AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL VIGENCIA 2010 CGR - CDGPIF- No.______ Septiembre de 2011 1 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Vigencia 2010 Contralora General de la República Sandra Morelli Rico Vicecontralor Álvaro Navas Patrón Contralora Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras Ligia Helena Borrero Restrepo Directora de Vigilancia Fiscal (E) Carolina Sánchez Bravo Responsable de Subsector Jaime H. Sanabria Brausin Supervisora Ana Judith Gómez Equipo de Auditores Carmenza Ricardo Martinez (Líder) Pedro Goenaga Consuegra Guillermo Valdés Gómez 2 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Tabla de contenido Página 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 5 2. DICTAMEN INTEGRAL 9 2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS 12 2.1.1 Gestión Misional 13 2.1.1.1 Negocio Misional 13 2.1.1.2 Evaluación el Sistema de Control Interno 14 2.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 14 2.1.1.4 Gestión del Talento Humano 15 2.1.2 15 Gestión En los Recursos Públicos 2.1.2.1 Gestión Contractual 15 2.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera 16 2.2 CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS 17 2.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES 17 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA 18 2.5 RELACIÓN DE HALLAZGOS 18 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 20 3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 20 3.1.1 Gestión Misional 20 3 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 3.1.1.1 Negocio Misional 20 3.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno 21 3.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR 37 3.1.1.4 Gestión del Talento Humano 39 3.1.2 Gestión En Los Recursos Públicos 41 3.1.2.1 Gestión Contractual 41 3.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera 48 3.2 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE 55 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable 57 3.3 OBSERVACIONES DE LA COMISION LEGAL DE CUENTAS DE LA HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES 57 3.4 HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR 58 4. ANEXOS 59 4 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO Según oficio No 15845 del 5 de mayo de 2011, la Comisión Nacional del Servicios Civil, CNSC- expone las dificultades presentadas para el cierre de la convocatoria 001 de 2005 así: “Inconvenientes que han impedido su normal desarrollo, de índole normativo, tales como la ley 1033 de 2006, estableciendo que cuando la CNSC prevea en los procesos de selección la aplicación de la prueba básica general de preselección a que hace referencia el artículo 24 de la Ley 443 de 1998 y ésta tenga el carácter de habilitante, no le será exigible a los empleados que estén vinculados a la Administración Pública, mediante nombramiento provisional o en carrera, con una antelación no menor a seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente ley. Demandado en acción de inconstitucionalidad el precepto (artículo 10 Ley 1033 de 2006), la Corte Constitucional a través de la sentencia C-211, declaró inexequibles entre otros apartes el primer, segundo y tercer incisos del artículo 10 de la Ley 1033 de 2006. Como consecuencia de la sentencia citada, la Comisión tuvo que convocar a todos los provisionales para la presentación de la Prueba Básica General de Preselección, la cual se aplicó el día 12 de agosto de 2007. Posteriormente, el Congreso de la República expide el Acto Legislativo 001 de 2008, por medio del cual se reformó el artículo 125 de la Constitución Política, ordenando a la Comisión inscribir de manera extraordinaria y sin necesidad de concurso público a los servidores que a la fecha de publicación de la Ley 909 de 2004 estuviesen ocupando cargos de carrera vacantes de forma definitiva en calidad de provisionales o de encargados del sistema general de carrera. La expedición de este acto legislativo afectó de manera directa la Oferta Pública de Empleos de Carrera -OPEC, toda vez que se debían excluir de la misma los empleos que se encontraban cobijados por el acto legislativo. Sin embargo se reitera que todas las personas que aprobaron la Fase I de la Convocatoria 001 de 2005, se encontraban habilitadas para inscribirse en la segunda Fase de la misma. De otra parte, el 8 de Octubre del 2009, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 3905, obligando a la Comisión a excluir de la Oferta Pública de Empleos los 5 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co empleos que estuvieran siendo desempeñados con personal vinculado mediante nombramiento provisional efectuado antes del veinticuatro (24) de septiembre de 2004 a cuyos titulares a la fecha de expedición del decreto les faltaran tres (3) años o menos para causar el derecho a la pensión de jubilación, estableciendo que los mismos serían ofertados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, una vez el servidor causara su respectivo derecho pensional. Esta nueva disposición, obligó a que la Comisión nuevamente detuviera la oferta de empleos hasta tanto las entidades identificaran los empleos en la mencionada situación y los informaran a la Comisión Nacional del Servicio Civil. En consecuencia, sólo hasta la vigencia del 2010 se viabiliza la oferta de empleos y es durante la misma que se ofertan la mayoría de empleos en las etapas 1,2 y 3 del Grupo I, atendiendo lo dispuesto en las Resoluciones 1600 y 1601 del 28 de diciembre de 2009, a través de la cual publicó el cronograma de actividades correspondiente a las aplicaciones IV (Niveles Técnico y Asistencial) y V (Niveles Asesor y Profesional). Dado el lapso transcurrido desde la apertura de la Convocatoria 001 de 2005, los aspirantes inscritos han acudido a la figura de la Tutela buscando que se les proteja su derecho a participar y mantenerse en la convocatoria. Durante la vigencia del 2010 y lo corrido de la vigencia del 2011, la CNSC ha recibido un número importante de tutelas: 1.418 en el 2010 y 626 en los 4 primeros meses de año 2011. La mayoría de los fallos de tutela han afectado el curso normal de la Convocatoria 001 de 2005, ordenando revivir etapas del proceso que de conformidad con los cronogramas dispuestos ya se han superado y demorando la generación de listas de elegibles, con decisiones como las siguientes: Aplicación de pruebas de competencias laborales a aspirantes que no acudieron a las citaciones a pruebas realizadas en mayo 31 de 2009, octubre 4 de 2009 y octubre 10 de 2010. Nuevas verificaciones del cumplimiento de requisitos mínimos Revisiones de la aplicación de las pruebas de análisis antecedentes Traslado de empleos ya ofertados en el Grupo I al Grupo II 6 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co En otros casos los fallos han obligado a la CNSC a modificar sus decisiones ordenando recomponer las listas de elegibles para aceptar o retirar algún aspirante, afectando a terceros que ya tienen situaciones particulares y concretas e incluso con derechos de carrera. El cumplimiento de cada uno de estos fallos conlleva la utilización de recursos físicos, humanos, logísticos y financieros adicionales a los inicialmente previstos que retrasan la ejecución de las actividades programadas para el cierre, obligando a realizar reprocesos que tienen altos costos para la Comisión. Cada vez que por un fallo de tutela se ordena revivir alguna etapa ya culminada, la CNSC incurre en costos adicionales por aspirante, asociados al costo hora (h)/h(hombre) que deben dedicar los colaboradores del equipo de trabajo de la fase II de la Convocatoria para revisar las actuaciones ya culminadas, a los costos de los materiales y equipos utilizados para proferir las decisiones productos de estas revisiones y en especial los costos adicionales en los que se incurre cuando se le ordena a la CNSC aplicar nuevamente pruebas de competencias laborales a aspirantes que ya las presentaron o a quienes no acudieron a la citación. El valor estimado en que incurre al aplicar una prueba de competencias laborales es de $614.260 que contempla el traslado de la prueba hasta el lugar de aplicación y la calificación de la misma. Es de anotar que cada vez que se falla una tutela a favor de un aspirante en la que se ordena detener, suspender o rehacer una de las etapas, el proceso de selección para el empleo al que hace referencia el fallo, debe suspenderse hasta tanto se ejecute lo ordenado por el juez y se notifique a los involucrados los efectos de cada fallo. Durante la ejecución del proceso de selección de la Convocatoria 001 de 2005, los diferentes actores que interactúan en su ejecución presentan diferentes solicitudes en cada una de las etapas. En particular en la Fase II de la convocatoria continuaron 113.744 aspirantes a quienes se les aplicaron las pruebas de competencias laborales, contra las cuales de conformidad con el Decreto 760 de 2005 proceden reclamaciones, al igual que contra los resultados de la verificación de requisitos mínimos y de aplicación de la prueba de análisis de antecedentes. 7 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Es de anotar que por cada una de las respuestas en las que la Comisión no responde de manera favorable al peticionario, se generan en promedio dos nuevas solicitudes. De igual forma las entidades que ofertaron los empleos a los cuales aspiran los concursantes, interponen también solicitudes que requieren ser tramitadas y que se encuentran relacionadas con los empleos para los cuales se está surtiendo el proceso de selección. Cada una de las solicitudes deben ser atendidas garantizando la oportuna y eficaz respuesta a cada una de ellas y en todo caso antes de la culminación del proceso de selección para un empleo con la generación de la lista de elegibles. La Comisión Nacional del Servicio Civil durante el desarrollo de la Convocatoria 001 de 2005 recibió en el año 2010, 7808 radicados entre derechos de petición, solicitudes de información y reclamaciones. Así mismo de enero de 2011 a la fecha han recibido 4939 radicados a los cuales se les debe dar respuesta, superando lo recibido en el año 2010 en el mismo periodo. Es de anotar que el incremento que se presenta, responde entre otros factores a la etapa de cierre en la que se encuentra la convocatoria y a la incertidumbre que genera en los aspirantes el acto legislativo en trámite en el Congreso, retrasándose la generación de listas ya que en muchos de estos derechos de petición se solicita revivir etapas ya culminadas que obligan a ejecutar reprocesos como se mencionó anteriormente. Para atender los trámites relacionados con la fase II de la Convocatoria 001 de 2005, la Comisión Nacional del Servicio Civil cuenta con 20 personas únicamente. La restricción de personal está asociada a la escasez de presupuesto, toda vez que los ingresos con los que viene funcionando la Convocatoria tienen su origen en la venta de planes pines realizada en el 2005. Actualmente la CNSC se encuentra en la etapa de cierre del Grupo I de la Convocatoria 001 de 2005.” 8 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 2. DICTAMEN INTEGRAL 9 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Doctor FRIDOLE BALLÉN DUQUE Presidente Comisión Nacional del Servicio Civil Bogotá D. C. La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la Comisión Nacional del Servicio Civil, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: De eficiencia, eficacia, equidad y economía con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de diciembre de 2010 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en: El concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la 10 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El representante legal de la entidad Comisión Nacional del Servicio Civil, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2010, dentro de los plazos previstos en la resolución orgánica No: 5544 de diciembre 17 de 2003. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoria gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión. En el trabajo realizado no hubo limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. Los hallazgos se dieron a conocer a la Entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. 11 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS ALCANCE DE LA AUDITORIA Esta Auditoría tuvo el siguiente alcance: Evaluación de la Gestión y Resultados, en los siguientes componentes: Gestión Misional, donde se evaluaron los subcomponentes; Negocio Misional, Evaluación del Sistema de Control Interno, cumplimiento al Plan de Mejoramiento y Gestión del Talento Humano. En el componente Gestión de los Recursos Públicos se evaluó la Gestión Contractual y Presupuestal; adicionalmente se evaluó los Estados Contables y la Cuenta Fiscal vigencia 2010. La Auditoría se realizó con fundamento en los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad de la gestión fiscal y de la función administrativa, la gestión misional y resultados de la entidad, los estados contables, la legalidad de sus operaciones en observancia de lo dispuesto por el artículo 130 de la Constitución Política, la Ley 909 de 2004 y demás normas complementarias, el plan estratégico, el plan operativo anual, el plan de mejoramiento suscrito con la CGR, el sistema de riesgo institucional y el sistema de control interno. En materia presupuestal, financiera y contable, se observó lo siguiente: Gestión presupuestal Sistema de Control Interno Contable Evaluación de los Estados Contables. Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Honorable Cámara de Representantes. Para el análisis presupuestal de la vigencia 2010, se revisó el 100% de las cuentas por pagar las cuales ascendieron a $155 millones y del total de las reservas presupuestales equivalentes al 15% del total del presupuesto, que ascienden a $5.539 millones, se revisó el 77% equivalente a $4.239 millones, representados en 69 contratos. Los resultados se consignan en este informe de auditoría que incluye la opinión sobre los Estados Contables, el concepto sobre la Gestión y el dictamen de fenecimiento por la vigencia 2010. 12 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Se verificó el cumplimiento de los requerimientos establecidos en la Resolución 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación de la Contaduría General de la Nación. Se realizó seguimiento a las observaciones vigentes de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, contenidas en la Gaceta del Congreso. 2.1.1 Gestión misional 2.1.1.1 Negocio misional De acuerdo con el análisis realizado al Plan Operativo anual 2010, se ejecutó en un 19.1%. Se determinó que la CNSC no cumplió en su totalidad con los seis (6) objetivos estratégicos, ni ejecutó los proyectos que se programaron con recursos de funcionamiento y de inversión. Para los objetivos estratégicos: Ser autoridad doctrinaria y de consulta en materia de carrera administrativa, y Realizar y difundir estudios e investigaciones en temas de carrera que sirvan de insumo en la fijación de políticas y toma de decisiones por el Estado y otros usuarios, no se formularon proyectos para la vigencia 2010, ni se adelantaron acciones que permitieran el cumplimiento de los mismos ni se estructuraron en el plan operativo 2010. Adicionalmente los proyectos: Vigilancia e investigación estadística no registraron avance, los proyectos Puesta en marcha del sistema de mérito y registro público de carrera, e implementación del sistema de gestión documental registraron un avance del 5% durante la vigencia 2010. En el nuevo Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, no se definieron metas para la CNSC, pese a que en el Plan de Desarrollo Prosperidad para Todos, se estructuró las “políticas que conduce a una mayor cohesión social a través de la generación de empleo, la educación y la igualdad de oportunidades y que también promueven la participación ciudadana y la responsabilidad social”. Por otra parte la CNSC, no cuenta con manual de indicadores, ni los ha elaborado para los siguientes procesos: Revisión y Mejoramiento continuo, Planeación Estratégica; vigilancia, procesos disciplinarios, talento humano, representación judicial e informática. 13 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co La falta de indicadores en los anteriores procesos misionales y de apoyo no permiten visualizar los niveles de desempeño, ni medir la economía, la eficiencia, la eficacia y en general el cumplimiento de la misión institucional de la entidad. Los presidentes de la CNSC contravienen lo establecido en la Ley 951 de 2005 y la Resolución Orgánica 5674 de 2005, al no presentar los informes de gestión al culminar los periodos desde 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010, argumentando la entidad que: “por mandato del artículo 2 de la Ley 951 de 2005 sobre el ámbito de aplicación de esta normatividad mediante la cual se crea el Acta de Informe de Gestión se precisó que esta obligación se aplica a las Ramas del Poder Público, que por mandato del artículo 7 de la Ley 909 de 2004, la CNSC es una entidad de carácter permanente del nivel nacional independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería Jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio”. La entidad no diseñó mapas de riesgo para los siguientes procesos misionales: Doctrina e Investigación y Provisión de empleo; situación que no permite a los funcionarios responsables de estos procesos conocer e identificar los controles para atenuar los riesgos. Por otra parte, a diciembre de 2010 la cartera de la CNSC, asciende a $10.196,2 millones de los cuales $ 6.857.2 millones, es decir el 67% corresponde a la convocatoria 001 de 2005. Revisada las carpetas de las entidades que tienen cuentas por pagar con la CNSC se determinó que la Comisión Nacional del Servicio Civil presuntamente no cumple con el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006, por cuanto no ha suscrito acuerdos de pago ni ha exigido garantía idónea a favor de la entidad. 2.1.1.2 Evaluación del sistema de control interno El Sistema de Control Interno de la Comisión Nacional del Servicios Civil, obtuvo una calificación de 40.27% es decir, inadecuado en su evaluación conceptual, lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, los controles generales del Sujeto de control no existen y no se aplican. Operativamente, una calificación de 2,53, es decir, ineficiente, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. Adicionalmente la CNSC a la fecha aún no ha implementado en un 100% el MECI contraviniendo lo establecido en el Decreto 2913 de 2007. 14 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento El plan de mejoramiento suscrito por la Comisión Nacional del Servicios Civil presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un cumplimiento del 92.5% y un avance del 74.57% a 31 de Diciembre de 2010. Resultados iguales a los reportados por la entidad. Se observa que algunas de las acciones planteadas por la entidad no fueron efectivas y otras no se cumplieron, situación que no permitió que se subsanaran los hallazgos, tal como se relaciona en el acápite de Plan de Mejoramiento. 2.1.1.4 Gestión del Talento Humano Los Manuales de funciones se encuentran desactualizados, no son coherentes con los cargos actuales que existen en la planta de personal. Adicionalmente la entidad realizó ajustes salariales para algunos funcionarios sin estudios técnicos ni concepto de viabilidad de la Dirección General de Presupuesto. 2.1.1.5 Gestión Contractual La CNSC para la vigencia 2010 suscribió 209 contratos por valor de $7.331 millones, la muestra seleccionada por el equipo Auditor fue de 52 contratos por valor de $5.557 millones que representan el 75% del valor total de la contratación. Como resultado del análisis de los contratos se evidenciaron debilidades en el proceso de liquidación y supervisión de los contratos. De la vigencia del 2008 de un total de 170 contratos aún no se han liquidado 43 contratos es decir el 25%. La CNSC, no cumplió con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003, la Ley 598 de 2000 y demás normas reglamentarias del Sistema de Información para la vigilancia de la contratación estatal SICE, en cuanto al registro de proveedores en el SICE, consulta de precios indicativos, registro de contratos, verificación registro de precios y reporte ejecución trimestral del presupuesto. Mecanismos de Participación Ciudadana Revisado los derechos de petición radicados ante la CNSC durante la vigencia 2010, se estableció que esta entidad no da respuesta oportuna a los mismos, 15 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co encontrándose sin respuestas 409 derechos de petición de 714, que fueron radicados desde enero de 2010 y que a la fecha del proceso auditor aún se encuentran sin resolver; adicionalmente existen 134 peticiones que fueron resueltas en forma extemporánea, trasgrediendo lo establecido en el artículo 6 del CCA. La CNSC respondió en forma extemporánea 1.761 tutelas de 5.703, situación que trasgrede el artículo 19 del Decreto 2591 del 1991. 2.1.1.6 Gestión presupuestal o financiera Para la vigencia 2010, el presupuesto inicial estimado para la CNSC fue de $41.564 millones, mediante Decreto 325 del 3 de febrero de 2010, el Gobierno Nacional aplazó el presupuesto de inversión en $650 millones y del presupuesto de funcionamiento en $3.107 millones, para un total de $3.752,7 millones, quedando el presupuesto de la CNSC en $37.811.3 millones, para esta vigencia. La apropiación definitiva de gastos por $37.811,3 millones la CNSC ejecutó $16.523.4 millones que representan el 43.7%. Los gastos de funcionamiento apropiados por $20.461.2 millones alcanzaron una ejecución del 32.1% que corresponden a $6.570.3 millones. En este grupo están las transferencias corrientes cuya apropiación definitiva de $8.942.6 millones estaban condicionadas $8.913.6 millones al previo concepto de la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para los gastos de inversión apropiados por $17.350 millones se alcanzó una ejecución de $9.953.1 millones que representa el 57.4% Durante la vigencia 2010, la CNSC recaudó por concepto de venta de bienes y servicios $5.816,9 millones que equivalen al 17.4% de lo estimado y por concepto de recursos de capital $6.912.4 millones. La CNSC proyectó el presupuesto de la vigencia 2010, con base en la realización de varias convocatorias, esta no solo depende de la CNSC, sino de la gestión de las entidades interesadas en la realización de las mismas. Para esta vigencia solo se concretó las convocatorias de Docentes Orientadores, Invima y Ministerio de Educación Nacional. En conclusión, la ejecución de ingresos y gastos la define principalmente la realización de convocatorias 16 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co La Comisión Nacional del Servicios Civil, no le ha dado cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2789 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación y las circulares externas expedida por el Ministerio de Hacienda-SIIF Nación. 2.2 CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS Con base las debilidades encontradas como resultado de la auditoría adelantada, se conceptúa que la gestión y resultados, es Desfavorable, con la consecuente calificación de 48,00 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: Tabla No. 1 Consolidación de la calificación Componentes Sub-componentes Negocio misional Evaluación del Sistema Control Interno Cumplimiento mejoramiento de plan Calificación Sin ponderar 44,2 Factor de Ponderación 0,2 Calificación Total 8,8 0 0,15 0 92,5 43,3 48 0,1 0,05 50% 0,25 9,25 2,17 20,25 12 63 0,25 15,75 50% 100% 27,75 48,00 de de Gestión misional Gestión del talento humano Subtotal Gestión misional Gestión en los Gestión contractual recursos Gestión presupuestal públicos Subtotal Gestión en los recursos públicos Calificación final FUENTE: Datos consolidados por el Equipo Auditor 2.3 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES Del activo por $40.094 millones, la cuenta Deudores por $10.761 que representa el 27% del total de los activos, presenta incertidumbre ya que en el saldo a 31 de diciembre de 2010 aparecen saldos desde el año 2006 sin que hasta la fecha la CNSC le haya realizado provisión. 17 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co En nuestra opinión, los estados contables presentan razonablemente, excepto por lo expresado en el párrafo anterior, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Comisión Nacional del Servicio Civil a 31 de diciembre de 2010 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. La opinión sobre los Estados Contables de la entidad para el año 2010, cambia en relación con el año anterior, en el cual se emitió una Opinión Limpia, lo que significa que la entidad desmejoró con respecto al año anterior. Concepto del Sistema de Control Interno Contable El Sistema de Control Interno Contable de la Comisión Nacional del Servicio Civil obtuvo una calificación de 1.19, por lo cual, es eficiente. Esta calificación indica que el sistema de control interno contable es efectivo y que aunque presenta algunas deficiencias, en general, otorga confiabilidad a la organización en el manejo de los recursos. 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA Con base en el Concepto sobre la Gestión y resultados y la Opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría General de la República No fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2010. Concepto/opinión Favorable Con observaciones Desfavorable F: Fenece - NF: No Fenece Sin Salvedades FENECE FENECE NO FENECE Con Salvedades FENECE FENECE NO FENECE Negativa NO FENECE NO FENECE NO FENECE Abstención NO FENECE NO FENECE NO FENECE 2.5 RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron veinte (20) hallazgos administrativos, de los cuales, dos (2) con presunta incidencia disciplinaria, uno (1) para indagación preliminar, dos (2) solicitudes de proceso administrativo sancionatorio y uno (1) subsanado dentro del proceso auditor. 18 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO La Comisión Nacional del Servicio Civil debe elaborar un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes – SIRECI -, así como los avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría General de la República no emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que será evaluada dentro del proceso auditor. Bogotá, D. C, LIGIA HELENA BORRERO RESTREPO Contralora Delegada Gestión Pública e Instituciones Financieras Directora de Vigilancia Fiscal (E): Carolina Sánchez Bravo Responsable de Subsector: Jaime H. Sanabria Brausin Supervisora: Ana Judith Gómez Equipo Auditor 19 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 3.1.1 Gestión Misional Para la evaluación se tuvieron en cuenta las actividades desarrolladas por la entidad relacionadas con la adecuación misional, el cumplimiento de los objetivos estratégicos, cumplimiento de los proyectos con recursos de inversión y funcionamientos, evaluación al plan operativo 2010, indicadores de gestión y mapas de riesgos. 3.1.1.1 Negocio misional De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 909 de 2004, la Comisión Nacional del Servicio Civil prevista en el artículo 130 de la Constitución Política, es responsable de la administración y vigilancia de las carreras, excepto de las carreras especiales, y en los artículos 11 y 12 de la Ley 909 establece las funciones de administración y vigilancia de la Comisión en materia de Carrera Administrativa. En la calificación del negocio misional se tuvo en cuenta la gestión misional, el cumplimiento de metas del Plan Nacional de Desarrollo y los indicadores de Gestión obteniendo una calificación de 44.2, tal como se puede observar en la siguiente tabla. Criterio Adecuación misional Cumplimiento metas Plan de Desarrollo y/o Planes del Sujeto de Control Evaluación de indicadores de gestión Total Tabla 2. Calificación del negocio misional Puntaje Factor de Puntaje Concepto de la Parcial Ponderación Total calificación 19,2 0,2 3.8 18 0,5 9.0 7.0 0,3 2.1 44.2 DESFAVORABLE 20 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Plan Operativo 2010 Objetivo 1 “Garantizar el ingreso al empleo y la permanencia en el servicio público con base en el principio de mérito a través de la implementación de los Sistemas de carrera” En el Plan Operativo Anual 2010 se relaciona los siguientes proyectos: Proceso de selección con el INPEC, DIAN y la Fase II convocatoria 1 de 2005. En la convocatoria 127 de 2009 con el INPEC se ofertaron 595 empleos y se inscribieron 11.544 personas, recaudándose por venta de pines un monto de $219.7 millones. El 24 de mayo de 2011 se publican listas de elegibles. Mediante acuerdo No 108 del 6 de Agosto de 2009, se reglamentan los procesos de selección para proveer empleos del Sistema Específico de Carrera en la DIAN, el 9 de noviembre de 2009, se convoca al proceso de selección y solo hasta el 9 de mayo de 2011 la CNSC publica listado de admitidos para este procesos de selección. FASE II CONVOCATORIA 001 DE 2005 Según el plan operativo la situación de este proceso, a diciembre de 2010, es la siguiente: La oferta pública de carrera de la etapa 1 del grupo 1 es de 14.629 vacantes. A diciembre de 2010 la CNSC publicó lista de elegibles. La oferta pública de carrera de la etapa 2 del grupo 1 es de 16.247 vacantes. A diciembre de 2010 la CNSC publicó lista de elegibles. La oferta pública de carrera de la etapa 3 del grupo 1 es de 23.084 vacantes. Falta revisar análisis de antecedentes a 1300 aspirantes. La CNSC expidió las resoluciones 2284 y 2285 del 25 de junio en donde se aplazan las fechas establecidas en el cronograma contenido en la Resolución No 19722 de febrero de 2010 a partir de la actividad de citación a las pruebas escritas de competencias laborales. Estas actividades se desarrollarán en el 2011. Con respecto a estas convocatorias, se evidencia que la CNSC no da estricto cumplimiento al artículo 31 del Decreto 1227 de 2005. 21 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Objetivo 2. Administrar el Registro Público de Carrera y demás Bancos de datos, a través del desarrollo y articulación de sistemas de información. El proyecto establecido para el cumplimiento de este objetivo registró un avance del 10% durante el 2010. El literal G del artículo 11 d de la Ley 909 de 2004 establece: “Administrar, organizar y actualizar el registro público de empleados inscritos en carrera administrativa y expedir las certificaciones correspondientes” La CNSC en cumplimiento a lo anterior y de acuerdo con el objetivo estratégico planteado en el Plan Operativo Anual 2010, estableció el siguiente proyecto: la Unificación del Registro Público de Carrera que se encuentra en las Gobernaciones y en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Para la ejecución de este proyecto la CNSC tenía disponibilidad presupuestal de $140 millones, sin embargo este proyecto no se ejecutó durante el 2010. La CNSC requería la contratación para la recuperación de la información en las Gobernaciones de todo el País e inició proceso de contratación a través de la modalidad de selección abreviada, proceso éste que se declaró desierto mediante resolución 3931 del 1º de diciembre de 2010 por cuanto no se presentó propuesta alguna. Adicionalmente la CNSC para cumplir con este objetivo a diciembre de 2010 quedó pendiente el cumplimiento de las siguientes acciones: Contratar un ingeniero de sistemas para ajustar el aplicativo de expedientes del Registro Público de Carrera; Realizar el ajuste del aplicativo de expedientes para el registro y control de documentos; Registrar el inventario de documentos del 10% de los expedientes del Grupo de Registro de Carrera Administrativa. De lo anterior, se evidencia que la CNSC, a mayo de 2011 no ha consolidado ni ha unificado el registro de Carrera administrativa contraviniendo el literal G del artículo 11 y artículo 34 de la Ley 909 de 2004. El otro proyecto consistía en la puesta en marcha del Sistema de Mérito, durante el 2010 se ejecutó el 5% de este proyecto. Con respecto a este proyecto; El PNUD suscribe contrato con la firma española everis s.p., por $1.918.9 millones, el cual inició el 15 de septiembre del 2008, fecha a partir de la cual la CNSC, el proyecto Gobierno en Línea y la firma everis 22 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co inician el trabajo de desarrollo del sistema denominado MÉRITO, este sistema cuenta con los siguientes módulos: Actualización Planta de Personal, Selección, Novedades de personal, Procedimiento ingreso al servicio público de carrera administrativa, Autorización de encargo o nombramiento provisional, Provisión de Empleo, Registro público de carrera administrativa, Actualización de Bancos de Datos, Notificación electrónica, Notificación personal y recurso de reposición, Reclamaciones y Consultas, Informes trimestrales y Conformación de las Comisiones de Personal Los recursos necesarios para la implantación o puesta marcha del proyecto ascienden a $6.708 millones. La CNSC durante el 2010 no disponía de estos recursos ni se apropiaron para la vigencia 2011, situación que no permite la implementación y funcionamiento de los módulos, pese a los recursos invertidos por el orden de $1.918.9 millones. Objetivo 3: Ser autoridad doctrinaria y de consulta en materia de carrera administrativa. En Plan Operativo 2010 no se relaciona proyecto que apunte al cumplimiento de este objetivo estratégico. Objetivo 4: Realizar y difundir estudios e investigaciones en temas de carrera que sirvan de insumo en la fijación de políticas y toma de decisiones por el Estado y otros usuarios. En el Plan operativo 2010 no se relaciona ningún proyecto que apunte al cumplimiento de este objetivo estratégico. OBJETIVO 5: Garantizar la debida aplicación de las normas e instrumentos de carrera a través de procesos administrativos. El proyecto diseñar el procedimiento de inspección y vigilancia sobre evaluación de desempeño (Articulo 40 Ley 909 de 2004) La CNSC aprobó y adoptó El Manual de Inspección y Vigilancia sobre Evaluación del Desempeño, sin embargo durante el 2010 se realizaron tres (3) visitas piloto por parte de la CNSC verificando la efectividad del Manual. Adicionalmente, a diciembre de 2010 quedaron pendientes 19 capacitaciones, 15 visitas administrativas y la impresión del documento compilado de evaluación con los instrumentos que sirven para los usuarios de los procesos (Acuerdos, instrumentos manuales) OBJETIVO 6: Generar la capacidad institucional requerida para la atención y soporte de las responsabilidades de la CNSC. 23 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co El artículo 13 de la Ley 909 de 2004, le confirió a la CNSC la facultad para determinar la estructura y planta de personal requerida para el cumplimiento de las funciones que le fueron asignados. Para el cumplimiento de este objetivo, en el Plan Operativo 2010 se establecieron los siguientes proyectos: Sede Definitiva CNSC: Este proyecto registró 0% de ejecución durante la vigencia 2010. El proyecto se radicó en el Departamento Nacional de DNP, el 28 de mayo de 2010 cuyo objetivo consistía en: “adquirir, adecuar y dotar una sede propia que cumpla con los requerimientos físicos para la ubicación de las dependencias de la CNSC, con el fin de mejorar la capacidad administrativa y brindar un buen servicios a la ciudadanía” Según el proyecto presentado por la CNSC, el costo de adquisición, dotación y puesta en funcionamiento de la CNSC en la nueva sede es de $13.775 millones de los cuales la CNSC aportaría en la próxima vigencia fiscal $4.000 millones y solicitó a la Nación $6.000 millones, sin embargo, el DNP definió para este proyecto un techo presupuestal de $4.500 millones, de los cuales $4.000 millones con recursos propios y $500 millones como aporte de la Nación. Cifra ésta que se aprobó para el presupuesto del 2011. Teniendo en cuenta que el presupuesto aprobado por el MHCP no se ajusta a las necesidades presentadas por la CNSC, el proyecto no se ejecutó, adicionalmente el DNP estableció leyenda de PREVIO CONCEPTO el cual requiere ser levantado antes de iniciar la ejecución del proyecto. Por otra parte, para la presentación de este proyecto ante el DNP la CNSC suscribió el contrato 016 por $44 millones, con una duración de ocho (8) meses cuyo objeto era la de “asesorar a la CNSC y coordinar las acciones técnicas necesarias para estructurar y supervisar el desarrollo del proyecto de adquisición del inmueble para la nueva sede administrativa de la entidad” estudios éstos que se presentaron ante el DNP; sin embargo, como el objeto del contrato consistía en supervisar el desarrollo del proyecto y los recursos solicitados no fueron aprobados el contrato se encuentra suspendido desde el 22 de junio de 2010, quedando un saldo en reservas presupuestales 2010 de $18.1 millones para el contrato en mención. 24 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Adicionalmente, es de resaltar que en el Plan operativo 2011 no se contempló este proyecto por cuanto el MHCP no asignó el monto requerido por la CNSC por $6.000 millones, quedando el proyecto sin ejecutarse durante las vigencias 2010 y 2011, pese a que ésta situación la ha reiterado la CGR desde 2009 y quedó en Plan de Mejoramiento a la fecha no se ha cumplido con este compromiso. Nueva Estructura de la Planta de personal: Este proyecto no se ejecutó en el 2010. Para la ejecución de este proyecto se suscribió el contrato No 157 cuyo objeto era: “Coordinar, asesorar y acompañar a la CNSC en el proceso de redefinición de su estructura orgánica de manera integral y coherente en su estrategia, aportando sus conocimientos y experticia para el logro de los fines perseguidos por la entidad” por $45 millones con un término de ejecución de tres (3) meses, prorrogado por tres (3) meses, desde septiembre de 2010 a marzo de 2011. A mayo de 2011, no se tiene la propuesta definitiva y aprobada por los comisionados sobre la estructura de la planta de personal, ni el documento final sobre cargas de trabajo y manuales de funciones, documentos estos que servirán de insumos para la nueva planta de la entidad. Es decir, el proyecto no se ejecutó en el 2010 tal como quedó planteado en el Plan Operativo. Este proyecto quedó registrado en el Plan Operativo 2011, con un presupuesto de $43.5 millones que define la planta que la comisión requiere, funciones y el costo pero no a lograr la implementación de la estructura de la planta de personal. La estructura actual no establece áreas misionales como: Registro Público de Carrera, Proceso de Selección, Área de investigaciones, Área de Vigilancia de la Carrera administrativa, Área de Evaluación y desempeño. Ni Áreas de Apoyo como: Atención al usuario, Informática, Capacitación, Administrativa y Financiera, Divulgación-prensa, Almacén e inventarios, Archivo y Correspondencia. Implementación del Sistema de Gestión documental: Durante el 2010 registra un avance del 5%. La CNSC suscribió el 29 de septiembre de 2010, con la firma SETECSA S.A el contrato 160 de 2010, por $137.7 millones, que tiene por objeto el servicio de depósito, custodia, consulta y organización del archivo de documentos de la CNSC por un término de doce (12) meses a partir del 26 de octubre de 2010. Quedó en reservas presupuestales 2010 la totalidad del valor del contrato. Es decir el proyecto no se ejecutó en su totalidad durante el 2010. 25 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Hallazgo 1 Gestión Misional- Proyectos de inversión y funcionamiento De acuerdo con el artículo 26 de la Ley 152 de 19941, la entidad estructura el Plan operativo anual para la vigencia 2010, en donde relaciona los proyectos de inversión y funcionamiento; sin embargo, estos proyectos que le apuntan a los objetivos estratégicos se ejecutaron en un 19.1% situación que no permitió cumplir con la misión institucional de la CNSC. La entidad en su respuesta expone: “La Comisión Nacional del Servicio Civil adelantó durante la vigencia 2010 su Plan Operativo Anual así como constan en los informes entregados a ese ente de control. Dicho Plan se construyó partiendo de una serie de actividades y proyectos que fueron priorizados teniendo en cuenta su relevancia y la limitación de recursos tanto financieros como administrativos con que cuenta la CNSC. Esta circunstancia explica porque en todos los objetivos estratégicos no fue posible incluir proyectos para desarrollarse durante el año anterior. Dada la magnitud e importancia de algunos de los proyectos y las limitantes presupuestales existentes se decidió que éstos deberían realizarse por etapas a lo largo de distintas vigencias fiscales” Para la CGR no es de recibo la respuesta de la entidad, por cuanto el Plan Operativo anual tiene duración de un año y está vinculado con el Plan de Acción en donde se prioriza los proyectos más importantes que permitan alcanzar los objetivos estratégicos para una vigencia. Para el caso que nos ocupa corresponde a la vigencia 2010. Hallazgo 2 Indicadores de Gestión De acuerdo con lo dispuesto por el Parágrafo del Artículo 48 de la Ley 190 de 1995, “Las entidades del Estado deben elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la 1 Artículo 26º.- Planes de acción. Con base en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado cada uno de los organismos públicos de todo orden a los que se aplica esta Ley preparará su correspondiente plan de acción. En la elaboración del plan de acción y en la programación del gasto se tendrán en cuenta los principios a que se refiere el artículo 3 de la presente Ley, así como las disposiciones constitucionales y legales pertinentes. Los planes que ejecuten las entidades nacionales son asiento en las entidades territoriales deberán ser consultados previamente con las respectivas autoridades de planeación, de acuerdo con sus competencias. 26 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente aceptados”. La CNSC, no cuenta con manual de indicadores, ni ha elaborado indicadores de gestión para los siguientes procesos, Revisión y Mejoramiento continuo, Planeación Estratégica; vigilancia, procesos disciplinarios, talento humano, representación judicial e informática. La falta de indicadores en los anteriores procesos misionales y de apoyo no permiten visualizar los niveles de desempeño ni medir la economía, la eficiencia, la eficacia, y en general el cumplimiento de la misión institucional de la entidad , desconociendo lo dispuesto en las normas antes citadas. La entidad en su respuesta explica: “Desde la vigencia anterior se viene trabajando en la implementación del sistema SIPLAN suministrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, sistema que permitirá efectuar el seguimiento de todos los planes de la entidad (Plan estratégico y Plan Operativo Anual), validación de indicadores y reporte de los mismos por parte de cada dependencia, proceso que nos permitirá contar con una herramienta especialmente diseñada para este fin, toda vez que a la fecha se viene realizando a través de cuadros de Excel, lo que hace dispendiosa la tarea. Es importante señalar, que la implementación y puesta en marcha del sistema se encuentra en proceso pero nuevamente, las dificultades que se han presentado son de orden presupuestal toda vez que algunos procesos no se han podido consolidar debido a la limitación que tiene la entidad en su planta de personal y estructura organizacional, pero que se ha venido adelantando por los funcionarios y contratistas existentes en la medida en que su carga laboral y las obligaciones contractuales lo permitan, según sea el caso”. La respuesta de la entidad no desvirtúa el hallazgo. La entidad se encuentra trabajando en la implementación del SIPLAN, donde se reflejaran los indicadores de Gestión con su respectiva medición de cada proceso Hallazgo 3 Convocatorias Vigentes El artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, establece: “Dentro de un término no superior a cinco (5) meses contados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria, con base en los resultados del concurso y en rigurosos orden de merito, la Comisión Nacional del Servicios Civil o la entidad que adelantó el 27 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co concursos de acuerdo con la respectiva delegación, elaborara la lista de elegibles para los empleos objeto del concurso…” El 29 de septiembre de 2009 la CNSC, convoca a concurso abierto de méritos para proveer empleos de carrera administrativa en las Superintendencias Nacional de Salud, Economía Solidaria, Subsidio Familiar y Servicios Públicos Domiciliarios. Mediante acuerdo No 108 del 6 de Agosto de 2009, se reglamentan los procesos de selección para proveer empleos del Sistema Específico de Carrera de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y el 9 de noviembre de 2009 se convoca al proceso de selección para proveer por concurso abierto de mérito empleos de carrera administrativa en la DIAN. Mediante Resolución No. 171 del 5 de diciembre de 2005, se abrió la convocatoria No 001 de 2005 en donde se convoca al proceso de selección para proveer por concurso abierto de méritos los empleos de carrera administrativa de las entidades y organismos del orden nacional y territorial. En cumplimiento de la Resolución N° 0768 del 15 de Diciembre de 2008, convoca al proceso de selección para proveer por Concurso, Curso abierto de méritos el empleo de Detective DAS. El 25 de marzo de 2009 se convoca a concurso abierto de méritos para proveer los empleos vacantes de docentes y directivos docentes de instituciones educativas oficiales en Amazonas, Antioquia, Arauca, Armenia, Barrancabermeja, Barranquilla, Bello, Bogotá, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Cartagena, Cartago y Casanare Acuerdo 151 del 30 de septiembre 2010, se convoca a concurso abierto de mérito para proveer empleo vacantes de docentes. Concurso de Mérito Afrocolombiano y Raizales del Magdalena, mediante Decreto 3982 del 11 de noviembre de 2006, se aplica a los concursos de méritos para Seleccionar docentes y directivos docentes para proveer los cargos de la planta de cargos del servicio educativo estatal administrado por las entidades territoriales certificadas, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto ley 1278 de 2002. 28 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co De lo anteriormente expuesto se evidencia que la CNSC para los procesos de convocatorias no da cumplimiento al artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, por cuanto estos procesos se desarrollan en un periodo entre tres 3 y cinco (5) años, lo que denota que estas convocatorias, pese a ser un proceso misional, es ineficiente e ineficaz. De acuerdo con la respuesta dada por la entidad sobre la convocatoria 001 de 2005, esta ha presentado dificultades administrativas como fueron los ajuste de los manuales de funciones y requisitos, los que debían incorporar las competencias comunes y comportamentales por nivel jerárquico, tarea que abanderó la Función Pública en todo el país y dificultades de orden legal, como fue la aplicación de la Ley 1033 del 18 de julio de 2006, el Acto legislativo 001 expedido el 26 de diciembre de 2008, Sentencia de la Corte Constitucional C-588 de 2009, que declaró la inexequibilidad del Acto Legislativo No. 001 de 2008, Decreto 3905 del 8 de octubre de 2009 y los fallos de tutelas. Si bien es cierto la CGR no desconoce las dificultades de orden Legal, Jurisprudencial, Administrativo, Presupuestal, Técnico, y Contractual con las Universidades a contratar, también lo es que la CNSC no cumple con la elaboración de las listas de elegibles para los empleos objeto de concurso en el término establecido en el artículo 31 del Decreto 1227 de 2005, es decir, dentro de los 5 meses contados a partir de la fecha de publicación de la convocatoria. La entidad debe garantizar eficiencia en las diferentes etapas de este proceso, (divulgación, selección del contratistas, ventas de pines; pruebas, respuesta a las peticiones o reclamaciones y demás etapas), adicionalmente debe existir unificación de criterio en el desarrollo de las convocatorias. Situación evidenciada en todas las convocatorias, como es el caso de la DIAN en la que no obstante que el proceso se inició el 8 de noviembre de 2009, y la venta de pines al público se desarrolló entre el 24 de noviembre y el 10 de diciembre de 2009, en el cual se recaudó $3.933.5 millones por este concepto y la DIAN aportó $1.350.3 millones; a julio de 2011 aún no se ha contratado la Universidad que practicará las pruebas de competencias funcionales y de aptitudes, tal como se observa con la expedición de la resolución 3562 del 14 de julio de 2011 a través de la cual se prorrogó el plazo para la audiencia de adjudicación dentro de la licitación pública CNSC-LP-01 de 2011. Por lo anteriormente expuesto, el hallazgo se mantiene. 29 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Hallazgo 4 Sistemas de Información La directiva presidencial No. 02 de 2000, da las directrices de Gobierno en Línea entre las que se relaciona: “Adecuar la organización, los procesos y los sistemas de información interno para atender los requerimientos de información y servicios de los ciudadanos en la oportunidad y con la calidad debida”. Artículo 1 Decreto 1151 de 2008 establece: “Las disposiciones a que se refiere el presente Decreto son de obligatorio cumplimiento para las entidades que conforman la Administración Pública” La CNSC dentro de sus procesos misionales, relaciona el proceso Atención al Usuarios, que consiste en brindar la información oportuna a cada uno de los usuarios de los servicios de la CNSC y tiene por objetivo orientar, gestionar y atender las consultas, peticiones, quejas y denuncias recibidas Sin embargo pese a lo anterior, se evidenció que en la CNSC, no existen sistemas de información que integren los procesos y faciliten las consultas al interior de la entidad y al ciudadano; adicionalmente existen deficiencias en los canales de comunicación entre las diferentes dependencias lo que no permite brindar información en forma eficiente y eficaz. Por otra parte, en la página de la CNSC no se encuentra habilitado el correo [email protected], y se registra: “En cumplimiento de la decisión adoptada en sesión del 4 de junio de 2010, a partir de la fecha NO SE RECIBIRÁN solicitudes relacionadas con los temas que maneja la entidad a través de los correos [email protected] y [email protected].” Lo anterior, evidencia debilidades en el cumplimiento de los procesos misionales de la entidad, del Plan Operativo 2010 y las políticas de Gobierno en Línea, inobservado lo establecido en el Decreto 1151 de 2008, el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y demás directrices. Según la respuesta de la entidad esta explica: “La CNSC cuenta con un sistema de correo institucional instalado en el Data Center del Estado, desde marzo del 2010, también existe una planta telefónica digital marca AVAYA con tecnología voz sobre IP, que cuenta con 64 extensiones instaladas en los puestos de trabajo, además existe un sistema de control de correspondencia CORDIS. 30 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co La respuesta no desvirtúa el hallazgo, por cuanto la CNSC no tiene habilitado el correo para el uso de la ciudadanía y no explica a que obedece las deficiencias presentadas en los sistemas de información al interior de la entidad. Hallazgo 5 Informes de Gestión al culminar el periodo (S) La Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad en la presentación y términos de los informes de gestión2. Los Presidentes de la CNSC contravienen lo establecido en estas normas, al no radicar ante la Contraloría General de la República los informes de gestión al culminar los periodos desde 2005 hasta 2010, argumentando la entidad que: “por mandato del artículo 2 de la Ley 951 de 2005 sobre el ámbito de aplicación de esta normatividad mediante la cual se crea el Acta de Informe de Gestión se precisó que esta obligación se aplica a las Ramas del poder Público, que por mandato del artículo 7 de la Ley 909 de 2004, la CNSC es una entidad de Carácter permanente del nivel nacional independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería Jurídica autonomía administrativa y patrimonio propio” Continua argumentando que: “En nuestra entidad no existe el cargo o empleo, denominado Presidente de la CNSC, esta responsabilidad la asume el Comisionado designado como una dignidad” Con relación al cargo de Presidente de la CNSC la Ley 909 del 23 de septiembre de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones en el numeral 2 del artículo 13 establece: “La Comisión Nacional del servicios Civil en sala Plena nombrará dentro de sus miembros un Presidente para periodos anuales, quien ejercerá la representación legal de la misma” 2 La Ley 951 de 2005 y Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad en la presentación y términos de los informes de gestión2 así:. Los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, están en la obligación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la dejación, retiro del cargo o finalización de su administración y quienes al término de su período fueren ratificados, de presentar a quienes los sustituyan legal o reglamentariamente en el ejercicio de sus funciones, a la Oficina de Control Interno de la Entidad y a la Contraloría General de la República, el Acta de Informe de Gestión de los asuntos de su competencia, que deberá contener la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados durante el desarrollo de sus funciones, conforme a las formalidades previstas en la Ley 951 de 2005 y la presente Resolución 31 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co La entidad en su respuesta explica que: “… Teniendo en cuenta que la Presidencia de la CNSC corresponde a una dignidad, y no a un cargo, en los eventos en que un Comisionado culmina el período para el cual fue designado como Presidente no se configuraría la causal de entrega de informe de gestión por “separación del cargo”, pues, para el caso, el único cargo del que efectivamente se puede predicar tal separación es del de comisionado”. La respuesta no desvirtúa el hallazgo, por cuanto adicionalmente a lo establecido en el numeral 2 del artículo 13 de la Ley 909 de 2004, los Acuerdos No 001 de 2004 y 002 de 2006 expedidos en diciembre de 2004 y enero de 2006 respectivamente por el cual se aprueba el reglamento de Organización y Funcionamiento de la Comisión Nacional del Servicio Civil, establecen el cargo de Presidente de la CNSC y sus funciones dentro de las cuales se encuentra la de ordenador del gasto. Por lo anteriormente expuesto, no es de recibo para la Contraloría General de la República los argumentos expresados y se mantiene el hallazgo. Dicho incumplimiento podría motivar la apertura de un Proceso Administrativo Sancionatorio de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 5993 de 2008, por lo cual se solicitará el inició del respectivo proceso. 3.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno En la evaluación del Sistema de Control Interno operativo se evaluaron los proyectos misionales que apuntaban al cumplimiento de los objetivo estratégicos así: Mejoramiento Organizacional, Implementación del proceso de Selección de Personal por mérito y Consolidación del modelo de evaluación del desempeño, Estructura Planta de personal, Puesta en Marcha del sistema de mérito, Registro Público de Carrera, Plan de Información y Comunicaciones, Vigilancia Investigación y Estadística, Contratación, Proceso Judiciales, Talento Humano, Gestión de Cobro, Tutelas y Derechos de Petición. En la evaluación conceptual tuvieron en cuenta los componentes: (i) Ambiente de Control; (ii) Valoración de Riesgo, (iii) Actividades de Control, (iv) Monitoreo, (v) Información y Comunicación, obteniendo el siguiente resultado: Ambiente de Control: Riego Alto No existen políticas claras y específicas en la entidad, para la asignación de administración, desarrollo de personal y distribución de cargas laborales. 32 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Debilidades en la comunicación y retroalimentación entre los distintos niveles en la entidad. La entidad no cuenta con manuales de funciones y competencias laborales actualizados de acuerdo con los cargos de la planta de personal Valoración del Riesgo: Riesgo Alto Los objetivos estratégicos establecidos por la CNSC para desarrollar sus actividades, no apuntaron al cumplimiento de la misión institucional. Debilidades de control para minimizar los riesgos tanto internos como externos. Los funcionarios de la entidad no conocen ni tiene identificados todos los controles que permitan atenuar los riesgos en sus procesos. No existe en la entidad un plan de contingencia que permita dar respuesta oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas. Actividades de Control: Riesgo Medio Deficiencias de controles y autocontrol que permitan la ejecución de planes, programas y procesos Falta de indicadores para todos los procesos que permita evaluar el logro de los objetivos en cada proceso. Inexistencias de procedimientos debidamente adoptados por la entidad para el desarrollo de todas las actividades misionales y de apoyo. La entidad no cuenta con procedimientos para conciliaciones con terceros u otros organismos con los que tenga operaciones reciprocas Monitoreo: Riesgo Alto La entidad no cuenta con mecanismos que permitan monitorear la efectividad del sistema de control interno. La entidad no ha diseñado un sistema de evaluación que permita generar la cultura del autocontrol y el mejoramiento continúo de la gestión institucional. La CNSC no cuenta con Indicadores que permita la evaluación de la gestión misional No existen indicadores que permitan medir la función de la oficina de control interno. La Oficina de Control Interno no asesora ni lleva a cabo acompañamiento en los procesos misionales y de apoyo. 33 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Información y Comunicación: Riesgo Alto No están claramente definidos los canales de comunicación entre las diferentes dependencias. Deficiencia en los canales de comunicación para la ciudadanía y los funcionarios para que presenten sus inquietudes No existe evaluación periódica de los sistemas de información que permita verificar su efectividad La CNSC no pública mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad los Estados Financieros, Sociales y Ambientales. El sistema de información de la CNSC no cuenta con una infraestructura apropiada para el desarrollo de su misión. Hallazgo 6 Funciones de la Oficina de Control Interno En el Acuerdo 005 de 2006 dentro de las funciones de la Oficina de Control Interno en el numeral 1 se establece: “Asesorar y apoyar al Presidente de la Comisión y a los Comisionados en el diseño, implementación, desarrollo, evaluación y mejoramiento del Sistema de Control Interno que garantice el cumplimiento de los Planes, metas y objetivos previstos.” El artículo 9 de la Ley 87 de 1993, define la Oficina de Control Interno como la encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Se evidencia que durante la vigencia 2010, la Oficina de Control Interno no dio cumplimiento a lo normado en las funciones establecidas en el Acuerdo 005 de 2006 y la Ley 87 de 1993, por cuanto no llevó a cabo auditorías a los procesos misionales de la entidad ni realizó seguimiento oportuno y efectivo al cumplimiento de los planes, proyectos, metas y objetivos estratégicos, ni adelantó acciones que garantizaran el control a la ejecución de estos. Por otra parte la Oficina de Control Interno, no adelantó monitoreo ni evaluación al cumplimiento de las metas del Plan de Mejoramiento suscrito con la CGR, ni tramitó ante el órgano de control las prórrogas que establece el título IV capítulo I artículos vigésimo octavo y vigésimo noveno de la Resolución No 5872 de 2007. 34 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Adicionalmente, para la vigencia de 2010 la Oficina de Control Interno no diseñó indicadores que permitieran evaluar el logro de los objetivos definidos en cada proceso ni llevó a cabo evaluaciones al Plan Operativo 2010. La Oficina de Control Interno solo adelantó auditorías a las siguientes actividades: Manejo de Correspondencia, Actas de Comisión, notificación de Resoluciones, implementación del SICE, del SUIP y actualizaciones de Mapa de Riesgo. La entidad en su respuesta expone: “En este contexto, es importante anotar que el Plan de Trabajo Anual de la Oficina de Control Interno es evaluada y aprobada por la Alta Dirección, es decir, ésta instancia es quién define que Auditorías Internas se deben adelantar”. Con esta respuesta la CNSC ratifica la falta de independencia de la Oficina de Control Interno, lo cual va en contravía de la naturaleza de esta función. Asimismo debe proponer al representante legal las recomendaciones para mejorarlo, además debe garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional tal como lo establece la Ley 87 de 1993. Hallazgo 7 Mapas de Riesgo El artículo 4 del Decreto 1537 de 2001 establece: “Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspecto tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizaciones, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos” La entidad no identificó ni elaboró mapas de riesgo para los siguientes procesos misionales: Doctrina e Investigación y Provisión de empleo, situación que no permite a los funcionarios responsables de estos procesos conocer e identificar los controles para atenuar los riesgos. 35 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Lo anterior evidencia debilidades en el seguimiento y evaluación en el manejo del riesgo por parte de la Oficina de Control Interno, inobservado presuntamente, lo establecido en el artículo 4 del Decreto 1537 de 2001. La entidad responde que en mayo 25 de 2011 entregó los mapas de Riesgo correspondientes a los procesos de Comunicación Pública, vigilancia y Evaluación del Desempeño. Por lo anterior, se ajusta el hallazgo y se dejan los demás procesos que no cumplen con la metodología del DAFP. Hallazgo No 8 Archivo y Gestión Documental El artículo 4 de la Ley 594 de 2000, establece los principios generales que rigen la función archivística que son: Fines, importancia, institucionalidad e instrumentalidad y responsabilidad de los archivos, los artículos 12 y 13 de la mencionada Ley establecen la responsabilidad e instalación de los archivos en la administración pública. Adicionalmente el artículo 24 establece la obligatoriedad de las tablas de retención documental. La entidad suscribió contrato el 26 de octubre de 2010 con una duración de 12 meses, con la firma SETECSA, con el objeto del servicio de depósito, custodia, consulta y organización del archivo de documentos de la CNSC, por valor de $137.7 millones. Sobre la ejecución de este proyecto que consistía en la Implementación del Sistema de Gestión documental registró un avance del 5% durante el 2010. A la fecha del proceso auditor falta implementar el sistema de organización del archivo de la CNSC, adicionalmente la entidad no cuenta con tablas de retención documental, ni ha definido sus procedimientos de manejo, metodología, custodia y espacio adecuado para la organización de archivos y gestión documental. Lo anterior incumple lo establecido en la Ley 594 de 2000. La entidad en su respuesta explica: “La implementación del programa de Gestión Documental se viene desarrollando por fases. La primera fase fue la de ubicación de los documentos en espacio físico que cumpliera con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación - AGN., para luego proceder a realizar el inventario documental con base en el cual se adelantará la intervención 36 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co de archivos y la eliminación de los que se definan de acuerdo con lo establecido en la Tablas de Retención Documental-TRD” La respuesta de la entidad corrobora el hallazgo, teniendo en cuenta que se encuentra trabajando en la implementación, organización y puesta en marcha del proceso de gestión documental que continua con atraso. 3.1.1.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento CGR A diciembre 31 de 2010, la CNSC no cumplió con las acciones para subsanar los siguientes hallazgos: Hallazgo No. 2 vigencia 2008: La estructura adoptada por el acuerdo 02 de 2006 no permite conocer la distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas por la CNSC para cumplir los objetivos, funciones, misión, visión. La Organización no contribuye de manera eficaz y eficiente para el logro de los objetivos Institucionales. Acción de Mejora: Revisión y ajuste a los manuales de procesos y procedimientos socializados. Hallazgo 1 vigencia 2009: Objetivos Estratégicos. La Entidad no cumplió con el objetivo estratégico No. 6 tal como estaba planeado, ya que durante la vigencia 2009, no concretó ningún avance en lo que tiene que ver con la elaboración del estudio técnico que soporte los requerimientos de personal y la estructura organizacional ni una sede que le permita con funcionalidad desarrollar su gestión misional de control y vigilancia sobre las entidades públicas en la aplicación de las normas e instrumentos de carrera administrativa. Acción de Mejora: Elaborar el proyecto de requerimiento de personal y estructura organizacional Hallazgo 2 vigencia 2009 Plan de Acción. La entidad cumplió en el 71%, el Plan de Acción denominado “Hacia la Profesionalización de la Carrera Administrativa” notándose al final del periodo, actividades sin ningún avance, como resultado de un deficiente seguimiento, en consecuencia no se realizaron los ajustes pertinentes con el fin de beneficiar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Acción de Mejora: Diseñar formatos de reporte de información cuantitativa del avance de la gestión con las siguientes actividades: Reporte en los formatos de la 37 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co gestión realizada, aplicación de los indicadores de gestión con acciones correctivas y preventivas a realizar, Establecer los lineamientos necesarios para que la información sea reportada de manera adecuada, precisa y concreta, con análisis de información cualitativa y socialización del instructivo Acción de Mejora: Establecer un instrumento que impulse la oportunidad en el reporte y seguimiento de la gestión institucional en el cumplimiento de los objetivos y estrategias del Plan de Acción, mediante la vinculación de los procesos de planeación, programación, seguimiento y evaluación, con las siguientes actividades: Planeación del sistema y ajuste del sistema. Hallazgo 13 Acción de Mejora: Contar con una planta de personal acorde a las necesidades de la CNSC y la actividad elaborar estudio técnico a la fecha del proceso auditor la entidad no cuenta con el estudio técnico pese a que suscribió un contrato para este objetivo. Hallazgo 16 Acción de Mejora Elaborar el plan de contratación de la vigencia fiscal correspondiente de acuerdo con el presupuesto anual aprobado por la CNSC. Hallazgo 26 Acción de Mejora: Propender por el adecuado funcionamiento del área contable. Con las siguientes actividades: Definir la estructura del área contable y Diagramación de las operaciones financieras; Remitir comunicación para la conciliación de saldos de entidades públicas, publicación Trimestral de Estados Financieros. Lo anterior, demuestra debilidades de control y seguimiento, generando desorden administrativo e inefectividad de las acciones planteadas por cuanto las causas que originaron los hallazgos no fueron subsanadas. Acción de Mejora cumplida Extemporáneamente Con respecto a la Acción de Mejora: Revisión y ajuste a los manuales de procesos y procedimientos socializados, establecida en el Plan de Mejoramiento la entidad suministró el 11 de mayo de 2001 tres (3) procedimientos que quedaron pendientes así: Reincorporación de servidores públicos de carrera administrativa, reubicación de servidores públicos en condición de desplazamiento y autorización de encargo o nombramiento provisional. 38 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 3.1.1.4 Gestión del talento Humano La vinculación del personal mediante contrato de prestación de servicios cuenta con los respectivos estudios de conveniencia, necesidad justificación de la contratación, así mismo la acreditación de idoneidad y la certificación donde se establece que la CNSC no cuenta con el personal suficiente para realizar las labores a contratar. Hallazgo 09 Ajuste Salarial funcionarios de la CNSC (IP) El artículo 71 del Decreto 111 de 1996 en su inciso 5 establece, “…Para las modificaciones a las plantas de personal de los órganos que conforman el presupuesto general de la Nación, que impliquen incrementos en los costos actuales, será requisito esencial y previo la obtención de un certificado de viabilidad presupuestal, expedido por la Dirección General del presupuesto nacional en que se garantice la posibilidad de atender estas modificaciones…” En las Actas de Sesión Ordinaria números 576 y 649 del 28 de diciembre de 2009 y 25 de agosto de 2010, la CNSC aprueba ajuste salarial en tres y cuatro grados a seis asesores, al jefe de la oficina de planeación, director de apoyo corporativo, profesional especializado de Apoyo corporativo y al jefe de la oficina de Control Interno en ocho grados. No existiendo estudios técnicos, que soporten estos incrementos salariales, ni certificado de viabilidad presupuestal contraviniendo lo establecido el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996. Pese a que la CNSC incrementó estos grados los manuales de funciones a la fecha del proceso auditor no se han actualizado, evidenciándose que los grados 15, 17, 19, 21 y 23 no existen en el Acuerdo 005 de 2006 que modifica los Manuales de funciones, ni en la estructura de la planta de personal actual. Con lo anterior presuntamente incumple el artículo 122 de la Constitución Política de Colombia que establece “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en Ley o en reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente” Adicionalmente, la entidad podría no estar cumpliendo con lo establecido en los literales a y b del artículo 2 de la Ley 87 de 1993, que establece: “Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el 39 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional…” Es de resaltar que la Procuraduría General de la Nación, avocó el conocimiento de estas actuaciones, mediante auto de fecha 17 de enero de 2011, radicado IUS 201 0-246390. La entidad en su respuesta explica”… el mandato del inciso 5, del artículo 71, del Decreto 111 de 1996, no era exigible a la CNSC, para realizar los ajustes salariales aprobados de acuerdo al reglamento en sala Plena. …La Ley 909 de 2004, en su artículo 13, sobre organización y estructura de la CNSC, en su numeral 1, previó lo relativo a la adopción del reglamento de la entidad y en su numeral 4, la forma de determinar su estructura y planta de personal. Esta disposición (art 13) se puede clasificar como de naturaleza reglada, pues prevé todos los aspectos alusivos al tema, sin que requiera para su aplicación de desarrollos adicionales por parte del ejecutivo so pretexto de reglamentarla. Es de advertir, además sobre este punto, que la disposición en comento de la Ley 909 de 2004, es posterior a las normas que fueron compiladas en el Decreto 111 de 1996 y que para el ajuste de los grados de unos empleos de la planta de la Comisión, la entidad obró de acuerdo con las facultades conferidas por la ley …”. La respuesta de la entidad no es de recibo para la Contraloría General de la República por cuanto de acuerdo con lo establecido en el Articulo 346 de la Constitución Política “ …en la Ley de apropiaciones no podrá incluirse partida alguna que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado conforme a Ley anterior o a uno propuesto por el Gobierno para atender debidamente el funcionamiento de las Ramas del Poder Público …” Adicionalmente la Sentencia C-101 de la Corte Constitucional expone: “… La independencia en la disposición de los recursos no significa que no requiera del trámite presupuestal previsto en la Ley orgánica, en cuanto a la certificación de la Existencia de recursos y la racionalización de la programación presupuestal…” 40 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Por todo lo anteriormente expuesto se ratifica el hallazgo y se solicitará indagación preliminar establecida en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, con el fin de establecer la cuantía del presunto daño patrimonial y los presuntos responsables fiscales. 3.1.2 Gestión en los Recursos Públicos 3.1.2.1 Gestión Contractual Hallazgo 10 Contratos sin liquidar El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece que el término para la liquidación de mutuo acuerdo de los contratos se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato. De la vigencia del 2008 de un total de 170 contratos aún no se han liquidado 43 contratos es decir el 25%. Lo anterior, denota deficiencias en la supervisión en el proceso pos contractual al no finiquitar mediante la liquidación las obligaciones contractuales entre las partes. En respuesta a las observaciones la CNSC, aduce, citando jurisprudencia del Consejo de Estado, que es posible para la administración realizar la liquidación de los contratos que la requieran, aún vencido el término previsto en la ley al efecto o el pactado, a condición de que la entidad contratante no haya perdido su competencia, esto es, dos años desde el vencimiento del término para liquidar el contrato sin que tal procedimiento se haya cumplido. Sobre los contratos sin liquidar de la vigencia que se examina, la CNSC aportó las actas de liquidación. Respecto de los argumentos dados por la CNSC, la Contraloría General de la República acepta parcialmente los mismos con relación a los contratos liquidados, el hallazgo se mantiene para los contratos que aún no se han liquidado. Hallazgo 11 Aportes a la Seguridad social Se evidenció un caso en el que la Comisión Nacional del Servicio Civil no cumplió con la obligación de verificar que el contratista hubiese pagado los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en el contrato de prestación de servicios profesionales No. 079 de 21 de julio de 2010, en el que el contratista ostenta la condición de pensionado y no se observó soporte que acredite el respectivo pago en salud del mes de julio de 2010. 41 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Lo anterior denota desconocimiento del inciso 1º del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 3 así como el parágrafo del artículo 65 del Decreto 806 de 1998 que establece: “"Cuando el afiliado perciba salario o pensión de dos o más empleadores u ostente simultáneamente la calidad de asalariado e independiente, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al salario, ingreso o pensión devengado de cada uno de ellos" La anterior situación evidencia debilidades en el control y supervisión de la contratación y posible desconocimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en concordancia con lo reglamentado por la Ley 828 de 2003. La CNSC aportó copia del pago del aporte a la seguridad social en salud del mes de julio de 2010, el cual fue realizado con ocasión de la comunicación del informe preliminar. Mecanismos de participación ciudadana Hallazgo 12 Derechos de Petición (D) El artículo 6 del Código Contencioso Administrativo, establece que el término para resolver o contestar los Derechos de Petición es de quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Revisada la información suministrada por la CNSC respecto a los derechos de petición radicados durante la vigencia 2010, se estableció que esta entidad no da respuesta oportuna a los mismo, encontrándose sin respuestas 409 derechos de petición de 714, que fueron radicados desde enero de 2010 y que a la fecha del proceso auditor aún se encuentran sin resolver; adicionalmente existen 134 peticiones que fueron resultas en forma extemporánea. Lo anterior refleja una gestión ineficiente e ineficaz en los procesos de respuesta a estos derechos, ocasionando perjuicios al peticionario, adicionalmente, al no obtener respuesta oportuna a su petición, acuden a la Acción de Tutela, para lo cual la entidad debe disponer de personal adicional y recursos para atender estas solicitudes ante los Jueces. Lo anterior posiblemente contraviene lo establecido en el artículo 6 del CCA. 3 la persona contratista se encuentra en la obligación de cotizar al sistema en comento como trabajador independiente 42 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co En respuesta dada por la CNSC manifiesta que en desarrollo de sus funciones, cada año se atiende un gran número de peticiones, tanto por los ciudadanos, como por las entidades, que por su gran volumen desbordan la capacidad administrativa de la Entidad. Cita jurisprudencia que se han pronunciado sobre este tema, como la T-1227 de 2001 M.P. Dr. Alfredo Beltrán Sierra, que entre sus apartes manifiesta: "Indudablemente para la Corte, como lo ha señalado en varias providencias, la dilación injustificada de los procesos constituye una grave y seria vulneración de los derechos fundamentales mencionados. No obstante, esa dilación ha de ser injustificada, como lo dispone la propia Carta Política (art. 29 CP), pues, si la mora judicial obedece a circunstancias objetivas y razonables ajenas a la voluntad del fallador, mal podría la Corte Constitucional acceder a las pretensiones de una tutela en ese sentido, sin analizar con sumo cuidado las razones de la mora judicial"; igualmente, cita las Sentencias T-366 de 2005 M.P. Dra: Clara Inés Vargas Hernández. Los argumentos expuestos por la entidad no desvirtúan el hallazgo, la CNSC debe garantizar respuesta oportuna a las peticiones presentadas por la ciudadanía de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Constitución Política, el cual señala el derecho de petición como una facultad de todo ciudadano para formular solicitudes a las autoridades correspondientes, y obtener de estas una respuesta oportuna y completa a las mismas. Asimismo, el artículo 6º del Código Contencioso Administrativo prevé el ejercicio de ese derecho. Se debe precisar que la Corte Constitucional mediante diversa jurisprudencia ha establecido el carácter de derecho fundamental constitucional de que goza el derecho de petición, tal carácter consiste no solamente en el derecho a obtener una pronta resolución a la solicitud por parte del funcionario a quien es formulada, sino que igualmente implica la obligación de resolver de fondo y además de manera clara y precisa la solicitud. En consecuencia, el hallazgo de mantiene con la presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo 13 Tutelas (D) El artículo 19 del Decreto 2591 del 1991, establece: “El juez podrá requerir informes al órgano o a la autoridad contra quien se hubiere hecho la solicitud y pedir el expediente administrativo o la documentación donde consten los antecedentes del asunto. La omisión injustificada de enviar esas pruebas al juez acarreará responsabilidad. 43 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co El plazo para informar será de uno a tres días, y se fijará según sea la índole del asunto, la distancia y la rapidez de los medios de comunicación.” La CNSC respondió en forma extemporánea 1.761 tutelas de 5.703, situación que reflejaría una posible transgresión de la norma citada, y refleja una deficiente gestión de la entidad en este tema. El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria. Sobre este tema, señala la CNSC que debido a la falta de personal para atender este tema y al volumen de trámites constitucionales, muchas veces era imposible atender las mismas dentro de los términos señalados por los jueces que muchas veces son de horas o de un día. Sin embargo, realizando un filtro a la base de datos entregada al grupo auditor, utilizando una fórmula que determina las tutelas que se han vencido con posterioridad a tres (3) días, obteniendo como resultado un total de 508 tutelas. Que en la oficina jurídica eran 3 abogados encargados de manejar las acciones de tutela; además, que de las 508 tutelas cuya respuesta fue dada con posterioridad a los tres días máximos señalados por la ley, 412 fueron desfavorables a las pretensiones de los accionantes y solo 94 fueron concedidas. Que la mora es indiscutible en las respuesta a las tutelas de la referencia, pero que para efectos de la antijuridicidad disciplinaria no basta la simple imputación objetiva, teniendo en cuenta que está proscrita toda forma de responsabilidad disciplinaria objetiva, art. 13 de la Ley 734 de 2002, cita, además, aparte de los antecedentes de la Ley 734 en relación con este tema, transcritos por el tratadista Oscar Villegas Garzón en su texto "El Proceso Disciplinario". Los argumentos expuestos por la CNSC no desvirtúan el hallazgo de la CGR, toda vez que la acción de tutela se encuentra consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política y reglamentada por los Decretos 2591 de 1991 y 306 de 1992 y la misma fue instituida como un mecanismo al que cualquier persona puede acudir en busca de proteger de manera rápida y directa los derechos fundamentales que se están siendo o amenazan ser violados por una autoridad pública o un particular que ejerce funciones públicas. Por su parte el artículo 86 constitucional, inciso final, establece: "En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución". Teniendo en cuenta que el juez de conocimiento debe pronunciarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud de tutela, es necesario que las 44 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co entidades requeridas ofrezcan respuesta oportuna a los requerimientos del juez y de esta forma garantizar que se profiera el respectivo fallo dentro del término señalado. En consecuencia, como quiera que se evidenció que la CNSC no da respuesta a los requerimientos de los jueces dentro del término señalado en el artículo 19 del Decreto 2591 del 1991, el hallazgo se mantiene. Hallazgo 14 Cartera La Ley 1066 de 2006, regula las obligaciones que debe cumplir las entidades públicas que tengan cartera a su favor y establece la obligatoriedad de tener el reglamento interno de recaudo de cartera, la CNSC en cumplimiento a ésta obligatoriedad mediante Resolución 1413 del 3 de diciembre de 2009, adoptó el Manual de cobro administrativo coactivo y el respectivo procedimiento para hacer efectivo el recudo; sin embargo, la CNSC no da cumplimiento a estas disposiciones toda vez que a diciembre de 2010, la cartera asciende a $10.196,2 millones de los cuales $ 6.857.2 millones, es decir, el 67% corresponde a la convocatoria 001 de 2005. Revisada las carpetas de las entidades que tienen cuentas por cobrar con la CNSC se determinó que Comisión Nacional del Servicios Civil no cumple con el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006 por cuanto no ha suscrito acuerdos de pagos ni ha exigido garantía idónea a favor de la entidad. Adicionalmente la CNSC incumple con el numeral 2.3.4 del Manual de Cobro Administrativo y Persuasivo en lo relacionado a los términos máximos para realizar la gestión persuasiva que establece que estos no deben superar los dos (2) meses y una vez superado este término sino se ha cumplido con el pago se procederá con la investigación de bienes, situación que incumple la CNSC por cuanto las actuaciones de cobro persuasivo data en su mayoría del 2008, con resoluciones de cobro del 2007. Situación que evidencia una deficiente gestión de cobro y que puede generar prescripción de las obligaciones. 45 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Tabla 4 Cartera CONCEPTO SALDO CARTERA SALDO CONTABILIDAD CTA PORCENTAJE 140160 CARTERA 2.002.149.424 19,64% 2.858.800.000 28,04% 1.965.750.000 19,28% DOCENTES 2006 13.842.478 0,14% DOCENTES 2009 80.044.162 0,79% 1.987.233.280 19,49% USO LISTA DOCENTES 2006 EN 2008 51.040.000 0,50% USO LISTA DOCENTES 2006 EN 2009 78.254.100 0,77% 127.325.550 1,25% USO LISTA 01 DE 2005 EN 2009 7.700.000 0,08% USO LISTA 01 DE 2005 EN 2010 16.545.600 0,16% 3.000.000 0,03% USO LISTAS INPEC 897.230.000 8,80% SUPERINTENDENCIAS 107.285.978 1,05% CONVOCATORIA 001 DE 2005 ORIENTADORES DOCENTES USO LISTA DOCENTES 2006 Y 2009 EN 2010 ADICION CARGOS 001 2005 EN 2010 TOTAL 10.196.200.572 10.196.200.572,00 FUENTE: BASE DATOS CARTERA 31/12/2010 CNSC En respuesta la entidad señala que el procedimiento de cobro coactivo está contemplado en los Decretos 1066 de 2006 y 4473 de 2006, Estatuto Tributario, Código Contenciosos Administrativo, Código de Procedimiento Civil y demás normas concordantes; adicionalmente argumenta que la Cartera corresponde a Resoluciones proferidas en diciembre de 2007 y cuya fecha de ejecutoria la más antigua data del 2 de febrero de 2008 y al tenor del artículo 817 del Estatuto Tributario su fecha de prescripción corresponde al 2 de Febrero de 2013, y que se ha recaudo cartera a Julio de 2011 por valor de $4.213.4 millones. El hallazgo se mantiene por cuanto a julio de 2011, aún existe cartera por recaudar por $5.982.7 millones y no se ha adelantado la gestión persuasiva dentro de los dos (2) meses señalados en el Manual de Cobro. 46 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 100% Cumplimiento Normatividad SICE Verificado la aplicación de la Ley 598 de julio de 2000, el Decreto Reglamentario 3512 de 2003 y demás normas complementarias se evidenció que la CNSC no da estricto cumplimiento a las mismas. Hallazgo 15 SICE (S) La Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los acuerdos del comité para la operación del Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal SICE, establecen los procedimientos y obligatoriedad para las entidades del estado y particulares que contraten con ella sobre la inscripción de contratos, consulta de precio indicativo, registro de proveedores, y del presupuesto, con relación a estos aspectos en la CNSC se determinó que: Para los procesos contractuales 047, 048, 049, 164 y 173, la entidad no solicitó certificado de precios de referencia a los proveedores, contraviniendo lo dispuesto en el literal C artículo 13 del decreto 3512 de 2003. La entidad no viene cumpliendo lo establecido con los literales D y E del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, en lo relacionado con las consultas de precios indicativos y registros de contratos cuya cuantía debe superar los 50 SMMLV. Registro extemporáneo en el SICE para los contratos 182, 047; 048 y 049 de 2010, contraviniendo el literal E del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, que establece la obligatoriedad por parte de las entidades de registrar en el SICE dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMMLV. Para la vigencia 2010 se reportan en el SICE un total de 163 alarmas, correspondientes a: Verificación del número de registro de precios no realizada, consulta de precio indicativo no realizada, compra por fuera del umbral, registro extemporáneo y proveedor no registrado en el SICE. Contraviniendo el artículo 1º de la resolución No. 5772 del 5 de julio de 2006, adicionalmente no soportó ni explicó cada una de estas alarmas que permitiera al equipo auditor la revisión de estas. 47 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Adicionalmente la CNSC no cumple con lo establecido en el Artículo 17 del Acuerdo 009 del 2006, que establece el reporte del total de la ejecución presupuestal cada tres (3) meses, por cuanto no registró la información correspondiente en el trimestre de enero a marzo de 2010. La CNSC en su respuesta manifiesta: “Posterior a la implementación del sistema SICE en la CNSC, es necesario señalar que actualmente se realiza el procedimiento de consulta, verificación y registro con el usuario REGCONTRATOS3 con el perfil de hijo de ordenador de gasto”. El hallazgo se mantiene por cuanto la entidad adopta el SICE y lo pone en marcha en septiembre de 2010, no obstante existir la obligatoriedad de adoptar este sistema desde la entrada en vigencia del Decreto 3512 de 2003. Es de resaltar que la CNSC se registra en el SICE el 2 de noviembre de 2006, pero no cumple con lo establecido en la normatividad que rige para el SICE. Las situaciones evidenciadas motivan la apertura de un Proceso Administrativo Sancionatorio por lo cual se solicitará el inició del respectivo proceso. 3.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera Para el análisis presupuestal de la vigencia 2010, se revisó el 100% de las cuentas por pagar las cuales ascendieron a $155 millones y del total de las reservas presupuestales equivalen al 15% del total del presupuesto que ascienden a $5.539 millones, se revisó el 77% equivalente a $4.239 millones, representados en 69 contratos. A diciembre 31 de 2010 se constituyen reservas por $5.539 millones, sin embargo el reporte suministrado al equipo auditor se totaliza $7.878 millones presentándose una diferencia de $2.339 millones, que obedecen a la información duplicada de contratos generando incertidumbre en la información reportada. El comportamiento de los recursos provenientes del Presupuesto Nacional oscila entre el 28% y 14% frente a los recursos propios de la entidad que proviene de las convocatorias por venta de pines y servicios. Entre la vigencia del 2009 al 2010 ha tenido un incremento solamente del 3% de los recursos del presupuesto Nación, mientras que la entidad ha tenido un incremento del 12% en los recursos propios. 48 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Pese a los recursos propios con que cuenta la entidad estos deben cubrir los gastos asociados a los procesos de convocatorias, situación que no permite a la entidad contar con recursos suficientes para el cumplimiento misional de sus procesos, como el Registro Público, provisión de empleo, convocatorias, evaluación del desempeño, vigilancia, doctrina e investigación y los procesos de apoyo. Adicionalmente la CNSC, debe prever lo que establece el artículo 14 de la ley 1420 de 2010 “Para proveer empleos vacantes se requerirá el certificado de disponibilidad presupuestal por la vigencia fiscal de 2011. Por medio de este, el jefe de presupuesto o quien haga sus veces garantizará la existencia de los recursos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, por todo concepto de gastos de personal, salvo que el nombramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o creado durante la vigencia, para lo cual se deberá expedir el certificado de disponibilidad presupuestal por lo que resta del año fiscal. Cuando se trate de concursos o procesos de selección para proveer empleos de carrera administrativa, a través de la oferta pública de empleos, antes de adelantar el trámite administrativo ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, además de cumplir con lo previsto en el inciso anterior, el órgano correspondiente deberá obtener viabilidad presupuestal de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”. Tabla 3 Análisis Presupuestal COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL ANÁLISIS APORTES DEL PRESUPUESTO NACIONAL FRENTE AL PRESUPUESTO EJECUTADO 2005 -2010 2005 2006 2007 2008 2009 2010 TOTAL 2005-2010 Millones Funcionamiento Recurso Ppto Nal Funcionamiento Inversión Total Recursos Propios Total Presupuesto % Recursos Ppto Nal/ Recursos propios 600.000 600.000 600.000 100 Millones Millones Millones 1.543 1.621 1.759 1.543 1.621 1.759 RECURSOS PROPIOS 6.306 8.497 6.306 7.849 24 8.497 10.118 19 3.438 2.780 6.218 7.977 28 Millones Millones 1.922 1.922 1.984 1.984 Millones 9.429 9.429 3.262 9.577 12.839 14.761 15 4.586 9.953 14.539 16.523 14 26.089 22.310 48.399 57.829 19 Fuente CNSC 49 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Hallazgo 16 Autonomía Presupuestal CNSC La CNSC en Acta No. 695 del 14 de enero de 2011, en sesión extraordinaria lleva a cabo la revisión del proyecto de estatuto general de presupuesto y mediante Acuerdo No. 153 dispone expedir los actos administrativos necesarios para desarrollar la autonomía, técnica, administrativa, presupuestal y patrimonial de la CNSC y mediante el Acuerdo No. 154 se invoca la excepción de inconstitucionalidad frente al artículo 29 del Decreto 4730 de 2005 y se efectúa un traslado en el presupuesto de la CNSC. Lo anterior contraviene lo establecido en el artículo 4 del Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto4 Adicionalmente la Ley 1420 del 13 de diciembre de 2010, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 establece: A) En la primera parte de la ley, en el artículo 1 se fijan las rentas y recursos los ingresos a la sección presupuestal 380100 Comisión Nacional de Servicios Civil, la suma de $23.325.300.000 en ingresos corrientes, y $20.878.837.000 a recursos de capital. B) En la segunda parte de la misma ley, en el artículo 2 en la sección presupuestal 3801 Comisión Nacional del Servicio Civil se le apropia para atender gastos de funcionamiento la suma de $26.311.137.000 y de inversión el valor de $22.500.000.000. C) En la tercera parte de la ley precitada, relacionada con las disposiciones generales, en su artículo 40 dispone: “Las disposiciones generales de la presente ley son complementarias de las Leyes 38 de 1989,179 de 1994, 225 de 1995 y 819 de 2003, Orgánicas del Presupuesto, y deben aplicarse en armonía con estas. Estas normas rigen para los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, y para los recursos de la Nación asignados a las empresas industriales y comerciales del 4 Para efectos presupuestales todas las personas jurídicas Públicas del orden nacional, cuyo patrimonio esté constituido por fondos públicos y no sean empresas industriales y comerciales del estado o sociedades de economía mixta o asimiladas a estas por la ley de la República, se les aplicará las disipaciones que rigen para los Establecimientos Públicos del orden Nacional” 50 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Estado y a las sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas. Los fondos sin personería jurídica deben ser creados por ley o por su autorización expresa y estarán sujetos a las normas y procedimientos establecidos en la Constitución Política, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, la presente Ley y las demás normas que reglamenten los órganos a los cuales pertenecen.” El Decreto 111 de enero 18 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.” “ARTÍCULO 2o. Esta Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento, las disposiciones legales que ésta expresamente autorice, además de lo señalado en la Constitución, serán las únicas que podrán regular la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, así como la capacidad de contratación y la definición del gasto público social. En consecuencia, todos los aspectos atinentes a estas áreas en otras legislaciones quedan derogados y los que se dicten no tendrán ningún efecto.“ Por otra parte el artículo 110 del Estatuto Orgánico de Presupuesto al referirse a la capacidad de contratación, de la ordenación del gasto y de la autonomía presupuestal, ordenado por la Constitución Política en sus artículos 151 y 352, ha contemplado lo siguiente: ARTICULO 110. Los órganos que son una sección en el Presupuesto General de la Nación, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cuál hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la ley. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada órgano quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes. La Dirección General del Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha expuesto sobre la legalidad del gasto, y la incorporación en la Ley Anual de Presupuesto, lo siguiente: 51 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co “Por su parte, el artículo 345 de la Constitución Política5 consagra el Principio de Legalidad del Presupuesto, sobre el cual la jurisprudencia 6 ha expresado que opera en dos instancias, pues las erogaciones no sólo deben ser decretadas previamente, sino que, además, deben ser apropiadas en la Ley de presupuesto para ser efectivamente realizadas; se constituye en un fundamento importante de nuestra democracia constitucional, pues corresponde al Congreso, como órgano de representación, decretar y autorizar los gastos de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación, para una vigencia fiscal determinada. Como se observa, en la legislación Colombiana el principio de legalidad se traduce en la incorporación de ingresos y de los gastos en el presupuesto; vale decir, para incluir estos recursos en la ley anual de presupuesto debe establecerse el monto de ingresos y, de otro lado, las erogaciones como una autorización máxima de gasto a los órganos que lo conforman; todo lo cual se sujeta a los títulos de gasto consagrados en el inciso segundo del artículo 346 de la Constitución Política7. Complemento de lo anterior, el artículo 38 del Estatuto Orgánico del Presupuesto señala taxativamente las apropiaciones que pueden ser incluidas en el Presupuesto de Gastos, de lo que se desprende que deben contar con un título constitutivo de gasto, en los términos previstos en la Constitución Política y en el Estatuto Orgánico del Presupuesto8. Artículo 345. En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en el de gastos. Tampoco podrá hacerse ningún gasto público que no haya sido decretado por el Congreso, por las asambleas departamentales, o por los concejos distritales o municipales, ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto. “ 5 6 Corte Constitucional, Sentencia C-772 de 1998 M.P. Fabio Morón Díaz “En la ley de Apropiaciones no podrá incluirse partida alguna que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado conforme a la ley anterior, o a uno propuesto por el Gobierno para atender debidamente el funcionamiento de las ramas del poder público, o el servicio de la deuda, o destinado a dar cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo.” 7 8 “Artículo 38. En el Presupuesto de Gastos sólo se podrá incluir apropiaciones que correspondan: a) A créditos judicialmente reconocidos; b) A gastos decretados conforme a la ley; c) Las destinadas a dar cumplimiento a los Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social y a las de las obras públicas de que tratan los 52 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co El régimen presupuestal colombiano determina que el Presupuesto de Rentas, a que se refiere el artículo 346 de la Constitución Política, contiene la estimación de los ingresos corrientes de la Nación, de las contribuciones parafiscales cuando sean administrados por un órgano que forme parte del presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional (literal a), artículo 11 del Estatuto Orgánico del Presupuesto). De las normas y jurisprudencia transcritas se concluye, que el principio de legalidad y el principio de especialización, se conjugan en el devenir presupuestal, pues una apropiación, como autorización máxima de gasto aprobada por el Congreso, debe ser ejecutada estrictamente conforme al fin para el cual fue programada, en la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, tanto el ingreso como el gasto deben reflejarse previamente en el presupuesto de esa entidad.” Por todo lo anteriormente expuesto, la Comisión del Servicio Civil debe darle cumplimiento a la normatividad vigente que les aplica para el manejo presupuestal, teniendo en cuenta que hace parte del Presupuesto General de la Nación al incluirse en la ley 1420 de 2010, ley que es armónica con el Estatuto Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996), y este a su vez corresponde a un desarrollo de la Constitución Política de Colombia. Con respecto a este hallazgo la entidad radicó ante la Corte Constitucional acción de inconstitucional sobre los artículos 1, 3 y 14 parcial de la Ley 1420 de 2010. La CNSC en su respuesta reitera su autonomía presupuestal citando los artículos 113 y 130 de la Constitución Política y las sentencias 192 de 1997 y C-220 de 1997, ratificadas por la sentencias C-372 DE 1999, C-1230 de 2005, C-1262 de 2005 y C-109 de 2006. Argumentos que no desvirtúan este hallazgo, por cuanto la entidad desconoció lo establecido en el artículo 346 de la Carta Política, articulo 4 del Decreto 111 de 1996, y la Sentencia 101 de 1996 “que la autonomía en la ejecución presupuestal artículos 339 y 341 de la Constitución Política, que fueren aprobadas por el Congreso Nacional; y d) A las leyes que organizan la Rama Judicial, la Rama Legislativa, la Fiscalia General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil, que incluye el Consejo Nacional Electoral, 53 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co no implica una independencia del gasto de los órganos autónomos respecto de las metas macroeconómicas y los planes de financiamiento estatal (….) Hallazgo 17 Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACIÓN El artículo 28 del Decreto 2789 de 2004 establece: “Los órganos ejecutores que operan fuera de línea con el SIIF Nación entregarán a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los informes mensuales de ejecución presupuestal dentro de los cinco días hábiles siguientes a la finalización del mes objeto del informe de ejecución. Los informes se presentarán mediante archivos planos, conforme a los instructivos que para el efecto expida el Administrador del SIIF Nación. La Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público registrará en el SIIF Nación los informes mensuales de ejecución presupuestal, en el transcurso del mes de su recepción. Cualquier posible inconsistencia se comunicará al órgano ejecutor el cual hará lo pertinente para solucionarla y enmendarla en caso de que realmente se haya producido. El artículo 22 del mencionado Decreto establece el Registro de la distribución inicial del Programa Anual Mensualizado de Caja y de sus modificaciones: “La distribución inicial del Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, de cada órgano ejecutor será registrado en el SIIF Nación por la Dirección General del Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el 1° de enero de cada año, antes de iniciar la ejecución presupuestal de cada vigencia fiscal. Las modificaciones al PAC se registrarán en el sistema después de su aprobación por parte de quien tenga competencia para ello. La apropiación presupuestal de la vigencia soportará el PAC de la vigencia actual y del rezago del año siguiente, y la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar soportarán el PAC del rezago del año anterior, para tal fin las entidades deberán ajustar en el sistema la ejecución del año anterior al rezago constituido”. Adicionalmente; las circulares externas del SIIF 38, 39 y 20 del 2010, establecen la obligación que tiene las entidades públicas de registrar la constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar en el sistema de integral Financiera SIIF, al cierre definitivo del sistema, tal como lo establece el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, de conformidad con lo señalado en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto 54 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Por lo anteriormente expuesto, la Comisión Nacional del Servicio Civil, podría estar incumplimiento a lo establecido en el Decreto 2789 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación y las circulares externas expedida por el Ministerio de Hacienda-SIIF Nación, toda vez que la CNSC en Sesión extraordinaria del 30 de diciembre de 2010 en Acta 690 los comisionados por unanimidad aprueban: “No incluir a la CNSC en el Sistema de Información Financiera SIIF NACIÓN II, contenida en las circulares 38,39 y 40 de 2010 del Ministerio de Hacienda, por que iría en detrimento de la Autonomía de la Entidad. Así mismo, esta decisión se deberá incluir en el proyecto de Estatuto de Presupuesto que expide la CNSC y finalmente se suplirá la funcionalidad del sistema de información SIIF por uno que le permita a la CNSC tener registro y control financiero” Es decir que desde diciembre de 2010 y abril de 2011, la CNSC no viene rindiendo en el SIIF los informes mensuales de ejecución presupuestal de que trata el artículo 22, ni quedaron en SIIF al cierre de la vigencia fiscal 2010, las cuentas por pagar y reservas presupuestales, situación que no ha permitido a la CNSC, solicitar los giros y disponer de los recursos que financian las reservas presupuestales constituidas con recursos de aporte Nación. La entidad en su respuesta explica: “Conforme a las consideraciones del grupo auditor, es necesario establecer que la Comisión Nacional del Servicio Civil, creada por la Constitución Política y conformada por la Ley 909 de 2004, es un organismo autónomo de carácter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. (Subraya fuera de texto) El hallazgo se mantiene, por cuanto la CNSC hace parte del Presupuesto General de la Nación, sección presupuestal 3801. Por ello debe cumplir con las disposiciones del SIIF, establecidas en los Decretos 2789 de 2004 y 290 de 2011y las circulares 38, 39 y 20 del 2010. 3.2 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE La evaluación de los estados contables se adelantó a través de los ciclos operacionales de ingresos, gastos de adquisiciones y pagos, así: Ciclo operacional de ingresos: se examinaron las cuentas 1401 Ingresos no Tributarios, 1420 Anticipos para adquisiciones Bienes y Servicios, 1470 Otros Deudores, y 4110 Ingresos Fiscales No tributarios. 55 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co Ciclo operacional de adquisiciones y pagos: se examinaron las cuentas 1110 Bancos, 1201 Inversiones de Administración de Liquidez – Renta Fija, 2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 2436 Retención en la fuente e impuestos de timbre; 2910 Ingresos Recibidos por Anticipado, 3208 Capital Fiscal; 3230 Resultados del Ejercicio, 3240 Superávit por Valorizaciones, 3270 Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones; 51 Gastos Generales de Administración. El valor de las cuentas evaluadas asciende a $38.658 millones, que representan el 96.40% de los activos, $5.972 millones que representan el 93.10% de los pasivos y $33.679 millones que representan el 100% del Patrimonio de la Comisión Nacional del Servicio Civil para la vigencia 2010. Hallazgo No. 18 Deudores La cuenta de Deudores por $10.761 millones genera incertidumbre, ya que en el saldo se encuentran partidas desde el año 2006, sin que hasta el cierre de esta vigencia 31 de diciembre de 2010, la Comisión Nacional del Servicio Civil le haya realizado provisión, incumpliendo la norma técnica relativa a los activos numeral 9.1.1.3 Deudores del Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimiento 9. Hallazgo No. 19 Inconsistencia en los reportes Los reportes que genera el sistema de información Pradma, que es el software con el que cuenta la CNSC para la administración de la información contable, presupuestal, de tesorería, de almacén y demás, no son consistentes y por ende no dan confiabilidad a la información que genera, tal es el caso de El Balance General a 31 de diciembre de 2010 a 4 dígitos entregado al equipo auditor y firmado por el contador, el Presidente y la Directora de Apoyo corporativo, no cumple con la ecuación patrimonial porque el Activo es de $40.093.226 miles de pesos y el Pasivo de $40.116.560 miles de pesos, presentándose una diferencia de $23.334 miles de pesos, de igual forma en cuanto a el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a 31 de diciembre de 2009 a 4 dígitos 154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. 56 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co presenta un Excedente del ejercicio de $5.039.161 miles de pesos, el que se encuentra a dos dígitos presenta el excedente de $6.221.690 miles de pesos y en el balance general al mismo año es de $13.514.144 miles de pesos, situación que no permite al equipo auditor tener certeza sobre las cifras reales que deben reflejar los estado financieros e incumple con las normas básicas de la Contabilidad. A diciembre 31 de 2010 se constituyeron reservas por $5.539 millones, sin embargo en el reporte suministrado al equipo auditor se totaliza $7.878 millones presentándose una diferencia de $2.339 millones, que obedecen a la información duplicada de contratos generando incertidumbre en la información reportada, incumpliendo con las características cualitativas de la información contable de Confiabilidad y Verificabilidad10. 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable El Sistema de Control Interno Contable de la Comisión Nacional del Servicio Civil obtuvo una calificación de 1.19, por lo cual, es eficiente. Esta calificación indica que el sistema de control interno contable es efectivo y que aunque presenta algunas deficiencias, en general, otorga confiabilidad a la organización en el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas. 10 Plan Nacional de Contabilidad Pública en su Sección IV Información Contable Pública dentro de las Características Cualitativas de la Información Contable Pública : “104. Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad.” “106. Verificabilidad. La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El SNCP debe garantizar la disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de contabilidad pública.” 57 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 3.3 OBSERVACIONES DE LA COMISION LEGAL DE CUENTAS DE LA HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES Se realizó seguimiento a las observaciones vigentes de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, contenidas en la Gaceta del Congreso 3.4 HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR Durante el proceso auditor la Entidad efectuó las acciones correctivas para el siguiente hallazgo: Hallazgo 20 Cuenta Fiscal La Resolución Orgánica 5544 de 2003, por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República. Revisada la cuenta fiscal intermedia y final a diciembre de 2010, se determinó que ésta presentaba inconsistencias en la forma de presentación de los formatos 2, 2 A; 5, 5ª, 5B y formatos 9. La entidad subsanó esta situación radicando nuevamente la cuenta fiscal en la Contraloría General el 15 de abril de 2011. 58 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co 4. ANEXOS Anexo 1. Estados Contables a 31 de diciembre de 2009 Anexo 2. Matriz de codificación de hallazgos 59 Carrera 10 No. 17 - 18 P. 10 · PBX: 3537700 · Bogotá, D.C. · Colombia www.contraloriagen.gov.co