Descargar - Contraloría General de la República

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
Modalidad Regular
COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
VIGENCIA 2010
CGR - CDGPIF- No.______
Septiembre de 2011
1
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Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Modalidad Regular a la
COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
Vigencia 2010
Contralora General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor
Álvaro Navas Patrón
Contralora Delegada para la Gestión
Pública e Instituciones Financieras
Ligia Helena Borrero Restrepo
Directora de Vigilancia Fiscal (E)
Carolina Sánchez Bravo
Responsable de Subsector
Jaime H. Sanabria Brausin
Supervisora
Ana Judith Gómez
Equipo de Auditores
Carmenza Ricardo Martinez (Líder)
Pedro Goenaga Consuegra
Guillermo Valdés Gómez
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Tabla de contenido
Página
1.
HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
5
2.
DICTAMEN INTEGRAL
9
2.1
GESTIÓN Y RESULTADOS
12
2.1.1
Gestión Misional
13
2.1.1.1
Negocio Misional
13
2.1.1.2 Evaluación el Sistema de Control Interno
14
2.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
14
2.1.1.4 Gestión del Talento Humano
15
2.1.2
15
Gestión En los Recursos Públicos
2.1.2.1 Gestión Contractual
15
2.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera
16
2.2
CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS
17
2.3
OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
17
2.4
FENECIMIENTO DE CUENTA
18
2.5
RELACIÓN DE HALLAZGOS
18
3.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
20
3.1
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
20
3.1.1
Gestión Misional
20
3
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3.1.1.1
Negocio Misional
20
3.1.1.2
Evaluación del Sistema de Control Interno
21
3.1.1.3
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR
37
3.1.1.4
Gestión del Talento Humano
39
3.1.2
Gestión En Los Recursos Públicos
41
3.1.2.1
Gestión Contractual
41
3.1.2.2
Gestión Presupuestal o Financiera
48
3.2
EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
55
3.2.1
Evaluación del Sistema de Control Interno Contable
57
3.3
OBSERVACIONES DE LA COMISION LEGAL DE CUENTAS DE LA
HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES
57
3.4
HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR
58
4.
ANEXOS
59
4
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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
Según oficio No 15845 del 5 de mayo de 2011, la Comisión Nacional del Servicios
Civil, CNSC- expone las dificultades presentadas para el cierre de la convocatoria
001 de 2005 así:
“Inconvenientes que han impedido su normal desarrollo, de índole normativo, tales
como la ley 1033 de 2006, estableciendo que cuando la CNSC prevea en los
procesos de selección la aplicación de la prueba básica general de preselección a
que hace referencia el artículo 24 de la Ley 443 de 1998 y ésta tenga el carácter
de habilitante, no le será exigible a los empleados que estén vinculados a la
Administración Pública, mediante nombramiento provisional o en carrera, con una
antelación no menor a seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la
presente ley.
Demandado en acción de inconstitucionalidad el precepto (artículo 10 Ley 1033
de 2006), la Corte Constitucional a través de la sentencia C-211, declaró
inexequibles entre otros apartes el primer, segundo y tercer incisos del artículo
10 de la Ley 1033 de 2006.
Como consecuencia de la sentencia citada, la Comisión tuvo que convocar a
todos los provisionales para la presentación de la Prueba Básica General de
Preselección, la cual se aplicó el día 12 de agosto de 2007.
Posteriormente, el Congreso de la República expide el Acto Legislativo 001 de
2008, por medio del cual se reformó el artículo 125 de la Constitución Política,
ordenando a la Comisión inscribir de manera extraordinaria y sin necesidad de
concurso público a los servidores que a la fecha de publicación de la Ley 909 de
2004 estuviesen ocupando cargos de carrera vacantes de forma definitiva en
calidad de provisionales o de encargados del sistema general de carrera.
La expedición de este acto legislativo afectó de manera directa la Oferta Pública
de Empleos de Carrera -OPEC, toda vez que se debían excluir de la misma los
empleos que se encontraban cobijados por el acto legislativo. Sin embargo se
reitera que todas las personas que aprobaron la Fase I de la Convocatoria 001 de
2005, se encontraban habilitadas para inscribirse en la segunda Fase de la
misma.
De otra parte, el 8 de Octubre del 2009, el Gobierno Nacional expidió el Decreto
3905, obligando a la Comisión a excluir de la Oferta Pública de Empleos los
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empleos que estuvieran siendo desempeñados con personal vinculado mediante
nombramiento provisional efectuado antes del veinticuatro (24) de septiembre de
2004 a cuyos titulares a la fecha de expedición del decreto les faltaran tres (3)
años o menos para causar el derecho a la pensión de jubilación, estableciendo que
los mismos serían ofertados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, una vez el
servidor causara su respectivo derecho pensional.
Esta nueva disposición, obligó a que la Comisión nuevamente detuviera la oferta
de empleos hasta tanto las entidades identificaran los empleos en la mencionada
situación y los informaran a la Comisión Nacional del Servicio Civil.
En consecuencia, sólo hasta la vigencia del 2010 se viabiliza la oferta de empleos y
es durante la misma que se ofertan la mayoría de empleos en las etapas 1,2 y 3 del
Grupo I, atendiendo lo dispuesto en las Resoluciones 1600 y 1601 del 28 de
diciembre de 2009, a través de la cual publicó el cronograma de actividades
correspondiente a las aplicaciones IV (Niveles Técnico y Asistencial) y V (Niveles
Asesor y Profesional).
Dado el lapso transcurrido desde la apertura de la Convocatoria 001 de 2005,
los aspirantes inscritos han acudido a la figura de la Tutela buscando que se les
proteja su derecho a participar y mantenerse en la convocatoria. Durante la
vigencia del 2010 y lo corrido de la vigencia del 2011, la CNSC ha recibido un
número importante de tutelas: 1.418 en el 2010 y 626 en los 4 primeros meses
de año 2011.
La mayoría de los fallos de tutela han afectado el curso normal de la Convocatoria
001 de 2005, ordenando revivir etapas del proceso que de conformidad con los
cronogramas dispuestos ya se han superado y demorando la generación de listas
de elegibles, con decisiones como las siguientes:
Aplicación de pruebas de competencias laborales a aspirantes que no acudieron
a las citaciones a pruebas realizadas en mayo 31 de 2009, octubre 4 de 2009 y
octubre 10 de 2010.
Nuevas verificaciones del cumplimiento de requisitos mínimos
Revisiones de la aplicación de las pruebas de análisis antecedentes
Traslado de empleos ya ofertados en el Grupo I al Grupo II
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En otros casos los fallos han obligado a la CNSC a modificar sus decisiones
ordenando recomponer las listas de elegibles para aceptar o retirar algún
aspirante, afectando a terceros que ya tienen situaciones particulares y
concretas e incluso con derechos de carrera.
El cumplimiento de cada uno de estos fallos conlleva la utilización de recursos
físicos, humanos, logísticos y financieros adicionales a los inicialmente previstos
que retrasan la ejecución de las actividades programadas para el cierre,
obligando a realizar reprocesos que tienen altos costos para la Comisión.
Cada vez que por un fallo de tutela se ordena revivir alguna etapa ya culminada,
la CNSC incurre en costos adicionales por aspirante, asociados al costo hora
(h)/h(hombre) que deben dedicar los colaboradores del equipo de trabajo de la
fase II de la Convocatoria para revisar las actuaciones ya culminadas, a los
costos de los materiales y equipos utilizados para proferir las decisiones
productos de estas revisiones y en especial los costos adicionales en los que
se incurre cuando se le ordena a la CNSC aplicar nuevamente pruebas de
competencias laborales a aspirantes que ya las presentaron o a quienes no
acudieron a la citación.
El valor estimado en que incurre al aplicar una prueba de competencias laborales
es de $614.260 que contempla el traslado de la prueba hasta el lugar de
aplicación y la calificación de la misma.
Es de anotar que cada vez que se falla una tutela a favor de un aspirante en la
que se ordena detener, suspender o rehacer una de las etapas, el proceso de
selección para el empleo al que hace referencia el fallo, debe suspenderse
hasta tanto se ejecute lo ordenado por el juez y se notifique a los involucrados
los efectos de cada fallo.
Durante la ejecución del proceso de selección de la Convocatoria 001 de
2005, los diferentes actores que interactúan en su ejecución presentan
diferentes solicitudes en cada una de las etapas. En particular en la Fase II de la
convocatoria continuaron 113.744 aspirantes a quienes se les aplicaron las
pruebas de competencias laborales, contra las cuales de conformidad con el
Decreto 760 de 2005 proceden reclamaciones, al igual que contra los resultados
de la verificación de requisitos mínimos y de aplicación de la prueba de análisis
de antecedentes.
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Es de anotar que por cada una de las respuestas en las que la Comisión no
responde de manera favorable al peticionario, se generan en promedio dos
nuevas solicitudes.
De igual forma las entidades que ofertaron los empleos a los cuales aspiran los
concursantes, interponen también solicitudes que requieren ser tramitadas y que
se encuentran relacionadas con los empleos para los cuales se está surtiendo el
proceso de selección.
Cada una de las solicitudes deben ser atendidas garantizando la oportuna y
eficaz respuesta a cada una de ellas y en todo caso antes de la culminación del
proceso de selección para un empleo con la generación de la lista de elegibles.
La Comisión Nacional del Servicio Civil durante el desarrollo de la Convocatoria
001 de 2005 recibió en el año 2010, 7808 radicados entre derechos de petición,
solicitudes de información y reclamaciones.
Así mismo de enero de 2011 a la fecha han recibido 4939 radicados a los cuales
se les debe dar respuesta, superando lo recibido en el año 2010 en el mismo
periodo.
Es de anotar que el incremento que se presenta, responde entre otros factores a
la etapa de cierre en la que se encuentra la convocatoria y a la incertidumbre que
genera en los aspirantes el acto legislativo en trámite en el Congreso,
retrasándose la generación de listas ya que en muchos de estos derechos de
petición se solicita revivir etapas ya culminadas que obligan a ejecutar
reprocesos como se mencionó anteriormente.
Para atender los trámites relacionados con la fase II de la Convocatoria 001 de
2005, la Comisión Nacional del Servicio Civil cuenta con 20 personas
únicamente. La restricción de personal está asociada a la escasez de
presupuesto, toda vez que los ingresos con los que viene funcionando la
Convocatoria tienen su origen en la venta de planes pines realizada en el 2005.
Actualmente la CNSC se encuentra en la etapa de cierre del Grupo I de la
Convocatoria 001 de 2005.”
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2. DICTAMEN INTEGRAL
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Doctor
FRIDOLE BALLÉN DUQUE
Presidente
Comisión Nacional del Servicio Civil
Bogotá D. C.
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la Comisión Nacional
del Servicio Civil, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: De
eficiencia, eficacia, equidad y economía con que administró los recursos puestos a
su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos
examinados, el examen del Balance General al 31 de diciembre de 2010 y el
Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año
terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y
comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la
Contraloría General de la República.
La incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y
económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de
procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el
cumplimiento del plan de mejoramiento.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos
estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta
responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control
interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la
preparación y presentación de los estados contables, libres de errores
significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas
contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten
razonables en las circunstancias.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta,
con fundamento en: El concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la
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administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre
la razonabilidad de los Estados Contables.
El representante legal de la entidad Comisión Nacional del Servicio Civil, rindió la
cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2010, dentro de los plazos
previstos en la resolución orgánica No: 5544 de diciembre 17 de 2003.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque
integral prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas
requieren que planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad
razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos.
Una auditoria gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una
base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados
contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la entidad y el
cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación
y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de
mejoramiento.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del
auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los
estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del
riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para
todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean
apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los
principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas
hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los
estados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base
razonable para expresar nuestro concepto y la opinión.
En el trabajo realizado no hubo limitaciones que afectaron el alcance de nuestra
auditoría.
Los hallazgos se dieron a conocer a la Entidad dentro del desarrollo de la
auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron
en el informe, las que fueron debidamente soportadas.
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2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Esta Auditoría tuvo el siguiente alcance:
Evaluación de la Gestión y Resultados, en los siguientes componentes: Gestión
Misional, donde se evaluaron los subcomponentes; Negocio Misional, Evaluación
del Sistema de Control Interno, cumplimiento al Plan de Mejoramiento y Gestión
del Talento Humano.
En el componente Gestión de los Recursos Públicos se evaluó la Gestión
Contractual y Presupuestal; adicionalmente se evaluó los Estados Contables y la
Cuenta Fiscal vigencia 2010.
La Auditoría se realizó con fundamento en los principios de economía, eficiencia,
eficacia y equidad de la gestión fiscal y de la función administrativa, la gestión
misional y resultados de la entidad, los estados contables, la legalidad de sus
operaciones en observancia de lo dispuesto por el artículo 130 de la Constitución
Política, la Ley 909 de 2004 y demás normas complementarias, el plan
estratégico, el plan operativo anual, el plan de mejoramiento suscrito con la CGR,
el sistema de riesgo institucional y el sistema de control interno.
En materia presupuestal, financiera y contable, se observó lo siguiente:




Gestión presupuestal
Sistema de Control Interno Contable
Evaluación de los Estados Contables.
Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Honorable Cámara de
Representantes.
Para el análisis presupuestal de la vigencia 2010, se revisó el 100% de las
cuentas por pagar las cuales ascendieron a $155 millones y del total de las
reservas presupuestales equivalentes al 15% del total del presupuesto, que
ascienden a $5.539 millones, se revisó el 77% equivalente a $4.239 millones,
representados en 69 contratos.
Los resultados se consignan en este informe de auditoría que incluye la opinión
sobre los Estados Contables, el concepto sobre la Gestión y el dictamen de
fenecimiento por la vigencia 2010.
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Se verificó el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la Resolución
357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y
de reporte del informe anual de evaluación de la Contaduría General de la Nación.
Se realizó seguimiento a las observaciones vigentes de la Comisión Legal de
Cuentas de la Cámara de Representantes, contenidas en la Gaceta del Congreso.
2.1.1 Gestión misional
2.1.1.1 Negocio misional
De acuerdo con el análisis realizado al Plan Operativo anual 2010, se ejecutó en
un 19.1%. Se determinó que la CNSC no cumplió en su totalidad con los seis (6)
objetivos estratégicos, ni ejecutó los proyectos que se programaron con recursos
de funcionamiento y de inversión.
Para los objetivos estratégicos: Ser autoridad doctrinaria y de consulta en materia
de carrera administrativa, y Realizar y difundir estudios e investigaciones en temas
de carrera que sirvan de insumo en la fijación de políticas y toma de decisiones
por el Estado y otros usuarios, no se formularon proyectos para la vigencia 2010,
ni se adelantaron acciones que permitieran el cumplimiento de los mismos ni se
estructuraron en el plan operativo 2010.
Adicionalmente los proyectos: Vigilancia e investigación estadística no registraron
avance, los proyectos Puesta en marcha del sistema de mérito y registro público
de carrera, e implementación del sistema de gestión documental registraron un
avance del 5% durante la vigencia 2010.
En el nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, no se definieron metas para
la CNSC, pese a que en el Plan de Desarrollo Prosperidad para Todos, se
estructuró las “políticas que conduce a una mayor cohesión social a través de la
generación de empleo, la educación y la igualdad de oportunidades y que también
promueven la participación ciudadana y la responsabilidad social”.
Por otra parte la CNSC, no cuenta con manual de indicadores, ni los ha elaborado
para los siguientes procesos: Revisión y Mejoramiento continuo, Planeación
Estratégica; vigilancia, procesos disciplinarios, talento humano, representación
judicial e informática.
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La falta de indicadores en los anteriores procesos misionales y de apoyo no
permiten visualizar los niveles de desempeño, ni medir la economía, la eficiencia,
la eficacia y en general el cumplimiento de la misión institucional de la entidad.
Los presidentes de la CNSC contravienen lo establecido en la Ley 951 de 2005 y
la Resolución Orgánica 5674 de 2005, al no presentar los informes de gestión al
culminar los periodos desde 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010, argumentando
la entidad que: “por mandato del artículo 2 de la Ley 951 de 2005 sobre el ámbito
de aplicación de esta normatividad mediante la cual se crea el Acta de Informe de
Gestión se precisó que esta obligación se aplica a las Ramas del Poder Público,
que por mandato del artículo 7 de la Ley 909 de 2004, la CNSC es una entidad de
carácter permanente del nivel nacional independiente de las ramas y órganos del
poder público, dotada de personería Jurídica, autonomía administrativa y
patrimonio propio”.
La entidad no diseñó mapas de riesgo para los siguientes procesos misionales:
Doctrina e Investigación y Provisión de empleo; situación que no permite a los
funcionarios responsables de estos procesos conocer e identificar los controles
para atenuar los riesgos.
Por otra parte, a diciembre de 2010 la cartera de la CNSC, asciende a $10.196,2
millones de los cuales $ 6.857.2 millones, es decir el 67% corresponde a la
convocatoria 001 de 2005.
Revisada las carpetas de las entidades que tienen cuentas por pagar con la CNSC
se determinó que la Comisión Nacional del Servicio Civil presuntamente no
cumple con el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006, por cuanto no ha
suscrito acuerdos de pago ni ha exigido garantía idónea a favor de la entidad.
2.1.1.2 Evaluación del sistema de control interno
El Sistema de Control Interno de la Comisión Nacional del Servicios Civil, obtuvo
una calificación de 40.27% es decir, inadecuado en su evaluación conceptual, lo
que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales
del Sujeto de control no existen y no se aplican. Operativamente, una calificación
de 2,53, es decir, ineficiente, debido a que los controles específicos de las líneas o
áreas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos.
Adicionalmente la CNSC a la fecha aún no ha implementado en un 100% el MECI
contraviniendo lo establecido en el Decreto 2913 de 2007.
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2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento
El plan de mejoramiento suscrito por la Comisión Nacional del Servicios Civil
presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un
cumplimiento del 92.5% y un avance del 74.57% a 31 de Diciembre de 2010.
Resultados iguales a los reportados por la entidad.
Se observa que algunas de las acciones planteadas por la entidad no fueron
efectivas y otras no se cumplieron, situación que no permitió que se subsanaran
los hallazgos, tal como se relaciona en el acápite de Plan de Mejoramiento.
2.1.1.4 Gestión del Talento Humano
Los Manuales de funciones se encuentran desactualizados, no son coherentes
con los cargos actuales que existen en la planta de personal.
Adicionalmente la entidad realizó ajustes salariales para algunos funcionarios sin
estudios técnicos ni concepto de viabilidad de la Dirección General de
Presupuesto.
2.1.1.5 Gestión Contractual
La CNSC para la vigencia 2010 suscribió 209 contratos por valor de $7.331
millones, la muestra seleccionada por el equipo Auditor fue de 52 contratos por
valor de $5.557 millones que representan el 75% del valor total de la contratación.
Como resultado del análisis de los contratos se evidenciaron debilidades en el
proceso de liquidación y supervisión de los contratos.
De la vigencia del 2008 de un total de 170 contratos aún no se han liquidado 43
contratos es decir el 25%.
La CNSC, no cumplió con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003, la Ley 598
de 2000 y demás normas reglamentarias del Sistema de Información para la
vigilancia de la contratación estatal SICE, en cuanto al registro de proveedores en
el SICE, consulta de precios indicativos, registro de contratos, verificación registro
de precios y reporte ejecución trimestral del presupuesto.
Mecanismos de Participación Ciudadana
Revisado los derechos de petición radicados ante la CNSC durante la vigencia
2010, se estableció que esta entidad no da respuesta oportuna a los mismos,
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encontrándose sin respuestas 409 derechos de petición de 714, que fueron
radicados desde enero de 2010 y que a la fecha del proceso auditor aún se
encuentran sin resolver; adicionalmente existen 134 peticiones que fueron
resueltas en forma extemporánea, trasgrediendo lo establecido en el artículo 6 del
CCA.
La CNSC respondió en forma extemporánea 1.761 tutelas de 5.703, situación que
trasgrede el artículo 19 del Decreto 2591 del 1991.
2.1.1.6 Gestión presupuestal o financiera
Para la vigencia 2010, el presupuesto inicial estimado para la CNSC fue de
$41.564 millones, mediante Decreto 325 del 3 de febrero de 2010, el Gobierno
Nacional aplazó el presupuesto de inversión en $650 millones y del presupuesto
de funcionamiento en $3.107 millones, para un total de $3.752,7 millones,
quedando el presupuesto de la CNSC en $37.811.3 millones, para esta vigencia.
La apropiación definitiva de gastos por $37.811,3 millones la CNSC ejecutó
$16.523.4 millones que representan el 43.7%.
Los gastos de funcionamiento apropiados por $20.461.2 millones alcanzaron una
ejecución del 32.1% que corresponden a $6.570.3 millones. En este grupo están
las transferencias corrientes cuya apropiación definitiva de $8.942.6 millones
estaban condicionadas $8.913.6 millones al previo concepto de la Dirección
General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Para los gastos de inversión apropiados por $17.350 millones se alcanzó una
ejecución de $9.953.1 millones que representa el 57.4%
Durante la vigencia 2010, la CNSC recaudó por concepto de venta de bienes y
servicios $5.816,9 millones que equivalen al 17.4% de lo estimado y por concepto
de recursos de capital $6.912.4 millones.
La CNSC proyectó el presupuesto de la vigencia 2010, con base en la realización
de varias convocatorias, esta no solo depende de la CNSC, sino de la gestión de
las entidades interesadas en la realización de las mismas. Para esta vigencia solo
se concretó las convocatorias de Docentes Orientadores, Invima y Ministerio de
Educación Nacional.
En conclusión, la ejecución de ingresos y gastos la define principalmente la
realización de convocatorias
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La Comisión Nacional del Servicios Civil, no le ha dado cumplimiento a lo
establecido en el Decreto 2789 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema
Integrado de Información Financiera, SIIF Nación y las circulares externas
expedida por el Ministerio de Hacienda-SIIF Nación.
2.2 CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS
Con base las debilidades encontradas como resultado de la auditoría adelantada,
se conceptúa que la gestión y resultados, es Desfavorable, con la consecuente
calificación de 48,00 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a
continuación:
Tabla No. 1
Consolidación de la calificación
Componentes
Sub-componentes
Negocio misional
Evaluación del Sistema
Control Interno
Cumplimiento
mejoramiento
de
plan
Calificación Sin
ponderar
44,2
Factor de
Ponderación
0,2
Calificación
Total
8,8
0
0,15
0
92,5
43,3
48
0,1
0,05
50%
0,25
9,25
2,17
20,25
12
63
0,25
15,75
50%
100%
27,75
48,00
de
de
Gestión misional Gestión del talento humano
Subtotal Gestión misional
Gestión en los Gestión contractual
recursos
Gestión presupuestal
públicos
Subtotal Gestión en los recursos públicos
Calificación final
FUENTE: Datos consolidados por el Equipo Auditor
2.3 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
Del activo por $40.094 millones, la cuenta Deudores por $10.761 que representa
el 27% del total de los activos, presenta incertidumbre ya que en el saldo a 31 de
diciembre de 2010 aparecen saldos desde el año 2006 sin que hasta la fecha la
CNSC le haya realizado provisión.
17
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En nuestra opinión, los estados contables presentan razonablemente, excepto
por lo expresado en el párrafo anterior, en todos los aspectos importantes, la
situación financiera de la Comisión Nacional del Servicio Civil a 31 de diciembre
de 2010 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta
fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente
aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.
La opinión sobre los Estados Contables de la entidad para el año 2010, cambia
en relación con el año anterior, en el cual se emitió una Opinión Limpia, lo que
significa que la entidad desmejoró con respecto al año anterior.
Concepto del Sistema de Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable de la Comisión Nacional del Servicio Civil
obtuvo una calificación de 1.19, por lo cual, es eficiente. Esta calificación indica
que el sistema de control interno contable es efectivo y que aunque presenta
algunas deficiencias, en general, otorga confiabilidad a la organización en el
manejo de los recursos.
2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA
Con base en el Concepto sobre la Gestión y resultados y la Opinión sobre los
Estados Contables, la Contraloría General de la República No fenece la cuenta de
la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2010.
Concepto/opinión
Favorable
Con observaciones
Desfavorable
F: Fenece - NF: No Fenece
Sin Salvedades
FENECE
FENECE
NO FENECE
Con Salvedades
FENECE
FENECE
NO FENECE
Negativa
NO FENECE
NO FENECE
NO FENECE
Abstención
NO FENECE
NO FENECE
NO FENECE
2.5 RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron veinte (20) hallazgos
administrativos, de los cuales, dos (2) con presunta incidencia disciplinaria, uno
(1) para indagación preliminar, dos (2) solicitudes de proceso administrativo
sancionatorio y uno (1) subsanado dentro del proceso auditor.
18
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2.6
PLAN DE MEJORAMIENTO
La Comisión Nacional del Servicio Civil debe elaborar un Plan de Mejoramiento el
cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes –
SIRECI -, así como los avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría
General de la República no emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad,
sino que será evaluada dentro del proceso auditor.
Bogotá, D. C,
LIGIA HELENA BORRERO RESTREPO
Contralora Delegada Gestión
Pública e Instituciones Financieras
Directora de Vigilancia Fiscal (E): Carolina Sánchez Bravo
Responsable de Subsector: Jaime H. Sanabria Brausin
Supervisora: Ana Judith Gómez
Equipo Auditor
19
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3.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
3.1.1 Gestión Misional
Para la evaluación se tuvieron en cuenta las actividades desarrolladas por la
entidad relacionadas con la adecuación misional, el cumplimiento de los objetivos
estratégicos, cumplimiento de los proyectos con recursos de inversión y
funcionamientos, evaluación al plan operativo 2010, indicadores de gestión y
mapas de riesgos.
3.1.1.1 Negocio misional
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 909 de 2004, la
Comisión Nacional del Servicio Civil prevista en el artículo 130 de la Constitución
Política, es responsable de la administración y vigilancia de las carreras, excepto
de las carreras especiales, y en los artículos 11 y 12 de la Ley 909 establece las
funciones de administración y vigilancia de la Comisión en materia de Carrera
Administrativa.
En la calificación del negocio misional se tuvo en cuenta la gestión misional, el
cumplimiento de metas del Plan Nacional de Desarrollo y los indicadores de
Gestión obteniendo una calificación de 44.2, tal como se puede observar en la
siguiente tabla.
Criterio
Adecuación
misional
Cumplimiento
metas Plan de
Desarrollo y/o
Planes
del
Sujeto
de
Control
Evaluación de
indicadores de
gestión
Total
Tabla 2. Calificación del negocio misional
Puntaje
Factor de
Puntaje Concepto de la
Parcial Ponderación
Total
calificación
19,2
0,2
3.8
18
0,5
9.0
7.0
0,3
2.1
44.2
DESFAVORABLE
20
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Plan Operativo 2010
Objetivo 1 “Garantizar el ingreso al empleo y la permanencia en el servicio público
con base en el principio de mérito a través de la implementación de los Sistemas
de carrera” En el Plan Operativo Anual 2010 se relaciona los siguientes proyectos:
Proceso de selección con el INPEC, DIAN y la Fase II convocatoria 1 de 2005.
En la convocatoria 127 de 2009 con el INPEC se ofertaron 595 empleos y se
inscribieron 11.544 personas, recaudándose por venta de pines un monto de
$219.7 millones. El 24 de mayo de 2011 se publican listas de elegibles.
Mediante acuerdo No 108 del 6 de Agosto de 2009, se reglamentan los procesos
de selección para proveer empleos del Sistema Específico de Carrera en la DIAN,
el 9 de noviembre de 2009, se convoca al proceso de selección y solo hasta el 9
de mayo de 2011 la CNSC publica listado de admitidos para este procesos de
selección.
FASE II CONVOCATORIA 001 DE 2005
Según el plan operativo la situación de este proceso, a diciembre de 2010, es la
siguiente:
La oferta pública de carrera de la etapa 1 del grupo 1 es de 14.629 vacantes. A
diciembre de 2010 la CNSC publicó lista de elegibles.
La oferta pública de carrera de la etapa 2 del grupo 1 es de 16.247 vacantes. A
diciembre de 2010 la CNSC publicó lista de elegibles.
La oferta pública de carrera de la etapa 3 del grupo 1 es de 23.084 vacantes. Falta
revisar análisis de antecedentes a 1300 aspirantes.
La CNSC expidió las resoluciones 2284 y 2285 del 25 de junio en donde se
aplazan las fechas establecidas en el cronograma contenido en la Resolución No
19722 de febrero de 2010 a partir de la actividad de citación a las pruebas escritas
de competencias laborales. Estas actividades se desarrollarán en el 2011.
Con respecto a estas convocatorias, se evidencia que la CNSC no da estricto
cumplimiento al artículo 31 del Decreto 1227 de 2005.
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Objetivo 2. Administrar el Registro Público de Carrera y demás Bancos de datos, a
través del desarrollo y articulación de sistemas de información. El proyecto
establecido para el cumplimiento de este objetivo registró un avance del 10%
durante el 2010.
El literal G del artículo 11 d de la Ley 909 de 2004 establece: “Administrar,
organizar y actualizar el registro público de empleados inscritos en carrera
administrativa y expedir las certificaciones correspondientes”
La CNSC en cumplimiento a lo anterior y de acuerdo con el objetivo estratégico
planteado en el Plan Operativo Anual 2010, estableció el siguiente proyecto: la
Unificación del Registro Público de Carrera que se encuentra en las
Gobernaciones y en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.
Para la ejecución de este proyecto la CNSC tenía disponibilidad presupuestal de
$140 millones, sin embargo este proyecto no se ejecutó durante el 2010.
La CNSC requería la contratación para la recuperación de la información en las
Gobernaciones de todo el País e inició proceso de contratación a través de la
modalidad de selección abreviada, proceso éste que se declaró desierto mediante
resolución 3931 del 1º de diciembre de 2010 por cuanto no se presentó propuesta
alguna.
Adicionalmente la CNSC para cumplir con este objetivo a diciembre de 2010
quedó pendiente el cumplimiento de las siguientes acciones:
 Contratar un ingeniero de sistemas para ajustar el aplicativo de expedientes
del Registro Público de Carrera;
 Realizar el ajuste del aplicativo de expedientes para el registro y control de
documentos; Registrar el inventario de documentos del 10% de los
expedientes del Grupo de Registro de Carrera Administrativa.
De lo anterior, se evidencia que la CNSC, a mayo de 2011 no ha consolidado ni ha
unificado el registro de Carrera administrativa contraviniendo el literal G del
artículo 11 y artículo 34 de la Ley 909 de 2004.
El otro proyecto consistía en la puesta en marcha del Sistema de Mérito, durante
el 2010 se ejecutó el 5% de este proyecto.
Con respecto a este proyecto; El PNUD suscribe contrato con la firma española
everis s.p., por $1.918.9 millones, el cual inició el 15 de septiembre del 2008,
fecha a partir de la cual la CNSC, el proyecto Gobierno en Línea y la firma everis
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inician el trabajo de desarrollo del sistema denominado MÉRITO, este sistema
cuenta con los siguientes módulos: Actualización Planta de Personal, Selección,
Novedades de personal, Procedimiento ingreso al servicio público de carrera
administrativa, Autorización de encargo o nombramiento provisional, Provisión de
Empleo, Registro público de carrera administrativa, Actualización de Bancos de
Datos, Notificación electrónica, Notificación personal y recurso de reposición,
Reclamaciones y Consultas, Informes trimestrales y Conformación de las
Comisiones de Personal
Los recursos necesarios para la implantación o puesta marcha del proyecto
ascienden a $6.708 millones.
La CNSC durante el 2010 no disponía de estos recursos ni se apropiaron para la
vigencia 2011, situación que no permite la implementación y funcionamiento de los
módulos, pese a los recursos invertidos por el orden de $1.918.9 millones.
Objetivo 3: Ser autoridad doctrinaria y de consulta en materia de carrera
administrativa. En Plan Operativo 2010 no se relaciona proyecto que apunte al
cumplimiento de este objetivo estratégico.
Objetivo 4: Realizar y difundir estudios e investigaciones en temas de carrera que
sirvan de insumo en la fijación de políticas y toma de decisiones por el Estado y
otros usuarios. En el Plan operativo 2010 no se relaciona ningún proyecto que
apunte al cumplimiento de este objetivo estratégico.
OBJETIVO 5: Garantizar la debida aplicación de las normas e instrumentos de
carrera a través de procesos administrativos. El proyecto diseñar el procedimiento
de inspección y vigilancia sobre evaluación de desempeño (Articulo 40 Ley 909 de
2004)
La CNSC aprobó y adoptó El Manual de Inspección y Vigilancia sobre Evaluación
del Desempeño, sin embargo durante el 2010 se realizaron tres (3) visitas piloto
por parte de la CNSC verificando la efectividad del Manual.
Adicionalmente, a diciembre de 2010 quedaron pendientes 19 capacitaciones, 15
visitas administrativas y la impresión del documento compilado de evaluación con
los instrumentos que sirven para los usuarios de los procesos (Acuerdos,
instrumentos manuales)
OBJETIVO 6: Generar la capacidad institucional requerida para la atención y
soporte de las responsabilidades de la CNSC.
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El artículo 13 de la Ley 909 de 2004, le confirió a la CNSC la facultad para
determinar la estructura y planta de personal requerida para el cumplimiento de las
funciones que le fueron asignados.
Para el cumplimiento de este objetivo, en el Plan Operativo 2010 se establecieron
los siguientes proyectos:
Sede Definitiva CNSC: Este proyecto registró 0% de ejecución durante la vigencia
2010.
El proyecto se radicó en el Departamento Nacional de DNP, el 28 de mayo de
2010 cuyo objetivo consistía en: “adquirir, adecuar y dotar una sede propia que
cumpla con los requerimientos físicos para la ubicación de las dependencias de la
CNSC, con el fin de mejorar la capacidad administrativa y brindar un buen
servicios a la ciudadanía”
Según el proyecto presentado por la CNSC, el costo de adquisición, dotación y
puesta en funcionamiento de la CNSC en la nueva sede es de $13.775 millones
de los cuales la CNSC aportaría en la próxima vigencia fiscal $4.000 millones y
solicitó a la Nación $6.000 millones, sin embargo, el DNP definió para este
proyecto un techo presupuestal de $4.500 millones, de los cuales $4.000 millones
con recursos propios y $500 millones como aporte de la Nación. Cifra ésta que se
aprobó para el presupuesto del 2011.
Teniendo en cuenta que el presupuesto aprobado por el MHCP no se ajusta a las
necesidades presentadas por la CNSC, el proyecto no se ejecutó, adicionalmente
el DNP estableció leyenda de PREVIO CONCEPTO el cual requiere ser levantado
antes de iniciar la ejecución del proyecto.
Por otra parte, para la presentación de este proyecto ante el DNP la CNSC
suscribió el contrato 016 por $44 millones, con una duración de ocho (8) meses
cuyo objeto era la de “asesorar a la CNSC y coordinar las acciones técnicas
necesarias para estructurar y supervisar el desarrollo del proyecto de adquisición
del inmueble para la nueva sede administrativa de la entidad” estudios éstos que
se presentaron ante el DNP; sin embargo, como el objeto del contrato consistía en
supervisar el desarrollo del proyecto y los recursos solicitados no fueron
aprobados el contrato se encuentra suspendido desde el 22 de junio de 2010,
quedando un saldo en reservas presupuestales 2010 de $18.1 millones para el
contrato en mención.
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Adicionalmente, es de resaltar que en el Plan operativo 2011 no se contempló
este proyecto por cuanto el MHCP no asignó el monto requerido por la CNSC por
$6.000 millones, quedando el proyecto sin ejecutarse durante las vigencias 2010
y 2011, pese a que ésta situación la ha reiterado la CGR desde 2009 y quedó en
Plan de Mejoramiento a la fecha no se ha cumplido con este compromiso.
Nueva Estructura de la Planta de personal: Este proyecto no se ejecutó en el
2010.
Para la ejecución de este proyecto se suscribió el contrato No 157 cuyo objeto era:
“Coordinar, asesorar y acompañar a la CNSC en el proceso de redefinición de su
estructura orgánica de manera integral y coherente en su estrategia, aportando
sus conocimientos y experticia para el logro de los fines perseguidos por la
entidad” por $45 millones con un término de ejecución de tres (3) meses,
prorrogado por tres (3) meses, desde septiembre de 2010 a marzo de 2011. A
mayo de 2011, no se tiene la propuesta definitiva y aprobada por los comisionados
sobre la estructura de la planta de personal, ni el documento final sobre cargas de
trabajo y manuales de funciones, documentos estos que servirán de insumos para
la nueva planta de la entidad. Es decir, el proyecto no se ejecutó en el 2010 tal
como quedó planteado en el Plan Operativo.
Este proyecto quedó registrado en el Plan Operativo 2011, con un presupuesto de
$43.5 millones que define la planta que la comisión requiere, funciones y el costo
pero no a lograr la implementación de la estructura de la planta de personal.
La estructura actual no establece áreas misionales como: Registro Público de
Carrera, Proceso de Selección, Área de investigaciones, Área de Vigilancia de la
Carrera administrativa, Área de Evaluación y desempeño. Ni Áreas de Apoyo
como: Atención al usuario, Informática, Capacitación, Administrativa y Financiera,
Divulgación-prensa, Almacén e inventarios, Archivo y Correspondencia.
Implementación del Sistema de Gestión documental: Durante el 2010 registra un
avance del 5%.
La CNSC suscribió el 29 de septiembre de 2010, con la firma SETECSA S.A el
contrato 160 de 2010, por $137.7 millones, que tiene por objeto el servicio de
depósito, custodia, consulta y organización del archivo de documentos de la
CNSC por un término de doce (12) meses a partir del 26 de octubre de 2010.
Quedó en reservas presupuestales 2010 la totalidad del valor del contrato. Es
decir el proyecto no se ejecutó en su totalidad durante el 2010.
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Hallazgo 1 Gestión Misional- Proyectos de inversión y funcionamiento
De acuerdo con el artículo 26 de la Ley 152 de 19941, la entidad estructura el Plan
operativo anual para la vigencia 2010, en donde relaciona los proyectos de
inversión y funcionamiento; sin embargo, estos proyectos que le apuntan a los
objetivos estratégicos se ejecutaron en un 19.1% situación que no permitió cumplir
con la misión institucional de la CNSC.
La entidad en su respuesta expone: “La Comisión Nacional del Servicio Civil
adelantó durante la vigencia 2010 su Plan Operativo Anual así como constan en
los informes entregados a ese ente de control. Dicho Plan se construyó partiendo
de una serie de actividades y proyectos que fueron priorizados teniendo en cuenta
su relevancia y la limitación de recursos tanto financieros como administrativos
con que cuenta la CNSC. Esta circunstancia explica porque en todos los objetivos
estratégicos no fue posible incluir proyectos para desarrollarse durante el año
anterior.
Dada la magnitud e importancia de algunos de los proyectos y las limitantes
presupuestales existentes se decidió que éstos deberían realizarse por etapas a lo
largo de distintas vigencias fiscales”
Para la CGR no es de recibo la respuesta de la entidad, por cuanto el Plan
Operativo anual tiene duración de un año y está vinculado con el Plan de Acción
en donde se prioriza los proyectos más importantes que permitan alcanzar los
objetivos estratégicos para una vigencia. Para el caso que nos ocupa corresponde
a la vigencia 2010.
Hallazgo 2 Indicadores de Gestión
De acuerdo con lo dispuesto por el Parágrafo del Artículo 48 de la Ley 190 de
1995, “Las entidades del Estado deben elaborar un manual de indicadores de
eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la
1
Artículo 26º.- Planes de acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos
públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción.
En la elaboración del plan de acción y en la programación del gasto se tendrán en cuenta los principios a que se refiere el
artículo 3 de la presente Ley, así como las disposiciones constitucionales y legales pertinentes.
Los planes que ejecuten las entidades nacionales son asiento en las entidades territoriales deberán ser consultados
previamente con las respectivas autoridades de planeación, de acuerdo con sus competencias.
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Entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente
aceptados”.
La CNSC, no cuenta con manual de indicadores, ni ha elaborado indicadores de
gestión para los siguientes
procesos, Revisión y Mejoramiento continuo,
Planeación Estratégica; vigilancia, procesos disciplinarios, talento humano,
representación judicial e informática.
La falta de indicadores en los anteriores procesos misionales y de apoyo no
permiten visualizar los niveles de desempeño ni medir la economía, la eficiencia,
la eficacia, y en general el cumplimiento de la misión institucional de la entidad ,
desconociendo lo dispuesto en las normas antes citadas.
La entidad en su respuesta explica: “Desde la vigencia anterior se viene
trabajando en la implementación del sistema SIPLAN suministrado por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, sistema que permitirá efectuar
el seguimiento de todos los planes de la entidad (Plan estratégico y Plan Operativo
Anual), validación de indicadores y reporte de los mismos por parte de cada
dependencia, proceso que nos permitirá contar con una herramienta
especialmente diseñada para este fin, toda vez que a la fecha se viene realizando
a través de cuadros de Excel, lo que hace dispendiosa la tarea.
Es importante señalar, que la implementación y puesta en marcha del sistema se
encuentra en proceso pero nuevamente, las dificultades que se han presentado
son de orden presupuestal toda vez que algunos procesos no se han podido
consolidar debido a la limitación que tiene la entidad en su planta de personal y
estructura organizacional, pero que se ha venido adelantando por los funcionarios
y contratistas existentes en la medida en que su carga laboral y las obligaciones
contractuales lo permitan, según sea el caso”.
La respuesta de la entidad no desvirtúa el hallazgo. La entidad se encuentra
trabajando en la implementación del SIPLAN, donde se reflejaran los indicadores
de Gestión con su respectiva medición de cada proceso
Hallazgo 3 Convocatorias Vigentes
El artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, establece: “Dentro de un término no
superior a cinco (5) meses contados a partir de la fecha de publicación de la
convocatoria, con base en los resultados del concurso y en rigurosos orden de
merito, la Comisión Nacional del Servicios Civil o la entidad que adelantó el
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concursos de acuerdo con la respectiva delegación, elaborara la lista de elegibles
para los empleos objeto del concurso…”

El 29 de septiembre de 2009 la CNSC, convoca a concurso abierto de
méritos para proveer empleos de carrera administrativa en las
Superintendencias Nacional de Salud, Economía Solidaria, Subsidio
Familiar y Servicios Públicos Domiciliarios.
 Mediante acuerdo No 108 del 6 de Agosto de 2009, se reglamentan los
procesos de selección para proveer empleos del Sistema Específico de
Carrera de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN y el 9 de noviembre de 2009 se convoca al
proceso de selección para proveer por concurso abierto de mérito empleos
de carrera administrativa en la DIAN.
 Mediante Resolución No. 171 del 5 de diciembre de 2005, se abrió la
convocatoria No 001 de 2005 en donde se convoca al proceso de
selección para proveer por concurso abierto de méritos los empleos de
carrera administrativa de las entidades y organismos del orden nacional y
territorial.
 En cumplimiento de la Resolución N° 0768 del 15 de Diciembre de 2008,
convoca al proceso de selección para proveer por Concurso, Curso abierto
de méritos el empleo de Detective DAS.
 El 25 de marzo de 2009 se convoca a concurso abierto de méritos para
proveer los empleos vacantes de docentes y directivos docentes de
instituciones educativas oficiales en
Amazonas, Antioquia, Arauca,
Armenia, Barrancabermeja, Barranquilla, Bello, Bogotá, Bolívar, Boyacá,
Caldas, Caquetá, Cartagena, Cartago y Casanare
Acuerdo 151 del 30 de septiembre 2010, se convoca a concurso abierto de
mérito para proveer empleo vacantes de docentes.
 Concurso de Mérito Afrocolombiano y Raizales del Magdalena, mediante
Decreto 3982 del 11 de noviembre de 2006, se aplica a los concursos de
méritos para Seleccionar docentes y directivos docentes para proveer los
cargos de la planta de cargos del servicio educativo estatal administrado
por las entidades territoriales certificadas, de conformidad con lo dispuesto
en el Decreto ley 1278 de 2002.
28
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De lo anteriormente expuesto se evidencia que la CNSC para los procesos de
convocatorias no da cumplimiento al artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, por
cuanto estos procesos se desarrollan en un periodo entre tres 3 y cinco (5) años,
lo que denota que estas convocatorias, pese a ser un proceso misional, es
ineficiente e ineficaz.
De acuerdo con la respuesta dada por la entidad sobre la convocatoria 001 de
2005, esta ha presentado dificultades administrativas como fueron los ajuste de
los manuales de funciones y requisitos, los que debían incorporar las
competencias comunes y comportamentales por nivel jerárquico, tarea que
abanderó la Función Pública en todo el país y dificultades de orden legal, como
fue la aplicación de la Ley 1033 del 18 de julio de 2006, el Acto legislativo 001
expedido el 26 de diciembre de 2008, Sentencia de la Corte Constitucional C-588
de 2009, que declaró la inexequibilidad del Acto Legislativo No. 001 de 2008,
Decreto 3905 del 8 de octubre de 2009 y los fallos de tutelas.
Si bien es cierto la CGR no desconoce las dificultades de orden Legal,
Jurisprudencial, Administrativo, Presupuestal, Técnico, y Contractual con las
Universidades a contratar, también lo es que la CNSC no cumple con la
elaboración de las listas de elegibles para los empleos objeto de concurso en el
término establecido en el artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, es decir, dentro de
los 5 meses contados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
La entidad debe garantizar eficiencia en las diferentes etapas de este proceso,
(divulgación, selección del contratistas, ventas de pines; pruebas, respuesta a las
peticiones o reclamaciones y demás etapas), adicionalmente debe existir
unificación de criterio en el desarrollo de las convocatorias.
Situación evidenciada en todas las convocatorias, como es el caso de la DIAN en
la que no obstante que el proceso se inició el 8 de noviembre de 2009, y la venta
de pines al público se desarrolló entre el 24 de noviembre y el 10 de diciembre de
2009, en el cual se recaudó $3.933.5 millones por este concepto y la DIAN aportó
$1.350.3 millones; a julio de 2011 aún no se ha contratado la Universidad que
practicará las pruebas de competencias funcionales y de aptitudes, tal como se
observa con la expedición de la resolución 3562 del 14 de julio de 2011 a través
de la cual se prorrogó el plazo para la audiencia de adjudicación dentro de la
licitación pública CNSC-LP-01 de 2011.
Por lo anteriormente expuesto, el hallazgo se mantiene.
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Hallazgo 4 Sistemas de Información
La directiva presidencial No. 02 de 2000, da las directrices de Gobierno en Línea
entre las que se relaciona: “Adecuar la organización, los procesos y los sistemas
de información interno para atender los requerimientos de información y servicios
de los ciudadanos en la oportunidad y con la calidad debida”.
Artículo 1 Decreto 1151 de 2008 establece: “Las disposiciones a que se refiere el
presente Decreto son de obligatorio cumplimiento para las entidades que
conforman la Administración Pública”
La CNSC dentro de sus procesos misionales, relaciona el proceso Atención al
Usuarios, que consiste en brindar la información oportuna a cada uno de los
usuarios de los servicios de la CNSC y tiene por objetivo orientar, gestionar y
atender las consultas, peticiones, quejas y denuncias recibidas
Sin embargo pese a lo anterior, se evidenció que en la CNSC, no existen
sistemas de información que integren los procesos y faciliten las consultas al
interior de la entidad y al ciudadano; adicionalmente existen deficiencias en los
canales de comunicación entre las diferentes dependencias lo que no permite
brindar información en forma eficiente y eficaz.
Por otra parte, en la página de la CNSC no se encuentra habilitado el correo
[email protected], y se registra: “En cumplimiento de la decisión adoptada en
sesión del 4 de junio de 2010, a partir de la fecha NO SE RECIBIRÁN solicitudes
relacionadas con los temas que maneja la entidad a través de los correos
[email protected] y [email protected].”
Lo anterior, evidencia debilidades en el cumplimiento de los procesos misionales
de la entidad, del Plan Operativo 2010 y las políticas de Gobierno en Línea,
inobservado lo establecido en el Decreto 1151 de 2008, el Manual para la
implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y demás directrices.
Según la respuesta de la entidad esta explica: “La CNSC cuenta con un sistema
de correo institucional instalado en el Data Center del Estado, desde marzo del
2010, también existe una planta telefónica digital marca AVAYA con tecnología
voz sobre IP, que cuenta con 64 extensiones instaladas en los puestos de trabajo,
además existe un sistema de control de correspondencia CORDIS.
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La respuesta no desvirtúa el hallazgo, por cuanto la CNSC no tiene habilitado el
correo para el uso de la ciudadanía y no explica a que obedece las deficiencias
presentadas en los sistemas de información al interior de la entidad.
Hallazgo 5 Informes de Gestión al culminar el periodo (S)
La Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría
General de la República establecen la obligatoriedad en la presentación y términos
de los informes de gestión2.
Los Presidentes de la CNSC contravienen lo establecido en estas normas, al no
radicar ante la Contraloría General de la República los informes de gestión al
culminar los periodos desde 2005 hasta 2010, argumentando la entidad que: “por
mandato del artículo 2 de la Ley 951 de 2005 sobre el ámbito de aplicación de
esta normatividad mediante la cual se crea el Acta de Informe de Gestión se
precisó que esta obligación se aplica a las Ramas del poder Público, que por
mandato del artículo 7 de la Ley 909 de 2004, la CNSC es una entidad de
Carácter permanente del nivel nacional independiente de las ramas y órganos del
poder público, dotada de personería Jurídica autonomía administrativa y
patrimonio propio”
Continua argumentando que: “En nuestra entidad no existe el cargo o empleo,
denominado Presidente de la CNSC, esta responsabilidad la asume el
Comisionado designado como una dignidad”
Con relación al cargo de Presidente de la CNSC la Ley 909 del 23 de septiembre
de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera
Administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones en el numeral 2
del artículo 13 establece: “La Comisión Nacional del servicios Civil en sala Plena
nombrará dentro de sus miembros un Presidente para periodos anuales, quien
ejercerá la representación legal de la misma”
2
La Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República establecen la
obligatoriedad en la presentación y términos de los informes de gestión2 así:. Los sujetos de vigilancia y control fiscal de la
Contraloría General de la República, están en la obligación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la dejación,
retiro del cargo o finalización de su administración y quienes al término de su período fueren ratificados, de presentar a
quienes los sustituyan legal o reglamentariamente en el ejercicio de sus funciones, a la Oficina de Control Interno de la
Entidad y a la Contraloría General de la República, el Acta de Informe de Gestión de los asuntos de su competencia, que
deberá contener la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados durante el
desarrollo de sus funciones, conforme a las formalidades previstas en la Ley 951 de 2005 y la presente Resolución
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La entidad en su respuesta explica que: “… Teniendo en cuenta que la
Presidencia de la CNSC corresponde a una dignidad, y no a un cargo, en los
eventos en que un Comisionado culmina el período para el cual fue designado
como Presidente no se configuraría la causal de entrega de informe de gestión por
“separación del cargo”, pues, para el caso, el único cargo del que efectivamente
se puede predicar tal separación es del de comisionado”.
La respuesta no desvirtúa el hallazgo, por cuanto adicionalmente a lo establecido
en el numeral 2 del artículo 13 de la Ley 909 de 2004, los Acuerdos No 001 de
2004 y 002 de 2006 expedidos en diciembre de 2004 y enero de 2006
respectivamente por el cual se aprueba el reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil, establecen el cargo de
Presidente de la CNSC y sus funciones dentro de las cuales se encuentra la de
ordenador del gasto.
Por lo anteriormente expuesto, no es de recibo para la Contraloría General de la
República los argumentos expresados y se mantiene el hallazgo.
Dicho incumplimiento podría motivar la apertura de un Proceso Administrativo
Sancionatorio de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 5993 de 2008,
por lo cual se solicitará el inició del respectivo proceso.
3.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno
En la evaluación del Sistema de Control Interno operativo se evaluaron los
proyectos misionales que apuntaban al cumplimiento de los objetivo estratégicos
así: Mejoramiento Organizacional, Implementación del proceso de Selección de
Personal por mérito y Consolidación del modelo de evaluación del desempeño,
Estructura Planta de personal, Puesta en Marcha del sistema de mérito, Registro
Público de Carrera, Plan de Información y Comunicaciones, Vigilancia
Investigación y Estadística, Contratación, Proceso Judiciales, Talento Humano,
Gestión de Cobro, Tutelas y Derechos de Petición.
En la evaluación conceptual tuvieron en cuenta los componentes: (i) Ambiente de
Control; (ii) Valoración de Riesgo, (iii) Actividades de Control, (iv) Monitoreo, (v)
Información y Comunicación, obteniendo el siguiente resultado:
Ambiente de Control: Riego Alto
 No existen políticas claras y específicas en la entidad, para la asignación
de administración, desarrollo de personal y distribución de cargas laborales.
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 Debilidades en la comunicación y retroalimentación entre los distintos
niveles en la entidad.
 La entidad no cuenta con manuales de funciones y competencias laborales
actualizados de acuerdo con los cargos de la planta de personal
Valoración del Riesgo: Riesgo Alto
 Los objetivos estratégicos establecidos por la CNSC para desarrollar sus
actividades, no apuntaron al cumplimiento de la misión institucional.
 Debilidades de control para minimizar los riesgos tanto internos como
externos.
 Los funcionarios de la entidad no conocen ni tiene identificados todos los
controles que permitan atenuar los riesgos en sus procesos.
 No existe en la entidad un plan de contingencia que permita dar respuesta
oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas.
Actividades de Control: Riesgo Medio
 Deficiencias de controles y autocontrol que permitan la ejecución de
planes, programas y procesos
 Falta de indicadores para todos los procesos que permita evaluar el logro
de los objetivos en cada proceso.
 Inexistencias de procedimientos debidamente adoptados por la entidad para
el desarrollo de todas las actividades misionales y de apoyo.
 La entidad no cuenta con procedimientos para conciliaciones con terceros u
otros organismos con los que tenga operaciones reciprocas
Monitoreo: Riesgo Alto
 La entidad no cuenta con mecanismos que permitan monitorear la
efectividad del sistema de control interno.
 La entidad no ha diseñado un sistema de evaluación que permita generar la
cultura del autocontrol y el mejoramiento continúo de la gestión institucional.
 La CNSC no cuenta con Indicadores que permita la evaluación de la gestión
misional
 No existen indicadores que permitan medir la función de la oficina de control
interno.
 La Oficina de Control Interno no asesora ni lleva a cabo acompañamiento
en los procesos misionales y de apoyo.
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Información y Comunicación: Riesgo Alto
 No están claramente definidos los canales de comunicación entre las
diferentes dependencias.
 Deficiencia en los canales de comunicación para la ciudadanía y los
funcionarios para que presenten sus inquietudes
 No existe evaluación periódica de los sistemas de información que permita
verificar su efectividad
 La CNSC no pública mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la
comunidad los Estados Financieros, Sociales y Ambientales.
 El sistema de información de la CNSC no cuenta con una infraestructura
apropiada para el desarrollo de su misión.
Hallazgo 6 Funciones de la Oficina de Control Interno
En el Acuerdo 005 de 2006 dentro de las funciones de la Oficina de Control
Interno en el numeral 1 se establece: “Asesorar y apoyar al Presidente de la
Comisión y a los Comisionados en el diseño, implementación, desarrollo,
evaluación y mejoramiento del Sistema de Control Interno que garantice el
cumplimiento de los Planes, metas y objetivos previstos.”
El artículo 9 de la Ley 87 de 1993, define la Oficina de Control Interno como la
encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás
controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo,
la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos
necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Se evidencia que durante la vigencia 2010, la Oficina de Control Interno no dio
cumplimiento a lo normado en las funciones establecidas en el Acuerdo 005 de
2006 y la Ley 87 de 1993, por cuanto no llevó a cabo auditorías a los procesos
misionales de la entidad ni realizó seguimiento oportuno y efectivo al cumplimiento
de los planes, proyectos, metas y objetivos estratégicos, ni adelantó acciones que
garantizaran el control a la ejecución de estos.
Por otra parte la Oficina de Control Interno, no adelantó monitoreo ni evaluación al
cumplimiento de las metas del Plan de Mejoramiento suscrito con la CGR, ni
tramitó ante el órgano de control las prórrogas que establece el título IV capítulo I
artículos vigésimo octavo y vigésimo noveno de la Resolución No 5872 de 2007.
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Adicionalmente, para la vigencia de 2010 la Oficina de Control Interno no diseñó
indicadores que permitieran evaluar el logro de los objetivos definidos en cada
proceso ni llevó a cabo evaluaciones al Plan Operativo 2010.
La Oficina de Control Interno solo adelantó auditorías a las siguientes actividades:
Manejo de Correspondencia, Actas de Comisión, notificación de Resoluciones,
implementación del SICE, del SUIP y actualizaciones de Mapa de Riesgo.
La entidad en su respuesta expone: “En este contexto, es importante anotar que el
Plan de Trabajo Anual de la Oficina de Control Interno es evaluada y aprobada por
la Alta Dirección, es decir, ésta instancia es quién define que Auditorías Internas
se deben adelantar”.
Con esta respuesta la CNSC ratifica la falta de independencia de la Oficina de
Control Interno, lo cual va en contravía de la naturaleza de esta función.
Asimismo debe proponer al representante legal las recomendaciones para
mejorarlo, además debe garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la
gestión organizacional tal como lo establece la Ley 87 de 1993.
Hallazgo 7 Mapas de Riesgo
El artículo 4 del Decreto 1537 de 2001 establece: “Como parte integral del
fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas las
autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración
del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un
proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control
interno o quien haga sus veces, evaluando los aspecto tanto internos como
externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los
objetivos organizaciones, con miras a establecer acciones efectivas,
representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las
áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera
inherente a los procedimientos”
La entidad no identificó ni elaboró mapas de riesgo para los siguientes procesos
misionales: Doctrina e Investigación y Provisión de empleo, situación que no
permite a los funcionarios responsables de estos procesos conocer e identificar
los controles para atenuar los riesgos.
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Lo anterior evidencia debilidades en el seguimiento y evaluación en el manejo del
riesgo por parte de la Oficina de Control Interno, inobservado presuntamente, lo
establecido en el artículo 4 del Decreto 1537 de 2001.
La entidad responde que en mayo 25 de 2011 entregó los mapas de Riesgo
correspondientes a los procesos de Comunicación Pública, vigilancia y Evaluación
del Desempeño.
Por lo anterior, se ajusta el hallazgo y se dejan los demás procesos que no
cumplen con la metodología del DAFP.
Hallazgo No 8 Archivo y Gestión Documental
El artículo 4 de la Ley 594 de 2000, establece los principios generales que rigen la
función archivística que son: Fines, importancia, institucionalidad e
instrumentalidad y responsabilidad de los archivos, los artículos 12 y 13 de la
mencionada Ley establecen la responsabilidad e instalación de los archivos en la
administración pública. Adicionalmente el artículo 24 establece la obligatoriedad
de las tablas de retención documental.
La entidad suscribió contrato el 26 de octubre de 2010 con una duración de 12
meses, con la firma SETECSA, con el objeto del servicio de depósito, custodia,
consulta y organización del archivo de documentos de la CNSC, por valor de
$137.7 millones.
Sobre la ejecución de este proyecto que consistía en la Implementación del
Sistema de Gestión documental registró un avance del 5% durante el 2010.
A la fecha del proceso auditor falta implementar el sistema de organización del
archivo de la CNSC, adicionalmente la entidad no cuenta con tablas de retención
documental, ni ha definido sus procedimientos de manejo, metodología, custodia y
espacio adecuado para la organización de archivos y gestión documental.
Lo anterior incumple lo establecido en la Ley 594 de 2000.
La entidad en su respuesta explica: “La implementación del programa de Gestión
Documental se viene desarrollando por fases. La primera fase fue la de ubicación
de los documentos en espacio físico que cumpliera con la reglamentación
establecida por el Archivo General de la Nación - AGN., para luego proceder a
realizar el inventario documental con base en el cual se adelantará la intervención
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de archivos y la eliminación de los que se definan de acuerdo con lo establecido
en la Tablas de Retención Documental-TRD”
La respuesta de la entidad corrobora el hallazgo, teniendo en cuenta que se
encuentra trabajando en la implementación, organización y puesta en marcha del
proceso de gestión documental que continua con atraso.
3.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR
A diciembre 31 de 2010, la CNSC no cumplió con las acciones para subsanar los
siguientes hallazgos:
Hallazgo No. 2 vigencia 2008: La estructura adoptada por el acuerdo 02 de 2006
no permite conocer la distribución de las diferentes unidades o dependencias con
sus correspondientes funciones generales, requeridas por la CNSC para cumplir
los objetivos, funciones, misión, visión. La Organización no contribuye de manera
eficaz y eficiente para el logro de los objetivos Institucionales.
Acción de Mejora: Revisión y ajuste a los manuales de procesos y procedimientos
socializados.
Hallazgo 1 vigencia 2009: Objetivos Estratégicos. La Entidad no cumplió con el
objetivo estratégico No. 6 tal como estaba planeado, ya que durante la vigencia
2009, no concretó ningún avance en lo que tiene que ver con la elaboración del
estudio técnico que soporte los requerimientos de personal y la estructura
organizacional ni una sede que le permita con funcionalidad desarrollar su gestión
misional de control y vigilancia sobre las entidades públicas en la aplicación de las
normas e instrumentos de carrera administrativa.
Acción de Mejora: Elaborar el proyecto de requerimiento de personal y estructura
organizacional
Hallazgo 2 vigencia 2009 Plan de Acción. La entidad cumplió en el 71%, el Plan de
Acción denominado “Hacia la Profesionalización de la Carrera Administrativa”
notándose al final del periodo, actividades sin ningún avance, como resultado de
un deficiente seguimiento, en consecuencia no se realizaron los ajustes
pertinentes con el fin de beneficiar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Acción de Mejora: Diseñar formatos de reporte de información cuantitativa del
avance de la gestión con las siguientes actividades: Reporte en los formatos de la
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gestión realizada, aplicación de los indicadores de gestión con acciones
correctivas y preventivas a realizar,
Establecer los lineamientos necesarios para que la información sea reportada de
manera adecuada, precisa y concreta, con análisis de información cualitativa y
socialización del instructivo
Acción de Mejora: Establecer un instrumento que impulse la oportunidad en el
reporte y seguimiento de la gestión institucional en el cumplimiento de los
objetivos y estrategias del Plan de Acción, mediante la vinculación de los procesos
de planeación, programación, seguimiento y evaluación, con las siguientes
actividades: Planeación del sistema y ajuste del sistema.
Hallazgo 13 Acción de Mejora: Contar con una planta de personal acorde a las
necesidades de la CNSC y la actividad elaborar estudio técnico a la fecha del
proceso auditor la entidad no cuenta con el estudio técnico pese a que suscribió
un contrato para este objetivo.
Hallazgo 16 Acción de Mejora Elaborar el plan de contratación de la vigencia fiscal
correspondiente de acuerdo con el presupuesto anual aprobado por la CNSC.
Hallazgo 26 Acción de Mejora: Propender por el adecuado funcionamiento del
área contable. Con las siguientes actividades: Definir la estructura del área
contable y Diagramación de las operaciones financieras; Remitir comunicación
para la conciliación de saldos de entidades públicas, publicación Trimestral de
Estados Financieros.
Lo anterior, demuestra debilidades de control y seguimiento, generando desorden
administrativo e inefectividad de las acciones planteadas por cuanto las causas
que originaron los hallazgos no fueron subsanadas.
Acción de Mejora cumplida Extemporáneamente
Con respecto a la Acción de Mejora: Revisión y ajuste a los manuales de procesos
y procedimientos socializados, establecida en el Plan de Mejoramiento la entidad
suministró el 11 de mayo de 2001 tres (3) procedimientos que quedaron
pendientes así: Reincorporación de servidores públicos de carrera administrativa,
reubicación de servidores públicos en condición de desplazamiento y autorización
de encargo o nombramiento provisional.
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3.1.1.4 Gestión del talento Humano
La vinculación del personal mediante contrato de prestación de servicios cuenta
con los respectivos estudios de conveniencia, necesidad justificación de la
contratación, así mismo la acreditación de idoneidad y la certificación donde se
establece que la CNSC no cuenta con el personal suficiente para realizar las
labores a contratar.
Hallazgo 09 Ajuste Salarial funcionarios de la CNSC (IP)
El artículo 71 del Decreto 111 de 1996 en su inciso 5 establece, “…Para las
modificaciones a las plantas de personal de los órganos que conforman el
presupuesto general de la Nación, que impliquen incrementos en los costos
actuales, será requisito esencial y previo la obtención de un certificado de
viabilidad presupuestal, expedido por la Dirección General del presupuesto
nacional en que se garantice la posibilidad de atender estas modificaciones…”
En las Actas de Sesión Ordinaria números 576 y 649 del 28 de diciembre de 2009
y 25 de agosto de 2010, la CNSC aprueba ajuste salarial en tres y cuatro grados
a seis asesores, al jefe de la oficina de planeación, director de apoyo corporativo,
profesional especializado de Apoyo corporativo y al jefe de la oficina de Control
Interno en ocho grados. No existiendo estudios técnicos, que soporten estos
incrementos salariales, ni certificado de viabilidad presupuestal contraviniendo lo
establecido el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de
1996.
Pese a que la CNSC incrementó estos grados los manuales de funciones a la
fecha del proceso auditor no se han actualizado, evidenciándose que los grados
15, 17, 19, 21 y 23 no existen en el Acuerdo 005 de 2006 que modifica los
Manuales de funciones, ni en la estructura de la planta de personal actual.
Con lo anterior presuntamente incumple el artículo 122 de la Constitución Política
de Colombia que establece “No habrá empleo público que no tenga funciones
detalladas en Ley o en reglamento y para proveer los de carácter remunerado se
requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus
emolumentos en el presupuesto correspondiente”
Adicionalmente, la entidad podría no estar cumpliendo con lo establecido en los
literales a y b del artículo 2 de la Ley 87 de 1993, que establece: “Atendiendo los
principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el
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diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los
siguientes objetivos fundamentales:
a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración
ante posibles riesgos que los afecten;
b)
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misión institucional…”
Es de resaltar que la Procuraduría General de la Nación, avocó el conocimiento de
estas actuaciones, mediante auto de fecha 17 de enero de 2011, radicado IUS 201
0-246390.
La entidad en su respuesta explica”… el mandato del inciso 5, del artículo 71, del
Decreto 111 de 1996, no era exigible a la CNSC, para realizar los ajustes
salariales aprobados de acuerdo al reglamento en sala Plena.
…La Ley 909 de 2004, en su artículo 13, sobre organización y estructura de la
CNSC, en su numeral 1, previó lo relativo a la adopción del reglamento de la
entidad y en su numeral 4, la forma de determinar su estructura y planta de personal.
Esta disposición (art 13) se puede clasificar como de naturaleza reglada, pues prevé
todos los aspectos alusivos al tema, sin que requiera para su aplicación de
desarrollos adicionales por parte del ejecutivo so pretexto de reglamentarla.
Es de advertir, además sobre este punto, que la disposición en comento de la Ley
909 de 2004, es posterior a las normas que fueron compiladas en el Decreto 111 de
1996 y que para el ajuste de los grados de unos empleos de la planta de la
Comisión, la entidad obró de acuerdo con las facultades conferidas por la ley …”.
La respuesta de la entidad no es de recibo para la Contraloría General de la
República por cuanto de acuerdo con lo establecido en el Articulo 346 de la
Constitución Política “ …en la Ley de apropiaciones no podrá incluirse partida alguna
que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado
conforme a Ley anterior o a uno propuesto por el Gobierno para atender
debidamente el funcionamiento de las Ramas del Poder Público …” Adicionalmente
la Sentencia C-101 de la Corte Constitucional expone: “… La independencia en la
disposición de los recursos no significa que no requiera del trámite presupuestal
previsto en la Ley orgánica, en cuanto a la certificación de la Existencia de recursos y
la racionalización de la programación presupuestal…”
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Por todo lo anteriormente expuesto se ratifica el hallazgo y se solicitará indagación
preliminar establecida en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, con el fin de
establecer la cuantía del presunto daño patrimonial y los presuntos responsables
fiscales.
3.1.2 Gestión en los Recursos Públicos
3.1.2.1 Gestión Contractual
Hallazgo 10 Contratos sin liquidar
El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece que el término para la liquidación
de mutuo acuerdo de los contratos se realizará dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato.
De la vigencia del 2008 de un total de 170 contratos aún no se han liquidado 43
contratos es decir el 25%.
Lo anterior, denota deficiencias en la supervisión en el proceso pos contractual al
no finiquitar mediante la liquidación las obligaciones contractuales entre las partes.
En respuesta a las observaciones la CNSC, aduce, citando jurisprudencia del
Consejo de Estado, que es posible para la administración realizar la liquidación de
los contratos que la requieran, aún vencido el término previsto en la ley al efecto o
el pactado, a condición de que la entidad contratante no haya perdido su
competencia, esto es, dos años desde el vencimiento del término para liquidar el
contrato sin que tal procedimiento se haya cumplido. Sobre los contratos sin
liquidar de la vigencia que se examina, la CNSC aportó las actas de liquidación.
Respecto de los argumentos dados por la CNSC, la Contraloría General de la
República acepta parcialmente los mismos con relación a los contratos liquidados,
el hallazgo se mantiene para los contratos que aún no se han liquidado.
Hallazgo 11 Aportes a la Seguridad social
Se evidenció un caso en el que la Comisión Nacional del Servicio Civil no cumplió
con la obligación de verificar que el contratista hubiese pagado los aportes al
Sistema de Seguridad Social en Salud, en el contrato de prestación de servicios
profesionales No. 079 de 21 de julio de 2010, en el que el contratista ostenta la
condición de pensionado y no se observó soporte que acredite el respectivo pago
en salud del mes de julio de 2010.
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Lo anterior denota desconocimiento del inciso 1º del artículo 23 del Decreto 1703
de 2002 3 así como el parágrafo del artículo 65 del Decreto 806 de 1998 que
establece: “"Cuando el afiliado perciba salario o pensión de dos o más
empleadores u ostente simultáneamente la calidad de asalariado e independiente,
las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al
salario, ingreso o pensión devengado de cada uno de ellos"
La anterior situación evidencia debilidades en el control y supervisión de la
contratación y posible desconocimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley
789 de 2002, en concordancia con lo reglamentado por la Ley 828 de 2003.
La CNSC aportó copia del pago del aporte a la seguridad social en salud del mes
de julio de 2010, el cual fue realizado con ocasión de la comunicación del informe
preliminar.
Mecanismos de participación ciudadana
Hallazgo 12 Derechos de Petición (D)
El artículo 6 del Código Contencioso Administrativo, establece que el término para
resolver o contestar los Derechos de Petición es de quince (15) días siguientes a
la fecha de su recibo.
Revisada la información suministrada por la CNSC respecto a los derechos de
petición radicados durante la vigencia 2010, se estableció que esta entidad no da
respuesta oportuna a los mismo, encontrándose sin respuestas 409 derechos de
petición de 714, que fueron radicados desde enero de 2010 y que a la fecha del
proceso auditor aún se encuentran sin resolver; adicionalmente existen 134
peticiones que fueron resultas en forma extemporánea.
Lo anterior refleja una gestión ineficiente e ineficaz en los procesos de respuesta a
estos derechos, ocasionando perjuicios al peticionario, adicionalmente, al no
obtener respuesta oportuna a su petición, acuden a la Acción de Tutela, para lo
cual la entidad debe disponer de personal adicional y recursos para atender estas
solicitudes ante los Jueces. Lo anterior posiblemente contraviene lo establecido
en el artículo 6 del CCA.
3
la persona contratista se encuentra en la obligación de cotizar al sistema en comento como trabajador
independiente
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En respuesta dada por la CNSC manifiesta que en desarrollo de sus funciones,
cada año se atiende un gran número de peticiones, tanto por los ciudadanos,
como por las entidades, que por su gran volumen desbordan la capacidad
administrativa de la Entidad.
Cita jurisprudencia que se han pronunciado sobre este tema, como la T-1227 de
2001 M.P. Dr. Alfredo Beltrán Sierra, que entre sus apartes manifiesta:
"Indudablemente para la Corte, como lo ha señalado en varias providencias, la
dilación injustificada de los procesos constituye una grave y seria vulneración de
los derechos fundamentales mencionados. No obstante, esa dilación ha de ser
injustificada, como lo dispone la propia Carta Política (art. 29 CP), pues, si la mora
judicial obedece a circunstancias objetivas y razonables ajenas a la voluntad del
fallador, mal podría la Corte Constitucional acceder a las pretensiones de una
tutela en ese sentido, sin analizar con sumo cuidado las razones de la mora
judicial"; igualmente, cita las Sentencias T-366 de 2005 M.P. Dra: Clara Inés
Vargas Hernández.
Los argumentos expuestos por la entidad no desvirtúan el hallazgo, la CNSC debe
garantizar respuesta oportuna a las peticiones presentadas por la ciudadanía de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Constitución Política, el cual
señala el derecho de petición como una facultad de todo ciudadano para formular
solicitudes a las autoridades correspondientes, y obtener de estas una respuesta
oportuna y completa a las mismas. Asimismo, el artículo 6º del Código
Contencioso Administrativo prevé el ejercicio de ese derecho.
Se debe precisar que la Corte Constitucional mediante diversa jurisprudencia ha
establecido el carácter de derecho fundamental constitucional de que goza el
derecho de petición, tal carácter consiste no solamente en el derecho a obtener
una pronta resolución a la solicitud por parte del funcionario a quien es formulada,
sino que igualmente implica la obligación de resolver de fondo y además de
manera clara y precisa la solicitud.
En consecuencia, el hallazgo de mantiene con la presunta incidencia disciplinaria.
Hallazgo 13 Tutelas (D)
El artículo 19 del Decreto 2591 del 1991, establece: “El juez podrá requerir
informes al órgano o a la autoridad contra quien se hubiere hecho la solicitud y
pedir el expediente administrativo o la documentación donde consten los
antecedentes del asunto. La omisión injustificada de enviar esas pruebas al juez
acarreará responsabilidad.
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El plazo para informar será de uno a tres días, y se fijará según sea la índole del
asunto, la distancia y la rapidez de los medios de comunicación.”
La CNSC respondió en forma extemporánea 1.761 tutelas de 5.703, situación que
reflejaría una posible transgresión de la norma citada, y refleja una deficiente
gestión de la entidad en este tema.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.
Sobre este tema, señala la CNSC que debido a la falta de personal para atender
este tema y al volumen de trámites constitucionales, muchas veces era imposible
atender las mismas dentro de los términos señalados por los jueces que muchas
veces son de horas o de un día. Sin embargo, realizando un filtro a la base de
datos entregada al grupo auditor, utilizando una fórmula que determina las tutelas
que se han vencido con posterioridad a tres (3) días, obteniendo como resultado
un total de 508 tutelas. Que en la oficina jurídica eran 3 abogados encargados de
manejar las acciones de tutela; además, que de las 508 tutelas cuya respuesta fue
dada con posterioridad a los tres días máximos señalados por la ley, 412 fueron
desfavorables a las pretensiones de los accionantes y solo 94 fueron concedidas.
Que la mora es indiscutible en las respuesta a las tutelas de la referencia, pero
que para efectos de la antijuridicidad disciplinaria no basta la simple imputación
objetiva, teniendo en cuenta que está proscrita toda forma de responsabilidad
disciplinaria objetiva, art. 13 de la Ley 734 de 2002, cita, además, aparte de los
antecedentes de la Ley 734 en relación con este tema, transcritos por el tratadista
Oscar Villegas Garzón en su texto "El Proceso Disciplinario".
Los argumentos expuestos por la CNSC no desvirtúan el hallazgo de la CGR, toda
vez que la acción de tutela se encuentra consagrada en el artículo 86 de la
Constitución Política y reglamentada por los Decretos 2591 de 1991 y 306 de 1992
y la misma fue instituida como un mecanismo al que cualquier persona puede
acudir en busca de proteger de manera rápida y directa los derechos
fundamentales que se están siendo o amenazan ser violados por una autoridad
pública o un particular que ejerce funciones públicas.
Por su parte el artículo 86 constitucional, inciso final, establece:
"En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y
su resolución".
Teniendo en cuenta que el juez de conocimiento debe pronunciarse dentro de los
diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud de tutela, es necesario que las
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entidades requeridas ofrezcan respuesta oportuna a los requerimientos del juez y
de esta forma garantizar que se profiera el respectivo fallo dentro del término
señalado.
En consecuencia, como quiera que se evidenció que la CNSC no da respuesta a
los requerimientos de los jueces dentro del término señalado en el artículo 19 del
Decreto 2591 del 1991, el hallazgo se mantiene.
Hallazgo 14 Cartera
La Ley 1066 de 2006, regula las obligaciones que debe cumplir las entidades
públicas que tengan cartera a su favor y establece la obligatoriedad de tener el
reglamento interno de recaudo de cartera, la CNSC en cumplimiento a ésta
obligatoriedad mediante Resolución 1413 del 3 de diciembre de 2009, adoptó el
Manual de cobro administrativo coactivo y el respectivo procedimiento para hacer
efectivo el recudo; sin embargo, la CNSC no da cumplimiento a estas
disposiciones toda vez que a diciembre de 2010, la cartera asciende a $10.196,2
millones de los cuales $ 6.857.2 millones, es decir, el 67% corresponde a la
convocatoria 001 de 2005.
Revisada las carpetas de las entidades que tienen cuentas por cobrar con la
CNSC se determinó que Comisión Nacional del Servicios Civil no cumple con el
numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006 por cuanto no ha suscrito
acuerdos de pagos ni ha exigido garantía idónea a favor de la entidad.
Adicionalmente la CNSC incumple con el numeral 2.3.4 del Manual de Cobro
Administrativo y Persuasivo en lo relacionado a los términos máximos para realizar
la gestión persuasiva que establece que estos no deben superar los dos (2) meses
y una vez superado este término sino se ha cumplido con el pago se procederá
con la investigación de bienes, situación que incumple la CNSC por cuanto las
actuaciones de cobro persuasivo data en su mayoría del 2008, con resoluciones
de cobro del 2007. Situación que evidencia una deficiente gestión de cobro y que
puede generar prescripción de las obligaciones.
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Tabla 4 Cartera
CONCEPTO
SALDO CARTERA
SALDO CONTABILIDAD CTA PORCENTAJE
140160
CARTERA
2.002.149.424
19,64%
2.858.800.000
28,04%
1.965.750.000
19,28%
DOCENTES 2006
13.842.478
0,14%
DOCENTES 2009
80.044.162
0,79%
1.987.233.280
19,49%
USO LISTA DOCENTES 2006 EN 2008
51.040.000
0,50%
USO LISTA DOCENTES 2006 EN 2009
78.254.100
0,77%
127.325.550
1,25%
USO LISTA 01 DE 2005 EN 2009
7.700.000
0,08%
USO LISTA 01 DE 2005 EN 2010
16.545.600
0,16%
3.000.000
0,03%
USO LISTAS INPEC
897.230.000
8,80%
SUPERINTENDENCIAS
107.285.978
1,05%
CONVOCATORIA 001 DE 2005
ORIENTADORES DOCENTES
USO LISTA DOCENTES 2006 Y 2009 EN 2010
ADICION CARGOS 001 2005 EN 2010
TOTAL
10.196.200.572
10.196.200.572,00
FUENTE: BASE DATOS CARTERA 31/12/2010 CNSC
En respuesta la entidad señala que el procedimiento de cobro coactivo está
contemplado en los Decretos 1066 de 2006 y 4473 de 2006, Estatuto Tributario,
Código Contenciosos Administrativo, Código de Procedimiento Civil y demás
normas concordantes; adicionalmente argumenta que la Cartera corresponde a
Resoluciones proferidas en diciembre de 2007 y cuya fecha de ejecutoria la más
antigua data del 2 de febrero de 2008 y al tenor del artículo 817 del Estatuto
Tributario su fecha de prescripción corresponde al 2 de Febrero de 2013, y que se
ha recaudo cartera a Julio de 2011 por valor de $4.213.4 millones.
El hallazgo se mantiene por cuanto a julio de 2011, aún existe cartera por
recaudar por $5.982.7 millones y no se ha adelantado la gestión persuasiva dentro
de los dos (2) meses señalados en el Manual de Cobro.
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100%
Cumplimiento Normatividad SICE
Verificado la aplicación de la Ley 598 de julio de 2000, el Decreto Reglamentario
3512 de 2003 y demás normas complementarias se evidenció que la CNSC no da
estricto cumplimiento a las mismas.
Hallazgo 15 SICE (S)
La Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los acuerdos del comité para la
operación del Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal
SICE, establecen los procedimientos y obligatoriedad para las entidades del
estado y particulares que contraten con ella sobre la inscripción de contratos,
consulta de precio indicativo, registro de proveedores, y del presupuesto, con
relación a estos aspectos en la CNSC se determinó que:
Para los procesos contractuales 047, 048, 049, 164 y 173, la entidad no solicitó
certificado de precios de referencia a los proveedores, contraviniendo lo dispuesto
en el literal C artículo 13 del decreto 3512 de 2003.
La entidad no viene cumpliendo lo establecido con los literales D y E del artículo
13 del Decreto 3512 de 2003, en lo relacionado con las consultas de precios
indicativos y registros de contratos cuya cuantía debe superar los 50 SMMLV.
Registro extemporáneo en el SICE para los contratos 182, 047; 048 y 049 de
2010, contraviniendo el literal E del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, que
establece la obligatoriedad por parte de las entidades de registrar en el SICE
dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, los contratos perfeccionados y
legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50
SMMLV.
Para la vigencia 2010 se reportan en el SICE un total de 163 alarmas,
correspondientes a: Verificación del número de registro de precios no realizada,
consulta de precio indicativo no realizada, compra por fuera del umbral, registro
extemporáneo y proveedor no registrado en el SICE. Contraviniendo el artículo 1º
de la resolución No. 5772 del 5 de julio de 2006, adicionalmente no soportó ni
explicó cada una de estas alarmas que permitiera al equipo auditor la revisión de
estas.
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Adicionalmente la CNSC no cumple con lo establecido en el Artículo 17 del
Acuerdo 009 del 2006, que establece el reporte del total de la ejecución
presupuestal cada tres (3) meses, por cuanto no registró la información
correspondiente en el trimestre de enero a marzo de 2010.
La CNSC en su respuesta manifiesta: “Posterior a la implementación del sistema
SICE en la CNSC, es necesario señalar que actualmente se realiza el
procedimiento de consulta, verificación y registro con el usuario
REGCONTRATOS3 con el perfil de hijo de ordenador de gasto”.
El hallazgo se mantiene por cuanto la entidad adopta el SICE y lo pone en marcha
en septiembre de 2010, no obstante existir la obligatoriedad de adoptar este
sistema desde la entrada en vigencia del Decreto 3512 de 2003. Es de resaltar
que la CNSC se registra en el SICE el 2 de noviembre de 2006, pero no cumple
con lo establecido en la normatividad que rige para el SICE.
Las situaciones evidenciadas motivan la apertura de un Proceso Administrativo
Sancionatorio por lo cual se solicitará el inició del respectivo proceso.
3.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera
Para el análisis presupuestal de la vigencia 2010, se revisó el 100% de las
cuentas por pagar las cuales ascendieron a $155 millones y del total de las
reservas presupuestales equivalen al 15% del total del presupuesto que
ascienden a $5.539 millones, se revisó el 77% equivalente a $4.239 millones,
representados en 69 contratos.
A diciembre 31 de 2010 se constituyen reservas por $5.539 millones, sin embargo
el reporte suministrado al equipo auditor se totaliza $7.878 millones presentándose
una diferencia de $2.339 millones, que obedecen a la información duplicada de
contratos generando incertidumbre en la información reportada.
El comportamiento de los recursos provenientes del Presupuesto Nacional oscila
entre el 28% y 14% frente a los recursos propios de la entidad que proviene de las
convocatorias por venta de pines y servicios.
Entre la vigencia del 2009 al 2010 ha tenido un incremento solamente del 3% de
los recursos del presupuesto Nación, mientras que la entidad ha tenido un
incremento del 12% en los recursos propios.
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Pese a los recursos propios con que cuenta la entidad estos deben cubrir los
gastos asociados a los procesos de convocatorias, situación que no permite a la
entidad contar con recursos suficientes para el cumplimiento misional de sus
procesos, como el Registro Público, provisión de empleo, convocatorias,
evaluación del desempeño, vigilancia, doctrina e investigación y los procesos de
apoyo.
Adicionalmente la CNSC, debe prever lo que establece el artículo 14 de la ley
1420 de 2010 “Para proveer empleos vacantes se requerirá el certificado de
disponibilidad presupuestal por la vigencia fiscal de 2011. Por medio de este, el
jefe de presupuesto o quien haga sus veces garantizará la existencia de los
recursos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, por todo concepto de gastos
de personal, salvo que el nombramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o
creado durante la vigencia, para lo cual se deberá expedir el certificado de
disponibilidad presupuestal por lo que resta del año fiscal. Cuando se trate de
concursos o procesos de selección para proveer empleos de carrera
administrativa, a través de la oferta pública de empleos, antes de adelantar el
trámite administrativo ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, además de
cumplir con lo previsto en el inciso anterior, el órgano correspondiente deberá
obtener viabilidad presupuestal de la Dirección General del Presupuesto Público
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.
Tabla 3 Análisis Presupuestal
COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
ANÁLISIS APORTES DEL PRESUPUESTO NACIONAL FRENTE AL PRESUPUESTO EJECUTADO 2005 -2010
2005
2006
2007
2008
2009
2010
TOTAL
2005-2010
Millones
Funcionamiento
Recurso Ppto Nal
Funcionamiento
Inversión
Total Recursos Propios
Total Presupuesto
% Recursos Ppto Nal/
Recursos propios
600.000
600.000
600.000
100
Millones
Millones
Millones
1.543
1.621
1.759
1.543
1.621
1.759
RECURSOS PROPIOS
6.306
8.497
6.306
7.849
24
8.497
10.118
19
3.438
2.780
6.218
7.977
28
Millones
Millones
1.922
1.922
1.984
1.984
Millones
9.429
9.429
3.262
9.577
12.839
14.761
15
4.586
9.953
14.539
16.523
14
26.089
22.310
48.399
57.829
19
Fuente CNSC
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Hallazgo 16 Autonomía Presupuestal CNSC
La CNSC en Acta No. 695 del 14 de enero de 2011, en sesión extraordinaria lleva
a cabo la revisión del proyecto de estatuto general de presupuesto y mediante
Acuerdo No. 153 dispone expedir los actos administrativos necesarios para
desarrollar la autonomía, técnica, administrativa, presupuestal y patrimonial de la
CNSC y mediante el Acuerdo No. 154 se invoca la excepción de
inconstitucionalidad frente al artículo 29 del Decreto 4730 de 2005 y se efectúa un
traslado en el presupuesto de la CNSC.
Lo anterior contraviene lo establecido en el artículo 4 del Decreto 111 de 1996
Estatuto Orgánico del Presupuesto4 Adicionalmente la Ley 1420 del 13 de
diciembre de 2010, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de
capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2011 establece:
A) En la primera parte de la ley, en el artículo 1 se fijan las rentas y recursos
los ingresos a la sección presupuestal 380100 Comisión Nacional de
Servicios Civil, la suma de $23.325.300.000 en ingresos corrientes, y
$20.878.837.000 a recursos de capital.
B) En la segunda parte de la misma ley, en el artículo 2 en la sección
presupuestal 3801 Comisión Nacional del Servicio Civil se le apropia para
atender gastos de funcionamiento la suma de $26.311.137.000 y de
inversión el valor de $22.500.000.000.
C) En la tercera parte de la ley precitada, relacionada con las disposiciones
generales, en su artículo 40 dispone:
“Las disposiciones generales de la presente ley son
complementarias de las Leyes 38 de 1989,179 de 1994, 225 de
1995 y 819 de 2003, Orgánicas del Presupuesto, y deben
aplicarse en armonía con estas.
Estas normas rigen para los órganos que conforman el
Presupuesto General de la Nación, y para los recursos de la
Nación asignados a las empresas industriales y comerciales del
4
Para efectos presupuestales todas las personas jurídicas Públicas del orden nacional, cuyo patrimonio esté constituido
por fondos públicos y no sean empresas industriales y comerciales del estado o sociedades de economía mixta o
asimiladas a estas por la ley de la República, se les aplicará las disipaciones que rigen para los Establecimientos Públicos
del orden Nacional”
50
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Estado y a las sociedades de economía mixta con el régimen de
aquellas.
Los fondos sin personería jurídica deben ser creados por ley o
por su autorización expresa y estarán sujetos a las normas y
procedimientos establecidos en la Constitución Política, el
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, la presente Ley y las demás normas que
reglamenten los órganos a los cuales pertenecen.”
El Decreto 111 de enero 18 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de
1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto
Orgánico del Presupuesto.”
“ARTÍCULO 2o. Esta Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento, las
disposiciones legales que ésta expresamente autorice, además de lo
señalado en la Constitución, serán las únicas que podrán regular la
programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y
ejecución del presupuesto, así como la capacidad de contratación y la
definición del gasto público social. En consecuencia, todos los aspectos
atinentes a estas áreas en otras legislaciones quedan derogados y los
que se dicten no tendrán ningún efecto.“
Por otra parte el artículo 110 del Estatuto Orgánico de Presupuesto al referirse
a la capacidad de contratación, de la ordenación del gasto y de la autonomía
presupuestal, ordenado por la Constitución Política en sus artículos 151 y 352,
ha contemplado lo siguiente:
ARTICULO 110. Los órganos que son una sección en el Presupuesto General
de la Nación, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la
persona jurídica de la cuál hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las
apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la
autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la ley.
Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada órgano quien podrá
delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán
ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General
de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales
vigentes.
La Dirección General del Presupuesto Público Nacional – Ministerio de
Hacienda y Crédito Público ha expuesto sobre la legalidad del gasto, y la
incorporación en la Ley Anual de Presupuesto, lo siguiente:
51
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“Por su parte, el artículo 345 de la Constitución Política5 consagra el
Principio de Legalidad del Presupuesto, sobre el cual la jurisprudencia 6 ha
expresado que opera en dos instancias, pues las erogaciones no sólo deben
ser decretadas previamente, sino que, además, deben ser apropiadas en la
Ley de presupuesto para ser efectivamente realizadas; se constituye en un
fundamento importante de nuestra democracia constitucional, pues
corresponde al Congreso, como órgano de representación, decretar y
autorizar los gastos de las entidades que conforman el Presupuesto General
de la Nación, para una vigencia fiscal determinada.
Como se observa, en la legislación Colombiana el principio de legalidad se
traduce en la incorporación de ingresos y de los gastos en el presupuesto;
vale decir, para incluir estos recursos en la ley anual de presupuesto debe
establecerse el monto de ingresos y, de otro lado, las erogaciones como una
autorización máxima de gasto a los órganos que lo conforman; todo lo cual
se sujeta a los títulos de gasto consagrados en el inciso segundo del artículo
346 de la Constitución Política7.
Complemento de lo anterior, el artículo 38 del Estatuto Orgánico del
Presupuesto señala taxativamente las apropiaciones que pueden ser
incluidas en el Presupuesto de Gastos, de lo que se desprende que deben
contar con un título constitutivo de gasto, en los términos previstos en la
Constitución Política y en el Estatuto Orgánico del Presupuesto8.
Artículo 345. En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo
al Tesoro que no se halle incluida en el de gastos. Tampoco podrá hacerse ningún gasto público que no haya sido decretado por el Congreso, por las
asambleas departamentales, o por los concejos distritales o municipales, ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto. “
5
6
Corte Constitucional, Sentencia C-772 de 1998 M.P. Fabio Morón Díaz
“En la ley de Apropiaciones no podrá incluirse partida alguna que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado
conforme a la ley anterior, o a uno propuesto por el Gobierno para atender debidamente el funcionamiento de las ramas del poder público, o el servicio
de la deuda, o destinado a dar cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo.”
7
8
“Artículo 38. En el Presupuesto de Gastos sólo se podrá incluir apropiaciones que correspondan:
a) A créditos judicialmente reconocidos;
b) A gastos decretados conforme a la ley;
c) Las destinadas a dar cumplimiento a los Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social y a las de las obras públicas de que tratan los
52
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El régimen presupuestal colombiano determina que el Presupuesto de
Rentas, a que se refiere el artículo 346 de la Constitución Política, contiene
la estimación de los ingresos corrientes de la Nación, de las contribuciones
parafiscales cuando sean administrados por un órgano que forme parte del
presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los
ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional (literal a),
artículo 11 del Estatuto Orgánico del Presupuesto).
De las normas y jurisprudencia transcritas se concluye, que el principio de
legalidad y el principio de especialización, se conjugan en el devenir
presupuestal, pues una apropiación, como autorización máxima de gasto
aprobada por el Congreso, debe ser ejecutada estrictamente conforme al fin
para el cual fue programada, en la vigencia fiscal respectiva. En
consecuencia, tanto el ingreso como el gasto deben reflejarse previamente
en el presupuesto de esa entidad.”
Por todo lo anteriormente expuesto, la Comisión del Servicio Civil debe darle
cumplimiento a la normatividad vigente que les aplica para el manejo
presupuestal, teniendo en cuenta que hace parte del Presupuesto General de la
Nación al incluirse en la ley 1420 de 2010, ley que es armónica con el Estatuto
Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996), y este a su vez corresponde a
un desarrollo de la Constitución Política de Colombia.
Con respecto a este hallazgo la entidad radicó ante la Corte Constitucional acción
de inconstitucional sobre los artículos 1, 3 y 14 parcial de la Ley 1420 de 2010.
La CNSC en su respuesta reitera su autonomía presupuestal citando los artículos
113 y 130 de la Constitución Política y las sentencias 192 de 1997 y C-220 de
1997, ratificadas por la sentencias C-372 DE 1999, C-1230 de 2005, C-1262 de
2005 y C-109 de 2006.
Argumentos que no desvirtúan este hallazgo, por cuanto la entidad desconoció lo
establecido en el artículo 346 de la Carta Política, articulo 4 del Decreto 111 de
1996, y la Sentencia 101 de 1996 “que la autonomía en la ejecución presupuestal
artículos 339 y 341 de la Constitución Política, que fueren aprobadas por el Congreso Nacional; y
d) A las leyes que organizan la Rama Judicial, la Rama Legislativa, la Fiscalia General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la
Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil, que incluye el Consejo Nacional Electoral,
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no implica una independencia del gasto de los órganos autónomos respecto de las
metas macroeconómicas y los planes de financiamiento estatal (….)
Hallazgo 17 Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACIÓN
El artículo 28 del Decreto 2789 de 2004 establece: “Los órganos ejecutores que
operan fuera de línea con el SIIF Nación entregarán a la Dirección General del
Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los
informes mensuales de ejecución presupuestal dentro de los cinco días hábiles
siguientes a la finalización del mes objeto del informe de ejecución. Los informes
se presentarán mediante archivos planos, conforme a los instructivos que para el
efecto expida el Administrador del SIIF Nación.
La Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público registrará en el SIIF Nación los informes mensuales de ejecución
presupuestal, en el transcurso del mes de su recepción. Cualquier posible
inconsistencia se comunicará al órgano ejecutor el cual hará lo pertinente para
solucionarla y enmendarla en caso de que realmente se haya producido.
El artículo 22 del mencionado Decreto establece el Registro de la distribución
inicial del Programa Anual Mensualizado de Caja y de sus modificaciones: “La
distribución inicial del Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, de cada
órgano ejecutor será registrado en el SIIF Nación por la Dirección General del
Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, el 1° de enero de cada año, antes de iniciar la ejecución presupuestal de
cada vigencia fiscal. Las modificaciones al PAC se registrarán en el sistema
después de su aprobación por parte de quien tenga competencia para ello.
La apropiación presupuestal de la vigencia soportará el PAC de la vigencia actual
y del rezago del año siguiente, y la constitución de las reservas presupuestales y
de las cuentas por pagar soportarán el PAC del rezago del año anterior, para tal
fin las entidades deberán ajustar en el sistema la ejecución del año anterior al
rezago constituido”.
Adicionalmente; las circulares externas del SIIF 38, 39 y 20 del 2010, establecen
la obligación que tiene las entidades públicas de registrar la constitución de
reservas presupuestales y cuentas por pagar en el sistema de integral Financiera
SIIF, al cierre definitivo del sistema, tal como lo establece el artículo 30 del
Decreto 2789 de 2004, de conformidad con lo señalado en el artículo 89 del
Estatuto Orgánico del Presupuesto
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Por lo anteriormente expuesto, la Comisión Nacional del Servicio Civil, podría
estar incumplimiento a lo establecido en el Decreto 2789 de 2004, por el cual se
reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación y las
circulares externas expedida por el Ministerio de Hacienda-SIIF Nación, toda vez
que la CNSC en Sesión extraordinaria del 30 de diciembre de 2010 en Acta 690
los comisionados por unanimidad aprueban: “No incluir a la CNSC en el Sistema
de Información Financiera SIIF NACIÓN II, contenida en las circulares 38,39 y 40
de 2010 del Ministerio de Hacienda, por que iría en detrimento de la Autonomía de
la Entidad. Así mismo, esta decisión se deberá incluir en el proyecto de Estatuto
de Presupuesto que expide la CNSC y finalmente se suplirá la funcionalidad del
sistema de información SIIF por uno que le permita a la CNSC tener registro y
control financiero”
Es decir que desde diciembre de 2010 y abril de 2011, la CNSC no viene rindiendo
en el SIIF los informes mensuales de ejecución presupuestal de que trata el
artículo 22, ni quedaron en SIIF al cierre de la vigencia fiscal 2010, las cuentas por
pagar y reservas presupuestales, situación que no ha permitido a la CNSC,
solicitar los giros y disponer de los recursos que financian las reservas
presupuestales constituidas con recursos de aporte Nación.
La entidad en su respuesta explica: “Conforme a las consideraciones del grupo
auditor, es necesario establecer que la Comisión Nacional del Servicio Civil,
creada por la Constitución Política y conformada por la Ley 909 de 2004, es un
organismo autónomo de carácter permanente de nivel nacional, independiente de
las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía
administrativa y patrimonio propio. (Subraya fuera de texto)
El hallazgo se mantiene, por cuanto la CNSC hace parte del Presupuesto General
de la Nación, sección presupuestal 3801. Por ello debe cumplir con las
disposiciones del SIIF, establecidas en los Decretos 2789 de 2004 y 290 de
2011y las circulares 38, 39 y 20 del 2010.
3.2 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
La evaluación de los estados contables se adelantó a través de los ciclos
operacionales de ingresos, gastos de adquisiciones y pagos, así:

Ciclo operacional de ingresos: se examinaron las cuentas 1401 Ingresos no
Tributarios, 1420 Anticipos para adquisiciones Bienes y Servicios, 1470 Otros
Deudores, y 4110 Ingresos Fiscales No tributarios.
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
Ciclo operacional de adquisiciones y pagos: se examinaron las cuentas 1110
Bancos, 1201 Inversiones de Administración de Liquidez – Renta Fija, 2401
Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 2436 Retención en la fuente e
impuestos de timbre; 2910 Ingresos Recibidos por Anticipado, 3208 Capital
Fiscal; 3230 Resultados del Ejercicio, 3240 Superávit por Valorizaciones, 3270
Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones; 51 Gastos Generales de
Administración.
El valor de las cuentas evaluadas asciende a $38.658 millones, que representan el
96.40% de los activos, $5.972 millones que representan el 93.10% de los pasivos
y $33.679 millones que representan el 100% del Patrimonio de la Comisión
Nacional del Servicio Civil para la vigencia 2010.
Hallazgo No. 18 Deudores
La cuenta de Deudores por $10.761 millones genera incertidumbre, ya que en el
saldo se encuentran partidas desde el año 2006, sin que hasta el cierre de esta
vigencia 31 de diciembre de 2010, la Comisión Nacional del Servicio Civil le haya
realizado provisión, incumpliendo la norma técnica relativa a los activos numeral
9.1.1.3 Deudores del Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimiento 9.
Hallazgo No. 19 Inconsistencia en los reportes
Los reportes que genera el sistema de información Pradma, que es el software
con el que cuenta la CNSC para la administración de la información contable,
presupuestal, de tesorería, de almacén y demás, no son consistentes y por ende
no dan confiabilidad a la información que genera, tal es el caso de El Balance
General a 31 de diciembre de 2010 a 4 dígitos entregado al equipo auditor y
firmado por el contador, el Presidente y la Directora de Apoyo corporativo, no
cumple con la ecuación patrimonial porque el Activo es de $40.093.226 miles de
pesos y el Pasivo de $40.116.560 miles de pesos, presentándose una diferencia
de $23.334 miles de pesos, de igual forma en cuanto a el Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental a 31 de diciembre de 2009 a 4 dígitos
154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e
incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse
permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una
evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del
deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre
del período contable.
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presenta un Excedente del ejercicio de $5.039.161 miles de pesos, el que se
encuentra a dos dígitos presenta el excedente de $6.221.690 miles de pesos y en
el balance general al mismo año es de $13.514.144 miles de pesos, situación que
no permite al equipo auditor tener certeza sobre las cifras reales que deben
reflejar los estado financieros e incumple con las normas básicas de la
Contabilidad.
A diciembre 31 de 2010 se constituyeron reservas por $5.539 millones, sin
embargo en el reporte suministrado al equipo auditor se totaliza $7.878 millones
presentándose una diferencia de $2.339 millones, que obedecen a la información
duplicada de contratos generando incertidumbre en la información reportada,
incumpliendo con las características cualitativas de la información contable de
Confiabilidad y Verificabilidad10.
3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable de la Comisión Nacional del Servicio Civil
obtuvo una calificación de 1.19, por lo cual, es eficiente. Esta calificación indica
que el sistema de control interno contable es efectivo y que aunque presenta
algunas deficiencias, en general, otorga confiabilidad a la organización en el
manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas.
10
Plan Nacional de Contabilidad Pública en su Sección IV Información Contable Pública dentro de las
Características Cualitativas de la Información Contable Pública :
“104. Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de
la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad.”
“106. Verificabilidad. La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su
razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El SNCP debe garantizar
la disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de
procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las
transacciones, hechos y operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los
principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de contabilidad pública.”
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3.3 OBSERVACIONES DE LA COMISION LEGAL DE CUENTAS DE LA
HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES
Se realizó seguimiento a las observaciones vigentes de la Comisión Legal de
Cuentas de la Cámara de Representantes, contenidas en la Gaceta del Congreso
3.4 HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR
Durante el proceso auditor la Entidad efectuó las acciones correctivas para el
siguiente hallazgo:
Hallazgo 20 Cuenta Fiscal
La Resolución Orgánica 5544 de 2003, por la cual se reglamenta la rendición de
cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría
General de la República.
Revisada la cuenta fiscal intermedia y final a diciembre de 2010, se determinó que
ésta presentaba inconsistencias en la forma de presentación de los formatos 2, 2
A; 5, 5ª, 5B y formatos 9. La entidad subsanó esta situación radicando
nuevamente la cuenta fiscal en la Contraloría General el 15 de abril de 2011.
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4. ANEXOS
Anexo 1. Estados Contables a 31 de diciembre de 2009
Anexo 2. Matriz de codificación de hallazgos
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