INFORME FINAL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y

CONTRALORÍA
DE
nerOouce
GENERAL
INFORME DE AUDITORIA
MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO-MINCITVIGENCIA 2014
CGR-CDSIFTCEDR 004
Junio de 2015
Carrera 8 No 15-80 Piso 8. Código Postal 111321 • PBX 647 7000
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CONTRALORÍA
Contralor General de la República
Edgardo José Maya Villazón
Vicecontralor (E)
José Antonio Soto Murgas
Contralor Delegado para el Sector
Julián Eduardo Polanía Polanía
Infraestructura Física y Telecomunicaciones,
Comercio Exterior y Desarrollo Regional
Director de Vigilancia Fiscal
Javier Ernesto Gutiérrez Oviedo
Coordinadora de Gestión
Luis Ignacio Barrera Cortes
Responsable de Auditoria
Alberto Ruiz Poveda
Equipo de auditores:
Luz Jeanneth Ayala Martinez
Daissy Duran Núñez
Rosa Mercedes Martínez Salazar
José David Barreta Nieto
Concepción Y. Rodríguez V.
María De Jesús Rodríguez Urbina
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CONTRALORÍA
TABLA DE CONTENIDO
1. DICTAMEN INTEGRAL
4
2. EVALUACION DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
9
2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
12
2.2 FENECIMIENTO DE CUENTA
12
2.3 RELACIÓN DE HALLAZGOS
13
2.4 PLAN DE MEJORAMIENTO
13
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
14
3.1 CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS
14
3.1.1 VICEMINISTERIO DE TURISMO
32
3.1.2 VICEMINISTERIO DE DESARROLLO
42
3.1.3 VICEMINISTERIO COMERCIO EXTERIOR
46
3.2 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
47
3.3 GESTIÓN PRESUPUESTAL.
48
3.4 CONTROL DE LEGALIDAD
52
3.4.1
Gestión Adquisición de bienes y servicios
52
3.4.2
Gestión de Defensa Judicial,
67
3.5 CONTROL FINANCIERO
67
3.6 EVALUACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO
73
ANEXOS
79
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ocsanAL DE i.A REF58(.1“
1. DICTAMEN INTEGRAL
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CONTRALORÍA
6.11E11.41. OE tA REPI/fILICA
Bogotá, D.C.,
Doctora
CECILIA ALVAREZ CORREA
MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
Calle 28 A No. 13A-15
Bogotá D.C.
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, MINCIT, a través de la evaluación de
los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia con que administró los recursos
puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o
procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de
2014 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el
año terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y
comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la
Contraloría General de la República.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, se evaluó el Sistema de
Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y analizada por la
Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la
preparación y correcta presentación de estos estados contables de conformidad
con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y demás
normatividad prescrita por la Contaduría General de la Nación.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta,
con fundamento en el concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la
administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre
la razonabílidad de los Estados Contables.
El representante legal del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, rindió la
cuenta anual de la vigencia fiscal 2014, dentro de los plazos previstos en la
Resolución Orgánica 7350 de 2013.
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CONTRALORÍA
OCNE11111- DE LA REPÓtitiCA
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas (NAGAC) compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría —
(NIA's) y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría
General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la
auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados
contables están libres de errores significativos. La auditoría incluye examinar,
sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en
los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la
entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada
implementación y funcionamiento del sistema de control interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional
del auditor, e incluyen la evaluación de los riesgos de errores significativos en los
estados contables y de la gestión y resultados de la entidad. En la evaluación del
riesgo, el auditor considera el control interno del MINCIT como relevante para
todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean
apropiados en las circunstancias. La auditoría también incluye, evaluar los
principios de contabilidad y las estimaciones contables significativas hechas por la
administración, así como evaluar la presentación general de los estados
contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para
expresar nuestro concepto y la opinión.
Durante el proceso auditor se presentaron limitaciones en la oportunidad, calidad
y consistencia de la información que incidieron en el trabajo realizado.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Entidad dentro del
desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y
se incorporaron en el infprme, lo que se consideró pertinente.
Alcance de la auditoría:
Control Financiero: La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas
selectivas de los grupos de Inversiones, Deudores y Propiedad Planta y Equipo
que representan el 80.0% del Activo Total y de los grupos de Cuentas por Pagar y
de Pasivos Estimados que representan el 94.1% del Total de Pasivo y Patrimonio.
También de la revisión de documentos que soportan la gestión financiera, la
presentación de los Estados Contables del Ministerio y el cumplimiento de las
disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del
Sistema de Control Interno Contable. Los estudios y análisis se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo.
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CONTRALOR
ÍA
AElleftAt- DE
REPÜ51./Col
Tabla No. 1 Selectiva Contable
CUENTA
Inversiones
Deudores
Propiedad Planta y Equipo
Total Activo
Cuentas por Pagar
Pasivos Estimados
Total Pasivo y Patrimonio
VALOR
1.420.399.8
215/12.2
34.040.8
2.085.866.9
128.421.0
1.052.732.4
2.085.866.9
Participación
68.1%
10.3%
1.6%
100.0%
10.2%
83.9%
100.0%
•
Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2014: el MINCIT ejecutó
ingresos por Recursos Propios por $69.001.1 millones, de los cuales los rubros
con mayor ejecución son el Impuesto al Turismo con el 78.5% y las rentas propias
generadas por ventas de información del Banco de Datos-Bacex, venta de
fotocopias, venta aplicativo ventanilla única de comercio exterior y registro
electrónico de comercio exterior (ACH) con el 21.5%. Los demás ingresos
provienen del Presupuesto de la Nación. El presupuesto de Gastos ascendió a
$622.440.8 millones, representado en Gastos de funcionamiento con el 68.7%,
principalmente en el rubro de Transferencias de capital de traslados a Bancoldex
por 871.860.0 millones, Fiducoldex S165.230.1 millones y Fondo Nacional de
Garantías S4.000.O millones.
Mientras los Gastos de Inversión representan el 31.3% del total del presupuesto
de gastos y su ejecución corresponde a compromisos de recursos para 7 otrosíes
de 3 convenios celebrados con Bancoldex por $38.376.8 millones y 4 otrosíes al
contrato de fiducia mercantil con Fiducoldex por $115.370.0 millones para el
Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Turismo FONTUR. El valor de los
otrosíes de los convenios y del contrato de fiducia equivalen al 80.1% del total de
los compromisos de inversión.
Contratación: De 423 contratos por $53.978.3 millones, se seleccionaron 11
contratos y/o convenios por $26.301 millones, equivalente al 48% respecto al total
de la contratación. Adicionalmente, a través de los informes de supervisión
generados en el seguimiento realizado por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo a la ejecución del contrato 137 — FONTUR, celebrado en el 2013, con
ocasión a la terminación de los contratos 88 y 89 de 2007.
Gestión de Defensa Judicial: La evaluación de la gestión de defensa judicial, se
realizó a partir del análisis de las actas del Comité de Conciliación
correspondientes a la vigencia auditada valorando las acciones de repetición y la
gestión de los apoderados. El Ministerio para el 2014, reporto 642 procesos
judiciales, de los cuales 27 fueron en contra; en esa vigencia se iniciaron 128 y
fueron terminados 152 procesos.
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CONTRALORÍA
Gestión: Se realizó la evaluación de Gestión del Ministerio a través de
actividades propuestas para el cumplimiento de los objetivos misionales
representados en sus planes operativos e indicativos, así como en los proyectos
de inversión y/o convenios adelantados en sus vicemínisterios y lo relacionado
con el seguimiento y control de los recursos de inversión; igualmente, en la
revisión de cumplimiento de las actividades desarrolladas por el área de control
interno del ministerio.
Tabla No.2
SELECTIVA PROYECTOS DE INVERSIÓN
2014
(Cifras en Millones $
PROYECTOS VICE 'TURISMO APROPtActoN'VIOEN
PARA. EL
PERIODO 2014 DE $116,370
APOYO PARA EL.. DISENO Y CONSTRUCCION DEL CENTRO DE
EVENTOS Y EXPOSICIONES DE BOGOTA
APOYO A LA PROmOCION Y COMPETITIVIDAD TURISTICA LEY 1101
DE 2006 ANIVEL NACIONAL
APOYO PARA EL DISENO CONSTRUCCION Y DOTACION DEL
CENTRO DE EVENTOS Y EXPOSICIONES PUERTA DE ORO EN
BARRANQUILLA DEPARTAMENTO DEL ATLANTICO
ASISTENCIA A LA PROMOCIÓN Y COMPETITIVIDAD TURISTICA A
NIVEL NACIONAL
. TOTAL
PROYECTO VICE OE$ARROLL.C1 EMPRESARIAL APRC>PIACIC>N
VIGENTE PARA EL PERIODO 2014 362,767
APOYO A LA POLITICA DE CONSOLIDACION DE LAS MICRO
PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS A NIVEL NACIONAL
APOYO A LA POLITICA DE FORMALIZACION EMPRESARIAL EN
COLOMBIA
APOYO TECNICO A LA POLITICA DE EMPRENDIMIENTO EN
COLOMBIA
IMPLEMENTACION DE UNA ESTRATEGIA PARA PROMOVER EL
CRECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS
EMPRESAS CON BASE EN EL APROVECHAMIENTO DEL MERCADO
NACIONAL
APOYO A LA TRANSFORMACION PRODUCTIVA DE SECTORES DE LA
ECONOMIA
PARA
INCREMENTAR
SU
PRODUCTIVIDAD
Y
COMPETITIVIDAD A NIVEL NACIONAL
APOYO A PROYECTOS DEL FONDO DE MODERNIZACIÓN E
INNOVACION
PARA
LAS
MICRO,
PEQUEÑAS
Y
MEDIANAS
EMPRESAS EN COLOMBIA
FORTALECIMIENTO A LA POLITICA DE GENERACIÓN DE INGRESOS
PARA GRUPOS DE ESPECIAL PROTECCION CONSTITUCIONAL A
NIVEL NACIONAL
IMPLE M ENTACION
DE
LA
POLi-ncA
DE
f,f .10L)L1C.-11V !DAC)
Y
COMPETITIVIDAD A TRAVÉS DE LAS COMISIONES REGIONALES DE
COMPETITIVIDAD A NIVEL NACIONAL
IMPLEMENTACIÓN
ACCIONES
OUE
CONTRIBUYAN
AL
DE
LA
MEJORAMIENTO
COMPETITIVIDAD.
EN
ASPECTOS
I HANSVERSALES, POR PAR I E DEL SECTOR PRODUCTIVO A NIVEL
NACIONAL
TOTAL
VALOR
MUmarRA.
$ 20.000
$ 40.070
$ 10.000
87
$ 30.000
e I 0'0.670
VALOR
MUESTRA
.14.
$ 1.450
$ 1.700
S 1.100
$ 7.000
$ 23.537
98
$ 8.300
S 12.700
$ 3.018
$ 2.712
$
6i.617
Fuente: Informes Presupuesto MinCIT 2013
Sistema de Control Interno: Se evaluaron los Macroproceso, procesos y/o
actividades seleccionadds de acuerdo con la Matriz de Riesgos.
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CONTRALORÍA
OE t.a
2. EVALUACION DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control
de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y el Sistema de Control Interno.
Con base en la evaluación, calificación y ponderación a los procesos misionales,
administrativos, presupuestales financieros, contables y legales seleccionados, la
Contraloría General de la República, conceptúa que la Gestión y Resultados, fue
Desfavorable, como consecuencia de una calificación de 51.43 de acuerdo con
la metodología prevista en la Guía de Auditoría:
Tabla No. 3
Matriz de Evaluación de Gestión v Resultados
MATRIZ DE EVALUACI&TDE GESTIÓN Y
RESULTADOS
PROMEDIO PESO %
CALIFICACIÓN
PONDERADA
CONTROL DE GESTIÓN
79.9
20
CONTROL DE RESULTADOS
75.0
30
16.0
22.5
CONTROL DE LEGALIDAD
75.7
10
7.5
CONTROL FINANCIERO
EVALUACIÓN DE LA CALIDAD Y EFICIENCIA
DEL CONTROL INTERNO
CALIFICACIÓN
FINAL
DE
GESTIÓN
PONDERADA
Fuente: Informes de Mincit
0.0
53.6
30 ,.
0.0
10
5.3
51,4
A continuación se describen algunos aspectos de los resultados de la auditoría
que sirvieron de base para la calificación:
* Control de Gestión: Con calificación ponderada de 16,0.
Por las deficiencias identificadas en los procesos de planeación, control y
seguimiento a los recursos invertidos en proyectos de infraestructura
desarrollados por los diferentes viceministerios y/o entidades a cargo, así como
por la debilidades encontradas en la construcción y soporte de indicadores de
gestión y cumplimiento de actividades adelantadas por la Entidad, y las
relacionadas con el sistema de control interno del mismo Ministerio.
• Control de Resultados: Con calificación ponderada de 22,5
Se destacan deficiencias aspectos que tienen que ver con el desempeño
oportuno de programas, proyectos, actividades, contratos y/o convenios en
cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo, debido a los cambios y
construcción de los indicadores; igualmente se detectaron debilidades en la
9
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CONTRALORÍA
hm,5a,ac».
O£LA
información del cumplimiento de las metas establecidas en términos de cantidad,
calidad, oportunidad, eficiencia y eficacia de los proyectos de inversión, lo que
ocasionan que la información presentada genere incertidumbre.
•
Control Legalidad: Con calificación ponderada de 7,5
Calificación con base en los resultados que se presentan en el presente informe
sobre cumplimiento de la normatividad aplicable al MINCIT en sus operaciones
financieras, económicas y administrativas.
Control Financiero: Con calificación ponderada de 0.0
Valoración por cuanto el dictamen de los estados contables vigencia 2014 fue
Negativo.
La Entidad registró legalización de recursos sin soportes idóneos por valor de
$458.071.0 millones, desconociendo las características cualitativas de la
información de Confiabilidad y Verificabilidad, subestimando el saldo de la cuenta
Recursos Entregados en Administración y sobreestimando a la vez la cuenta de
Gastos por el valor de dicha legalización.
Las cuentas del Grupo de Propiedad Planta y Equipo registran saldos de los
bienes muebles en servicio a 31 de diciembre de 2014 por $13.889.3 millones, sin
embargo, el inventario en detalle, (según oficio 1-2015-001152 del 4/02/2015), al
mismo corte, presenta un saldo de $17.300,0 millones, generando una diferencia
de $3.410.6 millones, lo que ocasiona subestimación en las cuentas de
Propiedad, Planta y Equipo y el patrimonio por el valor de la diferencia.
Los bienes muebles en bodega presentan saldo a 31 de diciembre de 2014 por
$6.211.5 millones y el inventario físico en detalle al mismo corte refleja un saldo
de $3.662,4 millones, generando una diferencia de $2,549.1 millones, lo que
ocasiona sobrestimación en la cuenta y en el Patrimonio por la diferencia
indicada.
La entidad presenta en los estados Financieros con corte a 31 de diciembre de
2014 un saldo de $533.437.0 millones por concepto de Provisión para
Contingencias Litigios, que equivalen al 55% del total de procesos en contra los
cuales suman $965.654.0 millones. Sin embargo, al comparar esta información
con la reportada por la oficina jurídica se observa una diferencia de $12.984
millones entre lo provisionado y lo estimado por la oficina jurídica, lo que
sobreestima el saldo de la cuenta Provisión para Contingencias y el gasto por la
diferencia señalada,
10
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CONTRALOR
ÍA
CENES,. De
FIEPÚRLICA
La cuenta 140172 Prima en contratos de Estabilidad Jurídica, se encuentra
subestimada en valor aproximado de $289.0 millones en razón a que el
incremento de la prima de estabilidad jurídica originado en los aumento de la
inversión en el contrato 05/2008, no se ha causado desde el año 2008 a 2014.
Generando a la vez una subestimación por la misma cuantía en los Ingresos de la
Entidad.
El saldo del contrato de prima de estabilidad jurídica con lsagen S.A. a 31 de
diciembre de 2014 es de $4.448. O millones, valor que difiere con el registrado por
lsagen S.A. en sus cuentas recíprocas por $4.998,3 millones, presentando una
diferencia de $550,3 millones, subestimando las cuentas Deudores Prima
Estabilidad Jurídica e Ingresos por la diferencia indicada.
Para la vigencia 2014 se identificaron Cuentas por Pagar por $12.096.6 millones,
correspondientes a compromisos adquiridos con recursos por inversión y
transferidos a convenios, presuntamente sin el cumplimiento de los requisitos
para ser constituidos como Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2014, toda
vez que no se evidenció y/o aportó por parte del MINCIT el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y lo establecido
en el artículo 67 de la Ley 1593 de 2012, subestimando la Reserva presupuestal y
sobreestimando las cuentas por pagar y los gastos de la vigencia 2014 en cuantía
de $12.096.6 millones.
Las Cuotas Partes por Cobrar presenta diferencia de 52.3 millones, entre el saldo
que registra el balance por $3.302,0 millones y los saldos registrados en el auxiliar
por tercero en Excel por $3.299.7 millones, lo que genera sobrestimación en la
cuenta y los ingresos por la diferencia indicada.
Al cruzar información de Edificaciones y Terrenos de propiedad de la Entidad
registrados en la contabilidad, con información reportada por el IGAC se observa
que en esta no se encuentran registrados bienes de los departamentos de
Atlántico, Bolívar, Guajira, Magdalena y Valle por valor de $202.561.3 millones,
subestimando las cuentas de Propiedad Planta y equipo y Valorizaciones en dicha
cuantía, afectando en igual proporción el Patrimonio de la Entidad.
Los recursos recibidos en Administración por el Converiio Interadministrativo de
Cooperación Técnica con el SENA, registra un saldo en el balance a 31 de
diciembre de 2014 por $10.151.9 millones. Sin embargo, en las cuentas
recíprocas del SENA (142402) refleja un saldo de $10.141.7 millones, generando
diferencia en la cuenta de $10.2 millones, sobrestimando la cuenta Efectivo por la
diferencia presentada.
11
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CONTRA ORÍA
DeNZDAL De :.sk HEA,11,1,4
Opinión de los Estados Contables.
En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos del capítulo Resultados de la
Auditoría, los Estados Contables del Ministerio de Comercio Industria y Turismo
no presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más
significativos, por el año terminado el 31 de diciembre de 2014 y los resultados del
ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las
normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la
Nación.
Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres
encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables ascienden
a $692.524.4 millones, valor que representa el 33.2% del activo total de la entidad
el cual asciende a $2.085.867 millones, razón por la cual se emite opinión
negativa sobre los estados contables de la vigencia 2014.
La opinión sobre los estados contables, para la anterior vigencia 2013 fue
Negativa, y para la vigencia auditada se mantiene Negativa.
•
Evaluación de la calidad y eficiencia del control interno contable
En la Evaluación del Control Interno Contable, se aplicó el cuestionario de la
metodología implementada por la Contraloría con una calificación de 1.9 la cual
lo ubica en el rango con deficiencias, debido a que algunos de los controles no
ofrecen un adecuado grado de confianza en el reconocimiento y revelación de las
operaciones y transacciones financieras y económicas.
2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Calificación ponderada de 5,36
El Sistema de Control interno de la entidad arrojó urg calificación ponderada de
1,928 conforme a los parámetros ele evaluación establecidos por la CGR, lo que
sitúa al Ministerio en el rango del Sistema dé, Control Interno "CON
DEFICIENCIAS" y participa en la matriz de gestión con',una calificación de 53,60
de acuerdo con la metodología establecida en la Guía de5Auditoría.
2.2 FENECIMIENTO DE CUENTA
Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la
Gestión y Resultados ponderada de 51,43 que corresponde a una gestión
"Desfavorable", la Contraloría General de la República No Fenece la cuenta de
la Entidad por la Vigencia fiscal correspondiente al año 2014.
12
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cgrepcontratoriagov.co • www.contratoria.gov.co e Bogotá, D. C., Colombia
CONTRALORÍA
etmennt oe
2.3 RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 55 hallazgos, de los
cuales cuatro (4) con incidencia fiscal en cuantía de $2.379.9 millones, 20 con
presunta incidencia disciplinaria y uno (1) con presunta incidencia penal, los
cuales se trasladaran a la instancia competente.
En desarrollo del proceso auditor se generó un beneficio de auditoría por valor de
$752.3 millones, como resultado de la evaluación del contrato de concesión del
Hotel el Isleño (San Andrés)
2.4 PLAN DE MEJORAMIENTO
La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que
permitan subsanar las deficiencias detectadas y comunicados durante el proceso
auditor, que se describen en el informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser presentado a la Contraloría General de la
República a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes — SIRECI dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la
Resolución Orgánica 7350 del 29 de noviembre de 2013 expedida por la
Contraloría General de la República, sin perjuicio de las acciones que se adopten
desde el momento en que la Entidad ha conocido de los hallazgos aquí
mencionados. Sobre dicho plan, la Contraloría General de la República no emitirá
pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que será evaluada la efectividad
de las acciones emprendidas por la entidad dentro del siguiente proceso auditor.
Bogotá, D. C.,
ila 2015
t
JULJÁDUAR
POLANÍA
Contralor Delegad Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones
Comercio Exterior y Desarrollo Regional
Aprobó: Javier Gutierrez— Director de Vigilancia Fiscal
Revisaron: Alberto Ruiz Poveda, Responsable de Auditoría; Luís Ignacio Barrera Cortes — Coordinador de Gestión
Comité Técnico No.24 del 23/06/15
TRD; 85111-077-162 Informe Final Auditoría.
13
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CONTRALORÍA
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS
Hallazgo 1. Estructura Organizacional
La estructura organizacional del Ministerio establecida mediante el Decreto 210
de 2003 no responde a la estructura funcional actual, si bien, determina los
objetivos y el organigrama del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y dicta
otras disposiciones, que han sido objeto de varias modificaciones, se genera
incertidumbre sobre cuál es la normativa que recoge todos los ajustes que defina
y unifique la organización del Ministerio.
Dentro de las modificaciones a la estructura organizacional, se encuentra que
mediante Decreto 2622 de 2013, se definen funciones para seis (6) oficinas en el
exteriorl, observándose que únicamente reportan Planes Operativos de dos (2) de
ellas2, hecho que genera incertidumbre respecto al inicio de operación de las
nuevas y del seguimiento a la gestión3 adelantada por estas Oficinas.
Sin desconocer la gestión adelantada por la administración, las Direcciones
Territoriales continúan siendo reportadas en la estructura organizacional del
MinCIT, a pesar de haber sido cerradas; en tanto que, Consejos Superiores y
Organismos Asesores como el "Comité de Asuntos Aduaneros, Arancelarios y de
Comercio Exterior - CAAA", así como el "Consejo Superior de Turismo", entre
otros4 vigentes, no aparecen dentro del Esquema Organizacional del Ministerio.
La administración ha contratado varios estudios de rediseño institucional,
adicional que en su respuesta manifiesta5 haber adelantado gestiones a partir de
2012, sin que a la fecha de la presente auditoría, se evidencie su implementación,
ni efectividad de la misma afectando la definición de su organización en atención
a los cambios institucionales surgidos a partir de su creación.
Creación de tres (3) oficinas adicionales a las que existían hasta la vigencia 2012
` Oficina Comercial en Bruselas-OCB y Oficina Comercial en Washington OCW
3 Tampoco se reportan en Informe de Gestión
4 Consejos Superiores y Organismos Asesores de la Administración, creados mediante Decreto 210 de 2003 y Ley 1558 de
2012
3 No anexan soportes que desvirtúen lo observado.
I
14
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CONTRALOR LA
DENERAL DE LA REPCJALICA
Hallazgo 2. Gestión Oficina de Control Interno. Administrativo.
Sin desconocer la gestión adelantada por la Oficina de Control Interno, se
continúan presentando debilidades, en lo relacionado con la coordinación de
sistemas de control de gestión administrativa, fomento de la cultura de
autocontrol, comunicación e interactuación al más alto nivel jerárquico6, lo que
afecta su función como oficina asesora', además de falta de la efectividad e
independencia para el apoyo a la alta dirección, orientada a una acertada toma de
decisiones que contribuyan a optimizar los resultados institucionales esperados.
Persisten las debilidades en el control y seguimiento a procesos contractuales,
jurídicos, financieros, planeación, entre otros8; así como a la ejecución de
recursos administrados por terceros9, los cuales, para 2014 representaron cerca
del 72% del Presupuesto del MinCIT, recursos que, no obstante contar con
supervisión por parte del Ministerio, este ejercicio se ve afectado por las
falencias19 determinadas durante las últimas vigencias y ratificadas en el presente
informe, sumado a la falta de utilidad de estos resultados como instrumento para
una efectiva toma de decisiones y de correctivos en pro del mejoramiento
continuo, situación que refleja la falta de coordinación y comunicación interna en
aras de optimizar las sinergias de control y monitoreo a nivel organizacional
(Dependencias - Órganos Asesores - Alta Dirección), afectando negativamente
los resultados de la gestión institucional.
Si bien la administración en su respuesta manifiesta haber adelantado
evaluaciones: "(...) a los procesos: de planeación, a través de los diferentes comités
trimestrales, verificando que los documentos que soportan los entregables cumplan su objetivo y
sean consistentes, y la evaluación anual de los planes operativos; en los financieros, se adelantan
seguimientos a través de los diferentes informes de austeridad del gasto", beneficiario final, cajas
menores, calidad y consistencia de los estados financieros; al proceso contractual, se han
realizado evaluaciones y auditorías a la gestión contractual (Informe OCI-2014-051); al proceso
jurídico, se adelantan los seguimientos a la gestión de litigios y demandas, información reportada a
la Agencia Nacional de la Defensa Jurídica del Estado; (...)", En el cuerpo del presente
informe se registran evidencias de las falencias de efectividad determinadas.
6
Ley 87 de 1993, Articulo 12 literal f)
esperados;
7
8
Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a nn que
se obtengan los resultados
Ausencia de esta Oficina en desarrollo del proceso auditor
Salvo en algunos casos, los resultados no son coherentes ni consistentes con los presentados por la CGR en sus
diferentes informes.
9 Transferencias de Capital, Convenios Interadministrativos, Proyectos de Inversión, Pátrimonios Autónomos, otros.
1.0
Seguimiento y monítoreo de forma integral: evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y
cumplimiento
11 Informes OCI-2014-002, OCI-2014-005, OCI-2014-006, OCI-2014-007, OCI-2014-013, OCI-2014-016, OCI-2014-018,
OCI-2014-022, OCI-2014-033, OCI-2014-034, OCI-2014-037, OCI-2014-039, OCI-2014-050, OCI-2015-002), entre otros.
(Respuesta MinCIT)
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CONTRALORÍA
Hallazgo 3. Informes Oficina de Control Interno. Administrativo.
Los resultados de algunas evaluaciones realizadas por la Oficina de Control
interno12 ratifican lo observado por este Órgano de Control, respecto de las
falencias de supervisión, seguimiento y monitoreo de forma integral (evaluaciones
técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y cumplimiento)13, adicional
a las debilidades de un adecuado manejo de la normatividad aplicable a la
Gestión Documental, situaciones que afectan los resultados de la gestión
administrativa y misionar del ministerio.
a) Informes de Austeridad del Gasto: La Oficina de Control Interno, durante cada
vigencia presenta Informes periódicos de Austeridad del Gasto, los cuales no
reportan análisis y estudios que contengan estadísticas de comportamiento de
los gastos realizados" por la administración y que den cuenta de un adecuado
cumplimiento de las normas de austeridad, hecho evidenciado en el caso de
los valores, reportados por concepto de telefonía celular que oscilan
mensualmente, entre los $10 y $128.215 millones, situación que genera
incertidumbre sobre el control que se ejerce al consumo de este tipo de
servicios, así como del cumplimiento de las normas que regulan los mismos.
La entidad manifiesta: "(.. .) No obstante lo anterior, en informes próximos se considerara
el estudio estadístico con el fin de presentar análisis comparativos. (...)", razón por la cual la
observación se mantiene.
b) Información sobre Proyectos de Inversión: En el ítem identificado como
"Proyectos de Inversión", se reporta un solo proyecto que ya no existe dentro
del presupuesto del ministerio desde la vigencia 2012, con este nombre
"Capacitación y Conformación del Equipo Negociador", hecho que reporta
falencias de información y conocimiento real de los proyectos ejecutados por
la administración, así como del objetivo y retroalimentación en pro del
mejoramiento continuo de los procesos administrativos, a la par que las
evaluaciones realizadas por la oficina de control interno como oficina asesora
al más alto nivel de la organización.
c) Seguimiento Planes Institucionales: La Oficina de Control Interno publica como
seguimiento a Planes Institucionales, el seguimiento a los Planes de
Proyecto Parque Temático Flora y Fauna de Pereira y al Fondo Fílmico, a través de la revisión a la contratación suscrita
en la vigencia 2014.
15 Sin auditar la entidades a las que se les viene trasladando importantes recursos del Estado desde hace varias vigencias.
BANCOLDEX, FIDUCOLDEX, PROEXPORT-PROCOLOMBIA.
14 Ítems incluidos en estos informes (Gastos Generales, Viáticos, otros)
15 Informe Análisis de Racionalización del Gasto del mes de Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de 2013 -(00 —
2— 2014,
OCI —5-- 2014, OCI —6— 2014, OCI —07— 2014, Elaborados en enero de 2014.
12
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CONTRALORÍA
~4/7.1,1.
DE LA rxertíttucn
Mejoramiento de la Contraloría General de la República, hecho que genera
incertidumbre sobre el seguimiento a los demás planes con que cuenta el
Ministerio, a saber: Planes de Mejoramiento como resultado de las propias
evaluaciones de la Oficina de Control Interno, Planes Operativos de las
diferentes dependencias y Planes Estratégicos, entre otros.
Si bien, la administración responde: "(...) en ningún momento obliga a publicar los
planes de mejoramiento resultados de las evaluaciones propias de la Oficina de Control
Interno, ya que estos una vez recibidos por el área evaluada, se archivan en las carpetas y se
registran en el aplicativo implementado para ello, con el fin de realizar el seguimiento
respectivo, (...)", se evidencio que, algunos de los mencionados aplicativos no
contienen la información concerniente a cada uno y/o se encuentra
desactualizada.18
d) Seguimiento a los Planes de Mejoramiento17 como resultado de evaluaciones
realizadas por este Órgano de Control, se registran hallazgos sin definición de
acciones de mejora, la Oficina de Control Interno, en su informe emite un
concepto favorable de cumplimiento, sin que se mencione dentro del mismo
documento18, la falta de compromiso de las áreas que no presentaron
propuestas para la eliminación de las causas que dieron lugar a los
pronunciamientos de la CGR.
Si bien la entidad manifiesta en su respuesta: "(...) esta Oficina convocó y coordinó
más de 17 mesas de trabajo con los diferentes responsables de la Alta Dirección (Ver
anexol.Mesas de trabajo19 ) con el fin de analizar los hallazgos y definir las acciones de
mejoramiento correspondientes, prestando asesoría y acompañamiento, enfatizando en la
pertinencia e importancia de formular dichas acciones, (Ver anexo 1 correos). (,..)", no
queda así registrado en sus informes, así como tampoco se hace mención a
los compromisos de la Auditoría a Política Pública 2013.
Hallazgo 4. Gestión Oficina de Control Interno Disciplinario. Administrativo.
La Oficina de Control Interno Disciplinario presenta debilidades de gestión en el
seguimiento a los hallazgos disciplinarios trasladados por la CGR, mediante los
informes de auditoría a las vigencias 2010 a 2013, hecho que genera
incertidumbre sobre la celeridad y oportunidad en el cumplimiento de las
funciones encomendadas, inobservando las prácticas de buen gobierno, lo que
afecta una adecuada gestión en términos eficiencia de la función pública.
16 Aplicativos de Evaluación, Monitoreo y Seguimiento de la Gestión Institucional.
'l 'Auditorio a la Vigencia 2013 y Auditoría a Política Pública 2013
"La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado.
19 Documento no allegado.
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CONTRALOR ÍA
V "Archivo Definitivo", Aunado a lo anterior, los procesos que surtieron sus
trámites, se registran en estado de "Archivo Definitivo", concepto emitido por la
Secretaria General como cabeza de esta Oficina, evidenciando falta de
coherencia con los pronunciamientos realizados por el ente de control2°,
generando riesgos de pérdida de credibilidad y confiabilidad en los
organismos21 e instancias delegadas para aplicar sanciones y correctivos en
cumplimientos de la normas que regulan la administración pública,
v" Procedimiento ISOLUCION el procedimiento22 definido para los procesos
administrativos disciplinarios, reportados en el Sistema Integrado de Gestión
"ISOLUCIÓN", presenta deficiencias en algunos de los responsables de
actividades, como es el caso de las actividades Nos. 4 y 7, que indica que el
responsable será el "coordinador de talento humano", cargo que no pertenece
a esta oficina ni se encuentra vinculado al procedimiento, lo que ratifica lo
observado respecto de las debilidades de información que reporta este
aplicativo que afecta la confiabilidad y optimización de la utilidad de la
herramienta".
La entidad manifiesta "(..) del procedimiento Acciones Disciplinarias TH-PR- 010,
donde se relacionaba como responsable al "coordinador de talento humano', se tiene que fue
un error de trascripción, error que ya tuvo su acción de mejora y fue corregido, como se
verifica en la versión 7 del procedimiento, vigente a partir del 02 de junio de 2015 y que se
encuentra en ISOLUClON., (.)" siendo aceptada por la Entidad.
Hallazgo No. 5. Oficina Asesora de Planeación- Administrativo.
Se determinan debilidades en el efectivo y eficaz acompañamiento, coordinación
y asesoría24 de la Oficina de Planeación con las diferentes dependencias del
Ministerio, relacionadas con: elaboración de los procedimientos, procesos de
planeación y programación de los planes, programas y proyectos institucionales,
diseño de indicadores en general, atendiendo la segregación de funciones y
responsabilidades en cada una de las áreas que hacen parte del Ministerio,
afectando la óptima coordinación de trabajo en equipo que garantice la obtención
de una gestión de resultados efectivos, hecho que genera debilidades en la
finalidad institucional de racionalizar la gestión y recursos del Ministerio, Las
evidencias se encuentran detalladas en el cuerpo del presente informe.
Código de Buen Gobierno MinCIT — Numerales 2 y 3 Capitulo Segundo — Título II -Políticas de Relación con los
Órganos de Control Externos
21 Ibídem. Numeral 4. Capitulo Primero Titulan'
22 CÓDIGO TH-PR-010 Versión 6 Vigente a partir de 17/Sep./2014
23 La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado
24 Para que el Ministerio pueda cumplir en debida forma lo establecido Decreto 210 de 2003- numerales 5°, 7° y 8°.
20
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CONTRALO„RíA
64'N ERAL. Dc t~ Re
Hallazgo No. 6. Becas Cooperación Internacional. Administrativo.
La CGR, evidenció que las becas relacionadas con el sector comercio, industria y
Turismo para la vigencia 2013, el 83.3% fueron dadas para funcionarios del nivel
Directivo, Asesor y profesional Especializado; en tanto que, para profesional
universitario se adjudicó un porcentaje de 16.7%. Para la vigencia 2014, si bien
aumento la relación a profesionales universitarios, continua siendo bajo en
comparación con el nivel Asesor y Directivo, con un 37% versus un 63%.
TABLA 4. Distribución
ENTIDAD
MINISTERIO
BANCOLDEX
PROCOLOMBIA
2013
FUNCIONARIO
Unidad
%
Profesional
i
16,7
Asesor y Directivo
5
83,3
Subtotal
6
100
Profesional
4
36
Asesor y Directivo
7
64
Subtotal I
11
100
Profesional
l
1
33
Asesor y Directivo
2
67
Subtotal
3
100
. . ..
u n e. na !sis Equipo Auditor
- --- ---- - - 25
2014
Unidad
%
37
11
19
63
30
100
3
21
11
79
14
100
1
10
9
90
10
100
TOTAL
12
24
36
7
18
25
2
11
La Entidad manifiesta que: "(...) Una de las razones que limita la participación de
funcionarios y que podría incidir en la tendencia mencionada por la Contraloría, está relacionada
con que la mayoría de las becas tiene como requisito indispensable el dominio del idioma inglés y
exigen certificados que así lo demuestren (...)"; sin embargo llama la atención de la CGR,
que para el año 2014, de los 47 cursos destinados para el MCIT, 27 fueron en Español y
se aceptaron a 12 funcionarios.
De otra parte, los beneficiarios de estas becas, tienen deberes consignados en el
numeral 4,5, del manual, en donde se menciona: "El beneficiario deberá multiplicar el
conocimiento adquirido a los funcionarios del Ministerio o en su defecto a los funcionarios de la
entidad a la cual pertenece..."; sin embargo, una vez consultada la base de los
funcionarios que se presentan a las becas y comparada con la información
suministrada inicialmente, como lo recomienda en su respuesta la Entidad, se
evidencio que no se encuentran publicadas las presentaciones, las cuales deben
ser entregadas a la OAPS dentro de los quince días después de finalizada la
comisión.
25
Respuesta a AMINC-0028, mediante oficio 2-.2015-006491, de mayo 14 de 2015 (CD).
19
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CONTRALORÍA
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1. Vea,psenda. Coliverlill.pgra has Américas: It Siste~titaterat de Ct./me:Cid y tos Acuerdas decomercio era
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Hallazgo 7. Indicadores — Planes indicativos. Administrativo.
El sistema de indicadores del ministerio cuenta con varias bases de datos26, lo
que refleja falta de unidad de criterios en diseño, implementacion y aplicación de
indicadores a nivel institucional, para medir la gestión institucional en términos de
efectividad, eficiencia, eficacia, economía, se determinan falencias de coherencia
y consistencia de una herramienta gerencia( que organice y oriente
estratégicamente las acciones de la entidad y de sus entidades adscritas y
vinculadas, afectando la confiabilidad de los resultados reportados e impactos
generados en desarrollo de las políticas públicas en cabeza de esta cartera.
Para vigencia 2014, los indicadores reportados dentro de los Planes Operativos,
no se encuentran dentro del Plan Indicativo Institucional; como es caso de:
28
El MinCIT cuenta con las siguientes bases de datos de indicadores:
,1 En cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo -PND, se diseñan los indicadores de SINERGIA✓
✓
✓
Sistema de Seguimiento de Metas del Gobierno,
Existen indicadores de los procesos incluidos en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad los cuales responden a
indicadores de los procesos dentro del aplicativo ISOLUCION.
Plan Indicativo que contiene indicadores que aplican para el cumplimiento de Planes Estrategicos Sectoriales y Planes
Operativos Institucionales.
Adicionalmente, dentro los Planes Operativos, cada dependcia diseña más indicadores, que no se encuentran dentro
de los ya mencionados.
20
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CONTRALORÍA
✓ Los Planes Operativos del Viceminsiterio de Turismo contienen indicadores de
productos por proyectos, de una parte se convierten en documentos
inmanejables con información contradictoria; adicional a que según la
adminsitracion, para la vigencia en mención el ministerio ya no tenia a su
cargo la ejecucion fisíca de proyectos, debido a que esta actividad fue
asignada al Patrimonio autonomo FONTUR, con la entrega de la totalidad de
recursos por concepto de inversión.
✓ Los Planes Opertivos del Viceminsiterio de Desarrollo, reportan indicadores
tales como: Cumplimiento de informes entregados, cumplimiento de eventos
ralizados, cumplimiento de actividades programadas, número de talleres
realizados, cumplimiento de los procesos contractuales adjudicados,
cumplimiento de lo obligado en los proyecto, entre otros, los cuales no se
encuentran incluidos dentro del Plan Indicativo institucional.
✓ Igual situacion se presenta con los Planes Operativos del Viceminsiterio de
Comercio Exterior, cumplimiento de entrega de informes y documentos,
cumplimiento de capacitaciones realizadas, seminarios, eventos, entre otros.
✓ Carencia de indicadores de impacto, indicadores sin resultado de monitoreo,
deficiencias en la calidad de la informacion registrada en los mismos.
Como se ha observado en repetidas oportunidades, por parte de este Organo de
Control, la generalidad de los indicadores diseñados y aplicados por el Ministerio,
no responden cabalmente a las caracteristicas27 mínimas como son la de de ser
prácticos28 explícitos29, Sensibles30, ente otros, lo que impide realizar un
seguimiento efectivo y eficaz de la gestion institucional con miras a medir
comportamientos, resultados e ímpactos31.
Hallazgo No. 8. Indicadores SINERGIA. Administrativo,
Conociendo que "(...) Sinergia es el Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la
Gestión Pública, a través del cual el Gobierno central, en cabeza del Departamento Nacional de
Planeación, lleva a cabo la evaluación y el seguimiento de los resultados e impacto de sus
principales políticas, programas y proyectos de inversión. Este sistema aporta un conjunto de
instrumentos de gerencia con los cuales se busca lograr una asignación más eficiente y
transparente de los recursos públicos, mejorar la eficacia de las políticas, programas e
http://portal.dafp.gov.co/portal/p1s/portal/formularios.retrive_publicaciones?no=1595
Que faciliten su recoleccion y procesamiento
29 Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas
38 Reflejar el cambio de la variable en el tiempo
31 Lo manifestadopor la entidad ratifica lo observado.
27
28
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oa
R.PúattcA
(511,,,L
instituciones del Estado, propiciar una cultura de gestión orientada a resultados; y establecer un
marco adecuado de rendición de cuentas que active el control social de la ciudadanía (...)"32
Se estableció que los indicadores del sector Comercio, Industria y Turismo
reportados en el Sistema Sinergia a diembre 31 de 2014, en algunos casos,
presentan falencias de claridad, actualizacion y de coherencia con los indicadores
y actividades misionales e institucionales39, lo que genera falencias en el
suminsitro de información oportuna, util y veraz, debilitando su utilización como
herramienta para medir de manera oportuna y apropiada los resultados de la
gestión pública y mejorar la efectividad en la formulacion y ejecucion de política
pública.
a) Dentro de los indicadores definidos en los Planes Operativos34 del ministero,
no se encuentra información de actividades que propendan por el
cumplimiento de algunos de los indicadores publicados en SINERGIA,
generando incertidumbre la fuente origen real de las cifras reportadas, como
gestión del Sector. Esta situación genera incertidumbre sobre la adecuada
planeación en el establecimiento de metas para el cuatrienio, en atención a los
recursos asignados para estos fines.
b) Programa de Transformación Productiva- Número de Sectores Incubados,
última actualización 2012, presenta avance del 100% del cuatrienio, sin
gestión 2013-2014. Sin emabrgo, la Ficha Tecnica del programa reporta que
los Resultados Esperados son: 20 sectores vinculados al PTP., en Llinea Base
se manifiesa que se cuenta con 12 sectores vinculados al PTP, razon por la
cual llama la atención el reporte de cumplimiento del 100%.
https://sinergia.dnp.gov.co/Sinergia/Archivos/010d3afe-24bf-409e-8b43-9e0b059a82fd/DNP-SISMEG-11Manual9¿20de%20Usuario.pdf
33 Pian Indicativo, Planes Operativos, Indicadores ISOLUCION.
34 Turismo, Desarrollo Empresarial, Comercio Exterior.
12
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OENCSRA,
ott
fat,rúrlucr,
Imagen No.2 Indicadores SINERGIA PTP
Funcionario responsable
Nombre: Itryloslia Vena
Cargo: Jefe kna tk p1a í i 9(toriej
Teléfono: 1176 151'
Correo e !airó nko: frigsinginínmerciopao
DescripcIn del programa
El TTP pliorizer/claes pm los cissI5 se críe:tenlos esfins /lbs y pdy I, con el fin& (rix / («Afeiten en /k-iorl de clase Ardial
dente la iqlerztáldtpiges de nodo Inseth en irlatls
watwejz: i) dessrrolb upitaliVira; ii)1141M1 y rIvIeln;
1)111r:cimiento 114 irástrie; iy) ladrido
Estrategia
»bre:toa pera reales se orienten d
coo el fin de le se («Irán en pedem de clase luda(
Y
imOntecil plus de neodo Ludan iriciels egtpás aleto e/: i) lodo ospftel Ira; lardo yregkién:
iii)fortaledeldo de le itália; iy)dreetón
- Estado Actual
,r Se presenta falta de claridad en la informacion reportada, dado que de una
parte, en la ficha del indicador se registra que la meta es incubar 8 sectores al
terminar el 2012; en la informacion historica del avance del indicador en EneDic 2011 se reporta (4) como meta y el resultado es (4), para Ene-Dic 2012
Meta (8) y el resultado es (8) ; además, para la vigencia 2010 se presentó un
resultado de (4), así las cosas el acumulado total para el 2012 sería (16) y no
(8). Adicional a que siendo una proyeccion' para el cuatrienio, se progrrnan
metas sólo para dos vigencias35.
Lo manifestado por la entidad no desvirtúa lo observado por el contrario, genera mayor confusión. Son resultados
registrados en documento público cuya información es responsabilidad de la administración.
35
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Imagen No. 3. Comportamiento Indicador SINERGIA PTP
% Avanm
Linea de base 2010-20:14
0,00
Ago-DK 2010
4,00
Ene-Dic 2011
4,110
4,00
100,0G
Er.e-Dic 2012
6,30
5,00
100,00
Ene-LIc 21113
0,00
8,00
103,00
2114
9,n0
2310-2014
8110
Fecha de actualización: 002/2013 I Fecha de corte: 31/12/2012
CO thilt)ftainie oto iieriadico del indicridor
Documentos asociados
+ Mis información
Avance cualitathm Durante 2012 participaron en el procesos de incubación sectorial los siguientes sectores: alimentos <>Toditos, foredet.agua,- tinteuniogia. Este
proceso tuvo una dwadón rse 1 erro desasmllanrio material itborreativo para cada uno de los sectores y le presentación de un informe final con las condosionen de cada
prwess. Con esto, damos por ten-amada la mata del coa-tricoto, dado nue en 2011 se vi nadaron los 4 sectores aditionoles,
Fecha de actnafizadón: 05/0212513 j Fecha de corte: 31/1212012
.
+ Histórico avance cuatstatáva
Ficha técnka del indicador
Descripción
........
..
,
El indicador mide los SeCtefeS dele economía atendidos en la fase de incubación del programa
i
, Unidad de Medida:
, Sectores
1
Tipo de indicador:
I Proceso
1
Acintmlacióni
iCapeddad
Pwedieldad:
1-5emestral
- --1
100
linee de base:
I
_Fórmula de eáltido:
1-Núnero de sectores en proceso r.W2P.athadon en el pregawa
. ._
I/
Sexiedisponible:
1CD
1
Observaciones:
! La socia es incitar 8 sectores al t'emular el 2012
fecha de Creac554e;
21/07/201/
-
—
Se reportan indicadores con reducido nivel de avance del cuatrienio como es
el caso de Playas Certificadas (59%), Valor de exportaciones de las
exportaciones de los sectores de bienes del PTP (US$ Mili) (59%) . Valor de
las exportaciones del PTP (US$ mili) (67%), Posicion de Colombia en el
informe Doing Business del BM (59%), Posición del indice de competitividad
global WEF (25%), Nuevos TLC Negociados (44%), Porcentaje de Crecimiento
del IED (-8%), Exportaciones no primarias (79%), Porcenaje de crecimiento de
las exportaciones totales (-89%), Porcentaje de crecimiento de exportciones
de bienes no primarios (-183%), Porcentaje de crecimiento de exportaciones
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rIptía,1.E11E,flAt. IDE lA
c0.
de bienes no mineros ni energeticos (0%), Porcentaje de crecimiento de
exportaciones de servicios (13%), Desembolsos para la formalizacion de
Mipypes estándar con redescuento (32%),
✓ En tanto que los indicadores que miden el "Fomento de fuentes alternativas de
financiación para las nuevas empresas por oportunidad", reportan avances del
cuatrienio superiores al 100%, presentandose casos en los que llegaron al
187%, situación no coherente con una adecuada planeación y programación,
como tampoco de los resultados presentados en los demás indicadores que
participan como consecuencia de éstos.
✓ Igual situación se da con los resultados de los indicádores de exportaciones,
frente al representativo monto de los recursos invertidos para la promoción e
internacionalizacion de la economia.
Hallazgo 9. Fichas BPIN EBI36 . Administrativo.
Para la adecuada programación y ejecución de la inversión pública, el Estado
cuenta con el Banco de Programas y Proyectos de Inversión-BPIN. Las fichas
BPIN "responden a herramientas de gerencia de la inversión pública, que consolidan la
información sobre programas y proyectos viables técnica, financiera económica, social, ambiental
e institucionalmente durante todo el ciclo de vida desde el diagnóstico de necesidades, problemas
y oportunidades en situaciones actuales hasta la evaluación de impactos y resultados en la
situación futura deseada, pasando por la identificación, preparación, formulación, evaluación
ex.ante 2, ejecución, operación, control, seguimiento, monítoreo, cierre y liquidación. También sirve
a los ejercicios de evaluación ex.post, Integrar los programas y proyectos con las políticas de
desarrollo, en el marco de los procesos de planeación económica y social?'"
Teniendo en cuenta que las fichas BRIN, se constituyen en fuentes de información
de proyectos de inversión pública nacional, se estableció:
a) Falencias en su contenido, dado que se registran únicamente los
recursos de los Proyectos de Inversión en los que participa el Ministerio,
mediante el apoyo financiero, afectando su utilidad como unidad de
consolidación de la información sobre inversión pública nacional,
departamental, distrítal y municipal, independientemente de la fuente de
financiación, organismo ejecutor o localización del programa, proyecto o
actividades.
Departamento Nacional de Planeación Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional- Bpin
httos://www.dnp.gov.co/programas/inyersiones-y-finanzas-publicas/Paginas/inversiones-y-finanzas- •%C3%BAblicas.as • x
Inversiones y Finanzas Públicas
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pgr(cDcontraloriagoy.co • www.contraloria.00v.co • Bogotá, D. C., Colombia
CONTRALOR ÍA
Llama la atención, que no obstante, estos documentos contar con los espacios
respectivos para diligenciar los recursos aportados por diferentes fuentes de
financiación para desarrollar los proyectos, únicamente registran los recursos
entregados y por entregar por parte del por el MinCIT, hecho que no es
coherente con el objetivo del Banco de Programas y Proyectos de InversiónBPIN38, situación que refleja falencias de registro y de una información veraz y
confiable sobre los resultados de la inversión pública, reportada en estos
instrumentos de consulta pública, con lo cual se afecta su objetivo primordial
de servir como herramienta gerencia' para una adecuada toma de decisiones,
que facilite el logro de objetivos de política, mediante la definición de
programas y proyectos como conjuntos coherentes de acciones realizables,
fínanciables, específicas y ubicadas espacial y temporalmente.
b.) Debilidades y falta de coherencia y consistencia de la información
reportada en las diferentes fuentes39 versus ficha BPIN, respecto de los
recursos aprobados, comprometidos, pagados y los efectivamente
ejecutados40. Se presenta incertidumbre sobre el horizonte de cada proyecto,
algunos de los cuales con más de diez (10) años de iniciados, existencia de
casos en los que se evidencia intermitencia en la asignación de recursos en el
transcurso de proyección, situaciones que no permiten tener certeza de los
recursos entregados y por entregar, afectando la medición de los resultados e
impactos generados, así como la planeación y programación de recursos para
el cubrimiento de sectores que posiblemente se encuentren rezagados.
Hallazgo 10. Planes Operativos — Disciplinario.
Evaluados selectivamente los Planes Operativos de la entidad" se observan
debilidades en su construcción, no en todos los casos se diligencian los campos
definidos en el formato diseñado para los mismos, ninguno reporta acciones que
apunten al cumplimiento de un "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". Se
registran actividades cuya ejecución no depende directamente de cada
dependencia, corno es el caso de los Proyectos de Inversión que son ejecutados
Ibídem
Ejecución Presupuestal del Ministerio (2010-2014), Informes Supervisión, Informes Operadores de los Proyectos
48 Situación presentada en los Proyectos de Parque Temático de Pereira, Centro de Convenciones de Barraquilla, Centro
de Convenciones de Bogotá, entre otros.
41 Procedimiento CODIGO: PE-PR-014, para elaboración de los Plan Operativos de las dependencias, se formulan con
base en
* Planeación Estratégica Sectorial
* Proyectos de Inversión
* Metas Sinergia-seguimiento
* Seguimiento Conpes,
* Plan de Gestión Ambiental
* Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,
* Otros proyectos que generen valor agregado
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CONTRALORÍA
CleNERA,nE
,RE,56LICA
por terceros que adminsitran los recursos, (Bancoldex, Fiducoldex, FONTUR,
Otros), se realizan innumerables cambios de metas, lo que refleja debilidades de
una adecuada planeación y programación de las actividades en atención a las
funciones encomendadas a cada dependencia del Ministerio, situación que afecta
los resultados presentados por concepto de la gestión administrativa.
Algunos de los soportes documentales no responden a los entregables
relacionados para cada actividad. En general, no se siguen los principios
generales42, de la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, así como en el "Manual
Metodológico para la Presentación de Proyectos del Departamento Nacional de
Planeación43 — DNP, situación que no permite tener conocimiento del
cumplimiento y los valores reales utilizados en la ejecución de los programas y
actividades de las dependencias.
La anterior observación es reiterativa, puesto que estas actuaciones se han
identificado en vigencias anteriores y pese a que en su momento la Entidad
manifestó que quedo un compromiso relacionado con el tema en mención, en el
Plan de Mejoramiento (vigencia 2014), en donde el Ministerio se compromete a
revisar y ajustar los formatos. Sin embargo, al verificar la actuación relacionada
con el tema, se observa que la entidad no realizó acciones de mejora,
inobservando lo establecido en el artículo 27 Capítulo Cuarto Ley 734 de 2002, en
la Resolución No.7350 de 201344 de la Contraloría Genbra.1 de la República, así
como lo estipulado en su Código de Buen Gobierno45, en el sentido de velar por
que se cumplan las acciones de mejoramiento.
Hallazgo 11. Plan Operativo Viceministerio de Turismo. Administrativo.
Se evidenció debilidades en el cumplimiento de las metas propuestas en el Plan
Operativo del Despacho, por cuanto una vez revisados los documentos soportes
del cumplimiento, estos no permiten determinar y conocer con exactitud si las
acciones se cumplieron a cabalidad, toda vez que los entregables en algunos
casos no soportaban la acción, es el caso del "Programa 3. Conectividad Terrestre" cuyo
entregable propuesto fue "Apoyar los proyectos de señalización turística peatonal que sean
presentados al VT por parte de las entidades territoriales. Informes trimestrales" y anexa COMO
soporte de cumplimiento de la actividad los contratos de los estudios y diseños,
pero no los informes que den fe del apoyo y/o acompañamiento de ese despacho
a los proyectos de conectividad terrestre.
Artículo 6° Capítulo VI; Artículos 30 numeral (K)42 y 26 de la ley 152 de 1994.
Octubre de 1996, numeral 4.1 programación físico- financiero.
44 Capítulo V artículo 9o.
45 Código Ética MINCIT Título II Capitulo Segundo NUMERALES 2 Y 3
42
43
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Carrera 8 No 15-80 Piso 8* Código Postal 111321 • PBX 647 7000
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oa:fitaKAL
La anterior situación se repite en varias actividades propuestas y sumado a lo
anterior está el hecho de que la meta de algunos indicadores fue modificada pero
no se especifica en que cantidad y/o valor, hecho que genera incertidumbre sobre
su utilidad como documento que contenga actividades, metas y compromisos, que
permitan su correspondiente seguimiento y registro de logros en atención a las
funciones asignadas que afectan su Utilidad como herramienta gerencial.
La Entidad en su respuesta manifiesta que "(...) se adjunta documentos denominados
informe de avance )": sin embargo, el documento suministrado en su respuesta al equipo
auditor, responde al nombre de "REFORMA ESTRUCTURAL ARANCELARIA",
documento de Comercio Exterior (2010), que no guarda relación con la observación de la
CGIR.
Hallazgo 12. Plan Operativo Viceministerio Desarrollo Empresarial.
Administrativo.
Se evidencian falencias de construcción y seguimiento al Plan Operativo del
Despacho, no cuenta con toda la informacion ajustada al formato, no reporta
compromisos alineados con la Planeación Estratégica Sectorial; bajo el item
Proyectos de Inversión no se registra información relevante en todos los campos:
(Objetivo PND, Estrategia,Programa ni metas para el 01). Proponen acciones
unicamente para el Consejo Técnico de la Contaduria Publica, registrando como
responsable a su presidente; en el item "Otros Proyectos" registran un
entregable que como soporte, responde al Plan Estrategico Sectorial "Seguimiento
Comité Consolidación de la Politica Industrial Moderna". El cual contiene 7 estrategias con
32 programas de los cuales no allegaron soportes46; falta de coherencia entre lo
presentado como Proyectos de Inversion y las funciones misionales del
Viceministerio.
Con lo anterior se observa que este documento no responde a un instrumento que
contenga actividades, metas y compromisos, que permitan su correspondiente
seguimiento y registro de logros en atención a las funciones asignadas que
afectan su Utilidad corno herramienta gerencial.
Hallazgo 13. Plan Operativo Dirección Productividad y Competitividad.
Administrativo.
Se observan falencias de planeación y programación de compromisos,
actividades, metas-entregables e indicadores, así como de la asignación de
recursos físicos, humanos y financieros, los cuales para algunas actividades no se
46
Información que responde a la Planeación Estratégica Sectorial
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oeNr.n., ve ta R.,5151.1CA
relacionan; se presentan cambios, traslados y/o eliminación de actividadesindicadores en un alto porcentaje; los soportes allegados no responden
cabalmente a todas y cada una de las actividades-metas y entregables
formulados en el Plan Operativo, se desconoce a qué compromiso responden, lo
que refleja falta de coherencia, falencias de control, monitoreo y seguimiento de la
documentación que respalda la gestión, situación que refleja debilidades de un
adecuado seguimiento y monitoreo de las mismas, hecho que genera desgaste
administrativo y que afecta el óptimo y efectivo cumplimiento de los compromisos
así como de las funciones en cabeza de esa dependencia.
a) Compromisos que dependen de Terceros
Dentro de los Planes Operativos de la Dirección, se incliyen compromiso?" que
dependen de terceros, como es el caso del Gerente del Programa PTP, que si
bien la Dirección es la encargada de ejercer la supervisión, garantizando el óptimo
y efectivo cumplimiento de los objetivos misionales delegados bajo estos
convenios, es claro que la ejecución y presentación de los resultados son
responsabilidad del de los Administradores del mismo.
b) Participación de funcionarios del Ministerio en la ejecución de los
Programas Administrados Por Terceros
Se registran como "Recursos Físicos, Humanos y Financieros a Funcionarios de Planta y
Contratistas", situación que no es coherente ni consistente con lo pactado por el
Ministerio dado que, parte de las obligaciones del administrador de los Programas
Especiales, es el pago de una Nómina exclusiva para desarrollar y ejecutar las
responsabilidades con cargo de los recursos transferidos; esta situación genera
incertidumbre sobre la participación de funcionarios del ministerio en la ejecución
de los programas administrados por terceros, y podría conllevar a una gestión
antieconómica por parte de esta cartera.
c) Zonas Francas
Los compromisos relacionados con Zonas Francas, reportan cero (0)
cumplimiento para la vigencia 2014. Si bien, la administración manifiesta en la
columna de "Avance": "(...) La meta del cuatrienio era evaluar 60 solicitudes, sin embargo, se
evaluaron 59 solicitudes (Agosto de 2010 a agosto de 2014: Agosto a diciembre de 2010: 13;
2011: 24; 2012: 15; 2013: 6 y 2014: 1), que corresponden al 98,33% de avance de cumplimiento...
No se cumple la meta del año 2014. (...)". Para la vigencia 2014, se propusieron como
meta "13 Informes Técnicos e igual número de solicitudes", situación que no es
47
Cerca del 50% del Plan Operativo Recurso $23.751 millones
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coherente con el comportamiento del sector, y los resultados de los indicadores
reportados en SINERGIA, ratificando lo observado respecto de las falencias de
planeación.
d) Notificación de Declaratoria de Zona Franca
Dentro de los soportes allegados" se encuentra el Acta No. 2 del 17 de Junio de
2014 de la Sesión 53 del Comité Intersectorial de Zonas Francas, en la cual
deciden "no emitir concepto favorable", sin embargo, en el documento
siguiente adjunto, memorando DPC-0468 con fecha 23 de julio de 2014 suscrito
por el Director de Productividad y dirigido al Jefe de la Oficina Asesora, solicitan
trámite de notificación de las decisiones adoptadas por la Comisión Intersectorial
de Zonas Francas, "(...) en el cual consta la decisión de la Comisión Intersectorial de Zonas
Francas, en relación con la solicitud de aprobación del Plan Maestro de Desarrollo y emisión del
concepto favorable para la Declaratoria de la Zona Franca Permanente Especial CENTRO
MEDICO IMBANACO DE CALI S.A._(...)", situación que refleja contradicciones al interior
de las instancias deciSorias, fallas de comunicación y coordinación entre las
dependencias y conllevaría a toma de decisiones contrarias a lo discutido y
aprobado en Comités, hecho que afectaría los resultados de la gestión
institucional.
e) Traslados Actividades Según Procedimiento de Planeación, "para Q3 se aceptan cambios hasta el último da de
Junio", sin embargo, se realizó un ajuste de compromisos así: De la Dirección de
Competitívídad se traslada la actividad: "Centro de Red integrados del sector en 5
ciudades" a la Secretaria General por tratarse de centros Transversales a varias
entidades del sector. La 03 reporta cero (0) cumplimento, sin embargo, dentro de
la misma información manifiestan que a partir de junio se realizó apertura de
cuatro (4) centros con presencia del MINCIT, y de otra parte, se aclara, que éstos
"no han entrado en operación", con lo cual se genera incertidumbre y falta de
confiabilidad de la información presentada.
f) Otros Proyectos
Los soportes allegados ,como evidencia de cumplimiento de la actividad reportan
falencias de coherencia y contenido. A manera de ejemplo se tiene:
Entregable: Diálogos Regionales Realizados a Nivel Nacional con Actores
Públicos y Privados para la Competitividad. Dentro de los soportes allegan:
" Seguimiento Plan Operativo 2014
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o en ir.R.t o v.:
REP(75{.1C).
1) Relación de ciudades en Excel que titulan "DIÁLOGOS REGIONALES
PRIMER SEMESTRE 2014"- no anexan la carpeta allí mencionada con
soportes de cada región.
2) Anexan carpeta de Buenaventura que contiene:
✓ Agenda Buenaventura: Relación de actividades en un folio sin tema a tratar
o motivo del a reunión.
✓ Asistentes al Almuerzo Relación Excel de asistentes, sin firmas que lo
avalen
✓ Un documento sin membrete, fechas ni firmas denominado "Instrumentos
de política orientados a promover el desarrollo regional y atraer inversión
para el municipio de Buenaventura".
,f Una presentación Power Point sobre Ecoturismo.
✓ Respuestas del Ministro: Formato Excel Sín respuestas
El ministerio responde "(...) Sin embargo, como estrategia para hacer más eficiente el
seguimiento a las conclusiones del evento y teniendo en cuenta la observación de la CGR, para
los eventos que se realizarán en los diferentes departamentos del país durante el segundo
semestre de 2015, en el marco de la regionalización de la oferta, el fortalecimiento de las CRC
otras estrategias de alcance regional (...)", como acción de mejoramiento.
Hallazgo 14. Planes Operativos. Dirección Mipymes. Administrativo.
Del análisis de la documentación allegada, se determinan falencias de planeación
y programación actividades y metas que afectan el normal cumplimiento de las
funciones asignadas a esta Dirección, debido a los continuos cambios que se
realizan durante el año a las metas y entregables del plan; se reflejan debilidades
de un adecuado seguimiento y monitoreo de las mismas, hecho que genera
desgaste administrativo y que afecta el óptimo y efectivo cumplimiento de los
compromisos así como de las funciones en cabeza de esa dependencia.
Teniendo en cuenta que las observaciones aquí relacionadas, son reiterativas de
vigencias anteriores y la entidad no propuso acciones de mejora en todos los
casos, se genera incertidumbre sobre los resultados reportados y que dan cuenta
de la gestión misional.
Hallazgo 15. Recursos de Inversión y Otros — Disciplinario
Durante las últimas 10 vigencias el Ministerio ha venido apoyando al sector con
importantes recursos por concepto de inversión, siendo ejecutados directamente
por esta cartera a través de convenios y/o convenios interadministrativos, cuya
supervisión (seguimiento y monitoreo de forma integral: evaluaciones técnicas,
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her.,(iat.tca
,DENE/,,,,, DE 1.4
económicas, financieras, legalidad, gestión y cumplimiento), recae en cabeza del
Ministerio.
Con los cambios institucionales procedimentales surgidos a través de los
tiempos, la ejecución de un alto porcentaje de estos recursos, ha sido trasladada
a terceros mediante la figura de "Recursos Administrados por Terceros", "transferencias
Corrientes y Transferencias de Capital", entre otros.
La responsabilidad de la supervisión en cabeza del ministerio, no es un adecuada y
oportuna, dado que no reportan resultados, así como una planeación financiera para
cada proyecto, dado que no cuentan con un horizonte y un límite para los apoyos
financieros entregados desde el Estado a proyectos que no cuentan con una proyección
cierta y definitiva, que permita tener certeza de su finalización y entrada en operación.
Aunado a lo anterior, la supervisión se ha visto afectada por no definirse un adecuado y
optimo ejercicio de esta función, encontrándose falencias de compromiso al más alto
nivel directivo de la administración, viéndose reflejado en la falta de efectividad y control
cíe los recursos entregados.
Lo anterior, refleja falencias de gestión institucional para el efectivo y eficaz cumplimiento
de los fines del Estado, inobservancia de lo establecido en el artículo 27 Capítulo Cuarto
Ley 734 de 2002, y para nuestro caso, la adecuada y efectiva ejecución de las políticas
públicas en cabeza de esta cartera, para el sector Comercio, Industria y Turismo.
Igualmente no dan cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 34 del artículo 48 de la Ley
734 de 2002, Ley 1474 de 2011 en su artículo 83, 84 y las Resoluciones Nos.5352 de
2011, 1021 de 2013 y 3421 de 2014 del Ministerio.
En su respuesta el Ministerio manifiesta que: "(...)Sí bien la supervisión no la hacemos
directamente desde el Ministerio, ya que la realiza FONTUR, si hacemos seguimiento(.„.)",
contrario a lo contenido en el contrato de fiducia 137 de 2013, artículo 1°, (donde el
ministerio define que es el funcionario designado por el Vice turismo y quien será el
encargado de verificar el cabal cumplimiento de las obligaciones de la fiducia, relativas al
objeto del contrato), dado que a través de éste se ejecutan dineros del estado.
3.1.1
VICEMINISTERIO DE TURISMO
Hallazgo 16. Gestión Despacho- Disciplinario
Los resultados de la gestión del viceministerio, se ven afectados como consecuencia de
las debilidades en la supervisión (seguimiento y rnonitoreo de forma integral:
evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y cumplimiento) a la
ejecución de los recursos por concepto de inversión, los cuales durante las últimas
vigencias han aumentado su participación dentro del presupuesto de inversión asignado
al Ministerio, y que a partir del 2013 se están ejecutando casi en su totalidad a través del
Patrimonio Autónomo FONTUR, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos misionales,
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CONTRALORÍA
nenr,,,, VE L♦ flf71.15fiLIC,
en cabeza de esta cartera ejecutora de las políticas de turismo, bajo la estrategia
sectorial "Colombia Destino Turístico de Clase Mundial'; sin embargo, no se están reportando
los resultados que den cuenta de la gestión misional teniendo en cuenta que las
observaciones aquí relacionadas, son reiterativas de vigencias anteriores, pese a esto, la
entidad no propuso acciones de mejora.
La Entidad indica estar ejerciendo "Seguimiento, control y supervisión del manejo que da
FONTUR a la ejecución de los recursos y a la gestión de los proyectos", anexa acta de comité
en las cuales se aprueban adiciones de recursos y traslados presupuestales, junto con
información de ejecución; igualmente manifiesta que se ha exigido un plan de
mejoramiento a FONTUR, donde se establece la observancia de las directrices del
Ministerio; sin embargo, no anexan documentos soportes de lo expresado que den fe de
estas actuaciones y las cuales fueron solicitadas por la CGR, desde el inicio de la
presente auditoría a la Entidad.
De otra parte, manifiestan igualmente realizar informes trimestrales, pero en la respuesta
anexan documentos donde hacen requerimiento a FONTUR, sin que sean informes
estructurados de supervisión.
Sumado a lo anterior, se observa falta de optimización de los resultados presentados, en
algunos de los informes de supervisión, como herramienta para aplicación de correctivos
en pro del mejoramiento continuo y de una acertada toma de decisiones, afectando los
resultados de la gestión institucional.
Con lo anterior, se tiene que a pesar de haber adelantado algunas acciones de
mejoramiento respecto de las observaciones presentadas por la CGR en informes
anteriores, las mismas no reportan efectividad y se continúan presentando situaciones
identificadas en vigencias anteriores, presentándose reiteración para la vigencia en
análisis, reflejando falencias de compromiso en pro del mejoramiento continuo e
inobservancia de las obligaciones como funcionarios públicos. Artículo 27 Capítulo Cuarto
Ley 734 de 2002
Hallazgo 17. Estudio Estrategia Holistica de Turismo Nacional y Regional"
Disciplinario y Fiscal.
En Comité Directivo del Fondo de Promoción Turística del 23 de junio de 20115°, se
expedido certificación de aprobación al Ministerio de Comercio Industria y Turismo para
desarrollar el Proyecto FPT 185 de 2011 denominado "Consultoría para Fortalecer el sector
turismo "Turismo de Clase Mundial' hasta por la suma de USD812,000, suscribiéndose el
contrato el día 5 de Octubre de 2011, por valor de $1.445 millones cuyo objeto fue
"Desarrollar una estrategia balística de turismo nacional y regional, bajo una estructura de
gobierno con roles claros para los diferentes actores del sector'."
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales McKinsey&Company
Contrato No. FPT-146 de 2011 Consideración Séptima
51 Contrato No. FPT-146 de 2011 Clausula Primera
49
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Carrera 8 No 15-80 Piso 8e Código Postal 111321 • PBX 647 7000
corPcontraloría.nov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, d. C., Colombia
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Si bien, el producto del contrato se recibió por parte del contratista, según informes del
Supervisor, a un mes del Acta de Recibo a Satisfacción52 del contrato los productos no
cumplían con lo exigido en el contrato, hecho que genera incertidumbre sobre la calidad
de los productos recibidos en su momento.
A la fecha del presente informe no se encuentra evidencia de la implementación la
estrategia holística de turismo nacional y regional, bajo la estructura de gobierno con los
roles claros para los diferentes actores sector como establecía el objeto de mencionado
estudio, cuyo impacto esperado se proponía que el Ministerio contara con una estrategiaholística de turismo por medio de la cual se pudieran alinear los actores del sector, junto
con la destinación de los recursos que se inviertan tanto en mejoramiento de la
competitividad turística de los destinos locales como en el fortalecimiento de su
promoción a nivel nacional e internacional 53 y que pretendía fortalecer el sector turismo
en cumplimiento de la estrategia sectorial "Turismo de Clase Mundial", hecho que se
configura en una posible gestión antieconómica por parte del Ministerio, se presenta
inobservancia de las obligaciones como funcionarios públicos. Artículo 27, Capítulo
Cuarto, Ley 734 de 2002, determinándose un presunto detrimento al patrimonio público
por el valor del contrato, es decir $1.445 millones. Lo anterior presenta una presunta
connotación disciplinaria y fiscal.
Aceptado por la entidad en su respuesta reconoce no haber implementado el estudio en
mención.
"(- • ,) En cuanto a la implementación esta no se realizó por parte del Mincit, no obstante a lo
anterior las recomendaciones arrojadas por el estudio fueron adoptadas para el mejoramiento del
Plan estratégico y el Plan Sectorial de Turismo. (...)" 54
Hallazgo 18. Proyectos de inversión en Infraestructura Turística. Disciplinario.
De los Proyectos de Inversión que el Ministerio de Comercio Industria y Turismo
desarrollo se encuentran "Apoyo para el diseño, construcción y dotación del Centro de Eventos
y Exposiciones puerta de oro en Barranquilla, departamento del Atlántico 55", "Apoyo para el
Diseño, Construcción del Centro de Eventos y Exposiciones de Bogotá 56" y "Construcción y
Mejoramiento de Infraestructura Turística para Desarrollo Regional a nivel Nacional 57".
Estos proyectos fueron cedidos para su ejecución al Fondo Nacional de Turismo —
FONTUR-, administrado en su momento por el consorcio Alianza Turística y hoy por
FIDUCOLDEX.
Acta de Liquidación 30 de julio de 2012
Informe de Supervisión del Proyecto- Periodo al que corresponde el Informe: 12 de diciembre de 2011 al 6 de julio de
2012
54 Oficio MinCIT Rad. 2-2015-08049 del 2015-06-05
55 Código BPIN 1106001430000, 1106001310001.
55 Código BPIN 2011011000229
57 Código BPIN 1106001250000
52
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Carrera 8 No 15-80 Píso 8. Código Postai 111321 • PBX 647 7000
carPcontraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia
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cesan,. DE t.4 FIC,SOLIC,
Se estableció que el Ministerio no posee información, clara, precisa, concisa y real de los
dineros entregados a estos proyectos desde sus inicios (antes del año 2010), así como
de la ejecución de los mismos; dado que los datos suministrados y los contenidos en el
presupuesto anual de la entidad, difiere una de otra, (ver la siguiente tabla).
Igualmente, no se tiene establecido el inicio y fin del proyecto, como tampoco los
entregables anuales, puesto que año tras año se programan y/o adjudican nuevos
fondos, lo que genera incertidumbre sobre el manejo y seguimiento, que realiza la
Entidad a los dineros del Estado utilizados en proyectos de inversión y si efectivamente
llegan a la población que los requiere en el tiempo y con la eficiencia que los demandan,
situación que no estaría acorde con lo contenido en las políticas de Buen Gobierno58, así
como en el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011 en su
artículo 83, 84 y las Resoluciones Nos.5352 de 2011, 1021 de 2013 y 3421 de 2014 del
Ministerio.
Tabla 5: Información Proyectos de Inversión
Proyecto
Centro Convenciones Barranquilla
Centro Convenciones Bogotá.
Construcción y Mejoramiento Infraestructura
Turística (Parque Pereira).
•
--- ------ ------1
Información
59
Presupuesto
2010 - 2014
Información
e°
Proyectas
(supervisor)
Fichas EBI Recursos
Asignados
(Vigentes)
$
33.000
$
138.000
$
33.000
$
60.000
$
63.424
$
60.000
105.999
$
$
38.300
$ °
MuOltor
41.000
Se incumplieron las normas de la Ley 594 de 2000 de Archivo y normas que la
modifiquen y complemento respecto de la gestión documental institucional, toda vez que
no hay documentos soportes que lo evidencien.
En relación con los Estados Financieros de los Proyectos se estableció:
•
Proyecto Parque Temático Flora y Fauna De Pereira, El MinCIT no allega estados
financieros del Proyecto lo que conlleva a no tener certeza del manejo de los recursos
se desconoce su destinación real.
• Proyecto Centro de Convenciones de Barranquilla, Dentro de los estados
financieros del Proyecto entregados por el MinCIT entre los años 2008 y 2013 no
58
Capítulo Primero, Políticas para la Gestión Ética; Acciones para la integridad y la transparencia: Garantizar que todos los
procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes.
Fuente: Oficio respuesta OAPS-022 firmado por Jefe Oficina de Planeación del Ministerio y allegado a la comisión en
marzo 9 de 2015.
6° Fuente: Respuesta al oficio AMIC015-2015, con radicado 2-2015-004665, de fecha abril 14 de 2015.
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CONTRALORÍA
figuran los registros de los recursos aportados por la Nación, lo que conlleva a no
tener certeza del manejo de los mismos se desconoce su destinación real.
La CGR., se abstiene de emitir un pronunciamiento sobre la eficacia y eficiencia de estos
proyectos, por no contar con información suficiente y confiable que permita plasmar este
concepto.
Sobre el particular la entidad afirma: (_..)" Es claro, que la CGR no pueda emitir un
pronunciamiento sobre estos indicadores de eficacia y eficiencia hasta que la obra no esté
terminada y entregada a las regiones (..)", pero no necesariamente un proyecto debe estar
culminado en su totalidad para realizar un pronunciamiento de eficiencia y eficacia, dado
que estos son indicadores de gestión permanentes e inherentes a la ejecución de
recursos entregados y ejecutados, que reportan resultados en la medida que cumplen su
objetivo.
Es preciso aclarar que la CGR, solicito en repetidas ocasiones la información
relacionadas con los recursos utilizados en los proyectos en mención, la cual debería
contener datos financieros desde el inicio de los mismos, es decir, desde su creación
(2008, o anterior), discriminada por aportantes; dicha información no fue suministrada de
forma oportuna, clara, precisa y concisa; por el contrario, generó incertidumbre sobre el
valor total y real de los proyectos; es así que en la respuesta la Entidad manifiesta que la
(...) "información de proyectos (supervisor) es superior al reportado en las columnas información
presupuesto 2010-2014 y ficha EBI, debido a que la interventoría reporta financieramente la
ejecución total de todos los aportantes al proyecto, no solamente los recursos de este Ministerio
(...)". Igualmente en su respuesta anexan datos presentados por INFIPEREIRA y la
alcaldía de Pereira, referentes al presupuesto invertido por ellos y las inversiones
realizadas, pero que los valores finales no coinciden con los suministrados inicialmente
por el supervisor, al equipó auditor.
Tabla No. 6
PARQUE TEMÁTICO PEREIRA ($ MILLONES)
Total
AÑO
Proyecto
2008 $
MICIT
4.600
$
2009 $
8.400
2012 $ 20.000
$
$
2013 $ 29.845
$
20.000
$ 62.845
$
40.999
2.600
Municipio
$
19.844
8.400
$
9.999
$
2.000
21.844
Fuente: Respuesta Oficio AMINC-032
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CON RALORÍA
OtINCRA, De LA REPÚISLICA
Hallazgo No. 19. Funcionamiento del Consejo Superior Turismo — Disciplinario
Mediante Ley 1558 de julio 10 de 201261 se crea el Consejo Superior de Turismo, "(...)
bajo la dirección del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como órgano de coordinación
entre los entes estatales con el propósito de armonizar el ejercicio de sus competencias con la
política turística dictada por dicho Ministerio(...)", se reglamentan sus funciones mediante
Decreto 1873 del 23 de septiembre de 2013; este Organo inicia sus labores en 2014,
aproximadamente un año y medio después de su creación, incumpliendo la
reglamentación exigida, restando oportunidad a las directrices de la política de turismo y
su aplicación en tiempo real.
a) Se presenta incumplimiento de las funciones encomendadas mediante ley.
Durante la vigencia 2014 se realizaron dos (2) reuniones de tres (3), es decir, una
menos de las reglamentadas, inobservando el reglamento y responsabilidades como
máximo órgano conductor de la política pública de turismo.
b) Se observan falencias en el contenido de las actas allegadas, falta de coherencia
en los temas tratados, se presentan varios temas pero no se registran debates,
acuerdos, conclusiones y decisiones sobre cada uno, no se registra evidencia de
seguimiento a tareas. No se mencionan anexos62 y tampoco se adjuntan.
c) No se registran propuestas ni debates relacionados con temas macro del sector,
que involucren el concurso de varios ministerios y entidades públicas del orden
nacional con el objetivo de armonizar la política de turismo y optimizar recursos
humanos, físicos y económicos, como lo establece su reglamento.
Si bien la entidad manifiesta: "(..) Las propuestas y los debates relacionados con temas
macro del sector, fueron tratados por la Sra. Viceministra de Turismo, durante la
presentación de la evaluación del índice de competitividad del sector Viajes y Turismo del
Foro Económico Mundial - FEM 2013. Es importante resaltar que la viceministra presentó
una propuesta de las prioridades de trabajo conjunto interinstitucional con el fin de abordar
aquellos cuellos de botella que afectan la competitividad del sector turístico colombiano y
que requieren el concurso de otras entidades diferentes al MinCIT. (.)"; sin embargo, no
responde a lo observado, respecto al registro de participación activa de los
asistentes.
d) Las convocatorias a reuniones no registran fecha de radicado que evidencie
recibo por parte del destinatario. La entidad allega nuevamente soportes, no
obstante se reitera la situación para la mayoría de las comunicaciones63 de citación
efectuadas a los miembros del Consejo.
e) Falta de quórum para toma de decisiones Según el artículo 6° del Reglamento, el
quórum requerido para deliberación y estudio de temas será mínimo siete (7)
l' artículos 7 y 37
62 Plan de Acción y Estrategias con entidades integrantes
" Artículo 5° Reglamento
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integrantes, sin embargo, los listados de registro de asistentes de marzo 19 y
octubre 28, reportan 6 y 4 firmas, respectivamente, reflejando inobservancia de lo
reglamentado debido a la falta de quórum para toma de decisiones, situación que
podría invalidar las decisiones allí tomadas.
Hallazgo No. 20. Consejos Consultivos- Disciplinario
Mediante Ley 1558 de julio 10 de 2012 artículo 8°, se crea el Consejo Consultivo de la
Industria Turística, "(...) como órgano consultivo y asesor del Gobierno en materia de turismo
(.. f, se reglamentan sus funciones mediante Decreto 1591 del 30 de julio de 2013, a la
fecha del presente informe, este Órgano no ha iniciado sus labores, aproximadamente
dos años y medio después de su creación mediante ley, lo que refleja falencias de
celeridad para adoptar la reglamentación exigida, restando oportunidad a las directrices
de la política de turismo y su aplicación en tiempo rea164.
Hallazgo 21. Actas de Cortité Secretaria Técnica Turismo — Disciplinario.
Se presenta inobservancia de los artículos 6°, 7° y 9° del reglamento del comité que
afecta el adecuado seguimiento y control de los recursos por concepto de inversión que
se autorizan para su ejecución, lo cual genera riesgos por la falta de oportunidad y
eficacia en la entrega de recursos para el desarrollo de los proyectos de turismo.
a) No se aprueban las Actas en la sesión inmediatamente posterior, en algunos
casos65, se acumulan actas realizadas varios meses antes para ser revisadas y
firmadas en una sola reunión, en la que se deben retomar temas de las anteriores
además de abordar los correspondientes a los incluidos en el orden del día,
generando riesgos de inoportunidad en la asignación de recursos.
El Ministerio manifiesta: "(...) Si bien es cierto, que en el reglamento no se establece que la
aprobación de las actas deberá ser exclusivamente en los Comités presenciales, sí se puede
evidenciar que ha sido una tendencia que éstas sean aprobadas en los Comités presenciales
y muy ocasionalmente en los Comités Virtuales, dado que el tiempo de estos es muy poco
para someter diferentes temas a discusión, entre estos las actas. Por lo general se someten
temas que requieren decisiones de manera perentoria (...)", ratificando lo observado.
b) En las actas se establecen tareas las cuales quedan pendientes, sin embargo, no se
allegó evidencia del seguimiento a los compromisos plasmados. Es el caso de la
decisión 223-04 en la cual se aprueba el Proyecto "Ruta de la calidad para la certificación
turística en Normas Técnicas Sectoriales„." presentado por la Gobernación del Quindío,
hasta por la suma de $953.3 millones, "(...) El Comité considero costoso el proyecto, sin
embargo decidió aprobarlo sujeto a realizar un estudio de mercado para verificar el costo del
mismo (...)" 86 en Actas no se registra evidencia de seguimiento a este compromiso ni
de la decisión finalmente adoptada. "(...) el proyecto fue retirado el 26 de Abril de 2013 por
Aceptada por la entidad.
Nos. 223, 247, 251, 255, entre otras.
66 Acta 223 del 12 de febrero de 2013
64
65 Actas
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1°Mt.t5rItICA
t.4
el proponente, ya que los mismos no involucraron, ni manifestaron su iniciativa a los
departamentos que hacen parte de la declaratoria del PCC (Paisaje Cultural Cafetero), como
lo menciona en la comunicación radicada en Fontur (•.. )"67
Con lo anterior, se genera incertidumbre sobre el conocimiento previo de los
proyectos y de su apropiada estructuración antes de pasar al Comité, así como del
adecuado control y optimización de recursos autorizados para ejecución de los
proyectos de inversión.
En su respuesta, la administración expone: "(...) Por lo anterior la Secretaria Técnica
adoptará como plan de mejoramiento llevar en cada comité las tareas pendientes de las
reuniones pasadas y hacer el respectivo control en la sesión inmediatamente posterior (..
c)
A pesar de contar con un cronograma de reuniones del comité, se evidencia que
aproximadamente el 50% de las mismas son realizadas de forma virtual, sin que se
justifique y/o argumento de ser "casos extraordinarios", convirtiéndose en una
práctica que no es coherente con lo reglamentado.
La administración afirma: "(...) Si bien el reglamento establece que los Comités Virtuales
se realizarán para temas que deberán ser considerados con urgencia, en el acta N° 199 del
Comité Directivo realizado el 21 de diciembre de 2011, el Comité discutió lo siguiente: "El
señor Manuel Leal solicitó que para el próximo año se realicen más comités virtuales, ante lo
cual el Comité Directivo consideró que se podría realizar una reunión presencial por mes y el
resto suplirlas con sesiones virtuales dependiendo de la urgencia de los proyectos, o dos al
mes pero más cortas".
Por lo anterior, se ha optado por realizar más Comités Mueles cuando se amerite hacerlo y
la importancia de los temas discutidos. (.,.)", ratificando lo obs'ervado, sobre el adecuado
cumplimiento de lo reglamentado68.
d) Reporte de Proyectos de inversión Autorizados en Comité: Se observa la
presentación de un sin número de proyectos, sin que se lleve un registro y/o control
de los recursos autorizados por proponentes69, líneas estratégicas, regiones,
subprogramas y programas, que evidencien articulación institucional y especialización
temática planificada, con responsables que consoliden y realicen seguimiento y
control a los recursos y asignación equitativa de proyectos en atención a una
regionalización y priorización; no se reporta información estadística, real y
actualizada, que se convierta en una herramienta gerencial para una oportuna y
eficaz toma de decisiones y que permita, minimizar el riesgo de posible duplicidad de
funciones y esfuerzos, teniendo un conocimiento confiable y actualizado en tiempo
real del estado de la ejecución de la política pública del sector turismo7°.
Oficio STIC-322 del 25 de abril de 2013suscrito por la Gobernación del Quindío
Parágrafo Artículo 7. Reuniones Reglamento Comité Directivo Fondo de Promoción Turística
69
Gremios, Gobernaciones, Alcaldías, Asociaciones de Operadores Turísticos, de Agencias de Viajes, incluyendo al
mismo FONTUR y Ministerio, entre otros.
7° La entidad no allega soporte de lo argumentado. No se desvirtúa lo observado. .
67
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e) Recursos a Programas que No Pertenecen al Sector : Se evidencia la asignación
de importantes recursos para asesoría71 y capacitación" a proyectos que no
responden a la vocación turística, lo que genera desviación de recursos, con los que
se deja de atender aquellos exigidos para el desarrollo y promoción del sector,
exigidos en atención a los lineamientos de la política pública.
De lo argumentado por la entidad en su respuesta no se allegan soportes, razón por
la cual no se desvirtúa lo observado73.
f)
Procolombia (Antes Proexport): Los recursos autorizados para ser ejecutados por
"PROCOLOMBIA", regularmente son presentados en Reuniones Virtuales74, los
cuales, en atención a sus características, deben contar con una planeación y
programación suficientemente justificada para que sean presentados ante el Comité
dentro términos normales de oportunidad para qué el análisis por parte de los
miembros, sea justamente el apropiado, en aras de una efectiva y eficaz toma de
decisiones.
De los soportes allegados para la viabilidad por el proponente, se observa que los
cronogramas de proyección para cada uno de los proyectos, no cuentan con la
información precisa, dado que no reportan fechas de inicio ni de finalización, lo que
genera riegos en la oportunidad de la ejecución de los mismos,
g)
Supervisión Ejecución de Recursos Procolombia (Antes Proexport): Adicional a
los transferidos bajo la figura de Transferencias de Capita175, durante cada vigencia
se asignan importantes recursos a este Patrimonio, por el rubro de inversión, los
cuales para las vigencias 2013-2014 ascendieron aproximadamente a $41,246
millones para adelantar actividades en temas relacionado con los sectores de
turismo. Llama la atención, la ausencia de supervisión76 por parte del Ministerio a la
adecuada ejecución de estos recursos, generando incertidumbre sobre los resultados
presentados y sobre los impactos generados en todos los sectores atendidos.
»
Proyecto Asesoría IATA $1,300 Millones (Aeropuerto El Dorado)
Proyecto Capacitación Seguridad Aérea (Aeropuerto El Dorado)
73 Se determinó un Hallazgo Fiscal en auditoria a FONTUR Proceso Audítor 2015. Soporta lo observado a MinCIT 2015
14 Presentan Proyectos durante todo el año.
7" Presupuesto vigencia 2014: $155.000 millones; 2013: $148.835 millones y 2015: $122.000 millones, a la fecha.
'Seguimiento y monitoreo de forma integral: evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y
cumplimiento
72
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oeuenn, De t.,...E1,50LICA
TABLA No. 7: RECURSOS INVERSIÓN TURISMO
APROBADOS Y DESEMBOLSADOS PROEXPORT-PROCOLOMBIA
2013-2014
(Cifrasen millones)
Acta 224
19/02/2013
10.000,00
Acta 228
16/04/2013
380,00
Acta 231
20/05/2013
3.400,00
Acta 232
04/06/2013
1.243,00
Acta 239
01/09/2013
526,00
Acta 244 VIRTUAL
27/12/2013
2.016,00
Acta 248 VIRTUAL
10/02/2014
5.780,00
Acta 249 VIRTUAL
25/02/2014
11.000,00
Acta 257 VIRTUAL
23/07/2014
2.700,00
Acta 263 VIRTUAL
09/12/2014
4.201,00
TOTAL
41.246,00
Fuente: Actas de Comité 2013-2014 - Monto Aproximado
h) Ministerio y FONTUR como Proponentes Proyectos de Inversión: La
presentación de proyectos cuyos proponentes son el Ministerio y FONTUR,
genera incertidumbre sobre los mecanismos utilizados para la ejecución de los
mismos, dado que son recursos que llegan directamente al ministerio, luego
son transferidos a FONTUR para su administración y vuelven a presentarse al
comité para la ejecución de proyectos de inversión; esta situación refleja
desgaste administrativo, falta de celeridad en el logro de objetivos y posible
duplicidad de funciones y esfuerzos interinstitucionales, además de una
posible gestión antieconómica77.
Lo manifestado por la entidad no aclara lo observado.
i) Respecto de la Comisión por Administración del FONTUR, en Acta 227 del
2 de abril de 2013 se manifiesta "(...) un cambio significativo fue el aumento en la comisión
por /a administración de los recursos (..) , adicionalmente en Acta 255 del 8 de julio de 2014
.) el Ministerio está pagando de comisión Fiduciaria cerca de $6.000 millones pesos con
cargo a recursos fiscales, por lo cual se deja claro que de esta fuente se está aportando
recursos para funcionamiento.(...)", situación que refleja la destinación de
importantes recursos para intermediación, sin que existan indicadores de
gestión que reporten eficiencia e impacto para el sector Turismo, hecho que
77
Actas 221, 222, 236,239, 241, 246, 247, 251, 252,253, entre otras.
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tietIERAL
k.A.REPÚOLICO,
genera incertidumbre sobre los resultados esperados y logrados a través de
esta modalidad implementada para la ejecución de la política pública".
Hallazgo 22. Recursos Fiscales Parafiscales. Administrativo.
Anterior a la entrada en vigencia de la Ley 1558 de 2012, los recursos Fiscales y
Parafiscales se ejecutaban independientemente a través de los Contratos 88 y 89
de 2007; sin embargo, a partir de la suscripción del Contrato 137/2013, se
observa ejecución de estos recursos79 indistintamente de los proyectos y
programas a financiar, lo cual genera incertidumbre sobre la "especialidad en la
destinación" para la ejecución de los mismos y sobre los registros contables
correspondientes.
Si bien la administración responde: "(...) A nivel presupuestal los recursos
mencionados están debidamente clasificados por fuente y líneas estratégicas a través de
las cuales se ejecutan cada uno de los proyectos que lo componen.
El Comité Directivo cuenta con el nivel de talle con el fin de que controlen la utilización de
los recursos razón por la cual las certificaciones expedidas por la secretaría técnica
cuentan con dichas especificaciones (...), (sic), no allega soportes que así lo
demuestren y desvirtúen lo observado.
3.1.2
VICEMINISTERIO DE DESARROLLO
Hallazgo 23. Gestión Despacho, Dirección de Productividad y Competitivídad y
Dirección Mipymes - Disciplinario.
Los resultados de la gestión a cargo de este viceministerio se ven afectados como
consecuencia de las debilidades en la supervisión (seguimiento y monitoreo de forma
integral: evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y
cumplimiento) a la ejecución de los recursos por concepto de inversión y transferencias
de capital bajo convenios interadministrativos, convenios de cooperación, entre otros, a
través de los cuales dan cumplimiento a los objetivos misionales en cabeza de esta
cartera ejecutora de las políticas de Desarrollo Empresarial, bajo la estrategia sectorial
Consolidación de una Política Industrial Moderna; sin embargo, no se están reportando
los resultados que den cuenta de la gestión misional teniendo en cuenta que las
observaciones aquí relacionadas, son reiterativas de vigencias anteriores, pese a esto, la
entidad no propuso acciones de mejora.
A pesar de haberse adelantado algunas acciones de mejoramiento respecto de las
observaciones presentadas por la CGR en informes anteriores, las mismas no reportan
" Normas Austeridad del Gasto Decreto 1737 de 1998, Decreto 26 de 1998
Fiscales y Parafiscales
79
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t.. PEP401.1GA
efectividad y se continúan presentando situaciones identificadas en vigencias anteriores,
presentándose reiteración para la vigencia en análisis, reflejando falencias de
compromiso en pro del mejoramiento continuo e inobservancia de las obligaciones como
funcionarios públicos. Artículo 27 Capítulo Cuarto Ley 734 de 2002
La entidad expone, en su respuesta: "(...) Por otro lado, teniendo en cuenta las observaciones
de la Contraloría relacionadas con la no inclusión de acciones en el Plan de Mejoramiento del
informe presentado en el año 2014, es importante precisar que la Entidad conformó un Comité
Técnico que tiene como función proponer, analizar, definir y dar viabilidad técnica, administrativa y
financiera a los temas puestos a consideración de los órganos de gobierno de los programas
especiales administrados por Bancoldex. Así mismo, este Comité pone a consideración las
observaciones sobre la ejecución e implementación de las actividades de los Programas. Esta
nueva acción permite tener un control más detallado de la inversión de los recursos y de la misma
forma, fortalecer las estrategias establecidas por el Ministerio para la inversión de los recursos
transferidos. (...)", sin embargo, para la vigencia en análisis, se reiteran las situaciones
registradas en el presente informe.
Hallazgo 24. Programación compromisos Crédito BID80. - Administrativo.
En el Plan Operativo, como "entregable" se propone Indicador de Producto: "Número de
sectores impactados". Reportando: "cumplimiento del 100%"; Avance: "El crédito solicitado al
BID se encuentra en estado de implementación"; situación no coherente, dado que el avance
o resultado de la actividad no responde al producto esperado. Tampoco es consistente
con la realidad, puesto que no se deben proponer metas de resultados, sin que aún este
implementado y en marcha el objetivo del convenio. Esta situación ratifica lo observado,
respecto de las falencias de planeación y programación de los compromisos, en atención
al comportamiento del sector y sus capacidades.
Cabe destacar que este es uno de los compromisos cuya ejecución y resultados está
bajo la responsabilidad de terceros. La responsabilidad del Ministerio es verificar y
procurar que los objetivos sectoriales y misionales se cumplan en términos de
oportunidad, eficiencia y efectividad.
Si bien el Ministerio, en su respuesta :"(...) Se concluye entonces que el Programa de
Promoción de Servicios financiado a través del crédito BID 2886 0C-CO se encuentra en
implementación y el indicador de resultado al cual se hace referencia se reporta al 100% debido a
que las acciones anteriormente listadas impactaron el sector de Tercerización de Procesos de
Negocio o BPO, siendo ésta la meta que se esperaba alcanzar en ,ese periodo (...)", no allega
soportes que así lo demuestren, en tanto que existen documentos81 que reportan otra
situación.
" Responsable : Gerente del Programa PTP- Bancoldex
ni Informe Semestral a 31 de diciembre de 2014. Programa de Promoción de Servicios Tercerizados Outsource to Colombia
0200- Colombia, febrero de 2015
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GENWMA, DE CA RE,DHLICA
Hallazgo 25. Costos Deuda Pública Externa Crédito BlD82- (Contrato 150/201383)
Administrativo.
Según registro de Movimiento de Préstamos en Deuda Pública Externa, con corte a
enero de 2015, se observa la causación de USD 6.911.88 por concepto de Intereses
Pagos y USD 39.913.19 por Comisión Compromiso", que calculada a la TRM del 31 de
enero ($2.441,10), arroja un costo del crédito a esa fecha por $114.3 millones. Adicional a
lo anterior, para 2014 el MinC1T registra Costos Operativos bajo este contrato del orden
de los $498.2 millones, que suman un monto aproximado de $612.5 millones85.
Teniendo en cuenta que estos programas continúan presentando saldos sin utilizar86 a 31
de diciembre de 2014, se ratifica lo observado en la vigencia anterior, respecto del riesgo
de una gestión antieconómica que ha conllevado a asumir costos innecesarios87, por
compromisos que no guardan coherencia con la dinámica de ejecución de recursos de
esta cartera88, más aun teniendo en cuenta lo advertido por este Órgano de Control.
"(...) el costo del servicio de la deuda constituiría un gasto ineficaz, innecesario e
inoportuno (...)"
Este Órgano de Control, llama la atención sobre89:
"(...) examinar la conveniencia financiera de renunciar a parte del préstamo, pagarlo
anticipadamente o solicitar la modificación del cronograma de amortización, en
consideración al valor de la comisión de crédito, intereses y demás valores que se causen
"(...) Se deben tomar cuanto antes las medidas que estimen necesarias para la corrección
de las situaciones señaladas, sin perjuicio de la discrecionalidad de que gozan para
acoger o no las observaciones efectuadas. (...)"
La entidad reconoce lo observado, siendo así manifestado en su respuesta, como en los
siguientes apartes de:
"(...) Sin embargo, nos permitimos señalar que el 4 de marzo de 2015 se expidió el Decreto 0377
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante el cual se realizó el aplazamiento de
algunas apropiaciones de la presente vigencia fiscal. (...)"
http://www.banrep.gov.co/es/trm
La Nación adquiere un crédito con la Banca Multilateral 2886/0C-00 con el objeto de "Cooperar en la ejecución de un
programa de promoción de servicios tercerizados" a 4 años, por USD12.000.000, el cual es ejecutado a través del MINCIT
bajo el Programa de Transformación Productiva, entidad que transfiere los recursos a Elancoldex mediante la suscripción
del Contrato 150 de 2013 por $6.518.500.0 millones.
84 Comisiones de Compromiso (Sobre montos x desembolsos.) Movimientos Crédito Deuda Pública Externa
88 Adicional a los recursos de Donación Suiza US$500.000 para el estudio del mencionado crédito.
88 Cuentas bancarias - TES
87 Normas Austeridad del Gasto Decreto 1737 de 1998, Decreto 26 de 1998
88. La entidad no planteo acciones de mejora.
88 Función de Advertencia CGR: Contraloría advierte sobre graves riesgos en préstamo con el BID para la política nacional
de seguridad vial -Contraloría General de la República, Oficio, 3/17/2014.
83
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or N ennt DE t.,
REPÚBLICA
"(...) Mencionado lo anterior, dentro de las apropiaciones presupuestales aplazadas por parte del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el año 2015 se encuentra la correspondiente al
"apoyo a la transformación productiva de sectores de la economía para incrementar su
productividad y competitividad a nivel nacional - préstamo con destinación específica" por valor de
SEIS MIL MILLONES DE PESOS M/CTE ($6.000.000.000.00), destinada a financiar las acciones
del Programa de Promoción de Servicios proyectadas para la presente vigencia.(...)"
«(..) En este sentido y tomando en consideración las recomendaciones de la Contraloría General,
se realizarán las reuniones necesarias ante las entidades involucradas, BID, DNP, MHCP, MinCIT
y Bancóldex, para evaluar el estado actual del crédito y su proyección real de ejecución, con el fin
de tomar las medidas que se estimen pertinentes en consideración a los costos asociados a la
operación. (...)"
Hallazgo 26. Recursos Administrados por Terceros. Administrativo.
En atención a informes de Supervisióng° a estos recursos, se observa la persistencia de
los reducidos niveles de resultados de gestión por parte de los Gerentes de estos
Programas, traducidos en baja cobertura de empresas atendidas a través del Fondo de
Mipymes, así como de regiones y población desplazada a nivel nacional. Falencias de
construcción e implementación de Indicadores de impacto. Se demuestra con los
mínimos porcentajes de ejecución de recursos, los cuales según la supervisión a cargo
del Ministerio reportan un 39.73%.
De acuerdo con lo manifestado en el Informe No. 13 de supervisión al Contrato 199 de
2011, se presenta incertidumbre sobre el cumplimiento de los términos de referencia de
las convocatorias dirigidas a víctimas de la violencia 2012 y 2013, así como de la
información de la interventoría.
La administración argumenta:
"(...) el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, ha
apoyado a 338 proyectos que han recibido más de $136 mil millones del Gobierno Nacional,
lográndose apalancar del sector privado una suma cercana a $59 mil millones en recursos de
contrapartida (por cada $2.3 pesos que El Fondo entrega de cofinanciación el sector privado
coloca $1 peso) lográndose de esta forma una inversión total en proyectos que benefician a
Mipymes en más de $ 195 mil millones. (...)"
"(...) sobre la información reportada por la interventoría, adjunto a esta respuesta se entregan los
informes de resultados y avances de los proyectos pertenecientes a las convocatorias dirigidas a
víctimas de la violencia, presentados por la interventoría para el 2013 y 2014 (Obs. 35 Anexos 1 y
2)91. (...)"
90
Seguimiento y monitoreo de forma integral: evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y
cumplimiento,
9' Nuevos Anexos reportan información de la totalidad de recursos administrados para este programa, provenientes de
diferentes fuentes y entidades del Estado.
45
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CONTRALORÍA
ttt.- NE17,41.. De LA, HEMÚtILICA
En atención a lo anterior, es evidente que los resultados y soportes presentados en esta
respuesta, responden a la totalidad de recursos que el administrador recibe para el
desarrollo del programa y no son exclusivamente los transferidos por el MinCIT, a los
cuales hace referencia el Organo de Control y que son objeto de evaluación fiscal.
Lo anterior, ratifica lo observado respecto a las falencias de gestión de los Programas
Especiales administrados por terceros, situación que afecta los resultados e impactos
esperados en cumplimiento de las políticas públicas en cabeza de esta cartera.
3.1.3
VICEMINISTERIO COMERCIO EXTERIOR
Hallazgo 27. Comportamiento de las Exportaciones. Administrativo.
Desde 1990 los planes de gobierno han enfatizado en la internacionalización de la
economía colombiana como factor de crecimiento y desarrollo. Sin desconocer los
esfuerzos realizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, los
resultados obtenidos evidencian que el grado de inserción de la economía
colombiana en el contexto internacional continúa siendo bajo92. Si bien
aumentaron las exportaciones, las importaciones, la inversión extranjera directa
(IED) y el ingreso per cápita desde 1990 a hoy, se observa también que los
acuerdos de comercio no han logrado cumplir cabalmente los objetivos
propuestos de diversificar las exportaciones (por países destino y por tipo de
productos) y agregarles tecnología, puesto que aún se presenta una alta
dependencia del sector primario en el componente exportador. Este hecho lo
confirma en parte el Open Market lndex de la International Chamber of Commerce
de 2013, que ubica a Colombia en el lugar 52 entre 75 países93.
Por ello, no obstante haberse invertido desde el Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo cerca de 5140.000 millones", bajo diferentes ejes misionales (Política
de Inserción a Mercados Internacionales, Integración económica, Política
Industrial, Inversión Extranjera, entre otros), durante las últimas (5) cinco
vigencias (2010-2014), se evidencia que la oferta exportable colombiana continúa
presentando una marcada dependencia de los productos primarios,
especialmente del sector de minería y energía. Si bien entre 2009 y 2012 las
exportaciones totales de Colombia aumentaron en cada vigencia y alcanzaron los
US$60.125.1 millones, en 2013 y 2014 disminuyeron a US$58.821.8 millones
92 Oficio MinCIT SG-23-04-205 de abril 30 de 2015.
93 Impacto de los TLC en los departamentos de Colombia. Marco Missaglia y Giancarlo Romano. Universidad Nacional,
2015.
94 Fuente: Presupuesto de lavorsióri MinCIT, 2010-2014.
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GeU4CRAL se 4a REPÚCI4lea
FOB y US$54.794.8 millones FOB, respectivamente (-6.85%95 en 2014 y - 2.2%
en 2013).
Tabla No. 8. Exportaciones de Colombia 2013 — 2014 (millones USD)96
CATEGORÍA — CUCI
Combustibles y productos de
industrias extractivas
2013
las
%
2014
%
39.923,0
67,9
36.461,2
66,5
Manufacturas
9.945,4
16,9
9.390,8
17,1
Agropecuario, alimentos y bebidas
6,680,3
11,4
7.343,0
13,4
Otros sectores
2.275,1
3,9
1.599,8
2,9
58.823.8
100.0
54.794.8
100.0
TOTALES
ane.gov.co en marzo 6 de 2015.
3.2 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
El Sistema de Gestión Ambiental se establece mediante resolución 4222 de
septiembre de 2013 con el objeto de articular en el Ministerio, las fases de
planeación, implementación, operación y verificación de este sistema bajo los
requisitos de la norma técnica NTC ISO 14001:2004 del sistema de gestión de
Calidad.
La Entidad cuenta con un plan ambiental aprobado en comité ambiental, dentro
del cual se identificaron 8 programas de gestión ambiental que obedecen al
control de los impactos, entre otros por la generación de residuos sólidos
aprovechables, no aprovechables y peligrosos, consumo de agua, de energía y de
papel, y la definición de programas para mitigarlos.
Del resultado del seguimiento a estos programas la Entidad en sus informes de
gestión reportó logros que identifican la mejora continua en el desempeño
ambiental con beneficios económicos asociados a los gastos de operación y
funcionamiento del Ministerio y acciones que permitieron transmitir los ejes
temáticos y conceptos priorizados por la Agenda Intersectorial de educación
Ambiental y Comunicación.
95 Dicha disminución es las exportaciones se debió principalmente a la calda en las exportaciones de oro no ~ano (-29,7%), combustibles (.0,7%) y manufacturas (-5,6%). Es de anotar que la
oferta exportable industrial del pais siguió disminuyendo con respecto a 2013 al pasar de US$9.945.4 millones a US$9.390.8 millones (-5.6%). Por su parte, los productos agropecuarios, alimentos y
bebidas aumentaron sus exportaciones en 11,8%,
96 Fuente: vavw.dane.gon.co en marzo 6 de 2015.
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CONTRALORÍA
GENE8RL D."
3.3
GESTIÓN PRESUPUESTAL.
Ejecución de ingresos:
El presupuesto de ingresos y gastos y su ejecución a diciembre de 2014, fue
distribuido de !a siguiente manera:
Tabla No.9
Presupuesto de Ingresos
(Millones $)
DESCRIPCION
APROPIACION PRESPTO GRAL
NACIÓN
RENTAS PROPIAS
CAPITAL
IMPUESTO AL TURISMO
TOTAL
APROPIACION
EJECUCION
% EJEC
553.576,6
501.098,6
90.50
15.571.2
1.500.0
51.793.0
622.440.8
14.860.5
0.4
54.140.2
570.099.7
95.43
0.02
104.53
95.45
Fuente: Reporte presupuestal MINCIT 2014
Las rentas propias se generan por ventas de información del Banco de DatosBacex, venta de fotocopias, venta aplicativo ventanilla única de comercio exterior
y registro electrónico de comercio exterior (ACH).
Presupuesto de Gastos.
Tabla No.10.
Presupuesto de Gastos
(Millones $)
APROPIACION
DESCRIPCION
FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE INVERSION
SERVICIO DE LA DEUDA
TOTAL
uente: Reporte presupuestal
427.564.0
194.876.8
0.0
622A40.8
EJECUCION
382.759.9
187.339.8
0.0
570.099.7
% EJEC
89.52
96.13
0.00
91.59
2014
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CONTRALOR
ÍA
oemenn, DE iw liCeVEILICA
Tabla No. 11.
Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2014
En minen
Tipo de gasto
Apropiación
Cuentas por
Compromisos Obligaciones
Definitiva
Pagar
Funcionamiento
427.564,0
382.815,9
382.759,9
Gastos de personal
58,902,2
44.848,4
44,831,9
779,9
Gastos generales
17.135,6
15.700,1
15.660,6
110.126,4
81.177,3
81,177,3
Transferencias de Capital 241.399,8
241.090,1
241.090,1
191.994,8
187.339,8
Transferencias Ctes
Inversión
194.876,8
r
Total
26.995,0 355.764,9
574.810,7
570.099,7
1.16/
Aprop. sin COMP/ 08
PAGOS/ APROP PAGOS/
ComproMeter APROP. COMP. APROP. SIN/ APR 0131IG,
44.748,1 89,53%
99,99% 83,21% 10,47% 92,95%
44.052,0
14.053,8
76,14%
99,96% 74,79% 23,86% 98,26%
1.663,0
13.997,5
1.435,5
91,62%
99,75% 81,69%
5,7
81.171,5
24.546,3 216.543,8
8,38% 89,38%
28.949,1 73,71% 100,00% 73,71% 26,29% 99,99%
r
99,87%
99,87% 89,70%
0,13% 89,82%
98.189,4
2.882,0 98,52%
97,58% 50,39%
1,48% 52,41%
116.145,3 453.954,2
47.630,1 92,35%
99,18% 72,93%
7,65% 79,63%
89,150,4
r
622.440,8
Pagos
309,7
P.
tiente: In arme de ejecución presupuestal del MINCIT a 31 de diciembre de 2014.
Los compromisos con respecto a las apropiaciones representan el 92.35%,
explicada por la inversión cuyas apropiaciones se comprometieron en un 98.52%,
mientras que el presupuesto de funcionamiento se comprometió en un 89.53%.
En los Gastos de Funcionamiento se ejecutaron las transferencias de capital por
$241.090.1 millones que corresponden los traslados a Bancoldex por $71.860.0
millones, Fiducoldex $165.230.1 millones y Fondo Nacional de Garantías $4.000.0
millones.
En la ejecución de los Gastos de Inversión el MINCIT comprometió recursos para
7 otrosíes de 3 convenios celebrados con Bancoldex por $38.376.8 millones y 4
otrosíes al contrato de fiducia mercantil con Fiducoldex por $115.370.0 millones
para el Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Turismo Fontur. El valor de los
otrosíes de los convenios y del contrato de fiducia equivalen al 80.1% del total de
los compromisos de inversión.
Las obligaciones frente a los compromisos representan el 99.18%, siendo este
indicador para la inversión el 97.58% y para funcionamiento el 99.99%. En cambio
la ejecución de pagos con respecto a las obligaciones sólo fue del 79.63%, en
donde los pagos de inversión alcanzaron sólo el 52.41% de las obligaciones,
mientras que el de funcionamiento fue del 92.95%.
Las apropiaciones sin comprometer ascienden a $47.630.1 millones que
equivalen al 7.65% del total de la apropiación definitiva y corresponden el 10.47%
de funcionamiento y el 1.48% de inversión.
Al cierre de la vigencia 2014, se constituyeron las siguientes Reservas
Presupuestales:
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Tabla No.12.
Reservas Presupuestales
DESCRIPCIÓN
RESERVA APROP.
FUNCIONAMIENTO
INVERSION
TOTAL
56.0
4.654.9
4.710.9
Millones $
% RESERVA
1.19
98.81
100.00
Fuente: Reporte presupuestal MINCIT 2014
Estas Reservas fueron-evaluadas en $4.042.0 millones97 que corresponden al
85.8% de su total.
De igual manera al cierre de la vigencia 2014, se constituyeron Cuentas por
Pagar por $116.145.3 millones de los cuales se revisaron $37.000 millones
equivalente a un 31.8%
Concepto: Las reservas presupuestales revisadas fueron constituidas con los
compromisos no cumplidos que a 31 de diciembre de 2014 estaban legalmente
contraídos y desarrollan el objeto de la apropiación. Su cuantía no supera el límite
permitido en el artículo 9 de la Ley 225 de 1995, que determinó: 2% para gastos
de funcionamiento y el 15% gastos de inversión. Sin embargo, de conformidad
con lo observado en el hallazgo No. 8 del presente informe, se aumentaría el
valor de las reservas por el rubro de Inversión, a $16.807.5 millones, lo que
equivale al 17.7% del valor del rubro. De esta manera, esta reserva supera los
límites permitidos en la norma señalada.
Las cuentas por pagar revisadas, fueron constituidas a 31 de diciembre de 2014
sin embargo no todos los bienes y servicios fueron recibidos a satisfacción con
anticipación a su constitución, tal como se señala en el capítulo de hallazgos del
presente informe.
Vigencias futuras
Las vigencias futuras aprobadas en la vigencia 2014 suman $14.536.0 millones
de los cuales el 79.7% es para funcionamiento y 20.3% para inversión que
afectan las siguientes vigencias y que fueron legalmente aprobadas.
Hallazgo 28 Constitución de Cuentas por Pagar. Disciplinario.
Para la vigencia 2014 se identificaron Cuentas por Pagar por $12.096.6 millones,
correspondientes a compromisos adquiridos con recursos por inversión y
Contrato de Obra No. 115 de 2014— Consorcio MINCIT 2014
50
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transferidos a convenios, presuntamente sin el cumplimiento de los requisitos
para ser constituidos como Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2014, toda
vez que no se evidenció y/o aportó por parte del MINCIT el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y lo establecido
en el artículo 67 de la Ley 1593 de 2012, que cita:
"(...) Los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación solo podrán solicitar la
situación de los recursos aprobados en el Programa Anual de Caja a la Dirección General de
Crédito Público y Tesoro Nacional, cuando hayan recibido los bienes y/o servicios o se tengan
cumplidos los requisitos que hagan exigible su pago. En ningún caso las entidades podrán solicitar
giro de recursos para transferir a Fiducias o Enea! os Fiduciarios o a las entidades con las ue
celebre convenios o contratos interadministrativos, sin que se haya cumplido el objeto del gasto
(...)"; (Subrayado propio).
Lo identificado no tiene en cuenta lo advertido por la Contraloría General de la
República (Función de Advertencia) mediante oficio 2012EE0075933, de
noviembre 9 de 2012.
Situación que estaría subestimando la Reserva presupuestal y sobreestimando
las cuentas por pagar y los gastos de la vigencia 2014 en cuantía de $12.096.6
millones y conlleva a una posible incidencia disciplinaria.
Hallazgo 29 - Desequilibrio económico contrato 147 de 2013 Disciplinario,
Penal y Fiscal.
La Entidad realizó un pago de $236.2 millones, con cargo al presupuesto 2014,
rubro Adecuación y Mantenimiento de la sede del Ministerio; soportado en un acta
de "Acuerdo de restablecimiento de Equilibrio Económico del contrato de consultoría 147 de
2013", contrato que correspondiendo a la Interventoría del contrato de obra No.
146 de 2013, configurándose en un hecho cumplido puesto que en cumplimiento
de la Ley de Presupuesto, el Art 71 del decreto 111/96 que recopila las normas
del Estatuto Orgánico de Presupuesto establece que "Todos los actos administrativos
que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificado de disponibilidad
previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos".
En consecuencia ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre
apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible en la vigencia.
Cualquier compromiso que se adquiera en incumplimiento de estos preceptos
podrá considerarse como un hecho cumplido. Si bien es cierto en los estudios y
documentos previos para la selección del interventor, en el análisis de riesgo
realizado no se consideró como previsible el incumplimiento por parte del ejecutor
del contrato de obra no es menos cierto que las situaciones que afecten este
contrato afectan per ce la ejecución del contrato de interventoría. Así las cosas en
el acta de desequilibrio lo que se hizo fue convalidar presupuestalmente los
51
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t.. HEPÚtlIIGA
MEHAL OE
hechos cumplidos; situación previsible, máxime cuando similar situación afectó el
desarrollo del contrato de interventoría No 158 de 2012 del cual se firmó un acta
similar con cargo al presupuesto de 2013 por valor de $150.6 millones. Luego, los
hechos cumplidos en estos dos casos se producen por una inadecuada labor
administrativa en la planeación de procesos. Configurándose en un posible
detrimento para el estado en cuantía de $386.8 millones.
Con las consecuencias señaladas en el Art 150 de la Ley 1687 de 2013, y
demás normas concordantes, que se transcribe así;(...) "Prohíbase tramitar actos
administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los
requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. El representante legal y ordenador del
gasto o en quienes estos hayan delegado, responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por
incumplir lo establecido en esta norma (...)".
3.4 CONTROL DE LEGALIDAD
3.4.1
Gestión Adquisición de bienes y servicios
El Ministerio durante la vigencia 2014 suscribió 423 contratos por $53.978.3
millones de los cuales se evaluaron 11 contratos y/o convenios por $26.301
millones, equivalente al 48% del total contratado. Así mismo, se evaluó los informes
de supervisión del contrato 137 celebrado en el 2013 para administrar los
recursos del FONTUR.
Hallazgo 30. - Supervisión e Interventoría de contratos - FONTUR
Disciplinario.
En los contratos 88 y 89 de 2007 suscrito con el Consorcio Alianza Turística no
se evidenció una efectiva gestión de control, supervisión, y monitoreo por parte
del Ministerio sobre su ejecución, situación que genero falta de liquidación como
lo observo el supervisor (7 para el contrato 89/2007), y para el contrato 88/2007,
la liquidación del encargo fiduciario, así como falta de legalización de anticipos
que entregó el CAT en ejecución de unos proyectos.
Con el objeto de realizar la respectiva liquidación el Ministerio sólo hasta el 13 de
junio de 2013 (7 años después) suscribió el contrato FPT-183-13 para realizar
una auditoria externa financiera, tributaria y presupuestal "que observara la
exactitud, integridad y autenticidad de las operaciones presupuestales, financieras
y documentos soporte derivadas de la ejecución del contrato de administración N°
88 de 2007"
En contrato 137/2013 el ejercicio de la supervisión evidencia debilidades por
cuanto los informes carecen de un análisis técnico y financiero en razón a que
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CONTRALOR ÍA
esta actividad no es ejercida por un grupo interdisciplinario98 que verifique a
profundidad lo informado por FONTUR en su gestión de manejo y administrador
de los recursos.
Los contratos en mención, requieren conocimiento especializado en la materia y
por su extensión y complejidad la entidad debió procurar el seguimiento
administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto contratado dentro
de una interventoría, en consideración a lo previsto en el artículo 83 de la Ley
1474 de 2011, así mismo plasmado en la minuta del contrato 137/2013, artículo
Décimo quinto Supervisión del contrato.
No obstante, la situación actual demuestra que el Ministerio no ha efectuado un
adecuado y eficaz seguimiento al objeto y uso de los dineros entregados a través
de dichos contratos, situación generada en inaplicabilidad del procedimiento
institucionalmente establecido para el ejercicio de la supervisión y control
contractual, así como el desaprovechamiento de los recursos que la normatividad
le permitía efectuar.
Lo expuesto podría implicar inobservancia a los principios de la función
administrativa, Ley 1474 de 2011 artículo 83, Ley 734 de 2002 artículo 34 y por
ende, presunta incidencia administrativa y disciplinaria.
Hallazgo 31. Inconsistencia en proceso de licitación pública N° 01 de 2014.
Administrativo.
Respecto del proceso de licitación pública N° 01 de 2014, La entidad adjudicó el
contrato sin tener en cuenta lo contenido en el acta N° 32 de julio 22 de 2014 de
la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, en la que se decidió "declarar desierto el
proceso licitatorio n°01/2014, quedando sujeto al resultado de la audiencia
pública"; decisión ésta, determinante para la acción efectivamente adelantada por
el ministerio al respecto; pese a lo anterior, a través de la resolución de
adjudicación N° 3409 de julio 30/2014, en la cual se debía aludir de alguna
manera dicha recomendación, se procedió a adjudicar, sin que se evidencie en su
contenido, la aclaración pertinente para el cambio de la decisión tomada por la
Junta. Lo anterior evidencia debilidades en el trámite del proceso de adjudicación,
al no documentar ni dejar registro de los cambios generados durante el proceso,
que afectaron el concepto inicial de cambio de la decisión inicialmente registrada
en el acta en comento y que dio lugar al contrato efectivamente suscrito, lo que
refleja además falta de control de calidad al contenido del documento público
98
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cumplimiento.
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1- DE 1-A Itt,',IfeLitiA
CrE.:10,
Así mismo, se observa debilidad en la gestión documental al evidenciarse que en
las carpetas de este expediente contractual, algunos documentos no se archivan
de manera consecutiva y otros carecen de fecha, como el primer y segundo "aviso
de convocatoria pública - licitación pública N° 01 de 2014", dato fundamental para
delimitar las fechas de presentación de propuestas de los diferentes oferentes
Hallazgo 32. Supervisión de contratos — Disciplinario.
La supervisión a los recursos entregados en los diferentes contratos materia de
análisis por la CGR y suscritos por el Ministerio, presenta debilidades; sin
embargo, si bien es cierto que los informes reposan en el software de
contratación, no se encuentra evidencia a la fecha de terminación de cada uno de
ellos, del estado financiero, legal y técnico de la respectiva ejecución, que refleje
la real situación al término del plazo contractual establecido. (Contratos 072,
084, 090 de 2014.) Lo anterior evidencia debilidades en el seguimiento a los
procesos contractuales acorde con los parámetros establecidos en las leyes 80 de
1993, 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios, Ley 1474 de 2011, y demás
que rijan la materia, lo establecido en el contrato, lo dispuesto en el manuales de
contratación del Ministerio Resoluciones 1021/2013 y 3421/2014 y acuerdos
relacionados expedidos por el Archivo General de la Nación. Con presunta
incidencia disciplinaria.
Hallazgo 33. Número de pisos a Intervenir. Administrativo.
En el contrato de obra 146 (Licitación pública 04 de 2013) 99, en el acta de junta
de adquisiciones y licitaciones 50 de 13 de septiembre de 2013 en el numeral 3.1
el coordinador del Grupo Administrativa, sobre el proceso de adjudicación de la
licitación pública N° 04 de 2013 señaló que "la estructuración del proceso de licitación se
inició en febrero de 2013 con el levantamiento de la situación actual de los pisos 3, 4, 5, 6, 9, 16 y
18", y que posteriormente se procedió a elaborar "esquemas básicos de diseño
arquitectónico que sirvieron de soporte para la elaboración de estudios de mercado" y
finalmente manifiesta que "En desarrollo del seguimiento al proceso se estableció que se
intervendrían únicamente cinco (5) pisos por razones presupuestales es decir los pisos 3, 4, 5, 9, y
18 que fueron objeto de la licitación" 100 excluyendo los pisos 9 y 16.101
A folio 44 del expediente contractual en documento referido al tema, denominado
"PROYECTO DE REMODELACION PISOS 3,4,5,9, Y 18 ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR
ESTIMADO DEL CONTRATO ESTUDIO DE MERCADO PARA LA INTERVENTORÍA DEL
En la que en el numeral 3.1, se recomienda además, la adjudicación de la licitación pública 04 de 2013 al CONSORCIO
MIMTIC 2013, para la ejecución del contrato de obra.
lw Resolución 3197 de 25 de julio de'2013.
101 Resolución 3197 de 25 de julio de 2013.
99
54
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CONTRALORÍA
onstr.RAL
ne,rúatIca
r.1
revisado por el coordinador del
Grupo Administrativa, en el cuadro se reportan cotizaciones de tres firmas una de
ellas el 26/04/2013, y las otras dos el 29/04/2013 en el que aparecen las cifras por
ellos presentadas frente al ítem: ELEMENTOS O SERVICIOS A ADQUIRIR CONSISTENTE
CONTRATO DE DISEÑOS DEFINITIVOS Y OBRA 2013"
EN "CONCURSO DE MERITOS REMODELACIÓN PISOS 3,4,5,6,9,17 y,18."
El "PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO" para la interventoría fue de $552.5 millones.
No hay coincidencia entre el número de los pisos sujeto de la solicitud de
cotización para realizar el estudio de mercado, y el número de pisos a intervenir y,
finalmente materia de interventoría, a los que se refieren los documentos
precontractuales dentro del mencionado proceso de selección que sólo fueron
cinco (5) pisos). Lo anterior posiblemente generado por debilidades de autocontrol
de las áreas intervinientes en la etapa precontractual del proceso de selección de
la firma interventora y debilidades en el proceso de planeación102
La entidad en respuesta a la observación preliminar señala que para el proyecto
de remodelación, se consideró adecuar de 7 pisos y se efectuó el estudio de
mercado, estableciendo el presupuesto aproximado de $11.051 millones (contrato
obra).y como porcentaje aproximado para el cálculo de la remuneración de la
interventoría, el 5% del citado presupuesto, esto es $552.5, igualmente que el
estudio sustentó el presupuesto al tiempo que identificó con él, que no se contaba
con los recursos suficientes para adelantar los trabajos referidos y se excluyeron
2 pisos, sin que se aportara prueba documental que ilustre la forma como se llegó
a esas "nuevas especificaciones técnicas (5 pisos)"; además, alude que "al
realizar nuevamente el estudio de mercado para el contrato de interventoría éste
arrojó como resultado un porcentaje aproximado del 5.1% sobre el valor total del
contrato de obra, correspondiente a la suma de $498.787.248", (Subrayado fuera
de texto), sin que haya evidencia de la realización de este nuevo estudio de
mercado, toda vez que cita como soporte, el documento a que se refiere la
observación realizada y que, como allí se dijo, es el único hallado en tal sentido,
que sin mayor claridad alude a las cifras correspondientes a ambas variaciones.
Hallazgo 34. Suscripción de Acta antes de asignación como Supervisor.
Administrativo.
El 13 de septiembre de 2013, en su sesión 50, la Junta de Adquisiciones y
Licitaciones recomienda adjudicar el concurso de méritos 02 a una firma, en ella
se previó: "En aplicación de lo dispuesto en el numeral 6 de/artículo 3.3.4.6. del Decreto 734 de
2012, se realiza entre el evaluador técnico, supervisor designado para la contratación, y el
oferente adjudicatario la revisión de la pertinencia de acuerdos económicos, suscribiendo para tal
"2 En la etapa de planeación es la entidad pública la responsable principal de la calidad y veracidad de la información
porque ella es quien la elabora, corrige, perfecciona y luego exhibe o publica para la lectura de los futuros oferentes (Ver
sentencia del 12/08/2014. Exp. 26.332).
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.e.NERAI.
efecto el acta de acuerdos que hará parte integral del contrato, en la cual se acuerda realizar los
ajustes pertinentes al porcentaje del factor multiplicador y a la tarifa de personal profesional de la
propuesta presentada por esa firma sin que en todo caso tales ajustes modifiquen el valor total de
la propuesta económica"
Si bien el Coordinador del Grupo Administrativa del Ministerio se desempeñó
frente a la remodelación y acondicionamiento de las oficinas del Ministerio, como
supervisor de interventoría con anterioridad al contrato 147 de 2013103 , frente a
este proceso tomó decisiones en calidad de supervisor cuando aún no había sido
designado como tal104, pues este evento ocurre mediante oficio GC-2013-000227
del 23 de octubre de 2013, y como pudo evidenciarse, para el 17 de septiembre
de 2013 suscribió en esa condición, el documento denominado "ACTA DE
ACUERDO DE PAGO CONTRATO DE INTERVENTORIA CONCURSO DE
MÉRITO N°2 DE 2013"
Situaciones generadas presuntamente por inobservancia del Código de Buen
Gobierno en cuanto a los valores institucionales para el principio de transparencia,
en particular en lo referido a la aplicación de manera cabal y permanente de los
principios de la función pública en el desempeño de sus funciones, consagrados
en el marco normativo vigente.
Si bien, señala la entidad, "El oficio GC-2013-000227 del 23 de octubre de 2013, es una
mera comunicación del Coordinador del Grupo de Contratos en la que se le recuerda al
funcionario las funciones y deberes que debe cumplir", es de anotar que al momento de
análisis no reposaba en el expediente la designación que debió hacer el
ordenador del gasto quien tenía la competencia para adoptar decisiones
contractuales entre las que especialmente se señala la contenida en el numeral
10 del artículo 8 de la citada resolución y tampoco se aportó con la respuesta la
prueba documental pertinente.
Hallazgo 35. Reporte en SECOP. Administrativo.
Al SECOP se incorporó el 04-06-2014 el acta de liquidación por mutuo acuerdo
del contrato estatal de consultoría 158 de 2012, que no tiene relación con el
reporte del proceso Concurso Público de méritos 02 de 2013, que conlleva la
celebración del contrato de interventoría 147 de 2013, aparece en los hitos
correspondientes, como fecha de liquidación del contrato el 22-05-2014, no
obstante a mayo de 2015 no reposa en el correspondiente expediente documento
que soporte tal situación; de acuerdo con los hitos del Proceso reportados en el
103
Concurso de Méritos 02 de 2013
104 Situación que además, no guarda coherencia con lo previsto en el ad 23 de la resolución 1021 de 22 de marzo de 2013,
referente ala notificación al supervisor.
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GENERA, DE 4_0. flEPÚBLIC..
mencionado sistema electrónico de contratación pública, el reporte del contrato se
hizo extemporáneamente106, lo que evidencia compromiso de responsabilidad por
deficiencias en la calidad y oportunidad en el cargue de información en el
Sistema, por cuenta de las dependencias encargadas de esta funciones de
acuerdo con los manuales de contratación-1°6, vigentes durante la ejecución del
contrato de interventoría 147 de 2013; lo que además afecta negativamente la
percepción de eficiencia de la entidad.
Frente a lo observado, la entidad manifiesta haber cometido un error involuntario
en la publicación del acta de liquidación que no correspondía al proceso, sin
embargo no desvirtúa la falta de oportunidad en la publicación del contrato
firmado.
Hallazgo 36. Aplicación del concepto Desequilibrio Económico.
Administrativo.
En el oficio con el que la firma interventora del contrato de obra 146 de 2013, se
manifiestal°7 frente al escrito con que el ministerio respondió negativamente a la
solicitud de adición y prórroga del contrato 147 de 2013, sobre la solicitud del
restablecimiento del equilibrio económico manifestó: "Adicionalmente es oportuno
recordar que la ejecución de las obras, se vio afectada con los retrasos generados por las
dificultades que tuvo la entidad contratante en relación con la consecución de una sede alterna y
la aprobación de los planos arquitectónicos definitivos por lo que fue necesario prorrogar el plazo
del contrato de obra y por ende el de interventoría; sin embargo fueron situaciones que no son
imputables ni al contrato de obra pública ni al contrato de la interventoría.
Dichas situaciones se refieren básicamente se deben a la demoro en la entrega de los pisos
obeto de la intervención debido a la dificultad ue tuvo la entidad en la consecución de un
inmueble paras reubicar temporalmente a los funcionarios a quienes se les renovará sus oficinas y
el tiempo adicional generado en el proceso de ajustes y aprobación de los diseños arquitectónicos
definitivos por solicitud de algunos jefes de área, lo cual produjo la iniciación tardía de la ejecución
de las obras contratadas mediante el contrato de obra 146 de 2o/3."(Subrayado fuera de
texto).
En consecuencia, se solicitó al supervisor del contrato de interventoría restablecer
el Equilibrio económico del mismo, aduciendo que los retrasos que afectaron la
ejecución del contrato de obra objeto de la interventoría obligaron la prórroga del
mismo, afectando de manera directa su ejecución al implicar una mayor
permanencia de los servicios de interventoría, por lo que aducen que en
cumplimiento de la obligación del ministerio de acordar mecanismos y
"5 El contrato se firmó el 7 de octubre de 2013.y el reporte se hizo el 24 de los mismos mes y año, excediendo el término
de tres días previsto en la norma para tales efectos.
106 Resoluciones 1021 de 2013 y 3421 de 2014.
07 IRMC-255-13 del 16-07-2014
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De..1,41_ DE LA HEIDDD,CA
procedimientos necesarios para solucionar rápida y eficazmente las situaciones
que afectan el equilibrio económico del contrato deberá reconocer la mayor
permanencia en la obra de la interventoría de acuerdo con el equipo de
profesionales por lo que presentó una propuesta por $236.1 millones.
Se observó en el acta 23 de la junta de licitaciones y adquisiciones del 17 de junio
de 2014, que se argumentaron como soporte de la prórroga del contrato de obra
'razones de orden técnico", sin que allí se haga alguna referencia específica a las
mismas, no obstante que frente a los informes de interventoría se evidencian
actividades y acciones del ministerio y del contratista de obra que afectaron,
aspectos como la consecución de los estudios arquitectónicos1°8, no obstante, se
aseveró que no había responsabilidad de las partes en los hechos que condujeron
a la demora en el desarrollo del contrato de obra.
Con base en lo manifestado por la entidad en respuesta al oficio AMINC-016109,
"De otra parte, tampoco hubo falta de planeación de los procesos contractuales, toda vez que las
causas que motivaron la adición del plazo de los contratos de obra, no fueron imputables a las
partes, sino por el contrario se trató de vicisitudes normales generadas durante la ejecución de un
obra"(subrayado fuera de texto). Así las cosas, no es claro para la CGR,
porqué se recurrió a la figura del desequilibrio económico cuando esta medida, no
resulta congruente con los riesgos que se establecieron desde antes de la
celebración del contrato, con el fin que cada una de las partes hiciera claridad
sobre los mismos y previera los mecanismos necesarios para cubrirlos, si como lo
manifestó el propio Ministerio, consideró que la demora en la ejecución del
contrato de obra era una situación razonablemente previsible que podría incidir en
la ejecución de sus obligaciones. De otra parte resulta conducente tener en
cuenta que lo aducido por la firma interventora en el trámite de su fallida solicitud
de prórroga y adición110, fueron los mismos argumentos esgrimidos por el
supervisor del contrato 147 para haber accedido al reconocimiento de
desequilibrio111.
contrato de
De donde no resulta congruente haber realizado el restablecimiento del
desequilibrio económico, hecho que implica necesariamente la característica de
1" El Informe de interventoria 03 hace referencia a incumplimientos del contratista de obra y de la entidad contratante en
folios 787 y 788 del correspondiente expediente, mientras que en el Informe de interventoría 04, hace referencia a
incumplimientos del contratista de obra, y señala: "El contratista aclara que el reproceso en la aprobación de los diseños
arquitectónico ha retrasado la entrega del paquete de los diseños aprobados y firmados a la interventoría. La entidad
contratante informó que dicho reproceso, es por los ajustes que se han presentado de acuerdo a la necesidad que tiene
cada área para la acomodación de sus funcionarios Vs. Espacio a utilizar", el informe de interventoria 05 hace referencia a
incumplimientos del contratista de obra (folio 894) en cuanto a la entrega del cronograma de obras actualizado en cada
comité de obra, de los realizados en el transcurso del proyecto hasta esa fecha.
1°9 Mediante oficio SG-08-04-2015.
"° Oficio GA-289-2014 del 4 de julio,-folio 1128 del expediente.
in De acuerdo con lo manifestado por el supervisor en el oficio GA-2014-000739 del 22 de julio de 2013, folio 1141 del
expediente
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0 N ERAL DE LA REPÚBLICA
imprevisibilidad, mientras que de otra parte se manifiesta que: "las causas que
motivaron la adición del plazo de los contratos de obra, no fueron imputables a las partes, sino por
el contrario se trató de vicisitudes normales generadas durante la ejecución de un contrato de
obra."
La Entidad en su respuesta manifestó112 que "dio inicio a los trámites internos tendientes
a lograr la adición del contrato, como una de las diferentes opciones jurídicas con las que contaba
a fin de garantizar al contratista los recursos requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones
durante todo el término de la vigencia del contrato. No obstante, el criterio legal adoptado en su
momento fue la improcedencia de la adición, toda vez que el plazo del contrato de interventoría
según la ley contractual y las cláusulas del negocio jurídico, estaba sujeto al plazo del contrato de
obra pública, razón por la cual la propuesta económica presentada por el contratista, debía ser por
el término de duración del contrato de obra", sin hacer referencia que la independiente de
cada contrato (jamás debe confundirse el objeto del contrato con el objeto de la
obligación) En cuanto a los plazos de los contratos de interventoría y de obra,
manifestó que la inescindibilidad establecida desde el pliego de condiciones, fue
la "razón por la cual en su momento se consideró que no procedía la adición".
Así mismo señaló: "..., negada la adición, el contratista solicitó el reconocimiento del equilibrio
económico del contrato... pues en su sentir, requería una organización administrativa y operativa
no contemplada inicialmente en su propuesta, razón por la cual esta prolongación del plazo de
ejecución inicialmente cotizado, le generó una carga superior que excedió lo previsto al momento
de presentar la oferta"., y que se configuraron los requisitos legales para el
reconocimiento del equilibrio económico y contractual a la luz del artículo 27 de la
Ley 80 de 1993, citando jurisprudencia sobre la noción y alcance del equilibrio
económico del contrato y haciendo alusión al deber de restablecimiento del mismo
frente a lo que no es razonable aplicar la teoría de la imprevisión porque como se
observó, es claro que hubo demoras por parte del Ministerio a las que no se
refiere en su respuesta,113
112
En oficio de respuesta a la observación mediante oficio con radicado 2-2015-008044 del 05-06-2015.en la que a esta
punto transcribe gran parte de lo contestado frente a la observación comunicada en el punto 14 del oficio MINCIT 016
13
Corte Constitucional, sentencia de 28 de junio de 2012. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo,
Sección Tercera, rad.13001-23-31-000-1996-01233-01(21990) "La jurisprudencia del Consejo de Estado ha admitido los
requisitos expuestos como configurativos de la teoría de la imprevisión. Ver entre otras las sentencias de 18 de abril de
1989, expediente 5426; 29 de junio de 1989, exp. 5295; de 16 de abril de 1991, 'exp. 6102; de 27 de junio de 1991,
expediente 3600; de 9 de mayo de 1996, exp. 10.151, y de 29 de mayo de 2003, exp. 14577."... " De acuerdo con la
doctrina y la jurisprudencia, los requisitos para que se configure este evento de rompimiento del equilibrio económico del
contrato que dé lugar a un reconocimiento económico a favor del contratista.
fii)
Oil) Que esa nueva circunstancia sea imprevista o imprevisible, esto es, que no hubiera podido ser razonablemente
previsible por las partes, pues no es aplicable ante la falta de diligencia o impericia de la parte que la invoca, toda vez que
nadie puede beneficiarse de su propia culpa. En otros términos, el hecho excede los cálculos que las partes pudieron hacer
al contratar y que incluyen, normalmente, el afea común a toda negociación, que el contratante particular está obligado a
tomar a su cargo". (Sic)
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Así las cosas se observa que el tener que recurrir a la figura del reconocimiento
del desequilibrio económico siendo legal, bajo la aplicación del lineamiento de
buscar un medio de solución de conflictos frente a la prolongación de los plazos
inicialmente pactados, desvirtuaría la viabilidad de la aplicación de la prórroga y/o
adición de los contratos de interventoría de obra pública, medida ésta habitual y
contenida en la solicitud que hiciera el contratista interventor, hecho que siendo
legal y licito para garantizar mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y
obligaciones no fue aceptada por el Ministerio siendo en últimas esta negativa, la
generadora del desequilibrio finalmente reconocido.
Hallazgo 37. Incumplimiento decisiones Junta de Adquisiciones y
Licitaciones — Disciplinario
Le antecede a la suscripción del otrosí 01 al contrato de interventoría 147 de
2013, la recomendación tomada por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones en la
sesión N° 23 del 17 de junio de 2014, en la que según consta en el acta
correspondiente se estableció: "Recomendación sobre el tema: Analizadas las anteriores
consideraciones la Junta de Adquisiciones y Licitaciones recomienda la suscripción de un otrosí al
contrato estatal de consultoría N° 147 de 2013 para extender el plazo de éste hasta el plazo de
ejecución del contrato estatal de obra N° 146 de 2013." Es de anotar que ante esta decisión
no se presentó objeción alguna por los participantes.
Lo anterior evidencia que el objeto era "extender el plazo" y no se hizo referencia
alguna en esta decisión a las pólizas que cubren el contrato; no obstante, es claro
que como consecuencia de una prórroga lo conducente es ajustar las pólizas que
cubren el contrato, pero a diferencia de lo decidido en el escenario colegiado
antes señalado, el otrosí contempló: "CLÁUSULA PRIMERA: modificación de la garantía
única. En consideración a que el plazo del contrato Estatal de consultoría N° 147 de 2013 se
extiende hasta el plazo de ejecución del contrato Estatal de Obra N° 146 de 2013 esto es, hasta el
30 de noviembre de 2014, el CONTRATISTA se compromete a ampliar la vigencia de los amparos
de la garantía de que trata la cláusula octava del contrato Estatal de consultoría N° 147 de 2013
para lo cual deberá tener en cuenta la citada fecha.", es decir se tramitó y firmó un otrosí
pero no específicamente para extender el plazo de ejecución del contrato de
interventoría puesto que direccionó únicamente a la extensión del plazo de las
pólizas; es decir, se refirió a la consecuencia de la extensión del plazo,
evidenciando que el contenido del otrosí 01 al contrato de interventoría no se
ajustó a la decisión contemplada en el acta en comento,.
Lo anterior debido a debilidades en la aplicabilidad de la cultura del autocontrol, y
los principios de la función administrativa, lo y que aparte conlleva inoperancia de
las funciones atribuidas a la mencionada Junta, con presunta incidencia
disciplinaria, de acuerdo con lo establecido en numeral 1 del artículo 34 de la Ley
734 de 2002 afectando negativamente la percepción sobre la definición de
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DeneRAL De LA R£7•`1ICt1CA
políticas y procedimientos de gobierno corporativo y el control interno
implementado al interior del Ministerio.
Frente a esta observación la entidad hace precisiones que no desvirtúan lo
observado, en cambio sí, señala que se presentó un error de transcripción en la
parte final del acta. Además manifiesta "Finalmente, y no obstante que es claro que los
plazos de los contratos de obra e interventoría son inescindibles, y a que en el pliego de
condiciones del concurso de méritos se previó que el plazo de ejecución del contrato sería el
mismo plazo contemplado para el contrato de obra pública, no era necesario la suscripción de la
adición en plazo"
Hallazgo 38. Gestión de arriendo por Adecuación de Sede — Administrativo.
A folio 1226 del expediente del contrato 163 de 2013, se encuentra correo
electrónico del 22 de febrero de 2013 dirigido al funcionario nombrado como
apoyo del supervisor del contrato 147 de 2013, siendo el único que se refiere a
cotización de áreas de oficina disponibles en el Centro Internacional, no obstante
no se evidencia documentalmente ninguna otra gestión al respecto durante los
primeros siete meses del año 2013, para el arriendo de la sede con el fin de
ubicar el personal al que se adecuarían sus oficinas en la sede principal del
Ministerio.
Mediante correo electrónico114 del 15 de mayo de 2013, se hizo una propuesta de
oferta en arriendo del edificio Nuevo Milenio, dirigido al mencionado funcionario
de apoyo donde se manifiesta: "de acuerdo a la visita suya y de otros funcionarios del
ministerio de comercio exterior en el día de ayer...." (Documento repetido a folio 1175). En
este mismo sentido de búsqueda de inmuebles se hallan correos electrónicos 22,
27, 29 de agosto de 2013 (folios 1186, 1187, 1188, 1296); del 03, 04, 05, 06, 20,
23, 25 y 30 de septiembre de 2013 (folio 1193, 1194, 1195,1155, 1150, 1160,
1198, 1298 1299, 1230, 1336, 1340); 2,28 octubre de 2013 (folios 1222,1356) y
01 de noviembre de 2013 (folios 1231, 1249,1257) entre otras comunicaciones
dirigidos al mencionado funcionario o al supervisor del contrato de interventoría,
todas dentro del segundo semestre del año 2013.
En el oficio IRMC-255-13 del 16-07-2014, radicado en el Ministerio el 17 de los
mismos mes y año, con el que la firma interventora da respuesta al oficio GA-2892014 del 4 de julio de 2014115, se manifiesta, frente a la solicitud del
restablecimiento del equilibrio económico: "Adicionalmente es oportuno recordar que la
ejecución de las obras, se vio afectada con los retrasos generados por las dificultades que tuvo la
entidad contratante en relación con la consecución de una sede alterna y la aprobación de los
114 Reposa a folio 1149 del expediente
15 Con
el que se respondió negativamente la solicitud de adición y prórroga.
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planos arquitectónicos definitivos por lo que fue necesario prorrogar el contrato del contrato de
obra y por ende el de interventorla...
De donde se evidencia que no se aportó al expediente oportunamente los
soportes documentales que evidencien oportuna gestión para la consecución del
inmueble que solucionara el problema de espacio — ubicación de sus funcionarios,
siendo mínima la gestión realizada por el área encargada durante el primer
semestre de lo que evidencian debilidades en la implementación de la cultura del
autocontrol en las dependencia del ministerio vinculada a la adquisición de bienes
y servicios.
La entidad hace referencia en su respuesta a la observación preliminar a una
cotización de la Caja de Retiro de las Fueras Militares, de fecha 22-02-2013, así
como a gestión de búsqueda de inmuebles allegando soportes que a la fecha de
análisis no reposaban en el expediente contractual allegado para estudio. Además
se aduce consultas telefónicas a inmobiliarias, revisión en los periódicos y visitas
a inmuebles durante el primer semestre del año 2013.
Hallazgo 39 - Contraprestación concesión del Isleño. Fiscal y Disciplinario.
En el contrato de Concesión No 93 de 2010 cuyo objeto fue "Concesión para la
construcción, operación y mantenimiento del Hotel El Isleño y la construcción, operación y
mantenimiento del Centro de Convenciones de San Andrés", revisados los pagos por
concepto de contraprestación se evidenció que inicialmente, el concesionario
cancelo $204.6 millones, debiendo cancelar $435.6 millones (más los intereses
pactados) según la fórmula estipulada en el contrato; este pago lo realizó el 23 de
enero de 2015, incumpliendo así con el pago trimestral de la obligación; sin que el
Ministerio haya realizado las actuaciones legales y contractuales para exigir el
cumplimiento de la pactado y salvaguardar el recurso público.
El valor podría ser incrementado de conformidad con los ingresos del
concesionario, base de aplicación en el proceso de liquidación de la
contraprestación previsto en el contrato, revisión que no se realiza por parte del
Ministerio, existiendo la obligación de hacerlo con el mencionado fin de
salvaguarda de los recursos públicos.
De igual manera se observa que el pago se realizó a partir de marzo de 2014,
existiendo la obligación de realizarlo desde enero de 2014, de acuerdo con el
inicio de operaciones certificado por el interventor.
Posteriormente en respuesta al siguiente párrafo que conformó la observación
comunicada al Ministerio, "El valor de la contraprestación liquidado por el concesionario se
vio disminuido con el descuento de $109.3 millones que el concesionario realizó de la
contraprestación, por concepto de pago de predial, incumpliendo así con lo establecido en el
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°chota., DE
1-4 REI,'
11341,4
Artículo 54 de la Ley 1430 de 20101'6, y trasladando así al Ministerio los riesgos asumidos por el
concesionario en la Cláusula 12 numerales Wi ll' y
la Entidad remite la consignación
realizada el 17/06/2015 por el concesionario por valor de 5109.3 millones, lo cual
se considera un beneficio del proceso auditor.
Adicionalmente, en comunicación VPJ-020-15 del 20nde abril de 2015, el
concesionario solicita instrucciones para descontar el valor de $643.0 millones por
concepto de Impuesto Predial cancelado el 27 de febrero de 2015, ante lo cual el
Ministerio da respuesta negando las pretensiones teniendo en cuenta lo
observado por la CGR en desarrollo del presente proceso auditor, por
consiguiente, este valor también se configura en un "beneficio de auditoria", para
un total de $752,3 millones.
Sin embargo, subsiste una diferencia de 5121.7 millones entre el valor cancelado
por el concesionario el cual asciende a $314 millones y lo que de conformidad
con las cláusulas contractuales debía cancelar, es decir un valor aproximado de
$435.6 millones. Configurándose en un posible detrimento al patrimonio del
estado en esta cuantía como se presenta en el siguiente cuadro.
Tabla No. 13. Contra prestación
Millones $
Liquidación contraprestación proceso auditor
Pago concesionario 23/01/2015
435,6
-204,6
Pago concesionario 17/061/2015
-109,3
DIFERENCIA
121,7
Hallazgo 40. Gestión de Archivo Documental. Disciplinario.
La Ley 594 de 2000 en el artículol6 ibídem, señala las obligaciones de los
funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Establece
que los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
116
Artículo 54. Sujetos pasivos de los impuestos territoriales. Son sujetos pasivos de los impuestos departamentales
y municipales, las personas naturales, jurídicas, sociedades de hecho, y aquellas en quienes se realicen el hecho gravado,
a través de consorcios, uniones temporales, patrimonios autónomos en quienes se figure el hecho generador del impuesto.
En materia de impuesto predial y valorización igualmente son sujetos pasivos del impuesto los tenedores de inmuebles
públicos a título de concesión.
117
El concesionario asume los efectos favorables o desfavorables, derivados de la contingencia resultante de cambios
regulatorios, administrativos, legales o constitucionales, bien sea por la expedición, modificación o retiro de normas
aplicables o por el cambio en la interpretación de las mismas.
118
El concesionario asume los efectos favorables o desfavorables, derivados de la contingencia resultante de la variación
de la estructura o regulación tributaria de cualquier impuesto, nacional, departamental o municipal o en la imposición de
tasas, impuestos, contribuciones.. que se apliquen a cualquier aspecto relativo al contrato de concesión.
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jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos
públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de
su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.
El Ministerio ha impartido a través del líder formal de la Gestión Documental, las
instrucciones pertinentes según las cuales cada jefatura formal responda por el
mantenimiento y la preservación del Archivo de Gestión de la dependencia con
lineamientos específicos, no obstante se observan debilidades en la adopción de
los mismos por parte de diferentes áreas.
El código Disciplinario único Ley 734 de 2002 en el Artículo 34 - DEBERES.
Numeral 5. Señala: "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos". Así mismo, el Artículo 35 de
la citada Ley relacionado con las Prohibiciones, establece: "Ocasionar daño o dar
lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones".
Frente a lo anterior, los expedientes de los contrato 146 y 147 de 2013, 093 de
2010 y 070, 084, 072, 074, 092, 090,115 de 2014, al momento de su análisis,
contienen documentos repetidos, ninguno cuenta con hojas de control (parágrafo
ad 12 acuerdo 002 de 2014 del AGN) ni Inventario identificación de carpetas
(según acuerdo 005 de 2013 del AGN), se presenta falta de documentos
determinantes como informes de supervisión en medio físico generados con
anterioridad a junio de 2014 no están organizados cronológicamente, carecen de
rótulos debidamente elaborados119, de correcta foliación, entre otros aspectos;
situación generada posiblemente por debilidades en la aplicación de la ley 594 de
2000, por lo que no se cumplen los parámetros y observancia de calidad en los
documentos e información que fueron materia de estudio, actividades
relacionadas con las funciones a cargo de la Secretaría General.
En el contrato 147 de 2013 las carpetas contentivas del expediente físico del
contrato, al momento de su análisis, no tienen rotulación conforme a las normas
vigentes120 y las primeras 9 se referenciaron de manera diferente a las últimas
tres121, por lo que no hay certeza de cuantas carpetas conforman el expediente,
no se sigue un orden cronológico en su organización, no se encontró en el
119 En el contr4ato 147 de 2013, las carpetas no tiene rotulación correcta y las primeras 9 se referencian como x/9, de la 10
a la 12 de continua con el denominador 12.por lo que no hay certeza de cuantas carpetas conforman el expediente;
semejante caso se presenta en el contrato 93 de 2013.
120 Conviene señalar que situación similar se evidenció en el contrato 93 de 2013.
121 Las primeras se referenciaron como x/9 de la 10 a la 12 se continuó con el denominador 12.
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OCNEATAL DE LA FIEPÚBLICA
expediente la existencia de hojas de control según la normatividad vigente122,
tampoco Inventario identificación de cada carpeta carpetas como lo establece el
acuerdo 005 de 2013 del Archivo general de la Nación123.
Lo descrito impide tener certeza sobre el cumplimiento de obligaciones de orden
contractual y fiscal; además de limitar el análisis del cumplimiento de funciones y
ejecución de recursos, constituye un riesgo por el inadecuado control y consulta
de los documentos y por ende, genera incumplimiento en aspectos relacionados
con los principios archivísticos de procedencia y orden natural establecidos en el
literal d) artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Situaciones posiblemente generadas
por desconocimiento y subestimación del establecimiento y desarrollo de políticas
y responsabilidades relacionadas con la gestión documental en manifestación de
debilidades en la cultura del autocontrol, lo que implica falencias en la mejora
continua de la gestión de las áreas relacionadas con gestión documental En
consideración a lo expuesto este hallazgo tiene presunta connotación
Administrativa y Disciplinaria, de acuerdo con lo establecido en Numeral 1 del
Artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
La entidad arguye en su respuesta, que los expedientes de los contratos a que se
refiere la observación, "se encuentran debidamente organizados cronológicamente, foliados y
contienen la totalidad de la documentación radicada en el Grupo de Contratos generada durante el
desarrollo contractual". No obstante las debilidades encontradas al momento del
análisis por la Comisión auditora generaron el planteamiento de la observación
preliminar.
Las explicaciones dadas frente a la rotulación de las carpetas contentivas del
expediente del Contrato 147 de 2013, por el Grupo de Contratos en razón a que
se allegaron nuevos documentos que conllevaron a la conformación de cuatro
carpetas adicionales, quedando un total de 12, no es de recibo, como tampoco lo
es la manifestación respecto del expediente del Contrato 093 de 2010, de que "si
bien el mismo podría llegar a presentar algunas deficiencias en materia de archivo en su
organización, en este reposa toda la información generada y allegada durante el proceso
contractual al Grupo de Contratos" ni el hecho de que al contener los expedientes "una
numeración consecutiva de los folios que corresponde, sin que existan vacíos que denoten
incertidumbre acerca de los documentos que reposan en las mismas, al contrario, evidencia que la
información correspondiente a dichos procesos contractuales, es veraz y completa"
122
El parágrafo del Artículo 12. Del Acuerdo 002 de 14 de marzo de 2014 establece: "La persona o dependencia
responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por
expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva
foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de
control al principio de los mismos.
123 No se encontró evidencia de traslado de expedientes y responsabilidades de los Proyectos de Inversión a cargo del
MinCIT y que actualmente administra FONTUR.
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+tcot5ot.t.,
GEllEflAt
Respecto de los informes de supervisión, si bien se aclara que el Grupo de
Contratos archiva en las carpetas los informes que se radican físicamente por
parte de los supervisores y que corresponden a los contratos suscritos con
anterioridad al 1 de enero de 2014 y que los suscritos con posterioridad a dicha
fecha son publicados en la plataforma y no requieren ser archivados físicamente,
es precisamente la ausencia de los que debieran aparecer en físico los que
generan la observación.
No obstante la entidad acepta lo observado en cuanto a la ausencia en lo
analizado, de la hoja de control por expediente, al manifestar que "de acuerdo a los
criterios establecidos en el Acuerdo 002 de 2014, en le cual se debe elaborar la hoja de control
por expediente, el Ministerio ha venido cumpliendo con lo establecido en este acuerdo y demás
normas archivísticas reglamentadas en la Ley 594 de 2000, elaborando la hoja de control en las
historias laborales, no obstante se está implementando y sensibilizando como instrumento
archivístico en los expedientes de gestión."
Hallazgo No. 41. Autonomía de Negocios Contractuales. Administrativo.
Con el objeto del diseño, remodelación y acondicionamiento de las oficinas del
Ministerio ubicadas en los pisos 3, 4, 5, 9 y 18 del Edificio Centro de Comercio
Internacional, la administración celebro durante 2013 el contrato de obra 146 y el
de interventoría 147, caracterizó el Ministerio el contrato de interventoría como un
contrato accesorio del contrato de obra, y bajo la óptica de esta naturaleza
accesoria, pretendiendo obtener la misma suerte del contrato principal, no
consideró que el contrato de interventoría implica diferentes acciones (Control,
dirección, coordinación y seguimiento) respecto del contrato de obra 146 de 2013
al que debe su existencia, es decir no tuvo en cuenta la autonomía124 de cada uno
de estos negocios contractuales y por ello en el Acta de Acuerdo de
Restablecimiento del Equilibrio Económico, en el literal d) alude "....Lo anterior,
originó la extensión automática del contrato de interventoría, atendiendo lo establecido en la
cláusula sexta del contrato estatal de consultoría..."(subrayado fuera de texto) , Lo que es
diferente a que frente a la prórroga del contrato de obra, el plazo del contrato de
interventoría debía extenderse también hasta esa fecha125.
Lo anterior se corrobora con el hecho de que el otrosí 01 del contrato de
interventoría 147, no hace referencia a una prórroga del contrato, en cambio sí a
una prórroga de las pólizas del mismo. Frente a lo expuesto, la entidad en su
respuesta no atendió el fondo de lo observado.
Ver sentencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera (24996) de 13 -02-2013.
Manifestación contenida en el oficio del 21-05-2014 de respuesta a la solicitud de adición y prórroga que hiciera el
interventor
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D£
3.4.2
REPÚBL,/,
Gestión de Defensa Judicial.
En la evaluación de la gestión de defensa judicial, se realizó a partir del análisis
de las actas del Comité de Conciliación correspondientes a la vigencia auditada
analizando las acciones de repetición y la gestión de los apoderados. Del análisis
se concluye el cumplimiento de las funciones asignadas al comité en defensa de
los intereses del Ministerio,
3.5
CONTROL FINANCIERO
Hallazgo 42. Recursos Entregados en Administración - Disciplinario.
Durante la vigencia 2014 se legalizaron gastos realizados por terceros mediante
convenios, teniendo como único soporte, en unos casos oficios o correos
electrónicos o balances y actas de conciliación de saldos, los cuales de
conformidad con el Sistema General de Contabilidad Pública no se han
establecido como documentos idóneos para soportar los gastos realizados. Lo
anterior por cuanto la Entidad no ha implementado un método y procedimiento
especifico de flujo de información de la supervisión y el área contable con lo cual
esta última oficina, pueda realizar el reconocimiento de las transacciones, hechos
y operaciones; además que en los informes de supervisión no se evidencia la
revisión de documentos que respaldan las operaciones que sirven de base para la
elaboración de los estados contables.
Es así como en los informes de supervisión ni en cabeza de otros responsables
del proceso, se observa revisión de los soportes documentales que muestren que
las operaciones realizadas por los fideicomitentes estén respaldadas por
documentos idóneos. Lo anterior contraviene lo dispuesto en el artículo 84 de la
Ley 1474 de 2011, facultades y deberes de los supervisores.
En consecuencia tal como lo prescribe la Contaduría General de la Nación en la
Resolución 355 de 2007 y la Resolución 357 de 2008 y varios conceptos "... La
Entidad conocedora de su operatividad, en desarrollo del Sistema de Control Interno, es
responsable y autónoma en la administración y control de sus recursos, razón por la cual debe
implementar políticas y procedimientos para llevar a cabo sus diferentes procesos, con el fin de
garantizar que la totalidad de las operaciones realizadas estén respaldadas en documentos
idóneos, de tal manera que la información sea susceptible de verificación y comprobación
exhaustiva y aleatoria... de conformidad con las normas contables le corresponde al aportante de
los recursos administrados garantizar la trazabilidad de la información contable que sustenta la
ejecución de los recursos comprometidos".
De igual forma el artículo 4° de la Ley 87 de 1993, relacionado con los elementos
para el Sistema de Control interno, expresa que —Toda entidad bajo la
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C,EliERAS- DE 1, HEPS5£1lICA
responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes
aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno:
b) Definición de
políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; (..) e)
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Por lo anterior se observa que la Entidad registró legalización de recursos sin
soportes idóneos por valor de $458.071 millones, desconociendo las
características cualitativas de la información de Confiabilidad y Verificabilidad,
subestimando el saldo de la cuenta Recursos Entregados en Administración por
$458.071 millones, sobreestimando a la vez la cuenta de Gastos por $458.071
millones, lo cual impacta el resultado del ejercicio.
Hallazgo 43 Recursos pendientes de legalizar del contrato 088/2007, Fiscal y
Disciplinario.
A diciembre 31 de la vigencia auditada la cuenta de recursos Entregados en
administración por concepto del contrato 088/2007 celebrado entre el Ministerio
de Comercio y Fiducoldex - Consorcio Alianza, para el manejo de recursos de
FONTUR, presenta un saldo pendiente de legalizar por $897.7 millones pese a
que el contrato se terminó en septiembre de 2013.
Recursos que según informe de Fiducoldex corresponden, $426.4 millones a
anticipos de contratos pendientes de legalizar, y $476.8 millones en TES
pendientes de trasladar a FONTUR.
Dado que los contratos que soportan los anticipos entregados por el Consorcio
Alianza a terceros, se debieron ejecutar en el desarrollo del contrato, no se
explica porque razón, no se exigió el cumplimiento contractual en su momento, o
en su defecto, por qué a la fecha no se han adelantado actuaciones legales
efectivas, tendientes a recuperar estos recursos de propiedad de la nación con el
fin de ser reintegrados al Tesoro de conformidad con las leyes presupuestales.
Esta conducta podría estar incursa en las sanciones disciplinarias previstas en la
Ley 734/2002, y contraviene lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011,
facultades y deberes de los supervísores, además de los efectos fiscales por la
posible pérdida de estos recursos, configurándose así un presunto detrimento al
patrimonio en cuantía de $426.4 millones.
Lo anterior denota incumplimiento de las funciones de supervisión tendientes a la
protección de los recursos públicos.
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reErúnue.
DE
Hallazgo 44. Propiedad, Planta y Equipo. Administrativo.
Las cuentas del Grupo de Propiedad Planta y Equipo que registran los saldos de
los bienes muebles en servicio, presentan saldos a 31 de diciembre de 2014 por
$13.889.3 millones, sin embargo, el inventario en detalle, (según oficio 1-2015001152 del 4/02/2015), al mismo corte, presenta un saldo de $17.300,0 millones,
generando una diferencia de $3.410. 6 millones, situación que se debe a que no
se efectúa las conciliaciones de saldos entre las áreas respectivas, lo que
ocasiona subestimación en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo y el
patrimonio por el valor de la diferencia.
Con respecto a la Depreciación Acumulada de los bienes muebles en servicio, el
inventario registra $20.592.0 millones y el saldo contable $9.421.6 millones,
presentando una diferencia de $11.170.4 millones, lo que genera incertidumbre en
el saldo de esta cuenta.
El saldo de los bienes muebles en bodega, presenta saldo a 31 de diciembre de
2014 por $6.211.5 millones, sin embargo, el inventario físico en detalle al mismo
corte presenta un saldo de $3.662,4 millones, generando una diferencia de
$2.549.1 millones. Situación que se debe a que oportunamente, no se efectúan
las conciliaciones de saldos entre las áreas respectivas; lo que ocasiona
sobrestimación en la cuenta y en el Patrimonio por la diferencia indicada.126
Hallazgo 45. Pasivos Estimados Provisión para contingencias.
Administrativo.
La entidad presenta en los estados Financieros con corte a 31 de diciembre de
2014 un saldo de $533,437 millones por concepto de Provisión para
Contingencias Litigios, que equivalen al 55% del total de procesos en contra los
cuales equivalen a $965,654 millones. Sin embargo, al comparar esta información
con la reportada por la oficina jurídica se observa una diferencia de 512,984
millones entre lo provisionado y lo estimado por la oficina jurídica. Lo anterior por
cuanto en el reporte de jurídica se relacionan procesos que no se encuentran en
contabilidad y viceversa, afectando en igual cuantía la cuenta de gastos de la
Entidad.
La anterior situación se debe a que pese a que las dos áreas aparentemente,
realizaron una conciliación, ésta no quedo documentada en el área jurídica, por lo
cual el reporte no se actualizó. Siendo esta última la fuente de información para
La información contable es relevante en la medida en que sirva de base para la toma de decisiones, el efectuar una
conciliación de saldos al final del ejercicio desvirtúa el precepto contable de información oportuna y disminuyen la confianza
en los sistemas que la producen.
126
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contabilidad no es aceptable que su saldo difiera del presentado en los estados
financieros. La anterior situación sobreestima el saldo de la cuenta Provisión para
Contingencias en cuantía de $12.984 millones, sobreestimando en igual cuantía
el gasto.
Hallazgo 46 Intereses de contratos de Estabilidad Jurídica. Administrativo.
Los intereses que se registraron en la vigencia en la cuenta 140103 Deudores
Ingresos no Tributarios, corresponde a los recaudos efectivos de intereses
pactados en los Contratos de Estabilidad Jurídica; incumpliendo así, con el
principio de causación contable, ya que la Entidad no cuenta con un
procedimiento que determine la periodicidad y términos en que la oficina
encargada de estos contratos remita a contabilidad la información que se requiere
para tal efecto. Esta situación crea incertidumbre sobre el saldo por $2,669,3
millones afectando de igual manera los ingresos del periodo en la misma cuantía,
pues no se tiene certeza sobre el periodo al que corresponden estos recursos, ni
el valor que se debía registrar en la vigencia audítada.
Hallazgo 47. Contratos de estabilidad Jurídica. Disciplinario.
La cuenta 140172 Prima en contratos de Estabilidad Jurídica, se encuentra
subestimada en valor aproximado de $289 millones en razón a que el incremento
de la prima de estabilidad jurídica originado en los aumento de la inversión en el
contrato 05/2008, no se ha causado desde el año 2008 a 2014. Generando a la
vez una subestimación por la misma cuantía en los Ingresos de la Entidad. Lo
anterior por cuanto la Entidad no ha efectuado la liquidación y gestión de cobro
respectivo.
En este mismo contrato en la cláusula segunda, el monto de la inversión se
estableció en $19.072,6 millones, la cual fue ejecutada en 2007, sin embargo en
los informes del Representante Legal y de Supervisión el monto de la inversión
fue de $18.036 millones, con una diferencia de $1.036,6 millones, lo que quiere
decir que el inversionista no cumplió con esta meta fijada para la vigencia en
mención sin que a la fecha el Ministerio haya iniciado la investigación
administrativa tendiente a determinar el incumplimiento de la ejecución de la
inversión fijada en la cláusula 2 y 5 numeral 1 del contrato.
De igual manera la cuenta se encuentra subestimada en $97,6 millones, que
corresponden a la cuarta cuota del contrato de Cryogas, la cual no se canceló de
manera oportuna de acuerdo con las cláusulas del contrato.
La Entidad no causa oportunamente ni contable ni presupuestalmente el monto de
la Prima de estabilidad Jurídica de los contratos firmados bajo la modificación
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AenERAt. DE L4 REPÓPILICO,
realizada al Art 5 de Ley 963 de 2005 por el Art 48 de la Ley 1450 de 2011, en los
cuales establece como metodología para la liquidación de esta Prima, un
porcentaje de la Renta Líquida Gravable para cada uno de los años de vigencia
de cada contrato.
Estas situaciones además de desconocer los principios contables de causación,
no permiten establecer una proyección de ingresos del periodo con el fin de
establecer una planeación adecuada de los recursos del Estado. A la vez que no
permite llevar un control sobre la oportunidad en el pago de esta obligación a
cargo de los contratistas.
Hallazgo 48. Contrato de estabilidad Jurídica — ISAGEN S.A. Administrativo.
El saldo del contrato de prima de estabilidad jurídica con Isagen S.A. a 31 de
diciembre de 2014 es de $4.448. O millones, valor que difiere con el registrado por
Isagen S.A. en sus cuentas recíprocas por S4.998,3 millones, presentando una
diferencia de $550,3 millones127 . Situación debida a que no se efectúa las
conciliaciones oportunas de cifras entre las entidades pórtinentes, subestimando
las cuentas Deudores Prima Estabilidad Jurídica e Ingresos por la diferencia
indicada.
Hallazgo 49. Cuotas Partes por Cobrar Administrativo.
Diferencia en saldos -
Las Cuotas Partes por Cobrar presenta diferencia de $2.3 millones, entre el saldo
que registra el balance por $3.302,0 millones y los saldos registrados en el auxiliar
por tercero en Excel por $3.299.7 millones. Situación que se debe a la falta de
conciliación entre las áreas responsables, lo que genera sobrestimación en la
cuenta y los ingresos por la diferencia indicada.
Hallazgo 50. Cuotas Partes por Cobrar — Cuentas Reciprocas -
Administrativo.
A 31 de diciembre de 2014 el saldo de las Cuotas Partes por Cobrar por $3.302.0
millones la adeudan 51 entidades de los cuales selectivamente se tomaron (9)
nueve por valor de $2.025,3 millones que corresponden al 61,3% del total del
saldo. Al efectuar el cruce con la cuenta Cuotas Partes por Pagar (251006) que
figuran registrados en las cuentas recíprocas de cada una de las 9 entidades se
observa lo siguiente:
127
La conciliación de saldos con ISAGEN es de fecha 17/07/2014
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CCNCRAL 13£ LA Ket."“LiCA.
En las cuentas recíprocas de FONCEP, Policía Nacional, Departamento de la
Guajira, Ministerio de Defensa y Ministerio de Protección, no figuran el registro de
reconocimiento del pasivo de cuotas partes por pagar por $1.270.6 millones.
Diferencia de $4.6 millones entre el saldo del MINCIT por $7.1 millones y el SENA
por $11.7 millones.
Diferencia de Sl 50.4 millones entre el saldo del MINCIT por 222.8 millones y el
Departamento de Bolívar por $72.227 millones.
Diferencia de $42.4 millones entre el saldo del MINCIT por $42.5 millones y
Ministerio de Agricultura por $0.091 millones.
Referente a la Caja Nacional de Previsión Social con saldo de $482.5 millones,
reportó cuentas recíprocas a la CON hasta junio de 2013 y no registra pasivo
cuotas partes por pagar. También hay que indicar que en el reporte de las
cuentas recíprocas del MINCIT, tampoco figura registrado el saldo de Cuotas
Partes por Cobrar de CAJANAL.
Las diferencias presentadas se deben a que el Ministerio ha reconocido la cuenta
por cobrar, sin embargo el deudor no ha reconocido como un pasivo esta
obligación. Lo anterior crea incertidumbre por valor de $1.945.9 millones.
Hallazgo 51. Propiedad, Planta y Equipo. Administrativo.
Al cruzar información de Edificaciones y Terrenos de propiedad de la Entidad
registrados en la contabilidad, con información reportada por el IGAC se observa
que en esta no se encuentran registrados bienes de los departamentos de
Atlántico, Bolívar, Guajira, Magdalena y Valle por valor de $202.561.3 millones,
subestimando las cuentas de Propiedad Planta y equipo y Valorizaciones en dicha
cuantía, afectando en igual proporción el Patrimonio de la Entidad. Esta cifra
podría ser modificada de conformidad con la información de los demás
departamentos la cual está pendiente de recibir de parte del IGAC.
Hallazgo 52. Recursos Recibidos en Administración. Administrativo.
Los recursos recibidos en Administración por el Convenio Interadministrativo de
Cooperación Técnica con el SENA, registra un saldo en el balance a 31 de
diciembre de 2014 por $10.151.9 millones. Sin embargo, en las cuentas
recíprocas del SENA (142402) refleja un saldo de $10.141.7 millones, generando
diferencia en la cuenta de $10.2 millones. Situación debida a la demora en el
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bENEftAl DE L. REPÚBLICA.
trámite de conciliación de las cifras entre las entidades pertinentes,
sobrestimando la cuenta Efectivo por la diferencia presentada.128
Concepto control interno contable
En la Evaluación del Control Interno Contable, se aplicó el cuestionario de la
metodología implementada por la Contraloría con una calificación de 1.9 la cual lo
ubica en el rango con deficiencias, debido a que algunos de los controles no
ofrecen un adecuado grado de confianza en el reconocimiento y revelación de las
operaciones y transacciones financieras y económicas.
3.6 EVALUACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO.
El Sistema de Control interno de la entidad arrojó una calificación ponderada de
1,928 conforme a los parámetros de evaluación establecidos por la CGR, lo que
sitúa al Ministerio en el rango del Sistema de Control Interno "CON
DEFICIENCIAS" y participa en la matriz de gestión con una calificación de 53,60
de acuerdo con la metodología establecida en la Guía de Auditoría.
Los aspectos más significativos son:
Sistema Integrado de Gestión- ISOLUCION
Herramienta institucional ISOLUCION, aplicativo en el cual registran los procesos
y procedimientos que responden al Sistema Integrado de Gestión, su objetivo es:
"(...) garantizar su eficiencia, eficacia y efectividad, así como la, optimización de recursos y
procesos, implementar el Sistema de Gestión Ambiental y prevenir la contaminación en equilibrio
con las necesidades socioeconómicas. En el Sistema Integrado de Gestión el cumplimiento de los
requisitos de calidad está dirigido a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus
usuarios y al cumplimiento de los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), así
como a garantizar el control de la gestión en forma complementaria, entendiendo la Gestión como
una sola, con un solo ciclo administrativo de planeación, ejecución, verificación y acción de mejora
)»129
continua. (...
Hallazgo 53. Falencias de Información, Diseño y Aplicación de Procedimientos,
Riesgos y Controles. Administrativo.
a) Se observa que este aplicativo no ha sido adecuadamente alimentado y
optimizado por los responsables de la información, dado que no se han
registrado la totalidad de los procesos y procedimientos que ejecuta en
128
128
Esta situación fue subsanada en enero de 2015, sin embargo afecto el ejercicio de 2014 por lo cual se mantiene.
Manual Sistema Integrado de Gestión-ISOLUCION
73
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GEACIAAL DE LA KCIAÚLILICA
atención a sus funciones, traduciéndose en falencias de identificación, diseño
y aplicación de mapas de riesgos y por tanto, de sus respectivos controles.
Aceptada por la administración:
"(..) En efecto, en la actualidad, aparece debidamente documentado el 75% de los procesos
de las diferentes dependencias, que constituyen las funciones básicas y primordiales de las
mismas, acorde con la misión y visión del Ministerio.
Ahora bien, dentro del proceso de mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, se
identificaron algunas funciones que si bien no constituyen la esencia de la dependencia
respectiva, si debe estar documentada, razón por la cual la Alta Dirección dio las instrucciones
respectivas para adoptar las acciones correctivas y preventivas, así como las acciones de
seguimiento de revisiones ya efectuadas en los anteriores comités. (...)"
b) Igualmente, no hay coherencia y coordinación entre los procesos identificados,
los ejes definidos para la planeación estratégica, los recursos asignados y la
transversalidad para la ejecución de sus funciones, que permitan determinar la
secuencia e integración de los procesos, adicional a que no se cumple su
objetivo esencial de: "ser una sola, con un solo ciclo administrativo de planeación,
ejecución, verificación y acción de mejora continua"
"(...) Con el fin de garantizar la participación de los viceministerios y demás dependencias
involucradas en la definición de los procedimientos misionales, se modificó con la colaboración
y activa participación del Grupo Sistema Integrado de Gestión, el procedimiento que establece
los parámetros para el "DISEÑO, FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS", lo anterior
propendiendo por una articulación y participación de todas las áreas misionales. 6.9"
c) Los procesos definidos para la ejecución de procedimientos misionales,
presentan falencias de participación de los tres Viceministeríos, debido a
debilidades de comunicación, coordinación y unificación de esfuerzos para la
elaboración de procedimientos transversales que reflejen el trabajo en equipo
para el logro de los fines institucionales.
d) El mapa de procesos, identifica riesgos sus causas y controles. Se evidencia
que los controles registrados corresponden a actividades de los mismos
procesos, las cuales responden al "deber ser" de éstos, inobservando uno de
los requisitos esenciales del Sistema : "(...) identificar y diseñar, con la participación
de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de
control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto
considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de sus usuarios, en
afecta el mejoramiento
continuo, debido a debilidades en las acciones necesarias para alcanzar los
resultados de forma planificada.
las materias y funciones que le competen. (,..)", lo que
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CONTRALORÍA
DINERAL DE LA REDDDI.iGA
e) Las revisiones realizadas periódicamente, no abarcan la totalidad de los
procesos y procedimientos, evidenciándose que algunos se encuentran con
últimas fechas de revisión 2009130 y 2012, reflejando falta de ajuste de riesgos
y controles en atención a los cambios institucionales y funcionales generados
a partir de esas vigencias hasta la fecha del presente ínforme, afectando la
efectividad y utilidad del instrumento como herramienta gerencial.
A manera de ejemplo, referimos del Proceso "Fomento y Promoción", en el
cual, para el despacho del Viceministerio de Turismo se define un único
proceso:
"SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA VIAL Y PEATONAL._v0
(28/May/2012)", que responde a un proyecto adelantado por esta cartera, el
cual para la vigencia 2014 no se contó con presupuesto, como tampoco
responde a una actividad permanente de la Entidad, adicional a que reporta
diferencias en las fecha de actualización.
Aceptada por la administración:
"(...) Teniendo en cuenta las modificaciones que se han surtido, el Grupo Sistema Integrado
de Gestión evaluó el mapa de riesgos actual, con el fin de verificar los puntos de control de
todos los procedimientos que se encuentra documentados en SIG a fin de identificar y verificar
que los mismos correspondan a los requerimientos actuales de la entidad. (...)"
f) No se cuenta con flujogramas de los procesos y procedimientos, no hay
unidad de criterios para la definición de los tiempos incluidos dentro de los
mismos, (cpej, lo relacionado por la oficina de planeación donde señala: días,
minutos, otros)131.
g) De otra parte, los riesgos y controles que tiene identificados presentan
falencias de construcción y administración, por cuanto, algunos de los
documentos relacionados como soportes de los controles, no son conocidos
por la totalidad de los dueños de los procesos, es el caso del identificado
"Manual no discrecional". Se aplican controles, que si bien son conocidos y
manejados por los usuarios, no son relacionados en el campo correspondiente
a la actividad dentro del proceso respectivo, ni se encuentran documentados.
h) Los controles son clasificados como preventivos, detectivos y correctivos; sin
embargo, no en todos los procesos son coherentes,' como es el caso de la
DISEÑO, FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN INSTRUMENTOS DE FOMENTO Y PROMOCIÓN CODIGO: FP-PR-001
VERSION: 1 Vigente a partir de: 23/Sep/2009.
131 Procesos: Flujo continuo e interrelacionado de actividades de planeación, organización, dirección y control,
desarrolladas para lograr un objetivo común... Conocer en tiempo real las incidencias del proceso y los parámetros más
importantes (Disponibilidades, OEE, Tiempos ciclo, producciones Cuando se trabaja en el manejo del tiempo se debe
vigilar que la velocidad no atente contra la calidad de la tarea y proceso que se está realizando, porque no se estaría
mejorando sino empeorando,
13°
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CONTRALORÍA
CIENERAl. oe
,■•■ .E1-.11tat_iCA.
Secretaria Técnica del Comité Directivo de FONTUR, en cabeza del
Viceministerio de Turismo.
Las anteriores situaciones, igualmente se detectaron en el Proceso de
Adquisición de Bienes y Servicios, en el que además no se registran la
totalidad de riesgos relacionados con el mismo.
j)
En cuanto al Proceso Gestión Jurídica se estableció que en el aplicativo
1SOLUSION, no obstante no se registra ningún riesgo asociado al proceso de
Representación Judicial y Extrajudicial, al analizar las actividades que lo
conforman se evidénció que se establecieron como controles, las mismas
actividades que constituyen el procedimiento y no las que realmente se
realizan para tales fines en la dependencia.
En atencion a lo anterior, se evidencian falencias de registro de información,
monitoreo, seguimiento y control de esta herramienta gerencia!, por parte de
responsables de cada procedimiento y de la Oficina de Control Interno,
generando incertidumbre sobre la efectividad de este instrumento, asi como de la
adecuada ejecucion de los procedimientos para el desarrollo de las funciones
institucionales132.
Hallazgo 54. Procesos Específicos- Recursos Administrados por Terceros.
Administrativo.
La función de supervisión y/o interventoría (seguimiento y monitoreo de forma integral
(evaluaciones técnicas, económicas, financieras, legalidad, gestión y cumplimiento) a los
recursos públicos ejecutados a través de convenios especiales, interadministrativos y/o
traslados de capital a terceros como es el caso de Bancoldex, Fiducoldex, Fontur, entre
otros133, no cuentan con procesos específicos, (Convenios- Fiducias- Encargos
Fiduciarios- Patrimonios Autónomos), a través de los cuales se desarrolla la política
sectorial de comercio, industria y turismo, representando cerca del 72% de los recursos
asignados al Ministerio, traduciéndose en un alto de riesgo de falta control y seguimiento
a los mismos, sin que garanticen su efectividad y cumplimiento de los fines del Estado.
Adicional a lo anterior, se evidencia la falta de optimización de los resultados
presentados, en algunos de los informes de supervisión, como herramienta para
aplicación de correctivos en pro del mejoramiento continuo y de una acertada toma de
decisiones, afectando los resultados de la gestión institucional.
132 Lo manifestado por la entidad no desvirtúa lo observado. Aceptado casi en su totalidad.
"3 PROPAIS, PROCOLOMBIA, CAMARAS DE COMERCIO, ORGANIZACIONES INTERNACIONALES,
UNIVERSIDADES, OPERADORES TURISTICOS, PRIVADOS, ALCALDIAS, GOBERNACIONES....
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CONTRALORÍA
OCIVEIV, DE
L. REPÚOLIC.
Hallazgo 55. Seguimiento Plan de Mejoramiento. Disciplinario
Una vez analizado el cumplimiento del Plan de Mejoramiento con corte a 31 de diciembre
de 2014, se observa que de cuarenta y cinco (45) hallazgos, en veintiun (21), el Ministerio
no programó acciones de mejoramiento, si no que registro la nota: "NO APLICA", hecho
que llama la atención, dado que no es un procedimiento normal y refleja falta de
compromiso por parte del Sujeto de Control, adicional a las falencias de pronunciamiento
por parte de la Oficina de Control Interno, inobservando, entre otros, lo establecido en
Resolucion Interna del Minsiterio No. 2420 de 2003.
Con lo anterior, se contraviniene lo señalado en Resolución Orgánica 7350 del 29
de diciembre de 2013 expedida por la Contraloría General de la República134., asi
como de lo estabelcido en el articulo 101 de la Ley 42 de 1993135 "(..,) no adelanten
las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías (...)" limitando
la posibilidad de generar valor agregado al mejoramiento continuo institucional en
la aplicación del mencionado instrumento en comento.
Tabla No. 14 Revisión Plan de Mejoramiento
Vigencia 2013
Plan de Mejoramiento
Efectiva Inefectiva
Acción Mejora
si
No
13,5
31,5
24
21
30%
70%
53%
47%
Fuente: Seguimiento Plan de Mejoramiento MINCIT
Se determina infectividad del 70%, resultado de evaluar cuarenta y cinco (45)
hallazgos, con corte a diciembre de 2014, de los cuales trece (13) presentan
efectividad, hecho que refleja que las acciones adelantadas no han sido
suficientemente efectivas, reiterándose en el cuerpo del presente informe, las que
134
Capítulo III Modalidades Artículo Sexto. Modalidades Numeral 3. Plan De Mejoramiento, Capítulo IV Responsables
Artículo Noveno. Plan De Mejoramiento
135 Artículo 101°.- Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o
bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las
citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la
forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e
informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el
cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones
solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la
cuantía requerida: no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no
cumplan con las obligaciones fiscales V cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Texto
subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-054 de 1997, bajo el entendido
de que en dicha expresión no se consagra una causal autónoma para aplicar sanciones, sino una regla que deben
seguir dichos contralores para imponerlas
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CONTRALORÍA,
no eliminaron la causa, que les dio origen, por tanto se continúan presentado
falencias y debilidades en el quehacer organizacional. (Ver anexo No.2)
El ministerio manifiesta: "(_..) Frente a la no programación de acciones de mejora al informe de
auditoria presentado por la Comisión Auditora, se debe señalar que las mismas, fueron producto
de consultas y mesas de trabajo que realizó la entidad, y en las cuales se consideró que no se
debían formular planes de mejora. Sin perjuicio de lo anterior; las observaciones de la Comisión
fueron tenidas en cuenta para adoptar los correctivos necesarios que se tradujeron en el ajuste de
los procedimientos para las observaciones presentadas (...)"
A pesar de haber adelantado algunas acciones de mejoramiento respecto de las
observaciones planteadas por la CGR, las mismas no reportan efectividad y se
continúan registrando situaciones identificadas en vigencias anteriores,
presentándose reiteración para la vigencia en análisis, reflejando falencias de
compromiso en pro del mejoramiento continuo.
Con lo anterior, se contraviniene lo señalado en Resolución Orgánica 7350 del 29
de diciembre de 2013 expedida por la Contraloría General de la República136,
inobservancia de las obligaciones como funcionarios públicos, Articulo 27 Capítulo
Cuarto Ley 734 de 2002, Resolucion Interna del Minsiterio No. 2420 de 2003137,
asi como de lo establecido en el articulo 101 de la Ley 42 de 1993138 "(...) no
adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías (...)"
limitando la posibilidad de generar valor agregado al mejoramiento continuo
institucional en la aplicación del mencionado instrumento en comento.
116
Capítulo III Modalidades Artículo Sexto. Modalidades Numeral 3. Plan De Mejoramiento. Capítulo IV Responsables
Artículo Noveno. Plan De Mejoramiento.
137 Artículos 10 y 19
138 Artículo 101°.- Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o
bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las
citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la
forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e
informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el
cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones
solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la
cuantía requerida; no adelanten lad acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no
cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Texto
subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-054 de 1997,
bajo el entendido de
que en dicha expresión no se consagra una causal autónoma para aplicar sanciones, sino una regla que deben seguir
dichos contralores para imponerlas.
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CONTRALORÍA
oCMaHAL De LA nepLiest.1“
ANEXOS
No.1 ESTADO FINANCIEROS
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CONTRALORÍA
GENERAL De. t..
ANEXO No.2
EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA A VIGENCIA 2013
•F
No.
1
2
_
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
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21
22
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26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
••
• -
Nombre Hallazgo
Planes Operativos
Manejo de la Información
Comunicación,
Coordinación
Articulación,
Institucional
Asunción De Pagos De Mesadas Pensionales.
Gestión Entrega Proceso De Administración y
Liquidación Nomina Pensionados,
Constitución de Cuentas por Pagar
Traslados presupuestales previo concepto DNP.
Consistencia en la Información
Recursos Vigencias Futuras sin comprometer
Ejecución Recursos y Rendimientos Financieros
Recursos de la Nación en Cuentas Bancarias e
Inversiones (IP)
Recursos de la Nación en Cuenta Corriente (IP)
Ejecución de recursos fiscales y parafiscales,
Contratos 88 de 2007 y 89 de 2007
Contratos derivados del Contrato 88/2007
Predios entregados al contrato 137 de 2013
Redención de Títulos TES. IP
Destinación Recursos de la venta de Inmuebles Playa
Blanca Barú
Patrimonios
Autónomos
Convenios
Inter-administrativos
Comisión de Operación Bancaria - Gastos de
Funcionamiento
Uso y Propiedad del Sistema de Información Back
Office.
Contrato 150/2013 - Crédito BID USD12.000.000
Actas de Junta Operativa, Junta Asesora y Consejo
Asesor
Disminución de las exportaciones y caída del PIB
industrial.
Inexequibilidad de la Alianza del Pacífico
Convenio 69/2006, 22 y 26/2008
Cláusulas contractuales — otrosíes — Modificaciones
Defensa de los Activos Administrados — Convenios.
Interedministreti~ MinCIT — Bancoldex Convenios
164/2011, 187/2011 y 199/2011 Pagos Anticipados
Valor y Forma de Pago
Supervisión Convenios
Consolidación de la Información Contable
Rentas por Cobrar
Deudores- Prima en Contratos de Estabilidad Jurídica.
Deudores - Recursos Entregados en Administración.
Propiedad, Planta y Equipo y Valorización
Bienes de Uso Público
Cuentas por Pagar
Otros Pasivos
Provisión para Contingencias
Pasivos- Provisión para. Pensiones
Plan de Mejoramiento A
Efectiva
Inefectiva
ex
1
1
t
1
1
1
1.
1
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0,5
No
0,5
1
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1
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1
1
1
1
1
1
1
1.
1
1
1
1
-
1
1
1
1
1
1
1
i.
Patrimonio
1
Gastos
Control Interno Contable
Oficina de Control Interno_
Seguimiento Plan de Mejoramiento
1
1
1
1
1
1
TOTALES
13,5
31,5
Carrera 8 No 15-80 Piso 8* Código Postal 111321 • PBX 647 7000
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1
1
24
21.
CONTRALORÍA
ne,501..c.
OVNEDAL, De u
ANEXO NO. 3: RELACION DE HALLAZGOS, AUDITORIA MINCIT 2014.
No_
Colase r-
HALLAZGO
Organizacional
2 Gestión Oficina de Control Interne,
3 Informes !Oficina de Control Interno.
4 Gestión Oficina de Control Interno Disciplinario
5 Oficina Asesoro de Planeación
6 Secas Cooperación Internacional
7 Indicadores — Planos Indicativos
8 Indicadores s lime FIcalA
9 Fichas E3PIN — EI31
10 Planes Corporativos
11 Plon Operative Miceminishario de Turismo
12 Plan decorativo Miceministerio desarrollo Empresarial
13 Plan decorativo !Dirección Productividad y Cornpotitividoci
14 Planes Operativos. dirección IViipymes
15 Recursos cic, inversión y Otros
10 Gestión -despacho - `vleeturisreto
Estudio Estrategia Hotística de Turismo Naciones! y
17 Regional
18 Proyectos de Inversión en Infraestructuro 'Turístico.
19 Funcionamiento del Consejo Superior Turismo —
20 Consejos Consultivos21 Actas de Comité Secretaria Técnica Turismos —
22 Recursos Fiscoles Parafiscales
VICEIDESARFIC>L_I_O- Gestión despacho, dirección de
23 Productividad y Gompetitivided y dirección Mipymes Gestión
despacho,
d'inacción de Productividad y
24 Corneetitividad y dirección Mipyrrie.s 25 Costos deuda Publica Externa Crédito SUD
26 ~cursos Administrados por Terceros,
27 VICE-EXTERIdIRComportamiento de lee Exportaciones.
28 Constitución de Cuentas por Pagar.
29 desequilibrio económico contrato 147 de 2013
30 Supervisión e Intenesr oría de contratos - FON-n-1R
inconsistencia en proceso de licitación pOblico N' 01 cha,
ID
F
P.
1 Estructura
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
31 2014
32 Supervisión de contratos
35 Nómern de pisos a intervenir.
Suscripción de Acta antes de asignación oomo
34 Supervisor
35 Reporte en SECOR
36 Aelloación del concepto desequilibrio Económico
Incumplimionto decisiones Junta de Adquisiciones y
37 l_icitaciones
38 Gestión de arriendo por Adecuación de Sede
go Contraprestación concesión del isicf5o.
40 Gestión de Archive documento!.
41 Autonomío de Negocios Contractuales.
42 Recursos Entregados en Administración 43 Recursos pendientes de legalizar del contrato 098/2007.
44 Propiedad, Planta y Equipo
4-5 Pasivos Estimados Provisión para contingencias.
46 Intereses de contractos de Estabilidad Jurídica
47 Contratos de estabilidad Jurídica
48 Contrato de estabilidad Jurídica — ISAGEN S.A.,
49 Cuotas Partes por Cobrar - nífereneie en saldos
50 Cl_lotee Partes por Cobrar — Cuentas Recíprocas
51 Propiedad, Planta y Equipo
52 Recursos Recibidos en Administración
Falencias de Información, diseño y Aplicación de
53 Procedimientos, Riesgos y Controles
Procesos Específicos- Recursos Administrados por
54 Terceros.
55 Seguimiento Plan de Mejoramiento.
1
1
1
1
1
1
1
-I
1
1
20
4
1
A: Hallazgo Administrativo
D: Hallazgo con presunta incidencia Disciplinaria
F: Hallazgo con presunta incidencia Fiscal
81
Carrera 8 No 15-80 Piso 8e Código Postal 111321 • PBX e47 7000
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