Informe cualitativo cuantitativo proyecto 1529 2009

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
SUBDIRECCION DE FOMENTO DE COMPETENCIAS
ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES
EN 20 SECRETARIAS DE EDUCACIÓN
DOCUMENTO
ANALISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO
LINEA BASE INICIAL Y FINAL
BOGOTÁ D.C., Julio de 2010
Contenido
Pág.
PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 8
PLANEAR ................................................................................................................................... 11
1.1.
Antecedentes Preliminares y justificación del proyecto ................................................ 11
1.2.
Marco Legal ....................................................................................................................... 13
1.3.
Zonas consultor - Asignación de Secretarias ................................................................. 15
1.4.
Cronograma del Plan de acción ........................................................................................ 16
1.4.1.
Estrategia de Intervención................................................................................................ 16
1.4.2.
Estrategia de Diagnóstico ................................................................................................ 16
1.4.3.
Estrategia de Acompañamiento ........................................................................................ 16
1.5.
Fases del Proyecto............................................................................................................. 20
1.6.
Cronograma del Proyecto.................................................................................................. 21
1.7.
Agenda diferenciada estructuración de planes diferenciados ...................................... 22
1.8.
Metodología del Acompañamiento ................................................................................... 23
1.8.1.
Plan (Planificar) ................................................................................................................. 23
1.8.2.
Do (Hacer) ........................................................................................................................... 23
1.8.3.
Check (Verificar) ................................................................................................................. 23
1.8.4.
Act (Actuar) ........................................................................................................................ 23
1.9.
Diseño del material didáctico por Temáticas .................................................................. 24
1.10.
Plan de agenda virtual metodología ................................................................................. 25
1.10.1.
Enfoque pedagógico de Moodle ....................................................................................... 26
1.10.2.
Características generales de Moodle ............................................................................... 26
1.10.3.
Curso Virtual de acompañamiento ................................................................................... 26
1.11.
Base de datos Secretarias y Establecimientos - Directorio de datos ........................... 27
HACER ………………………………………………..…………………………………………………28
2.1.
Línea Base de entrada de las Secretarias y Establecimientos ...................................... 28
2.2.
Línea Base de Entrada de las Secretarias ...................................................................... 28
2.3.
Consolidado de esquemas de calidad ............................................................................ 28
2.3.1.
ISO 9001:2008 ..................................................................................................................... 30
2.3.2.
NTC GP 1000 ....................................................................................................................... 30
2.3.3.
MECI .................................................................................................................................... 31
2.3.4.
Sin esquema definido ........................................................................................................ 32
2.4.
Línea Base de entrada Globales por tipo de establecimientos...................................... 32
2.4.1.
Porcentaje de participación por tipo de establecimientos ............................................ 33
2.4.2.
Aliados externos y otros.................................................................................................... 33
2.4.2.1.
Definición Aliado Externo ................................................................................................ 33
2.4.3.
Asesores Externos ........................................................................................................... 34
2.4.3.1.
Definición ........................................................................................................................... 34
2.5.
Problemáticas ................................................................................................................... 35
2.6.
Software, PAM, presupuesto y personal ......................................................................... 35
2.7.
Línea Base de Entrada de los Establecimientos ............................................................ 36
2.7.1.
Consolidado de participación de los esquemas en los establecimientos ................... 37
2.7.3.
Esquema MECI ................................................................................................................... 39
2.7.4.
Lideres Siglo XXI ................................................................................................................ 39
2.7.5.
Esquema NTC GP 1000 ...................................................................................................... 40
2.7.6.
Esquema EFQM ................................................................................................................. 40
2.7.7.
Sin esquema definido o ninguno ..................................................................................... 41
2.8.
Establecimientos por tipo................................................................................................. 42
2.8.1.
Participación por la ubicación de los establecimientos ................................................ 43
2.8.1.2.
Consolidado por tipo de establecimientos ..................................................................... 43
2.9.
Manejo de Aliados yo/ Asesores Externos ...................................................................... 44
2.10.
Avance en los procesos de Certificación ...................................................................... 45
2.11.
Problemáticas informadas en los establecimientos ..................................................... 47
2.12.
Utilización de un software de Calidad ............................................................................. 47
2.13.
Inclusión del rublo calidad en PMI y Presupuesto ......................................................... 48
2.14.
Personal de calidad en los Establecimientos ................................................................. 49
2.15.
Consolidados de Visitas .................................................................................................... 49
2.16.
Cuadro del consolidado General de visitas por Secretaria ............................................ 50
2.17.
Informes de Comisión de visitas ejecutadas ................................................................... 50
2.18.
Cuadro de Secretarias antiguas........................................................................................ 50
2.19.
Consolidado de aliados en las Secretarias...................................................................... 50
2.20.
Consolidado Diagnósticos Secretarias y Establecimientos .......................................... 50
ACTUAR . .................................................................................................................................... 51
CONCLUSIONES- RECOMENDACIONES ........................................................................................... 51
3.1.
Ministerio de Educación Nacional .................................................................................... 51
3.2.
Secretarias .......................................................................................................................... 51
3.3.
Establecimientos Educativos ............................................................................................ 51
VERIFICAR ................................................................................................................................. 55
4.1.
Línea Base de salida .......................................................................................................... 55
4.2.
Análisis cualitativo general ............................................................................................... 57
4.3.
Análisis DOFA Secretarias................................................................................................................... 57
4.4.
Estadísticas de participantes y evaluación de talleres ................................................... 60
4.5.
Análisis de los talleres de evaluación .............................................................................. 61
4.5.1.
El objetivo del Taller .......................................................................................................... 62
4.5.2.
El Expositor fue claro ........................................................................................................ 64
4.5.3.
El taller contribuyo al mejoramiento de la calidad .......................................................... 67
4.6.
Evaluación global del taller ..................................................................................................... 70
4.7.
Guía 34 Entrega Consolidado de entrega de la Guía ...................................................... 71
4.7.
Estadísticas curso virtual .................................................................................................. 72
LOGROS GENERALES .............................................................................................................. 76
OPINIÓN DE EXPERTOS ........................................................................................................... 77
6.1.
Aplicabilidad de los Esquemas de Certificación ............................................................. 77
6.2.
Articulación de Proyectos ................................................................................................. 79
6.3.
Ruta del Mejoramiento ....................................................................................................... 80
6.4.
Problemáticas ..................................................................................................................... 81
6.5.
Proyecto de Modernización ............................................................................................... 82
LECCIONES APRENDIDAS ....................................................................................................... 84
7.1.
Logístico ............................................................................................................................. 84
7.3.
Tecnología .......................................................................................................................... 85
7.4.
Comunicación..................................................................................................................... 85
7.5.
Proyección de Continuidad ............................................................................................... 85
Tabla de Cuadros
Pág.
Cuadro No. 1 Asignación de zonas y secretarias por consultor ________________________________ 15
Cuadro No. 2 Agenda de acompañamiento para las visitas ___________________________________ 19
Cuadro No. 3 Fases del proyecto _______________________________________________________ 21
Cuadro No. 4 Cronograma General de Proyecto ____________________________________________ 22
Cuadro No. 5 Consolidado de temáticas __________________________________________________ 24
Cuadro No. 6 Consolidado de accesos por Secretarias Curso Virtual ____________________________ 27
Cuadro No. 7 Consolidado de la participación de los esquemas en las secretarias _________________ 29
Cuadro No. 8 Consolidado de esquemas __________________________________________________ 29
Cuadro No. 9 Esquema ISO 9001:2008 ___________________________________________________ 30
Cuadro No. 10 Esquema NTC GP 1000 ____________________________________________________ 31
Cuadro No. 11 Esquema MECI __________________________________________________________ 31
Cuadro No. 12 Sin Esquema definido_____________________________________________________ 32
Cuadro No. 13 Tipo de establecimientos __________________________________________________ 32
Cuadro No. 14 Participación por tipo de establecimientos ____________________________________ 33
Cuadro No. 15 Aliados reportados en las Secretarias ________________________________________ 34
Cuadro No. 16 Asesor Externo en las Secretarias ___________________________________________ 34
Cuadro No. 17 Problemáticas encontradas ________________________________________________ 35
Cuadro No. 18 Uso del software, presupuesto, PMI, Personal _________________________________ 36
Cuadro No. 19 Participación personal de calidad asignado ___________________________________ 36
Cuadro No. 20 Participación de los esquemas en las instituciones educativas ____________________ 38
Cuadro No. 21 Esquema ISO 9001:2008.___________________________________________________ 38
Cuadro No. 22 Esquema MECI __________________________________________________________ 39
Cuadro No. 23 Esquema Lideres Siglo XXI __________________________________________________ 40
Cuadro No. 24 Esquema NTC GP 1000 ____________________________________________________ 40
Cuadro No. 25 Esquema EFQM __________________________________________________________ 41
Cuadro No. 26 Sin esquema definido _____________________________________________________ 41
Cuadro No. 27 Establecimientos por tipo de ubicación _______________________________________ 42
Cuadro No. 28 Participación por ubicación de los establecimientos _____________________________ 43
Cuadro No. 29 Consolidado establecimientos por tipo de institución ____________________________ 43
Cuadro No. 30 Consolidado Modalidades académicas________________________________________ 44
Cuadro No. 31 Consolidado de Aliados y/o asesores _________________________________________ 45
Cuadro No. 32 Línea Base de entrada Establecimientos ______________________________________ 46
Cuadro No. 33 Consolidado de Problemáticas ______________________________________________ 47
Cuadro No. 34 Consolidado de software de calidad en los establecimientos ______________________ 48
Cuadro No. 35 Consolidado de PMI y Presupuesto ___________________________________________ 48
Cuadro No, 36 Consolidado del personal de Calidad _________________________________________ 49
Cuadro No. 37 Línea Base de Salida ______________________________________________________ 55
Cuadro No. 38 Asistentes al acompañamiento _____________________________________________ 61
Cuadro No. 40 Talleres pregunta 1 por zona _______________________________________________ 63
Cuadro No. 41 Talleres pregunta 5 participación ____________________________________________ 64
Cuadro No. 43 Talleres pregunta 5 por zona. _______________________________________________ 66
Cuadro No. 44 Talleres pregunta 5 participación ____________________________________________ 67
Cuadro No. 46 Talleres pregunta 9 por zona. _______________________________________________ 69
Cuadro No. 47 Talleres pregunta 9 participación ____________________________________________ 70
Cuadro No. 48 Resultado Global Taller ____________________________________________________ 70
Cuadro No. 49 Consolidado de la Guía y entrega ___________________________________________ 71
Tablas
Pág.
Tabla No. 1 Distribución de establecimientos por Secretaria ___________________________________ 37
Tabla No. 3 Datos línea Base de Salida ____________________________________________________ 57
Tabla No. 4 Consolidado de materiales y consultas plataforma virtual __________________________ 74
Tabla No. 5 Consolidado de consultas Secretarias __________________________________________ 75
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
SUBDIRECCION DE FOMENTO DE COMPETENCIAS
ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES
EN 20 SECRETARIAS DE EDUCACIÓN
DOCUMENTO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO DE LA LINEA BASE FRENTE
AL ACOMPAÑAMIENTO TECNICO PARA LA CERTIFICACION DE CALIDAD
20 SECRETARIAS
403 ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
Operador Burea Veritas Colombia
Bogotá, Julio de 2010
PRESENTACIÓN
El Ministerio de Educación Nacional y la Subdirección de Fomento de Competencias en desarrollo de la
ruta de mejoramiento institucional en la búsqueda de mejorar la gestión de calidad en las Secretarias de
Educación estableció un proceso de asesoramiento para el mejoramiento de la calidad educativa.
El asesoramiento se desarrollaría a través de un acompañamiento de forma presencial y virtual en (3)
tres visitas de 1,5 días en cada una de las 20 secretarias escogidas.
Este informe estadístico (cualitativo y cuantitativo), describe el acompañamiento realizado a las 20
Secretarias asignadas por el Ministerio de Educación, para conocer los esquemas y las problemáticas
que dificultan el desarrollo de los procesos de Gestión de Calidad en su instituciones, así mismo conocer
la línea base del estado de los establecimientos al inicio y final del acompañamiento realizado en este
proyecto.
El comparativo entre los resultados del levantamiento de información para la línea base de entrada, a
partir de la aplicación de los formatos de diagnostico F01 para secretarias y F02 para los
establecimientos, realizado en la segunda visita, fue analizado y validado a través de los formatos F08
para Secretarias y F09 para establecimientos, y de esta manera conocer el avance logrado en este
acompañamiento en las instituciones educativas.
La estructura del informe está basada en el ciclo PHVA de las actividades realizadas en su ejecución.
El documento está compuesto por 4 capítulos, el primero representa la fase de Planeación, en la cual se
establecen los lineamientos del proyecto dentro las siguientes actividades:
Antecedentes y justificación del proyecto
Asignación de zonas y consultores de acuerdo a las Secretarias
Cronograma del plan de acción
Agenda diferenciada y estructuración de agendas de trabajo por Secretaria
Metodología aplicando las fases del PHVA al proyecto
Estrategia de acompañamiento
Diseño del material didáctico por temáticas
Plan de agenda virtual metodología
Base de datos Secretarias y Establecimientos, directorio de datos
En esta fase se desarrollo el plan de acción, el cronograma de trabajo, el diseño de las herramientas de
diagnostico y las primeras estadísticas de análisis con las variables del proyecto, se estableció una
agenda de trabajo de acuerdo con el plan de acción específico para cada las visitas a las Secretarias. Así
mismo se asignaron las secretarias y las zonas a los consultores.
En el segundo capítulo, se describe la fase Hacer, donde se definieron las actividades del desarrollo del
proyecto con las siguientes actividades:
Línea Base de entrada por Secretaria y Establecimientos
Cuadro de Secretarias con un primer ciclo de diagnostico, ejecutado en el segundo semestre de
2009 (antiguas).
Consolidado de aliados en las 20 Secretarias (Formato F10)
Cronogramas de visitas por ciclos (Formato F11)
Informes de Comisión de visitas ejecutadas por ciclos
Matriz DOFA de las 20 Secretarias (Formato F12)
Resumen global de los tres ciclos de visitas por Secretaria ya expuestos al Ministerio de
Educación.
Control del Proyecto herramienta Egroupware
En esta etapa, se establecieron los datos estadísticos globales del proyecto, referente al directorio de los
contactos en las Secretarias, se consolidan los directorios de establecimientos educativos que mostraron
interés en participar en el acompañamiento. Se diseño las herramientas de diagnostico de captura de
información, los materiales, talleres y cronogramas de visitas de acompañamiento y se estableció el plan
logístico. Se realizo la configuración, creación y actualización del proyecto, en la herramienta de control
de proyectos Egroupware. Se hizo el análisis, diseño y desarrollo de la herramienta de gestión virtual a
utilizar para el acompañamiento virtual.
En el tercer capítulo, la fase de Verificar, se establecieron las siguientes actividades:
La línea Base de salida obtenida del cruce entre los formatos F01 con F08 para Secretarias y
F02 con F09 para establecimientos.
Análisis cualitativo general de los datos
Resultados del análisis por Secretaria DOFA (Formato F12)
Estadísticas de la listas de participantes
Estadísticas de las evaluaciones de talleres diligenciadas
Consolidada de implementación de la Guía 34
Estadísticas curso virtual
En este capítulo, se describe el proceso de la aplicación de los instrumentos de diagnósticos en las
Secretarias y Establecimientos, el levantamiento de información durante las visitas 2 y 3. Se recolecto los
datos para compararlos con el estado inicial y ver el cambio en el estado final. Se conoció la percepción
de los participantes sobre la pertinencia del acompañamiento, a través del control de asistentes y las
evaluaciones de talleres diligenciadas.
Finalmente el cuarto Capítulo, Actuar, con las siguientes actividades:
Conclusiones Generales del proyecto
Logros Realizados
Opinión de expertos
Recomendaciones para el Ministerio de Educación
Recomendaciones para las Secretarias
Lecciones Aprendidas
Cuadro con la proyección de un nuevo acompañamiento o proceso de continuidad
En este último capítulo, se consolido la información relevante a los formatos diseñados, para conocer los
avances del acompañamiento, la línea base de Secretarias y Establecimientos. Se tabulo y consolido los
datos de participantes y de evaluaciones de taller. Se estableció el cuadro resumen de los aliados u
operadores externos que colaboran con el proceso de certificación.
PLANEAR
En esta fase, el operador Bureau Veritas consolido el equipo de trabajo para el desarrollo del
acompañamiento. Después de conocer el marco teórico y el entorno de trabajo en reunión inicial el 15 de
enero de 2010, con las directivas asignadas al proyecto del Ministerio de Educación, se establecieron
compromisos y responsabilidades a los integrantes del proyecto para el mejor desarrollo del mismo.
A continuación se relacionan algunos de los antecedes investigados para conocer y dimensionar el
proyecto.
1.1.
Antecedentes Preliminares y justificación del proyecto
La entrada en vigencia de la Constitución Política de 1991 permitió, bajo los principios de la democracia y
del estado social de derecho, afianzar el proceso de descentralización del servicio educativo dando las
bases para el desarrollo regional y local, garantizando mayor cobertura, calidad y eficiencia, menores
costos y la participación activa de los ciudadanos. Bajo este mismo espíritu, la ley de Competencias y
Recursos de 1993 y la ley General de Educación de 1994, establecieron el nuevo marco institucional del
sector, el cual fue refrendado por la Ley 715 de 2001. De esa manera, el Ministerio de Educación
Nacional pasó a definir los grandes lineamientos de la política del sector, así como a ejercer la vigilancia
del mismo. A su vez, los departamentos, distritos y municipios certificados comenzaron a ser
responsables de prestar directamente el servicio educativo en su respectiva jurisdicción, atendiendo las
necesidades de la población con base en las funciones asignadas por la normatividad vigente.
Por su parte, los establecimientos educativos adquirieron autonomía para elaborar su Proyecto Educativo
Institucional (PEI), así como para definir el plan de estudios, los métodos pedagógicos y la manera de
organizar su trabajo. Así mismo, se constituyó el gobierno escolar, con participación de diferentes
estamentos de la comunidad educativa, a fin de garantizar la participación democrática en las decisiones
institucionales.
El Ministerio de Educación Nacional, consciente de los desafíos del nuevo siglo y de su papel como ente
rector ha desarrollado una serie de guías y planes enfocados al mejoramiento de la gestión al interior de
las instituciones educativas. Es por ello, que el Plan Estratégico 2007-2010 denominado La Revolución
Educativa nace con el objetivo de mejorar la calidad educativa como consecuencia de los nuevos retos
que trae consigo un mundo globalizado, el nivel educativo alcanzado frente al de otros países, la
ampliación de la cobertura en todas las zonas del país y el desarrollo de competencias de acuerdo con
las necesidades locales, a fin de generar un proyecto educativo institucional en cada establecimiento
educativo que desarrolle las competencias idóneas y responda a las necesidades de los estudiantes,
garantizando un adecuado desarrollo profesional y laboral a futuro.
Dentro de esta Revolución Educativa se desprenden cinco grandes proyectos:
Educación durante toda la vida
Educación para la innovación y la competitividad
Fortalecimiento de la Institución Educativa
Modernización permanente del sector, y
Gestión participativa.
A través de la Subdirección de Fomento de Competencias del Ministerio de Educación, viene ejecutando
el proyecto ubicado en el tercer ítem “Fortalecimiento de la Gestión Institucional para el Mejoramiento de
la Calidad”, adelantando diferentes acciones encaminadas a optimizar los procesos y la gestión de las
Secretarías de Educación en la formulación y desarrollo de los planes de apoyo al mejoramiento, en
coherencia con los planes de desarrollo de las entidades territoriales y los planes de mejoramiento
institucional.
Dentro de estas actividades, el Ministerio ha brindado acompañamiento y seguimiento a los procesos de
certificación de las instituciones educativas del país, brindando capacitación y formación a los equipos de
trabajo en temas relacionados con los esquemas de calidad legalmente reconocidos y la ruta del
mejoramiento.
Continuando con este propósito el Ministerio de Educación, abre el Concurso de Méritos CM-MEN-29 de
2009, cuyo objeto hace referencia a la contratación de un operador para la realización del
acompañamiento a los procesos de certificación de calidad de establecimientos educativos oficiales en 20
Secretarías de Educación en el ámbito nacional. Dicho concurso fue adjudicado mediante Resolución Nº
10298 del 18 de Diciembre de 2009 y perfeccionado bajo el Contrato 1529 de 2009 con el operador
Bureau Veritas Colombia Ltda., empresa con amplia trayectoria en la implementación y certificación de
sistemas de gestión de calidad en sectores privados y oficiales.
Es así, como durante el primer semestre y hasta el 31 de julio de 2010, se ejecutan tres ciclos de visitas
para acompañar tanto a las Secretarías de Educación como los Establecimientos Educativos en sus
procesos de certificación de calidad y se hace entrega de aquellos productos relacionados en el Contrato
para el cumplimiento a satisfacción del mismo.
1.2.
Marco Legal
Es abundante el conjunto de normas que determinan las competencias y responsabilidades públicas en
torno al Sistema Educativo Colombiano. Dichas normas establecen la autonomía administrativa de los
entes territoriales y tienen una fundamentación desde La Constitución Política Nacional en los siguientes
artículos:
Artículo 209: “La administración pública, en todos sus órdenes tendrá un Control interno que se ejercerá
en los términos que señale la Ley”.
Artículo 269: "En las entidades públicas, las autoridades están obligadas a diseñar y aplicar, según la
naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la ley".
Artículo 298: "Los departamentos tienen autonomía para la administración de los asuntos seccionales y
planeación y promoción del desarrollo económico y social dentro de su territorio en los términos
establecidos por la Constitución. Los departamentos ejercen funciones administrativas, de coordinación,
de complementariedad de la acción municipal, de intermediación entre la nación y los municipios y de
prestación de los servicios que determine la Constitución y las leyes..."
Los artículos 2, 3, 4 y 5 de la Ley 60 de 1993, plantean la distribución de competencias en materia de
educación de los municipios, departamentos, distritos y de la Nación, respectivamente. No obstante, la
Ley 715 de 2001 establece las normas orgánicas en materia de recursos y competencias de la nación y
de las entidades territoriales frente al sector educativo, así como de la organización para la prestación del
servicio dentro del Título II.
Por otra parte, en el Decreto 1140 de 1995, establece los criterios y las reglas generales para la
organización de las plantas de personal docente, directivo docente y del servicio público educativo estatal
por parte de los departamentos y distritos.
Igualmente el numeral 6.2.12. de la ley 115, establece que le corresponde a las entidades territoriales
“Organizar la prestación y administración del servicio educativo en su jurisdicción, por tal razón el
Ministerio de Educación Nacional ha centrado sus acciones en la consolidación de un sistema de
aseguramiento de la calidad que propicie más y mejores oportunidades educativas para la población;
favorezca el desarrollo de competencias básicas, ciudadanas y laborales; mejore los resultados de la
educación; y fortalezca la descentralización y la autonomía escolar”. Se busca así que los
establecimientos educativos sean abiertos e incluyentes, además de que en ellos todos los estudiantes
puedan aprender, desarrollar sus competencias básicas y convivir pacíficamente.
Así mismo, es amplia la normatividad que reglamenta la validación e implementación de los modelos de
gestión de calidad en entidades oficiales y establecimientos educativos, a saber:
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva
del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 4110 de 2004: Adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000
2004, determinando las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y
agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003.
Resolución No. 4434 de 2006: Por la cual se establecen las condiciones y mecanismos para la
validación de los modelos de gestión de calidad de los establecimientos educativos de
preescolar, básica y media.
Resolución No. 2900 de 2007: Por la cual se valida el Modelo de Gestión de Calidad EFQM
(European Foundation for Quality Management).
Resolución No. 2235 de 2009: Por la cual se valida el Modelo AdvancED.
Resolución 2655 de 2008: Por la cual se validan los modelos de acreditación de calidad NEASC
(New England Association and Colleges) y CIS (Council of International School).
Frente a la Ruta del Mejoramiento (Guía 34) existe una fundamentación legal soportado en la siguiente
normatividad:
Artículo 84 de la Ley 115 de 1994: “Evaluación Institucional Anual: En todas las instituciones
educativas se llevará a cabo al finalizar cada año lectivo una evaluación de todo el personal
docente y administrativo, de sus recursos pedagógicos y de su infraestructura física para
propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte. Dicha evaluación será
realizada por el Consejo Directivo de la institución, siguiendo criterios y objetivos preestablecidos
por el Ministerio de Educación Nacional.”
Artículo 142 de la Ley 115 de 1994: “Conformación del gobierno escolar: Cada establecimiento
educativo del Estado tendrá un gobierno escolar conformado por el Rector, el Consejo Directivo
y el Consejo Académico…”, como ente fundamental de la gestión directiva escolar.
Dentro del Artículo 10 relacionado con las funciones de rectores o directores de la Ley 715 de 2001 se
plantea en los numerales 10.4 y 10.10, la formulación de planes de acción y de mejoramiento de calidad y
la realización de la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y
administrativos a cargo del rector o director, respectivamente.
1.3.
Zonas consultor - Asignación de Secretarias
De común acuerdo con el equipo del proyecto y después de analizar las variables de ubicación, tamaño y
estado de las 20 secretarias asignadas, se les asigno por condición geográfica y logística cuatro
Secretarias por consultor, constituyéndose de esta forma una zona por consultor quedando el proyecto
con 5 zonas. De acuerdo a lo informado en el cuadro adjunto.
Cuadro No. 1 Asignación de zonas y secretarias por consultor
Zonas
Consultor
Juan Manuel Andrade
Zona 1
Zona 2
Zona 3
Gustavo Cotrino
María Mercedes Cruz
Amauri Guevara
Zona 4
Gustavo Camacho
Zona 5
Secretarias
Florencia
Pasto
Tolima
Villavicencio
Norte Santander
Caldas
Manizales
Cúcuta
Cali
Barranquilla
Popayán
Tulúa
Cartagena
Valledupar
Cundinamarca
Córdoba
Boyacá
Tunja
Fusagasuga
Quindío
1.4.
Cronograma del Plan de acción
El plan de acción del proyecto, se estableció teniendo en cuenta tres actividades principales así:
Diagnostico, Acompañamiento y Resultados, para cada una de estas fases se incluyeron las actividades y
tiempos necesarios para la realización de tareas y la interacción de todas para la búsqueda integral de los
resultados.
1.4.1.
Estrategia de Intervención
La estrategia determinada para el desarrollo del proyecto fue diferenciada por tres fases, a saber:
1. Diagnostico
2. Acompañamiento presencial y virtual
3. Resultados.
1.4.2.
Estrategia de Diagnóstico
De acuerdo a lo definido por el Ministerio de Educación Nacional, el proyecto contempla siete (7)
secretarias que fueron objeto de análisis dentro de la Fase I, desarrollada durante el segundo semestre
de 2009, y trece (13) secretarias nuevas que ingresan al proceso de acompañamiento. Esta fase
contempló el diseño y aplicación de las herramientas de diagnóstico con el objeto de establecer la línea
base de entrada y conocer las problemáticas de las Secretarías y de los Establecimientos Educativos.
1.4.3.
Estrategia de Acompañamiento
Esta actividad se compone de dos momentos, así:
1. Presencial
2. Virtual
La presencial a su vez, se encuentra delimitada en tres etapas:
a. Visita preliminar
Los objetivos del desarrollo de esta etapa fueron:
Determinar y priorizar las necesidades temáticas a trabajar con las Secretarías de Educación y
los Establecimientos educativos.
Concertar con las Secretarías las fechas para el desarrollo de la segunda y tercera visita y los
talleres presenciales.
b. Segunda y tercera Visita
Los objetivos fueron:
Presentar a los participantes una propuesta temática y lograr un acuerdo.
Realizar el taller “Herramientas para seguimiento al proceso de certificación”.
Desarrollar el taller básico, así como las temáticas específicas para cada una de las Secretarías
de Educación y los Establecimientos Educativos.
Evaluar el desarrollo del taller.
c. Generar compromisos.
Durante los periodos intermedios entre visitas se establecieron algunos compromisos a los
cuales se les hizo seguimiento presencial y virtual.
La agenda de acompañamiento presencial y virtual propuesta para las tres visitas y avalada por el
Ministerio se presenta a continuación.
Cuadro No. 2
Agenda de acompañamiento para las visitas
AGENDA 1RA VISITA: SECRETARIAS DE EDUCACION
DE
A
ACTIVIDAD
DIA 1
PRESENTACION POLÍTICA DEL MINISTERIO DE EDUCACION
NACIONAL, ROL DEL OPERADOR, DESCRIPCION DEL PROYECTO,
01:00 03:00 AGENDA VIRTUAL Y RETROALIMENTACION
03:00 05:00 CAPTURA DE INFORMACIÓN
OBSERVACIONES
En las Secretarias de EducacionImplementacion instrumentos de
diagnostico.
Problemáticas relacionadas con
certificación a partir de la Guia 34
DIA 2
08:00 10:00 VISITA ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO No. 1
10:00 12:00 VISITA ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO No. 2
12:00 01:00 ALMUERZO
01:00 03:00 TALLER DE HERRAMIENTAS PARA SEGUIMIENTO
03:00 05:00 EVALUACIÓN Y CONCERTACION DE LAS PROXIMAS VISITAS
Dirigido a la Secretaria de
Educacion
Designar coordinador de apoyo
logístico para la visita 2.
AGENDA 3RA VISITA: SECRETARIAS Y ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
DE
A
01:00
03:30
03:45
08:00
10:00
10:15
12:00
01:00
03:00
03:15
04:30
ACTIVIDAD
DIA 1
TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
03:30 DIAGNOSTICADAS IV
03:45 REFRIGERIO
TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
05:00 DIAGNOSTICADAS V
DIA 2
TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
10:00 DIAGNOSTICADAS VI
10:15 REFRIGERIO
TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
12:00 DIAGNOSTICADAS VII
01:00 ALMUERZO
TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
03:00 DIAGNOSTICADAS VIII
03:15 REFRIGERIO
04:30 SOLUCION DE PREGUNTAS Y ESTABLECIMIENTO DE AVANCES
05:00 EVALUACION TALLER
d. Post visita
Generar informes de comisión.
Consolidar bases de datos y actualización de línea base.
Elaborar informes cuantitativos y cualitativos.
Proponer acciones de mejora.
OBSERVACIONES
Simultaneamente se realiza el
registro de visitantes
Simultaneamente se realiza el
registro de visitantes
Simultaneamente se realiza el
registro de visitantes
Actualización de línea base.
2. Acompañamiento Virtual
Contempla un espacio virtual que permita contactar a través de foros o chat la solución de inquietudes
presentadas por las Secretarías de Educación y Establecimientos Educativos derivadas del proceso de
acompañamiento presencial con miras a la certificación, siguiendo con el siguiente esquema:
Análisis y diseño de requerimientos.
Diagramación y desarrollo.
Pruebas y puesta en producción.
Cronograma de atención en Foros y chats
1.5.
Fases del Proyecto
Se establecieron tres fases del proyecto así: La fase I de Diagnostico que se realizaría en la primera vista
para conocer el estado de las Secretarias, En la fase II de Acompañamiento realizar las visitas
presenciales con temáticas y actividades lúdicas acordadas, y en la fase III de Resultados realizar la
tabulación y análisis de los datos para conocer el avance o cambio presentado en las Secretarias. Según
el gráfico correspondiente.
Cuadro No. 3 Fases del proyecto
FASE II
• Diagnostico
• Resultados
• Acompañamiento
• Presencial
• Virtual
FASE I
1.6.
FASE III
Cronograma del Proyecto
Para la ejecución planeadaa y controlada de las actividades y fases del proyecto, se establecieron tiempos
de ejecución, por ello surgió el Cronograma adjunto.
La primera fase, se desarrollaría
ría en el mes de enero, para la recolección de información y diseño de
herramientas presenciales. La segunda fase se ejecutaría en los meses de febrero a Junio, dependiendo
de los acuerdos y/o cambios establecidos con las Secretarias para la ejecución de las
las visitas. La última
fase de resultados tomaría el mes de Julio, en esta fase se desarrollaría y analizaría la línea base de
salida y los informes del proyecto. El aspecto virtual se desarrollo durante los meses de febrero a julio.
Cuadro No. 4 Cronograma General de Proyecto
1.7.
Agenda diferenciada estructuración de planes diferenciados
Siguiendo con los productos relacionados dentro del Contrato 1529 de 2009, en la cláusula segunda,
Obligaciones del Contratista, numeral 2; luego de la realización de la primera visita, cuyo trabajo de
acompañamiento se desarrolló con la Secretaría de Educación, se definieron las necesidades y
requerimientos a atender durante las siguientes dos visitas. Así mismo, se acordaron las fechas para su
realización.
En el diseño de este plan se tuvieron en cuenta aspectos tales como: Objetivos, actividades a desarrollar
conforme la primera visita, agenda correspondiente a la segunda y tercera visita con las temáticas ya
definidas y un análisis de la Secretaría de Educación.
Este producto fue presentado y avalado por el Ministerio de acuerdo con el acta de seguimiento del 26 de
Mayo y relatoría No. 010. En los planes entregados se verifican los acuerdos de fechas de visitas con los
Secretarios de Educación, líderes de Calidad a visitar, los cuales pueden ser consultados en el siguiente
acceso: Consolidado Planes Diferenciados\Zona 3 mcruz.pdf
1.8.
Metodología del Acompañamiento
El operador Bureau Veritas siguiendo sus políticas de calidad, analiza y desarrolla sus proyectos con los
fundamentos del ciclo Deming, esta metodología establece cuatro fases que se desarrollan en este
informe.
El ciclo PDCA, también conocido como "Círculo de Deming" (de Edwards Deming), es una estrategia de
mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.
También se denomina espiral de mejora continua. Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check y
Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
1.8.1.
Plan (Planificar)
Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados de acuerdo con el resultado
esperado. Al tomar como foco el resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la
precisión de la especificación es también parte de la mejora.
1.8.2.
Do (Hacer)
Implementar los nuevos procesos. Si es posible, en una pequeña escala.
1.8.3.
Check (Verificar)
Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos,
comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora
esperada. Documentar las conclusiones.
1.8.4.
Act (Actuar)
Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los objetivos con las
especificaciones iniciales, si fuese necesario. Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el
paso anterior. Documentar el proceso.
1.9.
Diseño del material didáctico por Temáticas
Las temáticas se elaboraron de acuerdo al diagnostico realizado en la primera visita y a lo solicitado por
las secretarias, buscando aclarar los parámetros específicos de los esquemas de certificación aceptados
por el Ministerio de Educación para sus Secretarias y Establecimientos. Con el fin de dejar en las
instituciones herramientas para la toma de decisiones efectivas, la selección y aplicación de un sistema
de gestión de calidad.
Cuadro No. 5 Consolidado de temáticas
Consultor
Secretaria
Pasto
Tolima
Juan Manuel Andrade
Florencia
Villavicencio
Nte Santander
Cúcuta
Gustavo Cotrino
Caldas
Manizales
Tulúa
María Mercedes Cruz Cali
Barranquilla
Popayán
Amauri Guevara
Valledupar
Cartagena
Guillermo Camacho
Córdoba
Quindío
Temáticas Desarrolladas
ISO 9001: Prestación del Servicio, Mejoramiento,
Implementación y Auditorías Internas de Calidad
NTC GP 1000 Fundamentación, Implementación
ISO 9001: Indicadores de Gestión y Matriz de indicadores
ISO-9001: Documentación, Diseño Curricular (Presupuestos
pedagógicos), Diseño Curricular y Guía 34, Indicadores de
Gestión (ejemplos aplicados al sector educativo)
NTC GP 1000: Diseño y Desarrollo Curricular (Revisión,
Verificación, Validación), Practicas de aula desde la Guía 34,
Indicadores para medición de los procesos (Ejemplos que
aplican al sector educativo).
ISO 9001: Diseño y Desarrollo Curricular, Diseño Curricular y
Articulación con la Guía 34, Indicadores de Gestión (Ejemplos
que aplican al sector educativo.
ISO 9001: Diseño Curricular, Diseño Curricular (Presupuestos
pedagógicos), Requisitos de la Norma, Diseño y Desarrollo 7.3,
Aplicaciones del sector educativo, Indicadores de Gestión.
NTC GP 1000: Contextualización y diferenciación entre los
esquemas de certificación elegidos, el PHVA como herramienta
para el mejoramiento continuo y la sensibilización de los equipos
de trabajo, Cómo estandarizar un proceso en cinco pasos,
Cómo definir indicadores de gestión para controlar y mejorar la
calidad educativa.
ISO 9001: Etapas del diseño y desarrollo, Direccionamiento
Institucional, Planificación del SGC (Generalidades, compromiso
de la dirección, política y objetivos de calidad).
NTC GP 1000: Direccionamiento Institucional, Planificación del
SGC (Generalidades, compromiso de la dirección, política y
objetivos de calidad).
GUIA 34: Fundamentos legales de la gestión curricular,
Aplicación de los hábitos del liderazgo y el aprendizaje en
equipo (Estilos de dirección-retroalimentación), Fundamentos
pedagógicos del diseño y desarrollo pedagógico, Indicadores de
gestión desde el direccionamiento estratégico y el PMI.
1.10.
Plan de agenda virtual metodología
Después de conocer el objetivo del acompañamiento virtual, por parte de la Gerente del Proyecto la Ing.
Sharoon Cáceres del Ministerio de Educación, se pensó en dos alternativas técnicas del acompañamiento
virtual.
La primera, consistente en la creación de una página web, subida en el portal de Colombiaaprende.com,
con el fin de subir materiales y dejarla de consulta general a las personas que la accedieran, con una
interacción muy baja por parte de los participantes.
La segunda, consistía en diagramar, desarrollar y subir en la plataforma Moodle, un curso virtual con
esquema académico, que permite a los participantes visualizar los materiales, exponer sus ideas a través
de foros y chats interactivos en línea, permitiendo una mayor interacción e interés por participar. Por lo
anterior, se realizo los procedimientos requeridos para la generación de un curso virtual dentro de la
plataforma asignada en el Ministerio de Educación, Moodle.
Moodle, es un ambiente educativo virtual, un sistema de gestión de cursos de distribución libre, que
ayuda a los educadores a crear comunidades de aprendizaje en línea. Este tipo de plataformas
tecnológicas también se conoce como LMS (Learning Management System).
Moodle, fue creado por Martin Dougiamas, quien fue administrador de WebCT en la Universidad
Tecnológica de Curtin. Basó su diseño en las ideas del constructivismo en pedagogía que afirman que el
conocimiento se construye en la mente del estudiante en lugar de ser transmitido sin cambios a partir de
libros o enseñanzas y en el aprendizaje colaborativo. Un profesor que opera desde este punto de vista
crea un ambiente centrado en el estudiante que le ayuda a construir ese conocimiento con base en sus
habilidades y conocimientos propios en lugar de simplemente publicar y transmitir la información que se
considera que los estudiantes deben conocer.
1.10.1. Enfoque pedagógico de Moodle
La filosofía planteada por Moodle, incluye una aproximación constructiva basada en el constructivismo
social de la educación, enfatizando que los estudiantes (y no sólo los profesores) pueden contribuir a la
experiencia educativa en muchas formas. Las características de Moodle refleja esto en varios aspectos,
como hacer posible que los estudiantes puedan comentar en entradas de bases de datos (o inclusive
contribuir en realizar entradas ellos mismos), o trabajar colaborativamente en un wiki.
Moodle es lo suficientemente flexible para permitir una amplia gama de modos de enseñanza. Puede ser
utilizado para generar contenido de manera básica o avanzada. Moodle es también útil en un ambiente
orientado al salón de clase debido a su flexibilidad.
1.10.2. Características generales de Moodle
Promueve una pedagogía constructivista social (colaboración, actividades, reflexión crítica, etc.). Su
arquitectura y herramientas son apropiadas para clases en línea, así como también para complementar el
aprendizaje presencial. Tiene una interfaz de navegador de tecnología sencilla, ligera, y compatible.
1.10.3. Curso Virtual de acompañamiento
Después de realizados los procedimientos requeridos por el Ministerio de Educación Nacional, el curso
virtual fue creado y se nos informo el espacio web que nos fue asignado.
http://innovacion.colombiaaprende.net/cursosvirtuales/.
Se diagramaron 16 materiales, elaborado por los consultores, estos materiales se actualizaron en la
plataforma web-Moodle. Se crearon los foros y chats dentro de las zonas asignadas, así mismo se
estableció el cronograma de atención a los participantes por zona.
Debido a las dificultades presentadas en la creación de las claves de acceso al curso, se opto por la
creación de usuarios genéricos para cada Secretaria quedando la siguiente tabla de accesos.
Cuadro No. 6 Consolidado de accesos por Secretarias Curso Virtual
1.11.
Secretaria
Cali
Valledupar
Pasto
Tulúa
Popayán
Boyacá
Tunja
Barranquilla
Cartagena
Florencia
Córdoba
Fusagasuga
Norte Santander
Cúcuta
Usuario
76001
20001
52001
76834
19001
15
15001
8001
13001
18001
23
25290
54
54001
Contraseña
cali76001
valle20001
pasto52001
tulua76834
popa19001
boyaca15
tunja15001
barranq8001
cartag13001
florencia18001
cordoba23
fusaga25290
santad54
cucuta54001
Quindío
Tolima
Villavicencio
Caldas
Manizales
Cundinamarca
Invitados
63
73
50001
17
17001
25
visitante
quindio63
tolima73
villao50001
caldas17
maniza17001
cundina25
Visitante
Base de datos Secretarias y Establecimientos - Directorio de datos
La base de datos que se consolido, fue inicialmente suministrada por la Gerente del Proyecto del
Ministerio de Educación, en lo que respecta a los datos de los Secretarios de Educación y los datos de
los establecimientos, fue necesario realizar una búsqueda por la web en la página del Ministerio y en
algunos casos requirió de la validación telefónica y el correo electrónico.
Todos estos datos de perfiles de Secretarias y establecimientos pueden ser consultados a través del
siguiente enlace Directorio de Datos\Directorio SE y EE.accdb.
HACER
2.1.
Línea Base de entrada de las Secretarias y Establecimientos
Después de diseñar y desarrollar las herramientas de diagnóstico formatos F01 y F02, se procedió a
consolidar y tabular de forma global los datos dados por las Secretarias y los establecimientos que
acompañaron al operador Bureau Veritas Colombia. A continuación los resultados de este primer análisis
estadístico que se constituye en la línea base inicial del proyecto,
El análisis estadístico cuantitativo de las 20 Secretarias asignadas al proyecto, se desarrollo en función
de cuatro aspectos principales, el primer tema, los esquemas de certificación que están trabajando o
implementando en las secretarias e instituciones con el nivel de avance. El segundo punto, el tipo de
establecimiento rural, urbano y urbanos-rural. El tercer aspecto los aliados externos, operadores o
entidades que apoyan el desarrollo de los sistemas de gestión de calidad. El cuarto, las problemáticas
que tienen para el desarrollo de su proceso de certificación y cuantas personas se encargan del proceso
de calidad institucional. Para ver cuadros estadísticos dar clic al enlace. F01 Consolidado diagnostico
Secretarias\Consolidados F01 Secretarias.xlsx
2.2.
Línea Base de Entrada de las Secretarias
Para establecer la línea base inicial de los esquemas en las secretarias, se diseño los instrumentos de
diagnostico F01 dentro de los siguientes rangos de avance, de 0 a 25%, de 25 a 50%, de 50 a 75%, y de
75 a 100% de implementación.
2.3.
Consolidado de esquemas de calidad
Una vez recolectados y tabulados los formatos diligenciados, se encontraron los siguientes datos de los
esquemas y el porcentaje de participación en las Secretarias así:
En primer lugar, están ISO 9001, es el más conocido en las secretarias obteniendo un 33% y
compartiendo esta participación con MECI. En segundo lugar NTC GP 1000 con un 27%, en tercer lugar
con un 7% las Secretarias que no han escogido algún esquema de calidad. Esta participación de los
esquemas puede ser vista en cuadro adjunto.
Cuadro No. 7 Consolidado de la participación de los esquemas en las secretarias
Participación esquemas en las Secretarias
7%
ISO 9001
33%
27%
MECI
NTC GP 1000
Ninguno
33%
Las secretarias que informaron estos datos pueden ser conocidas en el cuadro No. 8 de acuerdo al rango
de avance informado.
Cuadro No. 8 Consolidado de esquemas
Rango
0 – 25%
ISO 9001
NTC GP
5
4
3
Cucuta
Florencia
Pasto
Tolima
Villavicencio
Villavicencio
Fusagasuga
Cali
Tolima
Tolima
Tunja
Norte Santander
1
Norte Santander
5
M anizales
Villavicencio
Fusagasuga
Cali
Norte Santander
3
Boyacá
M anizales
Córdoba
Valledupar
2
Popayán
Quindío
25 – 50%
50 – 75%
5
Barranquilla
Caldas
M anizales
Norte
Santander
Cartagena
75 – 100%
Ningún Esquema
MECI
Cundinamarca
Después de conocer el dato consolidado de la participación de los esquemas, presentamos la
participación de los esquemas individualmente.
2.3.1.
ISO 9001:2008
Este esquema es más conocido comercialmente, se encontró que 5 de las 20 Secretarias (Cúcuta,
Florencia, Pasto, Tulúa y Villavicencio) están en una avance de 0 - 25%. Las Secretarias de Barranquilla,
Caldas, Manizales, Norte de Santander y Cartagena están desarrollando el esquema en un rango de 50 75%.
Cuadro No. 9 Esquema ISO 9001:2008
Consolidado Secretarias ISO 9001
1
0,5
Entre 0 -25% - 5
2.3.2.
CARTAGENA
NORTE DE SANTANDER
MANIZALES
CALDAS
BARRANQUILLA
VILLAVICENCIO
TOLIMA
PASTO
FLORENCIA
CUCUTA
0
Entre 50 - 75%-5
NTC GP 1000
Este esquema se constituye en el más adecuado para el manejo en las instituciones oficiales, se
encontraron en este modelo las Secretarias Tolima, Villavicencio, Fusagasuga y Cali están en una avance
de 0 a 25%. La secretaria de Norte de Santander en un avance de 25 a 50%. Boyacá, Manizales y
Córdoba están desarrollando el esquema en un rango de 50 a 75%.
Cuadro No. 10 Esquema NTC GP 1000
Consolidado Secretarias NTC GP 1000
1
0,5
Entre 0 -25%-4
2.3.3.
Entre 25 - 50 -1
CORDOBA
MANIZALES
BOYACA
NORTE DE SANTANDER
CALI
FUSAGASUGA
VILLAVICENCIO
TOLIMA
0
Entre 50 - 75%-3
MECI
Este esquema, encontró que Tolima, Tunja y Norte de Santander tienen un avance de 0 a 25%. Boyacá,
Manizales, Villavicencio, Fusagasuga y Cali están desarrollando el esquema en un rango de 25 a 50%.
Popayán y Quindío está en un rango de 50 a 75.
Cuadro No. 11 Esquema MECI
Consolidado Secretarias Esquema MECI
1
0,5
Entre 0 - 25%-3
Entre 25 - 50%-5
QUINDIO
POPAYÁN
CALI
FUSAGASUGA
VILLAVICENCIO
MANIZALES
BOYACA
NORTE DE
SANTANDER
TUNJA
TOLIMA
0
Entre 50 - 75%-2
2.3.4.
Sin esquema definido
De las 20 secretarias acompañadas Cundinamarca y Valledupar informan no tener algún esquema
implementado.
Cuadro No. 12 Sin Esquema definido
Consolidado Secretarias Ningún
Esquema
1
0,5
0
Ninguno
2.4.
CUNDINAMARCA
VALLEDUPAR
Línea Base de entrada Globales por tipo de establecimientos
De los datos registrados en el formato de diagnostico de los establecimientos F01, se hayo el total de los
establecimientos acompañados en este proyecto de acuerdo al cuadro.
Cuadro No. 13 Tipo de establecimientos
El dato total de los establecimientos de las 20 Secretarias es de 2.514 Establecimientos, 1.369
corresponden a Rurales y 1.015 a Urbanos y 130 urbanos-rural.
2.4.1.
Porcentaje de participación por tipo de establecimientos
El porcentaje más alto encontrado fue en los establecimientos rurales con un 55%, confirmado en los
listados de asistentes en donde se verifican participantes de colegios rurales. Un 40% de los
establecimientos urbanos y en menor participación están los urbanos rurales con el 5% de participación,
estos últimos con sedes en cabeceras de municipios.
Cuadro No. 14 Participación por tipo de establecimientos
Participación por tipo de Establecimiento
5%
55%
40%
Rurales
2.4.2.
Urbanos
Urbano - Rural
Aliados externos y otros
De las 20 secretarias diagnosticadas, Boyacá, Barranquilla, Caldas, Cúcuta, Quindío, Norte de Santander,
Cartagena y Cali, informaron contar con algún tipo de empresa, entidad u operador externo que les
colabora en el proceso de certificación de calidad a sus instituciones.
2.4.2.1. Definición Aliado Externo
Es una organización externa con la cual se tiene algún tipo de convenio interadministrativo para facilitar el
desarrollo de la gestión de las organizaciones vinculadas.
Cuadro No. 15 Aliados reportados en las Secretarias
Secretarias que tienen Aliados en su
proceso de SGC
BOYACA
BARRANQUILLA
CALDAS
CUCUTA
QUINDIO
NORTE DE SANTANDER
CARTAGENA
CALI
2.4.3.
Asesores Externos
Nueve secretarias informan contar con asesores externos entre estas están: Cali, Cartagena,
Cundinamarca, Córdoba, Fusagasuga, Villavicencio, Tunja, Tolima y Florencia, se hace la salvedad que
los datos pueden tener un margen de error por la comprensión que se haya tenido en el momento de
realizar el formato por parte de los encuestados y por la veracidad de la información.
2.4.3.1. Definición
El asesor externo analiza las fortalezas y debilidades de la gestión, planea estrategias pertinentes y
propone alternativas de mejoramiento continuo para la organización (no es condición la subordinación
laboral para esta labor).
Cuadro No. 16 Asesor Externo en las Secretarias
Asesor Externo
FLORENCIA
TOLIMA
TUNJA
VILLAVICENCIO
FUSAGASUGA
CORDOBA
CUNDINAMARCA
CARTAGENA
CALI
2.5.
Problemáticas
Las problemáticas frente a los procesos de certificación, se analizaron de acuerdo a la puntuación que le
dio cada Secretaria, se encontró que la de mayor impacto corresponde a los recursos económicos con un
24% y la de menor impacto la planta física con un 11%.
Cuadro No. 17 Problemáticas encontradas
Participación de problemáticas
11%
24%
12%
15%
20%
18%
2.6.
Economicos
Personal
Tiempo
Acompaña
Proyectos
Planta Fisica
Software, PAM, presupuesto y personal
En las 20 Secretarias, 2 de ellas cuentan con algún software de manejo de calidad. 5 establecen dentro
del Presupuesto el rublo calidad. 9 incluyen programas o proyectos de mejoramiento de certificación en el
Plan de apoyo del mejoramiento institucional. En las 20 existen 36 personas encargas de calidad, en
promedio 1.8 personas por secretaria.
Cuadro No. 18 Uso del software, presupuesto, PMI, Personal
Analizando el porcentaje de participación de los datos dados en el personal encargado de la calidad, se
encontró que el 25% corresponde a ninguna, una o dos personas encargadas de desarrollar y mantener
un sistema de gestión de calidad, el 5% establece 3 personas, y el 10% establece 4 o 5 personas para
manejar los procesos de calidad en su Secretaria.
Cuadro No. 19
Participación personal de calidad asignado
Participación de personal encargada
de calidad en las 20 Secretarias
10%
25%
10%
5%
25%
25%
5
2.7.
4
3
2
1
Ninguno
Línea Base de Entrada de los Establecimientos
De acuerdo a lo requerido por el Ministerio de Educación Nacional de acompañar al menos 350
establecimientos, el operador y los consultores lograron interesar a 403 establecimientos de acuerdo a la
tabla de datos así:
Tabla No. 1 Distribución de establecimientos por Secretaria
Consultor
J ANDRADE
GCOTRINO
MCRUZ
AGUEVARA
GCAMACHO
2.7.1.
Secretarias
FLORENCIA
PASTO
TOLIMA
VILLAVICENCIO
NTE SANTANDER
CALDAS
MANIZALES
CUCUTA
CALI
BARRANQUILLA
POPAYAN
TULUA
CARTAGENA
VALLEDUPAR
CUNDINAMARCA
CORDOBA
BOYACA
TUNJA
FUSAGASUGA
QUINDIO
EE
17
16
19
22
21
33
6
18
31
16
16
18
20
34
29
11
30
12
11
23
Consolidado de participación de los esquemas en los establecimientos
El primer lugar esta ISO con un 15% de participación con 63 establecimientos, en segundo lugar MECI
con un 14% representado en 59 instituciones, en tercer lugar Lideres con un 13% con 58 instituciones, en
cuarto lugar NTC GP 1000 con un 8% con 37 establecimientos, en quinto lugar EFQM con un 1%
representado en 3 establecimientos y en Sexto Lugar están las instituciones que no tienen aun el
esquema seleccionado ni trabajado correspondiente al 50%, es decir 235 establecimientos. De lo anterior
se deduce que aun existe un alto índice de instituciones que no han definido implementar un Sistema de
Gestión de Calidad en su institución.
Cuadro No. 20 Participación de los esquemas en las instituciones educativas
Participación de los Esquemas en los
establecimientos
15%
ISO
50%
14%
MECI
LIDERES
13%
NTC GP
8%
1%
EFQM
NINGUNO
A continuación se describe la participación de los establecimientos por esquema.
2.7.2.
Esquema ISO 9001:2008
En este esquema se encontró 52 establecimientos en un rango de 0 a 25%. 7 establecimientos en el
rango 25 a 50%. 4 están en el rango de 50 a 75%. Según cuadro adjunto. En este esquema hay un total
de 63 establecimientos.
Cuadro No. 21 Esquema ISO 9001:2008.
Consolidado Formato F01 establecimientos
Esquema ISO 9001:2008
Tunja
Tulua
0,75
Quindio
0,5
Cucuta
Popayán
Barranquilla
Cartagena
Manizales
Caldas
Cali
Valledupar
Tolima
Norte de Santander
0,25
Cundinamarca
16
15
14
13
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
2.7.3.
Esquema MECI
Este esquema presento 45 establecimientos en el rango 0 a 25%, 9 en 50 a 75%. 5 en 75 a 100% de
avance. El total de establecimientos 59.
Cuadro No. 22 Esquema MECI
Consolidado Formato F01 establecimientos
Esquema MECI
12
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
0,75
0,5
2.7.4.
0,25
0,5
0,75
45
9
5
Quindio
Popayán
Cucuta
Caldas
Norte de Santander
Manizales
Cartagena
Tunja
Valledupar
Cordoba
Cali
Cundinamarca
Fusagasuga
Villavicencio
0,25
Lideres Siglo XXI
En tercer lugar hay 29 establecimientos que están en el rango 0 a 25%, 19 en 50 a 75%. 10 en 75 a
100% de avance. El total de establecimientos de este esquema 58.
Cuadro No. 23 Esquema Lideres Siglo XXI
2.7.5.
Cundinamarca
Boyacá
Tolima
10
Cali
0,75
19
Barranquilla
0,5
29
Valledupar
0,25
Manizales
Quindio
11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Cartagena
Consolidado de EE
Esquema LIDERES SIGLO XXI
Esquema NTC GP 1000
En cuarto lugar, se encontró que 28 establecimientos en el rango de 0 a 25%, 4 establecimientos en el
rango 25 a 50%. Otros cuatro están en rango 50 a 75%. Una institución está en el rango de 75 a 100%, el
total de establecimientos de este esquema es de 37 establecimientos.
Cuadro No. 24 Esquema NTC GP 1000
Consolidado Formato F01 establecimientos
Esquema NTC GP 1000
12
10
8
6
4
2
0,25
2.7.6.
0,5
0,75
Cundinamarca
Cali
Fusagasuga
Valledupar
Cordoba
Manizales
Cucuta
0
1
Esquema EFQM
En quinto lugar, 3 de los establecimientos están en el rango de 0 a 25%, 1 en 50 a 75%. El total de
establecimientos de este esquema es 3.
Cuadro No. 25 Esquema EFQM
Consolidado Formato F01 establecimientos Esquema
EFQM
1
0
Caldas
Manizales
0,25
0,5
2
2.7.7.
1
Sin esquema definido o ninguno
De acuerdo a los datos encontrados 235 establecimientos informan no tener un esquema de calidad.
Cuadro No. 26 Sin esquema definido
Consolidado Formato F01 establecimientos
Ningun Esquema
30
20
Ninguno
10
Manizales
Villavicencio
Popayan
Norte de Santander
Cali
Tolima
Cartagena
Tunja
Cordoba
Barranquilla
Popayán
Boyacá
Caldas
Valledupar
Florencia
Tulua
Quindio
Pasto
Cucuta
Cundinamarca
0
2.8.
Establecimientos por tipo
Este dato se consolido a través del formato F02 de diagnóstico de los establecimientos, es necesario
aclarar que se requirió hacer llamadas telefónicas y enviar correos, para que los establecimientos que no
habían dado este dato fuera actualizado y es por ello que el margen de error puede ser de un 10%.
En los establecimientos al contrario de la línea base de las secretarias, se encontró que 123 son rurales,
236 urbanos y 44 rural urbano que confirman los 403 establecimientos acompañados.
Cuadro No. 27 Establecimientos por tipo de ubicación
No. DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
ACOMPAÑADOS SEGÚN SU ZONA
2
MANIZALES
4
8
CÓRDOBA
3
FUSAGASUGA
TUNJA
4
1
4
10
1
8
PASTO
POPAYAN
3
6
1
2
11
4
16
BARRANQUILLA
18
CÚCUTA
5
FLORENCIA
11
8
TULUA
8
3
TOLIMA
1
6
2
RURALES
URBANOS
10
URBANO/RURAL
5
CARTAGENA
NORTE DE SANTANDER
2
VILLAVICENCIO
1
15
19
19
4
QUINDIO (ARMENIA)
2
17
2
20
CUNDINAMARCA
9
14
BOYACA
16
6
CALI
25
20
CALDAS
10
12
VALLEDUPAR
0
5
3
21
10
15
20
1
25
30
35
2.8.1.
Participación por la ubicación de los establecimientos
La participación en los establecimientos es de 59% correspondiente a 236 instituciones urbanas, un 30%
con 123 instituciones rurales y un 11% con 44 instituciones de tipo rural urbano,
Cuadro No. 28 Participación por ubicación de los establecimientos
Consolidado por Tipo de Establecimientos
11%
30%
Rurales
59%
Urbanos
Urbano/Rural
2.8.1.2.
Consolidado por tipo de establecimientos
Los datos consolidados dieron como resultado que el 95% (381) son instituciones educativas y el 5% (22)
instituciones son centros educativos.
Cuadro No. 29 Consolidado establecimientos por tipo de institución
Consolidado por Tipo de
Establecimiento
5%
CENTRO EDUCATIVO
95%
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
2.8.1.3. Modalidades académicas
Se consolido los datos de los tipos de establecimientos de acuerdo a la modalidad que reportaron en la
herramienta, se contemplaron académica, técnica, académica- técnica, otra y no informaron. El 45% que
corresponde a (183) establecimientos, tienen modalidad académica, el 31% (124) modalidad técnica, el
8% (30) modalidad académica técnica, el 14% (58) Otras modalidades que pueden ser agropecuarias, y
por último el 2% (8) que no informaron que modalidad tiene su institución.
Cuadro No. 30 Consolidado Modalidades académicas
Consolidado Por Modalidad
Académica
14%
8%
2%
45%
31%
ACADÉMICO
TÉCNICO
ACADÉMICO - TÉCNICO
OTRA
N/R
2.9.
Manejo de Aliados yo/ Asesores Externos
En este punto, se les consulto a las instituciones educativas sobre si cuentan con un apoyo externo
aparte del Ministerio de Educación y se encontró los siguientes datos: 301 establecimientos forman el
75% de los datos y no informaron si tenían aliados y/o asesores externos. El 13% que corresponde a 53
establecimientos manifiestan contar con asesores externos. El 5% con 19 establecimientos tienen varios
asesores para el desarrollo de su sistema de gestión de calidad educativa. El 4% con 16 establecimientos
cuentan con aliados. El 3% con 14 establecimientos informan tener otro tipo de aliados en su proceso de
certificación.
Cuadro No. 31 Consolidado de Aliados y/o asesores
Aliados - Asesores en establecimientos
5%
4%
3%
Asesor Externo
13%
Varios
75%
Aliados
Otro
2.10.
Avance en los procesos de Certificación
Dentro de este parámetro, se les dio a los encuestados la opción de calificar aquellas prácticas de
mejoramiento, ya ejecutadas en la institución. Se estandarizaron en el formato F02, 22 actividades que
los consultores consideraron básicas para consolidar un proceso de certificación de calidad efectiva. De
este proceso se conoció los siguientes datos que forman la línea avance de entrada en los
establecimientos.
En la tabla anexa encuentra el porcentaje total de avance inicial frente a las 22 buenas prácticas de
gestión educativa definidas. En esto se conoció que el porcentaje de implementación total de las 20
Secretarias es del 48,56%.
Tabla No. 2 Consolidado de avance en los establecimientos
Línea Base Entrada
%
Florencia
43,32%
Pasto
36,65%
Tolima
46,17%
Villavicencio
62,60%
Cúcuta
52,27%
Caldas
48,48%
Manizales
65,91%
Norte de Santander
46,54%
Barranquilla
58,24%
Cali
67,16%
Popayán
38,35%
Tulúa
59,34%
Cartagena
63,18%
Córdoba
64,46%
Cundinamarca
30,25%
Valledupar
54,68%
Boyacá
23,94%
Fusagasuga
34,71%
Quindío
34,39%
Tunja
40,53%
Total
48,56%
Cuadro No. 32 Línea Base de entrada Establecimientos
Linea Base Entrada Establecimientos
2% 7%
4%3%
4%
4%
4%
4%
4%
7%
7%
7%
6%
5%
5%
6%
5%
5%
6%
6%
Cali
Manizales
Cordoba
Cartagena
Villavicencio
Tulua
Barranquilla
Valledupar
Cucuta
Caldas
Norte de Santander
Tolima
Florencia
Tunja
Popayán
Pasto
Fusagasuga
2.11.
Problemáticas informadas en los establecimientos
Para conocer los puntos relevantes de los problemas que tienen las instituciones para implementar un
sistema de gestión, se les informo de los siguientes ítems: Recursos económicos, falta de
acompañamiento, tiempo disponible para la realización de los proyectos, multiplicidad de proyectos,
personal a cargo y planta física. Los encuestados calificaron con menor valor la problemática de mayor
impacto en este caso calificación uno, y para la de menor impacto con siete.
En esta tabulación, se encontró que la problemática de mayor impacto es no contar con recursos
económicos para el desarrollo de un sistema de gestión de calidad con un porcentaje del 9.4%. En
segundo lugar, coinciden en que les hace falta un acompañamiento para desarrollar las actividades
propias del proceso de certificación con un 6.4%. En tercer lugar el tiempo disponible de los directivos
docentes y docentes con un 6.2%. En cuarto lugar informan que manejan varios proyectos y viene muy
ligado al proceso de disponibilidad de tiempo. En quinto lugar está el personal capacitado para los
proceso de calidad no es el adecuado. En sexto lugar está la planta física.
Cuadro No. 33 Consolidado de Problemáticas
Consolidado Ponderación de las problemáticas en los
Establecimientos Educativos
10,0
8,0
9,4
6,4
6,2
5,7 5,2
6,0
0,04
6,0
Otros
4,0
Planta Fisica
Personal cap
Proyectos
2,0
Tiempo disp
0,0
Acompañamiento
Rec economicos
2.12.
Utilización de un software de Calidad
En este tema, se les consulto a las instituciones si contaban con un software o programa de gestión de
Calidad y se encontró los siguientes datos: 14 instituciones informan tener un programa de calidad para el
seguimiento y control del mismo.
Cuadro No. 34 Consolidado de software de calidad en los establecimientos
Consolidado del uso de Software de calidad
en los Establecimientos Educativos
4
3
2
1
Villavicencio
Tulua
Popayán
Valledupar
Cordoba
Cartagena
Barranquilla
Boyacá
Tunja
0
De 403 EE, 14 informan que tienen algun software para manejo de la
calidad
2.13.
Inclusión del rublo calidad en PMI y Presupuesto
De los 403 establecimientos, 61 informan que incluyen el rublo de calidad en el Presupuesto anual, 111
establecimientos incluyen el rublo de calidad en su PMI (Plan de Mejoramiento Institucional).
Cuadro No. 35 Consolidado de PMI y Presupuesto
2.14.
Personal de calidad en los Establecimientos
En este tema, se les solicito el dato del número de personas con que cuenta cada institución, para
realizar las funciones de calidad completamente. Existe un gran déficit en los establecimientos, porque lo
más común es encontrar entre 1 a 2 personas para estas funciones. En la grafica se informa del
porcentaje de participación de las personas encargas de calidad por Secretaria. Las de menor porcentaje
están Florencia y Pasto.
Cuadro No, 36
Consolidado del personal de Calidad
Consolidado del porcentaje de participación de los
estblecimientos y el personal encargado de Calidad
10,0
7,6
8,0
6,0
2,0
0,0
5,5
5,0 5,1
3,1
2,7 2,8 2,9
2,2 2,6
1,8 1,8 1,8 2,1
1,6
1,2
0,6 0,8
Florencia
Pasto
Cundinamar…
Caldas
Tulua
Boyacá
Tunja
Villavicencio
Quindio
Popayán
Tolima
Valledupar
Cartagena
Cucuta
Cordoba
Manizales
Norte de…
Fusagasuga
Cali
Barranquilla
4,0
4,5
8,4
Los anteriores datos de Secretarias y establecimientos, constituyen la línea base de entrada.
2.15.
Consolidados de Visitas
En esta fase del proyecto, se realizaron las tres visitas a cada una de las 20 secretarias, para dejar
registro de todas las temáticas, talleres, acuerdos y resultados, se consolido esta información en el
formato F11 Consolidado de Visitas por Secretaria. Para ver a profundidad los aspectos relevantes a
estas visitas favor remitirse al enlace respectivo F11 Consolidado Visitas por zonas\Consolidado visitas
zonas.xls.
2.16.
Cuadro del consolidado General de visitas por Secretaria
En este consolidado general, se actualizaron los objetivos y resultados obtenidos en los tres ciclos de
visitas en las 20 secretarias. Así como las observaciones de los consultores en cada visita. Se pueden
consultar en el enlace. F11 Consolidado Visitas por zonas\Consolidado Ciclos de visitas.xlsx
2.17.
Informes de Comisión de visitas ejecutadas
Se desarrollaron y consolidaron 61 informes de comisión, realizados durante el desarrollo de los tres
ciclos de visitas a las 20 Secretarias, estos documentos fueron validados por el Secretario de Educación
de cada ciudad. Se consignaron los datos de los objetivos de la visita, las actividades ejecutadas y las
problemáticas que diagnostico el consultor en su visita y por último los datos de la persona contacto que
les atendió. Para ver en detalle estos informes favor dar clic en el enlace anexo. Consolidado Informes
Comisión\Ciclo III\Zona 3\informe de comisión Barranquilla 3a (mcruz).pdf
2.18.
Cuadro de Secretarias antiguas
Por solicitud del Interventor del Contrato, el Señor James Valderrama, se desarrollo una investigación
exhaustiva de las 7 secretarias, ya diagnosticas en el segundo semestre de 2009. Se dejo consignado en
un cuadro resumen de las secretarias de Cartagena, Cali, Caldas, Barranquilla, Tunja, Popayán y
Valledupar, donde se conocieron algunos elementos que permitieron establecer los esquemas que
desarrollan en su Secretaria y con esto, establecer los mecanismos y herramientas a presentar por su
nivel de avance. Para consultar los datos encontrados en estas secretarias en el siguiente enlace
Consolidado Secretarias Antiguas\Secretarias Antiguas.xlsx.
2.19.
Consolidado de aliados en las Secretarias
Para conocer las entidades externas y aliados, que colaboran a que los procesos de gestión de calidad se
desarrollen en los establecimientos educativos oficiales. Se diseño el formato F10 Consolidado de
Operadores para informar estos datos por cada secretaria. Estos datos pueden consultarse en el enlace.
F10 Consolidado Operadores yo aliados\Consolidado Operadores aliados.xls
2.20.
Consolidado Diagnósticos Secretarias y Establecimientos
Los 21 formatos de F01 diagnósticos de Secretarias y los 403 formatos F02 de establecimientos
diligenciados, pueden ser consultados en los enlaces. F02 Consolidado de Diagnósticos Entrada\18
Tulua\01 ALFONSO LOPEZ PUMAREJO.xls y F01 Consolidado diagnostico Secretarias\1. Diagnostico
SE F01 Barranquilla.xlsx
ACTUAR
CONCLUSIONES- RECOMENDACIONES
Dentro de la metodología desarrollada en el proyecto a continuación se relacionan algunas conclusiones
para el Ministerio, las secretarias y los establecimientos.
3.1.
Ministerio de Educación Nacional
El diseño y ejecución de proyectos simultáneos enfocados al mejoramiento institucional sin la
adecuada articulación, genera confusión frente al objetivo y alcance que persigue cada proyecto.
Así mismo, promueve un ambiente de incertidumbre, la generación de múltiples tareas similares
pero con destinos diferentes, dificultades en materia de comunicación y falta de compromiso.
3.2.
Secretarias
A pesar del interés y la necesidad apremiante de las secretarías por acompañar los procesos de
certificación de sus establecimientos educativos, los recursos con los que éstas cuentan no
suplen los requerimientos y necesidades de las instituciones frente al seguimiento y
retroalimentación de procesos tales como la autoevaluación institucional y la consolidación de los
PMI, así como frente al acompañamiento en la implementación de los sistemas de calidad, una
vez se toman la decisión.
3.3.
Establecimientos Educativos
Los establecimientos educativos son conscientes de la importancia de contar con un Sistema de
Gestión de Calidad; no obstante, la falta de personal docente y administrativo, así como la
escases de recursos con los que se realizan las labores les impide generar avances
significativos en su implementación, teniendo en cuenta la multiplicidad de tareas solicitadas por
el Ministerio de Educación y la Secretaria.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SECRETARIAS
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Las Secretarias se encuentran vinculadas
a los procesos de modernización, lo que
ha favorecido la conformación de equipos
de calidad, la generación de proyectos y
la ejecución de actividades.
Los equipos de calidad de las Secretarias
se encuentran comprometidos con los
procesos de acompañamiento; no
obstante no cuentan con los recursos ni
las competencias necesarias para
realizarlo de manera efectiva.
Una de las mayores dificultades de las
Secretarias es la falta de permanencia de
su personal, como consecuencia de los
cambios de Gobierno y de Secretario,
afectando la continuidad de los procesos
y las políticas establecidas.
Algunas secretarías cuentan con aliados y
asesores externos que soportan procesos
de capacitación y acompañamiento a las
instituciones educativas, sin embargo, no
son claros los criterios bajo los cuales se
generan
dichos convenios y los
resultados que se persiguen con la
implementación de cada uno de ellos.
Las Secretarias son conscientes de las
problemáticas y necesidades de sus
establecimientos educativos. No obstante,
no se establecen prioridades.
Existe la tendencia de planificar y
estructurar metas, planes y proyectos sin
embargo, no se definen presupuestos ni
cronogramas, así mismo no existe la
cultura
del
seguimiento
y
la
retroalimentación.
Los sindicatos se han convertido en una
fuerza negativa, que impide avanzar en el
mejoramiento, la innovación y la
aplicación de mecanismos con miras al
mejoramiento institucional.
Brindar capacitación a los equipos de
calidad de las Secretarías de Educación
en esquemas de gestión, mecanismos de
seguimiento y control y prácticas
pedagógicas.
Diseñar mecanismos efectivos de
comunicación entre las Secretarias y sus
establecimientos.
Generar alianzas y mecanismos de
acompañamiento que permitan la
certificación
y
garanticen
el
acompañamiento permanente a las
instituciones educativas, no sin antes
diseñar estrategias para incentivar y
reconocer a aquellas instituciones con
resultados sobresalientes en materia de
implementación de un esquema de
certificación de calidad.
Focalizar los recursos para la
automatización
de
procesos,
la
consecución de un software y la
contratación de personal, que facilite la
recolección y consolidación de la
información, con miras a lograr la
certificación de los establecimientos
educativos.
Mejorar la planificación y organización de
los compromisos y tiempos para el
desarrollo de los proyectos, generando
una agenda conjunta entre el Ministerio, la
Secretaria y los establecimientos.
Promover la generación de mesas de
trabajo con los sindicatos a fin de
establecer acuerdos y permitir el avance
de los procesos.
Diseñar políticas de largo alcance que
permitan la continuidad de los procesos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ESTABLECIMIENTOS
CONCLUSIONES
Los establecimientos no cuentan con el
personal, el tiempo y los recursos
necesarios para responder de manera
satisfactoria con todos los compromisos
derivados de la ejecución de múltiples
proyectos.
La falta de personal docente y personal
administrativo genera dificultades en la
sistematización de la información, el
seguimiento a actividades, el análisis de
resultados de pruebas SABER e ICFES,
el apoyo al mejoramiento y la
implementación de un Sistema de
Gestión de Calidad.
Frente a la adopción de herramientas
como el ciclo PHVA se observan
dificultades en su aplicación, debido a la
inexistencia de una cultura para la
planeación y la verificación de las
actividades ejecutadas.
Se evidencia dificultades en el
planteamiento y medición de indicadores
de gestión, afectando la evaluación del
desempeño, la toma de decisiones, la
adopción de acciones correctivas y el
seguimiento al cumplimiento de la misión,
la visión y los objetivos institucionales.
Algunos docentes consideran que la
gestión de calidad equivale a
privatización, generando falta de
compromiso, resistencia al cambio y
perjudicando el avance en la
implementación de esquemas de gestión
de calidad con miras al mejoramiento
institucional.
Existen vacios conceptuales en temas de
certificación por parte de directivos
docentes, docentes y supervisores. Así
mismo, no se generan los espacios para
la
divulgación,
socialización
e
interiorización de los mismos, de aquellos
relacionados con el direccionamiento
institucional y la Ruta del Mejoramiento.
Se observa la falta de apropiación
conceptual de los elementos articulares
de la Guía 34.
RECOMENDACIONES
Disponer del personal docente y
administrativo
necesario
para
implementar de manera exitosa un
Sistema de Gestión de Calidad.
Capacitar y divulgar a toda la comunidad
educativa en general frente a la adopción
e implementación de un esquema de
gestión de calidad.
Divulgar el uso pedagógico de las
pruebas SABER e ICFES como indicador
de gestión, a fin de mejorar los procesos
de articulación de competencias,
estándares y resultados.
Continuar con el acompañamiento a los
establecimientos educativos para obtener
resultados más visibles.
Gestionar en lo posible recursos
económicos orientados a apoyar la
certificación de los establecimientos
educativos con avances significativos en
la implementación de alguno de los
esquemas validados por el Ministerio.
Promover la cultura del acompañamiento,
el seguimiento y la retroalimentación
continua.
Unificar el lenguaje desde las Secretarías
hacia los establecimientos educativos en
los aspectos relacionados con la gestión
de calidad, a fin de evitar la creación de
paradigmas que apunten a la
privatización.
Integrar al cuerpo docente y en general a
la comunidad educativa en el proceso de
mejoramiento institucional, así como
implicar al gobierno escolar en la toma de
decisiones con el objeto de dinamizar el
cambio de actitud y generar mayor
motivación y compromiso.
Aprovechar las semanas de desarrollo
institucional para socializar conceptos,
experiencias,
planear
y
generar
cronogramas de implementación del
esquema de certificación seleccionado.
Fortalecer mecanismos de comunicación
interna y externa.
Nombrar un coordinador de calidad al
interior
de
los
establecimientos
educativos que direccione las acciones
Se evidencian dificultades por parte de
los directivos docentes y docentes en el
manejo de las TICs. Existe un manejo
deficiente de las herramientas ofimáticas.
pertinentes para la implementación del
esquema de certificación de calidad
elegido y lo articule con otros procesos de
gestión.
Cualificar a los establecimientos
educativos en el manejo de la Guía 34, a
través de un acompañamiento más
personalizado.
Fortalecer las habilidades en el manejo
de las TICs por parte de directivos
docentes,
docentes
y
personal
administrativo.
VERIFICAR
4.1.
Línea Base de salida
Para conocer los avances logrados a través de este acompañamiento, se diseñaron los formatos F08 y
F09 correspondientes a los Informes de avance en las Secretarias de Educación y los Establecimientos
respectivamente. Así mismo se diseño el instrumento de consolidación de datos de avance el formato F13
el cual permite ver los cambios realizados en los establecimientos educativos oficiales que participaron de
forma activa en el acompañamiento. Para realizar una consulta general a estos formatos pueden dar clic
en el enlace siguiente: F08 Consolidado Línea Base Secretarias\Consolidado F08.xlsx y F09 Consolidado
Línea Base EE\Cali
28\01 Holmes Trujillo.xlsx y F13 Consolidados Línea Base
Avance\Consolidados de avance F13.xls
El resultado de avance de la línea base de salida es de 57,5% que al compararlo con la línea base inicial
del 48,56% da una variación del 8,8%. Según cuadro adjunto.
Cuadro No. 37 Línea Base de Salida
Linea Base Establecimientos
160
140
120
100
80
60
SALIDA
40
ENTRADA
20
TUNJA
QUINDIO
BOYACA
FUSAGASUGA
VALLEDUPAR
CORDOBA
CUNDINAMARCA
TULUA
CARTAGENA
CALI
POPAYAN
BARRANQUILLA
NTE SANTANDER
CALDAS
MANIZALES
CUCUTA
VILLAVICENCIO
PASTO
TOLIMA
FLORENCIA
0
Tabla No. 3 Datos línea Base de Salida
ZONAS SECRETARIA
ENTRADA SALIDA AVANCE
FLORENCIA
43
54
11
PASTO
39
51
12
ZONA 1
TOLIMA
46
55
9
VILLAVICENCIO
63
73
10
CUCUTA
53
64
11
CALDAS
40
54
14
ZONA 2
MANIZALES
66
76
10
NTE SANTANDER
47
64
17
BARRANQUILLA
57
60
3
CALI
65
65
0
ZONA 3
POPAYAN
38
43
5
TULUA
59
61
2
CARTAGENA
63
65
2
CORDOBA
64
73
9
ZONA 4
CUNDINAMARCA
31
35
4
VALLEDUPAR
55
57
2
BOYACA
37
50
13
FUSAGASUGA
35
53
18
ZONA 5
QUINDIO
30
38
8
TUNJA
41
56
15
TOTAL
49
57
8,8
4.2.
Análisis cualitativo general
Presentamos el informe global de la línea de base de salida donde encontramos entre otros los siguientes
elementos de análisis.
4.3.
Análisis DOFA Secretarias
Para un análisis más profundo de las amenazas y fortalezas con que cuenta cada secretaria, se
estableció el formato F12 Matriz Dofa por Secretaria. En este se analizo los aspectos humanos, sociales y
tecnológicos. También las oportunidades y amenazas de las secretarias en temas de comunicación con el
Ministerio y la misma Secretaria. Así mismo, se establecieron unas conclusiones y recomendaciones por
cada Secretaria.
Presentamos el informe global de las fortalezas y debilidades, Oportunidades y Amenazas, desarrollando
con estas variables unas conclusiones y recomendaciones por Secretaria.
Se aclararon términos y se avanzó en la adquisición de nuevos conocimientos relacionados con
la implementación de los esquemas de gestión de calidad, sus características, ventajas, costos y
actividades relacionadas, así como con la aplicación de los componentes descritos en la Ruta
del Mejoramiento (Guía 34), favoreciendo la toma de decisión frente a la adopción de alguno de
los esquemas presentados.
Se generó una sensibilización importante frente a la identificación de necesidades y la
importancia de generar cambios al interior de las instituciones educativas con el objeto de
implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión de Calidad.
Se dio soporte a los procesos de certificación adelantados por establecimientos educativos con
niveles de implementación avanzados.
Se dinamizó la conformación de comités de calidad al interior de las instituciones educativas que
aún no contaban con el mismo.
Se avanzó en la definición de indicadores de gestión de acuerdo con los procesos llevados a
cabo al interior de los establecimientos.
Se activó la construcción de la política y los objetivos de calidad de los establecimientos, a fin de
difundirlos y proponer la construcción e implementación colectiva de un Sistema de Gestión de
Calidad acorde con las necesidades y expectativas de la comunidad.
Se suministró una serie de herramientas y guías metodológicas para la adecuada
implementación del esquema seleccionado.
Se motivó la revisión y actualización de elementos relacionados con el direccionamiento
institucional tales como: el PEI, el Plan de Estudios y el Plan de Mejoramiento Institucional,
basados en las necesidades reales de las instituciones educativas y su contexto. Así mismo, se
suministraron herramientas que permitieron la evaluación y redefinición de la misión, visión y
valores institucionales, con el firme compromiso de hacerlos extensivos a la comunidad
educativa.
Se difundió el ciclo PHVA como herramienta para fortalecer la gestión de los establecimientos
educativos y adquirir elementos para la generación de una cultura de calidad que implica la
planeación y organización de proyectos y resalta la importancia de realizar seguimiento y
retroalimentación a los procesos.
Se fortaleció la identificación, definición, organización y caracterización de los mapas de
procesos con miras a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad elegido.
Se concientizó acerca de la importancia de involucrar a la comunidad educativa en la toma de
decisiones institucionales, así como en las actividades relacionadas con la implementación de un
Sistema de Gestión de Calidad.
Finalmente, con la herramienta de sistematización de la Guía 34 y su homologación con la
Norma ISO entregada, se afianzaron los procesos de articulación y se lograron establecer
puntos de convergencia entre éstos elementos, facilitando su elaboración y posterior
consolidación y análisis por parte de las Secretarías de Educación.
Los datos del formato F12 pueden ser consultados en el siguiente enlace F12 Consolidados
Dofa\Consolidados DOFA.xlsx
A continuación se presentan un consolidado de los logros obtenidos:
Se brindaron herramientas metodológicas para realizar un acompañamiento permanente a los
establecimientos educativos. No obstante, se identificaron las problemáticas y necesidades puntuales
que obstaculizan este proceso y se generaron las recomendaciones pertinentes.
Se afianzaron conocimientos y se resolvieron inquietudes de los equipos de calidad de las
Secretarías de Educación relacionados con la implementación de los esquemas de gestión de
calidad al interior de los establecimientos educativos, resaltando la importancia de generar un
acompañamiento y seguimiento permanente de estos procesos y una retroalimentación de la
autoevaluación y de los planes de mejoramiento institucional.
Se propuso una herramienta que permite la consolidación y análisis de la información enviada por los
establecimientos educativos para la construcción del PAM bajo los lineamientos descritos dentro de
los PMI.
Se trabajó en el afianzamiento de conocimientos y la resolución de inquietudes de los equipos de
calidad, supervisores y directores de núcleo de las Secretarías de Educación relacionados con la
implementación de los esquemas de gestión de calidad al interior de los establecimientos educativos,
aumentando su propiedad y compromiso y, resaltando la importancia de generar un acompañamiento
y seguimiento permanente y una retroalimentación de la autoevaluación y de los planes de
mejoramiento institucional.
Se recomendó la generación de herramientas que permitan la consolidación y análisis de la
información enviada por los establecimientos educativos para la construcción del PAM bajo los
lineamientos descritos dentro de los PMI; así mismo, las secretarías aplicaron la herramienta de
sistematización de la Guía 34 suministrada en la fase de seguimiento a las autoevaluaciones para
monitorear los PMI y sistematizar los PEI.
Se motivó la elaboración de Planes de Acción Estratégicos con fines de seguimiento y control de las
metas, proyectos y acciones diseñadas.
Se cultivó un interés especial en ampliar la cobertura en el acompañamiento permanente a otros
establecimientos educativos no participantes del proceso.
Se fomentó la unificación de criterios al interior de los equipos de calidad de las secretarías, a fin de
optimizar la comunicación con los establecimientos educativos y generar mayor confiabilidad.
Se concientizó sobre la importancia de generar una articulación entre las secretarías y sus
establecimientos educativos, diseñando nuevos y más eficaces canales de comunicación.
Se propiciaron espacios de encuentro entre las secretarías y sus operadores, así como la necesidad
de buscar aliados y asesores externos para acompañar y capacitar a directivos docentes, docentes y
personal administrativo de las instituciones.
Se fortalecieron conceptos, objetivos, metodologías, procesos y actividades derivadas de la
aplicación de la Guía 34, vista ahora tanto por secretarias como por establecimientos educativos,
como un presupuesto para optimizar la gestión de éstos últimos.
4.4. Estadísticas de participantes y evaluación de talleres
El número de asistentes o participantes del proyecto y así mismo el número de personas que diligencio el
taller evaluador formato F06 se consolido en el cuadro adjunto:
Cuadro No. 38 Asistentes al acompañamiento
SE
Barranquilla
Boyaca
Caldas
Cali
Cartagena
Cordoba
Cucuta
Florencia
Fusagasuga
Manizales
Norte Santander
Pasto
Popayan
Quindio
Soacha
Tolima
Tulua
Tunja
Valledupar
Villavicencio
TOTAL
CICLO I
ASIS.
10
35
13
5
4
37
42
28
7
8
26
56
3
18
6
6
9
58
47
59
477
TALLER
9
5
6
0
3
12
14
14
1
0
39
23
3
6
4
4
8
23
3
19
196
SE
Barranquilla
Boyaca
Caldas
Cali
Cartagena
Cordoba
Cucuta
Cundinamarca
Florencia
Fusagasuga
Manizales
Norte Santander
Pasto
Popayan
Quindio
Tolima
Tulua
Tunja
Valledupar
Villavicencio
TOTAL
CICLO II
ASIS.
33
52
52
68
69
26
53
47
33
40
28
44
50
35
47
50
45
34
74
93
973
CICLO III
TALLER
25
37
31
40
39
17
7
55
19
26
6
24
17
26
29
29
29
23
37
27
543
ASIS.
TALLER
Cali
SE
97
63
Pasto
49
26
Valledupar
76
38
Popayan
23
19
Florencia
37
23
Cartagena
46
37
Cordoba
20
18
Quindio
45
31
Tulua
45
33
Barranquilla
37
31
Cucuta
36
17
Nte Santan
168
49
Tolima
47
30
Villavicencio
92
23
Boyaca
66
49
Caldas
19
0
Manizales
29
0
Fusagasuga
19
17
Tunja
35
23
Cundinamarca
65
50
TOTAL
1051
577
Es necesario aclarar que en el primer ciclo de visitas la participación fue baja, debido a que se programo
este ciclo solamente con el Secretario de Educación y los directores de núcleo y coordinadores de calidad
de la Secretaria por visitar.
En el segundo y tercer ciclo el número de participantes aumento gracias a la convocatoria de las
Secretarias y su líder de calidad. Consolidado de Listas de asistencia\Asistencia taller F05 v01 ciclo I.xlsx
y F06 Consolidado Talleres\TABULADO TALLERES CICLO II.xlsx
4.5.
Análisis de los talleres de evaluación
Los datos de los talleres diligenciados por los participantes en el Formato F06, se analizaron tres
preguntas relevantes para conocer la percepción de los participantes en relación al proceso de
acompañamiento desarrollado. Para visualizar la tabulación de los talleres favor dar clic al enlace.
Estadisticas Generales\Sumatoria talleres.xlsx
4.5.1.
El objetivo del Taller
A través de la pregunta 1. Los objetivos del taller fueros claros y pertinentes. Se conoció el nivel de
conocimientos y objetivos que los participantes asimilaron de los talleres y temáticas desarrolladas en las
visitas.
Los datos consolidados dieron a conocer los datos de calificación en la escala de Excelente, bueno,
aceptables e Insuficientes en las 20 secretarias según el cuadro adjunto.
Cuadro No. 39 Talleres Pregunta 1 en Secretarias
Evaluación Talleres (F06)
1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes
Manizales
0
100
22
Boyaca
70
33
Cucuta
0
8 0
59
38
Florencia
62
46
Nte Santander
47
50
Villavicencio
8 0
6 1
50
Pasto
53
47
Cundinamarca
55
45
0
Excelente
41
1
Bueno
37
10
Aceptable
Insuficiente
58
Tolima
61
Tunja
Caldas
66
31
30
Cordoba
66
31
30
Cartagena
68
32
0
Cali
70
27
30
74
Barranquilla
26
0
Valledupar
79
21
0
Tulua
79
21
0
Quindio
80
18
20
Popayan
86
14
0
Fusagasuga
87
13
0
0
20
40
60
80
100
Teniendo los datos de las 20 secretarias tabulados se establecieron los promedios por zonas, por ello a
continuación se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona.
Cuadro No. 40 Talleres pregunta 1 por zona
Resultados Talleres por Zonas
1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes
79
80
68
70
63
EXCELENTE
60
50 50
50
40
30
44
35
31
BUENO
51
ACEPTABLE
INSUFICIENTE
21
20
10
0
0
Zona 3
1
Zona 4
2
Zona 5
0
Zona 1
5
0
Zona 2
Del cuadro adjunto se puede observar que la zona 3 obtuvo en promedio 79, en segundo lugar la zona 4
con 68. En tercer lugar la zona 5 con 63, en cuarto y quinto lugar las zonas 1 y 2.
Haciendo un análisis de la escala de calificación, se hizo necesario conocer el porcentaje de participación
de estas, en esta pregunta y por ello se encontró que los objetivos fueron claros en un 61% de forma
excelente, un 38% de forma buena, un 1% aceptable y ninguna participación de forma inaceptable. Lo
anterior hacer concluir que los participantes asimilaron los objetivos del acompañamiento de forma clara y
pertinente.
Cuadro No. 41 Talleres pregunta 5 participación
CONSOLIDADO
1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes
1%
0%
Excelente
38%
61%
Bueno
Aceptable
Insuficiente
.
4.5.2.
El Expositor fue claro
A través de la pregunta 5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron satisfactoriamente a sus
preguntas. Se conoció el nivel de conocimientos del expositor según la percepción y calificación de los
participantes. En esta pregunta se verifico un buen nivel de satisfacción, de acuerdo al cuadro adjunto.
Cuadro No. 42 Talleres Pregunta 5 en Secretarias
Evaluación del taller (F06)
5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron
satisfactoriamente a sus preguntas
Manizales 0
83
17
28
Caldas
64
45
Boyaca
0
80
54
10
Nte Santander
57
Florencia
58
42
0
Pasto
60
40
0
Cundinamarca
61
38
10
Cucuta
62
Villavicencio
63
37
60
30
80
36
10
Excelente
Cordoba
71
28
20
Tolima
72
28
0
Aceptable
10
Insuficiente
Bueno
Cali
80
Tunja
78
19
20
85
Quindio
20
13 11
Barranquilla
88
12 0
Valledupar
89
10 10
Cartagena
89
10 10
Tulua
90
10 0
94
Fusagasuga
60
97
Popayan
0
20
40
30
60
80
100
Los promedios por zonas, se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona.
Cuadro No. 43 Talleres pregunta 5 por zona.
Resultado por Zona
5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron
satisfactoriamente a sus preguntas
90
90
80
76
80
63
70
60
Aceptable
30
10
Bueno
37
40
20
Excelente
49
44
50
24
19
Insuficiente
10
7
0 0
1 0
1 0
0 0
0
0
Zona 3
Zona 4
Zona 5
Zona 1
Zona 2
Del cuadro se observa que la zona 3 obtuvo 90, en segundo lugar la zona 4 con 80. En tercer lugar la
zona 5 con calificación 76, en cuarto y quinto lugar las zonas 1 y 2.
El porcentaje de participación de esta pregunta, el expositor fue claro en sus conceptos, respondieron un
71% con excelente, un 27% de forma buena, un 2% aceptable y ninguna calificación inaceptable. Lo
anterior hace concluir que los participantes calificaron los conocimientos y las respuestas de los
consultores de buena forma.
En cuadro adjunto se ven estos porcentajes.
Cuadro No. 44 Talleres pregunta 5 participación
CONSOLIDADO
5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron
satisfactoriamente a sus preguntas
2% 0%
27%
Excelente
71%
Bueno
Aceptable
Insuficiente
.
4.5.3.
El taller contribuyo al mejoramiento de la calidad
A través de la pregunta 9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional. Se conoció la
asimilación del acompañamiento en los participantes.
Cuadro No. 45 Talleres Pregunta 9 en Secretarias
Evaluación de taller (F06)
9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad
institucional
Manizales
0
100
27
Boyaca
0
62
36
Villavicencio
61
40
Cucuta
47
Florencia
30
44
44
Pasto
11 0
Tolima
51
Nte Santander
53
Cundinamarca
56
Cartagena
56
16 0
55
10
46
70
49
0
30
16 0
43
20
33
11 0
Excelente
Bueno
64
Tunja
36
58
Cordoba
42
66
Cali
0
0
30
41
Quindio
73
26
01
Caldas
74
23
30
Barranquilla
80
20
0
Tulua
81
19
0
Valledupar
87
13 0
Popayan
87
13 0
92
Fusagasuga
0
20
40
80
60
80
100
Aceptable
Insuficiente
Los promedios por zonas, se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona.
Cuadro No. 46 Talleres pregunta 9 por zona.
Resultado por Zona
9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad
institucional
90
80
80
64
63
70
60
33
Bueno
38
33
Aceptable
Insuficiente
19
20
10
Excelente
44
40
30
53
53
50
10
1 0
4
0
3 0
0
3
0
0
Zona 3
Zona 4
Zona 5
Zona 2
Zona 1
Del cuadro adjunto se puede observar que la zona 3 calificó en promedio con 80, en segundo lugar la
zona 5 un promedio de 64. En tercer lugar la zona 4 calificación 63, en cuarto y quinto lugar las zonas 2 y
1.
El porcentaje de participación de esta pregunta, el taller contribuyo al mejoramiento institucional los
participantes respondieron un 61% de forma excelente, un 35% de forma buena, un 4% aceptable y
ninguna calificación de forma inaceptable. Lo anterior hacer concluir que los participantes calificaron que
el acompañamiento si contribuyo al mejoramiento de la calidad institucional. En cuadro adjunto se ven
estos porcentajes.
Cuadro No. 47 Talleres pregunta 9 participación
Consolidado
9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional
4% 0%
35%
Excelente
61%
Bueno
Aceptable
Insuficiente
.
4.6.
Evaluación global del taller
Los datos de las 9 preguntas, dieron un resultado general de aceptación en un 60% excelente, un 36% de
forma buena, un 4% lo consideraron aceptable. Al sumar lo excelente y lo bueno nos daría un nivel de
aceptación del 96%.
Cuadro No. 48 Resultado Global Taller
CONSOLIDADO
EVALUACIÓN DE TALLER (F06)
4% 0%
36%
EXCELENTE
60%
BUENO
ACEPTABLE
INSUFICIENTE
4.7.
Guía 34 Entrega Consolidado de entrega de la Guía
El operador Bureau Veritas solicito a las Secretarias información sobre sus avances y entrega de las
tareas para la implementación de la Guía 34. Estos datos fueron dados por algunas secretarias de forma
verbal sin verificación, por tanto los datos presentados son el reflejo subjetivo de los encuestados. Se
adjunta cuadro con los datos recolectados.
El operador Bureau Veritas Colombia diseño una herramienta en Excel que permite actualizar los
procesos de la guía 34 homologados con la Norma ISO 9001:2008. Para accederla puede dar clic en el
enlace.Sistematizacion Evaluacion Guia 34.xlsx
Cuadro No. 49 Consolidado de la Guía y entrega
Secretaria
4.7.
Autoevaluación
PMI
Seguimiento
Pasto
49%
49%
Esta desarrollando
Florencia
71%
71%
Esta desarrollando
Tolima
65%
65%
Esta desarrollando
Villavicencio
72%
72%
Esta desarrollando
Caldas
100%
100%
Esta desarrollando
Manizales
100%
100%
Esta desarrollando
Cúcuta
100%
100%
Esta desarrollando
Norte Santander
100%
100%
Esta desarrollando
Tulua
100%
100%
Esta desarrollando
Barranquilla
89%
89%
27%
Cali
69%
69%
Esta desarrollando
Popayán
100%
50%
50%
Cartagena
82%
82%
Esta desarrollando
Valledupar
47%
47%
Soacha
45%
45%
Fusagasuga
46%
46%
Esta desarrollando
Boyacá
100%
0%
0%
Quindío
100%
100%
Esta desarrollando
Tunja
100%
59%
Esta desarrollando
Cordoba
100%
100%
Esta desarrollando
Estadísticas curso virtual
El curso virtual salió en vivo a los participantes en el mes de Junio, después de las visitas presenciales de
los consultores, se estableció un cronograma de foros y chats para la atención de inquietudes
presentadas por los participantes al acompañamiento realizado en las 20 secretarias.
Se dejo abierto a los participantes los foros para que plantearan sus inquietudes, lo anterior porque a
cada secretaria se acompaño con diferentes temas y actividades lúdicas y para desarrollar un temario
virtual de foros por temas se requería de tiempo más largo para la creación y diseño de los talleres y foros
por las cinco zonas y los 15 temas dados.
Se diagramaron 15 materiales con los siguientes temas:
1. Esquemas de Calidad
2. Requerimientos esquemas
3. Indicadores
4. ISO 9001:2008
5. PHVA Herramienta de Mejoramiento Continuo
6. Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
7. Fundamentos NTC GP 1000
8. Acciones Correctivas
9. El cambio y los Sistemas de Mejoramiento
10. Estandarización un proceso en cinco pasos
11. Direccionamiento Institucional
12. Ruta Mejoramiento
13. Conceptos de Calidad
14. Decreto 1290
15. Caracterización del curso
A continuación la tabla con los datos de los materiales vistos en el curso virtual, en el cual se verifica que
se logro cautivar el interés por participar en los cursos, se adjunta informe general de consulta de los
materiales
El material más visto fue la caracterización del curso con 265 accesos, en segundo lugar los esquemas
de calidad con 171 accesos y en tercer lugar Requerimientos de los esquemas con 64 accesos.
Lo anterior en relación a materiales y la participación de las personas que ingresaron a los foros, el de
mayor consulta fue el de la Zona 1, siguiéndole el chat y los foros de las zonas 3, 2, 5 y 4.
Tabla No. 4 Consolidado de materiales y consultas plataforma virtual
Temario curso virtual
Caracterización del Curso
Foro Zona 1
Chat
Esquemas calidad
Foro Zona 3
Foro Zona 2
Foro Zona 5
Foro Zona 4
Glosario
Requerimientos esquemas
ISO 9001:2008
Indicadores
Ruta Mejoramiento
PHVA Herramienta de Mejoramiento Continuo
Estandarización un proceso en cinco pasos
Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
Fundamentos NTC GP 1000
Decreto 1290
El cambio y los Sistemas de Mejoramiento
Direccionamiento Institucional
Acciones Correctivas
Conceptos de Calidad
Accesos
265
243
201
171
165
121
120
98
92
64
57
56
44
37
33
29
27
27
26
26
25
12
En relación a cuantas secretarias accedieron al curso, se verifico a través del informe de vistas o
consultas realizadas que 12 de las 20 secretarias ingresaron al curso y la de mayor consulta fue Tolima.
Tabla No. 5 Consolidado de consultas Secretarias
Participante
Accesos
Tolima
Barranquilla
Norte Santander
Cucutá
Cartagena
Valledupar
Boyacá
Cali
Villavicencio
Popayán
Caldas
Florencia
83
67
53
46
44
34
26
26
25
16
15
6
El acceso de los consultores también fue consultado en los informes de la plataforma virtual de la cual se
encontró los siguientes datos.
Tabla No. 6 Consolidado de ingresos Curso Consultores
Participante
Accesos
Gustavo Cotrino
Mercedes Cruz
Juan Manuel Andrade
Amauri Guevara
Guillermo Camacho
104
80
76
50
28
Como análisis cualitativo se puede evidenciar un alto interés por parte de los directivos y rectores de las
instituciones en consultar los temas expuestos en el curso virtual y el poder aclarar los vacios que
quedaron de la visita presencial.
LOGROS GENERALES
Con base en los resultados cuantitativos y cualitativos derivados de los formatos aplicados y del análisis
de los profesionales de acompañamiento, a continuación presentamos los logros generales del proyecto.
Aunque se acompañó un mayor número de establecimientos educativos de origen urbano como
consecuencia del aspecto logístico (desplazamientos), igualmente, se acompañó un número
significativo de establecimientos educativos rurales, mostrando así un verdadero interés por parte de
éstos de iniciar procesos orientados a mejorar la calidad educativa.
La calificación dada por los participantes entre excelente y buena del 96% demuestra que el trabajo
desarrollado fue coherente, claro y pertinente.
Aunque las Secretarias y los establecimientos contaban con aliados o asesores externos se logro la
comunicación con ellos para orientar el acompañamiento con una directriz concreta y aplicada en los
temas de gestión de calidad.
Se avanzo un 8.8% en la implementación de buenas prácticas de gestión de procesos de calidad en
las 20 secretarias, aunque cuantitativamente es bajo se logro que las instituciones ampliaran
conocimientos en temas de certificación, planeación estratégica y diseño de indicadores.
Los datos informados en este acompañamiento, permiten analizar que existe aún un alto índice de
secretarias y establecimientos iniciando sus procesos de escogencia de esquema de certificación.
Debido a varios motivos desconocimiento del marco legal y los requerimientos de los esquemas.
OPINIÓN DE EXPERTOS
El acompañamiento realizado, permitió establecer una visión general del funcionamiento de las
Secretarías de Educación y sus establecimientos educativos en torno a sus procesos de certificación,
entendido éste como el conjunto de estrategias para socializar, adecuar, implementar y mejorar los
diferentes servicios de aprendizaje en los establecimientos oficiales.
Se presenta a continuación el análisis de algunas situaciones que se presentan como producto de las
dinámicas generadas en la implementación de las diversas estrategias diseñadas para alcanzar las metas
de las políticas trazadas por el Ministerio de Educación.
Para la lectura de las observaciones encontradas, aclaramos que éstas son el resultado de una reflexión
con base en buenas prácticas de ejecución de proyectos y en ningún momento constituyen una
calificación negativa o positiva del desempeño de las Secretarías de Educación y los Establecimientos
Educativos participantes del proyecto.
Se espera con estas reflexiones que sirvan de punto de partida a la hora de formular, continuar los
proyectos o generar nuevas estrategias de acompañamiento.
Los aspectos que consideramos objeto de análisis son:
a. Aplicabilidad de los esquemas de certificación.
b. Articulación de proyectos.
c. Ruta del mejoramiento.
d. Problemáticas.
e. Proyecto de modernización.
6.1.
Aplicabilidad de los Esquemas de Certificación
Tanto las secretarías de educación como sus establecimientos educativos cuentan en la actualidad con
una amplia gama de modelos de gestión, con los cuales guiar sus procesos de mejoramiento y
certificación. Además encuentran un amplio marco legal que valida la aplicación de varios de éstos
modelos y con documentos que desarrollan e instrumentan la aplicación de buenas prácticas de gestión
educativa tales como la Guía 34 a partir de sus tres componentes: autoevaluación, plan de mejoramiento
y seguimiento.
El Ministerio de Educación Nacional ha reconocido esquemas de calidad tales como: NEASC,
ADVANCED, EFQM, ISO, creando en las secretarías de educación y en los establecimientos educativos
oficiales diversas expectativas frente al conocimiento de la naturaleza y propósitos de dichos modelos.
Explicar las ventajas y características de éstos esquemas fue una de las temáticas abordadas en las
visitas con el objeto de que las secretarías de educación y sus establecimientos educativos adquirieran
los suficientes elementos de juicio y criterios para tomar decisiones frente a la adopción de el modelo más
conveniente teniendo en cuenta la realidad en la que se desenvuelven, ya que éstas hacen parte de las
administraciones territoriales (Departamentos y Municipios), algunos de los cuales han adoptado Normas
de Gestión de Calidad Pública como es la NTC GP1000, soportada en el Decreto 4110, la Ley 872 y el
Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Lo anterior se traduce en que un establecimiento educativo puede estar implementando ISO 9001 por su
iniciativa y Guía 34 por exigencia del MEN, pero su secretaría de educación puede estar aplicando NTC
GP1000 y MECI al ser parte del Sistema Integrado de Gestión del Departamento o Municipio,
dependiendo su procedencia.
Frente al anterior análisis podemos concluir:
La multiplicidad de esquemas genera confusión frente a la adopción e implementación de un Sistema
de Gestión de Calidad que responda a las características de los establecimientos educativos y sus
expectativas.
Las secretarias de educación y los establecimientos educativos esperan contar con la capacidad
necesaria para ejercer un liderazgo significativo frente a la orientación que deben dar a los procesos
de implementación de esquemas de gestión de calidad, su seguimiento y retroalimentación.
La falta de conocimiento en temas de procesos de calidad aplicadas a las instituciones educativas,
aun no son muy claros en algunos líderes de instituciones por tanto la aplicación de estos aun es
baja.
6.2.
Articulación de Proyectos
El Ministerio de Educación Nacional, en la búsqueda de lograr el fortalecimiento de la capacidad de
gestión de los establecimientos y centros educativos ha venido implementando proyectos simultáneos, de
manera que estas instituciones puedan alcanzar las metas que se han propuesto, lograr eficiencia en sus
procesos internos y por esta vía mejorar la calidad educativa.
En las secretarías de educación se identifica que los establecimientos educativos llevan a cabo diferentes
proyectos de manera desarticulada, generando que los directivos docentes respondan a diferentes tareas
y acciones simultáneas que en algunos casos son prerrequisitos de otras (Por ejemplo SIGCE y el
acompañamiento a los procesos de certificación). Por otro lado se habla de Guía 34, sistematización de
información y sistemas de gestión de calidad, a los que los establecimientos educativos intentan
responder sin entender la finalidad, la metodología y el resultado esperado.
Conclusiones
1. Se presenta desarticulación de proyectos, no existen puntos de encuentro entre unos y otros, de
acuerdo con la percepción de las secretarías de educación y los establecimientos educativos, a
pesar de ser proyectos complementarios, orientados a suplir las necesidades propias del
quehacer de estas instituciones. Esta situación genera la programación de varias actividades
simultáneas y la elección de asistir a una u otra bajo criterios de carácter autoritario, sin partir de
una decisión orientada a satisfacer las necesidades y cumplir eficientemente con los
compromisos y tareas asignadas por cada proyecto.
2. En la aplicación de herramientas de diagnóstico y autoevaluación existe la tendencia a mostrar
mayores logros de los realmente obtenidos afectando el reflejo del estado real de las
instituciones y sus verdaderas problemáticas.
Recomendaciones
1. Generar desde el Ministerio de Educación Nacional un protocolo de coordinación común a todos
los proyectos, donde se articulen y programen las visitas de acuerdo con los compromisos ya
pactados y donde se pueda generar una recolección de datos que sirva de punto de partida para
todos los proyectos con el objeto de establecer una información estandarizada.
2. Delimitar el alcance de los proyectos de tal forma que se satisfagan las necesidades puntuales
de secretarias y establecimientos educativos y éstos puedan evidenciar claramente el impacto y
los resultados de los acompañamientos y demás estrategias utilizadas por el MEN para
apoyarlos.
6.3.
Ruta del Mejoramiento
Los establecimientos educativos han asumido la Guía 34 a manera de tarea y no como un sistema de
mejoramiento, orientado a estructurar sus procesos y lograr el cumplimiento de sus metas. Así mismo, las
secretarias de educación no cuentan con la capacidad para orientar, dar apoyo y realizar seguimiento a la
información de los PMI generados con base en la aplicación de los componentes de la herramienta.
Por otra parte, la información que llega a las secretarías de educación se presenta en diferentes formatos
y éstas a su vez no cuentan con herramientas de consolidación que permitan analizar la totalidad de
estos datos.
Conclusiones
1. No existe unidad de criterios frente a la aplicación de los componentes y requerimientos de la
Guía 34, generando dificultades en la elaboración de los PAM de las secretarias, puesto que no
se encuentran alineados con las necesidades planteadas en los PMI de los establecimientos
educativos.
2. Las secretarías de educación no cuentan con el personal ni las herramientas metodológicas
suficientes para realizar seguimiento y retroalimentación a los planes de mejoramiento
presentados por los establecimientos educativos.
Recomendaciones
1. Fortalecer los equipos de mejoramiento de las secretarias de educación, con recursos de tipo
económico, tecnológico y humano, con el objeto de que sean competentes y eficientes,
garantizando la continuidad del personal en los procesos.
6.4.
Problemáticas
De acuerdo con la información suministrada tanto por secretarías como por establecimientos educativos,
la principal problemática que ellos establecen está relacionada con la falta de recursos económicos; no
obstante, observamos dificultades en los procesos de direccionamiento, planeación, organización y
ejecución de proyectos, así como una deficiente cultura del trabajo en equipo de parte de estas
instituciones. Así mismo, las competencias con las que cuenta el personal de la secretaria no suplen las
necesidades y requerimientos de los establecimientos educativos en temas relacionados con
implementación y certificación de esquemas de gestión de calidad.
Finalmente, se identificó la poca utilidad que se le da a la información de plataformas tecnológicas que
cuentan con datos valiosos para la toma de decisiones al interior de los establecimientos educativos,
datos como los resultados de las pruebas de estado no son tenidos en cuenta como indicadores de
evaluación del servicio ofrecido.
Las conclusiones generadas del anterior análisis se relacionan a continuación:
A pesar de la participación activa de las secretarías de educación, dentro de su presupuesto no se
cuentan con recursos de carácter económico, tecnológico y humano enfocados a la gestión de
calidad.
Existe el compromiso por parte de las secretarías de educación de acompañar los procesos de
certificación de calidad de sus instituciones, no obstante, el personal de las mismas no posee las
competencias suficientes para desempeñar un rol significativo en esta labor.
Los establecimientos educativos no toman como un indicador de importancia los resultados
obtenidos en pruebas de estado (Saber e Icfes) así como otro tipo de información que no se
administra ni analiza adecuadamente, a fin de tomar las acciones correctivas necesarias.
Recomendaciones
Capacitar y dotar de competencias a los miembros de los equipos de calidad de las secretarías de
educación para que puedan dar respuesta oportuna a las solicitudes planteadas por los
establecimientos educativos.
Concienciar a los establecimientos educativos de la finalidad que buscan las pruebas de
conocimiento estatales, siendo los resultados de éstos una valiosa información que beneficia la toma
de decisiones y establece la pertinencia del plan de estudio que ofrece cada institución, en
cumplimiento con su PEI y su PMI.
6.5.
Proyecto de Modernización
El Ministerio de Educación Nacional en su calidad de ente rector del sector educativo colombiano ha
venido ejecutando una reestructuración organizacional, teniendo en cuenta la descentralización
administrativa estipulada en diferentes leyes y decretos. Así mismo, impulsa la modernización de la
capacidad de gestión de las entidades adscritas, de las secretarias de educación y de las instituciones de
educación superior, buscando la optimización en el manejo de sus recursos y afianzando una
administración orientada a resultados.
Con este proyecto se buscaba afianzar los procesos misionales de las secretarias para aumentar su
capacidad de apoyo y acompañamiento a los establecimientos educativos.
La ejecución del presente proyecto de acompañamiento ha permitido ofrecer un espacio de articulación
de los deferentes proyectos que actualmente adelantan las secretarias de educación y sus
establecimientos educativos, ha sido un canal de comunicación entre estos, con la posibilidad de
establecer momentos de reflexión desde distintas perspectivas, de evaluar las experiencias propias y
aprender de las del otro, de comprender la dinámica de cada proyecto y su interacción con otros.
Con base en lo anterior se concluye:
1. Existe desconocimiento de parte de las secretarías de educación y establecimientos educativos
del alcance de los proyectos que se vienen desarrollando desde el MEN.
2. Las secretarias de educación que cuentan con diferentes operadores gestionando procesos
orientados a brindar capacitación y asistencia técnica a los procesos de certificación de calidad,
presentan dificultades en la generación de espacios para el intercambio de experiencias y la
unificación de criterios.
Recomendaciones
Fortalecer la gestión administrativa de las secretarias de educación a partir de la capacitación, el
acompañamiento y la asesoría que pueda brindárseles desde el Ministerio de Educación Nacional.
Generar unos criterios claros para la selección y contratación de asesores externos bajo los
principios de contratación actualmente consagrados en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007.
LECCIONES APRENDIDAS
Con base en la experiencia obtenida durante la ejecución de los tres ciclos de visitas y el trabajo de
campo desarrollado en cada una de las veinte Secretarías de Educación acompañadas, es nuestro deseo
ofrecer las siguientes lecciones aprendidas con el objeto de mejorar la ejecución de futuros procesos,
basados en cuatro aspectos principales:
7.1. Logístico
•
Entre los operadores y las secretarias debe existir una mayor coordinación y apoyo para el logro
de los objetivos. Es importante no asumir que la responsabilidad sea únicamente del operador.
•
Frente al objetivo perseguido por el acompañamiento, el tiempo asignado es muy corto para
dejar capacidad instalada suficiente en las Secretarias y establecimientos que les permite mayor
autonomía en la continuidad de implementación de sistemas de gestión de calidad educativa.
•
La comunicación sobre el proyecto entre el Ministerio y las Secretarias es dispendiosa, haciendo
que las actividades se realizaran sin la suficiente información por parte de las Secretarias y
Establecimientos.
7.2. Contexto
•
El proyecto se beneficia, si el operador es contextualizado dentro del marco de referencia donde
se desarrolla el mismo, en aspectos claves como: responsables, información, políticas, marco
legal, antecedentes y proyectos simultáneos.
•
Se abordan temáticas que en ocasiones no son totalmente comprendidas por los participantes,
pues se presume que éstos poseen cierto nivel de conocimiento, lo que obliga a los consultores
a retomar conceptos básicos.
7.3. Tecnología
•
Es importante tener en cuenta que para que una herramienta tecnológica tenga éxito, debe llevar
implícito una inducción y una sensibilización previa del tema, con el fin de que al ser
implementada tenga una alta aplicabilidad teórica y práctica.
•
Frente al acompañamiento virtual, es necesario prever por parte del Ministerio de Educación y
del operador los requerimientos en materia de infraestructura tecnológica con la que cuentan las
secretarias e instituciones educativas para el desarrollo de una agenda virtual o cualquier tipo de
herramientas tecnológicas TICs a implementar.
•
Es necesario diseñar herramientas de recolección de información a prueba de errores y con la
suficiente información de diligenciamiento, a fin de facilitar la tabulación e interpretación de la
misma. Así mismo establecer una inducción de aplicabilidad del estudio y de lo que busca en las
preguntas dadas.
7.4. Comunicación
•
Diseñar estrategias de recolección de información que no dependan exclusivamente de una
persona de las secretarias de educación o de los establecimientos educativos, a fin de agilizar
los tiempos de respuesta.
•
Es necesario contar con mayor tiempo y mecanismos suficientes para validar la información
complementaria suministrada por las secretarías de educación y los establecimientos
educativos, para evitar apreciaciones subjetivas o estadísticas que no correspondan a la
realidad.
7.5. Proyección de Continuidad
El operador realizo una encuesta final para conocer las expectativas de las secretarias en continuar con
el proceso de acompañamiento y por ello consolido un cuadro donde se conoció que 11 de las 20
secretarias tienen interés en que se prolongue el proceso de acompañamiento que permita reforzar las
actividades dejadas en este ciclo de visitas.
Para ver el cuadro favor dar clic en el siguiente enlace. Proyeccion continuidad\Proyeccion
continuidad.xlsx