Bogotá DC, 31 de diciembre de 2010 Radicado No. 2010EE809549

Bogotá D.C., 31 de diciembre de 2010
Radicado No. 2010EE809549
Doctora
DIOSELINA PARRA DE RINCÓN
Secretaria General
Canal Capital
Av. El Dorado No. 66-63 Piso 5
Bogotá, D.C.
Asunto: Solicitud concepto- Expediente 133-2007
Referencia: Su radicado No. 002108, nuestro radicado No. 2010ER1397576 del 07/12/2010
Respetada doctora:
En atención a su solicitud de la referencia, en donde se consulta sobre lo que debe entenderse como
documento idóneo para efectos contables, damos respuesta en los siguientes términos:
CONSULTA
“En ejercicio de las funciones de Control Disciplinario conferidas a esta Secretaria General según
Resolución No. 079 del 20 de octubre de 2005, se profirió auto de fecha 05 de octubre de 2010,
mediante el cual se decidió sobre las pruebas solicitadas por el investigado. En concordancia con lo
anterior, se solicito oficiar a esa respetuosa entidad, para que emita concepto sobre qué se entiende
en materia contable, como un soporte idóneo”.
RESPUESTA
1
El Régimen de Contabilidad Pública (RCP), emitido por la Contaduría General de la Nación (CGN),
en relación con el soporte idóneo en el párrafo 337 establece entre otros aspectos que: “Los
documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables
para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las
entidades contables públicas (…) los documentos soporte pueden ser de origen interno o externo.
Son documentos soporte de origen interno los producidos por la entidad contable pública que
explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones,
reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo los
documentos que provienen de terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de
pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generan registros en la
contabilidad…”
1
Resolución 354 del 05-09-07 Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito
de aplicación.
Sede Administrativa CAD Carrera 30 N° 25 – 90 | Sede Dirección Distrital de Impuestos: Av. Calle 17 N° 65 B – 95
PBX 369 2700 - 338 5000 | www.haciendabogota.gov.co | Información: Línea 195
Continuación concepto Dra. Dioselina Parra de Rincón
2
Igualmente, la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 357 de 20082, en el
Procedimiento para la implementación y evaluación del Control Interno Contable, numeral 3.7.
Soportes documentales, determina:
“La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en
documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y
comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos
económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.
Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias,
facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos,
comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los
cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública.
En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las
disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad
contable pública…”
De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de
procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los
diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la
forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos,
con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de
documentos…”
De otra parte, vamos a definir el término “Idóneo”
Idóneo, -nea adj. Que es adecuado o conveniente para una cosa, especialmente para desempeñar
una función, una actividad o un trabajo:
En este orden de ideas, en materia contable, un soporte idóneo es aquel documento que es
adecuado, conveniente e indispensable para poder efectuar los registros contables de conformidad
con el tipo de transacciones, hechos y operaciones que realice la entidad y teniendo en cuenta los
requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos
deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan; además deben ser susceptibles de verificación y comprobación
en cualquier momento, ya que están respaldando las diferentes operaciones que realiza la entidad
contable pública.
CONCLUSIONES
Con base en lo anterior podemos concluir:
2
Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de
la Nación.
Sede Administrativa CAD Carrera 30 N° 25 – 90 | Sede Dirección Distrital de Impuestos: Av. Calle 17 N° 65 B – 95
PBX 369 2700 - 338 5000 | www.haciendabogota.gov.co | Información: Línea 195
Continuación concepto Dra. Dioselina Parra de Rincón
3
De conformidad con lo señalado en las normas antes citadas, debemos entender que el documento
válido para servir de soporte de un determinado registro contable será aquel que permita la
verificación y comprobación detallada y exhaustiva del evento, hecho, operación o transacción
reconocida o registrada en el sistema de información contable de la entidad.
Existen diferentes tipos de documentos válidos para adelantar el proceso contable público, sin
embargo, en múltiples ocasiones el responsable de tal proceso ( contador) se encontrará frente a
situaciones para los que no se obtiene un escrito o relación de fuente externa o interna que le
permita respaldar un registro en particular. Cuando ello sucede, este Despacho recomienda reunir
el Comité de Sostenibilidad Contable o el que haga sus veces para que el caso sea analizado de
manera colegiada, estudiando las alternativas disponibles para establecer conjuntamente una
determinación al respecto. En tal caso el - Acta que levante dicho comité - puede constituirse en el
documento idóneo para el agente contable a que haya lugar.
Así mismo, los procedimientos internos entre las áreas de gestión y el cierre contable deben contener
los flujos de información que deben existir entre ellas y los documentos que los soportan, decisiones
que se sugiere tomar en forma conjunta y concertada.
Finalmente, es conveniente recordar que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano
rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional
mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa
entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las
entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.
Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de
Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984
(C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2;
por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.
En los anteriores términos damos respuesta a su solicitud
Cordialmente,
JORGE CASTAÑEDA MONROY
Contador General de Bogotá D.C.
Correo electrónico: [email protected]
Aprobó: Iván Javier Gómez Mancera
Revisó: Jairo Antonio Rojas
Proyectó: Marleny Barrera Pedroza
Sede Administrativa CAD Carrera 30 N° 25 – 90 | Sede Dirección Distrital de Impuestos: Av. Calle 17 N° 65 B – 95
PBX 369 2700 - 338 5000 | www.haciendabogota.gov.co | Información: Línea 195