Guía Informes de Gestión - Archivo y Correspondencia

GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA.
Documento 8. Serie Documental: INFORMES DE GESTIÓN.
Elaborado: Julio de 2005
Última revisión: Febrero de 2006.
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado,
Esp. Derecho Público, Msc Administración pública. Contratista )
Contenidos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación y justificación.
Marco normativo básico.
Definición de la serie documental.
Clasificación.
Contenidos.
Organización técnica.
-Ordenación.
-Marcación.
-Depuración.
-Trámite y vigencia.
-Tiempos de Retención.
-Disposición final.
7. Unidades de conservación.
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información.
9. Acceso y seguridad.
-En archivos de gestión.
-En archivos satélites.
1. Presentación y justificación.
Los Informes de Gestión son una serie de reciente aparición en la estructura
documental y en la actividad de las entidades públicas, su génesis e
importancia tiene una intima relación con la materialización de los principios
administrativo constitucionales de transparencia, eficacia y eficiencia. La lucha
contra prácticas de corrupción y la aplicación la sector público de herramientas
de gestión de tradición privada son también importantes factores que explican
su naturaleza. Los informes consolidados de gestión anual de una oficina
simple hasta la máxima instancia Rector, condensan la actividad desplegada
por los funcionarios en el ejercicio del cargo y permiten reconstruir de manera
consolidada el direccionamiento de la entidad en un periodo de tiempo
específico.
2. Marco normativo básico.
Constitución Nacional Arts.
Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario
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3. Definición de la serie documental.
Los Informes de Gestión son una serie transversal a toda la estructura de la
Universidad y que cumple dos importantes misiones: una administrativa
inmediata de control de la actividad de toda la estructura jerárquica orgánica y
funcional de la entidad, aquí la serie transmite desde el nivel operativoejecutivo, hasta los más altos niveles de dirección la información sobre el
desempeño de unidades y funcionarios , su valor administrativo se enriquece
en la medida que son una herramienta de rendición de cuentas a nivel interno y
hacia la comunidad externa.
Un segundo valor, de largo plazo es el que cobran algunos informes como
testimonio consolidado
del desempeño institucional para las futuras
generaciones, dado el volumen de la serie al ser producida por todas las
unidades académicas y administrativas no resulta viable su conservación total
en el Archivo Histórico y en correspondencia con la forma de organización
jerárquica de la Universidad, los Informes de Gestión de las unidades u oficinas
“cabeza de la administración” en todos sus niveles, definidas por el mismo
estatuto general podrán servir a esta misión testimonial.
4. Clasificación
La oficina productora puede generar Informes de diversos temas o de una sola
clase, sin importar ello la serie debe dividirse en tantas subseries como clases
de informes abordan y/ o regulan, precisando que hablamos de establecer una
clasificación con un nivel de generalidad,
P. Ej. Decanatura.
INFORMES
INFORMES DE GESTIÓN
Informe consolidado de Decanatura.
Informe de Vicedecanatura.
Informe Unidad de Bienestar.
Informe de Secretaria.
Informe de Departamentos.
Informe de Unidad de Gestión Administrativa
Informe Centro de Documentación.
INFORMES INTERNOS
Informe.
Soportes.
INFORMES EXTERNOS
Informe.
Soportes.
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5. Contenidos de la Serie documental.
Además del Informe, la serie no lleva más tipos documentales ya que el
cuerpo del informe incluye los datos, estadísticas y demás información
relevante, sin embargo, excepcionalmente y muy ligado con la naturaleza de la
unidad académica o administrativa que elabora el informe, puede estar
acompañado por algunos documentos soporte (peticiones, copia de un
convenio o contrato, etc).
Soportes. Se refiere a documentos como informes técnicos, conceptos, u otros
documentos generalmente en copia, que soportan, amplían o complementan la
información incorporada al cuerpo del informe. Estos soportes se eliminan
previa la transferencia al Archivo Central del expediente en caso que la
disposición final sea la eliminación. Si la disposición final es conservación, los
soportes se dejarán en el expediente para continuar su ciclo vital. (para ver
cuales informes se eliminan y cuales no ver apartado “disposición final” del
presente documento).
6. Organización técnica de la serie.
6.1. Ordenación. Los Informes de Gestión y sus soportes (en caso de
tenerlos) deben constituir una unidad documental (es decir la fecha del
expediente es una sola), los informes se organizarán en el archivador
cronológicamente respetando los años de producción y sin mezclar los
informes de un año con los de otro.
6.2 Sobre la Marcación e identificación. El marbete de marcación registrará el
nombre de la subserie respectiva y el año de producción del informe.
Ej.
INFORMES DE GESTIÓN año 2002.
Al momento de realizar su transferencia primaria, la caja de archivo se
marcará con el nombre de la unidad productora.
6.3 Depuración. Se realizará una vez el expediente cumpla su tiempo de
retención en la fase de Archivo de Gestión, deben retirarse las notas
adhesivas, notas a mano, borradores y los soportes cuando la disposición
final del expediente sea la eliminación al culminar retención en Archivo
Central.
En el caso de informes de conservación permanente, se dejarán los soportes
salvo las copias cuyo original se encuentre en la misma carpeta.
6.4. Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el
que transcurre entre la fecha de presentación ante el superior jerárquico y/ o
funcional de la oficina productora y la presentación de un nuevo informe en el
siguiente año (es decir un periodo aproximado de un año). El trámite del
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Informe de Gestión del año 1999 es el año 2000 y en el 2001 iniciaría la fase
de Archivo de Gestión.
6.5. Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Dos (2) años. Durante este tiempo
básicamente se resolverán consultas de la misma unidad o de otras unidades
y/ o de particulares .
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de ocho (8) años.
6.6 Disposición final
Se podrán encontrar dos procedimientos de disposición final:
a)
Para los Informes de Gestión de:

RECTORÍA (Se entiende que integra la información de los informes
originales de Vicerrectorías Nacionales, Direcciones Nacionales, Secretaría
General, Unidades especiales como Unibienestar, UNISALUD, UNIBIBLOS,
UNIMEDIOS, GERENCIA NACIONAL).

VICERRECTORÍAS NACIONALES (se entiende que condensa la
información nacional por grandes áreas: financiera, académica, de
bienestar, investigación).

VICERRECTORÍAS DE SEDE (Integra la información de los informes
originales de Direcciones de Sede, Secretarías de Sede).
 DECANATURAS (Integra la información de los informes originales de
Secretarías de Facultad y todas las unidades académicas y administrativas
adscritas).
la disposición final será la CONSERVACIÓN PERMANENTE en el Archivo
Histórico de la Universidad .
b) Para los informes de las demás unidades de la administración
(direcciones nacionales y de sede divisiones, secciones, áreas, grupos de
trabajo) la disposición final debe ser la SELECCIÓN al termino de su tiempo
de retención en el Archivo Central.
7. Unidades de conservación.
Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas , marbete y cordones
de cierre, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo
de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo
Histórico se conservarán en las carpetas que para esta fase aprueben el Comité
de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo para el caso de los informes que se
conservan.
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Tratándose de los informes de gestión que se seleccionarán (direcciones
nacionales, divisiones, secciones, áreas, grupos de trabajo) lo más
recomendable es que a través de una directriz de la Secretaría General y la de
cada Sede se expida un documento de regularización de la producción de esta
serie indicando cuáles oficinas (Rectoría, unidades especiales del nivel nacional,
Vicerectorías, Decanaturas) deben imprimir dichos informes y cuáles solamente
deben elaborarlo1 y presentarlo a su superior jerárquico y/ o funcional en versión
electrónica y conservarlos en su Archivo de Gestión y en Archivo Central en tal
soporte (disco óptico CD-R), los que sean seleccionados para conservación
histórica deberán ser impresos de las versiones electrónicas existentes en el
Archivo Central de cada sede.
8. Soportes- Digitalización- Sistemas de Información.
Como mencionamos en el aparte anterior las series de INFORMES DE
GESTIÓN de oficinas diferentes a las directivas mencionadas y que serán
seleccionados se pueden conservar en soporte electrónico y las de disposición
final de conservación permanente deberán conservarse en papel aunque su
versión electrónica se use para difusión o tramites internos.
9. Acceso y seguridad.
9.1 En Archivos de Gestión.
Su custodia corresponde a la oficina productora en copia ya que de acuerdo con
la estructura orgánica y funcional de cada uno de los niveles, el documento
original se remite a la oficina a la cual se adscriben las unidades menores. Las
unidades “cabeza de administración” como la Rectoría, Vicerrectorías nacionales
y de Sede y Decanaturas consolidan toda esta información original y a su vez
envían un informe original asÍ:
Decanaturas envían su informe a la Vicerrectoría o Dirección de Sede.
Vicerrectorías nacionales y de Sede o Direcciones de sede envían su informe a
la Rectoría.
Rectoría presenta su informe al Consejo Superior Universitario y se conserva en
el archivo de la misma Rectoría.
Los Informes de Gestión no son un expediente reservado, sin embargo debe
entenderse que su consulta procede a partir de la presentación de su original
definitivo, es decir los borradores y versiones previas constituyen documento de
trabajo que por contener información parcial o incompleta no ingresan aún al
régimen de disponibilidad al público.
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Además los contenidos, extensión y demás aspectos relevantes del mismo se pueden
homogenizar a través de dicha directriz. La conservación electrónica de esta serie cuya
disposición final será la selección permite una reducción del volumen de ocupación del Archivo
de Gestión y Central, el soporte sugerido garantiza la conservación por los diez años
propuestos y la posibilidad de la impresión de los seleccionados para Archivo Histórico. Las
condiciones físicas de conservación son: “temperatura 16 a 20° C y humedad relativa de 35 a
45° C” Acuerdo 049 de 2000 Consejo Directivo Archivo General de la Nación. Así como su
ubicación en las respectivas cajas individuales.
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9.2 En Archivo Central.
El expediente será custodiado por la División o Sección de Archivo de Sede y se
someterá al régimen normal de consulta.
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