PAAC vigencia 2016 - Prosperidad Social

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL
Marzo 31 de 2016
BOGOTÁ D.C.
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Juan Manuel Santos Calderón
Presidente
PROSPERIDAD SOCIAL
TATIANA OROZCO DE LA CRUZ
DIRECTORA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL
JUAN CARLOS GUALDRÓN ALBA
Director Técnico (E)
2
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……………………………………………………..............………………4
1.
MARCO ESTRATÉGICO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL ................... 5
2.
OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL ....................................................................... 6
3.
COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL…….....................................................................6
3.1 GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN -MAPA DE RIESGOS DE
CORRUPCIÓN Y MEDIDAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS…….......................................7
3.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES..…..………………………….................................8
3.4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO……….…….…...9
3.4.1 ESTANDARES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS,
SUGERENCIAS Y RECLAMOS……………………………………………………….....…..10
4. CONSOLIDACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL …………………………………………...11
5. ANEXOS ........................................................................................................................... 12
3
INTRODUCCIÓN
La Presidencia de la Republica a partir del decreto 2559 del 30 de diciembre de 2015, adoptó
la fusión de la antigua Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial enfocada
al cumplimiento de la política nacional de consolidación y reconstrucción territorial y a la
erradicación manual de cultivos ilícitos y el desarrollo alternativo con el Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social – Prosperidad Social, adicionalmente se crea la
Dirección de Gestión Territorial enfocada al desarrollo territorial y sustitución de cultivos de uso
ilícito la cual cuenta con autonomía administrativa y financiera (art 24, decreto 2559 de 2015);
por lo anterior y teniendo en cuenta el régimen de transición por un periodo de seis (6) meses
a partir de la expedición del mismo decreto, se formulan algunas acciones que aplican durante
el periodo de transición dando cumplimiento a los componentes según corresponde a la
Dirección de Gestión Territorial.
Es importante resaltar que el decreto 2559, artículo 24 en su numeral 8 define la función de
promover y desarrollar continuamente la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema
Integrado de Gestión de la Dependencia, por lo cual la Dirección de Gestión Territorial,
desarrollará acciones priorizadas para los componentes en el marco de los procesos que opera
, planteando actividades para los siguientes componentes: 1) Gestión del Riesgo de
Corrupción, 2) Racionalización de Trámites y 3) mecanismos para mejorar la atención al
ciudadano.
Los componentes estructurados se definieron acorde al documento ESTRATEGIAS PARA LA
CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO V2.
(Secretaría De Transparencia, DAFP Y DNP 2015) y en concordancia con la información
suministrada en la reunión de presentación y sugerencias del DAFP el jueves 11 de febrero de
2016.


Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para
mitigar los riesgos.
Es el resultado de la identificación, análisis y valoración de los riesgos de corrupción en
cada uno de los procesos institucionales así como las acciones para su mitigación.
Racionalización de Trámites.
Esta estrategia se orienta a la identificación, simplificación, estandarización,
optimización y automatización de trámites, servicios y/o programas de la Dirección, con
el fin de facilitar a los usuarios/ciudadanía el acceso a servicios.
4

Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano.
Este conjunto de acciones, permite acortar la brecha en la relación Estado-Ciudadano,
dando continuidad a la atención y prestación de servicios que ha definido la Entidad; En
pro de la mejora continua en los niveles de confianza y satisfacción de los territorios
afectados por conflicto armado y presencia de cultivos de uso ilícito, se busca brindar
una atención con oportunidad incluyente con lenguaje claro y calidez, que facilitará la
gestión de los servidores públicos y el acceso de la información a los ciudadanos.
En relación con los tres componentes no desarrollados en el presente documento, es preciso
definir que éstos no se formulan desde la Dirección puesto que como dependencia de
Prosperidad Social algunas acciones se desarrollan bajo lineamientos de procesos/actividades
propios de la Entidad que aplican de forma integral a la Dirección de Gestión Territorial; por lo
anterior, para los componentes:



4) Transparencia: Las actividades de la Dependencia están articuladas con las acciones
que defina prosperidad para este propósito, atendiendo a los lineamientos de
Administración Documental y Tecnologías de información de Prosperidad que apliquen
a la Dirección de Gestión territorial, así como la información basado en lineamientos de
la Entidad que disponga para la Dirección.
5) Rendición de cuentas: La rendición de cuentas es por entidad por lo cual la Dirección
desarrolla algunas actividades relacionadas con el alistamiento de información y
atención de PQR relacionadas con los espacios de participación e interacción con la
ciudadanía que defina Prosperidad Social acorde a la estrategia elaborada por
Prosperidad para este fin.
6) Otros: no se presentan acciones por encontrarse en transición
1. MARCO ESTRATÉGICO DE LA DIRECCION DE GESTIÓN TERRITORIAL
MISIÓN
“Promover la presencia institucional del Estado, del sector privado y la cooperación
internacional para el desarrollo de los territorios y para fomentar la confianza ciudadana en las
zonas focalizadas”
VISIÓN
“En el 2022, seremos la entidad líder reconocida, en la coordinación y articulación públicoprivada y social, que facilite la incorporación de los territorios al desarrollo nacional, con
fundamento en la legalidad, la participación y aporte a la construcción de paz.”
5
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Apoyar los procesos de inclusión social y reconciliación en los territorios a intervenir a través
del desarrollo territorial y de la sustitución de cultivos de uso ilícito
OBJETIVO ESTRATÉGICO 1:
Promover la presencia e intervención de las entidades del sector público, sector privado y la
cooperación internacional de manera efectiva para el desarrollo de territorios y la sustitución de
cultivos de uso ilícito, en el ámbito local, regional y nacional
OBJETIVO ESTRATEGICO 2:
Lograr territorios con capacidades para el desarrollo lícito y la reducción de la presencia de
cultivos de uso ilícito.
OBJETIVO ESTRATEGICO 3:
Fortalecer la institucionalidad territorial y los espacios de participación comunitaria en los
territorios focalizados.
OBJETIVO ESTRATEGICO 4:
Hacer seguimiento a la implementación de políticas, planes, proyectos y servicios que
garanticen la gestión y operación de la entidad.
2. OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL
OBJETIVO GENERAL:
Establecer una estrategia de la dependencia que permita contrarrestar posibles actos de
corrupción que se pueden presentar dentro de la Dirección de Gestión Territorial, así como
los métodos y medios para la atención integral a los ciudadanos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Formular los riesgos anticorrupción y acciones para su manejo.
 Facilitar el acceso a los programas acorde a la política de racionalización de trámites
(estrategia Antitrámites).
 Definir mecanismos para la atención al ciudadano.
6
3. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TERRITORIAL
3.1 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
De acuerdo con la el consolidado del Mapa de Riesgos se identificaron posibles riesgos de
Corrupción para la Dirección asociados a los procesos y acorde a las actividades a realizar en
periodo de transición de 6 meses.
Así mismo, en cumplimiento los lineamientos y las actividades propuestas en las guías de
administración del DAFP y la Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano de la Presidencia, se realizó la identificación de actividades, acorde a
los subcomponentes y se establecieron metas.
Plan Anticorrupción
Componente 1. Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción
Subcomponente/
procesos
Actividades
Meta
Subcomponente 1 1.1 Revisión,
ajuste
y
Adopción de la Política de
Política
de
Administración de Riesgo
Administración del
Riesgo
1.2 Actualización de la Guía y
procedimiento para la
Administración
de
Riesgos de Corrupción.
1.3 Socialización
de
la
Política, Guía y formatos
para la Administración de
Riesgos de Corrupción
Subcomponente
2
2.1 Video
Tutorial para
diligenciar el Mapa de
Corrupción.
Construcción
del
Mapa de Riesgos
de Corrupción
2.2 Análisis del
Estratégico
Contexto
-Guía
para
la
Administración
del
Riesgo versión 2016
publicada
-Guía
para
la
Administración
del
Riesgo versión 2016
-Procedimiento
elaborado
-Taller de
Sensibilización
-Publicación en
herramientas y
medios de
comunicación Internos
-Video tutorial
-Publicación en
herramientas y
medios de
comunicación Internos
-Matriz DOFA de la
planeación estratégica
- Plan Estratégico DGT
2016 Pagina web
Responsable
Fecha
Programada
GIT- Planeación y 26-ene.-16
Gestión
de la
Información
GIT- Planeación y
Gestión
de la 26-ene.-16
Información
GIT- Planeación y 26-ene.-16
Gestión de la
Información
GIT- Planeación y 22-feb.-16
Gestión
de la
Información
Funcionarios
Hasta
el
18/03/2016
7
2.3 Identificación de Riesgos -Taller de identificación -GIT-Planeación
hasta
el
de Corrupción
de riesgos
y Gestión de la 18/03/2016
Información
- Líder de proceso
-Gestores
2.4 Valoración de Riesgos de -Formato de
Corrupción
Identificación, análisis
y valoración
diligenciado
- Formato de
Evaluación de
Controles diligenciado
2.5 Consolidar y Publicar el -Formato de
Mapa de Riesgos de Identificación, análisis
Corrupción
y valoración del
riesgos diligenciado
Subcomponente 3 3.1 Consulta del Mapa de -Consulta vía
Consulta y
Riesgos de Corrupción electrónico
Divulgación
entidad y DPS
-Líder de procesos hasta
-Gestores
el18/03/2016
-GIT-Planeación
hasta
el
y Gestión de la 31/03/2016
Información
-Comunicaciones
correo -GIT-Planeación
18/03/2016y Gestión de la 31/03/2016
Información
3.2 Socialización del Mapa de -Publicación en
Riesgos de Corrupción
herramientas y
medios de
comunicación Internos
-Publicación en
Página WEB DPS
Subcomponente 4 4.1 Monitoreo al Mapa de - Informe de Gestión
Monitoreo o
Riesgos de Corrupción
Revisión
-GIT-Planeación y 31-mar.-16
Gestión
de la
Información
-Comunicaciones
- Líder de proceso Junio
-GIT-Planeación y
Gestión
de la
Información
Anexo 1 : Mapa de Riesgos de Corrupción
3.2 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
3.2.1 Estrategia Antitrámites
A partir de la adopción del decreto 2559 de 2015, la Dirección de Gestión Territorial realizará la
actualización de los trámites –OPAS relacionadas con los programas/ estrategias vigentes
asociadas al desarrollo territorial y la sustitución de cultivos de uso ilícito.
8
Se efectuará el cargue de información en el SUIT, para que se refleje la información en el
SIVIRTUAL la información vigente según corresponda durante el periodo de transición de la
entidad.
Se realizará la actualización de requisitos y documentos tales como manuales, guías o
formularios relacionados con el acceso a los programas de respuesta rápida y Familias
Guardabosques de la Antigua Unidad de Consolidación Territorial ahora Dirección de Gestión
Territorial y programa familias guardabosques según corresponda.
De acuerdo a la socialización del DAFP y consulta elevada en las capacitaciones de PAAC, se
informó al líder SUIT que inicialmente corresponde al DAFP migrar los datos a DPS, por lo
tanto, se planteó una actividad relacionada con la estrategia la cual indica la actualización una
vez el DAFP migre la información de la Antigua Unidad Administrativa especial para la
consolidación en
el SUIT de Prosperidad Social, quien a su vez actualizará los datos
correspondientes laos programas que desarrolla la Dirección de Gestión Territorial o asignará
usuario y permisos para efectuar la actualización de trámites.
Anexo 2 Racionalización de trámites.
3.3 ESTRATEGIA PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Realizando una apuesta de servicio mucho más amplia, enmarcada en las nuevas
dialécticas de nuestro país, el post conflicto y la construcción de una nueva nación, se hará
necesario tomar decisiones mucho más ajustadas a los nuevos procesos que se van a
gestar en el Estado mismo y en todo el territorio nacional, es por ello que a continuación
se enumeran una serie de actividades, que permitan fortalecer el tema de Servicio al
Ciudadano, más allá de su concepción como canal de recepción, sino como instrumento
generador de cambio, participación y confianza entre el Estado y los territorios.
Pretendemos centrar esfuerzos, en un discurso basado en el goce efectivo de derechos
de las comunidades, teniendo entonces que pensar en estrategias de servicio integrales,
que permitan el desarrollo de los territorios, tarea que requiere del compromiso público y
social por una mejor atención y servicio por parte de la Dirección de Gestión Territorial de
Prosperidad Social.
9
En 2016, queremos establecer un nuevo tipo de relacionamiento con el ciudadano, mucho más
abierto en aras de fomentar el buen gobierno en las regiones donde llegamos, otorgando
oportunidades no sólo de escucha, sino de empoderamiento ciudadano en doble vía que
contribuya a un correcto ejercicio participativo y veedor de las acciones desarrolladas - en y
por las comunidades-.
a.
b.
c.
d.
e.
Estructura administrativa y direccionamiento estratégico
Fortalecimiento de los canales de atención
Talento humano
Normativo y procedimental
Relacionamiento con el ciudadano
Anexo 3. Actividades relacionadas con el componente.
3.3.1
ESTANDARES
PARA
LA
ATENCIÓN
DE
PETICIONES,
QUEJAS,
SUGERENCIAS Y RECLAMOS
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS
-
-

Se encaminaran acciones para lograr la administración y seguimiento de las solicitudes
ciudadanas ingresadas por los diferentes canales de atención.
Incluir en el nomograma de la Entidad, el marco normativo de gestión pública eficiente al
servicio del ciudadano.
Sensibilizar y adoptar los protocolos de atención.
Fortalecer el canal presencial en el nivel central, a través de un nuevo enfoque de atención,
mediante la correcta implementación de la Ventanilla única de Atención e Información –
VUAIClarificar el accionar de la Ventanilla única de Atención e Información –VUAI- a través de
la implementación de un conmutador que mejore la comunicación interna y externa.
Ajustar el nombre de la cuenta de correo electrónico a las nuevas realidades de la Dirección
de Gestión Territorial.
Sensibilizar y entrenar a los Servidores Públicos de la Dirección de Gestión Territorial
acerca de los ajustes realizados al Proceso Servicio al Ciudadano y los productos
resultantes del mismo en su totalidad.
Se da cumplimiento a los términos de ley definidos.
10
4.
CONSOLIDACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL
El presente documento ha sido elaborado de forma participativa por los diferentes profesionales
líderes y/o delegados de los procesos asociados con las estrategias a desarrollar; estas
acciones fueron apoyadas por Planeación de la Dirección de Gestión Territorial, quien consolidó
la información para su estructuración y publicación.
Así mismo, la Oficina de Control interno de Prosperidad Social, realizará la verificación de la
información para el respectivo seguimiento y el control de las acciones y estrategias
contempladas.
5. ANEXOS
A continuación se presentan los anexos descritos en las estrategias:
ANEXO 1:
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN – DGT
ANEXO 2:
CUADRO ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: OPAS
ANEXO 3:
ESTRATEGIA PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
11
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (hoja 1)
Dilatación de los procesos con el
propósito de obtener el vencimiento de
términos o la prescripción del mismo a
beneficio de un tercero
1. Cambios de cronogramas de procesos
2. Falta de articulación con la parte técnica para la entrega
de información
3. Desconocimiento de la necesidad de contratación.
4. Cuando el insumo para responder no se ha
Gestión Contractual
suministrado.
y Jurídica
5. Interés de un particular en no entregar la información.
Interpretación subjetiva de las normas 1. Interés particular
vigentes para evitar o postergar su
2. Desconocimiento de la ley
aplicación en beneficio de un tercero
Gestión
Administrativa
y Almacén
-Sanciones penales , disciplinarias.
-Perdida de recursos.
-Demandas.
Catastrófico
Extrema
CONTROLES
1. Fecha de radicación de Orfeo /
comunicación oficial.
2.Revisión y Visto bueno del profesional
responsable del control
ACCIONES PARA
MITIGAR
ZONA DEL
RIESGO
Rara Vez
Moderado
Bajo
NA
FUENTE DE
VERIFICACIÓN
Moderado 1.Revisión y Visto bueno del profesional
responsable del control
Improbable
Moderado
Bajo
NA
-Perdida de recursos
-Detrimento Patrimonial
-Hurto
-Peculado
- Procesos disciplinario
- Sanciones fiscales
- Desembolsos inadecuados
-Incumplimiento de condiciones estipuladas
en el objeto del contrato
-Perdida de recursos
-Sanción disciplinaria
- Sanciones Fiscales
Moderado 1. Arqueo por parte de la Oficina de
Control Interno y Contabilidad
2. Formatos de la Caja menor
3. SIIF
4. Legalización de la Caja menor en el
Proceso Financiera
Alta
1.Ejercer la supervisión de acuerdo con
el Manual de la Entidad --Informe de
supervisión con soportes
2. Visto bueno por parte de las Sedes
regionales
Rara Vez
Moderado
Bajo
NA
Improbable
Mayor
Moderado
1. Designación de apoyo Memorando delegación
de supervisión en las
sedes Regionales
Improbable
Mayor
1. Solicitud de forma inapropiada de los recursos de la
caja menor
2. Falta de planeación en los procesos de contratación
para la prestación de los servicios
3. No hay reglamento interno para el uso de la Caja menor
Favorecimiento de contratistas de
prestación de servicios a la entidad
en las sedes regionales en beneficio de
un tercero
1. No se cuenta con personal designado oficialmente en
campo que permita la verificación de la Información o
registros de ejecución o entrega
2.Los contratos no cuentan con los obligaciones de
presentar información para verificar el cumplimiento en
la regional
3. Por la ausencia de condiciones apropiadas de
supervisión en las sedes regional que permitan verificar
el cumplimiento de los contrato
1. Interés propio o hacia terceros
- Perdida y desviación de los recursos
2. Orden de un superior
públicos
3. Cambio de entidad Bancaria
- Detrimento patrimonial
4. Inconsistencias en el servicio del Banco para controles
- Demoras en los pagos realizados por la
duales
plataforma PSE y aplicación de intereses de
5. Deficiencia en la parametrización de los usuarios
mora
asignados por el banco nuevo
- Sanciones
- intervención de organismos de control
Manipulación, fraude o adulteración de 1. Interés propio o hacia terceros
la información contable en beneficio de 2. Orden de un superior
un tercero
3. Desconocimiento del proceso
4. Errores de digitación
Posible
ZONA DEL
RIESGO
-Sanciones penales , disciplinarias, fiscales y Improbab Mayor
civiles
le
-Multas
-Problemas en la gestión de la Entidad
Fraude en la información presentada
para hacer uso indebido de los recursos
de la caja menor en beneficio propio o
de un tercero
Uso indebido de los recurso públicos
por pagos no autorizados mediante la
plataforma PSE en beneficio de un
tercero
Gestión Financiera
CONSECUENCIAS
RIESGO RESIDUAL
PROBABILIDAD
CAUSAS
IMPACTO
CODIGO
PROBABILIDAD
RIESGO INHERENTE
RIESGO
IMPACTO
ANEXO 1:
- Detrimento patrimonial
- Sanciones
- Intervención de organismos de control
Posible
Moderado
Probable Mayor
Posible
Mayor
Alta
1. Clave de acceso y token del banco
popular
Rara vez
Catastrófico
Moderado 1. Generación de nota contable
2. Aprobación de la nota por medio del
SIIF y en medio físico
3. Reportes SIIF
4. Revisión de los libros contables
5. Revisión y visto bueno Final
Rara Vez
Moderado 1. Solicitud
cambio
parametrización
de usuario y
control dual al
banco
2. Realizar el pago
con
acompañamiento
de la pagadora
Moderado Bajo
NA
- Comunicación
de solicitud
- Control Dual
operando
- Acta de
verificación de
pagos conjuntos
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (hoja 2)
Restricción de la participación de
proponentes a través de la solicitud de
obligaciones innecesarias establecidas
Gestión Contractual en el pliego de condiciones a beneficio
y Jurídica
de un tercero
Articulación
Territorial
Manipular los estudios previos de
contratación o suscripción de
convenios en el componente técnico a
beneficio de un particular
Estudios previos superficiales o
manipulados en el componente técnico
para direccionar la contratación a
Intervención para la
beneficio de un particular
transición
económica y social
Gestión
Administrativa
y Almacén
Favorecimiento de un tercero en la
construcción de la ficha técnica de
Estudios Previos
CONSECUENCIAS
RIESGO RESIDUAL
ZONA DEL
RIESGO
1. Interés particular.
-Que se contrate con empresa no idónea
2. Falta de planeación en contratación en la contratación - Denuncias
3. Desconocimiento de los componentes técnicos por
- Dilatar el proceso de contratación
parte del jurídico
Posible
Mayor
Alto
1. Desconocimiento técnico de quien elabora los EP
2. Falta de planeación para la contratación
3. Tiempos limitados para la elaboración de EP
4. Elaborar los EP sin la identificación de la Necesidad sin
construir el presupuesto
5. Delegación inapropiada de quien elabora los EP
- Contratación de empresas no idóneas
- Incumplimiento del objeto del contrato
- Pérdida de recursos
-Disminución de los tiempo de contratación
de la dirección
-Dificultades para el proceso de supervisión
-Enriquecimiento ilícito
-Sanciones
Posible
Catastrófico
Extrema
1. Desconocimiento técnico frente a la necesidad y objeto
del proceso a contratar
2. No exista una validación del contenido técnico de los
estudios previos por parte del jefe superior
3. Interés del profesional para contratar un tercero en
particular
-Selección de un contratista no idóneo para
la ejecución de un contrato o convenio
- Retrasos o demoras en los procesos de
contratación de la DGT
- Disciplinarios
- Investigaciones o sanciones
- incumplimiento en el Bien o servicio
requerido
Posible
Catastrófico
Extrema
1. Interés propio
2. Ausencia de verificación de la Calidad de los Estudio
Previos (ficha técnica)
3.Desconocimiento técnico
_ Detrimento patrimonial
_ Mala calidad de los bienes contratados y/o
suministrados
_ Contratación de un tercero no idóneo para
el cumplimiento del contrato
_ No se cumpla con la adquisición y/o
prestación servicios
_ Entorpecimiento en los tramite de
Contratación
Posible
Mayor
Alto
CONTROLES
1. Conformación de un Comité o mesa
de estructuración de estudios Previos
entre el área técnica, financiera y
jurídica.
2. Visto bueno del profesional
responsable de la gestión contractualCoordinador
3. Comité de contratación
4. Publicación en el SECOP
1. Conformación de un Comité o mesa
de estructuración de estudios Previos
entre el área técnica, financiera y
jurídica.
2. Visto bueno del profesional
responsable de la gestión contractualCoordinador
3. Comité de contratación
4. Publicación en el SECOP
1. Conformación de un Comité o mesa
de estructuración de estudios Previos
entre el área técnica, financiera y
jurídica.
2. Visto bueno del profesional
responsable de la gestión contractualCoordinador
3. Comité de contratación
4. Publicación en el SECOP
1. Conformación de un Comité o mesa
de estructuración de estudios Previos
entre el área técnica, financiera y
jurídica.
2. Visto bueno del profesional
responsable de la gestión contractualCoordinador
3. Comité de contratación
4. Publicación en el SECOP
PROBABILIDAD
CAUSAS
IMPACTO
CODIGO
PROBABILIDAD
RIESGO INHERENTE
RIESGO
IMPACTO
ANEXO 1:
ACCIONES PARA
MITIGAR
ZONA DEL
RIESGO
Improbable
Moderado Baja
NA
Improbable
Moderado Baja
NA
Improbable
Moderado Baja
NA
Improbable
Moderado Baja
NA
FUENTE DE
VERIFICACIÓN
13
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (hoja 3)
Servicio al
ciudadano
CONSECUENCIAS
RIESGO RESIDUAL
ZONA DEL
RIESGO
CONTROLES
PROBABILIDAD
CAUSAS
IMPACTO
CODIGO
PROBABILIDAD
RIESGO INHERENTE
RIESGO
Revelar información reservada de la
1. No se cuenta con instrumento de la información de la
Dirección para beneficio de un tercero. gestión pública
2. Por interés del funcionario
3. No se cuenta con la herramienta que permita hacer
validación -revisión de las respuestas de PQR antes de
enviarlas al usuario
4. Falta de conocimiento de la información reservada por
parte de las personas que remiten y validan las respuestas.
- Poner en riesgo la seguridad de la operación Posible
de gestión territorial.
- Poner en riesgo la seguridad de familias/
personas vinculadas en proyectos de la DGT
-Que se brinde información para favorecer la
contratación de un tercero.
- Sanciones de carácter civil, penal.
Catastrófico
Extrema
1. FUR- Formato Único de Registro de
atención.
2. VoBo de la respuesta por parte del
director, o profesional autorizado.
Fuga de información y uso indebido o 1. Falta de control en la información
perdida de los registros de la base de 2. Información en Excel que puede ser fácilmente copiada.
datos de ciudadanos que radican PQR 3. Errores en la digitación al enviar o recibir información
por correo electrónico
4. Interés particular del usuario de los archivos
- Incumplimiento de la ley de protección de Posible
datos.
- Incumplimiento a la ley de información y
transparencia.
- Se pone en riesgo la vida de los habitantes.
- Pérdida de credibilidad y confianza.
- Perdida de la confidencialidad de la DGT.
Mayor
Alto
1. Protección de archivo Excel con clave Rara Vez
de acceso. (acción de confidencialidad).
2.Delegación a un funcionario encargado
de conservar los registros
No dar traslado de las denuncias o
reporte de hechos ilegales radicadas
por PQRs para el beneficio particular o
de terceros.
- Investigaciones y sanciones disciplinarias.
- Sanciones fiscales.
- Detrimento patrimonial.
- Pérdida de credibilidad y confianza del
ciudadano.
- Investigación de los entes de control.
Catastrófico
Moderado 1. FUR- Formato Único de Registro de
atención alerta de vencimiento de
términos.
1. Interés del beneficiario.
2. Tráfico de influencias.
3. Desconocimiento de conceptos del glosario de PQR.
4. Por vencimiento de términos.
5. Desconocimiento del proceso para dar trámite a
denuncias.
Rara vez
Improbable
Rara Vez
IMPACTO
ANEXO 1:
ACCIONES PARA
MITIGAR
ZONA DEL
RIESGO
Mayor
Moderado - Creación de
documento de
información de la
gestión pública
de la DGT
- Capacitación del
personal en la
información de la
gestión pública
Mayor
Baja
NA
Moderado Baja
NA
FUENTE DE
VERIFICACIÓN
- Documento de
Información de la
gestión pública
- Lista de
asistencia /
presentación
14
ANEXO 2:
Nombre De La
Institución
Departamento
Municipio
ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES/OPAS
Dirección de Gestión Territorial / Prosperidad Social
Cundinamarca
Bogotá D.C
PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN
No.
NOMBRE DEL TRÁMITE,
PROCESO O
PROCEDIMIENTO
SITUACIÓN ACTUAL
En Agosto de 2015 la Unidad
Administrativa Especial para la
Consolidación territorial, actualizó
puntos de atención y documentos en
datos generales de el SUIT .
la Dirección
Gestión Territorial
1
en el SUIT
esta actividad es
por entidad
Por decreto 2559 Presidencial del 30
de diciembre de 2015, la Unidad se
fusiona en el Departamento de
Prosperidad Social y se modifica su
estructura; mediante el cual se
denomina Dirección de Gestión
Territorial, por lo cual se requiere
actualización del información vigente
en el SUIT.
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA
A REALIZAR AL TRÁMITE,
PROCESO O PROCEDIMIENTO
1. actualización en el
SUIT de puntos de
atención.
SITUACIÓN PROPUESTA
En capacitación de DAFP frente al
componente de Antitrámites , se realizó
consulta frente a la actualización de
información en el SUIT, a lo cual los
funcionarios del DAFP indican que el DPS
es quien debe actualizar la información
registrada en el SUIT con los datos de
Programas correspondientes a la
Dirección, una vez la Función Pública
migre la información al DPS.
A la fecha no se cuenta con la migración.
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O
ENTIDAD
obtiene
información
vigente,
relacionada
con la
DPS/DGT
Dirección de
Gestión
Territorial,
FECHA REALIZACIÓN
INICIO dd/mm/aa
FIN dd/mm/aa
07/03/2016
31/06/2016
En segunda instancia. Se requiere nuevo
usuario y autorización para ingreso de
información por parte de DPS/DGT según
corresponda.
15
ANEXO 3:
ESTRATEGIA PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente Atención al ciudadano
Subcomponente
Actividades
1.1
Subcomponente 1
1.2
Estructura administrativa y
Direccionamiento estratégico
Meta o producto
Responsable
Fecha Programada
Establecer el compromiso de la alta Dirección de
Gestión Territorial, con el fin de formalizar acciones
que mejoren los procesos de atención, en los
territorios a donde llegue la Dirección.
1. Lineamientos para dirigir el accionar del
Proceso Servicio al Ciudadano
2. Acta de reunión con compromisos
establecidos entre el Director Técnico y el
Proceso Servicio al Ciudadano
Proceso Servicio al Ciudadano
15 de Abril de 2016
Establecer grupo interno de trabajo de Servicio al
Ciudadano para definir por competencia, las
funciones y responsabilidades de cada uno de los
servidores del Proceso Servicio al Ciudadano
1. Resolución de creación de Grupo
interno de trabajo
2. Establecer según el Manual de
Funciones y competencias definidas por
el Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano, las funciones,
responsabilidades y alcance de cada uno
de los servidores del Proceso.
Líder Proceso Servicio al Ciudadano y Talento
Humano
29 de Abril de 2016
1. Caracterización del Proceso Servicio al
Ciudadano
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de marzo de 2016
Estructurar una nueva caracterización del proceso
Servicio al Ciudadano, en aras de mejorar,
1.3
simplificar, racionalizar y optimizar la relación:
ventanilla hacia adentro con la ventanilla hacia afuera
1.4
Optimizar la gestión del proceso Servicio al
Ciudadano, mediante el levantamiento y
simplificación de los procedimientos asociados al
Proceso.
1. Procedimientos del Proceso Servicio al
Ciudadano
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Abril de 2016
1.1
Fortalecer el canal presencial a través de la
ubicación de “Puntos Visibles” que permitan acceder
a la información que requiera el ciudadano de
manera fácil y rápida, a través de comunicación en
lenguaje sencillo y de fácil apropiación.
1. Puntos Visibles ubicados en territorio
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Junio de 2016
1. Tablero de control alimentado
Proceso Servicio al Ciudadano
Mensual y Trimestral
1. Cronograma de jornadas de Inducción
y Reinducción programadas para la
presente vigencia
Talento Humano y Proceso Servicio al
Ciudadano
29 de Abril de 2016
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de
atención
1.2
Subcomponente 3
Talento Humano
1.1
Alimentar de manera mensual y trimestral, el
Tablero de Control de Indicadores, con el fin de
clarificar y evidenciar los logros en la gestión del
Proceso Servicio al Ciudadano
Cualificar a través de Jornadas de Inducción y
Reinducción en el nivel central y regional, a los
servidores públicos de toda la Dirección, además de
participar en las convocatorias de las jornadas
organizadas por el Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano
16
Incluir actividades de entrenamiento y cualificación
de servidores en cuanto a atención y servicio al
1.2
ciudadano dentro del Plan Institucional de
Capacitación
En el perfil de los estudios previos de los contratos
de prestación de servicios como apoyo a la gestión
1.3
del Proceso Servicio al Ciudadano, se tendrán en
cuenta las competencias y experiencias orientadas al
servicio.
Subcomponente 4
Normativo y procedimental
1. Plan Institucional de Capacitación
Talento Humano
31 de mayo de 2016
1. Contratos de prestación de servicios
acordes a lineamientos y experiencia en
servicio al ciudadano
Proceso Servicio al Ciudadano y Jurídica
30 de marzo de 2016
1.4
Evaluar el desempeño de los funcionarios de libre
nombramiento y remoción, mediante el Sistema tipo
de Evaluación del Desempeño
1. Sistema tipo de Evaluación del
Desempeño
Director Técnico de Dirección de Gestión
Territorial
Fechas establecidas por Departamento Administrativo
de la Función Pública
1.1
Elaborar y publicar de manera trimestral los informes
de atención de Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Denuncias
1.Informes de atención de Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias y
Denuncias
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de marzo, 30 de junio de 2016
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Junio de 2016
Se encuentra en período de prueba, el aplicativo que
permitirá realizar seguimiento de solicitudes
1. Formato Único de Registro codificado
1.2
ciudadanas interpuestas ante la Dirección de Gestión en Mercurio\Sistema Integrado de Gestión
Territorial.
1.3
Solicitar o requerir a la Oficina Asesora Jurídica de
Prosperidad Social, los lineamientos en materia de
adopción de las Resoluciones de Adopción de
política de protección de datos personales
1. Resolución de política de protección de
datos personales
Líder Proceso Servicio al Ciudadano y Jurídica
30 de Junio de 2016
1.4
Elaborar una plantilla explicativa que explique el
carácter transitorio de la Dirección, sus alcances y
evolución, para dar respuesta a las solicitudes
ciudadanas
1. Plantilla elaborada para dar respuesta
a las solicitudes ciudadanas
Jurídica
30 de marzo de 2016
1.1
Actualizar los protocolos de atención y perfiles de los
canales de atención, con el fin de mejorar la gestión
y fortalecer la atención a través de los mismos.
1. Protocolos de Atención y Perfiles de
Canales d Atención Actualizados
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Abril de 2016
Subcomponente 5
1.2
Relacionamiento con el ciudadano
Actualizar la Carta del Trato Digno, de acuerdo a las
nuevas dinámicas de la Dirección de Gestión
Territorial de Prosperidad Social.
1. Carta del Trato Digno Actualizada
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Abril de 2016
Actualizar Preguntas Frecuentes, de acuerdo a las
nuevas dinámicas de la Dirección de Gestión
Territorial de Prosperidad Social.
1. Preguntas Frecuentes
Proceso Servicio al Ciudadano
30 de Junio de 2016
1.3
17