todo tipo de organizaciones (públicas o privadas), por medio del establecimiento de sistemas y procedimientos administrativos, se logran ciertas ventajas, como las siguientes: • Conservar el esfuerzo administrativo. 13 • Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la organización. • Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad. • Conducir al desarrollo de métodos más eficientes de operación. • Permitir importantes economías del personal. • Facilitar la acción de controlar. • Ayudar a lograr la coordinación de actividades. 3.4.- Manual de Normas y Procedimientos Según (BARBERENA. 2001) el “manual de procedimientos” es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades. (ALVARADO.2001) Los Manuales de Normas y Procedimientos constituyen la expresión analítica de los procedimientos administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la organización, además del enunciado de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Contiene normas, procedimientos, flujogramas y formularios utilizados en cada actividad. 3.5.- Objetivos del Manual de Procedimientos Según (BARBERENA. 2001) Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar 14 para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimiento. b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. d) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación control interno y su vigilancia. e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. f) Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones. g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. 3.6.- Ventajas Según (ALVARADO.2001) Son una fuente permanente de información sobre prácticas generales y sectoriales de la organización. • Permiten hacer efectivos los procedimientos. • Evitan discusiones y malos entendidos, al quedar plasmadas por escrito las normas. • Facilitan el establecimiento de estándares. • Posibilitan la normalización de actividades. • Permiten el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados. • Constituyen un valioso elemento de consulta. • Evitan la improvisación. 3.7.- Limitaciones Una de las principales limitaciones que presentan los manuales es que, con el tiempo, pueden perder vigencia y si no se actualizan, carecerán de importancia para la organización. • Son en general, poco flexibles. • Limitan la iniciativa y creatividad del personal. 15 • Una deficiente redacción, los hace difíciles de entender. • Incluyen sólo aspectos formales de la organización, sin considerar los informales que normalmente son importantes para la misma. 3.8.- Contenido de los manuales de procedimientos Estos documentos registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades administrativa; además facilita la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones. Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sus alteraciones arbitrarias; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales. (ALVARADO.2001) 3.9.- Normas Reglas o reglamentos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que va a seguirse. Las normas surgen cuando determinada situación exige una acción específica y única (CHIAVENATO, 2006) 3.10.- Método de la entrevista directa Consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados. (CHIAVENATO, 2000). 3.11.- División del trabajo el objetivo inmediato y fundamental de cualquier tipo de organización es producir bienes y servicios. Para ser eficiente, la producción debe basarse 16 en la división del trabajo, que consiste en descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas. A corto plazo, las consecuencias de la división del trabajo fueron: a) Mayor productividad y rendimiento del personal involucrado. b) Mayor eficiencia en la organización, gracias al elemento anterior. c) Reducción de los costos de producción, en especial los de materias primas y fuerza laboral. (CHIAVENATO, 2006) 3.12.- Flujogramas Los flujogramas o diagramas de flujo son representación gráfica de procedimientos y tienen como finalidad hacer más fácil la comprensión de los mismos. 17 CAPÍTULO IV MARCO METODOLÓGICO El fin de este capítulo consiste en explicar los aspectos metodológicos que es hacer referencia a los procedimientos empleados para el logro de los objetivos planteados. 4.1 Tipo, diseño y nivel de la investigación El tipo de investigación es de campo y se caracteriza porque los problemas que estudia surgen de la realidad y la información requerida debe obtenerse directamente de lugar donde está planteado el problema, (Universidad Pedagógica Experimental Libertador UPEL, 2003) en este caso la LPB El diseño de la investigación es no experimental ya que el investigador observa los fenómenos tal y como ocurren naturalmente, sin intervenir en su desarrollo. El presente estudio es de nivel Descriptivo, es decir, busca especificar las propiedades importantes de cualquier fenómeno que sea sometido a análisis, así como, buscar saber quién, dónde, cuándo, cómo y porqué del sujeto de estudio, y principalmente miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. 4.2 Técnicas de recolección de datos Las técnicas de recolección de datos consisten en el uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevista, la encuesta, el cuestionario, la observación y el diagrama de flujo. Como también grabador de audio y notas escritas. Para levantar la información necesaria de la aplicación del proyecto en la LPB se utilizaron las siguientes técnicas de recolección de datos: Entrevista Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: 18 El entrevistador “investigador” y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de éste, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación. Observación Es una de las técnicas más importantes que se utiliza en cualquiera de los métodos de investigación, la cual se puede definir “como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de datos que necesitamos para resolver un problema de investigación” (SABINO.2005) La investigación siguió la siguiente modalidad de observación: Observación directa: debido al contacto que se obtuvo con los hechos, fueron presenciados y no obtenidos por terceras personas o fuentes bibliográficas. 4.3 Cronograma de trabajo La realización de las pasantías se efectuó en un lapso comprendido de doce semanas, en las cuales se llevó a cabo una serie de actividades con un determinado tiempo invertido en cada una de ellas, las cuales están descritas en el cuadro 1, Cronograma de Actividades. 19 4.3.1.-Elaboración de Cronograma de Actividades Cuadro 1. Cronograma de Actividades Id Nombre de tarea 1 Curso Introductorio 2 levantamiento de la información 3 Recopilación de la información 4 Validación y modificación de la información 5 levantamiento de la información 6 Recopilación de la información 7 Validación y modificación de la información 8 Clasificación y estructuración del manual 9 validación y análisis de manual 10 Modificación del manual 11 Estructuración Final del manual 12 Reproducción del manual Comienzo lun 10/01/11 lun 17/01/11 lun 24/01/11 lun 31/01/11 lun 07/02/11 lun 14/02/11 lun 21/02/11 lun 28/02/11 lun 07/03/11 lun 14/03/11 lun 21/03/11 lun 28/03/11 Fin vie 14/01/11 vie 21/01/11 vie 28/01/11 vie 04/02/11 vie 11/02/11 vie 18/02/11 vie 25/02/11 vie 04/03/11 vie 11/03/11 vie 18/03/11 vie 25/03/11 vie 01/04/11 Duración semana 1 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días 5 días semana 2 semana 3 20 semana 4 semana 5 semana 6 semana 7 semana 8 semana 9 semana 10 semana 11 semana 12 CAPÍTULO V PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS En el análisis de los resultados se presentan los objetivos específicos, definidos en el proyecto de estudio, tanto para el Departamento de Comunicaciones como el de Operaciones. La pasantía dio inicio con un curso introductorio dentro de la organización, donde se le presentó la estructura organizativa y el marco institucional de la misma. Se levantó la información mediante, la entrevista del personal encargado de cada procedimiento de estudio, utilizando como herramienta la grabadora de audio y notas escritas para ir obteniendo información relacionada a los distintos departamentos. Después de varias sesiones se procedió al análisis de la información suministrada, dejando a un lado la que no tenía una relación directa con los objetivos buscados. La observación directa de los distintos procesos dentro del departamento de Comunicaciones, permitió ver cómo se diseñan y planifican las estrategias de difusión de las comunicaciones correspondientes a la LPB, así como el manejo de los medios indicados para la efectiva trasmisión de los mensajes e información general de la LPB. Captar el mayor espacio posible en los diferentes medios de comunicación con información relativa a la LPB y su Torneo Oficial. Diseñar y coordinar las actividades comunicacionales y la agenda informativa de la LPB. Dirigir y velar por el contenido de los diferentes medios informativos y de difusión propios de la LPB, ya sean impresos, radiales, televisivos, electrónicos o cualquier otro medio existente. Fomentar el uso de las redes sociales como medios de comunicación, como promoción y socialización de la LPB. Contribuir a la promoción de la LPB a través de la estrategia comunicacional escogida. Coordinar y/o Ejercer la vocería oficial de la LPB Mientras que el departamento de Operaciones se encarga de los aspectos técnicos que se requieran para llevar a cabo el campeonato oficial de la LPB. Construir y proponer el calendario oficial del Torneo de la LPB y de la Liga Especial. Coordinar la logística, preparación y conformación de los oficiales y técnicos que participan en cada juego. Coordinar la logística de cada Equipo antes y durante las respectivas giras. Atender todas las decisiones de la Comisión Técnica, incluso aquellas que afecten su planificación previa. 21 Proponer, Negociar y Seleccionar los proveedores que más favorezcan a los intereses de la LPB con el objeto de cumplir con la planificación propuesta. Es conveniente destacar que la LPB no contaba con una estructura documental, por lo que el pasante, incorporó la tipología para el documento presentado y aprobado por los respectivos directivos de los departamentos correspondientes que, a su vez, sería aprobado por el Presidente Ejecutivo. El establecimiento de los procedimientos para cada departamento, serían documentados según las normativas de la institución, es decir, validados por los directivos de cada departamento. Para el cumplimiento de esta fase de estudio, era necesaria una reunión periódica, pero por falta de tiempo, debido a que la pasantía fue ejecutada en plena temporada, se utilizo la técnica de observación directa y luego validada por el directivo. En la estructura y contenido de los manuales de normas y procedimientos se rige de la siguiente forma: • Portada: en la cual se encuentra el título del documento, logotipo de la LPB fecha de elaboración y autor. • Pagina de autorización: cuenta con la unidad responsable, por quien fue revisado y autorizado, ubicación, sector al que pertenece, actividad y el alcance del manual. • Índice: contiene el contenido del documento. • Introducción: incorpora lo necesario donde se destacan los aspectos relevantes del documento y los beneficios del mismo. • Marco Institucional: contiene la misión y visión de la organización al igual que sus valores. • Organigrama del Departamento: incorpora la estructura organizativa en la cual se aplica el documento. • Descripción de Cargos: contiene las funciones relacionadas con el cargo. • Procedimientos y Flujogramas: contiene los métodos, responsables y los pasos que constituyen las actividades a realizar, al igual que su representación gráfica de dicho procedimiento • Normas de Departamento. Contiene las reglas o patrones que establece la forma en que el procedimiento debe ser realizado. 22 • Glosario. Contiene breve definiciones de algunos términos presentes para la comprensión del manual. Finalizando, cabe destacar que para el período de pasantías el cual consistió, en un periodo de doce semanas, el cual dio inicio el 10/01/2011 y culmino el 01/04/2011 se presenta la propuesta de los respectivos Manuales de Normas y Procedimientos del Departamento de Comunicaciones ver (Anexo 1) y Operaciones ver (Anexo 2). 23 CONCLUSIONES El pasante, una vez concluida la fase de práctica, a través de los conocimientos teóricos aplicados en la empresa, pudo experimentar todo el proceso que implica una verdadera investigación. Dado que para ello fue necesario poner en ejercicio elementos como la observación, el contacto con los diferentes miembros de los departamentos que componen la LPB, a través de las entrevistas, diálogos informales, para luego hacer los debidos análisis de los datos obtenidos; así como la revisión bibliográfica que apoya las teorías aquí sustentadas. Asimismo, percibir lo importante que es para el diagnóstico de una situación empresarial, seguir los pasos como investigador. Por otro lado, llegó a comprender cómo una empresa si no quiere desaparecer como tal, siempre tiene que estar en continua evaluación de todos sus procedimientos, de tal manera que sus departamentos, así como los miembros que en ella laboran, deben tener el mismo objetivo que el de la organización, esto garantizará el éxito de la misma. Una vez diagnosticada la situación de la LPB se evidenció la necesidad de hacer una propuesta que propiciara una mejor organización desde todo punto de vista, específicamente en lo que respecta a un mejor control interno, evitando las discusiones de las personas que conforman los distintos departamentos y a su vez, cumplir los procedimientos de manera rápida y eficaz. Al documentar algunos de los procedimientos relacionados con la comunicación, operaciones de congresillo técnico, elaboración de calendarios…, esto llevo a crear un manual de normas y procedimientos con el fin de lograr una mejor estructura a nivel departamental. Esta propuesta será llevada a las instancias competentes a fin de que, una vez analizadas y estudiadas, por los directivos y el presidente ejecutivo, reunidos en asamblea, puedan ver la importancia de ponerla en práctica y, de esta manera, tener un mayor impacto a nivel nacional. Es importante destacar, que suena paradójico el hecho de que una institución deportiva que requiere de una fuerte dosis de disciplina y rigurosidad técnica, trabaje de una manera tan arbitraria y sin pautas claras de funcionamiento. 24 Por último, como futuro profesional formado en el área de organización empresarial, se hace necesario destacar el provecho personal que tuvo el haber podido estar en contacto directo con una empresa y desde dentro percibir y contrastar las teorías vistas en un salón de clases. 25 RECOMENDACIONES • Ejecutar la propuesta del Manual de Normas y Procedimientos de la LPB a los diferentes departamentos. • Hacer una reunión con todo el personal para discutir el manual y como va ser su ejecución y ver que se puede mejorar. • Instalar un software dentro de la LPB que permita la comunicación entre los diversos departamento y a su vez generar una base de datos de la misma. • Emplear el tiempo necesario con el personal, para la implementación del manual. Así despejar dudas, o bien atacar las oportunidades de mejora que pudieran surgir. • Evaluar que el cumplimiento del manual de normas y procedimientos implantado se lleve a cabo. • Contratar a pasantes o el personal correspondiente antes o después de la temporada para hacer un seguimiento al manual ya que hay muchos procedimientos que no se pudieron realizar. • Buscar unas instalaciones más adecuadas para la división de los espacios de cada uno de los departamentos. • Validar la propuesta una vez puesta en práctica. 26 FUENTES DE INFORMACIÓN ALVARADO, H. Sistema y Procedimientos en la Empresa. Universidad del País Vasco. Mayo 2001. BARBERENA M, A. Guía para la elaboración del manual de normas y procedimientos de las instituciones centralizadas y desconcentradas del poder ejecutivo. Managua. Junioa 2001 CHIAVENATO, I. Administración de Recursos Humanos.5 ª ed. Colombia, McGraw-Hill. 2000. CHIAVENATO, I. Introducción a la teoría general de la Administración.7 ª ed. México, McGraw-Hill. 2006. GRANDE E, IDELFONSO y ABASCAL F, ELENA. Fundamentos y técnicas de investigación comercial. 2009. HERNANDÉZ, C. Análisis Administrativo Técnicas y Métodos. 5ª ed. Costa Rica. EUNED 2007. UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR (2003). Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales. JEFFREYL, P. Investigación de Mercados. Norma. Bogotá. 2002. RODRIGUEZ V, J. Estudio de Sistemas y Procedimientos administrativos. 3ª ed. México. 2006. 27 ANEXOS 28 2011 Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Comunicaciones Elaborado por: Andrés J. Gomes A. Caracas, 01 de abril de 2011 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 2 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Liga Profesional de Baloncesto de Venezuela - LPB Departamento de Comunicaciones Elaborado en: Caracas, 01 de Abril de 2011 Unidad responsable: Departamento de Comunicaciones Revisado por: Autorizado por: Ubicación: Av. Venezuela, Edif. Venezuela, Piso 2. Ofic. 21, El Rosal, Caracas. 1060 Sector al que pertenece: Deportivo Actividad: Organización de eventos deportivos de baloncesto a nivel nacional Alcance: lo establecido en el presente Manual comprende su conocimiento, obligación, cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa los diferentes cargos dentro del departamento de la organización. El presente manual contiene los aspectos necesarios para realizar los procesos del área de una forma más eficiente y ordenada, permitiendo un mejoramiento continuo en cada uno de ellos. La estructura del manual está compuesta por: 1. Registro del marco institucional 2. Organigrama del departamento de Comunicaciones 3. Descripción de cargos del área 4. Procesos del departamento de Comunicaciones 5. Flujogramas de cada uno de los procesos 6. Normas del departamento de Comunicaciones 2 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 3 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Índice Introducción………..……………………………………………………………………04 Objetivos del manual…….…………………………………………………………….05 Objetivos de la organización…………………………………………………………05 Marco Institucional……………………………………………………………………..06 Organigrama del Departamento…….…………………………………………...…..07 Descripción de Cargos Gerente de Comunicaciones………….……………………....………………………..08 Asistente de Medios.………….……………………………....………………………...08 Asistente de Relaciones Públicas …………………………………………………….09 Procedimientos y Flujogramas Convocatoria a los medios para la asamblea….……………………………………..10 Redacción del material corporativo …..……………………………………………….12 Normas de Departamento de Comunicaiones……...……………………..……...14 Glosario………………………………………………………………………….……….15 3 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 4 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Introducción El Manual muestra las instrucciones y pasos a seguir que se deben tomar para la realización de cada uno de los procedimientos del departamento de Comunicaciones de la organización adaptado a las estrategias y reglamento de la misma; lo que permitirá tener a la mano un instructivo de fácil acceso para una mayor eficiencia y eficacia en cada proceso. Con la ejecución del mismo pretende obtener los siguientes beneficios: • Estandarizar cada uno de los procesos para una mejor eficiencia de las actividades que se realizan en el departamento • Un mayor control de acuerdo a los procesos y normativas del departamento. • Conocer cuales son las normas y procedimientos a seguir dentro del área en beneficio de la empresa. • Evitar desperdicio del tiempo en cuanto a mala clasificación y almacenaje de la documentación • Evitar el extravío de material e información valiosa para la organización 4 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 5 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Objetivos del manual o Establecer de manera detallada las actividades y las normas que se deben cumplir, para realizar los procedimientos. o Permitir conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. o Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo o Construir una base para el análisis posterior de trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Objetivos de la Organización o Organizar y Efectuar el Torneo de Liga Profesional de Baloncesto o Estimular a los jugadores para que alcancen el nivel profesional más alto dentro de sus posibilidades o Propiciar la autodisciplina, la constancia y el sentido de la responsabilidad. o Promover el espíritu del trabajo en equipo y la cooperación con los demás o Incitar y Alentar la sana competencia 5 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 6 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Marco Institucional Misión. Ser reconocidos como una Institución autónoma al servicio del Deporte, confiable, eficiente, con calidad y profesionalismo, que contribuya a la formación integral de la población y al óptimo rendimiento de los jugadores de baloncesto venezolanos. Visión. Conformar una institución al servicio del deporte asociado al baloncesto, responsable de complementar la formación integral de los jugadores, procurando su óptimo rendimiento, con calidad y profesionalismo del recurso humano, incrementando la cantidad de afiliados a través de una mayor cobertura e infraestructura. Valores. o Pasión. Todas nuestras acciones las hacemos con amor y cariño. Damos el 100% de nuestro esfuerzo o Responsabilidad. Nos sentimos comprometidos en asumir y reconocer las consecuencias de nuestras acciones y a su vez contribuir al mejoramiento social y moral del país. o Integridad. Pensamos que la LPB debe ser un modelo de tolerancia, nobleza, trabajo en equipo y transparencia o Desempeño. La LPB se esfuerza por ofrecer un baloncesto de calidad y una experiencia incomparable al jugador y al espectador, convirtiendo este deporte en vehículo de responsabilidad social y cultural. o Autenticidad. Consideramos que el baloncesto es un juego sencillo que divierte y entretiene a los espectadores. 6 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 7 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Organigrama del Departamento El Departamento de Comunicaciones está conformado por un gerente de comunicaciones, un asistente de medios y un asistente de relaciones públicas. públicas En ésta área se desarrollan todas las actividades relacionadas con diseñar y planificar la estrategia de difusión de las comunicaciones correspondientes a la LPB. LPB Entre las funciones principales del Departamento de Comunicaciones se destaca: -Atender Atender y mantener comunicación y buen trato con los medios de comunicación que cubren las actividades de la LPB. - Preparar las comunicaciones y notas de prensa para la revisión de la Gerencia. - Cambiar y adecuar el contenido de los diferentes medios propios de la LPB siguiendo los lineamientos de la Gerencia. 7 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 8 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Descripción de cargos Gerente de Comunicaciones. Se encarga de diseñar y planificar la estrategia de difusión de las comunicaciones correspondientes a la LPB, así como el manejo de los medios indicados para la efectiva trasmisión de los mensajes e información general de la LPB. Sus principales funciones son: 1.- Captar el mayor espacio posible en los diferentes medios de comunicación con información relativa a la LPB y su Torneo Oficial. 2.-Diseñar y coordinar las actividades comunicacionales y la agenda informativa de la LPB. 3.- Dirigir y velar por el contenido de los diferentes medios informativos y de difusión propios de la LPB, ya sea impresos, radiales, televisivos, electrónicos o cualquier otro medio existente. 4.- Fomentar el uso de las redes sociales como medios de comunicación, como promoción y socialización de la LPB. 5.- Contribuir a la promoción de la LPB a través de la estrategia comunicacional escogida. 6.- Coordinar y/o Ejercer la vocería oficial de la LPB Asistente de Medios. Se encarga de colaborar y asistir a la Gerencia de Comunicaciones en lo relativo al manejo, atención y trato hacia los medios de comunicación que se relacionan con la LPB. Sus principales funciones son: 8 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 9 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 1.-Atender y mantener comunicación y buen trato con los medios de comunicación que cubren las actividades de la LPB. 2.- Preparar las comunicaciones y notas de prensa para la revisión de la Gerencia. 3.- Cambiar y adecuar el contenido de los diferentes medios propios de la LPB siguiendo los lineamientos de la Gerencia. Asistente de Relaciones Públicas. Se encargará de colaborar y asistir a la Gerencia de Comunicaciones en lo relativo a mantener el renombre de la LPB y organizar los eventos Públicos en los que se vea implicado cualquier figura representativa de la LPB. Sus funciones principales son: 1.-Administrar la base de datos de contactos y relacionados, así como de las comunicaciones emitidas por la LPB, siguiendo los lineamientos de la Gerencia de Comunicaciones. 2.- Procurar la asistencia de invitados especiales y personalidades relevantes a cada evento de la LPB. 3.- Coordinar las apariciones y participaciones en eventos de los distintos representantes de la LPB. 4.- Organizar los eventos promocionales propuestos por la LPB. 9 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 10 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Procedimientos y Flujogramas Proceso de Convocatoria a los medios (rueda de prensa) para la asamblea Cargo o departamento Pasos Director de Comunicaciones 1 Redacta la convocatoria a la asamblea 2 Realiza preselección por períodos 3 Discute con la presidencia según el presupuesto 4 Evalúa el presupuesto a la convocatoria Presidencia Director de Comunicaciones Dpto. de Administración Director de Comunicaciones Actividad 4.1 Si no se aprueba se discute 4.2 Si se aprueba se notifica al Director de Comunicaciones 5 Consulta la disponibilidad del lugar vía telefónica 6 Realiza la invitación a los medios 7 Coordina el viaje con el Dpto. de Administración 8 Gestiona los viáticos 9 Informa detalles al Director de Comunicaciones 10 Recibe detalles sobre los viáticos 11 Informa a los medios los detalles 10 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 11 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 11 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 12 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Redacción de Material Corporativo (Nota de Prensa) Cargo o departamento Pasos Actividad Director de Comunicaciones 1 Recibe la información 2 Redacta la nota de prensa con la información recibida 3 Verifica la nota de prensa 4 Envía por correo electrónico Redacción de Material Corporativo (Guía Informativa) Cargo o departamento Pasos Actividad Director de Comunicaciones 1 Recibe el resumen de la temporada 2 Aplica labores de editorial (gráficas) 3 Imprime el boletín y se archiva 12 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 13 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 13 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 14 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Normas del Departamento de Comunicaciones 1. Las notas de prensa poseen un estilo y formato definido (título, antetítulo, sumario y cuerpo de información) 2. Las notas de prensa deben enviarse a una hora prudencial, dependiendo de la importancia 14 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 15 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Glosario • Comunicación: es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. • Rueda de prensa o conferencia de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda. • Relaciones públicas (RR. PP.) al arte y a la disciplina de vincular comunicacionalmente a una empresa con todos sus públicos, sean éstos internos, intermedios o externos, adecuando el mensaje para cada uno de ellos en conjunto a propósitos previamente establecidos y logrando una retroalimentación positiva de su parte. • Descripción de Cargos: es un relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo • Flujograma: es una representación gráfica de un proceso • Introducción: Presenta el propósito del trabajo presentado en una breve reseña. Tiene como fin la ubicación del lector • Manual: conjunto de instrucciones, debidamente ordenados y clasificados, que proporcionan información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas • Marco Institucional: engloba todo lo que concierne a la matriz estratégica de una organización • Norma: son las reglas y patrones de comportamiento que establece la forma en el que el servicio debe ser realizado. Las normas son muchas y frecuentemente son alteradas como consecuencia de los cambios que ocurren en las empresas. 15 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 16 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 • Procedimiento: descripción detallada cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores. • Objetivo: es el enunciado claro y preciso de las metas que se persiguen // Dato de posible comprobación. • Organigrama: es un gráfico que describe la estructura como está conformada la organización, ilustrando acerca del modelo de trabajo (subordinación, o demás) los niveles de dependencia y la relación interinstitucional entre las áreas o departamentos ahí descritos. • Organización: es una asociación de personas, regulada por un conjunto de normas en función de 16 determinados fines. 2011 Manual de Normas y Procedimientos Departamento de Operaciones Elaborado por: Andrés J. Gomes A. Caracas, 01 de abril de 2011 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 2 Departamento de Operaciones Fecha Liga Profesional de Baloncesto de Venezuela - LPB Departamento de Operaciones Elaborado en: Caracas, 01 de Abril de 2011 Unidad responsable: Departamento de Operaciones Revisado por: Autorizado por: Ubicación: Av. Venezuela, Edif. Venezuela, Piso 2. Ofic. 21, El Rosal, Caracas. 1060 Sector al que pertenece: Deportivo Actividad: Organización de eventos deportivos de baloncesto a nivel nacional Alcance: lo establecido en el presente Manual comprende su conocimiento, obligación, cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa los diferentes cargos dentro del departamento de la organización. El presente manual contiene los aspectos necesarios para realizar los procesos del área de una forma más eficiente y ordenada, permitiendo un mejoramiento continuo en cada uno de ellos. La estructura del manual está compuesta por: 7. Registro del marco institucional 8. Organigrama del departamento de Operaciones 9. Descripción de cargos del área 10. Procesos del departamento de Operaciones 11. Flujogramas de cada uno de los procesos 12. Normas del departamento de Operaciones 2 01/04/2011 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 3 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Índice Introducción………..……………………………………………………………………04 Objetivos del manual…….…………………………………………………………….05 Objetivos de la organización…………………………………………………………05 Marco Institucional……………………………………………………………………..06 Organigrama del Departamento…….…………………………………………...…..07 Descripción de Cargos Gerente de Operaciones……………………………………....………………………..08 Asistente de Logística..……….……………………………....………………………...08 Procedimientos y Flujogramas Elaboración del Calendario……………………………………………………………..10 Modificación del Calendario…………………………………………………………….12 Elaboración de reglamento anual………………………………………………………14 Compra de boletos Aéreos………………...……….…………………………………..16 Congresillo Técnico……………………………………………………………………...18 Anticipo Viáticos ……………………………………………………………………..….20 Normas de Departamento de Operaciones………...……………………..……....22 Glosario………………………………………………………………………….……….23 3 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 4 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Introducción El Manual muestra las instrucciones y pasos a seguir que se deben tomar para la realización de cada uno de los procedimientos del departamento de Comunicaciones de la organización adaptado a las estrategias y reglamento de la misma; lo que permitirá tener a la mano un instructivo de fácil acceso para una mayor eficiencia y eficacia en cada proceso. Con la ejecución del mismo pretende obtener los siguientes beneficios: • Estandarizar cada uno de los procesos para una mejor eficiencia de las actividades que se realizan en el departamento • Un mayor control de acuerdo a los procesos y normativas del departamento. • Conocer cuáles son las normas y procedimientos a seguir dentro del área en beneficio de la empresa. • Evitar desperdicio del tiempo en cuanto a mala clasificación y almacenaje de la documentación • Evitar el extravío de material e información valiosa para la organización 4 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 5 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Objetivos del manual o Establecer de manera detallada las actividades y las normas que se deben cumplir, para realizar los procedimientos. o Permitir conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. o Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo o Construir una base para el análisis posterior de trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Objetivos de la Organización o Organizar y Efectuar el Torneo de Liga Profesional de Baloncesto o Estimular a los jugadores para que alcancen el nivel profesional más alto dentro de sus posibilidades o Propiciar la autodisciplina, la constancia y el sentido de la responsabilidad. o Promover el espíritu del trabajo en equipo y la cooperación con los demás o Incitar y Alentar la sana competencia 5 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 6 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Marco Institucional Misión. Ser reconocidos como una Institución autónoma al servicio del Deporte, confiable, eficiente, con calidad y profesionalismo, que contribuya a la formación integral de la población y al óptimo rendimiento de los jugadores de baloncesto venezolanos. Visión. Conformar una institución al servicio del deporte asociado al baloncesto, responsable de complementar la formación integral de los jugadores, procurando su óptimo rendimiento, con calidad y profesionalismo del recurso humano, incrementando la cantidad de afiliados a través de una mayor cobertura e infraestructura. Valores. o Pasión. Todas nuestras acciones las hacemos con amor y cariño. Damos el 100% de nuestro esfuerzo o Responsabilidad. Nos sentimos comprometidos en asumir y reconocer las consecuencias de nuestras acciones y a su vez contribuir al mejoramiento social y moral del país. o Integridad. Pensamos que la LPB debe ser un modelo de tolerancia, nobleza, trabajo en equipo y transparencia o Desempeño. La LPB se esfuerza por ofrecer un baloncesto de calidad y una experiencia incomparable al jugador y al espectador, convirtiendo este deporte en vehículo de responsabilidad social y cultural. o Autenticidad. Consideramos que el baloncesto es un juego sencillo que divierte y entretiene a los espectadores. 6 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 7 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Organigrama del Departamento El Departamento de Operaciones está conformado por un gerente de operaciones y un asistente de logística logística.. En ésta área se desarrollan todas las actividades relacionadas aspectos técnicos que se requieran para llevar a cabo el campeonato oficial de la LPB LPB. Entre las funciones principales del Departamento de Operaciones se destaca: - Construir y proponer el calendario oficial del Torneo de la LPB y de la Liga Especial. - Coordinar la logística, ística, preparación y conformación de los oficiales y técnicos que participan en cada juego. - Coordinar la logística de cada Equipo antes y durante la las respectivas giras. 7 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 8 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Descripción de cargos Gerente de Operaciones. Se encarga de los aspectos técnicos que se requieran para llevar a cabo el campeonato oficial de la LPB. Sus principales funciones generales son: 1.- Construir y proponer el calendario oficial del Torneo de la LPB y de la Liga Especial. 2.- Coordinar la logística, preparación y conformación de los oficiales y técnicos que participan en cada juego. 3.- Coordinar la logística de cada Equipo antes y durante las respectivas giras. 4.- Atender todas las decisiones de la Comisión Técnica, incluso aquellas que afecten su planificación previa. 5.- Proponer, Negociar y Seleccionar los proveedores que más favorezcan a los intereses de la LPB con el objeto de cumplir con la planificación propuesta. Asistente de Logística. Se encargará de colaborar con las actividades de la Gerencia de Operaciones relativas a la obtención de los medios para llevar a cabo el campeonato Oficial de la LPB. Sus funciones generales son: 1.- Comunicar todo lo concerniente con la organización del campeonato a todo el personal técnico requerido para cada juego. 8 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 9 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 2.- Reservar, procurar y gestionar de forma eficiente todos los medios necesarios para asegurar la presencia y estadía del personal técnico en cada partido. 3.- Calcular los viáticos de cada miembro del personal técnico cuya participación se requiera durante el campeonato oficial de LPB. 4.- Atender todas las decisiones de la Comisión Técnica, incluso aquellas que afecten su planificación previa. 9 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 10 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Procedimientos y Flujogramas Proceso de Elaboración de Calendario Cargo o departamento Pasos Comisión Técnica 1 Actividad Planifica el calendario anual oficial en función a dos divisiones. 2 Verifica que ninguna fecha coincida con algún otro evento deportivo de gran importancia. 3 Elabora el calendario por fases. (Eliminatoria ,Tercios de Final, Semifinal y Final) 4 Discute en una asamblea general con los miembros afiliados. 5 Aprobación del calendario 5.1 Si no aprueban se modifica y se repite el paso “4” 5.2 Si aprueban el calendario se firma 6 Establece el calendario 10 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 11 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 11 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 12 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Proceso de Modificación de Calendario Cargo o departamento Pasos Miembro Afiliado 1 Actividad Llenar la planilla correspondiente de modificación de calendario. Comisión Técnica 2 Decidir la condición a implementar 3 Entregar la solicitud a la comisión técnica 4 Recibir y verificar las condiciones 4.1 Si no cumple no se realiza la modificación de calendario 4.2 Si cumple se realiza la modificación del calendario. 5 Se informa a los medios correspondientes 12 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 13 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 13 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 14 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Proceso de Elaboración del Reglamento Anual Cargo o departamento Pasos Comisión Técnica 1 Actividad Tomar apuntes de acuerdo a las acciones suscitadas en el campeonato. 2 Agregar futuras nuevas modificaciones en el reglamento 3 Verificar los artículos anteriores y agregar los artículos nuevos en la estructura del reglamento 4 Elaborar el reglamento 5 Discute en una asamblea con los diferentes miembros afiliados 5.1 Si no se aprueba se modifica y se repite el paso “4” 5.2 Si se aprueba firman todos los miembros afiliados y la comisión técnica 6 Elaborar el reglamento definitivo para dicha temporada 7 Ejecuta el reglamento para la temporada correspondiente. 14 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 15 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 15 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 16 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Proceso de Compra de boletos aéreos. Cargo o departamento Pasos Presidente Comisión Técnica 1 Actividad Envía a la asistente información con las asignaciones de vuelos. Asistente Comisión Técnica 2 Recibe las asignaciones de los vuelos. 3 Envía correo electrónico a la agencia de viajes para realizar reserva de boletos Agencia de viajes 4 Recibe y Gestiona la solicitud de reserva de boletos. 5 Envía la confirmación y reserva del boleto por e-mail a la asistente 6 Emite factura y se comunica con la asistente de la comisión técnica para que retire la factura Asistente Comisión Técnica Asistente Administrativo Agencia de viajes Asistente Administrativo 7 Busca la factura en la agencia y Recibe los boletos 8 Verifica que los boletos estén en correcto orden 9 Entrega la factura en administración 10 Recibe factura 11 (VER PROCESO DE ELABORACION DE CHEQUE) 12 Informa a la agencia para que retire el cheque 13 Retira el cheque 14 Firma comprobante de pago y Entrega 15 Recibe comprobante de pago y Archiva. 16 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 17 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 17 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 18 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Proceso de Congresillo Técnico Cargo o departamento Pasos Comisión Técnica 1 Actividad Informar a cada uno de los miembros afiliados sobre el congresillo técnico 2 Asistir al congresillo técnico 3 Entregar las planillas correspondientes Comisión Técnica 4 Recibir las planillas correspondientes Miembros Afiliados/Comisión 5 Discusión de objeción de jugadores Miembros Afiliados Técnica Miembros Afiliados 5.1 Si se presenta objeción se llena la planilla correspondiente Comisión Técnica Miembros Afiliados 5.2 Si no se presenta objeción se inscribe los jugadores 6 Mandar el aval administrativo 7 Recibir el aval administrativo de la Comisión Técnica, a través del Comunicado Oficial Nº 1, (la cual se publicará antes de la fecha inaugural) para su inscripción definitiva y posterior participación en la temporada. 18 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 19 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 19 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 20 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Proceso de Anticipo de los Viáticos Cargo o departamento Pasos Actividad Presidente Comisión Técnica 1 Informa a la asistente de los viáticos que serán asignados y entrega monto de honorario a pagar Asistente Comisión Técnica 2 Recibe y Busca la información de los costos (traslado, alimentación, hospedaje, etc.) 3 Analiza la evaluación del monto en viáticos a pagar 4 Realiza posible presupuesto de viáticos 5 Envía posible presupuesto al presidente de la comisión técnica para aprobación del mismo Presidente Comisión Técnica 6 6.1 Recibe presupuesto, Evalúa y Aprueba Si no se aprueba se modifica el monto y se repite el paso nº 4 6.2 Si se aprueba pasa a la asistente de la comisión técnica para elaborar el cheque Asistente Comisión Técnica 7 Recibe presupuesto y pasa a la asistente administrativo para elaboración de cheque Asistente Administrativo Mensajero Asistente Administrativo 8 Recibe y Elabora el cheque 9 (VER PROCESO ELABORACION DE CHEQUE) 10 Entrega cheque al mensajero 11 Recibe cheque y Realiza depósito del mismo en el banco 12 Entrega Boucher 13 Recibe y Archiva 20 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 21 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 21 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 22 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Normas del Departamento de Operaciones 1. Cada equipo debe inscribir al jugador extranjero directamente a la Federación Venezolana de Baloncesto y a su vez entregar en la Liga Profesional de Baloncesto la carta con la notificación de dicha inscripción. 22 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 23 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 Glosario • Viatico: es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual. • Reglamento: es una norma jurídica de carácter general dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley. • Descripción de Cargos: es un relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo • Flujograma: es una representación gráfica de un proceso • Introducción: Presenta el propósito del trabajo presentado en una breve reseña. Tiene como fin la ubicación del lector • Manual: conjunto de instrucciones, debidamente ordenados y clasificados, que proporcionan información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas • Marco Institucional: engloba todo lo que concierne a la matriz estratégica de una organización • Norma: son las reglas y patrones de comportamiento que establece la forma en el que el servicio debe ser realizado. Las normas son muchas y frecuentemente son alteradas como consecuencia de los cambios que ocurren en las empresas. 23 Manual de Normas y Procedimientos Pág. 24 Departamento de Operaciones Fecha 01/04/2011 • Procedimiento: descripción detallada cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores. • Objetivo: es el enunciado claro y preciso de las metas que se persiguen // Dato de posible comprobación. • Organigrama: es un gráfico que describe la estructura como está conformada la organización, ilustrando acerca del modelo de trabajo (subordinación, o demás) los niveles de dependencia y la relación interinstitucional entre las áreas o departamentos ahí descritos. • Organización: es una asociación de personas, regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines. 24
