S ISTEMA DE G ESTIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL & MEDIO AMBIENTE (SGRS&MA) Diciembre 2013. Introducción Media Solutions desarrolla, con el apoyo y guía de IBM, Responsabilidad Social & Medio Ambiente (SGRS&MA). su Sistema de Gestión de Este sistema será la base para desarrollar en la empresa una cultura de cuidado y prevención, tanto en temas de responsabilidad social como del cuidado de medio ambiente. Nos comprometemos a invertir recursos, energía y tiempo para ejecutar de manera puntual cada una de las acciones establecidas en el Sistema. Marco de trabajo El objetivo es tener una aproximación sistémica para el desarrollo del (SGRS&MA), y por lo tanto establece el siguiente marco de trabajo y directrices: 1. Se establece el sistema de responsabilidad social y de medio ambiente bajo una estructura que lo haga práctico y sustentable. Qué sea una guía y base para desarrollar una nueva cultura organizacional de Media Solutions, abocada al cuidado de la persona y el medio ambiente. 2. Se establecen programas, políticas y procedimientos para el control de la operación, y para asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones del Estado Mexicano en estos términos. 3. Se establece un sistema de monitoreo y medición del medio ambiente, y se establecen objetivos de ahorro y conservación de; a) energía, b) emisión de gases de efecto invernadero en su alcance 1 y 2, y c) manejo de residuos orgánicos e inorgánicos. 4. Se establecen metas que lleven a alcanzar resultados positivos en los temas mencionados en el punto 3 del marco de trabajo. 5. Se publicarán en la página de Media Solutions los resultados que estén asociados a las metas de ahorro y conservación de energía establecidos en el (SGRS&MA), así como cualquier multa o penalización incurrida. 6. Se desarrolla y aplica un programa de entrenamiento continuo para los colaboradores que sean responsables del monitoreo, medición y generación de reportes de desempeño del programa de gestión de medio ambiente de Media Solutions. 7. Se establece un programa de autoevaluación y auditorías de parte de los directivos de mayor jerarquía en Media Solutions, así como del comité de control del SGRS&MA. 8. Se establece el compromiso de diseminar estos requerimientos a los proveedores de Media Solutions. Para establecer una guía clara y común para el desarrollo del marco de trabajo, el SGRS&MA de Media Solutions está basado y cumple con: 1. Los principios de conducta de la cadena de suministro de IBM. 2. El código de conducta de la EICC por sus siglas en inglés (Coalición de Ciudadanía de la Industria Electrónica). Versión 1.0 / Diciembre 2013 1 Comité del SGRS&MA de Media Solutions Se establece que el Comité del SGRS&MA es la máxima autoridad responsable de la correcta aplicación y uso del sistema en Media Solutions. El comité está formado por el director general, los directores de administración, operaciones, y control de calidad; y por lo menos por una persona externa (moral o física) y experta en las áreas de responsabilidad social corporativa, y gestión del medio ambiente. Estructura y funciones Presidente (Director General MS) Secretario (Experto RS y MA) Vocal RS (Dir. Operaciones MS) Versión 1.0 / Diciembre 2013 Vocal Manejo de Energia (Dir. Control de Calidad MS) Vocal de Cuestion de Desperdicios y manejo de Energias. (Dir. Administrativo MS) 2 Funciones Cargo Presidente Responsable Director general. Secretario Experto en responsabilidad social corporativa y gestión del medio ambiente. Debe ser una persona física o moral externa a Media Solutions. Funciones Supervisar que se cumplan en tiempo y forma con todas las políticas, procedimientos y directrices establecidas en el SGRS&MA. Brindar los ajustes y mejoras que requiera el sistema, basado en las mejores prácticas que se establezcan tanto en la academia como en las operaciones de las mejores empresas mexicanas. Brindar el visto bueno a las directrices establecidas en el SGRS&MA. Asegurar la aplicación de las políticas y directrices de RS establecidas en el Sistema. Vocal de Director de operaciones responsabilidad social Vocal de manejo Director de control de Asegurar la aplicación de las políticas y de energía calidad directrices del manejo de energía establecidas en el Sistema. Vocal de gestión Director de administración Asegurar la aplicación de las políticas y de desperdicios y directrices de la gestión de manejo de desperdicios orgánicos e inorgánicos emergencias establecidos en el Sistema. Es responsable de la aplicación de las medidas de prevención y manejo de emergencias. Responsable de documentar y registrar los avances del Sistema. Versión 1.0 / Diciembre 2013 3 Código de conducta Se establece el siguiente código de conducta de Media Solutions, basado en las directrices de la EICC, y de los principios de conducta de la cadena de suministro de IBM. A. Empleo 1) Empleo elegido libremente a. Todos los empleados de Media Solutions han elegido libremente el trabajar dentro de la empresa. Así se les hace saber durante el proceso de contratación, y en la sesión de inducción. b. Media Solutions no emplea a personas que no sea su libre voluntad trabajar en la empresa. c. Todos los empleados de Media Solutions son libres de abandonar el trabajo en cualquier momento o en el momento de la terminación de su contrato. d. Media Solutions no retiene ningún documento oficial de identificación; por ejemplo IFE ó pasaporte, de los empleados. 2) Evitar el empleo infantil a. Media Solutions no emplea a personas menores de 17 años cumplidos. b. Los empleados menores de 18 años deben presentar una carta de autorización firmada por los padres o tutores del menor, así como copia de identificación de los padres. c. A estos empleados se les proporciona un horario laboral entre las 9 y 18 horas de lunes a viernes. d. Para asegurar que se cumpla con estas políticas, durante el proceso de contratación se les pide a todo trabajador documentación original (para corroborar) y copia simple que avale su edad (acta de nacimiento). e. La copia simple del acta de nacimiento se mantiene resguardada en el expediente del trabajador. f. Se cumple con el artículo 22 de la ley federal del trabajo referente al empleo de menores. 3) Horas de trabajo a. Todos los trabajadores de Media Solutions tienen una jornada laboral de 5 días por dos días de descanso. b. Las horas laborales son de 40 horas semanales. c. Estas políticas se les hace saber durante el curso de inducción a la empresa. d. Todos los trabajadores deben checar su entrada y salida a la empresa para conocer el cumplimiento de esta política. e. Se cumple con el artículo 61 de la ley federal del trabajo, referente a la jornada laboral. 4) Salarios y beneficios a. Todos los trabajadores de Media Solutions conocen el sueldo que recibirán por su labor realizada dentro de la empresa. Se les realiza una propuesta económica por escrito, y es firmada por el trabajador para su conocimiento. Versión 1.0 / Diciembre 2013 4 b. Cumplimos con el artículo 85 de la ley federal de trabajo, referente al salario y beneficios de los trabajadores. 5) Trato humano a. El trato que se le brinda a todos los empleados de Media Solutions es de respeto a la dignidad de la persona. b. No se tolera, bajo ninguna circunstancia, el trato violento o inhumano, el acoso o abuso sexual, castigo corporal, coerción física o mental, o abuso verbal hacia los trabajadores. c. El trabajador tiene la libertad de reportar cualquier caso de trato inhumano al director general o a la directora de administración, ya sea de forma verbal o física. 6) No discriminación a. Media Solutions no discrimina bajo ninguna circunstancia; por ejemplo, raza, color, edad, género, orientación sexual, origen étnico, discapacidad, embarazo, religión, militancia política, afiliación sindical o estado civil entre otros. b. No se utiliza ninguna prueba médica para realizar discriminación hacia el empleado. 7) Libertad de asociación a. Cualquier empleado de Media Solutions tiene libertad de comunicar abiertamente hacia sus compañeros o hacia los directivos sus desacuerdos con respecto a las condiciones de trabajo y a las prácticas de la empresa sin miedo a represalias, intimidación o acoso. b. Todo trabajador tiene derecho a asociarse libremente para buscar la mejora propia, de los trabajadores y de la empresa. Versión 1.0 / Diciembre 2013 5 B. Salud y seguridad 1) Seguridad ocupacional a. El tipo de trabajo que se realiza es de bajo riesgo, lo que significa que el trabajador no está expuesto a peligros como fuentes de electricidad, fuego, vehículos o peligros de caída. 2) Preparación para emergencia a. El mayor riesgo evaluado es la de un sismo, ya que la oficina está ubicada en una zona de alta sismicidad. b. Para atender este riesgo, se siguen las recomendaciones sobre cómo actuar en caso de sismo, emitidas por la Secretaría de Protección Civil del Distrito Federal. c. Estas recomendaciones son entregadas a todos los empleados durante el curso de inducción. d. Se estableció un programa de evacuación del inmueble que se llevará a cabo una vez cada semestre. Este programa inicia actividades el próximo mes de Enero de 2014. e. Se mantiene una base de datos de los empleados, con datos de contacto, servidores de la empresa que se encuentran ubicados en fuera del inmueble de operaciones. 3) Lesiones y enfermedades laborales a. Dado el tipo de trabajo que se realiza en Media Solutions, las lesiones y enfermedades laborales son mínimas, sino es que nunca se han presentado. b. Las lesiones y enfermedades que se presentan no son de naturaleza laboral, sino más bien son enfermedades comunes como; gripe, dolor de estómago, menores dolores de cabeza, etcétera, propias de las diferentes estaciones del año. c. En el caso de presentarse un caso de enfermedades que sean contagiosas, se envía al empleado al médico, y se siguen sus indicaciones en cuanto a cuidados, y tiempo para regreso al trabajo. 4) Higiene industrial a. El trabajador no está expuesto a ningún agente químico, biológico o físico de alto riesgo. 5) Trabajo físicamente exigente a. El trabajador no está expuesto a ningún trabajo físicamente exigente, toda su labor se realiza operando una computadora. b. Se mantienen instalaciones adecuadas y mobiliario ergonómico para prevenir cualquier tipo de lesión de trabajo. 6) Protección de maquinaria a. El trabajador no está expuesto al uso de maquinarias de producción de alto riesgo. Su trabajo lo realiza operando una computadora de escritorio. Versión 1.0 / Diciembre 2013 6 7) Salubridad, alimentación y alojamiento a. La oficina cuenta con servicio de agua potable, agua corriente, se mantienen limpias las áreas de trabajo, áreas comunes y servicios sanitarios. Cuenta con comedor para que los trabajadores resguarden y calienten sus alimentos. Versión 1.0 / Diciembre 2013 7 C. Medio ambiente Por el tipo de operación que realiza la empresa no aplica ninguno de los seis estándares medioambientales contenidos en esta categoría. El trabajo realizado es 100% procesado con computadoras de escritorio, y no se manejan sustancias peligrosas ni recursos naturales, ni se generan residuos tóxicos o descargas. Media Solutions establecerá los siguientes tres programas adecuados a su operación para el cuidado del medio ambiente: 1. Cuidado y aprovechamiento del agua 2. Conservación de energía 3. Manejo de desperdicios y reciclado Programa para el cuidado y aprovechamiento del agua Situación actual El edificio donde se tiene el arrendamiento de la oficina, no cuenta con medidores para cada uno de los pisos del mismo, por lo que el consumo del agua del edificio se prorratea entre los inquilinos del mismo. Esto hace que no se tenga una medición exacta del consumo de agua de la oficina. En Media Solutions trabajan alrededor de 110 personas en diferentes turnos de lunes a domingo. Por lo que el mayor uso del agua que se tiene en la operación, es aquella para las descargas orgánicas en los sanitarios, y para mantener limpia las áreas de trabajo. Acciones Las medidas que se establecerán para incrementar el cuidado y aprovechamiento de agua son: 1. Los muebles sanitarios y las mezcladoras de agua que se tienen no son de última tecnología para maximizar el ahorro de agua, por lo que el programa se basará en realizar el cambio de todos los sanitarios y mezcladores de agua por equipos de alto rendimiento, para maximizar el ahorro de agua en las instalaciones. 2. El cambio de los muebles y mezcladoras se realizará a más tardar en febrero de 2014. 3. Se calcula que se tendrá un ahorro de agua del 20% por flush en el caso de los inodoros, y 100% por flush en el caso de los mingitorios. En cuanto se tenga el medidor independiente del consumo de agua se podrá establecer la cantidad de litros de agua ahorrados. Mobiliario Inodoro Mingitorio Consumo Actual 6 Litros 3 Litros Nuevos 4.8 Litros 0 Litros Ahorro/flush 1.2 Litros 3 Litros % Ahorro 20 % 100 % 4. Para mantener un monitoreo adecuado del consumo de agua en la oficina, se solicitó a la administración del edificio la colocación de medidores propios. Se está a la espera de una respuesta. Versión 1.0 / Diciembre 2013 8 Programa para la conservación de energía Al igual que el agua, el edificio no contaba con medidores de luz para cada uno de los pisos del mismo. A partir del desarrollo de este programa se solicitó la instalación del medidor propio, mismo que se realizó en octubre. En noviembre 2013 se recibió el primer recibo de luz que permitirá la medición exacta del consumo de la misma. La operación de la empresa requiere el uso constante de equipos de cómputo, así como servidores y luminarias, por lo que se tiene una oportunidad considerable para incrementar el ahorro de energía. Situación actual 1. En la oficina se cuentan con 128 luminarias que consumen 32W. 2. La forma en la que están conectadas estas luminarias a los apagadores no permite alumbrar por zonas, por lo que durante algunas horas del día se mantienen prendidas luminarias en zonas donde no se requieren. 3. No existe una cultura organizacional que promueva el ahorro de energía. Acciones Con base en el análisis de la situación actual, se generan las siguientes medidas para incrementar el ahorro de energía: 1. Se cambiarán las luminarias actuales que consumen 32W por luminarias que consumen 28W. Esta medida quedará lista a más tardar en enero de 2014. 2. Se colocarán sensores de movimiento en la oficina para mantener encendidas únicamente las áreas donde exista movimiento de personas. Esto se realizará antes del enero de 2014. 3. Métricas a. Con la medida del punto 1 anterior, se calcula que se puede generar un ahorro de hasta el 13% mensual en el consumo de luz por luminarias, y un 2% sobre el consumo total de energía, basado en el recibo de luz del bimestre 5 del 2013. N. de Tubos 128 Consumo por tubo Consumo por [W] X Dia (12 hrs) X Mes (30 dias) mes [KW] 32 49,152 1,474,560 1,474.6 Nuevas Luminarias N. de Tubos 128 Consumo por tubo Consumo por [W] X Dia (12 hrs) X Mes (30 dias) mes [KW] 28 43,008 1,290,240 1,290.2 Ahorro por consumo de energía en luminarias Luminarias Actuales Nuevas Luminarias [KW] [KW] Ahorro [KW] 1,475 1,290 184.32 Consumo del 20 sep. al 25 oct.[KW] (Conforme al recibo de luz) 10,874 Versión 1.0 / Diciembre 2013 Ahorro [KW] 184.32 % Ahorro 13% % de Ahorro del Total 2% 9 4. Se realizará, con un técnico especializado, una evaluación de la distribución de las luminarias para definir si es posible reducir el número de las mismas sin afectar la iluminación requerida. Esto se realizará antes del 30 diciembre 2013. 5. A partir de esta evaluación se tomarán las medidas adecuadas. 6. Se desarrolla el programa de concientización del uso de energía, agua y manejo de desperdicios. Las sesiones de concientización se realizarán de acuerdo al calendario establecido, teniendo su presentación a los empleados el próximo viernes 13 de diciembre 2013. 7. Con base en el primer recibo de luz que se recibió, se calculó la cantidad de gas de efecto invernadero que se genera es de: 35.79938 toneladas métricas de dióxido de carbono. Este cálculo se realizó utilizando la “Calculadora Mexicana de Carbón”. 8. De acuerdo al ahorro que se calcula tener en el consumo de energía, se proyecta que se tendrá una disminución en la emisión de gas efecto invernadero del 2%. Disminución de gas de efecto invernadero Situación actual Consumo de Electricidad= 10,874 KWh Versión 1.0 / Diciembre 2013 10 Disminución proyectada de gas invernadero Emisiones de CO2 Actual Emisiones con el Ahorro Emisiones no generadas % Emisiones no generadas 35.79938 35.19230 0.60708 2% Versión 1.0 / Diciembre 2013 11 Programa para el manejo de desperdicios y reciclaje Se establecen las siguientes acciones para separar la basura, y para reciclar el 100% del papel y PET consumido en la empresa. Reciclaje Papel Media Solutions consume 120 kgs de papel al mes. Actualmente este papel se dona a un depósito de chatarra. Como parte del SGRS&MA se ubicó a la empresa “Reciclemos Juntos” para que recicle el 100% del papel que se utiliza en la operación. Esta empresa cuenta con la licencia ambiental (LAUDF) NRA- VAC-B9-09-006-11, expedida por la Secretaría del Medio Ambiente del Gobierno del Distrito Federal. PET Se calcula que se generan 5 Kgs de PET al mes, dado el consumo de líquidos embotellados por parte del personal de la empresa. El 100% de estos envases serán reciclados por la empresa Ecolomóvil. Resumen Se reciclará el 100% del papel, equivalente a 1.45 toneladas de papel al año. Se reciclará el 100% del PET, equivalente a 60 kgs de PET al año. Manejo de desperdicios Se ubicarán depósitos de basura para desperdicios orgánicos e inorgánicos, mismos que son entregados a la recolección de basura del gobierno del Distrito Federal. En los cursos de concientización programados durante el año, se incluye información del manejo de desperdicios y reciclaje que la empresa está realizando, para generar la cultura en la persona, y ésta pueda ser aplicada en sus hogares. Versión 1.0 / Diciembre 2013 12 D. Ética 1. Integridad en el negocio a. Todas las negociaciones empresariales que se realizan son transparentes, legales y registradas puntualmente en los libros de la empresa. b. Se cumple con todas las obligaciones fiscales, así como con el cumplimiento de pago a los proveedores. 2. Sin ventajas deshonestas a. Está prohibido a la parte comercial aceptar cualquier tipo de regalo o soborno para cerrar la venta con cualquier prospecto. b. A partir de esta iniciativa, se entrega un documento por escrito que especifica las buenas prácticas que se deben llevar en el manejo comercial de la empresa. 3. Revelación de información a. La información de la estructura financiera y de activos de la empresa está en orden, y los libros son presentados cuando la autoridad hacendaria así lo requiera. 4. Propiedad intelectual a. Se respetan los derechos de propiedad intelectual en todas las operaciones que se realizan en la empresa. b. A partir de este programa, se establece el código de ética de la empresa, en donde se especifica el respeto a los derechos de propiedad intelectual. 5. Negocios, publicidad y competencia justos a. Todos los negocios que se realizan son legales y bajo los valores establecidos en el código de ética. b. La competencia que realizamos es transparente, justa y legal. Nos esforzamos por maximizar las ganancias, siempre dentro de los parámetros de justicia y legalidad establecidos tanto por la autoridad, como por el código de valores de la empresa. 6. Protección de identidad a. Al ser Media Solutions una PYME, la protección de identidad de cualquier informante la realiza exclusivamente el director general. b. Toda información sensible que presente un empleado o proveedor, es manejada exclusivamente por el director general. 7. Extracción de minerales responsable a. La empresa no se dedica a la extracción de minerales. 8. Privacidad Versión 1.0 / Diciembre 2013 13 a. La información personal de todo aquel que realice negocios o tenga relación contractual con la empresa; clientes, empleados, proveedores, consumidores, es resguardada por la dirección de administración, quien junto con el director general, son las únicas áreas que tienen acceso a la misma. b. Está prohibido en el código de ética, proporcionar o vender cualquier tipo de información personal a terceros. c. La empresa respeta y cumple con las leyes de privacidad y seguridad de la información establecida por las diferentes autoridades que rigen el quehacer del negocio. 9. Sin represalias a. Se establece en el código de ética de la empresa que el empleado y cualquier participante del negocio de la empresa, es libre de externar cualquier preocupación a la dirección general sin temor a represalias. E. Sistema de gestión 1. Compromiso empresarial a. A partir de la iniciativa impulsada por IBM, Media Solutions desarrolla el SGRS&MA. b. Este sistema tiene una aproximación holística para atender los temas de responsabilidad social y medio ambiente de la empresa. c. Se establecen compromisos cuantitativos y cualitativos para medir y mejorar las operaciones y políticas de la empresa referentes a estos temas. 2. Gestión de responsabilidad a. Como parte del SGRS&MA, se establece el comité del sistema, organismo rector de la responsabilidad social y medio ambiente en Media Solutions. b. Esta acción brinda claridad a cualquier participante de la empresa, de los responsables de garantizar la implementación de los sistemas de gestión y programas asociados. 3. Requisitos legales y del cliente a. El comité es el responsable de identificar, vigilar, cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y normas establecidos en el SGRS&MA. b. En el mismo sistema se establecen los procesos que se utilizarán para llevar a cabo el cumplimiento de las normas establecidas. 4. Evaluación de riesgo y gestión de riesgo a. El SGRS&MA establece el proceso para identificar los riesgos medioambientales, de salud y seguridad vinculados a la operación de la empresa. b. Se establecen los programas, metas y responsables del cumplimiento de procedimientos para evaluar y gestionar el riesgo en las operaciones. 5. Objetivos de mejora Versión 1.0 / Diciembre 2013 14 a. En el SGRS&MA se establecen objetivos cuantitativos y cualitativos, así como cronogramas de trabajo para la implementación de políticas y procedimientos, y la evaluación periódica de los resultados obtenidos. 6. Formación a. En el SGRS&MA se establecen calendarios de entrenamiento y concientización hacia los empleados y directivos de la empresa en los temas de responsabilidad social y medio ambiente. b. Dentro del comité rector del sistema, se tiene a un experto en el tema de RS&MA que mantiene al día a los participantes del comité de las nuevas legislaciones al respecto, así como de las mejores prácticas que existen en el mercado. 7. Comunicación a. En el SGRS&MA se establecen los diferentes canales de comunicación para informar a la comunidad de la empresa de las políticas, prácticas y objetivos establecidos en el sistema. b. El comité tiene una responsabilidad máxima para mantener informados a los empleados de los avances del sistema, sus objetivos, metas cumplidas, y pendientes de cumplir. 8. Respuestas y participación del trabajador a. En El SGRS&MA se establecen tiempos y formas para evaluar la comprensión de los empleados sobre los objetivos y resultados del sistema. b. Se brindan sesiones de concientización, establecidas en el sistema, a los empleados para incrementar el involucramiento de los mismos hacia estas acciones de la empresa. c. Se realizan encuestas periódicas para recibir retroalimentación directa de los empleados sobre el tema. 9. Auditorías y evaluaciones a. Se realizan auto-evaluaciones y auditorias por parte del comité de acuerdo al cronograma establecido en el sistema. 10. Proceso de acción correctora a. Existen procedimientos establecidos en el sistema que aseguran la atención, realización de acciones correctivas y de mejora continua de las deficiencias detectadas en las evaluaciones del programa. 11. Documentación y registros a. Dentro del Comité está designado el ejecutivo responsable de documentar, clasificar y resguardar los documentos que se generen de los diferentes procesos establecidos en el Sistema. 12. Responsabilidad del proveedor Versión 1.0 / Diciembre 2013 15 a. En el SGRS&MA se establecen los alcances y las acciones que se llevarán a cabo para promover estas políticas y medidas en los proveedores de Media Solutions. Versión 1.0 / Diciembre 2013 16