Los Gastos Navideños: Análisis práctico y registro de acuerdo al
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NOVEDADES WEB Los Gastos Navideños: Análisis práctico y registro de acuerdo al Plan Contable General Empresarial Es frecuente que por estos días las empresas incurran en diversos gastos alusivos a una fecha tan importante para la colectividad cristiana como es la Navidad. En ese sentido, consideramos pertinente abordar en el presente Informe el adecuado tratamiento contable que debe otorgarse a dichos gastos, considerando lo dispuesto tanto en el Marco Conceptual como en las Normas Internacionales de Información Financiera; así como presentando el registro a efectuar de acuerdo con el catalogo de cuentas dispuesto por el Plan Contable General Empresarial – en adelante PCGE. Para dicho efecto, se planteará un caso práctico integral que contemple los gastos en los que comúnmente incurren las empresas como consecuencia de las festividades navideñas, tanto a los trabajadores como a los clientes. Asimismo en tanto resulte pertinente, se expondrá la incidencia tributaria a observar respecto al caso planteado. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 1. Análisis conceptual –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Dado que el tema del presente informe está relacionado con desembolsos comunes que se incurren en esta época, tocaremos el tema de los beneficios a los trabajadores. En primer lugar en virtud al párrafo 7 de la NIC 19 (modificada en 2000), los beneficios a los trabajadores comprenden todo tipo de retribución que la empresa proporciona a éstos a cambio de sus servicios, lo que incluye beneficios no monetarios como la entrega de bienes a título gratuito. De todos los tipos de beneficios, los que se tratarán aquí son aquellos beneficios que deben ser atendidos en el corto plazo, lo que significa de acuerdo al párrafo 9 de la referida NIC que se reconocen como gasto de manera inmediata no generando la posibilidad de ninguna ganancia o pérdida actuarial. Es importante advertir que dado que la empresa debe reconocer como gasto un beneficio a favor de sus trabajadores, en tanto corresponda al otorgamiento de bienes, debe efectuarse su reconocimiento como gasto en la oportunidad en que éstos (los trabajadores) tengan disposición de dichos bienes. Lo anterior se sustenta en el párrafo 70 del Marco Conceptual, que define al gasto como una disminución en los beneficios económicos obtenidos durante el período contable en forma de salidas o agotamiento de activos. Informativo Caballero Bustamante En virtud a ello, cuando la empresa compre bienes para obsequiar a sus trabajadores, pero se les va a otorgar en fecha posterior, deberán reconocerse en principio como Existencias (suministros para regalar), reflejándose como gasto recién cuando se transfieren en propiedad a los trabajadores, lo que implica justamente una disminución o agotamiento del activo. Distinto sería el caso, en el que se adquieran bienes que se transferirán en forma inmediata a los trabajadores y que de acuerdo al Plan Contable General Empresarial, se les denomina como Existencias que se consumen en forma inmediata, en cuyo caso se deberá reconocer directamente como gasto. Similar tratamiento debe otorgarse respecto de los desembolsos a realizar a favor de sus clientes, es decir se deben reconocer como gasto en la oportunidad en que se brinde o realice el agasajo en caso de corresponder o se les transfieren en propiedad los bienes a título gratuito (obsequios). Cabe referir que este tipo de gastos puede ser de dos tipos: i) Promocionales, cuando se entregan a la generalidad de la clientela o potenciales clientes y ii) Gastos de representación, cuando la entrega es sólo a una parte seleccionada de los mismos. Para el presente trabajo, vamos a desarrollar el último supuesto, es decir los gastos de representación. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2. Dinámica contable en función al PCGE –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Considerando el análisis conceptual antes realizado a continuación esbozamos en forma específica algunas cuentas contables y subcuentas que se utilizarán para el registro de los gastos navideños según su naturaleza o forma de realización y que estimamos son las que generan mayores dudas o cuestionamientos respecto a su uso. 2.1. Compra de bienes para ser obsequiados a clientes o trabajadores en una oportunidad posterior – Existencias que no se consumen en forma inmediata a. Reflejo como Existencia La compra de bienes que serán entregados con posterioridad a su adquisición a los clientes o trabajadores, debe reflejarse como una Existencia, específicamente suministros, en tal sentido de acuerdo al Plan Contable General Empresarial, en el Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados destino se utilizaría la cuenta 25: Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos, en la subcuenta 252: Suministros, divisionaria 2524: Otros suministros, debiendo la empresa aperturar las respectivas subdivisionarias que estime pertinente. b. Entrega de bienes a los trabajadores y clientes Los bienes adquiridos deberán reflejarse como gasto en la oportunidad de su entrega, debiendo para dicho efecto utilizarse las cuentas y subcuentas siguientes para su reconocimiento como gasto: – Trabajadores: Apreciamos que correspondería utilizar la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 622: Otras remuneraciones (1). – Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas. Igualmente la empresa deberá aperturar las respectivas divisionarias y/o subdivisionarias que estime pertinente. 2.2. Compra de bienes para ser obsequiados a clientes o trabajadores en dicha oportunidad – Existencias que se consumen en forma inmediata En este supuesto, no corresponde propiamente su reconocimiento como Existencias, dado que inmediatamente después de la compra se produce su entrega a los terceros (trabajadores y clientes), lo cual implica que no califique como activo (2). Justamente, en consideración a ello es que el Plan Contable General Empresarial, en los comentarios a la cuenta 60: Compras, dispone lo siguiente: “Esta cuenta incluye además las compras de bienes destinados al consumo inmediato y que por lo tanto no formarán parte de las existencias de la empresa; en este caso la transferencia por destino se hará a través de la subcuenta 791: Cargas Imputables a cuentas de costos y gastos”. Ahora bien, es importante considerar que la cuenta 60:Compras, acumula las compras de bienes que efectúa la empresa para destinarlos a la venta o para incorporarlos al proceso productivo. En atención a dicho análisis, es pertinente referir que desde nuestra perspectiva sólo se deben reflejar en la cuenta 60: Compras, aquellas adquisiciones de bienes que se van a consumir en forma inmediata y que forman parte del proceso productivo o de servicios (3). De acuerdo con el análisis efectuado, consideramos que los bienes que se obsequien a los trabajadores y clientes que se consuman en forma inmediata deberían registrarse de acuerdo con el PCGE de la forma siguiente: a. Trabajadores: Se reconocería en la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 622: Otras remuneraciones, y según el área de sus funciones se destinará a producción, administración o ventas. b. Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas. 2.3. Agasajos a los trabajadores o clientes En este supuesto, la empresa deberá reconocer el gasto en la oportunidad en que se brinde el respectivo agasajo, como sería por ejemplo un almuerzo o comida. a. Trabajadores: Se reconocería en la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 625: Atención al Personal (4). b. Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3. Caso Práctico –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Enunciado La empresa MELISAR S.A., dedicada a la venta de auto-partes automotrices, con fecha 15 de noviembre 2010 realiza diversas compras de bienes con el propósito de regalarlos a sus principales clientes y trabajadores por las fiestas navideñas que se avecinan. A estos efectos, la gerencia acuerda entregarlos el día 20 de diciembre. A continuación se señala por proveedor los bienes adquiridos con sus respectivos comprobantes y precios de venta (incluye IGV): Respecto de dichas adquisiciones, la empresa planea distribuirlas ROPA JOVEN S.A. IMPRENTA XIOMARA S.A. DISTRIBUIDORA FELIZ S.A. POLOS CALENDARIOS LLAVEROS Fact. 001-162 COMERCIAL LA PAZ S.A. CANASTAS Cant. Total (S/.) Fact. Cant. Total (S/.) Fact. Cant. Total (S/.) Fact. Cant. Total (S/.) 1,000 5,000.00 001-586 1,000 1,190.00 001-5454 15,000 8,250.00 001-8711 100 4,000.00 de acuerdo al siguiente detalle (sin incluir IGV): BIENES TRABAJADORES CLIENTES TOTAL Cantidad Valor (Sin IGV) Cantidad Valor (Sin IGV) Cantidad Valor (Sin IGV) Polos 30 126.05 970 4,075.63 1,000 4,201.68 Calendarios 30 30.00 970 970.00 1,000 1,000.00 Llaveros 30 13.87 14,970 6,918.90 15,000 6,932.77 Canastas 30 1,008.40 70 2,352.94 100 3,361.34 TOTALES 1,178.32 14,317.47 15,495.79 Además se sabe que sus ingresos netos de los últimos doce meses han sido los siguientes: MESES enero febrero marzo abril S/. 675,500.00 650,000.00 600,000.00 525,000.00 Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados MESES mayo junio julio agosto S/. 500,000.00 495,000.00 560,000.00 590,000.00 MESES setiembre octubre noviembre diciembre S/. 610,000.00 605,000.00 600,000.00 660,000.00 Informativo Caballero Bustamante INFORME CONTABLE Sus gastos de representación al mes de noviembre son de S/. 23,714 y en el mes de diciembre no se han incurrido en otros gastos de representación. Solución 1. COMPRA DE BIENES 1.1. Aspecto Contable Los bienes adquiridos deberán registrarse como existencias, por tratarse de bienes disponibles para su uso, claro que en forma separada de los bienes adquiridos para la venta, como suministros; tal como se muestra a continuación: REGISTRO CONTABLE ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 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––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– – ––––401 ––––––––––––––Gobierno ––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––– central – ––––––––––4011 ––––––––Impuesto ––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––– General a las Ventas – ––––––––––40111 –––––––IGV –––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––– - Cuenta Propia –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––– 60 COMPRAS 4,201.68 603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6032 Suministros Subdivisionaria 60321 Polos sugerida 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 798.32 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 5,000.00 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas 15/11 Por la compra de polos según factura N° 001-162 –––––––––––––––– x –––––––––––––– 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 4,201.68 252 Suministros 2524 Otros suministros Subdivisionaria 25241 Polos sugerida 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 4,201.68 613 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6132 Suministros 61321 Polos 15/11 Por la entrada al almacén de polos –––––––––––––––– x –––––––––––––– 60 COMPRAS 1,000.00 603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6032 suministros 60322 Calendarios 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE 190.00 PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR Informativo Caballero Bustamante ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 1,190.00 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas 15/11 Por la compra de calendarios según factura N° 001-586 –––––––––––––––– x –––––––––––––– 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 1,000.00 252 Suministros 2524 Otros suministros 25242 Calendarios 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 1,000.00 613 Materiales auxiliares, suministros y Subdivisionaria repuestos sugerida 6132 Suministros 61322 Calendarios 15/11 Por la entrada al almacén de calendarios –––––––––––––––– x –––––––––––––– 60 COMPRAS 6,932.77 603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6032 Suministros 60323 Llaveros 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 1,317.23 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 8,250.00 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas 15/11 Por la compra de llaveros según factura N° 001-5454 –––––––––––––––– x –––––––––––––– 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 6,932.77 252 Suministros 2524 Otros suministros 25243 Llaveros 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 6,932.77 613 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6132 Suministros 61323 Llaveros 15/11 Por la entrada al almacén de llaveros –––––––––––––––– x –––––––––––––– 60 COMPRAS 3,361.34 603 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 6032 Suministros 60324 Canastas Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 638.65 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia 42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 4,000.00 421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar 4212 Emitidas 15/11 Por la compra de canastas según factura N° 001-8711 –––––––––––––––– x –––––––––––––– 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 3,361.34 252 Suministros 2524 Otros suministros 25244 Canastas 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 3,361.34 613 Materiales auxiliares, suministros y Subdivisionaria repuestos sugerida 6132 suministros 61324 Canastas 15/11 Por la entrada al almacén de canastas –––––––––––––––– x –––––––––––––– 2. OBSEQUIOS A LOS TRABAJADORES Una vez producida la salida de los recursos se reconocerá el gasto. 2.1. Aspectos Contables Dado que con la entrega de los bienes (20 de diciembre), agotamos el activo, se cargará a una cuenta de resultados y abonará a suministros, es decir, en ese momento recién reflejamos el propósito del desembolso, cargando a la cuenta de gastos (62) y que la NIC 19 denomina Beneficios no monetarios. Asimismo, la empresa deberá contabilizar el IGV por retiro de bienes en la fecha de entrega de los mismos, tal como a continuación mostramos: REGISTRO CONTABLE ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 62 GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y GERENTES 1,178.32 622 Otras remuneraciones 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 1,178.32 252 Suministros 2524 Otros suministros 25241 Polos 126.05 25242 Calendarios 30.00 Subdivisionaria sugerida 25243 Llaveros 13.87 25244 Canastas 1008.40 20/12 Por los obsequios de polos, calendarios, llaveros y canastas a los trabajadores –––––––––––––––– x –––––––––––––– Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––223.88 –––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 64 GASTOS POR TRIBUTOS 223.88 641 Gobierno Central 6411 Impuesto General a las Ventas 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia 20/12 Por el IGV que gana el retiro de bienes. –––––––––––––––– x –––––––––––––– 2.2. Aspecto Tributario a. Impuesto a la Renta Con relación al Impuesto a la Renta, la deducibilidad del gasto por estas entregas, estará condicionada a la forma que la empresa realice el obsequio, así, si lo efectúa como liberalidad será reparable conforme lo establece el artículo 44º de la Ley del Impuesto a la Renta. Por el contrario, para que sea deducible se requiere el cumplimiento de ciertas condiciones entre las que destaca la causalidad, señalada en el artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta. Específicamente, para el presente trabajo, el referido artículo nos señala como deducible en su literal l) “Los aguinaldos... y retribuciones que se acuerden al personal...”, en tanto se impute como mayor renta para cada trabajador. Complementariamente al principio de causalidad se requiere observar el criterio de generalidad. Así, entendemos como criterio de generalidad, al desembolso o egreso que concede la empresa en beneficio del personal, siempre que dicho egreso tenga como destinatarios a trabajadores que se encuentren en condiciones similares o comunes. Sobre el particular, el Tribunal Fiscal mediante la RTF Nº 2506-2-2004 recoge este criterio de selección para la aplicación de la generalidad señalando lo siguiente: "La generalidad del gasto debe verificarse en función al beneficio obtenido por funcionarios de rango o condición similar; bien podría ocurrir que dada la característica de un puesto, el beneficio corresponda solo a una persona o más, sin que por ello se incumpla con el requisito de generalidad, y por tanto calificara como renta gravable de quinta categoría, sería deducible en la determinación de la renta imponible en tercera categoría". Ahora bien ante una eventual fiscalización por de la Administración Tributaria le corresponderá a la empresa la "carga de la prueba" respecto a la aplicación del citado criterio a través de las respectivas pruebas documentales que acrediten la condición o los requisitos que éstos (los trabajadores) han cumplido para encontrarse inmersos en el mismo y la respectiva entrega que acredite su destino. Para el trabajador como ya se ha referido califica como una mayor renta que recibe por el trabajo personal prestado en relación de dependencia y por consiguiente, el valor de los bienes entregados serán considerados rentas de quinta categoría tal como se contempla en el artículo 34º de la mencionada Ley. Por otro lado, estos conceptos no se consideran remuneración tal como esta expresado en el artículo 19º del TUO de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios; aprobado por D.S. Nº 001-97-TR (01.03.97), lo cual implica que no se encontrarán afectas a las cargas sociales (ESSALUD, ONP). Sin embargo dichos conceptos para efectos laborales se deberán ingresar en el PDT 601 "Planillas Electrónicas" específicamente en la casilla "Conceptos varios" (concepto 0903): canastas navideñas o Informativo Caballero Bustamante INFORME CONTABLE similares y figurará en la boleta de pago del trabajador, como un concepto no remunerativo. b. Impuesto General a las Ventas Respecto al Impuesto General a las Ventas relacionado con los comprobantes recibidos por las adquisiciones de los bienes, consideramos que la empresa tendría derecho al uso del crédito fiscal, en tanto se observen los requisitos sustanciales y formales contemplados en los artículos 18º y 19º del TUO de la Ley del IGV (en adelante LIGV), respectivamente. Sobre el particular, cabe mencionar que cumplirá con los requisitos sustanciales señalados en el artículo 18º LIGV, en tanto, los bienes adquiridos sean gasto para la empresa, de acuerdo a la legislación del Impuesto a la Renta y se destine a operaciones por las que tiene que pagar el Impuesto. Por otro lado, la entrega de los bienes a los trabajadores constituye una operación gravada con el Impuesto General a las Ventas, toda vez que se encuentra comprendida dentro de los supuestos de hecho de este impuesto (venta de bienes muebles en el país), dado que, de conformidad con las normas que regulan este impuesto, por venta se alude entre otros al retiro de bienes que efectúa la empresa, tal como lo señala el numeral 2 del literal a) del artículo 3º de la LIGV. En este caso, en concordancia con el literal b) del artículo 4º de la LIGV nace la obligación tributaria en la fecha de retiro del bien o en la fecha en que se emite el comprobante de pago, lo que ocurra primero. En este caso la base imponible del IGV será fijada de acuerdo con el valor de las operaciones onerosas efectuadas por el sujeto con terceros, y en su defecto, se aplicará el valor de mercado conforme el primer párrafo del artículo 15º de la LIGV. c. Comprobantes de Pago Ahora bien, producto de la entrega gratuita de los bienes, la empresa deberá en función a lo dispuesto por el numeral 1) del artículo 6º del Reglamento de Comprobantes de Pago (en adelante RCP) emitir el correspondiente comprobante de pago (boleta de venta, por tratarse de un consumidor final), siendo la oportunidad de emisión en la fecha de entrega de los bienes conforme el numeral 2) del artículo 5º del RCP. A estos efectos, se consignará en el comprobante de pago la leyenda “TRANSFERENCIA GRATUITA”, precisándose el valor de la venta (valor referencial), que hubiera correspondido a dicha operación así como el respectivo IGV. Procede señalar que el referido comprobante deberá anotarse en el Registro de Ventas. La pregunta en este caso es ¿se puede emitir un solo comprobante que resuma todas las transferencias o debe emitirse un comprobante para cada persona?. Somos de la opinión que podría emitirse un solo comprobante, dado que en caso de empresas con un número considerable de trabajadores resultaría administrativamente inapropiado la emisión individual de boletas de venta, sin embargo, debe quedar claro que igualmente la empresa debe tener un control que permita demostrar a la Administración quiénes han sido los beneficiados, tal como una lista firmada por todos y cada uno de los trabajadores, que acredite haber recibido el bien. Es importante referir que la emisión del Comprobante de Pago, responde a una exigencia formal que en lo absoluto implicará que origine el reconocimiento de un ingreso, aún más cuando la operación por su naturaleza significa un gasto para la empresa. 3. OBSEQUIOS A LOS CLIENTES 3.1. Aspecto Contable Dado que el asiento por las adquisiciones de los bienes ya lo Informativo Caballero Bustamante hemos realizado en su conjunto, es decir, tanto de los bienes para obsequiar a los trabajadores como a los clientes, sólo quedaría registrar el asiento del agotamiento de éstos, en la oportunidad que son entregados como regalos a la clientela tal como a continuación se muestra: REGISTRO CONTABLE ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 63 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 14,317.47 637 Publicidad, publicaciones y relaciones publicas 6373 Relaciones públicas 63731 Gastos de representacion 25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS 14,317.47 252 Suministros Subdivisionaria sugerida 2524 Otros suministros 25241 Polos 4,075.63 25242 Calendarios 970.00 25243 Llaveros 6,918.90 25244 Canastas 2,352.94 20/12 Por los obsequios de polos calendarios, llaveros y canastas a los clientes. –––––––––––––––– x –––––––––––––– 64 GASTOS POR TRIBUTOS 2,720.32 641 Gobierno Central 6411 Impuesto General a las Ventas y selectivo al consumo 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE 2,720.32 PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia 20/12 Por la provision del IGV - Retiro de bienes. –––––––––––––––– x –––––––––––––– 3.2. Aspecto Tributario a. Impuesto a la Renta El literal q) del artículo 37º TUO LIR, señala que son deducibles “los gastos de representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto no exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias”. Los gastos de representación son definidos como aquellos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes, tal como lo aclara el numeral 2 literal m) artículo 21º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. En virtud a ello, a continuación se efectúa el cálculo para determinar si se excede el límite antes referido: LÍMITE = INGRESOS NETOS LÍMITE = 7'070,500.00 x x 0.5% 0.5% = 35,352.50 Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados El tope máximo es 40 UIT equivalente a S/. 144,000 (40 x S/. 3,600) que no se considerará en el presente caso al ser menor el primer límite (0.5% x Ingresos Netos). Una vez calculado el límite, se procederá a determinar si los gastos de representación incurridos por la empresa exceden o no dicho límite. Gastos de Representación Acumulados a Noviembre Incurridos en diciembre TOTAL (S/.) Límite Aceptable Exceso Reparable S/. 23,714.00 14,317.47 ––––––––– 38,031.47 (35,352.50) ––––––––– S/. 2,678.97 ––––––––– ––––––––– De esta forma el gasto generado en el mes de diciembre solo en parte será aceptable debiendo repararse el importe de S/. 2,678.97 más su IGV correspondiente. b. Impuesto General a las Ventas Dado que de acuerdo con los datos presentados los obsequios se han entregado a los principales clientes, supuesto que califica como gasto de representación, en lo que concierne al Impuesto General a las Ventas se deberá tener en cuenta lo siguiente: b.1. IGV de las adquisiciones Partiendo del supuesto que la empresa tiene derecho al uso del IGV como crédito fiscal al cumplir los requisitos regulados en los artículos 18º y 19º TUO LIGV, el siguiente paso es establecer el importe que podrá aplicarse como crédito en función a lo dispuesto en el segundo párrafo literal a) del referido artículo 18º y el numeral 10 artículo 6º Reglamento LIGV. Así, dado que el gasto excede el límite del 0.5% de los Ingresos Netos, se deberá efectuar el siguiente cálculo: GASTO Del mes Aceptable Reparable IMPORTE 14,317.47 11,638.50 2,678.97 IGV ASOCIADO 2,720.32 2,211.31 509.01 De esta forma debe efectuarse el siguiente asiento para reflejar el gasto por el IGV que no puede tomarse como crédito fiscal: REGISTRO CONTABLE ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––509.01 –––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 63 GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 509.01 637 Publicidad, publicaciones y relaciones publicas 6373 Relaciones Públicas 63731 Gastos de representacion 40 TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR 401 Gobierno central 4011 Impuesto General a las Ventas 40111 IGV - Cuenta Propia x/x Por el IGV que no otorga derecho a crédito fiscal. –––––––––––––––– x –––––––––––––– Se entiende que el IGV incorporado como gasto de representación resultará reparable puesto que el gasto incurrido en el ejercicio excede el límite establecido en la Ley del Impuesto a la Renta, tal como se ha desarrollado en el inciso a) precedente. Fuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados b.2. IGV por la transferencia de bienes De conformidad con las definiciones que establece el artículo 3º de la Ley del IGV, la transferencia de bienes muebles a título gratuito califica como retiro de bienes y por lo tanto como venta, operación encuadrada dentro de las hipótesis de incidencia de este impuesto, producto de lo cual la operación en su totalidad estará gravada con el IGV. Por lo tanto, tal como ocurrió en el caso anterior se considerará como base imponible, de conformidad con el artículo 15º de la LIGV y el numeral 6 del artículo 5º del reglamento del IGV, el costo de producción o adquisición del bien según corresponda (en nuestro caso, costo de adquisición) considerando que corresponde al Valor de Mercado, dado que no comercializa dichos bienes. c. Comprobantes de Pago Por otro lado, la empresa está obligada a emitir el correspondiente comprobante de pago en la fecha que realiza la entrega de los bienes, por tratarse de transferencia de bienes a título gratuito. En el comprobante de pago que emita se consignará como valor referencial el valor de mercado e IGV. Igualmente por ser transferencia de bienes que se efectúa gratuitamente, se consignará la leyenda “TRANSFERENCIA GRATUITA”. Finalmente, también se anotarán los comprobantes emitidos en el Registro de Ventas. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 4. Acreditación de la entrega a los trabajadores y clientes –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Complementariamente, se debe resaltar que si bien los Gastos Navideños corresponden a conceptos que tienen la calificación de deducibles, resulta relevante la adecuada probanza de su entrega. La acreditación se efectuará con: • Los respectivos comprobantes de pago por la compra de los bienes. • Con la relación de trabajadores o clientes en la que conste su respectiva firma e identificación, como prueba de la entrega de dichos bienes. Cabe mencionar, que ante una eventual fiscalización le corresponderá a la Administración Tributaria la verificación de la fehaciencia de los referidos documentos. Esta posición se refuerza conforme al criterio vertido en la RTF Nº 00809-3-2001 (24.07.2001) en la cual se cita lo siguiente: "No procede el reparo efectuado por las adquisiciones de pavos y demás artículos para preparar las canastas navideñas, debido a que no se ha acreditado en autos que la entrega de las mismas haya sido realizada a sus trabajadores, debiendo la Administración verificar dicha situación". NOTAS (1) Estimamos que procedería el uso de esta subcuenta puesto que constituye Aguinaldo u otras retribuciones que se acuerden al personal y por ende mayor Renta de quinta categoría para el trabajador. Sin perjuicio de ello, otra opción podría ser el uso de la subcuenta 625: Atención al Personal. (2) De acuerdo con el párrafo 89 del Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, se reconoce un activo en el balance cuando es probable que se obtengan de los mismos beneficios económicos futuros para la empresa, y además el activo tiene un costo o valor que puede ser medido con fiabilidad. Por su parte, el párrafo 94 de dicho Marco establece que se reconoce un gasto cuando ha surgido un decremento en los activos y se puede medir con fiabilidad. (3) A mayor abundamiento, cabe referir que la subcuenta 656: Suministros, incluye los suministros consumidos previamente activados o no, distintos de los que se integran en productos elaborados (…). (4) El agasajo (almuerzo o comida, por ejemplo) califica para efectos tributarios como un Gasto Recreativo en virtud al inciso ll) artículo 37º TUO LIR, el cual resultará deducible en tanto no exceda el límite de 0.5% de los Ingresos Netos con un máximo de 40 UIT. n Informativo Caballero Bustamante
