Manual NIM

Manual NIM
FINANZAS - AUDITORIA
CONTENIDO
Finanzas
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•
•
Programas de país: armonizados y no armonizados
Evaluación de capacidades
Modalidades de transferencia de fondos
Informes Financieros y controles
Auditoria
• Alcance
• Auditoria para programas armonizados
• Auditoria para programas no armonizados
FINANZAS
La terminología y los procedimiento que rigen la
implementación nacional difieren entre los programas del
país Armonizados y No armonizados
HACT
No HACT
(Armonizados)
(No Armonizados)
Cuando las autoridades
nacionales cuentan con la
capacidad adecuada para
llevar a cabo las funciones y
actividades de programa o
proyecto, el plan de acción se
ejecuta a nivel nacional.
Cada documento de proyecto
se negocia en forma separada
con las diferentes entidades
nacionales y la autoridad de
coordinación del gobierno.
HACT
(Programas Armonizados)
El término ‘implementación’ se redefine como la propiedad y
responsabilidad general por las actividades del programa del
PNUD a nivel de país.
El gobierno ejerce la
propiedad y
responsabilidad de
las actividades del
programa PNUD a
nivel país.
Gestión y entrega de
actividades de
programa para lograr
resultados específicos
incluida la adquisición y
entrega de insumos de
actividad del programa
Todas las actividades en el
marco del plan de acción
del programa del país se
ejecutan a nivel nacional.
El organismo de
implementación incluye las
responsabilidades del
asociado de implementación
en los planes de trabajo
anuales y del país.
No HACT
(Programas No Armonizados)
Dentro del programa de país acordado:
El “Agente Implementador” designado es el responsable de
todos los insumos y productos del proyecto y es posible
designar “Agente o Agentes implementadores”. (La
responsabilidad general de los resultados reside en el agente
implementador).
Evaluación de Capacidades
A fin de que una entidad realice o ejecute un proyecto PNUD,
se lleva a cabo una evaluación de capacidades de dicha entidad.
Principales consideraciones
Capacidad
técnica
Capacidad
de gestión
Capacidad
administrativa
Capacidad
financiera
APTITUDES PARA:
Supervisar
los
aspectos
técnicos
del
proyecto
Planificar,
supervisar y
coordinar
actividades
* Adquirir bienes y
servicios
* Contratar y
gestionar el
personal con
mayores
calificaciones.
* Preparar y firmar
contratos.
* Manejar y
mantener equipos
* Elaborar presupuestos
de proyectos.
* Garantizar seguridad
física de los anticipos,
efectivos y registros.
* Desembolsar fondos
oportuna, adecuada y
eficazmente.
* Asegurar registros e
información financiera.
* Preparar, autorizar y
ejecutar compromisos y
gastos.
Nuestros proyectos en el sistema Atlas
INSTRUMENTOS DE PROGRAMA
PNUD
DEFINICIONES
PLAN DE ACCIÓN PARA EL
PROGRAMA PARA EL PAÍS
IMPLEMENTACIÓN
PROYECTO con Planes de trabajo
anual
RESULTADO
ASOCIADO EN LA
IMPLEMENTACIÓN
PARTE RESPONSABLE
TERMINOLOGÍA EN ATLAS
No registrado en Atlas: documento
firmado por el PNUD y la autoridad
designada de un organismo / institución
de gobierno
N/A: la implementación es la propiedad y
responsabilidad general de las
actividades del programa del PNUD a
nivel del país. El gobierno ejerce su
propiedad al aprobar el CPAP.
“Project” en inglés Project
“Producto”: en inglés Output
“Identificación de la institución” en la
Propuesta
Campo: “Agente implementador” en el
campo de tabla a nivel de Presupuesto
Modalidades de transferencias en
efectivo:
PARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONAL
Modalidad de transferencia
Adquisiciones /
en fondos
Obligaciones
Desembolsos (pagos)
Transferencia en efectivo
Asociado en la
Asociado en la
(Adelantos Trimestrales)
implementación
implementación
Asociado en la
Pago directo
implementación
PNUD
Reeembolso:
El PNUD reembolsa al Asoc.
en la Implem. luego que este
Asociado en la
Asociado en la
realizó el desembolso (pago)
implementación
implementación
Implementación directa
(delegada por el Organismo)
PNUD
PNUD
Modalidad de transferencia de fondos
Una vez realizada la evaluación, se determina cual es la modalidad a
utilizar para los pagos a los proyectos que pueden ser:
• Transferencia de efectivo directa: el PNUD entrega adelantos
de fondos trimestralmente al Asociado en la implementación, el
que a su vez informa los gastos al PNUD.
• Pagos directos: El Asociado en la implementación realiza las
adquisiciones pero solicita el PNUD que efectúe los
desembolsos (pagos).
• Reembolso: similar a la transferencia en efectivo directa,
excepto que el PNUD paga al Asociado en la implementación
después de que este mismo realizó el desembolso (pago).
Adelantos trimestrales de fondos y reembolsos
Receptor de adelantos o reembolsos
Periodicidad de los adelantos
Propósito y requisitos de los adelantos
Cuentas bancarias
Roles y responsabilidades
Pagos directos
El Asociado en la implementación (IP) – o Agente implementador
Lleva a cabo las adquisiciones pero solicita al PNUD que realice los
desembolsos.
Los insumos básicos necesarios para procesar una solicitud de pago directo son:
Documento del proyecto/plan de trabajo anual
firmados
Registro de firmas autorizadas;
Solicitud firmada para pago directo enviado por
el Asociado en la implementación (FACE);
Fondos disponibles.
Informes financieros y controles
• Se utilizan diversos informes para supervisar la
financiación de la implementación nacional.
CDR
CDR (Reporte Combinado de Gastos): Refleja todos los
desembolsos efectuados por el proyecto en un período de tiempo
determinado. deben utilizarse para supervisar la exactitud de los
gastos registrados, y para proporcionar información financiera
detallada de los proyectos. Debe estar firmado por el funcionario
autorizado designado del Asociado en la implementación
En caso que el proyecto utilice la modalidad de adelanto
trimestral, debe utilizar el Formulario de autorización de
financiación y certificado de gastos (FACE) el cual
informa sobre los gastos y solicitudes de adelantos
FACE
AUDITORIA: Los proyectos de implementación nacional tienen que
auditarse al menos una vez durante la duración del proyecto, ó
anualmente dependiendo del nivel de entrega, dificultades
encontradas en el año, ejecución, etc.
DEVOLUCION DE SALDO: al término de un proyecto debe
reembolsarse el saldo al mismo donante según el acuerdo suscrito.
AUDITORIA
• Una auditoria es parte integral de una
gestión financiera y administrativa sólida y
parte del sistema de rendición de cuentas
del PNUD.
• Los estados financieros del PNUD son
sometidos a auditorias regulares de parte
de la Junta de Auditores de las Naciones
Unidas (UNBOA), las conclusiones se
informan a la Junta Ejecutiva del PNUD y a
la Asamblea General cada dos años.
AUDITORIA
• Por lo expresado anteriormente, el objetivo
global de un proceso de auditoria es
proporcionarle al PNUD la seguridad de
que los recursos están siendo bien
utilizados.
• La auditoria forma parte de las
herramientas de seguimiento utilizadas
por el PNUD.
AUDITORIA
• Alcance:
Alcance Los servicios de auditoria abarcan la gestión de
la implementación, el seguimiento y la supervisión de un
proyecto.
HACT
(Armonizado)
NO HACT
(No Armonizado)
HACT - ARMONIZADO
ENTREGABLES DE LA AUDITORIA
• Funcionamiento de los controles internos –
debilidades/fortalecimiento;
• Resumen ejecutivo con resultados, riesgos y recomendaciones
clave;
• Resumen de los principales riesgos en la gestión de las
actividades y el uso de fondos;
• Recomendaciones de auditoría y seguimiento a observaciones
anteriores;
• Comentarios sobre el seguimiento a las recomendaciones de
auditorías o evaluaciones anteriores y la respectiva respuesta de
la dirección;
• Si corresponde, cualquier “buena práctica” que hubiese sido
aplicada por un asociado en la implementación y que podría ser
útil para otros.
NO HACT - NO ARMONIZADO
La auditoría de proyectos implementados a nivel nacional por los
gobiernos o por ONG serán más de carácter financiero, sin
embargo no dejarán de tenerse en cuenta aspectos de control
interno y cumplimiento de normativas:
• El gasto annual;
• Los activos y equipos;
• La posición en efectivo;
OBJETIVOS:
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Revisión de planes de trabajo;
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Informes de avance;
Recursos del proyecto;
Presupuesto del proyecto;
Gastos del proyecto;
Entrega del proyecto;
Contratación de personal;
Cierre Operacional y Financiero del Proyecto (si aplica);
Disposición o transferencia de activos.
Gracias