Omar Ivanovich Valladares Paz

Informe de Actividades
Primer Foro de Jóvenes Líderes Rurales
sábado 12 de junio 2010
Dr. Javier Francisco Franco Núñez
Consultor Principal y Director
Sol Imagen y Comunicación Corporativa
Es un placer saludarlo y presentar a usted un informe detallado de mi participación en las
actividades relacionadas al desarrollo del Foro antes mencionado.
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Después de toda una planificación estratégica desarrollada por el coordinador de Sol y
Consultor principal de la cual surge la delegación de funciones y actividades para la
organización del foro; se nos informó de las actividades que nos correspondió cumplir,
teniendo una atmosfera clara de las acciones a tomar.
Nos trasladamos hasta la Ciudad de Siguatepeque, en el departamento de Comayagua
para iniciar un día antes con la organización de todo el evento y con especial atención a
los aspectos relacionados con la cobertura de medios de comunicación.
Hicimos una inspección de las condiciones del salón donde se desarrollaría el evento,
tomando algunas medidas necesarias para la instalación de mobiliario, publicidad
distintiva de la SAG., banderas, adornos, luces etc.
Se procedió a la instalación de los banners y rótulos diseñados y elaborados por Sol los
cuales eran alusivos al Foro, dichos fueron ubicados estratégicamente en posiciones
donde visualmente distinguieron el evento, para darle mayor realce y proyectaran un
mejor ambiente.
Luego se desarrollo una revisión minuciosa de los materiales que sol desarrollo para ser
utilizados en el evento tales como: carpetas, programas, gafetes, lápices con los
distintivos del evento, libretas, camisetas, gorras entre otros.
Una vez desarrolladas dichas revisiones en conjuntos con personal de ESNACIFOR y la
SAG, se hizo revisión de los listados de los participantes, y algunos datos importantes de
tomar en cuenta para el desarrollo del foro.
Luego con la colaboración de personal de ESNACIFOR hicimos una revisión minuciosa
las instalaciones donde se desarrollaría la conferencia de prensa, verificando que existan
las condiciones necesarias para poder instalarla, se tomaron en cuenta aspectos
importantes como la luz, la ubicación, la toma de energía, la acústica entre otros; pues
en esta comparecería el Presidente de la Republica y el Ministro de la SAG.
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Así mismo se mantuvo contacto el jefe de prensa de Casa Presidencial para la
confirmación de los periodistas que estarían cubriendo el evento en ese día, así la
coordinación que se mantuvo para convocar a la prensa local y a los periodistas de la
zona Noroccidental.
De igual manera se desarrollo una reunión previa con miembros de la prensa local para
afinar detalles del evento y poder establecer un panorama lo que ocurriría y poder
establecer una línea de información que se seguiría.
Se afinaron detalles relacionados con la presentación del evento, el desarrollo del
programa, aspectos protocolarios y algunas situaciones que se deben tomar en cuenta
como imprevistos.
Luego se precedió al desarrollo de la cena de bienvenida de los participantes con
quienes se converso ampliamente y a se les dio algunas instrucciones previas al evento
compartiendo detalles de las charlas y talleres a desarrollar en el foro.
Luego se procedió a la entrega de camisetas y gorras que los distinguiría el día siguiente
en el taller, la cual se dio de manera ordenada y oportuna tomando en cuenta los
listados de los participantes.
Seguidamente la misma noche se procedió a armar los kit que serian entregados como
insumo a los participantes en el foro, dichos kit contenían en una carpeta, papel para
anotaciones, un programa, un lápiz con los logos del evento y de la SAG, una libreta de
anotaciones, y su respectivo gafete, se armaron un total de 210 kit que serian
entregados a los participante.
Así mismo se desarrollaron e imprimieron algunas rotulaciones necesarias que sería
instaladas en las sillas para los invitados especiales y la prensa, también se ubicaron
rotulaciones en los pacillos que indicaban donde se desarrollaría el evento.
Esta misma noche se recibió al personal contratado para proveer los servicios
audiovisuales, que incluyeron un eficiente sistema de sonido instalado de tal manera
que la prensa tenía su propio espacio para evitar cualquier tipo de desorden, dos
pantallas de alta definición, cámara para monitoreo, torres de sonido con circuito
cerrado entre otros, conjuntamente con ellos se hicieron las respectivas pruebas de
sonido, así mismo nos percatamos de probar los proyectores donde se presentarían las
animaciones, logos, diseños, tomas del evento y filminas de los expositores.
Afinamos algunos detalles y se desarrollaron pruebes de las presentaciones que los
expositores utilizarían como recursos el día de la inauguración del evento.
Una vez listos todos los detalles, se llego el día de la Inauguración del evento todos los
actores listos para recibir las delegaciones tales como autoridades locales, autoridades
de ESNACIFOR y al Presidente de la Republica, Ministro de la SAG y Director del INJ
quienes participaron en el evento.
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Se recibió puntualmente a las 8:oo am a los miembros de la prensa local, de la zona
noroccidental así como los periodistas que acompañaban al presidente, a todos se les
compartió su respectiva nota de prensa, se le dio algunas recomendaciones e
instrucciones para ubicarlos en la rueda de prensa, dichas actividades se desarrollaron
en total orden, en tiempo y forma.
Una vez llegando el Presidente de la Republica y Ministro de la SAG se les recibió muy
cordialmente y los elementos de protocolo junto al Dir. De ESNACIFOR los trasladaron
por las instalaciones, se le tomo fotografías las cuales fueron enviadas a los periódicos
de circulación nacional con su respectiva nota.
Y luego dio inicio la inauguración en una dinámica lluvia de preguntas que se le
plantearon a las autoridades nacionales, con el orden esperado de parte de la prensa, El
presidente y el Ministro de la SAG inauguraron el evento.
Al final de la inauguración se llevo a cabo un almuerzo con los miembros de la prensa e
invitados especiales, el cual se dio con un buen suceso y buena atención para los
miembros de la prensa nacional.
Por la tarde iniciaron las presentaciones de los moderadores y expositores del taller,
verificamos que todas las condiciones del salón y del equipo fueran óptimas para sus
presentaciones.
Así mismo no aseguramos que las exposiciones y participaciones de los jóvenes fueran
documentadas, así como el desarrollo de entrevistas que fueron grabadas, un debate
dirigido por el Dr. Javier Franco Director y Consultor Principal de Sol, como insumo para
el desarrollo de la temática.
Mantuvimos vigilancia constante por preservar las condiciones de la publicidad y todos
los distintivos del evento, lo cuales fueron diseñados y elaborados por Sol como
propiedad de la SAG.
Así se desarrollo la temática el día viernes en medio de una dinámica participación de
los jóvenes que nos visitaban de diferentes partes del país, expusieron inquietudes, se
establecieron contactos en vivo con medios de comunicación para difundir el taller.
Y Para finalizar el día Sábado preparamos los diplomas y los materiales necesarios para
el cierre del taller, se hicieron algunas correcciones de impresión en los diplomas para
dar inicio a la clausura con la presencia del Viceministro de la SAG y con la satisfacción
de los jóvenes participantes quienes expresaron su alegría y tranquilad por la atención
brindada tanto por los consultores de Sol como por el personal de ESNACIFOR y
miembros de la SAG.
Al final se desinstalo el equipo audiovisual, la publicidad y distintivos los cuales fueron
entregados a las los miembros de la SAG así como los materiales restantes, se tomaron
fotos finales y se desarrollaron algunas entrevistas finales con funcionarios de la SAG y
participantes del taller.
Atentamente;
Omar Ivanovich Valladares Paz
Consultor de Comunicación y Desarrollo SOL