Manual Contable
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ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 1 de 79 MANUAL DE CONTABILIDAD Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 2 de 79 CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO NÚMERO FECHA DEL CAMBIO DÍA MES CAMBIO REALIZADO AÑO PÁG. NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INSERCIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 3 de 79 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE NATURALEZA JURIDICA ESTATAL 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.1.1 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.2. 2.2. 2.2.1 2.2.2. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.6. 2.3.6. 2.3.7. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. FUNCIONES DE COMETIDO CUERPO DEL DOCUMENTO LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA POLÍTICA DEL PROCESO CONTABLE PRÁCTICAS CONTABLES RELATIVAS AL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS DE LA ANH 1.3. 2.3.5. Y ACTIVOS EFECTIVO CAJA CAJA PRINCIPAL CAJA MENOR DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA RECONOCIMIENTO DE LAS INVERSIONES ACTUALIZACIÓN DE INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA DEUDORES DEUDORES POR DERECHOS DE EXPLOTACIÓN DEUDORES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS AVANCES Y ANTICIPOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN REGISTRO DE LOS ANTICIPOS Y AVANCES, Y DE LOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN OTROS DEUDORES DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO PROVISIÓN PARA DEUDORES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO MÉTODO DE DEPRECIACIÓN Y VIDAS ÚTILES APLICABLES ADICIONES Y MEJORAS REPARACIONES Y MANTENIMIENTO TRATAMIENTO CONTABLE DEL TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 4 de 79 TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIÓN RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES DE MENOR 2.4.5. CUANTÍA RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES CUYO VALOR 2.4.6. NO SUPERA EL MEDIO (0,5) SALARIO MÍNIMO LEGAL MENSUAL VIGENTE RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES MUEBLES 2.4.7. RETIRADOS DEL SERVICIO 2.4.8. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN 2.4.9. MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN 2.4.10. SUSPENSIÓN DE LA DEPRECIACIÓN VALORIZACIONES Y PROVISIONES DE PROPIEDADES, PLANTA 2.4.11. Y EQUIPO RETIRO DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS 2.4.12.. COMPLETAMENTE DEPRECIADAS O AMORTIZADAS 2.5. OTROS ACTIVOS 2.5.1. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 2.5.2. CARGOS DIFERIDOS 2.5.3. INTANGIBLES 2.4.4. 3. 3.1. 3.2. PROCESOS JUDICIALES DERECHOS CONTINGENTES OBLIGACIONES CONTINGENTES 4. 4.1. PASIVOS CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD INTEGRAL PASIVOS ESTIMADOS PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS REGALIAS 4.2. 4.3. 4.3.1. 4.4. 4.4.1. SOCIAL 4.4.1.1. LIQUIDACIÓN DE LAS REGALÍAS 4.4.1.2. 4.4.1.3. 4.4.1.4. 4.4.2. 4.5. RECAUDO DE LAS REGALÍAS TRANSFERENCIA DE LOS RECURSOS CONTROL DE LAS RESERVAS PROBADAS ADMINISTRADAS RECAUDOS POR CLASIFICAR INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO 5 5.1. INGRESOS INGRESOS NO TRIBUTARIOS Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 5 de 79 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. OTROS INGRESOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 6. 6.1. 6.2. GASTOS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN MEDIO AMBIENTE 7. 7.1. 7.1.1. ESTADOS FINANCIEROS PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS LIBROS DE CONTABILIDAD FORMA DE CONSERVAR LOS LIBROS Y DEMÁS SOPORTES CONTABLES PRÁCTICAS CONTABLES RELACIONADAS CON LA REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXHIBICIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN LUGAR VISIBLE GRUPOS DE CUENTAS UTILIZADOS PARA LA REVELACIÓN DE LAS OPERACIONES ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS DE LA ANH FECHAS DE CIERRE O DE CORTE PARA LA PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN DEFINITIVA FECHAS DE CIERRE Y DE CORTE PARA LA INFORMACION INTERNA USUARIOS DE LA INFORMACIÓN E INFORMES A SUMINISTRAR 7.1.2. 7.2.. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4. 7.2.5. 7.2.6. 8. 8.1. 8.2. 8.2.1. 8.3. 9. 9.1. 9.1.1. 9.1.2. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE DE LA ANH PARA LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE INFORMACIÓN CONTABLE CONSOLIDADA INFORMACIÓN CONTABLE POR DEPENDECIAS DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE LA INFORMACION CONTABLE DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDRICARBUROS – ANH POLÍTICAS GENERALES Preparación de Estados Financieros Registro de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales en los Estados Financieros Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 6 de 79 10. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.4.1 10.4.2 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Depuración y Sostenibilidad Contable Proceso de Sostenibilidad Contable Ficha Técnica Comité de Sostenibilidad Contable Convocatoria Registro Contable de los Ajustes GLOSARIO ANEXO Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 7 de 79 INTRODUCCIÓN El artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, establece que “Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto lo referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría General de la Republica. Corresponde al Contador General de la Nación, las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país”. La Ley 298 de 1996, establece con relación al manejo contable de las entidades públicas que: “El Sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública” (Artículo 7) “Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública, comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y solo en lo relacionado con estos” (artículo 10) Derivado del mandato constitucional, la Contaduría General de la Nación, ha emitido varias normas en materia contable, entre las cuales es importante destacar las siguientes: La Resolución 354 de 2007, por medio de la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la doctrina contable pública. El Régimen de Contabilidad pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las ramas del poder público en sus diferentes niveles y sectores. La Resolución 357 del 23 de julio de 2008, mediante la cual se adopta el procedimiento de control interno contable, para implementar las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar la producción de información contable confiable, relevante y comprensible. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 8 de 79 En este sentido, se establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno contable deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público. De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos. Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, periodos de actualización de valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes. OBJETIVO Establecer los lineamientos metodológicos contables de LA ANH para el manejo y fácil entendimiento del sistema contable. ALCANCE El manual comprende las principales políticas contables del proceso, las cuales deben ser tenidas en cuenta por los funcionarios de la Entidad y manejado directamente por los involucrados en el proceso contable. El alcance está relacionado con las actividades que lo conforman teniendo en cuenta que en el manual se relacionan todos los temas que comprenden el sistema contable de LA ANH. El manual identifica, clasifica y registra los ajustes de los diferentes hechos, transacciones, operaciones, y la revelación comprende la elaboración de los estados, informes y reportes así como el análisis interpretación y comunicación de la información contable a los usuarios internos y externos. NATURALEZA JURIDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 9 de 79 Naturaleza Jurídica La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, fue creada mediante Decreto Ley 1760 de 2003, como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera, sometida al régimen jurídico contenido en el mismo Decreto y en lo no previsto en él, al de los establecimientos públicos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 489 de 1998 y en las normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. La naturaleza jurídica de la entidad, fue transformada en la vigencia 2011, mediante artículo 1 del Decreto 4137 del 03 de noviembre de 2011, así: “Cambiase la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional de Hidrocarburos -ANH, de Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y financiera a la de Agencia Estatal del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Minas y Energía”. Como consecuencia del cambio de Naturaleza jurídica, organizativa de la entidad y se amplió su planta de personal. se modificó la estructura Funciones de Cometido Estatal Misión La ANH es la autoridad encargada de promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos hidrocarburíferos del país, administrándolos integralmente y armonizando los intereses de la sociedad, el Estado y las empresas del sector. Visión La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH será reconocida como una entidad modelo en el mundo por: El conocimiento del potencial del subsuelo colombiano y el logro de su aprovechamiento. La eficiencia y transparencia en la administración de hidrocarburos y el trabajo conjunto con la industria y la comunidad. El profesionalismo de nuestro equipo, el alto nivel tecnológico y la eficiencia y agilidad en procesos clave. Objetivo, Estructura Organizativa y Funciones a. Objetivo Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 10 de 79 La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH-, tiene como objetivo administrar integralmente las reservas y recursos hidrocarburíferos de propiedad de la Nación; promover el aprovechamiento óptimo y sostenible de los recursos hidrocarburíferos y contribuir a la seguridad energética nacional. b. Estructura Organizativa Como consecuencia del cambio de naturaleza, objeto y funciones determinados en el Decreto 4137 de 2011, el Gobierno Nacional, mediante Decreto 0714 de 2012, modificó la estructura interna de la ANH, así: Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 11 de 79 Órganos de Dirección y Administración La Dirección de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH - está a cargo del Consejo Directivo. La administración está a cargo de un Presidente, de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República. Composición del Consejo Directivo El consejo directivo está integrado por cinco (5) miembros así: El ministro de Minas y Energía quien lo presidirá. El Ministro de Hacienda y Crédito Público Director del Departamento Nacional de Planeación El Director del Servicio Geológico Colombiano. El Director de la Unidad de Planeación Minero Energética. Dos (2) representantes del Presidente de la República. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 12 de 79 Funciones Generales Identificar y evaluar el potencial hidrocarburífero del país. Diseñar, evaluar y promover la inversión en las actividades de exploración y explotación de los recursos hidrocarburíferos, de acuerdo con las mejores prácticas internacionales. Diseñar, promover, negociar, celebrar y administrar los contratos y convenios de exploración y explotación de hidrocarburos de propiedad de la Nación, con excepción de los contratos de asociación que celebró Ecopetrol hasta el 31 de diciembre de 2003, así como hacer el seguimiento al cumplimiento de todas las obligaciones previstas en los mismos. Asignar las áreas para exploración y/o explotación con sujeción a las modalidades y tipos de contratación que la Agencia Nacional de Hidrocarburos -ANH adopte para tal fin. Apoyar al Ministerio de Minas y Energía en la formulación de la política gubernamental en materia de hidrocarburos, en la elaboración de los planes sectoriales y en el cumplimiento de los respectivos objetivos. Estructurar los estudios e investigaciones en las áreas de geología y geofísica para generar nuevo conocimiento en las cuencas sedimentarias de Colombia con miras a planear y optimizar el aprovechamiento del recurso hídrocarburifero y generar interés exploratorio y de inversión. Convenir, en los contratos de exploración y explotación, los términos y condiciones con sujeción a los cuales las compañías contratistas adelantarán programas en beneficio de las comunidades ubicadas en las áreas de influencia de los correspondientes contratos. Apoyar al Ministerio de Minas y Energía y demás autoridades competentes en los asuntos relacionados con las comunidades, el medio ambiente y la seguridad en las áreas de influencia de los proyectos hidrocarburíferos. Fijar los precios de los hidrocarburos para efectos de la liquidación de regalías. Administrar la participación del Estado, en especie o en dinero, de los volúmenes de hidrocarburos que le correspondan en los contratos y convenios de exploración y explotación, y demás contratos suscritos o suscriba la Agencia, incluyendo las regalías, en desarrollo de lo cual podrá disponer de dicha participación mediante la celebración de contratos u operaciones de cualquier naturaleza. Recaudar, liquidar y transferir las regalías y compensaciones monetarias a favor de la Nación por la explotación de hidrocarburos. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 13 de 79 Efectuar las retenciones de las sumas que por concepto de participaciones y regalías correspondan a las entidades partícipes con destino a los Fondos previstos en la Constitución Política y la Ley, y hacer los giros y reintegros en los términos establecidos en ellas. Adelantar las acciones necesarias para el adecuado abastecimiento de la demanda nacional de hidrocarburos. Fijar los volúmenes de producción de petróleo de concesión que los explotadores deben vender para la refinación interna. Fijar el precio al cual se debe vender el petróleo crudo de concesión destinado a la refinación interna para el procesamiento o utilización en el país, y el gas natural que se utilice efectivamente como materia prima en procesos industriales petroquímicos cuando sea del caso. Administrar y disponer de los bienes muebles e inmuebles que pasen al Estado por finalización de contratos y convenios de exploración y explotación, o por reversión de concesiones vigentes, con excepción de los contratos de asociación que celebró Ecopetrol hasta el 31 de Diciembre de 2003. Hacer seguimiento al cumplimiento de las normas técnicas relacionadas con la exploración y explotación de hidrocarburos dirigidas al aprovechamiento de los recursos de manera racional e integral. Fijar los precios de exportación de petróleo crudo para efectos fiscales y cambiarios. Dirigir y coordinar lo relacionado con las liquidaciones por concepto del canon superficiario correspondiente a los contratos de concesión. Verificar las especificaciones y destinación del material importado en el subsector de hidrocarburos para efectos de aplicar las exenciones previstas en el Código de Petróleos o normas que lo modifiquen o adicionen. Supervisar las especificaciones y destinación del material importado en el subsector de hidrocarburos para efectos de aplicar las exenciones previstas en el Código de Petróleos o normas que lo modifiquen o adicionen. Ejercer las demás actividades relacionadas con la administración de los recursos hidrocarburíferos de propiedad de la Nación. Las demás que le sean asignadas y que le delegue el Ministerio de Minas y Energía, de conformidad con las normas vigentes. De acuerdo a lo establecido en el parágrafo del artículo 4 del Decreto 4137 de 2011, Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 14 de 79 “Las funciones relacionadas con la administración de la información técnica y geológica de hidrocarburos y del Banco de Información Petrolera -BIP, la seguirá ejerciendo la Agencia Nacional de Hidrocarburos -ANH, hasta tanto se entregue la totalidad de la información y los sistemas al Servicio Geológico Colombiano”. c. Órganos de Vigilancia y Control El control fiscal de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH - es ejercido por la Contraloría General de la República de conformidad con las normas vigentes. Igualmente, la ANH presenta los correspondientes informes financieros y contables a la Contaduría General de la Nación, como máxima autoridad nacional en materia contable. Al interior de la Agencia se cuenta con una Oficina de Control Interno, que desempeña sus funciones en el marco de Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios. d. Sede La sede de la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH -, se encuentra ubicada en la Avenida calle 26 N° 59 - 65 piso 2 de la ciudad de Bogotá, D.C., y por disposición del Consejo Directivo podrá establecer dependencias operativas y administrativas en cualquier lugar del territorio nacional. e. Registros La Administración de Impuestos Nacionales, mediante resolución No. 10520 del 18 de diciembre de 2003, publicada en el diario oficial No. 45412 del 26 de diciembre del mismo año, calificó a la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH - como Gran Contribuyente y le asignó el NIT. No. 830.127.607-8. 1. CUERPO DEL DOCUMENTO Contabilidad. Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar información contable para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control. Contabilidad General de la Nación. Sistema de información contable de los órganos que integran las ramas del poder público en el nivel nacional, la de las entidades u organismos estatales autónomos e independientes, la de organismos creados por la Constitución Nacional o por la ley, que tienen régimen especial, adscritos a cualquier rama del Poder Público y la de cualquier otro tipo de organización o sociedad, que maneje o administre recursos de la Nación en lo relacionado con estos. Contabilidad Pública. Aplicación especializada de la contabilidad que, a partir de propósitos específicos, articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 15 de 79 información y control financiero, económico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan funciones de cometido estatal, por medio de la utilización y gestión de recursos públicos. Por lo anterior, el desarrollo del Sistema Nacional de Contabilidad Pública implica la identificación y diferenciación de sus componentes, como las instituciones, las reglas, las prácticas y los recursos humanos y físicos. Contabilizar. Apuntar, asentar o registrar una partida o cantidad en los libros de contabilidad, de acuerdo con criterios ya establecidos. A. FUNCIONES a. Históricas. Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la Entidad. Ej: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando. b. Estadística. Es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la Entidad. Ej: Ver el crecimiento de la Entidad en cinco años. c. Económica. Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto. Ej: Costo – Beneficio. d. Financiera. Analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la Entidad. Ej: Ver con qué dinero cuenta la Entidad, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. e. Fiscal. Es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes. Ej: IVA, Renta, ICA, CREE, etc. f. Legal. Conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la Entidad para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad. Ej: Salud, AFP, etc. 1.1. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA Dentro del macro-sistema “Entidad” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable. ORGANIZACIÓN Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 16 de 79 DATOS DE ENTRADA PROCESO CONTABLE RECOPILACIÓN DE DATOS Y SOPORTES: Facturas, Notas Crédito y Débito, Depósitos, Cheques, Comprobantes, Ingresos, Compras, Egresos. DATOS DE SALIDA ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES REALIZADAS (LA ANH y Outsourcing Financiero). REGISTRO DE LAS OPERACIONES (Outsourcing Financiero). PREPARACIÓN DE ESTADOS CONTABLES (Balance General, Estado de Resultado). ENTREGA BALANCE GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS, INFORMES CONTABLES E INDICADORES DE GESTIÓN. ANÁLISIS INFORMACIÓN CONTABLE (LA ANH y Outsourcing Financiero) USUARIOS INTERNOS Y ENTIDADES Presidencia y Vicepresidencia de LA ANH, Entidades Gubernamentales, Entes de Control. 1.2. POLÍTICA DEL PROCESO CONTABLE El proceso contable se llevará a cabo considerando que la información contable, en su conjunto, debe ser una representación razonable de la realidad económica, financiera, social y ambiental de la ANH, que cumple con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, y por tanto incluirá todas las transacciones, hechos y operaciones realizadas en atención a los principios, normas técnicas y procedimientos que le sean aplicables. Son lineamientos de esta política los siguientes: A. Confiabilidad de la Información Contable Característica cualitativa de la información contable pública que constituye la base del logro de los objetivos de la información contable pública, si se elabora a partir de un conjunto Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 17 de 79 homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio públicos. La Confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad. B. Relevancia de la Información Contable Característica cualitativa de la información contable pública que se presenta cuando dicha información es la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. En general, implica que se incluya la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad. C. Comprensibilidad de la Información Contable Característica cualitativa de la información contable pública que le permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Para el efecto se presume que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades y resultados de la entidad contable pública objeto de su interés, así como de la regulación contable que le aplica. En este sentido, la información contable pública es comprensible si es racional y consistente. D. Verificabilidad de la Información Contable Criterio técnico de la información contable que permite que ella sea Confiable. La información contable pública es verificable cuando es posible comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. Cada registro contable que efectúa la entidad, está soportado en documento pertinente, veraz e idóneo, el cual se conserva adecuadamente en archivos de fácil identificación para su búsqueda, observando las tablas de retención documental. 1.3. PRÁCTICAS CONTABLES RELATIVAS AL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS DE LA ANH Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 18 de 79 PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública. La Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación, transmisión y presentación de sus estados contables, ha dado cumplimiento integral a las normas y procedimientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, definido por la Contaduría General de la Nación, en adelante CGN, en desarrollo del artículo 354 de la Constitución Política. Para llevar a cabo dicho proceso, y según lo establecido en el Decreto 2789 de 2004, la Agencia registra sus transacciones financieras en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, y como complemento del mismo utiliza un aplicativo modular denominado ZBOX, que permite procesar información de impacto financiero y efectuar seguimiento y control a las operaciones, para las cuales el aplicativo SIIF NACION II no presenta desarrollo (activos fijos, nómina, cartera) o no cuenta con los controles adecuados. En cumplimiento de la Resolución 393 del 28 de septiembre de 2007, artículo 2º, de la CGN, la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH - creó y reglamentó mediante Resolución No. 119 de febrero de 2013 el “Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable”. Las notas correspondientes al cierre del ejercicio fiscal 2013, reflejan las principales características de la información contable de la entidad, que ha sido preparada siguiendo un proceso racional y sistemático para reconocer transacciones, hechos y operaciones con base en los principios y normas técnicas contables, revelando en ellas toda modificación o cambio que se haya presentado durante la vigencia y que amerite su revelación en el presente documento. A continuación se describen las principales políticas y prácticas que la entidad ha adoptado para el desarrollo de su sistema contable, observando el conjunto de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública, teniendo en cuenta que el proceso contable, se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que afectan la situación, la actividad, y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de la entidad contable publica. Aplicación del Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Las transacciones realizadas por la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, se registran por partida doble aplicando el Régimen de Contabilidad pública, expedido por la CGN, conforme a la naturaleza de la entidad. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 19 de 79 Sin perjuicio de la aplicación integral de los principios de contabilidad pública y de las normas técnicas vigentes, consideramos pertinente hacer referencia a la aplicación particular de algunos de estos: a. Unidad de Medida La cuantificación en términos monetarios de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de las operaciones realizadas por la ANH, se realizan en pesos colombianos (COP). b. Devengo o Causación El párrafo 117 del Plan General de Contabilidad Pública, contenido en el Régimen de Contabilidad, define el principio de devengo o causación, en los siguientes términos: “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se reconocen en la medida que suceden con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos”. La Agencia, en cumplimiento de lo normado, registra los deudores y obligaciones, cuando surgen los derechos ciertos de cobro, pago o afectan los resultados del periodo, aplicando en todo caso el principio de la prudencia. c. Actualización de las operaciones y transacciones realizadas en moneda extranjera Para el registro de las operaciones en moneda extranjera, producto de la venta de información petrolera durante el año 2013, y de la realización de inversiones, se convirtieron los valores percibidos en dólares a pesos colombianos, utilizando la tasa representativa del mercado vigente en la fecha de la operación. Los saldos en cuentas de ahorro representados en dólares, fueron re-expresados a la TRM del último día del año 2013; estas tasas corresponden a las certificadas por la Superintendencia Financiera. d. Valoración de Inversiones Para el registro de las inversiones financieras que la Agencia realiza en TES clase B del mercado primario, el reconocimiento se realiza por su costo histórico y su actualización se debe realizar con base en las metodologías que expida la Superintendencia Financiera. La entidad, efectúa la valoración del portafolio tomando como base los precios sucios divulgados por Infoval para cada una de las correspondientes emisiones de TES. e. Provisión de Deudores Para la determinación de las provisiones de la cartera de deudores, el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, mediante Acta No. 1 de la vigencia 2008, adoptó el instructivo para provisión y castigo de cartera ajustado al tratamiento contable definido por la Contaduría General de la Nación. En aplicación del mismo: Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 20 de 79 Se reclasifican a “Deudas de Difícil Cobro”, las partidas que superen los 180 días de vencida. Se “Castigan” las partidas que cumplen los siguientes parámetros: o o Obligaciones calificadas como de difícil recaudo y que presenten una mora superior a 541 días (18 meses), para todos los conceptos de ingreso. Obligaciones provisionadas al cien por ciento. El método utilizado por la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH para provisionar los deudores es el individual. f. Propiedades, planta y equipo Las propiedades, planta y equipo, se reconocen por su costo de adquisición más las mejoras y adiciones que incrementen su valor y vida útil. Para determinar el valor de la contribución de los elementos que la conforman, al cometido estatal de la entidad, se aplica una depreciación por el método de línea recta, con base en la vida útil probable de los activos objeto de la misma. En este caso, se toma como referencia la vida útil establecida como norma general por la CGN, así: i) Construcciones y edificaciones, 50 años; ii) vehículos, muebles, equipo de oficina, comunicación y elementos devolutivos, 10 años; iii) equipo de computación, 5 años. Se utiliza el método de línea recta en razón a que los activos son utilizados de manera regular. g. Valuación de las propiedades, planta y equipos. Respecto de la valuación de activos fijos, la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, aplica los criterios generales impartidos por la CGN en la Resolución 356 de septiembre de 2007, específicamente lo indicado en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo. Las reparaciones y el mantenimiento de los activos se cargan al resultado, en tanto que las mejoras y adiciones se registran como un mayor valor del activo. h. Actualización de las propiedades, planta y equipos. La Agencia aplica los procedimientos establecidos por la CGN para la actualización de los activos adquiridos por la entidad. En la vigencia 2013, se efectuó la actualización de los bienes inmuebles y los bienes muebles de la bodega de consumo Campo Tello. i. Reconocimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social integral. El saldo de la cuenta provisión para prestaciones sociales con corte al 31 de diciembre de 2013, se reclasificó a la cuenta correspondiente del pasivo, conforme a lo previsto en las Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 21 de 79 normas vigentes y el Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, emitido por la Contaduría General de Nación. j. Reconocimiento y registro de los Pasivos Estimados. En este grupo de cuentas se incluye el valor de las demandas y litigios en contra de la entidad o interpuestas por la misma, debidamente analizados, clasificados y reportados por la Oficina Asesora Jurídica de la entidad, así: Los procesos que presentan fallos en primera instancia contra la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH. Los procesos que no han presentado fallo alguno, se registran en las respectivas cuentas de orden deudoras o acreedoras según corresponde. Los valores estimados de las obligaciones laborales de la Agencia, por concepto de acreencias laborales no consolidadas, las cuales al cierre de la vigencia son trasladadas a la cuenta correspondiente del pasivo laboral. k. Reconocimiento de ingresos y gastos Los ingresos reflejan el flujo de entrada de recursos a la entidad, en desarrollo de su objeto social, que son susceptibles de incrementar el patrimonio fiscal durante el período contable. Los gastos representan los flujos de salida de recursos en cumplimiento de su cometido estatal. Se reconocen con base en el principio del devengo o causación, aplicando en todo caso el principio de la prudencia y las normas y procedimientos de orden técnico contable vigente, clasificados de acuerdo al tipo de operaciones que ejecuta la entidad. Libros de Contabilidad, Comprobantes y Soportes Contables Los libros principales se encuentran debidamente oficializados. La conservación y custodia de los mismos se encuentra a cargo del área financiera de la entidad. Cada comprobante, se encuentra debidamente soportado con los documentos que detallan las operaciones objeto de registro, atendiendo lo previsto por las normas técnicas expedidas por la CGN. La administración documental contable que incluye el archivo, conservación y custodia, se hace con base en las normas y procedimientos expedidos por el Archivo General de la Nación. AGREGACION DE LA INFORMACION CONTABLE DE LA ANH Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 22 de 79 De acuerdo con lo establecido en el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, numeral 42, Titulo I, Libro I, la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH, como entidad contable pública, produce su información financiera con independencia de su responsabilidad de reportar individualmente a la CGN. Para fines de agregación y/o consolidación sigue las pautas que desarrolla el Régimen de Contabilidad Pública y rinde los informes contables en la forma y dentro de los plazos establecidos por la autoridad contable. ASPECTOS GENERALES DE TIPO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DE IMPACTO CONTABLE. Servicios Externos Administrativos y Financieros En el marco del Estatuto General de Contratación, el Decreto Ley 1760 de 2003, el Decreto 4137 de 2011 y la Resolución 481 del 16 de septiembre de 2008, mediante la cual se adopta el Manual de Contratación Administrativa e Inspección y Seguimiento Contractual de la ANH y, producto de un proceso de selección público, se contrata la prestación de los servicios administrativos de apoyo a la gestión, para cubrir las actividades de: control presupuestal, contabilidad, facturación y pagos generales, soporte a la gestión administrativa de regalías, nómina y control de activos fijos, bajo la modalidad de servicios externos (Outsourcing). En desarrollo del citado contrato, la firma contratista tiene la obligación de expedir, registrar y procesar las transacciones realizadas por la entidad; analizar la información y preparar los informes con destino interno y externo, entre ellos los estados contables de corte mensual, trimestral y anual, para lo cual un funcionario designado por la misma, actúa en calidad de contador de la entidad. Se enuncian a continuación las principales prácticas relacionadas con la identificación, clasificación y registro de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la ANH. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 23 de 79 2. ACTIVOS Con el fin de tener una mejor comprensión y análisis de los activos de LA ANH, cabe aclarar que estos se clasifican según su capacidad para convertirse en efectivo, o según la destinación o uso que se le dé. Al presentar los estados financieros, los activos son clasificados según sean corrientes o no corrientes, en relación con el tiempo esperado para su realización. Se considera activo corriente, todo aquel activo que es susceptible de convertirse en efectivo en un plazo igual o inferior a un año. Es corriente todo aquel activo que se puede vender en un Plazo corto. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los gastos pagados por anticipado. Caso contrario, se denominan activos no corrientes, a los activos que para poderlos convertir en efectivo, se requiere de un plazo mayor a un año, en el mediano o largo plazo. La clasificación del activo de esta forma, es importante para medir la liquidez de la Entidad, su capacidad de cubrir pagos de corto plazo. De allí que el capital de trabajo esté fundamentado en el activo corriente. 2.1. EFECTIVO Se encuentra como grupo 11, en este grupo se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y en fondos, disponibles para el desarrollo de la Entidad. 2.1.1. CAJA 2.1.1.1. CAJA PRINCIPAL Esta cuenta no es utilizada por la entidad, dado que todos sus recursos con canalizados desde su recaudo hasta su uso a través del sistema financiero mediante cuentas corrientes y de ahorro. 2.1.1.2. CAJA MENOR Representa el fondo de dinero necesario disponible para soportar la operación de negocio, en gastos menores inmediatos, debidamente constituidas mediante Orden Presidencial por cada vigencia fiscal, en la que se indica la cuantía, el responsable y la finalidad. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 24 de 79 La dinámica contable de constitución de la caja menor es: CÓDIGOS NOMBRES 1105 110502 2401 240101 24010102 Caja Caja Menor Adquisición Bienes y Servicios Nal. Bienes de Servicios Adquisición de Servicios DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Una vez se haya consumido el 70% y/o se termine el mes, se debe realizar el correspondiente reembolso en el formato establecido por la ANH, este informe debe llegar a contabilidad a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente, con el fin de realizar los registros contables correspondientes. 2.1.2 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras para el recaudo o pago de obligaciones de la entidad. Estas cuentas se concilian individualmente en forma mensual. 2.2. INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA Corresponde a las inversiones financieras realizadas por la ANH con sus excedentes de liquidez, representadas en su totalidad en títulos de tesorería TES clase B, en cumplimiento del Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008. 2.2.1. RECONOCIMIENTO DE LAS INVERSIONES Para el registro de las inversiones financieras que la Agencia realiza en TES clase B del mercado primario, el reconocimiento se realiza por su costo histórico. Las inversiones con fines de política se reconocen así: CÓDIGOS NOMBRES 1203 INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA DÉBITO CRÉDITO Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 25 de 79 120309 1110 111006 Títulos de Tesorería TES XXX DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de Ahorro XXX Los rendimientos recibidos se reconocen: CÓDIGOS 1110 111006 1203 120309 NOMBRES DÉBITO DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de Ahorro XXX INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA Títulos de Tesorería TES CRÉDITO XXX 2.2.2. ACTUALIZACIÓN DE INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA. Su actualización se debe realizar con base en las metodologías que expida la Superintendencia Financiera. La entidad, efectúa la valoración del portafolio tomando como base los precios sucios divulgados por Infoval para cada una de las correspondientes emisiones de TES. La actualización positiva de títulos adquiridos con recursos propios se reconoce: CÓDIGOS 1203 120309 4805 480586 NOMBRES DÉBITO INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA Títulos de Tesorería TES XXX FINANCIEROS Utilidad por valoración de las inversiones con fines de política en títulos de deuda CRÉDITO XXX La actualización positiva de títulos adquiridos con recursos de regalías se reconoce: CÓDIGOS NOMBRES DÉBITO CRÉDITO Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 26 de 79 1203 120309 2905 290501 INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA Títulos de Tesorería TES XXX RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Regalías XXX La actualización negativa de títulos adquiridos con recursos propios se reconoce como se muestra a continuación, previa disminución del ingreso por la utilidad, si existiere: CÓDIGOS NOMBRES 5805 580570 FINANCIEROS Pérdida por valoración de las inversiones con fines de política en XXX títulos de deuda INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA Títulos de Tesorería TES 1203 120309 DÉBITO CRÉDITO XXX La actualización negativa de títulos adquiridos con recursos de regalías se reconoce: CÓDIGOS NOMBRES 2905 290501 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Regalías XXX INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DAUDA Títulos de Tesorería TES 1203 120309 2.3. DÉBITO CRÉDITO XXX DEUDORES En esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los Derechos de Cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido Estatal, las cuales corresponden principalmente a: Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 27 de 79 Los saldos adeudados a la Agencia, por los diferentes operadores por concepto de obligaciones previstas en los contratos de exploración y producción de hidrocarburos, venta de información petrolera y Litoteca. Los recursos entregados en administración a terceros, en el marco de los convenios interadministrativos suscritos en 2013 y vigencias anteriores. En el caso de los deudores, las operaciones deben soportarse con la respectiva factura, cuentas de cobro, recordatorios de pago; es decir, todos los soportes que permitan evidenciar la venta de un bien o la prestación de un servicio. 2.3.1 DEUDORES POR DERECHOS DE EXPLOTACIÓN Los deudores por derechos de explotación, corresponden a los derechos económicos pactados en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos entre los que se encuentran: - Canon Precios Altos Producción Transferencia de tecnología La Dinámica Contable de los Derechos de Explotación, es: CODIGOS 1401 140158 4110 411059 NOMBRES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotación NO TRIBUTARIOS Derechos de explotación DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Cuando los derechos Económicos correspondan a liquidaciones de periodos anteriores, la dinámica contable será la siguiente: CODIGOS 1401 140158 4815 481559 NOMBRES DÉBITO CRÉDITO INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotación XXX AJUSTES EJERCICIOS ANTERIORES Otros Ingresos XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 28 de 79 2.3.2 DEUDORES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS Los deudores por prestación de servicios, corresponden a la venta de información a las compañías petroleras y demás interesados en el conocimiento geológico del país. La entidad suministra esta información a través del Banco de Información Petrolera – BIP y la Litoteca Nacional. Esta venta se encuentra gravada con un IVA a la tarifa general. La Dinámica Contable por la venta de Información Petrolera, se detalla: Con la requisición del cliente solicitando la información, la ANH a través del EPIS (Exploration & Producción Información Service), expide la orden de servicio con la cual se elabora la respectiva factura de venta. Con estos soportes se efectúa el siguiente registro contable: CODIGOS 1407 140718 2445 244502 4110 411090 NOMBRES DÉBITO CRÉDITO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Servicios informativos XXX IMPUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA Venta de servicios XXX NO TRIBUTARIOS Otros ingresos no tributarios XXX Con el recaudo en bancos, se cancela la cuenta por cobrar originada en el registro anterior. 2.3.3 AVANCES Y ANTICIPOS Representa los valores entregados por la entidad en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes, servicios y ejecución de proyectos de inversión. Estos anticipos se amortizan y legalizan de acuerdo a lo establecido en las condiciones del contrato. También se registran como anticipos, los pagos por concepto de viáticos y gastos de viaje efectuados a funcionarios y contratistas que en desarrollo de sus funciones deban desplazarse fuera de Bogotá, los cuales son amortizados con el informe de legalización de la comisión. 2.3.4 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN De acuerdo con las políticas de LA ANH y el Régimen de Contabilidad Pública, en esta cuenta se registran los recursos entregados en el marco de los convenios interadministrativos celebrados con otras entidades públicas, para la ejecución de proyectos conjuntos de inversión. Estos convenios pueden ser de Gerencia Integral de Proyectos o de Administración de Recursos. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 29 de 79 2.3.5 REGISTRO DE LOS ANTICIPOS Y AVANCES, Y DE LOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN El registro de los anticipos y avances, y los recursos entregados en administración se efectúa como se detalla a continuación: CODIGOS 1420 o 1424 1420XX 1424XX 1110 NOMBRES CUENTA DEUDORA o Nombre de la Subcuenta 111006 DÉBITO CRÉDITO XXX DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro XXX Su amortización genera el siguiente registro: CODIGOS 5111, 5211 o 5508 5111XX, 5211XX o 5508XX 1420 o 1424 1420XX o 1424XX NOMBRES CUENTA DEUDORA DÉBITO CRÉDITO Nombre de la Subcuenta XXX CUENTA DEUDORA Nombre de la Subcuenta XXX El reintegro de los rendimientos financieros generados por los recursos entregados en administración o como anticipos, se contabilizan de la siguiente forma: CODIGOS 1110 NOMBRES DÉBITO CRÉDITO DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 111006 Cuenta de ahorro XXX 4805 FINANCIEROS 480535 Rendimientos sobre recursos entregados en administración XXX Cuando los rendimientos financieros generados por los recursos entregados se reinvierten en los proyectos, se efectúa el siguiente registro: CODIGOS 1424 1424XX 4805 NOMBRES CUENTA DEUDORA Nombre de la Subcuenta FINANCIEROS DÉBITO CRÉDITO XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 30 de 79 480535 Rendimientos sobre recursos entregados en administración XXX Los recursos reintegrados a la entidad por la no ejecución de los mismos, generan el siguiente registro: CODIGOS 1110 111006 1420 o 1424 1420XX 1424XX 2.3.6 NOMBRES DÉBITO CRÉDITO DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro XXX CUENTA DEUDORA o Nombre de la Subcuenta XXX OTROS DEUDORES. De acuerdo con las políticas de LA ANH, se clasifican en otros deudores las cuentas por cobrar por incapacidades, venta de activos, intereses, y otros que no son objeto de clasificación en otra cuenta contable del plan general de contabilidad pública y que su materialidad no supera el 5% de la cuenta deudores. Los principales conceptos manejados por LA ANH y sobre los cuales se hace necesario establecer la política contable son: A. ENAJENACION DE ACTIVOS Representa la cuenta por cobrar a tercero por la venta de activos que se encuentran en la bodega Campo Tello bajo la custodia del Ecopetrol S.A. B. PAGOS POR CUENTA DE TERCEROS Representa los pagos efectuados a los funcionarios por concepto de las incapacidades por enfermedad general o laborales, las cuales deben ser reintegradas a la entidad por parte de las EPS o ARL a la cual estén afiliados estos funcionarios. 2.3.7 DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO Representa el valor de las deudas a favor de la entidad contable pública pendientes de recaudo que por su antigüedad, Morosidad y/o condiciones especiales han sido reclasificadas de la cuenta deudora principal. Se reclasifican a “Deudas de Difícil Recaudo”, las partidas que superen los 180 días de vencida. 2.3.8 PROVISIÓN PARA DEUDORES Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 31 de 79 Representa el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis individual de las cuentas que integran el grupo de deudores. El párrafo 154 del Plan General de Contabilidad Pública señala que “Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del periodo contable. En este sentido, el párrafo 155 del mismo PGCP precisa que “Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: El individual y el general. (…)”. Así, la ANH efectúa la provisión a sus deudores haciendo uso del método individual, para lo cual se aplican los porcentajes definidos según el tiempo de antigüedad del deudor, mismo que se determina a partir de la fecha del registro inicial. Los siguientes son los porcentajes de provisión: Desde (días) Hasta (días) Porcentaje Provisión 1 180 0.0% 181 360 25.0% 361 540 50.0% 541 días o mas de 100% Tratándose de las provisiones, el párrafo 156 del PGCP dispone que “El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio”. Indica también el párrafo 173 del mismo PGCP que “El reconocimiento de las provisiones en las entidades contables públicas del gobierno general afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de bienes y la prestación de Servicios individualizables, que debe reconocerse como gasto”. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 32 de 79 Así, cuando se efectúa el cálculo de la provisión, la ANH realiza el siguiente registro contable, para reflejar el valor de las estimaciones que debe efectuar para contingencias de pérdida como resultado del riesgo de incobrabilidad de los deudores: CÓDIGOS NOMBRES 5304 530405 1480 148012 PROVISIÓN PARA DEUDORES Prestación de Servicios PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR) Prestación de Servicios DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Si se recupera un deudor que se encuentra provisionado en vigencias diferentes, la ANH debe realizar el siguiente registro: CÓDIGOS NOMBRES 1480 148012 4810 481008 PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR) Prestación de Servicios EXTRAORDINARIOS Recuperaciones DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Si la recuperación se da dentro de la misma vigencia, LA ANH debe realizar el siguiente registro: CÓDIGOS NOMBRES 5304 530405 1480 148012 PROVISIÓN PARA DEUDORES Prestación de Servicios PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR) Prestación de Servicios DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Cuando se tengan valores de los deudores que se castiguen por incobrables, una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes, se efectúa la reclasificación o traslado del valor de la cartera a deudas de difícil cobro con el siguiente registro contable, siendo las dos cuentas del activo. CÓDIGOS NOMBRES 1475 147508 1407 140718 DEUDAS DE DIFICIL RECAUDO Prestación de Servicios PRESTACIÓN DE SERVICIOS Servicios informativos DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 33 de 79 2.4. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la prestación de servicios y la administración de la entidad contable pública y por tanto no están disponibles para la venta. Las propiedades, planta y equipo, se reconocen por su costo de adquisición más las mejoras y adiciones que incrementen su valor y vida útil. Para determinar el valor de la contribución de los elementos que la conforman, al cometido estatal de la entidad, se aplica una depreciación por el método de línea recta, con base en la vida útil probable de los activos objeto de la misma 2.4.1. ADICIONES Y MEJORAS. Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costos. El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, para lo cual se debita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y se acredita la subcuenta 240101-Bienes y servicios ó la subcuenta 240601-Bienes y servicios, de la cuenta 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES o 2406-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL EXTERIOR, según corresponda. Tratándose de componentes de las propiedades, planta y equipo que cumplan con la definición de adición o mejora, la adquisición se registra debitando la subcuenta 163512Componentes de propiedades, planta y equipo, de la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA. Este registro procede cuando la entidad no utilice los bienes en forma inmediata. Cuando el componente se incorpore al bien se debita la subcuenta respectiva de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y se acredita la subcuenta 163512-Componentes de propiedades, planta y equipo, de la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA. 2.4.2. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO. Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en las cuales incurre la entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal de producción y utilización. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 34 de 79 El valor de las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo que no se encuentren relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, se reconoce como gasto o costo. 2.4.3. TRATAMIENTO CONTABLE DEL TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS. El Manual de Procedimientos adoptado por la Contaduría General de la Nación define el traslado como “el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes” La ANH cuando efectúa un traslado de bienes a otra entidad contable pública, registra el siguiente asiento contable: CÓDIGOS NOMBRES 16XX 16XXXX 1685 1685XX Nombre de la Cuenta Nombre de la Subcuenta DEPRECIACION ACUMULADA Nombre de la Subcuenta PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) Nombre de la Cuenta CAPITAL FISCAL En caso de tener valorizaciones SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Nombre de la Subcuenta VALORIZACIONES Nombre de la Cuenta 1695 1695XX 3208 3240 3240XX 1999 1999XX DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX XXX XXX La ANH cuando recibe un traslado de bienes de otra entidad contable pública, registra el siguiente asiento contable por el valor convenido (Valor en libros o avalúo técnico): CÓDIGOS NOMBRES 16XX 16XXXX 3255 Nombre de la Cuenta Nombre de la Subcuenta PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO Bienes 325525 DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 35 de 79 2.4.4. TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIÓN De acuerdo con el Manual de Procedimientos adoptado por la Contaduría General de la Nación “Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Estos bienes se reconocen como propiedades, planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general”. La ANH en desarrollo de convenios interadministrativos y de cooperación con otras entidades de gobierno general, entrega bienes necesarios para la ejecución de los convenios, sin transferir la propiedad de los mismos, para lo cual efectúa el siguiente registro contable: CÓDIGOS NOMBRES 16XX 16XXXX 1685 1685XX Nombre de la Cuenta Nombre de la Subcuenta DEPRECIACION ACUMULADA Nombre de la Subcuenta PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) Nombre de la Cuenta CAPITAL FISCAL En caso de tener valorizaciones SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Nombre de la Subcuenta VALORIZACIONES Nombre de la Cuenta Control en cuentas de orden BIENES ENTREGADOS A TERCEROS Propiedades DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Bienes entregados a terceros 1695 1695XX 3208 3240 3240XX 1999 1999XX 8347 834704 8915 891518 DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 36 de 79 Cuando esta entrega se realiza a una empresa pública, la ANH efectúa el siguiente registro: CÓDIGOS NOMBRES 16XX 16XXXX 1685 1685XX Nombre de la Cuenta Nombre de la Subcuenta DEPRECIACION ACUMULADA Nombre de la Subcuenta PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) Nombre de la Cuenta BIENES ENTREGADOS A TERCEROS En caso de tener valorizaciones VALORIZACIONES Nombre de la Cuenta Otros activos SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Nombre de la Subcuenta Otros activos 1695 1695XX 1920 1999 1999XX 199977 3240 3240XX 324077 DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 2.4.5. RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES DE MENOR CUANTÍA El manual de procedimientos adoptado por la Contaduría General de la Nación señala “Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La ANH registra la depreciación al mes siguiente de la adquisición o incorporación del activo. 2.4.6. RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES CUYO VALOR NO SUPERA EL MEDIO (0,5) SALARIO MÍNIMO LEGAL MENSUAL VIGENTE Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 37 de 79 El manual de procedimientos adoptado por la Contaduría General de la Nación señala que “Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0,5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como activo o como gasto”. La ANH registra estos bienes como activo o gasto de acuerdo al tipo y funcionalidad del mismo, y para los registrados como activo aplica el procedimiento de depreciación para los activos de menor cuantía. 2.4.7. RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES MUEBLES RETIRADOS DEL SERVICIO Los bienes muebles que se retiran del servicio por deterioro y obsolescencia, y se llevan a la bodega para efectos de ser Donados a otras entidades donde puedan prestar un mejor servicio, o que finalmente se deban dar de baja por destrucción, pérdidas u otra causa, se retiran de los activos debitando las subcuentas que correspondan, para su reconocimiento contablemente. CÓDIGOS NOMBRES 16XX 16XXXX 1685 1685XX Nombre de la Cuenta Nombre de la Subcuenta DEPRECIACION ACUMULADA Nombre de la Subcuenta XXX Si corresponde a bienes inservibles OTROS GASTOS ORDINARIOS Pérdida en retiro de activos XXX Si corresponde a bienes destruidos o perdidos 5808 580802 5810 581006 EXTRAORDINARIOS Pérdida en Siniestros DÉBITO CRÉDITO XXX XXX 2.4.8. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN. Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando se aplique la depreciación por componentes. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 38 de 79 La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. 2.4.9. MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN La depreciación y amortización deben determinarse sistemáticamente mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que reflejen el patrón de consumo de los beneficios económicos, o del potencial de servicio que el activo incorpora. El método adoptado debe aplicarse en forma consistente durante el período contable. En este caso, la entidad como referencia la vida útil establecida como norma general por la CGN, así: i) Construcciones y edificaciones, 50 años; ii) vehículos, muebles, equipo de oficina, comunicación y elementos devolutivos, 10 años; iii) equipo de computación, 5 años. Se utiliza el método de línea recta en razón a que los activos son utilizados de manera regular. Registro Contable CÓDIGOS NOMBRES 5330 DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Nombre Subcuenta XXX DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) Nombre Subcuenta 5330XX 1685 1685XX DÉBITO CRÉDITO XXX 2.4.10. SUSPENSIÓN DE LA DEPRECIACÓN En la ANH no son objeto de depreciación los bienes muebles que se retiran del servicio y se llevan a la bodega para efectos de ser donados a Entidades donde puedan prestar un mejor servicio. Tampoco son objeto de depreciación los bienes que finalmente se den de baja. El numeral 15 del capítulo II del Manual de Procedimientos expedido por la Contaduría General de la Nación establece que “Cuando un activo se retire temporalmente del servicio, por mantenimiento u otras razones, la suspensión de la depreciación debe atender las políticas que para el efecto defina la entidad. En todo caso, cuando la entidad contable pública comience a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciación”. 2.4.11. VALORIZACIONES Y PROVISIONES DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO El manual de procedimientos de la Contaduría General de la Nación indica que “La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública, procurando evitar Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 39 de 79 erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien”. En este sentido, la ANH procede de la siguiente forma: Cuando se trata de Bienes Inmuebles, la ANH practica un avalúo que interpreta las características de los mismos, el cual se realiza cada tres (3) años, de conformidad con lo señalado por la Contaduría General de la Nación en el Manual de Procedimientos adoptado por medio de la Resolución 356 de 2007. Una vez determinado el valor de los bienes inmuebles, si se observa que éste excede el valor en libros, se procede a registrar la valorización como superávit por valorizaciones de propiedades planta y equipo; si se establece que el valor determinado es inferior a la valorización registrada, sin afectar el costo ajustado, ésta debe reversarse hasta su concurrencia. Si el avalúo realizado es inferior al valor en libros, atendiendo la norma de prudencia, para cada inmueble se constituirá una provisión para el activo respectivo que afectará el estado de actividad, financiera, económica, social y ambiental. El procedimiento contable antes señalado también aplica para los bienes muebles, sin embargo para estos bienes se tiene en cuenta lo dispuesto en el procedimiento para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la propiedad, planta y equipo, es decir: “No es obligatoria la actualización de los bienes muebles cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea inferior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes”. A. Registro de la Valorización Si existe provisión acumulada se recupera dicha provisión hasta su concurrencia, para lo cual se reversará el gasto si la provisión se efectuó en el mismo periodo, o se reconoce un ingreso por recuperación de la provisión si ésta se efectuó en periodos anteriores, así: CÓDIGOS 1695 1695XX 5307 NOMBRES DÉBITO PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) Nombre de la Cuenta XXX PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO CRÉDITO Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 40 de 79 530712 Equipo de Transporte, Elevación 4810 EXTRAORDINARIOS 481008 Recuperaciones Tracción y XXX XXX Si el total de la valorización determinada supera el monto de la provisión acumulada, se registra una valorización, así: CÓDIGOS NOMBRES 1999 1999XX 3240 3240XX VALORIZACIONES Nombre de la Cuenta SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Nombre de la Cuenta DÉBITO CRÉDITO XXX XXX B. Registro de la Desvalorización: Si existe valorización se procede a disminuir el monto existente hasta su concurrencia, así: CÓDIGOS NOMBRES 3240 3240XX 1999 1999XX SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Nombre de la Cuenta VALORIZACIONES Nombre de la Cuenta DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Si el monto de la desvalorización supera la valorización, se registra una provisión, así: CÓDIGOS 5307 5307XX 1695 1695XX NOMBRES DÉBITO PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Nombre de la Cuenta XXX PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) Nombre de la Cuenta CRÉDITO XXX Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 41 de 79 2.4.12. RETIRO DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS COMPLETAMENTE DEPRECIADAS O AMORTIZADAS Las propiedades que se encuentren completamente depreciadas o amortizadas y que por esta razón se hubiera expedido el acto administrativo por medio del cual se procede a dar de baja, se retiran del Balance General y se reconocen en cuentas de orden deudoras de control hasta tanto la ANH disponga de los mismos; es decir, hasta tanto se vendan, se donen o se destruyan. 2.5. OTROS ACTIVOS 2.5.1. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Representa el valor de los gastos pagados por anticipado que realiza la entidad en el desarrollo de su cometido estatal, los cuales se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. La ANH registra en esta cuenta los pagos efectuados a las compañías aseguradoras por las pólizas adquiridas, así como el giro de comisiones a las entidades con las cuales se han suscrito convenios interadministrativos en donde se establece que dicha comisión se amortizara en la medida en que se ejecute el convenio. Su amortización se realiza en la medida en que se reciben los servicios pactados. 2.5.2. CARGOS DIFERIDOS El Régimen de Contabilidad Pública, establece que los activos diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla general no son susceptibles de actualización, excepto para los que de manera específica así se determine. Para LA ANH, los Cargos Diferidos, representan el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios económicos futuros, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda. 2.5.3. INTANGIBLES a) Reconocimiento de Intangibles Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 42 de 79 Los intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan identificarse, controlarse, que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como gasto. Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad contable pública cuando está en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una reducción de costos. Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pública tenga el poder de obtener los beneficios económicos futuros que procedan de los recursos que se derivan del mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios; puede identificarse cuando es susceptible de ser separado o escindido de la entidad contable pública y vendido, cedido, dado en operación, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos u obligaciones; y su medición monetaria es confiable cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor dependan de variables que se pueden medir. Los activos intangibles son de tres clases: adquiridos, desarrollados y formados. Los activos intangibles de la ANH son todos adquiridos y corresponden a licencias y software, necesarios para el desarrollo de su cometido estatal. La siguiente dinámica contable se aplica en la adquisición de estos activos: CÓDIGOS 1970 197007 2401 240101/0106 NOMBRES INTANGIBLES Licencias ADQUISICION DE BNS Y SS Nacionales /Exterior. DÉBITO CRÉDITO XXX XXX b) Vida Útil de los Intangibles La vida útil de los activos intangibles puede ser indefinida o finita. Es indefinida cuando no exista un límite previsible al período que se espera que el activo Genere beneficios económicos futuros. Al contrario, la vida útil del activo intangible es finita cuando puede estimarse el período durante el cual la entidad contable pública recibirá beneficios económicos o un potencial de servicios. Dado lo anterior, la ANH establece que la vida útil de sus Bienes Intangibles adquiridos corresponde a la que certifica el vendedor y/o el supervisor de contrato correspondiente al periodo en el cual se tiene el derecho de ser usada y máximo se toma una vida útil de 2 años. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 43 de 79 c) Amortización de los Intangibles El valor amortizable de un activo intangible con una vida útil finita se distribuirá sobre una base sistemática a lo largo de la vida útil estimada. Dicha amortización comenzará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda funcionar. El manual de procedimientos adoptado por la Contaduría General de la Nación señala “Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación puede registrarse en el momento de la adquisición o incorporación del activo o durante los meses que resten para la terminación del período contable”. De acuerdo con lo antes indicado, la ANH amortizará los intangibles de menor cuantía en el mismo año en que son adquiridos, y los que superen esta cuantía, se amortizaran en el periodo que certifica el vendedor y/o el supervisor de contrato correspondiente. 3. PROCESOS JUDICIALES Los procesos judiciales son el conjunto de trámites judiciales que se derivan de las demandas interpuestas ante un juez para que se revisen derechos presuntamente violados por un tercero, así como las pretensiones económicas que, a su juicio, subsanan el perjuicio causado. El arbitraje es un mecanismo por el cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible conceden su solución a un tribunal arbitral, quien toma una decisión denominada laudo arbitral. Las conciliaciones extrajudiciales son los acuerdos económicos entre las partes involucradas en un conflicto, con la presencia de un conciliador, evitando el trámite ante la justicia ordinaria. Los procesos judiciales, los arbitrajes y las conciliaciones extrajudiciales pueden constituirse en derechos u obligaciones, dependiendo de si las pretensiones económicas son a favor o en contra de la entidad. La ANH, efectúa el registro contable de las contingencias teniendo en cuenta lo que establece el régimen de contabilidad Pública Manual de Procedimientos Contables, de la Contaduría General de la Nación Capítulo V. 3.1. DERECHOS CONTINGENTES Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 44 de 79 Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la ANH en contra de un tercero deben reconocerse en las subcuentas que identifican su origen en civiles, penales, administrativas, fiscales y otras. Cuando se admitan las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales se registran como un derecho potencial: CÓDIGOS NOMBRES DÉBITO CRÉDITO 8120 LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS 8120XX Nombre de la Subcuenta XXX 8905 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR) 890506 Litigios y mecanismos alternativos de XXX solución de conflictos Este registro se actualiza de acuerdo al informe mensual enviado por la Oficina Asesora Jurídica con la evolución del proceso y la evaluación de la certeza del fallo a favor. Cuando la sentencia definitiva deniegue las pretensiones demandadas por la ANH, se ajustan las cuentas de orden inicialmente registradas. Tratándose de laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, su registro se efectúa con las decisiones y acuerdos, respectivamente; CÓDIGOS 1470 147079 4810 481049 8120 8120XX 8905 890506 3.2. NOMBRES OTROS DEUDORES Indemnizaciones EXTRAORDINARIOS Indemnizaciones LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Nombre de la Subcuenta DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR) Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX OBLIGACIONES CONTINGENTES Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales que se interpongan contra la ANH deben reconocerse en el pasivo o en cuentas de orden acreedoras Contingentes, dependiendo del informe de la Oficina Asesora Jurídica en donde certifica el estado actual Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 45 de 79 de cada proceso, calculando la probabilidad de éxito de las pretensiones de la siguiente manera: 0 A 49% BAJO 50 A 75% MEDIO ALTO 76 A 100% ALTO Si el cálculo de la probabilidad es BAJO, se constituye la responsabilidad contingente, efectuando el siguiente registro: CÓDIGOS 9905 9905XX 9120 9120XX NOMBRES RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) Nombre de la Subcuenta LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Nombre de la Subcuenta DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Si el cálculo de la probabilidad es MEDIO ALTO O ALTO, se reconoce el pasivo estimado así: CÓDIGOS 5314 531401 2710 271005 NOMBRES PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Litigios PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Litigios DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Tratándose de laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales es factible constituir provisiones de acuerdo con la evaluación del riesgo. Para el efecto, la ANH lo registra así: CÓDIGOS 5314 531411 2710 271015 NOMBRES PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Mecanismos alternativos de solución de conflictos PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Mecanismos alternativos de solución de conflictos DÉBITO CRÉDITO XXX XXX Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, se procede al registro del crédito judicialmente reconocido como un pasivo real. En este sentido, la ANH verifica el valor provisionado con respecto al de la sentencia, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, revelando este hecho así: Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 46 de 79 CÓDIGOS 2460 2460XX 2710 2710XX 5808 5808XX 5314 5314XX 4810 481008 NOMBRES Con el valor liquidado CRÉDITOS JUDICIALES Nombre de la Subcuenta Se cancela el valor provisionado PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Nombre de la Subcuenta Liquidación mayor que la provisión OTROS GASTOS ORDINARIOS Nombre de la Subcuenta Liquidación menor que la provisión PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Nombre de la Subcuenta EXTRAORDINARIOS Recuperaciones DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX XXX Los gastos adicionales posteriores a la liquidación final del crédito judicial reconocido, como intereses y costas judiciales, se registran: CÓDIGOS 5801 580109 5111 511166 5211 521168 2460 2460XX NOMBRES INTERESES Créditos judiciales GENERALES Costas procesales GENERALES Costas procesales CRÉDITOS JUDICIALES Nombre de la Subcuenta DÉBITO CRÉDITO XXX XXX XXX XXX SENTENCIA ABSOLUTORIA O A FAVOR DE LA ANH. En el evento en que la sentencia definitiva exima de responsabilidad a la entidad contable pública demandada deben ajustarse las cuentas afectadas durante el proceso, ya sea cancelando las cuentas de orden o los pasivos estimados, según corresponda. Este mismo tratamiento aplica cuando desaparezcan las causas que originaron las controversias que preveían un laudo arbitral o una conciliación. Si los registros se han realizado en el pasivo estimado y las causas que originaron las controversias desaparecen o se conoce el fallo a favor, en el mismo período contable, se debita la subcuenta 271005-Litigios ó 271015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la cuenta 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y se acredita la Subcuenta 531401-Litigios ó 531411- Mecanismos alternativos de solución de conflictos, Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 47 de 79 de la cuenta 5314-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, según corresponda. De lo contrario, el registro crédito será a la subcuenta 481008-Recuperaciones, de la cuenta 4810- EXTRAORDINARIOS. REVELACIÓN EN NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES. La ANH revelará en notas a los estados contables lo siguiente: a) El valor pagado por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, incluyendo los intereses y costas del proceso. b) El valor registrado como gasto por sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales. c) La metodología aplicada para el registro del pasivo estimado. d) El estado de los procesos. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 48 de 79 4. PASIVOS Representan las obligaciones ciertas o estimadas de la ANH, como consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de funciones de cometido estatal. Las obligaciones se originan en las normas y disposiciones legales, en los negocios jurídicos y demás actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Desde el punto de vista económico, se originan como consecuencia de operaciones que implican un incremento de activos o la generación de costos y gastos. Las obligaciones ciertas se determinan de forma objetiva y precisa, tanto en lo relativo al plazo para su cancelación o aplicación, como en la cuantía del valor a restituir. Por su parte las obligaciones estimadas se caracterizan por la incertidumbre sobre la fecha de su pago y el valor a restituir. La clasificación se puede hacer en función del tiempo que se tiene para pagar, y/o del nivel de exigibilidad de los pasivos y de las consecuencias de su no pago oportuno. Para efectos de presentación los pasivos se clasifican en pasivos corrientes o a corto plazo, y los pasivos no corrientes o a largo plazo. 4.1. CUENTAS POR PAGAR Las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal. Las cuentas por pagar se registran en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. Cuando no exista prestación a cargo de un tercero, su reconocimiento debe estar condicionado al origen de la obligación en virtud del acto jurídico que la sustenta. Las cuentas por pagar se revelan en función de los hechos que originan la obligación, tales como: Adquisición de bienes y servicios (Nacionales y del Exterior) y Acreedores. a) Adquisición de Bienes y Servicios Representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la entidad contable pública por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales y/o del exterior, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 49 de 79 b) Proveedores Teniendo en cuenta el objeto social de la ANH, se define como proveedor a la persona natural o jurídica que suministra a la entidad con los servicios o bienes relacionados directamente con su cometido estatal, este registro contable se debe imputar en la cuenta 240101 Adquisición de Bienes o Servicios Nacionales o 240601 Adquisición de Bienes o Servicios del Exterior. Para los Proveedores Nacionales la dinámica contable, es: CÓDIGOS 2401 240101 5111 5111XX 5211 5211XX 5508 5211XX NOMBRES DÉBITO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES Bienes y Servicios GENERALES Nombre de la Subcuenta xxx GENERALES Nombre de la Subcuenta xxx MEDIO AMBIENTE Nombre de la Subcuenta xxx CRÉDITO xxx Para los Proveedores del Exterior la dinámica contable, es: CÓDIGOS 240601 NOMBRES DÉBITO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EXTERIOR Bienes y Servicios 5211 GENERALES 5211XX Nombre de la Subcuenta 2406 CRÉDITO xxx xxx c) Acreedores Los acreedores se definen para la ANH como la persona natural o jurídica que tiene una obligación contraída de pago y se encuentra indirectamente relacionado con la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, este registro contable se debe imputar en la cuenta 2425 (en sus respectivas subcuentas y auxiliares). Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 50 de 79 Entre algunos de los conceptos se encuentra: Servicios Públicos: Se registra los valores correspondiente a los gastos generados por concepto de energía, acueducto, alcantarillado, teléfono, celular y canal dedicado CÓDIGOS NOMBRES DÉBITO 2425 ACREEDORES 242504 Servicios Públicos 5111 GENERALES 511117 Servicios públicos 51111701 Servicio de acueducto y alcantarillado xxx 51111702 Servicio de energía xxx 51111703 Telefonía celular xxx 51111704 Servicio de teléfono xxx 51111707 Aseo xxx CRÉDITO xxx Honorarios: Corresponde a los valores causados por la remuneración de servicios identificados donde predominan el valor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico. Por lo general, este tipo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica de conocimiento. 4.2. CÓDIGOS NOMBRES DÉBITO 2425 ACREEDORES 242552 Honorarios 5111 GENERALES 511111 xxx 5211 Comisiones, honorarios y servicios GENERALES 511109 5508 5211XX Comisiones, honorarios y servicios MEDIO AMBIENTE Nombre de la Subcuenta xxx CRÉDITO xxx xxx OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 51 de 79 En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral. 4.3. PASIVOS ESTIMADOS Los pasivos estimados y provisiones incluyen las cuentas representativas de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetaria debe ser confiable. La ANH clasifica en sus pasivos estimados y provisiones; las provisiones por contingencias, que incluye la provisión de litigios y demandas; las provisiones relacionadas con las obligaciones laborales, como provisión para prestaciones sociales. 4.3.1. PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES Representa el valor estimado de las obligaciones de la entidad contable pública, por concepto de acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes. 4.4. RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos. En la ANH, representa el valor de los recaudos por concepto de regalías y otros recursos derivados de las mismas. También registra en esta cuenta las consignaciones efectuadas en sus cuentas bancarias de las cuales no se identifica plenamente el concepto de estas. 4.4.1. REGALIAS La ANH dentro sus funciones asignadas por la ley, se encarga de recaudar, liquidar y transferir las regalías y compensaciones monetarias a favor de la Nación por la explotación de hidrocarburos. Los registros contables que debe efectuar la ANH en la liquidación, recaudo, transferencia, distribución y asignación de regalías, se relacionan a continuación: 4.4.1.1. LIQUIDACIÓN DE LAS REGALÍAS Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 52 de 79 Con el acto administrativo en el que se liquiden las regalías, expedido por la Agencia Nacional de Hidrocarburos-ANH, la entidad efectúa los siguientes registros contables. CÓDIGOS 8365 NOMBRES REGALÍAS POR RECAUDAR DÉBITO 836501 Hidrocarburos xxx 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891527 9915 991527 Regalías por recaudar ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) Reservas probadas 9367 RESERVAS PROBADAS 936701 Hidrocarburos 4.4.1.2. CRÉDITO xxx xxx xxx RECAUDO DE LAS REGALÍAS Con el recaudo de las regalías la ANH efectúa los siguientes registros contables: Recaudo en efectivo CÓDIGOS 1110 111006 NOMBRES DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro 2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290501 Regalías 8365 REGALÍAS POR RECAUDAR 836501 Hidrocarburos 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891527 Regalías por recaudar Si se generan rendimientos 1110 111006 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro 2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290501 Regalías DÉBITO CRÉDITO xxx xxx xxx xxx xxx xxx Recaudo en especie Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 53 de 79 CÓDIGOS 9915 991525 NOMBRES ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) Regalías recaudadas en especie 9365 REGALÍAS RECAUDADAS EN ESPECIE 936501 Hidrocarburos 8365 REGALÍAS POR RECAUDAR 836501 Hidrocarburos 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891527 Regalías por recaudar DÉBITO CRÉDITO xxx xxx xxx xxx Con la comercialización de las regalías: CÓDIGOS 1110 111006 NOMBRES DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro 2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290501 Regalías 9915 991525 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) Regalías recaudadas en especie 9365 REGALÍAS RECAUDADAS EN ESPECIE 936501 Hidrocarburos 4.4.1.3. DÉBITO CRÉDITO xxx xxx xxx xxx TRANSFERENCIA DE LOS RECURSOS Cuando la ANH transfiere los recursos al Sistema General de Regalías: CÓDIGOS 1110 NOMBRES DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS DÉBITO CRÉDITO Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 54 de 79 111006 Cuenta de ahorro 2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290501 Regalías 4.4.1.4. xxx xxx CONTROL DE LAS RESERVAS PROBADAS ADMINISTRADAS La Agencia Nacional de Hidrocarburos-ANH debe controlar las reservas probadas de hidrocarburos, con base en la información suministrada por el Ministerio de Minas y Energía, para lo cual efectúa el siguiente registro: CÓDIGOS 9915 991527 NOMBRES ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) Reservas probadas 9367 RESERVAS PROBADAS 936701 Hidrocarburos DÉBITO CRÉDITO xxx xxx 4.4.2. RECAUDOS POR CLASIFICAR La ANH en el desarrollo de su cometido estatal, suscribe contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, de los cuales recibe importantes recursos por los distintos conceptos denominados derechos económicos los cuales se detallan en los ingresos. Estos recursos son consignados por los operadores en las cuentas bancarias aperturadas para estos fines. Una vez se detecta el recaudo, comienza un proceso de identificación y liquidación de los diferentes conceptos que puede durar días para su definición y tratamiento contable. Dado lo anterior, la ANH registra estos recaudos importantes de forma temporal en la subcuenta 290580 – Recaudos por Clasificar, la cual se encuentra auxiliarizada para controlar los recursos por cada concepto del ingreso y por cada operador. Su dinámica contable se detalla a continuación: a) Con el recaudo de los recursos, la ANH efectúa el registro contable así: CÓDIGOS 1110 111006 NOMBRES DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Cuenta de ahorro 2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290580 Recaudos por clasificar DÉBITO CRÉDITO xxx Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 55 de 79 290580XX Auxiliar por concepto xxx b) Con la aplicación del derecho económico, la ANH efectúa el registro contable así: CÓDIGOS 2905 NOMBRES RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 290580 Recaudos por clasificar 290580XX Auxiliar por concepto 4110 NO TRIBUTARIOS 411059 Derechos de explotación Si la liquidación es mayor que el recaudo la diferencia se registra INGRESOS NO TRIBUTARIOS 1401 140158 4.5. DÉBITO CRÉDITO xxx 2425 Derechos de explotación xxx Si la liquidación es menor que el recaudo la diferencia se registra ACREEDORES 292590 Otros Acreedores xxx xxx INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Representa el valor de los ingresos recibidos de manera anticipada por la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, los cuales afectan los periodos en los que se produzca la contraprestación en bienes o servicios. 5. INGRESOS 5.1. INGRESOS NO TRIBUTARIOS Los ingresos no tributarios de la ANH, están descritos tanto en sus conceptos como en su dinámica contable en el capítulo de Deudores y Recaudos por Clasificar anteriormente detallados. 5.2. OTROS INGRESOS Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 56 de 79 En esta denominación se incluyen las cuentas que representa el valor de los ingresos de la entidad contable pública, que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse en algunos de los demás grupos definidos. Incluye los ingresos de carácter extraordinario. 5.2.1. FINANCIEROS Representa el valor de los ingresos obtenidos por la ANH, provenientes de las inversiones en TES o depósitos efectuados en moneda nacional, los rendimientos generados de los recursos entregados en administración y los recargos por mora en el pago de la cartera. 5.2.2. EXTRAORDINARIOS Representa el valor de los ingresos que surgen de transacciones y hechos que son claramente distintos de las actividades ordinarias, que no se espera que sean frecuentes y que están fuera del control de la ANH. En esta cuenta la entidad registra los recursos que se obtienen por las recuperaciones de gastos, aprovechamientos e indemnizaciones. 5.2.3. AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES Representa el valor a registrar como ajuste a los ingresos de la vigencia, por hechos relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por la corrección de valores originados en errores aritméticos en el registro de ingresos en vigencias anteriores y en la aplicación de principios, normas técnicas y procedimientos. 6. GASTOS 6.1. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN Los gastos de administración corresponden a los montos asociados con actividades de dirección, planeación y apoyo. Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o principal de la ANH. Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción 6.2. MEDIO AMBIENTE Representa el valor de las erogaciones incurridas por la ANH para proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 57 de 79 7. ESTADOS FINANCIEROS Una vez se efectúe el cierre contable, el Outsourcing Financiero debe elaborar los Estados Financieros junto con sus notas mensuales como son: Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, comparados con el año inmediatamente anterior con la justificación de las variaciones más representativas. Anualmente se deben elaborar las Notas a los Estados Contables de carácter general y específico, según lo establecido en el régimen de contabilidad pública de la Contaduría General de la Nación. Estas notas representan aclaraciones o explicaciones que tienen como objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, así como aspectos que presenten dificultad en el análisis e interpretación de los Estados Financieros. Las Notas a los Estados Contables de carácter general se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad, así como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable. Las Notas a los Estados Contables de carácter específico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos de juicio sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos: Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la consistencia y razonabilidad de la información contable, tales como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar. Relativas a la valuación. Estas notas describen las bases particulares de medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que afectan la información contable pública. Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos, bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en virtud de disposiciones Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 58 de 79 legales tienen destinación específica, los cuales fueron incorporados en la información contable. Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública. Esto no implica que estas notas explicativas sean un estado financiero, ya que según la normatividad vigente no lo son, más bien forman parte integral de ellos como parte del análisis, siendo obligatoria su presentación. Por otro lado cada una de estas notas debe ser identificada claramente y presentada dentro de una secuencia lógica, guardando en lo posible el orden de los rubros de los estados financieros con la finalidad de poder relacionarlos. Para el cierre de la vigencia se debe incluir el Estado de Cambios en el Patrimonio. 7.1. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 7.1.1. LIBROS DE CONTABILIDAD El párrafo 342 del Plan General de Contabilidad Pública define los libros de contabilidad como “…estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares”. a). LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES La ANH produce los siguientes libros principales: Libro Diario. Este libro presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. Libro Mayor. Este libro contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 59 de 79 b). LIBROS DE CONTABILIDAD AUXILIARES Estos libros contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la ANH, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte. Se producen, entre otros, los libros auxiliares que se requieran en un momento determinado para efectos de mostrar los movimientos específicos de una clase de cuenta, grupo o subcuenta, entre los cuales tenemos el auxiliar de cartera, inversiones, inventarios, cuentas por pagar y nómina. 7.1.2. FORMA DE CONSERVAR LOS LIBROS Y DEMÁS SOPORTES CONTABLES El párrafo 336 del Plan General de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación con la Resolución 354 expresa que “Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y pueden ser elaborados, a elección del representante legal, en forma manual o automatizada de acuerdo con la capacidad tecnológica y operativa de la entidad contable pública que se trate”. En el mismo sentido también se señala en el párrafo 341 que “Los comprobantes deben incorporar información de máximo un mes, por medios manual, mecánico o electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública”. El párrafo 351 del Plan General de Contabilidad Pública dispone que “…La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta”. En atención a dicha reglamentación, el Área de Contabilidad conserva los libros de contabilidad debidamente impresos, estos libros los envía el Outsourcing Financiero conservándolos también en medio magnético, de tal forma que permita la reproducción fiel de la información. Los libros de contabilidad se producen en forma mensual, y deberán estar a disposición de los organismos de control, de la Contaduría General de la Nación y demás usuarios interesados. De conformidad con el párrafo 353 del Plan General de Contabilidad Pública, los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, deben conservarse en la Entidad como mínimo diez (10) años contados a partir de diciembre 31 del año en el cual se produzca el último registro, asiento o comprobante contables. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 60 de 79 7.2. PRÁCTICAS CONTABLES RELACIONADAS CON LA REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN Las siguientes son las principales prácticas relacionadas con la preparación y comunicación de los estados, informes y reportes contables de la ANH. 7.2.1. EXHIBICIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN LUGAR VISIBLE El párrafo 354 del Plan General de Contabilidad Pública dispone que “Toda la documentación contable que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad contable pública debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran”. De acuerdo con lo anterior, la ANH no establece restricciones en términos de exhibición de la información contable. Esta información se publica mensualmente en el sitio Web de la Entidad www.anh.gov.co - para que sea conocida por todos los usuarios interesados. 7.2.2. GRUPOS DE CUENTAS UTILIZADOS PARA LA REVELACIÓN DE LAS OPERACIONES En atención a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la ANH se utilizan las siguientes cuentas: A. Activos Efectivo Inversiones con fines de política en títulos de deuda Deudores Propiedades, planta y equipo Otros activos B. Pasivos Cuentas por pagar Obligaciones laborales y seguridad social integral Pasivos estimados Otros pasivos C. Patrimonio Patrimonio institucional D. Ingresos Ingresos no tributarios Otros ingresos E. Gastos Gastos de administración Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 61 de 79 Gastos de Operación Gastos por provisiones, depreciaciones y amortizaciones Gasto Público Social Otros gastos F. Cuentas de Orden Deudoras Derechos contingentes Deudoras de control Deudoras por el contrario G. Cuentas de Orden Acreedoras Acreedoras de control Acreedoras por el contrario 7.2.3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS DE LA ANH Esta instrucción cubre desde que se recibe el comunicado de crear o inactivar una cuenta, o se consulta en el sitio WEB de la Contaduría General de la Nación y se determina un cambio en el Catálogo General de Cuentas, hasta la comunicación de la parametrización realizada a los usuarios correspondientes, la verificación de las cifras de los estados financieros una vez se corre el proceso de homologación, y la inactivación de las cuentas que se determinan en el análisis. El Área de Contabilidad y el Outsourcing Financiero mantendrá actualizado el Plan de Cuentas de la ANH, para lo cual hará los cambios que correspondan según la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, con el fin de presentar la información financiera de manera confiable, relevante y comprensible. 7.2.4. FECHAS DE CIERRE O INFORMACIÓN DEFINITIVA DE CORTE PARA LA PREPARACIÓN DE De conformidad con la Resolución 248 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, y modificada según Resolución 375 de Septiembre 17 de 2007, las fechas de corte y de presentación de la información contable a ese organismo son: Fecha de Corte Fecha Límite de Presentación Marzo 31 Junio 30 Septiembre 30 Diciembre 31 Abril 30 Julio 31 Octubre 31 Febrero 15 del año siguiente al del período contable. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 62 de 79 7.2.5. FECHAS DE CIERRE O DE CORTE PARA INFORMACIÓN INTERNA La ANH aplica las siguientes fechas para efectos de la producción y presentación de la información contable mensual consolidada por parte del Outsourcing Financiero: FECHA DE CORTE FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN Enero 31 15 día hábil del mes de Febrero Febrero 28 15 día hábil del mes de Marzo Marzo 31 15 día hábil del mes de Abril Abril 30 15 día hábil del mes de Mayo Mayo 31 15 día hábil del mes de Junio Junio 30 15 día hábil del mes de Julio Julio 31 15 día hábil del mes de Agosto Agosto 31 15 día hábil del mes de Septiembre Septiembre 30 15 día hábil del mes de Octubre Octubre 31 15 día hábil del mes de Noviembre Noviembre 30 15 día hábil del mes de Diciembre Diciembre 31 Febrero 15 del año siguiente del periodo contable 7.2.6. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN E INFORMES A SUMINISTRAR El siguiente recuadro ilustra sobre la información producida por el Outsourcing Financiero y recibida por el Área de Contabilidad, así como de sus diferentes externos. (Ver anexo 1) 8. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA ANH PARA LA De acuerdo con las necesidades informativas de la ANH, la Vicepresidencia Administrativa y Financiera es quien tiene a su cargo la supervisión del contrato con el Outsourcing Administrativo Financiero y quien envía novedades e imparte algunas instrucciones para que el Outsourcing consolide y realice los estados financieros. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 63 de 79 En este sentido, la ANH aplica lo dispuesto en el Manual de Procedimientos según la Resolución 354 de 2007, que reglamenta el “Procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable” de la Contaduría General de la Nación. 8.1. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE La información contable de la ANH, debe ser remitida por las diferentes dependencias, quienes tienen la responsabilidad de suministrarla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el nuevo marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, al contador o entidad encargada de la contabilidad, quien debe prepararla y consolidarla en los estados contables básicos. Tratándose de la responsabilidad de los contadores, el párrafo 361 del mencionado Plan General de Contabilidad Pública establece que “Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera, económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación”. En la ANH los estados financieros deben ser certificados por el contador público, quien adicionalmente los firmará. Sobre el mismo tema, el párrafo 362 del mismo Plan General de Contabilidad Pública señala lo siguiente: “La certificación de los estados, informes y los reportes contables de la entidad individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y, que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. Cuando se requiera el envío de la información contable en formato digital a cualquier ente de control externo o interno, la hoja donde se certifican con las respectivas firmas debe ser copia escaneada del informe físico original. 8.2. INFORMACIÓN CONTABLE CONSOLIDADA Este subproceso comprende desde que se valida y actualiza la información contable, una vez se ha realizado la totalidad de los registros recibidos de cada una de las dependencias de la ANH, realizando una revisión y conciliación de los saldos en las dependencias fuente de la información, hasta la generación y verificación de los reportes consolidados por el contador o entidad encargada de la contabilidad de la ANH. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 64 de 79 Este subproceso tiene el objetivo de determinar el proceso de cierre y consolidación, con el fin de garantizar que la información se consolide de manera confiable y consistente, de tal manera que las cifras sean un fiel reflejo de la realidad financiera y cumplan con el principio de universalidad. Es responsabilidad de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera a través del profesional encargado al interior de la ANH del Área de Contabilidad, suministrarla a los diferentes usuarios internos y externos de la misma. 8.2.1. INFORMACIÓN CONTABLE POR DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD Es responsabilidad del funcionario competente de cada Dependencia preparar y enviar al contador o entidad encargada de la contabilidad, la información contable respectiva relacionada en las fechas de cierre indicadas en el presente manual. 8.3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Esta actividad corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental la implementación de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público”. 9. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE LA INFORMACION CONTABLE DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDRICARBUROS – ANH Con fundamento en las normas de carácter general y especifico aplicables en el proceso contable, la ANH aplica siguientes políticas : 9.1. POLÍTICAS GENERALES 9.1.1. Preparación de Estados Financieros Para la preparación y presentación de la información contable, la ANH registrará y revelará los hechos económicos con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública, el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad, para garantizar la depuración y sostenibilidad del sistema contable, que permita revelar en Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 65 de 79 los estados financieros, información razonable y oportuna para la toma decisiones en el marco de las acciones administrativas tendientes al cierre de sus cuentas contables. Para el efecto se definen los siguientes parámetros: 1. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera de la entidad, establecer cronogramas internos que garanticen la entrega oportuna de la información que constituye insumo para los cierres contables de corte mensual, trimestral, semestral y anual. 2. Corresponde a las áreas que producen insumos para el proceso contable, tales como: Oficina Jurídica, Vicepresidencias, dar cumplimiento a los cronogramas de reporte de información, dentro de parámetros de calidad y oportunidad. Para el efecto, la información insumo de los cierres contables, debe surtir las etapas de: o o o o o Producción de los reportes e informes Validación de los datos contenidos en los reportes e informes Soporte de la información reportada, con documentos válidos y suficientes Suscripción de los reportes e informes, por parte del Jefe del área respectiva Remisión oportuna de la información a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera Al respecto, se establece que la información suministrada por las diferentes áreas que integran la ANH, así como el soporte de las novedades y operaciones reportadas, es responsabilidad de cada una de las mismas. 3. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, generar las acciones tendientes a la validación y registro de la información aportada por las diferentes áreas, que implica establecer conciliaciones y validaciones mensuales, previas al cierre de los estados financieros, con el fin de garantizar el adecuado registro de la información y revelación de los hechos económicos de la entidad. 4. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera y a las áreas origen de la información, suscribir las actas de conciliación de la información que establezca el área contable, con la periodicidad definida por esta última. 5. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, producir los Estados Financieros de cada corte, y gestionar su presentación y suscripción por parte del Representante Legal de la entidad. 6. Compete al Contador designado, al Vicepresidente Administrativo y Financiero y al Representante Legal suscribir los estados Financieros de cada corte. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 66 de 79 7. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, el cumplimiento de la transmisión de los estados contables a la autoridad nacional y a los organismos de control, dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes y la publicación de los mismos. 8. Corresponde a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera de la entidad, previa información aportada por el Contador designado, establecer las prioridades, cronogramas y responsables, que garanticen un proceso recurrente de conciliación y depuración de la información contable de la entidad, con miras al cierre de las cuentas contables. 9. En este proceso, la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, acompañará a las áreas internas de la entidad, en el diseño y ejecución de los procesos de depuración requeridos, en procura de revelar información razonable y debidamente soportada en los Estados Financieros de la entidad y viabilizar el cierre de las cuentas contables de la entidad. 9.1.2. Registro de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales en los Estados Financieros El registro de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, debe efectuarse de manera cronológica y conceptual observando cada etapa del proceso; las partidas que conforman los grupos del balance como efectivo, cajas menores, inversiones, bienes, derechos y obligaciones deben registrarse de manera individual en los libros auxiliares de contabilidad. 10. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE De acuerdo con las funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad, se adelantan las gestiones administrativas permanentes que sean necesarias y que garanticen la sostenibilidad del sistema contable para que produzca una información confiable, relevante y comprensible. En esta perspectiva el manual para la implementación del modelo de control interno contable señala que se deben tener en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se incluyeron en los estados, informes y reportes contables los saldos sin razonabilidad. En todo caso será objeto de depuración la información registrada que se encuentre afectada por las siguientes situaciones: a. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes y obligaciones ciertos. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 67 de 79 b. Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva. c. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción. d. Derechos u obligaciones que carecen de documento soporte idóneo. e. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representen. 10.1. Depuración y Sostenibilidad Contable LA ANH debe continuamente ejecutar acciones y procesos administrativos tendientes a la identificación de las situaciones contables que puedan afectar la razonabilidad de los estados financieros, implementado procesos recurrentes de depuración de la información, bajo el marco normativo de la Contaduría General de la Nación, en especial, las Resoluciones 119 de 2006 y 357 de 2008 que regulan la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública y el Control Interno Contable, respectivamente. Dichos procesos integran actividades tendientes a identificar las partidas, en monto y concepto, definir su situación real y las acciones de depuración que corresponde; para ello se realizan actividades consecutivas de: 1. Identificación de las cuentas y partidas pendientes de depuración 2. Preparación del inventario de partidas debidamente tipificado de acuerdo a las situaciones presentadas 3. Búsqueda de soportes documentales, que permitan identificar la partida, especialmente originados en archivo contable, archivo administrativo, y/o jurídico. 4. Clasificación de las partidas por antigüedad y cuantía 5. Determinación de la materialidad de las partidas, identificando la participación de cada una en la cuenta a la cual agregan, para establecer la materialidad de la misma (No superior al 5%) 6. Circularización ante terceros de las partidas cuyo origen sean obligaciones o derechos con terceros, y sobre los cuales no se puede establecer la razonabilidad y/o vigencia de los mismos. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 68 de 79 7. Registro de ajustes correspondientes a identificación de terceros, concepto, reclasificaciones e inconsistencias encontradas en las operaciones contables referentes a cada cuenta. Así mismo, la ANH aplicará las siguientes políticas para la depuración de partidas no materiales que se presentaran al Comité de Sostenibilidad Contable, así; 1) Materialidad - Partidas Inferiores a Medio SMMLV La ANH, identificará las partidas inferiores a 0,5 SMMLV, las cuales podrá someter a un proceso directo de incorporación al gasto o ingreso de la entidad, según corresponda, previa validación de las siguientes condiciones: Antigüedad Una vez se agoten todas las alternativas para la adecuada identificación de las partidas que tengan antigüedad de seis meses, pueden ser depuradas directamente incorporándolas al gasto o ingreso de la entidad. 2) Costo / Beneficio - Partidas que no Superen el 5% del monto de la Cuenta Principal La ANH, identificará las partidas cuyo monto, no supere el 5% de la cuenta principal, las cuales podrá someter a un proceso directo de incorporación al gasto o ingreso de la entidad, según corresponda, previa validación de las siguientes condiciones Ausencia de documentos soporte Que la entidad no haya podido ubicar los soportes adecuados, teniendo en cuenta que se han realizado acciones infructuosas de búsqueda documental que brinden los elementos necesarios para identificar terceros y conceptos, necesarios para depurar las partidas Costo – Beneficio Cuando se requiera una inversión logística relevante en costos y tiempo, para efectuar la reconstrucción de las transacciones, en retrospectiva y sin los soportes básicos, siendo imposible determinar una meta de éxito en la depuración de estas partidas, se determina que la relación costo beneficio no favorece la culminación oportuna y eficaz del cierre de las cuentas contables. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 69 de 79 10.2. Proceso de Sostenibilidad Contable La Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH para efectos de implementar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, requiere garantizar la eficiencia de los sistemas de información contables y financieros, dar celeridad al flujo de documentos que se generen con otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecución del proceso contable; y debe adelantar todas las acciones que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las Vicepresidencias y dependencias que generan hechos financieros económicos y sociales. Antecedentes Normativos Resolución 119 del 27 de abril de 2006 de la CGN “Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Publica” Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, en su numeral 2.1.10 Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, indica que “ Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluaran la pertenencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades” La ANH- como entidad pública, Agencia Estatal adscrita al Ministerio de Minas y Energía se encuentra obligada a dar cumplimiento a lo previsto en la resolución sobre la adopción del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública La ANH constituyó e integró el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, como una instancia asesora al Área Contable y Financieraa través de la resolución No. 119 del 20 de febrero de 2013 10.3. Ficha Técnica El proceso de sostenibilidad contable que adelante la ANH, en desarrollo de las políticas adoptadas, se sujetará a las siguientes disposiciones: Las partidas objeto de sostenibilidad contable, se incorporaran en Ficha Técnica, que debe contener como mínimo la siguiente información: o o Partidas correspondientes a una sola cuenta contable Relación de los antecedentes y acciones de depuración surtidas Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 70 de 79 o o o Sustento técnico para sostenibilidad contable La relación de ajustes contables propuestos como resultado del proyecto de sostenibilidad que se adelanta. Conclusiones Cada Ficha Técnica integrará como máximo 10 partidas; por lo tanto se presentaran tantas fichas por cuenta contable, como sea necesario. La Ficha Técnica deberá contar con la firma del área origen de los procesos evaluados, el Contador, el Coordinador del grupo contable de la entidad y el Vicepresidente Administrativo y Financiero. La Ficha Técnica se soportará con la relación detallada de las partidas objeto de sostenibilidad contable, con el siguiente nivel de información: 10.4. Cuenta contable Concepto de la partida Valor de la partida Situación particular de la partida o del grupo de partidas, si todas tienen la misma correspondencia Comité de Sostenibilidad Contable El Comité de sostenibilidad contable tiene como objetivo prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la prestación de información razonable y oportuna en la ANH. 10.4.1. Convocatoria La reunión del Comité de Sostenibilidad Contable, será convocada por el Vicepresidente Administrativo y Financiero de la ANH, bajo las siguientes condiciones: La reunión se convocará por medio escrito, con cinco (5) días de anticipación a la fecha establecida para realizar la misma. La convocatoria se acompañara de la agenda a desarrollar en la reunión, la cual será soportada con los documentos objeto de evaluación (Fichas Técnicas y soportes) Las situaciones, conclusiones y decisiones derivadas de la reunión, se reflejaran en acta debidamente numerada y suscrita por los miembros del Comité. La misma se acompañara de las Fichas Técnicas presentadas junto con los debidos soportes. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 71 de 79 El acta de la reunión junto con los soportes respectivos, será enviada al área de registro contable, con las instrucciones detalladas correspondientes al registro que proceda en cada caso. 10.4.2. Registro Contable de los Ajustes Corresponde al Contador designado por la entidad, realizar el registro contable de los ajustes autorizados por el Comité de Sostenibilidad Contable de la entidad, cumpliendo las siguientes premisas: El registro de los ajustes autorizados, se realizará dentro del periodo contable en el cual se produzca el pronunciamiento del Comité de Sostenibilidad Contable. Los comprobantes contables se soportaran con los siguientes documentos: o o o El Acta del Comité de Sostenibilidad Contable Las Fichas Técnicas con sus soportes La instrucción emitida por el Vicepresidente Administrativo y Financiero de la entidad GLOSARIO ACTIVO: Está formado por todos los valores propiedad de la Entidad o institución, cuya fuente de financiamiento originó aumentos en las cuentas pasivas. Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad. ACTIVO FIJO: Las propiedades, bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, si no que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella. Por ejemplo: la maquinaria, las instalaciones y equipos, los muebles y enseres etc. El rubro de “activo fijo” denota una fijeza de propósito o intención de continuar en el uso o posesión de los bienes. Las erogaciones que se hagan con el objeto de mejorar el valor de una propiedad o su eficacia para el servicio, pueden considerarse como inversiones fijas. El “activo fijo” se clasifica en tres grupos: a) “Tangible”, que comprende las propiedades o bienes susceptibles de ser tocados, tales como caminos, puentes, terrenos, edificios, la maquinaria, etc. b) “Intangibles”, que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como: Derechos de patente, los de vía, el crédito mercantil, el valor de ciertas concesiones, etc.; y c) las inversiones en compañías afiliadas. ACTIVOS MONETARIOS: Son aquellos cuyos montos se fijan, en términos de unidades monetarias, independientemente de los cambios en el nivel general de precios. Originan un Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 72 de 79 aumento o disminución el poder adquisitivo de sus poseedores; por lo tanto, el retenerlos puede generar una utilidad o pérdida. Entre los principales están: Efectivo, inversiones en valores, cuentas por cobrar y por pagar, pasivos y dividendos por pagar. ACTIVOS NO MONETARIOS: Son aquellos cuyo poder adquisitivo no varía, ya que independientemente de la cantidad de unidades monetarias en que estén expresados, conservarán su valor intrínseco ya sea en períodos de inflación o deflación. Entre los principales están: Inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, etc. ADQUISICIÓN: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito; a titulo singular o universal. Por cesión o por herencia. AJUSTE: Asiento contable que se formula para modificar el saldo de dos o más cuentas que por alguna circunstancia no reflejan la realidad en un momento determinado. AMORTIZACIÓN: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, la extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos. Una reducción al valor en libros de una partida de activo fijo; un término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada. ANTICIPO A PROVEEDORES: Pagos previos que en ocasiones, por las características de la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes a cuenta de sus pedidos. Las Entidads que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos dentro el capítulo general de inventarios en una cuenta específica. Esta operación de anticipo también puede con el agente aduanal. ASIENTO CONTABLE: Registro de una operación real o virtual en el libro correspondiente. ASIENTO DE APERTURA: Aquél con que se inicia el registro de las operaciones de una Entidad. Es el balance inicial registrado como asiento, en los libros contables. ASIENTO DE CIERRE: Registro que se realiza al final del ejercicio, el cual sirve para liquidar todas las cuentas (activo, pasivo y capital) que muestren saldo; para que las mismas queden saldadas se requiere acreditar el saldo que tengan las cuentas de activo y cargar el saldo que tengan las de pasivo y capital. ASIENTO DIARIO: Registro de un libro diario, de cargos y abonos iguales, con una explicación de la transacción, cuando el caso lo requiere. ASIENTO MAYOR: El que debe anotarse o se encuentra anotado en el libro mayor. ASIENTOS AUXILIARES: Son los registros que deben anotarse o se encuentran anotados en libros auxiliares. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 73 de 79 BALANCE GENERAL: Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una Entidad, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable. BASE CONTABLE: Método empleado para el registro y la información sobre las transacciones. Dos bases se conocen comúnmente; el método o base de acumulación y la base de efectivo; esta última, especialmente en organizaciones pequeñas, contabilidades personales y casos similares. Las dos bases no pueden considerarse independientes una de la otra y frecuentemente se dice que la base de contado es un método "incompleto" de acumulación. Cuando los valores a cobrar, los inventarios, el activo fijo y el pasivo en un negocio representan cantidades no relevantes en comparación con los gastos de operación, ambas bases arrojan resultados similares. BIENES DE CONSUMO: Son todas aquellas mercancías producidas por la sociedad en el territorio del país o importadas para satisfacer directamente una necesidad como: mobiliario, vestido, ornato, alimentos, bebidas, papelería. BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Conjunto de activos fijos de una entidad o dependencia. Su importe queda consignado en el capítulo presupuestario del mismo nombre. CARGO: Acción y efecto de asentar un débito en una cuenta determinada. Sinónimo de “débito”. Implica un costo o gasto adjudicado a una cuenta específica. CARTERA VENCIDA: Es la parte del activo constituida por documentos y en general por todos los créditos que no han sido pagados a la fecha de su vencimiento. CATÁLOGO DE CUENTAS: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una Entidad. CLASIFICACIÓN DE CUENTAS: Ordenación de las cuentas en un sistema de contabilidad para fines de agrupación por conceptos, clases, etc. CONCILIACIÓN: Estado contable que se formula en detalle o de modo condensado, con el objeto preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre sí, y que al parecer son contrarias o arrojan saldos diferentes. CONCILIACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA: Estado que muestra las diferencias entre el saldo de una cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con los libros del cliente del mismo banco. Entre estas diferencias se encuentran los cheques pendientes y los depósitos en tránsito. CONSOLIDACIÓN: La combinación de dos o más Entidades, lograda por la transferencia de los activos a una nueva corporación organizada con tales fines. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 74 de 79 CONTROL CONTABLE: Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilización de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad. CUENTAS AUXILIARES: Las que no figuran individualmente en el libro mayor, sino en libros o registros auxiliares que deben estar "controlados" por medio de una o varias cuentas colectivas. CUENTAS DE BALANCE: Son aquéllas que figuran en el balance general y corresponden a las que quedan después de haber saldado las presupuestarias y las de resultados al concluir un ejercicio fiscal. CUENTAS DE ORDEN: Representan valores contingentes de probable realización, valores ajenos que se reciben, o se utilizan como recordatorios o con fines de control contable. El movimiento de estas cuentas es el siguiente: 1) Movimiento directo, que consiste en que en el asiento que se registre, tanto la cuenta de cargo como la cuenta de abono sean cuentas de orden. 2) Movimiento Cruzado, que consiste en que en el asiento que se registre, la cuenta de cargo sea una cuenta de balance o de valores reales y la que se abone sea una cuenta de orden, o viceversa. Las cuentas de orden se presentan al calce y fuera del balance. Como cuentas de orden se tienen: Emisión de Acciones y Capital por Suscribir; Mercancías en Comisión y Consignaciones recibidas, etc. CUENTAS DE PASIVO: Las que representan las obligaciones, deudas y créditos que constituyen el pasivo. CUENTAS DE RESULTADOS: Las que se usan para registrar utilidades o pérdidas, productos o gastos y que al terminar el ejercicio se saldan por la cuenta de pérdidas y ganancias. DÉBITO: Anotación numérica que se efectúa en la cuenta, en el debe, o sea en el lado izquierdo y que representan bienes o derechos poseídos por la persona o la Entidad. DEPRECIACIÓN (CONSUMO DE CAPITAL FIJO): Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. DIARIO: Llamado también "libro de primera anotación". El libro diario tiene por objeto registrar en orden cronológico todas las operaciones de la Entidad mediante escrituras o partidas que se denominan asientos y en él se asentará por primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la entidad al tiempo de dar principio a sus operaciones. De este libro se toman los datos necesarios para su traspaso al libro mayor. Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 75 de 79 EJERCICIO CONTABLE: Año económico; periodo de tiempo comprendido entre dos balances anuales sucesivos. EJERCICIO FISCAL: Es el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año para los propósitos fiscales. ESTADO DE RESULTADOS: Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (BALANCE GENERAL): Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable. FACTURA: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador, del vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales a la operación. FIDEICOMISO: Figura jurídica mercantil en virtud de la cual un fideicomitente destina ciertos bienes a un fin lícito determinado, encomendando su realización a una institución fiduciaria. GASTOS FINANCIEROS: Desembolsos que se derivan de la necesidad de obtener, en préstamo, capitales ajenos. HABER: Nombre que se da a la columna de cifras en la que se anotan las partidas de abono, de una cuenta. Lado contrario al "debe" de una cuenta. INGRESO: Son todos aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o gobiernos por el uso de riqueza, trabajo humano, o cualquier otro motivo que incremente su patrimonio. En el caso del sector público, son los provenientes de los impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, financiamientos internos y externos; así como a venta de bienes y servicios del Sector estatal. INTERÉS: Rédito, tasa de utilidad o ganancia del capital, que generalmente se causa o se devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en relación al tiempo que de éste se disponga. Llanamente es el precio que se paga por el uso de fondos prestables. INVENTARIO: Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o Entidad, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. INVENTARIO FÍSICO: Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 76 de 79 grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el maneja de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. LIBRO AUXILIAR: Documento en que se asientan detalladamente las operaciones que contienen los libros principales. LIBRO DIARIO: Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las operaciones realizadas. LIBRO MAYOR: El libro más importante en cualquier contabilidad, en el que se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y superávit de los gastos y productos; las ganancias y pérdidas y en general todas las operaciones de una Entidad. En dicho libro se registran todas las transacciones anotadas en el diario principal o en los diarios especiales cuando los haya, ya sea particularmente o bien en totales. LIBROS DE CONTABILIDAD: Son aquéllos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las Entidads o entes. MANUAL DE CONTABILIDAD: Documento que integra el conjunto de instrucciones para la operación del sistema de contabilidad en una Entidad o en un grupo de Entidads similares. PASIVOS MONETARIOS: Monto de recursos dentro de la captación del sistema bancario que se refiere exclusivamente a las cuentas de cheques en moneda nacional. PERIODO CONTABLE: Espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los resultados e la entidad, generalmente es un ejercicio de doce meses (1 año) en el cual deben acumularse los ingresos y los gastos, independientemente de la fecha en que se paguen. Principio básico de contabilidad gubernamental que establece que la vida de un ente se divide en periodos uniformes para efectos de registro de las operaciones y de información de las mismas. REGISTRO CONTABLE: La afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con el objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. SALDO: Es la diferencia entre la suma de movimientos deudores y la suma de movimientos acreedores de una cuenta. Si el movimiento deudor es mayor, la cuenta tendrá un saldo deudor; contrariamente si el movimiento acreedor es mayor, el saldo será acreedor. VALOR EN LIBROS: Las cifras con que un renglón del activo aparece registrado en los libros de contabilidad, ya sea que representen el costo, el costo menos depreciación o un valor estimativo el importe con que aparece registrado en los libros de contabilidad cualquier Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 77 de 79 propiedad, derecho, bien, crédito u obligación. El valor el libros representa únicamente “cifras en libros” y ese puede ser diferente del valor comercial, del valor en el mercado, del valor real, del valor de reposición, del valor de liquidación, etc. Cualquier cifra en los libros de contabilidad que no se haya ajustado. VIDA ÚTIL: Vida normal de operación de un bien en términos de utilidad para su propietario. VIGENCIA: Periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una ley. ANEXO 1. Usuarios de la Información e Informes a Suministrar ENTIDAD USUARIA INFORME PRODUCIDO LAPSO REPORTAR A FECHA DE PRESENTACIÓN Balance General; Estado de Actividad Financiera, De acuerdo a 01 de enero al 31 Económica, Social y Ambiental; fecha de de diciembre requerimiento. Cámara de Estado de Cambios en el Patrimonio Representantes De acuerdo a 01 de enero al 31 Informe de Deudores fecha de de diciembre requerimiento 30 de abril Reportes Contables: Formulario 01/Ene al 30/Mar 31 de julio de Saldos y Movimientos, 01/abr al 30/Jun 31 de octubre Formulario de Operaciones 01/Jul al 30/Sep 15 de febrero del Recíprocas. 01/Oct al 31/Dic Contaduría siguiente año. General de la Formulario Anual, Notas de 01 de enero al 31 15 de febrero del Nación Carácter Específico, y Notas de de diciembre siguiente año. Carácter General. Saldos a 30/May 10 de junio Boletín de Deudores Morosos. Saldos a 30/Nov 10 de diciembre Informes de que trata la Resolución 5544. Contraloría General de República Reportes Contables: Formulario la de Saldos y Movimientos, Anual Formulario de Operaciones Recíprocas, Notas de Carácter Específico, y Notas de Carácter General. 28 de Febrero Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 78 de 79 Contraloría General de República Distrito Capital Estados Contables: Balance General; Estado de Actividad la Financiera, Económica, Social y Anual Ambiental; Estado de Cambios en el Patrimonio 28 de Febrero Declaración del Impuesto de Bimestral ene-feb Según calendario Industria y Comercio y subsiguientes tributario Información Exógena en Medios 01 de enero al 31 Según calendario Magnéticos de diciembre tributario Enero 31 Febrero 28 Marzo 31 Abril 30 Dirección de Mayo 31 Impuestos y Declaración de Retención en la Junio 30 Aduana Nacional Fuente Julio 31 – DIAN. Agosto 31 Septiembre 30 Octubre 31 Noviembre 30 Diciembre 31 Declaración de IVA. Declaración patrimonio. de Ingresos Según calendario tributario Bimestral ene-feb Según calendario y subsiguientes tributario y 01 de enero al 31 Según calendario de diciembre tributario Información Exógena en Medios 01 de enero al 31 Según calendario Magnéticos. de diciembre tributario La ANH La ANH 30 de abril 01/Ene al 30/Mar 31 de julio Informes Financieros: Reportes 01/abr al 30/Jun 31 de octubre Contables, Notas Contables. 01/Jul al 30/Sep 15 de febrero del 01/Oct al 31/Dic siguiente año. Enero 31 Febrero 20 Estados Contables: Balance Febrero 28 Marzo 20 General; Estado de Actividad Marzo 31 Abril 20 Financiera, Económica, Social y Abril 30 Mayo 20 Ambiental; Estado de Cambios Mayo 31 Junio 20 en el Patrimonio Junio 30 Julio 20 Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321. ANH-GFI-MA-02 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 01/03/2016 FORMATO PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES ANTE COMITÉ Versión N°02 Página 79 de 79 Julio 31 Agosto 31 Septiembre 30 Octubre 31 Noviembre 30 Diciembre 31 Público General en Certificados Fuente de Agosto 20 Septiembre 20 Octubre 20 Noviembre 20 Diciembre 20 Enero 30 del siguiente año. Retención 01 de enero al 31 Según calendario de diciembre tributario Certificados de Retención IVA Bimestral ene-feb Según calendario y subsiguientes tributario Certificados de Retención ICA Bimestral ene-feb Según calendario y subsiguientes tributario ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA ELABORACIÓN FECHA DE REVISIÓN FECHA DE APROBACIÓN Avenida Calle 26 No. 59 – 65 Piso 2, Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura - Bogotá D.C. - Colombia Teléfono (PBX): (57+1) 593 17 17, www.anh.gov.co, [email protected], Código Postal: 111321.
