Procedimiento de Cuentas por Pagar.

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Contenido
1.0
PROPOSITO ................................................................................................................................................3
2.0
ALCANCE .....................................................................................................................................................3
3.0
REFERENCIAS ............................................................................................................................................3
4.0
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................................................3
5.0
DEFINICIONES ............................................................................................................................................4
6.0
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................4
7.0
REGISTROS Y FORMATO ..........................................................................................................................6
8.0
DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS .................................................................................................................6
9.0
ANEXOS .......................................................................................................................................................6
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1.0 PROPOSITO
Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos necesarios para la
generación de un pago a terceros, con la finalidad de establecer el control y manejo de las Cuentas por
Pagar, que le permitirán cumplir con su función de cubrir las obligaciones contraídas por la organización.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los pagos a proveedores y cuentas por pagar que se generen en la
oficina central.
3.0 REFERENCIAS




Manual de Gestión de la Calidad de CONIP Contratistas.
Norma ISO-9001:2008.
Procedimiento para la Procura de Materiales y Equipos (CC-PG-003).
Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009).
4.0 RESPONSABILIDADES

La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación final de este procedimiento así como de
verificar, garantizar y otorgar to das las facilidades y medios para el cumplimiento, aplicación y mejora
del presente documento.

La Dirección de A dministración y Fi nanzas es responsable de la revisión y ap robación de este
procedimiento así como de garantizar su cumplimiento y m ejora. Es responsable también de la
programación, seguimiento y reali zación de l os pagos y o bligaciones de pago; generar los reportes
correspondientes.

El Responsable de Cuentas por Pagar es responsable de aplicar y cumplir con lo establecido en este
procedimiento, recibir la documentación requerida para pa go de la s obligaciones; relacionar y
programar los pagos de las mismas.

Todos los Directores, Gerentes, residentes o supervisores de área y toda s aquellas personas en
general, tanto en oficina s centrales como en cada proyecto y a las cuales le
s aplique este
procedimiento de forma directa o i ndirecta, son responsables de p roporcionar la información
necesaria en tiempo y forma para po der cumplir con el pro pósito del present e documento, También
son responsables de generar, almacenar y conservar todos los registros que resulten de la aplicación
del mismo.

El Gerente de Gestión de la Calidad es responsable del control de este procedimiento así como de su
difusión y comunicación a todas las áreas de la organización. Verificar el cumplimiento y aplicación del
mismo.
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5.0 DEFINICIONES
Cuentas por pagar.- Entiéndase todas aquellas obligaciones de pago que tiene la empresa por la compra
de bienes, equipos, materiales o servicios
Cheque.- Título de Crédito Mercantil.
CFDI.- Certificado Fiscal Digital por Internet
CLABE.- Clave Bancaria Estandarizada
Pasivo.- Es el valor mo netario de las deudas, las oblig aciones y los comp romisos que gravan a una
persona, una empresa o una institución.
6.0 PROCEDIMIENTO
Dentro de la organización, la renta y adquisición (compra) de bienes, materiales, equipos o servicios
genera una deuda que será necesario pagar en un periodo de tiempo determinado.
Por lo anteri or, la Direcci ón de Admini stración y Fi nanzas así como la Di rección de Recursos Materiales
serán responsables de renegociar el pago correspondiente con l os diferentes proveedores y presta dores
de servicio, cuando así se requiera.
La programación de los pagos deberá realizarse una vez que la d ocumentación necesaria ha sido
entregada al responsable de Cuentas por Pagar.
6.1. Entrega y recepción de documentos.
El responsable de cuentas por pagar es el encargado de recibir y controlar la documentación de los
pasivos que la organización genere a través de sus distintas direcciones.
Cuentas por Pagar n o podrá generar ningún pago si e stos no cumplen con la do cumentación
requerida, la cual se describe a continuación.
1. Solicitud de cheque debidamente llenada y autorizada.
2. Pedido y/o requisición de compra debidamente llenada y autorizada.
3. En caso de no contar con las firma s de autorización anexar correos electrónicos donde la
dirección que esté i nvolucrada con la operación deberá dar su conforme a través de este
medio.
4. Factura impresa y CFDI que cumpla con todos los requisitos fiscales de acuerdo a la ley, estos
requisitos son de manera obligatoria, así como el d ocumento que compruebe que fue reci bido
lo que se adquirió.
Por lo tanto toda s las direcciones de la organización que generen pasivos, deberán entregar la o las
solicitudes de cheque correspondientes (formato CC-015-R2) a la asi stente de la Dirección de
Administración y Finanzas para acusarlas de recibido.
Estos formatos deberán ir acompañados de la documentación que soporte dicho pago como puede
ser la factura, nota de rem isión o aquel documento que compruebe que el mat erial, equipo o servicio
ya fue entregado o proporcionado.
Las solicitudes de cheque para el pago de l os materiales y e quipos que son entregados en los
diferentes almacenes de las obras y cuyo proceso de compra fue realizado en oficinas centrales;
deberán ir acompañada, además de los documentos mencionados en el párrafo anterior, copia(s) de
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la Recepción de Material (formato CC-006-R1) correspondientes con la firma y/o sell o de recepción
del almacenista o responsable del almacén donde se entrego dicho material o proporciono el servicio.
Una vez que el Responsable de Cuentas por Pagar haya revisado que las solicitudes de cheque estén
correctas y debidamente requisitadas y tienen la documentación de soporte necesaria, procederá con
su seguimiento y control para su programación de pago correspondiente. En ca so de presentar
errores o est ar incompletas, tendrá un plazo d e 72 horas para regresarlas para su corrección y/o
entrega de la documentación faltante.
6.2. Programación de pagos
Revisadas las solicitudes de cheque entregadas, la asistente de la Di rección de Admi nistración y
Finanzas deberá entregarlas al Responsable de Cuentas por Pagar para que las incluya en una
relación para su seguimiento y control.
Cuentas por pagar realizará la gestión de p agos entregando a la Di rección de Admi nistración y
Finanzas una relación de l os pagos pendientes o que están por vencer; de acuerdo a l os plazos y
líneas de crédito negociadas con los proveedores y prestadores de servicio.
Los días de pago establecidos por la organización son el segundo y el cuart o viernes de cada mes;
por ello, el Responsable de Cuentas por Pagar deberá verificar el plazo o línea de crédito negociado
con el proveedor y/o prestador de servicios para que de acuerdo a este periodo, pueda programar el
pago correspondiente en el día inmediato posterior al término del mismo.
Esta programación se deberá realizar mediante la elaboración de un flujo d e efectivo de acuerdo al
punto 6.3 de este documento, estableciendo prioridad a las necesidades primarias de la organización.
El Responsable de Cuentas por Pagar deberá llevar un programa o relación electrónica con todos los
datos importantes para su mejor seguimiento y control, estos datos pueden ser el número de solicitud
de cheque, proveedor, monto, concepto, periodo de crédito, fecha de pa go programada y fe cha de
pago real por mencionar algunos.
6.3. Pagos, seguimiento y control.
El Responsable de Cuentas por Pagar informará de manera continua a la Dirección de Administración
y Finanzas sobre la situación de los pa sivos de cada proveedor y deberá entregarle con 15 (quince)
días de anticipación, la relación con los pagos programados para la siguiente fecha de pago.
El Director de Administración y Finanzas presentará a la Dirección de Operaciones la relación arriba
mencionada para su revisión y autorización.
Una vez que el Director de Operaciones ha revisado y autorizado los pagos que serán efectuados, el
Director de Administración y Finanzas o el Responsable de Cuentas por Pagar, informaran al personal
indicado la situación de aquellos pagos que no fueron autorizados y que serán reprogramados.
Para los pagos que fueron autorizados, la Dirección de Administración y Finanzas en conjunto con el
personal de Cuentas por Pagar y Tesorería, realizaran las actividades necesarias para efectuarlos en
la fecha programada.
Los pagos podrán realizarse mediante la entrega de cheque, depósito bancario o tran sferencia
interbancaria según sea el caso.
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Cuentas por pagar entregará al á rea de Contabilidad, los pa gos realizados para que ésta a su ve z,
realice el registro en los libros de la organización.
Una vez efe ctuado el pa go, el Resp onsable de Cuentas por Pagar o el personal de
Tesorería
informarán al personal de Procura, o bien a la persona que solicito dicho pago, para que reporten a
los beneficiarios de los pagos realizados; posteriormente entregaran copia del comprobante respectivo
para su seguimiento y control o para su envió al proveedor o prestador de servicio.
6.4. Indicador de desempeño
El indicador de medición del desempeño de este proceso será el porcentaje (%) de cumplimiento de
los pagos efectuados contra los programados; es decir, real vs programados.
7.0 REGISTROS Y FORMATO
Titulo
Formato
Programa electrónico de pagos (relación)
Electrónico
Formato de Solicitud de Cheque
CC-015-R2
8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS
El Diagrama de la siguiente página muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso de Cuentas
por Pagar contenido en este procedimiento.
9.0 ANEXOS
Anexo 1
Formato de solicitud de cheque
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Diagrama de Flujo del Proceso.
INICIO
Renta o adquisición (compra) de
un bien, material, equipo o
servicio.
Entrega de información para pago
(solicitud de cheque con sus
respectivos soportes).
CC-015-R2
Solicitud de Cheque
Revisión de la documentación.
No
¿Está completa
la
documentación?
Si
Registro y seguimiento de
solicitudes en el Programa de
Pagos.
Revisión y autorización de pagos
programados por Dirección de
Operaciones
No
¿Se autorizaron
pagos?
Si
Ejecución de pagos según el tipo
(cheque, depósito o
transferencia).
Aviso y comunicación de pagos
efectuados a las áreas
correspondientes.
FIN
Programa de Pagos
(registro
electrónico)