Pauta Sobre Obsequios, Comidas, Invitaciones, Viajes Patrocinados

OBSEQUIOS, COMIDAS, INVITACIONES, VIAJES PATROCINADOS
Y OTRAS ATENCIONES EMPRESARIALES
Estas Pautas se aplican a cada funcionario, director, empleado a tiempo parcial y
completo, profesor, contratista y trabajador estudiante de Laureate. También se aplican
a todos los agentes, representantes, consultores, distribuidores, comerciantes y otros
terceros que hagan negocios en nombre de Laureate o de sus filiales. Las referencias
que se hacen a “Laureate” en estas Pautas incluyen a Laureate Education, Inc., y sus
subsedes y filiales, que incluyen a todos los miembros de la red Laureate International
Universities. Las preguntas acerca de estas Pautas se deben realizar al Responsable
local de cumplimiento o a través de la Línea de ayuda ética de Laureate.
I.
Guía básica
Estas Pautas están dirigidas al ofrecimiento y aceptación de atenciones
comunes, comidas, obsequios, invitaciones, viajes y gastos relacionados con
viajes, y gastos asociados con eventos como conferencias, seminarios, ferias
universitarias y capacitación (en conjunto, “atenciones empresariales”). Todos
estos casos pueden ser una práctica legítima y valiosa, pero también pueden
representar riesgos de apariencia indebida o incluso infracción de leyes contra el
soborno y la corrupción.
En consecuencia, nunca debemos ofrecer ni recibir atenciones, bajo ningún
concepto, que pudiesen afectar, o pareciesen afectar, la toma de cualquier
decisión. Las atenciones empresariales que se dan a o reciben de proveedores,
estudiantes y otras instituciones o empresas fuera de Laureate deben responder
a un fin legítimo, sin buscar a cambio ninguna decisión favorable o ventaja
desleal.
De acuerdo con el Código de Conducta y Ética de Laureate, el personal de
Laureate puede ofrecer o recibir atenciones empresariales siempre y cuando:
•
estén relacionadas con un fin legítimo, como promoción, demostración
o explicación de productos y servicios;
•
se ofrezcan sin esperar ninguna decisión favorable, ni acción especial
del funcionario ni ventaja desleal;
•
sean razonables, ocasionales y de bajo costo;
•
no se paguen en efectivo o sus equivalentes;
•
sean de carácter adecuado (p. ej., ningún espectáculo para “adultos”)
y se encuadren dentro de las prácticas y costumbres empresariales
locales;
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•
estén documentadas con recibos y se expliquen correctamente en
nuestros libros y registros;
•
estén autorizadas según lo requieran las políticas y los procedimientos
vigentes; y
•
se encuadren dentro de las leyes vigentes.
Documentación y aprobación. Todos los gastos relacionados con atenciones
empresariales deben documentarse correctamente para reflejar (a) el fin del
obsequio u otra atención, (b) la persona que lo recibe, (c) la organización y el
cargo de la persona que lo recibe, (d) una descripción de la atención
empresarial, (e) la identidad de otros asistentes (si se trata de una comida u otro
evento) y (f) el importe. Todos esos gastos deben ser aprobados por el gerente
de la persona que ofrece la atención. Si varios miembros del personal de
Laureate asisten a un evento, deberá pagar la persona que ocupe el puesto más
alto y la aprobación debe provenir del gerente de esa persona.
Nota sobre las atenciones empresariales para los funcionarios del
gobierno
Si bien estas Pautas se aplican al ofrecimiento de atenciones empresariales a
cualquier persona ajena a Laureate, el personal de Laureate debe actuar con
especial prudencia en el caso de pago, reembolso u ofrecimiento de atenciones
empresariales a funcionarios del gobierno ya que a menudo están sujetos a
requisitos legales más restrictivos. Esos gastos pagados directamente o
reembolsados deben ser genuinos y razonables, deben estar directamente
relacionados con una actividad empresarial legítima de Laureate, y deben estar
permitidos por las leyes locales y de los EE. UU. En muchos países, a los
funcionarios del gobierno no se les permite aceptar ningún obsequio ni otra
atención empresarial, y estos no se deben ofrecer a menos que se haya
determinado afirmativamente que dicha acción no infringirá ninguna ley.
La Guía básica expuesta anteriormente se aplica a todas las atenciones
empresariales. A continuación se exponen requisitos de aprobación adicionales,
límites monetarios y una guía para casos específicos. Al igual que con otros
aspectos de estas Pautas, con la aprobación del Director de cumplimiento de
Laureate, las empresas o instituciones de Laureate pueden desarrollar diferentes
pautas que se adapten a las operaciones y leyes locales, y el personal de
Laureate debe seguir la guía que se aplica a sus operaciones.
II.
Requisitos de aprobación
Además de la Guía básica expuesta anteriormente, los siguientes requisitos de
aprobación se aplican al pago, reembolso, ofrecimiento o aceptación de
atenciones empresariales.
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A. Obsequios y artículos promocionales: El personal de Laureate puede
ofrecer artículos promocionales que tengan un logotipo institucional o de
Laureate, u otros obsequios de bajo costo que no superen los 50 dólares, a
una persona una vez por año calendario sin aprobación previa, siempre que
dichos artículos se ofrezcan de acuerdo con la Guía básica expuesta
anteriormente. El pago, reembolso u ofrecimiento de todos los demás
obsequios y artículos promocionales requieren la aprobación previa del
Responsable local de cumplimiento.
El personal de Laureate puede aceptar obsequios que no superen los 50
dólares (en total, de cualquier origen) por año calendario, siempre que dichos
artículos se ofrezcan de acuerdo con la Guía básica expuesta anteriormente.
La aceptación de todos los demás obsequios y artículos promocionales de
parte de terceros requiere la aprobación del Responsable local de
cumplimiento.
Si existen pautas locales vigentes que establecen diferentes importes, el
personal deberá seguir esas pautas.
B. Comidas e invitaciones: El personal de Laureate puede ofrecer comidas e
invitaciones de bajo costo, como almuerzos, cenas o entradas a eventos
deportivos, que no excedan los 75 dólares en total, siempre que las comidas
e invitaciones que se realicen a cualquier persona no excedan los 300
dólares por año calendario y el ofrecimiento de las comidas e invitaciones se
realice de acuerdo con la Guía básica expuesta anteriormente. El pago,
reembolso u ofrecimiento de todas las demás comidas e invitaciones
requieren la aprobación previa del Responsable local de cumplimiento.
El personal de Laureate puede aceptar comidas e invitaciones de bajo costo,
como almuerzos, cenas o entradas a eventos deportivos, que no excedan los
75 dólares en total por evento y que no excedan los 300 dólares (en total, de
cualquier origen) por año calendario, siempre que la aceptación de las
comidas e invitaciones se realice de acuerdo con la Guía básica expuesta
anteriormente. La aceptación de todas las demás comidas e invitaciones de
parte de terceros requiere la aprobación del Responsable local de
cumplimiento.
Si existen pautas locales vigentes que establecen diferentes importes, el
personal deberá seguir esas pautas.
C. Comidas y otras atenciones relacionadas con eventos patrocinados:
Por “eventos patrocinados” se entiende seminarios patrocinados por
Laureate, conferencias para el desarrollo de planes de estudios u otras
reuniones organizadas para promover los intereses de Laureate o el
desarrollo de oportunidades educativas en una institución, país o región.
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Dichos eventos se pueden llevar a cabo para promover los objetivos de
Laureate, para fomentar fines educativos en un país o región y/o para
construir una buena imagen de Laureate.
El objetivo principal del evento patrocinado debe ser consecuente con los
objetivos de Laureate o el desarrollo de perspectivas educativas; no se debe
llevar a cabo con fines de entretenimiento, para otorgar un beneficio
personal, o como recompensa o incentivo para hacer negocios con Laureate
o asistir a una institución de Laureate. Es lícito si el objetivo incluye el hecho
de destacar el enfoque de Laureate de la educación, aunque no para
incentivar específicamente a los participantes a hacer negocios con Laureate
a cambio de comidas, invitaciones u obsequios lujosos o excesivos.
Los importes y requisitos de aprobación de la Guía para el ofrecimiento de
obsequios, comidas e invitaciones a eventos patrocinados son los mismos
que los que se establecen en las secciones II.A. y II.B.
D. Viajes y gastos relacionados con viajes: Como parte de un evento
patrocinado u otra reunión o demostración de productos y servicios,
podemos, dadas las circunstancias adecuadas, ofrecer pasajes de avión u
otras formas de transporte o alojamiento a terceros. Todos esos gastos
requieren la aprobación previa del Responsable local de cumplimiento.
Todos los viajes y gastos relacionados con viajes se deben ofrecer de
acuerdo con la Guía básica expuesta anteriormente y los siguientes
requisitos adicionales.
•
El viaje debe tener un fin legítimo, como reuniones para visitar una
universidad de Laureate, o para ver o analizar los programas de
Laureate.
•
Los gastos deben estar enteramente relacionados con el fin
legítimo (por ej., los familiares de la persona que recibe el
reembolso legítimo por el viaje no pueden viajar a expensas de
Laureate) y no deben incluir ninguna invitación lujosa ni excesiva
como viajes adicionales, estadías innecesarias u otras actividades
no relacionadas con el fin legítimo del viaje (a menos que la
persona en cuestión pague la totalidad del viaje).
•
Los gastos del viaje solo se pueden reembolsar con la
presentación de los recibos correspondientes o la documentación
equivalente.
•
Siempre que sea posible, los pagos se deben realizar directamente
al hotel, línea aérea o prestador de servicios. Si una persona o un
funcionario del gobierno paga gastos que Laureate estuvo de
acuerdo en cubrir, esa persona debe completar un informe de
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gastos y se lo debe entregar a su empleador; una vez hecho esto,
Laureate podrá realizar el reembolso al empleador.
El personal de Laureate no puede aceptar viajes ni gastos
relacionados con viajes de parte de terceros sin la aprobación del
Responsable local de cumplimiento.
III.
Manejo de solicitudes de pago y ofrecimientos de atenciones
empresariales
Si alguna persona solicita un pago directo o indirecto de cualquier cosa de valor
que esta Pautas no autoricen específicamente, el personal de Laureate debe
rechazarlo de manera cortés, pero firme. El personal de Laureate debe
asegurarse de que todos los socios joint venture o terceros que actúan en
nombre de la compañía también se nieguen a realizar esos pagos. El personal
de Laureate que reciba una solicitud de un pago indebido debe informar sobre el
asunto rápidamente al Responsable local de cumplimiento o a través de la Línea
de ayuda ética de Laureate.
El personal de Laureate que recibe ofrecimientos de obsequios u otras
atenciones empresariales que excedan estas Pautas debe rechazarlas
cortésmente y explicar las Pautas de Laureate. Si la devolución de un obsequio
ofende a la persona que hace el obsequio, o las circunstancias impiden que este
se devuelva, el personal de Laureate puede aceptar el obsequio, pero debe
notificar al Responsable local de cumplimiento. El Responsable local de
cumplimiento puede planear la donación del artículo para caridad, o distribuirlo o
sortearlo entre un grupo grande de integrantes del personal.
Octubre de 2012
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