instructivo contratación directa – contrato de arrendamiento de

INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
CODIGO: JU-I14
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE
BIENES INMUEBLES
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Primera Versión
ELABORÓ
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Carlos Ruíz
Laura Gómez
2015-02-24
01
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FECHA
Laura Fernanda Gómez Ramírez
Asesora Jurídica
24-02-2015
Carlos Julián Ruíz Dionisio Contratista
Eduardo Navarro.
Contratista Planeación y Sistemas
1 de 12
Carlos Gaitán Sánchez
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta
Dirección - SIG
INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
CODIGO: JU-I14
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
Tabla de contenido
1.
OBJETIVO
3
2.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
3.
DEFINICIONES
3
4.
DESCRIPCIÓN
5
5.
CONTROL DE REGISTROS
12
6.
ANEXOS
12
2 de 12
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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
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1. OBJETIVO
Establecer el trámite para la celebración de contratación directa de arrendamiento de bienes
inmuebles en el Instituto Distrital de Turismo.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Aunque existan asignados en la dependencia para el desarrollo de las actividades, el Líder
de Proceso Jefe del asignado, es el responsable de la ejecución del presente documento.
La carpeta con los documentos que se requieren para la elaboración del contrato, se debe
enviar al Proceso Jurídico con anterioridad de mínimo ocho (8) días hábiles a la fecha
señalada en el Plan Anual de Adquisiciones para suscripción.
Únicamente se debe incluir el formato JU-F25 “Lista de chequeo Arrendamiento” en la
carpeta inicial del contrato. El número máximo de folios de cada carpeta es de 200; si es
necesario generar una nueva carpeta para la continuidad del contrato, el folio debe iniciar
en el número 201.
3. DEFINICIONES
Análisis de Riesgos: Matriz mediante la cual la entidad lleva a cabo la administración de
Riesgos, entendida como el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal
de los eventos en el Proceso de Contratación, ello permite reducir la probabilidad de
ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.
CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.
Contratación directa: Modalidad de selección de contratistas donde las entidades
estatales conservan la potestad de escoger libremente, sin la necesidad de realizar una
convocatoria pública, a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato.
Contratación directa Arrendamiento de Bienes Inmuebles: Las entidades estatales
pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben
seguir las siguientes reglas:
1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad
estatal requiere el inmueble.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las
necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener
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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
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en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública. Que
la entidad a contratar sea estatal.
CRP: Certificado de registro presupuestal.
Estudio del Sector: Análisis efectuado para determinar de mejor manera el bien a
arrendar, la clasificación del mismo en el sector al que pertenece y riesgos de la
contratación.
Estudio de mercado: Actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad
de bienes en el mercado, las condiciones que podrían obtenerse, su precio estimado y los
posibles oferentes.
Estudios previos: Documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del
contrato, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a
contratar, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por
la entidad.
Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Documento en el cual se encuentran proyectadas y
definidas las necesidades de bienes y servicios del IDT, que se requieren para lograr la
misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del
Estado y del Distrito.
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4. DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
INICIO
01. El Líder de Proceso Solicitante realiza
consulta con el Asesor de Planeación y
Sistemas para verificar la preexistencia de
la contratación en el Plan Anual de
Adquisiciones de la entidad.
LÍDER DE PROCESO SOLICITANTE
01. Realiza consulta con el Asesor de
Planeación y Sistemas para verificar el
plan anual de Adquisiciones (PAA).
FI-F01
02. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora solicitud
de CDP, para ello debe diligenciar el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona firma del Líder de
Proceso Solicitante.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
02. Elabora solicitud de CDP diligenciando el
formato FI-F01 “Solicitud de disponibilidad
presupuestal” y gestiona firma del Líder de
Proceso Solicitante.
FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
03. El Asignado para el trámite en la
dependencia solicitante remite al (la)
Asesor(a) de Planeación y Sistemas el
Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad
Presupuestal”, para su revisión y firma.
03. Remite al (la) Asesor(a) de Planeación y
Sistemas el Formato FI-F01 “Solicitud de
Disponibilidad Presupuestal”, para su
revisión y firma.
ASESOR(A) DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
FI-F01
04. El (la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas
remite a la dependencia solicitante, el
Formato FI-F01 “Solicitud de Disponibilidad
Presupuestal” firmado.
04. Remite a la dependencia solicitante el
Formato
FI-F01
“Solicitud
de
Disponibilidad Presupuestal” firmado.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
FI-F01
05. El Asignado para el trámite en la
dependencia solicitante remite a la
Dirección General el Formato FI-F01
“Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”,
para gestionar su firma por parte del (la)
Director(a) General, el cual debe ser
devuelto al área solicitante.
05. Remite a la Dirección General el Formato
FI-F01 “Solicitud
de
Disponibilidad
Presupuestal”, para gestionar su firma por
parte del (la) Director(a) General, el cual
debe ser devuelto al área solicitante.
A
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FLUJOGRAMA
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VERSION: 01
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DESCRIPCIÓN
A
FI-F01
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
06. Recepciona el Formato FI – F01 “Solicitud
de Disponibilidad Presupuestal”, saca copia
de la solicitud del CDP y envía el original al
(la) Subdirector (a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario para trámite y
expedición de CDP.
06. El Asignado para trámite en la dependencia
solicitante recepciona el Formato FI – F01
“Solicitud de Disponibilidad Presupuestal”,
saca copia de la solicitud del CDP que irá
archivado en la carpeta que se radicará en
la Asesoría Jurídica, y envía el original de
la Solicitud de CDP al (la) Subdirector (a)
de
Gestión
Corporativa
y
Control
Disciplinario para trámite y expedición de
CDP.
CDP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
07. El
(la)
Subdirector(a)
de
Gestión
Corporativa y Control Disciplinario remite el
CDP, una vez se haya expedido y firmado,
a la dependencia solicitante.
07. Remite el CDP, una vez se haya expedido y
firmado, a la dependencia solicitante.
JU-F25
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
08. El Asignado para Trámite en la
Dependencia
Solicitante,
solicita
y
recepciona los documentos del Arrendador.
08. Solicita y Recepciona los documentos del
Arrendador, verifica que estén completos
y sean los correctos teniendo en cuenta el
formato JU-F25 “Lista de Chequeo
Arrendamiento”.
Anexo Análisis del Sector
y Análisis de Riesgos JUF36
09. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora el Análisis
del Sector teniendo en cuenta el manual
para la elaboración de estudios del sector
diseñado por la Agencia Nacional de
Contratación Pública y publicado en el
portal www.colombiacompra.gov.co
El asignado para trámite en la
Dependencia Solicitante deberá determinar
los riesgos que afectan la contratación
diligenciando el Formato JU-F36 “Matriz de
Riesgos” y teniendo en cuenta el Manual
para la Identificación y Cobertura del
Riesgo en los Procesos de Contratación
diseñado por la Agencia Nacional de
Contratación Pública y publicado en el
portal www.colombiacompra.gov.co
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA DEPENDENCIA
SOLICITANTE
09. Elabora el Estudio de Sector y el Formato JU-F36
Matriz de Riesgos y tramita firma del Líder de
Proceso Solicitante.
A
De los anteriores documentos tramita firma
por parte del Líder de Proceso Solicitante.
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VERSION: 01
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DESCRIPCIÓN
A
10. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante elabora los
estudios previos por medio del formato JUF43 “Estudios previos para arrendamiento
de bienes inmuebles” y tramita firma por
parte del Líder de Proceso Solicitante.
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
10. Elabora los estudios previos por medio del
formato JU-F43 “Estudios previos para
arrendamiento de bienes inmuebles” y
tramita firma del Líder de Proceso
Solicitante.
JU-F25
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
11. Realiza el montaje de la carpeta (la
marca) con los registros de la etapa
precontractual debidamente foliados
teniendo en cuenta el formato JU-F25
“Lista de Chequeo Arrendamiento”.
11. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante realiza el montaje
de la carpeta (la marca) según lo
establecido en el formato JU-F25 “Lista de
Chequeo Arrendamiento”, teniendo en
cuenta incluir los registros enunciados en la
etapa precontractual debidamente foliados.
Nota: Se deben incluir los registros de la
etapa precontractual en la carpeta y
diligenciar el número de folios en el formato
JU-F25 “Lista de Chequeo Arrendamiento”;
para las columnas:
No. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
AD-F07
ASIGNADO PARA TRÁMITE EN LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
12. Entrega la carpeta al Asignado como
Auxiliar Administrativo de Jurídica,
adjuntando
el
formato
AD-F07
“Memorando” en el cual se hace la
solicitud de contratación.
12. El Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante entrega la carpeta
al Asignado como Auxiliar Administrativo de
Jurídica, adjuntando el formato AD-F07
“Memorando” en el cual se hace la solicitud
de contratación.
Nota: El envío de documentos debe ser por
medio del formato AD-F07 “Memorando”
con radicado en el Sistema Distrital de
Correspondencia (CORDIS).
A
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FLUJOGRAMA
A
13.
¿Documentos
completos y
foliados según
el formato
JU-F25?
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
DESCRIPCIÓN
ASIGNADO A
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
(JURIDICO)
No
CODIGO: JU-I14
14. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
SI: Ir a la actividad 15.
NO: Ir a la actividad 14.
14. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica devuelve la carpeta al Asignado
para Trámite en la Dependencia Solicitante.
Ir a la actividad 11.
Si
11
B
13. El Asignado a Auxiliar Administrativo de
Jurídica verifica si la documentación
entregada o radicada está completa y
foliada según el formato JU-F25 “Lista de
chequeo Arrendamiento”.
15. El (la) Asesor(a) Jurídico(a)
Abogado para realizar el trámite.
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
asigna
15. Asigna abogado para realizar el trámite.
D
ABOGADO(A) ASIGNADO (A)
16.
¿Documentos
completos,
vigentes según
formato JU-F25 y
con el lleno de
requisitos legales y
No
17. Devuelve
la
carpeta
al
Asignado
para
Trámite
en
la
Dependencia
Solicitante.
técnicos
mínimos?
16. El (La) Abogado (a) Asignado (a) verifica
que la documentación entregada o radicada
está vigente, completa según el formato
JU-F25 “Lista de chequeo Arrendamiento”,
así mismo debe verificar que los estudios y
documentos
previos
se
encuentren
ajustados a las exigencias técnicas y
legales correspondientes.
SI: Ir a la actividad 18.
NO: Ir a la actividad 17.
11
17. El (La) Abogado (a) Asignado (a) devuelve
la carpeta al Asignado para Trámite en la
Dependencia Solicitante. Ir a la actividad
11.
Si
C
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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
FLUJOGRAMA
C
18. Proyecta la minuta y el Formato JU-F13
“Acto Administrativo de Justificación de la
contratación directa” y la remite para
revisión del-a Asesor(a) Jurídico (a).
ASESOR(A) JURÍDICO(A)
19. ¿La
Minuta, el Acto
Administrativo y
los documentos
del Arrendador
se encuentran
correctos?
No
20. Devuelve minuta y
el
Acto
Administrativo
del
contrato
al-a
Abogado
(a)
Asignado (a) para
su correspondiente
ajuste.
Si
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
DESCRIPCIÓN
Minuta del
contrato
JU-F13
ABOGADO ASIGNADO
CODIGO: JU-I14
18
18. El (La) Abogado (a) proyecta la minuta del
contrato y el Formato JU-F13 “Acto
Administrativo de Justificación de la
contratación directa” y la remite al-a Asesor
(a) Jurídico (a) para su revisión.
19. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) verifica si la
minuta del contrato, el Acto Administrativo
de Justificación de la contratación directa y
los documentos del Arrendador están
correctos.
SI: Ir a la actividad 21.
NO: Ir a la actividad 20.
20. El (La) Asesor(a) Jurídico (a) devuelve la
minuta del contrato al-a Abogado (a)
Asignado (a) para su correspondiente
ajuste. Ir a la actividad 18.
21. El (La) Abogado (a) Asignado (a) remite
carpeta para firma del-a Director(a)
General.
ABOGADO (A) ASIGNADO (A)
21. Remite carpeta para firma de la minuta y del Acto
Administrativo por parte del-a Director(a) General.
Nota: Se deja registro en el Libro de
Correspondencia de la Dirección General.
22. El Área Jurídica una vez firmada la minuta
por el-a Director(a) General se comunica
con el Contratista para que proceda a
firmar la minuta.
ÁREA JURÍDICA
22. Tramita firma de la minuta con el
Contratista.
23. El Área Jurídica una vez firmada la minuta
por las partes, entrega copia de la misma al
Contratista
para
que
realice
los
correspondientes trámites de expedición de
la póliza (Si aplica) o solicita a la
Subdirección de Gestión de Corporativa y
Control Disciplinario la ampliación o
certificación de las pólizas de la entidad.
ÁREA JURÍDICA
23. Entrega copia de la minuta al Contratista y
solicita publicación en los portales de
contratación.
De otra parte solicita a la persona
encargada la publicación de la minuta en
los portales correspondiente.
D
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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
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FLUJOGRAMA
CODIGO: JU-I14
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
DESCRIPCIÓN
D
FI-F02
ABOGADO (A) ASIGNADO (A)
24. Diligencia debidamente el formato FI-F02
“Solicitud de registro presupuestal” y lo
envía al-a Subdirector(a) de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario para su
trámite.
24. El (La) Abogado (a) Asignado (a) diligencia
debidamente el formato FI-F02 “Solicitud de
registro presupuestal” y lo envía al-a
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para
su
correspondiente trámite.
E
CRP
SUBDIRECTOR(A) DE GESTIÓN
CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO
25. El (La) Subdirector(a) de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario remite el
CRP al Área Jurídica.
25. Remite CRP al Área Jurídica.
CRP
ÁREA JURÍDICA
26. El Área Jurídica recibe e incluye en la
carpeta
el
CRP
enviado
por
el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario.
26. Recibe el CRP enviado por el
Subdirector(a) de Gestión Corporativa y
Control Disciplinario y lo archiva en la
carpeta.
Póliza
JU-F14
ASIGNADO (A) DEL ÁREA
JURÍDICA (APROBACIÓN
O REVISIÓN DE PÓLIZA)
27. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica recibe
para Revisión de Póliza (Si aplica).
SI: Ir a la actividad 28.
27. ¿Se
requiere
póliza para el
contrato?
No
29
Si
28. Recibe del Contratista
la póliza del contrato (si
aplica),
tramita
la
aprobación de la póliza,
mediante el formato JUF14 “Aprobación de
póliza” o Recibe la
Póliza
de
la
Subdirección
de
Gestión Corporativa y
Control
Disciplinario
para revisión y remisión
al
Arrendador
y
posterior a ello archiva
los registros de la
carpeta.
F
10 de 12
NO: Ir a la actividad 29.
28. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica para
Aprobación de Póliza recibe del Contratista
la póliza del contrato (si aplica), tramita la
aprobación de la póliza teniendo en cuenta
el formato JU-F14 “Aprobación de Póliza” o
Recibe la Póliza de la Subdirección de
Gestión Corporativa y Control Disciplinario
para revisión y remisión al Arrendador.
Posteriormente archiva los registros en la
carpeta. Ir a la actividad 29.
INSTRUCTIVO
CONTRATACIÓN DIRECTA –
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
FLUJOGRAMA
JU-F25
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
FECHA: 24-02-2015
29. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica una
vez cuente con la carpeta completa
procede a foliar los documentos de la etapa
contractual y diligencia el formato JU-F25
“Lista de chequeo Arrendamiento” para las
columnas:
No. de folios con el que inicia el
documento.
Cantidad de folios que contiene el
documento.
29. Folia los registros de la etapa contractual
incluidos en la carpeta y diligencia formato
JU-F25 “Lista de chequeo Arrendamiento”,
etapa contractual y entrega la carpeta a la
persona encargada del archivo de la
asesoría jurídica.
34. Comunica vía correo electrónico la
designación del-a Supervisor (a) del
Contrato.
VERSION: 01
DESCRIPCIÓN
F
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
CODIGO: JU-I14
Posteriormente entrega la carpeta a la
persona encargada del archivo de la
asesoría jurídica.
Designación
como
supervisor del
contrato
30. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica
comunica vía correo electrónico la
designación del-a Supervisor (a) del
Contrato.
ASIGNADO (A) DEL ÁREA JURÍDICA
31. El (la) Asignado (a) del Área Jurídica
archiva la carpeta.
35. Archiva la carpeta.
SUPERVISOR (A) DEL CONTRATO
32. El-La Supervisor-a del Contrato realiza
seguimiento al contrato teniendo en cuenta
lo establecido en el Instructivo JU-M02
“Manual de Supervisión de Contratos”. Ir al
Fin.
36. Realiza seguimiento al contrato.
FIN
11 de 12
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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
DE BIENES INMUEBLES
CODIGO: JU-I14
VERSION: 01
FECHA: 24-02-2015
5. CONTROL DE REGISTROS
Código
JU-F25
N/A
FI-F01
N/A
JU-F43
Nombre
Responsable (*)
Ubicación
Lista
de
chequeo
Arrendamiento
Pantallazo Plan de
Compras
Solicitud
de
disponibilidad
presupuestal
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
Asesor(a)
Jurídico
CDP
Estudios previos para
arrendamiento
de
bienes inmuebles
N/A
Análisis del Sector
JU-F36
Matriz de Riesgos
AD-F07
JU-F13
N/A
JU-F14
N/A
FI-F02
N/A
Memorando (solicitud
de contratación)
“Acto
Administrativo
de Justificación de la
contratación directa”
Minuta del Contrato
Aprobación de póliza
Garantía Única
Solicitud de
presupuestal
CRP
registro
Tiempo de
Retención
Archivo Archivo
Gestión Central
Disposición
Final
2
18
Selección
2
18
Selección
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Asesor(a)
Jurídico
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
Archivo oficina
Jurídica
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
2
18
Selección
(*) Se deja claridad que la Responsabilidad señalada recae única y exclusivamente respecto del archivo y
custodia de los documentos más no de la elaboración con el lleno de los requisitos técnicos y jurídicos, ni de
la remisión y entrega de los mismos en los plazos que se señalen para el efecto en el Plan Anual de
Adquisiciones.
6. ANEXOS
Anexo 1. JU-F43 “Estudios previos para arrendamiento de bienes inmuebles”
Anexo 2. JU-F14 “Aprobación de póliza”
Anexo 3. JU-F25 “Lista de chequeo Arrendamientos”
Anexo 4. JU-F36 “Matriz de Riesgos”
Anexo 5. JU-F13 “Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa”
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